Procédures aux bureaux intérieurs concernant la réception des demandes d’asile au Canada

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Des mesures spéciales sont actuellement en vigueur en raison de la perturbation des services associée à l’incidence du nouveau coronavirus (COVID-19). Pour de plus amples instructions :

Sur cette page

Les procédures qui suivent s’appliquent aux bureaux intérieurs d’IRCC.

Amorcer le processus de demande d’asile

Depuis le 6 octobre, 2021, une personne, ou son représentant juridique qui fait une demande à son nom, peut présenter une demande d’asile au Canada en utilisant le Portail canadien de la protection des réfugiés (PCPR) pour répondre aux questions et soumettre les documents requis en ligne, y compris le formulaire Fondement de la demande.  

Lorsqu’une personne arrive dans un bureau intérieur et affirme qu’elle a besoin de la protection prévue pour les réfugiés, elle sera aiguillée vers l’Affiche présenter une demande d’asile à l’intérieur du Canada, qui présente les instructions à suivre pour soumettre une demande d’asile au Canada.

Demandes d’exemption

Si un demandeur n’est pas en mesure de présenter sa demande d’asile en ligne pour des raisons liées aux mesures d’adaptation, il peut demander une exemption de suivre le processus en ligne. Le demandeur doit communiquer par courriel avec IRCC afin d’expliquer les motifs pour lesquels il n’est pas en mesure de suivre le processus de demande en ligne et d’obtenir la trousse de demande sur papier. 

Inscription

Lorsque le demandeur a terminé de soumettre sa demande (y compris le formulaire Fondement de la demande [PDF, 541 Ko]) au moyen du Portail canadien de la protection des réfugiés ou en suivant le processus de rechange sur papier, le personnel du bureau doit vérifier que les formulaires ont été entièrement remplis (ou presque entièrement). Le personnel délégué d’IRCC extraira les données biographiques du tableau de bord de la demande en ligne, puis effectuera une recherche intégrée sur chacune des personnes nommées dans les formulaires.

Une recherche intégrée de nom doit être effectuée dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) à partir des données suivantes :

  • le nom;
  • le sexe;
  • la date de naissance.

Si le demandeur existe déjà dans le SMGC ou le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL), le personnel pourra prendre connaissance de tout éventuel antécédent connu en matière d’immigration, y compris tout renseignement défavorable au demandeur.

Si on trouve un dossier sur le demandeur seulement dans le SSOBL, l’agent doit importer les renseignements de la personne de la base de données du SSOBL au SMGC, conformément aux instructions actuellement fournies par l’aide en ligne du SMGC.

Si on ne trouve pas de dossier sur le demandeur dans le SMGC ni dans le SSOBL, le personnel doit en créer un en tant que client.

Une fois que le profil du demandeur a été ajouté au SMGC, une demande d’asile doit être créé. Le personnel d’IRCC consignera les renseignements biographiques, y compris les pseudonymes, dans le SMGC, puis y téléversera tous les documents fournis par le demandeur dans le Portail en ligne (Enregistrement de la soumission PDF, formulaire Fondement de la demande et pièces d’identité). Ces documents serviront également à d’autres utilisateurs du SMGC (à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié [CISR], à IRCC et à l’Agence des services frontaliers du Canada [ASFC]), réduisant ainsi la nécessité de transférer des dossiers.

Effectuer une vérification auprès du CIPC pour chaque demandeur d’asile âgé de 18 ans et plus, créer une sous-activité de vérification auprès du CIPC dans l’onglet de la criminalité, et mettre à jour les résultats.

Remarques

  • Le représentant autorisé doit être ajouté à titre de partie à la demande au moment de la création de celle-ci.
  • Il est très important que les membres d’une même famille soient regroupés dans le SMGC, car c’est ce qui permet de signaler à la CISR qu’elle doit prévoir les audiences des demandeurs en même temps.

Entrée de données et demandes de vérification de sécurité

Au moment de sa réception, une demande d’asile est assignée à un membre du personnel en vue de l’entrée des données connexes, qui peuvent inclure des renseignements sur :

  • les antécédents personnels;
  • les anciennes adresses;
  • les antécédents professionnels.

Une fois l’entrée des données terminée, l’employé soumettra les demandes de vérification de sécurité qui s’imposent.

Si le demandeur d’asile est dispensé d’utiliser le Portail canadien de la protection des réfugiés, il devrait remplir les formulaires Détails sur le service militaire [IMM 5546] (PDF, 1,8 Mo), Détails du service policier [IMM 0150] (PDF, 137 Ko), et/ou Détails de poste(s) gouvernement(al/aux) [IMM0149] (PDF, 139 Ko) et les soumettre à l’admission, s’il y a lieu.

L’Enregistrement de la soumission PDF fourni par le demandeur ne doit pas être modifié de quelque façon que ce soit. Toute modification doit être consignée et sauvegardée dans la section des commentaires du SMGC (et communiquée à la CISR), et les champs de ce Système doivent être mis à jour, le cas échéant.

Les demandes doivent être transférées au bureau compétent, aux fins de l’entrée des données.

Délivrance de documents

Une fois les étapes ci-dessus terminées, le demandeur doit se voir remettre les instructions relatives à l’examen médical aux fins de l’immigration (EMI) ce qui lui permettra de fixer un rendez-vous en vue de l’EMI avec un médecin désigné par IRCC. Ce formulaire peut être acheminé au demandeur par le truchement de la fonction de téléversement de documents dans le PCPR, ou par la poste ou courriel dans le cas du processus de rechange. S’il communique avec le demandeur par courriel, le personnel doit utiliser uniquement l’adresse électronique indiquée dans le PCPR ou le formulaire IMM 0008.

Le personnel enverra aussi au demandeur des instructions concernant la collecte des données biométriques et la soumission des pièces d’identité. Conformément à ces instructions, le client devra se présenter au bureau à une date et au cours d’une période précise afin de soumettre tous les documents requis et quatre photographies format passeport, aux fins d’ajout à son dossier.

Il faut en outre remettre au client la brochure d’information à l’intention des demandeurs d’asile.

Données biométriques et échanges de renseignements

Conformément à l’article 12.2 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR), il faut recueillir les données biométriques de tous les demandeurs d’asile âgés de 14 ans ou plus.

La biométrie et l’échange de renseignements permettent au gouvernement du Canada de s’assurer qu’un demandeur n’a pas de dossier défavorable au Canada ou aux États-Unis. Ils contribuent au maintien de l’intégrité des programmes en permettant d’effectuer des recherches d’empreintes digitales dans les dossiers des anciens demandeurs d’asile expulsés antérieurement.

L’échange des renseignements biographiques des mineurs de moins de 14 ans devrait avoir lieu seulement si l’échange des données biométriques des parents qui les accompagnent révèle une interdiction de territoire et si l’agent a des motifs raisonnables de soupçonner que l’échange des renseignements biographiques de l’enfant révélera une interdiction de territoire similaire. Il est possible de confirmer cette interdiction de territoire en demandant au pays partenaire d’obtenir des copies de la demande d’asile des parents.  

Une fois la collecte des données biométriques terminée, si le système retourne une réponse de « mauvaise qualité », le personnel devrait tenter de prendre à nouveau les empreintes digitales. Le personnel a toutefois la possibilité d’accepter les empreintes digitales de mauvaise qualité en sélectionnant la raison appropriée pour laquelle il les accepte. Le personnel peut aussi inclure des notes supplémentaires et devrait définir et consigner les motifs d’acceptation, s’il y a lieu. Si la personne a déjà été en mesure de fournir des données biométriques (pour obtenir un visa de résident temporaire), une deuxième tentative devrait être effectuée dans la plupart des cas.

Empreintes digitales et photographies des demandeurs d’asile vulnérables et des enfants d’âge mineur

Tous les demandeurs doivent être photographiés.

Les personnes vulnérables et les enfants d’âge mineur peuvent être mal à l’aise face au processus de dactyloscopie et de photographie. Il faut tenir compte des sensibilités religieuses et culturelles au moment où l’on prend la photographie. L’agent doit trouver des accommodements dans la mesure du possible.

Exemple : Les femmes qui, pour des motifs religieux ou culturels, se voilent le visage ou la tête doivent se voir offrir la possibilité de recourir à une agente pour se faire photographier.

Il faut expliquer aux enfants la façon dont on procédera pour prendre leurs empreintes digitales et les photographier. L’enfant doit fournir ses empreintes digitales ou être photographié en présence de ses parents ou de son tuteur légal lorsque c’est possible. Un enfant mal à l’aise face à la prise de photographie peut être photographié en compagnie d’un parent ou d’un tuteur légal.

Pour en savoir davantage, consulter les instructions suivantes :

Saisie de documents

Lorsqu’il saisit des documents, le personnel doit remplir et signer le formulaire Avis de saisie et remettre au client des copies certifiées conformes des documents saisis.

Dans le cadre du processus de demande en ligne, le demandeur a soumis des copies électroniques de ses pièces d’identité. L’agent doit consulter le SMGC pour vérifier que les documents numérisés soumis par le demandeur dans le PCPR correspondent bien aux documents saisis. Il doit ensuite les imprimer afin d’en produire des copies certifiées conformes à l’intention du demandeur. Si la version soumise par le demandeur est illisible ou comporte des erreurs, l’agent doit numériser le document saisi et le téléverser dans le SMGC, puis en imprimer une copie certifiée conforme à l’intention du demandeur. L’agent procédera ensuite aux entrées de données requises dans le SMGC.

Accusé de réception de la demande

Une fois que la saisie des documents et la collecte des données biométriques sont terminées, le demandeur recevra le document Accusé de réception de la demande d’asile (ARDA). Ce document fournit au demandeur d’asile la preuve qu’il a présenté une demande d’asile. Il peut être présenté aux professionnels de la santé comme preuve de la couverture du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI) jusqu’à ce qu’une décision sur la recevabilité soit prise et qu’un document du demandeur d’asile (DDA) soit délivré. La remise de l’ARDA déclenche automatiquement l’application de la couverture du PFSI dans le SMGC.

Triage

Une fois que le bureau a reçu la demande, celle-ci est assignée à un membre du personnel, aux fins de triage. Le membre du personnel affecté procédera à un examen du cas dans le SMGC, y compris à un examen de l’Enregistrement de la soumission PDF et des résultats de la collecte de données biométriques, ainsi qu’à une évaluation de la complexité du dossier. Si les données biométriques posent problème (par exemple, si elles sont de mauvaise qualité ou n’ont pas été recueillies), le membre du personnel doit déterminer s’il demandera au client de se présenter à nouveau en vue de la collecte de ces données.

Les demandes sont renvoyées aux fins de planification d’un rendez-vous en fonction de la complexité des cas.

Planification

Les rendez-vous des demandeurs sont planifiés en fonction de la complexité des cas et des considérations linguistiques. Le personnel d’IRCC téléversera dans le PCPR une lettre électronique informant les demandeurs du rendez-vous qui leur a été fixé.

Il faut demander aux clients d’apporter leurs pièces d’identité et leurs documents de voyage s’ils n’ont pas déjà été saisis.

Administration

On s’attend à ce que les agents consignent les résultats de toutes les vérifications des antécédents criminels menées dans le cadre de la réception de la demande d’asile, si cela n’a pas déjà été fait. S’il n’y a « Rien à signaler », les résultats de la requête biométrique seront entrés automatiquement dans le SMGC. Tous les autres résultats doivent être examinés et l’état de l’activité doit être mis à jour manuellement en fonction de la décision.

Entrevue

L’entrevue vise deux objectifs :

  1. recueillir tous les renseignements nécessaires au sujet de la demande d’asile et du demandeur (l’entrevue devrait uniquement servir à recueillir des renseignements et non à prendre le demandeur en défaut);
  2. effectuer l’examen par le délégué du ministre relativement au rapport préparé aux termes de l’article L44 à l’égard du demandeur d’asile.

Pour de plus amples renseignements sur le processus d’entrevue, consultez le document Demandes d’asile présentées au Canada ─ Entrevues

Décisions relatives à la recevabilité

Si elle est jugée recevable, la demande doit être déférée à la Section de la protection des réfugiés (SPR).

On s’attend à ce que la plupart des décisions relatives à la recevabilité puissent être prises le jour de l’examen par le délégué du ministre.

Il incombe au demandeur de démontrer que sa demande d’asile est recevable [L100(1.1)].

Si l’agent soupçonne que la demande d’asile n’est pas recevable, il doit questionner le demandeur à propos des faits sur lesquels reposent ses soupçons. Si le demandeur d’asile soutient que sa demande est recevable et qu’il n’y a pas de faits contradictoires, la demande doit être jugée recevable et déférée à la SPR. Toutefois, l’agent doit inscrire des notes détaillées au sujet de ses préoccupations et activer les indicateurs pertinents dans le système.

Une décision « Finale » de déférer la demande est ensuite prise, ce qui déclenchera le renvoi à la SPR et créera les documents pertinents :

  • le Document du demandeur d’asile (DDA);
  • la Confirmation de cas déféré.

L’interface NOVA-SMGC mise à jour permet désormais une connectivité bidirectionnelle en temps quasi réel entre le Système mondial de gestion des cas (SMGC) et le système NOVA, y compris la transmission des décisions de déférer des cas.

Remarque : Si une décision « Déféré » est enregistrée par erreur, il est important que le personnel supprime la décision et informe le bureau de la SPR concerné que le renvoi a été fait par erreur.

Pour en savoir plus sur la recevabilité des demandes, consulter le document Possibilité de déférer à la CISR les demandes d’asile présentées au Canada et jugées recevables.

Admissibilité et examen du délégué du ministre

Les demandeurs d’asile sont généralement interdits de territoire du fait qu’ils veulent rester au Canada de façon permanente et qu’ils n’ont pas de visa de résident permanent [L41(a) et L20(1)(a)]. Tous les motifs d’interdiction de territoire doivent être pris en considération, et une même personne peut faire l’objet de plusieurs rapports s’il existe de multiples motifs d’interdiction de territoire. Il convient de suivre les directives et les procédures présentées dans le document ENF 5 (PDF, 1,5 Mo) pour préparer le rapport sur l’interdiction de territoire en vertu de l’article L44, même si on ne peut pas encore le remettre au demandeur (parce qu’aucun interprète n’est disponible, par exemple). Pour en savoir plus sur l’admissibilité, consultez le document « Demandes d’asile présentées au Canada : admissibilité ».

Une fois qu’il a été préparé, le rapport prévu à l'article L44 doit être renvoyé au délégué du ministre, aux fins d’examen. Le délégué du ministre déterminera si le rapport est fondé. Si le délégué du ministre est autorisé à appliquer une mesure de renvoi, il doit :

  • réaliser une entrevue avec le demandeur;
  • discuter des allégations à son sujet;
  • appliquer la mesure de renvoi appropriée.

Si les allégations présentées dans le rapport prévu à l'article L44 ne relèvent pas de la compétence du délégué du ministre, ou si le rapport a trait à une personne d’âge mineur non accompagnée ou qui est incapable de comprendre la nature des procédures, le délégué du ministre doit déférer le rapport à la Section de l’immigration.

Des conditions peuvent être imposées au demandeur d’asile.   

Pour en apprendre plus :

Trousse de documents

Une fois que tous les documents sont complets, imprimés et remis au demandeur, l’état de la demande et le motif de la décision dans le SMGC doivent refléter la décision de l’agent.

Ceux dont la demande est approuvée reçoivent une trousse à l’intention du demandeur d’asile, laquelle est fournie par la CISRFootnote 1 .Les bureaux intérieurs d’IRCC reçoivent les trousses à l’intention du demandeur d’asile « sans » le formulaire « Fondement de la demande d’asile » (puisqu’il aura déjà été rempli par le demandeur). La trousse comprend le formulaire « Avis de communication des coordonnées », qui doit être rempli et soumis à la SPR dans les 10 jours. Ce formulaire doit uniquement être rempli et soumis si le demandeur n’avait pas inscrit d’adresse sur ses autres formulaires ou lorsqu’il y a eu changement d’adresse.

Les bureaux enverront au système Nova de la SPR les documents suivants ou des copies de ceux-ci (après que la décision de renvoi a été prise et que tous les documents ont été fournis au demandeur) en utilisant une activité de partage de documents dans le SMGC :

  • l’Enregistrement de la soumission PDF (en remplacement des formulaires papier);
  • Changement(S) Au Dossier De Soumission Du Portail Canadien De Protection Des Réfugiés (le cas échéant)
  • Déclaration- Autorisation de donner à un représentant le contrôle du Portail canadien de la protection des réfugiés [IMM 0145] (le cas échéant) (PDF, 1 038 Ko)
  • le formulaire Fondement de la demande, et toute observation supplémentaire;
  • la Confirmation de cas déferré;
  • le dossier de la demande de visa (rapport d’AIPRP) (IRCC seulement) *(le CIADA doit fournir le dossier pour les cas qui seront instruits dans la Région du centre (Toronto CISR);
  • l’avis de saisie [IMM 5265] ;
  • les copies des documents saisis (authentiques et frauduleux);
  • les données biométriques (ou une photographie numérisée si aucune donnée biométrique n’a été obtenue);
  • la déclaration solennelle (si elle a été remplie) [IMM 0145 (PDF, 1 038 Ko)];
  • la liste de contrôle – Documents fournis au(x) demandeur(s) d’asile [IMM 5780] dûment remplie, signée et datée;
  • les notes d’entrevues (sauvegardées sous forme de document dans le SMGC);
  • tout autre document soumis.
Tableau – Sauvegarder et ajouter des documents dans le SMGC
Élément Document sauvegardé et ajouter au SMGC? Données téléversées dans le SMGC?
Enregistrement de la soumission PDF Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Recours aux services d’un représentant [IMM 5476] (le cas échéant) Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Déclaration- Autorisation de donner à un représentant le contrôle du Portail canadien de la protection des réfugiés [IMM 0145] (le cas échéant) (PDF, 1 038 Ko) Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Formulaire IMM 0008 (seulement si le demandeur n’utilise pas le PCPR) Oui – Correspondance reçue pour la demande Oui (Le code à barres 2D peut être numérisé afin de remplir les champs de données.)
Annexe 12 (seulement si le demandeur n’utilise pas le PCPR) Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Annexe A (seulement si le demandeur n’utilise pas le PCPR) Oui – Correspondance reçue pour la demande Seulement si les données ont été téléversées directement à partir d’un ordinateur de bureau.
Détails sur le service militaire (IMM 5546) (PDF, 1 887 Ko) (uniquement si le demandeur n’utilise pas le PCPR, le cas échéant) Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Détails du service policier (IMM 0150) (PDF, 209 Ko) (uniquement si le demandeur n’utilise pas le PCPR, le cas échéant) Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Détails de poste(s) gouvernement(al/aux) (IMM 0149) (PDF, 210 Ko) Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Formulaire Fondement de la demande Oui – Correspondance reçue pour la demande S. O.
Pièces d’identité et documents de voyage Oui – Documents du client S. O.
Notes de l’agent (le cas échéant) Oui S. O.

Remarque : Il est permis de numériser en regroupant en une seule pièce jointe le formulaire IMM 0008, l’annexe 12, l’annexe A, Détails sur le service militaire, Détails du service policier, Détails de poste(s) gouvernement(al/aux), Déclaration- Autorisation de donner à un représentant le contrôle du Portail canadien de la protection des réfugiés [IMM 0145] (PDF, 1 038 Ko) et tous les formulaires autres que le Fondement de la demande d’asile. Ce dernier et les documents de voyage doivent être numérisés de façon individuelle.

Après avoir procédé aux étapes susmentionnées, l’agent doit verser les documents suivants au dossier papier du client :

  • l’exemplaire original du formulaire IMM 0008 et de l’Annexe 12 du formulaire IMM 0008 (si le client s’est prévalu du processus de rechange);
  • l’exemplaire original du formulaire IMM 5669 (l’exemplaire original du formulaire);
  • Déclaration- Autorisation de donner à un représentant le contrôle du Portail canadien de la protection des réfugiés [IMM 0145] (le cas échéant) (PDF, 1 038 Ko)
  • une copie signée du Document du demandeur d’asile (le cas échéant);
  • une copie signée du rapport prévu à l'article L44;
  • une copie signée de la mesure de renvoi (le cas échéant);
  • le formulaire BSF 821, Reconnaissance de conditions, signé par le demandeur;
  • une copie signée de l’avis de saisie;
  • les photographies du client;
  • la vignette d’identification biométrique, si on a utilisé le Système canadien d’identification biométrique aux fins d’immigration (SCIBI);
  • le dossier d’empreintes digitales si la dactyloscopie a été effectuée à l’aide d’un appareil LiveScan;
  • les pièces d’identité et les documents de voyage saisis;
  • photocopies de pièces d’identité et copies de titres de voyage (dans les cas où des photocopies des pièces d’identité sont présentées et non les originaux);
  • l’original du formulaire Détails sur le service militaire (si un processus de rechange est utilisé, le cas échéant);
  • l’original du formulaire Détails du service policier (si un processus de rechange est utilisé, le cas échéant) ;
  • l’original du formulaire Détails de poste(s) gouvernement(al/aux)

Il faut remettre aux demandeurs d’asile la brochure d’information à l’intention des demandeurs d’asile, qui contient d’importants renseignements concernant la couverture du PFSI, les permis de travail, et autres, etc.

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