Directive sur les voyages d'affaires

1. Date d'entrée en vigueur

La Directive sur les voyages d'affaires a été approuvée par le Conseil de direction et est entrée en vigueur le 16 juin 2020 (résolution du conseil no #2020-2021-06).

Cette directive remplace la Directive sur les voyages d'affaires de 2013 et la Politique sur les programmes de fidélisation des voyageurs de 2006.

Pour obtenir l'historique des versions de ce document, consultez la section 11.

2. Application

Cette directive s'applique aux employés et aux autres personnes qui voyagent pour l'Agence du revenu du Canada (ARC), comme les députés, le personnel exonéré de la ministre, les membres du Conseil de direction et les entrepreneurs, et il est obligatoire de la respecter. Elle ne s'applique pas aux personnes, par exemple le ministre, dont les voyages d'affaires sont régis par d'autres directives.

Le terme «employés» a été délibérément utilisé dans cette directive pour distinguer les indemnités qui s'appliquent strictement aux employés. Les sections sur les «voyageurs» s'appliquent aux entrepreneurs et aux autres personnes voyageant pour affaires de l'ARC. Pour les besoins de ce document, le terme employé englobe les membres du Conseil de direction.

Le Code d'intégrité et de conduite professionnelle souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les voyageurs de l'ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l'ARC pour les politiques d'entreprise, établissent les exigences relatives au respect des IPE.

Conséquences d'une non-conformité: le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

Pour aider les employés à interpréter et mettre en œuvre cette directive, certains termes clés sont définis dans la section Définitions.

3. Instruments de politique d'entreprise connexes

Cette directive découle de la Politique sur la gestion financière et l'administration financière.

Cette directive doit être lue conjointement avec la Directive sur l'approbation préalable des dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements.

Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

Cette directive énonce les exigences en matière d'administration financière pour le remboursement des dépenses raisonnables engagées par les voyageurs dans le cadre d'activités de l'ARC.

Les taux de kilométrage et les indemnités de repas énoncés dans cette directive sont ceux qui sont orientés et établis par le Conseil national mixte (CNM). Bien que cette directive soit guidée par le CNM, les indemnités des voyageurs seront déterminées selon les dispositions de cette directive.

La Loi sur l'Agence du revenu du Canada confère à l'ARC le pouvoir d'établir ses propres instruments de politique pour certaines activités d'administration financière. Ces activités sont énumérées dans la Politique sur la gestion financière et l'administration financière de l'ARC, à l'annexe A : Activités propres à l'Agence dans le cadre de l'administration financière. Cette directive reflète ce pouvoir.

Les droits liés aux voyages, selon les dispositions de la Politique sur la réinstallation, ne sont pas assujettis à cette directive.

Les groupes de la direction, les membres du Conseil de direction, le commissaire et le commissaire délégué reçoivent des autorisations spéciales de voyager guidées par les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor selon le décret, (numéro P.C. 1997-1810).

La zone d'affectation, dont on fait référence dans cette directive veut dire la région qui s'étend sur 16 kilomètres du lieu de travail du voyageur en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

5. Objectifs et résultats

5.1 Objectifs

5.1.1 - Assurer un traitement équitable et uniforme des employées et des autres personnes qui doivent se déplacer afin de remplir le mandat de l'ARC.

5.1.2 - Assurer que les indemnités des voyageurs ne constituent pas un revenu ou une autre rémunération qui donnerait lieu à un avantage personnel.

5.2 Résultats

5.2.1 - Une gouvernance et surveillance efficaces de l'administration financière des dépenses de voyages d'affaires.

5.2.2 - L'ARC gère les dépenses de voyages d'affaires de manière efficiente, efficace et qui permet de soutenir la vérification et l'examen du public.

5.2.3 - Les options de déplacements les plus économiques, écologiques et pratiques sont choisies.

6. Exigences

6.1 Autorisation

6.1.1 Tous les déplacements pour l'ARC doivent être approuvés au préalable selon les dispositions de la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements.

6.1.2 Tous les déplacements sont approuvés selon la Délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l'Agence.

6.1.3 Des options de déplacement durable doivent être considérées lors de l'autorisation faite au préalable des dispositions de voyage.

6.1.4 Les frais de voyage pour des raisons personnelles ne seront pas remboursés.

6.2 Avances de voyage

6.2.1 Une avance est accordée afin de couvrir les frais de voyages si les services ou les produits approuvés par le gouvernement ne sont pas payés à l'avance ou lorsqu'un employé qui voyage pour l'ARC choisit de ne pas utiliser une carte de voyage désignée (CVD).

6.2.2 Les employés obtiendront une avance de voyage seulement si toutes les avances en retard ont été comptabilisées.

6.2.3 Les avances ne peuvent pas être versées aux entrepreneurs.

6.3 Changement du lieu de travail

6.3.1 Lorsque le lieu de travail permanent est modifié, par exemple, un déplacement découlant d'une mesure de dotation, l'employé n'a pas droit à des frais de voyage entre la résidence et le nouveau lieu de travail.

6.3.2 Lorsqu'un employé est affecté d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire pour une période de 30 jours civils consécutifs ou moins, les dispositions de cette directive s'appliquent.

6.3.3 Lorsqu'un employé est affecté d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire pour une période de 30 jours civils consécutifs ou plus, l'employeur doit avertir l'employé par un avis écrit avant le changement temporaire du lieu de travail. Cet avis écrit ne peut pas être rétroactif.

  • 6.3.3.1 Les dispositions de cette directive ne s'appliquent pas si l'employé est avisé par écrit 30 jours ou plus avant le changement temporaire du lieu de travail.
  • 6.3.3.2 Si l'employé est avisé par écrit pour une période de 29 jours ou moins avant la date de début sur le lieu de travail temporaire, ou 30 jours ou moins après la date de début sur le lieu de travail temporaire, les dispositions de cette directive s'appliqueront à partir de la date de début sur le lieu de travail temporaire pour un maximum de 30 jours civils suivant la date de l'avis écrit.
  • 6.3.3.3 Si l'employé n'est pas avisé du changement temporaire du lieu de travail par écrit dans les 30 premiers jours suivant la date de début sur le lieu de travail temporaire, les dispositions de cette directive s'appliqueront pour un maximum de 60 jours civils suivant la date de début sur le lieu de travail temporaire.

6.4 Travail virtuel

6.4.1 Les employés autorisés à faire du télétravail, à travailler à distance depuis un autre établissement de l'ARC ou sur le terrain, dans le cadre duquel une entente de travail virtuel a été dûment signée, le bâtiment auquel ils doivent rendre compte demeure leur lieu de travail.

6.4.2 Lorsque l'employé doit se rendre à un emplacement autre que son lieu de travail et que les conditions de la Politique sur la gestion du milieu de travail de l'ARC et du Guide sur les régimes de travail virtuel connexe sont respectées, les dispositions de cette directive s'appliqueront.

6.5 Logement

6.5.1 La norme en matière de logement est une chambre individuelle dotée des commodités nécessaires, dans des établissements sûrs et bien situés.

6.5.2 Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial, y compris sa résidence secondaire, sera payé le taux précisé à l'annexe B : Repas et indemnités ou à L'annexe C : Indemnités quotidiennes de repas à l'étranger de la directive.

6.5.3 Un voyageur doit séjourner dans des locaux d'hébergement d'une institution lorsque les déplacements sont liés à des activités menées dans une institution, sous réserve de leur disponibilité.

6.5.4 Si les projets de voyage sont modifiés et que l'hébergement n'est plus nécessaire, le voyageur doit veiller à faire annuler la réservation. Il ne faut normalement pas réserver des logements dont la réservation ne peut être annulée. Les gestionnaires délégués ont le pouvoir discrétionnaire d'autoriser ces demandes.

6.5.5 Pour les déplacements prolongés dans un même lieu, les résidences d'affaires, les appartements, les hébergements privés non commerciaux et les hébergements d'une institution ou du gouvernement sont encouragés. Dans les cas où l'ARC paie pour que plusieurs voyageurs partagent le même logement, l'indemnité d'hébergement dans un logement particulier non commercial doit être versée à l'un des voyageurs seulement.

6.5.6 Les frais de logement au lieu de destination temporaire seront seulement remboursés si le voyageur maintient sa résidence puisque ce droit est accordé sur le principe qu'un voyageur engage des coûts supplémentaires pendant les voyages d'affaires de l'ARC.

6.5.7 Le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada sert de guide pour les coûts, la location et la sélection des logements. Il incombe au voyageur de vérifier la limite de tarifs d'hébergement de sa destination et de déterminer si le fournisseur avec qui il souhaite faire affaire offre un tarif supérieur ou non à cette limite.

  • 6.5.7.1 S'il n'y a aucun logement convenable dont le tarif correspond à celui de la limite de tarifs d'hébergement, le voyageur doit obtenir l'autorisation du gestionnaire délégué avant de réserver un logement à un taux supérieur et joindre une justification à la demande de remboursement des frais de déplacement.

6.5.8 Si un voyageur est en déplacement prolongé au même endroit pour plus de 30 jours civils consécutifs et qu'il y a des appartements meublés ou des résidences d'affaires dans la zone environnante du lieu de destination temporaire, ces logements doivent être choisis.

  • 6.5.8.1 Si, après une période de 30 jours civils consécutifs passés au même endroit dans le cadre de son déplacement prolongé, le voyageur choisit de demeurer dans un hôtel, on lui remboursera, tout au plus, le coût moyen d'une résidence d'affaires ou d'un appartement meublé qui se trouve dans la zone environnante du lieu de destination temporaire.

6.5.9 Voyages à l'intérieur de la zone d'affectation

  • 6.5.9.1 Le remboursement des frais d'hébergement de nuit engagés par le voyageur dans son zone d'affectation n'est pas autorisé, sauf dans les cas suivants :
    1. Les conférences en direct, les réunions et les cours de formation; ou
    2. Les situations exceptionnelles qui nécessitent que les voyageurs demeurent près de leurs postes pour des périodes plus longues que la durée normale du travail, par exemple le maintien de l'ordre en période de crise ou le prolongement des séances de négociation collective.
  • 6.5.9.2 Les frais d'hébergement de nuit autorisés d'un voyageur qui se déplace dans la zone d'affectation lui seront remboursés selon les dispositions de l'article 6.5.

6.5.10 Voyages hors de la zone d'affectation

  • 6.5.10.1 Les frais d'hébergement de nuit d'un voyageur autorisé à se déplacer à l'extérieur de la zone d'affectation lui seront remboursés selon les dispositions de l'article 6.5 de la directive.
  • 6.5.10.2 Lorsqu'un voyageur est tenu de retourner à son zone d'affectation pour l'ARC, les frais d'hébergement de son zone d'affectation ne lui seront pas remboursés.

6.6 Repas

6.6.1 Les indemnités de repas énoncées dans cette directive visent les voyageurs en statut de voyage (référence dans la section des Définitions) sauf à l'exception de la section 6.6.7 :Voyages à l'intérieur de la zone d'affectation de cette directive.

6.6.2 Les frais de repas ne seront remboursés que si un voyageur maintient une résidence car ce droit est accordé selon le principe qu'un voyageur engage des couts supplémentaires liés aux repas lors des voyages d'affaires de l'ARC.

6.6.3 Aucune indemnité de repas ne sera payée lorsque les repas sont fournis et répondent aux besoins du voyageur, comme lorsque les repas sont servis par le transporteur en vol ou lorsque les repas sont compris dans les frais d'hébergement.

6.6.4 Si les voyageurs engagent des dépenses personnelles lorsque les repas ne suffisent pas, par exemple, pour répondre aux besoins alimentaires du voyageur, les coûts réels engagés seront remboursés sur présentation des reçus, jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.

6.6.5 Lorsqu'un voyageur doit engager des frais de repas supérieurs aux indemnités de repas établies pour des raisons hors de son contrôle, les dépenses réelles et raisonnables lui seront remboursées pour tous les repas de cette journée de voyage, sur présentation des reçus.

6.6.6 Le voyageur recevra une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

6.6.7 Voyages à l'intérieur de la zone d'affectation

  • 6.6.7.1 Les frais de repas seront remboursés, sur présentation des reçus, jusqu'à concurrence de la limite de l'indemnité de repas applicable indiquée à l'annexe B : Repas et indemnités ou à L'annexe C : Indemnités quotidiennes de repas à l'étranger, au besoin, dans les situations suivantes :
    1. Lorsque les voyageurs sont tenus de travailler pendant leurs heures normales de repas ou au-delà de celles-ci, et se trouvent clairement dans une situation où les dépenses pour leurs repas sont plus élevées qu'elles ne le seraient normalement;
    2. Lorsque les voyageurs sont tenus d'assister à des conférences, des séminaires, des réunions ou des audiences publiques pendant la fin de semaine ou les jours fériés;
    3. Lorsque les voyageurs sont tenus d'assister à des conférences, des séminaires, des réunions et des audiences publiques officielles qui durent toute la journée et les repas font partie intégrante des activités;
    4. Lorsque les représentants de l'ARC participent à des séances de négociation collective;
    5. Les membres d'un groupe de travail ou d'un comité effectuant des études approfondies améliorent leur efficacité en restant ensemble pour la pause-repas normale;
    6. Lorsque le remboursement des frais de repas est manifestement raisonnable et légitime parce qu'ils découlent des fonctions du voyageur; ou
    7. Lorsqu'ils sont visés par les conditions d'emploi ou les conventions collectives.

6.6.8 Voyages hors de la zone d'affectation

  • 6.6.8.1 Pour les déplacements prolongés au même lieu de destination temporaire, les voyageurs recevront ce qui suit :
    1. 100 % de l'indemnité quotidienne de repas applicable du 1er au 30e jour;
    2. 75 % de l'indemnité de repas du 31e jour au 120e jour, lorsque des résidences d'affaires ou des appartements meublés situés à proximité du lieu de destination temporaire sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier; et
    3. 50 % de l'indemnité de repas à partir du 121 jour, lorsque des résidences d'affaires ou des appartements meublés situés à proximité du lieu de destination temporaire sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
  • 6.6.8.2 Les frais de repas seront entièrement remboursés si aucune résidence d'affaires ou aucun appartement meublé n'est disponible à proximité du lieu de destination temporaire et que le voyageur doit demeurer dans un hôtel ordinaire. Une justification doit être fournie avec la demande de remboursement des frais de déplacement.
  • 6.6.8.3 Lorsque les voyageurs occupent leur résidence secondaire pour des besoins liés aux affaires de l'ARC, ils ont le droit de recevoir les indemnités de repas applicables à un logement privé, selon l'annexe B : Repas et indemnités ou à L'annexe C : Indemnités quotidiennes de repas à l'étranger.

6.7 Indemnité de faux frais

6.7.1 Les indemnités de faux frais décrites dans cette directive visent les voyageurs en statut de voyage et dont le séjour comprend une nuit. Les indemnités de faux frais :

6.7.2 Pour les jours consécutifs passés dans le même lieu de destination temporaire dans le cadre d'un déplacement prolongé, les voyageurs recevront :

  1. 100 % de l'indemnité quotidienne de faux frais du 1er au 30e jour; et
  2. 75 % de l'indemnité de faux frais à partir du 31e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements meublés à proximité du lieu de destination temporaire sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

6.7.3 Les voyageurs qui occupent leur résidence secondaire pour des besoins liés au affaires de l'ARC ont le droit de recevoir l'indemnité de faux frais, selon l'annexe B : Repas et indemnités ou à L'annexe C : Indemnités quotidiennes de repas à l'étranger.

6.8 Transport

6.8.1 Les gestionnaires délégués et les employés doivent être en accord sur le moyen de transport.

6.8.2 Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. La Stratégie sur le développement durable de l'ARC doit être prise en compte lors de la sélection des moyens de transport.

6.8.3 Lorsque les voyageurs sont autorisés à utiliser un moyen et une classe de transport donnés et qu'ils proposent une alternative pour se rendre au lieu de destination temporaire, le montant maximum payable pour les frais de voyage ne doit pas dépasser le coût qui aurait été engagé si les voyageurs avaient utilisé le moyen et la classe de transport initialement autorisés.

  • 6.8.3.1 Lorsque les voyageurs se déplacent de leur résidence secondaire ou autres emplacements autre que leur résidence, le montant maximum payable pour les frais de voyage ne doit pas dépasser le coût qui aurait été engagé si le voyageur avait effectué son voyage de sa résidence.

6.8.4 Les dépenses actuelles et raisonnable additionnelles liées aux modes de transport choisis (par exemple la sélection des sièges) seront remboursées si l'approbation préalable du gestionnaire délégué est obtenue.

6.8.5 Les billets de taxi ne devraient pas être utilisés par les voyageurs lors des déplacements, car ils doivent être utilisés uniquement lors des déplacements dans et autour de la zone d'affectation.

a) Aérien

6.8.6 Toutes les réservations doivent être effectuées par le service des voyages du gouvernement (SVG), sauf pour les voyages aériens pour des besoins personnels ou des réservations aériennes faites par les entrepreneurs.

6.8.7 Le transport aérien en première classe n'est pas permis.

6.8.8 Le transport aérien en classe affaires n'est pas permis au Canada, dans les États continentaux des États-Unis, dans les Caraïbes, dans les pays d'Amérique centrale, aux Bermudes et au Mexique, sauf dans les cas exceptionnels et avec l'autorisation du commissaire ou du commissaire délégué.

6.8.9 Le transport aérien en classe affaire peut être autorisé par le gestionnaire délégué lorsque la durée du vol continu fait plus de 9 heures, sauf pour les vols aller-retour en destination de Paris, de Bruxelles, de Londres ou d'autres destinations européennes. Le transport aérien international en classe affaires dans les régions mentionnées ici-haut peut être autorisé par le commissaire ou le commissaire délégué dans des circonstances exceptionnelles liées à la santé, fréquence de voyage et calendrier des réunions prévues.

6.8.10 L'itinéraire doit prévoir un arrêt d'une nuit pour temps de déplacement continu d'au moins neuf heures consécutives, à moins que ceci soit refusé par l'employé.

6.8.11 Les voyages de moins de 300 kilomètres ne doivent normalement pas se faire par vol, à moins d'être spécifiquement approuvés à l'avance par le gestionnaire délégué.

b) Déplacements à destination et/ou en provenance des terminus du transporteur

6.8.12 Les tarifs pour les déplacements au moyen d'une navette de l'aéroport, d'un taxi ou d'une entreprise de covoiturage, de la résidence, du lieu de travail ou du lieu de destination temporaire du voyageur vers le terminus du transporteur, et vice versa, seront remboursés.

6.8.13 Les voyageurs qui conduisent un véhicule privé à destination et/ou en provenance du terminus du transporteur pour commencer ou terminer une période de déplacement obtiendront un remboursement du taux de kilométrage précisé à l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC jusqu'à concurrence de la distance entre la résidence, le lieu de travail ou le lieu de destination temporaire du voyageur et le terminus du transporteur.

6.8.14 Si une autre personne conduit un voyageur à destination et/ou en provenance du terminus du transporteur, le taux de kilométrage de l'ARC précisé à l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC sera remboursé au voyageur pour le voyage aller-retour entre la résidence, le lieu de travail ou le lieu de destination temporaire du voyageur et le terminus du transporteur.

6.8.15 Si un voyageur ou des personnes à charge occupent une résidence secondaire immédiatement avant la période de déplacement du voyageur, les distances remboursées ne doivent pas dépasser celles liées au déplacement entre la résidence, le lieu de travail ou le lieu de destination temporaire et le terminus du transporteur.

c) Transport en commun

6.8.16 Le transport en commun, comme l'autobus, le tramway, le métro ou les navettes de l'aéroport, doit être utilisé dans la mesure du possible.

d) Taxis et entreprises de covoiturage

6.8.17 Les taxis qui sont enregistrés et les entreprises de covoiturage peuvent être utilisés pour les voyages d'affaires de l'ARC. Les dépenses réelles et raisonnables seront remboursées sur présentation des reçus.

e) Train

6.8.18 Les déplacements par train en classe affaires sont permis lorsqu'ils sont offerts par la compagnie ferroviaire.

f) Véhicules conduits par les voyageurs

6.8.19 Les voyageurs doivent emprunter les routes les plus directes, sûres et accessibles et ne doivent demander un remboursement que pour les distances qu'ils ont dû parcourir en voiture lors du voyage d'affaires pour l'ARC.

6.8.20 Dans l'intérêt de la sécurité routière, lorsqu'un voyageur est autorisé à conduire un véhicule, il ne doit pas parcourir une distance supérieure à :

  • 250 kilomètres après avoir travaillé pendant une journée entière;
  • 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
  • 500 kilomètres une journée où il n'a pas travaillé.

6.8.21 Les voyageurs qui conduisent un véhicule dans le cadre du voyage d'affaires pour l'ARC doivent détenir un permis de conduire valide, respecter toutes les conditions de ce permis, pratiquer une conduite sécuritaire et respecter l'ensemble des règlements et lois qui s'appliquent en matière de sécurité routière.

6.8.22 Les voyageurs obtiendront un remboursement des coûts réels de stationnement du véhicule au lieu de travail et au lieu de destination seulement si ces coûts ne constituent pas des frais qu'ils auraient normalement dû payer.

6.8.23 Les voyageurs obtiendront un remboursement des coûts réels liés aux frais des routes, traversiers, ponts et tunnels seulement si ces coûts constituent des frais additionnels liés aux déplacements pour l'ARC.

6.8.24 Le covoiturage consiste à partager des véhicules privés ou loués pour les besoins d'un voyage d'affaires pour l'ARC et est encouragé lorsque cette option est pratique.

g) Véhicules de l'ARC

6.8.25 Lorsque l'ARC juge qu'il est préférable que le voyageur conduise lui-même un véhicule, elle peut l'autoriser à utiliser un véhicule de l'ARC, si la situation s'y prête.

6.8.26 Les voyageurs ne doivent pas utiliser les véhicules de l'ARC pour des besoins personnels, à moins d'en avoir reçu l'autorisation.

6.8.27 Les frais engagés pour l'utilisation des véhicules de l'ARC seront remboursés sur présentation des reçus.

6.8.28 Les entrepreneurs ne sont pas autorisés à utiliser les véhicules de l'ARC pour leurs déplacements.

h) Véhicules de location

6.8.29 Les voitures de taille moyenne ou intermédiaire (ou plus petite) sont autorisées.

6.8.30 La location de véhicules pleine grandeur, plus grands ou d'une autre catégorie, n'est autorisée que si le nombre de passagers à transporter, l'encombrement ou le poids des marchandises à transporter, ou des circonstances atténuantes justifient l'autorisation d'utiliser un véhicule d'une autre catégorie. Une justification doit être fournie.

6.8.31 Les coûts d'au carburant liés au véhicule de location seront remboursés au voyageur sur présentation des reçus. Les coûts supplémentaires associés aux pneus d'hiver et les frais de location d'un système de positionnement global seront également remboursés sur présentation des reçus, si cela est autorisé au préalable. Le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada  servira de guide pour le coût et sélection des véhicules.

i) Véhicules privés

6.8.32 Le taux de kilométrage payable lorsqu'un véhicule est utilisé pour l'ARC au Canada sera le taux appliqué sur le territoire où le véhicule est immatriculé.

6.8.33 Pour les véhicules immatriculés à l'extérieur du Canada, le taux de kilométrage appliqué sera celui du territoire où le voyage a lieu. Ce taux figure dans l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC.

6.8.34 Les gestionnaires délégués et les voyageurs doivent convenir du moyen de transport habituel vers le lieu de travail avant d'approuver le voyage selon les dispositions de cette directive.

6.8.35 Lorsque le moyen de transport habituel pour se rendre au lieu de travail est un véhicule privé :

  • 6.8.35.1 Lorsqu'un voyageur doit se présenter au lieu de travail au début d'une journée particulière avant de se rendre au (x) lieu(x) de destination, les frais liés à la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail ne sont pas remboursés.
  • 6.8.35.2 Lorsque le voyageur doit retourner au lieu de travail à la fin d'une journée particulière après son retour du lieu de destination, les frais liés à la distance parcourue entre le lieu de travail et la résidence ne sont pas remboursés.
  • 6.8.35.3 Lorsque la résidence du voyageur se trouve à l'intérieur de la zone d'affectation, les frais liés à la distance réelle parcourue entre la résidence et les lieux suivants seront remboursés :
    1. le premier lieu de destination;
    2. les lieux de destination consécutifs;
    3. le dernier lieu de destination; et
    4. la résidence.
  • 6.8.35.4 Lorsque la résidence du voyageur se trouve à l'extérieur de la zone d'affectation, les frais liés à la distance calculée à partir des lieux suivants seront remboursés :
    1. du périmètre de la zone d'affectation au premier lieu de destination si celui-ci se trouve à l'intérieur de la zone d'affectation; ou de la résidence au premier lieu de destination si celui-ci se trouve à l'extérieur de la zone d'affectation;
    2. les lieux de destination consécutifs;
    3. le dernier lieu de destination; et
    4. si le dernier lieu de destination se trouve à l'extérieur de la zone d'affectation, du dernier lieu de destination à la résidence ou si le dernier lieu de destination se trouve à l'intérieur de la zone d'affectation, la distance calculée du périmètre de la zone d'affectation à la résidence (règle de résidence).

6.8.36 Lorsque le moyen de transport habituel pour se rendre au lieu de travail n'est pas un véhicule privé :

  • 6.8.36.1 Les frais liés à la distance réelle parcourue de la résidence vers les lieux suivants seront remboursés au voyageur :
    1. le lieu de travail (le cas échéant) et/ou le premier lieu de destination;
    2. les lieux de destination consécutifs;
    3. le dernier lieu de destination; et
    4. le lieu de travail (le cas échéant) ou la résidence.
  • 6.8.36.2 Si le voyageur a conduit un véhicule privé au travail à la demande du gestionnaire délégué, mais que, en raison d'exigences opérationnelles, le gestionnaire délégué détermine que le véhicule privé ne sera pas nécessaire au voyage d'affaires pour l'ARC ce jour-là, les frais liés à la distance aller-retour réelle parcourue entre la résidence et le lieu de travail seront remboursés.

6.8.37 L'utilisation de services de partage de véhicules sera traitée de façon semblable que l'utilisation de véhicules privés. Les voyageurs seront remboursés selon les taux de kilométrage énumérés à l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC.

j) Motocyclettes

6.8.38 Les voyageurs qui utilisent une motocyclette dans le cadre d'un voyage d'affaires pour l'ARC obtiendront un remboursement du taux applicable indiqué à l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC.

k) Assurance

1) Véhicules de l'ARC

6.8.39 L'ARC assure elle-même ses véhicules. Seuls les voyageurs autorisés peuvent conduire un véhicule appartenant à l'ARC. Les conducteurs non autorisés sont personnellement responsables en cas d'accident et l'ARC n'assume aucune responsabilité dans ces circonstances.

6.8.40 Pour conduire un véhicule appartenant à l'ARC dans les États continentaux des États-Unis, le voyageur doit être assuré en matière de responsabilité civile et contre les risques et les dommages corporels par une assurance commerciale, et la preuve de cette assurance doit être présente dans le véhicule. Cette assurance est obtenue et payée par l'ARC.

2) Véhicules de location

6.8.41 Une assurance-collision sans franchise (ACSF) est exigée pour toute la période de location du véhicule. Cette protection est fournie gratuitement lorsque les voyageurs utilisent leur carte de voyage désignée(CVD) approuvée par le gouvernement.

6.8.42 Si la carte de voyage désignée (CVD) n'est pas utilisée et que la protection n'est pas fournie gratuitement par une compagnie de carte de crédit personnelle, le coût des primes de l'assurance-collision sans franchise (ACSF) est alors remboursé par l'ARC.

6.8.43 La protection de l'assurance-responsabilité civile et pour les dommages matériels est comprise dans les tarifs de location quotidiens des fournisseurs de véhicules de location figurant dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada.

6.8.44 Lorsqu'ils voyagent à l'extérieur du Canada, y compris les États continentaux des États-Unis, les voyageurs doivent s'assurer d'obtenir une protection supplémentaire, au besoin. Dans de telles circonstances, les primes pour une protection supplémentaire seront remboursées par l'ARC.

6.8.45 La protection ne sera pas payée aux entrepreneurs.

3) Véhicules privés

6.8.46 L'ARC n'assume aucune responsabilité financière pour les véhicules privés et n'est pas responsable des coûts des primes et du remboursement des montants déductibles liés à la couverture d'assurance.

6.8.47 Les véhicules privés utilisés pour l'ARC doivent être au moins protégés par l'assurance automobile minimum y compris la couverture minimale de la protection de l'assurance-responsabilité civile dans la province ou le territoire d'immatriculation du véhicule.

6.8.48 Lorsque l'assurance d'affaires supplémentaire (AAS) est nécessaire pour la période en voyage d'affaires de l'ARC, les frais de cette assurance seront remboursés par l'ARC.

6.8.49 L'AAS ne sera pas payée aux entrepreneurs.

6.8.50 Les voyageurs qui comptent transporter des passagers sont tenus de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés.

6.9 Combinaison de déplacements pour motifs personnels et de voyage d'affaires

6.9.1 Les frais liés aux déplacements pour motifs personnels ou à une personne qui accompagne le voyageur dans le cadre d'un voyage d'affaires pour l'ARC ne sont pas remboursables.

  • 6.9.1.1 Les voyageurs doivent inclure dans leur demande de voyage une évaluation de l'incidence des déplacements pour motifs personnels sur les frais remboursables des voyages d'affaires pour l'ARC.
  • 6.9.1.2 La réduction du coût lié au voyage d'affaires pour l'ARC découlant des projets de déplacements pour motifs personnels ne sera pas remboursée aux voyageurs.
  • 6.9.1.3 Seul le coût de l'itinéraire le plus économique et le plus direct qui aurait été emprunté si aucun projet de déplacements pour motifs personnels n'avait été intégré sera remboursé aux voyageurs.

6.10 Heures supplémentaires et autres perturbations du mode de transport

6.10.1 En cas de perturbation du trajet de déplacement régulier de l'employé, comme des heures supplémentaires ou d'autres circonstances exceptionnelles approuvées par le commissaire telles qu'une urgence de santé publique, l'employé recevra des frais de transport supplémentaires engagés entre la résidence et le lieu de travail.

6.11 Frais supplémentaires

Frais de passeport et de services médicaux

6.11.1 Pour les déplacements à l'extérieur du Canada, les dispositions nécessaires doivent être prises pour obtenir un passeport (à l'exception des certificats de naissance) un visa, les inoculations, vaccinations et radiographies requises ainsi que les certificats de santé nécessaires. Ces frais seront remboursés par l'ARC sur présentation des reçus.

Frais liés aux opérations financières

6.11.2 Les frais ou charges de services pour les dépenses réelles et raisonnables liées aux opérations financières seront remboursés aux employés par l'ARC sur présentation des reçus.

6.11.3 Les frais de conversion de sommes raisonnables en devises étrangères et de reconversion du solde inutilisé en devises canadiennes sont remboursés aux employés par l'ARC sur présentation des reçus

  • 6.11.3.1 Si ces coûts ne sont pas validés par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada s'appliquera.

Frais médicaux

6.11.4 En ce qui concerne les déplacements à l'extérieur du Canada et les États continentaux des États-Unis , les voyageurs obtiendront un remboursement du coût différentiel (c'est-à-dire les coûts qui ne sont pas couverts par le Régime de soins de santé de la fonction publique) des prescriptions et des coûts réels, sur présentation des reçus, si les articles sont achetés précisément pour l'utilisation par l'employé à un ou à plusieurs lieux de travail temporaire à l'étranger.

Eau embouteillée

6.11.5 En ce qui concerne les voyages internationaux à l'extérieur du Canada et des États continentaux des États-Unis, les frais liés à l'eau embouteillée seront remboursés sur présentation des reçus.

6.11.6 En ce qui concerne les voyages internationaux à l'intérieur du Canada et des États continentaux des États-Unis, les frais liés à l'eau embouteillée seront remboursés seulement lorsque l'eau n'est pas potable.

Garde des personnes à charge

6.11.7 Les frais de garde de personnes à charge seront remboursés jusqu'à concurrence d'un montant maximal quotidien de :

  • 35 $ par ménage, lorsqu'une déclaration est fournie au lieu d'un reçu;
  • 75 $ par ménage, lorsque la demande de remboursement est appuyée par des reçus pour services rendus par une personne ou une entreprise exerçant des activités dans le domaine de soins à des personnes à charge.

6.11.8 Les montants indiqués ci-dessus s'appliquent dans les cas suivants :

  1. L'employé doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage d'affaires pour l'ARC;
  2. L'employé est chef de famille monoparentale, ou son conjoint ou une autre personne à charge âgée de 18 ans ou plus n'est pas disponible pour motifs liés au travail, à un rendez-vous médical ou à des cours de formation;
  3. Les personnes à charge qui habitent dans la résidence de l'employé ont toutes de moins de 18 ans; ou lorsque la personne habitant à la résidence de l'employé est âgée de 18 ans ou plus et, pour des raisons de déficience physique ou mentale, n'est pas en mesure de fournir des soins aux personnes à charge;
  4. Il n'est pas prévu que l'ancien époux, le conjoint de fait ou le tuteur fournisse des soins;
  5. Les dépenses de garde sont des dépenses supplémentaires engagées par l'employé à la suite de son voyage.

6.11.9 Pour obtenir le remboursement des frais de service en vertu de cette disposition, l'employé doit remplir et joindre le formulaire de déclaration de personnes à charge à sa demande de remboursement des frais de déplacement.

Communications à domicile

6.11.10 Les employés dont les horaires de retour à la résidence après un voyage ont été modifiés pour des raisons indépendantes de leur volonté, se verront rembourser le coût d'un appel de trois minutes à la résidence. Aucun reçu n'est requis. Le changement d'horaire doit être noté sur la réclamation de voyage.

6.11.11 Les frais liés aux appels personnels ne sont pas remboursés lorsque l'employé se déplace au Canada et dans les États continentaux des États-Unis.

6.11.12 Les droits suivants s'appliquent aux voyages à l'extérieur du Canada et dans les États continentaux des États-Unis :

  • 6.11.12.1 Les employés en statut de voyage obtiendront un remboursement, sur présentation des reçus, pour un appel téléphonique personnel quotidien d'une durée maximale de cinq minutes. Les appels téléphoniques d'une durée maximale de cinq minutes par jour sont cumulatifs.
  • 6.11.12.2 Les appels téléphoniques personnels seront remboursés à un taux qui ne dépasse pas le taux qui s'applique pour un appel du lieu de destination temporaire à la résidence.
  • 6.11.12.3 L'employé qui dépasse les cinq minutes d'appel téléphonique personnel allouées quotidiennement, selon cette directive, peut se faire rembourser les dépenses réelles et raisonnables engagées pour des besoins personnels lors de situations particulières, telles que lors d'un déplacement dans un lieu à risque élevé ou lors d'urgences médicales à la résidence, entre autres.

Communication d'entreprise

6.11.13 Les employés en statut de voyage seront payés, sur présentation des reçus, les coûts des appels téléphoniques locaux et interurbains dans le cadre de leur travail pour l'ARC. Les appels téléphoniques d'affaires doivent être accompagnés du nom de la personne appelée.

Aide spéciale

6.11.14 Lorsqu'un voyageur ayant un handicap physique est demandé de payer pour de l'aide lors d'un voyage (p. ex. chauffeur de taxi ou portier), ces frais seront remboursés sous la catégorie de faux frais additionnels pourvu que ces frais soient raisonnables et nécessaires. Dans la mesure du possible, les factures devraient être fournies.

6.12 Voyage de fin de semaine à la résidence

6.12.1 Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine à la résidence ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

6.12.2 Un employé en statut de voyage pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine à la résidence selon cette directive, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

  • l'horaire de travail permet son absence;
  • des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y avoir recours.

6.12.3 Dans le cadre de cette directive, l'employé en voyage de fin de semaine à sa résidence ne peut recevoir un paiement pour des heures supplémentaires ou des indemnités de voyage autres que celles décrites à la section 6.12 Voyage de fin de semaine à la résidence pour les déplacements entre son lieu de destination temporaire et sa résidence.

6.12.4 L'employé doit travailler le nombre d'heures requis chaque jour au lieu de destination temporaire avant et après la fin de semaine.

6.12.5 Lorsque l'employé demande à se rendre à la résidence pendant les heures normales de travail, le gestionnaire délégué possède le pouvoir discrétionnaire quant à la façon dont l'employé compensera ces heures ou en rendra compte.

6.12.6 Aucuns frais de logement, frais de repas et faux frais ne seront payés à la résidence de l'employé.

6.12.7 - Voyage au Canada et dans les États continentaux des États-Unis

  • 6.12.7.1 - Un voyageur a droit à l'un des éléments suivants :
    • voyage à la résidence toutes les fins de semaine, en moyenne;
    • voyage à la résidence toutes les trois fins de semaine, en moyenne;
    • voyage par l'employé à un autre endroit la fin de semaine; ou
    • voyage par une autre personne à un autre endroit la fin de semaine.
  • 6.12.7.2 Avant le début d'un voyage d'affaires pour l'ARC, les gestionnaires délégués et les employés doivent convenir s'il est préférable de se rendre à la résidence chaque fin de semaine ou de s'y rendre toutes les trois fins de semaine. Cette décision ne peut être modifiée pendant la durée du voyage.

Voyage à la résidence toutes les fins de semaine en moyenne

  • 6.12.7.3 Un employé en statut de voyage qui retourne à la résidence toutes les fins de semaine sera remboursé les frais de transport réels jusqu'à un montant n'excédant pas ce qui suit :
    1. Si l'hébergement est annulé pour la fin de semaine, le coût du maintien de l'employé en statut de voyage au cours de la fin de semaine (par exemple, le logement, les repas, les faux frais et d'autres indemnités);
    2. Si l'hébergement n'est pas annulé pour la fin de semaine, les indemnités de frais de transport vers la résidence pour la fin de semaine indiquée à l'annexe B : Repas et indemnités, et ce, pour des fins de semaine de deux, trois ou quatre jours, si tel est le cas.
  • 6.12.7.4 La limite de paiement des coûts de transport réels décrite à la section 6.12.7.3 Voyage à la résidence toutes les fins de semaine en moyenne de cette directive sera réduite en fonction des coûts engagés par l'ARC au nom de l'employé au lieu de destination temporaire pendant la période d'absence, comme les chambres d'hôtel ou la location de voiture, lorsque l'employé aurait pu annuler des réservations et ainsi permettre de réaliser des économies.

Voyage à la résidence toutes les trois fins de semaine, en moyenne

  • 6.12.7.5 Lorsque la période de déplacement continue dépasse 30 jours civils consécutifs et que l'employé est si loin de sa résidence qu'il est peu pratique d'y retourner toutes les fins de semaine, celui-ci est autorisé à se rendre à sa résidence toutes les trois fins de semaine, en moyenne. Les frais de transport réels vers la résidence sont remboursés et l'hébergement au lieu de destination temporaire ne doit pas être annulé.
  • 6.12.7.6 L'employé doit choisir les fins de semaine qui lui conviennent le mieux pour revenir à sa résidence, compte tenu de son horaire de travail et pourvu que le nombre total de voyages ne dépasse pas ce qui suit :
    1. un voyage à la résidence pendant un voyage de quatre semaines;
    2. deux voyages à la résidence pendant un voyage de sept semaines; et
    3. trois voyages à la résidence pendant un voyage de dix semaines.

6.12.8 Voyages à l'extérieur du Canada ou des États continentaux des États-Unis

  • 6.12.8.1 Les exigences 6.12.1 à 6.12.6 continuent de s'appliquer aux voyages de fin de semaine à la résidence pendant un voyage à l'extérieur du Canada ou des États continentaux des États-Unis.
  • 6.12.8.2 Lorsque la période de déplacement continue dépasse 30 jours civils consécutifs et que l'employé est si loin de sa résidence qu'il est peu pratique d'y retourner toutes les fins de semaine, celui-ci est autorisé à se rendre à sa résidence toutes les cinq fins de semaine, en moyenne. Les frais de transport réels sont remboursés à l'employé et l'hébergement au lieu de destination temporaire ne doit pas être annulé.
  • 6.12.8.3 L'employé doit choisir les fins de semaine qui lui conviennent le mieux pour revenir à sa résidence, compte tenu de son horaire de travail, pourvu que le nombre total de voyages ne dépasse pas ce qui suit :
    1. un voyage à la résidence pendant un voyage d'une durée de 7 semaines;
    2. deux voyages à la résidence pendant un voyage d'une durée de 12 semaines;
    3. trois voyages à la résidence pendant un voyage d'une durée de 17 semaines; et
    4. quatre voyages à la résidence pendant un voyage d'une durée de 22 semaines.

6.13 Voyage de fin de semaine à la résidence : Solutions de rechange

a) Par l'employé

6.13.1 Pourvu que l'ARC n'exige pas à l'employé de demeurer au lieu de destination temporaire, ce dernier peut choisir de passer la fin de semaine à un autre endroit.

6.13.2 Cette mesure doit être prise en fonction des mesures de sécurité et du contexte diplomatique.

6.13.3 Pour être admissible à la mesure alternative liée au voyage de fin de semaine à la résidence, l'employé doit annuler les frais de logement (et les repas fournis sur place) au lieu de destination temporaire, fournir un reçu pour les autres logements commerciaux, le cas échéant, et ne pas retourner à la résidence ou dans la zone d'affectation pendant la fin de semaine.

6.13.4 Le montant payé pour les dispositions de voyage à l'autre endroit ne dépassera pas le coût du maintien de l'employé en poste au lieu de destination temporaire, y compris les frais de logement, les frais de repas, les faux frais et d'autres dépenses.

6.13.5 Le montant payé pour une disposition de voyage à un autre endroit sera réduit en fonction des coûts engagés par l'ARC au nom de l'employé au lieu de destination temporaire pendant la période d'absence. Les frais de transport liés au déplacement vers un autre endroit ne seront pas remboursés.

6.13.6 Il incombe à l'employé de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. L'employé assume sa responsabilité personnelle, comme s'il n'était pas en statut de voyage.

6.13.7 Le recours à cette disposition n'exclut pas le droit de l'employé aux indemnités des voyages pour les déplacements à la résidence la fin de semaine.

b) Par une autre personne

6.13.8 Comme alternative au voyage de fin de semaine à la résidence par l'employé, une autre personne peut être autorisée à se rendre au lieu de destination temporaire de l'employé lorsque les frais de transport ne dépassent pas le coût du voyage de fin de semaine engagé par l'employé pour se rendre à sa résidence selon 6.12.7 et 6.12.8.

6.13.9 Ces dispositions doivent être prises en fonction des mesures de sécurité et du contexte diplomatique.

6.13.10 Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement, à moins qu'il y ait d'autres moyens de transport plus pratiques et économiques.

6.13.11 Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés.

6.13.12 Le taux de kilométrage de l'ARC s'appliquera si le voyageur conduit lui-même un véhicule.

6.13.13 Il incombe à l'employé de souscrire à une assurance pour l'autre personne.

6.13.14 L'ARC n'assumera que les frais de transport de l'autre personne et aucuns autres frais engagés par cette personne.

6.14 Paiements en trop

6.14.1 Les paiements versés au voyageur qui ne sont pas conformes à cette directive doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette à l'État.

6.15 Programmes de fidélisation

6.15.1 Dans la mesure où l'ARC n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les voyageurs en voyage d'affaires pour l'ARC peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser, pour des besoins professionnels ou personnels, les avantages offerts par les services approuvés par le gouvernement et les produits de l'industrie du tourisme.

6.16 Groupe de la direction (EX) et Conseil de direction (Conseil)

6.16.1 En plus des dispositions de voyage indiquées dans cette directive, une certaine souplesse guidée par Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor a été accordée au groupe de la direction (c'est-à-dire les membres du groupe EX) de l'ARC pendant son statut de voyage.

6.16.2 Le groupe EX comprend tous les employés du groupe des EX de l'ARC (excluant les groupes équivalents et les postes intérimaires) y compris le personnel exonéré du ministre dont le niveau est équivalent ou supérieur à EX-02 et qui voyagent pour affaires ministérielles, ainsi que les membres du Conseil de direction pour lesquels les modalités de voyage ne sont pas précisées au moment de leur nomination.

6.16.3 Transport

  • 6.16.3.1 Les dépenses réelles peuvent être réclamées pour les taxis et le stationnement, sans reçus.

6.16.4 Repas

  • 6.16.4.1 Les personnes peuvent réclamer les indemnités journalières de repas ou leurs frais de repas réels et raisonnables étayés par des reçus.
  • 6.16.4.2 Lorsque le remboursement du coût réel est demandé pour un repas donné, les indemnités de repas s'appliquent à d'autres repas achetés au cours de la même journée (aucun reçu n'est nécessaire).

6.16.5 Indemnité de faux frais

  • 6.16.5.1 Les demandes de remboursements peuvent être faites selon les indemnités de faux frais quotidiens ou le remboursement des dépenses réelles dans des circonstances inhabituelles. Toutefois, si l'on décide de réclamer séparément des faux frais réels au lieu de l'indemnité de faux frais prédéterminée, alors le remboursement de tous les faux frais du voyage s'effectuera d'après les reçus fournis.

6.17 Commissaire

6.17.1 Il est assujetti à la directive, mais peut exercer un pouvoir discrétionnaire sur les dépenses liées au logement commercial choisi, aux appels téléphoniques, aux repas et aux faux frais dépassant le maximum quotidien alloué, selon les reçus présentés.

6.17.2 Il exerce son pouvoir discrétionnaire sur l'utilisation des vols en classe affaires, lesquels doivent être réservés auprès du SVG.

6.18 Entrepreneurs

6.18.1 Les frais de repas, les frais liés aux taux de kilométrage et les indemnités de faux frais précisés à l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC, à l'annexe B : Repas et indemnités et à L'annexe C : Indemnités quotidiennes de repas à l'étranger sont remboursés aux entrepreneurs.

6.18.2 Les entrepreneurs n'ont pas droit aux indemnités liées aux frais de communication à domicile, à la garde des personnes à charge et aux voyages de fin de semaine à la résidence.

6.18.3 Les entrepreneurs qui utilisent un véhicule privé sont entièrement responsables des risques associés à la conduite du véhicule et sont tenus de souscrire une assurance contre ces risques. Les primes d'assurance sont payées par l'entrepreneur et elles ne sont pas remboursées par l'ARC comme telles, puisque ceci est inclus dans l'indemnité de kilométrage précisée à l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC.

6.19 Recouvrement des frais de déplacement de tierces parties

6.19.1 L'ARC ne recouvre pas les frais de déplacement de tierces parties lorsque la conférence ou le séminaire est lié à l'exécution du mandat de l'ARC.

6.19.2 L'ARC peut recouvrer, auprès d'organisations externes, les frais de déplacement engagés par ses employés en voyage qui sont :

  • invités par des organismes externes à représenter l'ARC dans le cadre de conférences et de séminaires; ou
  • tenus de voyager à l'extérieur du Canada pour examiner les registres comptables dans le cadre du programme de vérification de la Direction générale des programmes d'observation.

6.20 Décès, urgences, maladies et blessures en cours de déplacement

Décès en cours de déplacement

6.20.1 Si un employé décède lorsqu'il est en statut de voyage, l'ARC doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires qui s'ajoutent à celles qu'aurait occasionnées le décès s'il était survenu dans la zone d'affectation.

Urgences, maladies et blessures en cours de déplacement

6.20.2 Lorsque l'employeur est satisfait que les dépenses sont en sus de celles qui auraient été encourues si l'employé n'avait pas été absent de sa résidence et que de telles dépenses n'ont pas été payées à l'employé par un régime d'assurance ou par la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État (LIAE) ou une autre autorité, l'employé sera remboursé les indemnités nécessaires suivant une maladie ou accident qui a eu lieu pendant le statut de voyage.

6.20.3 Les membres du Conseil de direction sont considérés comme des «employés» en vertu de la LIAE et de la Loi sur l'aéronautique et sont donc admissibles aux indemnités d'accident du travail en cas de blessure ou de décès lors de leur présence ou déplacement en affaires pour le compte du Conseil.

6.21 Procédures de règlement des griefs

6.21.1 Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de cette directive a été mal interprété ou mal appliqué, les employés peuvent déposer un grief selon les Procédures de règlement des griefs.

7. Rôles et responsabilités

7.1 Président du comité de vérification

7.1.1 Examiner régulièrement les frais de voyage du commissaire et rendre compte des conclusions au comité de la vérification.

7.2 Commissaire

7.2.1 Approuver les demandes d'exceptions des dispositions de cette directive, y compris les demandes d'exceptions des membres du Conseil de direction.

7.2.2 Autoriser les demandes de voyages en vol classe affaires selon les dispositions de cette directive.

7.2.3 Approuver les circonstances exceptionnelles de perturbation du mode de transport.

7.3 Commissaire délégué

7.3.1 Autoriser les demandes de voyages en vol classe affaires selon les dispositions de cette directive.

7.4 Administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, Direction générale des finances et de l'administration

7.4.1 Examiner et approuver les demandes de remboursements de frais de déplacement du commissaire et du commissaire délégué.

7.4.2 Examiner et publier périodiquement les taux d'hébergement, les repas, les faux frais et les taux de kilométrage pour les déplacements.

7.5 Directeur de la Division des rapports financiers et de la comptabilité, Direction générale des finances et de l'administration

7.5.1 Fournir une orientation et des conseils concernant les processus, les procédures, les systèmes et les contrôles à l'appui de la gestion des frais de déplacement.

7.5.2 Élaborer des outils et de la formation à l'appui de la gestion des frais de déplacement.

7.5.3 Assurer la liaison avec Services publics et Approvisionnement Canada et les fournisseurs externes pour la gestion des services de voyage et des cartes de voyage.

7.5.4 Effectuer des activités de surveillance et de vérification en ce qui concerne le traitement des frais de déplacement afin d'assurer l'observation des IPE de l'ARC.

7.6 Gestionnaires délégués avec le pouvoir d'engager des fonds (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques) et le pouvoir d'attestation (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques)

7.6.1 Approuver les demandes et réclamations de voyage selon les dispositions de cette directive.

7.6.2 Autoriser toutes les dispositions de voyage, y compris les billets d'avion ou de train, l'hébergement et les repas au moyen du portail de libre-service des gestionnaires avant le voyage et d'après cette directive.

7.6.3 Examiner des options écologiques et rentables lors de l'autorisation des dispositions de voyages.

7.6.4 Autoriser les voyages par vol de moins de 300 kilomètres.

7.7 Employés/Voyageurs

7.7.1 Obtenir l'autorisation du gestionnaire délégué pour toutes les dispositions et demandes de voyage par l'intermédiaire du portail de libre-service des employés.

7.7.2 Soumettre les demandes des frais de déplacement et joindre tous les documents justificatifs, les reçus et les explications nécessaires dans les 30 jours suivant la fin du voyage en utilisant le portail de libre-service des employés. Pour les besoins de l'exercice de fin d'année, les réclamations de voyages doivent être soumises, au plus tard, dans les premiers 5 jours ouvrables du mois d'avril.

7.7.3 Conserver les documents originaux jusqu'à ce que la vérification avant ou après le paiement ait été réalisée et que l'ARC ait conclut que les documents électroniques sont lisibles, c'est-à-dire environ 90 jours civils à partir de la date de soumission par voie électronique.

7.7.4 Protéger les avances de voyage et les fonds versés.

7.7.5 Communiquer avec les personnes-ressources désignées pour obtenir des précisions en cas d'incertitude quant aux indemnités de voyage, comme il est indiqué à la section 10 de cette directive, avant de prendre des dispositions de voyage.

7.7.6 Envisager des solutions plus écologiques et rentables lors de la sélection des options de voyages de sorte à appuyer les buts, les cibles et les activités qui sont décrits dans la Stratégie de développement durable de l'ARC afin d'appuyer la Politique sur le développement durable.

7.8 Direction de l'administration, Direction générale des finances et de l'administration

7.8.1 S'assurer que les indemnités de voyages dans les contrats respectent cette directive.

7.8.2 Inclure dans les contrats les taux et indemnités de voyages indiqués dans l'annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC, à l'annexe B : Repas et indemnités et L'annexe C : Indemnités quotidiennes de repas à l'étranger, qui seront utilisés comme référence pour le remboursement aux entrepreneurs.

8. Examen et évaluation

Le directeur de la Division des systèmes, des politiques et des contrôles de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) est responsable d'effectuer l'examen prévu de la directive tous les cinq ans, ainsi que tout examen ponctuel lorsque nécessaire.

Pour appuyer le processus d'examen, la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) identifiera et entreprendra des activités de surveillance et d'évaluation qui lui permettront de déterminer si la directive est efficace et respectée.

9. Références

La Directive sur les voyages d'affaires est fondée sur les pouvoirs énoncés dans les dispositions législatives présentées ci-dessous.

Lois

Instruments et informations connexes

10. Demandes de renseignements

Les questions au sujet de cette directive doivent être adressées comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous :

Demandes de renseignements
Voyageurs et gestionnaires affectés aux endroits suivants : Veuillez communiquer avec :
Régions ou directions générales à la zone d'affectation Unité des services financiers par l'intermédiaire de Winfast
Unité des services financiers Winfast
Division des rapports financiers et de la comptabilité Chef de projet, Section des politiques financières, Division des systèmes, des politiques et des contrôles de la Direction générale des finances et de l'administration

11. Historique des versions

Historique des versions
Numéro de version Modifications
apportés
Justification
des
Modifications
Secteur
responsable
Modification majeur
approuvé par :
Modification mineur
autorisé par :
(nom et titre)
Date
d'approbation
Date
d'entrée
en vigueur 

2.0

La Directive sur les voyages d'affaires remplace la Directive sur les voyages d'affaires de 2013 et la Politique sur les programmes de fidélisation des voyageurs. Simplifier, préciser et rationaliser les exigences. DGFA Conseil de direction
Résolution # :
2020/2021-06
2020-06-16 2020-06-16
1.3 Modifications mineures Modifications mineures DGFA DG, DAF-DGFA 2013-12-11 2013-12-11
1.2 Modifications mineures Modifications mineures DGFA DG, DAF-DGFA 2012-05-01 2012-05-01
1.1 Modifications mineures Modifications mineures DGFA DG, DAF-DGFA 2011-06-01 2011-06-01
1.0 La Directive sur les voyages d'affaires remplace la Politique sur les voyages d’affaires de 2010   DGFA Conseil de direction
Résolution # :
2010/2011-14
2010-12-08 2010-12-09

12. Définitions

Les termes clés suivants, qui se trouvent dans cette directive, sont définis dans le lexique de la DAF :

  • Assurance d'affaires supplémentaire (AAS)
  • Assurance de base
  • Carte de voyage désignée (CVD)
  • Conférences en directs
  • Déclaration
  • Dépenses réelles et raisonnables
  • Déplacement continu en avion
  • Déplacement prolongé
  • Employé
  • Entreprises de covoiturage
  • Époux ou conjoint de fait
  • Fin de semaine
  • Gestionnaires délégués
  • Indemnité de faux frais
  • Lieu de destination
  • Lieu de destination temporaire
  • Lieu de travail
  • Locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution
  • Logement commercial
  • Logement particulier non commercial
  • Personne à charge
  • Reçu
  • Résidence
  • Résidence d'affaires
  • Résidence secondaire
  • Service de partage de véhicules
  • Service des voyages du gouvernement (SVG)
  • Statut de voyage
  • Taux de kilométrage de l'ARC
  • Temps de déplacement continu
  • Voyage d'affaires pour l'ARC
  • Voyageur
  • Zone d'affectation
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