Directive sur les voyages

Numéro de version : 3.2
Date de version : le 1er octobre 2025

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 Cette version de la Directive sur les voyages est entrée en vigueur le 1er juillet 2025.

1.2 Pour l'historique des versions de ce document, consultez la section 10.

1.3 Cette directive doit être réexaminée tous les cinq ans. La prochaine révision est prévue pour juin 2030.

2. Application

2.1 Cette directive est obligatoire à respecter et s'applique aux employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à toute autre personne qui est tenue de suivre les instruments de politique d’entreprise (IPE) de l'ARC. Pour de plus amples informations, veuillez-vous référer à la section 6.1 Informations supplémentaires sur la demande.

2.2 Le Code d'intégrité et de conduite professionnelle (le Code) souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l'ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l'Agence pour les politiques d'entreprise établissent les exigences relatives au respect des IPE.

2.3 Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

2.4 Pour aider les employés à interpréter et mettre en œuvre cette directive, certains termes clés sont définis dans l'Annexe D - Définitions.

3. Instruments de politique d'entreprise connexes

3.1 Cette directive découle de la Politique sur la gestion financière et l'administration financière (politique sur la GFAF).

3.2 Cette directive est complétée par les Procédures sur les voyages et doit être lue conjointement avec la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l'Agence et les activités administrées (Directive sur la DPDPFAP) : Annexe B - Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers pour les activités de l’Agence et Annexe C - Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence (Matrice et notes de la DPDF).

3.3 Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

4.1 Cette directive définit les exigences applicables aux employés ou autres personnes voyageant pour les affaires de l’ARC.

4.2 L’ARC a le pouvoir sur toutes les questions énumérées au paragraphe 30(1) de la Loi sur l'Agence du revenu du Canada et fixe donc ses propres IPE pour les voyages. Cette directive a été établie dans le cadre de ce pouvoir. Bien que l’ARC ait le pouvoir de fixer ses propres IPE pour les voyages, elle a choisi de s’aligner sur les directives du Conseil du Trésor (CT) et du Conseil national mixte (CNM) lorsque cela s’avérait nécessaire. Les taux de kilométrage et les indemnités prévus dans cette directive sont ceux qui sont guidés et établis par le CNM.

4.3 Les solutions de rechange privilégiées sur le plan environnemental sont considérées à l’appui de la Politique sur le développement durable de l'Agence du revenu du Canada et des objectifs, cibles et activités décrits dans les Stratégies de développement durable de l’ARC.

4.4 Les décisions prises en matière de voyage favorisent un environnement de travail inclusif et respectueux, conformément aux Procédures sur l’obligation d’adaptation et aux outils connexes, à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi sur l'équité en matière d'emploi.

5. Objectifs et résultats

5.1 Objectifs

5.1.1 Les dépenses liées aux voyages d’affaires de l’ARC sont rentables, bien gérées, et respectent les principes indiqués à la section 6 du Cadre de la politique pour la gestion financière et l’administration financière et à l’Annexe E – Principes directeurs.

5.1.2 Les employés et autres personnes voyageant pour les affaires de l’ARC sont traités de manière équitable et uniforme.

5.1.3 Le remboursement des dépenses de voyage des employés et des autres personnes voyageant pour les affaires de l’ARC ne constitue pas un revenu ou une autre compensation qui entraînerait un gain personnel.

5.2 Résultats

5.2.1 La gouvernance et le contrôle des dépenses de voyage sont efficaces.

5.2.2 Les dépenses de voyage sont gérées de manière disciplinée et rigoureuse, avec une attention particulière sur la minimisation des coûts et l’optimisation des ressources, de sorte à résister aux vérifications et à l’examen du public.

6. Exigences

6.1 Informations supplémentaires sur la demande

6.1.1 Pour les besoins de cette directive, le terme employé est délibérément utilisé pour désigner les droits qui s’appliquent strictement aux employés. Le terme employé comprend également le groupe de la direction (EX), le commissaire, le commissaire délégué, les membres du Bureau de l’ombudsman des contribuables et les étudiants.

• 6.1.1.1 Le groupe EX comprend tous les membres EX de l’ARC (à l’exclusion des groupes équivalents ou des postes intérimaires), y compris le personnel exonéré du ministre du Revenu national (ministre) équivalent au niveau EX-02 et supérieur voyageant pour les affaires de l’ARC, ainsi que les membres du Conseil de direction dont les modalités de voyage ne sont pas autrement spécifiées lors de la nomination.

6.1.2 Dans cette directive, le terme voyageur est délibérément utilisé lorsque les exigences s’appliquent aux entrepreneurs et autres personnes voyageant pour les affaires de l’ARC, ainsi qu’aux employés.

6.1.3 En plus des exigences de cette directive, les entrepreneurs, les membres du groupe EX, le commissaire, le commissaire délégué et l’ombudsman des contribuables peuvent recevoir des Autorisations spéciales de voyager, selon l’orientation du CT et le décret C.P. 1997-1810. Ces autorisations sont décrites aux sections 6.12 Autorisations spéciales de voyage et 6.13 Entrepreneurs.

6.1.4 Cette directive ne s’applique pas aux personnes dont les voyages sont régis par d’autres autorités. C’est le cas du ministre, qui est régi par les Politiques à l’intention des cabinets des ministres du CT.

6.1.5 Les exigences de cette directive ne s’appliquent pas aux dépenses de voyage engagées dans le cadre de la Directive sur la réinstallation.

6.2 Autorisation

6.2.1 Les dépenses liées aux voyages d’affaires de l’ARC doivent être autorisées, engagées et déclarées comme le prévoient les lois, les règlements, les décrets, les conventions collectives, cette directive et les autres IPE applicables de l’ARC.

6.2.2 Les dépenses pour les voyages d’affaires de l’ARC doivent être approuvées au préalable au moyen d’un Plan de voyage, sauf indication contraire dans cette directive, et en accord avec les limites d’autorisation d’engagement des dépenses précisées dans la Matrice et notes de la DPDF.

6.2.3 Les demandes de voyage et les demandes de remboursement de dépenses de voyage doivent être approuvées d’après les limites du pouvoir d’engager des fonds (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]) et du pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) précisées dans la Matrice et notes de la DPDF.

6.2.4 Les dépenses pour les voyages d’affaires de l’ARC ne doivent pas être liées à des voyages pour raisons personnelles, comme c’est le cas pour la navette que fait l’employé entre son domicile et son lieu de travail sur son temps libre et à ses frais, sauf indication contraire dans cette directive.

• 6.2.4.1 Dans cette directive, le terme lieu de travail désigne l’établissement de l’ARC indiqué dans l’Ententes de régime de travail (ERT) d’un employé. Un lieu de travail alternatif désigné approuvé, s’il est attribué dans une ERT, sera considéré comme le lieu de travail d’un employé pour les besoins de cette directive.

6.2.5 Les dépenses résultant d’une mauvaise interprétation ou d’une erreur ne représentent pas une admissibilité au remboursement. Les incertitudes par rapport aux droits doivent être soumises à l’Unité des services financiers, Division des rapports financiers et de la comptabilité (DRFC) pour obtenir des précisions avant d’organiser le voyage, d’engager des dépenses de voyage, d’approuver au préalable les demandes de voyage ou d’approuver les demandes de remboursement de dépenses de voyage.

6.2.5.1 En cas d’allégation d’interprétation ou d’application erronée de cette directive, les employés peuvent déposer un grief comme le prévoient les Procédures sur le traitement des griefs – Relations de travail ou les Procédures pour les recours du groupe de la direction (EX).

6.3 Avances de voyage

6.3.1 Une avance peut être accordée pour couvrir les dépenses de voyage lorsque les services ou produits approuvés par le gouvernement ne sont pas prépayés ou lorsqu’un employé voyageant pour les affaires de l’ARC ne dispose pas d’une carte individuelle de voyage (CIV).

• 6.3.1.1 Conformément à la Directive sur les paiements, les membres du groupe EX (sauf les nominations par le gouverneur en conseil) et les employés exclus doivent utiliser la CIV. Tous les autres employés, en particulier ceux qui voyagent fréquemment, sont encouragés à demander une CIV lorsqu’ils doivent faire des voyages d’affaires de l’ARC dans le cadre de leur poste.

6.3.2 Les entrepreneurs n’ont pas le droit de recevoir des avances de voyage.

6.3.3 En cas d’annulation d’un voyage, l’employé doit immédiatement rembourser toute avance reçue, à moins que le voyage ne soit reporté dans les 10 jours ouvrables suivant la date de début initialement prévue.

6.4 Hébergement

6.4.1 Les voyageurs en déplacement pour les affaires de l’ARC à l’extérieur de leur zone d’affectation qui doivent y passer la nuit se verront rembourser les dépenses réelles et raisonnables engagées pour le logement commercial, sur présentation de reçus, dans les limites des tarifs municipaux indiqués dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

• 6.4.1.1 S’il n’existe pas de logement convenable dans la limite des tarifs d’hébergement, une justification écrite doit être fournie au gestionnaire délégué et approuvée avant de prendre d’autres mesures.

6.4.2 La norme en vigueur par rapport à l’hébergement correspond à une chambre individuelle dotée des commodités nécessaires, dans un établissement sûr et bien situé.

6.4.3 Les voyageurs qui choisissent un logement privé non commercial, y compris leur résidence secondaire, ont droit à une indemnité de logement comme indiqué à l’Annexe B - Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux ou à l’Annexe C - Indemnité à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux.

• 6.4.3.1 Lorsque plusieurs voyageurs partagent le même logement privé non commercial, l’allocation de logement n’est payable qu’à un seul voyageur.

6.4.4 Les voyageurs en déplacement prolongé au même lieu de destination doivent choisir un logement dans une résidence d’affaires, un appartement, un logement privé non commercial ou un logement du gouvernement ou d’une institution, s’ils sont disponibles et s’ils présentent un bon rapport coût-efficacité.

• 6.4.4.1 Les voyageurs qui choisissent de séjourner dans un autre lieu d’hébergement ne se verront rembourser que le coût de l’hébergement autorisé d’après le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC.
• 6.4.4.2 Une justification écrite doit être fournie au gestionnaire délégué et approuvée avant de prendre des dispositions pour séjourner dans un autre lieu d’hébergement.

6.4.5 Lors d’un déplacement prolongé, les frais d’hébergement ne seront remboursés que si l’employé a une résidence principale. Ce droit est accordé selon le principe qu’un employé engage des dépenses supplémentaires lorsqu’il voyage pour les affaires de l’ARC.

6.4.6 Lorsque les plans de voyage changent et que le logement n’est plus nécessaire, le voyageur doit s’assurer que les réservations sont annulées.

6.4.7 Hébergement : Dans la zone d’affectation

6.4.7.1 Le remboursement des frais d’hébergement dans la zone d’affectation du voyageur n’est pas autorisé, sauf pour l’hébergement :

• 6.4.7.1.1 dans des locaux du gouvernement, de l’ARC d’une université ou d’un collège pour des conférences réunions ou cours de formation en direct;
• 6.4.7.1.2 dans des établissements commerciaux, lors de situations exceptionnelles ou d’urgence qui exigent que les employés restent à proximité de leur lieu d’affectation des périodes dépassant les heures de travail normales, comme dans le cas d’une gestion de crise ou de séances de négociation collective prolongées.

6.4.7.2 Les exceptions concernant l’hébergement pour la nuit dans la zone d’affectation du voyageur doivent être approuvées par le niveau de gestion (NG) 1 avant que les dispositions ne soient prises. Voir la section 2.1 des Notes de la DPDF pour des informations sur les niveaux de gestion.

6.5 Repas

6.5.1 Pour avoir droit au remboursement des frais de repas, le voyageur doit être en statut du voyage (à l’exception de la section 6.5.6 Repas : Dans la zone d'affectation), c’est-à-dire qu’il doit se trouver à plus de 16 kilomètres de sa résidence principale et de son lieu de travail par l’itinéraire routier le plus direct, le plus sûr et le plus pratique.

6.5.2 Lors d’un déplacement prolongé, les frais de repas ne seront remboursés que si l’employé possède une résidence principale. Ce droit est accordé selon le principe qu’un employé engage des dépenses supplémentaires liées aux repas lors d’un voyage d’affaires pour les affaires de l’ARC.

6.5.3 Les voyageurs se verront rembourser l’indemnité de repas applicable pour chaque déjeuner, dîner et souper lorsqu’ils sont en statut du voyage, selon les indemnités de repas figurant à l’Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux ou à l’Annexe C - Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux.

• 6.5.3.1 Aucune indemnité de repas n'est versée lorsque les repas sont fournis et répondent aux besoins du voyageur, par exemple lorsque le transporteur sert des repas en cours de route ou lorsque le repas est inclus dans les frais d'hébergement ou d'inscription à une conférence.
  • 6.5.3.1.1 Lorsqu'un voyageur engage des dépenses personnelles pour remplacer les repas fournis (par exemple, pour répondre à ses besoins alimentaires), les dépenses réelles et raisonnables (à l'exclusion de l'alcool) seront remboursées, sur présentation des reçus, jusqu'à concurrence de l'indemnité de repas applicable.
• 6.5.3.2 Lorsqu’un voyageur doit engager des dépenses de repas supérieures à la limite de l’indemnité de repas applicable dans des situations hors de son contrôle, il se verra rembourser les dépenses réelles et raisonnables (à l’exclusion de l’alcool) engagées pour les repas lors de ce jour de voyage, en fonction des reçus.

6.5.4 En cas de déplacement prolongé au même lieu de destination, les frais de repas sont remboursés en accord avec le tableau 1 lorsque des résidences d’affaires ou des appartements meublés sont mis à la disposition des voyageurs dans les environs du lieu de destination, ou lorsque les voyageurs choisissent de séjourner dans un logement privé.

6.5.5 En cas de déplacement prolongé au même lieu de destination, si aucune résidence d’affaires ou appartement meublé n’est disponible dans les environs du lieu de destination, 100 % de l’indemnité de repas quotidienne applicable sera allouée.

6.5.6 Repas : Dans la zone d’affectation

6.5.6.1 À moins d'indications contraires dans conditions d’emploi ou les Conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation du voyageur ne doivent pas normalement être remboursés.

6.5.6.2 Dans les situations suivantes, les frais de repas réels et raisonnables encourus dans la zone d’affectation du voyageur seront remboursés selon la section 6.5 Repas, s’il y a lieu :

• 6.5.6.2.1 Les voyageurs sont tenus de travailler pendant ou au-delà des heures normales de repas ou d’assister à des conférences, séminaires, réunions ou audiences publiques en dehors des heures normales de travail (par exemple, pendant la fin de semaine ou les vacances) et ils sont clairement placés dans une situation où ils doivent dépenser plus pour le repas qu’ils ne le feraient autrement.
• 6.5.6.2.2 Les voyageurs sont tenus d’assister à des conférences, séminaires, réunions ou audiences formels qui durent une journée entière dans le cadre desquels les repas font partie intégrante, mais ne sont pas compris dans les frais d’inscription.

6.5.6.2.3 Des représentants de l’ARC participent dans des procédures de négociation collective.

6.5.6.2.4 Les études intensives d’un groupe de travail ou d’un comité sont renforcées par le fait que les participants sont réunis pendant une période normale de repas.

6.5.6.2.5 Le remboursement des frais de repas est manifestement raisonnable et justifié en raison des fonctions exercées par le voyageur.

6.6 Indemnité de faux frais

6.6.1 Lorsque les voyages d’affaires pour les affaires de l’ARC nécessitent une nuitée, les voyageurs ont droit à l’indemnité de faux frais applicable prévue à l’Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux ou à l’Annexe C – Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux.

• 6.6.1.1 Lorsqu’un voyageur occupe sa résidence secondaire alors qu’il voyage par affaires de l’ARC, il a droit à l’indemnité de faux frais applicable prévue à l’Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux ou à l’Annexe C – Indemnités en dehors du Canada et des États-Unis continentaux.

6.6.2 En cas de déplacement prolongé au même lieu de destination, les voyageurs sont remboursés des frais accessoires d’après le tableau 2 lorsque des résidences d’affaires ou des appartements meublés sont mis à la disposition des voyageurs dans les environs du lieu de destination, ou lorsque les voyageurs choisissent de séjourner dans un logement privé.

6.6.3 En cas de déplacement prolongé au même lieu de destination, si aucune résidence d’affaires ou aucun appartement meublé n’est disponible dans les environs du lieu de destination, 100 % de l’indemnité quotidienne de faux frais applicable sera allouée.

6.7 Transport

6.7.1 Avant de voyager pour les affaires de l’ARC, le gestionnaire délégué et l’employé doivent déterminer le mode de transport normal de l’employé pour se rendre au lieu de travail ou au lieu de destination avant que le voyage n’ait lieu, afin de déterminer les dépenses de voyage supplémentaires auxquelles l’employé pourrait avoir droit selon cette directive.

6.7.2 Le gestionnaire délégué, en consultation avec l’employé, choisit le mode et la classe de transport lorsqu’il se déplace pour les affaires de l’ARC.

6.7.3 Lorsqu’un employé est autorisé à utiliser un mode et une classe de transport en particulier pour voyager et qu’il utilise un autre mode de transport qui n’a pas été approuvé par le gestionnaire délégué, le remboursement ne doit pas dépasser le coût du mode de transport autorisé.

• 6.7.3.1 Lorsque les voyageurs partent d’un endroit autre que leur résidence principale, le remboursement ne doit pas dépasser les frais qui auraient été engagés si les voyageurs avaient voyagé à partir de leur résidence principale.

6.7.4 Les dépenses réelles et raisonnables liées aux modes de transport choisis (par exemple, les frais de sélection des sièges et les frais de bagages) seront remboursées en fonction des reçus présentés, si elles sont approuvées par le gestionnaire délégué avant d’effectuer les plans de voyage.

6.7.5 Transport : Transport aérien

6.7.5.1 Tous les arrangements relatifs aux voyages aériens doivent être organisés par le Service des voyages du gouvernement (SVG), lorsque cela est possible, et réservés par l’intermédiaire du Portail des Services de voyage partagés (SVP), à l’exception de ce qui suit :

• 6.7.5.1.1 Les arrangements de voyages aériens effectués par les entrepreneurs
• 6.7.5.1.2 Les arrangements supplémentaires de voyages aériens en relation avec les voyages personnels (par exemple, prendre l'avion de Vancouver à Calgary pour le week-end, au lieu de retourner directement à Ottawa après avoir terminé les affaires de l'ARC). Voir la section 6.16 Combinaison de voyage pour motifs personnels et de voyage d’affaires.

6.7.5.2 Les voyages de moins de 300 kilomètres ne doivent normalement pas être effectués par avion, sauf s’ils sont soutenus par une justification écrite et approuvés par le gestionnaire délégué avant que les dispositions ne soient prises.

6.7.5.3 La norme pour les voyages en avion est la classe économique ou l'équivalent. La première classe ou l'équivalent n'est pas autorisée.

6.7.5.4 Le tableau 3 illustre la classe de voyage aérien autorisée et le niveau d’approbation requis en fonction de la destination du voyage. Lorsque le billet d’avion le plus économique ne correspond pas à la classe économique ou une classe équivalente, le niveau d’approbation requis doit être obtenu avant la réservation du voyage aérien.

6.7.5.5 Les voyages en classe affaires peuvent être autorisés par le commissaire ou le commissaire délégué, comme le prévoit la section 6.7.5.4, uniquement dans des circonstances exceptionnelles liées à la santé, à la fréquence des voyages ou au moment des réunions prévues.

6.7.5.6 Les itinéraires de voyage doivent être organisés de manière à prévoir un arrêt pour la nuit après un temps de voyage d’au moins neuf heures consécutives, à moins que l’employé ne le refuse.

6.7.6 Transport : Déplacements à destination ou en provenance des terminus du transporteur

6.7.6.1 Les voyageurs sont remboursés pour le prix de la navette de l’aéroport, du taxi ou d’une entreprise de covoiturage entre leur résidence principale, leur lieu de travail, leur logement ou leur lieu de destination et le terminal du transporteur, et vice versa.

6.7.6.2 Les voyageurs autorisés par le gestionnaire délégué à conduire un véhicule privé à destination ou en provenance du terminal du transporteur pour commencer ou terminer une période en statut du voyage se verront rembourser les dépenses réelles et raisonnables liées au stationnement et à la distance parcourue au taux par kilomètre établi à l’Annexe A – Taux de kilométrage de l’ARC.

6.7.6.3 Si une autre personne conduit le voyageur au terminal du transporteur ou à partir de celui-ci, le voyageur sera remboursé pour chaque voyage aller-retour entre sa résidence principale, son lieu de travail ou son lieu de destination et le terminal du transporteur. La distance parcourue sera remboursée au taux par kilomètre précisé à l’Annexe A - Taux de kilométrage de l’ARC.

6.7.6.4 Si le voyageur ou les personnes à sa charge occupent une résidence secondaire immédiatement avant la période de statut du voyage du voyageur, les distances remboursées ne dépasseront pas celles qui séparent la résidence principale, le lieu de travail ou le lieu de destination du voyageur du terminal du transporteur.

6.7.7 Transports : Transport en commun

6.7.7.1 Le transport en commun dont l’autobus, le tramway, le métro ou la navette de l’aéroport doivent être utilisés chaque fois que cela est possible.

6.7.8 Transport : Entreprises de taxis et de covoiturage

6.7.8.1 Les taxis titulaires de permis et les entreprises de covoiturage peuvent être utilisés lors de déplacements pour les affaires de l’ARC, sous réserve de l’approbation du gestionnaire délégué avant l’organisation du voyage.

6.7.8.2 Les bons de taxi ne doivent pas être utilisés par les voyageurs en statut du voyage.

6.7.9 Transport : Train

6.7.9.1 Les voyages en train en classe affaires sont autorisés lorsqu’ils sont offerts par la compagnie ferroviaire.

6.7.10 Transport : Véhicules conduits par des voyageurs

6.7.10.1 Les voyageurs doivent emprunter la route terrestre la plus directe, sûre et pratique et ne doivent demander un remboursement que pour les distances parcourues dans le cadre des voyages d'affaires pour l'ARC.

6.7.10.2 Dans l’intérêt de la conduite prudente, lorsqu’un voyageur est autorisé à conduire un véhicule, il ne doit pas parcourir une distance supérieure à :

• 6.7.10.2.1 250 kilomètres après une journée de travail;
• 6.7.10.2.2 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée;
• 6.7.10.2.3 500 kilomètres un jour où le voyageur n’a pas travaillé.

6.7.10.3 Les voyageurs qui conduisent dans le cadre de voyages d’affaires pour l’ARC doivent être titulaires d’un permis de conduire valide, respecter toutes les conditions de ce permis, conduire prudemment et suivre l’ensemble des règles, des règlements et des lois applicables en matière de conduite.

6.7.10.4 Les voyageurs n’obtiendront pas de remboursement pour les infractions au Code de la route ou aux règles de stationnement, y compris les contraventions aux feux rouges ou aux radars, commises lorsqu’ils conduisent dans le cadre d’un voyage d’affaires pour l’ARC.

6.7.10.5 Les voyageurs se verront rembourser les frais réels et raisonnables de stationnement du véhicule au lieu de travail et au lieu de destination, uniquement lorsque le coût du stationnement sur le lieu de travail est un coût supplémentaire qu’ils n’auraient pas normalement assumé (par exemple, s’il ne s’agit pas du mode de transport habituel de l’employé).

6.7.10.6 Les voyageurs se verront rembourser les dépenses réelles et raisonnables pour les péages routiers, de traversiers, de ponts et de tunnels lorsqu’il s’agit de coûts supplémentaires résultant d’un voyage d’affaires pour l’ARC.

6.7.10.7 Le covoiturage consiste à partager des véhicules privés ou loués dans le cadre des voyages d’affaires pour l’ARC et est encouragé lorsqu’il est possible de le faire. Dans les situations où un véhicule privé est utilisé, un seul voyageur sera remboursé au taux kilométrique spécifié à l’Annexe A - Taux de kilométrage de l’ARC.

6.7.10.8 Véhicules du parc automobile de l’ARC

6.7.10.8.1 L’ARC peut autoriser l’utilisation d’un véhicule de son parc automobile, si cela est possible et selon les Procédures de gestion du parc automobile de la Direction de l’administration.

6.7.10.8.2 Les voyageurs ne doivent pas utiliser les véhicules du parc automobile de l’ARC pour leurs déplacements personnels, sauf si cela est autorisé comme indiqué dans les Procédures de gestion du parc automobile de la Direction de l’administration.

6.7.10.8.3 Les dépenses encourues pour l’utilisation des véhicules du parc automobile de l’ARC seront remboursées selon les Procédures de gestion du parc automobile de la Direction de l’administration et les Procédures relatives aux cartes d’achat.

6.7.10.8.4 Les entrepreneurs et les étudiants ne peuvent pas utiliser les véhicules du parc automobile de l’ARC pour leurs déplacements.

6.7.10.8.5 L’ARC assure elle-même ses véhicules. Seuls les employés autorisés peuvent conduire un véhicule du parc automobile de l’ARC. Les conducteurs non autorisés sont personnellement responsables en cas d’accident, car l’ARC n’est pas couvert par une assurance responsabilité civile dans de telles circonstances.

6.7.10.8.6 Pour conduire un véhicule du parc automobile de l’ARC sur le territoire continental des États-Unis, l'assurance doit être obtenue selon les Procédures de gestion du parc automobile de la Direction de l’administration.

6.7.10.9 Véhicules de location

6.7.10.9.1 La location de véhicules de taille moyenne/intermédiaire ou plus petits est autorisée. Le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC sert de guide pour le coût et le choix des véhicules.

6.7.10.9.2 La location de véhicules de grande taille ou d’une autre catégorie n’est autorisée que lorsque le nombre de passagers à transporter, l’encombrement ou le poids des marchandises à transporter ou une circonstance atténuante en justifient l’autorisation d’une catégorie de véhicules différente. Une justification écrite doit être fournie au gestionnaire délégué et approuvée avant de prendre des dispositions.

6.7.10.9.3 Les dépenses réelles et raisonnables liées aux véhicules de location (par exemple, le carburant, la recharge, les pneus d’hiver, la location de système de positionnement global) seront remboursées sur présentation des reçus.

6.7.10.9.4 La couverture de l’assurance collision (AC) est requise pour toute la période de location du véhicule.

• 6.7.10.9.4.1 Cette couverture est fournie gratuitement lorsque les employés utilisent une CIV approuvée par le gouvernement.
• 6.7.10.9.4.2 Dans les cas où la CIV n’est pas utilisée et n’est pas fournie par une carte de crédit personnelle, le coût de la prime pour l'AC sera remboursé par l’ARC.

6.7.10.9.5 La couverture de l’assurance-responsabilité civile et pour les dommages matériels est incluse dans les tarifs quotidiens de location fournis par les fournisseurs de voitures de location figurant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules du SPAC.

6.7.10.9.6 Lorsqu’ils voyagent à l’extérieur du Canada, y compris sur le territoire continental des États-Unis, les voyageurs doivent s’assurer qu’une couverture supplémentaire est obtenue, lorsque cela est nécessaire. Dans de telles circonstances, les primes pour la couverture supplémentaire seront remboursées par l’ARC.

6.7.10.9.7 La couverture d’assurance ne sera pas remboursée aux entrepreneurs.

6.7.10.10 Véhicules privés

6.7.10.10.1 Les voyageurs qui utilisent un véhicule privé se verront rembourser le taux kilométrique indiqué à l’Annexe A – Taux de kilométrage de l’ARC.

• 6.7.10.10.1.1 Lorsqu’un véhicule immatriculé est utilisé pour les affaires de l’ARC au Canada, le taux par kilomètre payable sera le taux qui s’applique sur le territoire où le véhicule est immatriculé.
• 6.7.10.10.1.2 Pour les véhicules immatriculés à l’extérieur du Canada, le taux par kilomètre applicable sera celui du territoire où le voyage a lieu.

6.7.10.10.2 Lorsque le mode de transport habituel du voyageur pour se rendre sur le lieu de travail est un véhicule privé :

• 6.7.10.10.2.1 Lorsque le voyageur doit se présenter au lieu de travail au début d’une journée particulière avant de se rendre au lieu de destination, la distance parcourue entre la résidence principale et le lieu de travail n’est pas remboursée.
• 6.7.10.10.2.2 Lorsque le voyageur doit se présenter au lieu de travail à la fin d’une journée particulière après être revenu du lieu (ou lieux) de destination, la distance parcourue entre le lieu de travail et la résidence principale n’est pas remboursée.
• 6.7.10.10.2.3 Lorsque la résidence principale du voyageur se trouve à l’intérieur de la zone d’affectation, le voyageur sera remboursé pour la distance réelle parcourue :
  • 6.7.10.10.2.3.1 entre sa résidence principale et le premier lieu de destination;
  • 6.7.10.10.2.3.2 pour poursuivre vers des lieux de destination consécutifs;
  • 6.7.10.10.2.3.3 jusqu’au dernier lieu de destination;
  • 6.7.10.10.2.3.4 de retour à la résidence principale.
• 6.7.10.10.2.4 Lorsque la résidence principale du voyageur se trouve en dehors de la zone d’affectation, le voyageur sera remboursé sur la base de la distance calculée :
  • 6.7.10.10.2.4.1 à partir du périmètre de la zone d’affectation jusqu’au premier lieu de destination si le premier lieu de destination se trouve à l’intérieur de la zone d’affectation, ou de la résidence principale jusqu’au premier lieu de destination si le premier lieu de destination se trouve en dehors de la zone d’affectation;
  • 6.7.10.10.2.4.2 pour poursuivre vers des lieux de destination consécutifs;
  • 6.7.10.10.2.4.3 jusqu’au dernier lieu de destination;
  • 6.7.10.10.2.4.4 du dernier lieu de destination vers la résidence principale si le dernier lieu de destination est situé en dehors de la zone d’affectation, ou jusqu’à la distance calculée du périmètre de la zone d’affectation si le dernier lieu de destination est situé à l’intérieur de la zone d’affectation.

6.7.10.10.3 Lorsque le mode de transport habituel du voyageur pour se rendre au lieu de travail n’est pas un véhicule privé, le voyageur est remboursé pour la distance réelle parcourue entre la résidence principale:

• 6.7.10.10.3.1 jusqu’au lieu de travail (s’il y a lieu) et le premier lieu de destination;
• 6.7.10.10.3.2 pour poursuivre vers des lieux de destination consécutifs;
• 6.7.10.10.3.3 jusqu’au dernier lieu de destination;
• 6.7.10.10.3.4 vers le lieu de travail (s’il y a lieu) et la résidence principale.

6.7.10.10.4 Lorsque le mode de transport habituel du voyageur vers le lieu de travail n’est pas un véhicule privé et que le voyageur a conduit un véhicule privé vers le lieu de travail à la demande du gestionnaire délégué, mais qu’en raison d’exigences opérationnelles, le gestionnaire délégué a déterminé que le véhicule privé ne serait pas nécessaire pour les voyages d’affaires de l’ARC ce jour-là, le voyage aller-retour sera remboursé entre la résidence principale et le lieu de travail.

6.7.10.10.5 L’utilisation de programmes de covoiturage, de motocyclettes et d’autres véhicules à usage spécifique (tels que les motoneiges) sera traitée comme des véhicules privés.

6.7.10.10.6 L’ARC n’assume aucune responsabilité financière pour les véhicules privés et n’est pas responsable du coût des primes et du remboursement des montants déductibles liés à la couverture d’assurance.

6.7.10.10.7 Les véhicules privés utilisés dans le cadre des voyages d’affaires de l’ARC doivent, au minimum, être couverts par une assurance de base, y compris la couverture de l’assurance-responsabilité civile et pour les dommages matériels minimale exigée par la province ou le territoire d’immatriculation du véhicule.

6.7.10.10.8 Lorsque l’assurance d’affaires supplémentaire (AAS) est requise pour la période applicable aux activités de l’ARC, le coût des primes est remboursé par l’ARC.

• 6.7.10.10.8.1 L’AAS ne sera pas remboursé aux entrepreneurs.

6.7.10.10.9 Les voyageurs qui ont l’intention de faire du covoiturage doivent s’assurer auprès de leur agent d’assurance qu’ils sont assurés de manière adéquate.

6.8 Dépenses supplémentaires

6.8.1 Dépenses supplémentaires : Dépenses de voyage à l’extérieur du Canada

6.8.1.1 Pour les voyages à l’extérieur du Canada, les démarches nécessaires à l’obtention d’un passeport approprié (à l’exclusion des certificats de naissance), d’un visa, des inoculations requises, des vaccins, des radiographies et des certificats de santé seront remboursées par l’ARC sur présentation des reçus.

6.8.1.2 Pour les voyages à l’extérieur du Canada et de la zone continentale des États-Unis, les employés se verront rembourser le coût supplémentaire (c’est-à-dire les dépenses non couvertes par le Régime de soins de santé de la fonction publique) des médicaments sur ordonnance et des médicaments en vente libre, sur présentation des reçus, achetés spécifiquement pour être utilisés par l’employé au lieu ou aux lieux de destination en service commandé à l’étranger.

6.8.2 Dépenses supplémentaires : Frais liés aux opérations financières

6.8.2.1 Les frais de service ou les honoraires correspondant à des dépenses réelles et raisonnables pour des transactions financières seront remboursés par l’ARC aux employés sur présentation des reçus comme indiqué dans la section 5.9.7 des Procédures sur les voyages.

6.8.2.2 Les dépenses engagées pour convertir des sommes raisonnables en devises étrangères et reconvertir tout solde inutilisé en monnaie canadienne seront remboursées par l’ARC aux employés sur présentation des reçus comme indiqué dans la section 5.9.7 des Procédures sur les voyages.

6.8.3 Dépenses supplémentaires : Eau embouteillée

6.8.3.1 Pour les voyages à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux, le coût de l’eau embouteillée sera remboursé sur présentation des reçus.

6.8.3.2 Pour les voyages à l’intérieur du Canada et des États-Unis continentaux, le coût de l’eau embouteillée est remboursé, sur présentation des reçus, uniquement lorsque l’eau n’est pas potable.

6.8.4 Dépenses supplémentaires : Garde des personnes à charge

6.8.4.1 La nécessité de voyager pour les affaires de l’ARC doit être soigneusement évaluée, en particulier lorsque l’employé doit laisser les personnes à charge à un autre soignant. Avant d’autoriser le voyage, il convient d’étudier des solutions de rechange au déplacement et à la planification afin de s’assurer que les employés et les personnes à leur charge ne sont pas indûment séparés.

6.8.4.2 Pour les besoins de cette directive, les autres soignants comprennent :

• 6.8.4.2.1 l’époux ou le conjoint de fait de l’employé;
• 6.8.4.2.2 l’ex-conjoint ou le conjoint de fait de l’employé qui partage la garde ou le temps de soins d’une personne à charge;
• 6.8.4.2.3 d’autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus résidant avec l’employé ou avec son ex-conjoint ou conjoint de fait, qui partagent la garde ou le temps de soins d’une personne à charge et qui ne souffrent pas des handicaps mentaux ou physiques les rendant incapables de s’occuper d’une personne à charge ou de prendre soin d’elles-mêmes;
• 6.8.4.2.4 une personne identifiée comme le tuteur légal de la personne à charge nécessitant une prise en charge.

6.8.4.3 Avec l’autorisation du gestionnaire délégué, un employé qui doit voyager pour les affaires de l’ARC se verra rembourser les frais de garde de personnes à charge, jusqu’à concurrence de la limite applicable indiquée à la section 5.8.3.1 des Procédures sur les voyages.

6.8.4.4 Le remboursement des frais de garde des personnes à charge s'applique dans les cas suivants :

• 6.8.4.4.1 L’employé doit s’absenter de sa résidence principale pour effectuer un voyage d’affaires autorisé par l’ARC.
• 6.8.4.4.2 Les prestataires de soins visés à la section 6.8.4.2 ne sont pas disponibles pour des raisons liées au travail, à des rendez-vous médicaux, à des cours de formation ou à d’autres raisons raisonnables.
• 6.8.4.4.3 Les personnes à charge résidant dans la résidence principale de l’employé sont toutes âgées de moins de 18 ans, ou lorsque les personnes âgées de 18 ans ou plus résidant dans la résidence principale sont à la charge de l’employé en raison des handicaps physiques ou mentaux et ne sont donc pas en mesure de s’occuper d’eux.
• 6.8.4.4.4 Il n’est pas prévu que l’ex-conjoint, le conjoint de fait ou le tuteur fournisse des soins.
• 6.8.4.4.5 Les frais de garde de personnes à charge sont des dépenses supplémentaires encourues par l’employé en raison de ses déplacements dans le cadre des affaires de l’ARC.

6.8.5 Dépenses supplémentaires : Dépenses d’affaires de l’ARC

6.8.5.1 Les employés en statut du voyage seront remboursés, sur présentation des reçus, pour les dépenses d’affaires de l’ARC non couvertes selon cette directive, telles que les appels professionnels, les photocopies, les frais de traitement de texte, les connexions Internet, ainsi que la location et le transport de l’équipement de bureau nécessaire. Les employés doivent obtenir l’approbation préalable de leur gestionnaire délégué avant d’engager de telles dépenses.

6.8.6 Dépenses supplémentaires : Aide spéciale

6.8.6.1 Lorsqu’un voyageur avec un handicap doit payer pour une aide spéciale pendant le voyage (par exemple, un chauffeur de taxi ou un porteur), ces dépenses seront remboursées en tant que faux frais additionnels, à condition qu’elles soient raisonnables et nécessaires. Des reçus doivent être fournis dans la mesure du possible.

6.8.6.2 Les dépenses de voyage d’une personne accompagnant le voyageur lorsque celui-ci a besoin d’un compagnon lors d’un voyage d’affaires de l’ARC en raison d’un handicap seront remboursées comme le prévoit cette directive.

6.9 Voyage de fin de semaine à la résidence principale

6.9.1 L’utilisation des dispositions liées aux voyages de fin de semaine à la résidence principale ne constitue pas une interruption du statut du voyage au même lieu de destination.

6.9.2 L’employé qui est en statut du voyage pendant une fin de semaine ou au-delà de celle-ci a droit à un voyage de fin de semaine à la résidence principale si les conditions suivantes sont remplies :

• 6.9.2.1 les horaires de travail permettent à l’employé d’être absent;
• 6.9.2.2 des moyens de transport privé ou public appropriés sont disponibles et leur utilisation est à la fois pratique et raisonnable.

6.9.3 Les voyages de fin de semaine à la résidence principale ne permettent pas aux employés de se faire payer des heures supplémentaires ou de se faire rembourser des dépenses de voyage autres que celles décrites dans cette section de la directive pour les voyages entre le lieu de destination et la résidence principale.

6.9.4 L’employé doit travailler toutes les heures requises sur le lieu de destination avant et après la fin de semaine.

• 6.9.4.1 Lorsque l’employé demande à se rendre à sa résidence principale pendant les heures normales de travail, le gestionnaire délégué possède le pouvoir discrétionnaire quant à la façon dont l’employé sera rémunéré pour ces heures ou en fera rapport.

6.9.5 Aucuns logement, repas ou faux frais n’est remboursé pour la résidence principale de l’employé.

6.9.6 Voyages de fin de semaine à la résidence principale : Au Canada et aux États-Unis continentaux

6.9.6.1 Avant de voyager pour les affaires de l’ARC, le gestionnaire délégué et l’employé doivent déterminer la fréquence des voyages de fin de semaine à la résidence principale. La fréquence déterminée ne peut être modifiée pendant la durée du voyage.

6.9.6.2 L’employé a droit à l’un ou l’autre de ce qui suit :

• 6.9.6.2.1 Se rendre à sa résidence principale toutes les fins de semaine, en moyenne. Pour plus d’information, lire la section 6.9.6.4 Voyage de fin de semaine à la résidence principale : Toutes les fins de semaine, en moyenne.
• 6.9.6.2.2 Se rendre à sa résidence principale toutes les trois fins de semaine, en moyenne. Pour plus d’information, lire la section 6.9.6.5 Voyage de fin de semaine à la résidence principale : Une fin de semaine sur trois, en moyenne.

6.9.6.3 Au lieu de se rendre à sa résidence principale la fin de semaine, un employé peut choisir de passer la fin de semaine dans un autre lieu ou de demander à une autre personne de se rendre à son lieu de destination, à condition que cela n’entraîne pas de frais supplémentaires pour l’ARC.

6.9.6.4 Voyages de fin de semaine à la résidence principale : Toutes les fins de semaine, en moyenne

6.9.6.4.1 L’employé en statut du voyage qui se rend à sa résidence principale toutes les fins de semaine a droit au remboursement de ses frais de transport réels et raisonnables jusqu’à concurrence du montant suivant :

• 6.9.6.4.1.1 Lorsque le logement est annulé pour la fin de semaine, le coût du maintien de l’employé en statut du voyage pendant la fin de semaine (par exemple, hébergement, repas, faux frais et autres indemnités).
• 6.9.6.4.1.2 Lorsque le logement n’est pas annulé pour la fin de semaine, les indemnités de transport de fin de semaine à la résidence principale sont celles prévues à l’Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux pour les fins de semaine de deux, trois ou quatre jours, selon le cas.

6.9.6.4.2 La limite des frais de transport réels décrite à la section 6.9.6.4.1 sera réduite de toute dépense engagée par l’ARC pour le compte de l’employé au lieu de destination pendant la période d’absence (par exemple, hébergement ou location de voiture), lorsque l’employé aurait pu annuler la réservation et réaliser des économies.

6.9.6.5 Voyages de fin de semaine à la résidence principale : Une fin de semaine sur trois, en moyenne

6.9.6.5.1 Lorsque la période de statut du voyage est supérieure à 30 jours civils consécutifs et que le lieu de destination est si éloigné de la résidence principale qu’il n’est pas pratique de voyager toutes les fins de semaine, l’employé peut retourner à sa résidence principale en moyenne toutes les trois fins de semaine. Les frais de transport réels et raisonnables jusqu’à la résidence principale sont remboursés et il n’est pas nécessaire d’annuler l’hébergement au lieu de destination.

6.9.6.5.2 Les employés doivent choisir les fins de semaine les plus appropriées pour retourner à leur résidence principale, en fonction des horaires de travail, pour autant que le nombre total de trajets vers la résidence principale ne dépasse pas :

• 6.9.6.5.2.1 un voyage à la résidence principale pour un voyage de quatre semaines;
• 6.9.6.5.2.2 deux voyages à la résidence principale pour un voyage de sept semaines;
• 6.9.6.5.2.3 trois voyages à la résidence principale pour un voyage de 10 semaines.

6.9.7 Voyages de fin de semaine à la résidence principale : Voyage à l’extérieur du Canada ou des États-Unis continentaux.

6.9.7.1 Les exigences décrites aux sections 6.9.1 à 6.9.5 s’appliquent aux voyages de fin de semaine à la résidence principale lors d’un voyage d’affaires de l’ARC à l’extérieur du Canada ou des États-Unis continentaux.

6.9.7.2 Lorsque la période de statut du voyage dépasse 30 jours civils consécutifs et que le lieu de destination est si éloigné de la résidence principale qu’il n’est pas pratique de voyager toutes les fins de semaine, l’employé peut retourner à sa résidence principale en moyenne toutes les cinq fins de semaine. Les frais de transport réels et raisonnables jusqu’à la résidence principale sont remboursés et il n’est pas nécessaire d’annuler l’hébergement au lieu de destination.

6.9.7.3 Les employés doivent choisir les fins de semaine les plus appropriées pour se rendre à leur résidence principale, en fonction des horaires de travail, pour autant que le nombre total de trajets à la résidence ne dépasse pas :

• 6.9.7.3.1 un voyage à la résidence principale pour un voyage de sept semaines;
• 6.9.7.3.2 deux voyages à la résidence principale pour un voyage de 12 semaines;
• 6.9.7.3.3 trois voyages à la résidence principale pour un voyage de 17 semaines;
• 6.9.7.3.4 quatre voyages à la résidence principale pour un voyage de 22 semaines.

6.10 Voyages de fin de semaine - solutions de rechange

6.10.1 Voyages de fin de semaine - solutions de rechange : Pour l’employé

6.10.1.1 Pour autant que l’ARC n’exige pas de l’employé qu’il reste au lieu de destination, celui-ci peut choisir de passer la fin de semaine dans un autre lieu. Ces dispositions doivent être prises en tenant compte de la sécurité et du contexte diplomatique.

6.10.1.2 Pour avoir droit aux dispositions alternatives au voyage de fin de semaine à la résidence principale, l’employé doit annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de destination, fournir un reçu pour un autre logement commercial lorsqu’il a été utilisé et ne pas retourner à sa résidence principale ou à sa zone d’affectation pendant la fin de semaine.

6.10.1.3 Le montant remboursé ne dépassera pas le coût du maintien de l’employé en statut du voyage pendant la fin de semaine au lieu de destination, y compris le coût du logement, des repas, des faux frais et des autres indemnités.

6.10.1.4 Le montant remboursé sera réduit de toutes les dépenses engagées par l’ARC pour le compte de l’employé au lieu de destination pendant la période d’absence. Les frais de transport liés au voyage vers un autre lieu ne sont pas remboursés.

6.10.1.5 L’employé est responsable de prendre les dispositions nécessaires pour l’autre lieu, et ce, sans utiliser le SVG. L’employé assume la responsabilité personnelle comme s’il n’était pas en statut du voyage.

6.10.2 Voyages de fin de semaine - solutions de rechange : Pour une autre personne

6.10.2.1 Au lieu que l’employé se rende à sa résidence principale pendant la fin de semaine, une autre personne peut être autorisée à se rendre au lieu de destination de l’employé lorsque le coût du transport ne dépasse pas le coût du déplacement de l’employé à sa résidence principale pendant la fin de semaine, comme le prévoient les sections 6.9.6 Voyage de fin de semaine à la résidence principale : au Canada et aux États-Unis continentaux et 6.9.7 Voyage de fin de semaine à la résidence principale : Voyage à l’extérieur du Canada ou des États-Unis continentaux. Ces dispositions doivent être prises en tenant compte de la sécurité et du contexte diplomatique.

• 6.10.2.1.1 Le voyage autorisé d’une autre personne au lieu de destination de l’employé ne doit pas nécessairement avoir lieu pendant la fin de semaine.

6.10.2.2 Tous les préparatifs du voyage aérien doivent être traités par le SVG, à moins qu’il n’existe d’autres modes de transport plus pratiques et plus économiques.

6.10.2.3 L’ARC ne couvrira que les frais de transport de l’autre personne et ne sera pas responsable des autres dépenses encourues par cette personne.

• 6.10.2.3.1 Les frais de transport (tels que les frais de navette de l’aéroport, de taxi ou d’une entreprise de covoiturage) de la résidence principale de l’autre personne au terminal du transporteur et vice versa seront remboursés. Les frais de transport entre le terminal du transporteur et le logement de l’employé au lieu de destination et vice versa sont remboursés.
  • 6.10.2.3.1.1 Si l’employé choisit de rencontrer l’autre personne ailleurs que dans son logement au lieu de destination, le remboursement sera limité au coût du voyage jusqu’au logement de l’employé au lieu de destination.

6.10.2.4 Le taux de kilométrage de l’ARC s’applique si l’autre personne utilise un véhicule conduit par le voyageur pour se rendre au lieu de destination de l’employé et en revenir.

6.10.2.5 La couverture d’assurance pour l’autre personne n’est pas de la responsabilité de l’ARC.

6.11 Accès aux salons d’aéroport Feuille d’érable

6.11.1 Le commissaire, le commissaire délégué, les sous-commissaires et les sous-commissaires adjoints (SCA) peuvent s’inscrire pour avoir accès aux salons Feuille d’érable.

• 6.11.1.1 Cet avantage facultatif est offert dans le cadre du Programme d’accès aux salons de SPAC, qui prévoit un enregistrement prioritaire à l’arrivée à l’aéroport et permet l’accès aux salons de l’aéroport, y compris l’utilisation des centres d’affaires et des salles de conférence.

6.12 Autorisations spéciales de voyage

6.12.1 En plus des exigences de voyage de cette directive, une certaine flexibilité a été ajoutée pour le groupe EX (définie à la section 6.1.1.1), le commissaire, le commissaire délégué et l’ombudsman des contribuables lorsqu’ils voyagent pour les affaires de l’ARC, ce qui est harmonisé avec les Autorisations spéciales de voyager du CT.

6.12.2 Autorisations spéciales de voyage : Transport

6.12.2.1 Le remboursement des dépenses réelles et raisonnables peut être demandé pour les frais de taxis et de stationnement sans reçus.

6.12.3 Autorisations spéciales de voyage : Repas

6.12.3.1 Les indemnités journalières de repas figurant à l’Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux ou à l’Annexe C – Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux ou les dépenses réelles et raisonnables pour les repas, selon les reçus, peuvent être réclamées.

6.12.3.2 Les frais de repas réels et raisonnables ne doivent pas inclure d’alcool, de dépenses liées à des invités ou des collègues, ni le coût supplémentaire du service en chambre, qui doit être indiqué dans la demande de remboursement des dépenses de voyage. L’employé doit présenter le reçu correspondant à son repas individuel, plutôt qu’un reçu couvrant pour plus d’une personne.

6.12.3.3 Lorsque des dépenses réelles et raisonnables sont réclamées pour un repas donné, les indemnités de repas sont applicables aux autres repas achetés ce jour-là (et aucun reçu n’est exigé).

6.12.4 Autorisations spéciales de voyage : Indemnité de faux frais

6.12.4.1 Les demandes de remboursement des dépenses de voyage peuvent inclure l’indemnité quotidienne de faux frais ou les frais réels dans des circonstances exceptionnelles, selon les reçus présentés. Toutefois, si l’on décide de demander le remboursement des frais réels au lieu de l’indemnité de faux frais prédéterminée, tous les remboursements de frais accessoires encourus au cours de ce voyage seront effectués sur présentation des reçus.

6.12.5 Autorisations spéciales de voyage : Commissaire

6.12.5.1 Le commissaire a également un pouvoir discrétionnaire quant à l’utilisation des voyages en classe affaires (qui doivent être réservés par l’intermédiaire du SVG), le choix d’un hébergement commercial, les dépenses réelles et raisonnables pour les repas (à l’exclusion de l’alcool) et les faux frais dépassant les indemnités (selon les reçus présentés).

6.13 Entrepreneurs

6.13.1 Les entrepreneurs se voient rembourser les repas, les taux de kilométrage et les indemnités de faux frais précisés à l’Annexe A – Taux de kilométrage de l’ARC, à l’Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux, et à l’Annexe C – Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux.

6.13.2 Les entrepreneurs n’ont pas droit au remboursement des dépenses liées à la prise en charge des personnes à charge et aux déplacements de fin de semaine à leur résidence principale.

6.13.3 Les entrepreneurs qui utilisent un véhicule privé sont entièrement responsables de la gestion et de la souscription des risques liés à l’utilisation du véhicule. Les primes d’assurance sont payées par l’entrepreneur et ne sont pas remboursées par l’ARC autrement que par le paiement de l’indemnité de kilométrage prévue à l’Annexe A – Taux de kilométrage de l’ARC.

6.14 Changements du lieu de travail

6.14.1 Les employés peuvent avoir droit au remboursement de leurs dépenses de voyage selon cette directive lorsqu’il y a un changement dans leur lieu de travail qui ne découle pas d’une nomination ou d’une mesure administrative selon les Procédures sur la dotation (Programme de dotation).

6.14.2 Les employés doivent être informés par écrit du changement. La notification écrite à l’employé ne peut être antidatée.

6.14.3 Les tableaux 4 et 5 illustrent la façon dont le type et la durée du changement de lieu de travail et l’envoi d’un avis écrit déterminent si un employé a droit au remboursement de ses dépenses de voyage entre sa résidence principale et son nouveau lieu de travail d’après cette directive.

6.15 Dépenses et sélections non standard

6.15.1 L’ARC normalise certains éléments du voyage, comme les indemnités de repas, les tarifs d’hébergement et les frais de location de voiture. Un employé qui a l’intention de choisir des options non standard doit justifier son choix par écrit et obtenir l’approbation du gestionnaire délégué avant d’organiser le voyage. Parmi les exemples de choix non standard, citons la location de véhicules de taille supérieure à celle des véhicules de taille moyenne ou intermédiaire et les hôtels dont les tarifs sont supérieurs à ceux établis pour la ville en question.

6.15.1.1 Les justifications des dépenses et sélections non standard doivent être incluses dans la demande de remboursement des dépenses de voyage.

6.16 Combinaison de voyage pour motifs personnels et de voyage d’affaires

6.16.1 Les dépenses, y compris les indemnités de repas, liées à un voyage personnel ou au voyage d’une autre personne accompagnant les voyageurs (compagnon) lors d’un voyage d’affaires de l’ARC (à l’exception de la section 6.8.6 Dépenses supplémentaires : Aide spéciale) ne sont pas remboursables.

6.16.2 Lorsqu’un employé souhaite ajouter une part personnelle à ses déplacements pour les affaires de l’ARC (par exemple, rester la fin de semaine au lieu de destination plutôt que de retourner à sa résidence principale après le travail le vendredi), il doit obtenir l’approbation du gestionnaire délégué avant de prendre des dispositions pour le voyage. L’employé doit fournir une analyse des coûts au gestionnaire délégué, car l’employé se verra rembourser le coût de l’itinéraire le plus économique et le plus direct qu’il aurait emprunté s’il n’avait pas pris d’arrangements personnels pour son voyage.

6.16.3 La réduction du coût du voyage d’affaires de l’ARC découlant des plans de voyage personnels ne sera pas remboursée aux voyageurs.

6.17 Paiements en trop

6.17.1 Les montants remboursés aux voyageurs qui ne respectent pas les exigences de cette directive seront recouvrés auprès du voyageur en tant que créance de la Couronne, d’après les Procédures de recouvrement des montants dus à la Couronne – Paiements en trop.

6.18 Recouvrement des dépenses de voyage de tierces parties

6.18.1 L’ARC peut recouvrer les dépenses de voyage auprès de tiers lorsqu’un voyageur est invité à représenter l’ARC lors d’une conférence ou d’un séminaire ou qu’il doit se rendre à l’extérieur du Canada pour examiner des livres et des registres dans le cadre du programme de vérification de la Direction générale des programmes d’observation.

6.18.2 Comme le prévoit la Loi de l’impôt sur le revenu, l’ARC peut recouvrer auprès des contribuables les dépenses de voyage des employés de l’ARC dans le cadre de vérifications effectuées à l’étranger, à moins que le contribuable ne soit prêt à fournir les documents au Canada.

6.19 Programmes de fidélisation

6.19.1 Pour autant qu’il n’y ait pas de dépenses supplémentaires pour l’ARC, les voyageurs d’affaires de l’ARC peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et conserver les avantages, pour des besoins professionnels ou personnels, offerts par des services approuvés par le gouvernement dans l’industrie du voyage.

6.20 Heures supplémentaires et autres perturbations du mode de transport

6.20.1 Lorsqu’il y a une perturbation dans les habitudes de déplacement de l’employé (dans le cas d’heures supplémentaires par exemple) ou d’autres circonstances exceptionnelles approuvées par le commissaire (comme une urgence de santé publique), l’employé se verra rembourser les frais de transport supplémentaires engagés entre la résidence principale et le lieu de travail, sous réserve des conditions d'emploi applicables et des Conventions collectives.

6.21 Urgences, maladies, blessures et décès en cours de voyages 

6.21.1 L’employé a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables engagées à la suite d’une maladie ou d’un accident survenu lors d’un voyage d’affaires de l’ARC, qui s’ajoutent à celles qui auraient pu être engagées si l’employé n’avait pas été absent de sa résidence principale, et qui n’étaient pas autrement payables à l’employé dans le cadre d’une police d’assurance, de la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État (LIAE), ou d’une autre autorité.

6.21.2. Si un employé décède au cours d’un voyage d’affaires pour les affaires de l’ARC, l’ARC autorisera le remboursement des dépenses réelles et raisonnables qui s’ajoutent à celles qui auraient pu être engagées si le décès était survenu dans la zone d’affectation.

6.21.3 Les membres du Conseil sont considérés comme des employés au sens de la LIAE et de la Loi sur l’aéronautique et peuvent donc prétendre à des indemnités d’accident du travail en cas de blessure ou de décès lors d’un déplacement pour le compte du Conseil.

6.21.4 Les dépenses de voyage réelles et raisonnables peuvent être remboursées si l’état d’un employé nécessite la présence de son plus proche parent ou d’un représentant de la famille (selon l’avis du médecin traitant), comme si cette personne était un employé de l’ARC.

7. Rôles et responsabilités

7.1 Conseil de direction

7.1.1 Examiner et approuver la Directive sur les voyages.

7.2 Président du Comité de la vérification

7.2.1 Examiner régulièrement les dépenses de voyage du commissaire et faire part de ses conclusions au Comité de la vérification.

7.3 Commissaire

7.3.1 Veiller à ce que des processus soient en place pour assurer un contrôle approprié des dépenses de voyage.

7.3.2 Approuver les exceptions majeures aux exigences de cette directive, y compris les demandes d’exception des membres du Conseil de direction.

7.3.3 Approuver au préalable les voyages au Canada des cadres supérieurs de l'Agence selon les limites spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.3.4 Fournir une approbation préalable financière et opérationnelle pour les voyages hors du Canada des cadres supérieurs de l'Agence et des SCA qui ne concernent pas des contribuables, selon les limites spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.3.5 Approuver les demandes de remboursement des dépenses de voyage des cadres supérieurs de l'Agence selon les limites spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.3.6 Approuver les demandes de voyage aérien en classe affaires d’après la section 6.7.5 Transport : Transport aérien.

7.3.7 Approuver les circonstances exceptionnelles de perturbation des trajets domicile-travail telles qu’elles sont décrites à la section 6.20 Heures supplémentaires et autres perturbations du mode de transport.

7.4 Commissaire délégué

7.4.1 Approuver les demandes de voyage aérien en classe affaires selon la section 6.7.5 Transport : Transport aérien.

7.5 Administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, Direction générale des finances et de l'administration

7.5.1 Approuver le budget annuel de voyage de l’ARC, ainsi que les ajustements au cours de l’année.

7.5.2 Veiller à ce que les exigences en matière de voyage énoncées dans cette directive soient clairement communiquées aux employés de l’ARC et à toute autre personne tenue de respecter cette directive.

7.5.3 Approuver les exceptions mineures aux exigences de cette directive.

7.5.4 Examiner et recommander au commissaire, pour approbation, les exceptions majeures aux exigences de cette directive.

7.5.5 Mettre en place des processus, des procédures et des contrôles internes sur la gestion financière afin de s’assurer que l’ensemble des dépenses de voyage est approuvé au préalable selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.5.6 Approuver les demandes de remboursement des dépenses de voyage du commissaire.

7.5.7 Veiller à ce que les dépenses de voyage des compagnons ne soient pas remboursées, sauf si cela est clairement indiqué dans la législation, les règlements, les décrets, les conventions collectives ou d’autres IPE applicables de l’ARC, et examiner et recommander au ministre, pour approbation préalable, les demandes de dépenses de voyage d’accompagnement dans les situations qui ne sont pas couvertes par ces dispositions.

7.5.8 Veiller à ce que l’ARC recueille et conserve dans ses systèmes de gestion financière ou systèmes connexes l’élément B et les éléments F à I pour les données autorisées et réelles comme le prévoit l’Annexe F – Éléments d’autorisation de voyage et catégories de voyage.

7.5.9 Approuver les dépenses de voyage annuelles à publier sur le site Web du Gouvernement ouvert, y compris les principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Cette publication doit coïncider avec le dépôt du Rapport sur les résultats ministériels.

7.6 Cadres supérieurs de l’Agence

7.6.1 Approuver au préalable les dépenses de voyage selon cette directive et les limites de l’autorisation d’engager des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.6.2 Établir des processus, des procédures et des contrôles internes dans leur domaine de responsabilité, afin de garantir que l’autorisation de voyager dans les situations d’urgence est obtenue auprès du plus haut niveau de gestion possible disponible au moment de l’urgence, et que les dépenses de voyage sont ensuite communiquées à l’Administrateur supérieur des affaires financières (ASAF) et sous-commissaire (SC) de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA).

7.6.3 Approuver les demandes d’hébergement pour la nuit dans la zone d’affectation du voyageur d’après la section 6.4.7 Hébergement : Dans la zone d’affectation.

7.6.4 Veiller à ce que leurs dépenses de voyage soient soumises en temps utile et avec exactitude pour permettre la divulgation proactive sur le site Web du Gouvernement ouvert, comme le prévoient les articles 75 et 82 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).

7.7 Gestionnaires délégués

7.7.1 S’assurer que le niveau approprié d’approbation préalable est obtenu pour les dépenses de voyage selon les exigences de cette directive et les limites d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.7.2 Veiller à ce que les principes énoncés à l’Annexe E – Principes directeurs soient appliqués lorsque l’approbation préalable des dépenses de voyage.

7.7.3 Avant d’approuver une demande de voyage d’un voyage à l’extérieur du Canada, il faut s’assurer que l’approbation préalable opérationnelle a été obtenue d’après la section 7.14 Directeur, Division du bureau des relations et conventions internationales, Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires pour les voyages ne concernant pas des contribuables, ou la section 7.13 Directeur, Division de la collaboration et de l’échange de renseignements international, Direction générale des programmes d’observation pour les voyages concernant des contribuables.

7.7.4 Approuver les demandes de voyage et les demandes de remboursement des dépenses de voyage selon les exigences de cette directive, les limites du pouvoir d’engager des fonds (article 32 de la LGFP) et le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) précisées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.7.5 S’assurer que tous les éléments du voyage respectent les exigences de cette directive avant d’approuver le voyage.

7.7.6 Lorsque des déplacements personnels sont combinés à des voyages d’affaires, il convient de s’assurer qu’une analyse des coûts est incluse dans la demande de voyage avant d’approuver le voyage. Lors de l’approbation d’une demande de remboursement de dépenses de voyage combinant un voyage personnel et un voyage d’affaires, s’assurer que l’employé n’est remboursé que le montant correspondant à la partie du voyage d’affaires seulement, comme si aucun voyage personnel n'avait été incorporé.

7.7.7 S’assurer que les voyages aériens de moins de 300 kilomètres sont clairement justifiés avant d’approuver le voyage, comme indiqué à la section 6.7.5 Transport : Transport aérien.

7.7.8 Veiller à ce que l’approbation de l’autorité déléguée NG1 soit obtenue lorsque l’hébergement pour la nuit dans la zone d’affectation d’un voyageur est nécessaire, comme indiqué à la section 6.4.7 Hébergement : Dans la zone d’affectation.

7.8 Adjoint à l'administrateur supérieur des affaires financières et Directeur général, Direction de l'administration financière, Direction générale des finances et de l'administration

7.8.1 Approuver et publier périodiquement les mises à jour des taux et indemnités de voyage.

7.8.2 Approuver les rapports de divulgation proactive sur les dépenses de voyage du ministre, des secrétaires parlementaires et de leur personnel exonéré, du commissaire, du commissaire délégué, de l’ombudsman des contribuables, des SC, des SCA, des employés occupant un poste de niveau équivalent et des employés occupant ces postes de façon intérimaire en vue de leur publication sur le site Web du Gouvernement ouvert, comme le prévoient les articles 75 et 82 de la LAI et au Guide de la publication proactive des frais de voyage et d’accueil du CT.

7.9 Adjoint à l'administrateur supérieur des affaires financières et Directeur général, Direction de la gestion des ressources, Direction générale des finances et de l'administration

7.9.1 Demander l’approbation de l’ASAF et SC, DGFA pour établir le budget annuels de voyage de l’ARC, ainsi que les ajustements au cours de l’année.

7.9.2 Veiller à ce qu’un suivi des dépenses réelles et prévues soit effectué en cours d’exercice, y compris l’analyse des écarts pour les dépenses annuelles totales pour les voyages, dans le cadre des exercices de projection.

7.10 Directeur général, Direction des services consultatifs en gestion financière, Direction générale des finances et de l'administration et Directeur régional, Direction générale des finances et de l'administration

7.10.1 Demander l’approbation préalable des dépenses de voyages pour le compte de ses clients selon les limites spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

7.11 Directeur, Division de la passation des marchés, Direction de l’administration, Direction générale des finances et de l'administration

7.11.1 S’assurer que les droits de voyage prévus dans les contrats respectent les exigences de cette directive.

7.11.2 Veiller à ce que les taux et indemnités de voyage inclus dans un contrat comme base de remboursement des entrepreneurs soient ceux spécifiés à l’Annexe A – Taux de kilométrage de l’ARC, à l’Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux, et à l'Annexe C – Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux.

7.12 Directeur, Division des rapports financiers et de la comptabilité, Direction générale des finances et de l'administration

7.12.1 Initie et coordonne le Plan de voyage conformément aux Procédures sur les voyages.

7.12.2 Élaborer des outils et fournir des conseils, des orientations et des formations concernant les processus, les procédures, les systèmes et les contrôles internes en matière de gestion financière à l'appui de la gestion des dépenses de voyage.

7.12.3 Contrôler les dépenses de voyage réelles par rapport au Plan de voyage approuvé afin de s'assurer que l'autorisation préalable appropriée a été obtenue.

7.12.4 Contrôler et vérifier les dépenses de voyage réelles pour s'assurer qu'elles respectent les exigences de cette directive ainsi que de la Matrice et aux notes de la DPDF.

7.12.5 Préparer des rapports de divulgation proactive sur les voyages comme le prévoient les articles 75 et 82 de la LAI et au Guide de publication proactive des frais de voyage et d'accueil du CT.

7.12.6 Préparer des rapports annuels sur les dépenses de voyage, y compris les principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l'exercice précédent, en vue de leur publication sur le site Web du Gouvernement ouvert,

7.12.7 Publier les rapports de divulgation proactive approuvés sur le site Web du Gouvernement ouvert.

7.12.8 Assurer la liaison avec Services publics et Approvisionnement Canada et les fournisseurs externes pour la gestion des services de voyage et des CIV.

7.13 Directeur, Division de la collaboration et de l'échange de renseignements international, Direction générale des programmes d'observation

7.13.1 Fournir une approbation préalable opérationnelle pour les voyages hors du Canada qui concernent des contribuables.

7.14 Directeur, Division du bureau des relations et conventions internationales, Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires

7.14.1 Fournir une approbation préalable opérationnelle pour les voyages à l’extérieur du Canada de personnes qui ne concernent pas des contribuables, à l’exception des cadres supérieurs de l'Agence et des SCA, qui sont approuvés par le commissaire.

7.14.2 Fournir des conseils et de l’aide concernant les voyages à l’extérieur du Canada.

7.15 Employés/voyageurs

7.15.1 S'assurer que le niveau approprié d'approbation préalable est obtenu pour les dépenses de voyage selon les exigences de cette directive et les limites d'engagement de dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF avant de prendre des dispositions pour le voyage.

7.15.2 Veiller à ce que les principes énoncés à l'Annexe E – Principes directeurs soient appliqués lors de l'organisation du voyage.

7.15.3 Consulter la DRFC pour lever les incertitudes liées aux dépenses de voyage avant d'organiser le voyage.

7.15.4 Veiller à ce que les demandes de remboursement des dépenses de voyage soient soumises dans les 30 jours civils suivant la fin du voyage, avec tous les documents, les reçus et les justifications écrites qui sont requis selon cette directive. Pour les besoins de l'exercice de fin d'année, les demandes de remboursement doivent être soumises dans les cinq premiers jours ouvrables du mois d'avril.

7.15.5 Veiller à ce que les documents originaux soient conservés jusqu'à la fin de la vérification avant ou après paiement et jusqu'à ce que la DRFC se soit assurée que les documents électroniques sont lisibles.

7.15.6 Veiller à la protection des avances de voyage et de la CIV.

8. Références

8.1 La Directive sur les voyages est fondée sur les pouvoirs énoncés dans la disposition législative suivante :

• Loi canadienne sur les droits de la personne
• Loi de l’impôt sur le revenu
• Loi sur l'aéronautique
• Loi sur l'Agence du revenu du Canada
• Loi sur l’équité en matière d’emploi
• Loi sur l'indemnisation des agents de l’État
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur la protection des renseignements personnels

8.2 Instruments et information connexes :

• Annexe B - Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Annexe C - Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Association du transport aérien international (en anglais seulement)
• Autorisations spéciales de voyager (CT)
• Cadre de la politique pour la gestion financière et l'administration financière
• Cadre stratégique de l'Agence pour les politiques d'entreprise
• Code d'intégrité et de conduite professionnelle
• Conseil national mixte
• Conventions collectives
• Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l'Agence et les activités administrées
• Directive sur la discipline
• Directive sur la réinstallation
• Directive sur les conditions d'emploi
• Directive sur les conditions d'emploi du groupe de la direction (EX)
• Directive sur les conditions d'emploi du groupe professionnel Ressources humaines
• Directive sur les dépenses d'accueil, de conférences et d'événements
• Division du bureau des relations et conventions internationales
• Politique sur la gestion du milieu de travail
• Politique sur la gestion financière et l’administration financière
• Politique sur le développement durable de l'Agence du revenu du Canada
• Procédures normale d'exploitation pour la sécurité du conducteur
• Procédures de recouvrement des montants dus à la Couronne – Paiements en trop
• Procédures pour les recours du groupe de la direction (EX)
• Procédures sur l'obligation d'adaptation
• Procédures sur le traitement des griefs – Relations de travail
• Procédures sur les voyages
• Rapport sur les résultats ministériels
• Régimes de travail
• Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules (SPAC)
• Stratégies de développement durable

9. Demandes de renseignements

9.1 Envoyez vos questions sur cette directive au secteur approprié, comme il est indiqué dans le tableau suivant :

10. Historique des versions

11. Annexe A – Taux de kilométrage de l'ARC

Annexe A - Taux de kilométrage de l'ARC

12. Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux

Annexe B – Indemnités au Canada et aux États-Unis continentaux

13. Annexe C – Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux

Annexe C – Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux

14. Annexe D – Définitions

D.1 Les termes clés suivants, qui se trouvent dans cette directive, sont définis dans le Gestion du milieu de travail – Glossaire des définitions :

• Autre lieu de travail désigné
• Lieu de travail désigné
• Lieu de travail

D.2 Le terme clé suivant, qui se trouve dans cette directive, est défini dans le Glossaire d'approvisionnement et de la gestion des actifs :

• Entrepreneur

D.3 Les termes clés suivants, qui se trouvent dans cette directive, sont définis dans le Lexique de la DAF :

• Activités de la formation (pour la catégorie de voyage)
• Activités opérationnelles
• Assurance d'affaires supplémentaire
• Assurance de base
• Autres voyages
• Cadres supérieurs de l'Agence
• Carte individuelle de voyage
• Conférences, réunions ou cours de formation en direct
• Dépenses réelles et raisonnables
• Déplacement continu en avion
• Déplacement prolongé
• Employé
• Époux ou conjoint de fait
• Fin de semaine
• Fonctionnaire
• Gestionnaire délégué
• Gouvernance interne (pour la catégorie de voyage)
• Indemnité pour faux frais
• Lieu de destination
• Locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution
• Logement commercial
• Logement particulier non commercial
• Non-fonctionnaires
• Personne à charge
• Personne accompagnante
• Principaux intervenants (pour la catégorie de voyage)
• Reçu
• Résidence d'affaires
• Résidence principale
• Résidence secondaire
• Service de conavettage
• Service de partage de véhicules
• Service des voyages du gouvernement
• Statut du voyage
• Taux de kilométrage de l'ARC
• Voyage local
• Voyages d'affaires de l'ARC
• Voyageur
• Zone d'affectation

15. Annexe E – Principes directeurs

E.1. Le tableau 6 illustre les principes qui guident la planification, l'approbation, l'enregistrement et la déclaration des dépenses de voyage.

16. Annexe F – Éléments d'autorisation de voyage et catégories de voyage

F.1 De sorte à respecter les exigences en matière de rapports, les éléments du tableau 7 doivent être inclus dans le formulaire d'autorisation de voyage pour engager des dépenses.

F.2 Les catégories de voyage requises pour le formulaire d'autorisation de voyage sont les suivantes :

• F.2.1 Activités opérationnelles : Voyages nécessaires pour soutenir les activités opérationnelles de l'ARC (autres que les quatre catégories suivantes) ou les exigences législatives ou juridiques.
• F.2.2 Parties prenantes : Déplacements nécessaires en vue d’obtenir la participation des principales parties prenantes dans des domaines tels que l'élaboration ou le renouvellement de politiques, de programmes ou de réglementations.
• F.2.3 Gouvernance interne : Déplacements nécessaires pour soutenir une bonne gouvernance interne à l’ARC.
• F.2.4 Formation : Voyages permettant la formation des fonctionnaires. La formation est définie comme une activité d'apprentissage formelle, qui comprend un programme et des objectifs d'apprentissage établis, et dont l'objectif principal est de permettre aux participants de maintenir ou d'acquérir des compétences ou des connaissances.
• F.2.5 Autres voyages : Tout voyage qui ne correspond à aucune des autres catégories.