Procédures sur les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements  

Numéro de version : 2.0
Date de version : le 16 juin 2025

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 Cette version des Procédures sur les dépenses d'accueil, de conférences et d'événements (Procédures sur les DACE) est entrée en vigueur le 16 juin 2025.

1.2 Pour l'historique des versions de ce document, consultez la section 8.

1.3 Ces procédures doivent être réexaminées tous les cinq ans. La prochaine révision est prévue pour juin 2030.

2. Application

2.1 Ces procédures sont obligatoires à respecter et s'appliquent aux employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à toute autre personne qui est tenue de suivre les instruments de politique d’entreprise (IPE) de l'ARC.

• 2.1.1 Bien que le ministre du Revenu national (ministre) soit régi par les Politiques à l’intention des cabinets des ministres du Conseil du Trésor (CT), les événements organisés ou l’accueil offert par le ministre, ou en son nom par son personnel, pour les affaires de l’ARC sont soumis aux exigences de ces procédures.

2.2 Le Code d'intégrité et de conduite professionnelle (le Code) souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l'ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l'Agence pour les politiques d'entreprise établissent les exigences relatives au respect des IPE.

2.3 Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

2.4 Pour aider les employés à interpréter et à mettre en œuvre ces procédures, certains termes clés sont définis dans l'Annexe A - Définitions.

3. Instruments de politique d'entreprise connexes

3.1 Ces procédures découlent de la Directive sur les dépenses d'accueil, de conférences et d'événements (Directive sur les DACE) et doivent être lues conjointement avec celle-ci.

3.2 Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

4.1 Ces procédures soutiennent les processus de planification, d’approbation et d’établissement de rapports pour les dépenses liées à l’accueil, aux conférences et aux événements.

4.2 L’ARC a le pouvoir sur toutes les questions énumérées au paragraphe 30(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et fixe donc ses propres IPE pour les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements. Ces procédures ont été établies en accord avec cette autorité. Bien que l’ARC ait le pouvoir de fixer ses propres IPE sur ces sujets, elle a choisi de s’aligner avec les directives du CT lorsque cela s’avérait nécessaire.

5. Activités liées à l’accueil, aux conférences et aux événements

5.1 Planification

5.1.1 Les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements doivent être approuvées au préalable selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses précisées dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l’Agence et les activités administrées (Directive sur la DPDPFAP) : Annexe B – Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence et Annexe C – Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence (Matrice et notes de la DPDF).

• 5.1.1.1 Dans les cas où toutes les personnes ayant le pouvoir d’engager des dépenses sont présentes lors d’un événement, l’approbation préalable des dépenses d’accueil doit être obtenue auprès de l’administrateur supérieur des affaires financières (ASAF) et sous-commissaire (SC), Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), et le pouvoir d’attestation (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]) doit être obtenu auprès de l’adjoint à l’ASAF et du directeur général (DG), Direction de l’administration financière (DAF). Dans ce cas, contacter la Division des rapports financiers et de la comptabilité (DRFC) pour obtenir plus d’information sur la marche à suivre.
• 5.1.1.2 Dans les cas où le commissaire participe à un événement et approuverait normalement au préalable les dépenses d’accueil, l’approbation préalable doit être obtenue de l’ASAF et SC, DGFA, jusqu’à la limite de l’autorité d’engagement des dépenses du commissaire spécifiée dans la Matrice et notes de la DPDF, y compris lorsque l’ASAF et SC, DGFA, participent également au même événement. Le commissaire continue de fournir une approbation préalable pour les dépenses liées à l’événement excluant celles liées à l’accueil, selon la limite de son pouvoir d’engagement de dépenses spécifiée dans la Matrice et notes de la DPDF. Dans ce cas, contacter la DRFC pour obtenir plus d’information sur la marche à suivre.

5.1.2 Le pouvoir d’engager des dépenses selon les limites précisées dans la Matrice et notes de la DPDF n’inclut pas le pouvoir de conclure (ou de modifier) un contrat avec un fournisseur de biens ou de services.

• 5.1.2.1 La Délégation des pouvoirs d’acquisition de l’ARC doit être prise en considération, car certaines dépenses liées à l’accueil, aux conférences ou aux événements peuvent nécessiter un contrat. La Division de la passation des marchés, Direction de l’administration, DGFA, doit être consultée en soumettant une demande au moyen du Portail de services de la Direction de l’Administration avant d’entamer des négociations avec des fournisseurs ou de prendre des engagements envers eux.

5.1.3 Pour déterminer le niveau d’approbation préalable requis pour engager des dépenses d’accueil, de conférences et d’événements, la taxe sur les ventes doit être incluse dans le coût total pour les besoins de planification et d’approbation.

5.1.4 Pour les conférences et les événements à l’extérieur du Canada qui nécessitent un déplacement (participation en personne), il convient de suivre le processus de demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada décrite à la section 5.2.6 des Procédures sur les voyages.

5.2 Processus d’approbation préalable

5.2.1 Le tableau 1 illustre les dépenses qui doivent être approuvées au préalable dans le cadre du Plan d’événements, de conférences et d’accueil.

5.2.2 Les demandes de conférences et d’événements pour l’ombudsman et son personnel sont approuvées au préalable selon les limites d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF, en dehors du Plan d’événements, de conférences et d’accueil ; toutefois, le Bureau de l’ombudsman des contribuables est tenu de soumettre ces demandes préapprouvées à la DRFC à pour information.

5.2.3 Plan d’événements, de conférences et d’accueil

5.2.3.1 La DRFC met en place et coordonne le Plan d’événements, de conférences et d’accueil avec la Direction des services consultatifs en gestion financière (DSCGF) et les bureaux régionaux des finances.

5.2.3.2 La DSCGF et les bureaux régionaux des finances distribuent le Plan d’événements, de conférences et d’accueil, y compris les modèles, aux directions générales et régions pour qu'elles le complètent.

• 5.2.3.2.1 Pour obtenir la version la plus récente des modèles du Plan d’événements, de conférences et d’accueil, il faut communiquer avec la DSCGF ou le bureau régional des finances. La DSCGF et les bureaux régionaux des finances peuvent contacter la DRFC pour obtenir un soutien et des conseils supplémentaires si nécessaire.

5.2.3.3 Chaque direction générale et région doit compléter le plan d’événements, de conférences et d’accueil chaque année et le mettre à jour sur une base semestrielle.

5.2.3.4 La DSCGF, les bureaux régionaux des finances et la DRFC peuvent demander des informations supplémentaires ou des précisions concernant les demandes d’accueil, de conférence et d’événement afin de soutenir la prise de décision du ministre, du commissaire ou des cadres supérieurs de l’Agence, si tel est le cas.

5.2.3.5 Pour déterminer le niveau d’approbation préalable requis pour un événement, le niveau le plus élevé doit être obtenu en fonction du coût total de l’événement ou des frais d’accueil ou des deux inclus dans le coût total de l’événement. Par exemple, si le coût total de l’événement (y compris les frais d’accueil) est inférieur à 25 000 $, mais que les frais d’accueil sont de 5 000 $, l’approbation préalable du commissaire est requise.

5.2.3.6 Le tableau 2 illustre le niveau minimal d’approbation préalable et le modèle de plan pour les événements, les conférences et l’accueil requis en fonction du coût total de l’événement ou des frais d’accueil ou des deux selon les limites d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

5.2.3.7 Le gestionnaire délégué doit soumettre les modèles requis, tels que décrits dans le tableau 2, au DSCGF ou au bureau régional des finances, qui demandera le niveau approprié d’approbation préalable. En outre, les modèles suivants doivent être soumis, le cas échéant :

• 5.2.3.7.1 l’Annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil à la DSCGF ou au bureau régional des finances lorsqu’un événement comprend des dépenses d’accueil.
• 5.2.3.7.2 le modèle du Sommaire des conférences élaborant toutes les demandes de conférences à la DSCGF ou au bureau régional des finances afin d’obtenir l’approbation préalable du cadre supérieur de l’Agence, indépendamment des exigences d’approbation préalable énumérées à la section 5.4 Conférences.

5.2.3.8 La DSCGF ou le bureau régional des finances obtiendra l’approbation préalable du cadre supérieur de l’Agence ou l’appui du commissaire ou du ministre en vue d’une approbation préalable et soumettra les modèles au DRFC.

5.2.3.9 La DRFC :

• 5.2.3.9.1 examine, prépare et fait approuver toutes les demandes nécessitant l’approbation préalable du ministre ou du commissaire, ce qui inclut :
  • 5.2.3.9.1.1 sur une base annuelle, une liste consolidée des demandes d’accueil et d’événements prévus, avant le début de l’exercice
  • 5.2.3.9.1.2 sur une base semestrielle, une liste consolidée des demandes d’accueil et d’événements qui n’ont pas été approuvées au préalable ou qui nécessitent une nouvelle approbation comme indiqué à la section 5.2.3.11
  • 5.2.3.9.1.3 exceptionnellement, des demandes d’accueil et d’événements qui n’ont pas été approuvées au préalable (comme indiqué à la section 5.2.3.11) ou qui nécessitent une nouvelle approbation et ne peuvent attendre la prochaine mise à jour (la présentation de ces demandes doit être évitée dans la mesure du possible).
• 5.2.3.9.2 tient une liste des demandes d’accueil et d’événements qui ont été approuvées au préalable par le ministre, le commissaire ou les cadres supérieurs de l’Agence, et la distribuent au DSCGF et aux bureaux régionaux des finances.

5.2.3.10 Lorsqu’il n’a pas été possible d’approuver au préalable les dépenses liées à un événement et que l’approbation est requise après coup, un mémorandum doit être soumis à la DSCGF ou au bureau régional des finances, accompagné d’une justification des circonstances ayant entraîné la demande tardive, ainsi que du modèle requis. Le mémorandum doit être soumis par le gestionnaire délégué ou le cadre supérieur de l’Agence en fonction des exigences d’approbation préalable énoncées à la section 5.2.3.6. Il convient d’éviter, dans la mesure du possible, de soumettre des demandes a posteriori.

5.2.3.11 Une demande d’événement actualisée doit être soumise à la DSCGF ou au bureau régional des finances pour une nouvelle approbation avant la tenue de l’événement si l’une des situations suivantes se présente :

• 5.2.3.11.1 Le coût total prévu ou réel de l’événement, ou le coût prévu ou réel de l’accueil, a augmenté et dépasse de 15 % ou plus les dépenses initialement approuvées au préalable.
• 5.2.3.11.2 Le coût total prévu ou réel de l’événement, ou les frais d’accueil par personne, dépasse le pouvoir d’engagement de dépenses du gestionnaire délégué qui a initialement approuvé au préalable la dépense.
• 5.2.3.11.3 Le lieu passe d’une installation gouvernementale à un lieu privé ou commercial.
• 5.2.3.11.4 Des formes exceptionnelles d’accueil, telles que spécifiées dans la Directive sur les DACE : Annexe C – Éléments d’accueil exceptionnels, sont offertes et ne faisaient pas partie des dépenses approuvées au préalable initiales.

5.3 Accueil

5.3.1 Les frais d’accueil qui font partie d’un événement doivent suivre la procédure d’approbation préalable décrite à la section 5.2 Processus d’approbation préalable.

5.3.2 L’approbation préalable des frais d’accueil que l’on considère étant une activité opérationnelle ou une formation (ne faisant pas partie d’un événement) est obtenue au moyen de l’Annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil. Le formulaire dûment rempli, accompagné des pièces justificatives, doit être soumis pour approbation préalable au gestionnaire délégué ayant le pouvoir d’engager des dépenses.

• 5.3.2.1 Toutes les dépenses d’accueil qui nécessitent l’approbation préalable du ministre, du commissaire ou d’un cadre supérieur de l’Agence doivent suivre le Plan d’événements, de conférences et d’accueil, comme indiqué à la section 5.2.3.

5.3.3 Une mise à jour de l’Annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil doit être soumise à l’approbation préalable du gestionnaire délégué ayant le pouvoir d’engager des dépenses si l’une des situations suivantes se présente :

• 5.3.3.1 Le coût total prévu ou réel de l’accueil a augmenté et dépasse de 15 % ou plus les dépenses initialement approuvées.
• 5.3.3.2 Le total des frais d’accueil prévus ou réels par personne dépasse la limite de l’autorité d’engagement des dépenses du gestionnaire délégué qui a approuvé au préalable la dépense à l’origine. Veuillez consulter la Directive sur les DACE : Annexe D – Limites des frais d’accueil par personne pour connaître les limites des frais par personne.
• 5.3.3.3 Le lieu passe d’une installation gouvernementale à un emplacement commercial.
• 5.3.3.4 Des formes exceptionnelles d’accueil telles qu’elles sont définies dans la Directive sur les DACE : Annexe C – Éléments d’accueil exceptionnels, seront offertes et ne faisaient pas partie des dépenses approuvées au préalable initiales.

5.4 Conférences

5.4.1 Le tableau 3 illustre de quelle façon l’objectif de la participation à une conférence détermine si l’approbation préalable de la conférence et de l’événement est requise au moyen du Plan d’événements, de conférences et d’accueil, comme indiqué à la section 5.2.3.

5.4.2 Les conférences qui ont été jugées comme étant une activité opérationnelle ou une formation ne sont pas considérées comme étant des événements et doivent être approuvées au préalable selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses pour les biens et services, comme indiqué dans la Matrice et notes de la DPDF.

5.4.3 Lorsque la distinction entre conférence, activités opérationnelles et formation n’est pas claire, les gestionnaires délégués doivent communiquer avec le conseiller désigné, selon la section 7. Demandes de renseignements. La DSCGF et les bureaux financiers régionaux doivent communiquer avec la DRFC pour obtenir plus d’information.

5.4.4 Les conférences dont l’objectif est de soutenir l’apprentissage et le perfectionnement professionnel ne peuvent être considérées comme une formation que par un responsable de la communauté fonctionnelle à l’échelle du gouvernement (tel que le dirigeant principal de l’information du Canada, le contrôleur général du Canada, le dirigeant principal des ressources humaines) ou par le commissaire lorsqu’il n’y a pas un chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale.

• 5.4.4.1 Lorsque le chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale a pris une décision concernant la désignation d’une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle, il en informe sa communauté par l’intermédiaire de la page GCpédia de l’ensemble des politiques de gestion financière (en anglais seulement) du CT
• 5.4.4.2 Lorsqu’une décision concernant la désignation d’une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle entant que conférence ou formation n’est pas publiée sur la page GCpédia, il faut communiquer avec la DRFC pour demander une détermination.
• 5.4.4.3 La DRFC doit consulter la page GCpédia pour prendre connaissance de la décision prise par le chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale.
• 5.4.4.4 S’il n’y a pas un chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale, la DRFC doit soumettre une liste consolidée des conférences prévues nécessitant une décision avec des recommandations au commissaire pour décision.
• 5.4.4.5 La DRFC tiendra une liste des séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle ayant une détermination (c’est-à-dire qu’elles sont considérées comme une conférence ou une formation) et la distribuera à la DSCGF et aux bureaux régionaux des finances.

5.4.5 Conférences considérées comme des formations

5.4.5.1 Lorsqu’une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle est considérée comme une formation et que le coût total pour l’ARC est estimé à plus de 50 000 $, l’ASAF et SC, DGFA en informe le commissaire au moyen d’un rapport détaillé comprenant les estimations du coût total et le nombre de participants.

• 5.4.5.1.1 En cas d'augmentation prévue de 15 % ou plus des coûts totales par rapport aux années précédentes, une explication de cette augmentation doit être fournie. Le cadre supérieur de l’Agence doit informer le commissaire avant la soumission des informations à la DRFC par la DSCGF ou le bureau régional des finances.

5.5 Événements

5.5.1 Le tableau 4 démontre de quelle façon l’objectif d’une activité détermine si elle est considérée comme une activité opérationnelle ou un événement et si une approbation préalable de l’événement est requise au moyen du Plan d’événements, de conférences et d’accueil, comme indiqué à la section 5.2.3.

5.5.2 Les événements incluent, mais ne sont pas limités à :

• 5.5.2.1 tous les rassemblements de personnes participant à des activités autres que des activités opérationnelles ou de la formation;
• 5.5.2.2 les activités qui contiennent à la fois des éléments d’un événement et des activités opérationnelles;
• 5.5.2.3 la participation à une conférence qui n’a pas été désignée comme une activité opérationnelle ou une formation (lisez la section 5.4 Conférences);
• 5.5.2.4 les activités pour lesquelles la durée de l’activité et les dépenses engagées ne respectent pas les principes énoncés dans la Directive sur les DACE : Annexe B – Principes directeurs.

5.5.3 Lorsque la distinction entre les événements, les activités opérationnelles et la formation n’est pas claire, les gestionnaires délégués doivent communiquer avec le conseiller désigné, selon la section 7. Demandes de renseignements. La DSCGF et les bureaux financiers régionaux doivent communiquer avec la DRFC pour obtenir plus d’information.

5.5.4 Avant de demander l’approbation préalable des dépenses pour un événement, les planificateurs d’événements ou les gestionnaires délégués doivent calculer le coût total de l’événement, qui comprend les éléments suivants :

• 5.5.4.1 la location d’installations/de salles et les dépenses connexes (par exemple, l’équipement audio/vidéo et le soutien technique)
• 5.5.4.2 les frais de conférence
• 5.5.4.3 les frais pour les services professionnels, y compris les frais d’interprétation et les honoraires des conférenciers
• 5.5.4.4 l’accueil
• 5.5.4.5 l’hébergement
• 5.5.4.6 le transport
• 5.5.4.7 le repas lors de voyages
• 5.5.4.8 l’impression
• 5.5.4.9 les taxes, les pourboires et les frais de service
• 5.5.4.10 les coûts engagés par le ministre ou son personnel pour des activités liées aux programmes de l’ARC qui sont imputées au budget de l’ARC
• 5.5.4.11 toute autre dépense directement attribuable à l’événement

5.5.5 Les dépenses indiquées à la section 5.5.4 excluent les coûts salariaux et les autres coûts fixes de fonctionnement de l’ARC liés aux activités courantes de l’ARC.

5.5.6 Les planificateurs d’événements et les gestionnaires délégués doivent préparer des comparaisons de coûts lors de la planification d’un événement afin d’assurer la minimisation des coûts et l’optimisation des ressources, et de résister aux vérifications et à l’examen du public.

• 5.5.6.1 Des devis doivent être obtenus auprès d’au moins trois fournisseurs différents pour tout type de biens ou de services et les exigences et méthodes d’acquisition doivent être respectées, si c’est le cas.
• 5.5.6.2 La Délégation des pouvoirs d’acquisition de l’ARC doit être prise en considération lors de la planification d’un événement qui pourrait nécessiter la conclusion de contrats avec des vendeurs pour l’offre de biens ou de services. La Division de la passation des marchés, Direction de l’administration, DGFA, doit être consultée en soumettant une demande au moyen du Portail de services de la Direction de l’Administration avant d’entamer des négociations avec des fournisseurs ou de prendre des engagements envers eux.

5.5.7 Lorsque les dépenses initiales d’un événement sont payées par l’ARC, mais que le remboursement de certaines dépenses sera demandé à d’autres ministères ou à des participants externes, l’approbation préalable de l’événement doit être obtenue selon les limites de l’autorité d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF en fonction du coût total de l’événement avant tout remboursement. Les remboursements prévus doivent être communiqués au responsable de l’approbation de l’événement.

• 5.5.7.1 Lorsque l’ARC organise un événement dont le coût total dépasse 50 000 $, et que d’autres ministères et organismes fédéraux y participent, le planificateur de l’événement doit obtenir le coût total estimatif du gouvernement fédéral pour tous les ministères et organismes participants et le soumettre à la DSCGF ou au bureau régional des finances, qui le soumettra à la DRFC afin d’obtenir l’approbation préalable du ministre. Chaque ministère participant à l’événement doit obtenir ses propres autorisations de voyage et d’événement, si c’est le cas.

5.5.8 Lorsque les dépenses initiales d’un événement sont payées par un autre ministère ou organisme du gouvernement fédéral, mais que le remboursement de certaines dépenses sera demandé à l’ARC :

• 5.5.8.1 l’organisateur fédéral obtiendra l’approbation préalable de l’ensemble des dépenses estimées du gouvernement fédéral pour tous les ministères et organismes participants
• 5.5.8.2 l’ARC doit obtenir une approbation préalable pour sa part du remboursement de l’événement émis à l’organisateur fédéral, en plus de tous les frais de voyage associés, selon les limites de l’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF

5.5.9 Pour les événements où un forfait tout compris est proposé, les gestionnaires délégués doivent demander conseil à la DSCGF ou à leur bureau régional des finances concernant le niveau d’approbation préalable requis.

• 5.5.9.1 Lorsqu’ils bénéficient d’un forfait tout compris, les organisateurs d’événements doivent demander au fournisseur de facturer directement l’ARC, avec une ventilation des dépenses telles que l’hébergement, les repas, la location d’équipements et de salles de réunion, afin de permettre un codage correct et de garantir que toutes les dépenses seront correctement comptabilisées et que le niveau approprié d’approbation préalable est obtenu. Consultez la section 5.2.3.5 pour déterminer le niveau d’approbation préalable requis.

5.6 Exceptions

5.6.1 Une exception à la Directive sur les DACE et à ces procédures peut être autorisée dans certaines circonstances. Une exception doit être demandée avant d’organiser d’accueil, des conférences et des événements, sauf dans de rares cas où elle peut être demandée après coup.

5.6.2 Pour déterminer si une exception est nécessaire, le gestionnaire délégué qui demande l’exception doit d’abord consulter la DSCGF ou les bureaux régionaux des finances ou le conseiller désigné, comme indiqué à la section 7. Demandes de renseignements de ces procédures.

5.6.3 La DSCGF ou les bureaux régionaux des finances ou le conseiller désigné doit examiner les informations fournies par le gestionnaire délégué et consulter l’Unité des événements de la DRFC par courriel afin de déterminer si une exception est nécessaire.

5.6.4 L’Unité des événements de la DRFC doit :

• 5.6.4.1 consulter la DSCGF ou les bureaux régionaux des finances ou le conseiller désigné pour déterminer si une exception est nécessaire;
• 5.6.4.2 déterminer l'exigence ou les exigences selon lesquelles une exception doit être demandée;
• 5.6.4.3 déterminer si l’exception est classée comme exception majeure ou mineure;
• 5.6.4.4 consulter, si nécessaire, la Section des politiques financières de la Division des systèmes, des politiques et du contrôle (DSPC).

5.6.5 Lorsque l’Unité des événements de la DRFC détermine qu’une exception est nécessaire, le gestionnaire délégué doit obtenir l’approbation du détenteur du niveau de gestion (NG) 2 ou d’un niveau supérieur avant de procéder à une demande d’exception formelle.

5.6.6 Le NG 2 doit soumettre la demande d’exception, sous forme d’une note de service provisoire, à l’adjoint à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF pour approbation.

• 5.6.6.1 La note de service doit être rédigée selon le modèle « Note de service à l’intention des commissaires pour approbation ». Consultez la page Formulaires et modèles – Bureau des commissaires sur InfoZone.
  • 5.6.6.1.1 Si l’exception est classée comme une exception majeure, la note de service sera adressée au commissaire pour approbation. Une copie conforme de la note doit être envoyée à L’ASAF et le SC, DGFA et l’ Adjoint à l’ASAF et DG.
  • 5.6.6.1.2 Si l’exception est classée comme une exception mineure, la note de service sera adressée et soumise à l’approbation de l’ASAF et SC, DGFA. Une copie conforme de la note doit être envoyée à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF.
• 5.6.6.2 La note de service doit comporter les renseignements généraux, les considérations éventuelles, le résumé de la consultation avec la DSCGF ou les bureaux régionaux des finances ou le conseiller désigné et l’Unité des événements de la DRFC, ainsi qu’une recommandation.
• 5.6.6.3 La note de service doit comprendre la phrase suivante : « La Direction générale des finances et de l’administration a été consultée et soutient cette exception ».

5.6.7 L’adjoint à l’ASAF et DG de la DAF examinera la note de service liée à la demande d’exception et fournira ses commentaires, au besoin. Il en informera l’ASAF et SC, DGFA.

5.6.8 Après avoir obtenu l’aval de l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF, la personne détenant le NG2 ou un niveau supérieur qui demande l’exception doit finaliser la demande d’exception en signant la note de service.

5.6.9 S’il s’agit d’une exception majeure, le détenteur du NG2 ou d’un niveau supérieur qui demande l’exception doit :

• 5.6.9.1 transmettre la note de service provisoire à l’ASAF et SC, DGFA, pour approbation, avec copie conforme à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF;
• 5.6.9.2 transmettre la note approuvée au bureau du commissaire pour approbation, avec une copie conforme à l’ASAF et SC, DGFA et à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF;
• 5.6.9.3 Fournir une copie définitive signée de la note de service approuvée à l’Unité des événements de la DRFC.

5.6.10 S’il s’agit d’une exception mineure, le détenteur du NG2 ou d’un niveau supérieur qui demande l’exception doit :

• 5.6.10.1 transmettre la note à l’ASAF et SC, DGFA, pour approbation, avec copie conforme à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF;
• 5.6.10.2 fournir une copie définitive signée de la note de service approuvée à l’Unité des événements de la DRFC.

6. Références

6.1 Instruments et information connexes :

• Annexe B – Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Annexe C – Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Cadre stratégique de l’Agence pour les politiques d’entreprise
• Code d’intégrité et de conduite professionnelle
• Délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines (RH)
• Délégation des pouvoirs d’acquisition
• Directive sur les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements
• Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l’Agence et les activités administrées
• Directive sur la discipline
• Directive sur les conflits d’intérêts
• Directive sur les voyages
• Formulaires et modèles – Bureau des commissaires
• Page GCpédia de l’ensemble de politiques de gestion financière (CT) (en anglais seulement)
• Politiques à l’intention des cabinets des ministres
• Portail de services de la Direction de l'Administration
• Procédures sur les voyages

7. Demandes de renseignements

7.1 Envoyez vos questions sur ces procédures au secteur approprié, comme il est indiqué dans le tableau suivant :

8. Historique des versions

9. Annexe A – Définitions

A.1 Le terme clé suivant, qui se trouve dans ces procédures, est défini dans la Directive sur l'apprentissage : Annexe A - Définitions :

• Formation

A.2 Les termes clés suivants, qui se trouvent dans ces procédures, sont définis dans le Lexique de la DAF :

• Accueil
• Activités opérationnelles
• Cadres supérieurs de l’Agence
• Conférences
• Événements
• Fonctionnaires
• Forfait tout compris
• Gestionnaire délégué
• Non-fonctionnaires

10. Annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil

Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil