Manuel d’examen des demandes – Financier : Procédures d’examen pour les examinateurs financiers
Programme de la RS&DE
Chapitre 1.0 Introduction
Table des matières
Ce message indique que le Manuel d'examen des demandes à l'intention des examinateurs financiers de la RS&DE est maintenant en vigueur et que la version épurée publique est disponible.
1.1 Résumé du chapitre
Ce chapitre fournit des informations générales et couvre les sections suivantes :
1.2 Object et portée du Manuel d'examen des demandes
1.3 Autorité du Manuel d'examen des demandes (MED)
1.4 Conception et révisions du MED
1.5 Lancement du MED
1.6 Renseignements généraux (mandat, valeurs de l'ARC, la Charte des droits du contribuable et le traitement en bonne et due forme et transparence)
1.7 Exigences minimales pour l'examinateur financier (EF) concernant l'examen
1.8 Annexes
1.2 Objet et portée du Manuel d'examen des demandes
Le Manuel d'examen des demandes (MED) relatif à la recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) est composé de deux parties, une qui est destinée principalement aux conseillers en recherche et technologie (CRT), et la présente partie qui est axée sur les procédures pour les examinateurs financiers (EF). Le MED financier comprend une série complète de procédures à suivre par les EF de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour effectuer un examen financier des demandes au titre de la RS&DE. Le MED sert de guide aux EF pour la planification, la coordination avec le CRT, ainsi que pour la réalisation et la documentation de l'examen des demandes. Les annexes du MED comprennent la liste d'acronymes et de sigles, et un glossaire de termes utilisés à travers le MED. Ces procédures permettront d'améliorer l'uniformité et la qualité à l'échelle nationale de l'examen des demandes parmi les EF. L'uniformité dans ce contexte est définie de la façon suivante :
« Dans des circonstances semblables, l'EF suivra les mêmes procédures ou des procédures similaires pour établir les mêmes faits sur lesquels il fondera sa décision ».
De plus, le MED constitue en partie le fondement d'un programme d'assurance de la qualité qui permettra l'application appropriée des lois, des politiques et des procédures au titre de la RS&DE, contribuant ainsi au maintien de l'intégrité fiscale du programme de la RS&DE.
Les lignes directrices établies dans ce document ont pour but de faire en sorte que les examens soient réalisés le plus efficacement possible sans compromettre les valeurs de l'ARC en matière d'intégrité, de professionnalisme, de respect et de collaboration, tout en respectant la politique de l'ARC en matière de sécurité et les autres politiques, en assurant au demandeur un traitement en bonne et due forme, et en protégeant la confidentialité des renseignements du demandeur.
En offrant les moyens pour assurer un traitement uniforme et équitable des demandes à l'échelle nationale, le MED permettra de faire en sorte que les demandeurs reçoivent tous les crédits auxquels ils ont droit en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu. Afin d'améliorer le niveau de service offert aux demandeurs, ces procédures mettent l'accent sur la collaboration, sur l'éducation et l'information de ces derniers à l'égard des nombreux aspects du programme de la RS&DE. De plus, le MED incorpore, au besoin, des procédures en vue de répondre aux préoccupations des demandeurs. Ces procédures aideront à régler les différends le plus tôt possible dans le cadre du processus d'examen et au niveau le moins élevé possible. Toutes ces approches suggérées contribuant à l'observation accrue des demandeurs sont fondées sur des pratiques exemplaires utilisées dans différents bureaux des services fiscaux coordonnateurs (BSFC). L'EF sera en mesure d'offrir des encouragements fiscaux de la RS&DE plus rapidement en collaborant avec les demandeurs et en examinant de façon objective leurs demandes.
Bien que le MED soit principalement un guide de procédures pour l'EF, les renseignements fournis dans ce document peuvent être également utiles aux directeurs adjoints (DA), aux gestionnaires des examens financiers (GEF), aux conseillers en recherche et technologie (CRT), aux conseillers techniques financiers (CTF), aux gestionnaires en recherche et technologie (GRT), aux agents en recherche et technologie (ART), et d'autres participants à l'égard du traitement des demandes.
Les procédures établies dans le MED commencent lorsque le dossier est attribué à l'EF aux fins d'examen par la fonction de contrôle, et se terminent lorsque les instructions de traitement et les documents sont achevés, et que les résultats de l'examen sont enregistrés dans le système d'information de gestion de la vérification (SIGV).
Les procédures relatives à la fonction de contrôle ne sont pas abordées dans ces chapitres. De plus, le MED ne comprend pas les procédures liées aux examens préliminaires des projets, aux examens du processus ou aux services des chargés de compte. Veuillez consulter les directives et les lignes directrices pertinentes en matière de RS&DE pour obtenir des renseignements à ces sujets.
Le MED vise presque exclusivement les éléments de l'examen financier dans le traitement des demandes relatives à la RS&DE des sociétés. Vous trouverez des considérations additionnelles pour les dossiers importants vers la fin des chapitres 4, 5, et 6, ainsi que les procédures pour le traitement des demandes de RS&DE des sociétés de personnes en annexe. Des particularités additionnelles pourraient s'appliquer au traitement des demandes de RS&DE d'autres genres d'entités telles que, les particuliers, les sociétés en commandite, les fiducies, les coentreprises, et les coopératives, qui ne sont pas abordées dans le MED.
Le MED ne donne pas des renseignements complets sur les politiques générales de l'ARC, telles que celles qui portent sur la sécurité, la confidentialité, ainsi que sur la santé et sécurité au travail. Par souci de commodité, le MED donne un résumé de quelques politiques importantes en plus des liens vers ces politiques. Au besoin, ces politiques devraient être consultées pour obtenir les renseignements détaillés et à jour concernant l'enjeu en question. Les résumés fournis constituent des aperçus et ne tiennent pas compte des modifications les plus récentes des politiques ou à la législation sous-jacente.
Avant d'utiliser le MED, et de fait avant de débuter l'examen d'une demande, l'EF doit bien connaître la législation, les politiques et procédures de l'ARC et être capable d'accéder aux systèmes de l'ARC et de les utiliser. Ces connaissances sont habituellement acquises dans le cadre des différents cours de formation offerts par l'ARC (y compris le cours AC1196-000, Recherche scientifique et développement expérimental), et complétées par des recherches et des lectures supplémentaires en cours d'emploi. Bien qu'il y ait peu d'information reproduite dans le MED, les chapitres suivants fourniront des renvois pour les EF moins expérimentés afin qu'ils trouvent certains renseignements de base. Les renvois aux sites Web pertinents sont fournis afin de faciliter la lecture des documents d'orientation essentiels, ainsi qu'aux concepts qui les relient dans un plan cohésif aux fins de l'exécution du programme. Les parcours d'apprentissage suggérés se trouvent à l'adresse suivante :
Formation et apprentissage (sujet du Programme de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE)).
1.3 Autorité du MED
Le MED présente les procédures que suit l'EF au moment d'examiner les demandes. Le chapitre 1.6 donne un aperçu des exigences minimales (de haut niveau) pour tous les examens. Les autres chapitres énoncent de façon générale l'application des exigences minimales aux procédures décrites dans chaque chapitre. L'EF doit choisir les procédures à suivre, ou décider comment les appliquer dans une situation particulière, afin de satisfaire aux exigences minimales.
1.4 Conception et révisions du MED
Le MED est conçu de façon à ce qu'il soit un document de référence à caractère évolutif pour l'EF, ce qui signifie que le document en soi sera tenu à jour au moyen de mises à jour et de révisions périodiques. La rétroaction et les suggestions de la part des EF qui souhaitent améliorer le MED sont encouragées. Les commentaires peuvent être acheminés à la boîte aux lettres réservée : MED de la RS&DE.
Le MED sera disponible dans le disque partagé interne. Il sera accessible aux DA, GRT, CTF et EF. Par conséquent, l'EF devrait consulter régulièrement le MED afin de s'assurer d'utiliser la version la plus récente.
Un grand nombre de ces sujets, abordés dans le MED, fournissent des liens directs à d'autres documents de référence importants de l'ARC. Cela facilitera les recherches de renseignements par sujet dans des documents connexes. De plus, cela fait en sorte que l'EF accède aux documents et matériels de référence les plus actuels qui sont affichés dans l'intranet pour le sujet particulier hyperlié. Le MED fournit également à l'EF des listes de contrôle génériques utiles, des feuilles de travail qui se rapportent au sujet en cause et des modèles de correspondance. Grâce à sa conception, d'autres intervenants du programme de la RS&DE, tels que les GEF, les CRT et les CTF, pourront aussi constater la convivialité du MED dans le cadre de leurs recherches et en ce qui touche l'accès aux autres documents de l'ARC.
1.5 Lancement du MED
Le MED est un document interne de l'ARC qui contient certains renseignements qui ne doivent pas être partagés, transmis ou communiqués, en totalité ou en partie, à des personnes qui ne font pas partie du personnel de l'ARC. Une version épurée du MED sera affichée sur la page de la RS&DE du site Web public de l'ARC, afin d'aider les demandeurs à comprendre le processus d'examen. Le MED entrera en vigueur le 30 avril 2012. Pour les examens en cours à ce jour, l'EF devrait commencer à suivre les procédures du MED qui correspondent à l'étape de l'examen entamée. On ne s'attend pas à ce que l'EF suive les procédures du MED pour les étapes de l'examen qui auraient été accomplies à un moment antérieur.
1.6 Renseignements généraux
Les points suivants expliquent brièvement certains concepts fondamentaux que l'EF doit connaître avant d'entreprendre un examen. Les concepts seront mentionnés dans d'autres chapitres du MED, mais ils n'y seront pas expliqués en profondeur. Toutefois, dans un grand nombre de cas, des liens vers la directive ou l'énoncé de politique applicable sont fournis dans le présent chapitre.
Une fois que l'EF aura bien compris les concepts fondamentaux et les politiques sous‑jacentes, et qu'il est prêt à les appliquer dans le cadre d'un examen, il aura acquis tous les outils nécessaires pour entreprendre l'examen des demandes.
1.6.1 Mandat du programme de la RS&DE
Le programme de la RS&DE est administré par l'administration centrale de l'ARC, ainsi que par les bureaux régionaux et les bureaux des services fiscaux (BSF), chaque bureau ayant des fonctions qui lui sont propres. L'objectif du programme de la RS&DE est d'offrir des encouragements fiscaux au titre de la RS&DE en temps opportun, de façon uniforme et prévisible, tout en encourageant les entreprises à préparer leurs demandes conformément aux lois, politiques et procédures fiscales. Les engagements liés au programme comportent deux volets :
- S'assurer que les entreprises connaissent le programme et qu'ils peuvent y accéder le plus facilement possible. Il est important que les entreprises reçoivent les crédits auxquels elles ont droit en vertu du programme, afin d'optimiser le rendement de l'investissement dans les mesures d'encouragement au titre de la RS&DE, et de réduire au minimum les coûts de l'observation et de l'administration.
- Administrer le programme en faisant preuve d'intégrité fiscale. L'ARC appliquera les dispositions législatives liées à la RS&DE de manière exacte, uniforme et équitable, et veillera à ce que le demandeur reçoive le montant intégral du crédit auquel il a droit.
1.6.2 Valeurs de l'ARC – Nos principes directeurs
L'intégrité est le fondement de notre administration. Elle est synonyme de traitement équitable pour chacun et d'application équitable de la loi.
Le professionnalisme est la clé du succès quant à la réalisation de notre mission. Il est synonyme d'engagement envers les normes de rendement les plus élevées.
Le respect est à la base de nos rapports avec nos employés, nos collègues et nos clients. Il est synonyme de sensibilité et de souplesse quant aux droits des personnes.
La collaboration est l'élément fondamental qui nous permettra de relever les défis de l'avenir. Elle est synonyme d'établissement de partenariats et de travail d'équipe en vue de la réalisation d'objectifs communs.
On s'attend à ce que tous les employés de l'ARC appliquent ces valeurs fondamentales dans le cadre de leur travail à l'ARC.
1.6.3 La Charte des droits du contribuable et le traitement en bonne et due forme
La Charte des droits du contribuable est un document qui énumère quinze droits du contribuable et cinq autres engagements de l'ARC envers les petites entreprises. L'EF doit se familiariser avec le document afin de s'assurer, au cours de ses relations avec les demandeurs, qu'il respecte leurs droits et qu'il se comporte par ailleurs selon l'esprit du document.
Le traitement en bonne et due forme, étroitement liée à la Charte, devrait assurer un examen juste et impartial. Le traitement en bonne et due forme est mentionné dans plusieurs autres endroits du MED. Les principes décrits dans le présent chapitre s'appliquent généralement à tous les éléments de l'examen, particulièrement au cours de l'examen détaillé décrit au chapitre 5.Le défaut d’accorder au demandeur un traitement en bonne et due forme pourrait avoir pour résultat que le processus d’examen ne soit pas défendable et, par conséquent, le demandeur pourrait contester avec succès les décisions de l’ARC à l’étape de l’avis d’opposition (consultez le chapitre 2.6.2). On peut néanmoins accorder au demandeur un traitement en bonne et due forme même si on ne suit pas certaines procédures dans le MED, ou si on les suit dans un ordre différent de celui qui est présenté. Par exemple, si l'EF n'a pas examiné certains documents au cours de la visite sur place, leur examen à l'étape de la proposition corrigerait la situation. Par conséquent, c'est l'ensemble du traitement à l'égard du demandeur tout au long du processus d'examen qui détermine si on a assuré un traitement en bonne et due forme. Surtout, le traitement en bonne et due forme revient à traiter le demandeur avec courtoisie, respect et équité tout en appliquant correctement les lois et les politiques de l'ARC.
Voici huit principes de traitement en bonne et due forme ainsi que les droits particuliers du contribuable dont ils découlent :
- Le demandeur reçoit des services dans la langue officielle de son choix. (Droit du contribuable no 2)
- Le demandeur reçoit des renseignements sur le processus d'examen, les enjeux faisant l'objet d'un examen et, de façon générale, l'approche prévue pour régler les enjeux. (Droits du contribuable nos 5, 6 et 10)
- Le demandeur est informé de l'ensemble des options et des recours possibles si un différend ne peut pas être réglé à la fin de l'examen. (Droits du contribuable nos 4, 9)
- Le demandeur reçoit des renseignements sur les exigences de l'ARC et les renseignements dont a besoin l'ARC pour y satisfaire. (Droit du contribuable no 6)
- Le demandeur a l'occasion de présenter son point de vue, de poser des questions, d'exprimer ses préoccupations et de fournir d'autres renseignements en tout temps dans le cadre de l'examen. (Droits du contribuable nos 1, 5, 15)
- Le demandeur a l'occasion de réfuter notre position ou de fournir des renseignements supplémentaires après l'émission d'un projet de cotisation. (Droits du contribuable nos 1, 5, 15)
- Le demandeur reçoit des renseignements qui expliquent clairement le motif de nos décisions. (Droits du contribuable nos 5, 6, 9, 11)
- Nos décisions sont justes et impartiales et tiennent compte des lois et des politiques actuelles. (Droits du contribuable nos 1, 8)
Les détails sur les étapes mentionnées ci-dessus sont fournis dans les endroits appropriés du MED. Tel qu'il sera mentionné, les renseignements précis sur ce qui doit être fait dépendent des faits propres à chaque cas et de ce que le demandeur connaît déjà au sujet du programme de la RS&DE.
1.6.4 Transparence
L'ARC exige que ses employés traitent avec les demandeurs d'une manière transparente. On entend par cela que l'employé fera preuve d'ouverture et de franchise avec le demandeur lorsqu'il discute des enjeux faisant l'objet d'un examen. Par exemple, lorsqu'il demande des renseignements, l'EF devrait expliquer la raison pour laquelle les renseignements sont nécessaires pour régler les enjeux. En exécutant ses fonctions d'une manière transparente, l'EF contribue à une meilleure compréhension de la position de l'ARC de la part du demandeur et améliore les relations de travail avec le demandeur en établissant un esprit de confiance.
1.7 Exigences minimales pour l'EF concernant l'examen
Le présent chapitre décrit les exigences minimales pour l'examen d'une demande. Un grand nombre de ces exigences s'appliquent de façon générale ou à plusieurs éléments de l'examen. Les exigences, telles qu'elles s'appliquent à chaque partie de l'examen, seront décrites de façon plus détaillée dans chaque chapitre du MED.
1.7.1 Exigences générales
- Suivre toute procédure approuvée par l'ARCen ce qui concerne :
- la communication de renseignements au demandeur et / ou à son représentant autorisé;
- la sécurité;
- la sécurité de l'information;
- la prestation de services au demandeur dans la langue officielle de son choix.
- Exigences en matière de documentation :
- Documenter tout processus pertinent lié à l'examen, y compris les procédures de vérification (feuilles de travail), en plus de conserver toute autre documentation pertinente à l'appui lié aux travaux demandés.
- S'abstenir de documenter les opinions personnelles ou renseignements non pertinents au sujet des autres demandeurs.
- Préparer des feuilles de travail qui expliquent les décisions et leur justification ainsi qu'un rapport d'examen financier (REF) dans un format approprié.
- Conserver et organiser les feuilles de travail et la documentation à l'appui dans le dossier.
- Consulter le GEF, au besoin, lorsque :
- Il existe des situations litigieuses ou problématiques.
- Il y a des questions sur l'application des politiques.
- Des renvois ou des conseils externes sont nécessaires.
- Le plan d'examen requiert une approbation.
- Une demande sera refusée pour manque de renseignements.
- Des pénalités sont envisagées.
- On soupçonne un cas de fraude.
- Un ordre du ministre de fournir de meilleurs registres comptables est requis.
- La politique locale exige l'approbation du rapport d'examen financier.
- Une renonciation pourrait s'avérer nécessaire.
1.7.2 Coordonner l'examen
Si un CRT est attitré, coordonner l'examen avec lui. Consultez le chapitre 3, « Lignes directrices concernant les examens coordonnés ».
1.7.3 Planifier l'examen
Préparer un plan d'examen écrit, qui comprend les éléments suivants :
- la portée de l'examen;
- les enjeux / préoccupations majeurs; et
- l'approche prévue pour régler les enjeux / préoccupations.
1.7.4 Dérouler l'examen
- Expliquer au demandeur le processus d'examen, les enjeux cernés et l'approche prévue pour les régler.
- Fournir au demandeur une copie du document « Attentes mutuelles » (annexe 3).
- Communiquer au demandeur les options pour régler les enjeux.
- Donner au demandeur les renseignements sur les exigences de l'ARC, y compris les exigences relatives à la documentation, et expliquer les renseignements dont l'ARC a besoin pour les satisfaire.
- Accorder au demandeur une occasion raisonnable pour présenter sa position, poser des questions, exprimer ses préoccupations et donner des renseignements supplémentaires concernant sa position.
- Prendre en considération les renseignements supplémentaires fournis à l'appui de la position du demandeur avant de prendre une décision.
- Prendre des décisions qui sont justes et impartiales et qui se conforment aux lois et aux politiques actuelles.
- Documenter les principales activités et observations concernant la demande, la documentation à l'appui et les enjeux soulevés.
- Documenter les communications et les rencontres avec le demandeur, les gestionnaires, les collègues et d'autres personnes qui vous ont aidé à déterminer l'admissibilité des dépenses et à prendre d'autres décisions.
- Obtenir du demandeur tout document nécessaire à l'appui des dépenses demandées.
- Préparer le projet de cotisation en incluant une explication des redressements proposés.
- Joindre le rapport d'examen de la RS&DE du CRT au projet de cotisation (si on n'a pas présenté le rapport auparavant).
- Dans une lettre finale à l'intention du demandeur, répondre à ses préoccupations, à ses éléments de réfutations et aux renseignements additionnels qu'il a fournis suite aux décisions émises par l'EF dans le projet de cotisation.
1.7.5 Achever l'examen
- Préparer le rapport d'examen financier.
- Remplir le codage du SIGV.
- Au besoin, présenter le dossier au GEF pour approbation.
- Envoyer au CF tous les renseignements requis pour le traitement.
1.8 Annexes
Les annexes du MED comprennent ce qui suit :
- Annexe 1 : Glossaire des termes
- Annexe 2 : Acronymes et sigles
- Annexe 3 : Travailler avec le demandeur : Attentes mutuelles
- Annexe 4 : Déclaration en monnaie fonctionnelle
- Annexe 5 : Demande au titre de la RS&DE par une société de personnes
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