Reçus produits par ordinateur
Un organisme de bienfaisance peut-il remettre des reçus produits par ordinateur?
Les reçus officiels de dons produits par ordinateur sont acceptables, pourvu :
- qu’ils contiennent tous les renseignements exigés
- qu'ils soient clairs et lisibles
- que les données qu’ils contiennent ne puissent être modifiées et qu’elles soient protégées contre l’accès non autorisé
Dans le but de protéger les reçus produits par ordinateur contre tout accès non autorisé, les organismes de bienfaisance enregistrés doivent respecter les points suivants :
- le système informatique utilisé pour mettre les reçus en mémoire est protégé par un mot de passe et restreint l'accès aux enregistrements de dons ainsi que la modification des données qui y figurent
- les registres des donateurs sont conservés sur un support inaltérable, comme des CD-ROM ou des imprimés, et des copies sont gardées hors site aux fins de récupération
- des copies papier des reçus remis peuvent être imprimées sur demande
Peut-on envoyer des reçus officiels de dons par courriel?
Oui. Toutefois, l'organisme de bienfaisance enregistré doit prendre les précautions suivantes afin de protéger ces reçus électroniques :
- les reçus doivent être en format lecture seulement ou inaltérable
- les reçus doivent être protégés des pirates informatiques au moyen d'un logiciel approprié
- le document doit être encodé et porter une signature électronique
- l'utilisation d'une signature électronique sécurisée doit être contrôlée par une personne responsable, autorisée par l'organisme de bienfaisance enregistré
- l'organisme de bienfaisance doit conserver des copies des reçus remis par courriel
Les reçus peuvent-ils être remis lorsqu'ils comportent des signatures autographiées?
L'utilisation d'une signature autographiée est autorisée lorsque toutes les conditions suivantes sont respectées :
- toutes les copies des reçus sont imprimées séparément (habituellement par une imprimerie commerciale) et portent le nom, l'adresse et le numéro d'enregistrement de l'organisme de bienfaisance
- tous les reçus sont numérotés en série par une presse à imprimer ou une machine à numéroter
- tous les formulaires de reçu inutilisés doivent être conservés à l'adresse canadienne de l'organisme de bienfaisance enregistré (celle-ci doit correspondre à l'adresse figurant aux dossiers de l'Agence du revenu du Canada)
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