Procédures sur les voyages

Numéro de version : 2.0
Date de version : le 16 juin 2025

1. Date d’entrée en vigueur

1.1 Cette version des Procédures sur les voyages est entrée en vigueur le 16 juin 2025.

1.2 Pour l'historique des versions de ce document, consultez la section 8.

1.3 Ces procédures doivent être réexaminées tous les cinq ans. La prochaine révision est prévue pour juin 2030.

2. Application

2.1 Ces procédures sont obligatoires à respecter et s'appliquent aux employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à toute autre personne qui est tenue de suivre les instruments de politique d’entreprise (IPE) de l'ARC.

2.2 Le Code d'intégrité et de conduite professionnelle (le Code) souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l'ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l'Agence pour les politiques d'entreprise, établissent les exigences relatives au respect des IPE.

2.3 Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

2.4 Pour aider les employés à interpréter et à mettre en œuvre ces procédures, certains termes clés sont définis dans l'Annexe A - Définitions.

3. Instruments de politique d'entreprise connexes

3.1 Ces procédures découlent de la Directive sur les voyages et doivent être lues conjointement avec elle.

3.2 Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

4.1 Ces procédures soutiennent les processus de planification, d’approbation et d’établissement de rapports pour les dépenses de voyages d’affaires pour le compte de l’ARC.

4.2 L’ARC a le pouvoir sur toutes les questions énumérées au paragraphe 30(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et fixe donc ses propres IPE pour les voyages. Ces procédures ont été établies en accord avec ce pouvoir. Bien que l’ARC ait le pouvoir de fixer ses propres IPE pour les voyages, elle a choisi de s’aligner sur les directives du Conseil du Trésor (CT) et du Conseil national mixte (CNM) lorsque cela s’avérait nécessaire.

5. Activités liées aux voyages

5.1 Planification

5.1.1 Les dépenses de voyage doivent être approuvées au préalable selon les limites d’autorisation d’engagement des dépenses précisées dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l’Agence et les activités administrées (Directive sur la DPDPFAP) : Annexe B – Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence et l’Annexe C – Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence (Matrice et notes de la DPDF).

5.1.2 Pour déterminer le niveau d’approbation du voyage requis, les taxes et frais applicables doivent être inclus dans le coût total du voyage pour les besoins de planification et d’approbation.

• 5.1.2.1 Lorsque des fonds personnels ou des cartes individuelles de voyage (CIV) sont utilisés pour des dépenses de voyage, les taxes et frais applicables doivent être inclus dans le total pour approbation par le gestionnaire délégué.

5.1.3 Les dépenses résultant d’une mauvaise interprétation ou d’une erreur ne constituent pas une admissibilité au remboursement. Les incertitudes par rapport aux droits doivent être soumises à l’Unité des services financiers (USF), Division des rapports financiers et de la comptabilité (DRFC) pour clarification avant d’organiser des voyages, d’engager des dépenses de voyage, d’approuver au préalable des demandes de voyage ou d’approuver des demandes de remboursement des dépenses de voyage.

5.2 Processus d’approbation préalable

5.2.1 L’approbation préalable des dépenses de voyage pour les affaires de l’ARC est obtenue au moyen du plan de voyage, sauf pour les dépenses de voyage liées aux déplacements locaux, aux cadres supérieurs de l'Agence, et au Bureau de l’ombudsman des contribuables.

• 5.2.1.1 La DRFC met en place et coordonne le plan de voyage avec la Direction des services consultatifs en gestion financière (DSCGF) et les bureaux financiers régionaux.
• 5.2.1.2 La DSCGF et les bureaux régionaux des finances distribuent le plan de voyage, y compris les modèles, aux directions générales et aux régions.
• 5.2.1.3 Pour obtenir la version la plus récente des modèles du plan de voyage, contactez la DSCGF ou le bureau régional des finances. La DSCGF et les bureaux régionaux des finances peuvent contacter la DRFC pour obtenir un soutien et des conseils supplémentaires si nécessaire.

5.2.2 Toutes les directions générales et régions doivent remplir le plan de voyage chaque année et le mettre à jour sur une base semestrielle.

• 5.2.2.1 Le plan de voyage doit contenir des estimations détaillées des dépenses de voyage par catégorie de voyage, comme indiqué dans la Directive sur les voyages : Annexe F - Éléments d’autorisation de voyage et catégories de voyage.
• 5.2.2.2 Le gestionnaire délégué doit soumettre le plan de voyage à la DSCGF ou au bureau régional des finances.
• 5.2.2.3 La DSCGF ou le bureau régional des finances obtient l’approbation préalable du cadre supérieur de l’Agence et soumet le plan de voyage à la DRFC.
• 5.2.2.4 La DRFC reçoit le plan de voyage approuvé au préalable de la DSCGF et des bureaux financiers régionaux, et vérifie que le plan de voyage complété est approuvé par le cadre supérieur de l'agence concerné.
• 5.2.2.5 La DSCGF, les bureaux financiers régionaux et la DRFC peuvent demander des informations supplémentaires pour clarifier celles sur les voyages afin d’appuyer l’approbation préalable du cadre supérieur de l’Agence.
• 5.2.2.6 Les demandes de voyage de l’ombudsman et de son bureau sont approuvées au préalable en dehors du plan de voyage; toutefois, le Bureau de l’ombudsman des contribuables est tenu de soumettre ces demandes approuvées au préalable à la DRFC pour fin d’information.

5.2.3 L’approbation préalable des dépenses de voyage liées à une conférence ou à un événement doit être coordonnée avec le plan lié aux événements, aux conférences et à l’accueil, comme indiqué à la section 5.2 des Procédures sur les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements.

5.2.4 Le tableau 1 illustre le niveau d’autorisation préalable requis en fonction de la personne qui voyage, selon les limites d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF. Pour les niveaux d’approbation préalable requis pour les voyages à l’extérieur du Canada, voir le tableau 2 à la section 5.2.6 Processus d’approbation préalable : Voyages à l’extérieur du Canada.

5.2.5 La DRFC surveille les dépenses de voyage réelles par catégories de voyage et les compare aux dépenses préapprouvées par catégories de voyage dans les plans de voyage.

• 5.2.5.1 Si le plan de dépenses de voyage (réel et prévu) par catégorie de voyage dépasse ce qui a été initialement préapprouvé dans le plan de voyage, le gestionnaire délégué doit obtenir l'autorisation préalable du directeur de l'Agence avant que le voyage n'ait lieu,, par l’intermédiaire de la DSCGF ou du bureau régional des finances. Ces mises à jour doivent être incluses dans le prochain plan de voyage.

5.2.6 Processus d’approbation préalable : Voyages à l’extérieur du Canada

5.2.6.1 Les voyages à l’extérieur du Canada, y compris ceux aux États-Unis d’Amérique, doivent faire l’objet d’une approbation préalable sur les plans opérationnel et financier.

5.2.6.2 L’approbation opérationnelle préalable est obtenue au moyen du formulaire Demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada (DAVEC) et doit être obtenue avant l’approbation financière préalable. Pour plus d’information sur la soumission d’une DAVEC, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur du formulaire électronique DAVEC.

5.2.6.3 Le tableau 2 illustre le niveau d’approbation opérationnelle et financière préalable requis en fonction de la personne qui voyage, selon les limites d’engagement des dépenses spécifiées dans la Matrice et notes de la DPDF.

5.2.7 Processus d’approbation préalable : Demande de voyage

5.2.7.1 Pour chaque voyage, l’employé doit soumettre une demande de voyage au moyen du portail du Libre-service des employés (LSE) pour obtenir l’approbation préalable du gestionnaire délégué avant d’organiser le voyage. Les directives sur la création d’une demande de voyage sont décrites à la page Créer une demande de voyage dans le LSE dans SavoirFaire.

• 5.2.7.1.1 Les employés et les voyageurs qui n’ont pas accès au portail du LSE (non-utilisateurs du LSE) utiliseront des Formulaires de voyage approuvés par l’ARC lorsqu’ils demanderont une approbation préalable de voyager.

5.2.7.2 Un employé qui voyage fréquemment dans le cadre de la réalisation de son travail courant peut demander une autorisation permanente de voyager (APV) afin de voyager sans avoir à soumettre une demande d’approbation préalable pour chaque voyage. Lisez la section 5.2.8 Processus d’approbation préalable : Autorisation permanente de voyager, pour obtenir plus d’information.

5.2.7.3 Avant d’approuver la demande de voyage, le gestionnaire délégué doit s’assurer qu’elle respecte le plan de voyage approuvé (si c’est le cas) et les exigences de la Directive sur les voyages.

5.2.7.4 Le gestionnaire délégué doit approuver la demande de voyage au moyen du portail du Libre-service des gestionnaires (LSG) ou en utilisant les Formulaires de voyage approuvés par l’ARC pour les non-utilisateurs du LSE. Pour connaître les étapes détaillées en vue de recommander et d’approuver les demandes de voyage, consultez les pages Recommander une demande de voyage ou de remboursement et Approuver une demande de voyage ou de remboursement dans SavoirFaire.

5.2.7.5 Pour les voyages à l’extérieur du Canada, il faut obtenir l’approbation préalable opérationnelle, comme indiqué à la section 5.2.6 Processus d’approbation préalable : Voyages à l’extérieur du Canada, avant de soumettre une demande de voyage.

5.2.7.6 En cas de modification importante du total des dépenses de voyage prévues, une demande de voyage actualisée doit être soumise au gestionnaire délégué afin d’obtenir l’approbation préalable de celui-ci. Pour les voyages à l’extérieur du Canada, l’employé doit informer la personne-ressource appropriée indiquée dans le Guide de l’utilisateur du formulaire électronique DAVEC.

5.2.7.7 Dans les situations d’urgence, l’approbation préalable du voyage peut être fournie après coup par le gestionnaire délégué avec une divulgation ultérieure des dépenses de voyage, pour information, à l’ASAF et SC, DGFA par le cadre supérieur de l'Agence. Ces dépenses de voyage doivent également être inclus dans le prochain plan de voyage.

5.2.8 Processus d’approbation préalable : Autorisation permanente de voyager

5.2.8.1 Un employé qui voyage fréquemment dans le cadre de la réalisation de son travail courant peut demander une APV. Pour savoir comment demander une APV, consultez la page Autorisation permanente de voyager dans SavoirFaire.

5.2.8.2 Une APV peut être établie pour un exercice au maximum et ne peut pas être reportée à l’exercice suivant.

5.2.8.3 L’APV ne s’applique pas aux groupes d’employés.

5.2.8.4 Les employés peuvent avoir plus d’une APV à la fois.

5.2.8.5 L’APV ne doit pas être utilisée dans le cas où un employé se déplace pour assister à un événement ou à une formation.

5.2.8.6 L’APV ne peut pas être utilisée pour des voyages à l’extérieur du Canada.

5.2.8.7 Le niveau de pouvoir d’approbation d’une APV est déterminé en fonction de l’estimation des dépenses de chaque voyage, et non du montant total de l’APV.

5.2.8.8 Tout changement par rapport à ce qui figure dans l’APV approuvée (par exemple, des changements par rapport aux avances de voyage, aux voyages prépayés nécessitant un numéro d’autorisation de voyager [NAV], aux centres de coûts ou à tout autre élément qui ne fait pas partie de l’APV approuvée) nécessite l’approbation préalable du gestionnaire délégué au moyen d’une demande de voyage, comme indiqué à la section 5.2.7 Processus d’approbation préalable : Demande de voyage.

5.2.8.9 Une APV peut être suspendue ou annulée par le gestionnaire délégué pour quelque raison que ce soit.

5.2.9 Processus d’approbation préalable : Modification ou annulation du voyage

5.2.9.1 En cas de modification des plans de voyage ou d’annulation du voyage, le voyageur doit:

• 5.2.9.1.1 S’assurer que toutes les réservations sont modifiées ou annulées, entre autres, pour l’hébergement (par exemple, les hôtels et les logements partagés) et le transport (dont les véhicules de location, les vols et les trains).
• 5.2.9.1.2 Rembourser immédiatement toute avance reçue, à moins que le voyage ne soit reporté à une date se situant dans les 10 jours ouvrables suivant la date de départ initialement prévue. Si le voyage a été reporté au-delà de 10 jours ouvrables, une nouvelle avance peut être demandée pour les nouvelles dates.
• 5.2.9.1.3 Informer la personne-ressource appropriée indiquée dans le Guide de l’utilisateur du formulaire électronique DAVEC pour les voyages à l'extérieur du Canada.

5.2.9.2 Pour plus d’information sur la marche à suivre en cas d’annulation ou de modification d’un voyage, consultez la page Annuler ou modifier votre voyage dans SavoirFaire.

5.3 Avances de voyage

5.3.1 Les avances sur les dépenses de voyage sont demandées au moyen d’une demande de voyage. Le processus de soumission d’une demande de voyage est indiqué à la section 5.2.7 Processus d’approbation préalable : Demande de voyage.

5.3.2 Lorsqu’un employé voyageant pour les affaires de l’ARC choisit de ne pas obtenir et utiliser une CIV, la nécessité d’une avance de voyage doit être discutée entre l’employé et le gestionnaire délégué avant de soumettre une demande de voyage.

5.3.3 Les employés ne recevront une avance de voyage que si toutes les avances en souffrance ont été réglées.

5.3.4 Les avances des dépenses de voyage sont versées à l’employé au plus tard 10 jours ouvrables avant le début du voyage. L’employé doit fournir une justification lorsqu’une avance est demandée plus de 10 jours ouvrables avant le voyage.

5.3.5 L’USF se réserve le droit de modifier la date de déblocage de l’avance si aucune justification n’est fournie ou si celle-ci est insuffisante et de réduire le montant de l’avance demandée, en fonction des renseignements fournis.

5.3.6 En cas d’utilisation d’une avance de voyage, la demande de remboursement des dépenses de voyage doit être soumise dans les 10 jours ouvrables suivant la fin du voyage pour les voyages au Canada ou dans les 30 jours civils pour les voyages à l’extérieur du Canada.

5.4 Hébergement

5.4.1 Les voyageurs disposent de diverses options en ce qui concerne l’hébergement, telle que un hôtel, un motel, une résidence d’affaires, un appartement, un logement privé non commercial, un local d’hébergement du gouvernement ou d’une institution, ou un autre fournisseur de logements commerciaux, y compris les services de partage de logements (par exemple Airbnb).

• 5.4.1.1 Les voyageurs doivent tenir compte des frais de transport lorsqu’ils choisissent un hébergement. Par exemple, un hôtel à un tarif plus élevé situé à distance de marche du lieu de destination peut être plus rentable qu’un hôtel qui oblige le voyageur à prendre un taxi pour se rendre sur le lieu de destination et en revenir.

5.4.2 Les voyageurs sont invités à séjourner dans des logements privés non commerciaux lorsque cela est possible. À noter qu’ils devraient, sous réserve de disponibilité, séjourner dans des locaux d’hébergement du gouvernement ou d’une institution lorsque le voyage est lié à des activités dans ces lieux.

5.4.3 Les voyageurs doivent vérifier tous les frais (y compris les frais d’annulation) auprès du fournisseur d’hébergement avant d’effectuer la réservation.

• 5.4.3.1 Les frais liés à la réservation de l’hébergement (par exemple les frais de service et de nettoyage) doivent être inclus dans la demande de voyage pour approbation préalable par le gestionnaire délégué.
• 5.4.3.2 Les hébergements non remboursables doivent être évités dans la mesure du possible. Les gestionnaires délégués ont le pouvoir discrétionnaire d’approuver les demandes d’hébergement non remboursables dans les situations où aucune autre option n’est disponible.

5.4.4 Les voyageurs doivent vérifier les Limites de tarifs d’hébergement pour le lieu de destination afin de déterminer si le logement se situe dans la limite ou au-dessus de la limite. Pour savoir comment trouver et vérifier le tarif d’hébergement, reportez-vous à la page Hôtels et logements particuliers pour les voyages d’affaires dans SavoirFaire.

• 5.4.4.1 Si le lieu de destination n’est pas indiqué, la limite du tarif de l’hôtel devra respecter le tarif indiqué à la page Web Limites de tarifs d’hébergement (canadienne, américaines, étranger) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
• 5.4.4.2 S’il n’y a pas d’hébergement convenable dans les limites du tarif indiqué, l’employé doit respecter les exigences énoncées à la section 6.15 de la Directive sur les voyages.
• 5.4.4.3 Si l’approbation préalable du gestionnaire délégué n’est pas obtenue avant la réservation d’un hébergement dont le tarif est supérieur à la limite établie pour la ville en question, l’USF peut ajuster la demande de remboursement des dépenses de voyage pour tenir compte du plafond du tarif d’hébergement de la ville.

5.4.5 Les voyageurs en déplacement prolongé au même lieu de destination doivent choisir un appartement meublé ou une résidence d’affaires dans les environs, si cela est possible et rentable.

5.5 Repas

5.5.1 Le tableau 3 illustre les délais utilisés par le calculateur de repas dans le LSE et peut être utilisé comme guide à la discrétion du gestionnaire délégué pour déterminer le droit aux indemnités de repas. Pour plus d’information, consultez la page Indemnités de repas et de faux frais dans SavoirFaire.

5.5.2 Lorsque le voyageur se rend à l’extérieur du Canada et qu’aucune indemnité de repas n’est indiquée dans la Directive sur les voyages : Annexe C – Indemnités à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux, ou lorsque la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l’indemnité de repas, le voyageur a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables, en fonction des reçus présentés.

5.5.3 Il n’est pas nécessaire de présenter des reçus pour les dépenses liées aux repas lors des voyages d’affaires de l’ARC, sauf indication contraire dans la Directive sur les voyages ou ces procédures.

5.6 Indemnité de faux frais

5.6.1 L’indemnité de faux frais pour la journée entière ou partielle couvre des dépenses diverses qui ne sont pas précisées dans la Directive sur les voyages et dans ces procédures. Pour plus d’information, consultez la page Indemnités de repas et de faux frais dans SavoirFaire.

• 5.6.1.1 Les journées partielles ne comprennent pas les journées où un vol de fin de soirée arrive au terminal du transporteur et où le voyageur retourne à sa résidence principale avant 2 h 00. Par exemple, un voyageur qui rentre à sa résidence principale à 1 h 00 n’a pas droit à une indemnité de faux frais pour le jour suivant. Si le voyageur retourne à sa résidence principale à 2 h 00 ou après, il aura droit à une indemnité de faux frais pour le jour suivant.

5.6.2 Lorsque le voyage a lieu dans des pays différents le même jour, l’indemnité de faux frais remboursée est calculée selon le lieu où se trouve physiquement le voyageur à minuit ou au point de départ si le voyageur est en transit à minuit.

5.7 Transport

5.7.1 Les dépenses réelles et raisonnables liées au mode de transport choisi seront remboursées si elles ont été approuvées par le gestionnaire délégué avant l’organisation du voyage. Ces dépenses comprennent les frais de transport obligatoires et les frais encourus pendant le voyage (par exemple, les droits d’amarrage, les péages routiers et de ponts, les frais de traversier et autres frais de transport).

5.7.2 Les voyageurs doivent envisager de parcourir à pied de courtes distances chaque fois que cela est possible ou pratique, afin de soutenir la Politique sur le développement durable de l'Agence du revenu du Canada. Le gestionnaire délégué doit tenir compte de la situation du voyageur, des contraintes de temps, de la sécurité personnelle, de l’équipement à transporter et des conditions météorologiques.

5.7.3 Les frais de transport liés aux repas pris dans un restaurant ne constituent pas une dépense remboursable ou une indemnité, car ils sont considérés comme une dépense personnelle.

5.7.4 Transport : Transport aérien

5.7.4.1 Les voyageurs doivent rechercher et réserver des vols auprès du Service des voyages du gouvernement (SVG) au moyen du portail des Services de voyage partagés (SVP), comme indiqué dans la page Voyages d’affaires en avion dans SavoirFaire. Les voyageurs doivent obtenir ce qui suit :

• 5.7.4.1.1 Un numéro d’identification de voyage (NIV) pour rechercher et organiser des voyages aériens par l’intermédiaire des SVP. Consultez la page Numéro d’identification de voyage (NIV) dans SavoirFaire.
• 5.7.4.1.2 Un numéro d’autorisation de voyage (NAV) pour réserver chaque voyage dans les SVP. Consultez la page Numéro d’autorisation de voyage (NAV) et code NAV dans SavoirFaire.

5.7.4.2 Les voyageurs doivent réserver les billets d’avion le plus tôt possible après avoir obtenu l’approbation préalable du gestionnaire délégué afin d’éviter que la disponibilité des vols soit limitée.

5.7.4.3 Les voyages par avion en classe affaires doivent être approuvés au préalable par le commissaire ou le commissaire délégué (sauf dans des situations particulières décrites à la section 6.7.5.4 de la Directive sur les voyages) avant que le gestionnaire délégué n’approuve la demande de voyage.

• 5.7.4.3.1 Dans des circonstances imprévues où le préavis de voyage ne permet pas de demander l’approbation avant le voyage, l’approbation du commissaire ou du commissaire délégué doit être obtenue après le voyage et la justification et les pièces justificatives doivent être jointes à la demande de remboursement des dépenses de voyage.

5.7.4.4 Lorsque l’employé demande un tarif aérien qui n’est pas en classe économique ou une classe équivalente, il doit fournir une justification écrite et le niveau d’approbation approprié décrit à la section 6.7.5.4 de la Directive sur les voyages avec sa demande de remboursement des dépenses de voyage.

5.7.4.5 Les dépenses réelles et raisonnables liées aux voyages en avion peuvent être remboursées si elles ont été approuvées au préalable par le gestionnaire délégué avant l’organisation du voyage. Ces dépenses comprennent les suivantes, sans s’y limiter :

• 5.7.4.5.1 Les frais de sélection de sièges à l’avance, y compris les sièges préférentiels, les frais de service pour l’excédent de bagages/le poids excédentaire et les frais de changement pour la modification autorisée des dispositions liées aux voyages d’affaires de l’ARC, lorsqu’ils sont étayés par une justification écrite.
• 5.7.4.5.2 Les frais d’amélioration de l’aéroport et la taxe de départ de l’aéroport qui ne sont pas compris dans le tarif aérien prépayé

5.7.4.6 Lors de l’organisation d’un voyage aérien, il convient de tenir compte de tous les facteurs influençant le choix du tarif et de l’itinéraire. Voici des exemples :

• 5.7.4.6.1 Si un tarif réduit est conditionnel à un départ un jour précis, les dépenses supplémentaires telles que les indemnités d’hébergement et de repas doivent être prises en compte dans l’analyse coûts-avantages, à condition que l’employé accepte de passer toute la fin de semaine ou une partie de celle-ci au lieu de destination ou de faire une escale dans un autre lieu. Les économies globales doivent être clairement démontrées et documentées dans le dossier.
• 5.7.4.6.2 Si un itinéraire plus direct est disponible, il peut être approuvé même s’il ne s’agit pas de l’itinéraire le plus économique. Par exemple, si l’itinéraire Vancouver-Halifax-Ottawa est le plus économique, l’itinéraire Vancouver-Ottawa, moins économique, peut être approuvé puisqu’il est plus direct.

5.7.4.7 Dans le cas où les bagages sont perdus ou endommagés, les voyageurs doivent communiquer avec :

• 5.7.4.7.1 le transporteur pour obtenir une indemnisation, étant donné que tous les tarifs aériens incluent le droit à une indemnisation de base par l’Association du transport aérien internationale (en anglais seulement) en cas de perte ou d’endommagement des bagages;
• 5.7.4.7.2 le SVG par l’intermédiaire des SVP en ce qui concerne la couverture d’assurance supplémentaire fournie pour les voyages aériens commerciaux réservés par l’intermédiaire du SVG.

5.7.5 Transport : Taxis et services de conavettage

5.7.5.1 Lorsqu’ils demandent un remboursement pour l’utilisation d’un taxi ou d’un service de conavettage, les employés doivent indiquer la date, le point d’origine, la destination, le nom du fournisseur de service et le coût du voyage (y compris le pourboire) dans la demande de remboursement des dépenses de voyage. Le pourboire doit être raisonnable et se situer autour de 15 %.

• 5.7.5.1.1 Pour plus d’information sur les bons de taxi à utiliser dans la zone d’affectation de l’employé, consultez la page Bons de taxi dans SavoirFaire.
• 5.7.5.1.2 Pour plus d’informations sur le covoiturage, consultez la page Uber, Lyft et Airbnb dans SavoirFaire.

5.7.6 Transport : Train

5.7.6.1 Les employés peuvent choisir de réserver leur voyage en train avec le SVG par l’intermédiaire des SVP ou directement auprès de la compagnie ferroviaire.

5.7.6.2 Lors d’une réservation auprès de VIA Rail, le tarif standard pour les voyages en train est le tarif Business. Le tarif Affaires Plus n’est pas autorisé. Pour plus d’information sur les réservations, consultez la page VIA Rail – Voyages d’affaires en train dans SavoirFaire.

5.7.7 Transport : Véhicules conduits par des voyageurs

5.7.7.1 Le service à voiturier n’est pas une dépense remboursable, sauf s’il s’agit de la seule option disponible au lieu d’hébergement.

5.7.7.2 Pour plus d’information sur la manière de demander le remboursement du stationnement dans une demande de remboursement de dépenses de voyage, consultez la page Demandes de remboursement des frais de stationnement dans SavoirFaire.

5.7.7.3 Le gestionnaire délégué peut demander à deux employés ou plus de faire du covoiturage, mais il ne peut pas exiger qu’un employé utilise son véhicule privé pour le covoiturage. Toutefois, le gestionnaire délégué peut exiger le covoiturage lorsqu’il utilise d’autres véhicules tels que des véhicules de location, des véhicules du parc automobile de l’ARC, des services de conavettage, et des taxis.

• 5.7.7.3.1 En cas de covoiturage, seul le propriétaire du véhicule privé se verra rembourser les taux kilométriques établis dans la Directive sur les voyages : Annexe A – Taux de kilométrage de l’ARC. Pour plus d’informations sur les modalités de covoiturage, consultez la page Covoiturage pour les voyages d’affaires dans SavoirFaire.

5.7.7.4 Véhicules du parc automobile de l’ARC

5.7.7.4.1 Les déplacements effectués à l’aide d’un véhicule du parc automobile de l’ARC doivent respecter les Procédures de gestion du parc automobile de la Direction de l’administration. Pour plus d’information, envoyez un courriel à la Division des logistiques et des services administratifs de l’Agence.

5.7.7.5 Véhicules de location

5.7.7.5.1 Lorsqu’il s’agit de choisir entre la location d’un véhicule et l’utilisation du véhicule de l’employé, l’Outil de calcul des coûts en ligne est disponible pour fournir des conseils sur l’option la plus rentable.

5.7.7.5.2 Lorsqu’ils louent une voiture, les voyageurs doivent s’adresser aux fournisseurs agréés par le gouvernement qui figurent dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC. Si les fournisseurs indiqués ne sont pas disponibles, ils ne doivent pas dépasser le tarif contractuel le plus élevé figurant dans le répertoire. Pour plus d’information sur la location de voitures, consultez la page Location de voiture dans SavoirFaire.

5.7.7.5.3 Pour les véhicules de location, seules l’assurance collision (AC) et l’assurance pertes et dommages, comme cela est décrit dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC, donnent droit à un remboursement, si tel est le cas. Pour plus d’information sur la couverture AC offerte dans le cadre de la CIV, consultez la page Carte individuelles de voyage (CIV) dans SavoirFaire.

5.7.7.5.4 Les primes d’assurance individuelle contre les accidents, l’assistance routière ou toute autre couverture ne peuvent faire l’objet d’un remboursement.

5.7.7.6 Véhicules privés

5.7.7.6.1 Lorsque le mode de transport habituel du voyageur pour se rendre au lieu de travail est un véhicule privé, le voyageur doit appliquer la Règle de résidence comme indiqué à l’Annexe B – Application de la Règle de résidence. Lorsqu’il présente une demande de remboursement des dépenses de voyage, comme le prévoit la section 5.9 Demande de remboursement de dépenses de voyage, le voyageur doit indiquer les lieux utilisés pour l’application de la Règle de résidence.

5.7.7.6.2 Lors de l’obtention d’une assurance d’affaires supplémentaire (AAS), les primes supplémentaires pour la responsabilité civile et les dommages matériels ainsi que pour la couverture contre les collisions et contre tous risques (y compris les frais administratifs imposés par l’agent d’assurance) peuvent être remboursées, en fonction des reçus présentés.

5.7.7.6.3 Lorsqu’il demande le remboursement de la prime AAS, l’employé doit remplir le formulaire TF9 Certificat d’assurance-véhicule et demande de remboursement de l’assurance d’affaires supplémentaire (TF9) et le joindre à la demande de remboursement des dépenses de voyage.

• 5.7.7.6.3.1 Si la compagnie d’assurance n’est pas en mesure de remplir la partie requise du TF9, une lettre d’attestation ou un autre formulaire de la compagnie d’assurance peut être accepté. La lettre d’attestation ou le formulaire alternatif doit contenir :
  • 5.7.7.6.3.1.1 le type de couverture
  • 5.7.7.6.3.1.2 le montant de la couverture ou de la franchise choisi par l’employé, ou les deux
  • 5.7.7.6.3.1.3 la prime de base par rapport à la prime AAS
  • 5.7.7.6.3.1.4 la marque, le modèle et l'année du véhicule
  • 5.7.7.6.3.1.5 la date d’entrée en vigueur de la couverture
  • 5.7.7.6.3.1.6 les modalités de paiement (reçu en totalité/à tempérament)

5.7.7.6.4 Chaque année, lors du renouvellement, l’exigence de AAS doit être évaluée par le gestionnaire délégué et l’employé. Le résultat de cette évaluation doit être documenté. S’il est établi que le AAS n’est plus nécessaire, il doit être annulé.

5.7.7.6.5 Si l’AAS est annulée avant la date de renouvellement annuel, l’employé demandera à la compagnie d’assurance le remboursement de toute prime non échue et remettra les fonds reçus au Receveur général du Canada. L’USF peut être contactée pour obtenir plus d’information, comme indiqué à la section 7. Demandes de renseignements.

5.7.8 Transport : Indemnités ou avantages compensatoires

5.7.8.1 En cas de retard ou d’annulation d’un moyen de transport (par exemple, un vol ou un train), toutes les dépenses réelles et raisonnables dues au retard ou à l’annulation sont remboursables.

5.7.8.2 Les voyageurs doivent utiliser les coupons, bons ou autres avantages reçus du transporteur pour les repas et l’hébergement, entre autres. Aucune indemnité de repas ou frais d’hébergement ne doit être remboursée lorsqu’ils sont fournis gratuitement au voyageur. Les explications appropriées doivent être incluses dans la demande de remboursement des dépenses de voyage.

5.7.8.3 Si un voyageur est indemnisé par le transporteur pour les désagréments causés par le retard ou toute autre indemnisation alors qu’il voyage pour les affaires de l’ARC, l’utilisation personnelle de cette indemnisation n’est pas autorisée. Dans ce cas, c’est l’ARC, et non le voyageur, qui est considérée comme ayant subi un désagrément. Le voyageur doit donc remettre le paiement à l’État. L’USF peut être contactée pour obtenir de l’information à ce sujet, comme indiqué à la section 7. Demandes de renseignements.

5.8 Dépenses supplémentaires

5.8.1 Dépenses supplémentaires : Dépenses de voyage à l’extérieur du Canada

5.8.1.1 Le remboursement des passeports n’est possible que pour les employés qui voyagent à l’extérieur du Canada, car les voyages à l’intérieur du Canada ne nécessitent qu’une pièce d’identité avec photo délivrée par le gouvernement.

5.8.1.2 Le gestionnaire délégué doit déterminer le type (régulier [bleu] ou spécial [vert]) et la durée (5 ou 10 ans) du passeport requis. Pour obtenir plus d’information concernant les exigences en matière de passeports et de visas, consultez la page InfoZone Exigences de passeport et visa de la Division du bureau des relations et conventions internationales de l’ARC. Les frais liés à l’obtention :

• 5.8.1.2.1 de passeports ordinaires doivent être présentés par le voyageur en vue d’un remboursement au moyen d’une demande de remboursement des dépenses de voyage;
• 5.8.1.2.2 de passeports spéciaux doivent être facturés directement au centre de coûts de l’employé et ne doivent pas être inclus dans la demande de remboursement des dépenses de voyage.

5.8.2 Dépenses supplémentaires : Frais financiers

5.8.2.1 Les frais de service ou les frais pour les transactions financières comprennent, sans s’y limiter, les frais de la CIV, l’utilisation des guichets automatiques, l’utilisation des cartes de crédit/débit, les commissions sur les transactions en devises étrangères de l’institution financière et les frais d’encaissement de chèques.

5.8.2.2 Les employés doivent indiquer la devise de leurs dépenses dans la demande de remboursement des dépenses de voyage et s’assurer que les dépenses sont justifiées par des reçus si elles dépassent 12 $ (taxes comprises). Lorsque le taux de change pour la dépense effectuée n’est pas justifié au moyen de reçus (par exemple, un relevé de carte de crédit), le taux de change moyen de la Banque du Canada s’appliquera.

• 5.8.2.2.1 Lorsque la Banque du Canada ne fournit pas de taux de change, un taux de change provenant d’une institution établie sera appliqué, comme déterminé par l’USF. Le taux de change sera établi en calculant la moyenne des taux applicables à la date d’entrée initiale au pays et à la date de départ du pays.

5.8.3 Dépenses supplémentaires : Garde des personnes à charge

5.8.3.1 Le remboursement des frais de prise en charge des personnes à charge est plafonné à 35 $ par ménage avec une déclaration au lieu d'un reçu ou à 75 $ par ménage avec un reçu pour les services fournis par un particulier ou une entreprise dont l'activité consiste à fournir des services de prise en charge des personnes à charge.

5.8.3.2 Pour obtenir le remboursement des frais de service en vertu de cette disposition, l'employé doit remplir et joindre le formulaire TF750 Déclaration de personnes à charge à sa demande de remboursement des frais de déplacement.

5.9 Demande de remboursement des dépenses de voyage

5.9.1 Pour chaque voyage, l’employé doit soumettre une demande de remboursement de dépenses de voyage et toutes les pièces justificatives à l’approbation du gestionnaire délégué au moyen du portail LSE. Les instructions liées à la création d’une demande de remboursement des dépenses de voyage sont décrites à la page Créez une demande de remboursement dans le LSE dans SavoirFaire.

• 5.9.1.1 Les non-utilisateurs du LSE doivent soumettre un Formulaire de voyage approuvé par l’ARC et toutes les pièces justificatives à l’approbation du gestionnaire délégué lorsqu’ils demandent le remboursement de leurs dépenses de voyage.

5.9.2 Lorsqu’il soumet sa demande par l’intermédiaire du LSE, l’employé doit y inclure ce qui suit :

• 5.9.2.1 Toutes les dépenses liées au voyage, qu’elles aient été payées à l’avance par l’ARC ou par l’employé, dont celles liées à l’annulation d’un voyage, si tel est le cas.
  • 5.9.2.1.1 Pour les frais de repas, les employés peuvent choisir d’utiliser soit le calculateur de repas, soit la fonction Saisir les reçus pour entrer les frais de repas, sauf pour les déplacements prolongés au Canada ou tous les voyages à l’extérieur du Canada. Dans ces situations, les employés doivent utiliser la fonction Saisir les reçus, même lorsqu’ils demandent l’indemnité.
    • 5.9.2.1.1.1 Lorsqu’ils utilisent la fonction Saisir les reçus, les employés doivent saisir manuellement les montants des indemnités de repas, à raison d’une ligne pour chaque dépense, en les séparant par des dates précises.
    • 5.9.2.1.1.2 Les repas fournis par un tiers pendant le voyage (par exemple, lorsque le transporteur sert des repas durant le trajet ou lorsque le repas est inclus dans les frais d’hébergement) doivent être déduits manuellement lorsque le calculateur de repas est utilisé.
• 5.9.2.2 Les pièces justificatives sous forme d’un reçu électronique, d’une image numérique ou numérisée du reçu, d’un fichier Excel, d’un document Word ou d’un courrier électronique non chiffré (par exemple, les reçus et factures d’itinéraires de billets électroniques, les factures d’hôtel et les cartes d’embarquement).
• 5.9.2.3 Les justifications requises telles que décrites dans la Directive sur les voyages et ces procédures, ainsi que l’approbation préalable écrite du gestionnaire délégué (s’il y a lieu).
• 5.9.2.4 Pour les voyages à l’extérieur du Canada, le numéro de Demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada, une copie de la Demande d'autorisation pour voyager à l'extérieur du Canada approuvée et une copie de la CIV ou du relevé de la carte de crédit personnelle, afin de justifier le taux de change. Les transactions personnelles qui ne se rapportent pas à la demande de remboursement de dépenses de voyage doivent être caviardées avant de soumettre le relevé de carte de crédit.

5.9.3 Les employés doivent s’assurer que les documents joints sont lisibles. Les instructions sur la manière d’inclure des documents dans une demande de remboursement des dépenses de voyage sont décrites à la page Joindre des documents à l’appui dans SavoirFaire.

5.9.4 Avant d’approuver la demande de remboursement des dépenses de voyage, le gestionnaire délégué doit s’assurer de ce qui suit :

• 5.9.4.1 Que la demande de remboursement des dépenses de voyage respecte la demande de voyage approuvée ou l’autorisation permanente de voyager, ainsi que les exigences de la Directive sur les voyages et ces procédures. Il doit notamment s’assurer que tout changement par rapport à la demande de voyage approuvée est justifié et accompagné d’une explication.
• 5.9.4.2 Que toutes les pièces justificatives sont incluses (et lisibles) dans la demande de remboursement des dépenses de voyage, sauf indication contraire dans la Directive sur les voyages ou dans ces procédures.

5.9.5 Le gestionnaire délégué doit approuver la demande de remboursement des dépenses de voyage par l’intermédiaire de LSG ou en utilisant les Formulaires de voyage approuvés par l’ARC pour les non-utilisateurs du LSE. Pour connaître les étapes détaillées de la recommandation et de l’approbation des dépenses de voyage, consultez les pages Recommander une demande de voyage ou de remboursement et Approuver une demande de voyage ou de remboursement dans SavoirFaire.

5.9.6 Demande de remboursement de dépenses de voyage : Délais de soumission

5.9.6.1 Le tableau 4 illustre les délais de soumission des demandes de remboursement des dépenses de voyage en fonction du type de demande. Il y a exception de ces délais à la fin de l’exercice, lorsque toutes les demandes de remboursement de dépenses de voyage doivent être soumises dans les cinq premiers jours ouvrables d’avril.

5.9.6.2 Si un employé n’est pas en mesure de respecter le délai indiqué à la section 5.9.6.1, il doit en donner la raison dans la section des commentaires de la demande de remboursement des dépenses de voyage.

5.9.6.3 Les employés ne peuvent pas invoquer un retard dans le traitement de la demande de remboursement de dépenses de voyage pour justifier le paiement tardif de la facture de la CIV (si tel est le cas).

5.9.7 Demandes de remboursement de dépenses de voyage : Reçus

5.9.7.1 Les voyageurs doivent présenter des reçus détaillés (indiquant la preuve du paiement) pour chaque dépense de voyage avec leur demande de remboursement de dépenses de voyage. Un reçu ne comprend pas les relevés de carte de crédit.

• 5.9.7.1.1 Dans des circonstances indépendantes de la volonté du voyageur (par exemple, un départ de vol tôt le matin où le voyageur n’est pas en mesure d’obtenir un reçu indiquant la preuve du paiement auprès du fournisseur de l’hébergement ou du véhicule de location), la facture préliminaire émise par le fournisseur ainsi qu’une preuve du paiement figurant sur le relevé de la carte de crédit suffiront.

5.9.7.2 Lorsqu’un reçu porte le nom du client, comme pour les hôtels et les locations de véhicules, il doit être au nom du voyageur.

5.9.7.3 Les dépenses de voyage suivantes ne nécessitent pas de reçus, sauf indication contraire dans la Directive sur les voyages :

• 5.9.7.3.1 Les dispositifs d’hébergement privé non commercial.
• 5.9.7.3.2 Les repas.
• 5.9.7.3.3 Les faux frais.
• 5.9.7.3.4 L’utilisation du kilométrage des véhicules privés.
• 5.9.7.3.5 Les frais liés à la transaction financière, au stationnement, au parcomètre pour le stationnement dans la rue, au taxi et conavettage, au transport public (autobus, tramway, métro), ainsi que les frais et droits obligatoires liés aux services de transport qui sont encourus lors d’un voyage et non remboursés par ailleurs (tels que les droits d’amarrage, les péages routiers ou pour ponts, les droits de traversier ou tout autre frais ou droit lié aux services de transport), de 12 $ ou moins, taxes comprises.

5.9.7.4 Dans les cas où le reçu est perdu, accidentellement détruit ou introuvable, une déclaration personnelle (RC352 - Déclaration de reçus perdus [RC352]) peut remplacer le reçu avec la validation du gestionnaire délégué. Ces déclarations doivent être évitées dans la mesure du possible.

• 5.9.7.4.1 Le RC352 doit être joint au rapport de dépenses dans le LSE.
• 5.9.7.4.2 Les relevés bancaires ou de cartes de crédit doivent être fournis dans la mesure du possible. Les transactions personnelles qui ne se rapportent pas à la demande de remboursement de dépenses de voyage doivent être caviardées avant de soumettre le relevé de carte de crédit.

5.10 Changements du lieu de travail

5.10.1 La notification écrite du changement qui est fournie à l’employé doit indiquer le nouveau lieu de travail et la date de début du changement de lieu de travail.

5.11 Combinaison de voyage pour motifs personnels et de voyage d’affaires

5.11.1 Lorsqu’il s’agit d’obtenir une approbation préalable pour ajouter une partie personnelle à un voyage d’affaires de l’ARC, l’analyse des coûts requise doit être fournie au gestionnaire délégué pour approbation au moins deux semaines avant le déplacement au Canada et au moins quatre semaines avant le déplacement à l'étranger. L'analyse doit être incluse dans le formulaire Demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada (si tel est le cas). L’analyse des coûts doit inclure des captures d’écran justifiant le coût des voyages personnels par rapport au coût des voyages d’affaires uniquement (par exemple : une impression d’écran des SVP montrant le coût du billet d’avion incluant les jours de voyage personnel avec le coût du billet d’avion pour les jours de voyage d’affaires uniquement ou des captures d’écran des coûts de location de véhicule avec et sans les jours de voyage personnel inclus).

5.11.2 Les renseignements par rapport à l’analyse des coûts préalablement approuvée doivent être inclus dans la demande de remboursement des dépenses de voyage, tout comme l’approbation écrite du gestionnaire délégué.

5.11.3 L’USF examinera l’analyse des coûts et pourra demander des renseignements ou précisions supplémentaires, au besoin.

5.12 Recouvrement des dépenses de voyages de tierces parties

5.12.1 L’employé doit respecter les exigences énoncées dans la Directive sur les voyages et ces procédures lorsque les dépenses de voyage initiales sont payées par l’ARC, mais que le remboursement sera recouvré auprès de tiers.

5.12.2 L’employé doit obtenir une lettre d’intention signée par le tiers (par l’organisateur de la conférence/du séminaire ou par le contribuable, par exemple).

• 5.12.2.1 La lettre d’intention doit indiquer que le tiers accepte de payer les dépenses de voyage et de permettre à l’ARC de faire tous les préparatifs de voyage, y compris la réservation de billets auprès des transporteurs, et que tous les préparatifs/remboursements, y compris l’hébergement et les repas, respectent la Directive sur les voyages.

5.12.3 Pour le recouvrement lié aux conférences et séminaires, l’employé doit joindre la lettre d’intention à la demande de remboursement de dépenses de voyage et, une fois celle-ci soumise, envoyer une demande à l’Unité des comptes débiteurs à l’aide de Winfast.

5.12.4 Pour le recouvrement lié à des vérifications à l’extérieur du Canada, l’employé doit joindre à la demande de remboursement des dépenses de voyage la lettre d’intention et le document Demande de facturation pour les voyages à l’étranger dûment rempli.

5.13 Programmes de fidélisation

5.13.1 Les voyageurs ne seront pas remboursés lorsqu’ils utilisent des points de fidélité pour payer des voyages d’affaires de l’ARC (par exemple, l’hébergement et le transport), lorsqu’il n’y a pas de coût monétaire pour le voyageur. Si les points de fidélité sont utilisés pour réduire les dépenses de voyage, seul le solde payé par l’employé sera remboursé.

5.14 Heures supplémentaires et autres perturbations du mode de transport

5.14.1 Les employés peuvent être admissibles au remboursement des frais de transport dans certaines circonstances. Pour plus d’information, veuillez consulter les conditions d'emploi et les Conventions collectives appropriées.

5.14.2 Dans des circonstances exceptionnelles non prévues à la section 5.14.1 ou dans les conditions d'emploi et les Conventions collectives appropriées (comme une urgence de santé publique), il faut obtenir l’approbation du commissaire.

5.15 Urgences, maladies, blessures et décès en cours de voyage

5.15.1 Si un employé tombe malade, se blesse ou décède au cours d’un voyage d’affaires pour le compte de l’ARC, l’employé ou les personnes à sa charge (si c’est le cas) peuvent bénéficier d’une indemnisation dans le cadre de la couverture d’assurance applicable décrite à l’Annexe C – Guide sur les protections d’assurance. Les employés ou leurs personnes à charge doivent communiquer avec le Centre de service à la clientèle pour la rémunération pour obtenir plus de renseignements sur la couverture d’assurance.

5.15.2 Le remboursement des dépenses réelles et raisonnables liées à une urgence, une maladie, une blessure ou un décès survenus au cours d’un voyage sera réduit de tout montant payable dans le cadre de régimes provinciaux d’assurance maladie applicables ou de la couverture d’assurance décrite à l’Annexe C – Guide sur les protections d’assurance.

5.15.3 Urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement : Urgences, maladies, blessures

5.15.3.1 Dans le cas où un employé tombe malade, se blesse ou est confronté à une situation d’urgence dans le cadre de l’exercice de ses fonctions ou lors d’un voyage d’affaires pour le compte de l’ARC, ce qui suit s’applique :

• 5.15.3.1.1 Les frais de transport (par exemple ambulance ou taxi) seront remboursés si le transport vers un établissement médical, un logement lié au voyage ou la résidence principale est nécessaire (de l’avis du gestionnaire délégué, de l’employé ou du médecin traitant).
• 5.15.3.1.2 L’employé peut recevoir une avance lorsqu’il engage des dépenses médicales importantes à l’extérieur du Canada. Cette avance sera ensuite remboursée à l’ARC par l’employé une fois que les dépenses médicales auront été traitées par les régimes d’assurance privés de l’employé, le Régime de soins de santé de la fonction publique ou une autre autorité, ou dans le cadre de la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État.
• 5.15.3.1.3 Les frais réels et raisonnables engagés pour les appels téléphoniques interurbains au domicile peuvent être remboursés si le retour à la résidence principale n’est pas nécessaire.

5.15.3.2 Un employé en voyage d’affaires pour l’ARC peut retourner dans sa zone d’affectation en cas de situation d’urgence à son domicile. Dans ces situations, l’approbation préalable du voyage peut être fournie après coup par le gestionnaire délégué, avec divulgation ultérieure des dépenses de voyage à l’ASAF et SC de la DGFA, pour information par le cadre supérieur de l’Agence. Ces frais de voyage doivent également être inclus dans le plan de voyage suivant.

5.15.3.3 Un voyage à la maison en raison d’une urgence, d’une maladie ou d’une blessure ne sera pas pris en compte pour déterminer l’admissibilité de l’employé aux exigences énoncées à la section 6.9 de la Directive sur les voyages.

5.15.4 Urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement : Décès

5.15.4.1 Si un employé décède au cours d’un voyage d’affaires pour l’ARC, le bénéficiaire désigné de l’employé, sa succession ou les personnes à sa charge (si tel est le cas) se verront rembourser les dépenses réelles et raisonnables liées au décès de l’employé, dont les suivantes :

• 5.15.4.1.1 Les frais liés à l’ambulance, au corbillard, l’embaumement ou la crémation, la caisse ou le conteneur extérieur (mais pas le coût d’un cercueil ou d’une urne) et tout autre service ou article requis par les lois sanitaires locales, à l’endroit où le décès s’est produit.
• 5.15.4.1.2 Le transport de la dépouille mortelle vers la zone d’affectation ou, si les survivants le souhaitent, vers un autre lieu, à concurrence du coût du transport vers la zone d’affectation.
• 5.15.4.1.3 Les frais de l’accompagnateur qui s’ajoutent aux frais inclus dans le transport de la dépouille mortelle ne sont payables que lorsque l’accompagnateur est exigé par la loi.
• 5.15.4.1.4 Les déplacements d’un proche ou d’un représentant de la famille jusqu’au lieu d’inhumation, lorsque la dépouille n’est pas transportée. Cette dépense sera remboursée comme si cette personne était un employé de l’ARC, comme le prévoit la Directive sur les voyages.

5.16 Exceptions

5.16.1 Une exception à la Directive sur les voyages et à ces procédures peut être autorisée dans certaines circonstances. Une exception doit être demandée avant d’organiser le voyage, sauf dans de rares cas où elle peut être demandée après coup.

5.16.2 Pour déterminer si une exception est nécessaire, le gestionnaire délégué qui demande l’exception doit d’abord consulter l’USF, comme indiqué à la section 7. Demandes de renseignements de ces procédures.

5.16.3 L’USF doit examiner les informations fournies par le gestionnaire délégué et consulter l’Unité de la mobilité de la DRFC par courriel afin de déterminer si une exception est nécessaire.

5.16.4 L’Unité de la mobilité de la DRFC doit :

• 5.16.4.1 consulter l’USF pour déterminer si une exception est nécessaire;
• 5.16.4.2 déterminer l'exigence ou les exigences selon lesquelles une exception doit être demandée;
• 5.16.4.3 déterminer si l’exception est classée comme exception majeure ou mineure;
• 5.16.4.4 consulter, si nécessaire, la Section des politiques financières de la Division des systèmes, des politiques et du contrôle (DSPC).

5.16.5 Lorsque l’Unité de la mobilité de la DRFC détermine qu’une exception est nécessaire, le gestionnaire délégué doit obtenir l’approbation du détenteur du niveau de gestion (NG) 2 ou d’un niveau supérieur avant de procéder à une demande d’exception formelle.

5.16.6 Le NG 2 doit soumettre la demande d’exception, sous forme d’une note de service provisoire, à l’adjoint à l’ASAF et au directeur général (Adjoint à l’ASAF et DG) de la Direction de l’administration financière (DAF) pour approbation.

• 5.16.6.1 La note de service doit être rédigée selon le modèle « Note de service à l’intention des commissaires pour approbation ». Consultez la page Formulaires et modèles – Bureau des commissaires sur InfoZone.
  • 5.16.6.1.1 Si l’exception est classée comme une exception majeure, la note de service sera adressée au commissaire pour approbation. Une copie conforme de la note doit être envoyée à L’ASAF et le SC, DGFA et l’ Adjoint à l’ASAF et DG.
  • 5.16.6.1.2 Si l’exception est classée comme une exception mineure, la note de service sera adressée et soumise à l’approbation de l’ASAF et SC , DGFA. Une copie conforme de la note doit être envoyée à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF.
• 5.16.6.2 La note de service doit comporter les renseignements généraux, les considérations éventuelles, le résumé de la consultation avec l’USF et l’Unité de la mobilité de la DRFC, ainsi qu’une recommandation.
• 5.16.6.3 La note de service doit comprendre la phrase suivante : « La Direction générale des finances et de l’administration a été consultée et soutient cette exception ».

5.16.7 L’adjoint à l’ASAF et DG de la DAF examinera la note de service liée à la demande d’exception et fournira ses commentaires, au besoin. Il en informera l’ASAF et SC, DGFA.

5.16.8 Après avoir obtenu l’aval de l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF, la personne détenant le NG2 ou un niveau supérieur qui demande l’exception doit finaliser la demande d’exception en signant la note de service.

5.16.9 S’il s’agit d’une exception majeure, le détenteur du NG2 ou d’un niveau supérieur qui demande l’exception doit :

• 5.16.9.1 transmettre la note de service provisoire à l’ASAF et SC, DGFA, pour approbation, avec copie conforme à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF;
• 5.16.9.2 transmettre la note approuvée au bureau du commissaire pour approbation, avec une copie conforme à l’ASAF et SC, DGFA et à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF;
• 5.16.9.3 Fournir une copie définitive signée de la note de service approuvée à l’Unité de la mobilité de la DRFC.

   

5.16.10 S’il s’agit d’une exception mineure, le détenteur du NG2 ou d’un niveau supérieur qui demande l’exception doit :

• 5.16.10.1 transmettre la note à l’ASAF et SC, DGFA, pour approbation, avec copie conforme à l’adjoint à l’ASAF et DG, DAF;
• 5.16.10.2 fournir une copie définitive signée de la note de service approuvée à l’Unité de la mobilité de la DRFC.

6. Références

6.1 Instruments et information connexes :

• Autorisations spéciales de voyager (SCT)
• Annexe B – Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Annexe C – Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence, Directive sur la DPDPFAP
• Association du transport aérien international (en anglais seulement)
• Cadre stratégique de l’Agence pour les politiques d’entreprise
• Code d'intégrité et de conduite professionnelle
• Conventions collectives
• Demande d’autorisation de voyager à l’extérieur du Canada
• Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l’Agence et les activités administrées
• Directive sur la discipline
• Directive sur la réinstallation
• Directive sur les conditions d'emploi
• Directive sur les conditions d'emploi du groupe de la direction (EX)
• Directive sur les conditions d'emploi du groupe professionnel Ressources humaines
• Directive sur les dépenses d’accueil, de conférences et d’événements
• Directive sur les voyages
• Division du bureau des relations et conventions internationales
• Formulaires et modèles – Bureau des commissaires
• Exigences de passeport et visa
• Guide de l'utilisateur du formulaire électronique DAVEC
• Politique sur la gestion du milieu de travail
• Politique sur le développement durable de l'Agence du revenu du Canada
• Politiques à l'intention des cabinets des ministres
• Portail des Services de voyage partagés
• Procédures de gestion du parc automobile
• Procédures sur les dépenses d'accueil, de conférences et d'événements
• RC352 - Déclaration de reçus perdus
• Régime de soins de santé de la fonction publique
• Régimes de travail
• Répertoire des établissements d’hébergements et des entreprises de location de véhicules (SPAC)
• TF750 - Appendice F - Déclaration de garde de personnes à charge
• TF9 - Certificat d'assurance-véhicule et demande de remboursement de l'assurance d'affaires supplémentaire
• Voyages (InfoZone)

7. Demandes de renseignements

7.1 Envoyez vos questions sur ces procédures au secteur approprié, comme il est indiqué dans le tableau suivant :

8. Historique des versions

9. Annexe A – Définitions

A.1 Le terme clé suivant, qui se trouve dans ces procédures, est définis dans le Gestion du milieu de travail – Glossaire des définitions :

• Lieu de travail

A.2 Les termes clés suivants, qui se trouvent dans ces procédures, sont définis dans le Lexique de la DAF :

• Assurance d’affaires supplémentaire
• Autorisation permanente de voyager
• Cadres supérieurs de l'Agence
• Carte individuelle de voyage
• Conavettage
• Déclaration
• Dépenses réelles et raisonnables
• Déplacement prolongé
• Employé
• Fin de semaine
• Gestionnaire délégué
• Indemnité de faux frais
• Lieu de destination
• Locaux d’hébergement du gouvernement et d’une institution
• Logement commercial
• Logement privé non commercial
• Personne à charge
• Reçu
• Résidence d’affaires
• Résidence principale
• Service des voyages du gouvernement
• Statut du voyage
• Taux de kilométrage de l’ARC
• Voyage local
• Voyages d’affaires pour l’ARC
• Voyageur
• Zone d’affectation

10. Annexe B – Application de la Règle de résidence

Procédures sur les voyages : Annexe B – Application de la Règle de résidence

11. Annexe C – Guide sur les protections d’assurance

Procédures sur les voyages : Annexe C – Guide sur les protections d’assurance