DOAD 2017-1, Processus de grief militaire

Table des matières

1. Introduction
2. Aperçu
3. Autres mécanismes de plainte
4. Règlement à l’amiable des plaintes
5. Responsabilités du plaignant
6. Obligations du commandant
7. Obligations du militaire désigné
8. Obligations de l’autorité de redressement
9. Obligations de l’autorité initiale
10. Obligations de l’autorité de dernière instance
11. Registre national des griefs
12. Consultation juridique et représentation
13. Communications verbales
14. Traitement du dossier de grief
15. Mise en œuvre
16. Communications avec le plaignant après la libération
17. Griefs relatifs au rapport d’appréciation du personnel
18. Conséquences
19. Responsabilités
20. Références

2. Aperçu

Généralités

2.1 Les militaires :

1. forment un groupe bien distinct au sein de la société canadienne;
2. doivent obéir aux ordres légitimes;
3. servent à titre amovible depuis leur enrôlement jusqu’à ce qu’ils soient légalement libérés;
4. sont soumis, en tout lieu, à l’obligation de service légitime telle qu’imposée par la Couronne, sans aucune obligation de réciprocité de la part de celle-ci;
5. sont assujettis au Code de discipline militaire et aux autres lois canadiennes;
6. n’ont pas de syndicat, de contrat, de convention collective ou de processus de négociation collective, et leurs conditions de services sont en grande partie établies par les ORFC et par d’autres règlements, ordonnances, instructions et directives.

Obligations de la chaîne de commandement

2.2 Bien que tous les militaires soient tenus d’obéir aux ordres légitimes, les membres de la chaîne de commandement ont également l’obligation, aux termes de l’article 4.02 des ORFC, Responsabilités générales des officiers, et de l’article 5.01 des ORFC, Responsabilités générales des militaires du rang, de promouvoir le bien-être de leurs subordonnés, en plus de promouvoir leur efficacité et leur esprit de discipline. Lorsqu’un acte, une décision ou une omission dans les affaires des FAC est susceptible de constituer un manquement aux obligations d’un membre de la chaîne de commandement, la procédure de grief des FAC fournit aux militaires le moyen de déposer un grief.

Procédure de grief des FAC

2.3 Le droit des militaires de déposer un grief est établi à l’article 29 de la Loi sur la défense nationale (LDN). Les articles 29.1 à 29.15 de la LDN et le chapitre 7 des ORFC, Griefs, énoncent des dispositions additionnelles à l’égard de la procédure de grief, incluant les modalités et les conditions selon lesquelles un grief doit être déposé. La présente DOAD :

1. établit l’Autorité des griefs des Forces canadiennes (AGFC) à titre de gestionnaire de la procédure de grief des FAC;
2. établit clairement les rôles et les responsabilités de tous les participants à la procédure de grief.

Système des griefs des FAC (SGFAC)

2.4 Le SGFAC est régi par :

1. les articles 29 à 29.15 de la LDN;
2. le chapitre 7 des ORFC;
3. les DOAD de la série 2017.

2.5 Le SGFAC est constitué à la fois des autorités responsables de la gestion de la procédure de grief et des procédures ayant pour but :

1. d’aider un militaire dans la rédaction de son grief;
2. de veiller à ce que l’autorité initiale (AI) ou l’autorité de dernière instance (ADI) appropriée étudie le grief et rende une décision de façon adéquate;
3. de veiller à ce que la directive contenue dans la lettre de décision en réponse à un grief soit exécutée.

Gestion de la procédure de grief

2.6 L’AGFC est responsable de la gestion de l’ensemble de la procédure de grief et veille à ce que les directives qui y sont associées soient exécutées. Les principales fonctions de l’AGFC sont :

1. la gestion du Registre national des griefs (RNG), incluant l’inscription, l’acheminement et le suivi des griefs, ainsi que la production de rapports;
2. la prestation d’aide aux plaignants et à la chaîne de commandement;
3. la gestion de la formation pour les analystes des griefs et les militaires désignés.

6. Obligations du commandant

Généralités

6.1 Les responsabilités du cmdt à l’égard des griefs sont énoncées au chapitre 7 des ORFC. En général, un cmdt devrait :

1. comprenne le SGFAC et s’acquitte de ses obligations à titre de cmdt ou d’AI au meilleur de ses capacités;
2. soit au courant des griefs provenant de son organisation;
3. règle les griefs à l’amiable si cela est raisonnable dans les circonstances;
4. empêche toutes représailles contre les plaignants en raison du dépôt d’un grief;
5. informe les membres de l’unité à propos du SGFAC;
6. exerce ses obligations à l’égard de la procédure de grief des FAC en tant qu’élément fondamental de la profession militaire.

Obligations à la réception d’un grief

6.2 À la réception d’un grief, et conformément à l’article 7.09 des ORFC, Obligations du commandant sur réception d’un grief, le cmdt doit :

1. s’assurer que le grief respecte les conditions énoncées à l’article 7.08 des ORFC;
2. l’enregistrer dans le RNG;
3. en accuser réception par écrit auprès du plaignant et lui fournir le numéro de RNG de son dossier;
4. affecter un militaire désigné conformément à l’article 7.07 des ORFC, Obligation de désigner un officier ou militaire du rang pour aider.

Examen du grief afin d’établir quelle est l’AI compétente

6.3 Conformément au sous-alinéa 7.14(1)a) des ORFC, Officiers pouvant agir à titre d’autorité initiale en matière de griefs, le cmdt peut agir à titre d’AI s’il peut accorder le redressement demandé par le plaignant. Toutefois, si le grief se rapporte à un acte, une décision ou une omission du cmdt ou si celui-ci n’est pas en mesure d’accorder le redressement demandé par le plaignant, il ne peut agir à titre d’AI. Dans de telles circonstances, il doit veiller à renvoyer le grief à l’officier qui est son supérieur immédiat et qui a compétence à l’égard de la question faisant l’objet du grief (voir la section 8 de la présente DOAD).

6.4 Si un cmdt a reçu un grief pour lequel il ne peut agir à titre d’AI, il doit :

1. soit consulter l’AGFC afin d’établir quelle est l’AI compétente, pour ensuite transmettre le dossier de grief à cette AI;
2. soit transmettre le dossier de grief à l’AGFC aux fins d’examen du contenu du grief dans tous les cas où l’établissement de l’AI compétente présente un problème.

6.5 Dans l’un ou l’autre des cas prévus au paragraphe 6.4 de la présente DOAD, le cmdt doit :

1. transmettre le dossier de grief dans les 10 jours suivant la réception du grief;
2. joindre au dossier de grief une lettre explicative énonçant :
   1. ses commentaires concernant le bien-fondé du grief;
   2. une explication de tout délai dans la transmission du grief;
   3. tout autre renseignement pertinent;
3. remettre au plaignant une copie de cette lettre et de tout renseignement additionnel transmis avec le dossier de grief.

8. Obligations de l’autorité de redressement

Généralités

8.1 Une autorité de redressement est un officier des FAC qui agit à titre d’AI ou d’ADI.

8.2 À la réception d’un grief, l’autorité de redressement doit en accuser réception au plaignant et ensuite évaluer le grief afin de déterminer s’il :

1. porte sur une question ne pouvant faire l’objet d’un grief (voir le paragraphe 8.3 de la présente DOAD);
2. a été déposé après l’expiration du délai applicable établi aux articles 7.06 ou 7.18 des ORFC (voir les paragraphes 8.4 à 8.6 de la présente DOAD).

Questions ne pouvant faire l’objet d’un grief

8.3 Une AI qui détermine que le grief porte sur une question ne pouvant faire l’objet d’un grief doit informer le plaignant de sa décision par écrit et expliquer que :

1. la question ne peut faire l’objet d’un grief en application :
   1. du paragraphe 29(2) de la LDN;
   2. de l’article 7.03 des ORFC, Décisions prises aux termes du Code de discipline militaire;
   3. de l’article 101.19 des ORFC, Comité d’appel;
2. le plaignant peut toutefois déposer auprès de l’AI une demande, devant être transmise à l’ADI, pour que cette dernière étudie et règle le grief en vertu de l’article 7.18 des ORFC.

Expiration du délai applicable

8.4 Une autorité de redressement peut accepter un grief déposé après l’expiration du délai applicable établi aux articles 7.06 ou 7.18 des ORFC si elle est convaincue, selon la justification du retard fournie par le plaignant, qu’il est dans l’intérêt de la justice d’étudier le grief et de rendre une décision.

8.5 Si, de l’avis de l’autorité de redressement, le retard résulte d’un événement imprévu, inattendu ou qui échappe au contrôle du plaignant, l’autorité de redressement devrait normalement être convaincue qu’il est dans l’intérêt de la justice d’étudier le grief, pour autant qu’il ait été déposé dans un délai raisonnable après l’événement en question (voir les notes correspondantes aux articles 7.06 et 7.18 des ORFC).

8.6 Une AI qui n’est pas convaincue qu’il est dans l’intérêt de la justice d’étudier un grief déposé après l’expiration du délai établi à l’article 7.06 des ORFC doit transmettre les motifs de sa décision au plaignant par écrit, en incluant un avis selon lequel le plaignant peut demander que son grief soit transmis à l’ADI pour étude et règlement.

Obligations de l’autorité de redressement

8.7 Une autorité de redressement peut, dans certaines circonstances, devoir tenir compte du caractère raisonnable des lois, des politiques, des ordonnances, des instructions et des directives applicables. Le fait qu’un militaire ait été traité conformément aux lois, politiques, ordonnances, instructions et directives applicables ne signifie pas automatiquement qu’il a été traité avec équité.

8.8 Chacune des décisions prises par une autorité de redressement doit :

1. procéder d’une méthode analytique qui produit un résultat raisonné qui peut être lu, compris et évalué par le plaignant;
2. être entièrement fondée sur le droit, les politiques ou l’équité, selon le cas;
3. expliquer pourquoi une question soulevée par le plaignant n’est pas jugée pertinente, le cas échéant, et par conséquent ne sera pas traitée.

8.9 La principale tâche d’une autorité de redressement est de déterminer si le plaignant a été lésé par l’acte, la décision ou l’omission, dans le cours des affaires des FAC, ayant mené au grief.

8.10 L’autorité de redressement qui conclut que le plaignant :

1. a été lésé doit choisir le redressement approprié;
2. a été traité avec équité conformément aux lois, politiques, ordonnances, instructions et directives applicables devrait normalement conclure que le plaignant n’a pas été lésé.

8.11 Les autorités de redressement et les membres de leur personnel doivent communiquer avec le plaignant dans la langue officielle choisie par le plaignant.

Règlement à l’amiable

8.12 Une fois qu’un grief a été déposé, l’autorité de redressement doit envisager et, si cela est possible et approprié, tenter d’obtenir un règlement à l’amiable afin de le régler. Ceci s’effectue en trouvant une solution acceptable pour toutes les parties concernées avant que l’autorité de redressement ne rende une décision.

Nota – Le règlement à l’amiable est une composante clé de la procédure de grief et peut être amorcé à n’importe quel moment de la procédure de grief.

Équité procédurale

8.13 L’étendue de l’obligation d’équité procédurale en ce qui concerne les décisions administratives est contextuelle et varie selon la nature de la décision, le contexte dans lequel elle est prise et ses répercussions sur la ou les personnes touchées. Dans le cadre du SGFAC, l’équité procédurale a pour but de garantir au plaignant la possibilité de participer de façon significative au processus décisionnel. Dans le contexte du SGFAC, le plaignant a le droit :

1. d’être avisé des enjeux importants et des conséquences potentielles de toute décision pouvant être prise par l’autorité de redressement;
2. de se faire remettre tous les documents et renseignements pertinents qui seront pris en considération par l’autorité de redressement;
3. d’avoir l’occasion de présenter des observations sur les documents et les renseignements;
4. de recevoir en temps opportun une décision bien expliquée, raisonnable et impartiale à l’égard de son grief.

8.14 L’équité procédurale :

1. est l’obligation d’agir de manière équitable;
2. comporte les quatre principes suivants :
   1. avis (de l’enjeu ou des enjeux en cause);
   2. divulgation (des renseignements pertinents);
   3. possibilité de présenter des observations (à un décideur impartial);
   4. décision motivée.

Avis

8.15 En matière de prise de décisions administratives, l’obligation de donner un avis à la personne touchée par une décision est particulièrement essentielle si le processus décisionnel est enclenché par le décideur. Dans le cas des griefs, le processus décisionnel est enclenché par le plaignant, qui « avise » la chaîne de commandement qu’il s’estime lésé. Cependant, la notion « d’avis » s’applique aussi au fait d’informer le plaignant de l’identité de l’AI et des étapes à suivre dans l’administration du grief. Elle englobe également le fait de signaler au plaignant les principaux enjeux devant faire l’objet d’une décision et leur incidence potentielle sur celui-ci. La présente DOAD constitue un avis donné par les FAC à tous les militaires concernant la façon dont le SGFAC sera administré.

Divulgation

8.16 La divulgation permet au plaignant de connaître la preuve qu’il devra réfuter, bien que ce soit le plaignant lui-même qui enclenche le processus, en faisant en sorte que le plaignant ait l’occasion de prendre connaissance de l’ensemble de l’information qui sera prise en compte par l’autorité de redressement. Il faut demander au plaignant d’accuser réception de l’information divulguée et de faire connaître son intention de présenter des observations.

Nota – Bien que l’ensemble de l’information pertinente contenue dans le dossier de grief doive être prise en compte par l’autorité de redressement dans le règlement du grief, la divulgation n’est requise que pour l’information n’ayant pas été divulguée précédemment ou que le plaignant n’a pas déjà en sa possession.

Secret professionnel de l’avocat

8.17 Toute communication entre un conseiller juridique du MDN ou des FAC et l’autorité de redressement ou un membre de son personnel est assujettie au secret professionnel de l’avocat et ne peut être divulguée au plaignant à quelque moment que ce soit durant la procédure de grief.

Observations

8.18 La possibilité pour le plaignant de présenter des observations lui permet d’être entendu par le décideur. En d’autres mots, le plaignant se voit offrir la possibilité de formuler des commentaires sur l’information dont dispose l’autorité de redressement, y compris sur les décisions qui pourraient être rendues. Ce droit permet également au plaignant de porter à la connaissance de l’autorité de redressement toute information pertinente qui peut manquer au dossier de grief afin qu’elle puisse en tenir compte dans le règlement du grief.

Décision impartiale

8.19 Un plaignant a droit à une audition équitable devant une autorité de redressement impartiale. Ce droit sera compromis si l’autorité de redressement est prédisposée, ou semble avoir une prédisposition, face au résultat du grief, de telle sorte que la décision soit connue d’avance. Par conséquent, l’alinéa 7.14(2) des ORFC interdit à un officier d’agir à titre d’AI si le grief se rapporte à l’un de ses propres actes, décisions ou omissions.

8.20 Cependant, le droit à une audition équitable devant un décideur impartial ne signifie pas que le plaignant a droit à un décideur judiciairement ou institutionnellement indépendant. Les autorités de redressement sont des officiers de la chaîne de commandement des FAC, y compris le chef d’état-major de la défense (CEMD), en raison du rôle joué par la chaîne de commandement dans la promotion du bien-être, de l’efficacité et de l’esprit de discipline de leurs subordonnés.

Motifs

8.21 Les dispositions de la LDN et du chapitre 7 des ORFC en matière de griefs exigent que de nombreuses décisions prises dans le cadre de la procédure de grief des FAC soient accompagnées de motifs. Cela permet au plaignant de comprendre quelle information a été utilisée par l’autorité de redressement et comment la décision a été prise.

8.22 L’autorité de redressement doit :

1. être en mesure de faire abstraction de ses préférences personnelles ou institutionnelles lorsqu’elle examine et règle un grief;
2. tenir compte du point de vue et de la position tant des décideurs des FAC ayant pris part à l’objet du grief que de ceux du plaignant, compte tenu de l’information pertinente contenue dans le dossier de grief;
3. connaître les lacunes en matière d’équité, le cas échéant, du processus décisionnel original qui devraient être corrigées en procédant à un nouvel examen de l’objet du grief.

8.23 Un nouvel examen est un réexamen complet et équitable de l’objet du grief, accompagné de toutes les étapes d’équité procédurale énoncées précédemment, qui est fondé sur un examen de l’ensemble de l’information pertinente dans le dossier de grief obtenue au cours de ces étapes. Dans la conduite d’un nouvel examen visant à corriger des lacunes antérieures en matière d’équité procédurale, l’autorité de redressement :

1. ne doit pas simplement entériner le caractère raisonnable de la décision originale;
2. doit en arriver à ses propres conclusions sur la réponse appropriée que doivent donner les FAC aux circonstances du plaignant au vu de l’information contenue dans le dossier de grief et des lois, politiques, ordonnances, instructions et directives applicables.

8.24 Lorsqu’une autorité de redressement examine si une mesure administrative (p. ex. mesures correctives, examen administratif ou libération) devrait être entreprise ou si le résultat de la procédure initiale devrait être maintenu, elle doit respecter les exigences d’équité procédurale de la procédure de grief et non celles du règlement, de la politique, de l’ordonnance, de l’instruction ou de la directive applicable à la mesure administrative.

9. Obligations de l’autorité initiale

Qui peut agir à titre d’AI à l’égard d’un grief

9.1 Conformément au sous-alinéa 7.14(1)a) des ORFC, un cmdt peut agir à titre d’AI s’il peut accorder le redressement demandé par le plaignant. Conformément au sous-alinéa 7.14(1)b) des ORFC, un cmdt ou un officier des FAC nommé au poste de directeur général ou à un poste supérieur à celui-ci au Quartier général de la Défense nationale (QGDN), chargé de décider des questions faisant l’objet d’un grief, peut également agir à titre d’AI. Cependant, une AI agissant en vertu du sous-alinéa 7.14(1)b) des ORFC qui a besoin de pouvoirs supplémentaires pour accorder un certain aspect du redressement approprié doit en faire la demande auprès de l’officier compétent avant de rendre une décision.

Grief relatif à l’un de ses propres actes, décisions ou omissions

9.2 Conformément à l’alinéa 7.14(2) des ORFC, si le grief porte sur un acte, une décision ou une omission de l’AI proposée, celle-ci doit renvoyer le grief à l’officier qui est son supérieur immédiat et qui a compétence à l’égard de la question qui fait l’objet du grief. Cet officier supérieur immédiat sera l’AI. Une AI qui croit en toute autre circonstance qu’une partialité réelle ou perçue peut nuire à sa capacité d’agir doit demander conseil à l’AGFC.

Procédure de grief au niveau de l’AI

9.3 Une AI qui accepte un grief doit :

1. en accuser réception par écrit au plaignant et, si l’AI n’est pas le cmdt du plaignant, au cmdt du plaignant;
2. étudier la possibilité d’un règlement à l’amiable;
3. à moins d’avoir l’intention d’accorder tout le redressement demandé, rédiger un sommaire du grief comprenant :
   1. tous les faits pertinents;
   2. une analyse visant à déterminer si le plaignant a été lésé ou non;
   3. une recommandation quant au redressement qui pourrait être accordé;

Nota – Si l’AI n’a pas le pouvoir d’accorder un certain aspect du redressement approprié, elle doit, en prévision du recours à ce redressement, demander l’approbation de l’autorité compétente avant de le recommander dans le sommaire;

4. divulguer au plaignant le sommaire, et tout renseignement nouveau pour le plaignant, et préciser clairement les renseignements qui ont été divulgués;
5. tenir à jour un dossier de grief conformément au Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense (SCSCEDD) et à la DOAD 6001-1, Tenue de documents.

Observations à l’autorité de redressement

9.4 Sous réserve du paragraphe 9.6 de la présente DOAD, le plaignant dispose de 21 jours civils à compter de la date de réception des renseignements divulgués pour présenter des observations par écrit à l’analyste des griefs de l’AI.

9.5 Un plaignant qui nécessite plus de temps pour présenter des observations doit :

1. demander une prolongation par écrit en précisant les motifs de la demande;
2. veiller à ce que l’analyste des griefs de l’AI reçoive sa demande au cours du délai de 21 jours civils.

9.6 L’analyste des griefs de l’AI doit autoriser toute demande de délai supplémentaire si elle est raisonnable dans les circonstances.

9.7 Si les observations du plaignant justifient des demandes de renseignements supplémentaires, les nouveaux renseignements obtenus en conséquence ainsi que les conclusions qui en découlent doivent, si ce n’est pas déjà fait, être divulgués au plaignant avant que l’AI ne rende sa décision. L’analyste des griefs de l’AI doit être prêt à recevoir des observations supplémentaires du plaignant dans de telles circonstances. Le délai de 21 jours civils établi au paragraphe 9.4 de la présente DOAD s’applique de nouveau s’il y a communication d’observations supplémentaires par le plaignant.

Délai de quatre mois

9.8 Conformément à l’alinéa 7.15(2) des ORFC, une AI doit étudier le grief et rendre une décision dans un délai de quatre mois. Toutefois, cela peut ne pas être toujours possible en raison de la nature du grief ou des exigences du service. En conséquence, une AI qui est incapable de se conformer à cette obligation doit aviser le plaignant par écrit que :

1. l’AI ne sera pas en mesure d’étudier le grief et de rendre une décision dans le délai de quatre mois prévu à l’alinéa 7.15(2) des ORFC, et fournir au plaignant une estimation de la date à laquelle elle serait en mesure de le faire;
2. le plaignant peut soumettre à l’AI, pour transmission à l’ADI, une demande pour que l’ADI étudie et règle le grief sans passer par la décision de l’AI.

9.9 Cependant, si l’AI n’a pas étudié le grief et rendu une décision dans le délai de quatre mois, le plaignant peut :

1. soit décider d’attendre que l’AI étudie le grief et rende une décision;
2. soit demander que l’AI renvoie le grief à l’ADI, qui devra ensuite l’étudier et le régler.

Décision

9.10 L’AI ne doit pas rendre sa décision avant l’une ou l’autre des éventualités suivantes :

1. le plaignant a accusé réception des renseignements divulgués et :
   1. soit a présenté des observations;
   2. soit a indiqué qu’aucune observation ne sera présentée;
2. le plaignant n’a pas accusé réception des renseignements divulgués, et l’AI a fait un effort raisonnable pour communiquer avec le plaignant afin d’obtenir ses observations.

9.11 L’AI doit :

1. examiner tous les documents et renseignements pertinents, et les observations présentées par le plaignant à la suite de la divulgation;
2. rendre une décision dans le délai de quatre mois;

Nota – Toute traduction requise doit également être réalisée dans le délai de quatre mois.

3. dans la décision :
   1. inclure une conclusion indiquant si oui ou non le plaignant a été lésé;
   2. s’il y a lieu, accorder un redressement ou un redressement partiel au plaignant, en collaborant, au besoin, avec l’autorité compétente pour obtenir son approbation afin d’accorder le redressement demandé;
   3. informer le plaignant de son droit de soumettre par écrit à l’AI, dans les 30 jours suivant la date de réception de la décision, une demande motivée pour que l’ADI étudie et règle le grief;
4. communiquer la décision par écrit, accompagnée des motifs, au plaignant, à son cmdt, le cas échéant, et à l’AGFC;
5. mettre en œuvre la décision, même lorsque le plaignant demande que son grief soit transmis à l’ADI pour étude et règlement;
6. transmettre le dossier de grief à l’AGFC si le plaignant demande que l’ADI étudie et règle le grief.

Nota – Aucune disposition ne permet de prolonger le délai de 30 jours pour demander à l’ADI d’étudier et de régler le grief. Un plaignant qui soumet une demande après le délai imparti doit y inclure les raisons du retard.

10. Obligations de l’autorité de dernière instance

À la réception d’un grief

10.1 Lorsque l’AGFC reçoit un grief transmis par une AI pour examen par l’ADI, elle doit :

1. accuser réception au plaignant par écrit aussi rapidement que possible;
2. mettre à jour le RNG.

Acceptation ou rejet du grief

10.2 Si la demande d’étude et de règlement du grief a été soumise après l’expiration du délai de 30 jours prévu à l’alinéa 7.18(2) des ORFC, l’ADI :

1. si elle est convaincue qu’il est dans l’intérêt de la justice de le faire, compte tenu des raisons du retard fournies par le plaignant, peut accepter le grief;
2. si elle n’en est pas convaincue, doit transmettre les motifs de sa décision par écrit au plaignant.

Renvoi devant le Comité externe d’examen des griefs militaires (Comité des griefs)

10.3 Si l’ADI accepte de régler le grief, elle doit décider, en fonction des questions énoncées à l’article 7.21 des ORFC, Catégories de griefs devant être renvoyés au Comité des griefs, s’il faut que le grief soit renvoyé devant le Comité des griefs pour conclusions et recommandations.

10.4 L’ADI a également la possibilité de renvoyer tout autre grief devant le Comité des griefs.

Étude et règlement du grief

10.5 Que l’ADI renvoie ou non un grief au Comité des griefs, elle doit, conformément à l’article 7.19 des ORFC, Obligations – Grief non renvoyé au Comité des griefs, ou à l’article 7.24 des ORFC, Mesures postérieures à l’examen du Comité des griefs :

1. examiner la nécessité de rédiger un sommaire et de le divulguer, ainsi que tout nouveau renseignement, au plaignant;
2. examiner tous les documents et renseignements pertinents, et les observations présentées par le plaignant à la suite du processus de divulgation;
3. régler le grief;
4. indiquer dans la lettre de décision les raisons pour lesquelles elle n’a pas suivi les conclusions ou recommandations du Comité des griefs;

Nota – Les conclusions et recommandations du Comité des griefs ne constituent pas une décision et ne lient pas I’ADI.

5. aviser par écrit le plaignant, son cmdt, le cas échéant, et l’AI, de la décision motivée;
6. mettre à jour le RNG.

10.6 Des copies de la décision sont envoyées à d’autres organisations au sein du MDN et des FAC pour les besoins de sa mise en œuvre. Le Comité des griefs est également inclus dans la liste de distribution s’il a fourni des conclusions et des recommandations à l’égard du grief.

10.7 Un plaignant qui n’est pas satisfait de la décision de l’ADI peut demander une révision judiciaire en vertu de la Loi sur les Cours fédérales (voir le paragraphe 18.1(2) de cette Loi pour connaître le délai applicable).

Fermeture du dossier de grief

10.8 Le dossier de grief est fermé lorsque :

1. soit la décision a été mise en œuvre (le cas échéant);
2. soit le délai de demande de révision judiciaire a expiré.

10.9 L’ADI doit tenir le dossier de grief à jour conformément au SCSCEDD et à la DOAD 6001-1.

11. Registre national des griefs

Objet

11.1 Le RNG est la base de données centrale gérée par l’AGFC pour enregistrer tous les griefs déposés par les militaires et assurer leur suivi.

Exigences

11.2 Tous les griefs doivent être enregistrés dans le RNG par le cmdt du plaignant.

11.3 Les autorités de redressement ou leur personnel doivent aviser l’AGFC de toute mise à jour, modification ou décision à l’égard d’un grief.

12. Consultation juridique et représentation

Consultation juridique

12.1 Un plaignant n’a pas droit aux services de consultation juridique ou de représentation du MDN, des FAC ou du ministère de la Justice.

Avocat civil ou autre représentant

12.2 Un plaignant peut engager un avocat civil ou un autre représentant à ses propres frais pour l’aider relativement à son grief, mais les autorités de redressement et leur personnel doivent continuer à communiquer directement avec le plaignant tout au long de la procédure de grief.

13. Communications verbales

Obligation de consigner par écrit

13.1 Les autorités de redressement et leur personnel doivent consigner par écrit toutes les communications verbales à l’égard d’un grief avec :

1. le plaignant;
2. la chaîne de commandement du plaignant;
3. un expert en la matière.

13.2 Les consignations écrites des communications verbales font partie du dossier de grief et doivent être divulguées conformément à l’équité procédurale, à l’exception des communications privilégiées telles que les consultations juridiques (voir le paragraphe 8.17 de la présente DOAD).

14. Traitement du dossier de grief

Sécurité des documents relatifs à un grief

14.1 Les documents relatifs à un grief qui contiennent des renseignements personnels ou d’autres renseignements sensibles ne doivent pas être :

1. versés au dossier personnel du plaignant;
2. partagés avec quiconque n’a pas un besoin de savoir.

14.2 Les documents relatifs à un grief peuvent contenir des renseignements personnels et doivent porter une désignation ou une classification de sécurité appropriée en conformité avec les Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale, chapitre 6, Sécurité de l’information.

15. Mise en œuvre

Mise en œuvre des décisions

15.1 La directive d’une autorité de redressement à une organisation du MDN ou des FAC chargée de la mise en œuvre d’une décision doit être exécutée dans un délai de 60 jours. Une organisation qui ne peut pas répondre à cette exigence doit aviser par écrit l’autorité de redressement et le plaignant du retard et de son motif.

16. Communications avec le plaignant après sa libération

Droit de déposer un grief

16.1 En vertu du paragraphe 29(1) de la LDN, un officier ou un militaire du rang est en droit de déposer un grief. En conséquence, le grief doit être déposé avant la libération.

16.2 Un ancien militaire peut, à l’égard d’un grief soumis avant sa libération :

1. fournir des renseignements et des observations supplémentaires à une autorité de redressement;
2. si l’AI n’étudie pas le grief et ne rend pas une décision dans le délai de quatre mois, ou après avoir reçu une décision de l’AI, demander que l’AI transmette le grief à l’ADI pour étude et règlement.

16.3 La correspondance relative au grief d’un plaignant qui a été libéré doit être transmise à l’adresse fournie par ce plaignant. Le plaignant est responsable de communiquer tout changement d’adresse à l’autorité de redressement.

16.4 L’autorité de redressement doit continuer de fournir des mises à jour au plaignant après sa libération.

17. Griefs relatifs au rapport d’appréciation du personnel

Établissement de l’AI compétente

17.1 Le cmdt de l’unité responsable de la réalisation d’un rapport d’appréciation du personnel (RAP) agit normalement à titre d’AI à l’égard d’un grief relatif à ce RAP. La participation du cmdt au processus de RAP de l’unité ne l’empêche pas d’agir à titre d’AI, mais si le grief a trait à l’un de ses propres actes, décisions ou omissions, l’alinéa 7.14(2) des ORFC prévoit qu’un tel grief doit être renvoyé à l’officier qui est son supérieur immédiat.

17.2 L’AI d’un grief relatif à un RAP produit en théâtre est le cmdt approprié du théâtre en question. Un cmdt d’unité qui reçoit un grief relatif à un RAP produit en théâtre de la part d’un plaignant rentrant d’un déploiement doit le transmettre à l’AGFC appropriée.

17.3 Une autorité de redressement doit utiliser les définitions de l’échelle d’évaluation du Système d’évaluation du personnel des Forces canadiennes (SEPFC) pour chaque facteur de rendement et facteur de potentiel examinés pour évaluer les observations du plaignant, de son superviseur et de l’officier réviseur. Le plaignant doit fournir des renseignements à l’appui de son affirmation selon laquelle le RAP ne décrit pas correctement son rendement ou son potentiel.

Modification du RAP

17.4 L’autorité de redressement qui détermine qu’un RAP nécessite une modification doit remplir et transmettre un nouveau RAP conformément aux instructions du SEPFC. Afin d’éviter que le RAP modifié soit retourné à l’unité du plaignant, l’autorité de redressement doit veiller à ce :

1. qu’il ne manque aucune signature;
2. que le plaignant soit la dernière personne à signer et à dater le RAP.

18. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

18.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci.

19. Responsabilités

Tableau des responsabilités

19.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

20. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
• Loi sur la défense nationale
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur les Cours fédérales
• Article 4.02 des ORFC, Responsabilités générales des officiers
• Article 5.01 des ORFC, Responsabilités générales des militaires du rang
• Chapitre 7 des ORFC, Griefs
• Chapitre 19 des ORFC, Conduite et discipline
• Article 101.19 des ORFC, Comité d’appel
• DOAD 2017-0, Griefs militaires

Autres références

• DOAD 5012-0, Prévention et résolution du harcèlement
• DOAD 6001-0, Gestion de l’information
• DOAD 6001-1, Tenue de documents
• DOAD 7004-0, Réclamations présentées par ou contre la Couronne et paiements à titre gracieux
• DOAD 7004-1, Procédures relatives aux réclamations et paiements à titre gracieux
• DOAD 7004-2, Dédommagement pour perte ou dommages causés aux effets personnels
• OAFC 2-15, Langues officielles
• CANFORGEN 056/13, Lignes directrices provisoires pour le processus de divulgation des Forces canadiennes
• Décret de nomination du CEMD – Directeur général Autorité des griefs des Forces canadiennes
• Directives du CEMD aux Commandants, chapitre 17, Gestion des conflits
• Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale, chapitre 6, Sécurité de l’information
• Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense (SCSCEDD)
• Système d’évaluation du personnel (SEPFC)
• Formulaire d’Avis d’intention de déposer un grief
• Site intranet du DGAGFC
• Site intranet du directeur général – Carrières militaires (DGCM), Griefs
• Site web du Comité externe d’examen des griefs militaires
• Site web de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire du Canada