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Lignes directrices pour la divulgation informelle

Messages clés

Introduction

Les contribuables et le public peuvent obtenir de façon informelle des renseignements publics à l'aide d'Info Source Note de pas de page 1 sur le site Web de Canada.ca. Les contribuables peuvent accéder aux sur la page Web Manuels d’observation, politiques et comités Note de pas de page 2. Les contribuables peuvent aussi faire des recherches sur le Portail du gouvernement ouvert et sur le site Web de Canada.ca pour trouver des renseignements comme des statistiques de l'ARC, des listes d'organismes de bienfaisance et des lignes directrices sur les programmes de prestation. Ces ressources offrent à l'ARC des occasions d'offrir aux demandeurs d'autres façons d'obtenir des renseignements, qui sont plus efficaces, économiques et durables pour les deux parties.

La confiance des particuliers et des entreprises envers l'ARC est la pierre angulaire du régime d'autocotisation du Canada. L'ARC prend très au sérieux la protection des renseignements des contribuables. L'ARC est aussi soumise aux exigences législatives de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et donne formellement et informellement aux Canadiens accès à des milliers de documents chaque jour.

Les contribuables ont accès à une grande partie de leurs renseignements sur Mon dossier, Mon dossier d'entreprise et Représenter un client, mais parfois les renseignements demandés ne peuvent pas être obtenus de ces sources, ou le contribuable peut préférer une autre méthode pour accéder aux renseignements. Dans ces situations, le contribuable peut soumettre une demande formelle ou informelle de renseignements.

La méthode privilégiée par l'ARC pour divulguer des renseignements est de le faire de façon informelle dans la mesure du possible; toutefois, cela ne veut pas dire que tous les renseignements peuvent être divulgués. Vous devez faire preuve de prudence et de jugement, et caviarder tous les renseignements pouvant porter préjudice aux processus d'administration et d'exécution.

Ce document présente des renseignements et des directives sur la façon de répondre aux demandes informelles de divulgation de renseignement confidentiel.

Définitions

Dans ce document :

Principes directeurs

En général, les principes régissant la divulgation informelle des renseignements sur les contribuables à l'ARC sont les suivants :

  1. L'ARC facilitera l'accès des contribuables à leurs renseignements au moyen de la divulgation informelle.
  2. La principale méthode utilisée par les contribuables pour accéder à leurs renseignements devrait être par l'entremise d'un portail en ligne sécurisé : Mon dossier, Mon dossier d'entreprise (MDE) ou Représenter un client (RUC). Les contribuables peuvent aussi demander leurs renseignements par téléphone, en personne durant une vérification, par écrit ou par une autre méthode approuvée. Note de bas de page 4
  3. L'ARC vérifiera l'identité du demandeur afin d'assurer qu'il est autorisé à accéder aux renseignements demandés.
  4. Les renseignements qu'un contribuable fournit à l'ARC à son sujet devraient être rendus disponibles de façon informelle à ce contribuable, leur représentant autorisé et toute autre personne ayant reçu le consentement écrit du contribuable sur demande selon la législation et les procédures de programmes de l'ARC.
  5. Sous réserve des exceptions présentées à la section Renseignements à ne pas divulguer, un contribuable a le droit d'accéder à des renseignements comme les rapports et les feuilles de travail que l'ARC a créés en utilisant des renseignements fournis par le contribuable.
  6. La divulgation informelle est un service que l'ARC fournit aux contribuables dans un délai raisonnable conformément à la Charte des droits du contribuable.
  7. Le contribuable n'a pas à payer de frais pour obtenir ses renseignements de façon informelle.

Signification du terme demande informelle

Une demande de renseignements est informelle si elle n'invoque pas la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou si elle n'est pas soumise à l'aide d'un des formulaires prescrits du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT 350-57, SCT 350-58) ou à l'aide du formulaire RC378. Les demandes formelles de renseignements devraient être soumises par l'entremise de la Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne.

L'ARC estime que la méthode informelle de demande d'accès à des renseignements est la méthode privilégiée. Vous devriez répondre à une demande informelle de renseignements conformément aux dispositions de l'article 295 de la LTA ou de l'article 241 de la LIR lorsque vous en recevez une. Consultez la section Exigences législatives ci-dessous pour de plus amples renseignements.

Ces demandes peuvent être formulées pour obtenir des renseignements associés à un contribuable, des renseignements publics qui ne sont pas faciles d'accès, ou pour obtenir des renseignements qui ne sont pas au sujet du demandeur mais qui peuvent quand même faire l'objet d'une divulgation informelle. Consultez la section Renseignements sur des tiers pour obtenir plus de directives sur la divulgation de renseignements de tiers.

Même s'il n'existe pas de délai prévu par la loi pour répondre aux demandes informelles de renseignements, conformément aux engagements de transparence et d'ouverture du gouvernement du Canada et à la Charte des droits du contribuable, l'ARC s'efforcera de répondre rapidement à ces demandes.

Si vous recevez une demande soumise à l'aide du formulaire SCT 350-57, SCT 350-58 ou le formulaire RC378 ou qui identifie la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels directement d'un contribuable ou de son représentant, cette demande est considérée comme étant formelle. Ces demandes doivent être envoyées à la direction de l'AIPRP aux fins de traitement. La direction de l'AIPRP a 30 jours civils pour répondre aux demandes formelles (avec possibilité de prolongation); cette période commence à la date à laquelle l'ARC a reçu la demande formelle. La Direction de l'AIPRP peut être jointe par téléphone au 1-866-333-5402 ou au 613-960-5393, ou par courriel à l'adresse AIPRP-DGAP (ARC).

Si vous croyez qu'une demande formelle devrait être traitée de façon informelle, avisez la Direction de l'AIPRP (en consultation avec votre chef d'équipe pour les procédures au niveau local), qui communiquera avec le demandeur ou son représentant pour lui demander si la demande peut être traitée de façon informelle. La Direction de l'AIPRP informera ensuite le contact de l'AIPRP de votre direction générale comment le contribuable veut procéder. Si le demandeur préfère procéder de façon formelle, une demande informelle pour les même renseignements ne devrait pas être considérée ou traitée.

Avantages des demandes informelles

Les demandes de divulgation informelles sont plus avantageuses pour le contribuable et l'ARC que les demandes formelles.

Soumettre une demande informelle est plus pratique pour le contribuable, car il peut le faire oralement ou par écrit, au lieu d'avoir à remplir et soumettre un formulaire. Aussi, si on peut comprendre clairement quels renseignements sont demandés et s'ils ne sont pas trop volumineux, le contribuable peut souvent recevoir les renseignements plus rapidement que s'il avait soumis une demande formelle.

Les demandes de divulgation informelles sont aussi avantageuses pour l'ARC. Il est plus efficace pour l'ARC de répondre aux demandes informelles qu'aux demandes formelles parce qu'elles donnent une plus grande flexibilité. Par exemple, il est plus facile de communiquer avec le demandeur pour demander des précisions sur la demande et pour déterminer exactement quels renseignements sont voulus. L'ARC peut aussi utiliser les services électroniques pour recevoir des demandes informelles et y répondre.

Méthodes de réception des demandes

a) Portails sécurisés – Mon dossier, MDE ou RUCNote de bas de page 5

Les contribuables et leurs représentants autorisés peuvent soumettre une demande informelle par un portail sécurisé de deux façons. Lorsqu'une vérification est en cours, la fonction de Demandes concernant une vérification de Mon dossier, MDE et RUC est l'option à privilégier.

  1. La fonction de Demandes concernant une vérification de Mon dossier, MDE et RUC permet aux contribuables et à leurs représentants de demander des renseignements au sujet d'une vérification en cours en cliquant sur le lien « Soumettre une demande concernant une vérification » et en entrant le numéro de cas de vérification. Si une telle demande est soumise pour un de vos cas, vous en serez avisé par courriel. Vous pouvez lire la demande dans la section de Résumé des demandes d'Integras. Pour répondre, cliquez sur le bouton « Initier réponse » pour traiter la réponse dans le système de correspondance d'entreprise personnalisée (CEP) de l'ARC. Le contribuable ou son représentant autorisé sera avisé par un courriel généré par le système que vous avez répondu.
  2. Le service de Demandes permet aux entreprises et à leurs représentants autorisés de soumettre une demande en ligne au sujet d'un compte de TPS/TVH ou T2, y compris demander des copies d'avis et de relevés. Lorsqu'une demande porte sur un cas sélectionné pour une vérification de la TPS/TVH, la Direction générale de cotisation, de prestation et de service (DGCPS) renvoie la demande par courriel chiffré à la Section du développement du système de la TPS/TVH de la Direction de la TPS/TVH, et ferme le cas dans MDE. Au besoin, cette section acheminera la demande au bureau des services fiscaux approprié. Lorsque la demande vise un cas sélectionné pour la vérification de T2, et que la DGCPS peut déterminer le nom du vérificateur, elle envoie un courriel chiffré au vérificateur comprenant une saisie d'écran de la demande et ferme le cas dans MDE.

b) Directement du contribuable

Vous pourriez recevoir des demandes orales ou écrites directement du contribuable ou de son représentant autorisé, en personne, par courrier, par téléphone, ou par une autre méthode approuvée. Si vous recevez une demande par téléphone, faites preuve de jugement professionnel. Si un contribuable faisant actuellement l'objet d'une vérification, ou son représentant autorisé, communique avec vous, vous pourriez reconnaître sa voix et être certain qu'il est autorisé à recevoir les renseignements demandés. Par contre, si vous ne reconnaissez pas la personne qui vous appelle, ne fournissez jamais de renseignements confidentiels sans d'abord vérifier son identité.

L'Annexe A – Questions de confidentialité présente des questions à poser pour mener cette vérification.

Faites preuve de jugement professionnel si, durant un appel, un contribuable dont vous avez vérifié l'identité vous demande de fournir des renseignements à un tiers. Généralement, vous devriez demander une autorisation écrite pour le faire.

Il pourrait y avoir des situations où vous avez vérifié l'identité du contribuable et, en raison de la langue ou d'autres préoccupations, le contribuable veut remettre le téléphone à un tiers qui discutera de la demande avec vous au nom du contribuable. Même s'il peut être raisonnable de parler au tiers dans une telle situation, si vous n'êtes pas à l'aise de le faire, vous pouvez tout de même demander une autorisation écrite. Si vous acceptez l'autorisation verbale de parler au tiers, suivez les étapes suivantes :

Cette autorisation verbale s'applique seulement à l'objet de la demande informelle. Elle ne peut pas être utilisée pour autoriser le changement des renseignements dans le système, comme une adresse.

Un contribuable peut avoir un représentant autorisé. Dans la situation où vous transigez avec un représentant autorisé, faites attention de seulement divulguer l'information en fonction du niveau et du type d'autorisation qu'il peut avoir. Pour plus d'information, voir Autoriser un représentant sur le site Web de l'ARC, en plus des questions de confidentialité se trouvant dans le document Questions de confidentialité à l'Annexe A – Questions de confidentialité.

Avant de répondre à une demande écrite au sujet d'un contribuable :

Exigences législatives

Il est interdit de divulguer des renseignements confidentiels sans autorisation légale de le faire.

Dans le cas des divulgations informelles où un contribuable consent à la communication de ses renseignements, un fonctionnaire peut, selon le paragraphe 295(6) de la LTA et du paragraphe 241(5) de la LIR, fournir les renseignements sur le contribuable au contribuable en cause, et, avec le consentement du contribuable en cause, à toute autre personne.

Dans le cas des divulgations informelles où un contribuable n'a pas donné son consentement, un fonctionnaire peut, selon l'alinéa 295(5)b) de la LTA et de l'alinéa 241(4)b) de la LIR, fournir à une personne des renseignements confidentiels dans les situations décrites dans ces dispositions. Vous trouverez plus de détails sur la divulgation informelle lorsqu'un contribuable n'a pas donné son consentement à la section Renseignements sur des tiers. Les règles fiscales énoncées à l'article 295 de la LTA et à l'article 241 de la LIR décrivent d'autres situations dans lesquelles les renseignements confidentiels peuvent être communiqués, mais ce document n'en traite pas.

Toutes les autorisations légales applicables à la divulgation informelle de renseignements confidentiels sont discrétionnaires, car le texte des lois utilise le terme peut et non le terme doit. Cela veut dire que les dispositions sur la divulgation ne contiennent pas d'exigence expresse de divulgation informelle de renseignements confidentiels. Les fonctionnaires de l'ARC doivent exercer leur pouvoir discrétionnaire de façon raisonnable et équitable. Ils doivent faire preuve de jugement professionnel et de prudence tout en considérant et mettant en balance plusieurs facteurs. Ces facteurs comprennent l'objectif général des règles fiscales de protéger les renseignements personnels et la confidentialité de tous les particuliers, ainsi que les intérêts garantis par les exceptions et les exclusions au droit d'accès qui se trouvent dans la Loi sur l'accès à l'information et dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur la taxe d'accise

Le paragraphe 295(2) de la LTA stipule que vous ne pouvez pas sciemment fournir à quiconque des renseignements confidentiels ni sciemment en permettre la fourniture à quiconque, sauf dans les situations autorisées par l'article 295 de la LTA.

De façon générale, le paragraphe 295(1) de la LTA définit le terme renseignement confidentiel comme tout type de renseignement, sous n'importe quelle forme, concernant une ou plusieurs personnes, que l'ARC obtient pour appliquer la partie IX de la LTA ou qu'elle prépare à partir de tels renseignements. Cela signifie que les renseignements accessibles au public qui permettent d'identifier la personne, une fois qu'ils ont été recueillis par l'ARC, deviennent des renseignements confidentiels, et qu'ils doivent être traités comme indiqué à l'article 295 de la LTA. Les renseignements qui ne révèlent pas directement ou indirectement l'identité d'une personne sont exclus de la définition de renseignements confidentiels au paragraphe 295(1).

Loi de l'impôt sur le revenu

Le paragraphe 241(1) de la LIR stipule que vous ne pouvez pas sciemment fournir à quiconque des renseignements confidentiels ni sciemment en permettre la fourniture à quiconque, sauf dans les situations autorisées par l'article 241 de la LIR.

De façon générale, le paragraphe 241(10) de la LIR définit le terme renseignement confidentiel comme tout type de renseignement, sous n'importe quelle forme, concernant un ou plusieurs contribuables, que l'ARC obtient pour appliquer la LIR ou qu'elle prépare à partir de tels renseignements. Cela signifie que les renseignements accessibles au public qui permettent d'identifier les contribuables, une fois qu'ils ont été recueillis par l'ARC, deviennent des renseignements confidentiels, et qu'ils doivent être traités comme indiqué par l'article 241 de la LIR. Les renseignements qui ne révèlent pas directement ou indirectement l'identité du contribuable sont exclus de la définition de renseignement confidentiel au paragraphe 241(10).

Répondre à une demande de divulgation informelle

Il n'y a pas de limite de temps fixée ou prévue par la loi pour répondre à des demandes informelles, mais, selon la Charte des droits du contribuable, il est attendu que l'ARC fournisse des renseignements complets et exacts, en temps opportun, qui expliquent dans un langage simple les lois et les politiques qui s'appliquent à la situation. En général, on devrait répondre aux demandes informelles dans l'ordre dans laquelle elles sont reçues, à moins qu'il y ait une raison valable d'accorder la priorité à une demande en particulier. Si le même demandeur présente plusieurs demandes informelles, par exemple au cours d'une vérification, il faudrait envisager de fournir une réponse consolidée aux demandes, si approprié. Toutes les réponses aux demandes de divulgation informelles doivent être documentées. Pour plus de détails, consultez la section Documenter une demande.

Répondez seulement aux demandes touchant à un cas de vérification en cours, ou à un cas que vous avez fermé au cours des 12 mois précédant la date de la demande, à condition que le contribuable n'ait pas déposé un avis d'opposition ou un avis d'appel. Si le cas a été fermé il y a plus de 12 mois ou si un avis d'opposition ou un avis d'appel a été déposé, vous devez informer le demandeur qu'une demande informelle ne peut être acceptée et qu'une demande formelle est nécessaire. Cette communication doit être consignée par écrit, tel qu'indiqué dans la section Documenter une demande.

Les renseignements permettant de confirmer si un avis d'opposition ou un avis d'appel a été déposé peuvent être disponibles par le biais d'une application de l'ordinateur central Note de bas de page 6. Dans le cas contraire, la Division des appels locale peut être contactée.

Si vous avez changé de programme depuis la fin de la vérification, votre ancien programme répondra à la demande. Par exemple, si vous travaillez présentement au sein du Programme de vérification des grandes entreprises et recevez une demande associée à un cas du Programme de vérification de moyennes entreprises, il y aura un mécanisme pour réacheminer la demande à votre ancienne division pour qu'elle y réponde. Le mécanisme de réacheminement varie d'un bureau à l'autre en fonction du processus de coordination. De façon générale, lorsqu'une demande est reçue au sujet d'une vérification fermée, la personne ou le secteur qui coordonne le processus confirme si le vérificateur original travaille toujours dans le même secteur. Selon les politiques du bureau en cause, la demande peut être attribuée à un autre vérificateur ou être traitée par un secteur central.

Si une demande informelle porte sur des renseignements provenant d'un autre programme d'observation qui sont incluses dans le cas de vérification, selon le cas, vous devez réacheminer la demande à l'autre programme ou consulter le programme en question pour savoir ce qui peut être divulgué. Par exemple, si la demande concerne une vérification de l'impôt sur le revenu d'un organisme de bienfaisance, transmettez la demande au directeur de la Division de l'observation de la Direction des organismes de bienfaisance à l'Administration centrale. Discutez toujours de la demande avec votre superviseur en premier, et, s'il y a lieu, votre superviseur devrait consulter l'Administration centrale comme indiqué à la section Soutien de l'AC.

Renseignements sur des tiers

Le terme renseignements sur des tiers désigne les renseignements qui sont au sujet de toute personne autre que le demandeur. Les renseignements qui ne permettent pas de connaître directement ou indirectement l'identité de la personne qu'ils concernent ne sont pas considérés comme des renseignements sur un tiers.

L'ARC a besoin d'un consentement écrit et éclairé pour divulguer des renseignements sur un tiers, sauf si une exception est expressément indiquée à l'article 295 de la LTA ou à l'article 241 de la LIR. Le consentement peut être donné sur le formulaire AUT-01 ou par l'entremise d'un des portails. Pour en savoir plus, allez à Autoriser un représentant : Aperçu sur le site Web de l'ARC. Le formulaire AUT-01 n'inclut pas le RC161 Autorisation pour les parlementaires.

La situation la plus courante dans laquelle des renseignements sur un tiers peuvent être divulgués sans consentement est décrite à l'alinéa 295(5)b) de la LTA et à l'alinéa 241(4)b) de la LIR. Un fonctionnaire peut fournir des renseignements sur le contribuable à une personne seulement s'ils sont raisonnablement considérés comme nécessaires aux fins suivantes :

Par exemple, la vérification fondée sur la méthode de l'avoir net consiste à examiner les changements dans les actifs et les passifs du particulier (le contribuable) et de tous les membres contribuant au ménage (tiers) au fil du temps. Cela signifie qu'il peut être nécessaire de divulguer au contribuable certains renseignements au sujet d'un tiers contribuant au ménage, pour que le contribuable puisse comprendre comment le vérificateur a déterminé l'écart par avoir net.

Ce critère doit être interprété de façon restrictive, car il s'agit d'une exception aux règles de la législation protégeant les renseignements confidentiels. Il comprend seulement la quantité minimale de renseignements sur un tiers nécessaire pour comprendre comment le montant en question a été déterminé.

Toutes les divulgations de renseignements sur un tiers nécessitent un jugement considérable. Ne divulguez jamais de renseignements sur un tiers dans les situations où :

Tenez compte de ces facteurs au moment de prendre la décision de divulguer l'identité d'un tiers :

Renseignements à ne pas divulguer

Votre secteur de programme a peut-être déjà indiqué les renseignements qui ne devraient pas être divulgués, comme par exemple, les renseignements présentés dans un manuel de vérification propre à un programme, comme la section 3.4.7 du Manuel de la vérification de l'impôt sur le revenu. Si c'est le cas, veuillez continuer à consulter ces références, en plus de ces lignes directrices.

En plus des renseignements présentés dans des lignes directrices existantes ou dans du matériel de référence publié par votre programme, on compte parmi les renseignements qui ne doivent pas être divulgués :

Les tribunaux ont affirmé que, au cas par cas, l'ARC peut expurger certains renseignements de la divulgation au contribuable ou à son représentant en fonction de ce qu'on appelle le privilège de l'intérêt public, tel que reconnu dans le cadre de la décision Canada c. Chad Note de bas de page 10. Lorsque la divulgation de renseignements sensibles – comme les discussions techniques internes ou les forces et faiblesses des positions possibles en matière de cotisation – pourrait guider les contribuables dans la reformulation de leurs réponses à une demande de renseignements de vérification et nuire au résultat de la vérification (et par le fait même, à l'observation générale et à l'équité fiscale), les renseignements ne devraient pas être divulgués, car le faire serait contraire à l'intérêt public.

Vous devriez consulter le ministère de la Justice et l'Administration centrale, comme indiqué à la section Soutien de l'AC dans ce genre de situation.

L'Annexe B présente une liste de contrôle qui vous aidera à déterminer si les renseignements devraient être divulgués. Elle est conçue uniquement pour vous guider lorsque vous identifiez le risque de préjudice aux processus d'administration et d'exécution avant de divulguer des renseignements particuliers. Vous devez toujours faire preuve de jugement professionnel et tenir compte des faits de la situation avant de prendre la décision de divulguer des renseignements.

Renseignements pouvant être divulgués

Dans le cadre du processus normal de vérification, vous devriez communiquer de manière proactive et régulière avec le contribuable, et le tenir au courant au cours de la vérification, sous réserve de certaines exceptions, par exemple tel que présenté dans la section précédente. De plus, votre cas de vérification devrait être complet et sa qualité devrait respecter les normes créées pour le Programme d'examen de la qualité de la vérification, la Revue continue de l'intégrité des programmes ou d'autres fonctions d'examen de la qualité propres aux programmes en ce qui a trait à l'évaluation du risque, à la planification, l'exécution et la fermeture de la vérification. Cela signifie que, sous réserve des dispositions législatives et d'autres considérations mentionnées dans ces lignes directrices pour l'expurgation de certains renseignements, particulièrement ceux qui sont associés à une vérification en cours, le vérificateur, avec l'approbation de son superviseur et du supérieur immédiat de cette personne, devrait être en mesure de fournir au contribuable ou à son représentant autorisé les renseignements demandés en réponse à une demande de divulgation informelle.

La substance des exceptions et des exclusions selon la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels est un facteur pertinent à utiliser dans l'application de la discrétion à savoir si des renseignements devraient être divulgués et l'étendue des renseignements à divulguer. En règle générale, si les renseignements seraient divulgués dans le cadre d'une demande d'AIPRP formelle, vous pouvez les divulguer en réponse à une demande informelle.

Des directives précises sur ce qui peut être ou ne pas être divulgué relativement à des portions particulières d'une vérification sont présentées ci-dessous.

a) Trousse de sélection et les renseignements sur l'évaluation des risques

Pour les programmes (comme ceux de la Direction de la TPS/TVH, de la Direction de l'observation des contribuables à valeur nette élevée et de la Direction des petites et moyennes entreprises) qui préparent une trousse de sélection lorsqu'un cas est sélectionné, la plupart des renseignements de la trousse indiquent les secteurs de risque potentiels. Les divulguer trop tôt durant la vérification peut influencer quels renseignements le contribuable choisit de fournir, de même que le résultat de la vérification. Cela veut dire que tant que vous n'avez pas proposé les redressements (proposition) au contribuable, vous ne devez divulguer aucune partie de la trousse de sélection, sauf pour les commentaires du sélectionneur qui expliquent pourquoi le cas a été sélectionné. Assurez-vous que les commentaires du sélectionneur ne comprennent aucun indicateur de risque ou critère qui ne devrait pas être divulgué.

Normalement, dès que la proposition est émise, cela signifie que les travaux de vérification ont été réalisés, et les renseignements de la trousse de sélection ont été utilisés ou vous avez décidé qu'ils n'indiquent pas un risque important. À ce stade, il est probable qu'il n'y aura pas de préjudice découlant de la divulgation des renseignements, sauf pour les indicateurs et les critères de risque, et les renseignements précis qui ne devraient pas être divulgués.

Ne divulguez jamais des rapports d'évaluation du risque (comme ceux de COMPASS, du SIER, d'Integras ou du Cadre de répartition des recettes), les formulaires d'évaluation du risque de RS&DE, les tableaux de risque de centres fiscaux, ou des renseignements sur les indices de dénonciateur. De plus, si le cas a été sélectionné en fonction d'un indice provenant de l'interne, vous ne devez divulguer aucun renseignement sur la vérification de laquelle l'indice provient, y compris le nom du contribuable en cause.

Tout renseignement relié à des indicateurs de risque utilisés pour identifier des contribuables pour la vérification, ou tout renseignement relié à des pointages de risque de contribuables, incluant mais n'étant pas limité à des cas de sélection et des modèles d'évaluation du risque, ne devrait pas être divulgué. Divulguer les résultats de pointages et de classement de risque de la population de contribuables en fonction de systèmes automatisés pourrait révéler aux contribuables les méthodes d'évaluation du risque de l'ARC et permettre aux contribuables de manipuler leurs déclarations de revenus dans le but d'éviter la détection, ce qui porterait préjudice aux processus d'observation et d'exécution de l'ARC.

Normalement, les indicateurs de risque sont analysés et validés au début d'une vérification et sont le fondement des questions de vérification soulevées dans le cas. Pour aider à accélérer les cas de vérification, et dans un esprit de transparence, les questions de vérification en suspens cernées au cours de la vérification devraient être communiqués aux contribuables et peuvent être divulgués dans le cadre d'une demande de divulgation informelle.

b) Renvois

Les renvois à d'autres programmes d'observation, comme ceux des non-déclarants, des évaluations de biens mobiliers, d'évaluation de biens immobiliers, de l'orientation technique, des décisions et de la Section des experts nationaux en technologie de la Direction de la RS&DE, sont principalement basés sur les faits et les renseignements fournis par les contribuables et peuvent être divulgués.

Ce n'est pas le cas pour les renvois aux Enquêtes criminelles, qui pourraient entraîner la destruction, la modification ou le déplacement d'éléments de preuve si les renvois étaient divulgués trop tôt. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de communiquer avec les contribuables pendant que les Enquêtes criminelles examinent un renvoi, consultez la section 28.2.12 du Manuel de la vérification et de l'examen de la TPS/TVH ou la section 10.11.8 du Manuel de la vérification de l'impôt sur le revenu. Si vous recevez une demande informelle pour un cas pour lequel vous avez fait un renvoi aux Enquêtes criminelles, communiquez immédiatement avec l'enquêteur chargé du cas.

Pour les renvois à la DGAÉ, ne divulguez pas le renvoi avant que la position ne soit finalisée et approuvée par la Division de l'évitement fiscal.

Pour les renvois aux Recouvrements, ne divulguez aucun renseignement au sujet de l'établissement d'une cotisation relativement aux sommes compromises selon le paragraphe 322.1(2) de la LIR ou le paragraphe 225.2(2) de la LTA, ou d'un enjeu de « quitter le Canada » selon le paragraphe 322(1) de la LIR ou le paragraphe 226(1) de la LTA.

c) Feuilles de travail et correspondance

Vous pouvez divulguer la plupart des renseignements de vos feuilles de travail, mais si vous n'avez pas effectué un test de vérification, ne divulguez pas de renseignements au sujet de vos procédures de vérification lorsque vous divulguez la feuille de travail, car divulguer ce que vous comptez faire pourrait en réduire l'efficacité. Cette considération s'applique également aux renseignements de votre Plan de vérification. Une fois le test terminé, vous pouvez divulguer les procédures.

Si la conclusion d'une feuille de travail terminée indique le besoin d'un autre test de vérification et si divulguer ce renseignement pouvait réduire l'efficacité de l'autre test, ne divulguez pas cette conclusion lorsque vous divulguez votre feuille de travail avant d'avoir effectué le deuxième test. Par exemple, l'analyse des dépôts bancaires (un examen d'appui à la vérification indirecte du revenu) conclut que le test indique des revenus non déclarés et que la technique d'établissement d'une cotisation fondée sur l'avoir net devrait être utilisée. Divulguer l'analyse des dépôts bancaires et sa conclusion avant d'effectuer la technique d'établissement d'une cotisation fondée sur l'avoir net pourrait influencer les renseignements que le contribuable rend disponibles pour réaliser la vérification fondée sur la méthode de l'avoir net.

En général, lorsque vous réalisez une vérification, vous devez expliquer vos redressements au contribuable et présenter vos calculs à l'appui. Le contribuable devrait recevoir assez de renseignements pour être en mesure de comprendre pleinement le redressement et les facteurs sous-jacents, afin qu'il puisse le réfuter ou l'atténuer et dûment exercer son droit d'opposition ou d'appel.

Vous devez faire preuve de jugement si une feuille de travail contient des renseignements d'un contribuable autre que le demandeur. Pour obtenir des conseils sur la divulgation de renseignements sur des tiers, consultez la section Renseignements sur des tiers.

Sous réserve de la discussion au sujet de la décision Chad Note de bas de page 11 et la discussion sur la non-divulgation des forces et des faiblesses des positions techniques de l'ARCNote de bas de page 12 de la section Renseignements à ne pas divulguer, en général vous pouvez donner une copie de la correspondance envoyée au contribuable ou à son représentant, ainsi que la réponse finale reçue des secteurs techniques internes de l'ARC. Si vous n'êtes pas certain que la réponse peut être divulguée, consultez le secteur approprié. Ne divulguez pas de discussions ou de délibérations sur des positions fiscales possibles ni de notes relatives aux stratégies de vérification, car elles contiennent des renseignements pouvant être utilisés par les contribuables pour contourner la stratégie de vérification.

Vous pouvez fournir une copie des renseignements qui faisaient partie ou qui auraient dû faire partie des livres et registres du contribuable, comme les relevés bancaires obtenus de la banque dans le cadre d'une demande péremptoire.

d) Rapports

Ne divulguez pas votre Rapport de vérification ni tout document de prise de position tant qu'il n'est pas finalisé.

Divulguer des rapports, comme le Rapport sur la recherche de profit, le Rapport sur les pertes agricoles restreintes, le Rapport sur le gain en capital ou du revenu d'entreprise, le Rapport de recommandation de pénalité, ou le Rapport de recommandation des pénalités imposées aux tiers, avant qu'ils soient signés par toutes les parties concernées, peut influencer quels renseignements le contribuable choisit de fournir, ainsi que le résultat de la vérification.

Consultez votre superviseur si vous n'êtes pas certain qu'un rapport particulier peut être divulgué.

e) Autres

Les demandes de renseignements et les notes d'examen de votre superviseur sont considérées comme faisant partie des documents du cas de vérification. Elles peuvent révéler les stratégies de vérification, ce qui pourrait influencer le résultat de la vérification, si divulguées. Si c'est le cas, ne les divulguez pas avant que le test de vérification soit terminé.

Pour les demandes associées à du matériel publié à l'interne, votre superviseur doit communiquer avec le secteur responsable pour obtenir des conseils :

Retirer des renseignements protégés d'un document

En fonction des critères ci-dessus, vous pourriez devoir expurger certains renseignements d'un document avant de le fournir à un contribuable. Vous pourriez aussi devoir refuser de lui fournir un document complet.

Lorsque vous expurgez une partie des renseignements d'un document, il doit être évident pour le destinataire que des renseignements ont été retirés. Vous n'avez pas besoin de laisser un espace vide équivalent à la taille des renseignements retirés. Il suffit de laisser quelques lignes vides. Les renseignements retirés du document ne doivent pas être lisibles. Pour vous assurer que c'est le cas, vous pouvez supprimer les renseignements sur votre ordinateur et enregistrer le document avec les renseignements supprimés comme un nouveau document (correctement nommé) et l'inclure dans votre cas de vérification.

S'il n'est pas possible de retirer les renseignements et de laisser un espace vide, utilisez la fonction de surbrillance pour couvrir les renseignements à expurger en noir, couvrez les renseignements avec une case séparée remplie en noir, ou utilisez un marqueur noir pour masquer les renseignements si le document est imprimé. Prenez note qu'il est possible de séparer et de retirer la surbrillance et les cases de texte dans les documents électroniques, et qu'il est possible de lire des renseignements masqués en noir sur les documents imprimés en les plaçant devant une lumière intense. Pour éviter qu'il soit possible de quand même lire les renseignements sur les documents imprimés, photocopiez-les après avoir masqué les renseignements. Pour les documents électroniques, imprimez les documents après avoir masqué les renseignements, et numérisez-les comme de nouveaux documents.

Si vous décidez de ne pas fournir un document entier, il n'est pas nécessaire d'aviser le demandeur qu'un document a été omis du résultat.

Documenter une demande

a) Cas de vérification en cours

Tout renseignement touchant un cas de vérification en cours qui est divulgué à un contribuable devrait être documenté dans le T2020, Notes pour le dossier. Le T2020 devrait comprendre les détails de toutes les conversations que vous avez eues avec le demandeur, votre superviseur, d'autres secteurs ou l'agent de liaison de l'AIPRP. Il devrait aussi comprendre une liste détaillée des documents (comme les feuilles de travail ou les rapports) que vous avez fournis au demandeur, le moment auquel l'élément a été rendu disponible et la méthode par laquelle ils ont été fournis.

Le T2020 doit clairement indiquer les facteurs qui ont été pris en compte pour décider de divulguer les renseignements, les renseignements qui ont été expurgés (le cas échéant), et la raison pour laquelle ces renseignements ont été expurgés. Si vous divulguez le T2020, vous devriez expurger toutes les entrées au sujet des renseignements qui n'ont pas été divulgués.

Pour les demandes reçues pour des cas de vérification en cours, assurez-vous d'inclure les divulgations informelles comme un élément de liste de l'index de votre feuille de travail. Par exemple, sous Correspondance, incluez une sous section pour les divulgations informelles.

b) Cas de vérification fermés

Lorsqu'une demande de renseignements informelle est reçue pour un cas fermé, créez un nouveau T2020, Notes pour le dossier, pour documenter la demande. Cela comprend les demandes de divulgation qui n'ont pas été acceptées, comme les demandes informelles pour les cas de vérification fermés plus de 12 mois avant la date de la demande.

La demande, le T2020 et une copie de tous les documents fournis au demandeur en copie physique doivent être envoyés à Recall après avoir répondu à la demande. Si les documents ont été fournis au demandeur par voie électronique, comme mentionné dans la section Format des renseignements, le T2020 doit comprendre une liste des documents et les détails sur la façon dont ils ont été fournis au demandeur. Pour des renseignements à jour sur l'envoi de documents à Recall, consultez les pages Renseignements et dossiers d'impôt et RC467 – Bordereau de transmission de SavoirFaire. En remplissant le RC467, il est important que vous choisissiez le bon programme fiscal à partir de la liste déroulante pour la zone « Sélectionner le répertoire de documents applicables ». Ensuite, sélectionnez Divulgation informelle de renseignements dans la liste déroulante pour la zone « Sélectionner la description du document applicable ».

Format des renseignements

La méthode privilégiée pour envoyer des renseignements est par voie électronique par l'intermédiaire d'un des portails sécurisés mentionnés dans les sections Principes directeurs et Méthodes de réception de demandes

Le format par défaut de tous les fichiers fournis au contribuable est PDF (pas Word ni Excel), car il existe des logiciels gratuits pour les ouvrir sur toutes les plateformes numériques. Avant de convertir un document en PDF, veillez à ajouter au PDF un filigrane indiquant « Copie fournie le AAAA-MM-JJ par l'ARC – Demande informelle ».

Si un autre format de fichier est demandé, discutez des options possibles avec votre superviseur en premier, et, s'il y a lieu, votre superviseur devrait consulter l'Administration centrale tel qu'indiqué à la section Soutien de l'AC.

Les renseignements devraient être fournis dans la langue officielle figurant au dossier du demandeur. Dans de rares situations (par exemple, une grande quantité de renseignements à traduire ou une langue officielle demandée qui diffère de celle figurant au dossier), veuillez consulter l'Administration centrale, comme indiqué à la section Soutien de l'AC.

Examen et approbation

Avant d'envoyer les renseignements demandés au demandeur, votre superviseur et son supérieur doivent examiner et approuver les renseignements dans le format dans lequel ils seront livrés. Les éléments de preuve de l'approbation doivent être documentés. Pour les cas de vérification en cours, l'approbation peut être documentée à l'aide de la fonction de Réviser dans Integras, ou d'une entrée dans le T2020 accompagnée d'une copie du courriel de l'examinateur indiquant qu'il approuve la divulgation des renseignements (préciser ce qui est approuvé). Pour les cas fermés, l'approbation doit être documentée dans le T2020.

Enregistrement de temps

Utilisez le code d'activité indirecte 139 pour le temps consacré à répondre aux demandes de divulgation informelles portant sur des cas de vérification fermés ou sur des renseignements qui ne sont pas associés à un cas de vérification, comme une demande de copie d'un communiqué.

Le numéro d'ordre interne 722684 doit être utilisé lorsque les renseignements demandés sont associés à un cas de vérification en cours. Cela comprend généralement toute demande de renseignements reçue avant l'émission de votre proposition, ainsi que les demandes de documents administratifs, comme le Rapport de vérification T20 ou les rapports de pénalités.

Soutien de l'AC

Les fonctions de l'Administration centrale appuieront les bureaux locaux en ce qui a trait à l'expurgation de renseignements demandés dans le cadre d'une divulgation informelle, et avant que les renseignements soient divulgués. Les superviseurs devraient communiquer avec leur secteur de programme au sein de la Direction générale des programmes d'observation.

Le secteur ayant originalement reçu la demande de renseignements demeure responsable des fonctions administratives, comme communiquer avec le demandeur, recueillir les renseignements et répondre au demandeur.

Ressources

SavoirFaire

Formation

Annexe A – Questions de confidentialité

La confiance des particuliers et des entreprises envers l'ARC est la pierre angulaire du régime fiscal volontaire du Canada. L'ARC prend très au sérieux la protection des renseignements des contribuables. Le droit à la vie privée et à la confidentialité est l'un des seize droits décrits dans la Charte des droits du contribuable

Tous les employés de l'ARC ont la responsabilité de protéger les renseignements des contribuables en tout temps. Il est essentiel que vous vous assuriez que les personnes avec qui vous faites affaire sont bien autorisées. Toute personne avec qui vous parlez doit avoir le niveau d'autorisation approprié pour que vous puissiez discuter des détails d'une demande de divulgation informelle avec elle.

Au besoin, adaptez vos questions de confidentialité au compte du programme lié à la demande du contribuable et à la personne avec qui vous parlez. Par exemple, en parlant avec un représentant autorisé du contribuable, suivez les procédures pour les représentants autorisés décrites dans cette annexe.

Les questions de confidentialité sont dans le document Annexe A – Questions de confidentialité. Ce document a été ajouté à la Librairie de modèles d'Integras.

Ne divulguez jamais de renseignements si vous n'êtes pas certain de l'identité de la personne.

Annexe B – Liste de contrôle pour la divulgation de renseignements

Avant de divulguer des renseignements en réponse à une demande de divulgation informelle, vous devriez déterminer si les renseignements sont sensibles ou si leur divulgation pourrait porter préjudice aux processus d'administration et d'exécution. Vous devriez tenir compte de la série de questions dans le document Liste de contrôle pour la divulgation de renseignements pour cette détermination. La liste de contrôle a été ajoutée à la Librairie de modèles d'Integras.

Cette liste de contrôle sert uniquement à répondre aux demandes de divulgation informelles. Si vous recevez une demande de divulgation formelle d'un contribuable, elle doit être envoyée à la Direction de l'AIPRP pour traitement, tel qu'indiqué dans la section Signification du terme demande informelle.

Si vous répondez oui à n'importe laquelle des questions, dans la plupart des cas, les renseignements demandés ne devraient pas faire l'objet d'une divulgation informelle.

Plusieurs questions utilisent le terme document, qui est défini à l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information. Aux fins de cette loi, document signifie tout élément d'information, quel qu'en soit le support. Un logiciel n'est pas un document; c'est un outil permettant de créer, de consulter et de modifier un document.

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