Certification des employeurs non-résidents

Obligations de l’employeur en matière de retenues

Le revenu provenant d'une charge ou d'un emploi qu'un non-résident gagne au Canada est généralement imposable au Canada. Cependant, un non-résident qui est résident d'un pays ayant une convention fiscale avec le Canada sera probablement exonéré d'impôt au Canada sur les salaires, traitements et autres rémunérations (revenu d'emploi) gagnés au Canada auprès d'un employeur non-résident, si certaines conditions sont remplies. Par exemple, un employé résident des États-Unis sera généralement exonéré d'impôts au Canada s'il est au Canada pendant une période maximale de 183 jours au cours de toute période de 12 mois débutant ou se terminant dans l'année civile pertinente, et si son employeur n'a aucun établissement stable au Canada.

Les employés non-résidents fournissant des services d'emploi au Canada sont assujettis aux mêmes obligations en matière de retenues, de versements et de déclarations, que les employés qui sont résidents au Canada. Par conséquent, tout employeur, y compris un employeur non-résident, est tenu de retenir des montants sur le compte de l'impôt sur le revenu à payer par un employé au Canada, même si celui-ci est probablement exonéré d'impôts au Canada en raison d'une convention fiscale. Pour que l'employeur soit dégagé de son obligation de retenir, l'employé devra faire une demande et obtenir une dispense de retenue d'impôt sur le revenu auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Toutefois, il existe une exception concernant l'obligation de retenues pour certains employeurs non-résidents qui paient un revenu d'emploi à des employés non-résidents qui exercent les fonctions d'une charge ou d'un emploi au Canada après 2015. Ces employeurs non-résidents, qui demandent la certification d'employeurs non-résidents, n'auront pas à retenir et à verser l'impôt sur les paiements qu'ils effectuent pour les employés non-résidents travaillant au Canada pendant une période limitée, et qui sont exonérés d'impôts au Canada conformément à une convention fiscal.

Admissibilité à la certification des employeurs non‑résidents

Qu'est-ce qu'un employeur non-résident admissible?

Cas d'un employeur qui n'est pas une société de personnes

Un employeur non-résident admissible en tout temps désigne un employeur qui, au moment du paiement :

  • est certifié par le ministre du Revenu national en vertu du paragraphe 153(7) de la Loi de l'impôt sur le revenu et remplit l’une des conditions suivantes :
    • il est résident d'un pays avec lequel le Canada a une convention fiscale,
    • il serait considéré comme un résident d'un pays avec lequel le Canada a une convention fiscale, si ce pays traitait l’employeur comme une société à des fins fiscales (p. ex., une société par actions à responsabilité limitée formée aux États Unis qui n’a pas choisi d’être traitée comme une société à des fins fiscales aux États Unis).

Cas d'un employeur qui est une société de personnes

  • Un employeur non-résident admissible en tout temps désigne un employeur qui est, au moment du paiement, une société de personnes dont au moins 90 % du revenu ou de la perte pour l'exercice qui comprend le moment du paiement, doivent être attribués à des associés qui résident dans un pays avec lequel le Canada a une convention fiscale. Si le revenu de la société de personnes est nul pour l'exercice, le revenu de la période est supposé atteindre 1 000 000 $ aux fins de la détermination de la part de l'associé dans le revenu de la société de personnes.

Comment devenir un employeur non-résident admissible au Canada?

Si vous souhaitez devenir un employeur non-résident admissible, vous devez remplir le formulaire RC473, Demande de certification d'un employeur non-résident, et l'envoyer à l'ARC aux fins d'approbation.  Nous devrions recevoir les demandes au moins 30 jours avant qu’un employé non-résident admissible commence à fournir des services au Canada.  Si vous correspondez à la définition d'un employeur non-résident admissible et acceptez de remplir les conditions de l'ARC liées à la certification, l'ARC vous enverra une lettre d'approbation. La lettre attestera que vous êtes un employeur non-résident admissible et que vous n'avez pas à retenir l'impôt sur le revenu d'emploi que vous payez aux employés non-résidents admissibles au cours de la période de votre certification.

Comme la certification des employeurs non-résidents s'applique seulement aux paiements effectués aux employés non-résidents admissibles, vous devez retenir et verser l'impôt sur le revenu d'emploi que vous payez aux employés non-résidents qui ne sont pas admissibles, à moins que ceux-ci ne demandent et n'obtiennent une dispense de retenue d'impôt sur le revenu auprès de l'ARC.

Les employés non-résidents qui ne sont pas admissibles ou dont l'employeur n'est pas certifié peuvent malgré tout demander une dispense de retenue d'impôt sur le revenu à l'ARC au moyen du formulaire R102-R, Demande de dispense à l'article 102 du Règlement.

Qu'est-ce qu'un employé non-résident admissible?

Un employé non-résident admissible, à tout moment en ce qui concerne un paiement de revenue d'emploi, est un employé qui remplit les conditions suivantes :

  • il est un résident d'un pays avec lequel le Canada a une convention fiscale au moment du paiement;
  • il n'a pas à payer l'impôt au Canada sur le paiement en raison d'une convention fiscale;*
  • il travaille au Canada moins de 45 jours au cours de l'année civile qui comprend le moment du paiement, ou il est présent au Canada moins de 90 jours au cours de toute période de 12 mois qui comprend le moment du paiement.

* Un employeur non-résident admissible doit consulter la convention fiscale entre le Canada et le pays de résidence de l'employé afin de voir s'il existe une exemption fiscale en vigueur, et les critères qui doivent être satisfaits pour l'application de cette exemption.

Quelle est la différence entre des jours travaillés au Canada et des jours de présence au Canada?

Les jours travaillés au Canada comprennent seulement les jours au cours desquels l’employé est présent physiquement au Canada et est payé par son employeur pour le temps passé au Canada, ce qui exclut généralement les fins de semaine, les jours de congé et les jours fériés. Les jours de présence au Canada comprennent tous les jours où l’employé est présent au Canada, même si l’employé est présent seulement une partie de la journée.

Voici un exemple qui illustre l’utilisation de jours travaillés et de jours de présence au Canada afin de déterminer le statut d’employé non-résident admissible :

  • L’employeur des États-Unis est certifié comme employeur non-résident admissible (ERNRA) pour 2016 et 2017,
  • L’ERNRA enverra son employé travailler au Canada du 5 au 18 juin 2016. L’employé passera tout son temps au Canada (14 jours de présence) et sera payé pour 10 jours de travail durant cette période,
  • L’employé est un résident des États-Unis et il est prévu être exonéré d’impôt au Canada conformément à l’article XV de la convention entre le Canada et les États-Unis.

Puisque l’employé non-résident sera payé pour seulement 10 jours de travail au Canada en 2016, il respecte la condition de moins de 45 jours de travail au cours de l'année civile et il est donc considéré comme un employé non-résident admissible et l’ERNRA n'a pas à retenir l'impôt sur la rémunération de l’employé pour les services fournis au Canada en 2016.

  • Le même employé sera également envoyé pour travailler au Canada du 4 mars 2017 au 17 mai 2017,
  • L’employé passera tout son temps au Canada (75 jours de présence) et sera payé pour 54 jours de travail durant cette période,
  • L’employé n’a pas d’autres jours de présence au Canada pour 2017.

Puisque l’employé non-résident sera payé pour 54 jours de travail au Canada pour 2017, il ne respectera pas la condition de moins de 45 jours de travail au cours de l'année civile. Toutefois, il pourrait quand même être admissible s’il respecte la condition des jours de présence pour 2017. Les jours de présence de l’employé durant la période de 12 mois du 18 mai 2016 au 17 mai 2017 totalisent 89 jours (14 + 75). Par conséquent, il respecte la condition de moins de 90 jours au cours de toute période de 12 mois qui comprend le moment du paiement et, par conséquent, l’ERNRA n'a pas à retenir l'impôt sur la rémunération de l’employé pour les services fournis au Canada en 2017.

Qui peut devenir un employeur non‑résident certifié?

La certification des employeurs non-résidents supprime l'exigence pour les employeurs non-résidents de retenir et de verser l'impôt lorsqu'ils paient un revenu d'emploi à des employés non-résidents admissibles. Cela signifie que les employés non-résidents admissibles n'auraient pas à demander de dispenses de retenue à l'ARC. La période de certification des employeurs non-résidents sera valide pendant deux années civiles et s'appliquera aux paiements effectués après 2015.

Quelles conditions doivent être remplies afin de devenir un employeur non-résident admissible?

Vous pouvez être certifié à titre d'employeur non-résident admissible si l'ARC est convaincue que vous êtes un résident dans un pays avec lequel le Canada a une convention fiscale, et que vous acceptez les conditions de l'ARC suivantes :

  • Vous évaluerez et consignerez la façon dont votre employé correspond à la définition d'un employé non-résident admissible au moment où vous payez tout revenu d'emploi. Pour ce faire, vous devez vous assurer de tout ce qui suit :
    • Assurez-vous que votre employé correspond à la définition d'un employé non-résident admissible, et ce, de façon permanente
    • Obtenez les documents à l'appui du pays de résidence de votre employé (p. ex., un passeport ou une copie signée du formulaire de l’ARC NR301, Déclaration d'admissibilité aux avantages (impôt réduit) en vertu d'une convention fiscale pour une personne non résidente. Assurez-vous que l’employé précise « revenu d’emploi » à la partie 7 du formulaire NR301)
    • Démontrez la façon dont votre employé doit être exonéré de l'impôt au Canada en raison d'une convention fiscale
  • De façon continue, vous ferez un suivi du nombre de jours que votre employé non-résident admissible travaille au Canada, ou qu'il est au Canada, et du revenu d'emploi qui correspond à ce nombre de jours, et vous documenterez ces renseignements. Pour plus d’information, consultez « Quelle est la différence entre des jours travaillés au Canada et des jours de présence au Canada? »
  • Vous vous procurerez un numéro d'entreprise. Si vous êtes tenu d'effectuer des versements, vous devez également vous inscrire pour un numéro de compte de programme aux fins de retenues sur la paie. Consultez Comment s'inscrire pour un numéro d'entreprise si vous n'en avez pas déjà un.
  • Vous préparerez et établirez un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour votre employé non-résident ayant fourni des services d'emploi au Canada qui doivent être déclarés en vertu du paragraphe 200(1.1) proposé du Règlement de l'impôt sur le revenu. Pour en savoir plus, consultez « Un employeur non-résident admissible doit-il produire un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour des paiements exonérés d’impôt versés à un employé non-résident admissible? » et le guide RC4120, Guide de l'employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire.
  • Vous remplirez et produirez des déclarations de revenus canadiennes telles que requis par la Loi de l’impôt sur le revenu pour ces années civiles couvertes par la période de certification. Par exemple, si vous êtes une société qui exploite une entreprise au Canada, vous devez produire une déclaration de revenus des sociétés, de même qu'un formulaire T2SCH91, Renseignements concernant les demandes d'exonération selon une convention fiscale et un formulaire T2SCH97, Renseignements supplémentaires sur les sociétés non-résidentes au Canada.
  • Vous ferez en sorte que vos registres comptables soient accessibles au Canada afin que l'ARC puisse les examiner à sa demande pour vérifier que vous respectez les conditions de l'entente liée à votre certification d'employeur et les exigences en matière de retenues d'impôt énoncées dans la Loi de l'impôt sur le revenu et le Règlement de l'impôt sur le revenue.

Comment et où présenter une demande de certification des employeurs non‑résidents

Pour devenir un employeur non-résident admissible certifié, envoyez un formulaire RC473, Demande de certification d'un employeur non-résident au Bureau des services fiscaux de Vancouver – Dispenses internationales. Si vous envoyez des employés travailler au Canada conformément à un contrat que vous avez conclu afin de fournir des services au Canada et que vous envisagez de demander une dispense de l'application de l'article 105 du Règlement de l'impôt sur le revenu, veuillez envoyer le formulaire et la dispense au Bureau des services fiscaux de Vancouver. Voici l'adresse complète :

Courrier ordinaire
Agence du revenu du Canada – Dispenses internationales
Case postale 470, succursale principale
Surrey BC  V3T 5B7

Courrier certifié ou recommandé
Centre d'expertise des dispenses internationales du Pacifique
A/s du Programme des dispenses internationales – Section 445-15
Bureau des services fiscaux de Vancouver
9755, boulevard King George
Surrey BC  V3T 5E1

Une fois que vous devenez un employeur non‑résident certifié

La certification des employeurs non-résidents a-t-elle une incidence sur les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l'assurance-emploi?

Même si, à titre d'employeur non-résident admissible, vous n'êtes pas tenu de faire des retenues d'impôt sur le revenu d'emploi que vous payez aux employés non-résidents admissibles pendant votre période de certification, il est possible que vous ayez tout de même à retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l'assurance-emploi (AE). Cependant, il peut exister des exceptions. Une exemption pour le RPC peut être disponible conformément à une entente réciproque concernant la sécurité sociale entre le Canada et le pays de résidence de votre employé. Ces ententes veillent à ce qu'un seul régime (le Régime de pensions du Canada ou un régime de sécurité sociale étranger) protège un employé.

Une exemption pour l'AE peut aussi être disponible si les lois visant l'assurance-emploi du pays de résidence de votre employé nécessitent le paiement de primes sur le même revenu d'emploi. Si vous ne retenez pas et ne versez pas ces montants requis sans l'autorisation de l'ARC, vous pouvez être tenu responsable du montant en entier ainsi que de l'intérêt et des pénalités. Pour en savoir plus, consultez le guide T4001, Guide de l'employeur – Les retenues sur la paie et les versements.

Un employeur non-résident admissible doit-il produire un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour des paiements exonérés d’impôt versés à un employé non-résident admissible?

En règle générale, un employeur non-résident admissible qui a versé des paiements exonérés d’impôt à un employé non-résident admissible est tenu de produire un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour cet employé qui a fourni des services au Canada. Toutefois, si après avoir effectué une enquête raisonnable, l’employeur non-résident admissible n'a aucune raison de croire que le revenu imposable total de l’employé non-résident admissible gagné au Canada (qui comprend tout montant exonéré d’impôt au Canada conformément à une convention fiscale) au cours de l’année civile durant laquelle le salaire a été payé est supérieur à 10 000 $ CA, l’employeur non-résident admissible n’a pas à produire un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour cet employé.

Exemple :

  • ABC Inc., un employeur non-résident admissible résidant aux États-Unis envoie Sean, un employé non-résident admissible, travailler au Canada en 2016 et à qui il paiera 20 jours de travail,
  • Sean, un résident des États-Unis, est payé l’équivalent de 8 900 $ CA et n’a pas d’autre revenu imposable gagné au Canada en 2016,
  • Sean est exonéré des cotisations au RPC et à l’AE au Canada.

Dans ce cas, après avoir effectué une enquête raisonnable, l’employeur de Sean a déterminé que le revenu imposable de son employé gagné au Canada en 2016 n’est pas supérieur à 10 000 $ CA et que, par conséquent, il n’a pas à produire un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour le revenu d’emploi gagné au Canada.

Lorsque l'employé n'est plus un employé non-résident admissible

Si, après avoir effectué une enquête raisonnable, vous déterminez que votre employé ne correspond plus à la définition d'un employé non-résident admissible, vous devez immédiatement écrire au Bureau des services fiscaux de Vancouver de l'ARC –Dispenses internationales. La lettre doit indiquer en détail les circonstances de votre employé, y compris la ou les raisons pour lesquelles il n'est plus admissible. Si votre employé demeure exempté en vertu d'une convention, vous devez envoyer un formulaire R102-R, Demande de dispense à l'article 102 du Règlement à l'ARC.

Si, après avoir étudié les circonstances, on détermine que votre employé est exonéré en vertu d'une convention, l'ARC lui accordera une dispense de faire des retenues pour le reste du revenu d'emploi à payer. De plus, tant que l'ARC est convaincue de votre prise de mesures prudentes visant à surveiller de façon proactive et à confirmer le statut permanent de votre employé, il est possible qu'elle vous dispense de toute retenue d'impôt requise de façon rétroactive pour cet employé. Vous devrez préparer et établir un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour votre employé, en déclarant tous les montants que vous avez payés alors que celui-ci était inadmissible.

Cependant, si on détermine que votre employé n'est pas exonéré en vertu d'une convention, vous êtes tenu de commencer immédiatement à faire des retenues sur tout paiement de revenu d'emploi, et de prendre des dispositions afin de fournir des retenues d'impôt sur tout revenu d'emploi déjà payé à l'employé. Une pénalité pour défaut de déduire ou de retenir pour les paiements précédents ne serait pas appliquée tant que l'ARC est convaincue de votre prise de mesures prudentes visant à surveiller de façon proactive et à confirmer le statut permanent de votre employé, et que vous ayez informé l'ARC immédiatement. Vous devrez préparer et établir un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour votre employé, en déclarant tous les montants que vous avez payés alors que celui-ci était inadmissible.

Si vous n'informez pas l'ARC et ne fournissez pas tous les détails lorsque votre employé ne correspond plus à la définition d'un employé non-résident admissible, il se peut que vous fassiez l'objet de cotisations de l'impôt et que des intérêts et des pénalités soient imposés sur tous les paiements de revenu d'emploi que vous avez faits à cet employé. L'ARC pourrait également révoquer votre certification.

Conséquences de l’inobservation

Pénalité pour défaut de déduire ou de retenir

Généralement, tout employeur est passible d'une pénalité si, dans une année civile, il ne déduit pas ou ne retient pas un montant de paiement de revenu d'emploi qu'il a fait à un employé non-résident pour des services d'emploi accomplis au Canada.

Cependant, cette pénalité ne s'appliquera pas lorsque, à titre d'employeur non-résident admissible, vous avez fait un paiement de revenu d'emploi à un employé non-résident admissible si, après une enquête raisonnable, vous n'aviez aucune raison de croire qu'au moment du paiement, votre employé n'était pas un employé non-résident admissible. Même si l'expression « enquête raisonnable » n'est pas définie dans la Loi de l'impôt sur le revenu, vous devez prendre des mesures prudentes afin de surveiller de façon proactive et de confirmer que votre employé est un employé non-résident admissible.

Vos antécédents en matière d'observation peuvent-ils avoir une incidence sur votre certification?

Lorsque l'ARC étudiera votre demande initiale de certification d'employeur non-résident admissible, elle ne tiendra pas compte de vos antécédents en matière d'observation liés à vos obligations en matière de retenues, de versements et de déclaration. Cependant, devenir un employeur non-résident admissible certifié ne dispense d'aucune de vos responsabilités concernant toute obligation antérieure en matière de retenues, de versements et de déclarations. Si vous avez eu des défaillances en matière d'observation concernant vos obligations, vous pourriez vouloir communiquer avec le Programme des divulgations volontaires.

Révocation du certificat

L'ARC peut révoquer votre certification si vous ne remplissez pas les conditions de l'entente liée à votre certification d'employeur ou si les faits que vous avez présentés lors de votre demande de certification de l'employeur étaient faux. Si elle révoque votre certification, elle vous enverra une lettre de révocation. Il est à noter que vous pourriez être tenu de retenir et de verser l'impôt à l'ARC et être assujetti à toute pénalité et tout intérêt pour la période en entier au cours de laquelle vous étiez certifié.

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