Liste de vérification pour l’intégration des nouveaux employés civils
Assurez-vous de télécharger une copie du liste de vérification pour l’intégration des nouveaux employés civils pour profiter de ses fonctionnalités interactives.
Bienvenue parmi nous!
Nous sommes heureux de vous accueillir au ministère de la Défense nationale (MDN). Au MDN, nous croyons que nos employés sont notre plus grande force. Il est important pour nous d’avoir au sein de l’Équipe de la Défense des membres qualifiés et expérimentés, pour nous aider à mettre en œuvre la mission du MDN et à appuyer la politique de défense du Canada.
Le MDN compte plus de 100 000 membres, dont 25 000 employés civils, ce qui en fait le plus grand ministère fédéral canadien. Chaque membre apporte au ministère ses talents, ses compétences et ses expériences uniques.
Utilisez cette liste de vérification pour commencer votre orientation au sein du MDN!
Qu’est-ce que l’accueil et l’intégration?
L’accueil et l’intégration est le processus consistant à intégrer les nouveaux employés dans le milieu de travail. Le processus commence par l’acceptation de l’offre d’emploi initiale et se poursuit pendant les premiers mois d’embauche. Tout au long de votre expérience d’accueil et d’intégration, on vous fera connaître les priorités et les valeurs du ministère, ses politiques internes, ses processus de travail et ses normes culturelles établies telles que les normes sur la diversité et l’inclusion et les normes sur les langues officielles.
Pourquoi l’accueil et l’intégration sont-ils importants?
Grâce à l’accueil et l’intégration, les nouveaux employés sont accueillis chaleureusement et ont le sentiment d’être des membres appréciés de l’équipe. Cela permet d’améliorer la participation et le maintien en poste des employés.
Ils permettent de clarifier les rôles, les responsabilités et les attentes, ce qui contribue à réduire les erreurs et l’anxiété des employés, ainsi que le temps qu’il leur faut pour devenir fonctionnel dans le cadre de leur nouveau poste.
Ils permettent de présenter aux employés les politiques, les programmes et les pratiques de notre organisation, ce qui les aide à acquérir une solide compréhension de l’Équipe de la Défense et de ses valeurs.
Ils permettent de fournir une liste des cours de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), du Réseau d’apprentissage de la Défense (RAD) et des Centres d’apprentissage et de carrière (CAC). Discutez avec votre gestionnaire pour déterminer quelles sont les possibilités d’apprentissage prioritaires.
La liste de vérification pour l’accueil et l’intégration de nouveaux employés
Cette liste de vérification vous est fournie pour vous aider dans votre transition au MDN. Il s’agit en fait de plusieurs listes de vérification qui vous guident tout au long de votre intégration à compter de votre premier jour, puis à chaque étape clé de la première année. Selon vos besoins, vous pouvez accéder à chacune d’elles comme suit :
L’accueil et l’intégration relevant essentiellement de la responsabilité de l’équipe, nous vous encourageons à discuter avec vos collègues et votre gestionnaire afin qu’ils puissent vous aider le long de votre parcours. Pour terminer ces tâches, veuillez noter que vous pouvez alterner entre les étapes selon les renseignements que vous trouvez. De plus, votre lieu de travail peut avoir une incidence sur votre expérience d’accueil et d’intégration puisque certaines tâches de ce guide ne s’appliquent peut‑être pas à vous. Votre gestionnaire peut confirmer quelles tâches s’appliquent ou non.
Une fois de plus, nous sommes ravis que vous ayez choisi de vous joindre à notre organisation. Meilleurs vœux pour votre carrière au sein du MDN!
Avant l’accueil et l’intégration : point de départ
Il est important que votre expérience d’accueil et d’intégration soit positive! Avant de commencer votre emploi au MDN, veuillez vous assurer de prendre le temps de passer en revue les renseignements ci‑dessous afin de vous préparer à votre première journée de travail.
Objectif
Information
Terminé
Lire et remplir tous les formulaires fournis par votre gestionnaire ou les Ressources humaines (RH)
Assurez-vous d’avoir signé et remis à votre gestionnaire et/ou aux RH tous les papiers nécessaires.
S’inscrire au cours Orientation du MDN pour les nouveaux employés civils
L’Équipe nationale d’accueil et d’intégration des civils (ENAIC) vous enverra un courriel à votre adresse de courriel préférée (indiquée dans le Questionnaire destiné aux nouveaux employés) comportant une invitation à participer au cours Orientation du MDN pour les nouveaux employés civils. Si vous ne recevez pas de courriel dans les cinq (5) jours suivant votre date de début prévue, communiquez avec l’ENAIC dès que possible.
Examiner les outils d’accueil et d’intégration du MDN pour les nouveaux employés civils
Examinez les outils et les ressources d’accueil et d’intégration qui se trouvent sur:
Prenez le temps de lire toutes les ressources d’accueil et d’intégration et de RH, elles ont été conçues pour aider à vous appuyer dans votre nouveau rôle.
Se familiariser avec sa convention collective
Accédez aux conventions collectives du gouvernement du Canada pour obtenir de l’information sur les taux de rémunération, les conditions de travail, les conditions d’emploi et les dispositions relatives aux congés (le cas échéant).
Remarque : Les employés sont rémunérés conformément aux Conditions d’emploi. Le jour de rémunération est toutes les deux semaines, le mercredi, et vous pouvez vous attendre à être payé quatre semaines à compter de la date de début de votre emploi (car nous sommes payés à terme échu).
Envoyer un courriel à votre nouveau gestionnaire
Si votre gestionnaire n’a pas communiqué avec vous, communiquez avec lui ou elle afin de confirmer (selon que vous travaillez sur place ou à distance) :
ce que vous devrez apporter/envoyer;
ui vous rencontrerez, et où/comment;
heure de la rencontre/début;
ce dont vous aurez besoin pour votre premier jour de travail;
possibilités de transport et de stationnement (si vous travaillez sur place);
si vous avez besoin d’aménagements particuliers (p. ex., accès facile à un poste de travail, équipement informatique particulier, accès facile aux sorties et aux toilettes).
Renseignez-vous au sujet du code vestimentaire, de la langue de travail (y compris le nom de votre unité de travail) et des autres attentes culturelles en milieu de travail.
Demandez si un partenaire homologue a été désigné afin de vous aider. Un partenaire homologue est un collègue qui vous aidera à vous intégrer au MDN. Si un partenaire homologue a été désigné, votre gestionnaire établira la relation par courriel.
Demeurez en contact avec votre gestionnaire et votre partenaire homologue, surtout si une longue période s’écoule entre l’offre d’emploi et votre date de début.
Se préparer à sa première journée de travail
Le premier jour, vous examinerez avec votre gestionnaire votre lettre d’offre (LO) et les autres documents des RH. Préparez les questions que vous souhaitez lui poser.
Au moment de récupérer votre matériel informatique et votre laissez-passer, assurez-vous d’apporter une pièce d’identité avec photo valide délivrée par le gouvernement (p. ex., permis de conduire ou passeport). Vous pourrez ainsi obtenir un laissez-passer temporaire, une copie signée de votre LO et tout autre renseignement demandé par votre gestionnaire.
Remarque : Si vous êtes un employé muté d’un autre ministère ou avez été nommé pour une durée déterminée
Vous devrez effectuer ce qui suit :
envoyer une demande à votre gestionnaire précédent afin qu’il ou elle révise et mette à jour votre profil dans l’Application de gestion du rendement de la fonction publique (application GRFP – accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale et/ou par l’entremise du site Web du SCT) et qu’il ou elle vous libère dans le système; et
lors de votre dernière journée de travail dans votre ministère précédent, imprimer et conserver une copie de votre solde de congés dans le SGRH/PeopleSoft. Ceci vous aidera à assurer un suivi de votre solde de congés et vous aidera à garantir que votre solde de congés restants sera bien transféré une fois que le Centre des services de paye aura traité votre transfert au MDN.
Si vous étiez un employé occupant un poste à durée déterminée, vous devez demander qu’on mette à jour votre ligne de cessation d’emploi dans le SGRH/PeopleSoft pour qu’elle indique votre nouvelle date de cessation d’emploi qui figure sur votre lettre d’offre du MDN, ou qu’on la supprime si vous avez accepté un poste à durée indéterminée au sein du MDN. Ainsi, il ne devrait pas avoir de problèmes de paye majeurs en attendant que votre transfert ait été traité par le Centre des services de paye. Pour toute question, veuillez communiquer avec HR Connect RH (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale).
À titre d’employé(e) d’un autre ministère, vous avez probablement un compte existant pour accéder à la Plateforme d’apprentissage de l’École de la fonction publique du Canada. Vous devez mettre à jour votre organisation et votre courriel dans votre profil avant de suivre une formation. Vous pouvez le faire en ouvrant une session dans la plateforme, et en cliquant sur [Paramètres], puis sur [Informations sur le compte]. Veuillez noter que le champ [Organisation actuelle] devrait être réglé à [ministère de la Défense nationale (MDN) — fonctionnaires]
Remarque : Si vous êtes un ancien militaire
Demandez une copie de votre sommaire des dossiers du personnel militaire (SDPM) à l’adresse CMP_DPSP_RBA_CPM_DPPS_ABL@forces.gc.ca et remettez‑la à votre gestionnaire pour qu’il ou elle la transmette au système Services et soutien en ressources humaines (SSRH). Votre service antérieur sera reconnu à des fins de vacances. L’équipe de la rémunération du SMA(RH‑Civ) transmettra votre demande au Centre des services de paye, qui examinera votre dossier de paye et ajustera votre solde de congés en conséquence. Remarque : Un compte doit être créé en suivant les directives sur la page des SSRH.
En tant qu’ancien militaire, vous avez probablement un compte existant pour accéder à la Plateforme d’apprentissage de l’École de la fonction publique du Canada. Vous devez mettre à jour votre organisation et votre courriel dans votre profil avant de suivre une formation. Vous pouvez le faire en ouvrant une session dans la plateforme, et en cliquant sur [Paramètres], puis sur [Informations sur le compte]. Veuillez noter que le champ [Organisation actuelle] devrait être réglé à [ministère de la Défense nationale (MDN) — fonctionnaires]
Vous êtes maintenant prêt à commencer votre première journée avec l'Équipe de la Défense. Nous avons élaboré une autre liste de vérification pour vous guider lors de votre premier jour de travail :La première impression (arrivée, jour 1).
La première journée sera le début d’une importante période d’ajustement pour vous. Vous vous sentirez peut être nerveux, ce qui n’est pas surprenant compte tenu du fait que vous serez dans un environnement inconnu avec des personnes que vous ne connaissez pas encore. Reconnaissez que le début d’un nouveau travail est stressant pour tout le monde et que vous vous adapterez. N’oubliez pas que vous vous joignez à un groupe diversifié de membres de l’Équipe de la Défense; si vous avez besoin d’aide, nous vous encourageons à communiquer avec eux pendant votre processus d’intégration! Lorsque vous rencontrez votre gestionnaire ou votre partenaire homologue, assurez-vous de respecter les pratiques de distanciation sociale ou d’utiliser les outils de conférence virtuelle approuvés.
Objectif
Information
Terminé
Rencontrer votre gestionnaire
Si vous travaillez sur place :
Rencontrez votre gestionnaire (ou partenaire homologue) à l’endroit prévu sur place pour l’identification et pour obtenir un laissez-passer/des clés/des soins temporaires pour l'édifice, si nécessaire.
Avec votre gestionnaire (ou partenaire homologue), rencontrez le surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) et l’officier de la sécurité des systèmes d’information (OSSI) de votre organisation afin de remplir le formulaire d’identification et d’obtention d’un laissez-passer d’édifice du MDN et de recevoir toutes les informations de sécurité nécessaires.
Rappel : Si votre édifice exige un laissez-passer d’édifice, celui-ci doit être porté et visible en tout temps lorsque vous vous trouvez dans les locaux du MDN. Il incombe également à l’employé de savoir quand renouveler son autorisation de sécurité (six mois avant la date d’expiration) et son laissez-passer d’édifice (environ un mois avant la date d’expiration). Communiquez avec l’équipe de SSU de votre unité locale ou votre gestionnaire pour obtenir davantage d’information.
Indiquez le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence et son numéro de téléphone à votre gestionnaire.
Si vous travaillez à distance :
Rencontrez votre gestionnaire au moyen d’un outil de conférence virtuelle approuvé.
Déterminez qui vous rencontrerez, à quel moment et à quel endroit, pour récupérer les outils, les ressources, le matériel informatique et votre laissez-passer (au besoin). Si vous rencontrez votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) la première journée ou à une date ultérieure, suivez les points « travailler sur place » mentionnés ci-dessus.
Examiner les documents essentiels en matière de RH, les outils d’accueil et d’intégration ainsi que la formation avec votre gestionnaire
Si vous travaillez sur place et à distance :
Prenez le temps d’examiner votre lettre d’offre, votre description de travail, vos principales fonctions et les attentes initiales de votre emploi.
Signez le Formulaire sur le serment et l’affirmation solennelle (seulement pour les nouveaux employés embauchés à l’extérieur de la fonction publique – [accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale]) et le remettre à votre agent de dotation.
Confirmez à nouveau vos heures de travail, vos tâches, les pauses, les rapports sur les congés, la langue de travail et la désignation linguistique de votre unité.
Discutez des questions de sécurité de base et des principes de gestion de l’information (protection des effets personnels, verrouillage de l’ordinateur, utilisation des appareils personnels et des logiciels).
Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu; votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne ressource appropriée.
Si vous travaillez à distance :
Si vous vous blessez en télétravaillant, signalez-le immédiatement à votre gestionnaire.
Organiser son espace de travail et visiter le bureau
Si vous travaillez sur place :
Vérifiez si votre poste de travail fonctionne et si les mesures d’adaptation ont été appliquées.
Assurez-vous d’avoir reçu toute clé d’immeuble ou de classeur et/ou toute combinaison de coffre-fort nécessaire(s).
Demandez s’il y a des personnes souffrant d’allergies ou de sensibilité aux parfums au sein de votre unité.
Demandez à faire une visite du bureau. Pendant la visite, assurez-vous de vous arrêter au poste de premiers soins ainsi que dans la salle de fournitures, afin de prendre tout le matériel de bureau nécessaire.
Discutez de santé et sécurité (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) avec votre gestionnaire et passez en revue les exigences relatives aux politiques du programme de sécurité général, à la formation et à la prévention des risques au MDN.
Si vous travaillez à distance :
Une fois que vous avec récupéré votre matériel informatique, vérifiez si votre poste de travail fonctionne et si les mesures d’adaptation ont été appliquées.
Vérifiez si vous avez les outils, les ressources et le matériel informatique nécessaires pour faire votre travail.
Demander les renseignements relatifs au compte informatique
Nom d’utilisateur et mot de passe pour le RED : Demandez à votre gestionnaire (ou partenaire homologue) les renseignements relatifs à votre compte du RED. Avec son aide, assurez-vous d’être en mesure de vous connecter au RED et d’accéder aux lecteurs partagés requis, aux plateformes de GI, au SGRH et à tout autre logiciel d’exploitation pertinent. S’il y a des problèmes, soumettez un billet dans AssystNET ou contactez votre centre de service en TI locale.
Données de connexion pour Défense O365 : Votre représentant de Défense O365 de votre organisation de N1 communiquera directement avec vous par courriel avec les directives et vos données de connexion. Ces données de connexion sont pour votre compte Défense O365 de Microsoft seulement. Si vous n’avez pas reçu cette information, communiquez avec votre gestionnaire (ou partenaire homologue). Sinon, vous pouvez communiquer avec le Bureau de dépannage informatique ou soumettre un billet dans AssystNET ou contactez votre centre de service en TI locale.
Si vous travaillez sur place, assurez-vous que vous êtes en mesure de vous connecter à l’imprimante de votre organisation. Si un problème survient, soumettez un ticket via AssystNET (accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).
Se familiariser avec les documents de référence et de soutien du MDN
Votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) vous fournira les documents de référence nécessaires (p. ex., listes du personnel, organigrammes, etc.) pour vous aider à commencer.
Pour vous aider à préparer vos futurs messages d’absence du bureau (par courriel), consultez le gabarit bilingue des messages d’absence du bureau.
Configurer vos comptes de formation personnelle et de réseautage
Nota : Le champ « Organisation actuelle » doit indiquer « Ministère de la Défense nationale (MDN) – fonctionnaires ».
Compte du Réseau d’apprentissage de la Défense (RAD) : Un compte sera créé automatiquement pour vous. Cela peut prendre jusqu’à 2 semaines après la date de début de votre emploi avant que votre compte soit créé. Si vous n’avez pas reçu un courriel automatisé comportant les directives de connexion après ce délai, veuillez envoyer un courriel au Bureau d’aide du RAD (DLN3.0-RAD3.0@forces.gc.ca ) pour obtenir de l’aide en indiquant votre nom et votre code d’identification de dossier personnel (CIDP). Remarque : Si vous êtes un employé muté d’un autre ministère, veuillez consulter la page intranet création du compte au RAD pour obtenir les directives sur la manière de demander la création manuelle d’un compte.
Compte GCconnex : Il s’agit de la plateforme de réseautage social professionnel du gouvernement du Canada. Ce compte est créé lors de l’inscription.
Compte GCpedia : Ce compte est créé lors de l’inscription.
Compte GCDocs : Votre gestionnaire doit demander un compte GCDocs pour vous par l’entremise de l’administrateur de l’information de votre organisation. Remarque : Ceci doit être effectué seulement si votre unité utilise GCDocs.
Se familiariser avec son environnement de travail et ses collègues
À titre facultatif, remplissez la feuille de renseignements des nouveaux employés (annexe A) pour vous aider à retrouver toute nouvelle personne‑ressource au ministère.
Se familiariser avec la structure de son unité de Niveau 1 (N1) au sein du MDN
Lisez à propos de l’Équipe de la Défense et de ses organisations (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale).
Lisez à propos du mandat de l’Équipe de la Défense et des priorités organisationnelles en consultant la page À propos de nous.
Au besoin, renseignez-vous auprès de vos collègues ou de votre partenaire homologue au sujet de la terminologie organisationnelle et de la place de votre unité dans la structure du MDN (p. ex. le nom de votre organisation de niveau 1, de niveau 2 ou de niveau 3) et renseignez-vous sur votre organisation de N1.
JOUR 1: TERMINÉ. Nous avons élaboré une autre liste de vérification pour vous aider à vous orienter au cours de votre première semaine :Orientation (première semaine et plus).
À ce stade, vous serez plus à l’aise dans votre nouveau poste, mais la période d’ajustement à votre nouvelle routine et à votre nouvel environnement ne sera probablement pas terminée. Même si vous commencez à comprendre l’essentiel de vos fonctions et de votre milieu de travail, vous apprenez toujours à connaître les gens et la culture de l’organisation. Vous trouverez des renseignements ci-dessous à propos du personnel, des outils et des ressources qui vous viendront en aide pendant les premières semaines au MDN.
Objectif
Information
Terminé
Rencontrer votre gestionnaire
Discutez du processus de gestion du rendement (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) et de la période d’essai. Si ceux‑ci n’ont pas été fournis, demandez à votre gestionnaire une copie de vos objectifs de travail et de votre description de poste (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale).
Discutez de la gestion de la sécurité et de l’information au MDN.
Confirmez que votre poste de travail est bien configuré, que vous êtes en mesure d’accéder à vos courriels et à tout autre logiciel dont vous avez besoin.
Confirmez que vos mesures d’adaptation requises ont été satisfaites (le cas échéant).
Confirmez que vous avez tous les renseignements, ressources, fournitures de bureau et documents de référence (organigramme, liste des personnes ressources, etc.) nécessaires pour effectuer votre travail. S’il manque quelque chose, déterminer les étapes à suivre pour résoudre le problème.
Discutez du Modèle de travail hybride commun (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) et discutez des options de travail flexible dont vous pourriez avoir besoin. La nouvelle application mesRégimesDeTravail (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) sera nécessaire si vous disposez d’une entente de travail flexible.
Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu; votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne ressource appropriée.
Confirmer qu’une carte d’infrastructure à clés publiques désignée (ICP-D) a été demandée
Vérifiez si votre gestionnaire a demandé une carte ICP-D via AssystNET (accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement) ou votre autorité locale d’enregistrement (ALE). La carte ICP-D permet aux employés de travailler à distance, d’envoyer et de recevoir des courriels cryptés et d’accéder à l’application Web de la rémunération (AWR).
Remarque : Si vous êtes un employé muté d’un autre ministère, votre gestionnaire doit indiquer dans votre billet AssystNET que vous êtes un employé muté d’un autre ministère et que vous ne vous trouvez pas dans le SGRH/Phénix.
S’inscrire à l’application GRFP
L’application GRFP (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale et/ou par l’entremise du site Web du SCT) permet aux gestionnaires/superviseurs et aux employés de remplir et de mettre à jour les ententes de rendement. Vous aurez besoin de votre carte ICP de la Défense ou de votre maCLÉ pour avoir accès à l’application GRFP. Pour plus d’information concernant l’application, consultez le Guide d’utilisation de l’application GRFP pour les employés de la Défense nationale.
Remarque : Si vous avez été muté d’un autre ministère, assurez‑vous que votre ancien gestionnaire vous a libéré dans l’application GRFP.
S’inscrire aux Services et soutien en matière de ressources humaines
Les Services et soutien en ressources humaines (SSRH) (accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement) permettent d’assurer le traitement et le suivi de vos demandes relatives à la paye, comme la soumission d’une demande de paye, le signalement d’un problème de paye, l’accès aux responsables de la comptabilisation du temps et la transmission d’autres demandes relatives aux RH. Vous aurez besoin de votre carte ICP de la Défense pour accéder aux SSRH.
Examiner les différentes politiques et les différents programmes au sein du MDN
*Accessibles seulement sur le Réseau de la Défense nationale.
Passer en revue les favoris dans Microsoft Edge
Passez en revue les favoris déjà enregistrés dans votre navigateur puisqu’ils portent souvent sur des renseignements propres au MDN et à votre organisation.
Remarque : La formation obligatoire de sensibilisation à la COVID-19 du RAD doit être un des premiers cours que vous suivez. Elle peut être suivie sur le RAD (ou à partir de ce lien si vous accédez au RAD d’un endroit à l’extérieur du Réseau de la Défense nationale).
Remarque : Vous devez suivre le cours obligatoire Prévention du harcèlement et de la violence pour les employés (W101) offert par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) dans les trois mois suivant votre entrée en fonction au MDN. Pour vous inscrire au cours, consultez la Plateforme d’apprentissage de l’EFPC..
Dès que vous terminez votre formation, n’oubliez pas de tenir à jour votre plan d’apprentissage et votre coordonnateur de la formation concernant toute formation prévue ou terminée.
Rencontrer son partenaire homologue et ses collègues
Rencontrez votre partenaire homologue pour discuter de votre intégration et des expériences de travail vécues.
Organisez une réunion avec vos collègues pour mieux comprendre les dossiers et les priorités clés sur lesquels travaille votre équipe.
Remarque : Si vous êtes un ancien militaire
Si vous ne l’avez pas déjà fait, n’oubliez pas de remettre une copie de votre sommaire des dossiers du personnel militaire (SDPM) au SSRH (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale). L’équipe de la rémunération du SMA(RH‑Civ) transmettra votre demande au Centre des services de paye, qui examinera votre dossier de paye et ajustera votre solde de congés en conséquence.
PREMIÈRE SEMAINE : TERMINÉ. Un superbe travail ! Vous venez d’accomplir plusieurs tâches et avez reçu de nombreux renseignements importants que vous devez connaître. Nous sommes conscients que cela peut être épuisant et que vous pourriez ne pas avoir retenu tout ce que vous avez appris. Pour faire ressortir les renseignements importants, nous vous encourageons à prendre un moment pour tester vos connaissances avec notre vérification des connaissances.
Intégration des employés civils du MDN – Vérification des connaissances
Prenez un moment pour passer en revue ce que vous avez appris au cours de la première semaine. Ensuite, testez vos connaissances avec ce quiz. Si vous ne trouvez pas la réponse, remémorez-vous les tâches de vos listes de vérification passées.
Une fois que vous avez terminé le quiz, envoyez un courriel à l’ENAIC pour obtenir la solution et vérifier vos réponses.
Comment appelle-t-on le processus qui consiste à intégrer de nouveaux employés dans le milieu de travail? (trois mots)
Vous pouvez vous attendre à être payé(e)___ semaines après la date de début d’emploi.
Texte qui doit être dans les deux langues officielles, peu importe l’endroit où l’on se trouve au Canada. (deux mots)
Sigle du Système de gestion de l’apprentissage du MDN.
Ce service fournit un accès rapide et facile aux renseignements, aux services et aux programmes des RH civiles. On peut y accéder en ligne par l’entremise du RED ou par téléphone en composant le numéro sans frais 1-833-747-6363. (indice : titre bilingue)
Quel est le nom de l’application gratuite des RH civiles du MDN? (indice : titre bilingue)
Représentation graphique de la structure d’une organisation qui montre les liens qui existent entre les postes de cette organisation (deux mots)
Cette carte permet aux employés de travailler à distance, d’envoyer et de recevoir des courriels cryptés et d’accéder à l’application Web de la rémunération (AWR).
Doit être porté et visible en tout temps dans les installations du MDN (deux mots).
Sigle du logiciel des RH qui permet de traiter et de suivre les demandes relatives à la paie (p.ex., signalement d’un problème de paye, accès aux responsables de la comptabilisation du temps, transmission d’autres demandes relatives aux RH)
Conseiller expérimenté et de confiance
Jour de la paye
Quel est le sigle de l’équipe d’accueil et d’intégration des RH civiles?
Collègue qui vous aidera à vous intégrer au sein du MDN (deux mots)
Qu’est-ce qui doit être renouvelé six (6) mois avant la date d’expiration (trois mots)
Nom du logiciel de ticketing utilité pour communiquer avec le service d’assistances des TI
Qui peut confirmer quelles tâches s’appliquent ou ne s’appliquent pas à vous?
Quel est le sigle du réseau électronique interne du MDN?
Les employés du MDN ont gratuitement accès à cette plateforme de santé mentale et de bien-être.
La Liste de formation commune obligatoire du MDN et des FAC, ainsi que toutes les autres formations proposées par l’EFPC, la CAC et le RAD, sont publiées ici. (deux mots)
Pour passer à la liste de vérification prochaine et entamer les tâches qui vous guideront au cours de votre premier mois et par la suite, cliquez ici :Perfectionnement (premier mois et plus).
Après un mois, vous serez plus à l’aise dans votre nouveau poste, mais la période d’ajustement à votre nouvelle routine et à votre nouvel environnement ne sera probablement pas terminée. Même si vous commencez à comprendre l’essentiel de vos fonctions et de votre milieu de travail, vous apprenez toujours à connaître les gens et la culture de l’organisation.
Objectif
Information
Terminé
Examiner son premier talon de paye et se familiariser avec les principaux services et sites Web portant sur la rémunération
Confirmez que vous avez été payé. Signalez à votre gestionnaire tout problème rencontré avec la paye. Si votre gestionnaire ne parvient pas à résoudre votre problème de paye, veuillez signaler le problème en suivant les étapes décrites dans la section Rémunération et avantages sociaux (sous la rubrique Signaler votre problème de paye – lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).
Si vous avez des questions en lien avec la paye, veuillez communiquer avec HR Connect RH (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) au 1‑833‑RHR‑MDND (1‑833‑747‑6363).
S’inscrire à maCLÉ
Une fois que vous avez reçu votre première paye, allez sur les applications Web de la rémunération (AWR) et connectez-vous avec votre carte ICP de la Défense, ou vous pouvez vous inscrire à maCLÉ à partir de la page Enregistrez moi pour vous connecter aux AWR. Votre gestionnaire (ou partenaire homologue) pourra vous aider à vous inscrire.
Remarque : Les employés mutés ne seront pas en mesure d’établir leur compte maCLÉ avant environ 6 semaines après l’exécution de leur mutation.
Une fois que vous avez accédé aux AWR, indiquez votre gestionnaire en vertu de l’article 34 dans Phénix. Votre gestionnaire déterminé est responsable de la révision et de l’approbation de vos demandes relatives à la paye qui ont été entrées dans le système de paye. Il est à noter que vous pouvez également accéder aux renseignements concernant la rémunération, les services et les avantages sociaux par l’entremise du portail MaPayeGC.
Abonner au Système de notification par courriel sur la rémunération de la fonction publique
Le gouvernement du Canada veut vous aider à mieux comprendre votre rémunération de la fonction publique. Nous vous invitons à vous abonner au Système de notification par courriel sur la rémunération de la fonction publique pour recevoir les renseignements les plus récents sur la paye et les régimes de retraite et d’avantages sociaux.
Adhérer au régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP)
Si vous êtes admissible au Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP), vous pouvez vous inscrire à l’aide du libre‑service de Phénix en suivant le chemin de menu suivant :Phénix > Libre‑service > Libre‑service pour le RSSFP. L’inscription doit être effectuée dans les 60 premiers jours après la date d’embauche, sinon, une période d’attente de trois mois est imposée. Vous pouvez également trouver davantage de renseignements sur le RSSFP sur l’application HR GO RH dans la section Paie, avantages sociaux et congés, sous l’onglet Ressources.
Remarque : Le RSSFP couvre partiellement le coût des médicaments sur ordonnance, de certaines dépenses médicales et de la plupart des dépenses d’hospitalisation. Le RSSFP est facultatif et fournit une protection en matière de soins de santé aux employés et à leurs personnes à charge admissibles.
Se connecter au portail du Système de gestion des ressources humaines (SGRH)
Une fois que vous avez accès au SGRH, visitez l’Aperçu du SGRH civ pour savoir comment demander un congé. Cliquez ici pour obtenir de l’aide et de la formation en RH.
Visitez le portail libre‑service du SGRH pour remplir le questionnaire d’auto‑identification (si vous ne l’avez pas déjà fait). Veuillez noter que vous pouvez y retourner en tout temps afin de mettre à jour vos renseignements d’auto‑identification.
Communiquer avec votre gestionnaire
Demandez à votre gestionnaire de vous donner une rétroaction préliminaire de votre rendement et de clarifier les attentes en matière de rendement. Si vous avez l’impression d’avoir de la difficulté à effectuer certaines tâches, ou si vous avez besoin de mesures d’adaptation au travail, il s’agit d’un bon moment pour en discuter.
Dès que vous terminez votre formation, n’oubliez pas de tenir à jour votre plan d’apprentissage et votre coordonnateur de la formation concernant toute formation prévue ou terminée.
Discuter des procédures de déplacement (le cas échéant)
Si vous avez à vous déplacer dans le cadre de votre travail, visitez le Portail des services de voyage partagés (SVP) (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) et ClaimsX (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) afin de créer votre profil et demandez à votre gestionnaire de l’information les procédures de déplacement supplémentaires spécifiques à votre organisation.
Remplir le sondage d’accueil et d’intégration de l’ENAIC
Remplissez le sondage d’accueil et d’intégration de l’ENAIC afin d’offrir à l’équipe votre rétroaction concernant votre expérience en matière d’orientation, d’accueil et d’intégration auprès de l’Équipe de la Défense. Si vous n’avez pas reçu le sondage d’accueil et d’intégration du MDN, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.
Participer aux occasions de réseautage du MDN et du gouvernement du Canada
On encourage les nouveaux employés d'avoir un mentor pour les aider à s'intégrer dans leur nouveau rôle, à faire partie de la communauté de l'Équipe de la Défense et à les guider dans leur développement professionnel continu. Vous pouvez vous inscrire au Programme de mentorat de l'Équipe de la Défense (accessible seulement sur le réseau de la Défense nationale) afin de développer davantage les compétences clés en leadership, les compétences fondamentales et fonctionnelles en tant que mentor ou mentoré, ou discuter d'autres options avec votre gestionnaire.
PREMIER MOIS : COMPLET. Travail supérieur ! Vous disposez désormais de tous les outils et ressources pour vous accompagner au cours des prochains mois. Le plaisir n'est pas encore terminé. Nous avons encore trois autres listes de vérification (petites, nous promettons) que vous devez remplir aux échéances de 3 mois, 6 mois et 12 mois au cours de votre première année avec l'Équipe de la Défense. Nous vous encourageons à faire un rappel à vous-même dans votre calendrier Outlook pour commencer votre prochaine liste de vérification :Résautage (Troisième mois et les suivants).
À ce stade, vous devriez vous sentir plus à l’aise avec votre rôle, vos responsabilités, vos collègues et votre environnement de travail. Prendre le temps de rencontrer votre gestionnaire ou superviseur, votre partenaire homologue, vos collègues et d’autres employés du gouvernement du Canada vous permettra d’établir un solide réseau de soutien, de liens et de ressources précieuses.
Objectif
Information
Terminé
Rencontrer votre gestionnaire
Discutez de votre entente de rendement (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) avec votre gestionnaire pour parler de votre apprentissage et de votre perfectionnement ou de tout problème qui pourrait nuire à votre rendement.
Discutez de votre expérience d’accueil et d’intégration jusqu’à présent et envoyez tout commentaire concernant l’accueil et l’intégration à l’ENAIC.
Fournissez une mise à jour sur tous les cours que vous avez suivis et qui figurent dans la Liste de formation commune obligatoire du MDN et des FAC (accessible dans le Catalogue d’apprentissage de la Défense), ainsi que sur toute autre formation demandée par votre gestionnaire.
Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu; votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne‑ressource appropriée.
Bon travail! Il reste deux autres listes de vérification. Nous vous encourageons à faire un rappel à vous-même dans votre calendrier Outlook pour commencer votre prochaine liste de vérification :Engagement (sixième mois et les suivants).
À ce stade, vous devriez vous sentir plus engagé à l’égard de votre travail, avoir développé des liens avec vos collègues et un sentiment d’appartenance quant à votre environnement de travail. Alors que vous approchez de la fin de votre première année de travail au MDN, continuez de prendre le temps de rencontrer votre gestionnaire ou superviseur et votre partenaire homologue pour discuter de vos objectifs de travail et d’apprentissage. Et continuez à consolider votre réseau de soutien, de liens et de ressources en rencontrant vos collègues et d’autres employés du gouvernement du Canada, et en discutant avec eux.
Objectif
Information
Terminé
Rencontrer votre gestionnaire
Rencontrez votre gestionnaire afin de discuter de votre examen de mi‑exercice dans le cadre de votre entente de rendement (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale).
Remarque : Comme le cycle de rendement suit le calendrier financier, les employés qui ont commencé bien après le 1er avril devraient recevoir un examen de mi‑exercice à mi‑chemin entre la date de début de leur emploi et le 31 mars.
Discutez de tout problème qui pourrait nuire à votre rendement. Si vous avez l’impression d’avoir de la difficulté à effectuer certaines tâches, ou si vous avez besoin de mesures d’adaptation au travail, il s’agit d’un bon moment pour en discuter avec votre gestionnaire.
Passez en revue votre plan d’apprentissage et de perfectionnement, informez votre gestionnaire de vos progrès en matière de formation et, au besoin, mettez à jour votre plan d’apprentissage et de perfectionnement et informez votre coordonnateur de la formation. À ce stade, vous devriez avoir terminé toute votre formation obligatoire et/ou être inscrit à celle‑ci.
Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu; votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne‑ressource appropriée.
6 MOIS : COMPLET. Comment vous sentez-vous? Nous avons une dernière liste de vérification à vous faire remplir après un an avec l'Équipe de la Défense. Nous vous encourageons à faire un rappel à vous-même dans votre calendrier Outlook pour commencer votre prochaine liste de vérification :Intégration (Première année).
Année 1 (fin de la période d’essai pour la plupart des employés)
Félicitations pour avoir terminé votre première année au sein du MDN! Pour la plupart des employés, cela marque la fin de la période d’essai. À ce stade, vous devriez être un membre expérimenté de l’équipe.
Objectif
Information
Terminé
Rencontrer votre gestionnaire
Discutez de la fin de votre période d’essai dans l’application GRFP (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale et/ou par l’entremise du site Web du SCT).
Remarque : La période d’essai de la plupart des employés est de 12 mois, mais peut être prolongée à 24 ou 36 mois selon leur poste et/ou la convention collective (le cas échéant).
Confirmez que vous avez suivi tous les cours qui figurent dans la Liste de formation commune obligatoire du MDN et des FAC (accessible dans le Catalogue d’apprentissage de la Défense) et faites un suivi concernant les activités d’apprentissage suggérées pour l’année prochaine.
Posez des questions sur votre expérience de travail générale jusqu’à maintenant.
Établissez une nouvelle entente de travail au moyen de l’application mesRégimesDeTravail (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) avec votre gestionnaire, puisque celle‑ci doit être renouvelée à chaque exercice financier.
Communiquer avec l’ENAIC
Si vous avez des commentaires au sujet de votre expérience d’accueil et d’intégration au MDN, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.
Félicitations pour avoir accompli toutes vos tâches! Nous espérons que l’expérience acquise vous sera d’une aide précieuse et qu’elle contribuera à votre épanouissement professionnel. Merci pour vos contributions à la mission du MDN et à la Politique de défense du Canada.
Annexe A : Fiche d’information pour les nouveaux employés civils
Pendant vos premiers jours et vos premières semaines au sein du MDN, vous aurez beaucoup de nouvelles informations à retenir. La présente fiche d’information vous est fournie pour vous aider à mémoriser et à organiser certains de ces renseignements. Votre superviseur ou gestionnaire peut vous aider à trouver les renseignements nécessaires pour remplir le formulaire.
MES PRINCIPALES PERSONNES-RESSOURCES
Mon organisation de N1 est :
Mon organisation de N2 est :
Mon organisation de N3 est :
Nom du gestionnaire :
Numéro de téléphone du gestionnaire :
Courriel du gestionnaire :
Nom du superviseur :
Numéro de téléphone du superviseur :
Courriel du superviseur :
Nom du partenaire homologue :
Numéro de téléphone du partenaire homologue :
Courriel du partenaire homologue :
AUTRES PERSONNES-RESSOURCES Ci-dessous, vous pouvez inscrire les coordonnées d’autres collègues ou d’autres personnes-ressources importantes de l’administration propres à votre lieu de travail (p. ex. stationnement, sécurité, réservations de salle de réunion, etc.).
