Réception des demandes d’asile aux bureaux intérieurs de CIC

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Étapes préliminaires de la réception d’une demande d’asile

Étape 1 – Déterminer les compétences linguistiques du demandeur et le besoin de faire appel aux services d’un interprète

Les demandeurs ont le droit de communiquer avec les fonctionnaires canadiens dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.

Si un demandeur n’est pas en mesure de comprendre et de communiquer pleinement en français ou en anglais, Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) ou l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) fournira un interprète. La décision finale quant au besoin de faire appel aux services d’un interprète incombe à l’agent.

Si l’interprétation est requise, mais qu’aucun interprète n’est disponible au moment de l’examen de la recevabilité de la demande, l’agent peut ajourner le contrôle jusqu’à ce qu’un interprète soit disponible. La nouvelle date du contrôle doit se situer à l’intérieur de la période de trois jours ouvrables. Pour de plus amples renseignements sur l’ajournement d’un contrôle, consulter les procédures sur l’entrée en vue du contrôle complémentaire.

Les membres de la famille ne sont pas autorisés à agir comme interprètes au cours d’un examen de la recevabilité de la demande d’asile.

Lorsque l’on a recours aux services d’un interprète, l’agent, l’interprète et le demandeur doivent signer un formulaire IMM 1265 (Déclaration de l’interprète), qui doit ensuite être annexé au dossier.

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Étape 2 – Vérifier si le demandeur a l’intention d’avoir recours à un représentant

Le demandeur peut être accompagné d’un représentant pendant l’entrevue visant à déterminer la recevabilité. Toutefois, dans la plupart des cas, l’entrevue ne doit pas être retardée pour permettre au représentant d’y assister. Le représentant ne peut pas parler au nom du demandeur ni s’ingérer dans la procédure d’entrevue.

Il existe deux types de représentants : rémunérés et non rémunérés. Pour être un représentant autorisé, la personne doit être membre en règle de l’un des organismes suivants :

  • un barreau provincial ou territorial canadien;
  • le Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada (CRCIC);
  • la Chambre des notaires du Québec.

Un représentant non rémunéré peut être :

  • un représentant d’une ONG ou d’un organisme religieux, ou un travailleur communautaire;
  • un membre de la famille;
  • un ami.

Dans le cas des demandeurs d’asile d’âge mineur ou incapable, selon l’agent, de comprendre la procédure (pour des raisons autres que linguistiques), un représentant non rémunéré peut être invité à assister à l’entrevue.

Si un représentant assiste à l’entrevue, un formulaire IMM 5476 (Recours aux services d’un représentant) doit être rempli, signé et annexé au dossier.

Étape 3 – Consulter les systèmes de CIC et de l’ASFC

L’agent effectue une recherche dans le système afin de déterminer si la personne :

  • est déjà enregistrée;
  • a présenté d’autres demandes d’immigration;
  • est visée par une mesure d’exécution comme un mandat non exécuté.

Les copies de toute liste d’occurrences ou d’écrans des antécédents du demandeur doivent être versées au dossier. L’agent doit aussi s’assurer que les nouveaux renseignements, comme des adresses ou des pseudonymes, sont entrés dans le SSOBL.

Exemple : Si le demandeur détient un passeport authentique, le nom entré dans le SSOBL ou le SMGC doit être identique à celui qui est mentionné dans le passeport. Si le demandeur utilise un nom différent de celui qui figure dans le passeport, l’agent doit entrer ce nom comme pseudonyme et joindre au dossier tout document où ce nom apparaît.

Lorsqu’un demandeur présente une demande d’asile au Canada, l’agent doit vérifier dans le SMGC si ce demandeur a présenté une demande de visa de résident temporaire (VRT). Dans l’affirmative, une demande de renseignements du SMGC pour la demande doit être produite et remise à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR). Une copie doit aussi être remise au demandeur.

Les agents doivent consigner les résultats de toutes les vérifications des antécédents criminels menées dans le cadre du processus initial prévu pour les demandes d’asile dans le SMGC.

Étape 4 – Consulter le Centre d’information de la police canadienne (CIPC) et le National Crime Information Centre (NCIC)

On accède au NCIC par le CIPC. Chaque imprimé doit être classé « Protégé B » et l’identification de l’usager doit être noircie sur tous les imprimés du CIPC ou du NCIC qui sont conservés. Les imprimés du CIPC ou du NCIC qui sont pertinents pour la demande sont versés au dossier.

La norme de preuve à utiliser dans une décision d’interdiction de territoire en raison d’activités criminelles est fondée sur des « motifs raisonnables de croire ».

Étape 5 – Communiquer avec les bureaux des visas à l’étranger (ASFC seulement)

Si le demandeur d’asile détient un VRT ou s’il a fait la demande d’un visa à l’étranger, on doit envoyer une demande au bureau à l’étranger afin d’obtenir des photocopies de la demande et des notes sur le cas. Le bureau de CIC peut aussi avoir accès aux notes des bureaux des visas au moyen de différents systèmes.

Dans le cas d’une demande adressée à un bureau des visas dans le pays de nationalité ou de résidence habituelle du demandeur, les renseignements doivent être transmis au moyen d’un courriel encodé par ENTRUST ou d’un télécopieur sécurisé. Les renseignements échangés ne doivent jamais permettre de découvrir l’identité du demandeur ou le fait qu’il a présenté une demande d’asile. Cela comprend les messages échangés avec le bureau des visas de Hong Kong concernant des demandeurs d’asile de la République populaire de Chine. L’échange de messages non classifiés à destination et en provenance du pays d’origine du demandeur peut susciter des représailles contre le demandeur, sa famille ou ses proches.

Dans la plupart des cas, une demande adressée à un bureau des visas hors du pays de nationalité ou de résidence habituelle du demandeur peut être transmise par un système de courriel non classifié ou par télécopieur. Toutefois, il peut arriver que, compte tenu de la situation particulière du demandeur, l’agent estime que la protection du demandeur justifie la classification des documents.

Lorsque les détails du VRT sont disponibles

Lorsqu’un VRT est apposé dans le passeport du demandeur d’asile, les messages adressés au bureau des visas en vue d’obtenir les notes sur le cas doivent se présenter ainsi : le numéro et la date de délivrance du visa, ainsi que le numéro de dossier du bureau des visas, qui apparaît en caractères noirs sur la sixième ligne imprimée du visa, à droite. Ce numéro commence par V (visiteur), E (étudiant) ou T (travailleur).

Lorsque les détails du VRT ne sont pas disponibles

Lorsque les détails sur la demande ne sont pas disponibles, le point d’entrée (PDE) fournit le nom, le lieu et la date de naissance, et le dernier pays de résidence permanente (DPRP) du demandeur, ainsi que la date de présentation de sa demande. Le message doit exiger que la réponse soit transmise au moyen d’un courriel encodé par ENTRUST ou d’un télécopieur sécurisé et, le cas échéant, fournir le numéro de télécopieur sécurisé du PDE. Dans sa réponse, le bureau des visas doit fournir les détails de toute demande présentée à l’étranger et, le cas échéant, transmettre par télécopieur une copie de la demande au bureau qui a demandé les renseignements.

Étape 6 – Empreintes digitales et photographie du demandeur

L’article L16 précise le pouvoir de prendre les empreintes digitales et la photographie des demandeurs d’asile qui font l’objet d’un contrôle. Tous les demandeurs d’asile âgés de 14 ans ou plus doivent fournir leurs empreintes digitales.

Les bureaux intérieurs qui ne sont pas équipés d’un système de dactyloscopie numérisée doivent envoyer les demandeurs chez un fournisseur de services autorisé afin de fournir leurs empreintes digitales. Si l’on n’a pas accès à un système de dactyloscopie numérisée, on peut utiliser la méthode de prélèvement par encrage et pressage des doigts. Dans ce cas, toutefois, les recherches effectuées par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pourraient être plus longues.

Tous les demandeurs doivent être photographiés. Les bureaux intérieurs non munis de matériel photographique doivent demander à la personne de fournir quatre photographies format passeport.

Lorsque l’agent reçoit de la GRC les résultats de la recherche sur les empreintes digitales, il doit mettre à jour le SSOBL ou le SMGC en y entrant le numéro de la Section des empreintes digitales (SED).

Demandeurs d’asile vulnérables et enfants d’âge mineur

Les personnes vulnérables et les enfants d’âge mineur peuvent être mal à l’aise face au processus de dactyloscopie et de photographie. Il faut tenir compte des sensibilités religieuses et culturelles au moment où l’on prend la photographie. L’agent doit trouver des accommodements dans la mesure du possible.

Exemple : Les femmes qui, pour des motifs religieux ou culturels, se voilent le visage ou la tête doivent se voir offrir la possibilité de recourir à une agente pour se faire photographier.

L’agent doit expliquer aux enfants la façon dont il va procéder pour prendre leurs empreintes digitales et les photographier. L’enfant doit fournir ses empreintes digitales ou être photographié en présence de ses parents ou de son tuteur légal lorsque c’est possible. Un enfant mal à l’aise face à la prise de photographie peut être photographié en compagnie d’un parent ou d’un tuteur légal.

Demande de recherche d’empreintes digitales en vertu du Protocole sur l’échange de données de grande valeur de la Conférence des cinq nations

Les agents de CIC et de l’ASFC peuvent soumettre une demande de recherche d’empreintes digitales d’un client par rapport aux empreintes digitales d’immigration détenues par un pays partenaire de la Conférence des cinq nations (CCN) (Australie, Nouvelle-Zélande, Royaume-Uni et États-Unis). Les demandes seront examinées par les unités du Protocole de la CCN à l’Administration centrale (AC) de CIC et de l’ASFC. L’AC de CIC déterminera si une demande officielle doit être présentée en vertu du Protocole.

Pour en savoir davantage :

Étape 7 – Procéder à une recherche et saisir les documents pertinents (le cas échéant)

Tous les passeports et titres de voyage doivent être saisis et une copie certifiée conforme des passeports et titres de voyage authentiques doit être remise au demandeur. D’autres documents importants comme les certificats de naissance, baptistaires et autres pièces d’identité peuvent également être saisis et une copie certifiée conforme de ces documents doit être remise au demandeur. Des documents comme le permis de conduire peuvent être saisis dans les cas suivants :

  • ils ont été obtenus ou utilisés frauduleusement ou irrégulièrement;
  • la saisie est nécessaire pour en empêcher l’utilisation irrégulière ou frauduleuse;
  • la mesure est nécessaire en vue de l’application de la LIPR aux termes de l’article L140.

L’agent doit faire trois photocopies des documents saisis et en remettre une à la CISR. Il doit remplir et signer le formulaire BSF 667 (Rapport de fouille/Rapport d’arrestation) ou le formulaire IMM 5265 (Avis de saisie) et en remettre une copie au demandeur.

Note : Les agents de CIC n’ont pas le pouvoir délégué d’effectuer des fouilles. L’agent qui estime qu’une fouille est justifiée peut demander à l’ASFC de s’en charger.

Pour obtenir plus de renseignements sur les fouilles et la saisie, consulter le guide ENF 12, Fouilles, saisie, dactyloscopie et photographie.

Étape 8 – Créer un dossier papier et remplir les fichiers électroniques

Pour créer le dossier papier et remplir les fichiers électroniques, l’agent :

  • s’assure que la demande est dûment remplie et signée par le demandeur, et que les documents suivants sont inclus :
  • consigne ses notes, s’il y a lieu;
  • joint trois copies certifiées conformes des pièces d’identité du demandeur;
  • joint quatre photographies format passeport du demandeur;
  • joint une copie du dossier d’empreintes digitales si la dactyloscopie est effectuée à l’aide d’un appareil LiveScan;
  • obtient le nom et l’adresse du conseil, s’il y a lieu;
  • annexe la correspondance pertinente concernant le demandeur;
  • joint les renseignements relatifs au dossier du bureau des visas, s’il y a lieu (ASFC : une copie du courriel envoyé au bureau des visas pour obtenir leur dossier. CIC : la demande de renseignements SMGC, c.-à-d. que le SMGC a produit un rapport AIPRP en lien avec une demande de VRT);
  • met à jour le SSOBL (ASFC seulement) en remplissant la Fiche de revendication du statut de réfugié (écran FR) si elle n’existe pas déjà par suite d’une entrée non informatisée (ENI) antérieure;
  • saisit dans le SSOBL la demande et les données relatives au filtrage sécuritaire préliminaire (FSP) (ASFC seulement);
  • entre les données dans le Système de soutien du renseignement (SSR) dans les 48 heures suivant l’arrivée pour tous les cas où il y a responsabilité du transporteur et dans les 30 jours suivants pour tous les autres cas.

Joindre et sauvegarder des documents dans le SMGC (CIC seulement)

Une fois que l’entrevue est terminée, tous les formulaires, notes de l’agent, pièces d’identité et documents à l’appui doivent être numérisés puis sauvegardés dans le SMGC et, s’il y a lieu, dans le répertoire commun de classement électronique, selon les directives fournies dans le tableau ci-dessous.

Élément Numérisé? Sauvegardé et joint au SMGC? Numérisé dans le SMGC au moyen de son code à barres 2D (s’il y a lieu)? Sauvegardé dans le répertoire commun de classement électronique?

IMM 0008

Oui

Oui – Correspondance entrante pour la demande

Oui

Oui

Annexe A et Annexe 12

Oui

Oui – Correspondance entrante pour la demande

s.o.

Oui

Formulaire Fondement de la demande d’asile

Oui

Oui – Sous-activité Vérification de sécurité

s.o.

Oui

Pièces d’identité et titres de voyage

Oui

Oui – Documents du client

s.o.

Oui

Notes de l’agent (s’il y a lieu)

Oui

Oui

s.o.

Oui

Dossier du bureau des visas (s’il y a lieu)

Oui

Document du SMGC

s.o.

Oui

Planification

Lorsqu’une personne souhaite se prévaloir de la protection prévue pour les réfugiés et qu’elle n’a pas encore rempli les formulaires susmentionnés, on doit lui remettre le document Présenter une demande d’asile à l’intérieur du Canada, qui décrit les conditions à remplir pour soumettre une demande d’asile et indique les adresses des sites Web où l’on trouve les formulaires pertinents de CIC et de la CISR. Il faut recommander à cette personne de remplir, dans la mesure du possible, les formulaires à partir d’un ordinateur et d’imprimer ceux-ci une fois qu’ils sont dûment remplis. Lorsque les demandeurs remplissent leur demande à l’ordinateur, les entrevues sont plus efficaces et des erreurs dans la saisie des données sont ainsi évitées.

Lorsque le demandeur revient avec ses formulaires, le personnel du bureau vérifie si les formulaires sont entièrement remplis (ou presque entièrement), après quoi le rendez-vous pour l’entrevue de la personne peut être fixé. Lorsqu’un rendez-vous pour l’entrevue est fixé, CIC doit conserver les formulaires remplis. Veuillez noter que le formulaire IMM 0008 correctement rempli, validé et imprimé comporte un code à barres 2D, qui permet à CIC de numériser les données et de les saisir dans le SMGC. On crée ainsi un dossier pour le demandeur (client) et sa demande, ce qui épargne un travail de saisie des données au personnel.

Une fois qu’un bureau est prêt à fixer un rendez-vous, on doit procéder à une recherche par nom et par date de naissance dans le SMGC. Si l’on ne trouve pas le demandeur dans le SMGC ni dans le SSOBL, il faut le créer en tant que client. Si on trouve le demandeur seulement dans le SSOBL, il faut importer le dossier de la personne du SSOBL au SMGC, conformément aux instructions en vigueur. Si l’on trouve le dossier du demandeur dans le SMGC ou que le dossier a été importé, une demande d’asile doit ensuite être créée. Il faut pour cela des renseignements minimaux (type de demande et date de réception de la demande). Une fois que le dossier du client et la demande ont été créés, on peut planifier une entrevue initiale pour le demandeur éventuel dans le SMGC (s’il ne peut être vu immédiatement).

Les données provenant des formulaires remplis du client peuvent être saisies dans le SMGC avant l’entrevue.

Les bureaux intérieurs qui ne sont pas équipés d’un système de dactyloscopie numérisée doivent envoyer les demandeurs chez un fournisseur de services autorisé afin de fournir leurs empreintes digitales. La GRC s’est engagée à répondre dans un certain délai en fonction du type de recherche demandée.

On doit prévenir le demandeur qu’il devra fournir les documents suivants au moment de l’entrevue :

  • ses pièces d’identités et titres de voyage;
  • quatre photographies format passeport;
  • une photocopie de ses empreintes digitales (si le bureau n’a pas accès à LiveScan).

Remarque : On ne doit plus exiger du demandeur qu’il se soumette à un examen médical réglementaire avant que la décision touchant la recevabilité de sa demande soit prise. Ce changement découle du décret du 30 juin 2012 concernant le Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Pour de plus amples renseignements sur les modifications apportées au PFSI, consulter la page Politique sur le Programme fédéral de santé intérimaire.

Décision sur la recevabilité dans les trois jours suivant la présentation de la demande à un agent

Une demande d’asile doit être faite à un agent [L99(3)]. L’agent statue sur la recevabilité de la demande dans les trois jours ouvrables suivant sa réception. Il défère la demande jugée recevable à la Section de la protection des réfugiés (SPR). Si la demande n’est pas déférée à la SPR à l’expiration des trois jours, elle est réputée déférée le quatrième jour [L100(3)]. Le R159 précise l’application des paragraphes L100(1) et L100(3) :

  • Sont exclus des jours ouvrables le samedi et les jours fériés. Aux termes de la Loi d’interprétation [L35(1)], le dimanche est considéré comme un jour férié.
  • Les jours non ouvrables ne sont pas comptés dans le calcul du délai de trois jours.

Exemple : Une demande d’asile est reçue le vendredi 28 juin. Le lundi (1er juillet) est un jour férié; par conséquent, le premier jour ouvrable suivant la réception de la demande est le mardi 2 juillet. La période de trois jours ouvrables se termine le 4 juillet. La demande est donc réputée déférée le 5 juillet.

Au point d’entrée, le premier contact est généralement établi avec un agent. Dans ce cas, la décision sur la recevabilité doit être prise dans les trois jours ouvrables suivants.

Dans les bureaux intérieurs, il est possible que le demandeur d’asile rencontre d’abord un commis. Dans ce cas, la demande d’asile n’est pas reçue, car elle n’a pas été présentée à un agent et la période de trois jours ouvrables n’est pas amorcée. Le personnel de bureau fixe alors dès que possible un rendez-vous avec un agent afin que celui-ci procède à l’examen de la recevabilité de la demande. La Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination (DGGOC) à l’AC fait un suivi afin de s’assurer que les rendez-vous sont fixés rapidement.

Au moment du rendez-vous

Le personnel devrait vérifier dans le SMGC si des demandes de résidence temporaire ont été traitées pour ce demandeur. Dans l’affirmative, une demande de renseignements du SMGC pour la demande devrait être produite et remise à la CISR (ceci éliminera la nécessité pour la CISR de communiquer avec les missions afin de repérer des demandes de visa antérieures).

Contrairement à lorsqu’ils utilisent le SSOBL, les agents doivent consigner les résultats de toutes les vérifications des antécédents criminels menées dans le cadre du processus initial prévu pour les demandes d’asile. Si aucun renseignement défavorable n’est trouvé lors de la vérification auprès du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) ni reçu d’autres sources, la vérification des antécédents criminels devrait être considérée comme terminée.

Une fois que tous les renseignements ont été saisis dans le SMGC, une décision concernant la recevabilité de la demande peut être prise. Si la demande est recevable, on doit utiliser l’outil de mise au rôle des audiences de la CISR (voir section 4) pour obtenir la date de l’audience de la SPR pour le demandeur et la date de désistement de l’audience (il s’agit d’une date par famille). Ces renseignements doivent être saisis dans le SMGC. De plus, le formulaire Fondement de la demande d’asile (FDA) doit être numérisé et sauvegardé dans le SMGC dans la sous-activité Vérification de sécurité. Une fois que cela est fait, la vérification de sécurité peut être déclenchée.

Une décision finale touchant la recevabilité de la demande est ensuite prise, ce qui déclenche la création des documents pertinents (IMM 1017 – Rapport médical, Document du demandeur d’asile [DDA], Décision concernant la recevabilité, Rapport en vertu du L44, Mesure d’interdiction de séjour ou Avis de convocation). Une fois que tous les documents sont imprimés ou achevés, la demande est automatiquement fermée et les renseignements pertinents sont téléchargés dans le SSOBL.

Ceux pour qui la demande est recevable doivent être remis une trousse à l’intention du demandeur d’asile, dont les stocks sont détenus et fournis par la CISR. Les bureaux intérieurs de CIC reçoivent les trousses à l’intention du demandeur d’asile « sans » le formulaire FDA (puisque ce formulaire aura déjà été rempli par le demandeur). La trousse comprend le formulaire Avis de communication des coordonnées. Il peut sembler que (dans tous les cas) le demandeur doit remplir et soumettre ce formulaire à la CISR dans un délai de dix jours. Cependant, ce formulaire doit uniquement être rempli et soumis si le demandeur n’avait pas inscrit d’adresse sur ses autres formulaires ou lorsqu’il y a eu changement d’adresse.

Remarque : Il n’est pas nécessaire d’apposer une photographie au formulaire IMM 1017 puisque le client reçoit la directive d’apporter son DDA ainsi que des photographies au médecin désigné (aux fins de vérification de l’identité).

Une fois que l’entrevue est terminée, les agents doivent numériser la majorité des formulaires, pièces d’identité, titres de voyage, etc., puis les sauvegarder dans le SMGC. S’il y a lieu, les documents doivent être déplacés dans le répertoire commun de classement électronique (voir le tableau ci-dessous pour plus de détails). Ces documents peuvent être consultés plus tard par d’autres utilisateurs du SMGC (à CIC et à l’ASFC), réduisant ainsi le transfert de dossiers.

Les bureaux doivent envoyer par service de messagerie à la SPR des colis qui renferment les documents suivants ou des copies de ceux-ci :

  • le Formulaire de demande générique pour le Canada (IMM 0008);
  • le formulaire Personnes à charge additionnelles / Déclaration (IMM 0008DEP), s'il y a lieu;
  • le formulaire Annexe A – Antécédents / Déclaration (IMM 5669);
  • le formulaire Annexe 12 – Renseignements supplémentaires – Demandeurs d’asile au Canada (IMM 0008 – Annexe 12);
  • le formulaire Fondement de la demande d’asile (l’original obligatoirement) et toute observation supplémentaire;
  • l’Avis de convocation;
  • le formulaire Avis de saisie (IMM 5265);
  • les copies des documents saisis (authentiques et frauduleux);
  • les photographies des clients (agrafées au verso de l’IMM 0008 du demandeur principal);
  • les pièces d’identité et titres de voyage;
  • le dossier de la demande de visa (Rapport de l’AIPRP), s’il y a lieu;
  • la liste de contrôle Documents fournis au(x) demandeur(s) d’asile [IMM 5780] dûment remplie
  • tout autre document soumis.

À noter :

Ces colis doivent être envoyés chaque jour par service de messagerie à la SPR. Pour les plus petits bureaux, ces documents doivent être envoyés tous les deux jours.

Tableau – documents à sauvegarder et à joindre au SMGC

Élément

Numérisé?

Sauvegardé et joint au SMGC?

Numérisé dans le SMGC par son code à barres 2D [s’il y a lieu]?

Déplacé dans le répertoire commun de classement électronique (demandes déférées à la SPR de Toronto)?Note de bas de page 1

Déplacé dans le répertoire commun de classement électronique (demandes déférées aux autres bureaux de la SPR)?

IMM 0008

Oui

Oui – Correspondance entrante pour la demande

Oui

Non

Oui

Annexe A et Annexe 12

Oui

Oui – Correspondance entrante pour la demande

s.o.

Non

Oui

Formulaire Fondement de la demande d’asile

Oui

Oui – Sous-activité Vérification de sécurité

s.o.

Non

Oui

Pièces d’identité et titres de voyage

Oui

Oui – Documents du client

s.o.

Non

Oui

Notes de l’agent (s’il y a lieu)

Oui

Oui

s.o.

Non

Oui

Dossier du bureau des visas (s’il y a lieu)

Oui

Document du SMGC

s.o.

Non

Oui

Après avoir terminé les activités susmentionnées, l’agent doit classer les documents suivants dans le dossier papier du client :

  • le formulaire IMM 0008 original;
  • les formulaires IMM 5669 et IMM 0008 – Annexe 12 originaux;
  • la copie du formulaire FDA;
  • la copie signée du DDA;
  • le formulaire Recours aux services d’un représentant (IMM 5476);
  • le formulaire Déclaration de l’interprète (IMM 1265);
  • les conditions;
  • le formulaire Avis de saisie;
  • les photographies du client;
  • le dossier d’empreintes digitales, si complété via Livescan;
  • la copie du rapport de l’AIPRP (lorsque le demandeur a un visa de résident temporaire);
  • les pièces d’identité et titres de voyage saisis.

Il faut remettre aux demandeurs d’asile le Dépliant d’information à l’intention des demandeurs d’asile, qui contient d’importants renseignements concernant la couverture du PFSI, les permis de travail, etc.

Si le demandeur ne se présente pas à l’examen de la recevabilité à la date prévue

L’agent doit essayer de communiquer avec le client pour fixer un autre rendez-vous. Si le client ne peut être joint ou s’il ne se présente pas au rendez-vous suivant, l’agent doit créer une ENI (observation générale) dans le SSOBL ou une note dans le SMGC en précisant que le demandeur ne s’est pas présenté à l’examen. Selon les circonstances du cas, le dossier peut être transmis à l’ASFC afin qu’elle prenne éventuellement une mesure d’exécution.

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