Registres comptables
Un organisme de bienfaisance doit tenir des registres comptables adéquats. Non seulement cela facilite la production de sa déclaration annuelle de renseignements (formulaire T3010), mais cela démontre que l’organisme de bienfaisance utilise ses ressources à des fins de bienfaisance.
Les registres comptables doivent être conservés en français ou en anglais. S’ils sont créés d’abord dans une autre langue, une traduction doit être disponible.
Les registres comptables doivent permettre à l’Agence du revenu du Canada :
- de vérifier les revenus, y compris les dons de bienfaisance reçus;
- de vérifier si les ressources sont consacrées à des programmes de bienfaisance;
- de confirmer que les fins et les activités de l’organisme de bienfaisance relèvent de la bienfaisance;
- de vérifier si l’organisme de bienfaisance respecte toujours les exigences afin de conserver son enregistrement aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Exemples de registres comptables
Voici quelques exemples de registres comptables :
- les feuilles de travail du comptable
- les rapports annuels
- les relevés bancaires
- les chèques annulés
- les contrats
- les copies de reçus officiels de dons
- les copies des déclarations de renseignements des organismes de bienfaisance (formulaire T3010)
- Les comptes de dépenses
- les états financiers
- les documents de collecte de fonds
- les documents constitutifs
- les actes constitutifs
- la constitution
- les documents de fiducie
- les règlements administratifs
- les documents de fiducie internes
- les inventaires
- les accords avec des intermédiaires
- les accords d’investissement et les prospectus
- les grands livres
- les comptes rendus de réunions
- les feuilles de paie
- le matériel publicitaire
- les pièces justificatives
- les bordereaux de dépôt
- les bordereaux de livraison
- les contrats en bonne et due forme
- les factures
- les bons de commande
- les documents commerciaux
- les ordres de travail
- les accords écrits
Où conserver les registres comptables
Les registres comptables doivent être conservés à l’adresse canadienne qui figure à nos dossiers sur l’organisme de bienfaisance. Cela comprend tous les registres comptables concernant les activités effectuées à l’extérieur du Canada.
Comment bien conserver les registres comptables
Voici des lignes directrices générales pour la conservation de registres comptables :
- Les registres comptables doivent être conservés dans un seul et même endroit pour en assurer l’accès facile. Cela facilitera les choses à l’organisme en cas de vérification ou de changements au sein du conseil d’administration.
- Les registres comptables peuvent être conservés en format papier ou électronique.
- L’organisme de bienfaisance doit également conserver une copie de ses registres comptables dans un endroit distinct à des fins de sauvegarde. Cette copie peut aussi être conservée en format papier ou électronique.
- L’organisme de bienfaisance est tenu de rendre ses registres comptables accessibles aux fonctionnaires de l’Agence. Ceux-ci sont autorisés à inspecter, à vérifier, à copier ou à examiner les registres de l’organisme.
- Si l’organisme de bienfaisance embauche un tiers pour tenir ses registres, comme un comptable ou un commis comptable, il doit quand même veiller au respect de toutes les exigences.
Lignes directrices sur la conservation de registres comptables en format électronique
- Les registres comptables qui sont créés et tenus en format électronique doivent être conservés dans un format lisible par voie électronique, même s’il existe des imprimés papier des registres électroniques. Un format lisible par voie électronique signifie des renseignements appuyés par un système ayant la capacité de produire une copie accessible et utilisable pouvant permettre aux vérificateurs de traiter et d’analyser les registres comptables électroniques à l’aide du matériel de l’Agence.
- Toutes les pièces justificatives originairement produites, transmises ou reçues électroniquement doivent être conservées dans un format lisible par voie électronique.
- Les documents et registres comptables en format papier transférés sur images balayées par scanneur qui sont conservés en format électronique sont acceptables si les pratiques appropriées d'imagerie sont respectées et documentées.
Remarque
Les registres comptables qui sont conservés à l'extérieur du Canada, mais qui sont accessibles par voie électronique au Canada, ne sont pas considérés comme « tenus » au Canada.
Combien de temps faut-il conserver les registres comptables?
| Durée | Type de registres |
|---|---|
Conservation pendant deux ans
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Conservation pendant six ans
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Conservation pour une durée indéterminée
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Pour détruire des registres comptables avant la fin de la durée de conservation requise, il faut obtenir la permission écrite du ministre du Revenu national. Pour ce faire, veuillez remplir le formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres et l’envoyer à l’adresse suivante :
Direction des organismes de bienfaisance
Agence du revenu du Canada
Ottawa ON K1A 0L5
Les conséquences d’une tenue de registres comptables inappropriée
Une tenue de registres comptables inappropriée peut entraîner des sanctions, comme des pénalités financières, la suspension du privilège de remettre des reçus officiels de dons, et la révocation de l’enregistrement.