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Directives sur l’utilisation appropriée des signatures

Numéro : AD-24-01

Date : 2024-04-19

Émis par : Groupe de travail sur les politiques et les techniques – Direction générale des programmes d’observation, sous l'autorité des Directeurs généraux de toutes les Directions de la Direction générale des programmes d’observation

Sections concernées : Direction du secteur international et des grandes entreprises, Direction des petites et moyennes entreprises, Direction de la TPS/TVH et de l’observation numérique, Direction de l’observation des contribuables à valeur nette élevée, Direction des encouragements fiscaux aux entreprises (anciennement Direction de la recherche scientifique et du développement expérimental) et Direction des enquêtes criminelles - Programme de vérification du revenu illicite

Objet : Directives sur l’utilisation appropriée des signatures

Le présent communiqué a pour but de présenter et de décrire la politique sur l’utilisation appropriée des signatures, y compris les signatures électroniques, dans le cadre de l’application ou de l’exécution de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR), de la Loi sur la taxe d’accise (LTA) et d’autres lois du Parlement appliquées par l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Cette politique s’applique aux fonctionnaires de l’ARC qui travaillent au sein des programmes de la Direction générale des programmes d’observation (fonctionnaire de l’ARC-DGPO).

Contexte

Conformément aux paragraphes 244(13) de la LIR et 335(8) de la LTA, l’ARC n’est pas tenue de produire des documents signés si tous les renseignements nécessaires au soutien de son authenticité figurent dans le document, sauf si la manière dont le document doit être diffusé est autrement requise par la loi.

Toutefois, une signature peut rassurer le destinataire que le document est authentique ou peut aider à vérifier un document à des fins de preuve. Une signature peut également garantir que la personne détient le pouvoir délégué d’approuver le document. Pour ces raisons, une signature est recommandée dans certaines situations. Que la signature soit manuscrite ou électronique, son objectif fondamental est le même. Une signature lie une personne à un document (ou à une transaction) et fournit une preuve de son intention d’approuver son contenu ou d’y être légalement liée.

Définition

Signature manuscrite

Une signature manuscrite est une signature à l’encre sur une feuille de papier tangible. D’un point de vue légal, ce type de signature bénéficie d’une présomption de preuve quant au signataire. La nature physique du papier et de l’encre sert également de preuve pour permettre aux parties de détecter les altérations.

Signature électronique sécurisée

Une signature électronique sécurisée (ou signature numérique) utilise une technologie de chiffrement public ou privé pour lier l’expéditeur au message lui-même (authentification de l’identité) et garantit que le message n’a pas été modifié ou que la signature n’a pas été falsifiée (intégrité). Elle comprend des attributs qui sont propres à la personne qui utilise la signature, qui sont sous le contrôle exclusif de la personne qui l’utilise, et qui peuvent être vérifiés et liés au document ou aux données de sorte que, si le document ou les données sont modifiés, la signature est invalidée. Par souci de clarté, les images de signature et les images graphiques ne sont pas considérées comme des signatures électroniques sécurisées.

Une signature électronique sécurisée doit :

Une signature électronique sécurisée est créée dans le logiciel du format de document portable (PDF) utilisé pour créer et modifier le document (comme Adobe ou Foxit), et elle est prise en charge par un logiciel de chiffrement approuvé. Entrust est le logiciel de chiffrement approuvé qui est actuellement utilisé pour la correspondance de l’ARC, et les signatures électroniques sécurisées de l’ARC doivent contenir le « timbre » approprié de la signature électronique. Les identifiants et le mot de passe Entrust doivent demeurer confidentiels afin d’assurer l’intégrité de la signature.

Consultez le document Comment signer numériquement vos documents sans numérisation ni impression (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), lequel contient des directives sur la façon de signer numériquement les documents à l’aide de la technologie disponible, et ce, sans les numériser ou les imprimer.

Bloc-signature

Un bloc-signature pour la correspondance est un bloc de texte personnalisé ajouté à la fin d’un document. Il devrait comprendre le nom du fonctionnaire de l’ARC-DGPO ainsi que son titre, sa division et le bureau des services fiscaux ou la direction de l’observation dont il relève, le cas échéant. Lorsque vous utilisez un bloc-signature sans signature manuscrite ou signature électronique sécurisée, une seule ligne vide devrait être laissée entre la formule de courtoisie et le bloc-signature afin d’indiquer au destinataire que le document n’était pas destiné à inclure une signature. L'annexe B présente un exemple de bloc-signature.

Directives sur l’utilisation appropriée des signatures

Un bloc-signature devrait généralement être utilisé sur tous les documents internes et externes de l’ARC pour identifier l’auteur. L’uniformité dans l’ensemble des secteurs de vérification et la prévisibilité pour les contribuablesNote de bas de page 1  sont des objectifs importants. Par conséquent, à moins que le document ne soit autrement décrit ci-dessous, il est préférable que seul le bloc-signature soit utilisé, et que les signatures manuscrites et les signatures électroniques sécurisées ne soient pas incluses. Des situations précises sont décrites ci-dessous afin de fournir des conseils sur les situations où il faut utiliser seulement un bloc de signature, et celles où une signature électronique sécurisée/signature manuscrite devrait également être incluse.

Correspondance générale pour la vérification externe

Toute la correspondance généraleNote de bas de page 2  doit comprendre un bloc-signature pertinent pour atténuer les préoccupations quant à l’authenticité du document. Par souci de clarté, une signature manuscrite ou une signature électronique sécurisée n’est pas nécessaire. La correspondance générale comprend :

Exercice du pouvoir délégué (exception faite des exigences décrites ci-dessous)

La LIR et la LTA confèrent des pouvoirs et des fonctions à la ministre du Revenu national (ministre) et autorisent le commissaire du revenu (commissaire) à exercer ces pouvoirs et fonctions. Certains des pouvoirs de la ministre sont aussi délégués à des fonctionnaires désignés au moyen d’instruments de délégation administratifs signés par la ministre ou le commissaire. Pour obtenir une liste de tous les pouvoirs délégués, veuillez consulter la section : Délégation des pouvoirs et fonctions du ministre.

En règle générale, lorsqu’une correspondance relative à l’exercice d’un pouvoir délégué est émise, seul un bloc-signature est nécessaire, ainsi que l’énoncé suivant : « Ce document a été approuvé et publié par le pouvoir délégué nommé dans cette lettre. »

Toutefois, si un rôle est seulement délégué au poste de directeur adjoint (DA) pour la vérification sur place ou de niveau supérieur, il y a un risque accru de contestation devant les tribunaux (comme les décisions qui sont seulement déléguées au niveau du DA ou à un niveau supérieur sont généralement celles dont le niveau de sensibilité ou de responsabilité est plus élevé). Une signature manuscrite ou une signature électronique sécurisée doit donc être apposée pour renforcer la norme de preuve afin de cadrer avec le risque inhérent accru de la décision. L’annexe A contient les types de pouvoirs délégués au niveau du DA ou à un niveau supérieur. La liste est fournie à titre d’illustration seulement et n’est pas exhaustive.

Demandes péremptoires de renseignements ou de documents

La signature appropriée pour une demande péremptoire de renseignements ou de documents (DPR) dépendra du type de demande envoyée ou signifiée :

  1. Les DPR émises en application du paragraphe 231.2(1) de la LIR ou du paragraphe 289(1) de la LTA :
    1. Les DPR envoyées aux entités financières figurants sur la liste des Coordonnées des Institutions financières liées aux DPR / DFP (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) ne devraient contenir qu’un bloc-signature et l’énoncé suivant : « Ce document a été approuvé et publié par le pouvoir délégué nommé dans cette lettre. »
    2. Les DPR envoyées à tout autre destinataire doivent être assorties d’une signature manuscrite ou d’une signature électronique sécurisée, étant donné que l’authenticité de ces demandes pourrait être contestée par le destinataire. Le refus de se conformer conformément à l’article 231.7 de la LIR ou l’article 289.1 de la LTA pourrait occasionner des conséquences juridiques.
  2. Les demandes péremptoires de fournir des renseignements ou des documents étrangers émis aux termes du paragraphe 231.6(2) de la LIR ou du paragraphe 292(2) de la LTA doivent être assorties d’une signature manuscrite ou d’une signature électronique sécurisée.

Ententes de vérification

Une entente de vérification, décrite en détail dans le communiqué AD-19-01 – Lignes directrices relatives aux ententes de vérification et à la renonciation aux droits d’opposition, doit être entièrement consignée et signée par le contribuable et le vérificateur, puis contresignée par le chef d’équipe et le gestionnaire de section. Une copie définitive contenant toutes les signatures doit être fournie au contribuable.

Les signatures apposées à l’entente de vérification par le vérificateur, le chef d’équipe et le gestionnaire de section doivent être soit des signatures manuscrites ou des signatures électroniques sécurisées.

Documents internes

La correspondance interne, y compris les notes de service contenues dans le dossier de vérification Integras qui ne sont pas destinées à un public externe (même si elles peuvent être publiées selon les lignes directrices sur les divulgations informelles ou les droits d’accès à l’information et protection des renseignements personnels), n’exige pas de signature manuscrite ou de signature électronique sécurisée, mais elle doit contenir un bloc-signature aux fins d’identification de l’auteur. Les rapports internes, comme les rapports de vérification ou les rapports de pénalité, n’exigent pas de signature manuscrite ou de signature électronique sécurisée, mais ils devraient comprendre le nom et le titre du fonctionnaire de l’ARC-DGPO et du superviseur afin d’identifier l’auteur et l’approbateur.Note de bas de page 3

Questions

Veuillez soumettre toute question concernant le présent communiqué au représentant fonctionnel de votre programme à l’Administration centrale.

Publié par :

Groupe de travail sur les politiques et les techniques au nom de toutes les directions au sein de la Direction générale des programmes d’observation, sous l'autorité des Directeurs généraux de toutes les Directions de la Direction générale des programmes d’observation.

Distribuez aux :

Annexe A : Exemples de pouvoirs délégués à un poste de vérification sur place au niveau de directeur adjoint ou à un niveau supérieur

La liste est fournie à titre d’illustration seulement et n’est pas exhaustive.

Annexe A : Exemples de pouvoirs délégués à un poste de vérification sur place au niveau de directeur adjoint ou à un niveau supérieur
Délégation selon la LIR Référence à la LIR Délégation selon la LTA Référence à la LTA
s/o s/o Peut donner un consentement écrit permettant à une institution financière de modifier sa méthode d’attribution ou de la remplacer par une autre méthode. Paragraphe 141.02(17)
Remboursement précotisation – Peut, avant d’envoyer un avis de cotisation, rembourser la totalité ou une partie du montant demandé dans la déclaration à titre de paiement en trop pour l’année. Alinéa 164(1)(a) s/o s/o
Peut présenter une demande ex parte à un juge pour permettre à un fonctionnaire autorisé d’entrer dans une maison d’habitation. Paragraphe 231.1(3) Peut présenter une demande ex parte pour entrer dans une maison d’habitation. Paragraphe 288(3)
Peut présenter une demande ex parte à un juge pour exiger qu’un tiers fournisse des renseignements ou des documents. Paragraphe 231.2(3) Peut présenter une demande d’autorisation à un juge pour exiger qu’un tiers fournisse des renseignements ou des documents relatifs à une personne non désignée nommément ou à un groupe de personnes non désignées nommément. Paragraphe 289(3)
Peut demander une ordonnance de la cour exigeant qu’une personne fournisse un accès, une aide, des renseignements ou des documents demandés selon l’article 231.1 ou 231.2. Paragraphe 231.7(1) Peut demander une ordonnance de la cour exigeant qu’une personne fournisse un accès, une aide, des renseignements ou des documents demandés selon l’article 288 ou 289. Paragraphe 289.1(1)
Prix de transfert – Peut déterminer les circonstances dans lesquelles un redressement selon le paragraphe 247(2) est approprié. Paragraphe 247(10) s/o s/o
Peut autoriser un formulaire, les renseignements à fournir sur un formulaire ou la façon de produire un formulaire et la façon de faire ou de produire un choix. Paragraphe 248(1) – Définition de « prescrit » Peut autoriser un formulaire ou les modalités de production ou de présentation d’un formulaire et préciser les renseignements à fournir sur et avec le formulaire. Article 123 – Définition de « prescrit » 

Annexe B : Example d’un bloc signature

Le bloc-signature d'un fonctionnaire de l'ARC-DGPO devrait inclure son nom ainsi que son titre, sa division et son bureau des services fiscaux ou sa direction de l'observation, selon le cas, tel qu'indiqué dans le modèle ci-dessous:

[Nom du fonctionnaire de l’ARC-DGPO]
[Titre du fonctionnaire de l’ARC-DGPO]
[Division du fonctionnaire de l’ARC-DGPO]
[Bureau des services fiscaux ou direction de l'observation du fonctionnaire de l’ARC-DGPO]

Notez que d'autres renseignements d'identification, tels que l'adresse électronique ou le numéro de téléphone, peuvent également être ajoutés par le fonctionnaire de l'ARC-DGPO.

Détails de la page

2024-10-30