Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie

Chapitre 6.0 Documenter l’examen

Table des matières


6.1.0 Résumé du chapitre

Ce chapitre traite de la documentation de l’examen effectué par le conseiller en recherche et technologie (CRT). Voici les principaux sujets abordés :

  1. qui utilise les documents du CRT;
  2. la définition des documents de travail et des documents justificatifs;
  3. l'importance de documenter adéquatement un dossier et les principes de base sur les éléments à documenter et sur la façon de documenter;
  4. les types de documents de travail et de documents justificatifs;
  5. les différentes façons dont le CRT peut documenter son travail ainsi que les détails requis pour différentes situations, ce qui comprend les notes de service et le rapport d’examen de la recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE); et
  6. la façon d'organiser et d'indexer le dossier TF98.

6.2.0 Exigences du chapitre

Les exigences suivantes, introduites au chapitre 1.6.0, sont décrites dans ce chapitre :

  1. documenter tout le travail d'examen pertinent (documents de travail), et conserver tout autre document pertinent lié au travail;
  2. ne pas documenter d’opinions personnelles et non pertinentes ni de renseignements non pertinents au sujet d’autres demandeurs, puisque cela va à l’encontre des principes de base d’intégrité et de professionnalisme;
  3. rédiger un rapport d’examen de la RS&DE selon le format présenté à l’annexe A.5 lorsque requis, ou un mémo lorsque suffisant, qui explique le travail effectué et le raisonnement;
  4. conserver et organiser les documents de travail et les documents justificatifs dans le dossier TF98; et
  5. consulter le gestionnaire en recherche et technologie (GRT) pour approbation du rapport d’examen.

6.3.0 Utilisateurs des documents du CRT

Les documents à l'appui des décisions du CRT fournissent de l'information pertinente aux groupes suivants :

  • Demandeurs. Le rapport d’examen de la RS&DE explique la décision de l’Agence du revenu du Canada (ARC) sur les enjeux de l’examen, permet au demandeur de comprendre le raisonnement du CRT et peut fournir une orientation à suivre pour améliorer l’observation dans les demandes futures;
  • Examinateurs financiers. Les décisions documentées du CRT sont nécessaires à l'examinateur financier (EF) pour effectuer son travail. Ces décisions informent l'EF au sujet des enjeux possibles et précisent quels éléments des travaux demandés sont de la RS&DE;
  • Gestion. Les documents du dossier fournissent un enregistrement de l'historique d'observation du demandeur et peuvent aussi servir à contrôler la qualité des services de l'ARC;
  • Centre fiscal, Fonction de contrôle et agents en recherche et technologie. Les renseignements concernant les examens des années antérieures peuvent être utiles lors de l’évaluation du risque, la sélection et l’« examen limité » des demandes;
  • Conseillers en recherche et technologie (CRT). Les renseignements de l'examen et les décisions documentés fournissent des antécédents pour les examens futurs ou les services nécessaires d'éducation;
  • Division de l’Administration du programme et de l’Assurance-Qualité, administration centrale (AC). La documentation est utilisée pour déterminer la qualité du travail en fonction des standards énoncés dans ce manuel.
  • Division des Appels. La documentation sera utilisée pour résoudre les oppositions. Elle peut démontrer que le CRT a offert au demandeur un traitement en bonne et due forme, et que l'examen est supportable;
  • Ministère de la Justice. La documentation peut servir de preuve à la Cour canadienne de l’impôt, pour déterminer si la Loi a été correctement appliquée;
  • Ombudsman des contribuables. La documentation peut être utilisée pour déterminer si le service a été offert adéquatement, dans les cas de plaintes liées au service; et
  • Bureau du vérificateur général. Pour déterminer si les procédures de l’ARC ont été suivies, la documentation peut être utilisée pendant une vérification ou dans un suivi à une vérification précédente.

6.4.0 Définitions/explications des termes

Preuves

  • Preuves à l’appui – Sont tout ce qui peut être juridiquement invoqué pour témoigner des faits d’un cas.
  • Preuves directes – Sont des preuves qui démontrent un fait.
  • Preuves indirectes – Sont des preuves qui suggèrent un fait sans le démontrer réellement.
  • Preuves documentaires – Sont des preuves sous la forme de matériel écrit.

Documentation

La documentation consiste en des écrits, comme des registres judiciaires ou officiels, des contrats, des actes et des documents moins officiels comme des lettres, des notes et les livres et registres courants :

  • Document contemporain – il s’agit de la documentation normalement produite durant les travaux (du demandeur).
  • Documents de travail – il s’agit de la documentation créée par le CRT au cours du processus d’examen. Ils peuvent être entièrement créés par le CRT (comme le rapport d’examen de la RS&DE) ou s’agir d’autres documents (comme des documents fournis par le demandeur) qui ont été altérés par le CRT qui y a ajouté des notes ou des commentaires.
  • Documents justificatifs – il s’agit d’une catégorie de preuves à l’appui. Il s’agit de tout document fourni par le demandeur, un représentant ou d’un tiers, et qui a été utilisé dans le processus d’examen par le CRT pour prendre une décision ou pour justifier cette décision.
  • Documentation originale – Ce terme n’est pas défini dans la Loi, donc la signification standard française est utilisée. Dans le contexte de l’ARC, un document original est la première instance de l’examinateur qui la reçoit de quiconque l’ayant envoyé ou donné. Tel que mentionné au chapitre 5.6.6, le CRT peut attester les copies reçues du demandeur et elles seront alors considérées comme des copies conformes à l’original. Il y a des personnes désignées à l’ARC qui peuvent imprimer et attester les renseignements provenant des bases de données électroniques.

6.5.0 Principes de base

Le principe de base de la documentation d'un dossier est que tout le travail fait sur le dossier doit être documenté.

Les documents de travail sont essentiels pour expliquer les décisions, l'application de la législation et le raisonnement à la base des ajustements effectués au cours de l'examen. Ils fournissent une explication sur la nature et l'étendue du travail effectué au cours de l'examen et documentent les techniques et procédures suivies tout au long de l'examen.

Un dossier bien documenté est essentiel autant pour le CRT que pour l'EF. La documentation est présente à toutes les étapes de l'examen, de la planification de l'examen à la fermeture du dossier. Les avantages d'un dossier bien documenté comprennent les aspects suivants :

  • renforcement du caractère supportable de la décision en démontrant que le demandeur a reçu un traitement en bonne et due forme (consulter le chapitre 1.5 pour plus d'information sur le traitement en bonne et due forme);
  • appui des décisions prises à la suite de l'examen;
  • simplification du processus d'examen pour les demandes des années suivantes; et
  • aide à l'efficacité d'un examen du dossier par la gestion (les GRT, directeur adjoint (DA), assurance de la qualité (AQ)), les Appels, la Cour canadienne de l'impôt et le vérificateur général.

Afin de constituer des documents efficaces, les documents de travail et les documents justificatifs devraient :

  • fournir des explications sur les enjeux qui ont été identifiés durant ou après la planification mais qui ont pu être résolus sans aucun rajustement ou communication avec le demandeur;
  • décrire les problèmes rencontrés au cours de l'examen;
  • fournir des renseignements sur les éléments qui requerront un suivi dans un examen subséquent;
  • fournir des preuves que les facteurs de risque significatifs ont été résolus;
  • appuyer les décisions et les recommandations;
  • être liés seulement aux demandes à l'étude et non à d'autres demandeurs à moins que cela soit pertinent. Par exemple, des documents de travail pourraient inclure des renseignements sur une entreprise liée ou sur un entrepreneur qui a fait une demande pour les mêmes travaux ou dépenses;
  • fournir un résumé des communications avec le demandeur;
  • fournir le détail de toutes les rencontres et discussions avec le demandeur, y compris l'identification des personnes présentes, les enjeux discutés et comment ils ont été résolus; et
  • citer la source et l'emplacement des documents de travail et des documents justificatifs conservés dans d'autres dossiers de l'ARC qui sont pertinents à l'examen, mais qui n'ont pas besoin d'être copiés et placés dans le dossier TF98. Par exemple, des documents financiers qui sont conservés dans le dossier de vérification. Il est recommandé que les renseignements provenant de l'Examen préliminaire des projets (EPP) et du Service de chargés de compte (CC) soient conservés dans le dossier TF98. Cependant, si ces renseignements sont conservés dans des dossiers séparés, il n'est pas nécessaire de les copier pour le dossier TF98.

Par ailleurs, les documents de travail et les documents justificatifs ne devraient pas :

  • renfermer d'opinions non pertinentes, ni de spéculations ou de commentaires au sujet de personnes associées à la demande, ni de critiques sur les décisions d'entreprise du demandeur ou sur la qualité de ses travaux. Les documents de travail doivent seulement montrer des renseignements ou des commentaires qui sont factuels, objectifs et pertinents au cas traité. Si un dossier devait passer à l'étape de l'opposition ou de la Cour, le demandeur devrait comprendre le processus d'examen et la justification des décisions du CRT. Il est important de se rappeler que l'information contenue dans le dossier TF98 pourrait être divulguée au demandeur dans le cas d'une cause judiciaire;
  • comporter de marques d'aucune sorte, telles que la surbrillance ou le soulignement de certains passages ou toute autre inscription ou altération des documents originaux soumis par le demandeur incluant les descriptions de projet et la correspondance. Cela exclut la numérotation et l'identification décrites au chapitre 6.10.0. Tel qu'il est noté dans le Manuel de la vérification de l'ARC aux chapitres 9.8.1 et 10.5.4, si de telles altérations sont faites, le demandeur pourrait en effet prétendre, lors d'un appel ou au tribunal, que le document en question n'est pas celui qu'il a remis au CRT. Si des notes ou des marques sont ajoutées à un document de quelque façon que ce soit, on peut se demander par la suite qui en est responsable et à quel moment ces marques ont été faites. De plus, la surbrillance dans un document peut souvent déformer ou rendre illisible la partie surlignée sur des photocopies ultérieures du document. S'il est nécessaire de surligner certains énoncés ou d'écrire des commentaires dans les marges, afin de discuter du document, ces altérations doivent être faites sur une photocopie et l'original doit être classé séparément avec les documents de travail; ou
  • faire référence à des documents ou à des informations qui ne se trouvent pas dans les dossiers de l’ARC, puisque ces informations pourraient ne pas être disponibles ultérieurement. Les informations qui seraient toujours disponibles plus tard sont des exceptions à cette règle et comprendraient :
    • les copies de publications de l'ARC, telles que les circulaires d'information, les directives, les politiques d'application et les jugements des tribunaux. Ainsi, une référence ou une citation de ces documents est suffisante (en indiquant la version ou la date de publication). Il n'est donc pas nécessaire d'en inclure une copie dans le dossier, car ils seront toujours accessibles pour référence ultérieure
    • les registres provenant des bases de données électroniques de l'ARC, comme CORTAX, le système d'information de gestion de la vérification (SIGV), et l'outil de gestion du risque de la RS&DE. Cette exception ne s'appliquerait pas aux applications électroniques limitées au bureau local. Toutefois, il devrait être clairement indiqué d'où provient l'information. Si les données de ces bases de données électroniques sont nécessaires plus tard, par quelqu'un à l'extérieur de l'ARC, comme la Cour canadienne de l'impôt, certaines personnes désignées à l'ARC peuvent fournir des copies papier de ces données et une attestation qu'il s'agit de l'information qui figure dans la base de données;
    • des documents comme des ouvrages de référence classiques ou des dictionnaires qui devraient vraisemblablement être accessibles ultérieurement;
    • les données dans les bases de données publiques, comme les brevets et les jugements des tribunaux; et
    • les documents du demandeur examinés sur place mais qui n'ont pas été copiés ou conservés, pourvu qu'ils ne soient pas nécessaires pour appuyer une décision défavorable. Consulter le chapitre 5.6.6 pour des détails sur la conservation de copies des renseignements justificatifs du demandeur.

Remarque : Les documents n'ayant pas été utilisés ou n'étant pas pertinents à l'examen ne devraient pas être conservés dans le dossier. Toutefois, tous les documents fournis par le demandeur doivent lui être retournés ou être conservés dans le dossier, même s'ils sont considérés non pertinents. Le demandeur peut considérer qu’un document est pertinent. Il devrait donc se trouver dans le dossier pour être examiné plus tard au besoin.

Il est recommandé que toutes les notes prises au cours du processus d’analyse soient consignées sur un T2020 ou un document de travail similaire, et conservées dans le dossier TF98. Les observations factuelles qui pourraient éventuellement contribuer à résoudre les enjeux identifiés seront détaillées dans un document de travail et conservées dans le dossier TF98.

Le CRT ne doit pas écrire sur ni altérer aucun document original soumis par le demandeur. Si un document est remis lors de la visite sur place et que le CRT souhaite y noter quelque chose, une copie devrait être faite sur place et les notes devraient être prises sur la copie.

6.6.0 Les types de documents de travail et de documents justificatifs

Cette section décrit les principaux types de documents de travail et de documents justificatifs qui doivent être conservés dans le dossier TF98.

6.6.1 Documents reçus du centre fiscal

Il s’agit de tous les documents reçus du centre fiscal (CF), comme la correspondance. L’information des bases de données électroniques de l’ARC, comme les documents liés à l’évaluation du risque du CF sont disponibles en ligne et ne sont habituellement pas imprimés ni conservés dans le dossier TF98.

6.6.2 Documents reçus de la fonction de contrôle

Tous les documents reçus de la fonction de contrôle, comme les documents d’évaluation du risque, n’ont pas besoin d’être imprimés et conservés dans le dossier TF98.

6.6.3 Plan d'examen

Le plan d'examen, qui comprend les enjeux identifiés et la portée de l'examen. Les modifications au plan d'examen, s'il y a lieu, ou toute note expliquant les modifications au plan d'examen. Les modifications au plan d’examen, s’il y a lieu, ou toute note expliquant les modifications au plan d’examen, sont conservées dans le dossier TF98.

6.6.4 Registres des communications

Il s'agit des comptes rendus des conversations (y compris les messages vocaux transcrits), des discussions et des rencontres qui sont pertinents aux décisions ou au travail effectué dans le dossier. Il est recommandé que le formulaire T2020 soit utilisé comme registre ou journal universel à cette fin, afin que tout utilisateur ultérieur ait une seule source à consulter pour retrouver l'historique des étapes de l'examen. Les notes peuvent également être prises sur un ordinateur portatif ou autre outil semblable mais, dans ce cas, elles devraient ensuite être imprimées, datées et signées par le CRT. Il est acceptable d'utiliser un T2020 en ligne ou un formulaire équivalent durant le processus d'examen. De façon générale, ce type de document inclut les éléments suivants :

  • les conversations téléphoniques avec les demandeurs ou leurs représentants;
  • les rencontres / visites sur place avec les demandeurs, incluant les rencontres de proposition;
  • les rencontres / discussions avec les GRT, les collègues de travail, l'AC, d'autres directions générales de l'ARC;
  • les rencontres / discussions avec des personnes extérieures à l'ARC; et
  • les séances d'information avec les consultants externes et les membres de l'équipe.

Les informations suivantes doivent apparaître sur le T2020 : le nom du demandeur, la date, l'heure, le nom de la ou des personnes avec lesquelles vous communiquez, le nom des autres personnes présentes (même si elles n'ont pas participé à la discussion) et les détails de la conversation. Le CRT devrait voir à ce que les comptes rendus des conversations compris dans le dossier TF98 soient lisibles. Si l'écriture du CRT est difficile à déchiffrer, les notes devraient être récrites de façon lisible et jointes à l'original. Les documents transcrits et originaux devraient être datés, signés et insérés au dossier TF98.

6.6.5 Correspondance

Il s'agit des copies de toute la correspondance envoyée ou l'originale de correspondance reçue qui s'applique au dossier. La correspondance comprend la demande originale ainsi que la réponse à cette demande. Si aucune réponse n'a été donnée, il faudrait le mentionner dans le dossier. Voici les principaux types de correspondance :

  • toute correspondance avec le demandeur ou son représentant;
  • ordres du jour des rencontres;
  • demandes de renseignements écrites (consulter le chapitre 5.4.1.2);
  • les opinions ou avis pertinents donnés par le GRT, le DA, les collègues, l'AC, les consultants externes ou d'autres directions générales de l'ARC;
  • les opinions ou avis pertinents provenant de l'extérieur de l'ARC;
  • courriels internes. Des copies papier des courriels (entrants et sortants) doivent être conservées dans le dossier. Le chapitre 2.9.0 présente la politique de l’ARC concernant les communications par courriel; et
  • télécopies. Des copies de toutes les télécopies, entrantes et sortantes, doivent être conservées dans le dossier. Le chapitre 2.9.0 présente la politique de l’ARC concernant les communications par télécopieur.

6.6.6 Documentation liée aux consultants externes (CE)

L'information produite pour ou par les CE, y compris les notes d'information et la correspondance avec les CE, les lettres d'autorisation, les c.v. des CE et la documentation obtenue des CE ou produite par ceux-ci dans le cadre de leur contrat, doit être conservée dans le dossier. Les renseignements personnels, tels que leurs adresses et les détails de leurs contrats avec l'ARC, ne doivent pas être conservés dans le dossier TF98, mais dans le dossier du contrat. Consulter la Directive 2003-02 Gestion des consultants externes pour plus de détails à ce sujet.

6.6.7 Résultats du travail du CRT

Cette catégorie comprend le rapport d’examen de la RS&DE, toutes les versions envoyées au demandeur, incluant les révisions et les addendas, les notes décrivant comment les enjeux ont été résolus et tout document à l’appui des décisions du CRT. Consulter les chapitres 6.7.0 et 6.8.0 pour obtenir les lignes directrices concernant ces documents.

6.6.8 Autres preuves justificatives

Sont inclus dans cette catégorie les documents suivants :

  • le formulaire T661, incluant les descriptions de projet. (Remarque : Le CRT peut avoir seulement l’information du CORTAX puisque les formulaires originaux, lorsque remplis sur papier, peuvent être conservés au CF);
  • tout renseignement supplémentaire envoyé par le demandeur ou ses représentants ou reçu lors de la visite sur place;
  • les copies des livres et registres pertinents, factures, etc.;
  • les photographies (Remarque : Il s'agit ici de photographies fournies par le demandeur. Le CRT ne doit pas prendre de photographies sur les lieux du demandeur pour des raisons de sécurité.);
  • les documents d'autorisation du demandeur. S'il y a eu des communications avec d'autres personnes que le demandeur, l'autorisation doit être complétée et conservée au dossier (le chapitre 2.9.2 donne plus de détails sur les autorisations);
  • tout support électronique (par exemple, les CD, les DVD ou les clés USB) fourni par le demandeur, bien que cela ne soit pas recommandé pour des raisons de sécurité, d’entreposage et de manipulation. Les procédures de l'ARC concernant l'utilisation de support électronique provenant de l'extérieur de l'ARC doivent être suivies. La Politique sur la gestion des documents électroniques peut être consultée pour plus de renseignements;
  • les échantillons physiques fournis par le demandeur (s'ils sont pertinents aux décisions), bien que cela ne soit pas recommandé pour des raisons de sécurité, d'entreposage et de manipulation; et
  • les informations de sources publiques qui sont pertinentes aux décisions (par exemple, le site Web de l'entreprise, des manuels, des magazines). L'information devrait être copiée et insérée dans le dossier TF98. Cela s'applique spécialement à l'information en provenance des sites Web, en raison de leur nature changeante. Lorsque le document source ne peut être entièrement placé dans le dossier TF98, il est suffisant de faire une copie des extraits pertinents du document, d'y indiquer la source et de les insérer dans le dossier.

6.7.0 Documents appuyant les décisions du CRT

6.7.1 Exigences générales

Les documents à l'appui des décisions du CRT aident à démontrer que le demandeur a reçu un traitement en bonne et due forme. Ces documents aident également à améliorer le caractère supportable des décisions du CRT. Les documents produits par le CRT comprennent habituellement le plan d'examen, les lettres au demandeur, les notes prises lors de la visite sur place et d'autres renseignements inscrits dans une note pour le dossier (T2020 ou équivalent), ainsi que le rapport d'examen de la RS&DE.

Les principes discutés au chapitre 6.5.0 s'appliquent aussi à ces documents. Les points qui suivent concernent plus particulièrement les documents à l'appui des décisions du CRT. Ainsi, ces documents doivent :

  • refléter le fait que l’examen du dossier a été mené en conformité avec la législation applicable, les politiques de l’ARC et les procédures;
  • donner suffisamment de détails et démontrer clairement pourquoi et comment le CRT en est venu aux décisions présentées;
  • traiter uniquement de sujets qui sont sous la responsabilité du CRT. Bien que des discussions appropriées soient nécessaires sur des enjeux conjoints, les notes de service et les rapports ne doivent pas contenir de décisions concernant les dépenses, qui sont sous la responsabilité de l'EF; et
  • démontrer qu’un traitement en bonne et due forme a été donné au demandeur

6.7.2 Détails requis pour appuyer le travail du CRT

La quantité de documents justificatifs et le niveau de détail requis dépendent de la portée de l'examen technique, de la nature des enjeux et des décisions. La présente section donne quelques lignes directrices générales sur la nature des documents requis, selon l'examen effectué. Les points suivants fournissent un résumé des documents nécessaires pour quatre situations d'examen communes:

6.7.2.1 Aucun enjeu scientifique, mais l'EF a besoin de l'assistance du CRT

Lorsqu’aucun enjeu exclusivement technique n’a été examiné, mais que l’EF a besoin de l’aide du CRT pour certains enjeux, le CRT devrait simplement documenter son travail (par exemple, si le demandeur a été contacté) dans une note au dossier (T2020 ou un équivalent), et envoyer une note de service à l’EF qui a demandé de l’aide. Cela s’applique aussi aux cas où l’EF demande de l’aide à la suite de l’examen du CRT. La note de service est un document interne qui ne sera pas communiqué au demandeur. Au besoin, le CRT peut aider l’EF à déterminer le texte approprié à inclure dans la lettre de proposition.

6.7.2.2 Les enjeux peuvent être résolus en faveur du demandeur sans visite sur place

Si les enjeux peuvent être résolus en faveur du demandeur sans visite sur place, le CRT doit, à tout le moins, documenter le travail qu’il a effectué, sa décision et son raisonnement dans une note au dossier (T2020 ou équivalent). Un rapport d’examen de la RS&DE n’est pas requis, mais c'est une option (voir la fin de la présente section). Généralement, il sera nécessaire de fournir simplement une brève explication du raisonnement qui a mené à cette décision, avec une indication des renseignements supplémentaires utilisés et de tout autre action entreprise (tel que des discussions avec le GRT, un autre CRT ou une recherche sur le site Web du demandeur ou d’autres renseignements publics) pour en arriver à cette décision.

Des énoncés non étayés comme « aucun problème rencontré » ne constituent pas des raisonnements adéquats. Si un enjeu est résolu sans examen plus approfondi, le CRT aura alors essentiellement fait une évaluation du risque et a conclu qu'il y a une probabilité élevée que l'enjeu serait résolu en faveur de demandeur. Il n'est pas nécessaire de répéter des renseignements factuels déjà au dossier ou facilement accessibles ailleurs, mais la source doit être indiquée. D'un autre côté, si le fondement de la décision est difficile à comprendre, il est recommandé d'inclure l'information sur laquelle elle se base dans le dossier (par exemple, une référence sur le Web ou dans un manuel). Dans les cas les plus simples, les raisons pour lesquelles la demande est acceptée telle que produite peuvent être documentées sur une note au dossier (T2020 ou équivalent). Dans les cas plus complexes, le CRT peut présenter ses conclusions dans un « Rapport abrégé d’examen de RS&DE », (discuté au chapitre 6.9.2).

6.7.2.3 Tous les enjeux peuvent être résolus en faveur du demandeur, avec une visite sur place

Dans cette situation, le CRT devra documenter son travail, les déterminations/conclusions/décisions et son raisonnement. Ce travail sera habituellement documenté dans un rapport d’examen de RS&DE. Des détails seront nécessaires pour décrire le travail supplémentaire qui a nécessité des communications avec le demandeur. Ce travail supplémentaire pourrait être documenté par les notes des conversations téléphoniques, les lettres, l'analyse des réponses du demandeur aux questions du CRT, les observations faites lors d'une visite sur place, les observations faites lors de l'examen des livres et registres et ainsi de suite, selon les détails particuliers des contacts faits avec le demandeur. Le CRT devrait prendre une position précise concernant les enjeux identifiés. Il sera avantageux pour le demandeur que l'ARC prenne une décision définitive quant à l'admissibilité. La décision du CRT peut en effet aider le demandeur à produire des demandes plus conformes dans le futur. Le détail du travail que le CRT a effectué sera consigné avec les références appropriées à d'autres documents de travail ou documents justificatifs. Les arguments devraient être présentés d'une façon suffisamment détaillée puisque le CRT prend position par rapport à une question de législation ou de politique. Les documents expliquent comment et pourquoi le CRT en est arrivé à cette décision, avec des références aux documents appropriés, à des conversations ou à d'autres documents de travail.

6.7.2.4 Les enjeux ne sont pas tous résolus en faveur du demandeur

Si les enjeux identifiés n’ont pas tous été résolus en faveur du demandeur, qu’il y ait eu ou non une visite sur place, le travail du CRT doit être documenté principalement dans le Rapport d’examen de la RS&DE, en utilisant le modèle présenté à l’annexe A.5 et dont il est question au chapitre 6.8.0.

Il est nécessaire que les décisions et le raisonnement du CRT concernant les enjeux d’examen identifiés soient bien documentés. Le raisonnement doit comprendre des références appropriées à la Loi, à tout autre renseignement pertinent et aux documents justificatifs du demandeur utilisés pour en arriver à la détermination. L’explication du raisonnement doit être plus détaillée parce que le CRT doit démontrer que les travaux demandés ou une partie de ces travaux ne répondent pas aux exigences de la RS&DE dans la Loi.

6.8.0 Le rapport d'examen de la RS&DE

Une partie de cette section est fondée sur le cours AC1180‑000, « Rédaction du rapport d’examen de la RS&DE ». Ce cours comporte de plus amples renseignements, y compris des exemples.

Le Rapport d’examen de la RS&DE est le principal document clé rédigé par le CRT dans le cadre de son examen. L’original du rapport d’examen de la RS&DE est conservé dans le dossier TF98. Voici les exigences générales qui s’appliquent au rapport, Il doit être :

  • complet – le rapport doit utiliser le modèle national de rapport figurant à l’annexe A.5 et comporter toutes les observations, les discussions et les preuves justificatives et les renseignements à l’appui pertinents qui ont été pris en compte pour régler les enjeux identifiés au plan d’examen;
  • clair – les déterminations, les conclusions et les autres décisions figurant au rapport doivent être sans équivoque et celui‑ci doit être bien structuré, rédigé avec un niveau de langage clair et ne doit contenir aucun jargon ou terme inapproprié;
  • concis – le rapport ne doit comporter aucun renseignement non pertinent et aucune répétition d’éléments non nécessaires;
  • justifiable – le rapport doit comporter une justification adéquate des déterminations de travaux non-admissibles ou des autres décisions rendues qui ne permettent pas de régler les enjeux en faveur du demandeur. La justification doit être bien établie dans les dispositions législatives et dans les politiques afin que les déterminations, les conclusions et les autres décisions puissent être confirmées en cas d’avis d’opposition ou lorsque le cas est porté devant les tribunaux;
  • responsable – le rapport doit comporter une justification adéquate des déterminations de travaux admissibles ou des autres décisions rendues qui permettent de régler les enjeux en faveur du demandeur;
  • rédigé en temps opportun, de préférence dans les 30 jours suivant la dernière visite sur les lieux ou la date à laquelle les derniers renseignements ont été reçus du demandeur.

Le rapport d’examen de la RS&DE comprend les éléments suivants : 

6.8.1 Identification

Voici les objectifs de cette section :

  • Identifier le demandeur.
  • Identifier les examinateurs des demandes.
  • Identifier les demandes dans les bases de données de l’ARC.

Tous les éléments doivent être remplis et, afin d’éviter des erreurs, il est recommandé que le CRT commence à l’aide d’un nouveau modèle de rapport et qu’il évite le « copier‑coller ». Le libellé de cette section diffère quelque peu pour les demandes présentées par une société de personnes (consulter le chapitre 6.9.3 et l’examen à l’annexe A.6.11 pour obtenir de plus amples renseignements).

6.8.2 Sommaire des résultats par année d'imposition

Cette section consiste à présenter un tableau sommaire des résultats de l’examen, pour une référence rapide et pour la saisie des résultats dans le SIGV à des fins de statistiques. Lorsque vous remplissez le tableau, assurez‑vous que le sommaire tient compte des déterminations, des conclusions et des autres décisions exactes prises tout au long du rapport et que la somme des chiffres est exacte.

6.8.3 Enjeux de l'examen

Le but de cette section consiste à identifier chaque enjeu (ou chaque groupe d’enjeux), y compris le ou les projets auxquels il se rapporte. Les enjeux sont les raisons ou les objectifs de l’examen et comprennent ce qui suit :

  • les enjeux indiqués dans le plan d’examen;
  • les enjeux conjoints financiers-scientifiques qui ont été identifiés à la suite d’une consultation avec l’EF;
  • les enjeux (s’il y a lieu) qui ont été soulevés au cours du processus d’examen et qui ne faisaient pas partie du plan initial.

Tous les enjeux indiqués doivent ensuite être traités dans le reste du rapport.

6.8.4 Méthodologie de l'examen

Voici les objectifs de cette section :

  • Résumer le processus d’examen et ce qui s’est déroulé pendant l’examen et les étapes suivies.
  • Fournir les renseignements de base sur le processus d’examen.

Cette section indique le travail effectué par le CRT pour résoudre les enjeux indiqués. La méthodologie comprend la description des étapes et les procédures d’examen, comme les renseignements demandés, les renseignements reçus, les conversations, les réunions, les visites sur place effectuées et les questions posées.

6.8.5 Renseignements et preuves justificatives examinés

Le but de cette section consiste à indiquer les renseignements, les registres et les documents soumis avec la demande présentée et fournis par le demandeur ou son représentant pendant l’examen ou obtenus ailleurs par le CRT ou l’EF et la détermination, la conclusion ou la décision pertinente.

Les renseignements figurant à cette section permettent de trouver tout document requis aux fins de tout autre processus d’examen, comme l’examen pendant le règlement de différends, un avis d’opposition ou un appel interjeté devant la Cour de l’impôt. Suffisamment de détails doivent être fournis afin d’identifier les documents et, lorsque c’est nécessaire, permettre de les retrouver pour une utilisation future. Le fait d’indiquer que tous les renseignements pertinents soumis par le demandeur ont fait l’objet d’un examen permet de démontrer qu’un examen en bonne et due forme a été effectué. Les documents énumérés dans cette section sont différents des documents produits par le CRT au cours de l’examen et des documents publiés par l’ARC.

Dans cette section, le CRT devrait aussi inclure une brève description des renseignements examinés, de préférence une liste en ordre chronologique. Les renseignements peuvent être regroupés selon leur réception :

  • avant la visite sur place;
  • pendant la visite sur place;
  • après la visite sur place;
  • tout autre renseignement examiné, par exemple :
    • les périodiques scientifiques ou techniques,
    • les manuels,
    • les sites Web.

Voici des exemples de renseignements qui pourraient être examinés avant une visite sur place:

  • les descriptions de projet du formulaire T661;
  • les demandes des années antérieures;
  • les renseignements relatifs au service de chargé de compte, aux EPP ou au SCAND;
  • les renseignements sur le contexte ou l’environnement opérationnel;
  • les renseignements supplémentaires soumis par le demandeur (par exemple, une réponse à une lettre de demande de renseignements de l’ARC).

L’annexe 2 du T4088 – Guide pour le formulaire T661 peut servir de guide et offre des exemples de preuves justificatives. Les documents publiés par l’ARC ne doivent toutefois pas être cités ici, même s’ils ont été utilisés comme références. Les politiques sont utilisées pour et sont pertinentes à l’interprétation des preuves, mais elles ne constituent pas des preuves.

6.8.6 Observations, déterminations, conclusions et autres décisions de l’examen

Introduction

Le but de cette section consiste à fournir un sommaire des observations, des déterminations, des conclusions et des autres décisions de l’examen à l’aide d’une justification appuyée par les faits. Ces résumés d’examen doivent posséder les caractéristiques suivantes :

  • être complets;
  • être clairs;
  • être concis;
  • être justifiables et responsables.

Dans cette section, une description des observations faites lors de l’examen devrait être présentée avec tous les détails nécessaires pour expliquer, en se basant sur les faits recueillis au cours de l’examen, comment les enjeux ont été résolus. Cette section devrait également décrire l’information présentée par le demandeur concernant ses travaux et ses réponses aux questions. Il s’agit également de la section où il faut examiner le contexte opérationnel et les faits particuliers liés au contexte opérationnel qui sont pertinents aux fins de l’examen. Les faits qui ont touché l’examen font partie de la justification.

Cette section devrait également comprendre les observations pertinentes faites lors des visites sur place ou d’autres rencontres avec le demandeur. Elle devrait décrire les enjeux significatifs ayant été discutés et leur lien avec les déterminations, les conclusions et les autres décisions de l’examen. Dans cette section, le CRT peut aussi commenter ou analyser les réponses du demandeur à ses questions, ses observations ou ses déterminations préliminaires.

Le CRT ne devrait pas répéter ni reformuler les descriptions de projets du demandeur si la description est conforme à ses observations. Le CRT peut consulter le formulaire T661 pour obtenir les renseignements sur le projet. Toutefois, si un certain élément des renseignements constitue un enjeu de l’examen ou en devient un, le CRT devrait indiquer les renseignements pertinents ainsi qu’une explication de sa détermination et de sa justification.

Les déterminations du CRT, tel que cela a été indiqué antérieurement, ne doivent contenir aucune détermination, conclusion ou décision relative aux questions exclusivement financières. En ce qui concerne les enjeux conjoints, des observations, des conclusions et d’autres décisions factuelles relevant du mandat du CRT devraient être consignées afin que l’EF puisse résoudre les enjeux financiers connexes.

L’état d’avancement des projets et les enjeux à examiner à la fin de la période d’examen pourraient être mentionnés, pour aider aux examens des années à venir.

6.8.6.1 Consigner les déterminations d’admissibilité  

Les déterminations de l’admissibilité doivent être documentées afin d’éviter les ambiguïtés et les malentendus et de démontrer qu’elles sont en accord avec la Loi et les politiques de l’ARC.

Un raisonnement appuyé par des faits probants doit être fourni lorsque des déterminations sont faites. Le raisonnement utilisé pour arriver à une détermination au sujet des travaux combine les faits, les lois et les politiques qui sont cités et discutés. Une attention particulière devrait être portée à la façon de qualifier les travaux du demandeur. Les qualificatifs tels que : « pratique courante », « connaissances accessibles à l’ensemble de l’industrie », « essais courants » ou « travaux d’ingénierie habituels » ou de faire des énoncés tels que les suivants : « il n’existe aucune incertitude technologique » ou « travaux qui ne contribuent pas à un avancement de la science ou de la technologie », qui ne sont pas justifiés sont non supportables à l’étape de l’avis d’opposition.

Par exemple, si le CRT indique que les travaux demandés constituaient une « pratique courante », il doit le démontrer, par exemple, en faisant référence aux pratiques antérieures du demandeur ou à des renseignements publiés.

Le rapport d’examen de la RS&DE devrait citer les preuves ou les renseignements qui ont mené le CRT à faire ces énoncés. Tel que cela est indiqué dans la politique sur l’admissibilité, le CRT doit tenir compte du contexte de l’environnement opérationnel du demandeur pour faire une détermination en matière d’admissibilité. Il n’est pas nécessaire que ces explications soient longues, mais elles devraient être suffisantes pour permettre au demandeur et à tout autre lecteur (comme un avocat ou un juge) de comprendre le raisonnement du CRT à cet égard.

Dans sa justification, lorsqu’il utilise la Loi et les politiques de l’ARC, le CRT devrait utiliser les termes et les expressions exacts et non effectuer des paraphrases. Il ne doit pas non plus y ajouter, tronquer ou utiliser des expressions qui semblent similaires. Il en est ainsi, car la signification peut être facilement changée si les termes exacts ne sont pas utilisés et la justification du CRT pourrait ne pas être claire en conséquence.

On s’attend à ce que la justification fasse référence de façon appropriée aux cinq questions prévues à la politique sur l’admissibilité, mais il n’existe aucune exigence pour que chaque question ait une réponse spécifique pour chaque projet rédigée dans le rapport. Les cinq questions sont utilisées pour communiquer la détermination au demandeur. N’oubliez pas que, pour qu’il y ait de la RS&DE, on doit répondre « oui » à chacune des cinq questions. Par conséquent, en principe, un seul « non » suffit pour démontrer qu’il n’y a pas de RS&DE. Toutefois, la justification pourrait être plus solide ou claire si l’on répond particulièrement à plus d’une question. Il pourrait également exister des cas où il serait utile pour le demandeur si l’on répondait de façon spécifique à toutes ou à plusieurs des questions.

Lorsque vous présentez une justification à l’aide des cinq questions, n’oubliez pas que, conformément à ce qui est écrit dans la politique sur l’admissibilité, les questions sont liées les unes aux autres et les réponses sont déterminées en examinant tous les renseignements au dossier afin de comprendre l’ensemble de la détermination en matière d’admissibilité. Il faut être prudent pour ne pas faire des énoncés contradictoires. Par exemple, si la réponse à la première question est « non », celle à la deuxième question doit également être « non ».

Si le CRT détermine que certains travaux ne constituent pas des activités de RS&DE, il est utile de songer aux faiblesses possibles ou aux contre‑arguments à ses explications et de tenter de les traiter dans sa justification. Il est souvent utile de demander au GRT ou à un collègue de réviser le rapport.

Lorsqu’il y a une modification de l’admissibilité relativement aux travaux en cours (par exemple, un projet qui était considéré comme étant de la RS&DE pendant une année d’imposition et qu’on considère qu’il ne répond plus à la définition de RS&DE), le CRT doit présenter une justification qui permet de distinguer entre les travaux actuels et les travaux des années antérieures. Il doit justifier comment il a déterminé la date d’achèvement de la RS&DE. D’autre part, si la tentative de réaliser un avancement scientifique ou technologique est prévue se poursuivre au cours du prochain exercice, cela doit être consigné dans le rapport d’examen de la RS&DE en vue d’orienter les CRT futurs.

La politique sur l’admissibilité indique que la détermination de l’admissibilité des travaux est un processus à deux étapes. À la première étape, le CRT détermine s’il existe de la RS&DE au moyen des cinq questions. À la deuxième étape, le CRT détermine l’étendue de la RS&DE.

Lorsqu’il y a uniquement certains des travaux dans un projet qui sont considérés comme constituant des activités de RS&DE, il ne suffit pas d’indiquer uniquement que « certains » ou un pourcentage non corroboré des travaux du projet ne sont pas conforme à la définition d’activité de la RS&DE. Les déterminations fondées sur des énoncés vagues ou non corroborés ne sont pas supportables.

Lorsque seuls certains des travaux d’un projet constituent de la RS&DE, des énoncés précis sont nécessaires au cours de la deuxième étape pour établir l’étendue de la RS&DE (ce concept est examiné en détail au chapitre 4.6.3), ainsi qu’une justification. Des exemples courants se rapportent aux questions suivantes:

  • Calendrier
    • la date de début et de fin de la RS&DE;
    • la date à laquelle les incertitudes technologiques ont été traitées et/ou réglées.
  • Portée
    • les travaux expressément exclus (al. 248(1)e) à k) de la définition);
    • les travaux qui ne sont pas directement liés à la RS&DE;
    • la question de savoir si les cycles de production représentent du développement expérimental conduisant à de la production expérimentale (DE+PE) ou développement expérimental simultané à de la production commerciale (DE+PC).
  • Quantité
    • la quantité des travaux est (ou n’est pas) proportionnelle aux besoins de la RS&DE.
  • Personnel
    • les employés qui exercent ou qui n’exercent pas directement des activités de RS&DE.

Voici des exemples de ces précisions :

  • « Les données recueillies pendant la période (où le CRT fournit des dates précises et un point de référence d’un autre objectif) ne sont pas proportionnelles aux besoins de la RS&DE parce que […] ».

  • « Les essais du procédé après […] (où le CRT fournit une date précise ou un point de référence d’un autre objectif) […] ne sont pas directement liés à la RS&DE parce que […] ».

  • « Les travaux de […] (où le CRT fournit le nom des employés) […] étaient liés au soutien à la clientèle parce que […] ».

6.8.6.2 Consigner les demandes non corroborées (NC)

Si l’enjeu est un manque de preuves justificatives, il ne suffit pas d’indiquer uniquement que « les documents fournis étaient insuffisants ». Cet énoncé devrait être appuyé par une liste des documents à l’appui ou des preuves justificatives examinés, ce que comportaient les renseignements examinés et la raison pour laquelle ils étaient insuffisants (c’est‑à‑dire ce qui manquait).

6.8.6.3 Déclarations officielles à utiliser à la section 6 du RER

Les déterminations, conclusions ou décisions relatives à chaque projet (ou groupe de projets) doivent comporter un sommaire des travaux examinés. Une fois que l’on a présenté l’ensemble des faits et des arguments à la section 6 du rapport d'examen de la RS&DE (RER), le rapport doit fournir une déclaration officielle des déterminations, des conclusions ou des décisions prises à l’égard chaque projet évalué.

Même si les discussions et les arguments indiqués au rapport utilisent le libellé du demandeur ou des publications de l’ARC (comme les cinq questions de la politique sur l’admissibilité), les déterminations doivent toujours inclure un renvoi officiel relatif à la définition de la RS&DE prévue au paragraphe 248(1) de la Loi, puisqu’elle constitue le fondement juridique des déterminations du CRT.

Les formulations normalisées ne doivent pas être modifiées. Cette section indique les formulations normalisées fournies dans le cadre de la formation nationale à l’intention des CRT dans le cours AC1180‑000, « Rédaction du rapport d’examen de la RS&DE ». Pour de plus amples renseignements sur le contenu de ce cours et sur toutes les autres sections du RER, veuillez consulter le matériel de formation.

Voici les formulations normalisées :

Déclaration relative aux déterminations de type TT

Tous les travaux (TT) associés au projet X sont conformes à la définition d’activités de RS&DE énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Déclaration relative aux déterminations de type CT

Certains des travaux (CT) associés au projet X sont conformes à la définition d’activités de RS&DE énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Les travaux suivants sont conformes à la définition d’activités de RS&DE énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi :

Les travaux suivants ne sont pas conformes à la définition d’activités de RS&DE énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi :

Déclaration relative aux déterminations de type AT

Aucun des travaux (AT) associés au projet X n’est conforme à la définition d’activités de RS&DE énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Déclaration finale de type NC

Le demandeur n’était pas en mesure de fournir une preuve suffisante pour corroborer les travaux demandés et il est impossible de déterminer si les travaux associés au projet X sont conformes à la définition d’activités de RS&DE énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu. Par conséquent, ces travaux sont non corroboré (NC).

Déclaration relative à la décision d’ATQP

Les travaux demandés associés au projet X sont acceptés tels qu’ils ont été produits (ATQP) sans examen pour déterminer s’ils sont conformes à la définition d’activités de RS&DE énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu. La décision d’ATQP ce projet signifie que l’ARC n’a ni confirmé, ni réfuté l’admissibilité des travaux demandés.

Enjeux scientifiques et financiers mixtes

Les déterminations de l’admissibilité conformément au paragraphe 248(1) sont nécessaires, mais elles ne suffisent pas toujours pour résumer toutes les constatations du CRT. Le mandat du CRT vise plus que la simple détermination de savoir si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activité de RS&DE prévue au paragraphe 248(1). Le rapport du CRT doit également comporter des déclarations relatives aux questions en matière d’observation qui ne sont pas liées directement à la définition d’activités de RS&DE prévue au paragraphe 248(1) de la Loi. Ces décisions relatives aux enjeux scientifiques et financiers mixtes sont nécessaires et pertinentes à la détermination de l’EF quant aux dépenses, mais elles ne se rapportent pas directement au paragraphe 248(1). Le CRT devrait fournir autant de détails que possible relativement à ces enjeux mixtes en vue d’aider l’EF à déterminer les coûts admissibles. Cela est également décrit au chapitre 4.6.3.

Matériaux

Les matériaux demandés pour le projet X étaient ou n’étaient pas des matières premières, des substances ou tout ce qui compose le corps d’une chose à un moment donné au cours du processus de RS&DE.

Les matériaux demandés pour le projet X ont été ou n’ont pas été consommés ou détruits ou rendus pratiquement sans valeur dans le cadre de l’exécution de la RS&DE au Canada.

Les matériaux demandés pour le projet X étaient ou n’étaient pas transformés dans le cadre de l’exécution de la RS&DE au Canada, c’est‑à‑dire que les matériaux ont été ou n’ont pas été incorporés dans d’autres matériaux ou produits qui ont une certaine valeur, soit pour le demandeur ou une autre partie.

Paiements contractuels

Le contrat ZZZ faisant l’objet de la demande dans le cadre du projet X était ou n’était pas destiné à la RS&DE exécutée au Canada pour le demandeur ou en son nom.

Totalité ou presque

Les immobilisations YYY faisant l’objet de la demande à titre de dépense de nature capitale étaient ou n’étaient pas destinées à être utilisés pendant la totalité ou presque de sa période d’exploitation au cours de sa vie utile prévue pour l’exécution de la RS&DE au Canada.

Il était ou n’était pas prévu que la totalité ou presque de la valeur des immobilisations YYY faisant l’objet de la demande à titre de dépense de nature capitale, serait consommé dans le cadre de l’exécution de la RS&DE au Canada.

À l’heure actuelle, les immobilisations ont ou n’ont pas été utilisées pendant la totalité ou presque de sa période d’exploitation pour l’exécution de la RS&DE au Canada.

La totalité ou presque de la valeur des immobilisations YYY a été ou n’a pas été consommée dans le cadre de l’exécution de la RS&DE au Canada.

Matériel à vocation multiples

Les immobilisations YYY étaient disponibles aux fins d’utilisation par le demandeur le aaaa‑mm‑jj(1). Entre le aaaa‑mm‑jj(1) et le aaaa‑mm‑jj(2), les immobilisations avaient ou n’avaient pas été utilisés principalement à l’exécution de la RS&DE au Canada.

En dernier lieu, les déterminations quant à savoir si les travaux liés à un projet constituent des activités de RS&DE ne devraient pas être extrapolées à d’autres projets ou à d’autres années d’imposition sans motif. La RS&DE est déterminée au moyen des faits de chaque cas, par exemple, en déterminant si des avancements technologiques ont été atteints pour un projet continu. Cependant, lorsque des projets sont considérés comme identiques en ce qui a trait aux procédures suivies, ou là leur contenu, les projets peuvent être regroupés aux fins de la rédaction du rapport d’examen de la RS&DE. Ce point a été discuté plus en détail au chapitre 4.5.

6.8.6.4 Ce qu’il faut éviter dans le cadre de la consignation des déterminations

Les CRT devraient éviter de citer des décisions judiciaires et ils ne doivent pas les interpréter. Les résultats des décisions judiciaires font déjà partie du fondement des politiques et des lignes directrices en matière de RS&DE. La définition d’activités de RS&DE prévue au paragraphe 248(1) de la Loi et les politiques et lignes directrices pertinentes en matière de RS&DE doivent être utilisées à titre de justification des déterminations liées à l’admissibilité et des autres décisions techniques. Les CRT ne doivent pas utiliser des formulations vagues, puisqu’elles créent des doutes ou l’ambiguïté. Voici des exemples de formulations vagues :

  • « ne semble pas, ne paraît pas admissible »;
  • « le projet peut éventuellement relever de la RS&DE, toutefois il n’est pas admissible »;
  • « le nombre d’heures faisant l’objet de la demande n’est pas raisonnable »;
  • « selon moi »;
  • « le travail de RS&DE n’est pas admissible »;
  • « la recherche ne relève pas de la RS&DE ».

De même, les CRT devraient éviter l’emploi des adjectifs, des adverbes ou des comparatifs, puisqu’ils ne constituent pas des faits et ils ne permettent pas de renforcer la justification d’une détermination. De plus, ils pourraient laisser entendre que le CRT évalue ou rend un jugement de valeur de la demande d’une société et pourraient mener à des arguments non productifs. Voici des exemples de ce qu’il faut éviter et du contexte possible :

  • extrêmement (peu de documents);
  • simplement (consultations avec les fournisseurs);
  • uniquement (l’évaluation d’une technologie existante);
  • seulement (l’application de technologie connue).

Le CRT ne doit pas rallonger inutilement le rapport en citant ce qui suit :

  • toutes les parties de la Loi et des politiques pertinentes, puisqu’elles sont bien connues et faciles à trouver;
  • des sections importantes des documents techniques du demandeur; des renvois aux renseignements sur le projet figurant au formulaire T661 si la description est conforme aux observations du CRT ou des renvois aux renseignements pertinents, ainsi qu’une explication de la détermination du CRT et de sa justification si un certain aspect des renseignements est remis en question.

Le CRT ne doit pas utiliser de jargon judiciaire, puisqu’il comporte des significations légales précises et restreintes, dans le contexte de son emploi par les avocats et les juges. En voici quelques exemples :

  • « prépondérance des probabilités »;
  • « hors de tout doute raisonnable »;
  • « prépondérance de la preuve »;
  • « réputé »;
  • « sous réserve de tous droits ».

6.8.7 Travailler avec le demandeur

Voici les objectifs de cette section :

  • Décrit comment le CRT a travaillé avec le demandeur et son représentant pour les sensibiliser et les aider au cours du processus d’examen.
  • Signaler les observations relatives aux travaux qui n’ont pas fait l’objet de la demande et au sujet desquels on s’est entretenu avec le demandeur.
  • Résumer la manière au moyen de laquelle le CRT a appuyé la nature incitative du programme.

Cela comprend toute l’aide fournie au demandeur :

  • pour expliquer le Programme de la RS&DE;
  • pour expliquer le processus d’examen;
  • pour déterminer s’il y a de la RS&DE;
  • pour lui montrer comment préparer sa demande au titre de la RS&DE.

Cela comporterait ce qui suit :

  • des présentations;
  • des explications de la signification de la RS&DE;
  • des explications de nos services;
  • la démonstration d’outils (comme l’Application d’autoévaluation et d’apprentissage (AAA));
  • des conseils sur les documents pour appuyer une demande au titre de la RS&DE ou sur les exigences relatives aux renseignements de projet;
  • le temps consacré à expliquer les résultats de l’examen, plus particulièrement la détermination que les travaux ne sont pas conformes à la définition d’activités de RS&DE énoncée, au paragraphe 248(1) de la Loi.

Si des observations concernant des travaux non demandés sont faites et font l’objet de discussions avec le demandeur, elles devraient également être mentionnées ici (ce sujet est examiné davantage dans le chapitre 5.8.2). Tout travail du type de celui suggéré dans les boîtes « travailler avec les demandeurs » à travers le Manuel d’examen des demandes (MED), devrait aussi être inclus ici. »

6.8.8 Accord du demandeur

Voici les objectifs de cette section :

  • Indiquer que l’on a informé le demandeur sur les résultats de l’examen et rapporter si ce dernier était d’accord ou pas avec les résultats en question.
  • Fournir des descriptions relativement à chaque point de désaccord latent ou connu (si cela n’a pas été consigné à la section 6).
  • Constituer un outil utile pour planifier les examens des prochaines années.

Indiquer dans cette section si le demandeur ne répond pas aux questions relatives à son accord.

S’il existe toujours des points de désaccord connus, les descriptions de ces points de désaccord précis doivent être indiquées. Si des renseignements adéquats relatifs à ces désaccords ont déjà été fournis à la section 6, Observations, déterminations, conclusions et autres décisions de l’examen, il n’est pas nécessaire de les répéter. Cette section peut référer le lecteur à la section 6 pour obtenir de plus amples renseignements. Peu importe la section qui fournit ces renseignements, le rapport devrait illustrer le fait que le demandeur a eu l’occasion de faire des représentations. Ces représentations devraient être documentées avec les mesures prises par l’examinateur pour résoudre les préoccupations du demandeur. La réponse de l’examinateur aux représentations devrait être documentée. La Politique d’application 2000-02R, - Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE – Révision, devrait constituer le document d’orientation dans ces situations.

6.8.9 Recommandations ou exigences pour les demandes futures

Voici les objectifs de cette section :

  • Fournir une autre occasion pour clarifier certains points qui nécessitent d’être améliorés dans la demande au titre de la RS&DE initiale.
  • Expliquer les actions positives qui pourraient être entreprises par le demandeur afin d’éviter que certaines situations se répètent, comme demander des travaux qui ne relèvent pas de la RS&DE ou qui ne sont pas corroborés.
  • Constituer un registre afin de permettre au CRT d’effectuer, dans des années ultérieures, un suivi et de surveiller si le demandeur s’y conforme.
  • Il s’agit d’une étape de l’approche progressive de l’ARC en matière d’observation. D’autres mesures sont possibles. Tel que cela a été indiqué en détail au chapitre 5, si le demandeur ignore de manière persistante les demandes de documents à l’appui, une option est d’envoyer une lettre portant sur une tenue adéquate des livres et registres (présenté à l’annexe A.3). Cette lettre peut être envoyée au demandeur en tout temps au cours de l’examen; le CRT n’est pas tenu d’attendre jusqu’à l’achèvement de l’examen.

Le CRT ne devrait pas employer des énoncés génériques ou vagues et il doit s’assurer de formuler que des recommandations pertinentes. Il ne s’agit pas du moyen approprié pour offrir une sensibilisation générale au programme de la RS&DE ni pour formuler des recommandations d’examiner les publications de l’ARC. Les conseils doivent être précis afin que le demandeur comprenne clairement la préoccupation. De plus, le CRT doit être en mesure d’effectuer dans des années ultérieures, un suivi et de surveiller si le demandeur s’y conforme. Si le demandeur a été informé correctement, l’ARC peut être justifiée à prendre des mesures plus rigoureuses en matière d’observation si la question n’est pas réglée au cours des années ultérieures.

Il est préférable que toute recommandation pour les demandes futures soit indiquée officiellement au demandeur dans une lettre de proposition. Néanmoins, cette section offre une occasion supplémentaire au CRT de le faire.

6.8.10 Autres considérations d’ordre financier

Cette section a pour but de consigner toutes les préoccupations relatives à la demande qui, selon lui, nécessitent l'attention de l’examinateur financier est nécessaire, mais qui ne sont pas indiquées ailleurs dans le rapport d’examen. Elle ne vise pas à résumer les autres sections du rapport, plus particulièrement la section « Observations, déterminations, conclusions et autres décisions de l’examen » du RER.

À titre d’exemple, mentionnons tout équipement partiellement utilisé dans le cadre d’activités de RS&DE, le recours aux services de fournisseurs non imposables, la distinction entre les travaux de RS&DE et les travaux commerciaux ou de marketing, et l’identification des travaux qui n’appuient pas directement la RS&DE ou qui ne sont pas proportionnels aux besoins de la RS&DE en sont des exemples. Dans la plupart des cas, ces enjeux auront été traités ou, en raison de l’examen coordonné, l’EF serait déjà au courant de l’enjeu.

6.8.11 Signatures

Voici les objectifs de cette section :

  • Confirmation du statut d’auteur du RER par le CRT.
  • Confirmer l’approbation par le GRT.

Le rapport d’examen de la RS&DE doit être signé par le CRT. Le GRT doit également le signer afin d’indiquer son approbation du rapport. Il est nécessaire que le CRT consulte le GRT et obtienne son approbation pour chaque examen. L’approbation du GRT du rapport d’examen indique que la direction souscrit aux déterminations, aux conclusions et aux décisions prises par le CRT et qu’elle les appuie.

Le CRT est responsable de la qualité de son travail et de ses rapports. Le GRT est chargé de la responsabilité supplémentaire d’assurer la qualité des examens de la RS&DE et des rapports d’examen de la RS&DE produits par son groupe de travail. Le CRT doit donc se conformer à toutes les procédures d’assurance de la qualité aux échelles locale, régionale et nationale.

La révision des rapports d’examen de la RS&DE par le GRT constitue un élément clé de l’assurance de la qualité. La signature du GRT indique que l’examen effectué par le CRT et que le rapport d’examen de la RS&DE ont fait l’objet d’un examen par rapport aux normes établies dans le MED, et qu’ils sont conformes aux normes du programme de la RS&DE.

Les CRT peuvent également demander à leurs collègues d’examiner leurs rapports par des collègues (examen par les pairs) avant l’achèvement du rapport. Les procédures pour ce faire, le cas échéant, seraient établies par le bureau des services fiscaux coordonnateur (BSFC) local.

6.9.0 Autres méthodes pour documenter le travail du CRT

6.9.1 Notes de service

Une note de service ne comporte aucun format précis, elle est conservée dans le dossier TF98 et elle n’est pas envoyée au demandeur. L’utilisation de formulaires T2020, d’une version électronique du formulaire T2020 ou d’un formulaire équivalent est acceptable. Les notes de service comprennent tous les renseignements pertinents à une demande particulière et qui ne sont pas déjà saisis dans un autre document, comme les lettres, les renseignements fournis par le demandeur, entre autres. Tel que cela a été indiqué dans le chapitre 6.7 et tout au long du MED, une note de service devrait être utilisée pour consigner les renseignements suivants (il ne s’agit pas d’une liste exhaustive) :

  • les détails de toutes les communications ou des tentatives de communication avec le demandeur ou son représentant;
  • les détails de toutes les communications avec l’EF, le GRT, les pairs et les autres membres du personnel interne;
  • les notes prises dans le cadre du processus d’analyse;
  • les détails des visites sur les lieux et les notes prises sur place;
  • la détermination, la conclusion ou la décision et la justification;
  • les modifications apportées à la portée de l’examen;
  • le travail que le CRT a effectué avec le demandeur;
  • l’écart entre les conseils ou l’opinion reçue dans le cadre de renvois ou de consultations;
  • les écarts relatifs au plan d’examen initial au fur et à mesure qu’ils surviennent au cours de l’examen.

6.9.2 Bref rapport d’examen de RS&DE

Un bref rapport d’examen de RS&DE peut être utilisé lorsque toutes les questions sont réglées en faveur du demandeur, tel que cela est indiqué au chapitre 6.7. Le modèle du rapport d’examen de RS&DE, tel qu’il est indiqué à l’annexe A.5.1, est utilisé avec les modifications suivantes :

  • la section « 2. Sommaire des résultats par année d’imposition » – catégories Aii., Aiii. et D. ne devrait pas être remplie;
  • la section « 7. Travailler avec le demandeur » – il se pourrait que cette section ne soit pas requise, surtout si aucune visite sur les lieux n’a été menée. Si cette section n’est pas requise, ne le supprimez pas, mais indiquez « aucun » ou « S.O. » dans le corps du texte;
  • la section « 8. Accord du demandeur » – cette section n’est pas requise, puisque toutes les questions ont été réglées en faveur du demandeur. Ne supprimez pas cette section. Indiquez plutôt « aucun » ou « S.O. » dans le corps du texte;
  • la section « 9. Recommandations pour les demandes futures » – il se pourrait que cette section ne soit pas requise, surtout si aucune visite sur les lieux n’a été menée. Si cette section n’est pas requise, ne le supprimez pas, mais indiquez « aucun » ou « S.O. » dans le corps du texte.

6.9.3 Rapport d’examen de RS&DE pour une société de personnes

Le modèle du rapport d’examen de RS&DE, tel qu’il est indiqué à l’annexe A.5.1, est utilisé avec les modifications suivantes :

  • la section « 1. Identification » – insérer le nom de la société de personnes ou le nom indiqué dans le cas du SIGV à la section « Demandeur »;
  • la section « 1. Identification » – insérer le numéro de la société de personnes à la section « numéro d’entreprise ou numéro d'assurance sociale (NAS) »;
  • la section « 10. Autres considérations relatives aux questions d’ordre financier » – si le nom des associés individuels, leur numéro d’entreprise ou NAS et leur pourcentage de participation est connu, ces renseignements peuvent être insérés dans le corps de cette section. Veuillez noter que ces renseignements ne sont pas obligatoires.

6.9.4 Addenda du rapport d’examen de RS&DE

Une fois qu’un rapport d’examen de RS&DE a été signé et communiqué, un addenda du rapport doit être utilisé pour consigné des événements subséquents, comme les représentations. Le modèle du rapport d’examen de RS&DE, tel qu’il est indiqué à l’annexe A.5.1, est utilisé avec les modifications suivantes :

  • le titre – ajouter « – Addenda » au titre « Rapport d’examen de Recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) »;
  • la section « 1. Identification » – sélectionner « Oui » à la question « Existe‑t‑il d’autres rapports rédigés relativement à la même fin d’année d’imposition? » et indiquer la date du ou des rapports applicables après l’énoncé « Dans l’affirmative, date du rapport »;
  • la section « 2. Sommaire des résultats par année d’imposition » – mettre à jour le tableau, au besoin;
  • les sections 3 à 10 – si des modifications sont nécessaires dans la section, ajouter l’énoncé « En sus du rapport publié antérieurement » et ajouter les nouveaux renseignements. Si aucune modification n’est requise, ajouter la phrase « Aucune modification apportée au rapport publié antérieurement ».

6.10.0 Format et index du dossier TF98

À la conclusion de l’examen, le CRT devrait examiner le dossier TF98 afin de s’assurer que tous les renseignements nécessaires y figurent et que les renseignements inutiles y soient enlevés ou envoyés au secteur approprié. Les dossiers doivent être complets, numérotés, indexés et comporté des références croisées appropriées selon le format décrit aux présentes.

Les documents de travail complets, numérotés, indexés et incluant les références croisées revêtent une importance considérable lorsque les constatations du CRT sont examinées par la direction, l’AQ, la Division des appels, ou le tribunal. Ils peuvent également faciliter la réponse aux demandes subséquentes du demandeur et d’autres personnes, ainsi que la planification d’examens futurs. Il est important d’effectuer une indexation et d’établir des renvois clairs pour s’assurer que les éléments de preuve sont rapidement et facilement utilisables.

La nécessité d’établir une façon standard pour indexer les dossiers découle d’un examen de l’AQ de nombreux dossiers à l’échelle du pays. Le format requis est le suivant :

  1. La première page du dossier TF98 doit être une table des matières, qui consiste en une liste chronologique de tous les documents figurant au dossier. Chaque document est indiqué selon sa date et le nombre de pages, une brève description (une ligne ou deux) et son emplacement dans le dossier TF98 (les pages où il se trouve). L’emplacement dans le dossier TF98 consiste en les numéros mentionnés au point 2.
  2. Chaque document figurant au dossier TF98 est en ordre chronologique et le dossier au complet est numéroté de façon séquentielle, dont la première page du document le plus ancien étant la première page et la dernière page étant la dernière page du document le plus récent. Cette numérotation permet de s’assurer que l’ordre initial peut être rétabli et que rien ne manque au dossier; si le dossier est enlevé de la chemise du dossier TF98 pour une raison quelconque. En raison de l’établissement physique du dossier TF87, il est plus simple de l’effectuer après l’achèvement de l’examen du CRT lorsqu’aucun nouveau document n’est susceptible d’être ajouté au dossier.
  3. Chaque document figurant au dossier doit comporter le nom, le numéro d’entreprise, la période fiscale visée (ou le numéro du cas du SIGV) du demandeur, une description du contenu, le nom du préparateur et la date de préparation, si aucun de ces derniers n’est clair dans le document même. Si le document compte plus d’une page, les renseignements sur l’identification ne figurent qu’à la première page, ce qui indique également le nombre de pages du document.
  4. Les formulaires T2020 ou les documents comportant plus d’une date d’entrée sont placés dans le dossier selon la dernière date d’entrée à titre de date représentative du document au complet.
  5. Les documents à jour sont attribués une date de réception qui est utilisée aux fins de classement.
  6. En ce qui concerne les dossiers pluriannuels ne comportant qu’un seul rapport d’examen, une copie du rapport devrait y être placée pour chaque année. Les autres documents ne doivent être placés au dossier qu’à l’égard de la dernière année visée par la demande.

Références croisées

Si les documents dans le dossier TF98 font renvoi à d’autres documents y figurant ou dépendent de ces derniers, ils doivent être décrits à l’aide de détails suffisants permettant de les trouver facilement dans le dossier TF98.

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