Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie


7.1.0 Résumé du chapitre

Le présent chapitre traite des procédures à suivre pour conclure l'examen de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE). Voici les principaux sujets qui seront traités :

  1. contenu de la proposition globale;
  2. présentation de la proposition au demandeur;
  3. procédure à suivre pour résoudre les préoccupations du demandeur concernant la proposition; et
  4. terminer l’examen après avoir répondu aux représentations du demandeur.

7.2.0 Exigences du chapitre

Pour faire suite au chapitre 1.6.0, les exigences minimales pour le conseiller en recherche et technologie (CRT) décrites dans ce chapitre sont les suivantes :

  1. aider l'examinateur financier (EF) à préparer le contenu de la lettre de proposition en fournissant toute explication nécessaire des changements proposés à l'égard de l'admissibilité et de tout autre enjeu technique;
  2. expliquer au demandeur les décisions proposées relativement à l'admissibilité et aux autres enjeux techniques;
  3. répondre aux préoccupations du demandeur ainsi qu’aux représentations et aux renseignements supplémentaires reçus de ce dernier qui se rapportent au travail du conseiller en recherche et technologie (CRT), tel qu’indiqué dans la proposition globale;
  4. consulter le gestionnaire en recherche et technologie (GRT) dans des situations litigieuses; et
  5. documenter tout le travail d'examen pertinent.

7.3.0 Contenu de la proposition globale avec rajustements

Il convient de noter que, bien que les propositions conjointes soient fortement encouragées, dans certaines situations, un rapport préliminaire d'examen de la RS&DE peut devoir être émis avant la proposition de l'examinateur financier. À titre d'exemple, mentionnons les fois où le CRT termine son examen bien avant l'EF. La décision d'émettre un rapport préliminaire est à la discrétion du CRT et dépend de la préférence de la direction locale.

Bien que la proposition constitue l’énoncé officiel de la décision de l’ARC, le CRT et l’EF doivent avoir présenté leurs décisions auparavant et communiqué leurs préoccupations au demandeur, de façon à ce qu’il y ait peu de surprises dans la lettre. Toutefois, le demandeur peut ne pas avoir une vue complète ou tous les détails des résultats de l'examen. Par conséquent, bien que les discussions avec le demandeur ont probablement eu lieu tout au long du processus d'examen, la proposition (et, au besoin, la rencontre) est l'occasion de résoudre tous les enjeux soulevés et de s'assurer que le demandeur soit au courant des rajustements proposés, que l'on ait obtenu ou non son assentiment.

Dans certains cas, il peut être préférable de résoudre les enjeux liés à l’admissibilité avant d’envoyer la lettre de proposition. Si tous les intervenants sont d’accord, incluant la gestion locale et après avoir consulté l’EF, le CRT peut envoyer un rapport préliminaire au demandeur. Les préoccupations et les représentations du demandeur pourront ainsi être abordées avant d’envoyer la proposition. La procédure pour résoudre ces préoccupations et répondre aux représentations est présentée au chapitre 7.6.1 et s’applique également aux dossiers importants.

La proposition globale comprend les éléments suivants :

  • La lettre de proposition – Cette lettre résume les rajustements proposés à apporter aux dépenses demandées. Cette lettre décrit tous les rajustements financiers effectués d'après les résultats des examens technique et financier. Elle comprend aussi un résumé des décisions du CRT relativement à l'admissibilité et aux enjeux liés à l'admissibilité. La lettre de proposition est préparée par l'EF, mais idéalement, elle est signée conjointement par l'EF et le CRT. Sur demande, l'EF devrait fournir une copie de la lettre de proposition au CRT. Le demandeur a droit normalement à 30 jours à partir de la date de la lettre de proposition pour fournir une réponse, des représentations, une explication, d'autres documents relativement aux rajustements proposés, ou pour demander une révision administrative de l'examen. Une demande de prolongation pourra être accordée si elle est requise par le demandeur afin d'examiner les rajustements proposés et de préparer une réponse. Il est recommandé de confirmer la date de prolongation par écrit et tenir compte de la possibilité que des années visées puissent devenir prescrites;
  • Des paragraphes ayant trait à l’examen du CRT;
  • Le Rapport d’examen de la RS&DE du CRT – Le chapitre 6.8.0 décrit comment préparer le rapport et son contenu. Tel que discuté au chapitre 5.6.9, il serait préférable que le demandeur ait déjà une bonne idée des décisions avant de recevoir la lettre de proposition et, dans certains cas, il pourrait déjà avoir reçu une copie du rapport préliminaire. Il est à noter que si un rapport préliminaire est émis, il doit comporter la mention « préliminaire » et un rapport final doit aussi être émis par la suite, même si le contenu n’a pas changé. Le chapitre 5.6.9 décrit également les procédures concernant les divers scénarios de communications et de rapports. Il est entendu que le rapport pourra et sera modifié si de nouveaux renseignements soumis après la proposition le justifie;
  • Recommandations ou demandes – Cela comprend les demandes spécifiques ou les recommandations adressées au demandeur, au besoin. Par exemple, demandes concernant les livres et registres, l'amélioration des descriptions de projets, l'identification de la RS&DE, la façon dont la demande pour la RS&DE a été structurée ou les références à des publications et à des séminaires. Lorsqu'il suggère des améliorations à apporter aux descriptions de projets, le CRT devrait utiliser les problèmes observés à titre d'illustration.

7.4.0 Contenu de la proposition globale sans rajustement

7.4.1 L'ensemble des travaux est conforme à la définition de la RS&DE

Si tous les enjeux ont été résolus en faveur du demandeur et qu'il n'y a aucun rajustement financier à effectuer, le demandeur est informé que le dossier sera fermé sans aucun changement. Si le CRT a effectué une visite sur place et que certains enjeux ont fait l’objet de discussions avec le demandeur, le CRT devrait rédiger un rapport d’examen de la RS&DE (décrit au chapitre 6.9.2) avec une explication de la position prise à l’égard de ces enjeux (par exemple, que les travaux sont de la RS&DE), puisque le demandeur a probablement passé un certain temps à expliquer et justifier sa position à l’ARC et que cela pourra lui fournir une certaine assurance et de l’orientation pour ses demandes futures.

7.4.2 Les travaux sont conformes à la définition mais avec des enjeux mixtes techniques- financiers

Même si tous les enjeux scientifiques sont résolus en faveur du demandeur, certains rajustements financiers peuvent être proposés après l'examen financier. Le cas échéant, l'EF émettra une lettre de proposition décrivant les rajustements financiers proposés. Le travail effectué par le CRT peut être documenté de la même façon que celle décrite au chapitre 7.4.1, par un rapport d’examen de la RS&DE (décrit au chapitre 6.9.2). Au besoin, le CRT pourrait ajouter des commentaires à la lettre de proposition de l'EF, et des conseils utiles pourraient être donnés au demandeur pour ses demandes futures.

7.5.0 Présentation de la proposition

Les détails de ce processus diffèrent si la proposition est présentée conjointement par l'EF et le CRT ou si les deux parties, financière et scientifique, sont présentées séparément. Toutefois, les principes restent les mêmes.

Il est recommandé de présenter conjointement la proposition.

Pour ce faire, le CRT et l'EF ont les options suivantes :

  • Présenter la proposition globale au demandeur durant une rencontre ayant pour but d'expliquer les rajustements proposés;
  • Discuter de la proposition au téléphone; ou
  • Envoyer la proposition au demandeur et en discuter par la suite si le demandeur le souhaite.

La présentation de la proposition ne se veut pas une rencontre visant à réfuter la position de l'ARC. Elle vise à fournir au demandeur des détails sur le raisonnement qui a mené aux décisions et, de ce fait, lui permettre de préparer des représentations ou des renseignements supplémentaires s'il en a l'intention.

Il peut parfois être plus facile d’expliquer les rajustements et d’en discuter lors d’une rencontre plutôt qu’au téléphone ou par correspondance écrite. Cependant, si une rencontre est proposée mais que le demandeur juge qu’elle n’est pas nécessaire, ce fait devrait être noté dans le dossier.

Quelle que soit la méthode adoptée, le demandeur doit recevoir une explication complète des rajustements proposés et il doit avoir la possibilité d'y répondre. L'EF expliquera normalement les ajustements financiers et le CRT expliquera la façon dont les enjeux liés à l'admissibilité et autres enjeux scientifiques ont été résolus.

7.6.0 Représentations à la suite de la lettre de proposition

7.6.1 Procédure de réponse de l'ARC au demandeur

Note : ces mêmes principes s'appliquent si un rapport d'examen préliminaire de la RS&DE est envoyé au demandeur et que le CRT répond aux représentations avant la proposition. Si le demandeur est d'accord avec la proposition, ou s'il ne fournit pas de réponse écrite à la proposition dans les 30 jours accordés, l'EF traite la (nouvelle) cotisation. Autrement, le CRT doit suivre la procédure suivante :

1. Si le demandeur n'est pas d'accord avec la proposition, il doit envoyer ses représentations par écrit à l'ARC. S'il ne répond pas par écrit, il doit être informé qu'il doit le faire avant toute rencontre ou réponse supplémentaire et ce, avant la fin du délai de 30 jours. Voici quelques exemples de demandes et de représentations du demandeur :

  1. une demande de fournir plus d'explications (le demandeur n'a pas compris le raisonnement de l'ARC);
  2. de nouveaux arguments qui présentent ce que le demandeur perçoit comme étant des failles ou des erreurs spécifiques dans le travail de l'ARC;
  3. des renseignements supplémentaires fournis par le demandeur en appui de la demande, en espérant qu'ils feront changer la décision de l'ARC; et
  4. une demande de révision administrative de l’examen (en suivant les procédures de la politique d’application 2000-02R - Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE ). Si le demandeur avait déjà fait cette demande avant la proposition, l’ARC y aurait déjà répondu. Il convient de noter que, conformément à la politique d’application RS&DE 2000-02R, le demandeur a le droit de demander une révision administrative de l’examen n’importe quand avant que le dossier ne soit fermé et traité.

2. Lorsque des représentations et/ou des soumissions sont reçues du demandeur, une réponse détaillée est nécessaire seulement si les représentations sont pertinentes aux enjeux de l'examen et aux décisions. Si la réponse du demandeur n'est pas pertinente, il faut en accuser réception et lui donner une brève explication des raisons pour lesquelles les décisions demeureront inchangées. Voici des exemples de réponses et représentations non pertinentes du demandeur :

  1. le demandeur ne soumet aucun nouveau renseignement technique ou argument ou il renvoie des renseignements qui ont déjà été examinés par le CRT;
  2. une demande de rencontre a été faite, mais aucune nouvelle information n'est donnée par écrit;
  3. le demandeur fait seulement savoir qu'il est en désaccord avec la position de l'ARC, ou effectue une critique générale du travail de l'ARC sans préciser les failles ou les erreurs, et ne fournit aucune question ou demande d'éclaircissement précise;
  4. des énoncés indiquant un désaccord avec les politiques ou les interprétations officielles de la législation de l’ARC. Cependant, si le demandeur est d’accord avec les politiques de l’ARC et croit que la position du CRT est différente, les représentations seraient pertinentes; et
  5. des critiques ou commentaires auxquelles l'ARC a déjà répondu.

3. La réponse de l'ARC doit traiter toutes les questions pertinentes soulevées par le demandeur et expliquer pourquoi l'ARC est en accord ou en désaccord. Il n'est pas suffisant que le CRT affirme simplement que l'ARC n'est pas d'accord. La réponse devrait, dans la mesure du possible, fournir des explications additionnelles sur la décision du CRT, expliquer pourquoi les renseignements supplémentaires ne permettent pas de faire changer la décision ou indiquer que le CRT a changé sa décision initiale. Le CRT peut offrir de rencontrer le demandeur pour lui présenter et expliquer les résultats de l'examen technique et demander ensuite que le demandeur y réponde dans un délai précis.

4. Si l’une des représentations faites par le demandeur fait changer la décision de l’ARC, les changements figureront dans la lettre de proposition finale et les pièces jointes, y compris le rapport d’examen de la RS&DE (discuté au chapitre 6.9.4), qui seront envoyées au demandeur.

5. Si le demandeur fait d'autres représentations à la suite de la réponse de l'ARC, la procédure expliquée précédemment devrait être appliquée. Aussi longtemps que les représentations sont pertinentes et raisonnables, le CRT devrait accepter les représentations faites par le demandeur. Toutefois, lorsqu'il est clair qu'aucun progrès n'est réalisé ou que le demandeur retarde le processus en :

a. ne donnant pas tous les renseignements demandés en même temps,

b. demandant sans raison plus de temps que les 30 jours accordés pour répondre à la lettre de proposition,

c. demandant des rencontres sans fournir de renseignements additionnels, et

d. en n'étant pas disposé à rencontrer les représentants de l'ARC pour discuter des questions qu'il a soulevées,

le CRT pourra alors donner une réponse finale au demandeur, sur la base des renseignements disponibles. Avant de conclure que le demandeur retarde indûment le processus, le CRT devrait informer le GRT et l'EF de ses intentions. Si le GRT et l'EF sont d'accord avec la décision du CRT, le CRT informe alors le demandeur de la décision, par lettre ou par téléphone, et la (nouvelle) cotisation pourra être traitée sans plus de délai.

6. À la suite des réponses aux représentations du demandeur, l'EF peut traiter la (nouvelle) cotisation conformément à la proposition (consulter le chapitre 7.9.0).

7.6.2 Documentation

Le CRT devrait documenter toutes les discussions et rencontres pertinentes concernant la proposition ou les représentations et ajouter cette documentation au dossier. La documentation devrait indiquer la date, l'heure et le lieu de la rencontre, le nom des personnes présentes, les détails des rajustements proposés et les représentations du demandeur, ainsi que sa position relativement aux changements proposés.

7.7.0 Dates de prescription et renonciations

Si une année d'imposition pour laquelle des rajustements sont proposés devient frappée de prescription peu après la période de réponse de 30 jours, la lettre de proposition doit indiquer qu'aucune prolongation au-delà de la période de 30 jours ne sera accordée pour faire des représentations sans qu'une renonciation signée ne soit reçue avant la fin de ce délai. Si le demandeur refuse de signer une renonciation, le dossier sera traité dès la fin de la période de représentation.

Lorsque des rajustements sont envisagés, mais que le dossier devient frappé de prescription avant la fin de la période de réponse de 30 jours, l'EF, en consultation avec le CRT, devrait prendre une décision à savoir s'il faut laisser tomber les rajustements proposés ou accorder une période de réponse de moins de 30 jours. Il faudrait faire preuve de prudence lorsqu'un délai de moins de 30 jours est accordé. Le rajustement devrait être considéré comme important. L'approbation du directeur adjoint de la RS&DE devrait être obtenue.

Pour éviter de telles situations, il est préférable de suivre le statut du dossier au moment où il est reçu de la fonction de contrôle (FC) et avant d'entreprendre un examen. Les dossiers dont la date de prescription approche devraient être examinés en priorité. En cas de doute, le CRT devrait discuter de la façon de procéder avec le GRT et l'EF.

7.8.0 Conclusion de l'examen pour le CRT

Lorsque le délai de réponse à la proposition prend fin et que le CRT a pris ses décisions finales, l'EF traite la (nouvelle) cotisation en se basant sur son travail et celui du CRT. Le CRT peut alors finaliser le dossier TF98 (présenté au chapitre 6.10.0). Les procédures administratives locales déterminent la marche à suivre par la suite.

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