Directive sur l'approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Le 16 juin 2020

La présente directive est offerte en différents formats sur demande (AP Format Substitut).

1. Date d’entrée en vigueur

La Directive sur l'approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements a été approuvée par le Conseil de direction et est entrée en vigueur le 16 juin 2020 (résolution du conseil no 2020-2021-06).

Cette directive remplace la Directive sur la gestion des dépenses des événements et d'accueil qui a été approuvée en 2017.

Pour l’historique des versions de ce document, consultez la section 11.

2. Application

Cette directive s’applique aux employés de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à tout autre particulier qui est tenu de suivre les politiques de l’ARC. Il est obligatoire de la respecter.

Le Code d’intégrité et de conduite professionnelle (Code) souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l’ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l’ARC pour les politiques d’entreprise établissent les exigences relatives au respect des IPE.

Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

Pour aider les employés à interpréter et mettre en œuvre cette directive, certains termes clés sont définis dans la section Définitions.

3. Instruments de politique d’entreprise connexes

Cette directive découle de la Politique sur la gestion financière et l’administration financière.

Cette directive doit être lue conjointement avec la Directive sur les voyages d'affaires.

4. Aperçu

À l’appui de la Politique sur la gestion financière et l’administration financière, cette directive énonce les exigences précises en matière d’administration financière pour l'approbation préalable des dépenses liées aux voyages, à l’accueil, aux conférences et aux événements, ainsi que les responsabilités de l’administrateur supérieur des affaires financières (ASAF) et sous-commissaire de l’ASAF liées à l’élaboration des processus, des procédures et des contrôles connexes.

La Loi sur l’Agence du revenu du Canada confère à l’Agence le pouvoir d’établir ses propres instruments de politique pour certaines activités d’administration financière. Ces activités sont énumérées dans la Politique sur la gestion financière et l’administration financière, à l’annexe A : Activités propres à l’Agence dans le cadre de l’administration financière. La présente directive reflète ce pouvoir.

Les droits liés aux voyages, d’après les dispositions de la Politique de réinstallation, ne sont pas assujettis à l’engagement des dépenses de voyage, selon cette directive.

Les pouvoirs d’approbation des voyages celon cette directive ne s’appliquent pas au ministre et les membres de leur personnel exonéré.

Les dispositions énoncées dans cette directive concernant les conférences et les événements ne s'appliquent pas aux activités de formation et opérationnelles menées par l'ARC ou auxquelles assistent des employés de l'ARC.

5. Objectifs et résultats

5.1 Objectifs

5.1.1 Les ressources financières de l’Agence liées à l’offre de programmes pour les Canadiens sont bien gérées. Cette gestion comprend la détermination pour l’ARC de la valeur ajoutée des voyages, des conférences, des événements et de l’accueil que des employés entreprennent ou organisent ou auxquels ils participent.

5.1.2 S’assurer que les dépenses liées aux voyages, à l’accueil, aux conférences et aux événements sont rentables et bien gérées de façon à remplir au mieux les mandats de l’organisation, tout en faisant preuve d’intégrité, d’optimisation des ressources et de transparence.

5.2 Résultats

5.2.1 L’ARC fournit une gouvernance et une surveillance efficace de l’administration financière des voyages, de l’accueil, des conférences et des événements.

5.2.2 Les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements sont géres de façon méthodique et rigoureuse, en mettant l’accent sur la minimisation des coûts et l’optimisation des ressources, lesquelles résisteront à la vérification et à l’examen public.

6. Exigences

6.1.1 Toutes les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements sont autorisées, engagées et déclarées selon les lois pertinentes, de cette directive et de toute autre instrument de politique d’entreprise de l’ARC qui concerne la gestion financière et l’administration financière.

6.1.2 Les processus et les pratiques de gestion, les contrôles axés sur les risques et les procédures de surveillance pour toutes les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements sont établis afin de s’assurer que les dépenses sont autorisées, enregistrées et gérées correctement, selon cette directive.

6.1.3 Les solutions de rechange les plus économiques et les plus efficaces pour les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements sont prises en compte à l’appui du mandat, des activités opérationnelles, des objectifs ou des priorités de l’ARC.

6.1.4 Les fonds de l’ARC ne doivent pas être utilisés pour offrir des services d’accueil ou des cadeaux pour célébrer des occasions spéciales, comme un mariage, la naissance ou l’adoption d’un enfant, un anniversaire, une promotion, un transfert ou un départ à la retraite. Ils ne doivent pas non plus être utilisés pour offrir des cadeaux pour des occasions saisonnières, comme Noël, ou pour payer toute autre dépense qui n’est pas liée au mandat, aux activités opérationnelles, aux objectifs et aux priorités de l’ARC.

7. Rôles et responsabilités

7.1 Commissaire

Accueil et événements

7.1.1 Examine et appui les demandes d'événements et d'accueil au ministre selon les limites prescrites par la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence ou lorsque l'approbation ministérielle est requise selon les normes retrouvées à l’annexe A – Éléments d’accueil exceptionnels et à l’annexe B – Aliments et boissons : Coût maximum par personne de cette directive.

7.1.2 Authorise les événements spécifiques non liés aux contribuables qui on lieu à l'extérieur du Canada auxquels les Sous-commissaire et les Sous-commissaires adjoint participent.

7.2 Administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, Direction générale des finances et de l’administration

Généralités

7.2.1 Approuve le budget annuel total de l’ARC pour les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences.

Voyages

7.2.2 S’assure que les voyages effectués à l’appui des objectifs opérationnels de l’ARC par des employés de l’ARC et de toute autre personne tenus de se conformer à cette directive sont évités lorsque cela est approprié et qu’ils sont économique.

7.2.3 Établi les processus, les procédures et les contrôles afin de s’assurer que les plans de voyage sont approuvés par les cadres supérieurs de l’ARC :

7.2.3.1 Les voyages sont autorisés au préalable afin de s’assurer que tous leurs préparatifs respectent les dispositions de cette directive et de la Directive sur les voyages d'affaires;

7.2.3.2 L’approbation préalable de tous les voyages est accordée selon la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence;

7.2.3.3 Les changements apportés aux plans de voyage doivent être approuvés de nouveau par les cadres supérieurs de l’ARC; et

7.2.3.4 Agir en tant que délégataire du pouvoir d’approbation des voyages dans les situations où le voyageur est le commissaire.

Accueil et événements

7.2.4 Établit des processus, des procédures et des contrôles pour s’assurer que les décisions d’offrir l’accueil sont et sont examinées attentivements et sont nécessaires sur le plan de la courtoisie, de la diplomatie ou du protocole, ou pour faciliter l’atteinte des objectifs opérationnels de l’ARC.

7.2.5 Approuve l’accueil, selon les limites prévues par la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence pour un secteur où un cadre supérieur de l’ARC, normalement responsable d’approuver les dépenses, est un participant à l’accueil offert.

7.2.6 Examine et recommande les demandes soumises par les cadres supérieurs de l’ARC pour les besoins d’approbation par le ministre ou le commissaire, comme il est énoncé dans la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence ou dans les cas suivants :

7.2.6.1 Des éléments d’activité d’accueil exceptionnels (approbation ministérielle) précisés à l’annexe A – Éléments d’accueil exceptionnels s’y trouvent; ou

7.2.6.2 Le coût des aliments et des boissons dépasse le coût standard par personne, sans dépasser le coût maximum par personne (approbation du commissaire), comme cela est précisé à l’annexe B – Aliments et boissons : Coût maximum par personne.

7.2.7 Établit des processus, des procédures et des contrôles afin de s’assurer que les coûts d’accueil ou d’événement totaux sont approuvés par les gestionnaires délégués appropriés qui détiennent le pouvoir d’engager des dépenses, selon les limites d’approbation prévues par la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence.

7.2.8 Établit des processus, des procédures et des contrôles afin de s’assurer qu’ à l’exception du ministre, l’approbation des frais d’accueil est obtenue auprès d’une autre personne ayant un pouvoir d’approbation approprié lorsque la personne qui approuverait normalement les frais d’accueil est également un participant à l’événement d’accueil.

7.2.9 Approuve les frais d’accueil, jusqu’à concurrence de la limite du commissaire, lorsque le commissaire participe à un événement d’accueil dont il approuverait normalement les frais.

7.2.10 S’assure que l’estimation du coût total engagé par le gouvernement fédéral pour tous les ministères et organisations participants, y compris l’estimation à titre informatif du total des coûts des voyages, est fournie -au ministre lorsqu’un événement organisé par l’ARC requiert son approbation.

Conférences

7.2.11 Établit des processus, des procédures et des contrôles afin de s’assurer que les coûts des conférences sont approuvés selon la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence.

Rapports

7.2.12 Veille à ce que l’ARC recueille et conserve les éléments suivants dans son système de gestion financière ou dans les systèmes connexes :

7.2.12.1 La catégorie de voyage (élément B précisé à l’annexe C – Éléments des autorisations de voyager et catégories de voyage) pour les voyages autorisés; et

7.2.12.2 Les données autorisées et réelles des éléments F à I précisés à l’annexe C – Éléments des autorisations de voyager et catégories de voyage.

7.2.13 Divulgue, sur une base mensuelle, les frais de voyage et d’accueil de l’ARC du ministre, des secrétaires parlementaires et de leur personnel exonéré, du commissaire, de la commissaire déléguée, de l’ombudsman des contribuables, des sous-commissaires, des sous-commissaires adjoints, des membres du Conseil de direction, des postes équivalents et des employés qui occupent ces postes par intérim sur le site Web du Gouvernement ouvert.

7.2.14 Divulgue les dépenses annuelles totales de voyage, d’accueil et de conférence de l’ARC sur le site Web du Gouvernement ouvert, en indiquant les principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du Rapport sur les résultats ministériels.

7.3 Sous-commissaire, Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires

7.3.1 Authorise les voyages et événements spécifiques non liés aux contribuables qui ont lieu à l'extérieur du Canada, à l'exception des événements internationaux auxquels les Sous-commissaires et les Sous-commissaires adjoint participent.

7.4 Cadres supérieurs de l’Agence

Voyages

7.4.1 Approuvent les plans de voyage dans leurs secteurs de responsabilité qui comprennent, au minimum, les éléments des autorisations de voyager énumérés à l’annexe C – Éléments des autorisations de voyager et catégories de voyage et qui reflètent les meilleures estimations de coûts disponibles, tout en veillant à ce que tous les préparatifs de voyage respectent les dispositions de cette directive et de la Directive sur les voyages d'affaires.

7.4.2 Établissent des processus, des procédures et des contrôles, dans leurs secteurs de responsabilité, afin de s’assurer que l’autorisation de voyager en cas d’urgence est obtenue à partir du niveau d’autorisation le plus élevé possible au moment où l’urgence est survenue, et de s’assurer de la divulgation subséquente des frais de voyage au cadre supérieur de l’ARC approprié.

7.4.3 Autorisent au préalable les demandes de voyage ponctuelles faites au cours de l’année qui ne font pas partie du plan de voyages. Ces demandes doivent être découragées et réduites au minimum.

7.4.4 Approuvent les voyages à l’étranger selon le seuil limite prévu dans la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence. L’approbation opérationnelle doit également être obtenue pour les voyages à l’étranger d’après l’annexe B : Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers.

7.4.5 S’assurent que les éléments des autorisations de voyager décrits dans l’annexe C – Éléments des autorisations de voyager et catégories de voyage sont inclus dans toutes les autorisations permanentes de voyager et qu’ils reflètent les meilleures estimations de coûts.

Accueil

7.4.6 Obtiennent l’approbation de l’ASAF, selon les limites prévues par la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence lorsqu’un cadre supérieur de l’ARC, normalement responsable de l’approbation dans son secteur, est un participant de l’accueil.

Conférences

7.4.7 Approuvent les coûts des conférences dans leur secteur de responsabilité, tel qu’indiqué dans la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence.

Rapports

7.4.8 Assurent la production de rapports exacts et en temps opportun sur la Divulgation proactive des dépenses de voyage et d’accueil pour leur secteur de responsabilité.

7.5 Gestionnaires délégués avec le pouvoir d’engager des dépenses

Généralités

7.5.1 S’assurent que les dépenses se rapportant aux voyages, à l’accueil, aux conférences et aux événements sont nécessaires à l’appui du mandat, des activités opérationnelles, des objectifs et des priorités de l’ARC.

7.5.2 Examinent, pendant le processus d’approbation, le nombre de participants et tout moyen d’éviter ou de réduire au minimum les coûts des voyages, de l’accueil, des conférences et des événements payés dans leur secteur de responsabilité.

7.5.3 Assurent le respect de toutes les exigences en matière de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements énoncés dans cette directive.

7.5.4 Envisagent des solutions plus rentables à mettre en œuvre lors des réunions, des conférences et des événements du gouvernement organisés par l’ARC.

7.5.5 Envisagent des solutions plus écologiques pour appuyer la Politique sur le développement durable et les buts, cibles et activités décrits dans les Stratégie ministérielle de développement durable de l'ARC.

7.5.6 S’assurent de demander et d’obtenir le niveau d’approbation approprié pour les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements selon cette directive et la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence.

Voyages

7.5.7 S’assurent que le nombre de voyageurs de l’ARC est limité au minimum nécessaire et que le moyen de déplacement le plus économique est choisi.

Accueil

7.5.8 S’assurent que lorsque seuls des fonctionnaires sont présents, l’accueil est offert uniquement dans les situations suivantes :

7.5.8.1 La participation est requise à des événements, des formations ou des réunions opérationnelles qui s’étirent au-delà des heures normales de travail, y compris dans les cas suivants :

7.5.8.1.1 Il n’y a aucune installation appropriée à proximité pour se procurer des rafraîchissements ou des repas; ou

7.5.8.1.2 La dispersion des participants n’est ni efficace ni efficiente.

7.5.9 S’assurent que l’accueil, y compris l’un des éléments suivants, n’est offert qu’à des non-fonctionnaires et au nombre minimum requis de fonctionnaires pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole :

7.5.9.1 Boissons alcoolisées;

7.5.9.2 Activités de divertissement;

7.5.9.3 Transport local pour se rendre à un événement ou une activité et en revenir; et

7.5.9.4 Location d’installations et des éléments connexes qui sont liés aux besoins d’accueil de façon directe et inhérente.

7.5.10 S’assurent que l’accueil inclus dans les forfaits tout compris est approuvé selon les niveaux appropriés de délégation décrits dans la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence.

Conférences

7.5.11 Limitent le nombre participants de l’ARC qui assistent à une conférence au minimum nécessaire pour atteindre l’objectif opérationnel de l’organisation.

7.5.12 S’assurent que les conférences organisées pour les besoins de formation soient autorisées dans le cadre des plans personnels d’apprentissage des employés.

7.5.13 S’assurent que lorsque plusieurs participants participent à la même conférence, l’approbation de l’événement est obtenue pour le total des coûts prévus de la conférence, comme décrit dans cette directive.

Événement

7.5.14 S’assurent que seul le nombre approprié d’employés assistent à un événement.

7.6 Directeur général de la Direction de la gestion des ressources, Direction générale des finances et de l’administration

7.6.1 Obtient l’approbation de l’ASAF pour déterminer les budgets annuels totaux de l’ARC pour les dépenses de voyages, d’accueil et de conférences.

7.6.2 S’assurent que les dépenses réelles et prévues de l’exercice en cours sont évalués, y compris l’analyse des écarts du total des dépenses annuelles liées aux voyages, à l’accueil et aux conférences, dans le cadre des exercices de prévisions.

7.7 Directeur de la Division des rapports financiers et de la comptabilité, Direction générale des finances et de l’administration

7.7.1 Fournit des conseils et une orientation lorsqu’il existe une incertitude à propos de l’approbation d’un voyage, d’un accueil, d’une conférence ou d’un événement, y compris dans les cas où un pouvoir discrétionnaire pourrait être exercé.

7.7.2 Détermine le niveau d’approbation pertinent dans les cas où un voyage ou un événement comprend plusieurs fonctions (par example, activité opérationnelle, formation).

7.8 Directeur désigne, Direction générale des programmes d'observation

7.8.1 Authorise les voyages spécifiques liés aux contribuables.

8. Examen et évaluation

Le directeur de la Division des systèmes, des politiques et des contrôles de la DGFA est responsable d’effectuer l’examen prévu de la directive tous les cinq ans, ainsi que tout examen ponctuel lorsque nécessaire.

Pour appuyer le processus d’examen, la DGFA identifiera et entreprendra des activités de surveillance et d’évaluation qui lui permettront de déterminer si la directive est efficace et respectée.

9. Références

La Directive sur l'approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements est fondée sur les pouvoirs énoncés dans les dispositions législatives présentée ci-dessous.

Dispositions législatives

• Loi sur l’Agence du revenu du Canada 
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur la protection des renseignements personnels

Instruments et information connexes

• Cadre de la politique pour la gestion financière et l'administration financière
• Code d'intégrité et de conduite professionnelle
• Directive sur les conflits d'intérêts, cadeaux et marques d'hospitalité, et l'après-mandat
• Directive sur la Délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence
• Directive sur la discipline
• Directive sur les voyages d'affaires
• Divulgation proactive du Conseil du Trésor
• Politique sur la gestion financière et l’administration financière
• Politique sur le développement durable
• Stratégies de développement durable

10. Demandes de renseignements

Les questions au sujet de cette directive doivent être adressées comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous :

11. Historique des versions

12. Définitions

Les termes clés suivants, qui se trouvent dans cette directive, sont définis dans le lexique de la DAF :

• Accueil
• Activités de divertissement
• Activités opérationnelles
• Autorisation permanente de voyager
• Autres voyages
• Cadre supérieur de l’Agence
• Conférence
• Employée
• Événement
• Fonctionnaires
• Forfait tout compris
• Formation
• Gouvernance interne
• Non-fonctionnaires
• Plan de voyage
• Principaux intervenants
• Rafraîchissements
• Réception

13. Annexe A – Éléments d’accueil exceptionnels

L’approbation ministérielle est requise pour les éléments d’accueil exceptionnels suivants :

1. Des boissons alcoolisées sont servies;
2. Le coût des aliments et des boissons dépasse le coût maximal par personne indiqué à l’annexe B – Aliments et boissons : Coût maximum par personne;
3. Un divertissement sera offert;
4. Les activités d’accueil seront offertes à une personne qui accompagne un participant à l’événement;
5. Les activités d’accueil payées par l’ARC se dérouleront dans la résidence d’un fonctionnaire; ou
6. D’autres formes d’accueil exceptionnelles, comme les cadeaux aux participants, les offrandes aux aînés autochtones, lorsque liées au mandat, aux activités opérationnelles, aux objectifs ou aux priorités de l’ARC.

14. Annexe B – Aliments et boissons : Coût maximum par personne

15. Annexe C – Éléments des autorisations de voyager et catégories de voyage

Les catégories de voyages

1. Activités opérationnelles
   Les voyages requis pour appuyer les activités opérationnelles de l’ARC (activités autres que les quatre catégories suivantes), les exigences législatives ou juridiques.
2. Principaux intervenants
   Les voyages nécessaires afin de mobiliser les principaux intervenants en ce qui concerne des questions comme la politique, l’élaboration ou le renouvellement de programmes ou de règlements.
3. Gouvernance interne
   Les voyages nécessaires pour appuyer une bonne gouvernance ministérielle interne à l’ARC.
4. Formation
   Les voyages qui permettent la formation de fonctionnaires. La formation est définie comme des activités d'apprentissage formelles, qui comprennent un programme d'études et des objectifs d'apprentissage établis, et dont l'objectif principal est de permettre aux participants de conserver ou d'acquérir des compétences ou des connaissances.
5. Autres voyages
   Tout voyage qui ne correspond à aucune des autres catégories.