L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs

Date : 29 avril 2015

Table des matières


Introduction

L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs est une version concise d'un manuel interne de procédures de l'Agence du revenu du Canada (ARC), intitulé Manuel d'examen des demandes.

Le 1er juin 2010, L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs et le Manuel d'examen des demandes ont annulé et remplacé le Guide destiné aux examens de recherche scientifique et de développement expérimental Partie 1 : L'examen technique, qui datait du 14 janvier 2000.

Les deux aspects principaux d'un examen technique consistent à déterminer si les travaux visés par la demande correspondent à la définition d'activités de RS&DE donnée au paragraphe 248(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu et à régler les questions liées à l'admissibilité.

La RS&DE est expliquée dans la Politique sur l'admissibilité des travaux aux crédits d'impôt à l'investissement en RS&DE (la politique sur l’admissibilité). La politique sur l’admissibilité précise que la détermination de l’admissibilité des travaux est un processus en deux étapes. La première étape détermine s’il y a de la RS&DE (248(1)(a-c)) en utilisant les cinq questions suivantes :

Q1 : Existait-il une incertitude scientifique ou technologique ?

Q2 : Est-ce que des hypothèses visant expressément à réduire ou à éliminer cette incertitude ont été formulées ?

Q3 : Est-ce que l’approche globale adoptée était conforme à une investigation ou recherche systématique, incluant la formulation et la vérification des hypothèses par voie d’expérimentation ou d’analyse ?

Q4 : Est-ce que l’approche globale adoptée visait à réaliser un avancement scientifique ou technologique ?

Q5 : Est-ce qu’un registre des hypothèses vérifiées et des résultats a été conservé au cours des travaux ?

Si la réponse à chacune des cinq questions est « oui », la seconde étape détermine l’étendu de la RS&DE en incluant les travaux de soutien (248(1)(d)) et en retirant les travaux exclus (248(1)(e-k)).

Deux autres publications se rapportent à l’admissibilité des travaux : La Politique sur la RS&DE pendant le développement d'un bien (la politique sur les biens) et la Politique sur la RS&DE au cours de cycles de production (la politique sur les cycles de production).

Les examens techniques sont menés par les conseillers en recherche et technologie (CRT). Ceux-ci relèvent des gestionnaires en recherche et technologie (GRT), qui peuvent participer à un examen technique. Dans certains cas, des consultants externes peuvent également participer à des examens techniques (voir l'annexe 3), ou le CRT peut recevoir l'aide d'un expert sectoriel national en technologie.

L'examen des dépenses associées à des travaux de RS&DE visés par une demande est appelé un examen financier et est effectué par des examinateurs financiers (EF). Les CRT et les EF travaillent en équipe au cours des examens techniques et financiers pour coordonner l'examen des demandes de RS&DE. Ils font souvent ensemble des visites sur place, des demandes de renseignements ou des entrevues. Les demandeurs peuvent s'attendre à ce que les renseignements obtenus soient communiqués au besoin entre les EF et les CRT afin d'éviter les demandes en double.

Quoi de neuf dans le Manuel d'examen des demandes

Depuis le 1er juin 2010, tous les CRT à l'ARC utilisent le Manuel d'examen des demandes lorsqu'ils procèdent à l'examen technique des demandes de RS&DE. Pour les examens qui étaient en cours de traitement le 1er juin 2010, les CRT ont suivi les procédures du manuel qui correspondaient au point où l'examen était rendu au 1er juin 2010.

Le Manuel d'examen des demandes est conforme aux procédures d'examen technique du précédent Guide destiné aux examens de recherche scientifique et de développement expérimental Partie 1 : L'examen technique. Toutefois, le Manuel d'examen des demandes fournit aux CRT des procédures plus détaillées et des renseignements contextuels sur la façon de mener un examen technique.

En outre, certaines procédures y font l'objet d'une plus grande attention. Par exemple, le manuel reflète les préoccupations soulevées par les demandeurs au cours des consultations tenues en 2007 par l'ARC et le ministère des Finances du Canada sur le Programme de la RS&DE. Par exemple, le manuel favorise donc une plus grande transparence en exigeant que les CRT déterminent l'admissibilité et d'autres enjeux liés à la demande et en discutent avec le demandeur à la fois avant l'examen et plus tard lorsque de nouveaux enjeux se présentent en cours d'examen.

Le Manuel d'examen des demandes :

Le dernier point représente une modification mineure aux procédures existantes, puisque les CRT peuvent toujours émettre une ébauche officielle du rapport d'examen de la RS&DE même si cela n'est plus exigé. L'insistance de travailler avec les demandeurs avant et pendant le processus d'examen vise à établir les faits et à comprendre les résultats de l'examen technique en temps plus opportun et de façon plus efficace. L’utilisation d’un rapport ébauche peut aider le CRT à donner son opinion préliminaire au demandeur avant que l’examen ne soit complété. Dans tous les cas, que le demandeur reçoive une ébauche du rapport d'examen de RS&DE ou le rapport d'examen de RS&DE avec la proposition financière, il a toujours la même occasion que par le passé de formuler de plus amples observations.

Ensemble, ces mesures permettront de mener des examens techniques en temps plus opportun, et de façon plus uniforme et prévisible, en respectant l'objectif énoncé du Programme de la RS&DE.

But de L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs

Le Manuel d'examen des demandes est rédigé pour les CRT et indique leurs exigences en ce qui concerne les procédures d'examen. L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs est une version concise du Manuel d'examen des demandes. Il est toutefois rédigé du point de vue des demandeurs qui veulent un aperçu du processus d'examen des demandes pour les aider à mieux se préparer pour l'examen technique.

L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs :

L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs ne décrit pas tous les détails du processus d'examen technique. Il ne décrit non plus pas comment déterminer les travaux ou les dépenses de RS&DE.

Attentes mutuelles entre le demandeur et le CRT au cours d'un examen technique

L'examen de la RS&DE sera plus efficace lorsque les deux parties expriment clairement ce qu'elles attendent l'une de l'autre. On s'attend à ce que le CRT travaille avec le demandeur, et que le demandeur travaille avec le CRT. Au début de l'examen, le CRT pourra discuter avec le demandeur de ces attentes mutuelles.

Pendant l'examen de la RS&DE, les CRT travailleront avec les demandeurs pour :

Pendant l'examen de la RS&DE, on s'attendra à ce que les demandeurs :

Aperçu du processus d'examen technique

Toutes les demandes de la RS&DE reçoivent une évaluation du risque au moment de la production. Selon l'évaluation du risque, certaines demandes sont acceptées telles que produites, certaines sont choisies pour un examen au bureau, alors que d'autres peuvent être choisies pour un examen technique et/ou financier plus détaillé. L'examen technique de la RS&DE : un guide pour les demandeurs se concentre sur les demandes choisies pour un examen technique détaillé.

Si une demande est choisie pour un examen technique détaillé, cela ne veut pas dire que les travaux demandés ne sont automatiquement pas admissibles, ou que le CRT a déjà fait son idée. Cela veut simplement dire que le CRT est incapable de déterminer, selon les renseignements seuls du projet, si les travaux sont admissibles, ou que le CRT ne peut pas prendre une décision sur certains enjeux. L'examen technique permettra au CRT de travailler avec le demandeur pour recueillir des renseignements afin de prendre ces décisions.

L'examen technique consiste en trois étapes fondamentales :

  1. Préparation et planification;
  2. Exécution de l'examen, qui comporte habituellement une visite sur place;
  3. Communication et finalisation des résultats, et établissement de rapports.

Chaque étape et les activités propres à chacune sont traitées de manière plus détaillée dans ce guide. Ces étapes et activités peuvent se chevaucher ou se dérouler dans un ordre différent de celui présenté dans le guide. Les activités menées dans le cadre de ces étapes fondamentales dépendent de la demande particulière et seront influencées par les besoins du demandeur et par son expérience en matière de la RS&DE. Par conséquent, des activités supplémentaires peuvent être nécessaires, alors que certaines peuvent ne pas être nécessaires du tout. Le CRT et le demandeur devraient maintenir une communication ouverte en tout temps afin que les deux parties sachent à quoi s'attendre au courant de l'examen technique.

Des renseignements supplémentaires liés aux examens techniques sont fournis dans les annexes suivantes :

Collaborer pour faciliter le processus d'examen

Afin d'assurer l'efficacité de l'examen technique, le CRT travaillera avec les demandeurs et leurs représentants depuis le tout début et pendant toute la durée du processus d'examen afin de réaliser ce qui suit :

En outre, le CRT coordonnera le travail avec l'EF et, ensemble, ils travailleront avec le demandeur (et ses représentants, s'il y a lieu) pour que l'examen général de la demande de RS&DE soit cohérent et opportun, et minimise le fardeau administratif.

Puisque la décision d'effectuer un examen technique et l'exécution de celui-ci dépendent grandement des renseignements du projet, une pratique exemplaire est de discuter sur les renseignements du projet de la partie 2 du formulaire T661, Demande pour les dépenses de recherche scientifique et de développement expérimental (RS&DE), afin de s'assurer que ceux-ci représentent le mieux possible les travaux du demandeur. Voici quelques-unes des caractéristiques communes des meilleurs renseignements de projet :

Le CRT peut fournir des recommandations afin d'aider le demandeur au moment de ses prochaines demandes. Toutes les recommandations formulées par le CRT pour améliorer les renseignements de projet seront confirmées par écrit.

Consultez le guide T4088, Guide pour le formulaire T661, afin d'obtenir plus de renseignements sur la façon de remplir la partie 2 du formulaire T661.

Étape 1 – Préparation et planification

La première étape de l'examen technique comprend les activités suivantes :

1a) Examen des renseignements

Le CRT examine tous les renseignements produits avec la demande de RS&DE courante, de même que les renseignements des demandes de RS&DE passées (comme les renseignements de projet et les rapports d'examen de la RS&DE). Au besoin, le CRT communiquera avec le demandeur afin de recueillir plus de renseignements ou d'éclaircir certains faits. Cela peut aussi se produire à l'étape 1c). Le CRT peut également examiner des renseignements tirés de sources du domaine public, comme des manuels, des journaux techniques et d'autres sources, comme l'Internet, qui sont généralement disponibles.

1b) Détermination des enjeux

Pendant qu'il examine les renseignements de la demande, le CRT cerne tous les enjeux qui doivent être résolus. Les enjeux dans une demande peuvent concerner l’admissibilité des travaux demandés (Étape 1 de la politique sur l’admissibilité), l’étendue de la RS&DE (Étape 2 de la politique sur l’admissibilité), les preuves à l’appui ou des enjeux communs financiers et scientifiques. Par exemple, en se fondant sur l'examen de la description de projet, le CRT peut ne pas être en mesure de reconnaître une tentative de réaliser un avancement scientifique ou technologique : la question 4 de l’étape 1 de la méthodologie pour déterminer si les travaux sont de la RS&DE . Il assimilerait alors cela à un enjeu et pourrait, au cours des dernières étapes du processus d'examen, en discuter avec le demandeur afin de déterminer s'il y a eu une tentative d'avancement scientifique ou technologique quelconque.

Les enjeux peuvent être de nature générale et s'appliquer à toute la demande ou s'avérer particuliers et se limiter à un projet. Les CRT essaient d'être aussi précis que possible lors de la détermination des enjeux. Toutefois, la capacité d'y arriver dépend souvent des renseignements techniques soumis avec la demande. Voici quelques exemples d'enjeux que l'on rencontre couramment.

Le CRT associera ces enjeux à des aspects particuliers de la demande et pourrait fournir des exemples afin de mieux illustrer cet enjeu. Généralement, les enjeux concernent l'admissibilité des travaux visés. Toutefois, même lorsqu'un projet comporte des travaux admissibles, d'autres enjeux peuvent devoir être réglés, dont les suivants :

Le CRT et l'EF devront collaborer avant, pendant et après l'examen au bureau ou la visite sur place afin de résoudre certains de ces enjeux.

1c) Premier contact avec le demandeur

À ce moment, le CRT communiquera avec le demandeur, habituellement par téléphone, pour discuter de la demande de la RS&DE et de tout enjeu cerné. Il peut parfois être possible de résoudre certains enjeux simples sans visite sur place en posant des questions au demandeur au sujet de ses activités de RS&DE ou en demandant des renseignements supplémentaires. Toutefois, dans certains cas les enjeux sont tels qu'une visite sur place est exigée.

Si plus de renseignements sont nécessaires, le CRT collaborera avec le demandeur afin de lui expliquer ce qui est nécessaire et pour quelles raisons. Cette situation sera habituellement confirmée par une demande écrite comprenant une date limite. Cette date limite suit généralement de 30 jours la date de la lettre, avec deux prolongements de 15 jours au besoin. Tout prolongement passé cette date doit être raisonnable et discuté et approuvé par le gestionnaire en recherche et technologie (GRT). Les demandeurs sont encouragés à répondre à de telles demandes le plus tôt possible afin de permettre à l'examen de s'effectuer en temps opportun.

Les renseignements supplémentaires reçus par écrit ou dans le cadre d'une discussion avec le demandeur peuvent être suffisants pour permettre de résoudre les enjeux et de mettre fin à l'examen.

En règle générale, on ne demandera pas aux demandeurs d'écrire ou de soumettre de nouveau les renseignements concernant leur projet, maintenant ou plus tard dans le processus d'examen, à moins qu'il y ait des lacunes importantes avec les renseignements soumis à l'origine.

Habituellement, un CRT aurait besoin d'effectuer une visite sur place avant d'être en mesure de déterminer que des travaux ne sont pas admissibles à la RS&DE. Dans certaines situations limitées, le CRT et le demandeur peuvent s'entendre sur le fait que l'examen peut être réalisé sans visite sur place, même si une partie des travaux n'est pas considérée admissible par le CRT. Par exemple, il est possible qu'un examen précédent portant sur le même enjeu ou le même projet fasse l'objet d'une opposition et que le demandeur ne puisse fournir aucun autre renseignement pouvant changer la détermination de l'admissibilité.

Dans de telles situations, le demandeur devrait premièrement accepter le processus, préférablement par écrit. Le CRT expliquerait au demandeur qu'il n'accepte pas le résultat de l'examen mais seulement la manière de mener celui-ci. L'approbation du GRT sera aussi requise. La détermination de l'admissibilité, la justification ainsi que l'accord de la part du demandeur seront consignés. Une lettre de proposition sera envoyée. Le demandeur aura encore les mêmes occasions de répondre et de fournir d'autres observations (voir la section 3b), et aura les mêmes droits d'opposition (voir section 3d).

Si les enjeux restants ne peuvent pas être réglés malgré les renseignements reçus par écrit ou les discussions avec le demandeur, une visite sur place aura lieu, et le CRT collaborera avec le demandeur pour :

Collaborer avant la visite sur place

La préparation et la planification en vue de l'examen sont importantes tant pour le demandeur que pour le CRT. Au moyen de discussions ouvertes et transparentes, beaucoup peut être accompli en vue de régler les enjeux de manière efficace et rapide. Les CRT travailleront avec les demandeurs avant la visite sur place pour réaliser ce qui suit :

Voici certains points utiles que le demandeur devrait prendre en considération au moment où il se prépare à la visite sur place :

Dans le cadre de sa préparation, le demandeur ne devrait pas hésiter à communiquer avec le CRT avant la visite sur place.

D'autres enjeux peuvent être soulevés pendant l'examen technique. Ainsi, la portée de l'examen technique pourrait être étendue (comme le fait d'inclure d'autres projets). Dans la mesure du possible, le demandeur devrait se préparer à discuter de tous les travaux de RS&DE demandés. Idéalement cela se passerait au cours de la même visite, mais des rencontres supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires dans le cas d'un changement important à la portée.

Puisque les constatations du CRT pendant la visite sur place aideront également l'EF à déterminer quelle part des dépenses associées aux travaux relève de la RS&DE, le CRT confirmera probablement la répartition des coûts par projet avant l'examen sur place.

Étape 2 – Déroulement de la visite sur place

Cette section décrit ce qui se passe au cours d'une visite sur place, lorsqu'elle est nécessaire afin de régler les enjeux de l'examen. Elle traite des activités suivantes :

L'objectif principal de la visite sur place est de discuter des travaux de RS&DE demandés et de collaborer avec le demandeur afin de résoudre les enjeux relevés par le CRT ou tout autre enjeu soulevé pendant l'examen. La résolution de ces enjeux permet au CRT, entre autres choses, de déterminer si les travaux visés par la demande, ou une portion de ceux-ci, répondent à la définition d'activités de RS&DE donnée au paragraphe 248(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu. Dans le cadre de cette visite, le CRT aura l'occasion de :

2a) Préparation de la visite sur place

Comme mentionné précédemment, le CRT communiquera avec le demandeur, habituellement par téléphone, pour organiser une visite sur place ou une réunion. Sauf si le CRT et le demandeur en conviennent autrement, le CRT enverra une lettre au demandeur afin de confirmer les détails pertinents ou les attentes discutées verbalement pendant la conversation téléphonique. L'objectif de cette lettre est aussi d'aider le demandeur à se préparer à la visite sur place; elle comprendra habituellement ce qui suit :

2b) Aperçu de la visite sur place

Selon la nature d'une demande, les enjeux relevés, l'expérience du demandeur dans le Programme de la RS&DE et le résultat des discussions avec le demandeur avant une visite sur place, le CRT entreprendra certaines ou toutes les activités suivantes, au besoin :

Pendant une visite sur place, le demandeur devra fournir une description des sujets suivants et répondre à des questions y étant liées :

Les renseignements obtenus pendant une visite sur place aideront le CRT à réaliser ce qui suit :

Collaborer pour éviter les problèmes d'examen courants
Les CRT collaboreront avec les demandeurs afin de prévoir et d'essayer d'éviter les problèmes. Pour ce faire, ils pourront notamment :

Les demandeurs peuvent favoriser la collaboration de leur personnel avec le CRT comme suit :

Une autre pratique exemplaire concerne la discussion et l'apport d'améliorations nécessaires aux renseignements de projet (consultez l'Aperçu du processus d'examen technique) et à la documentation (consultez l'annexe 2 du guide T4088, Guide pour le formulaire T661).

Le CRT fera une tentative raisonnable d'obtenir des clarifications et collaborera avec le demandeur pour l'aider à décrire et à documenter adéquatement ses travaux. Toutefois, il incombe au demandeur de montrer que ses travaux respectent les exigences de la RS&DE.

2c) Entrevues avec les exécutants de la RS&DE

Les entrevues menées par le CRT pendant une visite sur place visent ce qui suit :

Le CRT peut commencer l'entrevue en demandant au demandeur comment la demande a été établie, y compris la façon dont les travaux de RS&DE ont été distingués des autres travaux, et quels documents contemporains il a utilisé en préparant la demande de la RS&DE. Le CRT pourra ainsi plus facilement déterminer, entre autres choses, si le demandeur tire pleinement avantage du Programme de la RS&DE. Les personnes ayant rédigé la demande et différencié les travaux sont les mieux placées pour répondre à ces questions. Par la suite, les questions du CRT pendant le restant de l'entrevue permettent d'axer l'entrevue sur les travaux effectués et aident le demandeur à s'assurer qu'il n'a rien oublié d'important.

Ainsi, le CRT s'assure que tous les enjeux déterminés peuvent être résolus. La nature des questions posées permettra au demandeur d'expliquer les objectifs, difficultés, plans et détails des travaux de RS&DE. Cette explication commencerait par la détermination des objectifs scientifiques ou technologiques et se poursuivrait avec les éléments particuliers des travaux, au besoin. Les demandeurs ne devraient pas s'inquiéter de discuter de leurs échecs ou problèmes avec le CRT. Ceux-ci sont d'une grande importance dans la compréhension du processus d'élaboration.

Le CRT ne peut pas fournir une liste exhaustive de questions avant l'entrevue. Le processus d'entrevue est une interaction dynamique entre le demandeur et le CRT. Une réponse peut soulever d'autres questions qu'il est impossible de prévoir, ou éliminer le besoin de poser d'autres questions.

Les personnes qui ont accompli ou supervisé les travaux sont souvent les mieux placées pour donner les faits nécessaires en vue d'établir si les travaux respectent les critères d'admissibilité. Le CRT interviewera l'employé, ou la personne directement responsable de l'employé, afin d'obtenir ou de valider des renseignements tels que :

Pendant l'entrevue, le CRT prendra des notes; celles-ci feront partie de ses documents de travail et seront stockées de façon sécuritaire avec les documents de la demande et toute correspondance connexe, conformément à la politique de sécurité de l'ARC. Les déclarations faites au cours des entrevues seront examinées au même titre que les autres preuves à l'appui fournies par le demandeur. Cependant, les déclarations verbales ne remplacent pas les documents adéquats ou autres preuves que le demandeur doit conserver. Les déclarations verbales doivent être conformes aux autres preuves présentées (voir la section 2e) « Examen des documents et des preuves à l'appui »).

2d) Visite des installations du demandeur

Dans la plupart des cas, le CRT devra visiter les installations commerciales et de fabrication du demandeur afin de mieux comprendre sa demande de RS&DE et son environnement commercial (p. ex. la taille de l'entreprise, sa concurrence, la nature de l'industrie et l'accès aux ressources techniques).

Certains éléments qui pourraient être couverts pendant une visite de l'emplacement comprennent la détermination et l'observation des éléments suivants :

2e) Examen des documents et des preuves à l'appui

Pendant l'examen technique, le CRT demandera à voir les preuves à l'appui du demandeur (y compris les preuves indiquées dans la partie 2 du formulaire T661).

Une preuve est tout ce qui peut justifier que les travaux de RS&DE ont été exécutés. Comme il est décrit à l'annexe 2 du guide T4088, Guide pour le formulaire T661, les preuves à l'appui peuvent prendre un certain nombre de formes différentes. Le demandeur peut utiliser l'annexe 2 et l'outil connexe avant l'examen technique afin de réunir et d'organiser les documents et autres preuves pour la présentation au CRT et son utilisation de ceux-ci. Les documents contemporains (les documents produits pendant l'exécution des travaux de RS&DE en raison de l'exécution de tels travaux) sont le meilleur type de preuve.

Les preuves à l'appui examinées et les documents obtenus du demandeur constituent, tout comme l'entrevue, une partie essentielle du processus d'examen permettant de résoudre les enjeux relevés. Les preuves à l'appui peuvent servir à vérifier certains points, dont les suivants :

La Loi de l'impôt sur le revenu exige que les contribuables tiennent des registres comptables. La Tenue de registres comptables, donne des conseils généraux sur la façon de comprendre la législation. Cette exigence est confirmée dans la politique sur l’admissibilité et supportée par les tribunaux. Voir l'annexe 1 pour des références législatives.

Si le demandeur ne conserve pas de preuves adéquates afin d'appuyer sa demande, le CRT lui dira que les preuves à l'appui sont inadéquates et lui indiquera ce qui doit être fait afin de les améliorer pour d'éventuelles demandes. Un manque de preuve à l'appui occasionnera vraisemblablement le refus d'une demande de RS&DE.

2f) Demandes de renseignements supplémentaires

Pendant une visite sur place, le CRT peut demander que des renseignements supplémentaires lui soient fournis de la manière suivante :

Le CRT peut également demander des copies des preuves à l'appui. Si les copies ne peuvent pas être effectuées sur place, le CRT peut emprunter les documents et en faire des copies à un bureau de l'ARC. Les documents empruntés seront consignés sur un reçu à l'attention du demandeur. Au moment où les registres lui sont retournés, le demandeur devrait signer la copie du reçu du CRT afin de confirmer le retour des documents empruntés.

2g) Communication des décisions préliminaires sur place

Lorsque cela est possible à la fin d'une visite sur place, il est préférable que le CRT donne au demandeur une indication verbale préliminaire au sujet de ses décisions relatives à l'admissibilité de la demande ou de ses préoccupations en suspens. Cela permettra au demandeur d'apporter toute autre observation ou renseignement pour répondre à ces préoccupations.

Cependant, le CRT peut ne pas être en mesure de prendre certaines décisions concernant l'admissibilité ou les enjeux soulevés jusqu'à ce qu'il ait eu la chance d'examiner les notes de l'entrevue, ainsi que la demande originale et toute preuve observée ou obtenue dans le cadre de la visite sur place, et de discuter des enjeux avec l'EF. Le CRT peut ne pas pouvoir déterminer l'admissibilité des travaux visés par la demande à la fin de la visite sur place. Si c'est le cas, le CRT discutera toute préoccupation en suspens avec le demandeur, et lui donnera un aperçu des prochaines étapes dans le processus d'examen et du délai dans lequel il peut s'attendre à une décision. Le CRT informera le demandeur des décisions avant d’envoyer le rapport d’examen de la RS&DE au demandeur avec la proposition. Ceci pourra être fait par téléphone ou par une ébauche de rapport. Des rencontres supplémentaires pourront avoir lieu si le CRT le juge nécessaire, mais avant de tenir une autre rencontre, le demandeur et le CRT devraient clairement comprendre les objectifs de la rencontre, les points qui devront être abordés et ce qui devra être fait durant la rencontre. En collaborant pendant toute la durée du processus d'examen selon les recommandations de ce guide, les CRT et les demandeurs accroissent considérablement la probabilité de résoudre tous les enjeux de manière efficiente et efficace pendant une visite sur place.

Que le CRT puisse communiquer les déterminations de l’admissibilité à la fin de la visite sur place ou non, le demandeur sera informé des décisions préliminaires du CRT avant de recevoir le rapport d’examen de la RS&DE et, de ce fait, il aura la possibilité de faire des représentations, avant que l’examen ne soit complété (consultez l'étape 3).

Finalement, pendant l'examen technique, le CRT s'efforcera de reconnaître les projets ou travaux qui n'ont pas été inclus dans la demande mais qui peuvent correspondre à de la RS&DE. Le CRT informera aussi le demandeur qu'il peut produire une demande modifiée si le délai de production des demandes de RS&DE n'est pas expiré.

Étape 3 – Communication et finalisation des résultats, et établissement de rapports

Cette section décrit ce qui a lieu à la suite d'une visite sur place, c'est-à-dire :

3a) Rapport d'examen de la RS&DE

À la suite d'une visite sur place, et en prenant en considération les observations supplémentaires du demandeur, le CRT consignera les résultats du travail dans un rapport d'examen de la RS&DE, qui sera remis au demandeur.

Le rapport d'examen de la RS&DE est un résumé de l’examen technique. Le rapport d’examen consigne les faits discutés avec le demandeur et observés par le CRT, et explique et fournit une justification concernant les décisions de l'examen, particulièrement sur l'admissibilité des travaux et les autres enjeux liés à l'admissibilité.

Les décisions liées aux enjeux de l'admissibilité seront basées sur la définition d'activités de RS&DE visée au paragraphe 248(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu. Les décisions sur tous les enjeux de l'examen tiendront compte du contexte commercial du demandeur.

Lorsque cela est approprié, le rapport d'examen de la RS&DE comprendra également des recommandations au demandeur en ce qui concerne les améliorations nécessaires à ses demandes futures de RS&DE. Il pourra s'agir de suggestions sur l'apport d'améliorations aux renseignements de projet, à la documentation contemporaine et aux preuves à l'appui, ou d'indications sur le genre de travaux qui peuvent ou ne peuvent pas être inclus dans une demande.

Le rapport d'examen de la RS&DE sera communiqué au demandeur de l'une des deux façons suivantes :

L'avantage d'une proposition conjointe est que toutes les répercussions des décisions sur l'admissibilité contenues dans le rapport d'examen de la RS&DE seront connues du demandeur. Toutefois, une ébauche du rapport d'examen peut être utilisée par le CRT pour communiquer les constats préliminaires. Dans tous les cas, si le CRT ne peut pas envoyer un rapport dans les 30 jours suivants l’examen technique (soit sous forme d’ébauche ou faisant partie de la proposition), il devrait alors informer le demandeur du moment où il peut s’attendre à recevoir le rapport.

Les deux approches ci-dessus donnent à un demandeur les mêmes possibilités d'indiquer tout fait avec lequel il est en désaccord et de présenter de nouveaux renseignements ou de faire d'autres observations, soit avant la proposition ou en réponse à celle-ci. Si l'ébauche d'un rapport d'examen de la RS&DE est utilisée, un rapport final sera toujours également émis afin de tenir compte de toute autre observation ou modification apportée à l'ébauche du rapport d'examen.

3b) Présentation des constatations des examens technique et financier

Lorsque l'examen technique et l'examen financier sont terminés, l'EF collaborera avec le CRT pour préparer la proposition de l'ARC, qui comprend ce qui suit :

La proposition peut :

Si le demandeur n'est pas d'accord avec l'un ou l'autre des renseignements compris dans la trousse de proposition ou a des préoccupations, il peut répondre dans le délai prévu (habituellement de 30 jours, mais des prolongements peuvent être demandés). Il peut ainsi, selon le cas :

L'ARC fournira d'autres explications au demandeur, ou examinera les arguments ou les nouveaux renseignements du demandeur, et expliquera par écrit si la proposition de l'ARC sera modifiée ou non.

Si les nouveaux renseignements modifient les décisions de l'ARC, la proposition et le rapport d'examen de la RS&DE seront modifiés (un addenda ou un rapport révisé peut être utilisé) et envoyés au demandeur; par la suite, celui-ci recevra un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation en fonction de la proposition modifiée. Si les nouveaux renseignements ne modifient pas la position de l'ARC ou que le demandeur ne répond pas à la proposition, l'ARC communiquera cette situation au demandeur et lui enverra un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation en fonction de la proposition originale, et un rapport final, le cas échéant.

Collaborer pour comprendre les déterminations de l'admissibilité

L'objectif de la communication des enjeux de façon transparente est de mieux permettre au CRT et au demandeur de collaborer afin d'établir tous les faits et toutes les preuves nécessaires, de façon à ce que le CRT puisse déterminer l'admissibilité. Lorsqu'un CRT et un demandeur sont en désaccord et que l'on a présenté au demandeur une proposition conjointe (y compris un rapport d'examen de la RS&DE) ou une ébauche du rapport d'examen de la RS&DE, les points suivants aideront le CRT et le demandeur à réduire les délais au minimum et à régler des préoccupations de manière efficace.

Pour le CRT :

Pour le demandeur :

3c) Résolution des différends

Pendant un processus d'examen, un demandeur peut être en désaccord avec les décisions rendues par le CRT. Parce que la résolution des différends est importante pour l'ARC et le Programme de la RS&DE, un processus pour le traitement des désaccords a été élaboré dans la Politique d'application 2000-02R, Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE . Ce processus en trois étapes encourage le demandeur à parler d'abord avec le CRT ou l'EF en vue de résoudre les différends, puis à parler avec le GRT ou le gestionnaire de l'examen financier, et enfin à demander une révision administrative de l'examen par le directeur adjoint de la RS&DE.

Collaborer pour résoudre les différends

La résolution de conflits ou de différends éventuels concerne bien plus que le respect d'une procédure. Cela requiert une bonne communication, un respect mutuel entre les parties et envers le processus d'examen, ainsi qu'un engagement à écouter et à comprendre les préoccupations. Lorsque surviennent les différends, le CRT expliquera sa justification concernant la détermination de l'admissibilité ou demandera au demandeur d'expliquer ses préoccupations et tâchera de les comprendre.

Le CRT fera ce qui suit afin d'assurer une bonne communication et un dialogue ouvert pour résoudre les enjeux et atteindre une entente mutuelle :

Pareillement, pour tenter de résoudre des différends avec le CRT, les demandeurs devraient faire ce qui suit :

Le demandeur et le CRT ont avantage à ne pas fonder des arguments sur des énoncés isolés à l'intérieur des politiques d'application, des autres publications de l'ARC, ou de la jurisprudence. Ces documents devraient être considérés comme des concepts entiers, pour éviter que les énoncés individuels soient interprétés hors de leur contexte.

3d) Processus d'appel

Si un demandeur est en désaccord avec un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation, il a le droit d'en demander un examen officiel en produisant un avis d'opposition auprès de l'ARC. Le demandeur a jusqu'à 90 jours suivant la date de l'avis de cotisation ou de nouvelle cotisation pour produire une opposition. Les oppositions sont traitées par la Direction générale des appels à l'ARC. Plus de renseignements sur la façon de produire une opposition et sur notre processus d'appel sont disponibles à oppositions et appels.

Annexes

Annexe 1 – Exigences et pouvoirs (Loi de l'impôt sur le revenu)

La Loi de l'impôt sur le revenu comporte des exigences pour les contribuables et accorde des pouvoirs aux CRT, dont ce qui suit :

Des dispositions législatives et des règles sévères sont aussi en vigueur afin de protéger la confidentialité de tous les registres des demandeurs; celles-ci comprennent de lourdes sanctions pour tout employé de l'ARC ou consultant externe travaillant pour l'ARC qui y contrevient. Les exigences législatives pour les CRT sont les suivantes :

L'ARC a des procédures en place afin d'assurer la sécurité des renseignements du demandeur et d'en limiter l'accès aux seules personnes qui ont un besoin légitime de les connaître.

Annexe 2 – Collaborer avec le demandeur et ses représentants

Pendant un examen, un CRT collaborera avec un demandeur, comme il est indiqué à l'annexe 4. Par ailleurs, le CRT collaborera également avec le représentant autorisé du demandeur. Le droit d'être représenté est un droit fondamental dans la Charte des droits du contribuable. Cela signifie, entre autres choses, que le représentant autorisé peut prendre part aux rencontres si le demandeur en fait la demande et faire des observations en son nom.

Toutefois, le CRT devra vraisemblablement parler aux personnes de la société qui ont fait les travaux techniques afin d'obtenir ou de valider des renseignements. Le fait de traiter avec un représentant autorisé n'empêche pas le CRT d'obtenir les renseignements nécessaires afin de mener l'examen, par exemple auprès des personnes qui ont dirigé ou fait les travaux de RS&DE. Les discussions directes avec les exécutants de la RS&DE et/ou les chefs de projets sont essentielles en vue de résoudre les enjeux de manière efficace. L'incapacité d'un CRT à obtenir des renseignements auprès des exécutants de la RS&DE ou des chefs de projets pourrait occasionner des retards ou des constatations défavorables.

Afin de protéger les renseignements personnels du demandeur, un représentant autorisé de la société doit informer l'ARC qu'une personne est un représentant autorisé, en produisant un formulaire RC-59, Formulaire de consentement de l'entreprise, ou T1013, Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant. Le CRT ne donnera pas de renseignements confidentiels à une tierce partie sans l'autorisation appropriée.

Annexe 3 – Traitement en bonne et due forme et Charte des droits du contribuable

Le traitement en bonne et due forme est un principe fondamental des examens de demandes de RS&DE et signifie qu'un examen est juste et impartial, qu'un demandeur est traité avec courtoisie et respect et que les lois et politiques de l'ARC sont appliquées correctement. Le principe du traitement en bonne et due forme est issu de la Charte des droits du contribuable de l'ARC.

Un demandeur peut toujours recevoir un traitement en bonne et due forme même si certaines des étapes ou procédures décrites dans ce guide ne sont pas suivies ou qu'elles le sont dans un ordre autre que celui présenté. Par exemple, il est possible que certaines étapes ou procédures ne soient pas applicables ou que le CRT et le demandeur se soient entendus sur le fait qu'elles ne sont pas nécessaires. Par conséquent, c'est le traitement du demandeur dans son ensemble, pendant toute la durée du processus d'examen, qui détermine si celui-ci a reçu un traitement en bonne et due forme.

Voici les huit principes du traitement en bonne et due forme et les droits connexes des contribuables qui y sont rattachés :

Annexe 4 – Recours à des consultants externes

L'ARC peut avoir recours à un consultant externe pour effectuer un examen technique. Le CRT responsable du dossier supervisera le travail du consultant externe, coordonnera les communications avec le demandeur et approuvera le rapport du consultant externe. Un consultant externe dispose des mêmes pouvoirs législatifs, est assujetti aux mêmes dispositions de confidentialité de la Loi de l'impôt sur le revenu (consultez l'annexe 1) et suivra les mêmes procédures d'examen, telles qu'elles sont établies dans ce présent guide. Les copies de toute correspondance et de tout document du demandeur seront retournées à l'ARC à la fin du contrat.

Avant que l'ARC accorde un contrat à un consultant externe, elle en informera le demandeur. Le consultant externe doit accepter que l'ARC divulgue au demandeur son curriculum vitæ, précisant ses qualifications scolaires et professionnelles, en plus de son expérience de travail.

L'ARC n'aura pas recours à des consultants externes qui sont en conflit d'intérêts et exigera des consultants qu'ils déclarent toutes les situations qui pourraient raisonnablement être perçues comme constituant un conflit d'intérêts (comme des relations avec les concurrents ou des intérêts de placements). Si un demandeur a une préoccupation concernant un consultant externe envisagé, il devrait la communiquer au CRT qui, avec l'aide de la direction, s'efforcera de répondre aux préoccupations soulevées par le demandeur.

Le consultant externe est tenu de prendre toutes les précautions de sécurité nécessaires afin de s'assurer que la recherche, la propriété intellectuelle et les secrets commerciaux de tout demandeur, obtenus dans le cadre de l'exécution du contrat, sont protégés en tout temps contre une utilisation non autorisée aux termes du contrat, par quiconque, y compris les employés ou les sous-traitants de l'entrepreneur. La décision finale concernant l'embauche d'un consultant externe et l'existence éventuelle ou réelle d'un conflit d'intérêts relève de la direction de l'ARC.

Les consultants externes disposeront d'une lettre d'autorisation de l'ARC d'entrer dans les installations du demandeur pour mener l'examen de la RS&DE. Les consultants doivent avoir en leur possession cette lettre à chacune de leurs visites sur place.

Annexe 5 – Collaborer avec les nouveaux demandeurs

L'ARC reconnaît que les nouveaux demandeurs peuvent ne pas connaître les exigences du Programme de la RS&DE. Dans le cadre d'une visite à un nouveau demandeur, on s'attend à ce que le CRT consacre plus de temps à répondre à des questions et à expliquer de manière détaillée le processus d'examen, ainsi que le Programme de la RS&DE et ses exigences, au besoin. Dans certains cas, une présentation du Programme de la RS&DE et de ses exigences peut s'avérer utile. On recommande aux nouveaux demandeurs de participer à l'une des séances d'information publiques et de lire les différents documents dans le site Web de l'ARC, incluant l’application d’autoévaluation et d’apprentissage.

Les nouveaux demandeurs peuvent choisir de produire une demande même s'ils ignorent les exigences en matière de tenue de registres de la Loi de l'impôt sur le revenu et n'ont pas maintenu des registres détaillés pour l'ensemble de leurs travaux de RS&DE. Toutefois, le fait d'être un nouveau demandeur ne diminue en rien la responsabilité du demandeur de justifier sa demande et de fournir des preuves à l'appui des travaux exécutés.

L’ARC offre également un service consultatif pour les nouveaux demandeurs (SCAND) aux nouveaux utilisateurs du programme. Il s’agit d’un service en personne gratuit qui permet d’offrir aux nouveaux demandeurs de la RS&DE une opportunité de rencontrer, à leur lieux d’affaires, le personnel de la RS&DE des bureaux locaux pour avoir une meilleure compréhension du Programme de la RS&DE.

Plus de renseignements consultez le service consultatif aux nouveaux demandeurs.

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