Directive sur les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements

Numéro de version : 2.0
Date de version : le 16 juin 2025

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 Cette version de la Directive sur les dépenses d'accueil, de conférences et d'événements (Directive sur les DACE) est entrée en vigueur le 16 juin 2025.

1.2 Pour l'historique des versions de ce document, consultez la section 10.

1.3 Cette directive doit être réexaminée tous les cinq ans. La prochaine révision est prévue pour juin 2030.

2. Application

2.1 Cette directive est obligatoire à respecter et s'applique aux employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à toute autre personne qui est tenue de suivre les instruments de politique d’entreprise (IPE) de l'ARC.

• 2.1.1 Bien que le ministre du Revenu national (ministre) soit régi par les Politiques à l’intention des cabinets des ministres du Conseil du Trésor (CT), les événements organisés ou l’accueil offert par le ministre, ou en son nom par son personnel, pour les affaires de l’ARC, sont soumis aux exigences de cette directive.

2.2 Le Code d'intégrité et de conduite professionnelle (le Code) souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l'ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l'Agence pour les politiques d'entreprise établissent les exigences relatives au respect des IPE.

2.3 Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

2.4 Pour aider aux employés à interpréter et à mettre en œuvre cette directive, certains termes clés sont définis dans l'Annexe A - Définitions.

3. Instruments de politique d'entreprise connexes

3.1 Cette directive découle de la Politique sur la gestion financière et l'administration financière (Politique sur la GFAF).

3.2 Cette directive est complétée par les Procédures sur les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements (Procédures sur les DACE) et doit être lue conjointement avec la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l’Agence et les activités administrées (Directive sur la DPDPFAP) : Annexe B – Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers pour les activités de l’Agence et Annexe C – Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence (Matrice et notes de la DPDF).

3.3 Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

4.1 Cette directive énonce les exigences liées aux dépenses d’accueil, de conférences et d’événements.

4.2 L’ARC a le pouvoir sur toutes les questions énumérées au paragraphe 30 (1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et fixe donc ses propres IPE pour des dépenses d’accueil, de conférences et d’événements. Cette directive a été établie dans le cadre de ce pouvoir. Bien que l’ARC ait le pouvoir de fixer ses propres IPE sur ces sujets, elle a choisi de s’aligner sur les directives du CT lorsque cela s’avérait nécessaire.

4.3 Prendre en considération les solutions de rechange privilégiées sur le plan environnemental à l’appui de la Politique sur le développement durable de l'Agence du revenu du Canada et des objectifs, cibles et activités décrits dans les Stratégies de développement durable de l’ARC.

4.4 Les décisions prises en matière de dépenses d'accueil, de conférences et d'événements favorisent un environnement de travail inclusif et respectueux, conformément aux Procédures sur l'obligation d'adaptation et aux outils connexes, à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi sur l'équité en matière d'emploi.

5. Objectif et résultats

5.1 Objectif

5.1.1 Voir à la rentabilité et la bonne gestion des dépenses liées à l’accueil, aux conférences et aux événements, tout en appliquant les principes énoncés à l'Annexe B – Principes directeurs et à la section 6 du Cadre de la politique pour la gestion financière et l’administration financière.

5.2 Résultats

5.2.1 Une gouvernance et une surveillance efficaces des dépenses liées à l’accueil, aux conférences et aux événements.

5.2.2 Une gestion disciplinée et rigoureuse des dépenses liées à l’accueil, aux conférences et aux événements, tout en mettant l’accent sur la minimisation des coûts et l’optimisation des ressources, de manière à résister aux vérifications et à l’examen du public.

6. Exigences

6.1 Toutes les dépenses liées à l’accueil, aux conférences et aux événements sont autorisées, engagées et déclarées comme le prévoient les lois, les règlements, les décrets, les conventions collectives, cette directive et les autres IPE applicables de l’ARC.

• 6.1.1 Les exigences de cette directive au sujet des conférences et des événements ne s’appliquent pas aux activités de formation et aux activités opérationnelles menées par l’ARC ou auxquelles participent des employés de l’ARC. La classification d'une activité en tant qu'activité de formation ou opérationnelles doit être déterminées conjointement avec les Procédures sur les DACE.
• 6.1.2 Les exigences de cette directive ne s’appliquent pas lorsque l’ARC n’a pas de pouvoir discrétionnaire par rapport à l’offre de repas aux employés et autres fonctionnaires dans le cadre de leurs fonctions (par exemple, comme le stipulent les conventions collectives).

6.2 Les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements doivent être approuvées au préalable selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

6.3 Le pouvoir d’engager des dépenses selon les limites précisées dans la Matrice et notes de la DPDF n’inclut pas le pouvoir de conclure (ou de modifier) un contrat avec un fournisseur de biens ou de services.

• 6.3.1 La Délégation des pouvoirs d’acquisition de l’ARC doit être prise en considération, car certaines dépenses liées à l’accueil, aux conférences ou aux événements peuvent nécessiter un contrat. La Division de la passation des marchés de la Direction de l’administration, à la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), doit être consultée comme indiqué dans les Procédures sur les DACE.

7. Rôles et responsabilités

7.1 Conseil de direction

7.1.1 Examiner et approuver la Directive sur les DACE.

7.2 Commissaire

7.2.1 Veiller à ce que des processus soient en place pour assurer un contrôle approprié des dépenses liées à l’accueil, aux conférences et aux événements.

7.2.2 Approuver au préalable les demandes de dépenses d’accueil et d’événements selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF et les demandes dont les frais d’accueil dépassent le coût standard par personne, mais sont inférieurs au coût maximum par personne qui est indiqué à l’Annexe D – Limites des frais d’accueil par personne.

7.2.3 Examiner et recommander les demandes de dépenses d’accueil et d’événements au ministre pour approbation préalable selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF, ou lorsque l’approbation préalable du ministre est requise, comme le prévoit l’Annexe C – Éléments d’accueil exceptionnels et l’Annexe D – Limites des frais d’accueil par personne.

7.2.4 Déterminer si une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle représente une conférence ou une activité de formation dans le cas où une décision en ce sens n’aurait pas été prise par le chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale.

7.3 Administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, Direction générale des finances et de l’administration

7.3.1 Approuver les budgets annuels d’accueil et de conférence de l’ARC, ainsi que les ajustements au cours de l’année.

7.3.2 S’assurer que les exigences en ce qui touche les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements énoncées dans cette directive sont clairement communiquées aux employés de l’ARC et à toute autre personne tenue de respecter cette directive.

7.3.3 Établir les processus, les procédures et les contrôles internes en matière de gestion financière afin pour s’assurer que :

• 7.3.3.1 les décisions d’offrir l’accueil sont mûrement réfléchies et nécessaires pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole, ou pour faciliter la réalisation des objectifs et des priorités de l’ARC;
• 7.3.3.2 les dépenses d’accueil, de conférence ou d’événement sont approuvées au préalable selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF;
• 7.3.3.3 à l’exception du ministre, l’approbation préalable est obtenue auprès d’une autre personne ayant le pouvoir d’approbation lorsque le gestionnaire délégué ayant le pouvoir d’engager des dépenses, qui doit normalement approuver la dépense au préalable, est également un participant à l’événement d’accueil.

7.3.4 Approuver au préalable l’accueil :

• 7.3.4.1 lorsqu’un cadre supérieur de l’Agence, normalement responsable d’approuver la dépense, est un participant à l’accueil offert, selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF;
• 7.3.4.2 jusqu’à la limite de l’autorisation d’engagement de dépenses du commissaire spécifiée dans la Matrice et notes de la DPDF lorsque le commissaire participe à un événement d’accueil et qu’il devrait normalement approuver au préalable la dépense.

7.3.5 Passer en revue et recommander les demandes d’approbation préalable du ministre ou du commissaire, en fonction des x limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.3.6 Lorsque l’approbation préalable du ministre est requise pour un événement organisé par l’ARC, s’assurer que le ministre reçoit, le coût total estimatif du gouvernement fédéral pour tous les ministères et organismes participants, y compris le coût total estimatif des déplacements.

7.3.7 S’assurer qu’aucun achat de droits d’adhésion à des clubs privés n’est effectué, à moins qu’il ne soit expressément autorisé dans le cadre d’une loi, d’un règlement, d’un décret ou d’un autre instrument de politique d’entreprise, ou à moins que le ministre n’ait donné son approbation préalable comme le prévoit l’article 7.3.7.1.

• 7.3.7.1 Demander au ministre d’approuver au préalable les adhésions à des clubs privés dans des situations qui ne sont pas couvertes par la loi, les règlements, les décrets ou d’autres IPE applicables de l'ARC.

7.3.8 Approuver le rapport annuel sur les dépenses d’accueil et de conférence, y compris les principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent, qui sera publié sur le site Web Gouvernement ouvert. Cette publication doit coïncider avec le dépôt du Rapport sur les résultats ministériels.

7.4 Cadres supérieurs de l'Agence

7.4.1 Approuver au préalable les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements selon les exigences de cette directive et aux limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.4.2 Lors de l’approbation préalable des dépenses liées à des événements pour leur direction générale ou région respective, ou lors de l’examen et de la recommandation des dépenses liées à des événements pour l’approbation préalable par le ministre ou le commissaire, s’assurer que les principes indiqués à l’Annexe B – Principes directeurs sont appliqués et que les éléments suivants ont été pris en considération :

• 7.4.2.1 la nécessité d’organiser une réunion en personne;
• 7.4.2.2 le nombre de participants;
• 7.4.2.3 la durée de l’événement;
• 7.4.2.4 la fréquence des événements récurrents;
• 7.4.2.5 l’inclusion (y compris l’accessibilité);
• 7.4.2.6 le choix de l’emplacement et du lieu le plus économique;
• 7.4.2.7 la sélection la plus rentable des modalités de voyage comme le prévoit la Directive sur les voyages.

7.4.3 S’assurer que les dépenses d’accueil sont soumises en temps voulu et avec précision pour appuyer la divulgation proactive sur le site Web Gouvernement ouvert, en accord avec les articles 76 et 83 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Les reçus justifiant les frais d’accueil doivent être disponibles sur demande comme le prévoient la LAI et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

7.5 Gestionnaires délégués

7.5.1 S’assurer que le niveau approprié d’approbation préalable est obtenu pour les dépenses d’accueil, de conférence et d’événement selon les exigences de cette directive et les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.5.2 S’assurer que les principes énoncés à l’Annexe B – Principes directeurs sont appliqués au moment de l’approbation préalable des dépenses liées à l’accueil, aux conférences et aux événements.

7.5.3 S’assurer que la classification d'une activité en tant que formation, opération ou événement soit déterminée conjointement avec les Procédures sur les DACE.

7.5.4 S’assurer que les fonds de l’ARC sont utilisés uniquement pour les dépenses liées au mandat, aux activités opérationnelles, aux objectifs et aux priorités de l’ARC. Les fonds de l’ARC ne doivent pas être utilisés pour offrir de l’accueil ou des cadeaux dans le cadre d’événements sociaux tels qu’un mariage, la naissance ou l’adoption d’un enfant, un anniversaire, une promotion, une mutation ou une retraite, des occasions saisonnières ou les fêtes.

7.5.5 S’assurer que, lorsque seuls des fonctionnaires sont présents, l’accueil est offert uniquement dans les situations où leur participation est requise pour des réunions opérationnelles, des formations ou des événements qui vont au-delà de leurs heures de travail normales (y compris les situations où les fonctionnaires doivent travailler durant les périodes normales de pause et de repas).

• 7.5.5.1 Il s’agit notamment des situations où il n’y a pas d’installation appropriée à proximité pour se procurer des rafraîchissements ou des repas, ou la dispersion des participants n’est pas efficace, ni ne donne pas un bon rendement.

7.5.6 S’assurer que l’accueil comprenant les éléments suivants est limité aux non-fonctionnaires ou au nombre minimum requis de fonctionnaires, et qu’il est offert pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole :

• 7.5.6.1 Boissons alcoolisées
• 7.5.6.2 Activités de divertissement
• 7.5.6.3 Transport local à destination et en provenance d’un événement ou d’une activité
• 7.5.6.4 Location d’installations et d’articles connexes qui sont directement et intrinsèquement destinés à l’accueil

7.5.7 S’assurer que les frais d’accueil inclus dans les forfaits tout compris sont approuvés au préalable en accord avec les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.5.8 S’assurer que l’accueil offert dans un restaurant, où seuls des employés ou d’autres fonctionnaires sont présents, est clairement justifié par des raisons professionnelles et implique la participation d’au moins un gestionnaire délégué de niveau de gestion 1 ou 2, selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.5.9 S’assurer de ne pas fournir aux fonctionnaires des bouteilles d’eau ou des refroidisseurs d’eau pour les activités quotidiennes lorsque l’eau potable est librement disponible et facilement accessible.

7.5.10 S’assurer que lorsque plusieurs participants participent à la même conférence, l’approbation préalable de l’événement est obtenue pour l’ensemble des dépenses prévues pour la conférence selon les dispositions sur les événements de cette directive.

7.5.11 Exercer le pouvoir délégué de dépenser et le pouvoir financier en ce qui concerne le pouvoir d'engager des fonds (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]) et le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP) selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.6 Adjoint à l’administrateur supérieur des affaires financières et directeur général, Direction de l’administration financière, direction générale des finances et de l'administration

7.6.1 Fournir le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) en accord avec la Matrice et notes de la DPDF dans les situations où toutes les personnes qui approuveraient normalement la dépense sont présentes à un événement et sont des participants à l’accueil offert.

7.6.2 Approuver les rapports de divulgation proactive pour les frais d’accueil du ministre, des secrétaires parlementaires et de leur personnel exonéré, du commissaire, du commissaire délégué, de l’ombudsman des contribuables, des sous-commissaires (SC), des SC adjoints, des employés occupant un poste de niveaux équivalents et des employés occupant ces postes de façon intérimaire, en vue de leur publication sur le site Web Gouvernement ouvert, comme le prévoit les articles 76 et 83 de la LAI et au Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil du CT.

7.7 Adjoint à l’administrateur supérieur des affaires financières et directeur général, direction de la gestion des ressources, direction générale des finances et de l'administration

7.7.1 Demander l’approbation de l’administrateur supérieur des affaires financières (ASAF) et SC, DGFA pour établir les budgets annuels d’accueil et de conférence de l’ARC, ainsi que les ajustements au cours de l’année.

7.7.2 S’assurer que le suivi en cours d’année des dépenses réelles et prévues est effectué, y compris l’analyse des écarts pour les dépenses annuelles totales pour l’accueil et les conférences, dans le cadre des exercices de projection.

7.8 Directeur, Division des rapports financiers et de la comptabilité, Direction générale des finances et de l'administration

7.8.1 Lancer et coordonner le Plan d’événements, de conférences et d’accueil de l’ARC conformément aux Procédures sur les DACE.

7.8.2 Préparer les demandes de dépenses d’accueil, de conférences et d’événements nécessitant l’approbation préalable du ministre ou du commissaire pour l’approbation de l’ASAF et SC, DGFA.

7.8.3 Fournir des conseils et une orientation en cas d’incertitude quant à la nécessité d’approuver au préalable une activité d’accueil, de conférence ou d’événement ou les deux, y compris dans les cas où un pouvoir discrétionnaire pourrait être appliqué.

7.8.4 Déterminer le niveau d’approbation préalable requis lorsqu’un événement comprend plusieurs types d’activités (par exemple, une activité opérationnelle, une formation).

7.8.5 Contrôler les dépenses réelles d’accueil, de conférences et d’événements pour s’assurer que le niveau d’approbation préalable approprié est obtenu et que les dépenses respectent les plans approuvés.

7.8.6 Préparer les rapports de divulgation proactive sur les frais d’accueil et les publier sur le site Web Gouvernement ouvert, comme le prévoient les sections 76 et 83 de LAI et le Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil du CT.

7.8.7 Préparer un rapport annuel sur les dépenses d’accueil et de conférences, y compris les principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent, et le publier sur le site Web Gouvernement ouvert.

8. Références

8.1 La Directive sur les DACE est fondée sur les pouvoirs énoncés dans la disposition législative suivante :

• Loi canadienne sur les droits de la personne
• Loi sur l’accès à l’information
• Loi sur l’équité en matière d’emploi
• Loi sur l’Agence du revenu du Canada
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur la protection des renseignements personnels

8.2 Instruments et information connexes :

• Annexe B – Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Annexe C – Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Cadre de la politique pour la gestion financière et l’administration financière
• Cadre stratégique de l’Agence pour les politiques d’entreprise
• Code d’intégrité et de conduite professionnelle
• Délégation des pouvoirs d’acquisition
• Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l’Agence et les activités administrées
• Directive sur la discipline
• Directive sur les conflits d’intérêts
• Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (CT)
• Directive sur les voyages
• Gouvernement ouvert (CT)
• Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil (CT)
• Plan d’accessibilité de l’Agence du revenu du Canada
• Politiques à l’intention des cabinets des ministres (CT)
• Politique sur la gestion financière et l’administration financière
• Politique sur le développement durable de l'Agence du revenu du Canada
• Portail de services de la Direction de l’Administration
• Procédures sur les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements
• Procédures sur l'obligation d'adaptation
• Rapport sur les résultats ministériels
• Stratégies de développement durable

9. Demandes de renseignements

9.1 Envoyez vos questions sur cette directive au secteur approprié, comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous :

10. Historique des versions

11. Annexe A – Définitions

A.1 Le terme clé suivant, que l’on retrouve dans cette directive, est défini dans le Directive sur l'apprentissage : Annexe A – Définitions :

• Formation

A.2 Les termes clés suivants, que l’on retrouve dans cette directive, sont définis dans le Lexique de la DAF :

• Accueil
• Activités de divertissement
• Activités opérationnelles
• Cadres supérieurs de l’Agence
• Conférences
• Employé
• Événements
• Fonctionnaire
• Forfait tout compris
• Non-fonctionnaires
• Rafraîchissements
• Réception

12. Annexe B – Principes directeurs

B.1 Le tableau 1 illustre les principes qui guident la planification, l’approbation, la consignation et la déclaration des dépenses d’accueil, de conférences et d’événements.

13. Annexe C – Éléments d’accueil exceptionnels

C.1 L’approbation préalable du ministre est requise pour les situations d’accueil exceptionnelles qui comprennent, mais sans s’y limiter :

• C.1.1 les événements au cours desquels des boissons alcoolisées sont servies
• C.1.2 les frais d’accueil qui dépassent le coût maximal par personne indiqué à l’Annexe D – Limites des frais d’accueil par personne
• C.1.3. les événements où des divertissements sont prévus
• C.1.4. l’accueil qui est offert à une personne accompagnant un participant à un événement
• C.1.5 les frais d’accueil payés lors d’événements organisés au domicile d’un fonctionnaire
• C.1.6. les activités où des formes exceptionnelles d’accueil seront fournies, telles que des cadeaux aux participants ou des offrandes aux aînés autochtones, lorsqu’elles sont liées au mandat, aux activités opérationnelles, aux objectifs ou aux priorités de l’ARC
• C.1.7 l’achat d’abonnements à des clubs privés dans des situations non couvertes par la législation, les règlements, les décrets, les conventions collectives ou d’autres IPE applicables de l’ARC

14. Annexe D – Limites des frais d’accueil par personne

D.1 Les frais d’accueil par personne doivent respecter les limites du tableau 2, qui sont basées sur les indemnités prévues dans la Directive sur les voyages : Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux. Veuillez consulter les Limites des frais d’accueil par personne pour les taux actuels.

D.2 Le coût standard par personne est le coût d’accueil prévu par personne à appliquer dans des circonstances normales et ne peut être dépassé sans l’accord préalable du commissaire. Un coût par personne supérieur au coût standard par personne et jusqu’au coût maximum par personne doit être appliqué dans des circonstances uniques, justifiées par le type d’événement, le statut et la nature des participants, et pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

D.3 Le coût maximal par personne ne doit pas être dépassé sans l’accord préalable du ministre.