Procédures de traitement des demandes d’asile dans les bureaux intérieurs

Sur cette page

• Amorcer le processus de demande d’asile
• Entrée de données et vérification de l’intégralité
• Demandes d’asile en double
• Contrôle de sécurité
• Délivrance de documents
• Données biométriques et échange de renseignements
• Saisie de documents
• Accusé de réception de la demande d’asile
• Triage
• Planification
• Entrevue
• Décisions relatives à la recevabilité
• Examen du délégué du ministre
• Trousse de documents

Les procédures qui suivent s’appliquent aux bureaux intérieurs d’IRCC.

Amorcer le processus de demande d’asile

En date du 13 septembre 2022, une personne, ou le représentant juridique qui agit en son nom, peut amorcer le processus de demande d’asile depuis le Canada en utilisant le Portail d’IRCC pour répondre aux questions et soumettre les documents requis en ligne, y compris le formulaire Fondement de la demande d’asile (FDA) (PDF, 491 Ko).

Lorsqu’une personne arrive dans un bureau intérieur et affirme qu’elle a besoin de la protection prévue pour les réfugiés, elle sera aiguillée vers l’affiche sur la présentation d’une demande d’asile au Canada, qui présente les instructions à suivre pour soumettre une demande d’asile au Canada.

Consulter les instructions sur la réception des demandes pour obtenir d’autres renseignements et des détails sur la façon de demander une exemption du processus en ligne.

Entrée de données et vérification de l’intégralité

Demandes d’asile sur papier

Les demandes sur papier sont attribuées au personnel aux fins de la saisie manuelle des données.

Lorsque le client soumet sa demande dûment remplie (y compris le formulaire Fondement de la demande d’asile [PDF, 491 Ko]) en suivant le processus de rechange sur papier, le personnel du bureau doit vérifier si la demande est complète (ou presque complète). Le personnel désigné d’IRCC extraira les données biographiques du tableau de bord de la demande en ligne, puis effectuera une recherche intégrée sur chacune des personnes nommées dans les formulaires.

Une recherche intégrée de nom doit être effectuée dans SMGC à partir des données suivantes :

• le nom;
• le sexe;
• la date de naissance.

Si le demandeur d’asile existe déjà dans SMGC ou le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL), le personnel pourra prendre connaissance d’éventuels antécédents connus en matière d’immigration, y compris tout renseignement préjudiciable sur le demandeur d’asile.

Si le demandeur d’asile a un dossier seulement dans le SSOBL, l’agent doit importer les renseignements de la personne de la base de données du SSOBL au SMGC, conformément aux instructions actuellement fournies par l’aide en ligne du SMGC.

Si le demandeur d’asile n’a pas de dossier dans SMGC, le personnel doit en créer un en tant que nouveau client.

Une fois que l’IUC du demandeur d’asile a été trouvé ou créé dans SMGC, une demande d’asile doit être créée. Le personnel d’IRCC entrera les renseignements biographiques, y compris les pseudonymes, dans SMGC et téléversera tous les documents soumis par le demandeur à partir du portail en ligne (dossier de soumission sur PDF, pièces d’identité et formulaire Fondement de la demande d’asile) ou sur papier [IMM 0008, annexe A, annexe 12]. Ces documents serviront également à d’autres utilisateurs du SMGC (à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié [CISR], à IRCC et à l’Agence des services frontaliers du Canada [ASFC]), réduisant ainsi la nécessité de transférer des dossiers. Pour en savoir plus sur la numérisation et l’enregistrement, consulter les instructions pour la numérisation et la distribution de documents.

Si, après avoir effectué une recherche dans le SMGC, l’agent découvre que le client fait actuellement l’objet d’une mesure de renvoi, ce dernier ne peut pas présenter de demande d’asile. Une lettre sera téléversée dans le Portail d’IRCC et la demande d’asile sera fermée.

Le dossier de soumission PDF fourni par le demandeur ne doit être modifié d’aucune façon. Toute modification doit être consignée et enregistrée dans les notes du SMGC (et communiquée à la CISR), et les champs du SMGC doivent être mis à jour, s’il y a lieu.

Demandes d’asile en double

Les demandeurs ne doivent avoir qu’une seule demande RÉF-DEM ouverte dans SMGC. Le personnel de traitement doit suivre le processus ci-dessous pour les demandes présentées en double lorsqu’un client a une demande RÉF-DEM ouverte dans SMGC qui a été renvoyée à la CISR et qu’il présente une deuxième demande d’asile au moyen du Portail d’IRCC :

1. Envoyer la demande d’asile en double avec la lettre à la CISR (accessible sur le lecteur T) au moyen du Portail d’IRCC pour informer le client qu’il a déjà une demande d’asile en cours de traitement et que sa demande d’asile subséquente est annulée.
2. Annuler la demande d’asile sur le Portail d’IRCC.

Le personnel chargé du traitement doit suivre la procédure ci-dessous pour les demandes d’asile en double lorsqu’un client reçoit une décision de la CISR concernant sa demande d’asile et présente une deuxième demande d’asile au moyen du Portail d’IRCC.

1. Envoyer la lettre sur les demandes d’asile multiples (accessible sur le lecteur T) au moyen du Portail d’IRCC pour informer le client que sa demande d’asile est irrecevable.
2. Annuler la demande d’asile sur le Portail d’IRCC.

Contrôle de sécurité

Demandes d’asile sur papier

Une fois l’entrée des données terminée, le personnel soumettra les demandes de contrôle de sécurité qui s’imposent.

Si le demandeur d’asile est dispensé d’utiliser le Portail d’IRCC, il devrait remplir les formulaires Détails sur le service militaire [IMM 5546] (PDF, 1,6 Mo), Détails du service policier [IMM 0150] (PDF, 209 Ko), et/ou Détails de postes gouvernementaux [IMM0149] (PDF, 210 Ko) et les soumettre à la réception, s’il y a lieu.

Reportez-vous aux instructions sur l’admissibilité pour en savoir plus.

Délivrance de documents

Accusé de réception de la demande d’asile

Une fois les étapes ci-dessus terminées, le demandeur d’asile recevra le document Accusé de réception de la demande d’asile. Ce document fournit au demandeur d’asile la preuve qu’il a présenté une demande d’asile. Il peut être présenté aux professionnels de la santé comme preuve de couverture dans le cadre du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI) jusqu’à ce qu’une décision sur la recevabilité soit prise et qu’un document du demandeur d’asile (DDA) soit délivré.

Le client devrait également se voir remettre la Brochure d’information à l’intention des demandeurs d’asile (PDF, 76 Ko).

Examen médical aux fins de l’immigration (EMI)

Tous les demandeurs d’asile au Canada doivent se soumettre à un EMI [R30(1)e)].

Il faut remettre les directives relatives à l’EMI au demandeur d’asile, ce qui lui permettra de fixer un rendez-vous en vue de l’EMI avec un médecin désigné par IRCC. Ce formulaire peut être acheminé au demandeur d’asile au moyen de la fonction de téléversement de documents sur le Portail d’IRCC, ou par la poste ou par courriel dans le cas du processus de rechange. S’il communique avec le demandeur d’asile par courriel, le personnel doit utiliser uniquement l’adresse de courriel indiquée sur le Portail d’IRCC ou dans le formulaire IMM 0008.

Rendez-vous

Le personnel enverra au demandeur d’asile des instructions concernant la collecte des données biométriques et la soumission des pièces d’identité. Conformément à ces instructions, le client devra se présenter au bureau à une date précise et au cours d’une période précise afin de soumettre tous les documents requis et deux photographies de format passeport (s’il y a lieu)aux fins d’ajout à son dossier.

Données biométriques et échanges de renseignements

Conformément à l’article 12.2 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR), il faut recueillir les données biométriques de tous les demandeurs d’asile âgés de 14 ans ou plus.

La biométrie et l’échange de renseignements permettent au gouvernement du Canada de confirmer l’identité d’un demandeur d’asile et de vérifier s’il a des antécédents défavorables au Canada ou aux États-Unis. Ils contribuent au maintien de l’intégrité des programmes en permettant d’effectuer des recherches d’empreintes digitales dans les bases de données canadiennes et américaines.

L’échange manuel de renseignements biographiques des mineurs de moins de 14 ans devrait avoir lieu seulement si l’échange des données biométriques des parents qui les accompagnent révèle une interdiction de territoire et si l’agent a des motifs raisonnables de soupçonner que l’échange des renseignements biographiques de l’enfant révélera une interdiction de territoire similaire. Il est possible de confirmer cette interdiction de territoire en demandant au pays partenaire d’obtenir des copies de la demande d’asile des parents.

Empreintes digitales et photographies des demandeurs d’asile vulnérables et des enfants d’âge mineur

Tous les demandeurs d’asile de 14 ans ou plus doivent être photographiés.

Les personnes vulnérables et les enfants d’âge mineur peuvent être mal à l’aise face au processus de dactyloscopie et de photographie. Il faut tenir compte des sensibilités religieuses et culturelles au moment où l’on prend la photographie. L’agent doit trouver des accommodements dans la mesure du possible.

Il faut expliquer aux enfants la façon dont on procédera pour prendre leurs empreintes digitales et les photographier. L’enfant doit fournir ses empreintes digitales ou être photographié en présence de ses parents ou de son tuteur légal lorsque c’est possible. Un enfant mal à l’aise face à la prise de photographie peut être photographié en compagnie d’un parent ou d’un tuteur légal.

Pour en savoir plus :

• Collecte et contrôle des données biométriques

Saisie de documents

Lorsqu’il saisit des documents, le personnel doit remplir et signer le formulaire Avis de saisie de titre(s) de voyage et/ou document(s) d’identité et/ou d’autre(s) objet(s) (BSF 698) et remettre au client des copies certifiées conformes des documents saisis.

Dans le cadre du processus de demande en ligne, le demandeur a soumis des copies électroniques de ses pièces d’identité. L’agent doit consulter SMGC pour vérifier que les documents soumis par le demandeur d’asile correspondent bien aux documents saisis. Si la version soumise par le demandeur est illisible ou comporte des erreurs, l’agent doit numériser le document saisi et téléverser une copie en couleur dans SMGC, puis en imprimer une copie certifiée conforme à l’intention du demandeur d’asile. L’agent procédera ensuite aux entrées de données requises dans SMGC.

Triage

Lorsque la demande est prête à être examinée, elle est attribuée à un membre du personnel de triage. L’employé désigné procédera à un examen du cas dans SMGC, y compris à un examen du sommaire de la demande du client en format PDF et des résultats de la collecte des données biométriques, ainsi qu’à une évaluation de la complexité du dossier. Si les données biométriques posent problème (par exemple, si elles sont de mauvaise qualité ou n’ont pas été recueillies), l’employé doit déterminer s’il demandera au client de se présenter à nouveau en vue de la collecte de ces données. Pour en savoir plus, consulter les procédures de traitement en cas d’empreintes digitales de mauvaise qualité.

Planification

Les rendez-vous des demandeurs d’asile sont planifiés en fonction de la complexité des cas et des considérations linguistiques. Le personnel d’IRCC enverra une lettre électronique par le Portail d’IRCCinformant les demandeurs d’asile du rendez-vous qui leur a été fixé.

Il faut demander aux demandeurs d’asile d’apporter leurs pièces d’identité et leurs titres de voyage, si ces derniers n’ont pas déjà été saisis.

Entrevue

L’entrevue vise plusieurs objectifs :

1. S’assurer que la personne est consciente qu’elle présente une demande d’asile et qu’elle comprend l’incidence de cette démarche sur son statut actuel.
2. Demander au demandeur d’asile s’il souhaite modifier ou ajouter des renseignements dans le sommaire de la demande client (Portail d’IRCC). Cette question vise à donner au demandeur d’asile la possibilité de corriger une erreur ou un problème dans les renseignements qu’il a fournis.
3. Recueillir tous les renseignements nécessaires au sujet de la demande d’asile et du demandeur d’asile (l’entrevue devrait uniquement servir à recueillir des renseignements et des précisions et non à prendre le demandeur en défaut).
4. Effectuer l’examen par le délégué du ministre relativement au rapport préparé aux termes de l’article L44 à l’égard du demandeur d’asile.
5. Conseiller le demandeur au sujet des prochaines étapes du processus de demande d’asile.

Pour en savoir plus sur le processus d’entrevue, consulter le document Présenter une demande d’asile à l’intérieur du Canada : Entrevues.

Pour en savoir plus sur les cas susceptibles de justifier une intervention, consulter le document Détermination des cas nécessitant un examen ou une intervention.

Décisions relatives à la recevabilité

Si elle est jugée recevable, la demande d’asile doit être déférée à la Section de la protection des réfugiés (SPR).

On s’attend à ce que la plupart des décisions relatives à la recevabilité puissent être prises le jour de l’examen par le délégué du ministre.

Il incombe au demandeur d’asile de démontrer que sa demande d’asile est recevable [L100(1.1)].

Si l’agent soupçonne que la demande d’asile n’est pas recevable, il doit questionner le demandeur à propos des faits sur lesquels reposent ses soupçons. Si le demandeur d’asile soutient que sa demande est recevable et qu’il n’y a pas de faits contradictoires, la demande doit être jugée recevable et déférée à la SPR. Toutefois, l’agent doit inscrire des notes détaillées au sujet de ses préoccupations dans le système.

Une décision à l’état « Final » de déférer la demande est ensuite prise, ce qui déclenche le renvoi électronique à la SPR et crée les documents pertinents :

• le document du demandeur d’asile (DDA);
• la confirmation de cas déféré.

Dans le cas des groupes, la demande du chef de famille doit être déférée en premier. Un message de validation préviendra l’agent si ce n’est pas le cas.

Après que l’état « Final » de la décision de déférer la demande a passé à l’état « Déférée », le personnel doit s’assurer que la transaction est bien parvenue à la SPR. Cela peut être confirmé dans la vue « Détermination du statut de réfugié ».

L’interface NOVA-SMGC mise à jour permet désormais une connectivité bidirectionnelle en temps quasi réel entre le Système mondial de gestion des cas (SMGC) et le système NOVA, y compris la transmission des décisions de déférer des cas.

Pour en savoir plus sur la recevabilité des demandes, consulter le document Possibilité de déférer à la CISR les demandes d’asile présentées au Canada et jugées recevables.

Examen du délégué du ministre

Les demandeurs d’asile sont généralement interdits de territoire du fait qu’ils veulent rester au Canada de façon permanente et qu’ils n’ont pas de visa de résident permanent [L41a) et L20(1)a)]. Tous les motifs d’interdiction de territoire doivent être pris en considération, et une même personne peut faire l’objet de plusieurs rapports s’il existe de multiples motifs d’interdiction de territoire. Il convient de suivre les directives et les procédures présentées dans le document ENF 5 (PDF, 1,7 Mo) pour préparer le rapport sur l’interdiction de territoire en vertu de l’article L44, même si on ne peut pas encore le remettre au demandeur (parce qu’aucun interprète n’est disponible, par exemple). Pour en savoir plus sur l’admissibilité, consulter le document Demandes d’asile présentées au Canada : Admissibilité.

Une fois qu’il a été préparé, le rapport en vertu de l’article L44 doit être renvoyé au délégué du ministre, aux fins d’examen. Le délégué du ministre déterminera si le rapport est fondé. Si le délégué du ministre envisage de prendre une mesure de renvoi, il doit :

• réaliser une entrevue avec le demandeur d’asile;
• discuter des allégations à son sujet;
• prendre une décision;
• prendre la mesure de renvoi requise (s’il y a lieu).

Si les allégations présentées dans le rapport établi en vertu de l’article L44 ne relèvent pas de la compétence du délégué du ministre, ou si le rapport a trait à une personne d’âge mineur non accompagnée ou qui est incapable de comprendre la nature des procédures, le délégué du ministre doit déférer le rapport à la Section de l’immigration et surseoir à l’étude de la demande d’asile.

Des conditions peuvent être imposées au demandeur d’asile.

Pour en savoir plus :

• Demandes d’asile présentées au Canada : Admissibilité

Trousse de documents

Une fois que tous les documents sont complets, imprimés et remis au demandeur, le personnel doit s’assurer que le champ Demande – État/Raison dans SMGC affiche « Déféré à la CISR ». Si ce n’est pas le cas, il doit le modifier manuellement. Ceux dont la demande d’asile est approuvée reçoivent une trousse à l’intention du demandeur d’asile, laquelle est fournie par la CISR, ou sont invités à se rendre à la page Web de la Trousse à l’intention du demandeur d’asile^{Note de bas de page 1}. Les bureaux intérieurs d’IRCC reçoivent les trousses à l’intention du demandeur d’asile sans le formulaire Fondement de la demande d’asile (puisqu’il aura déjà été soumis par le demandeur d’asile). La trousse comprend le formulaire « Avis de communication des coordonnées », qui doit être rempli et soumis à la SPR dans les 10 jours. Ce formulaire doit uniquement être rempli et soumis si le demandeur d’asile n’avait pas inscrit d’adresse permanente sur ses autres formulaires ou lorsqu’il y a eu changement d’adresse.

Les documents électroniques ne peuvent pas être envoyés par l’entremise de l’interface NOVA-SMGC (INS) tant qu’il n’est pas confirmé dans le SMGC que la SPR a bien reçu la demande d’asile. S’il faut plus de 15 minutes pour recevoir la confirmation, il faut communiquer avec le service de dépannage du SMGC.