EDM9-1-1 Exigences générales relatives aux registres

Mémorandum sur les droits d'accise

Juin 2025

La présente version remplace celle datée de novembre 2003, intitulée « Exigences générales en matière de livres et de registres ». Le présent mémorandum a été révisé afin de clarifier les exigences relatives à la tenue de registres et de rendre son contenu plus pertinent et plus facile à comprendre.

Sauf indication contraire, toute référence législative dans le présent mémorandum vise la Loi de 2001 sur l'accise. Les renseignements dans le présent mémorandum ne remplacent pas les dispositions de la Loi et des règlements connexes.

Si ces renseignements ne traitent pas de tous les aspects de vos activités, veuillez consulter la Loi ou les règlements ou communiquer avec votre bureau régional de l'accise pour obtenir plus de renseignements. Pour la liste des bureaux et leurs coordonnées, allez à Coordonnées – Direction de l'accise et des taxes spéciales.

Sur cette page

• Personnes qui doivent tenir des registres
• Exigences en matière de tenue de registres
  • Inscriptions dans les registres
  • Langue et lieu de conservation
  • Registres insuffisants
• Durée de conservation
  • Destruction des registres à l'avance
• Méthode de tenue de registres
  • Imagerie
• Accès aux registres aux fins d'inspection, de vérification ou d'examen
• Présentation de registres
  • Mandats de perquisition
• Renseignements ou registres étrangers
• Infractions et pénalités

Personnes qui doivent tenir des registres

1. Les personnes suivantes doivent tenir tous les registres nécessaires pour déterminer si elles se sont conformées à la Loi :

• les titulaires d'une licence, d'un agrément ou d'une autorisation délivré en vertu de la Loi;
• les personnes tenues de produire une déclaration en vertu de la Loi;
• les personnes qui présentent une demande en vue d'obtenir un remboursement des droits d'accise payés en vertu de la Loi;
• les personnes qui transportent des produits du tabac, des produits du cannabis ou des produits de vapotage non estampillés;
• les personnes qui transportent de l'alcool emballé non acquitté.

2. De plus :

• tout titulaire de licence de cannabis ou de produits de vapotage doit tenir des registres permettant d'établir la quantité de produits du cannabis ou de vapotage qu'il produit, reçoit, utilise, emballe, façonne de nouveau ou vend, ou dont il dispose;
• tout tabaculteur et tout organisme établi en vertu d'une loi provinciale sur la commercialisation du tabac en feuilles cultivé dans la province doit tenir des registres permettant d'établir la quantité de tabac en feuilles qu'il cultive ou reçoit, ou dont il dispose;
• quiconque possède du matériel de fabrication du tabac conçu pour la fabrication commerciale doit tenir des registres permettant d'établir le type de matériel, sa source ainsi que la disposition dont il a fait l'objet;
• toute personne à qui un timbre d'accise a été émis pour un produit du cannabis, un produit du tabac ou un produit de vapotage doit tenir tous les registres nécessaires pour confirmer la réception, la garde, l'emplacement ou l'utilisation du timbre ou la disposition dont il a fait l'objet.

3. Au sens de la Loi, le terme personne est défini comme suit : « Particulier, société de personnes, personne morale, fiducie, gouvernement ou succession, ainsi que l'organisme qui est un syndicat, un club, une association, une commission ou autre organisation. »

4. Au sens de la Loi, le terme registre est défini comme suit : « Tout support sur lequel des données sont enregistrées ou inscrites et qui peut être lu ou compris par une personne ou par un système informatique ou un autre dispositif. »

Exigences en matière de tenue de registres

5. En général, l'Agence du revenu du Canada (ARC) ne précise pas quels registres une personne doit tenir. Toutefois, les registres doivent être tenus en une forme appropriée et contenir suffisamment de renseignements pour permettre de vérifier si la personne se conforme à la Loi, notamment en ce qui concerne ses responsabilités et obligations à l'égard des droits d'accise, et tout remboursement que la personne a demandé. 

6. Les registres doivent être appuyés par des documents justificatifs. Il peut s'agir de factures de vente ou d'achat, de chèques payés, de reçus de carte de crédit, de bordereaux de dépôt, de registres d'envoi, de bordereaux de livraison, de connaissements, de fiches de production, de registres d'emballage, de bons de commande, de relevés d'inventaire, de déclarations des droits d'accise, d'ententes de service, de courriels ou de tout registre interne qui fait état d'opérations liées à la production, à la fabrication, à la réception, au transfert, à l'utilisation, à l'emballage, à la nouvelle façon, à la vente, à la disposition ou à la destruction d'un produit du cannabis, du tabac, de vapotage ou d'alcool. 

Inscriptions dans les registres

7. Toute inscription requise doit être faite le jour de l'opération qu'elle vise. Toutes les inscriptions doivent être claires et lisibles, indiquer la date de l'opération et fournir suffisamment de détails pour permettre de déterminer avec certitude de quelle opération il s'agit.

8. Sauf indication contraire, les inscriptions dans les registres et dans les déclarations des droits d'accise, relevés d'inventaire et autres documents semblables devraient exprimer les quantités de chacun des produits ci-dessous dans l'unité de mesure correspondante : 

• Produits du cannabis :
  • cannabis séché, cannabis frais ou intermédiaires purs, en grammes ou en kilogrammes;
  • plantes de cannabis ou graines provenant d'une telle plante, en unités;
  • extraits de cannabis, cannabis pour usage topique ou cannabis comestible, en milligrammes de THC total;
• Spiritueux :
  • spiritueux contenant au plus 7 % d'alcool éthylique absolu par volume, en millilitres ou en litres;
  • spiritueux contenant plus de 7 % d'alcool éthylique absolu par volume, en millilitres ou en litres d'alcool éthylique absolu;
• Produits du tabac :
  • cigarettes, bâtonnets de tabac et cigares, en unités; 
  • tabac fabriqué emballé (à l'exclusion des cigarettes et des bâtonnets de tabac), en unités et en grammes par paquet; 
  • tabac en feuilles, tabac partiellement fabriqué et tabac en feuilles emballé, en grammes ou en kilogrammes;
• Produits de vapotage : 
  • substances de vapotage sous forme liquide, en litres; 
  • substances de vapotage sous forme solide, en kilogrammes;
• Vin : en millilitres ou en litres.

Langue et lieu de conservation

9. Sauf autorisation contraire de l'ARC, les registres exigés doivent être tenus au Canada, en français ou en anglais. 

10. Pour obtenir l'autorisation écrite de tenir des registres à l'extérieur du Canada, la personne obligée de tenir les registres ou son représentant autorisé doit écrire au bureau régional de l'accise de celle-ci et fournir les renseignements suivants :

• une description claire des registres visés par la demande, y compris la forme qu'ils doivent prendre;
• l'adresse complète à laquelle les registres seront tenus si l'autorisation est accordée; 
• un engagement signé qui confirme que la personne qui fait la demande est responsable de rendre disponible aux fins d'examen ou de vérification tout registre tenu à l'extérieur du Canada dans les 30 jours suivant une demande de l'ARC; 
• des explications détaillées sur les raisons qui peuvent justifier la tenue de registres à l'extérieur du Canada; 
• tout autre renseignement pertinent. 

Registres insuffisants

11. Si l'ARC détermine qu'une personne ne tient pas les registres nécessaires à l'application de la Loi, elle peut exiger par écrit que la personne tienne certains registres précis. Dès lors, la personne est tenue d'obtempérer.

12. Si les registres continuent d'être insuffisants, l'ARC peut envoyer à cette personne une demande péremptoire qui l'oblige à fournir les renseignements exigés. Dans cette demande, l'ARC décrit les renseignements qui doivent être compris dans les registres ainsi que les conséquences en cas de non-respect de la demande, y compris des pénalités. 

Durée de conservation

13. La personne obligée de tenir des registres doit les conserver pendant les six ans qui suivent la fin de l'année qu'ils visent. Par exemple, un registre qui se rapporte à une déclaration produite pour la période de déclaration du 1er septembre 2024 au 30 septembre 2024 doit être conservé jusqu'au 1er janvier 2031.

14. Tout registre qui se rapporte à un avis d'opposition déposé auprès de l'ARC ou à un appel interjeté auprès de la Cour canadienne de l'impôt ou renvoi à celle-ci doit être conservé jusqu'au règlement définitif de l'opposition, de l'appel ou du renvoi. 

15. L'ARC peut, pour l'exécution ou le contrôle d'application de la Loi, y compris le recouvrement de montants dus, signifier une demande ou envoyer une lettre exigeant d'une personne obligée de tenir des registres qu'elle les conserve pour toute période qui y est précisée. 

16. Cette mesure peut prendre la forme : 

• d'une demande signifiée à la personne obligée de tenir les registres;
• d'une lettre envoyée par courrier recommandé ou certifié.

17. La personne est tenue d'obtempérer. Elle doit conserver les registres pour la période précisée dans la demande ou dans la lettre. 

Destruction des registres à l'avance

18. L'ARC peut autoriser par écrit une personne à détruire des registres qu'elle doit conserver avant la fin de la période déterminée pour leur conservation. Pour demander une telle autorisation, la personne ou son représentant autorisé doit écrire au bureau régional de l'accise de celle-ci et fournir les renseignements suivants : 

• une description claire des registres qu'elle souhaite détruire, y compris leur format; 
• la ou les périodes de déclaration auxquelles les registres se rapportent;
• des explications détaillées sur les raisons qui justifieraient de détruire les registres avant la fin de la période déterminée pour leur conservation;
• tout autre renseignement pertinent.

19. Lorsque l'ARC autorise une personne à détruire certains registres avant la fin de la période déterminée pour leur conservation, cette autorisation s'applique uniquement aux registres que la personne doit tenir en vertu de la Loi. Elle ne l'autorise pas à détruire des registres qui doivent être tenus en vertu d'autres lois. 

Méthode de tenue de registres

20. Les registres et documents justificatifs peuvent être créés ou tenus dans les formats suivants :

• papier uniquement; 
• papier et électronique, dans le cas de documents papier convertis et sauvegardés sous une forme électronique utilisable et intelligible (par exemple des documents sauvegardés dans un système de tenue de registres électroniques);
• électronique uniquement, sous une forme intelligible et utilisable.

21. On entend par tenue de registres électroniques la tenue de registres au moyen de systèmes d'entreprise électroniques qui permettent de produire, de traiter, de conserver, de tenir à jour et de donner accès à des registres. Cette définition englobe les logiciels comptables personnalisés et commerciaux, les systèmes de point de vente et les systèmes de commerce électronique par Internet. Les personnes qui utilisent de tels systèmes doivent s'assurer que les renseignements générés et conservés au moyen de ceux-ci sont suffisamment détaillés pour permettre de déterminer ou de vérifier si la Loi est respectée, notamment en ce qui concerne le calcul des droits d'accise. 

22. Les personnes qui ont l'obligation de tenir des registres sont responsables de les conserver d'une manière qui assure la fiabilité et l'intelligibilité des renseignements qu'ils contiennent.

23. L'ensemble des registres et documents justificatifs créés sur papier à l'origine doivent être conservés dans ce format ou sauvegardés dans un format électronique acceptable. 

24. L'ensemble des registres et documents justificatifs créés en format électronique à l'origine doivent être conservés dans un format électronique intelligible, et ce, même s'il en existe des copies papier. 

25. Un registre est considéré comme tenu dans un format électronique lorsque les renseignements sont entrés directement dans un dispositif aux fins de traitement, de manipulation ou de conservation au moyen d'un support électronique ou optique.

26. Les personnes qui tiennent leurs registres par voie électronique doivent s'assurer que le matériel et les logiciels nécessaires à leur intelligibilité sont accessibles pendant la durée de conservation. 

27. Une personne qui fait appel à un tiers pour la tenue de ses registres électroniques doit tout de même rendre disponibles ses registres lorsque l'ARC le demande. 

Imagerie

28. On entend par image électronique une représentation d'un registre ou document justificatif papier original qui peut être utilisée pour en générer une reproduction intelligible. Une telle reproduction est également considérée comme une image électronique. 

29. On entend par reproduction intelligible une reproduction :

• qui est fidèle et qui vise à remplacer l'original; 
• qui fournit les mêmes renseignements que l'original;
• où l'on voit bien les détails importants malgré certaines contraintes (résolution, tons ou teintes).

30. Les reproductions de livres-journaux et de documents justificatifs au moyen d'images électroniques doivent être produites, contrôlées et tenues selon la plus récente norme nationale du Canada. Cette norme est énoncée dans la publication CAN/CGSB-72.34, Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires, de l'Office des normes générales du Canada. Pour y accéder, allez à Catalogue de l'Office des normes générales du Canada.

31. Si l'ARC l'y autorise, une personne peut détruire un registre ou document justificatif papier converti en image électronique conformément à la norme nationale la plus récente et conserver l'image électronique au lieu du document original.

32. Une personne qui fait appel à un tiers pour convertir ses registres ou documents justificatifs en images électroniques demeure responsable de s'assurer que les images sont conformes à la norme nationale la plus récente.

Accès aux registres aux fins d'inspection, de vérification ou d'examen

33. À toute heure convenable, pour l'exécution ou le contrôle d'application de la Loi, y compris le recouvrement de montants dus, un agent (nommé « préposé » dans la Loi) peut inspecter, vérifier ou examiner les registres, les procédés, les biens ou les locaux d'une personne afin de déterminer si celle-ci agit en conformité avec la Loi. L'agent peut notamment demander à la personne de fournir des registres, y compris par voie électronique au moyen de la fonction « Soumettre des documents » dans Mon dossier d'entreprise. 

34. À toute heure convenable, pour l'application ou le contrôle d'application de la Loi, un agent peut :

• pénétrer dans tout lieu où il croit que la personne tient des registres ou exerce une activité auxquels s'applique la Loi;
• procéder à l'immobilisation d'un moyen de transport ou le faire conduire à un lieu donné aux fins d'inspection ou d'examen;
• exiger de toute personne de lui prêter toute l'assistance raisonnable et de répondre à toutes les questions pertinentes à l'application ou au contrôle d'application de la Loi, par exemple en fournissant les renseignements qui permettent d'établir la quantité de produits du cannabis, du tabac, de vapotage ou d'alcool qu'elle produit, fabrique, reçoit, transfère, utilise, emballe, façonne de nouveau ou vend, ou dont elle dispose, ou en donnant accès aux registres nécessaires pour confirmer le transfert, la réception, la garde, l'emplacement ou l'utilisation d'un timbre d'accise ou la disposition dont il a fait l'objet;
• exiger de toute personne :
  • d'accompagner l'agent à un lieu désigné par celui-ci, ou de participer à une réunion par vidéoconférence ou toute autre forme de communication électronique, et de répondre de vive voix aux questions pertinentes à l'application ou au contrôle d'application de la Loi;
  • de répondre à ces questions par écrit, sous quelque forme que l'agent indique;
• ouvrir ou faire ouvrir tout contenant où pourraient raisonnablement se trouver des choses auxquelles s'applique la Loi;
• prélever, sans compensation, des échantillons;
• saisir toute chose dont il a des motifs raisonnables de croire qu'elle a servi ou donné lieu à une contravention à la Loi.

35. Si le lieu est une maison d'habitation, l'agent ne peut y pénétrer sans la permission de l'occupant, à moins d'y être autorisé par un mandat décerné par un juge. 

36. Une maison d'habitation s'entend de tout bâtiment ou construction ou partie de ceux-ci tenu ou occupé comme résidence permanente ou temporaire, y compris : 

• un bâtiment qui se trouve dans l'entourage immédiat d'une maison d'habitation et qui y est relié par une baie de porte ou par un passage couvert et clos;
• une unité conçue pour être mobile et pour être utilisée comme résidence permanente ou temporaire et qui est ainsi utilisée.

Présentation de registres

37. L'ARC peut, pour l'exécution ou le contrôle d'application de la Loi, y compris le recouvrement de montants dus, signifier ou envoyer un avis pour exiger d'une personne qu'elle lui livre tout renseignement, y compris une déclaration ou un registre. La personne doit obtempérer dans un délai raisonnable que précise l'avis.

38. L'avis peut être :

• signifié à la personne qui doit fournir les renseignements;
• envoyé par courrier recommandé ou certifié;
• envoyé par voie électronique à une banque ou une caisse de crédit, au sens du paragraphe 123(1) de la Loi sur la taxe d'accise, qui a consenti par écrit à recevoir de tels avis par voie électronique.

39. Si des renseignements ou registres visés concernent une ou plusieurs personnes non désignées nommément (c'est-à-dire un ou des tiers), l'ARC doit d'abord obtenir une autorisation judiciaire. 

40. Un juge peut autoriser l'ARC à exiger d'un tiers la livraison de renseignements ou de registres concernant une personne non désignée nommément ou un groupe de personnes non désignées nommément si cette personne ou ce groupe est identifiable et si la livraison est exigée pour vérifier si cette personne ou les personnes de ce groupe respectent la Loi.

41. Sur demande sommaire de l'ARC, un juge peut ordonner à une personne de fournir l'accès, l'aide, les renseignements ou les registres que l'ARC cherche à obtenir s'il est convaincu que la personne ne les a pas fournis bien qu'elle y soit tenue, et que le privilège des communications entre client et avocat ne peut être invoqué pour un renseignement ou registre que l'ARC cherche à obtenir.

42. Le relevé comptable d'un avocat, ainsi que toute facture ou pièce justificative ou tout chèque s'y rapportant, n'est pas considéré comme une communication à l'égard de laquelle le privilège des communications entre client et avocat peut être invoqué et un juge peut ordonner à une personne de fournir ces documents à l'ARC.

43. Une personne peut faire appel d'une ordonnance exigeant qu'elle fournisse l'accès, l'aide, les renseignements ou les registres que l'ARC cherche à obtenir. Toutefois, l'appel n'a pas pour effet de suspendre l'exécution de l'ordonnance, sauf ordonnance contraire d'un juge du tribunal saisi de l'appel. 

44. Quiconque refuse ou fait défaut de se conformer à l'ordonnance peut être reconnu coupable d'outrage au tribunal; il est alors sujet aux procédures et sanctions du tribunal l'ayant ainsi reconnu coupable.

Mandats de perquisition

45. Sur demande de l'ARC, un juge peut signer un mandat autorisant un agent à perquisitionner et à saisir une chose, si ce juge est convaincu, sur la foi d'une dénonciation faite sous serment, qu'il existe des motifs raisonnables de croire à la présence, dans un bâtiment, un contenant ou un lieu, de toutes choses dont il y a des motifs raisonnables de croire qu'elles peuvent servir à prouver une infraction à la Loi. 

46. Le mandat doit indiquer la contravention pour laquelle il est décerné et dans quel bâtiment, contenant ou lieu perquisitionner et donner suffisamment de précisions sur les choses à chercher et à saisir. Cela dit, au moment d'exécuter le mandat, la saisie n'est pas limitée aux choses qui y sont mentionnées. L'agent qui exécute le mandat peut également saisir toutes choses dont il a des motifs raisonnables de croire qu'elles ont servi ou donné lieu à une infraction à la Loi ou qu'elles peuvent servir à prouver une telle infraction.

47. Un agent autorisé par un mandat à perquisitionner des données contenues dans un ordinateur peut :

• utiliser ou faire utiliser tout ordinateur se trouvant dans le bâtiment ou le lieu pour vérifier les données que celui-ci contient ou auxquelles il donne accès;
• utiliser ou faire utiliser le matériel se trouvant dans le bâtiment ou le lieu pour reproduire des données;
• saisir une telle reproduction qui peut servir à prouver une contravention à la Loi.

48. Sur présentation d'un tel mandat, le responsable du bâtiment ou du lieu qui fait l'objet d'une perquisition doit fournir à l'agent qui procède à celle-ci toute l'assistance nécessaire à son déroulement. 

49. Un agent peut exercer sans mandat les pouvoirs mentionnés ci-dessus lorsque l'urgence de la situation rend difficilement réalisable l'obtention du mandat, sous réserve que les conditions de délivrance de celui-ci soient réunies.

Renseignements ou registres étrangers

50. Au sens de la Loi, un renseignement ou registre étranger s'entend d'un renseignement ou d'un registre qui est accessible ou situé en dehors du Canada et qui peut être pris en compte pour l'exécution ou le contrôle d'application de la Loi. 

51. L'ARC peut, par la signification ou l'envoi d'un avis, mettre en demeure une personne résidant au Canada ou une personne n'y résidant pas mais y exploitant une entreprise de livrer des renseignements ou registres étrangers. 

52. L'avis peut être : 

• signifié à la personne qui doit fournir les renseignements ou registres;
• envoyé par courrier recommandé ou certifié;
• envoyé par voie électronique à une banque ou une caisse de crédit, au sens du paragraphe 123(1) de la Loi sur la taxe d'accise, qui a consenti par écrit à recevoir de tels avis par voie électronique. 

53. L'avis doit :

• indiquer le délai dans lequel les renseignements ou registres demandés doivent être fournis (au moins 90 jours);
• décrire les renseignements ou registres demandés;
• préciser les conséquences d'un défaut de les fournir.

Infractions et pénalités

54. Pour vous renseigner sur les infractions et les pénalités liées à l'obligation de tenir des registres et de donner accès à ceux-ci, consultez le mémorandum EDM1-6-1, Pénalités administratives prévues dans la Loi de 2001 sur l'accise.

Pour en savoir plus

Dans la présente publication, le générique masculin est employé dans le seul but d'alléger le texte.