Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Rôles et responsabilités
  • 2.1. Demandeur
  • 2.2. Conseiller en recherche et technologie
  • 2.3. Examinateur financier
• 3. Résolution des préoccupations
  • 3.1. Préoccupations concernant les exigences en matière de production
  • 3.2. Préoccupations concernant l'examen
  • 3.3. Processus d'appel
• 4. Où obtenir des renseignements
• Annexe A: Explication des changements

1. Introduction

L'Agence du revenu du Canada (ARC) s'engage à offrir un traitement équitable aux demandeurs du programme d'encouragements fiscaux à la recherche scientifique et au développement expérimental (RS&DE). Conformément à cet engagement, des lignes directrices ont été établies pour faire en sorte que les préoccupations des demandeurs soient traitées de façon juste et en temps opportun. La présente politique d'application décrit en détail les étapes à suivre pour répondre aux préoccupations des demandeurs de RS&DE. Elle a été conçue pour être avantageuse pour toutes les parties en cause: les demandeurs de RS&DE, l'ARC et les autres intervenants.

2. Rôles et responsabilités

Pour que les demandes de RS&DE soient traitées de manière efficace, il faut que le demandeur, le conseiller en recherche et technologie et l'examinateur financier communiquent ouvertement et dans un esprit de collaboration. Cette section définit les rôles et responsabilités de chacun.

2.1. Demandeur

Rôles et responsabilités du demandeur :

• respecter les exigences du programme de la RS&DE;
• préparer et maintenir des documents financiers et techniques adéquats pour appuyer les travaux et les dépenses demandées;
• répondre en temps opportun à toutes les requêtes et demandes de renseignements du personnel de la RS&DE;
• permettre au personnel de la RS&DE de rencontrer les représentants de l'entreprise appropriés;
• fournir des renseignements supplémentaires et d'autres documents justificatifs, à la demande du personnel de la RS&DE, concernant les travaux et les dépenses demandés; et
• informer dans les plus brefs délais le personnel de la RS&DE de toute préoccupation.

2.2. Conseiller en recherche et technologie

Les rôles et responsabilités du conseiller en recherche et technologie (CRT) sont :

• d'expliquer au demandeur le processus d'examen de la RS&DE, incluant les options pour résoudre toute préoccupation;
• d'examiner les documents techniques et les autres renseignements pertinents aux fins de l'examen;
• d'évaluer l'admissibilité des travaux demandés;
• de demander des renseignements additionnels de façon claire;
• de discuter avec le demandeur de toutes préoccupations concernant l'admissibilité des travaux demandés;
• de fournir au demandeur un rapport présentant sa décision concernant l'admissibilité des travaux et les motifs de la décision;
• de permettre la rétroaction du demandeur au sujet du rapport; et
• de donner suite aux préoccupations du demandeur dans les plus brefs délais.

2.3. Examinateur financier

Les rôles et responsabilités de l'examinateur financier (EF) sont :

• d'expliquer au demandeur le processus d'examen de la RS&DE, incluant les options pour résoudre toute préoccupation;
• d'examiner les registres financiers et tous les autres renseignements pertinents aux fins de l'examen;
• d'examiner les dépenses et les crédits d'impôt demandés;
• de demander des renseignements additionnels de façon claire;
• de discuter avec le demandeur de toutes préoccupations concernant les dépenses et les crédits d'impôt demandés;
• de discuter les conclusions de l'examen avec le demandeur;
• de faire parvenir au demandeur une lettre incorporant les conclusions des examens financier et technique, avec une explication claire et concise des rajustements proposés, le cas échéant; et
• de donner suite aux préoccupations du demandeur dans les plus brefs délais.

Pour en savoir plus sur ces rôles et responsabilités, consultez le Manuel d’examen des demandes, et le Manuel d’examen des demandes financier .

3. Résolution des préoccupations

Cette section décrit les façons de résoudre les préoccupations pouvant être soulevées au cours des diverses étapes du traitement de la demande relative à la RS&DE.

Si des préoccupations sont soulevées pendant l'examen technique ou financier d'une demande, on encourage les demandeurs à suivre les étapes ci-dessous et ce, avant que leur dossier ne soit fermé et traité.

3.1. Préoccupations concernant les exigences en matière de production

Pour demander des encouragements fiscaux au titre de la RS&DE, le demandeur doit répondre aux exigences en matière de production indiquées dans le paragraphe 37(11) et l’alinéa m) du paragraphe 127(9) de la Loi de l’impôt sur le revenu.  Conformément au paragraphe 220(2.2) de la Loi, qui s’applique à compter du 17 novembre 2005, il est impossible de demander la renonciation aux exigences en matière de production en vertu du paragraphe 220(2.1) par rapport aux formulaires prescrits ou aux renseignements prescrits indiqués pour les encouragements fiscaux de RS&DE.

3.2. Préoccupations concernant l'examen

Si des préoccupations sont soulevées pendant l'examen technique ou financier d'une demande, on encourage les demandeurs à suivre les étapes ci-dessous et ce, avant que leur dossier ne soit fermé et traité.

Première étape – Parler au conseiller en recherche et technologie et/ou à l’examinateur financier

Dans un premier temps, le demandeur devrait discuter de ses préoccupations avec le conseiller en recherche et technologie (CRT) et/ou l’examinateur financier ( EF) dans les plus brefs délais. Des problèmes surgissent souvent en raison d'un malentendu concernant les faits relatifs à la demande ou d'un manque d'information. Afin de clarifier la situation, le demandeur pourrait être prié de fournir plus de renseignements, de rencontrer le personnel de la RS&DE ou d'être disponible pour des visites supplémentaires. Une franche discussion sur les enjeux financiers et les enjeux concernant l’admissibilité des travaux, ainsi qu'un exposé clair et net des faits permettent souvent de résoudre les préoccupations à la satisfaction de tous.

Deuxième étape – Communiquer avec le gestionnaire de la Recherche et de la technologie ou le gestionnaire de l'Examen financier

Si les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE ne sont pas résolues après l'intervention du CRT ou de l'EF, la deuxième étape consiste à faire appel au gestionnaire recherche et technologie (GRT) ou au gestionnaire de l'examen financier (GEF). Ces derniers examineront les faits en cause et étudieront le point de vue du demandeur et celui du CRT ou de l'EF sur la question. On encourage les parties en cause à dialoguer ouvertement et sans détour pour éviter tout malentendu. Le GRT ou le GEF travaillera de concert avec le demandeur et le CRT ou l'EF en vue de résoudre les préoccupations du demandeur.

Troisième étape – Demander une révision administrative de l'examen

Si le demandeur est d’avis que l’on n’a toujours pas répondu à ses préoccupations de façon adéquate au cours des étapes 1 et 2, il peut demander une Révision administrative (PDF, 129 ko). Une révision administrative ne constitue pas un examen nouveau et séparé du dossier. L’objectif d’une révision administrative est de déterminer si les examens technique et financier de la RS&DE étaient conformes à la législation et aux politiques actuelles de la RS&DE, et si le demandeur a eu droit à un traitement en bonne et due forme.

Afin de demander une révision administrative, le demandeur doit avoir reçu la lettre de proposition de l’ARC, expliquant les résultats de l’examen de la demande au titre de la RS&DE. Le demandeur devrait informer les examinateurs de son intention de demander une révision administrative avant la fin du délai de 30 jours suivant l’envoi de la lettre de proposition. Ensuite, il doit remplir le formulaire RC532 – Demande de révision administrative et l’envoyer au Centre national d’arrivage pour la révision administrative des demandes de  RS&DE. Dans sa demande, le demandeur doit expliquer ses points d’opposition et fournir des faits et des documents pertinents pour appuyer son cas. Le demandeur doit envoyer sa demande avant que le dossier ne soit fermé par les examinateurs pour qu’elle soit acceptée. La demande sera transmise au directeur adjoint de la RS&DE dans les trois (3) jours ouvrables aux fins de traitement. 

En général, la révision administrative est effectuée par le directeur adjoint. Cependant, le directeur adjoint peut déléguer cette responsabilité à une autre personne du programme de RS&DE.

Il est important de noter que l’étape 3 n’est pas un deuxième examen technique, mais plutôt un examen administratif pour assurer que la demande a été examinée de façon entièrement conforme aux politiques et procédures actuelles.

Lorsqu’il effectue une révision administrative, le directeur adjoint déterminera si :

• le demandeur a eu droit à un traitement en bonne et due forme;
• les examens technique et financier de la RS&DE étaient conformes à la législation, aux politiques et aux procédures actuelles de la RS&DE.

Pour déterminer si le demandeur a eu droit à un traitement en bonne et due forme, le directeur adjoint décidera si :

• le demandeur a eu l’occasion et le temps raisonnable pour expliquer les travaux et/ou les dépenses faisant l’objet de la demande;
• le CRT et/ou l’EF ont demandé des précisions sur les enjeux, et ont demandé à savoir si cette demande de précisions était claire;
• le demandeur a eu l’occasion et le temps raisonnable pour fournir des renseignements supplémentaires;
• le CRT et/ou l’EF ont tenu compte de tous les renseignements qui ont été soumis par le demandeur;
• le CRT et/ou l’EF ont clairement expliqué, dans une réunion ou un appel téléphonique avec le demandeur, pourquoi les travaux et/ou les dépenses demandés n’étaient pas admissibles;
• le demandeur a reçu un rapport qui comprenait la décision sur l’admissibilité des travaux demandés et une explication sur les travaux qui n’étaient pas admissibles;
• le demandeur a reçu des explications sur la non-admissibilité des dépenses dans la trousse de proposition;
• le demandeur a eu l’occasion et le temps raisonnable pour répondre au rapport.

Si le demandeur n’a pas eu droit à un traitement en bonne et due forme, le directeur adjoint déterminera la mesure à prendre pour tenir compte des constatations. Par exemple, si le demandeur n’a pas eu l’occasion de fournir de plus amples renseignements pour étayer sa demande, on lui donnera la possibilité de le faire.

Si le directeur adjoint détermine que l’examen technique ou financier de la RS&DE pourrait ne pas être conforme à la législation et aux politiques actuelles de la RS&DE, on prendra une mesure pour tenir compte des constatations. Par exemple, le directeur adjoint peut demander des conseils à d’autres ressources comme le GRT ou le GEF, ou à un expert sectoriel national en technologie (ESNT) ou au conseiller technique financier.

Si le directeur adjoint détermine que le demandeur a eu droit à un traitement en bonne et due forme et que les examens technique et financier de la RS&DE étaient conformes à la législation et aux politiques actuelles de la RS&DE, aucune mesure supplémentaire ne sera prise et le dossier sera traité selon les procédures normales. Veuillez vous référer au document : l’examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs.

Sur la base de la décision du directeur adjoint, il y a deux résultats possibles découlant de la révision administrative : la décision est confirmée ou reconsidérée.

i. Décision confirmée

Si la révision administrative montre que les examens technique et/ou financier de la RS&DE étaient conformes à la législation, aux politiques sur son application et aux documents d’orientation courants en matière de RS&DE et que le demandeur a eu droit à un traitement en bonne et due forme, et qu’il n’existe aucun point d’opposition, l’examen se terminera de façon habituelle. 

Le demandeur sera informé de ce résultat dans une lettre provenant du directeur adjoint. 

ii. Décision reconsidérée

Si la révision administrative indique que l’examen technique ou financier de la RS&DE n’était pas conforme à la législation et aux politiques actuelles de la RS&DE, ou que le demandeur n’a pas eu droit à un traitement en bonne et due forme, des actions seront prises pour tenir compte des conclusions du directeur adjoint. Par exemple :

• si le demandeur n’a pas eu l’occasion de fournir de plus amples renseignements pour étayer sa demande, on peut lui donner la possibilité de le faire;
• si l’examen technique ou financier n’a pas été fait en accord avec les politiques de la RS&DE et la législation actuelles, le directeur adjoint peut décider qu’une autre personne qui n’a pas participé à l’examen initial effectuera la révision administrative.

La révision administrative sera consignée dans une note de service destinée au directeur adjoint, qui résume les problèmes, le traitement, les résultats, la conclusion et la mesure prise. Cette note de service doit être produite seulement si le directeur adjoint a délégué la révision administrative.

Le demandeur sera informé du résultat de la révision administrative dans une lettre provenant du directeur adjoint. La lettre sera rédigée par le directeur adjoint et comprendra des renseignements pertinents tirés de la note de service indiquée ci-dessus.

3.3. Processus d'appel

Une fois que les examens techniques et financiers de la RS&DE sont achevés, et que le rapport de la RS&DE est rédigé, on informera le demandeur des dépenses liées à la RS&DE et des crédits d’impôt à l’investissement (CII) admis ou refusés. Si le demandeur pense que les faits ont été mal interprétés ou que la Loi a été mal appliquée, il a le droit de déposer un avis d’opposition. La présentation d’une opposition constitue la première étape du processus officiel de résolution des différends par la Direction générale des appels de l’ARC.

Pour d’autres renseignements au sujet de ce processus, consultez la page web Résoudre les points en litige.

4. Où obtenir des renseignements

Pour connaître les personnes à contacter, consultez la page web Personnes-ressources de la RS&DE .

Pour soumettre un formulaire de demande de révision administrative RC532 (PDF, 129 ko), veuillez le poster à l’adresse suivante :

Agence du revenu du Canada
Programme de la recherche scientifique et du développement expérimental
875 chemin Heron
Ottawa ON  K1A 1A2

Annexe A: Explication des changements

Révisions de septembre 2017 :

1. La section 2.1 du formulaire de demande d’une révision administrative RC532 (PDF, 129 ko) a été mise à jour pour fins de clarification.

• Les descriptions de l’option 1 (traitement en bonne et due forme) et l’option 3 (admissibilité) ont été révisées pour être plus claires.
• L’option 4 (autres) a été retirée.

2.  La formulation a été révisée dans l’ensemble des lignes directrices pour des fins de clarification.

Révisions de mai 2016 :

Formulaire RC532 Demande de révision administrative – Ce formulaire a été créé afin d’assurer que les demandeurs et leurs représentants soumettent les renseignements adéquats à l’ARC, afin que leur demande soit correctement évaluée et que les actions appropriées soient prises.

Centre national d’arrivage pour la révision administrative des demandes de RS&DE – Le centre d’arrivage a été créé pour aider à suivre les révisions administratives de la RS&DE. Le centre d’arrivage n’a pas la responsabilité de traiter les demandes, mais distribuera les demandes reçues et suivra les actions prises et les résultats.

Étape 3 – La demande de révision administrative ne peut pas être faite avant que le demandeur n’ait reçu une trousse de proposition. De cette façon, on s’assure que le demandeur est au courant des résultats de l’examen de la RS&DE et a tous les éléments en mains pour comprendre la position de l’ARC. Ainsi, le demandeur peut alors soumettre à l’ARC une explication complète des enjeux ou de ses préoccupations.