Registres relatifs à la TPS/TVH et aux retenues sur la paie
Sur cette page, vous trouverez les renseignements requis pour les registres suivants :
Registres relatifs à la TPS/TVH
Vous devez conserver suffisamment de renseignements concernant la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) dans vos registres si vous vous trouvez dans l'une des situations suivantes :
- vous exploitez une entreprise ou vous menez des activités commerciales au Canada;
- vous devez remplir et envoyer une déclaration de la TPS/TVH;
- vous demandez une remise de la TPS/TVH;
- vous demandez un remboursement de la TPS/TVH.
Si vous devez remplir et envoyer une déclaration de la TPS/TVH, assurez-vous que vos registres décrivent suffisamment bien les produits et les services échangés pour permettre d'établir si la TPS/TVH s'y applique.
Vos registres doivent vous permettre de déterminer :
- le montant de la TPS/TVH à payer ou à percevoir;
- le montant de la TPS/TVH qui doit être remboursé, remis ou déduit du montant net de la taxe.
Demandes de crédit de taxe sur les intrants
Si vous demandez un crédit de taxe sur les intrants (CTI) pour la TPS/TVH facturée sur tout achat fait à des fins commerciales, vous devez conserver vos factures et vos reçus dans vos registres. Pour en savoir plus, allez à Crédits de taxe sur les intrants.
Remarque
Vos factures d'achat, vos reçus ou vos contrats d'achat écrits doivent contenir des renseignements précis afin de justifier vos demandes de CTI ou vos remboursements. Pour justifier les demandes de vos clients qui sont aussi inscrits à la TPS, vous devez fournir ces mêmes renseignements sur les factures de vente, les reçus de caisse ou les contrats de vente écrits. Pour en savoir plus, allez à Documents nécessaires pour appuyer votre demande.
Registres relatifs aux retenues sur la paie
Si vous retenez de l'impôt sur le revenu, des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou des cotisations d'assurance-emploi (AE) sur des salaires ou d'autres paiements, vos registres doivent renfermer les renseignements suivants :
- le nombre d'heures que chaque employé a travaillées;
- les montants que vous avez retenus à l'égard :
- des cotisations au RPC;
- des cotisations d'AE;
- de l'impôt sur le revenu.
Vous devez aussi conserver les documents suivants :
- le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, que tous les employés doivent remplir;
- le formulaire TP-1015.3, Déclaration pour la retenue d'impôt, que tous les employés qui travaillent au Québec doivent remplir (pour obtenir ce formulaire, consultez Revenu Québec);
- toute lettre de l'Agence du revenu du Canada (ARC) qui vous autorise à réduire les retenues d'impôt de certains employés pour une année en particulier;
- tout feuillet de renseignements distribué et toute déclaration remplie et envoyée;
- les renseignements sur les régimes de pension enregistrés.
Vous devez fournir vos registres à l'ARC sur demande.
Formulaires et publications
- Guide RC4022, Renseignements généraux sur la TPS/TVH pour les inscrits
- Mémorandum sur la TPS/TVH 15-1, Exigences générales relatives aux livres et registres
- Mémorandum sur la TPS/TVH 15-2, Registres informatisés
- Guide T4001, Guide de l'employeur – Les retenues sur la paie et les versements
- Formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels
- Circulaire d'information IC05-1, Tenue de registres électroniques
- Circulaire d'information IC78-10, Conservation et destruction des registres comptables