Procédures sur les voyages d’affaires

Numéro de version: 1.0
Date de version : le 30 juin 2021

Sur demande, cet instrument de politique d’entreprise (IPE) est offert en différents formats pour les personnes ayant une déficience visuelle (courriel Multiple Media-PAB / Format Substitut-DGAP (CRA/ARC)).

1. Date d’entrée en vigueur

Les Procédures sur les voyages d’affaires sont entrées en vigueur le 30 juillet 2021, à la suite de l’approbation de la directrice générale de la Direction de l’administration financière (DAF) de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA).

Pour l’historique des versions de ce document, consultez la section 9.

2. Application

Ces procédures s'appliquent aux employés et aux autres personnes qui voyagent pour l'Agence du revenu du Canada (ARC), comme les députés, le personnel exonéré du ministre et les entrepreneurs, et il est obligatoire de les respecter. Elles ne s'appliquent pas aux personnes, par exemple le ministre, dont les voyages d'affaires sont régis par d'autres directives.

Le terme « employés » a été délibérément utilisé dans ces procédures pour distinguer les indemnités qui s'appliquent seulement aux employés. Les sections sur les « voyageurs » s'appliquent aux entrepreneurs et aux autres personnes voyageant pour l'ARC. Pour les besoins de ce document, le terme « employés » englobe les membres du Conseil de direction (Conseil).

Le Code d’intégrité et de conduite professionnelle souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l’ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l'ARC pour les politiques d'entreprise établissent les exigences relatives au respect des IPE.

Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

Pour aider les employés à interpréter et mettre en œuvre ces procédures, certains termes clés sont définis dans l’annexe A – Définitions..

3. Instruments de politique d’entreprise connexes

Ces procédures découlent de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.

Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

Ces procédures ont pour but d’aider les gestionnaires de l’ARC à prendre des décisions éclairées tout en assurant un traitement juste et uniforme des employés et des autres personnes qui sont tenues de voyager pour l’ARC. Ces procédures servent également à clarifier et à élargir les exigences de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC afin d’aider les employés à comprendre les allocations auxquelles ils ont droit et les IPE qu’ils doivent respecter.

Ces procédures expliquent les circonstances particulières où les frais de voyage peuvent être remboursés, ainsi que les exigences pour la présentation des demandes de remboursement des frais de voyage. Des exemples non exhaustifs sont fournis pour les besoins d’information.

Ces procédures sont harmonisées, au besoin, avec les pratiques exemplaires du Conseil national mixte (CNM) et les normes gouvernementales en matière de voyages. Bien que ces procédures soient guidées par le CNM, les droits des employés seront déterminés conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.

La zone d'affectation, dont on fait référence dans ces procédures, veut dire la région qui s’étend sur 16 kilomètres du lieu de travail du voyageur en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

5. Activités pour les voyages

5.1 Planification

5.1.1
Les gestionnaires délégués doivent évaluer attentivement le besoin de voyager. Les solutions de rechange aux voyages, telles que l’utilisation de solutions de présence virtuelle comme la téléconférence, la vidéoconférence et d’autres solutions de réunions à distance, devraient être considérées. Pour obtenir des détails sur l’utilisation des solutions de présence virtuelle, veuillez consulter la section Outils de soutien aux réunions de SavoirFaire.
5.1.2
Selon la Stratégie ministérielle de développement durable de l’ARC, les employés, à l’exception du groupe de la direction (EX) et du Conseil, doivent suivre le cours Transport d'affaires durable avant de voyager pour l’ARC, et tous les trois ans par la suite. Des certificats d’achèvement du cours électronique sont délivrés et l’achèvement du cours est consigné dans le portail du Libre-service des employés (LSE). Les gestionnaires sont responsables de vérifier l’achèvement du cours pour leurs employés. Pour plus d'informations, veuillez vous référer au Centre d'expertise en développement durable sur InfoZone.
5.1.3
Les employés doivent estimer le coût du voyage aux fins de l’approbation de leur gestionnaire délégué lors de la création d’une demande de voyage dans la section Voyage du portail du LSE (connu sous le nom LSE – Voyage). Pour obtenir des instructions sur l’estimation des frais de voyage, veuillez consulter la section Estimer les coûts de voyages de SavoirFaire.
5.1.4
Lorsque les déplacements sont de nature continue ou répétitive, une autorisation permanente de voyager (APV) peut être établie.
5.1.4.1
L’APV peut être autorisée pour une période maximale d’un an sans dépasser l’exercice en cours et ne peut pas être reportée à l’exercice suivant.
5.1.4.2
Tout écart par rapport à ce qui est approuvé dans l’APV (par exemple, les avances de voyage, le numéro d’autorisation de voyager (NAV) pour dépenses de voyage prépayées, un changement de centre de coûts ou de tout autre élément qui n’est pas inclus dans l’APV approuvée) doit être approuvé séparément pour chaque voyage par l’intermédiaire d’une demande de voyage, avant le voyage en question.
5.1.4.3
L’APV ne s’applique pas aux groupes d’employés.
5.1.4.4
Les employés peuvent avoir plus d’une APV simultanément.
5.1.4.5
L’APV ne doit pas être utilisée dans les situations où un employé se déplace pour assister à un événement pour lequel l’approbation de l’engagement des dépenses de l’événement est requise.
5.1.4.6
L’APV ne peut pas être utilisée pour les voyages à l’extérieur du Canada.
5.1.4.7
Le niveau de pouvoirs d’approbation de l’APV est fondé sur les coûts estimatifs des déplacements par activité de voyage, et non sur le montant total de l’APV. Les niveaux de pouvoir délégués appropriés sont décrits dans la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers (DPDF) pour les activités de l’Agence.
5.1.4.8
L'APV peut être suspendue ou annulée par le gestionnaire délégué pour toute raison jugée nécessaire, y compris lors d’une urgence de santé publique où les déplacements deviennent limités et chaque voyage peut nécessiter une approbation préalable. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de présenter une demande d’APV, consultez la section Autorisation permanente de voyager de SavoirFaire.
5.1.5
Les demandes de voyage doivent être soumises pour approbation le plus tôt possible afin de permettre suffisamment de temps pour prendre les dispositions nécessaires et de s’assurer que tous les aspects du voyage sont pris en considération.
5.1.5.1
Une exception à la règle générale d’obtention d’une approbation avant de commencer un voyage est lorsqu’il est lié à des situations d’urgence. Dans de tels cas, reportez-vous à l’annexe B : Notes supplémentaires sur la matrice de DPDF et à la Directive sur l’approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (DDVACE) pour obtenir l’approbation de voyager en cas d’urgence.
5.1.5.2
Pour les voyages en avion à l’extérieur du Canada, les employés doivent remplir une Demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada (DAVEC) avant de remplir une demande de voyage dans le LSE – Voyage. Pour obtenir d’autres directives sur la soumission d’une DAVEC, consultez le Guide de l’utilisateur de la DAVEC.
5.1.6
Les gestionnaires délégués doivent s’assurer que les déplacements cadrent avec les plans de voyage. Les exigences liées aux plans de voyage sont décrites dans la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE.
5.1.7
En cas de doute, le gestionnaire délégué ou l’employé doit demander une interprétation de la politique, au moyen de Winfast en sélectionnant l’Unité des services financiers (USF) sous la catégorie des services financiers, avant le voyage.

5.2 Autorisation

5.2.1
Les exigences liées à l’approbation préalable de voyage sont décrites dans la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE.
5.2.2
Les employés qui ont accès au portail du LSE doivent utiliser le LSE – Voyage lorsqu’ils demandent l’autorisation de voyager.
5.2.2.1
Les employés et voyageurs qui n’ont pas accès au portail du LSE (non-utilisateurs du LSE) se serviront des formulaires de voyage approuvés par l’ARC pour demander l’autorisation de voyager.
5.2.3
Les gestionnaires délégués approuvent les demandes de déplacement par l’entremise de la section Voyage du portail du Libre-service des gestionnaires (LSG) [connu sous le nom LSG – Voyage] ou à l’aide des formulaires de voyage approuvés par l’ARC pour les non-utilisateurs du LSE. La section Voyages d'affaires - intérieurs et internationaux de SavoirFaire fournit des étapes détaillées pour recommander et approuver les demandes de voyage.
5.2.4
Les dépenses résultant de mauvaises interprétations ou d’erreurs ne constituent pas une raison pour un remboursement. Les incertitudes quant aux droits doivent être renvoyées à la personne-ressource appropriée indiquée à la section 8 de ces procédures afin d’obtenir des précisions avant d’engager des frais de voyage.
5.2.5
Les employés doivent aviser le gestionnaire délégué de tout changement important apporté aux voyages préautorisés à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada avant de voyager, puisque ces déplacements doivent être approuvés de nouveau.
5.2.5.1
En cas de déplacement à l’extérieur du Canada, les employés doivent également aviser le Bureau des relations et des conventions internationales (BRCI) du changement.

5.3 Avances de voyage

5.3.1
Bien qu’il soit obligatoire pour le groupe EX d’utiliser la carte de voyage désignée (CVD), tous les autres employés, en particulier ceux qui voyagent fréquemment, sont encouragés à présenter une demande de CVD lorsque des voyages d’affaires de l’ARC sont requis pour leur poste. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section Carte de voyage désignée de SavoirFaire.
5.3.2
Lorsqu'un employé choisit de ne pas obtenir et utiliser une CVD, le besoin d'une avance de voyage doit être discuté entre l'employé et le gestionnaire délégué. Les employés qui ont besoin d'une avance de voyage devraient en faire la demande au même moment de soumettre leur demande de voyage pour approbation. Les instructions sur la façon de présenter une demande se trouvent dans la section Créer une demande de voyage de SavoirFaire.
5.3.3
L'avance de voyage est remise à l'employé 10 jours ouvrables ou moins à compter du début du voyage. L'employé doit fournir une justification si l'avance de voyage est requise plus de 10 jours ouvrables avant le voyage. L’USF se réserve le droit de modifier la date en conséquence si aucune justification ou justification insuffisante n’est fournie.
5.3.4
L’USF se réserve le droit de réduire le montant de l’avance de voyage demandée à un montant qui n’est pas supérieur à l’estimation calculée par l’USF, selon les renseignements fournis et disponibles.

5.4 Changement du lieu de travail

5.4.1
Un changement de lieu de travail ne fait pas référence aux situations qui découlent d’une action de dotation (par exemple, les mutations latérales temporaires ou permanentes et les affectations intérimaires).
5.4.2
L’avis écrit qui informe l’employé du changement du lieu de travail doit indiquer l’emplacement ainsi que la date que prend effet le changement du lieu de travail.
5.4.3
Pendant qu’il travaille au nouveau lieu de travail, si l’employé est tenu de se présenter à son lieu de travail précédent pour n’importe quelle raison ou s’il doit voyager à un autre lieu de travail temporaire, les frais de voyage lui seront payés.
5.4.4
Lorsqu’un employé doit s’absenter de sa résidence pour une période d’au moins 36 heures en raison de ses fonctions à un lieu de travail temporaire, et compte tenu de la distance l’employé n’est pas en mesure de retourner à la résidence quotidiennement, l’ARC et l’employé doivent remplir le formulaire TD4, Déclaration d’exemption – Emploi sur un chantier particulier.
5.4.4.1
Chaque fois qu’un employé se trouve dans un nouveau lieu de travail temporaire, le formulaire TD4 doit être rempli et inclus en pièce jointe dans le rapport des dépenses de l’employé et soumis à l’USF.
5.4.4.2
Le formulaire TD4 permet à l’ARC d’exclure certaines prestations du revenu de l’employé lorsque l’ARC ne sait pas si l’employé satisfait certains critères (par exemple, si l’employé maintient une résidence ou si l’employé loue la propriété lorsqu’il est absent). Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le Manuel des avantages, indemnités et autres paiements - Emploi sur un chantier particulier ou en un endroit éloigné.

5.5 Processus de demandes de remboursement des frais de déplacement

5.5.1
Les employés qui ont accès au portail du LSE doivent utiliser le LSE – Voyage pour soumettre leurs demandes de remboursement des frais de déplacement. Tous les documents à l’appui doivent être soumis par voie électronique en pièces jointes dans le LSE – Voyage. Voici des documents acceptables :
  1. reçu électronique
  2. image numérique ou numérisée d’un reçu
  3. fichier Excel
  4. document Word
  5. courriel (doit être déchiffré)
5.5.1.1
Une justification doit toujours accompagner une demande de remboursement qui comprend des coûts non standards, ainsi que l’approbation préalable de tels écarts par le gestionnaire délégué qui a le pouvoir d’engagement (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Pour les coûts non standards, consultez la section 5.11 de ces procédures.
5.5.1.2
La demande de remboursement doit comprendre tous les coûts du voyage, incluant ceux payés à l’avance par l’ARC et ceux payés par l’employé.
5.5.1.3
Si un voyage est annulé et que des frais avaient été payés d’avance (par exemple un billet d’avion prépayé), ces frais doivent quand même être saisis et présentés pour les besoins de rapprochement.
5.5.1.4
Tous les documents doivent être lisibles une fois joints à la demande de remboursement et doivent être des copies originales. Pour plus de renseignements, consultez la section Joindre des documents à l’appui de SavoirFaire.
5.5.2
Les non-utilisateurs du LSE (employés et voyageurs qui n’ont pas accès au portail du LSE) doivent utiliser les formulaires de voyage approuvés par l’ARC lorsqu’ils soumettent leurs demandes de remboursement de frais de voyage ainsi que les documents à l’appui requis. Les documents doivent être des copies originales.
5.5.3
Les gestionnaires délégués approuveront les demandes de remboursement des dépenses au moyen du LSG – Voyage, s’il y a lieu, dans un délai raisonnable (normalement dans les neuf jours civils suivant la réception).
5.5.3.1
Les gestionnaires délégués doivent vérifier les demandes de voyage afin de s’assurer qu’elles respectent la préautorisation de voyager.
5.5.3.2
Les gestionnaires délégués doivent examiner les documents joints à la demande de remboursement. Les gestionnaires doivent également s’assurer que les documents sont lisibles et qu’il y a des renseignements à l’appui pour toutes les dépenses réclamées, sauf celles indiquées à la section 5.6.2 de ces procédures. La section Voyages d'affaires – intérieurs et internationaux de SavoirFaire fournit des étapes détaillées pour recommander et approuver les dépenses de voyage.
5.5.3.3
Le gestionnaire délégué doit s’assurer que les exceptions à la préautorisation sont adéquatement justifiées dans la demande de remboursement ou dans les documents d’appui.
5.5.3.4
À la fin de l’exercice, les gestionnaires délégués suivront les échéanciers fixés par la Division des rapports financiers et de la comptabilité (DRFC).

Présentation d’une demande de remboursement des frais de déplacement pour les voyages à l’extérieur du Canada et des États-Unis continentaux

5.5.4
Si un employé rencontre un retard dans la présentation de sa demande de remboursement (qui est habituellement de 30 jours civils selon la section 7.7.2 de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC (sauf pour le mois d'avril)), il doit informer l’USF de la raison dans la section des commentaires du rapport des dépenses.
5.5.4.1
Il est aussi demandé de joindre une copie électronique du relevé pertinent, soit pour la CVD ou la carte de crédit personnelle, pour permettre d’étayer le ou les taux de la devise à appliquer à toutes les transactions faites au cours du voyage. Il doit être clairement établi que l’employé ne peut utiliser le prétexte d’aucun traitement retardé de la demande de remboursement comme excuse au paiement en retard de la facture de la CVD (si tel est le cas).
5.5.4.2
Pour les voyages à l’extérieur du Canada, l’employé doit indiquer le numéro de la DAVEC sur la demande de remboursement et joindre une copie de la DAVEC approuvée au rapport des dépenses.

5.6 Reçus

5.6.1
Le voyageur doit soumettre les reçus détaillés originaux. Un reçu original ne comprend pas les relevés de carte de crédit.
5.6.1.1
Des efforts raisonnables doivent être déployés afin d’obtenir un reçu indiquant une preuve de paiement, c’est-à-dire un solde zéro.
  • En cas de circonstances que le voyageur ne pourrait contrôler, comme le départ d’un vol d’avion tôt le matin, pour lequel le voyageur est incapable d’obtenir un reçu du fournisseur indiquant que le montant a été payé (un solde zéro), la facture initiale émise par le fournisseur (sans solde zéro) ainsi qu’une preuve de paiement de la carte de crédit suffira.
5.6.1.2
Lorsqu’un reçu porte le nom du client, tels que pour les hôtels et les locations de voitures, il devrait être au nom du voyageur.
5.6.2
Les frais de voyage suivants n’exigent pas de reçus, sauf indication contraire dans la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC :
  1. les repas
  2. les faux frais
  3. le kilométrage des véhicules privés
  4. parcomètre sur la rue et stationnement de 12 $ ou moins (taxes incluses)
  5. les taxis ayant un tarif de 12 $ ou moins (taxes incluses)
  6. le transport public interurbain, tel que l’autobus, le tramway et le métro, dont le tarif est de 12 $ ou moins (taxes incluses)
  7. les frais ou droits obligatoires pour les services de transport, qui sont engagés pendant le déplacement, et qui ne sont pas payés autrement (par exemple droits d’amarrage, péages pour route ou pont, frais de traversier ou frais liés à tout autre service de transport) de 12 $ ou moins (taxes incluses)
  8. les frais de transaction financière de 12 $ ou moins (taxes incluses)
  9. les modalités d’hébergement privé
5.6.3
Dans les situations où le reçu original a été perdu, détruit accidentellement ou qu’il est impossible de l’obtenir, une déclaration personnelle (formulaire RC352 – Déclaration de reçus perdus) peut remplacer le reçu avec validation de la part du gestionnaire délégué.
5.6.3.1
Le formulaire RC352 doit être joint au rapport des dépenses dans le LSE – Voyage.
5.6.3.2
Les relevés bancaires ou de carte de crédit doivent être fournis dans la mesure du possible.
5.6.3.3
Le but de la déclaration est de remédier à une situation exceptionnelle et non de remplacer systématiquement les reçus.

5.7 Logement

5.7.1
Diverses options de logement sont disponibles, dont des hôtels, des motels, des résidences d’affaires, des appartements, des logements privés non commerciaux, des locaux d’hébergement du gouvernement ou d’une institution, et autres fournisseurs d’hébergement commerciaux.
5.7.1.1
Les services de partage d'hébergement comme Airbnb conviennent, mais tous les frais doivent être pris en considération, et l’approbation doit être obtenue avant le voyage. Pour plus d'information, consultez la section Uber, Lyft et Airbnb de SavoirFaire.
5.7.2
Le voyageur est responsable de vérifier tous les frais, y compris les frais d’annulation, auprès du fournisseur de services d’hébergement avant de faire une réservation.
5.7.3
Le coût de l’hébergement sélectionné devrait être égal ou inférieur à la limite de tarif d’hébergement pour un hôtel dans la ville de destination. Consultez la section Réservations d’hôtel et logements privés de SavoirFaire pour obtenir des instructions sur la façon de trouver et de vérifier le tarif dans la ville de destination.
5.7.3.1
Si votre ville de destination ne figure pas dans la liste, la limite de tarifs d’hébergement pour les hôtels au Canada est de 100 $ en dollars canadiens, et de 100 $ en dollars des États-Unis pour les hôtels aux États-Unis.
5.7.4
Les voyageurs doivent tenir compte des coûts de transport lorsqu’ils choisissent l’hébergement et doivent choisir l’option d’hébergement ayant le coût total le plus bas.
5.7.5
Si l’autorisation du gestionnaire délégué n’est pas obtenue avant de réserver un logement dont le tarif est supérieur à la limite du tarif de la ville, la demande de remboursement des frais de déplacement peut être rajustée afin de tenir compte de la limite du tarif de la ville.
5.7.6
Les voyageurs sont encouragés à demeurer dans un logement privé non commercial lorsqu’il est pratique de le faire.
5.7.7
Pour un voyage de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d’encourager l’utilisation de résidences d’affaires, d’appartements, de logements privés non commerciaux et de locaux d’hébergement du gouvernement ou d’une institution, car ces emplacements offrent généralement des rabais pour les réservations de longue durée.
5.7.8
Afin de fournir aux voyageurs des choix écologiques, le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) inscrit les établissements qui s’engagent à améliorer leur rendement environnemental (par exemple, certifications écologiques Feuille Verte et Clé Verte).

5.8 Repas

5.8.1
Pour être admissible au remboursement des frais de repas, le voyageur doit être en statut de voyage, voulant dire qu’il se trouve à plus de 16 km de sa résidence et de son lieu de travail par la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.
5.8.2
À moins d’indications précises dans la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC, les reçus n’ont pas à être soumis pour les coûts liés aux repas pendant les voyages d’affaires de l’ARC.
5.8.3
Pour tous les voyages au Canada, les employés doivent utiliser le calculateur de repas ou la fonction Saisir les pièces pour inscrire les frais de repas au moment de créer leur rapport de dépenses dans le LSE – Voyage.
5.8.3.1
Les repas fournis par un tiers pendant le voyage (par exemple lorsque les repas sont servis par le transporteur durant le vol ou qu’ils sont compris dans les frais d'hébergement) doivent être déduits manuellement lorsque le calculateur de repas est utilisé.
5.8.3.2
La fonction Saisir les pièces ne signifie pas qu’il faut réclamer les montants exacts qui figurent sur les reçus. Au moment d’utiliser cette fonction, les employés doivent saisir manuellement les montants des indemnités de repas avec une ligne d’entrée pour chaque dépense, séparées par des dates précises.
5.8.4
Pour les voyages à l’extérieur du Canada ainsi que pour les périodes de statut de voyage dépassant 30 jours civils consécutifs au même endroit, les employés ne peuvent pas utiliser le calculateur de repas. Les employés doivent utiliser la fonction Saisir les pièces.
5.8.5
Le remboursement des repas pour les employés qui travaillent par quarts sera fondé sur la convention collective applicable.
5.8.6
Pour les indemnités de repas lors des voyages au Canada et dans les états continentaux des États-Unis, consultez la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe B : Repas et indemnités. Pour les voyages à l’extérieur du Canada et des états continentaux des États-Unis, consultez la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe C : Indemnité quotidienne de repas à l'étranger.
5.8.6.1
Selon l’heure de départ et de retour, l’indemnité de repas appropriée peut être payée à la discrétion du gestionnaire, en consultation avec l’employé.
5.8.7
L’admissibilité est déterminée selon le fuseau horaire du point de départ.
5.8.7.1
Voyages hors de la zone d’affectation – sans nuitée
  • Par exemple, si le voyageur quitte Halifax, arrive à Ottawa et retourne à Halifax le même jour, veuillez utiliser le fuseau horaire de l’Atlantique pour le départ de Halifax (déjeuner) et le fuseau horaire de l’Est pour le départ d’Ottawa (souper).
5.8.7.2
Voyage au Canada et dans les états continentaux des États-Unis – avec nuitée
  • Par exemple, si le voyageur quitte Vancouver, arrive à Ottawa et retourne à Vancouver le jour suivant, veuillez utiliser le fuseau horaire du Pacifique pour le départ de Vancouver lors du premier jour et le fuseau horaire de l’Est pour le départ d’Ottawa le jour suivant (le jour du voyage de retour).
5.8.7.3
Voyage à l’extérieur du Canada et des états continentaux des États-Unis – avec nuitée
  • Par exemple, si l’employé quitte Ottawa (Canada) et arrive à Londres (Angleterre), servez-vous du fuseau horaire de l’Est pour déterminer l’admissibilité des repas. Lorsqu’il revient à Ottawa (Canada) de Londres (Angleterre), servez-vous du fuseau horaire d’été britannique ou du fuseau horaire de Greenwich, selon le cas, pour déterminer l’admissibilité des repas pour le voyage de retour.
5.8.8
Lorsqu’il n’y a aucune indemnité de repas fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l’indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.
5.8.9
Les échéanciers suivants, utilisés par le calculateur de repas dans le LSE – Voyage, peuvent servir de guide pour déterminer les droits aux repas :
5.8.9.1
Départ : le voyageur part de chez lui après :

7 h – il n’a pas le droit au déjeuner
12 h – il n’a pas le droit au dîner
17 h 30 – il n’a pas le droit au souper
5.8.9.2
Retour : le voyageur revient chez lui avant :

8 h 30 – il n’a pas le droit au déjeuner
13 h – il n’a pas le droit au dîner
18 h 30 – il n’a pas le droit au souper

5.9 Indemnité de faux frais

5.9.1
Lorsque l’hébergement est autorisé et utilisé, un voyageur se fera payer une indemnité de faux frais qui couvre un certain nombre de dépenses diverses qui n’ont pas été autrement prévues dans les présentes procédures pour chaque jour ou partie de journée en statut de voyage, selon la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe B : Repas et indemnités et la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe C : Indemnité quotidienne de repas à l'étranger.
5.9.1.1
Une partie de journée n’inclut pas les journées où un vol de soirée arrive au terminus du transporteur et que le voyageur retourne à sa résidence avant 2 h.
  • Par exemple, un voyageur retournant à sa résidence à 1 h n’aurait pas droit à une indemnité de faux frais pour le jour suivant. Si le voyageur retourne à la résidence à 2 h ou après, il aura droit à une indemnité de faux frais supplémentaire pour le jour suivant.
5.9.2
Lorsqu’un voyage a lieu entre plusieurs endroits dans différents pays le même jour, l’indemnité de faux frais payée sera déterminée en fonction de l’endroit où le voyageur se retrouve physiquement à la fin de la journée (par la fin de la journée, on entend minuit). Lorsqu’un voyageur est en transit à minuit (il n’est pas arrivé à destination à minuit), l’indemnité de faux frais payée sera déterminée en fonction du lieu de départ. Par exemple :
  • Un voyageur part d’Ottawa (Canada) le mardi et arrive à Paris (France) à 23 h, heure locale le même jour. Le voyageur se fera rembourser l’équivalent de l’indemnité de faux frais applicable pour Paris, telle qu’elle est publiée à la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe C : Indemnité quotidienne de repas à l'étranger en dollars canadiens.
  • Lorsqu’un voyageur quitte Ottawa (Canada) le mardi et arrive à Paris à 1 h, heure locale le lendemain (mercredi), le voyageur était en transit à minuit le mardi. Le voyageur se fera donc rembourser l’indemnité de faux frais applicable pour le Canada (lieu de départ) telle que publiée à la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe B : Repas et indemnités. Pour mercredi, le voyageur se fera rembourser l’équivalent de l’indemnité de faux frais applicable pour Paris, tel qu’il est publié à la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe C : Indemnité quotidienne de repas à l'étranger, en dollars canadiens.

Voyages au Canada et dans les états continentaux des États-Unis

5.9.3
Formule : Nombre de nuitées, plus un.
  • Par exemple, un voyageur quitte Ottawa (Canada) le 5 juin dans l’après-midi, loue un logement à Toronto (Canada) la nuit du 5 juin et retourne à Ottawa le 6 juin dans l’après-midi. Selon la formule, on paie au voyageur deux indemnités de faux frais (nombre de nuitées [une] plus un).
  • Par exemple, un voyageur quitte Ottawa (Canada) le 5 juin dans l’après-midi, loue un logement à Syracuse (États-Unis) les nuits des 5 et 6 juin, quitte Syracuse le 7 juin pour assister à une réunion d’affaires à Toronto (Canada) et retourne à Syracuse le même jour, puis retourne à Ottawa le 8 juin dans l’après-midi. Selon la formule, on paie au voyageur quatre indemnités de faux frais (nombre de nuitées [trois] plus un). La devise utilisée pour les indemnités de faux frais payées serait celle des États-Unis pour les 5, 6 et 7 juin (jours se terminant à Syracuse) et celle du Canada pour le 8 juin (jour se terminant à Ottawa).

Voyages à l’extérieur du Canada et des états continentaux des États-Unis

5.9.4
Formule : Nombre de nuitées, plus un.
  • Par exemple, un voyageur quitte Ottawa (Canada) l’après-midi du 3 juin par correspondance à Toronto (Canada), arrive à Londres (Angleterre) à 6 h heure locale le 4 juin et loue un logement à Londres pour les nuits du 4 au 6 juin, puis retourne à Ottawa le 7 juin dans l’après-midi. Selon la formule, on paie au voyageur cinq indemnités de faux frais (nombre de nuitées [quatre] plus un). La devise utilisée pour l’indemnité de faux frais payée serait le dollar canadien le 3 juin (en transit à minuit), la livre sterling pour les 4, 5 et 6 juin (jours se terminant à Londres) et le dollar canadien pour le 7 juin (jour se terminant à Ottawa).
  • Par exemple, un voyageur quitte Ottawa (Canada) le matin du 3 juin par correspondance à Toronto (Canada), arrive à Londres (Angleterre) à 22 h 30 heure locale et loue un logement à Londres pour les nuits des 3 et 4 juin, quitte Londres le 5 juin pour assister à une réunion d’affaires à Paris (France) et retourne à Londres le même jour, ensuite retourne à Ottawa le 7 juin dans l’après-midi. Selon la formule, on paie au voyageur cinq indemnités de faux frais (nombre de nuitées [quatre] plus un). La devise utilisée pour les indemnités de faux frais payées serait la livre sterling pour les 3, 4, 5 et 6 juin (jours se terminant à Londres) et le dollar canadien pour le 7 juin (jour se terminant à Ottawa).

5.10 Transport

5.10.1
Les employés doivent obtenir une approbation avant de réclamer les dépenses réelles et raisonnables associées au mode de transport choisi. Les dépenses comprennent ce qui suit :
  • Les frais ou droits pour services de transport obligatoires, qui sont engagés pendant le déplacement, et qui ne sont pas payés autrement (par exemple, droits d’amarrage, péages pour route ou pont, frais de traversier ou frais liés à tout autre service de transport).
5.10.2
Les voyageurs devraient envisager de parcourir de courtes distances à pied lorsque cela est possible ou pratique. Les gestionnaires délégués doivent tenir compte des circonstances propres au voyageur, des contraintes de temps, des conditions climatiques, de la sécurité personnelle et de l’équipement à porter.
5.10.3
Les voyageurs qui choisissent de prendre des repas dans un restaurant sont responsables des frais de transport engagés. Il ne s’agit pas d’une dépense ou d’une allocation remboursable.

Stationnement

5.10.4
Le coût du stationnement par service de voiturier à l’hôtel ne constitue pas une dépense permise, sauf s’il s’agit de la seule option disponible à l’hôtel.
5.10.5
Pour s’informer sur la façon de réclamer des frais de stationnement, consultez la section Remboursement des frais de stationnement de SavoirFaire.

Voyages en avion

5.10.6
Toutes les réservations pour les voyages commerciaux en avion doivent être faites au moyen du Service des voyages du gouvernement (SVG), chaque fois où il est possible de le faire. Elles doivent également être réservées au moyen du portail des Services de voyage partagés (SVP), un site de gestion des voyages qui est géré par le SVG. Cela ne comprend pas la partie personnelle des voyages en avion et les dispositions de voyage en avion effectués par des entrepreneurs et des parties externes. Il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l’itinéraire établi à ce moment-là, et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l’avance. Pour de plus amples renseignements sur la réservation de voyages par avion, y compris l'annulation d’un vol, consultez la section Vols – voyages d’affaires en avion de SavoirFaire.
5.10.6.1
Pour réserver des billets d’avion payés d’avance par l’intermédiaire des SVP, les voyageurs doivent obtenir un numéro d’identification de voyage (NIV). Pour apprendre comment obtenir un NIV, veuillez consulter la section Numéro d’identification de voyage de SavoirFaire.
5.10.6.2
Les SVP exigent un NAV pour chaque voyage nécessitant des vols aériens prépayés. Un seul NAV s’applique à tous les vols qui seront effectués lors d’un voyage d’affaires, tant et aussi longtemps que les réservations sont faites au même moment dans les SVP. Des changements peuvent être apportés après la réservation des vols si l’itinéraire change. Pour savoir comment obtenir un NAV et réserver des vols dans les SVP, consultez la section Numéro d’autorisation de voyage de SavoirFaire.
5.10.7
Les dépenses réelles liées aux voyages en avion peuvent être remboursées avec l’approbation préalable du gestionnaire délégué. Les dépenses comprennent ce qui suit :
  • Les frais de sélection de sièges pour les transporteurs commerciaux, y compris les places privilégiées avec l’approbation préalable et la discrétion du gestionnaire délégué (une justification écrite est requise).
  • Les frais d’amélioration de l’aéroport qui ne sont pas payés autrement (par exemple, ceux payés d’avance qui sont compris dans le tarif).
  • La taxe de départ de l’aéroport, qui n’est pas autrement payée.
  • Les frais de service supplémentaires pour les excédents de bagages et de poids pour les transporteurs commerciaux (une justification écrite est requise).
  • Les frais de changement d’un billet d’un transporteur public pour la modification autorisée légitime des arrangements de voyage d’affaires de l’ARC.
5.10.8
Pour les voyages commerciaux en avion, les restrictions ou bénéfices qui peuvent être associés à des tarifs spéciaux doivent être considérés.
  • Par exemple, si un tarif réduit est conditionnel à un départ une journée précise, les coûts additionnels, y compris le salaire et les indemnités de séjour, doivent être calculés lors de l’analyse coûts-avantages si l’employé appuie la décision de demeurer au lieu de destination pour la fin de semaine ou de faire une escale à un autre endroit. Les économies possibles doivent être démontrées et documentées.
5.10.8.1
Dans certains cas, le trajet le plus direct ou le moins long peut être admissible, même s’il n’est pas le plus économique.
  • Par exemple, pour un voyage de Vancouver à Ottawa, un trajet direct de Vancouver à Ottawa est permis, mais il n’est pas permis d’aller de Vancouver à Halifax à Ottawa, même si ce trajet peut être plus économique.

Taxi et services de conavettage

5.10.9
Dans les cas d’un voyage d’une journée ou moins, à l’intérieur et dans les environs de la zone d’affectation, l’employé peut être autorisé à prendre le taxi à la discrétion du gestionnaire délégué. L’employé précisera, sur la demande de voyage, la date, le point de départ, la destination, le nom de l’entreprise de taxis et le coût du voyage (y compris le pourboire). Le pourboire doit être raisonnable, à environ 15 %. Si des bons de taxi sont utilisés, consultez la section Bons de taxi de SavoirFaire pour obtenir des directives.
5.10.10
Pour les déplacements à l’aide des services de conavettage comme Uber et Lyft, les employés doivent consulter leur gestionnaire délégué avant de préparer une demande de voyage.
5.10.10.1
Après avoir reçu l’approbation du gestionnaire délégué, les employés doivent estimer les coûts lorsqu’ils soumettent leurs demandes d’approbation de voyage. Pour plus d'information, consultez la section Uber, Lyft et Airbnb de SavoirFaire.

Train

5.10.11
Les déplacements en train peuvent être réservés par l’intermédiaire des SVP ou directement auprès de la compagnie ferroviaire. La classe Affaires de VIA Rail est permise toutefois le tarif Affaires Plus n’est pas couvert par la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de faire des réservations, consultez la section VIA Rail – voyages d’affaires en train de SavoirFaire.

Véhicules de location

5.10.12
Lorsque vous envisagez la possibilité de louer un véhicule ou d’utiliser le véhicule de l’employé, l’outil de calcul des coûts en ligne est disponible pour vous aider à fournir des conseils sur l’option la plus rentable. Lorsqu’ils louent une voiture, les voyageurs doivent utiliser les services et les fournisseurs approuvés par le gouvernement indiqués dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC lorsqu’ils sont disponibles. Si les fournisseurs approuvés par le gouvernement ne sont pas disponibles, le taux le plus élevé établi dans le contrat du Répertoire ne doit pas être dépassé. Consultez la section Location de voiture – voyages d’affaires à l’extérieur de la ville de SavoirFaire pour obtenir des directives sur les voyages d’affaires nécessitant la location d’une voiture.
5.10.13
On encourage les voyageurs à prendre en considération des pratiques respectueuses de l’environnement lorsqu’ils louent des véhicules pour les voyages d’affaires de l’ARC. Les voyageurs doivent vérifier la liste des entreprises de location de voitures ayant des véhicules hybrides dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC. Une liste des niveaux d’émission de gaz à effet de serre des véhicules hybrides et autres catégories de véhicules est également présentée dans le Répertoire.
5.10.13.1
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Préface du Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC et utiliser l’outil de cotation de la consommation du carburant afin de comparer la consommation de carburant de diverses marques et de divers modèles d’un véhicule d’une année particulière.

Véhicules privés

5.10.14
Lorsque le moyen de transport habituel pour se rendre au lieu de travail est un véhicule privé ou par service de partage de véhicules, calculez le kilométrage que vous pouvez demander en vous rapportant à la Calculatrice de kilométrage de SavoirFaire.
5.10.14.1
Consultez l’annexe B : Application de la Règle de la résidence – Le moyen de transport habituel est le véhicule privé à propos de l’application et des exemples de la Règle de la résidence.
5.10.14.2
Au moment de soumettre une demande, l’employé doit indiquer le lieu de départ et de destination.

Véhicules de l’ARC

5.10.15
Tout déplacement à l'aide d'un véhicule de l'ARC doit respecter la Directive en matière de gestion du parc automobile et les Procédures de gestion du parc automobile. Pour plus d'information, veuillez contacter la Division des logistiques et services administratifs de l’Agence par courriel à ZFAADFLEETG@cra-arc.gc.ca.

Covoiturage

5.10.16
Bien que le covoiturage soit encouragé et qu’un gestionnaire délégué puisse recommander que deux employés ou plus fassent du covoiturage avec un véhicule privé, le gestionnaire délégué ne peut pas exiger qu’un employé utilise son véhicule pour faire du covoiturage. Un gestionnaire délégué peut cependant exiger le covoiturage pour les véhicules de location, véhicules de l’ARC, services de conavettage, services de partage de véhicules et les taxis.
5.10.17
Lorsqu’il choisit de faire du covoiturage, le propriétaire du véhicule privé se fera rembourser le taux de kilométrage indiqué dans la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC. Pour obtenir les étapes supplémentaires concernant les ententes de covoiturage, consultez la section Covoiturage pour les voyages d’affaires de SavoirFaire.

Véhicules servant à d’autres fins

5.10.18
Le taux payable pour l’utilisation de véhicules privés servant à d’autres fins (comme une motoneige) est le taux indiqué dans la Directive sur les voyages d'affaires – Annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC.

Assurance – véhicules de location

5.10.19
Pour les véhicules de location, seuls les frais d’assurance-collision sans franchise ou d’assurance-perte sans franchise, conformes aux tarifs contractuels indiqués dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC, sont admissibles au remboursement. Lorsqu’une CVD est utilisée pour la location d’un véhicule, la couverture de l’assurance-collision sans franchise est déjà incluse et les employés doivent refuser toute autre couverture d’assurance-collision sans franchise, car elle ne sera pas remboursée. Pour de plus amples renseignements sur la couverture offerte par l’intermédiaire de la CVD, consultez la section Carte de voyage désignée de SavoirFaire.
5.10.19.1
On ne remboursera pas aux employés les primes d’assurance-accident corporelle, l’assistance routière ou toute autre couverture.

Assurance – véhicules privés

5.10.20
Les employés doivent soumettre des reçus afin de réclamer des primes supplémentaires pour l’assurance-responsabilité civile et pour les dommages matériels, ainsi que l’assurance-collision et la prime globale lors de l’obtention d’une assurance d’affaires supplémentaire (AAS) pour un véhicule (incluant les motocyclettes), y compris les frais administratifs imposés par l’agent d’assurance.
5.10.20.1
Le formulaire TF9 – Certificat d’assurance-véhicule et demande de remboursement de l’assurance d’affaires supplémentaire doit être dûment rempli et signé (signature écrite ou signature électronique sécurisée) par l’employé à cette fin et joint à une demande de remboursement des frais de déplacement afin de demander le remboursement de la prime de l’AAS. Si la compagnie d’assurance n’est pas disposée à remplir sa partie du formulaire TF9, une lettre d’attestation ou un autre formulaire de la compagnie d’assurance peut être accepté.
5.10.20.2
La lettre d’attestation ou un autre formulaire de la compagnie d’assurance doit contenir :
  1. le type de couverture;
  2. le montant de la couverture ou de la franchise sélectionné par l’employé;
  3. la prime de base par rapport à la prime d’AAS;
  4. la marque, le modèle et l’année du véhicule;
  5. la date d’entrée en vigueur de la couverture;
  6. l’entente de paiement (reçue en entier ou entente d’acomptes provisionnels).
5.10.20.3
L’exigence liée à l’AAS doit être évaluée chaque année au moment du renouvellement au moyen d’une discussion entre le gestionnaire délégué et l’employé, et si elle n’est plus nécessaire, elle doit être annulée.
5.10.20.4
Le résultat de cette évaluation doit être documenté par le gestionnaire délégué et l’employé.
5.10.20.5
Pour les annulations faites au cours de l’année, l’employé cherchera à obtenir un remboursement de toute prime non expirée auprès de la compagnie d’assurance. L’employé versera les fonds au receveur général du Canada en envoyant un chèque à l’attention des Comptes débiteurs de la DRFC au 250, rue Albert, 10e étage, Ottawa (Ontario) K1A 0L5. Pour obtenir plus d’information, veuillez communiquer avec l’USF tel qu’indiqué à la section 8 de ces procédures.

5.11 Coûts et sélections non standards

5.11.1
L’ARC normalise certaines composantes des voyages, comme les indemnités de repas, les tarifs d’hébergement et les frais de location de voiture. Un employé qui a l’intention de sélectionner des options non standards doit justifier la sélection par écrit et obtenir l’approbation préalable du gestionnaire délégué. Des exemples de sélections non standards comprendraient des véhicules de location supérieurs aux voitures de taille moyenne ou intermédiaire et frais d’hôtels supérieurs à la limite du taux de la ville.
5.11.1.1
La justification doit être incluse dans la demande de remboursement des frais de déplacement avant de soumettre une demande d’approbation.
5.11.1.2
Le transport aérien en classe affaires doit être approuvé par le commissaire ou le commissaire délégué au moment de l’autorisation de voyager, sauf lorsque des critères précis de l’article 6.8.9 de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC sont respectés.
5.11.1.2.1
Dans des circonstances imprévues où un court préavis de voyage ne laisse pas suffisamment de temps pour demander l'approbation avant le voyage, l'approbation du commissaire ou du commissaire délégué sera obtenue après le voyage et la justification et les documents à l’appui seront inclus avec la demande de remboursement.
5.11.1.2.2
Les voyageurs feront tout leur possible pour réserver des vols le plus tôt possible pour éviter une disponibilité limitée.

5.12 Combinaison de déplacements pour motifs personnels et de voyage d’affaires

5.12.1
Lorsque des déplacements personnels sont combinés aux voyages d’affaires, l’employé doit inclure des renseignements sur l’analyse des coûts dans sa demande de voyage, ainsi que l’approbation de son gestionnaire délégué. Voici des exemples :
  • Pour les déplacements en avion, une capture d’écran des SVP comparant le coût du billet d’avion pour les déplacements personnels au coût du billet d’avion pour les déplacements d’affaires (entre le lieu de travail temporaire et la résidence).
  • Pour les déplacements en véhicule de location, un courriel au gestionnaire délégué comprenant les frais de location combinés (déplacement total) en comparaison avec les autres frais de location uniquement pour la partie affaires du voyage.
5.12.1.1
Pour les voyages en avion au Canada, l’analyse des coûts doit être fournie deux semaines avant le déplacement. Un avis de moins de deux semaines est acceptable si le déplacement est plus court.
5.12.1.2
Pour les voyages en avion à l’extérieur du Canada, l’analyse des coûts doit être jointe à la DAVEC et devrait être fournie quatre semaines à l’avance afin d’obtenir l’approbation opérationnelle.
5.12.2
L’USF se réserve le droit d’examiner et de déterminer si l’analyse des coûts est acceptable.

5.13 Heures supplémentaires et autres perturbations du mode de transport

5.13.1
Une entreprise de taxis ou de conavettage peut être autorisée pour permettre à l’employé de se déplacer entre le lieu de travail et sa résidence dans les situations de déplacement autorisé ou d’heures supplémentaires, ce qui entraîne une perturbation du mode de transport lorsque :
  • le mode de déplacement habituel de l’employé n’est plus disponible; par exemple, le covoiturage a quitté à l’heure normale sans l’employé ou le transport en commun n’est plus disponible;
  • l’employé quitte le travail ou y retourne avec un excédent de bagages qui ne peuvent raisonnablement pas être transportés au moyen du mode de transport habituel de l’employé vers le lieu de travail (par exemple, réseau de transport en commun).
5.13.2
Pour les situations autres que celles énumérées à la section 5.13.1, comme une urgence de santé publique, l'approbation doit être obtenue du commissaire. Pour plus d'informations, communiquez avec l’USF tel qu’indiqué à la section 8 de ces procédures.

5.14 Frais supplémentaires

Frais de passeport et de services médicaux

5.14.1
Seuls les employés qui voyagent à l’extérieur du Canada sont admissibles au remboursement des passeports. Les voyages à l’intérieur du Canada nécessitent seulement une pièce d’identité émise par le gouvernement.
5.14.2
Le type de passeport obtenu pour les voyages d’affaires est à la discrétion du gestionnaire délégué. Cela comprend le choix de la durée du passeport (5 ou 10 ans) et du type de passeport, soit régulier (bleu) ou spécial (vert).
5.14.2.1
Le coût du passeport régulier est admissible au remboursement et doit être inclus dans la demande de remboursement des frais de déplacement de l’employé.
5.14.2.2
Les coûts associés à l’obtention d’un passeport spécial sont facturés directement au centre de coûts de l’employé et ne doivent pas être inclus dans la demande de remboursement des frais de déplacement.
5.14.3
En ce qui concerne les frais de services médicaux engagés pour voyager à l’extérieur du Canada, on incite l’employé à obtenir les services médicaux auprès des ministères de Santé Canada (ou d’un fournisseur de services de santé désigné), des Anciens combattants ou de la Défense nationale, si possible.
5.14.4
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences de passeport et visa, consultez la section Exigences de passeport et visa du BRCI de l’ARC.

Frais financiers

5.14.5
Les employés seront remboursés pour les frais de service et de dépenses réelles et raisonnables liées aux opérations financières, notamment, sans toutefois s’y limiter :
  • la CVD
  • l’utilisation de guichets automatiques
  • l’utilisation d’une carte de crédit ou de débit
  • les commissions de transaction en devise étrangère de l’institution financière
  • les frais d’encaissement de chèques
5.14.6
Les employés doivent indiquer dans leur demande de remboursement la devise des dépenses et s’assurer que ces dépenses sont appuyées par des reçus, si elles sont de plus de 12 $ (taxes incluses).
5.14.7
Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas de taux de change, un autre taux bancaire d’une institution établie, tel qu’il est déterminé par l’ARC, sera appliqué.
5.14.7.1
Le taux de change sera établi en faisant la moyenne des taux applicables à la date initiale d’entrée et de sortie du pays.

Processus de demandes de remboursement pour bagages endommagés ou perdus

5.14.8
Les voyageurs doivent d’abord communiquer avec la compagnie aérienne pour obtenir une compensation.
5.14.9
Tous les billets d’avion comprennent l’allocation minimale de compensation par l’intermédiaire de l’Association du transport aérien international (en anglais seulement) pour les bagages perdus ou endommagés.
5.14.10
Il existe une indemnité d’assurance additionnelle pour les voyages aériens commerciaux réservés par l’entremise des SVG. Veuillez communiquer avec eux par l’intermédiaire des SVP pour obtenir de plus amples renseignements.

5.15 Voyages de fin de semaine à la résidence

5.15.1
Si ce n’est pas pratique, l’employé devrait choisir de ne pas se rendre à sa résidence chaque fin de semaine.
5.15.2
Comme solution de rechange aux voyages de fin de semaine à la résidence, une autre personne peut être autorisée à se rendre au lieu de travail temporaire de l’employé. Les déplacements d’une autre personne n’ont pas besoin d’avoir lieu au cours de la fin de semaine.
5.15.3
On tiendra compte d’un retour à la résidence en vertu des articles 5.22.3 à 5.22.7 lors d’une demande d’admissibilité de retour à la résidence pour une fin de semaine.

5.16 Indemnité ou avantages compensatoires

5.16.1
L’ARC est responsable de tous les frais d’hébergement ou de repas supplémentaires en raison d’un retard. Par conséquent, lorsqu’un employé qui prend l’avion pour un voyage d’affaires au nom de l’ARC est forcé par la compagnie aérienne de prendre un autre vol et que celle-ci lui verse un paiement d’indemnisation, ce montant doit être remis à l’État. L’employé doit envoyer un chèque, payable au receveur général, aux Comptes débiteurs de la DRFC au 250, rue Albert, 10e étage, à Ottawa (Ont.), K1A 0L5. Pour obtenir plus d’information, veuillez communiquer avec l’USF tel qu’indiqué à la section 8 de ces procédures.
5.16.2
L’employé doit utiliser les coupons, les bons et les autres avantages reçus pour des repas et l’hébergement et il ne doit pas demander le remboursement de ces services s’ils lui ont été fournis gratuitement. L’employé doit donner les explications nécessaires dans sa demande d’indemnité de déplacement ou dans un document d’accompagnement.

5.17 Programmes de fidélisation

5.17.1
Les employés n'auront pas droit à des indemnités de déplacement ou à des remboursements lorsqu'ils utilisent des points de fidélité pour payer les préparatifs de voyage d'affaires de l'ARC tels que l'hébergement et le transport, lorsque cela n'entraîne aucun coût pour l'employé.
5.17.1.1
Si les points de fidélité ne couvrent pas entièrement le coût, le solde sera remboursé pour les dépenses de voyage déjà couvertes par la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC et ces procédures.
5.17.1.2
Pour obtenir une liste des dépenses liées aux voyages en avion qui seront remboursées, consultez l’article 5.10.7 de ces procédures.

5.18 Considérations relatives à l’impôt sur le revenu

5.18.1
Si un employé est tenu de payer ses propres dépenses dans l’exercice de ses fonctions, le gestionnaire délégué lui remettra un formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail.
5.18.2
Dans le cas où l’employé a un formulaire T2200 dûment rempli, il peut être en mesure de déduire les dépenses de voyages d’affaires engagées. Pour en savoir plus, consultez le guide T4044, Dépenses d’emploi.

5.19 Groupe de la direction (EX) et du Conseil de direction

Repas

5.19.1
Les frais réels ne doivent pas comprendre les dépenses pour des invités ou des collègues ou le coût additionnel du service à la chambre, que le voyageur doit identifier clairement.
5.19.2
Les voyageurs doivent présenter le reçu correspondant à leur repas uniquement et non une addition couvrant le repas de plusieurs personnes.

5.20 Accès aux salons d'aéroport Feuille d’érable

5.20.1
À l'ARC, le ministre, le commissaire, le commissaire délégué, les sous-commissaires et les sous commissaires adjoints peuvent s’inscrire pour accéder aux salons Feuille d’érable.
5.20.2
Cet avantage optionnel est offert dans le cadre du Programme d'accès aux salons de SPAC. Ceci permet l'enregistrement en priorité à l'arrivée à l'aéroport ainsi que l'accès aux salons d'aéroport incluant l'utilisation de centres d'affaires et de salles de conférence.
5.20.3
L'accès aux salons peut être obtenu en communiquant avec la DRFC par courriel, au FRAD.FinancialReporting@cra-arc.gc.ca.

5.21 Recouvrement des frais de voyage de tierces parties

Conférences et séminaires

5.21.1
Les tierces parties doivent fournir à l’avance une lettre écrite de leur intention de payer les frais de présence des employés de l’ARC, y compris les déplacements. Cette lettre doit comprendre une estimation des frais de voyage. La lettre doit être téléchargée dans la demande de remboursement des frais de déplacement.
5.21.1.1
La présente lettre doit indiquer que le tiers accepte de payer tous les frais de voyage. La lettre doit également reconnaître que l’ARC prendra toutes les dispositions liées au voyage, y compris les billets d’avion ou de train, les frais d’hébergement et de repas, ainsi que les remboursements pour ces derniers, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.
5.21.2
Toutes les dispositions liées au voyage, y compris les billets d’avion ou de train et les frais d’hébergement et de repas, seront d’abord autorisées par le gestionnaire délégué approprié avant de voyager, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.
5.21.3
Une fois que le voyage aura eu lieu, les employés devront remplir et soumettre une demande de remboursement aux fins d’approbation, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.
5.21.4
Les employés doivent envoyer une demande de remboursement à l’Unité des comptes débiteurs (à recevoir) au moyen de Winfast. Veuillez communiquer avec l’USF pour obtenir le formulaire ainsi que de plus amples renseignements, tel qu’indiqué à la section 8 de ces procédures.

Vérifications impliquant des déplacements à l'extérieur du Canada

5.21.5
Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, les contribuables assumeront les frais de voyage engagés par les employés de l’ARC pour les vérifications à l’extérieur du Canada, sauf s’ils sont disposés à fournir les dossiers au Canada.
5.21.6
Les employés de l’ARC obtiendront du contribuable une lettre d’intention de payer signée avant que les employés de l’ARC se déplacent à l’extérieur du Canada pour examiner les registres comptables. La lettre d’intention doit être téléchargée dans la demande de remboursement des frais de déplacement.
5.21.6.1
La lettre doit indiquer que le contribuable accepte de payer tous les frais de voyage et de permettre à l’ARC de prendre toutes les dispositions relatives au voyage, y compris les billets d’avion ou de train. De plus, la lettre doit indiquer que toute disposition et tout remboursement, y compris les frais d’hébergement et de repas, sera conforme aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.
5.21.7
Toutes les dispositions relatives au voyage, y compris les billets d’avion ou de train et les frais d’hébergement et de repas, seront d’abord autorisées par le gestionnaire délégué approprié avant de voyager, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.
5.21.8
Une fois que le voyage aura eu lieu, les employés de l’ARC devront remplir et soumettre une demande de remboursement aux fins d’approbation, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC.
5.21.9
Selon la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, l’employé de l’ARC doit inclure un formulaire « Demande de facture de voyages à l’étranger » dûment rempli en pièce jointe à la demande de remboursement. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec l’USF tel qu’indiqué à la section 8 de ces procédures.

5.22 Décès, urgences, maladies et blessures en cours de déplacement

Décès en cours de déplacement

5.22.1
Le montant du remboursement des frais sera réduit par le montant payable sous une autre autorité, tel qu’il est indiqué à l’article 5.22.8, comme la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État (LIAE) ou les programmes d’assurance-maladie provinciaux. Les dépenses payables sont, mais sans s'y limiter :
  1. au lieu du décès : ambulance, corbillard, embaumement ou crémation, caisse ou contenant externe (mais non pas le cercueil ou l’urne) et tout autre service ou article exigé par la réglementation de santé locale
  2. le transport de la dépouille à la zone d’affectation ou à un endroit alternatif, si la famille le désire (le moindre des deux sera payé)
  3. les frais d’un accompagnateur en sus des frais compris dans le transport de la dépouille seront payables seulement si la loi exige un accompagnateur
5.22.2
Si la dépouille n’est pas transportée, les frais de transport du parent le plus proche ou d’un représentant de la famille au lieu d’inhumation peuvent être remboursés, selon la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC et sujet à l’autorisation de l’ARC, selon l’annexe B : Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers et la Directive sur l'approbation préalable des DDVACE, comme si cette personne était un employé de l’ARC.

Urgences, maladies et blessures en cours de déplacement

5.22.3
Lorsque l’employé, l’employeur ou le médecin traitant juge que la nature de la maladie ou de la blessure justifie que l’employé soit transporté à un centre médical, à son logement de voyage ou à sa résidence, il y aura autorisation d’utiliser un moyen convenable de transport (par exemple, ambulance ou taxi) si la maladie ou la blessure a lieu pendant un voyage effectué par affaire ou en cours de déplacement.
5.22.3.1
Les employés doivent d’abord soumettre une demande de remboursement des frais de transport en ambulance à la Sun Life et demander à l’ARC de rembourser la partie qui n’est pas couverte par la Sun Life.
5.22.4
Si une maladie ou blessure survient pendant un voyage d’affaires de l’ARC à l’extérieur du Canada, l’employé sera octroyé des provisions monétaires raisonnables et justifiables afin de payer des indemnités médicales majeures. Ces provisions seront remboursées à l’ARC dans le cadre du régime d’assurance médicale privée de l’employé (Régime de soins de santé de la fonction publique), de la LIAE ou d’une autre autorité.
5.22.5
Si le médecin traitant juge, à la suite d’une maladie ou blessure encourue pendant un voyage d’affaires de l’ARC, que l’état de l’employé justifie la présence du parent le plus proche ou d’un représentant de la famille, les coûts actuels et raisonnables de voyage, selon la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC, peuvent être remboursés et sujet à l’autorisation de l’ARC, selon l’annexe B : Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers et la Directive sur l'approbation préalable des DDVACE, comme si cette personne était un employé de l’ARC.
5.22.6
Un employé en voyage d’affaires de l’ARC au Canada ou aux états continentaux des États-Unis peut recevoir l’autorisation, selon l’annexe B : Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers et la Directive sur l'approbation préalable des DDVACE, de revenir à la zone d’affectation dans le cas d’une maladie, d’un accident, ou d’une situation urgente à la résidence (par exemple, maladie grave) lorsque, à l’avis d’un médecin, l’employé devrait retourner à sa résidence. Les entrevues de dotation, les appels, les griefs et les audiences d'arbitrage sont des exemples qui ne sont pas considérés comme des urgences.
5.22.7
Lorsqu’un voyage de retour pour des raisons précisées dans cette section (de 5.22.3 à 5.22.6) n’est pas justifié, les dépenses réelles et raisonnables engagées pour les appels interurbains à son domicile seront remboursées.

Régimes d’assurance et indemnisation

5.22.8
Si un employé tombe malade, est blessé ou décède pendant un voyage d’affaires de l’ARC, l’employé ou, s’il y a lieu, les personnes à sa charge sont protégés en vertu de rémunération, sous réserve des conditions suivantes qui y sont énoncées, sans toutefois s’y limiter :
  1. la convention collective ou toute autre autorisation régissant les conditions d’emploi (par exemple, le congé pour accident de travail et les indemnités de départ)
  2. la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État (LIAE)
  3. le Règlement sur l’indemnisation en cas d’accident d’aviation
  4. le Régime de pensions du Canada ou le Régime de rentes du Québec
  5. le Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique
  6. le Régime d’assurance-invalidité
  7. le Régime de soins de santé de la fonction publique (pour les frais médicaux et les frais d’hospitalisation qui ne sont pas payés selon la LIAE)
  8. la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation dans le cas d’une poursuite au civil à l’encontre d’un employé par une tierce partie
  9. l’assurance contractée dans le cadre de la passation d’un marché avec des fournisseurs, ou pour l’obtention de services et de produits approuvés par le gouvernement
5.22.9
Il est recommandé que les employés communiquent avec le Centre de services à la clientèle pour la rémunération pour obtenir de plus amples renseignements sur l’indemnité d’assurance. Consultez l’annexe C : Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement pour une liste des couvertures d'assurance et des sources.

5.23 Exceptions

5.23.1
Dans certaines circonstances, une exception à la Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC et à ces procédures peut être autorisée. Une exception doit être demandée avant de prendre des dispositions de voyage, à moins qu’elle soit demandée après coup, ce qui est plutôt rare.
5.23.2
Le gestionnaire délégué doit consulter l'USF avant de soumettre une demande d'exception.
5.23.3
La demande doit être faite par le niveau de gestion (NG) 2 ou de niveau supérieur et adressée au directeur général de la DAF.
5.23.4
L’exception doit être demandée sous forme d’une note de service, fournissant une description de la demande, y compris un résumé, un contexte et les éléments à prendre en considération.
5.23.5
Les demandes d’exceptions sont évaluées et classées comme majeures ou mineures. Les exceptions majeures sont approuvées par le commissaire (ou le commissaire délégué). Les exceptions mineures, elles, sont approuvées par l’administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire, DGFA.

6. Examen et évaluation

Le directeur de la Division des systèmes, des politiques et du contrôle (DSPC) de la DGFA est responsable d'effectuer l'examen prévu de ces procédures tous les cinq ans, ainsi que tout examen ponctuel lorsque nécessaire.

Pour appuyer le processus d'examen, la DGFA identifiera et entreprendra des activités de surveillance et d'évaluation qui lui permettront de déterminer si les procédures sont efficaces et respectées.

 

7. Références

Instruments et information connexes :

8. Demandes de renseignements

Les questions au sujet de ces procédures doivent être adressées comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous :

Demandes de renseignements
Employés et gestionnaires affectés aux endroits suivants : Veuillez communiquer avec :
Régions ou directions générales à l’Administration centrale Unité des Services Fiscaux, par l’intermédiaire de Winfast
Unité des Services Fiscaux Division des rapports financiers et de la comptabilité – Unité de la mobilité, par l’intermédiaire de Winfast
Division des rapports financiers et de la comptabilité – Unité de la mobilité Division des systèmes, des politiques et du contrôle – Section des politiques, par l’intermédiaire de Winfast

9. Historique des versions

Historique des versions
No de version Changements apportés Justification du/des changement(s) Secteur responsablee

Changement majeur approuvé par :

Changement mineur autorisé par : (nom et titre)

Date d’approbation Date d’entrée en vigueur
1.0 Nouvel IPE à l’appui de la Directive sur les voyages d’affaires de l’ARC Simplifier, clarifier et rationaliser les exigences DGFA Sylvie Godin, Directrice Générale, DAF-DGFA 2021-06-30 2021-07-30

10. Annexe A – Définitions

Les termes clés suivants, qui se trouvent dans ces procédures, sont définis dans le lexique de la DAF :

  • Assurance d'affaires supplémentaire
  • Autorisation permanente de voyager
  • Carte de voyage désignée
  • Conavettage
  • Déclaration
  • Dépenses réelles et raisonnables
  • Employé
  • Entrepreneur (Glossaire d'approvisionnement et de la gestion des biens)
  • Fin de semaine
  • Gestionnaire délégué
  • Indemnité de faux frais
  • Lieu de destination
  • Lieu de destination temporaire
  • Lieu de travail
  • Locaux d'hébergement du gouvernement et d'une institution
  • Logement commercial
  • Logement privé non commercial
  • Personne à charge
  • Reçu
  • Résidence
  • Résidence d'affaires
  • Service de partage de véhicules
  • Service des voyages du gouvernement
  • Statut de voyage
  • Taux de kilométrage de l'ARC
  • Voyage d'affaires pour l'ARC
  • Voyageur
  • Zone d'affectation

11. Annexe B – Application de la Règle de la résidence – Moyen de transport habituel est le véhicule privé

Application de la Règle de la résidence pour les employés

Étape 1:

Consultez la section Cartes routières et météo de la page Voyages d'affaires pour établir si la résidence est située à l'intérieur ou à l'extérieur de la zone d'affectation. À l'aide de Google Maps, saisissez l'adresse de la résidence et du lieu de travail, puis sélectionnez la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

Étape 2:

Si la résidence est située à plus de 16 km du lieu de travail (à l'extérieur de la zone d'affectation), la Règle de la résidence s'appliquera. Passer à l'étape 3. Si la résidence est située à une distance de 16 km ou moins du lieu de travail, la Règle de la résidence ne s'applique pas (à l'intérieur de la zone d'affectation) et il n'est pas nécessaire de passer à l'étape 3 et 4 ci-dessous.

Étape 3:

Déterminez si le premier et/ou le dernier lieu de destination est situé à l'intérieur de la zone d'affectation. Si le lieu de destination est à 16 km ou moins du lieu de travail, passer à l'étape 4. Si le lieu de destination est à plus de 16 km du lieu de travail, la Règle de la résidence ne s'applique pas.

Étape 4:

Premièrement, déterminez le facteur de distance constant de la Règle de la résidence en utilisant la règle de calcul A. Ensuite, déterminez la distance calculée payée en utilisant la règle de calcul B.

Règle de calcul A : Facteur de distance constant

Faites le calcul suivant en insérant les distances applicables (voir l'exemple ci-dessous)

Exemple

LD = Lieu de destination
R = Résidence
LT = Lieu de travail

Règle de calcul A : Facteur de distance constant
De la R au LT _____km (25 km)
Moins : Périmètre au LT _____km (16 km)
Le facteur de distance constant est _____km (9 km)

Règle de calcul B : Distance calculée payée

Faites le calcul suivant en insérant les distances applicables (voir les exemples ci-dessous)

Exemple 1

Règle de calcul B : Distance calculée payée - Exemple 1
R au LD 1 _____km (20 km)
Moins : Facteur de distance constant _____km (9 km)
La distance calculée payée est _____km (11 km)

Exemple 2

Règle de calcul B : Distance calculée payée - Exemple 2
R au LD 2 _____km (35 km)
Moins : Facteur de distance constant _____km (9 km)
La distance calculée payée est _____km (26 km)

Illustration : Périmètre de la zone d'affectation

Illustration: Périmètre de la zone d'affectation

Résidence à l'intérieur de la zone d'affectation

LD = Lieu de destination
R = Résidence
LT = Lieu de travail

Scénario 1 : R au LT (12 km)* et à la R (12 km)*

Distance réelle parcourue : 24 km
Distance payée : 0 km
*Distance non payée : 24 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 1

Scénario 2 : R au LT (12 km)*, au LD 1 (5 km) et à la R (20 km)

Distance réelle parcourue : 37 km

Distance payée : 25 km
*Distance non payée : 12 km

 

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 2

Scénario 3 : R au LT (12 km)*, au LD 1 (5 km), au LT (5 km) et à la R (12 km)*

Distance réelle parcourue : 34 km
Distance payée : 10 km
*Distance non payée : 24 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 3

Scénario 4 : R au LT (12 km)*, au LD 1 (5 km), au LD 2 (25 km), au LD 3 (10 km) et à la R (12 km)*

Distance réelle parcourue : 64 km
Distance payée : 52 km
*Distance non payée : 12 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 4

Scénario 5 : R au LT (12 km)*, au LD 1 (5 km), au LD 2 (25 km), au LT (20 km) et à la R (12 km)*

Distance réelle parcourue : 74 km
Distance payée : 50 km
*Distance non payée : 24 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 5

Scénario 6 : R au LT (12 km)*, au LD 2 (20 km), au LD 1 (25 km), au LD 3 (12 km) et à la R (12 km)

Distance réelle parcourue : 81 km
Distance payée : 69 km
*Distance non payée : 12 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 6

Scénario 7 : R au LT (12 km)*, au LD 2 (20 km), au LD 1 (25 km), au LD 3 (12 km), au LT (8 km) et à la R (12 km)*

Distance réelle parcourue : 89 km
Distance payée : 65 km
*Distance non payée : 24 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 7

Scénario 8 : R au LD 1 (20 km) et à la R (20 km)

Distance réelle parcourue : 40 km
Distance payée : 40 km

illustration : Scénario 8

Scénario 9 : R au LD 1 (20 km), au LD 2 (25 km), au LD 3 (10 km) et à la R (12 km)

Distance réelle parcourue : 67 km
Distance payée : 67 km

 

illustration : Scénario 9

Résidence à l'extérieur de la zone d'affectation

LD = Lieu de destination
R = Résidence
LT = Lieu de travail

Scénario 10 : R au LT (25 km) et à la R (25 km)

Distance réelle parcourue : 50 km
Distance payée : 0 km
R au LT (25 km)* et à la R (25 km)*
*Distance non payée : 50 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 10

Scénario 11 : R au LT (25 km), au LD 1 (5 km) et à la R (20 km)

Distance réelle parcourue : 50 km
Distance payée : 16 km
Le facteur de distance constant est de 9 km (25 km moins 16 km) - voir l’application de la Règle de la résidence, règle de calcul A.
R au LT (25 km)*, au LD 1 (5 km) et à la R (distance calculée payée est 11 km (20 km moins 9 km))*
*Distance non payée : 34 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 11

Scénario 12 : R au LT (25 km), au LD 1 (5 km), au LT (5 km) et à la R (25 km)

Distance réelle parcourue : 60 km
Distance payée : 10 km
R au LT (25 km)*, au LD 1 (5 km), au LT (5 km) et à la R (25 km)*
*Distance non payée : 50 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 12

Scénario 13 : R au LT (25 km), au LD 1 (5 km), au LD 2 (25 km), au LD 3 (10 km) et à la R (35 km)

Distance réelle parcourue : 100 km
Distance payée : 66 km
Le facteur de distance constant est 9 km (25 km moins 16 km) - voir l’application de la Règle de la résidence, règle de calcul A.
R au LT (25 km)*, au LD 1 (5 km), au LD 2 (25 km), au LD 3 (10 km) et à la R (distance calculée payée est 26 km (35 km moins 9 km))*
*Distance non payée : 34 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 13

Scénario 14 : R au LT (25 km), au LD 1 (5 km), au LD 2 (25 km), au LT (20 km) et à la R (25 km)

Distance réelle parcourue : 100 km
Distance payée : 50 km
R au LT (25 km)*, au LD 1 (5 km), au LD 2 (25 km) au LT (20 km) et à la R (25 km)*
*Distance non payée : 50 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 14

Scénario 15 : R au LT (25 km), au LD 2 (20 km), au LD 1 (25 km), au LD 3 (12 km) et à la R (35 km)

Distance réelle parcourue : 117 km
Distance payée : 83 km
Le facteur de distance constant est 9 km (25 km moins 16 km) - voir l’application de la Règle de la résidence, règle de calcul A.
R au LT (25 km)*, au LD 2 (20 km) au LD 1 (25 km), au LD 3 (12 km) et à la R (distance calculée payée est 26 km (35 km moins 9 km))*
*Distance non payée : 34 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 15

Scénario 16 : R au LT (25 km), au LD 2 (20 km), au LD 1 (25 km), au LD 3 (12 km), au LT (8 km) et à la R (25 km)

Distance réelle parcourue : 115 km
Distance payée : 65 km
R au LT (25 km)*, au LD 2 (20 km), au LD 1 (25 km), au LD 3 (12 km) au LT (8 km) et à la R (25 km)*
*Distance non payée : 50 km

La distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail n'est pas payée.

illustration : Scénario 16

Scénario 17 : R au LD 1 (20 km) et à la R (20 km)

Distance réelle parcourue : 40 km
Distance payée : 22 km
Le facteur de distance constant est 9 km (25 km moins 16 km) - voir l’application de la Règle de la résidence, règle de calcul A.
R au LD 1 (distance calculée payée est 11 km (20 km moins 9 km))* et à la R (distance calculée payée est 11 km (20 km moins 9 km))*
*Distance non payée : 18 km

illustration : Scénario 17

Scénario 18 : R au LD 1 (20 km), au LD 2 (25 km), au LD 3 (10 km) et à la R (35 km)

Distance réelle parcourue : 90 km
Distance payée : 72 km
Le facteur de distance constant est 9 km (25 km moins 16 km) - voir l’application de la Règle de la résidence, règle de calcul A.
R au LD 1 (distance calculée payée est 11 km (20 km moins 9 km))*, au LD 2 (25 km), au LD 3 (10 km) et à la R (distance calculée payée est 26 km (35 km moins 9 km))*
*Distance non payée : 18 km

illustration : Scénario 18

12. Annexe C – Guide sur les protections d'assurance offertes aux employés en cours de déplacement

En vigueur à compter du : 30 juillet 2021

Remarque : Les protections d'assurance varient selon le profil de l’employé et ses besoins particuliers. Il est conseillé de vérifier toutes les protections d'assurance.

Annexe C – Guide sur les protections d'assurance offertes aux employés en cours de déplacement
Incidents Aperçu de la protection d'assurance Sources Personnes-ressources
Décès et mutilation Régimes d'assurance multiples

Loi sur la pension de la fonction publique

Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique : brochure du régime principal

Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique : brochure à l'intention des cadres supérieurs

Règlement sur l'indemnisation en cas d'accident d'aviation

 

**********

 

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage (assurance de 500 000 $ contre les accidents de voyage)

Offre à commandes/ entente avec SPAC et les agences de location d'automobiles

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage (assurance en cas de décès ou de mutilation par accident dans un véhicule de location)

Communiquez avec le Centre de services à la clientèle pour la rémunération

 

**********

Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité

Congé pour accident de travail Les fonctionnaires incapables de travailler en raison d'une blessure ou d'une maladie professionnelle sont admissibles à un congé pour accident de travail

Loi sur l'indemnisation des agents de l'État

Règlements sur les conditions d'emploi dans la fonction publique

Convention collective

Communiquez avec le Centre de services à la clientèle pour la rémunération
Invalidité de longue durée Prestations de revenu mensuelles lorsque le fonctionnaire est incapable de travailler pendant une longue période en raison d'une blessure ou d'une maladie invalidante à la suite d'une période d'attente

Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (brochure du régime principal et brochure à l'intention des cadres supérieurs)

Régime d'assurance-invalidité

Communiquez avec le Centre de services à la clientèle pour la rémunération
Frais médicaux découlant d'une maladie ou blessure

Protection du fonctionnaire

Les services d'assistance voyage d'urgence

Les dépenses admissibles

Régime de soins de santé de la fonction publique

Régime de soins dentaires de la fonction publique

Communiquez avec le Centre de services à la clientèle pour la rémunération
Assurance-vie privée frappée de nullité en raison du décès attribuable à la guerre ou à d'autres activités hostiles Indemnité versée aux survivants d'un fonctionnaire de la fonction publique Programme d'indemnisation pour les voyages à risques élevés Communiquez avec le Centre de services à la clientèle pour la rémunération
Indemnisation et services juridiques liés à des activités menées par un fonctionnaire dans l'exercice de ses fonctions, y compris lorsqu'il est en déplacement Indemnification and protection from certain financial costs of Crown servants against liability to the Crown and to third parties and provision of legal assistance where appropriate Indemnisation et protection à l'égard de certains coûts financiers rattachés à l'exercice des fonctions des fonctionnaires de l'État en ce qui concerne leur responsabilité envers l'État et les tiers et offre de services juridiques s'il y a lieu Indemnités et assistance juridique qui peuvent être accordées aux employés de l'ARC Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Dommages à un véhicule privé au cours d'un service commandé L'employeur n'assume aucune responsabilité financière autre que le paiement du taux par kilomètre autorisé et la prime d'AAS, le cas échéant

Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC

Directive sur les voyages d'affaires – Annexe A : Taux de kilométrage de l'ARC

Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Dommages à un véhicule appartenant à l'ARC au cours d'un service commandé L’ARC « auto-assure » ses propres véhicules Directive sur les voyages d'affaires de l’ARC Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Assurance-responsabilité civile et dommages matériels – voitures de location Le taux de location englobe une assurance location partielle Conventions d'offre à commandes entre SPAC et les agences de location de voitures Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Dommages au véhicule loué Assurance-collision sans franchise ou assurance pertes et dommages Fournisseur de services accrédité de carte de voyage Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Assurance en cas de retour imprévu à la maison Protection en cas de retour imprévu à la maison pour cause de décès d'un membre de la famille immédiate durant un voyage en service commandé Fournisseur de services accrédité de carte de voyage Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Retard de vol et de bagages et cambriolage à l'hôtel ou au motel

Protection dans les cas suivants :

  • correspondance manquée
  • départ retardé ou embarquement refusé
  • retard des bagages
  • cambriolage à l'hôtel ou au motel
  • allocation pour frais de représentation

L'indemnité totale maximale payable

Dépenses raisonnables

Perte de biens personnels Fournisseur de services accrédité de carte de voy

Contracted Travel Card Service Provider Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Bagages perdus ou volés Indemnité en cas de perte ou de vol de bagages Fournisseur de services accrédité de carte de voyage Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Cambriolage des effets personnels dans un véhicule de location

Cambriolage des effets personnels alors que ceux-ci se trouvent en transit dans un véhicule de location

L'assuré est protégé en cas de vol ou de vol qualifié d'effets personnels (à l'exception de l'argent) transportés, portés ou utilisés alors qu'il est en déplacement (certaines limites s'appliquent)

Fournisseur de services accrédité de carte de voyage Contactez la boîte aux lettres électronique de la Division des rapports financiers et de la comptabilité
Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez sélectionner toutes les cases qui s'appliquent :

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :