Numéro d'assurance sociale (NAS)

Comme employeur, vous devez demander à vos employés de vous fournir leur numéro d'assurance sociale (NAS) dans les trois premiers jours de leur embauche et vous devez noter leur NAS.

Selon la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, un employé qui n’a pas de NAS lorsque vous l’embauchez doit en faire la demande et vous le fournir dans les trois jours qu’il le reçoit. Comme employeur, vous devez informer Service Canada dans les six jours de l’embauche de votre employé que ce dernier n’a pas de NAS. Si votre employé a besoin d'un NAS, dites-lui de s'adresser à son Centre Service Canada afin d'obtenir un NAS.

Remarque

Lorsqu'une personne admissible qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent demande un NAS, elle en reçoit un qui commence par le chiffre « 9 ».

Assurez-vous qu'un employé vous donne son NAS et nom exacts. Vous pourriez lui demander d'autres types de documents pouvant l'identifier, comme un certificat de naissance, de citoyenneté ou de résidence permanente, avant de finaliser les documents liés à son emploi. Si le NAS de l'employé est inexact, des erreurs pourraient se glisser dans son registre des gains et modifier le montant des prestations du Régime de pension du Canada auquel il aura droit. De même, si vous déclarez un NAS inexact sur un feuillet T4 qui indique un facteur d’équivalence, l'employé pourrait recevoir un état du maximum déductible au titre des REER inexact concernant le maximum qu'il peut déduire comme cotisations à un régime enregistré d'épargne-retraite (REER). Les renseignements à ce sujet sur l’avis de cotisation de l'employé seront aussi inexacts.

Qu'arrive-t-il si l'employé refuse de vous donner son NAS ou d'en faire la demande ?

Si un employé ne vous a pas fourni son NAS, vous devez pouvoir démontrer que vous avez fait un effort raisonnable pour l'obtenir.

Exemple

Un exemple d'effort raisonnable serait, après avoir demandé à votre employé à plusieurs reprises de vous fournir son NAS, vous décidez de lui demander par écrit. Prenez note des dates où vous avez demandé verbalement à votre employé son NAS et conservez une copie de toutes les demandes écrites.

Si vous ne faites pas un effort raisonnable pour obtenir le NAS d'un employé, vous pourriez devoir payer une pénalité.

Même si vous n'avez pas reçu le NAS de votre employé, vous devez quand même retenir et verser les retenues sur la paie et envoyer votre déclaration de renseignements T4 au plus tard le dernier jour de février de l'année civile suivante. Autrement, vous pourriez devoir payer une pénalité pour versement ou production tardive.

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