Manuel financier d’examen des demandes : Procédures d’examen pour les examinateurs financiers

Chapitre 2.0 Aperçu et renseignements généraux

Table des matières


Ce message indique que le Manuel d'examen des demandes à l'intention des examinateurs financiers de la RS&DE est maintenant en vigueur et que la version épurée publique est disponible.

2.1 Résumé du chapitre

Le présent chapitre fournit des renseignements généraux sur le processus d'examen, y compris les renseignements qui s'appliquent à toutes vérifications effectuées par l'Agence du revenu du Canada (ARC), et non pas seulement aux examens au titre de la recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE). Les sections principales sont les suivantes :

2.2 Exigences du chapitre

2.3 Aperçu du processus d'examen (diagramme)

2.4 Sources d'information de l'ARC

2.5 Terminologie spécialisée

2.6 Règlement des différends, avis d'opposition et appels

2.7 Pouvoir autorisé à l'EF de procéder à des examens

2.8 Obligations législatives des contribuables (demandeurs)

2.9 Contact et communication avec le demandeur

2.10 Considérations relatives à la santé et à la sécurité

2.11 Sécurité de l'information

2.12 Normes de service et arrêts de compteur

2.13 Rôles et responsabilités

2.14 Examen du processus

2.15 Examens coordonnés

2.16 Examen financier de qualité et la documentation

2.17 La Loi et le Règlement

2.18 Jurisprudence

2.19 Connaissance des principes comptables et de vérification

2.20 Pénalités

2.21 Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

2.2 Exigences du chapitre

Tel que mentionné au chapitre 1.6, l'examinateur financier (EF) doit suivre toute procédure approuvée par l'ARC et les exigences générales pour ce qui suit :

  1. la communication de renseignements au demandeur et / ou à son représentant autorisé;
  2. la sécurité;
  3. la sécurité de l'information;
  4. la prestation de services au demandeur dans la langue officielle de son choix;
  5. la documentation sur le processus d'examen.

2.3 Aperçu du processus d'examen

Le diagramme suivant illustre les principales étapes du processus d'examen et présente des renvois aux principales sections du Manuel d'examen des demandes (MED) expliquant chaque étape. Veuillez noter que le diagramme constitue un guide général seulement et ne couvre pas toutes les possibilités ni les exceptions qui pourraient survenir dans le cadre d'un examen. L'EF devrait consulter le MED pour obtenir des renseignements détaillés. Le diagramme suit de façon générale les étapes habituelles d'un examen, mais cela ne signifie pas que les étapes doivent toujours suivre cette séquence.

Référence Étapes de l'examen

Coordonner les éléments de l'examen avec le
conseiller en recherche et technologie (CRT) attribué au dossier (Chapitre 3)?

Documenter l'examen?
Chapitre 4 Étape 1 : L'EF reçoit la demande de la fonction de contrôle. Sans objet Sans objet
Chapitre 4 Étape 2 : Faire de la recherche et examiner les renseignements disponibles Sans objet Yes
Chapitre 4 Étape 3 : Communiquer avec le CRT pour coordonner l'examen. Oui Oui
Chapitre 4 Étape 4 : Entamer la planification de l'examen :
  1. Identifier les enjeux
  2. Evaluer les risques et l'importance relative.
Oui Oui
Chapitre 4 Étape 5 : Déterminer la portée de l'examen et élaborer un plan d'examen. Oui Oui
Chapitre 5 et Annexe 3 Étape 6 : Déterminer la personne-ressource pour obtenir des renseignements. Oui Oui
Chapitre 5 et Annexe 3 Étape 7 : Communiquer avec le demandeur :
Recueillir des renseignements supplémentaires par lettre ou téléphone et / ou sur les lieux du demandeur.
Oui Oui
Chapitre 5 et Annexe 3 Étape 8 : Analyser les renseignements et régler les enjeux. Oui Oui
Chapitre 5 et Annexe 3 Étape 9 : Modifier le plan d'examen, au besoin. Revenir à l'étape 7 une fois les modifications effectuées, sinon passer à l'étape 10. Oui Oui
Chapitre 5 et Annexe 3 Étape 10 : Lorsque tous les enjeux ont été abordés... Oui Oui
Chapitre 5 et Annexe 3 Étape 11 : Préparer et envoyer un projet de cotisation. Présenter des options au demandeur en vue du règlement du différend. Oui Oui
Chapitre 5 et Annexe 3 Étape 12 : Considérer les réfutations et les représentations additionnelles, le cas échéant. Oui Oui
Chapitre 6 et Annexe 4 Étape 13 : Envoyer une lettre finale et mettre au point le rapport d'examen financier et les documents de traitement. Oui Oui

2.4 Sources d'information de l'ARC

2.4.1 Publications

Il est essentiel de bien comprendre les documents de l'ARC en matière de la RS&DE et de les utiliser efficacement au cours de l'examen financier. Allez au Guide de référence de la RS&DE dans InfoZone pour obtenir des liens aux principales sources de référence de l'ARC. Voici les documents de référence clés nécessaires pour régler les enjeux :

On trouve également plusieurs autres liens vers les politiques d'application, les directives et les lignes directrices dans le MED.

2.4.2 Systèmes d'information de l'ARC

Une grande partie de l'information, y compris la grille de risque du centre fiscal (CF), est uniquement disponible dans les systèmes d'information internes de l'ARC, qui sont mentionnés dans le MED. Par conséquent, il est possible que l'EF doive accéder aux systèmes suivants pour examiner les renseignements produits dans le cadre d'une demande, confirmer les représentants autorisés, enregistrer les délais et les résultats des examens et accomplir d'autres activités liées à la gestion de l'information :

  • Le Système d'information de gestion de la vérification (SIGV) contient des renseignements sur les examens et les vérifications en cours et antérieurs.
  • Le Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX) est le système de l'ARC permettant d'accéder aux renseignements de la T2 - Déclaration de revenus des sociétés (T2), y compris le formulaire T661 qui indique les dépenses demandées au titre de la RS&DE, l'annexe 60 qui fournit des renseignements sur les projets et l'annexe T2SCH31, Crédit d'impôt à l'investissement – Sociétés, qui sert à demander le crédit d'impôt à l'investissement (CII) aux fins de la RS&DE.
  • Le Système en direct d'information de contribuable (RAPID) est le système de l'ARC permettant d'accéder aux déclarations de revenus autres que les déclarations T2, ainsi qu'à d'autres renseignements.
  • Le Système du numéro d'entreprise (NE) fournit à l'EF des renseignements limités sur les actionnaires, les dirigeants, les administrateurs, les personnes‑ressources, les représentants autorisés et les adresses qui sont liés aux demandeurs. On peut y accéder par l'intermédiaire des systèmes CORTAX ou RAPID. Voir l'annexe 1, Glossaire des termes.
  • Le Système de gestion des cas de la cotisation T2 (CSCOR) est le système de l'ARC qu'utilise le CF afin d'enregistrer les mesures prises sur un dossier.
  • L'Outil de gestion du risque de la RS&DE est le système d'information permettant à l'EF d'accéder à l'évaluation du risque initiale (grille de risque) et d'autres renseignements fournis par le CF.

L'ARC a établi un profil qui délimite les systèmes d'information et les niveaux particuliers auxquels les EF ont un droit d'accès. Les bureaux locaux gèrent les profils d'accès. Lorsque l'EF ne peut pas accéder à un système, on doit demander au Gestionnaire des examens financiers (GEF) de lui fournir les renseignements nécessaires.

2.5 Terminologie spécialisée

2.5.1 Fonction de contrôle

La fonction de contrôle signifie la personne ou le groupe, dans chaque bureau des services fiscaux coordonnateur (BSFC), qui examine les demandes au titre de la RS&DE que le CF lui envoie. La fonction de contrôle détermine si la demande doit faire l'objet d'un examen approfondi par le conseiller en recherche et technologie (CRT), l'EF ou les deux.

2.5.2 Dépenses « déductibles » et « admissibles »

Le mot « déductible », lorsqu'il est utilisé dans le contexte des dépenses au titre de la RS&DE, est fondé sur les concepts établis au paragraphe 37(1) de la Loi. Déductible veut surtout dire que ces dépenses pourront être déduites du revenu imposable. Plus précisément, les dépenses déductibles comprennent tout montant à la ligne 455 du formulaire T661. L'expression « dépenses admissibles » se rapporte à la définition au paragraphe 127(9) de la Loi. Admissible veut surtout dire les dépenses admissibles pour les fins du calcul du CII seulement. Au formulaire T661, le montant à la ligne 559 représente la somme des dépenses admissibles.

2.5.3 Étapes d'un examen préliminaire et d'un examen détaillé

L'examen préliminaire débute lorsque l'EF a reçu le dossier. Il se termine lorsque le plan d'examen initial est rédigé, ou que l'EF a déterminé qu'un examen détaillé n'est pas nécessaire et qu'il recommande que la demande soit acceptée telle que produite. L'examen détaillé débute lorsque l'EF communique avec le demandeur afin d'examiner la demande. Il se termine lorsque les décisions découlant de l'examen sont établies et que l'EF et le CRT n'examinent aucun autre renseignement du demandeur. À ce moment, l'EF est prêt à finaliser le rapport d'examen financier (REF) et à envoyer une lettre finale au demandeur.

2.6 Règlement des différends, avis d'opposition et appels

2.6.1 Règlement des différends

Au cours du processus d'examen, il est possible que le demandeur n'accepte pas les décisions prises par l'EF et / ou le CRT. Puisque le règlement des différends est important pour l'ARC et le programme de la RS&DE, un processus en vue de traiter les différends a été élaboré et décrit dans la politique d'application (PA) RS&DE 2000‑02R, Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE , et qui est applicable à la fois aux EF et aux CRT lorsqu'ils effectuent des examens. Il décrit un processus à trois étapes selon lequel le demandeur est encouragé à communiquer en premier lieu avec l'EF ou le CRT dans le but de régler le différend, en deuxième lieu à communiquer avec le GEF ou le gestionnaire en recherche et technologie (GRT), et enfin à demander une révision administrative de l'examen.

2.6.2 Avis d'opposition et appels

Les différends qui ne sont pas réglés à la satisfaction du demandeur au cours de l'examen peuvent être réglés par l'intermédiaire d'un processus plus officiel qui débute après l'envoi de l'avis de (nouvelle) cotisation au demandeur. Le demandeur peut présenter un avis d'opposition (AO) au Chef des appels du BSF du demandeur ou interjeter appel directement auprès de la Cour canadienne de l'impôt. Consultez Plaintes et différents sur le site Web de l'ARC.

La décision d'un EF qui est contestée par le demandeur peut faire l'objet d'un examen par d'autres directions générales de l'ARC et par la Cour canadienne de l'impôt. Il importe donc que l'EF documente et appuie les redressements et les décisions prises de façon appropriée.

2.7 Pouvoir autorisé à l'EF de procéder à des examens

Le paragraphe 231.1 (1) de la Loi confère à une personne autorisée le pouvoir d'inspecter, de vérifier ou d'examiner des documents qui peuvent être pertinents pour l'application et l'exécution de la Loi, par exemple :

  • les registres comptables d'un demandeur;
  • tous les documents du demandeur qui se rapportent ou peuvent se rapporter aux renseignements qui figurent dans les registres comptables du demandeur;
  • tous les documents d'une autre personne qui se rapportent ou peuvent se rapporter aux renseignements qui figurent dans les registres comptables du demandeur.

L'EF est une personne autorisée en vertu de cet article de la Loi et reçoit une carte d'autorisation RC121A à cette fin. L'extrait ci‑dessous, tiré du chapitre 4 du Manuel de la vérification de l'ARC, indique ce qui suit au sujet de la carte :

« Les cartes d'autorisation RC121A sont délivrées aux personnes autorisées lorsque le gestionnaire a confirmé qu'elles avaient besoin d'une carte leur permettant d'appliquer et d'exécuter les fonctions suivantes en vertu des dispositions pertinentes de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d'accise :

  • pénétrer dans un lieu où est exploitée une entreprise;
  • pénétrer dans une résidence privée, lorsque requis, avec le consentement de l'occupant;
  • requérir de toute personne présente sur les lieux qu'elle lui fournisse toute l'aide raisonnable et qu'elle réponde à toutes les questions;
  • requérir de toute personne qu'elle l'accompagne sur les lieux lorsque la loi le permet;
  • examiner et faire des copies des documents;
  • examiner les biens.

Il est expressément interdit de pénétrer dans une résidence privée sans la permission de l'occupant, à moins qu'un juge n'ait délivré un mandat autorisant une personne à y entrer.

Le nom apparaissant sur la carte d'autorisation RC121A doit être celui qui apparaît sur le certificat de naissance ou un autre document officiel (certificat de changement de nom, certificat de mariage, certificat de citoyenneté canadienne). Une nouvelle carte d'autorisation doit être délivrée lorsqu'une personne change légalement son nom.

La carte d'autorisation RC121A ne doit pas servir de carte d'identification personnelle ni à d'autres fins à laquelle elle n'est pas destinée. Elle doit être conservée séparément de la carte d'identité d'immeuble de l'employé, et l'employé ne doit jamais s'en départir. Pour des raisons de sécurité, il faut refuser toute demande de la photocopier. Toutefois, le contribuable peut en transcrire le texte à la main. Tout vol ou toute perte de carte d'autorisation doit être signalé immédiatement et un rapport d'incident doit être rempli. »

Pour plus de renseignements, consultez Procédures de signalement des incidents de sécurité de l'ARC.

2.7.1 Demande de renseignements

Afin de réaliser efficacement l'examen de la demande, l'EF doit obtenir des renseignements et de la documentation du demandeur ou de tiers.

Le communiqué AD-10-01, Obtention de renseignements de la part de contribuables, d‘inscrits et de tiers, décrit une gamme d'outils visant l'observation de la loi que l'EF peut utiliser, parmi lesquels on compte les suivants :

  • une inspection en vertu de l'article 231.1 de la Loi, décrite ci-dessus;
  • une demande péremptoire émise au demandeur ou au tiers, en vertu de l'article 231.2 de la Loi;
  • une ordonnance exécutoire rendue par un juge, conformément à l'article 231.7 de la Loi.

Le communiqué précise que « toute autre personne » (le tiers) inclut les fiscalistes et les préparateurs de déclarations de revenus, et que « tout document » comprend les feuilles de travail des comptables et des vérificateurs. Des renseignements de tiers ne devraient être demandés que dans les cas où le demandeur ne peut pas ou ne veut pas fournir les renseignements.

De plus, le communiqué discute des cinq principes clés énoncés aux fins de considération pour évaluer la nécessité de demander des renseignements : pouvoirs législatifs, intentions, pertinence, transparence et impartialité.

Le Communiqué AD-10-02, Utilisation des outils de collecte de renseignements, décrit de façon détaillée les conditions dans lesquelles chaque outil peut être utilisé et les procédures à suivre dans diverses circonstances. Les annexes comprennent des scénarios et des exemples de lettres de demande péremptoire.

Le communiqué AD-10-03, Privilège des communications entre client et avocat, explique quels renseignements sont privilégiés.

Le communiqué AD-10-04, Procédures pour l'obtention de renseignements des avocats : protection du privilège avocat-client, présente les procédures administratives et les lignes directrices pour demander des renseignements d'un avocat. Remarquez que les renseignements en la possession d'un avocat ne sont pas tous privilégiés, et que les renseignements en la possession d'un comptable ne sont habituellement pas privilégiés.

2.8 Obligations législatives des contribuables (demandeurs)

2.8.1 Obligation de tenir des registres comptables

Selon le paragraphe 230(1) de la Loi, un contribuable (demandeur) est obligé de tenir des registres et des livres de compte

« …dans la forme et renfermant les renseignements qui permettent d'établir le montant des impôts payables en vertu de la présente loi, ou des impôts ou autres sommes qui auraient dû être déduites, retenues ou perçues. »

Consultez le chapitre 5.12.1 pour obtenir plus de renseignements à ce sujet.

Le mot « registre » est défini au paragraphe 248(1) de la Loi, de la façon suivante :

« "registre" sont compris parmi les registres les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives et toute autre chose renfermant des renseignements, qu'ils soient par écrit ou sous toute autre forme. »

La définition est suffisamment large pour inclure les types de preuves à l'appui qu'un demandeur doit fournir pour justifier une demande. Consultez le chapitre 5.4.3 pour une discussion sur les registres comptables.

En vertu du paragraphe 230(3) de la Loi, l'ARC peut enjoindre un contribuable (demandeur) de tenir des registres comptables adéquats, s'il a omis de le faire. Consultez le chapitre 5.12.3 pour une discussion des procédures visant les registres comptables inadéquats.

2.8.2 Obligation de fournir des renseignements

Alors que l'article 231.1 de la Loi autorise l'EF à inspecter, à vérifier ou à examiner les documents ou les renseignements nécessaires pour appliquer la Loi, cette disposition oblige également le contribuable (demandeur) et certaines autres personnes à fournir ces documents ou renseignements.

Si le contribuable (demandeur) ou une autre personne mentionnée dans l'article 231.1 omet de fournir les documents ou les renseignements demandés, l'ARC peut faire recours aux autres outils de collecte de renseignements décrits dans les communiqués AD-10-01, 10-02, 10-03, et 10-04 dont vous trouverez les liens au chapitre 2.7.1 ci-haut. L'EF doit être raisonnablement certain que le document ou le renseignement demandéexiste et que le demandeur ou le tiers a la possession de ce document ou renseignement ou qu'il peut l'obtenir.

2.9 Contact et communications avec le demandeur

2.9.1 Considérations générales

Tous les EF doivent connaître et suivre la politique de l'ARC sur la sécurité des communications, tel qu'elle est établie au chapitre 23 du Manuel des finances et de l'administration (MFA). Toute forme de communication doit suivre les protocoles de l'ARC en matière de sécurité de l'information. Les résumés fournis dans le présent chapitre et ailleurs dans le MED ne constituent pas la politique intégrale. Comme il a été mentionné au chapitre 1, les résumés n'éliminent pas l'obligation de l'EF de se conformer aux lois applicables et aux politiques actuelles de l'ARC.

De nombreuses étapes de l'examen exigent que l'EF communique avec le demandeur. L'EF doit consigner les détails de chacune des communications avec le demandeur sur le formulaire T2020, Notes pour le dossier, ou une feuille de travail semblable. Il s'agit d'une considération importante qui démontre dans quelle mesure l'EF a signalé les enjeux au demandeur, et les efforts déployés pour travailler avec le demandeur en vue de les régler.

Les points clés de la politique de l'ARC sont les suivants :

  • Tel qu'il est mentionné dans le MFA (chapitre 23), la technologie cellulaire n'est pas sécuritaire et ne doit pas servir à la transmission de renseignements classifiés et / ou protégés. Des renseignements non protégés peuvent être transmis dans la mesure où les normes de sécurité et les procédures quant à l'utilisation des téléphones cellulaires sont respectées.
  • Tel qu'il est mentionné dans le MFA, Politique sur la sécurité des communications :

« Comme le courrier électronique reçu des contribuables ne peut pas être authentifié et peut être intercepté et modifié, les intervenants doivent rappeler aux contribuables de ne pas transmettre leurs renseignements personnels à l'Agence au moyen de courrier électronique non sécurisé.

Les communications avec les contribuables ne doivent pas être effectuées par courrier électronique sauf autorisation et mise en œuvre de méthodes de chiffrement et d'authentification approuvée par l'Agence. »

  • Il est possible d'échanger des courriels avec les autres employés de l'ARC. Cependant, les courriels doivent respecter les dispositions relatives à la confidentialité de l'article 241 de la Loi et les politiques de l'ARC en matière de sécurité. Les renseignements protégés peuvent être échangés par courriel au sein de l'ARC seulement et ils doivent être chiffrés selon une méthode approuvée par l'ARC.
  • Il est possible d'envoyer des télécopies au demandeur uniquement s'il le demande expressément par écrit, et seulement une fois que le numéro de télécopieur a été vérifié. À l'interne, les télécopies contenant des renseignements protégés doivent être envoyées par télécopieur sécurisé.

Des renseignements supplémentaires portant sur le maintien de la sécurité des communications avec les demandeurs et d'autres parties à l'interne et à l'externe de l'ARC se trouvent dans la page InfoZone suivante :

Manuel des finances et de l'administration – Volume de la sécurité

2.9.2 Autorisations et communications avec le demandeur

Alors que l'EF est autorisé à parler à quiconque afin d'obtenir des renseignements dans le cadre de l'examen d'une demande, l'EF ne peut pas fournir des renseignements au sujet d'une demande à un particulier qui n'est pas autorisé par le demandeur à recevoir ces renseignements.

Lorsque l'EF établit un contact initial avec le demandeur, la première personne avec qui communiquer est la personne‑ressource pour l'information financière, dont le nom figure dans la case 100 du formulaire T661. Cette personne peut référer l'EF à d'autres personnes dans l'entreprise afin de répondre aux questions ou d'organiser des rencontres. Si la personne‑ressource n'est pas un employé ou si elle réfère l'EF à une personne à l'extérieur de l'entreprise, l'EF doit s'assurer qu'il existe une autorisation écrite au dossier avant de lui parler. S'il n'y a aucune autorisation au dossier, l'EF devrait communiquer avec l'entreprise (la personne qui a signé le formulaire T661) afin d'obtenir une copie signée du formulaire RC59, Consentement de l'entreprise pour l'accès par téléphone et par la poste (pour les sociétés) ou le formulaire AUT-01, Autoriser l'accès par téléphone et par courrier d'un représentant (pour les particuliers). Aux fins d'autorisation, l'ARC accepte également une lettre ou une autre communication écrite signée par le demandeur qui définit clairement cette autorisation.

Par contre, l'EF peut vérifier dans le système du NE afin d'identifier le propriétaire, le syndic ou un représentant autorisé et déterminer les limites de l'autorisation du représentant (telles que les années, les limites de temps, et si l'autorisation s'applique à une firme ou à une seule personne). Si une nouvelle autorisation est reçue, l'EF devrait placer une copie dans le dossier et envoyer l'original au CF pour mettre à jour le système du NE. Il faut envoyer le formulaire RC59 aux Services des numéros d'entreprise et le formulaire AUT-01 aux Services spécialisés T1. On peut trouver des renseignements supplémentaires dans InfoZone à la page suivante: Formulaires de consentement et lettres d'autorisation.

On ne doit pas divulguer des renseignements confidentiels aux personnes non autorisées, conformément aux dispositions de l'article 241 de la Loi. L'EF doit être sur ses gardes lorsqu'un tiers demande des renseignements confidentiels ou qu'il souhaite en discuter. Même lorsque le demandeur fait une demande verbale pour autoriser un tiers, le demandeur doit présenter une autorisation écrite dûment remplie à l'ARC. C'est seulement à ce moment-là que le tiers peut obtenir des renseignements protégés de l'EF. L'EF peut communiquer avec une personne qui n'est pas le propriétaire ni le représentant autorisé afin d'obtenir des renseignements liés à une demande, mais cela ne signifie pas qu'il peut transmettre des renseignements concernant l'examen ou la situation fiscale du demandeur à cette personne.

2.9.3 Représentants du demandeur

Les demandeurs utilisent fréquemment les services de fiscalistes pour préparer leurs déclarations de revenus et agir en leur nom auprès de l'ARC. Les demandeurs peuvent aussi engager des représentants et des intermédiaires fiscaux pour préparer la demande et les aider pendant l'examen de la demande. Les représentants du demandeur peuvent être présents pendant les réunions et répondre aux questions au nom du demandeur.

Le choix d'utiliser un représentant est un droit, tel qu'il est énoncé au numéro 15 de la Charte des droits du contribuable, qui doit être respecté. Toutefois, ce droit n'a pas préséance sur le droit de l'EF d'obtenir les renseignements nécessaires ou de communiquer directement avec le demandeur ou une autre personne au sujet de la demande. Le représentant d'un demandeur n'a pas le droit d'interdire à l'EF d'accéder aux renseignements ou aux personnes.

2.9.4 Langues officielles

Les communications avec les demandeurs doivent suivre les dispositions de la Loi sur les langues officielles.

2.10 Considérations relatives à la santé et la sécurité

2.10.1 Introduction

Dans une situation potentiellement dangereuse, la sécurité de l'EF est d'une importance primordiale. De telles situations sont imprévisibles, mais l'EF, ainsi que son GEF, peut se fonder sur son expérience et son esprit de discernement pour déceler une situation potentiellement dangereuse au cours d'un examen. Pour ce faire, l'EF doit bien connaître les procédures de travail de l'ARC, les mesures préventives, les lignes directrices et les exigences relatives à l'établissement de rapports. Ce sujet se trouve en grande partie au chapitre 26 du volume de la sécurité du MFA. La politique énonce les procédures à suivre pour traiter avec des mauvais traitements, menaces, poursuites et voies de fait commis contre des employés.

De plus, l'EF doit faire ce qui suit :

  • demander des conseils et de l'aide d'un gestionnaire, au besoin, lorsqu'il est nécessaire de communiquer et de confronter des personnes difficiles;
  • signaler immédiatement toute menace ou tout comportement abusif aux gestionnaires, à la sécurité et à la police.

2.10.2 Demande d'enregistrement vidéo ou audio de la part d'un demandeur

Bien que les demandeurs et leurs représentants puissent prendre des notes au cours d'une réunion, l'EF ne doit pas consentir à se faire enregistrer sur bande vidéo ou audio. Si l'EF découvre que le demandeur enregistre la réunion, il doit immédiatement terminer la réunion et informer le demandeur qu'un membre de la direction de l'ARC communiquera avec lui afin de discuter de la question et prendre d'autres dispositions. L'EF doit ensuite immédiatement informer le GEF de la situation.

2.10.3 Comportement répréhensible ou menaçant au cours d'une entrevue

Si, au cours de l'examen, le langage ou le comportement du demandeur ou de son représentant devient répréhensible ou intimidant, et que l'objet de la réunion ne peut être raisonnablement atteint, l'EF doit :

  • suspendre ou terminer calmement l'entrevue;
  • quitter les lieux immédiatement si son bien‑être personnel est remis en question, ou appeler à l'aide s'il est incapable de le faire;
  • consulter le GEF afin de déterminer les mesures appropriées à prendre;
  • préparer un rapport écrit de l'incident pour la direction, en décrivant en détail les faits pertinents.

2.10.4 Demandes de renseignements personnels ou d'autres renseignements

Si le demandeur demande à voir la carte d'autorisation RC121A, l'EF doit d'abord la présenter et expliquer au demandeur la raison ou la nature de l'examen, ainsi que le pouvoir législatif de le faire. Toutefois, l'EF ne doit jamais fournir des renseignements personnels tels que son numéro de téléphone à la maison ou son adresse, ou présenter des documents personnels comme un permis de conduire. L'EF peut aussi montrer au demandeur sa carte d'identité du gouvernement, mais si le demandeur n'est toujours pas satisfait il peut demander à parler avec le GEF. Si le demandeur continue de demander d'autres renseignements hors de propos et que les demandes nuisent à l'exécution des fonctions de l'EF, ce dernier devrait mettre fin à la réunion. Il doit immédiatement signaler l'incident au GEF. L'EF peut toutefois se conformer aux procédures normales de l'entreprise en matière de sécurité (contrôle des bagages, demandes raisonnables de renseignements), si c'est la norme pour tous les visiteurs. S'il a des préoccupations concernant la nature des procédures, l'EF devrait communiquer avec le GEF.

2.10.5 Questionnaires, formulaires et ententes de confidentialité

Le demandeur peut demander à l'EF de remplir des questionnaires ou des formulaires avant de lui accorder un accès aux documents et aux lieux. L'EF ne doit en aucun cas remplir un questionnaire, un formulaire ou autre document provenant de l'extérieur de l'ARC. Par contre, cette restriction n'empêche pas l'EF d'accomplir des pratiques routinières, telles que signer le registre des visiteurs.

Certains demandeurs s'inquiètent du fait que les renseignements confidentiels soient divulgués de façon inappropriée, et peuvent demander que l'EF signe une entente de confidentialité avant de lui accorder l'accès aux documents et aux lieux. Lorsqu'il fait face à cette préoccupation, l'EF ne doit en aucun cas signer l'entente. L'EF doit plutôt informer le demandeur que les dispositions de confidentialité de l'article 241 de la Loi protègent les renseignements confidentiels des demandeurs contre une divulgation non autorisée. L'EF devrait ensuite aviser le demandeur que l'examen procèdera tel que prévu.

2.10.6 Santé et sécurité pendant les visites sur place

L'ARC a élaboré un certain nombre de politiques, de normes, de règlements et de lignes directrices concernant la santé et sécurité des employés, dans le but d'assurer la protection des employés contre l'exposition à des risques professionnels et à des conditions et des facteurs environnementaux.

Voici quelques points importants de ces politiques :

  • prendre connaissance de tout risque éventuel à la santé ou à la sécurité avant de se rendre sur les lieux du demandeur;
  • se déplacer uniquement lorsque les conditions routières le permettent en toute sécurité;
  • se retirer de toute situation dangereuse sur les lieux du demandeur;
  • discuter de toute préoccupation en matière de santé et de sécurité avec le GEF.

2.11 Sécurité de l'information

L'EF doit être au courant des politiques de l'ARC en matière de sécurité et les suivre lorsqu'il reçoit, échange, transporte ou transmet des renseignements sensibles. Le Volume Sécurité du MFA explique la politique de l'ARC en matière de sécurité. Les politiques qui y sont décrites représentent les normes de l'ARC et ont préséance sur toute autre instruction ou exigence contenue dans le MED. De plus, l'EF doit suivre les lignes directrices énoncées dans une note de service publiée par la Direction de la RS&DE concernant la transmission de renseignements sensibles : Sécurité du matériel scientifique et technologique. Comme il a été mentionné au chapitre 1, les résumés présentés dans le présent chapitre ne constituent pas la politique intégrale. Les résumés n'éliminent pas la responsabilité de l'EF de connaître et de suivre toutes les politiques actuelles de l'ARC.

Voici un résumé des principaux points des politiques de l'ARC :

  • L'ARC estime que la plupart des renseignements utilisés par l'EF sont sensibles et les classifie au niveau « Protégé B ». Cela comprend tout renseignement lié aux processus et procédures de l'ARC relatifs à l'évaluation des risques et tout renseignement qui peut directement ou indirectement identifier un demandeur particulier.
  • La sécurité de l'information est essentielle à l'ARC et, en règle générale, l'EF doit faire preuve de discernement et s'assurer que tous les efforts raisonnables ont été faits pour protéger en tout temps les renseignements ou les biens protégés. Si l'EF a des doutes sur la façon de traiter avec une situation ou des préoccupations au sujet de la sécurité en général, il doit consulter le GEF pour demander des conseils à cet égard.
  • Lorsqu'il se trouve au lieu d'affaires du demandeur, l'EF doit entreposer les renseignements et / ou les biens protégés comme un ordinateur portatif dans une mallette approuvée, ou dans un classeur approuvé fourni par le demandeur, sur lequel peut être fixé un cadenas à combinaison approuvé par l'Agence. La mallette ou le classeur doit aussi être conservé dans une salle verrouillée. Un porte‑documents n'est pas considéré comme une mallette approuvée lorsqu'il est laissé dans les locaux du demandeur.
  • Tel qu'il est précisé dans l'annexe Politique sur la protection des biens et des renseignements classifiés et protégés à l'extérieur des lieux de travail du chapitre 9 du Volume Sécurité du MFA, lorsqu'ils se déplacent, les employés doivent conserver les renseignements et / ou les biens protégés dans un porte‑documents ou une mallette verrouillés. L'EF doit étiqueter le porte‑documents ou la mallette, en inscrivant une adresse de réexpédition ou de retour et / ou le numéro de téléphone du bureau de l'EF.
  • Les dossiers papier et les biens doivent uniquement être dans les véhicules au cours du voyage entre la résidence de l'employé, son lieu de travail et celui du demandeur. Pendant qu'ils se déplacent dans leur véhicule, les employés doivent sécuriser les renseignements et les biens classifiés et / ou protégés dans un porte-documents ou une mallette verrouillés. Le porte-documents doit être approuvé par l'ARC pour le type de renseignements ou de biens, et l'EF doit le placer dans un coffre verrouillé ou le cacher des regards dans un véhicule verrouillé. L'entreposage du porte‑documents ou de la mallette et / ou du bien doit avoir lieu au moment du départ de la résidence de l'employé, du lieu de travail de l'employé ou du lieu d'affaires du demandeur. L'EF doit s'efforcer raisonnablement de planifier son itinéraire de façon à éliminer ou à réduire au minimum les arrêts avant d'arriver à la destination finale. Cependant, si des brefs arrêts imprévus ou planifiés sont nécessaires (c'est-à-dire pour déjeuner, au dépanneur, à la garderie), l'EF doit exercer son bon jugement et s'assurer que tous les efforts raisonnables ont été accomplis pour réduire au minimum les risques liés aux renseignements et / ou aux biens protégés.
  • Pour les renseignements classifiés à un niveau supérieur à Protégé B, l'EF ne doit jamais laisser des renseignements classifiés et / ou Protégé C dans un véhicule sans surveillance. L'EF qui doit entreposer des renseignements et / ou des biens protégés comme un ordinateur portatif à la résidence ou le lieu d'affaires d'un demandeur doit le faire dans une mallette approuvée ou dans un classeur approuvé fourni par le demandeur sur lequel il peut fixer un cadenas à combinaison approuvé par l'Agence. L'EF doit aussi conserver la mallette ou le classeur dans une salle verrouillée. Selon l'ARC, un porte‑documents n'est pas considéré comme une mallette approuvée lorsqu'il est laissé dans les locaux du demandeur.
  • L'EF doit protéger adéquatement les renseignements protégés pendant l'envoi par la poste. Le point clé de la politique est que l'EF doit envoyer les renseignements et les biens protégés par l'intermédiaire d'une salle du courrier de l'ARC. Les salles du courrier ont des procédures établies approuvées en matière de sécurité en vue des transmissions à l'intérieur et à l'extérieur de l'ARC. Toutefois, avant d'acheminer l'enveloppe à la salle du courrier, l'EF doit s'assurer que l'adresse fixée sur le document ou sur l'enveloppe correspond à l'adresse postale indiquée au système du numéro d'entreprise. Il peut s'avérer utile d'imprimer l'écran des adresses afin de démontrer que l'adresse fut vérifiée. Si l'adresse du demandeur a été changée, une demande de changement devrait être obtenue du demandeur et transmise à la Division des services spécialisés T2.
  • Le chapitre 23, Politique sur la sécurité des communications du Volume Sécurité du MFA porte sur la transmission des renseignements protégés par télécopieur. L'annexe indique que les renseignements protégés A et B peuvent être transmis au demandeur par télécopieur (sans dispositif de chiffrement requis), mais seulement après vérification de l'identité du demandeur et à la demande expresse écrite de la part du demandeur.

2.12 Normes de service et arrêts de compteur

L'ARC s'est engagée à observer certaines normes de service pour le traitement des demandes. Les normes de service ont été établies en calculant des délais raisonnables pour le traitement des demandes, selon les étapes normales à suivre. L'ARC s'est engagée à respecter ces normes 90 % du temps.

L'EF doit prendre en considération les normes de service de l'ARC au moment de planifier et d'effectuer un examen. Les quatre normes de service pour les sociétés sont les suivantes :

  • les demandes courantes de crédits remboursables—120 jours (type de demande 2337 pour les déclarations T2 pour lesquelles aucune cotisation n'a été établie comportant des CII de 35 % et / ou de 20 %);
  • les redressements demandés par le demandeur pour les demandes de crédits remboursables—240 jours (type de demande 0402 pour les déclarations T2 cotisées comportant des CII de 35 % et / ou 20 %);
  • les demandes courantes de crédits non remboursables—365 jours (type de demande 0450 pour les déclarations T2 cotisées comportant des CII de 20 %); et
  • les redressements demandés par le demandeur pour les demandes de crédits non remboursables—365 jours (type de demande 0452 pour les déclarations T2 cotisées comportant des CII de 20 %).

Remarque : L'outil de gestion du risque a été modifié afin d'attribuer les codes 2337 ou 0402 aux demandes de CII remboursables de 20 % traitées à partir du 1er avril 2012. Les demandes traitées avant cette date seront attribuées les codes 0450 ou 0452 et devront être corrigées lors du renvoi au BSFC.

Bien que la grande majorité des demandes traitées proviennent des sociétés, les normes de service s'appliquent à tous les demandeurs. Par exemple, la norme de service pour une demande courante présentée par un particulier ou une fiducie admissible à un CII remboursable serait 120 jours.

L'ARC détermine le nombre de jours pour traiter une demande à compter de la date de la demande complète (date 02) jusqu'à la date à laquelle le dossier est fermé dans le SIGV. La « date 02 » est déterminée par le CF et affichée sur l'écran L du SIGV dans la zone « Demande complète ».

Si les mesures prises par le demandeur ou les demandes de ce dernier entraînent un retard dans l'examen de la demande, le nombre de jours possibles pour traiter la demande est prolongé par la durée du délai. Ces délais sont saisis dans le SIGV sous forme de « codes de délai ». Également, si une demande courante de crédits remboursables est accompagnée d'une déclaration de revenus modifiée par une demande au titre de la RS&DE pour une année antérieure, il est possible d'inscrire un délai dans le SIGV concernant la demande courante de crédits remboursables afin de tenir compte de la réception de multiples demandes auxquelles s'appliquent différentes normes de service. Cette mesure diminue en effet la priorité de la demande courante par rapport à la demande de l'année antérieure.

Le processus pour amorcer et approuver l'utilisation du code de délai est établi par les membres de la direction du BSFC; l'EF et le CRT devront tous les deux suivre le processus. Consultez la Directive RS&DE 2003-03, Utilisation des arrêts de compteur dans le SIGV, pour obtenir des renseignements supplémentaires.

2.13 Rôles et responsabilités

Dans une certaine mesure, la réussite du programme de la RS&DE dépend de la compréhension des participants au processus et de l'exécution judicieuse de leurs rôles respectifs. Les parties doivent toutes comprendre les lois pertinentes, leurs propres responsabilités, ainsi que les rôles ou responsabilités des autres participants au processus. Les deux engagements liés au programme de la RS&DE (consultez le chapitre 1.5.1) forment un cadre global pour les rôles clés du personnel de l'ARC, alors que les descriptions de travail de l'ARC donnent généralement la description la plus détaillée de nos responsabilités. Le MED réduira les rôles à ceux qui sont liés à la fonction d'examen seulement, et inclura le rôle du demandeur (et de son représentant). Certains de ces rôles sont énumérés dans l'annexe 3, Attentes mutuelles.

2.13.1 Rôle du demandeur

Les rôles et responsabilités du demandeur comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Se conformer aux exigences du programme de la RS&DE, telles que les exigences en matière de production et les critères d'admissibilité établis dans la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada et le Règlement afférent.
  • Présenter la demande complète avant la date limite, et s'assurer que la déclaration de revenus est aussi présentée.
  • Préparer et tenir à jour la documentation appropriée sur le plan technique et financier afin de justifier les travaux et les dépenses.
  • Fournir sur demande de la documentation à l'appui (documents sources) pour les travaux et dépenses demandés au titre de la RS&DE.
  • Accorder au personnel de l'ARC ou au consultant externe de l'ARC un accès au personnel approprié de l'entreprise.
  • Répondre en temps opportun à toutes les questions et les demandes de renseignements de l'ARC.
  • Informer le personnel de l'ARC de toute préoccupation, dans les plus brefs délais.

2.13.2 Rôle de l'examinateur financier

Les rôles et responsabilités de l'EF comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Effectuer un examen préliminaire du dossier afin de déterminer la portée de l'examen et établir un plan d'examen.
  • Coordonner et communiquer avec le CRT tout au long du processus d'examen (consultez le chapitre 3).
  • Fournir l'assistance demandée au CRT sur les enjeux communs ayant une incidence sur l'examen technique.
  • Expliquer au demandeur le processus d'examen.
  • Fournir des renseignements au demandeur concernant les aspects financiers du programme de la RS&DE.
  • Dans le cadre de l'examen, chercher à comprendre la façon dont la demande a été élaborée et examiner la documentation financière ainsi que d'autres renseignements pertinents.
  • Examiner les dépenses et le CII demandés, au moyen de discussions et par l'examen des renseignements financiers et d'autres renseignements.
  • Communiquer les résultats pertinents et / ou les préoccupations connexes au demandeur en temps opportun.
  • Documenter le travail d'examen et les communications avec le demandeur, le CRT, entre autres.
  • Demander des renseignements supplémentaires de façon claire, lorsque les renseignements sont nécessaires pour régler des enjeux.
  • Donner régulièrement des mises à jour au demandeur, au CRT et au GEF sur l'avancement de l'examen.
  • Donner une lettre au demandeur qui présente un sommaire des résultats des examens techniques et financiers, y compris une explication claire des redressements proposés (projet de cotisation).
  • S'assurer que le demandeur reçoit une copie du rapport d'examen de la RS&DE du CRT.
  • Accorder suffisamment de temps au demandeur pour envoyer des représentations écrites (généralement 30 jours).
  • Expliquer au demandeur les options pour régler les différends.
  • Répondre aux préoccupations du demandeur dans les plus brefs délais, et répondre à ses représentations écrites dans une lettre finale.
  • Travailler à satisfaire aux attentes de l'ARC relatives à la prestation de services pour chaque dossier.

2.13.3 Rôle du conseiller en recherche et technologie

Les rôles et responsabilités du CRT comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Coordonner l'examen avec l'EF.
  • Fournir l'assistance demandée à l'EF sur les enjeux techniques et communs ayant une incidence sur l'examen financier.
  • Mener l'entrevue conjointement avec l'EF, le cas échéant.
  • Aider à la préparation du projet de cotisation, le cas échéant.
  • En ce qui a trait à l'examen technique :
    • travailler avec le demandeur en ce qui concerne les aspects techniques du programme de la RS&DE;
    • tenir le demandeur au courant de l'avancement de l'examen, y compris les modifications à la portée de l'examen;
    • présenter au demandeur des demandes de renseignements claires et lui accorder suffisamment de temps pour répondre à ces demandes;
    • évaluer l'admissibilité des projets de RS&DE choisis pour un examen détaillé;
    • examiner les renseignements appropriés afin d'évaluer l'admissibilité au programme de la RS&DE;
    • discuter des préoccupations ou des questions avec le demandeur.
    • Accorder un délai raisonnable au demandeur (généralement 30 jours) pour l'envoi des représentations.

2.13.4 Rôle du gestionnaire des examens financiers

Les rôles et les responsabilités du GEF comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Approuver le plan d'examen et toute modification subséquente du document, selon la politique locale.
  • Aider l'EF à régler tout différend et toute plainte découlant du processus d'examen.
  • Surveiller la qualité de l'examen de l'EF et prendre les mesures correctives appropriées pour aider l'EF à améliorer les faiblesses.
  • Surveiller les arrêts de compteur établis dans le SIGV pour faire en sorte que la Directive RS&DE 2003-03 soit respectée.
  • Venir en aide à l'EF à la demande de ce dernier, par exemple, en participant aux réunions ou à une visite des lieux, ou en donnant des conseils sur un enjeu.
  • Engager la participation du conseiller technique financier (CTF) en demandant l'aide de l'AC, lorsque la législation ou les politiques ne sont pas claires par rapport à un enjeu.

2.13.5 Rôle du conseiller technique financier

Les rôles et les responsabilités du CTF comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Discuter et faire des recherches sur les enjeux relatifs aux dossiers avec l'EF ou lui donner des conseils en vue de les régler.
  • Rédiger des demandes d'aide à l'AC sur des enjeux complexes qui ne peuvent être résolus au niveau local ou qui ont des répercussions à l'échelle nationale.
  • Apporter son aide aux EF moins expérimentés pour l'évaluation des risques et l'élaboration de plans d'examen.
  • Aider l'EF sur des enjeux complexes.

2.13.6 Rôle de la fonction de contrôle

Les rôles et les responsabilités de la fonction de contrôle comprennent, mais sans s'y limiter, les suivants :

  • Examiner l'évaluation initiale du risque (grille de risque) du CF.
  • Déterminer dans quelle mesure le dossier est traitable et communiquer avec le demandeur, s'il y a lieu, afin d'obtenir une demande traitable.
  • Évaluer le potentiel du dossier, à la fois financier et scientifique, et formuler une recommandation suffisamment complète à cet effet.
  • Établir les commentaires du sélectionneur.
  • Gérer la répartition de la charge de travail.
  • Attribuer des dossiers nécessitant des examens détaillés (financiers ou techniques) ou fermer les dossiers à la suite d'examens limités.

2.13.7 Rôle du gestionnaire en recherche et technologie

Le rôle du GRT ressemble à celui du GEF, sauf qu'il est axé sur les besoins et le processus d'examen du CRT au lieu de l'EF.

2.13.8 Cadre de gestion et modèle fonctionnel du programme de la RS&DE

L'EF doit comprendre les points clés suivants du Cadre de gestion de la RS&DE :

  • L'AC est le premier responsable de l'élaboration des politiques, des procédures et des systèmes du programme de la RS&DE qui favorisent l'exécution efficace et uniforme du programme de la RS&DE à l'échelle nationale.
  • Les bureaux régionaux et locaux sont responsables de la prestation efficace et efficiente des services et des avantages du programme de la RS&DE pour les demandeurs actuels et éventuels, en soulignant les (quatre) priorités du programme de la RS&DE, mentionnées ci‑dessous.
    Les priorités sont les suivantes :
  1. « Accorder les incitatifs fiscaux relatifs aux activités de RS&DE rapidement et de façon uniforme et prévisible.
  2. Encourager les exécutants de travaux de R&D à évaluer leurs demandes en conformité avec les lois fiscales.
  3. Faire connaître le programme aux exécutants de RS&DE, particulièrement aux petites et moyennes entreprises.
  4. Perfectionner continuellement les pratiques de gestion du risque afin d'assurer l'équilibre entre le besoin d'intégrité fiscale et la nature incitative du programme. »

Afin de mettre en œuvre le cadre de gestion, le programme de la RS&DE a adopté une approche fonctionnelle, dans le but de répartir les responsabilités du programme de l'AC dans les quatre divisions fonctionnelles.

Division de l'élaboration des politiques (DEP)

Division de l'orientation technique (DOT)

Division de l'administration du programme et de l'Assurance de la qualité (DAP)

Division des relations avec les intervenants (DRI)

Les quatre divisions ont les responsabilités suivantes :

  • exécuter les politiques et les projets nationaux;
  • administrer le programme à l'échelle nationale;
  • apporter un soutien administratif du programme aux bureaux régionaux et aux BSFC, tels qu'une orientation stratégique et l'affectation des ressources;
  • représenter le programme de la RS&DE auprès des associations, des conférences et des comités à l'échelle nationale;
  • donner des conseils et formuler des recommandations aux membres de la haute direction, au ministre et aux autres ministères concernant le programme national;
  • s'assurer que le programme de la RS&DE est exécuté efficacement et de façon uniforme partout au Canada;
  • établir les orientations, les politiques et les procédures ainsi que l'ordre des priorités des opérations de la RS&DE d'envergure nationale;
  • offrir une expertise, des conseils stratégiques, une orientation technique et la formation afin d'assurer l'uniformité à l'échelle nationale quant au traitement des demandeurs;
  • rendre compte des résultats nationaux du programme aux niveaux de l'ARC et du public.

Par conséquent, les bureaux régionaux ont les responsabilités suivantes :

  • s'assurer que les plans, les opérations et les activités du programme sont exécutés par les BSFC conformément aux politiques et procédures nationales;
  • informer l'AC des problèmes liés à l'orientation, à la politique et aux procédures du programme, ainsi qu'à la formation;
  • contribuer à l'élaboration des politiques et des programmes;
  • contribuer à l'amélioration du rendement global des fonctions du programme;
  • établir un lien entre les divisions de la RS&DE dans les BSFC et la Direction de la RS&DE à l'AC.

2.14 Examen du processus

L'examen du processus est une autre façon de s'assurer que les travaux et dépenses d'un demandeur au titre de la RS&DE sont conformes aux exigences législatives au fur et à mesure de la réalisation des travaux, c'est-à-dire, avant que la demande ne soit produite. Il ne s'agit pas d'un service que les demandeurs peuvent demander mais plutôt d'un service offert aux demandeurs importants qui ont démontré leur compréhension des exigences du programme de RS&DE. Ces derniers ont en place un système d'autorisation, d'identification, de documentation et d'examen des travaux de RS&DE ainsi que des dépenses afférentes. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, vous pouvez consulter le document intitulé, Division de l'orientation technique – Examen du processus.

2.15 Examens coordonnés

Tous les examens entrepris par les examinateurs des demandes doivent démontrer un niveau de coordination approprié entre l'EF et le CRT. Le chapitre 3, commun aux parties scientifiques et financières du MED, est consacré au sujet et les EF doivent suivre les lignes directrices établies dans ce chapitre.

Lorsque des mesures sont prises dans le cadre d'un examen, l'EF devrait informer le CRT de tout résultat important qui peut avoir une incidence sur le processus d'examen du CRT. Par conséquent, il va sans dire que, dans le contexte des procédures ou des étapes examinées ou discutées dans le MED, l'EF doit décider si, et dans quelle mesure, le CRT doit en être informé et, le cas échéant, participer aux mesures à prendre.

2.16 Examen financier de qualité et la documentation

Dans le contexte de l'examen exécuté par un EF, un examen de qualité est celui qui répond aux exigences minimales dans ce manuel. Principalement, il s'agit de s'assurer à ce que le processus exécuté dans le cadre de l'examen financier est documenté de façon adéquate et suit les procédures établies, et que les décisions sont prises conformément aux politiques en matière de RS&DE. Bien que la majeure partie de la responsabilité d'un examen de la qualité incombe à l'EF, le GEF et CTF ont également un rôle pour faire en sorte que le produit final est conforme aux normes.

2.16.1 Documentation

En bref, l'EF doit s'assurer que le dossier contient une documentation adéquate afin de justifier la prise des mesures et d'expliquer la façon dont les enjeux ont été réglés. De plus, le dossier doit comprendre la justification des décisions prises à la suite de ces mesures.

Une documentation appropriée exige une table des matières indexée. De plus, les procédures d'examen entreprises, les résultats et les conclusions doivent être clairement énoncés dans le dossier, habituellement dans une feuille de travail. Toute la correspondance et les discussions pertinentes au processus de l'examen doivent aussi être documentées et insérées dans le dossier. On peut entendre par discussions les courriels internes, les conversations téléphoniques et les messages envoyés et reçus, les entrevues et d'autres conversations personnelles. Consultez les chapitres 1.7.1, 4.3, 5.12.4 et 6.17 pour de plus amples renseignements.

2.16.2 Documenter l'examen et le processus logique

Un dossier bien documenté présentera une image claire des mesures prises par l'EF et des motifs de ces mesures. Dans son ensemble, la documentation devrait prouver que le demandeur a reçu un traitement en bonne et due forme.

Un lecteur qui ne connaît pas le dossier devrait être en mesure de comprendre le processus logique qui a mené aux conclusions et aux décisions prises par l'EF. À cette fin, tout élément pertinent aux décisions prises par l'EF devrait être conservé dans le dossier.

2.16.3 Formulaire T2020 – Notes pour le dossier

Étant donné qu'un grand nombre d'observations clés de l'EF découlent directement des communications verbales avec le demandeur et d'autres parties liées à la demande, il est extrêmement important de documenter les conversations. Collectivement, ces observations, ainsi que les autres renseignements obtenus, influent sur les décisions prises par l'EF en ce qui concerne les enjeux à examiner ou à abandonner et les mesures à prendre en vue de régler l'enjeu de façon efficace. Le formulaire T2020, Notes pour le dossier, est normalement utilisé pour documenter des conversations et il est souvent utilisé pour documenter les mesures d'intervention, telles que les messages laissés sur la boîte vocale du demandeur ou l'envoi d'une lettre au demandeur. Tout autre document semblable au formulaire T2020, Notes pour le dossier, peut servir à la même fin. Par souci de simplicité, le MED mentionnera le formulaire T2020 dans tous les cas. Lorsque des notes sont prises pendant les conversations et les réunions, les notes écrites à la main devraient être jointes au formulaire T2020.

Toutes les entrées sur le formulaire T2020 doivent indiquer avec qui la conversation a eu lieu, la date et l'heure de la conversation, la nature de la discussion, et devrait aussi indiquer toute autre personne présente à l'entrevue et son rôle. Il est possible d'utiliser des outils comme des questionnaires d'entrevue préparés d'avance ou des listes de contrôle. Toutefois, ils doivent être accompagnés d'une entrée dans le formulaire T2020 lorsque des discussions supplémentaires ont lieu en même temps. Toutes les entrées sur le formulaire T2020 doivent se terminer avec la date et l'heure que l'entrée a été composée et les initiales de l'EF. Les initiales servent d'attestation à la validité de l'heure et la date indiquée.

2.17 La Loi et le Règlement

La loi citée dans le MED est la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada. On entend par Règlement, le Règlement de l'impôt sur le revenu. Ces expressions sont interchangeables dans certains contextes avec le mot « loi ». La Loi et le Règlement sont les principales références pour tout différend par rapport à un enjeu faisant l'objet d'un examen. Cela veut dire qu'on ne peut pas proposer des redressements à moins que des dispositions précises de la loi s'appliquent afin d'exiger le redressement. L'EF doit s'assurer que, lorsque l'interprétation de la loi peut être remise en question, il détermine s'il existe une politique nationale, pour des raisons d'uniformité à l'échelle nationale, afin de régler la question.

Si, après avoir consulté la loi et toute politique connexe, l'enjeu n'est toujours pas réglé pour la situation particulière, le BSFC doit envisager la possibilité de référer la question à la Division de l'orientation technique de la Direction de la RS&DE à l'AC.

2.18 Jurisprudence

Un demandeur a le droit de remettre en question les décisions de l'ARC en interjetant appel auprès de la Cour canadienne de l'impôt. La Cour canadienne de l'impôt évaluera de façon indépendante les arguments avancés par les parties au différend et rendra une décision sur l'élément contesté après avoir pris en considération la loi applicable et toute jurisprudence portant sur cette question. L'ARC accepte que la jurisprudence, particulièrement les nouvelles interprétations de la loi, pourraient constituer des décisions judiciaires qui établissent des précédents et qui engagent l'ARC à faire de même pour les autres demandeurs qui ont le même enjeu dans leur demande ainsi que les faits et circonstances identiques.

Lorsqu'un juge rend une décision contraire à l'interprétation de la loi par l'ARC, l'ARC doit porter la décision en appel à une instance supérieure ou se conformer à la décision. Lorsque l'ARC est d'avis qu'une décision ou un résultat imprévu découle de la contestation du demandeur devant les tribunaux, l'ARC peut demander au ministère des Finances de modifier la loi en question pour corriger le problème à l'avenir. Souvent, la Direction des appels et la Direction de la RS&DE à l'AC émettront des instructions ou des directives explicites aux BSFC relativement à la décision judiciaire, ou provisoirement, jusqu'à ce que la nouvelle disposition législative soit rédigée et proposée au Parlement.

2.19 Connaissance des principes comptables et de vérification

Le fait que l'EF a une connaissance générale des principes comptables et de vérification constitue une exigence préalable à la réalisation d'un examen. Les connaissances en comptabilité requises pour examiner efficacement une demande comprennent une compréhension des sujets et concepts suivants :

  • les systèmes et principes d'établissement des coûts;
  • les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les Normes internationales d'information financière (NIIF), les Normes comptables pour les entreprises à capital fermé et les normes canadiennes en matière de vérification, y compris :
    • les différentes catégories d'éléments d'actifs, d'éléments de passif, d'équité, de revenus et de dépenses;
    • le principe d'arrêté de fin d'exercice;
    • les types de registres comptables tenus par les demandeurs;
    • les écritures de journal;
    • les assertions de vérification;
    • l'utilisation de procédures analytiques;
    • d'autres procédures de vérification et la suffisance des preuves pour la vérification;
    • comment documenter les procédures de vérification et justifier les conclusions de la vérification.

2.19.1 Hiérarchie des preuves pour la vérification

Le Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA) pour les vérificateurs reconnaît qu'il existe une hiérarchie quant à la qualité ou à la fiabilité des preuves pour la vérification, et l'EF doit prendre connaissance de cette hiérarchie et de la façon dont la qualité des renseignements recueillis peut avoir une incidence sur les procédures suivies ou nécessiter le suivi de procédures supplémentaires.

Bien qu'il y ait des exceptions à cette règle (que l'EF doit prendre en considération), il est généralement accepté que des sources externes indépendantes donnent des preuves plus fiables que des sources internes. Ainsi, il est préférable d'avoir un énoncé des travaux exécutés par un entrepreneur non lié ainsi que les charges applicables à ces travaux comme preuves pour la vérification par rapport à un élément de preuve fourni par le demandeur. C'est en raison du fait que le demandeur a un intérêt direct dans la demande, tandis que l'entrepreneur n'en a pas normalement.

Les preuves documentaires sont généralement plus fiables que des énoncés oraux. Par conséquent, les notes de laboratoire d'un chercheur écrites de façon ponctuelle donnent davantage de preuves absolues sur les travaux exécutés et l'échéancier des travaux que les souvenirs du chercheur donnés verbalement plusieurs mois plus tard. Le même principe s'applique à la documentation de l'EF : la documentation écrite pendant la visite sur place est plus fiable que celle qui a été créée plusieurs jours plus tard.

Les documents originaux sont plus acceptables que des photocopies et des fac-similés de ces mêmes documents tout simplement par le fait que toute modification apportée aux documents originaux serait plus difficile à détecter sur une copie.

Remarque : Les intermédiaires fiscaux ne sont pas considérés comme étant des sources externes indépendantes.

2.20 Pénalités

La Loi prévoit un certain nombre de pénalités applicables aux demandeurs ou, dans certains cas, aux préparateurs de déclarations de revenus. Le chapitre 28 du Manuel de la vérification contient des renseignements détaillés sur les différentes pénalités. Il décrit les pénalités et les conditions dans lesquelles elles sont imposées, et donne des exemples et des renvois à la jurisprudence. Dans tous les cas, la possibilité d'imposer des pénalités doit faire l'objet d'une discussion avec le GEF. Le CRT et le GRT peuvent aussi participer à la discussion.

2.20.1 Faux énoncés ou omissions

Le paragraphe 163(2) de la Loi prévoit une pénalité pour les faux énoncés ou omissions. Le préambule énonce que « toute personne qui, sciemment ou dans les circonstances équivalant à faute lourde, fait un faux énoncé ou une omission dans une déclaration […] ou y participe, y consent ou y acquiesce […] » est passible d'une pénalité. Le paragraphe poursuit en expliquant la méthode pour déterminer la pénalité.

Le chapitre 28 du Manuel de la vérification porte sur les pénalités visées par le paragraphe 163(2). Il définit les expressions « sciemment » et « faute lourde », et décrit les règles générales et les facteurs à prendre en considération pour l'imposition de la pénalité à l'égard d'un contribuable (demandeur). Il indique également que le fardeau de la preuve incombe au ministre; il doit démontrer que le contribuable (demandeur) était au courant ou aurait dû être au courant des faux énoncés ou des omissions.

La PA RS&DE 96-05, Pénalités prévues par le paragraphe 163(2), décrit l'application particulière du paragraphe 163(2) aux demandes au titre de la RS&DE. En outre, il énumère les circonstances dans lesquelles une telle pénalité devrait être envisagée.

Dans certains cas le faux énoncé ou l'omission peut représenter un indicateur de fraude. Ces cas devraient faire l'objet d'un renvoi à l'Exécution. L'EF devrait consulter le communiqué portant sur les jugements Jarvis / Ling afin de mieux comprendre la façon de procéder à l'examen lorsqu'on soupçonne une fraude.

2.20.2 Pénalités imposées à des tiers

Les pénalités administratives imposées à des tiers sont prévues à l'article 163.2 de la Loi. Cette pénalité vise les personnes autres que le demandeur qui ont fourni des renseignements lesquels ont donné lieu à de faux énoncés ou des omissions dans la déclaration du demandeur.

L'article 163.2 de la Loi prévoit deux pénalités, une pénalité (à l'égard des promoteurs) visant principalement les personnes qui préparent (ou qui y participent), vendent ou font la promotion d'un abri fiscal ou un arrangement semblable, et une autre pénalité (à l'égard des préparateurs) visant les personnes qui fournissent des services fiscaux à un contribuable (demandeur).

La page Web dans InfoZone portant sur les pénalités administratives imposées à des tiers contient des liens vers tous les renseignements disponibles sur ce sujet. La circulaire d'information IC 01-1, Pénalités administratives imposées à des tiers, qui est un des liens dans la page Web, donne une description détaillée de la législation, de son application et de son interprétation, ainsi que de nombreux exemples de situations où la pénalité s'appliquerait ou non.

2.21 Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

L'EF doit savoir que le demandeur peut requérir la plupart de la documentation créée au cours du processus d'examen, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela peut comprendre les courriels, les formulaires T2020, le REF et les feuilles de travail. Par conséquent, l'EF ne devrait pas faire des déclarations non étayées dans le dossier ou dans ses communications avec d'autres employés de l'ARC.

Le demandeur peut aussi demander à l'EF de fournir la documentation de façon informelle, avant la fin de l'examen; toutefois, les renseignements ne peuvent pas être divulgués jusqu'à ce que le projet de cotisation soit envoyé. Le chapitre 3 du Manuel de la vérification contient les lignes directrices et des exemples de renseignements qui peuvent être divulgués ou non dans le cadre d'une demande informelle.

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