Comment distribuer vos feuillets T4

Vous devez remettre aux employés leurs feuillets T4 au plus tard le dernier jour de février de l'année qui suit l'année civile visée par les feuillets. Si vous ne le faites pas, nous pourrions vous imposer une pénalité. La pénalité pour avoir manqué de distribuer des feuillets T4 aux destinataires est de 25 $ par jour pour chaque feuillet, avec une peine allant de 100 $ minimum jusqu'à un maximum de 2 500 $.

Un employeur peut distribuer les feuillets T4 par voie électronique en les rendant accessibles à ses employés au moyen d’un portail et d’une imprimante sécurisés. L’employeur est aussi autorisé à distribuer des feuillets T4 par courriel avec le consentement écrit de l’employé.

Dans tous les autres cas, si l’employé n’a pas accès à un portail et à une imprimante sécurisés, ou lorsque l’employé le demande, l’employeur fournira deux copies papier du feuillet T4 à l’employé en personne ou par la poste.

Remarques

Si les feuillets T4 vous sont retournés parce qu’elles n'ont pu être livrées, vous devez les conserver dans le dossier de l’employé.

Si vous savez que l’adresse que vous avez pour un employé est incorrecte, n’envoyez pas les copies du feuillet T4 à cette adresse. Documentez pourquoi les copies n'ont pas été envoyées et quels ont été vos efforts pour obtenir la bonne adresse. Conservez ces renseignements avec les copies du feuillet dans le dossier de l’employé. Vous devez tout de même inclure les renseignements de ce feuillet T4 dans votre déclaration de renseignements T4 lorsque vous la produirez.

À titre de mesure temporaire en raison de la COVID-19, pour l'année d'imposition 2020, l'Agence du revenu du Canada n’obligera pas les employeurs à s'assurer que leurs employés utilisent une imprimante sécurisée pour imprimer leurs feuillets T4. Elle considérera que les employeurs qui ont rendu les feuillets accessibles sur un portail sécurisé les ont dans les faits distribués à leurs employés pour l'année d'imposition 2020.

Nous vous suggérons d'imprimer les deux feuillets T4 que vous devez remettre à chaque employé sur la même page. Pour des raisons de sécurité, n'inscrivez pas votre numéro de compte de programme de retenues sur la paie (case 54) sur ces copies.

Pour en savoir plus sur la manière de remplir le feuillet T4 et le T4 Sommaire, voir Comment remplir les feuillets T4 et  le T4 Sommaire.

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