Guide de la détermination de l'admissibilité Chapitre 18 - Section 7

18.7.0 Pénalités infligées à des tiers

18.7.1 Introduction

L'article 38 de la LAE (pénalités infligées aux prestataires) et l'article 39 de la LAE (pénalités infligées aux employeurs) permettent à la Commission d'infliger une pénalité à un tiers agissant au nom d'une personne ou d'une personne morale. La Commission peut aussi enregistrer une violation à l'encontre d'un tiers, quand ce dernier est un assuré.

Pour conclure qu'il y a eu un acte délictueux, on procède de la même manière que lorsqu'il s'agit d'un prestataire ou d'un employeur. La pénalité est calculée de la même façon, et on tient compte des circonstances atténuantes. Un tiers qui agit au nom d'un prestataire est pénalisé en vertu de l'article 38 de la LAE tandis qu'un tiers agissant au nom d'un employeur est pénalisé en vertu de l'article 39 de la LAE.

18.7.2 Définition des responsabilités des tiers

Les tiers introduisent un nouvel élément dans la détermination des personnes qui doivent rembourser un trop-payé et une pénalité. L'incidence de la présence d'un tiers dans le contexte d'une demande de prestations peut être divisée sommairement comme suit :

  • un tiers peut agir au nom d'un prestataire ou d'un employeur, avec ou sans son consentement et à sa connaissance ou non;
  • un tiers peut agir en son propre nom, utilisant de manière inappropriée les renseignements ou l'identité d'une autre personne ou d'une autre organisation.

Il y a lieu de déterminer à qui appartient la responsabilité de rembourser le trop-payé et la pénalité. Si un tiers a agi totalement à l'insu d'une personne ou d'un employeur et sans leur consentement, le tiers est responsable des répercussions de ses gestes. Dans une situation extrême, il pourrait s'agir de vols d'identité ou d'actes délictueux délibérés d'employeur.

Cependant, un tiers peut uniquement agir comme l'intermédiaire par lequel des renseignements sont communiqués. Par exemple, un tiers peut agir en tant que traducteur pour un prestataire qui a une barrière linguistique ou compléter un relevé d'emploi comme le lui demande son employeur. Si la Commission détermine qu'un tiers a inscrit des renseignements qu'il croyait exacts, on ne peut pas le tenir responsable d'un trop-payé et on ne peut lui infliger une pénalité. Le prestataire ou l'employeur sont responsables de toute dette contractée.

Puisqu'on peut définir un tiers comme une personne qui agit au nom d'une partie intéressée, la considération la plus importante consiste à déterminer si le tiers a agi avec le consentement et à la connaissance de la partie intéressée (c.-à-d. le prestataire ou l'employeur). Tout comme un acte délictueux permet de déterminer si une pénalité sera infligée dans un dossier, l'existence d'un consentement détermine si un tiers sera responsable d'un trop-payé et s'il se verra infliger une pénalité.

18.7.3 Consentement

Le consentement peut être explicitée ou sous-entendu. Il peut être restreint à un seul acte précis, ou il peut être donné pour tout un ensemble d'activités. Le consentement peut être accordé par le prestataire ou l'employeur, ou il peut être dirigé par une autorité juridique (comme un exécuteur testamentaire). Le Black's Law Dictionary Note de bas de page 1 définit le consentement comme suit :

Accord, approbation ou permission lié à un certain geste ou à une certaine fin, plus souvent qu'autrement donné volontairement par une personne compétente.

Il définit davantage les termes suivants :

Consentement explicite : consentement énoncé clairement et de manière non équivoque;

Consentement tacite : consentement inféré à partir du comportement d'une personne plutôt qu'exprimé directement.

Ces définitions contiennent trois composantes critiques :

  • la permission doit être donnée;
  • la permission doit être volontaire;
  • la personne donnant le consentement doit être compétente.

18.7.3.1 Consentement explicite

On peut prouver directement un consentement explicite. Dans le cas d'un prestataire, cela prend la forme d'une autorisation écrite. Il peut s'agir d'une lettre, d'une procuration ou d'une autorisation d'agir au nom d'une personne inapte, mais il s'agit toujours d'une preuve documentaire dans laquelle le tiers est officiellement et explicitement autorisé à agir au nom d'un prestataire.

Il peut y avoir une preuve documentaire semblable dans le cas d'un employeur. Il est plus probable qu'un consentement explicite sera intégré dans les conditions et les tâches d'emploi, et particulièrement dans une description de travail écrite. Un employé agit en vertu du consentement explicite d'un employeur si ses tâches incluent précisément la préparation et la communication de renseignements sur la paie qui ont une incidence sur l'admissibilité au bénéfice des prestations d'assurance-emploi. Lorsque l'agent envisage d'infliger une pénalité à un tiers agissant au nom d'un employeur, il doit être en mesure de déterminer de quelle manière le consentement a été donné dans les modalités d'emploi. Cela peut être plus difficile s'il n'y a pas de définition écrite des tâches liées à l'emploi ou si les tâches de l'employé n'incluent pas la préparation et la communication de renseignements sur la paie. Les déclarations verbales des parties intéressées constituent des éléments de preuve, et on les examine afin de déterminer s'il y a une version des événements qui est plus crédible que l'autre Note de bas de page 2 . Lorsque l'agent établit la responsabilité, il doit raisonnablement démontrer qu'un employé a agi avec le consentement explicite ou en respectant les directives précises d'un employeur.

Que ce soit dans le cas d'un prestataire ou d'un employeur, s'il n'y a pas de consentement explicite, on doit examiner les éléments de preuve afin de découvrir s'il y avait un consentement sous-entendu.

18.7.3.2 Consentement tacite

On détermine qu'il y a consentement tacite lorsque des éléments de preuve au dossier indiquent qu'un tiers a été autorisé à agir au nom d'un prestataire ou d'un employeur. La norme de preuve requise est la prépondérance de la preuve. Cela signifie qu'il est plus vraisemblable que moins, que le tiers était autorisé à représenter le prestataire ou l'employeur.

Par exemple, quand un tiers présente la déclaration d'un prestataire à l'aide du numéro d'assurance sociale et du code d'accès de ce dernier, la Commission peut raisonnablement conclure que le tiers a agi avec le consentement du prestataire. On rappelle aux prestataires de garder secret leur code d'accès puisqu'il est utilisé comme signature électronique et identificateur pour gérer les données électroniques liées à une demande. Par conséquent, la décision consciente de fournir ces renseignements à un tiers sous-entend que le prestataire a donné à cette partie la permission ou son consentement, pour qu'elle agisse en son nom. Une fois que la Commission peut raisonnablement conclure qu'il y a consentement, le fardeau de la preuve passe au prestataire, qui doit prouver qu'il n'a pas donné un tel consentement lié à une fausse déclaration précise.

Si un prestataire nie avoir donné son consentement, d'autres éléments de preuve peuvent confirmer ou infirmer qu'il y a eu consentement. Par exemple, lorsque des prestations sont versées aux deux semaines dans un compte bancaire au nom du prestataire, on peut présumer que le prestataire est au courant du paiement. Cela est particulièrement vrai si le nom du prestataire est le seul inscrit à ce compte. Il faut examiner les éléments de preuve, et la conclusion de consentement doit être appuyée par ces éléments de preuve. Dans un même ordre d'idées, si on conclut qu'il n'y avait pas de consentement, il faut soutenir cette conclusion avec des éléments de preuve.

Si un employé a accès aux dossiers du personnel ou de la paie, d'où les renseignements sont tirés, cela signifie que l'employé a agi avec le consentement de l'employeur. Quand un employé non autorisé est responsable de l'acte délictueux, l'employeur doit prouver quelles précautions empêchent un employé d'accéder de manière inappropriée aux dossiers ou aux documents (comme les relevés d'emploi). Si les précautions sont inadéquates ou inexistantes, il y a une forte présomption de consentement tacite.

18.7.4 Prestataires et tiers (modifié le 8 juillet 2010)

À l'exception des cas où une demande de prestations est déposée pour une personne ayant un handicap mental, une personne frappée d'incapacité ou une personne décédée Note de bas de page 3 , la loi s'attend à ce que le prestataire dépose sa propre demande de prestations, fasse preuve de son admissibilité aux prestations et fournisse à la Commission tout renseignement additionnel au sujet de sa demande.

Quelquefois, les prestataires peuvent, sans que la Commission soit au courant, demander ou donner la permission à un tiers d'agir en leur nom lorsque leur demande de prestations est concernée. Habituellement, ceci se produira lorsqu'un prestataire demande ou donne la permission à un tiers de remplir leurs déclarations à toutes les deux semaines pour la Commission. Des problèmes surviennent lorsque l'on découvre plus tard que des actes délictueux ont été faits par des tierces parties, avec ou sans la permission du prestataire.

Le paragraphe 38 Note de bas de page 4 de la Loi permet à la Commission d'infliger une pénalité monétaire à toute personne qui agit au nom d'un prestataire si cette personne savait que la déclaration était fausse ou trompeuse.

Afin de déterminer quelle partie est tenue de rembourser tout trop-payé découlant de l'acte délictueux, ainsi que la partie qui sera assujettie à une pénalité monétaire, la Commission doit évaluer jusqu'à quel point le prestataire a demandé ou permis au tiers d'agir en son nom. La Commission doit aussi déterminer si les deux parties savaient ou non que la déclaration était fausse. On doit questionner les deux parties, obtenir tous les renseignements pertinents et clarifier les éléments de preuve contradictoires.

Si le prestataire a demandé ou permis à un tiers d'agir en son nom et que le tiers a inconsciemment fait un acte délictueux à la Commission, le tiers ne serait pas responsable de rembourser le trop-payé et aucune pénalité ne leur sera imposée. Cependant, si le prestataire savait que les renseignements fournis par le tiers étaient faux ou trompeurs, le prestataire sera alors responsable de rembourser tout trop-payé découlant de la déclaration et pourrait également faire l'objet d'une pénalité.

Cependant, si le prestataire a demandé ou permis à un tiers d'agir en son nom et que le tiers a fait un acte délictueux à la Commission alors que le prestataire et le tiers savaient que celle-ci était fausse ou trompeuse (connivence), le prestataire aura alors la responsabilité de rembourser tout trop-payé découlant de la déclaration et le prestataire ainsi que le tiers pourraient faire l'objet d'une pénalité.

De plus, un tiers peut, sans que le prestataire soit au courant ou sans sa permission, déposer une fausse demande de prestations en se basant sur l'historique d'emploi du prestataire ou encore, une fois qu'une demande légitime de prestations est établie pour un prestataire, remplir des déclarations à toutes les deux semaines pour la Commission et recevoir lui-même ces prestations. Dans ces situations, le tiers agit de son propre compte et devient conséquemment un prestataire lorsqu'il essaie de recevoir des prestations qui ne lui sont pas payables. Ainsi, le tiers a la responsabilité de rembourser tout trop-payé découlant de l'acte délictueux et pourrait aussi faire l'objet d'une pénalité.

Dans tous ces cas, l'évaluateur doit consigner la justification pour toute décision de pénaliser le prestataire et/ou le tiers ainsi que tous les facteurs qui furent pris en considération, la façon dont le montant de la pénalité a été déterminé et toutes les circonstances atténuantes qui furent considérées.

[ Juillet 2010 ]

18.7.5 Employeurs et tiers

L'article 39 de la LAE permet d'infliger plusieurs pénalités liées à l'acte délictueux d'un employeur. L'évaluation des pénalités infligées aux employeurs et aux tiers qui agissent en leur nom peut revêtir différents niveaux de complexité. L'employeur et l'entreprise peuvent être la même entité. L'employeur peut être une société multinationale. Il peut être difficile d'affirmer qu'un employeur constitué en société est capable de « savoir » qu'un acte délictueux a été fait. Cependant, les employeurs-personnes morales ont la responsabilité de garantir que seuls des mandataires ou des employés désignés ont accès aux documents de nature délicate comme des relevés d'emploi, et que seuls des employés autorisés peuvent communiquer des renseignements qui ont une incidence sur les demandes de prestations d'assurance-emploi. La négligence et le manque d'attention dans le cadre du contrôle des renseignements peuvent être interprétés comme un consentement tacite et le simple fait de ne pas être au courant d'un acte délictueux ne soulage pas l'employeur de la responsabilité vis-à-vis une pénalité. À l'inverse, une personne morale peut prouver que des mesures de contrôle appropriées sont en place et qu'un employé a abusé de la confiance qu'un employeur avait raisonnablement accordée à l'employé. Lorsque les éléments de preuve appuient un réel manquement à la relation employeur-employé, il n'est peut-être pas approprié d'infliger une pénalité à la personne morale. Un abus de confiance ne peut pas être considéré comme une situation à l'égard de laquelle un employeur consentait aux gestes de son mandataire.

Dans un même ordre d'idées, un employeur peut ou non être responsable d'un acte délictueux d'un dirigeant ou d'un administrateur de la personne morale qui abuse de ses fonctions dans l'entreprise. S'il n'y a pas de consentement explicite ou tacite, il convient davantage d'infliger la pénalité au tiers. Même si la Commission pouvait infliger une pénalité à l'employeur dans tout cas d'abus, sa politique l'oblige à infliger les pénalités à la partie ou aux parties responsables. Lorsque la Commission détermine que l'employeur n'est pas impliqué dans l'acte délictueux, elle émettra une lettre de mise en garde Note de bas de page 5 . Cela ne signifie pas que la Commission ne peut pas infliger une pénalité à l'employeur et au représentant de l'employeur. Plutôt, la Commission doit déterminer si la responsabilité liée à une fausse déclaration revient à l'employeur avant de déterminer s'il est approprié d'infliger des pénalités à plusieurs parties.

18.7.6 Administrateurs et dirigeants d'une personne morale

Un administrateur, un dirigeant ou un mandataire d'un employeur peut avoir joué un rôle actif ou passif dans le contexte d'un acte délictueux fait à la Commission. Ces personnes peuvent être des employeurs au sens de l'article 39 de la LAE ou peuvent être considérés comme des tiers, selon la nature exacte de l'acte délictueux. La Loi Note de bas de page 6 précise les conditions en vertu desquelles une telle personne peut être pénalisée. Un ou plusieurs des actes délictueux suivants doivent être prouvés :

  • la personne a demandé ou ordonné qu'on fasse l'acte délictueux;
  • la personne a autorisé l'acte délictueux;
  • la personne a convenu ou a accepté que l'acte délictueux soit faite (p. ex. l'a sanctionnée);
  • la personne était au courant de l'acte délictueux et elle l'a acceptée sans rien dire (c.-à-d. a acquiescé);
  • la personne a participé directement à l'acte délictueux.

En d'autres mots, si un représentant d'une entreprise participe activement à un acte délictueux ou la permet passivement, il s'expose à une pénalité. Cette pénalité peut s'ajouter à d'autres pénalités infligées. Le critère consiste à déterminer si la Commission peut établir que l'employeur avait consenti de manière explicite ou tacite aux gestes du représentant. Si on peut conclure à un consentement, l'employeur et son représentant peuvent être pénalisés. Si on ne peut pas établir le consentement, la Commission a pour politique de restreindre la pénalité au dirigeant, à l'administrateur ou au mandataire.

La pénalité infligée à un tiers pour un représentant d'entreprise est calculée de la même manière que la pénalité infligée à un employeur. Les éléments de preuve et les normes de preuve requises sont les mêmes.

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