Numéro d'assurance sociale (NAS)

Comme employeur, vous devez demander à vos employés de vous fournir leur numéro d'assurance sociale (NAS) dans les trois premiers jours de leur embauche et vous devez noter leur NAS.

Selon la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, un employé qui n’a pas de NAS lorsque vous l’embauchez doit en faire la demande et vous le fournir dans les trois jours qu’il le reçoit. Comme employeur, vous devez informer Service Canada dans les six jours de l’embauche de votre employé que ce dernier n’a pas de NAS. Si votre employé a besoin d'un NAS, dites-lui de s'adresser à son Centre Service Canada afin d'obtenir un NAS.

Assurez-vous qu'un employé vous donne son NAS et nom exacts. Vous pourriez lui demander d'autres types de documents pouvant l'identifier, comme un certificat de naissance, de citoyenneté ou de résidence permanente, avant de finaliser les documents liés à son emploi. Si le NAS de l'employé est inexact, des erreurs pourraient se glisser dans son registre des gains et modifier le montant des prestations du Régime de pension du Canada auquel il aura droit. De même, si vous déclarez un NAS inexact sur un feuillet T4 qui indique un facteur d’équivalence, l'employé pourrait recevoir un état du maximum déductible au titre des REER inexact concernant le maximum qu'il peut déduire comme cotisations à un régime enregistré d'épargne-retraite (REER). Les renseignements à ce sujet sur l’avis de cotisation de l'employé seront aussi inexacts.

NAS qui commence par le chiffre « 9 »

Lorsqu'une personne admissible qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent demande un numéro d'assurance sociale (NAS), elle en reçoit un qui commence par le chiffre 9.

Lorsque vous embauchez une personne qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent, vous devez vérifier si elle remplit les conditions suivantes :

Remarques

Les NAS qui commencent par le chiffre 9 ne sont valides que jusqu’à la date indiquée sur le document émis par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada permettant aux employés qui en sont détenteurs de travailler au Canada. Vous devez consulter le document d’immigration d’un employé lui permettant de travailler au Canada (comme un permis de travail ou d’étude) afin de vous assurer qu’il est toujours valide.

Si le document d’immigration est expiré, demandez à l’employé de communiquer avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada afin d’en obtenir un qui est valide.

Si l’employé a un NAS qui commence par le chiffre 9 et qui ne porte pas de date d’expiration, son NAS n’est plus valide. Dirigez l’employé vers le Centre Service Canada le plus près.

Vos employés doivent vous informer de toute nouvelle date d’expiration de leur NAS dans les trois jours de la réception d’une nouvelle date.

Si une personne admissible devient un citoyen canadien ou un résident canadien permanent, elle recevra un NAS permanent.

Qu'arrive-t-il si l'employé refuse de vous donner son NAS ou d'en faire la demande ?

Si un employé ne vous a pas fourni son NAS, vous devez pouvoir démontrer que vous avez fait un effort raisonnable pour l'obtenir.

Exemple

Un exemple d'effort raisonnable serait, après avoir demandé à votre employé à plusieurs reprises de vous fournir son NAS, vous décidez de lui demander par écrit. Prenez note des dates où vous avez demandé verbalement à votre employé son NAS et conservez une copie de toutes les demandes écrites.

Si vous ne faites pas un effort raisonnable pour obtenir le NAS d'un employé, vous pourriez devoir payer une pénalité.

Même si vous n'avez pas reçu le NAS de votre employé, vous devez quand même retenir et verser les retenues sur la paie et envoyer votre déclaration de renseignements T4 au plus tard le dernier jour de février de l'année civile suivante. Autrement, vous pourriez devoir payer une pénalité pour versement ou production tardive.

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