Directive sur les voyages d'affaires

Date d'entrée en vigueur

La présente directive est en vigueur à compter du 11 décembre 2013 et remplacera l'ancienne directive de l'Agence du revenu du Canada (ARC) sur les voyages d'affaires publiée le 1er mai 2012 dans le volume de l'administration financière du Manuel des finances et de l'administration.

Aperçu

La présente révision a été nécessaire afin de tenir compte des changements qui suivent :

  • La section 3.1 sur la planification a été ajoutée et la section 3.2 sur l'autorisation a été mise à jour pour refléter des nouvelles exigences en matière de planification et d'autorisation. De nouveaux rôles et responsabilités ont aussi été ajoutés pour refléter la préparation, la distribution, la réalisation et l'examen des plans de voyage.
  • Avec l'introduction de la gestion électronique de documents dans Mon Voyage, toutes les pièces justificatives doivent maintenant être électroniquement attachées à une demande de déplacement. De nouveaux rôles et responsabilités ont été modifiés pour refléter le déploiement de cette nouvelle fonctionnalité de Mon Voyage.
  • Approbation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) des demandes de remboursement de frais de voyage :
    • des sous-commissaires par le Chef comptable, Section de la comptabilité, Division des rapports financiers et comptabilité (DRFC), Direction de l'administration financière (DAF), Direction générale de finance et l'administration (DGFA);
    • du commissaire et du commissaire délégué par l'administrateur supérieur des affaires financières.
  • La Politique sur le recouvrement des frais de déplacement pour la participation à des conférences et à des colloques, laquelle fournissait une orientation sur le recouvrement auprès des organisations externes des frais de déplacement engagés par les fonctionnaires de l'Agence, invités à représenter l'ARC à des conférences et à des séminaires, a été annulée. À la suite, la section 3.19 - Recouvrement des frais de déplacement de tiers a été ajoutée à la Directive sur les voyages d'affaires.
  • De nouvelles exigences d'autorisation ont été incorporées dans le module 4 sur les voyages à l'étranger, afin de coïncider avec le pouvoir délégué pour les voyages dans la matrice révisée de délégation des pouvoirs financiers. Notez que tous les voyages aux États-Unis exigent maintenant une approbation financière au code de niveau de gestion 1 ou supérieur.
  • Un réalignement organisationnel des activités est exprimé dans la directive, y compris ce qui suit :
    • une autorisation opérationnelle de voyage à l'étranger pour des activités précises non liées aux contribuables est accordée par le sous-commissaire de la Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires;
    • le changement du nom de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération, anciennement connue comme la Direction des relations de travail et de la rémunération.

Il est à noter que ces changements à la Directive sur les voyages d'affaires sont de nature administrative et qu'ils ne touchent pas les taux de voyage ou les droits des employés.

1. Énoncé général

L'ARC a comme règle de garantir un traitement uniforme et juste à tous ses employés qui sont appelés à voyager. Les employés doivent se rendre à leur lieu de travail en dehors des heures de travail et en assumer les frais de déplacement, à moins d'indication contraire dans la directive. Tous les voyages aux frais de l'ARC doivent être faits en tenant compte du principe de l'optimisation des ressources et d'une manière qui résistera à la vérification et à l'examen du public. Cela signifie qu'il faut tenir compte du mode de transport le plus économique qui est disponible et pratique, compte tenu de la santé et la sécurité des employés et d'autres facteurs pertinents. Les dispositions de la présente directive seront appliquées telles quelles sauf lorsqu'une exception a reçu l'approbation de l'administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, Finances et administration. Ces dispositions prévoient le remboursement des dépenses raisonnables qu'un employé a dû faire lors d'un voyage d'affaires pour le compte de l'ARC mais l'employé ne doit pas s'en prévaloir pour se constituer un revenu ou obtenir une autre rémunération qui équivaudrait à un avantage personnel. Les taux de kilométrage et les indemnités de repas établis dans la présente directive sont ceux du Conseil du Trésor. Sous réserve des exceptions prévues dans la présente directive, tous les voyages doivent être autorisés au préalable. Les indemnités auxquelles le voyageur a droit sont déterminées conformément aux dispositions de la présente directive.

2. Application

La présente directive s'applique à tous les employés et aux autres personnes qui voyagent pour le compte de l'ARC, y compris à des fins de formation. Elle ne s'applique pas aux personnes dont les voyages d'affaires sont régis par d'autres dispositions. À moins d'une indication contraire spécifique, les normes, les taux ou les indemnités, ainsi que le remboursement des dépenses conformément à la présente directive, s'appliquent également peu importe le sexe, la situation de famille ou la catégorie professionnelle de la personne autorisée à voyager pour le compte de l'ARC.

3. Exigences

Ce logo est utilisé d'un bout à l'autre de la directive en vue d'accroître la sensibilisation aux dispositions de la directive sur les voyages, qui sont écologiques et qui doivent être prises en compte dans les programmes de voyage.

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3.1 Planification

3.1.1 Le besoin de voyager doit être évalué avec soin. Les solutions de rechange aux voyages comprennent les solutions de présence virtuelle, telles que les téléconférences, les vidéoconférences et d'autres solutions de réunion à distance. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Intranet des Services nationaux de conférences vidéo et audio ou communiquez avec Natl.Video@cra-arc.gc.ca .

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3.1.2 Les catégories de voyage suivantes devront être déterminées et faire partie du plan de voyage et de l'autorisation de voyage pour chaque déplacement proposé :

  1. Les voyages qui sont nécessaires pour soutenir la prestation directe du mandat de base de l'Agence ou les obligations législatives ou juridiques.
  2. Les voyages qui sont requis pour mobiliser des intervenants clés relativement à l'élaboration ou au renouvellement des politiques, des programmes ou des règlements, ou à d'autres questions qui appuient la relation de travail ou les opérations continues de l'Agence avec ces communautés.
  3. Les voyages qui sont nécessaires pour soutenir la saine gouvernance interne de l'Agence, y compris des réunions de la direction ou ce qui est nécessaire pour le recrutement ou l'embauche d'employés.
  4. Les voyages requis pour permettre des activités de formation d'employés, de sorte qu'ils puissent exercer les fonctions propres à leur poste.
  5. Autres voyages.

Là où l'option « d'autres voyages » est sélectionnée en tant que catégorie de voyage, une explication détaillée concernant l'objectif du voyage est requise dans le cadre de l'autorisation de voyage.

Notez que ces catégories seront prises en compte dans Mon Voyage le 1er avril 2014.

3.1.3 C'est l'employeur qui décide de la nécessité, du moment et de la destination d'un voyage, de la personne qui le fera, du moyen et de la classe de transport, et du type d'hébergement, sous réserve des dispositions de la présente directive.

3.2 Autorisation

3.2.1 Les voyages d'affaires doivent être autorisés à l'avance en ligne (ou par écrit pour les utilisateurs non-libre service des employés (LSE) ou les voyageurs qui ne demandent pas de remboursement de frais de déplacement) de manière à s'assurer que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Dans des circonstances particulières, telles que des situations d'urgence, l'autorisation peut être accordée après le voyage par le niveau d'autorisation le plus élevé possible. Les demandes de voyage reçues au cours de l'année qui ne font pas partie des présentations des plans de voyage régulier, doivent faire l'objet d'une présentation distincte au sous-commissaire pour fin d'approbation préalable. Toutefois, ces demandes ne sont pas recommandées et devraient être réduites au minimum.

3.2.2 L'approbation préalable de tous les voyages sera déléguée au plus bas au code de niveau de gestion 1 (CNG1) (p. ex. Niveau du sous-commissaire (SC) ou du sous-commissaire adjoint (SCA).

Le pouvoir d'autorisation de voyage requis ne s'applique pas aux cas suivants :

  • Les déplacements locaux dans le périmètre du bureau et du lieu de travail habituels d'un employé qui utilise des moyens de transport tels que les taxis, les transports en commun, un véhicule personnel ou un véhicule du parc du gouvernement. Les déplacements nécessaires pour permettre à l'ARC d'intervenir rapidement en cas d'événements urgents et imprévus dans le cadre desquels des employés doivent se déplacer en urgence pour offrir une expertise ou assurer la prestation de programmes ou de services ministériels visant à protéger la santé et la sécurité. L'autorisation dans ces situations peut être accordée après les faits.

3.2.3 L'approbation préalable de tous les voyages sera accordée à l'aide de plans de voyage qui, en plus des catégories de voyage, comprendront les renseignements suivants :

  • l'objectif du déplacement;
  • préciser si le voyageur est un fonctionnaire ou non;
  • la justification pour un nombre minimum de voyageurs;
  • la justification du fait de ne pas avoir sélectionné une solution de présence virtuelle;
  • le coût estimatif total du voyage.

3.2.4 Lorsque le plan de voyage aura reçu l'autorisation du CNG1, le gestionnaire du budget de fonctionnement approuvera les détails des déplacements personnels au Canada, y compris ce qui suit :

  • coût estimatif et justification pour le mode de transport;
  • coût estimatif et justification pour chaque type de logement;
  • coût estimatif des repas;
  • coûts estimatifs des faux frais et autres coûts.

3.2.4.1 Les voyages aux États-Unis et dans tous les autres pays exigent l'autorisation d'au moins le code de niveau de gestion 1 (c.-à-d. le sous-commissaire de l'employé ou le commissaire pour les AC). Une approbation opérationnelle est aussi exigée pour voyager à l'extérieur du Canada. Cette approbation doit être obtenue conformément à la section 3.16 MODULE 4 - Voyages à l'étranger.

3.2.5 Lorsque des changements importants sont apportés aux voyages inclus dans le plan de voyage à n'importe quel moment, ces déplacements doivent être re-approuvéra de nouveau par le CNG 1.

3.2.6 Une autorisation permanente de voyager peut être établie si l'employé doit continuellement voyager dans le cadre de ses fonctions. L'autorisation peut être accordée pour une période maximale d'une année mais pour le même exercice financier.

3.2.6.1 Une autorisation permanente de voyager doit contenir les éléments de voyage conformément à les sections 3.2.3 et 3.2.4 ci-haut.

3.2.7 Les personnes qui autorisent les voyages d'affaires et les personnes autorisées à voyager doivent savoir que les dépenses faites en raison d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur ne sont pas remboursées. En cas de doute sur les indemnités, il faut s'adresser à l'autorité nécessaire pour éclaircissement.

3.3 Avances de voyage

3.3.1 Les employés doivent obtenir une avance de voyage afin de couvrir les frais de voyage si les services ou les produits approuvés par le gouvernement ne sont pas payés à l'avance ou qu'il est impossible de les payer en utilisant une carte de voyage désignée.

3.3.2 Si un employé décide de ne pas obtenir et utiliser une carte de voyage désignée, l'employé et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne doivent pas être indûment refusées, même si le voyage en question est commencé.

3.3.3 Les agents des services financiers effectueront des examens de prépaiement des avances de voyage, comme l'établit la DRFC.

3.4 Gestion des voyages

3.4.1 Mon Voyage (LSE) doit être utilisé pour obtenir l'autorisation de voyager et pour présenter des demandes d'indemnités de déplacement, à moins d'indication contraire de la DRFC. Toutes les pièces justificatives doivent être soumises par voie électronique comme pièces jointes dans Mon Voyage, que le document soit un reçu électronique, une image numérisée d'un reçu, un fichier Excel, un document Word ou un courriel.

3.4.1.1 Tous les documents numérisés doivent être lisibles et certifiés par le voyageur comme étant une copie conforme de l'original.

3.4.1.2 Les voyageurs devraient conserver leurs documents originaux jusqu'à ce qu'une vérification soit effectuée, soit avant ou après paiement, et que l'ARC est convaincu que les documents électroniques sont lisibles (60 jours civils).

3.4.2 Les employés qui n'ont pas accès au LSE continueront d'utiliser les formulaires papier applicables aux voyages d'affaires de l'ARC pour demander l'autorisation de voyager et soumettre des demandes de déplacement avec les pièces justificatives nécessaires.

3.4.3 Les gestionnaires fourniront toute autorisation de voyage et approbation de demande des frais de déplacement à travers Mon Voyage (LSG), selon le cas, au moment opportun (à l'intérieur de neuf jours de la réception).

3.4.3.1 À la fin de l'exercice, les gestionnaires devront suivre les dates d'échéances fixées par la DRFC.

3.4.4 Les agents des services financiers effectueront une vérification des états de dépenses présentés par voie de Mon Voyage, soit avant ou après paiement, attachant leur liste de contrôle dûment rempli à l'état de dépenses une fois terminé.

3.5 Considérations relatives à l'impôt sur le revenu

Formulaire T2200 Déclaration des conditions de travail

Si un employé doit payer les frais qu'il a engagés dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, l'employeur devrait émettre à l'employé le formulaire T2200 Déclaration des conditions de travail. Dans le cas où l'employé a un formulaire T2200 dûment rempli, il peut inclure dans le revenu tous les montants reçus liés au déplacement et déduire les dépenses de voyages d'affaires engagés. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le bulletin d'interprétation en matière d'impôt sur le revenu IT522R Frais afférents à un véhicule à moteur, frais de déplacement et frais de vendeurs engagés ou effectués par les employés.

3.6 Régimes d'assurance et indemnisation

3.6.1 Si un employé tombe malade, est blessé ou décède pendant un voyage d'affaires, l'employé ou, s'il y a lieu, les personnes à sa charge sont protégés en vertu des autorisations suivantes, sous réserve des conditions qui y sont énoncées :

  1. la convention collective ou toute autre autorisation régissant les conditions d'emploi, par exemple, le congé pour accident de travail et les indemnités de départ;
  2. la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État;
  3. le Règlement sur l'indemnisation en cas d'accident d'aviation
  4. la Loi sur la pension de la fonction publique;
  5. le Régime de pensions du Canada ou le Régime de rentes du Québec;
  6. le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique;
  7. le Régime d'assurance-invalidité;
  8. le Régime de soins de santé de la fonction publique (pour les frais médicaux et les frais d'hospitalisation qui ne sont pas payés en vertu de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État);
  9. la Politique sur l'indemnisation et l'assistance juridique pour les employés de l'ARC dans le cas d'une poursuite au civil à l'encontre d'un employé par une tierce partie;
  10. l'assurance contractée dans le cadre de la passation d'un marché avec des fournisseurs, ou pour l'obtention de services et de produits approuvés par le gouvernement.

3.6.2 Les détails concernant les programmes d'indemnisation de la fonction publique se trouvent à l'appendice E : Sommaire du régime d'assurance et d'indemnisation pour les employés en voyage pour le compte de l'ARC.

3.6.3 Les employés qui sont couverts par des polices d'assurance-vie privées sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés s'ils prennent un vol non commercial.

3.7 Assurance du véhicule

3.7.1 L'Agence autoassure ses propres véhicules. L'employé autorisé à conduire un véhicule de l'ARC doit le conduire lui-même. Les conducteurs non autorisés sont personnellement responsables en cas d'accident et l'ARC n'assume aucune responsabilité dans ces circonstances.

3.7.2 Une assurance-collision sans franchise (ACSF) est requise tout au long de la période de location du véhicule. Cette assurance est gratuite lorsque le voyageur utilise une carte de voyage désignée (CVD) approuvée par le gouvernement; si cette carte est utilisée, le voyageur doit refuser l'assurance ACSF. Nota : Si la CVD n'est pas utilisée et si l'assurance sans franchise n'est pas fournie par une carte de crédit personnelle, le coût de la prime doit être remboursé par l'employeur.

3.7.3 Les voyageurs ne peuvent pas demander le remboursement de la prime d'assurance-accident corporel. La couverture contre les Dommages corporels ou matériels aux tiers (DCMT) est comprise dans les tarifs de location quotidiens fournis par les fournisseurs de location de véhicules figurant dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC.

3.7.4 L'employeur n'assume pas, à l'égard des véhicules particuliers, de responsabilités financières autres que le paiement de l'indemnité prévue pour le taux de kilométrage et le paiement de la prime d'assurance d'affaires supplémentaire (AAS) au besoin. L'employeur ne rembourse pas les franchises prévues par la police d'assurance.

3.7.5 Afin d'être certain que les voyageurs bénéficient d'une protection adéquate, les véhicules particuliers utilisés pour le compte de l'ARC doivent avoir au minimum une assurance contre les Dommages corporels ou matériels aux tiers requise par la province ou le territoire pour l'enregistrement d'un véhicule. Les primes supplémentaires nécessaires pour amener le risque assuré d'un véhicule particulier au niveau de base ne sont pas remboursables, y compris lorsqu'il s'agit de diminuer la franchise.

3.7.6 La prime supplémentaire des Dommages corporels ou matériels aux tiers, de l'assurance-collision et de la prime globale lorsque l'on souscrit une AAS pour un véhicule (y compris les motocyclettes) sont remboursées (y compris les frais administratifs imposés par l'agent d'assurance) sur présentation des reçus. Le formulaire TF9 « Certificat d'assurance-véhicule et demande de remboursement de l'assurance d'affaires supplémentaire » doit être dûment rempli à cette fin. La nécessité d'avoir une AAS doit être étudiée chaque année au moment du renouvellement et, si elle n'est plus nécessaire, l'AAS est annulée sur avis écrit de l'employeur. L'employé doit alors demander un remboursement de la prime pour la période non expirée et doit remettre le montant de ce remboursement au receveur général du Canada par l'intermédiaire de l'ARC.

3.7.7 Les voyageurs qui comptent transporter des passagers sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés.

3.8 Programmes de fidélisation des voyageurs

Dans la mesure où l'ARC n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les employés qui voyagent par affaire peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles. Ces privilèges sont subordonnés à l'utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement, chaque fois que cela est possible. Pour de plus amples renseignements sur les programmes de fidélisation, veuillez consulter le Manuel des finances et de l'administration, Volume de l'administration financière, Programmes de fidélisation des voyageurs (PFV).

3.9 Indemnités et avantages compensatoires

L'employeur paie tous les frais de transport et autres frais de voyage d'affaires pour le compte de l'ARC, de même que tous les frais d'hébergement et de repas supplémentaires en raison d'un retard. Par conséquent, lorsqu'un employé qui prend l'avion pour un voyage d'affaires pour le compte de l'ARC est forcé par la compagnie aérienne de prendre un autre vol et que celle-ci lui verse un paiement d'indemnisation, ce montant doit être remis à l'État. L'employé doit utiliser les coupons, les bons et les autres avantages reçus pour des repas et l'hébergement et il ne doit pas demander le remboursement de ces services s'ils lui ont été fournis gratuitement. L'employé doit donner les explications nécessaires par écrit dans sa demande d'indemnité de déplacement ou dans un document d'accompagnement.

3.10 Processus de demande pour remboursement de bagages endommagés ou perdus

Les voyageurs devraient savoir que tout billet d'avion comprend une allocation minimale de compensation offerte par la International Air Transport Association (IATA). Étant donné que toute réservation pour voyage commercial aérien doit être enregistrée avec le Service de voyage du gouvernement, le compte voyage ministériel comprend une indemnité d'assurance additionnelle.

3.11 Paiements en trop

Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente directive, doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette à l'État. Les chèques doivent être payables au Receveur général du Canada.

3.12 Reçus

3.12.1 Les reçus des frais de déplacement doivent être joints par voie électronique à la demande d'indemnité de déplacement dans Mon Voyage, y compris les talons de billet de transport et les itinéraires de voyage.

  • Pour les utilisateurs non-LES, les documents pertinents doivent être joints aux documents papier de demande de remboursement de frais de voyage.

3.12.2 Aucun reçu n'est requis pour les frais de déplacement suivants, sauf indication contraire dans la directive :

  1. les repas;
  2. les faux frais;
  3. l'utilisation de véhicules particuliers;
  4. les parcmètres sur la rue;
  5. les taxis ayant un tarif de 12 $ ou moins;
  6. le transport public interurbain, tel que l'autobus, le tramway et le métro, etc., ayant un tarif de 12 $ ou moins;
  7. l'eau embouteillée (voyages à l'étranger);
  8. les appels téléphoniques d'affaires faits à partir d'un téléphone cellulaire personnel (ou appareils semblables) pour lesquels un reçu n'est pas disponible (voir 3.11.2).
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3.12.3 Lorsque le voyageur certifie que le reçu a été perdu, détruit accidentellement ou n'est pas disponible, une déclaration personnelle peut remplacer ledit reçu. Pour de plus amples renseignements concernant la déclaration personnelle, veuillez consulter « Vérification des comptes » dans le volume de l'administration financière, du Manuel des finances et de l'administration.

3.13 MODULE 1 - Voyages à l'intérieur de la zone d'affectation - Sans nuitée

3.13.1 Transports

Le moyen et la classe de transport doivent être déterminés par l'employeur en tenant compte du coût, de la commodité et de l'accessibilité. Lorsqu'un employé est autorisé à voyager par un moyen et une classe de transport et que l'employé propose une solution de rechange pour se rendre au lieu de destination, le montant maximal payable ou remboursable pour les dépenses encourues en chemin ne dépassera pas le coût qui aurait été payé si l'employé avait emprunté le moyen et la classe de transport autorisé au préalable.

3.13.1.1 Transport public

a) Il faut utiliser le plus possible le transport public interurbain tel que l'autobus, le tramway, le métro ou la navette d'aéroport si la situation s'y prête.

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Taxi

b) Les taxis peuvent être utilisés pour les déplacements effectués pour le compte de l'ARC lorsque d'autres modes de transport plus économiques ne sont ni disponibles ni pratiques. Dans les cas d'un voyage d'une journée ou moins, à l'intérieur et dans les environs de la zone d'affectation, l'employé peut être autorisé à prendre le taxi à la discrétion de l'employeur. Un reçu n'est exigé que pour les courses en taxi dont le coût est supérieur à 12 $. Chaque fois qu'un taxi est utilisé, la date, le lieu d'origine, la destination et le coût de la course doivent figurer sur la demande d'indemnité de déplacement. Si l'employé utilise un bon de taxi, il doit garder le double et le retourner à l'unité administrative qui l'a délivré.

3.13.1.2 Véhicules conduits par le voyageur

  • Dans l'intérêt de la sécurité au volant, l'employé autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait normalement pas parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les paiements autres que les paiements habituels, comme les péages d'autoroute, de traversier, de pont ou de tunnel et les frais de stationnement sont remboursés sur présentation des reçus.

    • Véhicules de l'ARC

      Si l'employeur juge que pour un voyage d'affaires, il est souhaitable pour l'employé de conduire lui-même un véhicule, il l'autorise à utiliser un véhicule de l'ARC, si la situation s'y prête. L'employé ne doit pas se servir d'un véhicule de l'ARC pour des besoins personnels, sauf s'il y est expressément autorisé. L'utilisation d'un véhicule de l'ARC n'est pas autorisée s'il existe des transports publics qui offrent un bon service.

      Les dépenses qu'entraîne l'utilisation d'un véhicule de l'ARC sont habituellement imputées au fur et à mesure, par carte de crédit fournie par l'employeur. S'il n'y a pas de carte de crédit, l'employé est remboursé des dépenses qu'il doit faire pour utiliser le véhicule, sur présentation des reçus. Pour de plus amples renseignements concernant les véhicules de l'ARC, veuillez consulter la section « Gestion du parc d'automobile » dans le volume de la gestion des actifs du Manuel des finances et de l'administration.

    • Véhicules de location

      Les véhicules de location peuvent être autorisés lorsque l'employeur considère que ce moyen de transport est plus économique et pratique. L'outil de calcul des coûts en ligne est disponible afin de déterminer s'il est mieux que l'Agence loue un véhicule ou que l'employé utilise son propre véhicule. Lorsqu'ils louent une voiture, les voyageurs doivent utiliser les fournisseurs et les services approuvés par le gouvernement chaque fois qu'ils sont disponibles.

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC présente les entreprises de location de véhicules qui possèdent des véhicules hybrides. Une liste des niveaux d'émission de gaz à effet de serre (GES) des véhicules hybrides et autres catégories de véhicules est également présentée dans le Répertoire. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la préface du Répertoire et utiliser l'outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      La location de véhicules de catégorie intermédiaire ou de type inférieur (véhicules hybrides ou compacts) est autorisée. La location d'un véhicule pleine grandeur ou d'une catégorie supérieure n'est autorisée que si le nombre de passagers à transporter, l'encombrement ou le poids des choses à transporter ou des circonstances atténuantes le justifient. Le voyageur est remboursé du coût de l'essence pour le véhicule de location sur présentation des reçus.

    • Véhicules particuliers

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, veuillez vous servir de l'outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      Le taux de kilométrage payable lorsqu'un véhicule immatriculé au Canada est utilisé pour le compte de l'ARC est le taux de la juridiction où le véhicule est immatriculé. Pour les véhicules immatriculés à l'extérieur du Canada, le taux de kilométrage appliqué sera celui de la juridiction où le voyage a lieu. Les taux figurent à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC. Les voyageurs devraient emprunter les routes les plus directes, sécuritaires et pratiques.

      Le taux de kilométrage de l'ARC est payé pour tous les voyages d'affaires de l'ARC comme suit :

      • Le moyen de transport habituel pour se rendre au travail est le véhicule particulier

        Lorsqu'un employé doit se présenter au lieu de travail au début d'une journée particulière avant de se rendre au(x) lieu(x) de destination, la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée. Inversement, lorsque l'employé doit retourner au lieu de travail à la fin d'une journée particulière, la distance parcourue entre le lieu de travail et la résidence n'est pas payée.

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'intérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance réelle parcourue entre la résidence et le premier lieu de destination, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination et à la résidence.

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'extérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance calculée entre le périmètre de la zone d'affectation et le premier lieu de destination, si ce lieu est situé à l'intérieur de la zone d'affectation, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination, s'il est situé à l'intérieur de la zone d'affectation et la distance calculée au périmètre de la zone d'affectation (la règle de la résidence).

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'extérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance parcourue entre la résidence et le premier lieu de destination, s'il est situé à l'extérieur de la zone d'affectation, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination, s'il est situé à l'extérieur de la zone d'affectation, et la résidence.

        Pour l'application et une illustration des dispositions susmentionnées, veuillez consulter l'appendice A.

      • Le moyen de transport habituel pour se rendre au travail n'est pas le véhicule particulier

        Les moyens de transport habituels pour se rendre au travail, autres que le véhicule particulier, comprennent, entre autres, le transport en commun (p. ex. l'autobus urbain et le métro), le co-voiturage (en tant que passager), la marche et le cyclisme. Le gestionnaire, en collaboration avec l'employé, doit déterminer quel est le moyen de transport habituel pour se rendre au travail avant d'approuver le déplacement en vertu des dispositions suivantes.

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'intérieur ou à l'extérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance réelle parcourue entre la résidence, le lieu de travail (s'il y a lieu) et le premier lieu de destination, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination, le lieu de travail (s'il y a lieu) et la résidence.

        Si l'employé a apporté un véhicule particulier au travail à la demande du gestionnaire, mais que, en raison des exigences opérationnelles, le gestionnaire a déterminé que le véhicule particulier ne sera pas nécessaire au voyage d'affaires de l'ARC ce jour-là, la distance aller-retour réelle parcourue entre la résidence et le lieu de travail sera payée. Les frais de stationnement seront également remboursés sur présentation des reçus.

      • Télétravailleurs

        Les employés de l'ARC sont régis par la Politique de télétravail de l'ARC. Pour les employés autorisés à « télétravailler » à la résidence, l'immeuble auquel ils doivent rendre compte demeure leur lieu de travail. Lorsqu'ils doivent se déplacer vers un endroit autre que leur lieu de travail, les dispositions établies, susmentionnées aux sections a) et b), s'appliquent.

        Lorsqu'un employé est autorisé à voyager dans un véhicule particulier, en tant que passager, et que le conducteur du véhicule n'a pas droit de demander un taux de kilométrage, l'employé sera remboursé pour les frais réels et raisonnables (sur présentation des reçus) de la rémunération ou du don, lesquels ne doivent pas dépasser le montant qui aurait été payé, tel que prévu à l'appendice B, pour faire le voyage.

    • Motocyclettes

      Un voyageur qui utilise une motocyclette pour le compte de l'ARC se verra payer 60 pour cent du taux applicable à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC.

Feuille d'érable verte
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3.13.1.3 Véhicules servant à d'autres fins

Le taux payable pour l'utilisation d'un autre type de véhicule particulier (comme une motoneige) est de 4,25 $ par jour ou fraction de jour donnée d'utilisation du véhicule, plus 6,05 $ l'heure d'utilisation réelle.

3.13.2 Logement

3.13.2.1 Le remboursement des frais de logement engagés par l'employé de l'ARC ne doit pas être autorisé, sauf dans les cas suivants, et exige l'autorisation préalable au niveau 2 de la direction (remboursement des frais de logement conformément aux dispositions du Module 3 - Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis - Avec nuitée) :

  • logement dans les locaux d'hébergement du gouvernement ou de l'ARC ou les installations d'une université/collège pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation; ou
  • logement dans des établissements commerciaux, seulement dans des situations exceptionnelles ou d'urgence, lorsque les employés sont tenus de demeurer près de leur poste pour des périodes plus longues que la durée normale du travail, par exemple, le maintien de l'ordre en période de crise ou le prolongement des séances de négociation collective.

3.13.2.2 Des reçus sont requis. Des efforts raisonnables doivent être déployés afin d'obtenir un reçu indiquant une preuve de paiement, c.-à-d. un solde zéro. Dans des circonstances indépendantes de la volonté du voyageur, telles que le départ d'un vol d'avion tôt le matin, pour lequel le voyageur est incapable d'obtenir un reçu indiquant que le montant a été payé (un solde zéro), la facture initiale émise par le fournisseur (sans solde zéro) suffira.

3.13.3 Repas

Les frais de repas pris dans la zone d'affectation sont remboursés seulement dans les circonstances exceptionnelles mentionnées ci-après :

  • il est tenu d'assister à des conférences, à des séminaires, à des réunions ou à des audiences publiques ayant lieu les fins de semaine;
  • il est tenu d'assister à des conférences, à des séminaires, à des réunions ou à des audiences publiques de caractère officiel qui durent toute la journée, et les repas font partie intégrante des activités;
  • à titre de représentant de l'employeur, il participe à des séances de négociation collective; ou
  • dans des circonstances exceptionnelles, à la discrétion du gestionnaire et en consultation avec l'employé, lorsque l'employé doit s'offrir un repas à l'intérieur de la zone d'affectation, les coûts du repas peuvent être remboursés, dans les limites de l'indemnisation fixée pour ce repas particulier. Ce droit vise seulement un employé qui ne se déplace pas dans le cadre de ses fonctions et qui s'acquitte habituellement de ses fonctions à son lieu de travail.

3.13.4 Indemnité de faux frais

Ne s'applique pas à ce module.

3.13.5 Stationnement

Pour chaque jour où l'employé est autorisé à utiliser un véhicule conduit par le voyageur pour le compte de l'Agence, l'employé est remboursé des coûts réels de stationnement du véhicule à son lieu de travail et à sa destination. Lorsque de tels frais de stationnement sont imputés chaque semaine ou chaque mois au lieu de travail, un remboursement sera accordé en fonction de 1/5 des frais hebdomadaires ou en fonction du nombre de jours de travail d'un mois particulier des frais mensuels, sur présentation des reçus.

3.13.6 Distance de marche

Feuille d'érable verte

Le gestionnaire, en consultation avec l'employé, doit déterminer les moyens et le mode de transport. Les marches de courtes distances devraient être considérées dans la mesure du possible. Il doit tenir compte des circonstances propres à l'employé, des contraintes de temps, des conditions climatiques et de l'équipement à porter.

3.13.7 Frais de retrait d'espèces

Si le voyageur utilise la carte de voyage désignée ou une autre carte d'accès personnelle pour retirer des espèces, les frais Interac pour le retrait des espèces raisonnablement nécessaires pour le voyage seront remboursés sur présentation des reçus.

3.13.8 Changement du lieu de travail

3.13.8.1 Lorsqu'un employé est transféré d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire, on considère que le lieu de travail de l'employé a changé si l'employé a été informé par écrit, 14 jours civils à l'avance, de la date de changement du lieu de travail. Le changement du lieu de travail doit durer un minimum de 30 jours civils consécutifs. Si le préavis n'a pas été fourni, l'employeur peut remédier à la situation en avisant l'employé en tout temps avec un avis écrit du changement du lieu de travail qui devient en vigueur 14 jours à partir de la date d'émission de l'avis. Cet avis ne peut être rétroactif.

3.13.8.2 Lorsque le lieu de travail est changé, l'employé n'a pas droit à des frais de voyage entre la résidence et le nouveau lieu de travail. Pendant qu'il travaille au nouveau lieu de travail, si l'employé est tenu de se présenter à son précédent lieu de travail pour n'importe quelle raison ou s'il est envoyé pour un autre service commandé, les frais de voyage lui seront payés.

3.13.9 Heures supplémentaires et perturbation du mode de transport

L'employé sera remboursé des frais de transports supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre la résidence et le lieu de travail en raison des heures supplémentaires ou des déplacements autorisés, lorsque le trajet entre la résidence et le lieu de travail ne peut pas être utilisé, selon l'estimation du gestionnaire, à l'aide de l'utilisation du réseau de transport public (autobus, tramway, métro, etc).

Par exemple, lorsque le moyen de transport habituel de l'employé n'est plus disponible, des coûts de transport supplémentaires sont versés dans les situations d'heures supplémentaires autorisées, c.-à-d. le co-voiturage a quitté à l'heure normale sans l'employé. Lorsqu'un employé quitte le lieu de travail ou est de retour au lieu de travail, avec plusieurs bagages qui ne peuvent pas être raisonnablement transportés en se servant du réseau de transport public, des coûts de transport supplémentaires sont versés dans les situations de déplacement autorisé. Dans ces cas, le déplacement en taxi peut être autorisé entre la résidence et le lieu de travail.

3.13.10 Soins des personnes à charge

3.13.10.1 Dans des cas exceptionnels, l'employé peut toucher le remboursement pour les dépenses additionnelles engagées pour la garde des personnes à charge résultant d'une demande de l'employeur d'assister à une session de fin de semaine pour des conférences, des séminaires, des réunions, ou des audiences publiques tenus à l'intérieur de la zone d'affectation ou de satisfaire aux exigences opérationnelles de l'ARC indépendamment de la volonté de l'employé. Une telle aide exige l'autorisation au préalable du niveau 2 de la direction.

3.13.10.2 L'employé a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables faites pour la garde des personnes à charge. À cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage, si :

  • l'employé doit s'absenter de sa résidence pour le compte de l'ARC;
  • l'employé est chef de famille monoparentale ou son conjoint ou une autre personne à charge de 18 ans ou plus n'est pas disponible pour des motifs relatifs au travail, à un rendez-vous médical, à des cours ou à du bénévolat;
  • les personnes à charge qui résident dans la résidence de l'employé ont toutes moins de 18 ans ou lorsque la personne âgée de 18 ans ou plus restant à la résidence est incapable d'assurer des prestations de soins pour cause de déficience physique ou intellectuelle; et
  • les dépenses de soins pour personnes à charge demandées viennent s'ajouter à d'autres arrangements existants relatifs aux soins à des personnes à charge.

3.13.10.3 Le remboursement des paiements pour service rendu en vertu de cette disposition nécessitera une déclaration sur la demande d'indemnité de déplacement, stipulant que l'employé a la responsabilité des soins donnés à la personne à charge (voir l'appendice F), la durée des services rendus, le nom et le numéro de téléphone du prestataire de soins et confirmant qu'un seul membre de la famille employé par le gouvernement fédéral a présenté une demande de remboursement.

3.14 MODULE 2 - Voyages à l'extérieur de la zone d'affectation - Sans nuitée

Nota : Tous les déplacements à l'extérieur du Canada nécessitent une autorisation opérationnelle (c.-à-d. non financière) supplémentaire avant de prendre des dispositions relatives aux déplacements. Veuillez consulter le Module 4 - Voyages à l'étranger, pour des directives supplémentaires.

3.14.1 Transports

Le moyen et la classe de transport doivent être déterminés par l'employeur en tenant compte du coût, de la commodité et de l'accessibilité. Lorsqu'un employé est autorisé à voyager par un moyen et une classe de transport et que l'employé propose une solution de rechange pour se rendre au lieu de destination, le montant maximal payable ou remboursable pour les dépenses encourues en chemin ne dépassera pas le coût qui aurait été payé si l'employé avait emprunté le moyen et la classe de transport autorisé au préalable.

3.14.1.1 Transports commerciaux

Aérien

a) Toutes les réservations pour les déplacements en avion commercial doivent être faites par l'intermédiaire du Service des voyages du gouvernement, où disponible. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

Les voyages sur une distance inférieure à 300 kilomètres ne doivent pas se faire par avion, sauf lorsque cela est spécifiquement pré-autorisé par l'employeur.

Les vols en classe affaires ne sont pas permis en Amérique du Nord à moins qu'ils n'aient été approuvés par le commissaire ou le commissaire délégué dans des circonstances exceptionnelles liées aux éléments suivants

  • la santé du voyageur;
  • la fréquence des voyages;
  • le calendrier prévu des réunions.

Tous les voyages en première classe sont soumis à l'approbation du commissaire ou du commissaire délégué.

Train

b) Les déplacements ferroviaires peuvent être en classe d'affaires chaque fois que cela est offert par la compagnie de chemin de fer.

3.14.1.2 Transport public

a) Il faut utiliser le plus possible l'autobus interurbain ou le transport public interurbain tel que l'autobus, le tramway, le métro ou la navette d'aéroport si la situation s'y prête.

Feuille d'érable verte

Taxi

b) Les coupons de taxi ne doivent pas être utilisés par l'employé pour se rendre au terminus du transporteur commercial au départ ou à l'arrivée, ou pendant la période de déplacement. L'employé sera remboursé pour le tarif de taxi du déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur et vice versa. Pour tous les taxis utilisés, la demande d'indemnité de déplacement doit préciser la date, le lieu d'origine, la destination et le coût du voyage. Les reçus sont nécessaires seulement pour les courses de taxi supérieures à 12 $.

3.14.1.3 Véhicules conduits par le voyageur

  • Dans l'intérêt de la sécurité au volant, l'employé autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les paiements autres que les paiements habituels, comme les péages d'autoroute, de traversier, de pont ou de tunnel et les frais de stationnement sont remboursés sur présentation des reçus.

    • Véhicules de l'ARC

      Si l'employeur juge que pour un voyage d'affaires, il est souhaitable pour l'employé de conduire lui-même un véhicule, il l'autorise à utiliser un véhicule de l'ARC, si la situation s'y prête. L'employé ne doit pas se servir d'un véhicule de l'ARC pour des besoins personnels, sauf s'il y est expressément autorisé. L'utilisation d'un véhicule de l'ARC n'est pas autorisée s'il existe des transports publics qui offrent un bon service.

      Les dépenses qu'entraîne l'utilisation d'un véhicule de l'ARC sont habituellement imputées au fur et à mesure, par carte de crédit fournie par l'employeur. S'il n'y a pas de carte de crédit, l'employé est remboursé des dépenses qu'il doit faire pour utiliser le véhicule, sur présentation des reçus. Pour de plus amples renseignements concernant les véhicules de l'ARC, veuillez consulter la section « Gestion du parc d'automobile » dans le volume de la gestion des actifs du Manuel des finances et de l'administration.

    • Véhicules de location

      Les véhicules de location peuvent être autorisés lorsque l'employeur considère que ce moyen de transport est plus économique et pratique. L'outil de calcul des coûts en ligne est disponible afin de déterminer s'il est mieux que l'Agence loue un véhicule ou que l'employé utilise son propre véhicule. Lorsqu'ils louent une voiture, les voyageurs doivent utiliser les fournisseurs et les services approuvés par le gouvernement chaque fois qu'ils sont disponibles.

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC présente les entreprises de location de véhicules qui possèdent des véhicules hybrides. Une liste des niveaux d'émission de gaz à effet de serre (GES) des véhicules hybrides et autres catégories de véhicules est également présentée dans le Répertoire. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la préface du Répertoire et utiliser l'outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      La location de véhicules de catégorie intermédiaire ou de type inférieur (véhicules hybrides ou compacts) est autorisée. La location d'un véhicule pleine grandeur ou d'une catégorie supérieure n'est autorisée que si le nombre de passagers à transporter, l'encombrement ou le poids des choses à transporter ou des circonstances atténuantes le justifient. Le voyageur est remboursé du coût de l'essence pour le véhicule de location sur présentation des reçus.

    • Véhicules particuliers

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, veuillez vous servir de l'outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      Le taux de kilométrage payable lorsqu'un véhicule immatriculé au Canada est utilisé pour le compte de l'ARC est le taux de la juridiction où le véhicule est immatriculé. Pour les véhicules immatriculés à l'extérieur du Canada, le taux de kilométrage appliqué sera celui de la juridiction où le voyage a lieu. Les taux figurent à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC. Les voyageurs devraient emprunter les routes les plus directes, sécuritaires et pratiques.

      Le taux de kilométrage de l'ARC est payé pour tous les voyages d'affaires de l'ARC comme suit.

      • Le moyen de transport habituel pour se rendre au travail est le véhicule particulier

        Lorsqu'un employé doit se présenter au lieu de travail au début d'une journée particulière avant de se rendre au(x) lieu(x) de destination, la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée . Inversement, lorsque l'employé doit retourner au lieu de travail à la fin d'une journée particulière, la distance parcourue entre le lieu de travail et la résidence n'est pas payée .

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'intérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance réelle parcourue entre la résidence et le premier lieu de destination, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination et à la résidence.

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'extérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance calculée entre le périmètre de la zone d'affectation et le premier lieu de destination, si ce lieu est situé à l'intérieur de la zone d'affectation, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination, s'il est situé à l'intérieur de la zone d'affectation et la distance calculée au périmètre de la zone d'affectation (la règle de la résidence).

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'extérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance parcourue entre la résidence et le premier lieu de destination, s'il est situé à l'extérieur de la zone d'affectation, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination, s'il est situé à l'extérieur de la zone d'affectation, et la résidence.

        Pour l'application et une illustration des dispositions susmentionnées, veuillez consulter l'appendice A.

      • Le moyen de transport habituel pour se rendre au travail n'est pas le véhicule particulier

        Les moyens de transport habituels pour se rendre au travail, autres que le véhicule particulier, comprennent, entre autres, le transport en commun (p. ex. l'autobus urbain et le métro), le co-voiturage (en tant que passager), la marche et le cyclisme. Le gestionnaire, en collaboration avec l'employé, doit déterminer quel est le moyen de transport habituel pour se rendre au travail avant d'approuver le déplacement en vertu des dispositions suivantes.

        Lorsque la résidence de l'employé est située à l'intérieur ou à l'extérieur de la zone d'affectation, l'employé sera payé pour la distance réelle parcourue entre la résidence, le lieu de travail (s'il y a lieu) et le premier lieu de destination, ainsi que pour la distance parcourue entre les lieux de destination consécutifs, le dernier lieu de destination, le lieu de travail (s'il y a lieu) et la résidence.

        Si l'employé a apporté un véhicule particulier au travail à la demande du gestionnaire, mais que, en raison des exigences opérationnelles, le gestionnaire a déterminé que le véhicule particulier ne sera pas nécessaire au voyage d'affaires de l'ARC ce jour-là, la distance aller-retour réelle parcourue entre la résidence et le lieu de travail sera payée . Les frais de stationnement seront également remboursés sur présentation des reçus.

      • Télétravailleurs

        Les employés de l'ARC sont régis par la Politique de télétravail de l'ARC. Pour les employés autorisés à « télétravailler » à la résidence, l'immeuble auquel ils doivent rendre compte demeure leur lieu de travail. Lorsqu'ils doivent se déplacer vers un endroit autre que leur lieu de travail, les dispositions établies, susmentionnées aux sections a) et b), s'appliquent.

        Le voyageur, qui commence ou qui termine une période de déplacement (un voyage) et qui est autorisé à conduire un véhicule particulier pour se rendre jusqu'au terminus du transporteur, doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC prévu à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC, pour la distance entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Si un voyageur et/ou les personnes à charge occupent une résidence secondaire immédiatement avant la période de déplacement du voyageur, les distances parcourues ou les dépenses remboursées ne doivent pas dépasser celles liées au déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur. Les frais de stationnement nécessaires seront remboursés sur présentation des reçus. Si une autre personne conduit le voyageur au terminus du transporteur, le voyageur doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC pour la distance aller-retour parcourue entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Les mêmes conditions s'appliqueraient si une autre personne prend le voyageur au terminus. Lorsque des modes alternatifs de transport public sont plus économiques et pratiques, ils doivent être utilisés.

        Lorsqu'un employé est autorisé à voyager en tant que passager dans un véhicule particulier et que le conducteur n'a pas droit de demander un taux de kilométrage, l'employé sera remboursé pour les frais réels et raisonnables (sur présentation des reçus) de la rémunération ou du don, lesquels ne doivent pas dépasser le montant qui aurait été payé, tel que prévu à l'appendice B, pour faire le voyage. Le total du remboursement versé à l'employé passager ne doit pas dépasser le coût du moyen de transport commercial ou de l'ARC approprié.

  • Avion particulier

    L'utilisation d'un avion particulier, de propriété privée ou loué, peut être autorisée par l'employeur lorsque ce mode de transport est considéré économique et pratique. Le voyageur autorisé à utiliser un avion de propriété privée pour le compte de l'ARC doit prouver à l'employeur qu'il possède l'assurance privée appropriée et une licence de pilote valide. Le voyageur qui utilise un aéronef particulier pour le compte de l'ARC doit être payé en appliquant le taux de kilométrage de l'ARC à l'Appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC, pour les véhicules particuliers, en fonction de l'itinéraire direct parcouru.

  • Motocyclettes

    Un voyageur qui utilise une motocyclette pour le compte de l'ARC se verra payer 60 pour cent du taux applicable à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC.

Feuille d'érable verte
Feuille d'érable verte
Feuille d'érable verte

3.14.1.4 Véhicules servant à d'autres fins

Le taux payable pour l'utilisation d'un autre type de véhicule particulier (comme une motoneige) est de 4,25 $ par jour ou fraction de jour donnée d'utilisation du véhicule, plus 6,05 $ l'heure d'utilisation réelle.

3.14.2 Repas

3.14.2.1 Le voyageur se verra payé une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement. Les indemnités de repas énoncées dans la présente directive visent les employés en déplacement à l'extérieur de leur zones d'affectation et à un endroit situé à plus de 16 kilomètres (km) de la résidence de l'employé par le chemin le plus direct.

3.14.2.2 Les indemnités de repas pour le Canada et les États continentaux des États-Unis figurent à l'appendice C : Repas et indemnités. Selon l'heure de départ et de retour à l'intérieur de la zone d'affectation, l'indemnité de repas appropriée peut être payée à la discrétion du gestionnaire en accord avec l'employé. L'admissibilité est déterminée au moyen du fuseau horaire du point de départ. Par exemple, si le voyageur quitte Vancouver, arrive à Ottawa et retourne à Vancouver le même jour, veuillez utiliser le fuseau horaire du Pacifique pour le départ de Vancouver (petit déjeuner) et le fuseau horaire de l'Est pour le départ d'Ottawa (souper).

3.14.2.3 Aucune indemnité de repas ne sera payée lorsque les repas sont fournis, comme les repas servis par le transporteur en vol, les repas compris dans les frais d'hébergement (à l'exception des déjeuners continentaux) ou durant un séjour dans des institutions du gouvernement/de l'ARC comme le Centre d'apprentissage de Rigaud, où les repas sont fournis gratuitement aux voyageurs à la cafétéria. À la discrétion du gestionnaire et en collaboration avec l'employé, lorsque les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les coûts réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.

3.14.2.4 Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables sont remboursées pour tous les repas de cette journée de voyage sur présentation des reçus.

3.14.2.5 Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire petit déjeuner, déjeuner et dîner, établie selon le début du quart du voyageur.

3.14.3 Indemnité de faux frais

Ne s'applique pas à ce module.

3.14.4 Stationnement

Pour chaque jour où l'employé est autorisé à utiliser un véhicule conduit par le voyageur pour le compte de l'Agence, l'employé devra être remboursé des coûts réels de stationnement du véhicule à son lieu de travail et à sa destination. Lorsque de tels frais de stationnement sont imputés chaque semaine ou chaque mois au lieu de travail, un remboursement sera accordé en fonction de 1/5 des frais hebdomadaires ou en fonction du nombre de jours de travail d'un mois particulier des frais mensuels, sur présentation des reçus.

3.14.5 Soins des personnes à charge

3.14.5.1 Dans des cas exceptionnels, l'employé peut toucher le remboursement pour les dépenses additionnelles engagées pour les soins des personnes à charge résultant d'un voyage d'affaires pour l'ARC.

3.14.5.2 L'employé a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables faites pour la garde des personnes à charge. À cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Sur présentation d'un reçu, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage, dans les situations suivantes :

  • l'employé doit s'absenter de son domicile pour le compte de l'ARC;
  • l'employé est chef de famille monoparentale ou son conjoint ou une personne à charge de 18 ans ou plus n'est pas disponible pour des motifs relatifs au travail, à un rendez-vous médical, à des cours ou à du bénévolat;
  • les personnes à charge qui résident dans la résidence de l'employé ont toutes moins de 18 ans ou lorsque la personne âgée de 18 ans ou plus restant à la résidence est incapable d'assurer des prestations de soins pour cause de déficience physique ou intellectuelle; et
  • les dépenses de soins pour personnes à charge demandées viennent s'ajouter à d'autres arrangements existants relatifs aux soins à des personnes à charge.

3.14.5.3 Le remboursement des paiements pour service rendu en vertu de cette disposition nécessitera une déclaration sur la demande d'indemnité de déplacement, stipulant que l'employé a la responsabilité des soins donnés à la personne à charge (voir l'appendice F), la durée des services rendus, le nom et le numéro de téléphone du prestataire de soins et confirmant qu'un seul membre de la famille employé par le gouvernement fédéral a présenté une demande de remboursement.

3.14.6 Frais de retrait d'espèces

Lorsque le voyageur utilise la carte de voyage désignée ou une autre carte d'accès personnel pour retirer des espèces, les frais Interac de retrait des espèces raisonnablement requis pour le voyage seront remboursés sur présentation des reçus.

3.14.7 Changement du lieu de travail

3.14.7.1 Lorsqu'un employé est transféré d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire, on considère que le lieu de travail de l'employé a changé si l'employé a été informé par écrit, 14 jours civils à l'avance, de la date de changement du lieu de travail. Le changement du lieu de travail doit durer un minimum de 30 jours civils consécutifs. Si le préavis n'a pas été fourni, l'employeur peut remédier à la situation en avisant l'employé en tout temps avec un avis écrit du changement du lieu de travail qui devient en vigueur 14 jours à partir de la date d'émission de l'avis. Cet avis ne peut être rétroactif.

3.14.7.2 Lorsque le lieu de travail est changé, l'employé n'a pas droit à des frais de voyage entre la résidence et le nouveau lieu de travail. Pendant qu'il travaille au nouveau lieu de travail, si l'employé est tenu de se présenter à son précédent lieu de travail pour n'importe quelle raison ou s'il est envoyé pour un autre service commandé, les frais de voyage lui seront payés.

3.14.8 Coûts du passeport

Lorsqu'un employé est tenu de voyager aux États-Unis pour le compte de l'ARC, il doit être remboursé des frais d'obtention d'un passeport approprié (à l'exception des certificats de naissance) sur présentation des reçus.

3.14.9 Appels téléphoniques

Un employé en déplacement au Canada et dans les États continentaux des États-Unis se fera rembourser les coûts des appels téléphoniques locaux et interurbains découlant du service commandé pour l'ARC sur présentation des reçus. Les appels téléphoniques d'affaires doivent être accompagnés du nom de la personne appelée.

Les employés en déplacement dont les dates de retour à la résidence ont été modifiées pour des raisons échappant à leur contrôle se verront rembourser le coût d'un appel téléphonique de trois minutes à leur résidence. Un reçu n'est pas exigé. Ce changement de date ou d'horaire doit être précisé sur la demande d'indemnité de déplacement.

3.14.10 Excédent de bagage

Le voyageur se verra rembourser les coûts engagés pour le transport d'effets personnels ou de l'équipement propriété de l'ARC aux taux de bagages excédentaires sur présentation des reçus, si l'employeur juge nécessaire que l'employé voyage avec ses effets ou l'équipement.

3.14.11 Conversion en devise étrangère

Les frais de conversion de sommes raisonnables en devise étrangère et de reconversion du solde en devise canadienne sont remboursés sur présentation de reçus. Si la demande d'indemnité de déplacement n'est pas accompagnée de ces reçus, les taux de change utilisés seront le taux de change quotidien établi par le receveur général du Canada.

3.15 MODULE 3 - Voyages au Canada et dans les États continentaux des États-Unis - Avec nuitée

Nota : Tous les déplacements à l'extérieur du Canada nécessitent une autorisation opérationnelle (c.-à-d. non financière) supplémentaire avant de prendre des dispositions relatives aux déplacements. Veuillez consulter le Module 4 - Voyages à l'étranger, pour des directives supplémentaires.

3.15.1 Transports

Le moyen et la classe de transport doivent être déterminés par l'employeur en tenant compte du coût, de la commodité et de l'accessibilité. Lorsqu'un employé est autorisé à voyager par un moyen et une classe de transport et que l'employé propose une solution de rechange pour se rendre au lieu de destination, le montant maximal payable ou remboursable pour les dépenses encourues en chemin ne dépassera pas le coût qui aurait été payé si l'employé avait emprunté le moyen et la classe de transport autorisé au préalable.

3.15.1.1 Transports commerciaux

Aérien

a) Toutes les réservations pour les déplacements en avion commercial doivent être faites par l'intermédiaire du Service des voyages du gouvernement, où disponible. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

Les voyages sur une distance inférieure à 300 kilomètres ne doivent pas se faire par avion, sauf lorsque cela est spécifiquement pré-autorisé par l'employeur.

Les vols en classe affaires ne sont pas permis en Amérique du Nord à moins qu'ils n'aient été approuvés par le commissaire ou le commissaire délégué dans des circonstances exceptionnelles liées aux éléments suivants :

  • la santé du voyageur;
  • la fréquence des voyages;
  • le calendrier prévu des réunions.

Les restrictions ou bénéfices qui peuvent être associés à des taux spéciaux doivent être considérés. Les économies possibles doivent être démontrées et documentées. En particulier, si un employé fait une escale ailleurs, soit avant ou après un voyage d'affaires, l'employé peut recevoir un remboursement du billet d'avion (ou autres coûts de transport) pour ce déplacement au montant du coût minimal du billet disponible au déplacement original. Les indemnités de séjour associées à cette escale à un autre endroit doivent être égaux ou moindres à ceux qui auraient été autorisées pour chaque dépense (repas, logement, etc.) si l'employé était resté à sa destination.

Les coûts liés à un voyage personnel ou à une autre personne ne sont remboursés à aucun employé. Ces coûts incluent, sans s'y limiter, le tarif spécial point d'atterrissage, les repas, les faux frais, l'hébergement, le salaire, les heures supplémentaires et le coût d'assurance médicale additionnelle pour les voyages à l'extérieur du Canada. L'employé doit faire les réservations de voyage auprès d'un service approuvé par le gouvernement ou le transporteur directement à l'avance pour toute partie des coûts afférents à un voyage personnel. Il n'existe aucune disposition permettant de réserver la partie du voyage afférente à l'ARC auprès d'un agent de voyage privé.

Tous les voyages en première classe sont soumis à l'approbation du commissaire ou du commissaire délégué.

Train

b) Les déplacements ferroviaires peuvent être en classe d'affaires chaque fois que cela est offert par la compagnie de chemin de fer.

3.15.1.2 Transport public

a) Il faut utiliser le plus possible l'autobus interurbain ou le transport public interurbain tel que l'autobus, le tramway, le métro ou la navette d'aéroport si la situation s'y prête.

Feuille d'érable verte

Taxi

b) Les coupons de taxi ne doivent pas être utilisés par l'employé pour se rendre au terminus du transporteur commercial au départ ou à l'arrivée, ou pendant la période de déplacement. L'employé sera remboursé pour le tarif de taxi du déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur et vice versa. Pour tous les taxis utilisés, la demande d'indemnité de déplacement doit préciser la date, le lieu d'origine, la destination et le coût du voyage. Les reçus sont nécessaires seulement pour les courses de taxi supérieures à 12 $.

3.15.1.3 Véhicules conduits par le voyageur

  • Dans l'intérêt de la sécurité au volant, l'employé autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les paiements autres que les paiements habituels, comme les péages d'autoroute, de traversier, de pont ou de tunnel et les frais de stationnement sont remboursés sur présentation des reçus.

    • Véhicules de l'ARC

      Si l'employeur juge que pour un voyage d'affaires, il est souhaitable pour l'employé de conduire lui-même un véhicule, il l'autorise à utiliser un véhicule de l'ARC, si la situation s'y prête. L'employé ne doit pas se servir d'un véhicule de l'ARC pour des besoins personnels, sauf s'il y est expressément autorisé. L'utilisation d'un véhicule de l'ARC n'est pas autorisée s'il existe des transports publics qui offrent un bon service.

      Les dépenses qu'entraîne l'utilisation d'un véhicule de l'ARC sont habituellement imputées au fur et à mesure, par carte de crédit fournie par l'employeur. S'il n'y a pas de carte de crédit, l'employé est remboursé des dépenses qu'il doit faire pour utiliser le véhicule, sur présentation des reçus. Pour de plus amples renseignements concernant les véhicules de l'ARC, veuillez consulter la section « Gestion du parc d'automobile » dans le volume de la gestion des actifs du Manuel des finances et de l'administration.

    • Véhicules de location

      Les véhicules de location peuvent être autorisés lorsque l'employeur considère que ce moyen de transport est plus économique et pratique. L'outil de calcul des coûts en ligne est disponible afin de déterminer s'il est mieux que l'Agence loue un véhicule ou que l'employé utilise son propre véhicule. Lorsqu'ils louent une voiture, les voyageurs doivent utiliser les fournisseurs et les services approuvés par le gouvernement chaque fois qu'ils sont disponibles.

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC présente les entreprises de location de véhicules qui possèdent des véhicules hybrides. Une liste des niveaux d'émission de gaz à effet de serre (GES) des véhicules hybrides et autres catégories de véhicules est également présentée dans le Répertoire. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la préface du Répertoire et utiliser l'outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      La location de véhicules de catégorie intermédiaire ou de type inférieur (véhicules hybrides ou compacts) est autorisée. La location d'un véhicule pleine grandeur ou d'une catégorie supérieure n'est autorisée que si le nombre de passagers à transporter, l'encombrement ou le poids des choses à transporter ou des circonstances atténuantes le justifient. Le voyageur est remboursé du coût de l'essence pour le véhicule de location sur présentation des reçus.

    • Véhicules particuliers

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, veuillez vous servir de l'outil de cotation de la consommation du carburant fin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      Le taux de kilométrage payable lorsqu'un véhicule immatriculé au Canada est utilisé pour le compte de l'ARC est le taux de la juridiction où le véhicule est immatriculé. Pour les véhicules immatriculés à l'extérieur du Canada, le taux de kilométrage appliqué sera celui de la juridiction où le voyage a lieu. Les taux figurent à l'Appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC. Le voyageur doit suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doit demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir pour le compte de l'ARC.

      Le voyageur, qui commence ou qui termine une période de déplacement (un voyage) et qui est autorisé à conduire un véhicule particulier pour se rendre jusqu'au terminus du transporteur, doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC prévu à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC, pour la distance entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Si un voyageur et/ou les personnes à charge occupent une résidence secondaire immédiatement avant la période de déplacement du voyageur, les distances parcourues ou les dépenses remboursées ne doivent pas dépasser celles liées au déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur. Les frais de stationnement nécessaires seront remboursés sur présentation des reçus. Si une autre personne conduit le voyageur au terminus du transporteur, le voyageur doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC pour la distance aller-retour parcourue entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Les mêmes conditions s'appliqueraient si une autre personne prend le voyageur au terminus. Lorsque des modes alternatifs de transport public sont économiques et pratiques, ils devraient être utilisés.

      Lorsqu'un employé est autorisé à voyager en tant que passager dans un véhicule particulier et que le conducteur n'a pas droit de demander un taux de kilométrage, l'employé sera remboursé pour les frais réels et raisonnables (sur présentation des reçus) de la rémunération ou du don, lesquels ne doivent pas dépasser le montant qui aurait été payé, tel que prévu à l'appendice B, pour faire le voyage. Le total du remboursement versé à l'employé passager ne doit pas dépasser le coût du moyen de transport commercial ou de l'ARC approprié.

  • Avion particulier

    b) L'utilisation d'un avion particulier, de propriété privée ou loué, peut être autorisée par l'employeur lorsque ce mode de transport est considéré économique et pratique. Le voyageur autorisé à utiliser un avion de propriété privée pour le compte de l'ARC doit prouver à l'employeur qu'il possède l'assurance privée appropriée et une licence de pilote valide. Le voyageur qui utilise un aéronef particulier pour le compte de l'ARC doit être payé en appliquant le taux de kilométrage de l'ARC à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC, pour les véhicules particuliers, en fonction de l'itinéraire direct parcouru.

  • Motocyclettes

    c) Un voyageur qui utilise une motocyclette pour le compte de l'ARC se verra payer 60 % du taux applicable à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC.

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3.15.1.4 Véhicules servant à d'autres fins

Le taux payable pour l'utilisation d'un autre type de véhicule particulier (comme une motoneige) est de 4,25 $ par jour ou fraction de jour donnée d'utilisation du véhicule, plus 6,05 $ l'heure d'utilisation réelle.

3.15.2 Logement

3.15.2.1 La norme en matière de logement est une chambre où il y a les commodités nécessaires, dans des établissements sûrs et bien situés par rapport au lieu de travail du lieu de destination, afin de réduire au minimum la dépendance sur le transport urbain.

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3.15.2.2 Diverses options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

3.15.2.3 Le répertoire des établissement d'hébergement et des entreprises de location de voiture de TPSGC doit servir de guide pour déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement. Afin de fournir des choix écologiques aux voyageurs, le Répertoire présente le programme de cote écologique Feuille Verte et Clé Verte afin de déterminer les institutions engagées envers l'amélioration de leur performance environnementale. Afin d'obtenir une description des cotes, veuillez consulter la préface du Répertoire. Si les projets de voyage sont modifiés et que l'hébergement n'est plus nécessaire, le voyageur doit veiller à faire annuler la réservation.

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3.15.2.4 Sauf si l'employeur autorise un autre arrangement, lorsque le déplacement se rapporte à des activités ayant lieu au sein d'une institution, l'employé doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

 

3.15.2.5 Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique encouragée. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit être payé selon le taux précisé à l'appendice C : Repas et indemnités. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsque ce mode est économique. Le caractère économique de ce mode de transport sera déterminé en comparant le coût total du transport et de logement particulier non commercial à celui d'un logement commercial ou de l'hébergement dans un local du gouvernement ou d'une institution et du transport afférent.

3.15.2.6 Pour les périodes de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Dans des cas où l'Agence paie les frais d'hébergement pour un employé, si un autre employé partage le même logement, l'autre employé n'est pas payé pour le taux du logement particulier non commercial. Les voyageurs qui choisissent de séjourner dans un hôtel après le trentième (30 e ) jour recevront à titre de remboursement le coût de location moyen d'un studio meublé habituel pour cet emplacement, tel que l'employeur l'autorisera après vérification.

3.15.2.7 Si un voyageur occupe sa résidence secondaire seulement parce qu'il est affecté temporairement, il a droit au paiement dont le taux est prévu à l'appendice C : Repas et indemnités, pour chaque nuit passée dans ce logement.

3.15.2.8 Lorsqu'un voyageur est tenu de retourner à la zone d'affectation pour l'ARC, le logement ne sera pas remboursé.

3.15.2.9 Des reçus sont requis. Des efforts raisonnables doivent être déployés afin d'obtenir un reçu indiquant une preuve de paiement, c.-à-d. un solde zéro. Dans des circonstances indépendamment de la volonté du voyageur, telles que le départ d'un vol d'avion tôt le matin, pour lequel le voyageur est incapable d'obtenir un reçu indiquant que le montant a été payé (un solde zéro), la facture initiale émise par le fournisseur (sans solde zéro) suffira.

Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, le logement au lieu de déplacement ne sera pas remboursé puisque ce privilège est lié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.15.3 Repas

3.15.3.1 Le voyageur doit être payé une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement et pour la période au cours de laquelle il demeure au lieu de destination, lorsqu'il exerce l'option voyages de fin de semaine - solutions de rechange par une autre personne (consulter la section 3.14.6.6 a). Les indemnités de repas énoncées dans la présente directive visent les employés en déplacement à l'extérieur de la zone d'affectation.

3.15.3.2 Les indemnités de repas pour le Canada et les États continentaux des États-Unis figurent à l'appendice C : Repas et indemnités. Selon l'heure de départ et de retour à l'intérieur de la zone d'affectation, l'indemnité de repas appropriée peut être payée à la discrétion du gestionnaire en accord avec l'employé. L'admissibilité est déterminée au moyen du fuseau horaire du point de départ. Par exemple, si le voyageur quitte Vancouver, arrive à Ottawa et retourne à Vancouver le jour suivant, veuillez utiliser le fuseau horaire du Pacifique pour le départ de Vancouver (petit déjeuner) et le fuseau horaire de l'Est pour le départ d'Ottawa (souper).

3.15.3.3 Aucune indemnité de repas ne sera payée lorsque les repas sont fournis, comme les repas servis par le transporteur en vol, les repas compris dans les frais d'hébergement (à l'exception des déjeuners continentaux) ou durant un séjour dans des institutions du gouvernement/de l'ARC comme le Centre d'apprentissage de Rigaud, où les repas sont fournis gratuitement aux voyageurs à la cafétéria. À la discrétion du gestionnaire et en collaboration avec l'employé, lorsque les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les coûts réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.

3.15.3.4 L'employé qui ne peut consommer certains éléments en raison de sa croyance religieuse ou pour des raisons de santé doit savoir que les restaurateurs et les transporteurs aériens fournissent habituellement des repas spéciaux, à condition d'être informés à l'avance.

3.15.3.5 Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables sont remboursées pour tous les repas de cette journée de voyage sur présentation des reçus.

3.15.3.6 Si un voyageur occupe sa résidence secondaire en raison d'une affectation temporaire, il a droit au paiement de l'indemnité de repas prévue à l'appendice C : Repas et indemnités.

3.15.3.7 Pour les périodes de déplacements prolongées continues au même endroit, l'employé recevra 100 % de l'indemnité quotidienne de repas applicable du 1er au 30 e jour et 75 % de l'indemnité de repas à partir du 31 e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, les repas au lieu de déplacement ne seront pas remboursés puisque ce privilège est lié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.15.4 Indemnités de faux frais

a) Lorsqu'un logement est autorisé et utilisé, un voyageur doit être payé une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive, pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement, tel qu'indiqué à l'appendice C : Repas et indemnités, comme suit.

  • Nombre de nuits d'hébergement autorisées et utilisées plus un. Par exemple, un voyageur quitte Ottawa le 1er juin 2006 dans l'après-midi, loue un logement à Toronto la nuit du 1er juin et retourne à Ottawa le 2 juin dans l'après-midi. À l'aide de la formule, le voyageur est payé deux indemnités de faux frais (nombre de nuits d'hébergement (une) plus un).
  • Lorsqu'un voyageur se rend aux États-Unis (É.-U.) ou autres pays, l'indemnité de faux frais payée devra être celle de l'endroit où il se trouve à la fin de la journée. Par exemple, un voyageur quitte Ottawa (Canada) le 5 juin 2006 dans l'après-midi, loue un logement à Syracuse (É.-U.) les nuits des 5 et 6 juin, quitte Syracuse (É.-U.) le 7 juin pour assister à une réunion d'affaires à Toronto (Canada) et retourne à Syracuse (É.-U.) le même jour, puis retourne à Ottawa (Canada) le 8 juin dans l'après-midi. À l'aide de la formule, le voyageur est payé quatre indemnités de faux frais (nombre de nuits d'hébergement (trois) plus un). Le monnaie utilisé pour les indemnités de faux frais payées serait celui des É.-U. pour les 5, 6 et 7 juin (jour se terminant à Syracuse) et celui du Canada pour le 8 juin (jour se terminant à Ottawa).
  • Une partie de journée n'inclut pas les journées où un vol de fin de journée arrive au terminus du transporteur et que le voyageur retourne à la résidence à ou avant 2 h.
  • Pour les périodes de déplacements prolongées continues au même endroit, l'employé recevra 100 % de l'indemnité quotidienne de faux frais du 1er au 30 e jour et 75 % de l'indemnité de faux frais à partir du 31 e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
  • Lorsqu'un voyageur occupe sa résidence secondaire en raison d'une affectation temporaire, il a droit au paiement de l'indemnité de faux frais prévue à l'appendice C : Repas et indemnités.

    Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, les indemnités de faux frais au lieu de déplacement ne seront pas remboursées puisque ce privilège est lié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.15.5 Stationnement

3.15.5.1 Pour chaque jour où l'employé est autorisé à utiliser un véhicule conduit par le voyageur pour le compte de l'Agence, l'employé devra être remboursé des coûts réels de stationnement du véhicule à son lieu de travail et à sa destination pendant cette période. Lorsque de tels frais de stationnement sont imputés chaque semaine ou chaque mois au lieu de travail, un remboursement sera accordé en fonction de 1/5 des frais hebdomadaires ou du nombre de jours de travail d'un mois particulier des frais mensuels, sur présentation des reçus.

3.15.5.2 Si l'employé est autorisé à utiliser le véhicule particulier en tant que moyen de transport, les frais de stationnement du lieu de travail pour la période où le véhicule particulier n'est pas stationné au travail ne sont pas remboursés. Par exemple, un employé qui paie un tarif mensuel pour le stationnement au travail doit, tel qu'exigé par le gestionnaire, se présenter au lieu de travail le lundi avant de se rendre à l'endroit du lieu de destination et doit retourner au lieu de travail le vendredi. Les frais de stationnement sont remboursés au lieu de travail le lundi et le vendredi, mais pas le mardi, le mercredi et le jeudi, alors que le véhicule particulier n'est pas stationné au lieu de travail.

3.15.6 Voyages de fin de semaine

3.15.6.1 Voyages de fin de semaine à la résidence

  • Le recours aux dispositions de voyage de fins de semaine à la résidence ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.
  • Un employé en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine à la résidence pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

    • l'horaire de travail permet son absence;
    • des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir;
    • peu importe la fin de semaine, l'employé a droit à seulement l'une des options suivantes :

      • voyages à la résidence toutes les fins de semaine;*
      • voyages à la résidence toutes les trois fins de semaines;*
      • déplacements vers un autre endroit par l'employé, ou
      • déplacements vers un autre endroit les fins de semaine par une autre personne.
    • *Nota : L'employé doit décider dès le début de l'affectation l'option de voyager à la résidence toutes les fins de semaine ou de voyager à la résidence toutes les trois fins de semaine. Cette décision ne peut être modifiée au cours de l'affectation initiale.
  • Les dispositions sur les voyages de fin de semaine à la résidence ne permettent pas aux employés d'être payés pour le temps de déplacement et/ou les heures supplémentaires relatives au déplacement entre le lieu de destination temporaire et la résidence. L'employé est obligé de travailler le nombre d'heures de travail requis au lieu de destination avant et après la fin de semaine, comme s'il travaillait dans la zone d'affectation. Si l'employé demande de retourner à la résidence pendant les heures normales de travail, le gestionnaire peut décider s'il est acceptable ou non que l'employé travaille ces heures en temps régulier d'autres journées.

3.15.6.2 Voyages à la résidence toutes les fins de semaine

  • S'il remplit toutes les conditions imposées, l'employé en déplacement qui revient à sa résidence en fin de semaine est remboursé de ses frais réels de transport jusqu'à concurrence du plus élevé des montants suivants :

    • soit ce qu'il en coûterait pour qu'il reste en déplacement (c.-à-d. les frais d'hébergement, les repas et les faux frais);
    • soit le montant indiqué à l'appendice C : Repas et indemnités, pour des fins de semaine de deux, trois ou quatre jours.
  • Les frais de transport payés sont réduits de tous les frais que paie l'employeur pour le compte de l'employé à l'endroit du déplacement pendant sa période d'absence, comme les frais d'hôtel ou de location de voiture, que l'employé avait la possibilité d'annuler, mais qu'il n'a pas fait.

3.15.6.3 Voyages à la résidence toutes les trois fins de semaine

Lorsque la période de déplacement continue dépasse 30 jours et est si loin de la résidence que le retour chaque fin de semaine est impossible, l'employé est autorisé à se rendre à sa résidence toutes les trois fins de semaine. Les frais de transport réels sont remboursés au complet.

3.15.6.4 Restrictions sur les remboursements des voyages à la résidence toutes les trois fins de semaine

  • Lorsqu'il y a autorisation de transport aérien, l'employé sera remboursé le prix du billet aller-retour le plus économique qui a été réservé à l'avance en ligne; en plus, l'employé sera remboursé l'aller-retour du transport terrestre au terminus du transporteur.
  • Lorsqu'il y a autorisation d'utilisation d'un véhicule particulier, l'employé sera payé le taux de kilométrage de l'ARC lorsque le véhicule est dûment enregistré suivant les dispositions de l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC.
  • Le logement, les repas et les faux frais ne seront pas payés pour le retour à la résidence les fins de semaine.

3.15.6.5 Changements concernant les voyages à la résidence toutes les trois fins de semaine

a) L'employé peut être autorisé à choisir les fins de semaine qui lui conviennent le mieux pour revenir à sa résidence, compte tenu de son horaire de travail, du moment que le nombre total de voyages ne dépasse pas :

  • un voyage à la résidence si le voyage a une durée de quatre semaines;
  • deux voyages à la résidence si le voyage a une durée de sept semaines; et
  • trois voyages à la résidence si le voyage a une durée de dix semaines.

3.15.6.6 Voyage de fin de semaine - Solutions de rechange

  • Pour une autre personne

    Les frais de transport d'une autre personne pour un voyage aller-retour jusqu'au lieu où se trouve l'employé peuvent également être remboursés si l'employé décide de ne pas revenir à sa résidence. Il faut présenter des reçus. Les frais assumés par cette autre personne pour ce voyage aller-retour ne doivent pas dépasser les frais d'un voyage aller-retour si l'employé avait décidé de revenir à sa résidence. On appliquera le taux de kilométrage de l'ARC si le véhicule de l'employé est utilisé (ou de l'autre personne). Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. L'ARC n'assumera que les coûts de transport de l'autre personne et nul autre frais engagés par cette personne.

  • Pour l'employé

    Pourvu que l'employeur n'exige pas de l'employé qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Pour avoir droit à un remboursement, il devra annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement et ne pas retourner à sa résidence ou à la zone d'affectation pendant la fin de semaine.

    Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien de l'employé au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement, les repas, les faux frais et les autres dépenses. Les frais de transport remboursés sont réduits de tous les frais que paie l'employeur pour le compte de l'employé à l'endroit du déplacement pendant sa période d'absence. Les frais de transport vers un autre endroit ne seront pas remboursés. Il incombe à l'employé de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le recours à cette disposition permet malgré tout à l'employé d'avoir droit aux voyages de fins de semaine à la résidence.

3.15.7 Soins à des personnes à charge

3.15.7.1 L'employé a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables faites pour la garde des personnes à charge. À cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Sur présentation d'un reçu, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage, dans les situations suivantes :

  • l'employé doit s'absenter de sa résidence pour le compte de l'ARC;
  • l'employé est chef de famille monoparentale ou son conjoint ou une personne à charge de 18 ans ou plus n'est pas disponible pour des motifs relatifs au travail, à un rendez-vous médical, à des cours ou à du bénévolat;
  • les personnes à charge qui résident dans la résidence de l'employé ont toutes moins de 18 ans ou lorsque la personne âgée de 18 ans ou plus restant à la résidence est incapable d'assurer des prestations de soins pour cause de déficience physique ou intellectuelle; et
  • les dépenses de soins pour personnes à charge demandées viennent s'ajouter à d'autres arrangements existants relatifs aux soins à des personnes à charge.

3.15.7.2 Le remboursement des paiements pour service rendu en vertu de cette disposition nécessitera une déclaration sur la demande d'indemnité de déplacement, stipulant que l'employé a la responsabilité des soins donnés à la personne à charge (voir l'appendice F), la durée des services rendus, le nom et le numéro de téléphone du prestataire de soins et confirmant qu'un seul membre de la famille employé par le gouvernement fédéral a présenté une demande de remboursement.

3.15.8 Frais de retrait d'espèces

Lorsque le voyageur utilise la carte de voyage désignée ou une autre carte d'accès personnel pour retirer des espèces, les frais Interac de retrait des espèces raisonnablement requis pour le voyage seront remboursés sur présentation des reçus.

3.15.9 Changement du lieu de travail

3.15.9.1 Lorsqu'un employé est transféré d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire, on considère que le lieu de travail de l'employé a changé si l'employé a été informé par écrit, 14 jours civils à l'avance, de la date de changement du lieu de travail. Le changement du lieu de travail doit durer un minimum de 30 jours civils consécutifs. Si le préavis n'a pas été fourni, l'employeur peut remédier à la situation en avisant l'employé en tout temps avec un avis écrit du changement du lieu de travail qui devient en vigueur 14 jours à partir de la date d'émission de l'avis. Cet avis ne peut être rétroactif.

3.15.9.2 Lorsque le lieu de travail est changé, l'employé n'a pas droit à des frais de voyage entre le logement temporaire et le nouveau lieu de travail. Pendant qu'il travaille au nouveau lieu de travail, si l'employé est tenu de se présenter à son précédent lieu de travail pour n'importe quelle raison ou s'il est envoyé pour un autre service commandé, les frais de voyage lui seront payés.

3.15.9.3 Formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier

Lorsqu'un employé doit s'absenter de sa résidence pour une période de 36 heures à un lieu de travail temporaire et compte tenu de la distance, on ne pouvait pas s'attendre à ce que l'employé ait pu retourner à la résidence sur une base quotidienne, l'employeur et l'employé doivent remplir le formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier. Le formulaire doit être rempli et soumis au Bureau du ministère client qui sert l'organisation de l'employé chaque fois que l'employé est à un nouveau lieu de travail temporaire. Le formulaire TD4 permet à l'employeur d'exclure certaines prestations du revenu de l'employé lorsque l'employeur ne sait pas si l'employé rencontre certains critères (p. ex. si l'employé maintient une résidence ou si l'employé loue la propriété lorsqu'il est absent). Pour de plus amples renseignements, veuillez voir le bulletin d'interprétation en matière d'impôt sur le revenu IT91R4 - Emploi sur un chantier particulier ou à un endroit éloigné.

3.15.10 Coûts du passeport

Lorsqu'un employé est tenu de voyager aux États-Unis pour le compte de l'ARC, il doit être remboursé des frais d'obtention d'un passeport approprié (à l'exception des certificats de naissance) sur présentation des reçus.

3.15.11 Appels téléphoniques

Les appels téléphoniques personnels sont inclus aux faux frais.

Un employé en déplacement au Canada et dans les États continentaux des États-Unis se fera rembourser les coûts des appels téléphoniques locaux et interurbains découlant du service commandé pour l'ARC sur présentation des reçus. Les appels téléphoniques d'affaires doivent être accompagnés du nom de la personne appelée. Les frais supplémentaires d'appels faits par l'entremise du standard de l'hôtel ou d'un autre établissement sont remboursés sur présentation des reçus.

Les employés en déplacement dont les dates de retour à la résidence ont été modifiées pour des raisons échappant à leur contrôle se verront rembourser le coût d'un appel téléphonique de trois minutes à leur résidence. Un reçu n'est pas exigé. Ce changement de date ou d'horaire doit être précisé sur la demande d'indemnité de déplacement.

3.15.12 Excédent de bagage

Le voyageur se verra rembourser les coûts engagés pour le transport d'effets personnels ou de l'équipement propriété de l'ARC aux taux de bagages excédentaires sur présentation des reçus, si l'employeur juge nécessaire que l'employé voyage avec ses effets ou l'équipement.

3.15.13 Conversion en devise étrangère

Les frais de conversion de sommes raisonnables en devise étrangère et de reconversion du solde en devise canadienne sont remboursés sur présentation de reçus. Lorsque les reçus ne sont pas fixés par voie électronique à une demande de remboursement électronique, le taux de change utilisé sera le taux de change quotidien établi par le receveur général du Canada.

3.16 MODULE 4 - Voyages à l'étranger

3.16.1 Approbation

Tous les déplacements à l'extérieur du Canada nécessitent une autorisation opérationnelle (c.-à-d. non financière) supplémentaire avant de prendre des dispositions relatives aux déplacements. Afin d'obtenir l'approbation nécessaire, les voyageurs doivent présenter un formulaire de Demande d'autorisation de voyager à l'extérieur du Canada (DAVEC) IF4-020, lequel contient également des directives pour remplir, faire approuver et envoyer le formulaire.

L'approbation opérationnelle pour voyager pour des activités liées au contribuable est accordée par l'autorité compétente de l'ARC et l'autorité compétente du pays visité. Les déplacements relatifs aux activités liées au contribuable inclus les motifs tels que :

  1. vérification et/ou examen des livres et registres comptables;
  2. vérification de la TPS, y compris le Droit pour la sécurité des passagers du transport aérien (DSPTA);
  3. entrevue avec des individus et/ou des tiers;
  4. vérification des livres et registres comptables pour le prix de transfert;
  5. visite sur place aux fins d'un Arrangement préalable en matière de prix de transfert (APP);
  6. négociations en matière de double imposition;
  7. enquête ou comparution devant le tribunal;
  8. Réunions ou négociations avec les autorités compétentes;
  9. Les traités, les accords d'échange de renseignements fiscaux, les négociations d'accords de sécurité sociale, les réunions ou négociations avec les autorités compétentes, ou les réunions relatives au bois d'ouvre doivent, à titre d'exception, obtenir l'approbation opérationnelle du sous-commissaire de la DGPLAR;

ou autres types d'activités semblables devant être décrites sur le formulaire de demande.

L'approbation opérationnelle pour voyager pour des activités non liées au contribuable est accordée par le sous-commissaire de la DGPLAR à qui on a délégué l'autorité de le faire au nom du commissaire. Les déplacements relatifs aux activités non liées au contribuable inclus les motifs tels que :

  1. assister à une réception officielle, une réunion, une conférence, une convention, un séminaire ou un atelier à titre de représentant ou délégué de l'ARC;
  2. assister à un cours de formation, à une conférence, à une convention, à un séminaire ou à un atelier à titre de participant;
  3. échanger des pratiques exemplaires, consultation, ou visite d'autres administrations/opérations;
  4. fournir du soutien technique ou de la formation;

ou autres types d'activités semblables devant être décrites sur le formulaire de demande.

Nota : Dans certains cas, les déplacements aux États-Unis pour des activités non liées au contribuable, la Division des services de l'autorité compétente (DSAC) doit également aviser l'Internal Revenue Service (I.R.S.) des personnes qui entrent aux É.-U. de même que leurs motifs. La DSAC avisera l'autorité compétente de l'I.R.S. dans ces cas et transmettra les renseignements pertinents inscrits sur le formulaire DAVEC (IF4-20). Pour obtenir plus de détails, consultez le Protocole d'entente entre les autorités compétentes du Canada et des États-Unis concernant les voyages sur les territoires de l'autre pays (PDF, 225Ko).

En plus de l'approbation opérationnelle, l'approbation financière appropriée doit être obtenue conformément à la section 3.2 - Autorisation.

Pour obtenir de plus amples directives et pour obtenir la liste des personnes-ressources au sujet des exigences relatives aux déplacements à l'extérieur du Canada, veuillez consulter le site du Bureau des relations internationales (BRI).

3.16.2 Transports

Le moyen et la classe de transport doivent être déterminés par l'employeur en tenant compte du coût, de la commodité et de l'accessibilité. Lorsqu'un employé est autorisé à voyager par un moyen et une classe de transport et que l'employé propose une solution de rechange pour se rendre au lieu de destination, le montant maximal payable ou remboursable pour les dépenses encourues en chemin ne dépassera pas le coût qui aurait été payé si l'employé avait emprunté le moyen et la classe de transport autorisé au préalable.

3.16.2.1 Transports commerciaux

Aérien

a) Toutes les réservations pour les déplacements en avion commercial doivent être faites par l'intermédiaire du Service des voyages du gouvernement, où disponible. Il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

Les voyages internationaux par avion en classe affaires peuvent être autorisés par les gestionnaires si le temps de déplacement continu en avion dépasse neuf heures, à l'exception des vols pour Paris, Bruxelles, Londres et autres destinations européennes de distance semblable. Veuillez prendre note que la disposition sur le temps d'attente est maintenue. Les mises à niveau de vols en classe affaires pour les destinations mentionnées ci-dessus peuvent être autorisées par le commissaire ou le commissaire délégué dans des circonstances exceptionnelles liées aux éléments suivants :

  • la santé du voyageur;
  • la fréquence des voyages;
  • le calendrier prévu des réunions.

Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit. L'itinéraire doit être aménagé de telle sorte que l'employé puisse s'arrêter pour une nuit après avoir voyagé pendant neuf heures consécutives ou plus. Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée. Notez que le vol de retour est soumis aux mêmes restrictions identifiées ci-haut.

Les restrictions ou bénéfices qui peuvent être associés à des taux spéciaux doivent être considérés. Par exemple, si un taux réduit est conditionnel à une nuitée du samedi, les coûts additionnels, incluant le salaire et les indemnités de séjour, doivent être calculés lors de l'analyse coûts-avantages si l'employé appui la décision de demeurer au lieu de destination pour la fin de semaine ou de faire une escale à un autre endroit. Les économies possibles doivent être démontrées et documentées. En particulier, si un employé fait une escale ailleurs, soit avant ou après un voyage d'affaires, l'employé peut recevoir un remboursement du billet d'avion (ou autres coûts de transport) pour ce déplacement au montant du coût minimal du billet disponible au déplacement original. Les indemnités de séjour associées à cette escale à un autre endroit doivent être égaux ou moindres à ceux qui auraient été autorisées pour chaque dépense (repas, logement, etc.) si l'employé était resté à sa destination.

Les coûts liés à un voyage personnel ou à une autre personne ne sont remboursés à aucun employé. Ces coûts incluent, sans s'y limiter, le tarif spécial point d'atterrissage, les repas, les faux frais, l'hébergement, le salaire, les heures supplémentaires et le coût d'assurance médicale additionnelle pour les voyages à l'extérieur du Canada. L'employé doit faire les réservations de voyage auprès d'un service approuvé par le gouvernement ou le transporteur directement à l'avance pour toute partie des coûts afférents à un voyage personnel. Il n'existe aucune disposition permettant de réserver la partie du voyage afférente à l'ARC auprès d'un agent de voyage privé.

Tous les voyages en première classe sont soumis à l'approbation du commissaire ou du commissaire délégué.

Train

b) Les déplacements ferroviaires peuvent être en classe d'affaires chaque fois que cela est offert par la compagnie de chemin de fer.

3.16.2.2 Transport public

a) Il faut utiliser le plus possible le transport public interurbain tel que l'autobus, le tramway, le métro ou la navette d'aéroport si la situation s'y prête.

Feuille d'érable verte

Taxi

b) Les coupons de taxi ne doivent pas être utilisés par l'employé pour se rendre au terminus du transporteur commercial au départ ou à l'arrivée, ou pendant la période de déplacement. L'employé sera remboursé pour le tarif de taxi du déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur et vice versa. Pour tous les taxis utilisés, la demande d'indemnité de déplacement doit préciser la date, le lieu d'origine, la destination et le coût du voyage. Les reçus sont nécessaires seulement pour les courses de taxi supérieures à 12 $.

3.16.2.3 Véhicules particuliers

Le voyageur, qui commence ou qui termine une période de déplacement (un voyage) et qui est autorisé à conduire un véhicule particulier pour se rendre jusqu'au terminus du transporteur, doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC prévu à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC, pour la distance entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Si un voyageur et/ou les personnes à charge occupent une résidence secondaire immédiatement avant la période de déplacement du voyageur, les distances parcourues ou les dépenses remboursées ne devraient pas dépasser celles liées au déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur. Les frais de stationnement nécessaires seront remboursés sur présentation des reçus. Si une autre personne conduit le voyageur au terminus du transporteur, le voyageur doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC pour la distance aller-retour parcourue entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Les mêmes conditions s'appliqueraient si une autre personne prend le voyageur au terminus. Lorsque des modes de transport public de rechange sont économiques et pratiques, ils devraient être utilisés.

3.16.3 Logement

3.16.3.1 La norme en matière de logement est une chambre avec les commodités nécessaires, dans des établissements sûrs et bien situés par rapport au lieu de travail du lieu de destination, afin de réduire au minimum la dépendance sur le transport urbain.

Feuille d'érable verte

3.16.3.2 Diverses options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

3.16.3.3 Le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules doit servir de guide pour déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement. Si les projets de voyage sont modifiés et que l'hébergement n'est plus nécessaire, le voyageur doit veiller à faire annuler la réservation.

3.16.3.4 Sauf si l'employeur autorise un autre arrangement, lorsque le déplacement se rapporte à des activités ayant lieu au sein d'une institution, l'employé doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.

3.16.3.5 Dans le cas des employés en déplacement dans des bases militaires, l'employeur ne peut pas refuser sans raison valable la demande d'un employé qui veut plutôt occuper un logement commercial ou particulier non commercial, sauf dans les cas où des raisons de service ou de sécurité imposent l'utilisation d'un logement spécial.

3.16.3.6 Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique encouragée. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit être payé selon le taux précisé à l'appendice D : Indemnité quotidienne de repas à l'étranger. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsque ce mode est économique. Le caractère économique de ce mode de transport sera déterminé en comparant le coût total du transport et de logement particulier non commercial à celui d'un logement commercial ou de l'hébergement dans un local du gouvernement ou d'une institution et du transport afférent.

3.16.3.7 Pour les périodes de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Dans des cas où l'Agence paie les frais d'hébergement pour un employé, si un autre employé partage le même logement, l'autre employé n'est pas payé pour le taux du logement particulier non commercial. Les voyageurs qui choisissent de séjourner dans un hôtel après le trentième (30 e ) jour recevront à titre de remboursement le coût de location moyen d'un studio meublé habituel pour cet emplacement, tel que l'employeur l'autorisera après vérification.

3.16.3.8 Des reçus sont requis. Des efforts raisonnables doivent être déployés afin d'obtenir un reçu indiquant une preuve de paiement, c.-à-d. un solde zéro. Dans des circonstances indépendamment de la volonté du voyageur, telles que le départ d'un vol d'avion tôt le matin, pour lequel le voyageur est incapable d'obtenir un reçu indiquant que le montant a été payé (un solde zéro), la facture initiale émise par le fournisseur (sans solde zéro) suffira.

Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, le logement au lieu de déplacement ne sera pas remboursé puisque ce privilège est lié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.16.4 Repas

3.16.4.1 Le voyageur doit être payé une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement et pour la période au cours de laquelle il demeure au lieu de destination, lorsqu'il exerce l'option voyages de fin de semaine - solutions de rechange par une autre personne (consulter la section 3.15.6.3 a)). Les indemnités pour les repas doivent être payées selon les taux précisés à l'appendice D : Indemnité quotidienne de repas à l'étranger. Selon l'heure de départ et de retour à la zone d'affectation, l'indemnité de repas appropriée pour chaque petit déjeuner, déjeuner et souper peut être payée à la discrétion du gestionnaire, en collaboration avec l'employé. L'admissibilité est déterminée selon le fuseau horaire du point de départ. Par exemple, si l'employé quitte Ottawa (Canada) et arrive à Londres (Angleterre) un jour particulier, veuillez vous servir du fuseau horaire de l'Est pour le départ d'Ottawa. Lorsqu'il revient à Ottawa (Canada) de Londres (Angleterre), veuillez vous servir de l'heure d'été anglaise et/ou du temps universel, selon le cas, pour le départ de Londres (Angleterre).

3.16.4.2 Lorsqu'il n'y a aucune indemnité de repas fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l'indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.

3.16.4.3 Aucune indemnité de repas ne sera payée lorsque les repas sont servis par le transporteur en route ou lorsqu'ils sont compris dans les frais d'hébergement (à l'exception des déjeuners continentaux). À la discrétion du gestionnaire et en collaboration avec l'employé, lorsque les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les coûts réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.

 

3.16.4.4 Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables pour tous les frais de repas engagés le jour du déplacement en question sont remboursées sur présentation des reçus.

3.16.4.5 Pour les périodes de déplacements prolongées continues au même endroit, l'employé recevra 100 % de l'indemnité quotidienne de repas applicable du 1er au 30 e jour et 75 % de l'indemnité de repas à partir du 31 e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, les repas au lieu de déplacement ne seront pas remboursés puisque ce privilège est lié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.16.5 Indemnités de faux frais

a) Lorsqu'un logement est autorisé et utilisé, un voyageur doit être payé une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive, pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement, tel qu'indiqué à l'appendice D : Indemnité quotidienne de repas à l'étranger, comme suit.

  1. Nombre de nuits d'hébergement autorisées et utilisées plus un. Par exemple, un voyageur quitte Ottawa (Canada) le matin du 5 juin 2006 par correspondance de Toronto, arrive à Londres (Angleterre) la nuit et loue un logement à Londres pour les nuits du 5 au 8 juin, puis retourne à Ottawa par correspondance de Toronto le 9 juin dans l'après-midi. À l'aide de la formule, le voyageur est payé cinq indemnités de faux frais (nombre de nuits d'hébergement (quatre) plus un);
  2. Lorsqu'un voyageur se rend aux États-Unis ou autres pays, l'indemnité de faux frais payée devra être celle de l'endroit où il se trouve la fin de la journée. Par exemple, un voyageur quitte Ottawa (Canada) le matin du 5 juin 2006 par correspondance de Toronto, arrive à Londres (Angleterre) la nuit et loue un logement pour les nuits des 5 et 6 juin, quitte Londres le 7 juin pour assister à une réunion d'affaires à Paris (France) et retourne à Londres le même jour, ensuite retourne à Ottawa (Canada) le 9 juin par correspondance de Toronto dans l'après-midi. À l'aide de la formule, le voyageur est payé cinq indemnités de faux frais (nombre de nuits d'hébergement (quatre) plus un). La monnaie utilisée pour les indemnités de faux frais payées serait celle de la Grande-Bretagne pour les 5, 6, 7 et 8 juin (jour se terminant à Londres) et celle du Canada pour le 9 juin (jour se terminant à Ottawa);
  3. Les indemnités de faux frais sont calculées comme représentant 32 p. 100 du taux de repas pour le lieu ou 40 p. 100 du taux pour le déjeuner et le dîner, lorsqu'il n'y a aucun taux prévu pour le petit déjeuner à cet endroit;
  4. Une partie de journée n'inclut pas les journées où un vol de fin de journée arrive au terminus du transporteur et que le voyageur retourne à la résidence à ou avant 2 h;
  5. Pour les périodes de déplacements prolongées continues au même endroit, l'employé recevra 100 % de l'indemnité quotidienne de faux frais du 1er au 30 e jour et 75 % de l'indemnité de faux frais à partir du 31 e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, les indemnités de faux frais au lieu de déplacement ne seront pas remboursées puisque ce privilège est lié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.16.6 Voyages de fin de semaine

3.16.6.1 Voyages de fin de semaine à la résidence

  • Le recours aux dispositions de voyage de fins de semaine à la résidence ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.
  • Un employé en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine à la résidence pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

    • l'horaire de travail permet son absence;
    • des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir; et
    • peu importe la fin de semaine, l'employé a droit à l'une des options suivantes :

      • voyages à la résidence toutes les fins de semaine*;
      • voyages à la résidence toutes les cinq fins de semaine*;
      • déplacements vers un autre endroit par l'employé, ou
      • déplacements vers un autre endroit les fins de semaine par une autre personne.

      *Nota : L'employé doit décider dès le début de l'affectation l'option de voyager à la résidence toutes les fins de semaine ou de voyager à la résidence toutes les cinq fins de semaine. Cette décision ne peut être modifiée au cours de l'affectation initiale.

  • L'employé peut être autorisé à choisir les fins de semaine qui lui conviennent le mieux pour revenir à sa résidence, compte tenu de son horaire de travail, du moment que le nombre total de voyages ne dépasse pas :

    • un voyage à sa résidence si le voyage a une durée de 7 semaines;
    • deux voyages à sa résidence si le voyage a une durée de 12 semaines;
    • trois voyages à sa résidence si le voyage a une durée de 17 semaines; et
    • quatre voyages à sa résidence si le voyage a une durée de 22 semaines.
  • Les dispositions sur les voyages de fin de semaine à la résidence ne permettent pas aux employés d'être payés pour le temps de déplacement et/ou les heures supplémentaires relatives au déplacement entre le lieu de destination temporaire et la résidence . L'employé est obligé de travailler le nombre d'heures de travail requis au lieu de destination avant et après la fin de semaine, comme s'il travaillait dans la zone d'affectation. Si l'employé demande de retourner à sa résidence durant les heures normales de travail, le gestionnaire peut décider s'il est acceptable ou non que l'employé travaille ces heures en temps régulier d'autres journées.

3.16.6.2 Limites au remboursement pour les voyages de fin de semaine

L'employé touche, sur présentation des reçus, un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique (réservé 14 jours d'avance et comptant un séjour du samedi soir), pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.

3.16.6.3 Voyage de fin de semaine - Solutions de rechange

  1. Pour une autre personne

    En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine à la résidence par l'employé, une autre personne peut être autorisée à rendre visite à l'employé si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Il incombe à l'employé de souscrire à une assurance pour l'autre personne.

  2. Pour l'employé

    Pourvu que l'employeur n'exige pas de l'employé qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Pour avoir droit à un remboursement, il devra ne pas retourner à sa résidence ou à la zone d'affectation pendant la fin de semaine.

    Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien de l'employé au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement, les repas, faux frais et autres dépenses.

    Il incombe à l'employé de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le recours à cette disposition permet malgré tout à l'employé d'avoir droit aux voyages de fins de semaine à la résidence.

3.16.7 Soins des personnes à charge

3.16.7.1 L'employé a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables faites pour la garde des personnes à charge. À cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Sur présentation d'un reçu, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage, dans les situations suivantes :

  1. l'employé doit s'absenter de sa résidence pour le compte de l'ARC;
  2. l'employé est chef de famille monoparentale ou son conjoint ou une personne à charge de 18 ans ou plus n'est pas disponible pour des motifs relatifs au travail, à un rendez-vous médical, à des cours ou à du bénévolat;
  3. les personnes à charge qui résident dans la résidence de l'employé ont toutes moins de 18 ans ou lorsque la personne âgée de 18 ans ou plus restant à la résidence est incapable d'assurer des prestations de soins pour cause de déficience physique ou intellectuelle; et
  4. les dépenses de soins pour personnes à charge demandées viennent s'ajouter à d'autres arrangements existants relatifs aux soins à des personnes à charge.

3.16.7.2 Le remboursement des paiements pour service rendu en vertu de cette disposition nécessitera une déclaration sur la demande d'indemnité de déplacement, stipulant que l'employé a la responsabilité des soins donnés à la personne à charge (voir l'appendice F), la durée des services rendus, le nom et le numéro de téléphone du prestataire de soins et confirmant qu'un seul membre de la famille employé par le gouvernement fédéral a présenté une demande de remboursement.

3.16.8 Frais de retrait d'espèces

Lorsque le voyageur utilise la carte de voyage désignée ou une autre carte d'accès personnel pour retirer des espèces, les frais Interac de retrait des espèces raisonnablement requis pour le voyage seront remboursés sur présentation des reçus.

3.16.9 Changement du lieu de travail

3.16.9.1 Lorsqu'un employé est transféré d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire, on considère que le lieu de travail de l'employé a changé si l'employé a été informé par écrit, 14 jours civils à l'avance, de la date de changement du lieu de travail. Le changement du lieu de travail doit durer un minimum de 30 jours civils consécutifs. Si le préavis n'a pas été fourni, l'employeur peut remédier à la situation en avisant l'employé en tout temps avec un avis écrit du changement du lieu de travail qui devient en vigueur 14 jours à partir de la date d'émission de l'avis. Cet avis ne peut être rétroactif.

3.16.9.2 Lorsque le lieu de travail est changé, l'employé n'a pas droit à des frais de voyage entre le logement temporaire et le nouveau lieu de travail. Pendant qu'il travaille au nouveau lieu de travail, si l'employé est tenu de se présenter à son précédent lieu de travail pour n'importe quelle raison ou s'il est envoyé pour un autre service commandé, les frais de voyage lui seront payés.

3.16.9.3 Formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier

Lorsqu'un employé doit s'absenter de sa résidence pour une période de 36 heures à un lieu de travail temporaire et compte tenu de la distance, on ne pouvait pas s'attendre à ce que l'employé ait pu retourner à la résidence sur une base quotidienne, l'employeur et l'employé doivent remplir le formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier. Le formulaire doit être rempli et soumis au Bureau du ministère client qui sert l'organisation de l'employé chaque fois que l'employé est à un nouveau lieu de travail temporaire. Le formulaire TD4 permet à l'employeur d'exclure certaines prestations du revenu de l'employé lorsque l'employeur ne sait pas si l'employé rencontre certains critères (p. ex. si l'employé maintient une résidence ou si l'employé loue la propriété lorsqu'il est absent). Pour de plus amples renseignements, veuillez voir le bulletin d'interprétation en matière d'impôt sur le revenu IT91R4 - Emploi sur un chantier particulier ou à un endroit éloigné.

3.16.10 Coûts du passeport

Lorsqu'un employé est tenu d'aller à l'extérieur du Canada pour le compte de l'ARC, l'employé, avec l'approbation du gestionnaire, doit prendre les dispositions nécessaires pour lui obtenir un passeport (à l'exception des certificats de naissance), le visa nécessaire, ainsi que les injections, les vaccins, les radiographies ou les certificats de santé nécessaires, sans frais pour l'employé. Dans la mesure du possible, l'employé obtient ses services médicaux auprès des ministères de Santé Canada (ou d'un fournisseur de services de santé désigné), des Anciens combattants ou de la Défense nationale. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les passeports, les visas et les exigences médicales, veuillez consulter le site du Bureau des relations internationales (BRI).

3.16.11 Médicaments et articles divers

Dans le cas de déplacements à l'extérieur du Canada ou des États continentaux des États-Unis, et ce à la discrétion du gestionnaire, le coût réel des médicaments sous ordonnance ou non (c.-à-d. les coûts non couverts par le programme d'assurance RSSFP) et articles divers qui sont achetés précisément pour utilisation par l'employé à un ou plusieurs endroits à l'étranger seront remboursés à l'employé sur présentation des reçus.

3.16.12 Appels téléphoniques

Un employé en déplacement à l'étranger se fera rembourser les coûts des appels téléphoniques locaux et interurbains exigés découlant du service commandé pour l'ARC sur présentation des reçus. Les appels téléphoniques d'affaires doivent être accompagnés du nom de la personne appelée. Les frais supplémentaires d'appels faits par l'entremise du standard de l'hôtel ou d'un autre établissement sont remboursés. Les reçus sont exigés.

Les employés en déplacement seront remboursés des coûts d'un appel téléphonique personnel d'une durée de cinq minutes sur présentation des reçus. Le maximum quotidien de cinq minutes peut être cumulé et être utilisé une autre journée au cours du même voyage s'il n'est pas utilisé auparavant pour joindre quiconque n'importe où. Les appels téléphoniques personnels seront remboursés à un taux qui ne dépasse pas le taux qui s'applique pour un appel du lieu de déplacement à la résidence. À la discrétion du gestionnaire, l'employé qui dépasse les cinq minutes d'appel téléphonique allouées quotidiennement, selon la disposition, peut se faire rembourser les dépenses réelles et raisonnables engagées à des fins personnelles lors de situations particulières, telles que lors d'un déplacement dans un lieu à risque élevé, lors d'urgences médicales à la résidence, etc. Les employés qui voyagent de façon régulière doivent obtenir et utiliser les taux les plus économiques, incluant la carte d'appel du gouvernement ou toute autre façon de diminuer le coût des appels.

Les employés en déplacement dont les dates de retour à la résidence ont été modifiées pour des raisons échappant à leur contrôle se verront rembourser le coût d'un appel téléphonique de trois minutes à leur résidence. Le changement d'horaire devra être noté dans la demande d'indemnité de déplacement.

Les employés à qui sont accordés les privilèges de carte téléphonique d'appels internationaux ou qui se servent des installations de réseau téléphonique international du gouvernement pour appeler des membres de leurs familles n'ont pas droit au remboursement des coûts des frais d'appels à la résidence.

3.16.13 Bouteilles d'eau

Les frais de quantités raisonnables de bouteilles d'eau sont remboursables.

3.16.14 Excédent de bagage

Le voyageur se verra rembourser des coûts engagés pour le transport d'effets personnels ou de l'équipement propriété de l'ARC aux taux de bagages excédentaires sur présentation des reçus, si l'employeur juge nécessaire que l'employé voyage avec ses effets ou l'équipement.

3.16.15 Conversion en devise étrangère

Les frais de conversion de sommes raisonnables en devise étrangère et de reconversion du solde en devise canadienne sont remboursés sur présentation de reçus.

Lorsque les reçus ne sont pas fixés par voie électronique à une demande de remboursement électronique, le taux de change utilisé sera le taux de change quotidien établi par le receveur général du Canada

3.16.16 Remplir la demande d'indemnité de déplacement

Pour des raisons pratiques, le formulaire de demande de d'indemnité de déplacement peut être rempli jusqu'à 30 jours après la fin du voyage, afin de permettre au voyageur de présenter les coûts en dollars canadiens réels (découlant des relevés de la carte de voyage désignée ou de la carte de crédit personnelle) pour les dépenses encourus au cours du voyage outre-mer. L'employé doit informer l'agent des services financiers de la raison pour laquelle la remise du formulaire est reportée. Il est aussi demandé de remettre une copie électronique du relevé pertinent pour permettre d'étayer le ou les taux de la devise à appliquer à toutes les transactions faites au cours du voyage. Il doit être clairement établi que l'employé qui choisit de produire sa demande plus tard ne peut utiliser le prétexte du traitement retardé de la demande d'indemnité de déplacement comme excuse au paiement en retard de la facture de la carte de voyage désignée.

3.17 MODULE 5 - Voyage au Centre d'apprentissage de Rigaud

Le présent module ne s'applique qu'aux voyageurs qui sont en résidence au Centre d'apprentissage de Rigaud. Les employés qui se rendent à cet endroit pour une réunion d'une journée ou qui utilisent un logement commercial ou privé, doivent consulter le module approprié, Voyage à l'extérieur de la zone d'affectation - aucune nuitée, ou voyage au Canada et dans les États continentaux des États-Unis - avec nuitée.

3.17.1 Transports

Le moyen et la classe de transport doivent être déterminés par l'employeur en tenant compte du coût, de la commodité et de l'accessibilité. Lorsqu'un employé est autorisé à voyager par un moyen et une classe de transport et que l'employé propose une solution de rechange pour se rendre au lieu de destination, le montant maximal payable ou remboursable pour les dépenses encourues en chemin ne dépassera pas le coût qui aurait été payé si l'employé avait emprunté le moyen et la classe de transport autorisé au préalable.

3.17.1.1 Transport commercial

Aérien

a) Toutes les réservations pour les déplacements en avion commercial doivent être faites par l'intermédiaire du Service des voyages du gouvernement, où disponible. Il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

Les voyages sur une distance inférieure à 300 kilomètres ne doivent pas se faire par avion, sauf lorsque cela est spécifiquement pré-autorisé par l'employeur.

Les vols en classe affaires ne sont pas permis en Amérique du Nord à moins qu'ils n'aient été approuvés par le commissaire ou le commissaire délégué dans des circonstances exceptionnelles liées aux éléments suivants :

  • la santé du voyageur;
  • la fréquence des voyages;
  • le calendrier prévu des réunions.

Les restrictions ou bénéfices qui peuvent être associés à des taux spéciaux doivent être considérés. Les économies possibles doivent être démontrées et documentées. En particulier, si un employé fait une escale ailleurs, soit avant ou après un voyage d'affaires, l'employé peut recevoir un remboursement du billet d'avion (ou autres coûts de transport) pour ce déplacement au montant du coût minimal du billet disponible au déplacement original. Les indemnités de séjour associées à cette escale à un autre endroit doivent être égaux ou moindres à ceux qui auraient été autorisées pour chaque dépense (repas, logement, etc.) si l'employé était resté à sa destination.

Les coûts liés à un voyage personnel ou à une autre personne ne sont remboursés à aucun employé. Ces coûts incluent, sans s'y limiter, le tarif spécial point d'atterrissage, les repas, les faux frais, l'hébergement, le salaire, les heures supplémentaires et le coût d'assurance médicale additionnelle pour les voyages à l'extérieur du Canada. L'employé doit faire les réservations de voyage auprès d'un service approuvé par le gouvernement ou le transporteur directement à l'avance pour toute partie des coûts afférents à un voyage personnel. Il n'existe aucune disposition permettant de réserver la partie du voyage afférente à l'ARC auprès d'un agent de voyage privé.

Tous les voyages en première classe sont soumis à l'approbation du commissaire ou du commissaire délégué.

Train

b) Les déplacements ferroviaires peuvent être en classe d'affaires chaque fois que cela est offert par la compagnie de chemin de fer.

3.17.1.2 Transport public

a) Il faut utiliser le plus possible l'autobus interurbain ou le transport public interurbain tel que l'autobus, le tramway, le métro ou la navette d'aéroport si la situation s'y prête.

Feuille d'érable verte

Taxi

b) Les coupons de taxi ne doivent pas être utilisés par l'employé pour se rendre au terminus du transporteur commercial au départ ou à l'arrivée, ou pendant la période de déplacement. L'employé sera remboursé pour le tarif de taxi du déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur et vice versa. Pour tous les taxis utilisés, la demande d'indemnité de déplacement doit préciser la date, le lieu d'origine, la destination et le coût du voyage. Les reçus sont nécessaires seulement pour les courses de taxi supérieures à 12 $.

3.17.1.3 Véhicules conduits par le voyageur

  • Dans l'intérêt de la sécurité au volant, l'employé autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :

    • à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée;
    • à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; ou
    • à 500 kilomètres un jour où il n'a pas travaillé.

    Les paiements autres que les paiements habituels, comme les péages d'autoroute, de traversier, de pont ou de tunnel et les frais de stationnement sont remboursés sur présentation des reçus.

    • Véhicules de l'ARC

      Si l'employeur juge que pour un voyage d'affaires, il est souhaitable pour l'employé de conduire lui-même un véhicule, il l'autorise à utiliser un véhicule de l'ARC, si la situation s'y prête. L'employé ne doit pas se servir d'un véhicule de l'ARC pour des besoins personnels, sauf s'il y est expressément autorisé. L'utilisation d'un véhicule de l'ARC n'est pas autorisée s'il existe des transports publics qui offrent un bon service.

      Les dépenses qu'entraîne l'utilisation d'un véhicule de l'ARC sont habituellement imputées au fur et à mesure, par carte de crédit fournie par l'employeur. S'il n'y a pas de carte de crédit, l'employé est remboursé des dépenses qu'il doit faire pour utiliser le véhicule, sur présentation des reçus. Pour de plus amples renseignements concernant les véhicules de l'ARC, veuillez consulter la section « Gestion du parc d'automobile » dans le volume de la gestion des actifs du Manuel des finances et de l'administration.

    • Véhicules de location

      Les véhicules de location peuvent être autorisés lorsque l'employeur considère que ce moyen de transport est plus économique et pratique. L'outil de calcul des coûts en ligne est disponible afin de déterminer s'il est mieux que l'Agence loue un véhicule ou que l'employé utilise son propre véhicule. Lorsqu'ils louent une voiture, les voyageurs doivent utiliser les fournisseurs et les services approuvés par le gouvernement chaque fois qu'ils sont disponibles.

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC présente les entreprises de location de véhicules qui possèdent des véhicules hybrides. Une liste des niveaux d'émission de gaz à effet de serre (GES) des véhicules hybrides et autres catégories de véhicules est également présentée dans le Répertoire. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la préface du Répertoire et utiliser l'outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      La location de véhicules de catégorie intermédiaire ou de type inférieur (véhicules hybrides ou compacts) est autorisée. La location d'un véhicule pleine grandeur ou d'une catégorie supérieure n'est autorisée que si le nombre de passagers à transporter, l'encombrement ou le poids des choses à transporter ou des circonstances atténuantes le justifient. Le voyageur est remboursé du coût de l'essence pour le véhicule de location sur présentation des reçus.

    • Véhicules particuliers

      Afin d'offrir des choix écologiques aux voyageurs, veuillez vous servir de l'outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d'un véhicule d'une année particulière.

      Le taux de kilométrage payable lorsqu'un véhicule immatriculé au Canada est utilisé pour le compte de l'ARC est le taux de la juridiction où le véhicule est immatriculé. Pour les véhicules immatriculés à l'extérieur du Canada, le taux de kilométrage appliqué sera celui de la juridiction où le voyage a lieu. Les taux figurent à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC. Le voyageur doit suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et pratiques et ne doit demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir pour le compte de l'ARC.

      Le voyageur, qui commence ou qui termine une période de déplacement (un voyage) et qui est autorisé à conduire un véhicule particulier pour se rendre jusqu'au terminus du transporteur, doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC prévu à l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC, pour la distance entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Si un voyageur et/ou les personnes à charge occupent une résidence secondaire immédiatement avant la période de déplacement du voyageur, les distances parcourues ou les dépenses remboursées ne devraient pas dépasser celles liées au déplacement entre la résidence et le terminus du transporteur. Les frais de stationnement nécessaires seront remboursés sur présentation des reçus. Si une autre personne conduit le voyageur au terminus du transporteur, le voyageur doit être payé selon le taux de kilométrage de l'ARC pour la distance aller-retour parcourue entre la résidence du voyageur et le terminus du transporteur. Les mêmes conditions s'appliqueraient si une autre personne prend le voyageur au terminus. Lorsque des modes de transport public de rechange sont économiques et pratiques, ils devaient être utilisés.

      Lorsqu'un employé est autorisé à voyager en tant que passager dans un véhicule particulier et que le conducteur n'a pas droit de demander un taux de kilométrage, l'employé sera remboursé pour les frais réels et raisonnables (sur présentation des reçus) de la rémunération ou du don, lesquels ne doivent pas dépasser le montant qui aurait été payé, tel que prévu à l'appendice B, pour faire le voyage. Le total du remboursement versé à l'employé passager ne doit pas dépasser le coût du moyen de transport commercial ou de l'ARC approprié.

Feuille d'érable verte
Feuille d'érable verte
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3.17.2 Logement

Étant donné que les employés ne paient pas pour le logement en résidence à Rigaud, aucune demande de remboursement ne peut être faite.

3.17.3 Repas

3.17.3.1 Selon l'heure de départ ou de retour à l'intérieur de la zone d'affectation, l'indemnité de repas appropriée peut être payée à la discrétion du gestionnaire, en collaboration avec l'employé.

3.17.3.2 Aucune indemnité pour les repas ne sera payée lorsque ces repas sont servis en route par le transporteur, ou lorsque le voyageur réside au Centre d'apprentissage de Rigaud et où les repas sont fournis à la cafétéria gratuitement au voyageur.

3.17.3.3 À la discrétion du gestionnaire et en collaboration avec l'employé, lorsque les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les coûts réels engagés peuvent être remboursés sur présentation des reçus et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.

3.17.3.4 Les employés (tels que les instructeurs) qui occupent un logement indépendant au Centre d'apprentissage de Rigaud recevront 100 % de l'indemnité quotidienne de repas applicable, tel que décrite à l'appendice C : Repas et indemnités, du 1er au 30 e jour et 75 % de l'indemnité de repas applicable à partir du 31 e jour. L'employé reçoit également les indemnités de repas applicables pour la période au cours de laquelle il demeure au lieu de destination, lorsqu'il exerce l'option relative aux voyages de fin de semaine par une autre personne (consulter la section 3.16.6.6a)).

Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, les repas au lieu de déplacement ne seront pas remboursés puisque ce privilège est lié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.17.4 Indemnités de faux frais

3.17.4.1 Le voyageur doit être payé une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive, pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement, tel qu'indiqué à l'appendice C : Repas et indemnités.

3.17.4.2 Une partie de journée n'inclut pas les journées où un vol de fin de journée arrive au terminus du transporteur et que le voyageur retourne à la résidence à ou avant 2 h.

3.17.4.3 Pour les périodes de déplacements prolongées continues, l'employé recevra 100 % de l'indemnité quotidienne de faux frais du 1er au 30 e jour et 75 % de l'indemnité de faux frais à partir du 31 e jour.

Nota : Quand l'employé ne maintient plus sa résidence, les indemnités de faux frais au lieu de déplacement ne seront pas remboursées puisque ce privilège est relié au fait qu'il doit maintenir deux résidences.

3.17.5 Stationnement

3.17.5.1 Pour chaque jour où l'employé est autorisé à utiliser un véhicule conduit par le voyageur pour le compte de l'Agence, l'employé devra être remboursé des coûts réels de stationnement du véhicule à son lieu de travail et à sa destination. Lorsque de tels frais de stationnement sont imputés chaque semaine ou chaque mois au lieu de travail, un remboursement sera accordé en fonction de 1/5 des frais hebdomadaires ou en fonction du nombre de jours de travail d'un mois particulier des frais mensuels, sur présentation des reçus.

3.17.5.2 Si l'employé est autorisé à utiliser le véhicule particulier en tant que moyen de transport, les frais de stationnement du lieu de travail pour la période où le véhicule particulier n'est pas stationné au travail ne sont pas remboursés. Par exemple, un employé qui paie un tarif mensuel pour le stationnement au travail doit, tel qu'exigé par le gestionnaire, se présenter au lieu de travail le lundi avant de se rendre au Centre d'apprentissage de Rigaud et doit retourner au lieu de travail le vendredi. Les frais de stationnement sont remboursés au lieu de travail le lundi et le vendredi, mais pas le mardi, le mercredi et le jeudi, alors que le véhicule particulier n'est pas stationné au lieu de travail.

3.17.6 Voyages de fin de semaine

3.17.6.1 Voyages de fin de semaine à la résidence

  • Le recours aux dispositions de voyage de fins de semaine à la résidence ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.
  • Un employé en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine à la résidence pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

    • l'horaire de travail permet son absence;
    • des services de transport privés ou publics sont disponibles et il est à la fois raisonnable et pratique d'y recourir; et
    • peu importe la fin de semaine, l'employé a droit à l'une des options suivantes :

      • voyages à la résidence toutes les fins de semaine*;
      • voyages à la résidence toutes les trois fins de semaine*;
      • déplacements vers un autre endroit par l'employé,ou
      • déplacements vers un autre endroit les fins de semaine par une autre personne.

      *Nota : L'employé doit décider dès le début de l'affectation l'option de voyager à la résidence toutes les fins de semaine ou de voyager à la résidence toutes les trois fins de semaine. Cette décision ne peut être modifiée au cours de l'affectation initiale.

  • Les dispositions sur les voyages de fin de semaine à la résidence ne permettent pas aux employés d'être payés pour le temps de déplacement et/ou les heures supplémentaires relatives au déplacement entre le lieu de destination temporaire et la résidence. L'employé est obligé de travailler le nombre d'heures de travail requis au lieu de destination avant et après la fin de semaine, comme s'il travaillait dans la zone d'affectation. Si l'employé demande de retourner à sa résidence pendant les heures normales de travail, le gestionnaire peut décider s'il est acceptable ou non que l'employé travaille ces heures en temps régulier d'autres journées.

3.17.6.2 Voyages à la résidence toutes les fins de semaine

  • S'il remplit toutes les conditions imposées, l'employé en déplacement qui revient à sa résidence en fin de semaine est remboursé de ses frais réels de transport jusqu'au montant applicable, énoncé à l'appendice C : Repas et indemnités pour des fins de semaine de deux, trois ou quatre jours.
  • Les frais de transport payés sont réduits de tous les frais que paie l'employeur pour le compte de l'employé au Centre d'apprentissage de Rigaud pendant sa période d'absence, comme les frais d'entretien ménagers, de repas, que l'employé avait la possibilité d'annuler, mais qu'il n'a pas fait.

3.17.6.3 Voyages à la résidence toutes les trois fins de semaine

Lorsque la période de déplacement continue dépasse 30 jours et est si loin de la résidence que le retour chaque fin de semaine est impossible, l'employé est autorisé à se rendre à sa résidence toutes les trois fins de semaine. Les frais de transport réels sont remboursés au complet.

3.17.6.4 Restrictions sur les remboursements des voyages à la résidence toutes les trois fins de semaine

  • Lorsqu'il y a autorisation de transport aérien, l'employé sera remboursé le prix du billet aller-retour le plus économique qui a été réservé à l'avance en ligne; en plus, l'employé sera remboursé l'aller-retour du transport terrestre au terminus du transporteur.
  • Lorsqu'il y a autorisation d'utilisation d'un véhicule particulier, l'employé sera payé le taux de kilométrage de l'ARC lorsque le véhicule est dûment enregistré suivant les dispositions de l'appendice B : Taux de kilométrage de l'ARC.
  • Le logement, les repas et les faux frais ne seront pas payés pour le retour à la résidence les fins de semaine.

3.17.6.5 Changements concernant les voyages à la résidence toutes les trois fins de semaine

a) L'employé peut être autorisé à choisir les fins de semaine qui lui conviennent le mieux pour revenir à sa résidence, compte tenu de son horaire de travail, du moment que le nombre total de voyages ne dépasse pas :

  • un voyage à sa résidence si le voyage a une durée de quatre semaines;
  • deux voyages à sa résidence si le voyage a une durée de sept semaines; et
  • trois voyages à sa résidence si le voyage a une durée de dix semaines.

3.17.6.6 Voyage de fin de semaine - Solutions de rechange

  • Pour une autre personne

    Les frais de transport d'une autre personne pour un voyage aller-retour jusqu'au lieu où se trouve l'employé peuvent également être remboursés si l'employé décide de ne pas revenir à sa résidence. Il faut présenter des reçus. Les frais assumés par cette autre personne pour ce voyage aller-retour ne doivent pas dépasser les frais d'un voyage aller-retour si l'employé avait décidé de revenir à sa résidence. On appliquera le taux de kilométrage de l'ARC si le véhicule de l'employé est utilisé (ou de l'autre personne). Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. L'ARC n'assumera que les coûts de transport de l'autre personne et nul autre frais engagés par cette personne.

  • Pour l'employé

    Pourvu que l'employeur n'exige pas de l'employé qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. L'employé ne doit pas retourner à sa résidence ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.

    Pour avoir droit à un remboursement, l'employé devra annuler le logement et les repas au Centre d'apprentissage de Rigaud en présentant le formulaire C-34 dûment rempli, à la réception au Centre d'apprentissage de Rigaud, avant minuit le mardi précédent. Ce formulaire se trouve à la réception ou dans le site Web de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

    Le remboursement doit se limiter à l'indemnité de logement particulier non-commercial, du coût des repas fournis à la cafétéria et les indemnités de faux frais. Les frais remboursés seront réduits de tous les frais que paie l'employeur pour le compte de l'employé au Centre d'apprentissage de Rigaud au cours de la période d'absence, c.-à-d. les frais d'aménagement et de repas que l'employé avait le pouvoir discrétionnaire d'annuler, mais a omis de le faire. Les frais de transport vers un autre endroit la fin de semaine ne seront pas remboursés. Le remboursement des frais pour se rendre à un autre endroit la fin de semaine ne doit pas dépasser le coût du transport le plus économique pour retourner à la résidence.

    Il incombe à l'employé de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le recours à cette disposition permet malgré tout à l'employé d'avoir droit aux voyages de fins de semaine à la résidence.

3.17.7 Soins des personnes à charge

3.17.7.1 L'employé a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables faites pour la garde des personnes à charge. À cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Sur présentation d'un reçu, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage, dans les situations suivantes :

  • l'employé doit s'absenter de sa résidence pour le compte de l'ARC;
  • l'employé est chef de famille monoparentale ou son conjoint ou une personne à charge de 18 ans ou plus n'est pas disponible pour des motifs relatifs au travail, à un rendez-vous médical, à des cours ou à du bénévolat;
  • les personnes à charge qui résident dans la résidence de l'employé ont toutes moins de 18 ans ou lorsque la personne âgée de 18 ans ou plus restant à la résidence est incapable d'assurer des prestations de soins pour cause de déficience physique ou intellectuelle; et
  • les dépenses de soins pour personnes à charge demandées viennent s'ajouter à d'autres arrangements existants relatifs aux soins à des personnes à charge.

Le remboursement des paiements pour service rendu en vertu de cette disposition nécessitera une déclaration sur la demande d'indemnité de déplacement, stipulant que l'employé a la responsabilité des soins donnés à la personne à charge (voir l'appendice F), la durée des services rendus, le nom et le numéro de téléphone du prestataire de soins et confirmant qu'un seul membre de la famille employé par le gouvernement fédéral a présenté une demande de remboursement.

3.17.8 Frais de retrait d'espèces

Lorsque le voyageur utilise la carte de voyage désignée par l'employeur ou une autre carte d'accès personnelle pour retirer des espèces, les frais Interac de retrait du comptant raisonnablement requis pour le voyage seront remboursés sur présentation des reçus.

3.17.9 Changement du lieu de travail

3.17.9.1 Lorsqu'un employé est transféré d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire, on considère que le lieu de travail de l'employé a changé si l'employé a été informé par écrit, 14 jours civils à l'avance, de la date de changement du lieu de travail. Le changement du lieu de travail doit durer un minimum de 30 jours civils consécutifs. Si le préavis n'a pas été fourni, l'employeur peut remédier à la situation en avisant l'employé en tout temps avec un avis écrit du changement du lieu de travail qui devient en vigueur 14 jours à partir de la date d'émission de l'avis. Cet avis ne peut être rétroactif.

3.17.9.2 Lorsque le lieu de travail est changé, l'employé n'a pas droit à des frais de voyage entre le logement temporaire et le nouveau lieu de travail. Pendant qu'il travaille au nouveau lieu de travail, si l'employé est tenu de se présenter à son précédent lieu de travail pour n'importe quelle raison ou s'il est envoyé pour un autre service commandé, les frais de voyage lui seront payés.

3.17.9.3 Formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier

Lorsqu'un employé doit s'absenter de sa résidence pour une période de 36 heures à un lieu de travail temporaire et compte tenu de la distance, on ne pouvait pas s'attendre à ce que l'employé ait pu retourner à la résidence sur une base quotidienne, l'employeur et l'employé doivent remplir le formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier. Le formulaire doit être rempli et soumis au Bureau du ministère client qui sert l'organisation de l'employé chaque fois que l'employé est à un nouveau lieu de travail temporaire. Le formulaire TD4 permet à l'employeur d'exclure certaines prestations du revenu de l'employé lorsque l'employeur ne sait pas si l'employé rencontre certains critères (p. ex. si l'employé maintient une résidence ou si l'employé loue la propriété lorsqu'il est absent). Pour de plus amples renseignements, veuillez voir le bulletin d'interprétation en matière d'impôt sur le revenu IT91R4 - Emploi sur un chantier particulier ou à un endroit éloigné.

3.17.10 Appels téléphoniques

Les appels téléphoniques personnels sont inclus aux faux frais.

Un employé en déplacement au Centre d'apprentissage de Rigaud se fera rembourser les coûts des appels téléphoniques locaux et interurbains découlant du service commandé pour l'ARC sur présentation des reçus. Les appels téléphoniques d'affaires doivent être accompagnés du nom de la personne appelée. Les frais supplémentaires d'appels faits au moyen du standard du Centre sont remboursés sur présentation des reçus.

Les employés en déplacement dont les dates de retour à la résidence ont été modifiées pour des raisons échappant à leur contrôle se verront rembourser le coût d'un appel téléphonique de trois minutes à leur résidence. Un reçu n'est pas exigé. Ce changement de date ou d'horaire doit être précisé sur la demande d'indemnité de déplacement.

3.17.11 Excédent de bagage

Le voyageur se verra remboursé des coûts engagés pour le transport d'effets personnels ou de matériel appartenant à l'ARC au taux de bagages excédentaires sur présentation des reçus, si l'employeur juge nécessaire que l'employé voyage avec ses effets ou le matériel.

3.18 MODULE 6 - Déplacements des cadres de direction

En plus des dispositions comprises aux Modules 1 à 5, certaines flexibilités ont été ajoutées aux déplacements des cadres de direction de l'ARC au cours des voyages d'affaires à l'extérieur de la zone d'affectation.

Parmi les cadres de direction, on inclut les EC de l'ARC, de même que les titulaires nommés par le gouverneur général dont les conditions de déplacement ne sont pas précisées dans la lettre de nomination.

3.18.1 Transports

3.18.1.1 Transport public

Taxis et stationnements

a) Pendant un voyage d'affaire de l'ARC, les indemnités actuelles de taxis et de stationnements peuvent être demandés selon le régime de confiance (sans reçus). Si on le désire, les reçus peuvent être soumis.

3.18.1.2 Accès aux salons d'aéroport grâce à la carte du Club Feuille d'érable

À l'ARC, le ministre, le commissaire, le commissaire délégué, les sous-commissaires (SC) et les sous commissaires adjoints (SCA) peuvent demander l'accès aux salons d'aéroport grâce à la carte du Club Feuille d'érable. Cet avantage optionnel est offert dans le cadre du Programme d'accès aux salons de TPSGC. Cette carte permet l'accès aux salons d'aéroport incluant l'utilisation de centres d'affaires et de salles de conférence munis d'ordinateurs, d'imprimantes laser, de télécopieurs et de photocopieurs, de même que l'enregistrement en priorité à l'arrivée à l'aéroport. La carte offre aussi des avantages tels que l'accès à des espèces grâce aux réseaux Interac et Cirrus, une protection d'assurance automatique sans frais pour les déplacements, un rapport détaillé de fin d'exercice, des options de paiement et des milles Aéroplan.

L'accès aux salons peut être obtenu en communiquant avec la Division de la politique financière, systèmes et contrôle (DPFSC) (consulter la section « Demandes de renseignements » de la présente directive).

3.18.2 Repas

Les demandes peuvent porter sur les indemnités quotidiennes pour les repas ou sur le coût réel et raisonnable des repas étayé de reçus. Lorsque le remboursement du coût réel est demandé pour un repas donné (selon les reçus) les indemnités de repas s'appliquent à d'autres repas achetés au cours de la même journée.

Les frais réels n'incluent pas les boissons alcoolisées, les dépenses pour des invités ou des collègues ou le coût additionnel du service à la chambre, que le demandeur doit identifier clairement. Les employés doivent présenter l'addition correspondant à leur repas uniquement et non une addition commune à plusieurs convives, sauf lorsque s'applique la politique de l'ARC en matière d'accueil.

3.18.3 Indemnités de faux frais

Le remboursement de faux frais réels engagés peut être demandé dans des circonstances particulières. Il n'y a pas d'indemnité prévue dans la norme pour ces circonstances. Cependant, si un employé demande le remboursement des faux frais pour le service de buanderie et de nettoyage à sec, l'indemnité ne peut s'appliquer à toute la durée du voyage. Dans ces cas, tous les faux frais engagés au cours de ce voyage seraient remboursés sur présentation des reçus uniquement.

Les faux frais sont cumulatifs et à l'intention de la buanderie et du nettoyage à sec. Même si ces dépenses sont peu probables avant la 3e journée, les faux frais sont disponibles sur une base quotidienne; lorsqu'une indemnité de nettoyage à sec est encourue, l'employée détient les fonds nécessaires pour payer la dépense.

3.19 Recouvrement des frais de déplacement de tiers

3.19.1 Application

3.19.1.1 L'ARC recouvre, des organisations externes, les frais de déplacement engagés par les fonctionnaires de l'Agence qui sont :

  • invités par des organisations externes à représenter l'ARC à des conférences et à des séminaires; ou
  • tenus de se déplacer à l'extérieur du Canada afin d'examiner les registres comptables dans le cadre du programme de vérification de la Direction générale des programmes d'observation.

3.19.1.2 L'ARC ne recouvre pas des frais de déplacement de tiers lorsque la conférence ou le séminaire est lié à la réalisation du mandat de l'Agence et/ou fourni un service qui bénéficie seulement un groupe restreint d'individus.

3.19.2 Conférences et séminaires

3.19.2.1 Les organisateurs d'événements doivent confirmer à l'avance et par écrit leur volonté de payer les frais de présence des fonctionnaires de l'ARC, y compris les déplacements. Notez que cette confirmation devrait inclure une estimation des frais de déplacement.

3.19.2.2 Lorsqu'on demande aux organisateurs de confirmer leur volonté de payer les frais pertinents, ils doivent reconnaitre que tous les préparatifs de voyage, y compris les billets d'avion ou de train, les frais d'hébergement et de repas, seront effectués par l'ARC conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires actuelle.

3.19.2.3 Le gestionnaire du budget de fonctionnement peut effectuer une vérification de la solvabilité financière de l'organisateur de l'événement avant d'autoriser le voyage s'il le juge approprié. Les Finances et administration au niveau des régionaux/directions générales guideront dans la réalisation d'une vérification de la solvabilité financière.

3.19.2.4 Une fois que les déplacements ont eu lieu, les employés de l'ARC rempliront et présenteront aux fins d'approbation une demande de remboursement des frais de déplacement conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires actuelle.

3.19.2.5 Conformément à la Politique sur les comptes débiteurs des recettes non fiscales et des remboursements de dépenses, une fois que la demande de remboursement est traitée, l'ARC facturera les organisateurs de l'événement pour tous les frais de déplacement engagés pour représenter l'ARC à la conférence ou le séminaire.

3.19.3 Vérifications comprenant des voyages à l'étranger

3.19.3.1 Conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu, les frais de déplacement engagés par les fonctionnaires de l'ARC pour des vérifications à l'étranger seront assumés par les contribuables suite à leur consentement, à moins qu'il soit consentant à fournir les registres au Canada.

3.19.3.2 Les fonctionnaires de l'ARC recevront une lettre d'intention à payer signée par le contribuable avant que les employés de l'ARC se déplacent à l'extérieur du Canada pour examiner les registres comptables dans le cadre du programme de vérification de la Direction générale des programmes d'observation. La lettre doit indiquer l'acceptation par le contribuable de payer tous les frais de déplacement et de permettre à l'ARC de faire tous les préparatifs de voyage, y compris les billets d'avion ou de train, et que tous les préparatifs/remboursements, y compris l'hébergement et les repas, seront en conformité avec les dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires actuelle.

3.19.3.3 Tous les préparatifs de voyage, y compris les billets d'avion ou de train, les frais d'hébergement et de repas, doivent être autorisés en premier lieu par le gestionnaire respectif de l'ARC conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires actuelle.

3.19.3.4 Une fois que les déplacements ont eu lieu, les employés de l'ARC rempliront et présenteront aux fins d'approbation une demande de remboursement des frais de déplacement conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires actuelle.

3.19.3.5 Pour faire un suivi des frais de déplacement de vérification à l'étranger engagé par un BSF, chaque employé doit indiquer le groupe fonctionnel de commande interne sur leur demande de remboursement des frais de déplacement.

3.19.3.6 Conformément à la Politique sur les comptes débiteurs des recettes non fiscales et des remboursements de dépenses, une fois que la demande de remboursement est traitée, l'ARC facturera le contribuable pour tous les frais de déplacement engagés pour les vérifications à l'étranger.

3.20 Urgences, maladies, blessures et décès pendant un voyage d'affaires

3.20.1 Voyageurs ayant un handicap physique

Lorsqu'un voyageur ayant un handicap physique est demandé de payer pour de l'aide lors d'un voyage (p. ex. chauffeur de taxi ou portier), ces frais seront remboursés sous la catégorie de faux frais additionnels pourvu que ces frais soient raisonnables et nécessaires. Dans la mesure du possible, les factures devraient être fournies.

3.20.2 Maladie durant un voyage

3.20.2.1 Lorsque l'employé, l'employeur ou le médecin traitant juge que la nature de la maladie ou de la blessure justifie que l'employé soit transporté à un centre médical, à son logement de voyage ou à sa résidence, il y aura autorisation d'utiliser un moyen convenable de transport (p. ex. ambulance ou taxi) si la maladie ou la blessure a lieu pendant un voyage effectué par affaire ou en statut de voyage.

3.20.2.2 Lorsque l'employeur est satisfait que les dépenses sont en sus de celles qui auraient été encourues si l'employé n'avait pas été absent de sa résidence et que de telles dépenses n'ont pas été payées à l'employé par un régime d'assurance ou par la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou une autre autorité, l'employé sera remboursé les indemnités nécessaires suivant une maladie ou accident qui a eu lieu pendant le statut de voyage.

3.20.2.3 Si une maladie ou blessure survient pendant un voyage à l'étranger, l'employé sera octroyé des provisions monétaires raisonnables et justifiables afin de payer des indemnités médicales majeures. Ces provisions seront remboursées à l'employeur dans le cadre du régime d'assurance médicale privée de l'employé (c.-à-d. RSSFP), de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou d'une autre autorité.

3.20.2.4 Si le médecin traitant juge que, suite à une maladie ou blessure encourue pendant un statut de voyage, l'état de l'employé justifie la présence du parent le plus proche ou d'un représentant de la famille, les coûts actuels et raisonnables de voyage, conforment à cette directive, peuvent être remboursés, sous l'autorité de l'employeur comme si cette personne était au service de la Fonction publique.

3.20.2.5 Un employé en situation de voyage au Canada ou dans les états continentaux des É.-U. peut recevoir l'autorisation de revenir à la zone d'affectation suivant une maladie ou accident ou s'il y a une situation urgente à la résidence (p. ex. maladie grave) lorsque, à l'avis d'un médecin, l'employé devrait retourner à sa résidence. Des entrevues de dotation, des appels, des griefs, des jugements et toute autre situation jugée moins urgente ne sont pas reconnus comme des urgences.

3.20.2.6 On tiendra compte qu'un retour à la résidence sous cette section lors d'une demande d'éligibilité de retour à la résidence pour une fin de semaine.

3.20.3 Décès pendant un statut de voyage

3.20.3.1 Si un employé meurt pendant un statut de voyage, l'employeur autorisera le paiement des dépenses nécessaires jugées en sus de celles qui auraient été encourues si la mort avait eu lieu dans la zone d'affectation. Les dépenses payables comprennent :

  • le lieu du décès : ambulance, corbillard, embaumement, la caisse externe (mais pas le cercueil) et tout autre service ou article exigé par la réglementation de santé locale, et
  • le transport du corps à la zone d'affectation ou à un endroit alternatif, si la famille le désire (le moindre des deux sera payé). Les frais d'un accompagnateur en sus des frais compris dans le transport du corps seront payables seulement si la loi exige un accompagnateur.

3.20.3.2 Le montant du remboursement des frais sera réduit par le montant payable par l'administration, par exemple, la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État.

3.20.3.3 Si le corps n'est pas transporté, les frais de transport du parent le plus proche ou d'un représentant de la famille peuvent être remboursés conformément à cette directive et sujet à l'autorisation de l'employeur comme si cette personne était un fonctionnaire.

4. Recours

Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, un employé peut déposer un grief conformément aux procédures de règlement de griefs de l'ARC.

Les employés et les gestionnaires doivent d'abord discuter de la question afin de trouver une solution qui soit satisfaisante de part et d'autre avant de s'engager dans le processus interne de grief. Il existe des services de soutien pour faciliter la discussion entre l'employé et le gestionnaire, au besoin.

5. Examen

La présente directive est assujettie à un processus d'examen périodique de deux ans; toutefois, elle peut être modifiée au besoin avant.

6. Rôles et responsabilités

6.1 Les députés devront assumer la tâche suivante.

Respecter la directive lorsqu'ils sont tenus de se déplacer pour le compte de l'ARC. Cependant, de tels déplacements sont soumis à l'approbation par le gouverneur général d'un décret présenté au Bureau du Conseil privé conformément à l'alinéa 33.1(1)c) de la Loi sur le Parlement du Canada.

6.2 Le ministre devra assumer les responsabilités suivantes :

  • être exempté des exigences contenues dans la présente directive;
  • faire appel au Service des voyages du gouvernement pour réserver les billets d'avion pour les déplacements pour le compte de l'Agence lorsque des billets prépayés sont nécessaires et pourra faire des réservations directement auprès des transporteurs ou des agents de voyage, et demander un remboursement après le voyage, en autant que l'Agence n'est pas facturée directement par les prestataires des services;
  • éviter d'utiliser le transport aérien en première classe, sauf dans des circonstances particulières telles que prévues par le président du Conseil du Trésor dans sa lettre à ses collègues en date de mai 1992;
  • présenter une demande d'indemnité de déplacement dûment signée, qui inclue les détails suivants :
    • la période du voyage et les lieux visités;
    • les frais de transport;
    • les autres dépenses (telles que le logement et les repas);
    • remettre les avances reçues en trop à l'Agence, en espèces ou par chèque libellé au nom du receveur général du Canada, lorsque les avances dépassent le coût réel des frais, tel que prévu dans la lettre du ministre des Finances en date du 5 décembre 1963;
  • joindre l'attestation qui suit à la déclaration des dépenses, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ( LGFP ):

« Je certifie que les dépenses faisant l'objet de la présente réclamation sont des dépenses que j'ai engagées pour mener des activités officielles. » (signature du ministre)

6.3 Le personnel exonéré au service du ministre devra assumer les responsabilités suivantes :

  • se soumettre à la présente directive et facturer ses dépenses de déplacement au budget de fonctionnement du ministre, lorsqu'il est tenu de voyager pour le compte de l'ARC;
  • faire approuver ses frais de déplacement par le ministre ou par l'adjoint exécutif ayant le pouvoir de signer des documents financiers relatifs aux déplacements dans le Cabinet du ministre (mis à part les dépenses pour son propre déplacement). Lorsque le personnel exonéré accompagne le ministre, la signature appropriée est nécessaire à l'approbation du passage à la classe affaires, si le ministre ne signe pas lui-même l'autorisation nécessaire;
  • en ce qui a trait aux dépenses de voyage de l'adjoint exécutif, il doit les faire approuver par le ministre. L'adjoint exécutif a les mêmes droits que les membres du groupe de la direction, sauf lorsqu'il accompagne le ministre, auquel cas, il a droit au transport aérien en classe affaires si le ministre en décide ainsi.

6.4 Les membres du Conseil de direction (CD) devront assumer les responsabilités suivantes :

  • se soumettre au décret ( P.C. 1997-1810) et respecter les lignes directrices en matière de déplacement qui suivent :
    • Le président du Conseil de direction est assujetti à la directive, mais peut exercer une certaine discrétion au sujet du logement commercial, des appels téléphoniques, des repas et des faux frais supérieurs aux indemnités quotidiennes fixes, en fonction des reçus. Le coût des repas n'inclut pas les boissons alcoolisées. Les coûts engagés pour les invités sont régis par la politique de l'ARC en matière d'accueil et doivent être déclarés à ce titre. Bien que des circonstances précises puissant justifier des dépenses exceptionnelles, en règle générale, ces dépenses devraient être dans la norme et raisonnables, c.-à-d. ne pas être excessives. La présente directive renferme des analyses comparatives à cet égard. Il a le pouvoir discrétionnaire de voyager en classe affaires, si les réservations sont faites par le SVG, mais non en première classe. Ces pouvoirs discrétionnaires doivent être exercés avec prudence et probité en ayant l'esprit que toutes les dépenses doivent servir à permettre la réalisation des objectifs de l'ARC.
    • Les autres membres du Conseil de direction sont soumis à la directive et aux dispositions qui s'appliquent aux cadres de direction, lorsqu'ils doivent se déplacer pour le compte de l'ARC;
  • pouvoir justifier leurs dépenses, et avoir tous les documents à cette fin, et avoir des comportements pouvant être soumis à tout un examen public approfondi;
  • faire approuver leurs dépenses de déplacement par les titulaires ayant le pouvoir de signer les documents financiers relatifs aux voyages au sein du Secrétariat du Conseil de direction.

6.5 Le commissaire et le commissaire délégué devront assumer les responsabilités suivantes :

  • approuver toutes les modifications et les dérogations de plus grande importance à la présente directive et demander l'approbation au Conseil de direction, si nécessaire;
  • respecter le décret (P.C. 1997 1810) en tenant compte des lignes directrices suivantes relativement aux voyages./
    • Il est assujetti à la directive, mais peut exercer une certaine discrétion au sujet du logement commercial, des appels téléphoniques, des repas et des faux frais supérieurs aux indemnités quotidiennes fixes, en fonction des reçus. Le coût des repas n'inclut pas les boissons alcoolisées. Les coûts engagés pour les invités sont régis par la politique de l'ARC en matière d'accueil et doivent être déclarés à ce titre. Le pouvoir discrétionnaire doit être exercé avec prudence et probité, en ayant à l'esprit que toute dépense doit permettre à l'ARC de réaliser ses objectifs. Bien que des circonstances précises puissent justifier des dépenses exceptionnelles, en règle générale, ces dépenses devraient être dans la norme et raisonnables, c.-à-d. ne pas être excessives. La présente directive renferme des repères à cet égard.
    • Il a le pouvoir discrétionnaire de voyager en classe affaires, si les réservations sont faites par des fournisseurs approuvés par le SVG, mais non en première classe;
  • pouvoir justifier ses dépenses, et avoir tous les documents à cette fin, conformément aux responsabilités qui incombent aux titulaires de charge publique, c.-à-d. avoir des comportements pouvant être soumis à tout un examen public approfondi.

6.6 L'administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, Finances et administration devra assumer les tâches suivantes :

  • lors de circonstances inhabituelles, approuver les dérogations légères à la présente directive et, en cas de proposition de modification ou de dérogation plus importante à la présente directive, demander l'approbation du commissaire ou du commissaire délégué;
  • examiner et approuver les indemnités de déplacement du commissaire et du commissaire délégué.

6.7 Le sous-commissaire de la DGPLAR devra assumer la responsabilité suivante:

  • accorder une autorisation opérationnelle de tous les voyages spécifiques non liés aux contribuables, effectués à l'extérieur du Canada.

6.8 Les sous-commissaires devront assumer les responsabilités suivantes:

  • autoriser tous les déplacements pour leur direction générale ou région respective à l'aide des plans de voyage;
  • autoriser les déplacements spéciaux pour leur direction générale ou région respective qui se présentent durant l'année et qui ne font pas partie des plans de voyage.

6.9 Les employés sous responsabilité directe du commissaire devront assumer les responsabilités suivantes :

  • obtenir une autorisation préalable distincte et précise, pour tous les déplacements aux États-Unis et autres pays étrangers. Le formulaire de Demande d'autorisation de voyager à l'Extérieur du Canada (DAVEC) doit être envoyé au Bureau des relations internationales (BRI), Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires, pour obtenir l'aprobabtion opérationelle. Une fois approuvé, une demande d'autorisation de voyager dûme remplie est envoyée au secrétaire exécutif pour examen. Les documents sont ensuite envoyés par le secrétaire exécutif au commissaire aux fins d'approbation finale du déplacement. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site du Bureau des relations internationales (BRI).
  • soumettre, dans le délai prescrit, une demande d'indemnité de déplacement dûment remplie, à laquelle sont joints les documents à l'appui nécessaires, y compris les reçus et toutes les explications nécessaires, au chef comptable, Section de la comptabilité, DRFC, DAF, DGFA, aux fins d'approbation en vertu de l'article 34 de la LGFP .

6.10 Les gestionnaires responsables du budget de fonctionnement à l'ARC devront :

  • s'assurer que la présente directive est mise à la disposition des employés à leurs lieux habituels de travail pendant les heures de travail des employés;
  • déterminer les cas où un déplacement est nécessaire en tenant compte des solutions de rechange aux voyages, telles que les vidéoconférences et les téléconférences;
  • approuver les élements supplémentaires indiqués dans la section 3.2.4 des voyages individuels déterminés dans le plan de voyage par l'entremise de Mon Voyage;
  • autoriser tous les préparatifs de voyage, y compris les billets d'avion ou de train, les frais d'hébergement et de repas, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires actuelles;
  • veiller à ce que les déplacements soient autorisés compte tenu du recours aux moyens les plus économiques et pratiques;
  • informer les organisateurs d'un événement que tous les préparatifs de voyage, y compris les billets d'avion ou de train, les frais d'hébergement et de repas, seront effectués par l'ARC conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires actuelle, s'il y a lieu;
  • recevoir une lettre d'intention de payer signée de la part du contribuable avant que les employés de l'ARC se déplacent à l'Extérieur du Canada pour examiner les registres comptables dans le cadre du programme de vérification de la Direction générale des programmes d'observation;
  • obtenir des organisateurs d'un événement, à l'avance et par écrit, leur volonté de payer les frais de présence des fonctionnaires de l'ARC pour représenter l'ARC à des conférences et à des séminaires, y compris les déplacements;
  • vérifier les demandes d'indemnité de déplacement présentées y compris :
    • que les demandes d'indemnité de déplacement sont conforment avec l'autorisation faite au préalable;
    • examiner les documents attachés et s'assurer qu'ils sont lisibles et que l'information contenue dans les SAE correspond à ce qu'ils approuvent;
  • Approuver ou rejeter les demandes de remboursement de frais de voyage soumises par le voyageur;
  • veiller à ce que les dépenses qui n'étaient pas prévues dans l'autorisation préalable soient dûment justifiées dans la demande d'indemnité de déplacement ou dans les pièces justificatives;
  • refuser de rembourser les dépenses de voyage qui ne sont pas expressément prévues dans la présente directive;
  • s'assurer de faire respecter les modalités de déplacement qu'ils approuvent. Ils n'auront nullement la discrétion d'apporter des rajustements aux demandes d'indemnité pour tenir compte de situations individuelles non prévues dans les dispositions de la présente directive;
  • présenter aux gestionnaires de niveau de gestion 2 (CNG2) ou supérieur, les demandes de dérogation légère à la présente directive. Les demandes qui sont appuyer doivent être envoyées au directeur général de la DAF, en vue d'une prise de décision;
  • soumettre un formulaire T2200 - Déclaration des conditions de travail, sur demande par l'employé;
  • soumettre un formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier lorsqu'un avis indiquant un changement de lieu de travail est remis à l'employé dans le cadre des modules de voyage 3, 4 et 5;
  • effectuer une vérification de la solvabilité financière des organisateurs d'un événement s'il est jugé nécessaire.
Vert Feuille d'érable

6.11 Le voyageur de l'ARC devra :

  • se familiariser avec les dispositions de la présente directive avant son départ;
  • obtenir l'approbation préalable de voyager, conformément à la section 3.2- Autorisation, sauf exceptions prévues dans la présente directive;

    Nota : Si le voyage est à l'extérieur du Canada, c'est la responsabilité du voyageur d'obtenir les approbations opérationnelles appropriées conformément au processus et au formulaire (Demande d'autorisation pour voyager à l'extérieur du Canada (DAVEC) IF4-020) prescrits dans la section 3.16 du Module 4 de la présente directive.

  • présenter des demandes d'indemnité de déplacement, à l'intérieur du délai requis, dûment remplies sur les formulaires prescrits, accompagnées de la documentation d'appui nécessaire, incluant les reçus et les explications au besoin;
    • pour les voyages à l'étranger relatifs aux vérifications, indiquer sur les demandes de remboursement des frais de déplacement le groupe fonctionnel de commande interne;
    • pour les événements, indiquer le numéro de commande interne sur les demandes de remboursement.
  • les utilisateurs du LSE doivent demander des copies électroniques, non modifiables, des factures quand c'est possible/faisable;
  • certifier que les documents attachés dans Mon Voyage sont des copies conformes des originaux;
    • s'assurer que les copies numérisés des pièces justificatives sont lisibles;
    • les documents en forme papier doivent être numérisés avec l'équipement de l'ARC.
  • mettre en lieu sûr les avances de voyage et les fonds fournis;
  • présenter les demandes d'indemnité liées à une avance ou à l'utilisation d'une carte de voyage désignée dans les dix jours suivant la fin du voyage pour lequel l'avance a été autorisée (30 jours ouvrable s'il s'agit d'un voyage à l'étranger);
  • présenter les demandes qui comportent une avance permanente dans les 10 premiers jours ouvrables de chaque mois suivant celui où il effectue un voyage d'affaires;
  • présenter les demandes ne comportant pas d'avance aussitôt que possible après la fin du voyage d'affaires et, dans tous les cas, au plus tard 30 jours civils après la fin de l'exercice où le voyage d'affaires a été effectué.

6.12 Au nom des employés de l'ARC, l'organisateur de voyage de l'ARC devra effectuer les tâches suivantes :

  • completer les demandes de voyage et de remboursement, en attachant toutes les factures électroniques et reçus numérisés pour le voyage qui a eu lieu, y compris les explications selon les besoins;
  • examiner tous les reçus numérisés aux fins d'admissibilité et signaler les reçus manquants et l'envoyer au voyageur et au gestionnaire du budget de fonctionnement.

6.13 Les personnes-ressources de l'ARC pour les voyages devront effectuer les tâches suivantes :

  • fournir des conseils généraux sur l'application de la présente directive aux employés locaux de l'ARC;
  • distribuer des bulletins d'information sur les déplacements de même que d'autres communications du même genre fournis par le coordonnateur des voyages de l'Agence aux employés locaux de l'ARC;
  • communiquer avec le coordonnateur des voyages de l'Agence pour obtenir des conseils et des indications sur l'application de la présente directive, au besoin.

6.14 Le coordonnateur des voyages pour l'Agence devra assumer les responsabilités suivantes :

  • interpréter l'intention, l'objet et l'application de la Directive de l'ARC sur les voyages d'affaires de même que fournir des conseils, une orientation et des décisions relatives à la directive, à la demande des personnes-ressources en matière de voyages pour l'ARC;
  • offrir de la formation aux personnes-ressources en matière de voyages pour l'ARC et aux gestionnaires responsables du budget de fonctionnement, au besoin;
  • assurer la liaison avec TPSGC, le SCT, les fournisseurs approuvés par le gouvernement, au besoin.

6.15 Les Finances et administration au niveau des directions générales et régionaux devraient assumer les responsabilités suivantes :

  • examiner les documents attachés dans Mon Voyage, qui ont été sélectionnées pour l'examen en vue du prépaiement et assurer qu'ils sont lisibles pour être dans la capacité de traiter les demandes d'indemnité de déplacement pour en permettre le paiement;
  • effectuer une vérification des états de dépenses présentés par voie Mon Voyage, soit avant ou après paiement, attachant leur liste de contrôle dûment rempli à l'état de dépenses une fois terminé;
  • remplir les plans de voyage pour sa direction générale ou région respective;
  • obtenir l'autorisation d'un NG1 pour les plans de voyage;
  • envoyer les plans de voyage approuvés à la DRFC;
  • offrir une orientation sur les verifications de solvabilité.

6.16 La Direction de l'administration financière (DAF) devra assumer les tâches suivantes :

  • élaborer la Directive sur les voyages d'affaires de même que des rouages afférents pour le versement des paiements relatifs aux déplacements, tels que les cartes-voyages désignées et les comptes de voyage ministériels;
  • coordonner les présentations à l'administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, des Finances et de l'administration, lorsque des dispositions de voyage non spécifiquement prévues dans la présente directive doivent être approuvées;
  • la Division de la politique financière, systèmes et contrôle a l'autorité de déterminer ou de guider par rapport aux situations qui ne sont pas claires conformément à la présente directive;
  • la DRFC divulguera le total des dépenses annuelles liées aux voyages, y compris l'analyse des écarts par rapport à l'exercice précédent à compter de l'année précédente. Cette divulgation doit coïncider avec le Rapport ministériel sur le rendement;
  • la DRFC fournira au Ministre des rapports de divulgation proactive trimestriels sur les dépenses de voyage faites par le commissaire, les sous-commissaires et les sous-commissaires adjoints, avant que ces rapports soient publiés sur le site Web de l'ARC;
  • la DRFC travaillera de concert avec la Direction de la gestion des ressources afin de produire l'analyse des écarts sur le total des dépenses annuelles;
  • la DRFC préparera et maintiendra le modèle de plan de voyage;
  • la DFRC recevra des plans de voyage approuvés, s'assurera que les plans de voyage sont approuvés par le sous-commissaire respectif et comparera les plans avec les cibles de voyage;
  • La DRFC effectuera un suivi périodique des dépenses et des plans de voyages.

6.17 La Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) devra assumer la tâche suivante :

Établir les conditions des déplacements des étudiants embauchés en vertu de programmes d'emploi d'étudiants de l'ARC. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web des politiques des Ressources humaines « Relations de travail - Rémunération ».

6.18 La Direction de l'administration devra assumer la responsabilité suivante :

Inclure les dispositions de la passation de marchés, en vue de déterminer les taux et les allocations de voyage qui serviront de base pour le remboursement de l'entrepreneur, le cas échéant. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site Web de la Direction de l'administration (DA) sur l'acquisition.

6.19 La Direction de la gestion des ressources devra assumer les tâches suivantes :

  • établir des cibles de voyages, comme l'exige le commissaire;
  • effectuer un suivi en cours d'exercice des dépenses de déplacements réelles et anticipées dans le cadre des exercices de prévisions par trimestre et par période;
  • envoyer toutes les lettres d'appel aux directions générales et aux régions en vue d'obtenir des commentaires sur les plans de voyage;
  • fournir au DRFC une copie des cibles de voyage;
  • collaborer avec la DRFC afin de produire une analyse des écarts.

6.20 Le Bureau des relations internationales (BRI) de l'ARC devra assumer les responsabilités suivantes :

  • examiner toutes les demandes de voyager à l'extérieur du Canada pour des activités non liées aux contribuables et les envoyer pour approbation au sous-commissaire de la DGPLAR, à qui on a délégué l'autorité de le faire au nom du commissaire;
  • fournir des conseils et de l'aide aux employés et aux gestionnaires responsables du budget de fonctionnement de l'ARC, dans le cas de voyages vers l'extérieur du Canada (p. ex., obtention de passeports et de visas, les protocoles de voyage, les exigences en matière d'Accès à l'information et de protection des renseignements personnels, etc.). Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site du Bureau des relations internationales (BRI) ;
  • fournir au ministère un sommaire des frais de voyage internationaux engagés par l'ARC chaque trimestre.

6.21 La Division des services de l'autorité compétente (DSAC) devra assumer les tâches suivantes :

En règle générale, les agents du fisc ne sont pas autorisés à voyager dans un pays étranger afin d'accomplir des activités liées au contribuable sans avoir préalablement obtenu l'autorisation de l'autorité compétente du pays de destination. Entrer dans un pays étranger à cette fin sans la permission de l'autorité compétente pourrait offenser la souveraineté de ce pays et enfreindre les conventions et les ententes existantes. À ce titre, la Division des services de l'autorité compétente de l'ARC doit assumer les tâches suivantes :

  • examiner toutes les demandes de voyages à l'extérieur du Canada pour des activités liées au contribuable;
  • obtenir l'approbation de l'autorité compétente de l'autre pays pour toutes les demandes de voyages liées au contribuable;
  • aviser l'autorité compétente de l'I.R.S. pour certaines demandes de voyages aux É. U. non liées au contribuable (voir la section 3.15.1 au Module 4 pour obtenir plus de renseignements);
  • fournir des conseils et de l'aide aux employés de l'ARC et aux gestionnaires responsables du budget de fonctionnement afin d'appuyer les voyages à l'extérieur du Canada (p. ex. obtention de protocoles pour l'échange de renseignements, exigences de confidentialité des traités, façon d'obtenir les permissions nécessaires, obligations légales, etc.). Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter le Guide de référence des services d'échange de renseignements, chapitre 9 - Voyages à l'étranger - Approbation/Notification de l'autorité compétente.

6.22 Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) devra assumer la responsabilité suivante :

Accorder les indemnités de repas de même que les taux de kilométrage.

6.23 Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) devront assumer les responsabilités suivantes :

  • négocier et administrer les contrats avec les entreprises du secteur privé pour les réservations liées aux déplacements, les billets d'avion, les hôtels, les services de location de voiture, au nom de l'Agence, et servir d'intermédiaire en cas de différends;
  • tenir à jour des statistiques sur l'information liée aux déplacements;
  • tenir à jour des répertoires électroniques d'hôtel et de services de location de voiture.

6.24 Le service des voyages du gouvernement assumera les responsabilités suivantes :

  • faire les réservations de transport commercial, de logement et de location d'automobile;
  • annuler ses réservations, à la demande de l'employé ou de l'employeur;
  • conserver au dossier la preuve des annulations;
  • fournir au coordonnateur des voyages de l'Agence des rapports permettant d'informer les gestionnaires;
  • faire des présentations à l'intention du coordonnateur des voyages de l'Agence de même que des séminaires d'information à l'intention des personnes-ressources s'occupant des déplacements de l'ARC, des gestionnaires responsables du budget de fonctionnement et des employés, selon les besoins, afin de mieux les informer sur le fonctionnement de l'industrie de voyage.

6.25 Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) devra assumer les tâches suivantes :

6.26 Le fournisseur de la carte de voyage devra assumer les tâches suivantes :

  • ouvrir des comptes de voyage ministériels pour permettre à l'ARC d'acheter des services de transport par l'intermédiaire du service des voyages du gouvernement;
  • fournir des cartes de voyages désignées aux employés de l'ARC à la demande des gestionnaires responsables du budget de fonctionnement de l'ARC, pour l'achat de services liés aux déplacements;
  • facturer les détenteurs de cartes de voyages désignées;
  • remettre de l'information de gestion au coordonnateur des déplacements de l'Agence et aux personnes-ressources responsables des déplacements à l'ARC.

7. Définitions

  • Activités de formation (pour la catégorie de voyage) - activité pédagogique officielle ou officieuse, qu'une approbation soit requise ou non pour fin d'événements, présentant aux apprenants du matériel et de l'instruction pour qu'ils puissent apprendre.
  • Assurance d'affaires supplémentaire (AAS) - Assurance complémentaire qui est nécessaire pour un véhicule particulier souvent utilisé par l'employé de l'ARC et qui s'applique à la responsabilité civile, y compris le risque des passagers.
  • Assurance de base - Assurance-automobile pour un véhicule particulier prévoyant une protection minimale pour la responsabilité civile et les dommages matériels, exigée par la province ou le territoire pour l'enregistrement d'un véhicule, et qui est valable pour les déplacements entre la résidence et le lieu de travail.
  • Autres voyages - les activités divers qui ne sont pas comprises dans les autres catégories.
  • Dépenses réelles et raisonnables - Dépenses exactes et détaillées, attestées par des reçus, à l'exclusion des boissons alcoolisées, jusqu'à concurrence du montant que l'employeur juge raisonnable dans les circonstances.
  • Déplacement continu en avion - débute au terminus du transporteur, à l'heure prévue du départ du premier vol du voyage, et se termine au premier des événements suivants :
    • l'arrivée à destination,
    • au début de l'escale pour la nuit ou
    • à l'heure d'arrivée de la première correspondance dans les limites des règles de délai minimales de correspondance de la compagnie aérienne.
  • Employé - désigne un employé de l'ARC.
  • Employeur - l'Agence du revenu du Canada et tout employé de l'ARC qui a été autorisé à agir au nom du commissaire aux fins de la présente directive ou représentant officiel de l'ARC qui est mandaté pour autoriser les voyages d'affaires pour le compte de l'ARC et (ou) autoriser les dépenses connexes conformément à la présente directive et aux articles correspondants de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • Événement - réunions d'affaires, conférences ou toute autre rassemblement formel de fonctionnaires du gouvernement ou de personnes ne faisant pas partie du gouvernement invités à participer à des activités comme des entrevues de recrutement dans la fonction publique, des cérémonies prestigieuses, des cérémonies de remise de prix ou de reconnaissance. Peuvent être compris des représentants d'autres paliers du gouvernement ou de gouvernements étrangers, des dignitaires étrangers ou politiques, des organismes nationaux ou internationaux, des représentants de l'industrie et des groupes d'intérêt public.
  • Fin de semaine - une fin de semaine de deux jours inclut le samedi et le dimanche, une fin de semaine de trois jours inclut le samedi, le dimanche précédés ou suivis d'un jour férié et une fin de semaine de quatre jours inclut le samedi, le dimanche précédés et suivis d'un jour férié. Un jour de voyage n'est pas inclut lors du calcul de la durée d'une fin de semaine.
  • Gouvernance interne - les activités pour appuyer la saine gouvernance interne. Il s'agit des fonctions administratives (DGFA, RH, légaux, TI, etc.) n'impliquant pas les intervenants clés tel que les réunions de la gestion supérieure, vérifications internes, recrutement d'employés et les réunions avec les autres ministères du gouvernement qui offre un soutien interne. Ces activités peuvent être étroitement liées au mandat de base mais n'offrent pas de prestation directement aux intervenants clés.
  • Groupe fonctionnel de commande interne (CI) - un groupe de CI est formé de plusieurs commandes réunies afin de représenter un projet ou un programme en particulier et peut être utilisé afin de créer une fonction de synthèse personnalisée pour résumer les coûts associés à de nombreuses commandes, tels que les frais de voyage encourus lors des vérifications à l'étranger. L'utilisation de groupes de CI facilite la création de présentations alternatives de l'information lorsque les employés/voyageurs enregistrent le temps qu'ils ont consacré aux déplacements à l'étranger pour fin de vérification. Des groupes de CI peuvent être créés pour recueillir des données par fonction. En ce qui concerne les frais de voyage, ce groupe fonctionnel de commande interne fournirait des données fonctionnelles cumulées en ce qui concerne les voyages à l'étranger et peut être regroupé par bureau ou par région.
  • Indemnité pour faux frais - indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à une période de déplacement et pour lesquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non uniquement, des dépenses telles les pourboires (mis à part ceux pour les repas et les taxis), les appels personnels, le blanchissage, le nettoyage à sec, l'usure des bagages, les minuteries, les connections et services de télécommunication, l'envoi de certains effets personnels, les journaux, l'eau en bouteille, la retenue du courrier, la garde d'animaux domestiques, la garde de la résidence et les rondes de sécurité à la résidence, le déneigement, la tonte du gazon et d'autres biens et services personnels
  • Intervenants clés - les activités impliquant les intervenants clés à l'égard du renouvellement ou de l'élaboration d'un règlement, d'une politique, d'un programme ou d'autres questions qui soutiennent les opérations. Ces activités permettent d'améliorer les programmes ou opérations de façon à être plus efficace à la prestation directe du mandat de base. Les intervenants clés sont directement impliqués dans la prestation du mandat de base tel que les contribuables, les gouvernements provinciaux et étrangers. Il n'est pas nécessaire d'effectuer ces activités pour la prestation directe du mandat de base. C'est-à-dire que si ces activités n'étaient pas effectuées, l'Agence pourrait toujours offrir ces programmes et services mais de façon moins efficace.
  • Lieu de travail - lieu où un employé exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il part à cette fin et, dans le cas d'un employé qui doit se déplacer pour exercer ses fonctions, l'immeuble où il revient pour préparer ou présenter ses rapports, etc. et où s'exercent les autres fonctions administratives relatives à son emploi.
  • Locaux d'hébergement du gouvernement et d'une institution - incluent les centres de formation du gouvernement fédéral, les universités, les collèges, les établissements militaires canadiens ou étrangers, les hôpitaux des AAC, les roulottes, les tentes ou autres installations que l'ARC possède, régit, autorise ou dirige, y compris les établissements d'enseignement qui offrent l'hébergement pour la nuit.
  • Logement commercial - Hôtel, motel ou établissement commercial semblable qui offre l'hébergement à un taux établi.
  • Logement indépendant - Logement loué à la semaine ou au mois, où l'on peut dormir et préparer des repas, et qui est muni d'un réfrigérateur.
  • Logement non commercial et logement particulier non commercial - habitation privée ou établissement non commercial que possède ou loue un parent ou une connaissance chez qui l'employé ne loge pas de façon habituelle, terrains de camping ou autres logements où les faux frais sont minimes.
  • Personne à charge - personne qui habite en permanence avec l'employé à sa résidence et :
    • qui est le conjoint de l'employé, ou
    • qui est un enfant naturel, un enfant issu d'un mariage antérieur de son conjoint, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des autochtones en vertu de la pratique courante d'adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de cet employé ou du conjoint de l'employé qui est à la fois à la charge de l'employé et
      • qui est âgé de moins de 18 ans; ou
      • qui est à la charge de l'employé en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
      • qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle, ou technique; ou
    • qui est un parent, un grand-père, une grand-mère, un frère, une soeur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-fils ou une petite-fille de l'employé ou de son conjoint qui est à la fois à la charge de l'employé et
      • qui est âgé de moins de 18 ans; ou
      • qui est à la charge de l'employé en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
      • qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.
    • Les employés doivent prendre conscience que l'incapacité en raison d'une déficience physique ou intellectuelle doit être prouvée de la façon que déterminera le gestionnaire.
  • Prestation directe du mandat de base - réfère aux activités qui sont essentielles à l'administration et l'exécution des lois relatives aux programmes, comme l'impôt, les prestations et les programmes connexes, et d'assurer la conformité au nom des gouvernements partout au Canada. Le mandat de base de l'Agence comprend des services et des programmes essentiels, selon la Loi sur l'Agence du revenu du Canada.
  • Reçu - document original indiquant le montant dépensé, de façon aussi détaillée que possible, la date de la dépense et qui prouve le paiement.
    • Les documents reçus électroniquement sont considérés des originaux;
    • Les documents numérisés attachés dans Mon Voyage comme pièces justificatives sont considérés des originaux une fois certifié comme copies conformes par le voyageur.
  • Résidence - pour les besoins de cette directive, « résidence » désigne la résidence principale normalement habitée par l'employé à partir de laquelle il/elle se présente au lieu de travail durant l'année. Ceci exclut une résidence secondaire telle qu'une résidence temporaire ou saisonnière indépendante.
  • Statut de voyage - absence de sa zone d'affectation pendant un voyage d'affaires pour le compte de l'ARC et à un lieu qui, par le chemin le plus direct, est situé à plus de 16 kilomètres de la résidence de l'employé. Aux fins de la présente définition, «résidence» s'entend aussi d'une résidence secondaire telle qu'une résidence temporaire ou saisonnière indépendante occupée par l'employé et/ou les personnes à charge, immédiatement avant l'affectation temporaire.
  • Service des voyages du gouvernement (SVG) - désigne une agence de voyage du secteur privé avec laquelle le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a passé un marché de service.
  • Taux de kilométrage - Le tarif payé aux distances parcourues en véhicules particuliers pour le compte de l'ARC. Le Conseil national mixte (CNM), un forum de consultation établi en vue de promouvoir l'efficacité de la fonction publique et le bien-être des employés de la fonction publique, entreprend habituellement un examen complet des taux chaque année, à compter du 1er janvier de chaque année et trois examens sur la composante du carburant seulement le 1er avril, 1er juillet et 1er octobre. Le CNM retient les services de l'agent contractuel afin de calculer les taux à l'aide d'une méthodologie établie. La méthodologie est constituée d'une analyse des composantes fixes et variables liées au fonctionnement d'un véhicule particulier. Les composantes fixes comprennent la dépréciation, les taxes, le financement, l'octroi de permis et l'enregistrement, l'assurance et les articles divers. Les composantes variables comprennent le carburant, l'huile, les pneus et l'entretien. Les différences régionales sont prises en compte en évaluant l'effet des taxes, des droits d'enregistrement, des droits exigibles en matière d'assurance et des coûts d'entretien et du carburant pour chaque province et territoire. La méthodologie en est une normalisée dans l'industrie et son objectif est de saisir tous les coûts liés à un scénario de propriété raisonnable. Une fois approuvés par le CNM, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) publie les taux et l'ARC les utilise en vue de demeurer compétitif par rapport au reste de la fonction publique.
  • Voyage à l'étranger - Cela concerne tous les voyages à l'extérieur du Canada. (Nota : Cette définition s'applique aux fins d'approbations opérationnelles seulement; veuillez consulter le Module 2 et/ou 3 pour obtenir les indemnités financières de déplacement aux É.-U., et le Module 4 pour celles des autres pays.)
  • Voyage d'affaires pour l'ARC - Tout voyage d'affaires autorisé par l'employeur, c.-à-d. tous les cas où les dépenses mentionnées dans la présente directive peuvent être payées ou remboursées avec les fonds publics.
  • Voyageur - dans la présente directive, employé de l'ARC et toute autre personne autorisée à voyager pour le compte de l'ARC.
  • Voyage local - il se compose de tous les voyages d'affaires de l'ARC qui exclut:
    • le transport par avion ou train;
    • l'hébergement pour la nuit; ou
    • l'utilisation d'un véhicule conduit par le voyageur pour plus de 300km
  • Zone d'affectation - région qui s'étend sur 16 kilomètres du lieu de travail assigné en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

8. Références

  • Communication proactive de l'ARC : Frais de voyages et d'accueil, Manuel des finances et de l'administration, volume de l'administration financière.
  • Site Web de l'ARC sur les voyages
  • Site du Bureau des relations internationales (BRI) de l'ARC
  • Site du Guide de référence des services d'échange de renseignements de l'ARC, chapitre 9 - Voyages à l'étranger - Notification et approbation de l'autorité compétente de l'ARC.

9. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute demande de renseignements sur la directive tel qu'il est indiqué dans le tableau suivant :

Si vous êtes situé dans l'emplacement suivant: Veuillez communiquer avec:
Direction générales à l'AC Unité des voyages d'affaires, services financiers à l'AC de la DRFC de la DGFA
Bureau régional et à l'AC des services financiers Unité du fonctionnement et de l'entretien de la DRFC de la DGFA
DRFC Unit de mobilité, Section des politiques de la DPFSC de la DGFA
Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération Unit de mobilité, Section des politiques de la DPFSC de la DGFA
Section des politiques financières, DPFSC Services légaux ou le Secrétariat du Conseil du Trésor

Une liste des personnes-ressources en matière de voyages pour l'ARC est disponible à l'annexe G.

Les demandes de renseignements liées aux opérations (c.-à-d. non financières) portant sur les voyages à l'extérieur du Canada doivent être renvoyées au site du Bureau des relations internationales (BRI).

Les demandes d'information au sujet de l'application et de l'interprétation de la Loi de l'impôt sur le revenu ayant trait à l'inclusion du revenu d'emploi des sommes reçues relativement au voyage et les déductions des dépenses de voyages d'affaires engagées (formulaire T2200 - Déclaration des conditions de travail) et à l'exclusion de certaines prestations du revenu de l'employé lorsqu'il travail à un nouveau lieu de travail temporaire (formulaire TD4 - Déclaration d'exemption - Emploi sur un chantier particulier) doivent être acheminées de la façon suivante :

  • Les employés locaux ou régionaux de l'ARC communiqueront avec le personnel des Services à la clientèle/Demandes d'information du bureau des services fiscaux locaux ou du centre fiscal;
  • Les employés de l'Administration centrale de l'ARC communiqueront avec le personnel de la Direction des décisions et de l'interprétation de l'impôt au 613-957-8953
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