Conseils et pratiques exemplaires pour organiser des séances virtuelles : Séance de mobilisation sur les mesures de santé publique et les vaccins contre la COVID-19

Format PDF, 915 Ko, 9 pages

Avant l’événement

Lorsque vous choisissez un conférencier ou une conférencière pour votre séance, tenez compte des particularités spécifiques à votre auditoire et de l’expertise dont vous disposez au sein de votre communauté ou de votre organisation. Il serait bon de choisir un expert en santé qui connaît bien les mesures de santé publique et les vaccins contre la COVID-19 ou un autre membre de la communauté qui est fiable et crédible.

Organisez une séance de pratique avant votre événement.

Invitez les participants à envoyer leurs questions à l’avance. Cela aidera à encadrer la discussion, à tenir compte de problèmes particuliers et servira de point de départ à la période de questions et réponses.

Si vous envisagez d’enregistrer la séance et de partager l’enregistrement, faites-le savoir aux participants par courriel et dans les questions d’ordre administratif.

Inscription à l’événement

Définissez une méthode de suivi des inscriptions des participants et dressez une liste de leurs adresses de courriel. Si vous utilisez un site Web de gestion d’événements, une plateforme de vidéoconférence ou de réseaux sociaux, la plupart de ces options vous aideront à faire un suivi des inscriptions et à promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux et par courriel.

Clôturez les inscriptions, au plus tard, le matin de l’événement.

Envoyez un courriel de rappel avant l’événement et joignez-y, dans la mesure du possible, la présentation, l’ordre du jour et les règles de participation ou la procédure de fonctionnement normalisée.

La plupart des plateformes d’événements envoient des courriels automatisés d’inscription et de confirmation, et permettent même de télécharger des événements dans votre calendrier une fois que vous y êtes inscrit.

Séances bilingues et accessibles

Si les participants à votre événement parlent une autre langue, vous pourriez envisager d’organiser un événement bilingue. Dans ce cas, il est recommandé de demander l’aide de langagiers professionnels, comme des interprètes, ou d’inviter des experts qui pourront répondre aux questions dans la langue de choix de vos participants.

Si vous souhaitez organiser une séance accessible, procurez-vous les services nécessaires à l’avance (par exemple : services d’interprétation en langue des signes américaine ou en langue des signes du Québec [LSQ], de lecture labiale, de traduction en temps réel des communications [CART]). Le sous-titrage CART est un service de transcription d’un discours en texte.

Le sous-titrage en direct s’adresse aux personnes handicapées et rend l’événement plus inclusif.

Choisissez une plateforme offrant des fonctions d’accessibilité, comme la compatibilité avec des dispositifs d’aide, et une fonction « d’étiquetage » des vidéos.

Jour de l’événement

Plateforme

Considérez la configuration de la plateforme qui convient le mieux à votre événement et à vos participants. Si vous utilisez la fonction de clavardage, identifiez un modérateur qui pourrait surveiller les discussions. Mentionnez l’utilisation à laquelle elle est destinée dans les notes de questions d’ordre administratif au début de la séance.

Il incombe à tous les conférenciers de désactiver ou d’activer le son de leur propre microphone, et de laisser le flux vidéo activé pendant l’intégralité de l’événement. Désactivez la fonction de clavardage de votre plateforme si vous n’envisagez pas de l’utiliser.

Cela permettra aux conférenciers de rester concentrés sur la présentation et les questions posées.

Remarque : La fonction de clavardage peut être utilisée pour encourager la participation et le dialogue entre les participants. Vous devriez évaluer si l’utilisation de la fonction de clavardage est favorable ou nuisible au déroulement de votre séance.

Il peut être utile de disposer d’une personne-ressource pour résoudre les problèmes de connexion et informatiques pendant la réunion, le cas échéant.

Vous pouvez choisir d’envoyer un mot de passe aux participants afin qu’ils accèdent à la plateforme.

Conseil : Prévoyez une vérification du son et de la vidéo pour tous les conférenciers 30 minutes avant l’événement.

Période de questions et réponses

Fournissez aux participants plusieurs façons de poser des questions (par exemple : en utilisant la fonction de clavardage de votre plateforme).

Après l’événement

Assurez un dialogue continu avec les conférenciers en leur fournissant :

Ces renseignements peuvent être inclus dans un courriel de suivi visant à remercier les participants (voir le document intitulé modèles de courriels).

Promotion après l’événement

Publiez un billet de blogue ou un message dans les médias sociaux pour mettre en lumière le travail que vous effectuez pour soutenir le Plan de vaccination du Canada au sein de votre communauté. Vous pouvez :

Si vous partagez des informations sur la COVID-19, citez vos sources et ajoutez un lien. Le site Web du gouvernement du Canada sur la COVID-19 est une bonne source à utiliser.

Médias sociaux

Respectez les limites de caractères :

Utilisez les mots-clics qui sont déjà employés; ils permettent de chercher facilement vos publications et les publications similaires.

Incluez des éléments visuels pour accroître la visibilité de votre publication.

Vous pouvez réduire le nombre de caractères de votre publication comme suit :

Ressources des médias sociaux

Exemples de publications sur les médias sociaux

Message clé : informez-vous sur l’innocuité des vaccins et leurs bénéfices sur la santé!

Exemple de gazouillis :

Plus de [#] participants ont participé à la séance d’aujourd’hui sur le #VaccinCOVID et les mesures de santé publique! La vaccination et le respect des mesures de santé publique sont des moyens efficaces de contrôler la propagation de la #COVID19. Pour en savoir plus : bit.ly/2Q1HWJn

Exemple de publication sur Facebook :

C’était formidable de voir les nombreux visages qui étaient enthousiastes d’en savoir davantage au sujet du plan d’immunisation du Canada lors de notre séance d’information sur les mesures de santé publique et les vaccins contre la COVID-19. Toutes les personnes qui vivent au Canada pourront se faire vacciner gratuitement au cours de l’année 2021. Vous cherchez plus d’informations à propos du plan de vaccination du Canada contre la #COVID19? Renseignez-vous sur les faits : https://bit.ly/2PT4GeJ

Exemple de publication sur Instagram :

Un grand merci à tous ceux et celles qui ont participé hier à notre séance sur le #VaccinCOVID et les mesures de santé publique! Vous avez manqué la séance? Renseignez-vous sur les faits sur @CANensante : https://bit.ly/2PT4GeJ

Message clé : continuez à adopter des comportements sains!

Exemple de gazouillis :

Nous tenons à remercier [nom du conférencier, de la conférencière ou nom d’utilisateur sur Twitter] de nous avoir informés au sujet du plan d’immunisation du [émoji du drapeau canadien]. Au cours des prochains mois, continuons à suivre les directives en matière de santé publique. Pour en savoir plus sur le plan d’immunisation : bit.ly/2PT4GeJ

Exemple de publication sur Facebook / Instagram :

Un grand merci à [nom du conférencier ou de la conférencière] pour le leadership dont [il ou elle] a fait preuve en fournissant des informations sur les mesures de santé publique et les vaccins contre la COVID-19 lors de la séance d’aujourd’hui. Toutes les personnes qui vivent au Canada pourront se faire vacciner gratuitement au cours de l’année 2021. Toutefois, il est essentiel de continuer à adopter des comportements sains pour minimiser la propagation de la COVID-19 au Canada et sauver des vies. N’oubliez pas que vous pouvez vous protéger, protéger votre famille et votre communauté contre la COVID-19 en vous faisant vacciner et en suivant les directives de santé locales et provinciales. Pour en savoir plus, consultez le site https://bit.ly/39FFAqP

Message clé : faites-vous vacciner!

Exemple de gazouillis :

Nous remercions [nom du conférencier/de la conférencière ou nom d’utilisateur sur Twitter] de nous avoir informés sur le plan d’immunisation du [émoji du drapeau canadien]. Nous jouons tous un rôle crucial pour nous assurer de retrouver nos activités favorites. Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez vous faire vacciner : bit.ly/3uqf4tn #LesVaccinsFonctionnent

Exemple de publication sur Facebook / Instagram :

C’était formidable de voir les nombreux visages qui étaient impatients d’en apprendre davantage au sujet du plan d’immunisation du Canada lors de notre séance d’information sur les vaccins contre la COVID-19 et les mesures de santé publique. Le saviez-vous? Les activités de surveillance et d’évaluation continues des nouvelles préoccupations liées à l’innocuité, de même que l’échange d’information avec des partenaires au Canada et à l’étranger sont des moyens que le gouvernement du Canada a prévu pour assurer l’innocuité et l’efficacité continues des vaccins contre la COVID-19 : https://bit.ly/3dwloJ2

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