Manuel financier d’examen des demandes – Procédures d’examen pour les examinateurs financiers

Chapitre 5.0 Déroulement de l’examen détaillé

Table des matières


 

Ce message indique que le Manuel d'examen des demandes à l'intention des examinateurs financiers de la RS&DE est maintenant en vigueur et que la version épurée publique est disponible.

5.1 Résumé du chapitre

Les étapes à suivre dans le cadre d'un examen détaillé pour résoudre les enjeux cernés à l'étape de la planification sont abordées dans ce chapitre. Les principaux sujets du présent chapitre sont les suivants :

5.2 Exigences du chapitre

5.3 Introduction

5.4 Communiquer avec le demandeur

5.5 Entrevue initiale

5.6 Visite des lieux

5.7 Éléments probants

5.8 Contrôle des registres comptables du demandeur

5.9 Types de documentation

5.10 Feuilles de travail et les outils d'examen

5.11 Résolution des enjeux

5.12 Insuffisance de preuves à l'appui

5.13 La prise de décisions

5.14 Conclure l'examen

5.15 Proposer des redressements

5.16 Représentations du demandeur

5.17 Émettre la lettre finale

5.18 Les demandes au titre de la RS&DE et les Appels

5.19 Considérations additionnelles pour les dossiers importants

5.2 Exigences du chapitre

Les exigences minimales suivantes sont décrites dans ce chapitre. L'examinateur financier (EF) doit travailler avec le demandeur afin d'accomplir ce qui suit :

  1. répondre aux questions du demandeur en lien avec le processus d'examen, et lui expliquer les enjeux et l'approche générale prévue pour les résoudre;
  2. résoudre les enjeux que comporte le dossier;
  3. recommander des améliorations pouvant être apportées à la documentation du demandeur lorsque celle-ci est inadéquate pour l'année en cours;
  4. comprendre le point de vue du demandeur en lui donnant l'occasion de poser des questions, d'exprimer ses préoccupations et de fournir des renseignements supplémentaires pour appuyer son point de vue;
  5. obtenir du demandeur tout document nécessaire pour appuyer les décisions de l'EF.

De plus, l'EF doit notamment :

  1. tenir compte des renseignements supplémentaires fournis pour appuyer le point de vue du demandeur avant d'en venir à une décision finale;
  2. prendre des décisions qui sont équitables et neutres et qui respectent la législation et les politiques en vigueur;
  3. documenter les principales activités et observations concernant l'examen de la demande, les renseignements
    justificatifs et les enjeux cernés dans la demande;
  4. documenter les communications et les rencontres (avec le demandeur, les gestionnaires, les collègues de travail et toute autre personne) qui sont pertinentes aux décisions;
  5. communiquer les options qui sont à la disposition du demandeur pour résoudre toute question litigieuse (avec le gestionnaire des examens financiers (GEF), le gestionnaire en recherche et technologie (GRT), le directeur adjoint (DA) ou la Division des appels);
  6. consulter le GEF / conseiller technique financier (CTF), selon la politique locale :
    1. si la portée de l'examen change de façon significative par suite de l'obtention de nouveaux renseignements;
    2. si la demande risque d'être refusée en grande partie en raison d'un manque de documentation à l'appui;
    3. si des pénalités sont envisagées;
    4. si une fraude est soupçonnée;
    5. si une lettre exigeant une meilleure tenue des registres comptables est requise;
    6. si des renonciations sont envisagées;
    7. si des situations difficiles ou problématiques surviennent;
    8. si un renvoi à une autre division ou à l'AC est prévu;
  7. éviter de négocier les dépenses;
  8. s'abstenir d'enquêter sur une fraude.

5.3 Introduction

Au chapitre 4, l'EF a recueilli et analysé les renseignements disponibles, a discuté des enjeux avec le conseiller en recherche et technologie (CRT), a conclu qu'un examen détaillé se révélait nécessaire pour résoudre les enjeux et a préparé un plan d'examen. Le présent chapitre guidera l'EF tout au long du processus d'examen détaillé, de la communication avec le demandeur pour planifier l'examen jusqu'à l‘émission de la lettre finale à la conclusion de l'examen.

Les motifs particuliers justifiant d'entreprendre un examen détaillé peuvent varier d'une demande à l'autre, mais le plan d'examen en tiendra compte. Au fur et à mesure que l'examen progresse, certains enjeux seront résolus grâce à la collecte de nouveaux renseignements ou à l'exécution des procédures de vérification, tout comme de nouveaux enjeux peuvent se poser. L'examen détaillé fournira également à l'EF l'occasion de clarifier les politiques du programme de la RS&DE pour le demandeur et de dissiper tout malentendu ou préoccupation de la part du demandeur.

Lorsqu'un CRT est assigné au dossier, le CRT et l'EF entreprendront en parallèle des processus d'examen complémentaires dans le cadre d'un examen coordonné. Une coordination avec le CRT est implicite tout au long de l'examen détaillé, et l'EF devrait se reporter au chapitre 3 pour consulter les lignes directrices et obtenir des suggestions en vue d'atteindre cet objectif. Donc, bien que l'on ne mentionne le CRT qu'à l'occasion dans ce chapitre, il participe en fait à tout le processus d'examen des demandes de RS&DE. Étant donné que les constatations d'un examinateur peuvent grandement influencer celles de l'autre examinateur, la communication entre l'EF et le CRT tout au long de l'examen est impérative.

En l'absence d'un CRT assigné au dossier, l'EF devrait traiter les projets comme étant admissibles et examiner les dépenses en conséquence. Si l'EF cerne un enjeu important qui requiert l'aide d'un CRT, il devrait consulter le GEF pour obtenir son avis.

Après la conduite de l'examen, le CRT peut établir que les travaux demandés ne sont pas admissibles ou qu'il n'est pas en mesure de rendre une décision quant à leur admissibilité. Dans un tel cas, l'EF peut décider de refuser la demande sans examiner les dépenses demandées ou arrêter l'examen en cours. Ce geste doit être clairement noté dans le rapport d'examen financier (REF) afin d'assurer que l'agent des appels remettra la demande à la Division de la RS&DE aux fins d'examen financier si le demandeur dépose une opposition.

5.3.1 Travailler avec les demandeurs au cours du processus de la planification de l'examen

Un plan d'examen avantage non seulement l'EF, mais également le demandeur. Cela garde l'EF concentré sur les enjeux importants du dossier. Lorsque ces enjeux sont communiqués et abordés, un plan d'examen établit les attentes de l'EF en matière de besoins pour le demandeur. Il peut particulièrement aider les nouveaux demandeurs à comprendre le processus d'examen. Il aide à faire ce qui suit.

  • Établir la portée initiale de l'examen et les changements à la portée au cours de l'examen.
  • S'assurer que le demandeur est au courant des préoccupations et qu'il comprend les besoins de l'examinateur.
  • S'assurer que le demandeur est bien préparé pour l'examen et qu'il dispose de toutes les possibilités de répondre aux préoccupations de l'EF.

Comme il a été mentionné ailleurs dans ce chapitre, la planification de l'examen implique de nombreux défis à prendre en considération, plus particulièrement lorsqu'on traite des demandes importantes ou complexes. C'est pourquoi l'EF ne devrait pas hésiter à communiquer avec le demandeur pendant le processus de planification de l'examen, afin de clarifier les questions concernant la demande et de déterminer les registres disponibles pour appuyer les dépenses.

Une fois que les enjeux et le besoin d'un examen détaillé ont été établis, l'EF communiquera au demandeur les enjeux et l'approche proposée pour les résoudre. Toutefois, avant de ce faire, et même avant que le plan d'examen soit achevé, l'EF pourrait communiquer avec le demandeur s'il a besoin de lui poser quelques questions ou lui faire part de certaines de ses préoccupations et d'un aperçu du processus d'examen. Parfois, les préoccupations initiales de l'EF peuvent être résolues plus tôt par le demandeur au moyen d'une communication bilatérale. Certains points et sujets de discussion possibles peuvent comprendre les éléments suivants :

  • L'EF devrait se présenter et indiquer au demandeur si un CRT fait également partie de l'équipe d'examen. Cela établit les attentes pour le demandeur quant à la complexité du processus et au type de personnel dont le demandeur pourrait avoir besoin pour l'examen.
  • Évaluer l'étendue de la connaissance du demandeur au sujet du programme de la RS&DE.
  • Demander au demandeur d'expliquer la façon dont les coûts ont été déterminés et à quel moment, ainsi que la manière dont la documentation à l'appui a été utilisée afin de rassembler les coûts.
  • S'il s'agit de seulement quelques enjeux importants, il pourrait être possible de les expliquer ou de les régler rapidement. L'EF devrait envisager cette possibilité.
  • Si le demandeur ne comprend pas quelque chose, lui fournir un exemple qui démontre votre point de vue.
  • Informer le demandeur de votre délai prévu pour l'examen de la demande, et demander si ce délai entre en conflit avec les activités prévues du demandeur ou s'il pourrait autrement nuire aux travaux importants en cours. L'EF devrait informer le demandeur que le délai proposé peut être modifié pour répondre à ses besoins ou à ceux du CRT.
  • Demander au demandeur d'identifier les personnes qui sont les mieux disposées à fournir la documentation à l'appui nécessaire ainsi qu'à répondre aux questions liées aux enjeux du dossier ou à toute autre question non réglée qui a été soulevée.

Le principe fondamental du plan d'examen est que l'examen soit bien organisé, coordonné et ciblé dès le départ, afin que l'EF puisse faire ce qui suit :

  • Communiquer les enjeux au demandeur à l'avance.
  • Travailler avec lui avant la visite sur place afin de s'assurer qu'il soit bien préparé.
  • Compléter l'examen avec un nombre minimal d'interruptions des activités régulières du demandeur.

Une communication bilatérale définie pourrait également diminuer le besoin de réfutation du demandeur.

Si une visite des lieux est nécessaire, il s'agit d'une bonne pratique de communiquer avec le demandeur peu de temps avant l'examen sur place afin de confirmer qu'il est prêt, et de répondre à toute question qu'il pourrait avoir. Toute communication de ce genre doit être consignée par écrit.

Il est entendu que travailler avec le demandeur implique que, réciproquement, celui-ci doit travailler avec l'ARC. Les attentes mutuelles quant à l'examen doivent être claires. Cela signifie que l'EF doit expliquer ses attentes au demandeur, et préciser que ce dernier devra faire ce qui suit :

  • Être prêt à aborder les enjeux soulevés pendant la visite des lieux.
  • S'assurer que le personnel approprié et la documentation à l'appui sont à sa disposition.
  • Respecter le plan d'examen.
  • Mettre en œuvre les recommandations concernant les enjeux soulevés, tels que l'insuffisance de la documentation fournie.
L' EF peut consulter l'annexe 3 du Manuel d'examen des demandes ( MED ) scientifique pour un aperçu de ces attentes mutuelles. Ce document peut être donné aux demandeurs afin qu'ils comprennent les responsabilités des  EF et des demandeurs dans le processus d'examen.

5.4 Communiquer avec le demandeur

5.4.1 Communication par téléphone

La première étape lorsqu'il s'agit de mener l'examen détaillé consiste à communiquer avec le demandeur. Cette communication se fait habituellement par téléphone avec la personne indiquée comme étant la personne-ressource à la partie I du formulaire T661, Demande pour les dépenses de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE). L'EF et le CRT devraient coordonner ce contact initial dans la mesure du possible, en particulier si la personne-ressource aux fins d'obtenir les renseignements financiers est également celle qui peut fournir les renseignements techniques. Par exemple, si le CRT communique en premier avec le demandeur, il peut introduire l'EF qui communiquera avec lui prochainement. Il faut surtout éviter que les deux examinateurs demandent les mêmes renseignements du demandeur.

En préparation de cette communication avec le demandeur, l'EF doit déterminer si la personne-ressource est également une personne autorisée, tel qu'un actionnaire majoritaire, un agent de la société ou un représentant autorisé. Ces renseignements délimiteront la quantité de renseignements qui peuvent être divulgués au cours de la conversation. L'EF doit suivre la politique sur la sécurité des communications de l'ARC dont il est fait mention au chapitre 2.9.1, ainsi que les procédures pour déterminer si un particulier est une personne ou un représentant autorisé, tel qu'il est énoncé au chapitre 2.9.2.

L'EF devrait informer la personne-ressource que la déclaration a été sélectionnée aux fins d'examen des dépenses de RS&DE et du crédit d'impôt à l'investissement (CII) et lui demander si c'est avec elle que les dispositions pour procéder à l'examen doivent être prises. L'EF devrait également demander le nom et le numéro de téléphone de la personne avec laquelle il traitera pour obtenir des renseignements et les documents à l'appui de la demande. Cette personne (qui sera par la suite désignée comme le « demandeur ») peut être la personne-ressource ou toute autre personne à l'intérieur ou à l'extérieur de la société (par exemple, un comptable externe ou un intermédiaire fiscal).

L'EF devrait débuter la conversation en expliquant brièvement en quoi consiste le processus d'examen. Le traitement en bonne et due forme exige, entre autres, que le demandeur soit informé du processus anticipé de l'examen, c'est-à-dire, les aspects de la demande qui seront examinés, et si une visite sur place est prévue. L'EF devrait ensuite demander au demandeur quels sont les registres comptables disponibles et à quel endroit ils sont situés. C'est à cette étape qu'il faudra déterminer si une aide des spécialistes en vérification du commerce électronique (SVCE) est nécessaire, si cela n'a pas été déterminé à l'étape de la planification (consultez le chapitre 4.8.3.21).

Dans certaines circonstances, la mise en œuvre du plan d'examen et les étapes nécessaires pour recueillir des renseignements auprès du demandeur peuvent être exécutées sans une visite sur place. La décision de procéder à un examen avec ou sans visite sur place est fondée sur de nombreuses considérations. S'il s'agit d'enjeux relativement simples, de questions explicites ou de simples demandes de renseignements, une visite sur place peut être inutile. S'il est prévu que les enjeux peuvent être résolus sans une visite sur place, l'EF peut demander à ce que les renseignements requis aux fins de l'examen lui soient fournis verbalement ou par écrit.

Par ailleurs, s'il est établi qu'une visite sur place s'avérera nécessaire, l'EF devra répertorier les renseignements et les documents justificatifs devant être mis à sa disposition aux fins de l'examen et indiquer qu'une demande écrite suivra. L'EF devra demander un rendez-vous à un moment convenu mutuellement pour procéder à l'examen tout en accordant un délai raisonnable au demandeur pour se préparer en vue de l'examen. Le temps requis dépendra en partie de la complexité de la demande et de la quantité de renseignements que demande l'EF.

5.4.1.1 Travailler avec les demandeurs: Aider les demandeurs à éviter les problèmes courants lors de l'examen

Une façon efficace de travailler avec les demandeurs consiste à anticiper les problèmes qui sont typiques aux nouveaux demandeurs ou qui sont souvent rencontrés dans l'industrie du demandeur. En voici quelques exemples :

  • L'EF devrait se familiariser avec le demandeur et son entreprise. Cela peut être effectué en discutant avec le demandeur avant l'examen et pendant la visite des installations. L'EF pourra ainsi améliorer sa compréhension de l'entreprise du demandeur, et ce dernier sera en mesure de lui expliquer la façon dont la demande a été élaborée. L'incompréhension mutuelle est souvent à la base des problèmes en matière d'examen.
  • Les nouveaux demandeurs pourraient ne pas comprendre la terminologie utilisée par l'Agence du revenu du Canada (ARC), comme les dépenses « déductibles » par rapport aux dépenses « admissibles », « employé déterminé », « fournisseur imposable », et la signification du mot « prescrit », qui peut changer selon le contexte. L'EF devrait prendre le temps d'expliquer les termes et leur signification dans le contexte d'une demande, et pourrait informer le demandeur du glossaire qui se trouve à la fin du T4088, Guide pour le formulaire T661.
  • L'EF devrait tout d'abord expliquer le fondement du programme dans un langage vulgarisé afin de donner au demandeur un simple aperçu de l'esprit de la loi. Par la suite, l'EF pourrait se concentrer sur la relation, ou sur le manque de relation, entre les dépenses et les travaux demandés (ou admissible si un CRT est inclus) et bien expliquer tout refus, citant les exigences liées de la Loi de l'impôt sur le revenu.
  • Lorsqu'un demandeur choisit d'utiliser la méthode de remplacement afin de demander un montant hypothétique au lieu des dépenses de frais généraux réels, l'EF devrait souligner les pièges de la détermination de la base salariale de remplacement. Les erreurs courantes à éviter sont les suivantes :
    • L'inclusion de la part de l'employeur des bénéfices marginaux dans les salaires et la base salariale.
    • L'inclusion des gratifications, des avantages imposables et des salaires (partie non payée 180 jours après la fin de l'exercice) de l'année en cours dans le calcul de la base salariale de remplacement.
    • L'inclusion des montants payés relativement aux gratifications, aux salaires non payés (accumulés, mais non payés dans les 180 jours suivant la fin de l'exercice) et aux remboursements de l'année précédente dans la détermination de la base salariale de remplacement.
    • Ne pas tenir compte du montant maximum global de remplacement.
    • Pour les employés déterminés, ne pas tenir compte des deux limites supplémentaires pour le calcul de la base salariale, l'une étant 75 % des salaires payés (net des avantages imposables et de la rémunération fondée sur les bénéfices) et l'autre représentant 2,5 fois le montant « maximum des gains annuels ouvrant droit à pension ».
  • Lorsqu'un demandeur utilise la méthode traditionnelle, l'EF peut signaler au demandeur que le montant pour les salaires et les traitements pour les employés « exerçant directement » devrait être le même, peu importe la méthode choisie. Il y a plusieurs difficultés entourant ce qui peut être demandé comme « frais généraux et autres dépenses ». L'EF pourrait souligner certains des éléments suivants :
    • Il existe deux exigences générales qui doivent être respectées afin de demander une dépense de frais généraux au titre de la RS&DE (directement liée et supplémentaire).
    • Les salaires engagés pour les activités qui ne sont pas « exercées directement » peuvent être demandés comme frais généraux, si le temps consacré est directement attribuable aux travaux de RS&DE et que le coût est supplémentaire pour le demandeur. Dans ce cas, la part de l'employeur des bénéfices marginaux ne peut être demandée, puisque ce coût n'est pas considéré comme « directement attribuable » aux travaux de RS&DE. Toutefois, les bénéfices marginaux liés aux travaux exercés directement peuvent généralement être demandées.
  • Soyez conscients que de nombreux demandeurs, surtout les nouveaux demandeurs qui ne connaissent pas le processus, peuvent être facilement intimidés par les communications provenant de l'ARC. Tentez de présenter les demandes de renseignements en langage courant afin de déterminer les registres comptables nécessaires pour résoudre les enjeux dans le dossier.
  • Soyez conscients que les industries ont leurs propres concepts et compréhension de ce que comprennent les matériaux, les dépenses en capital, l'aide gouvernementale ou non gouvernementale, les prototypes, et la production expérimentale. Prenez le temps au début des examens qui impliquent des enjeux dans ces domaines pour expliquer les différences et les critères de l'ARC aux fins de la RS&DE.
  • Soyez conscients que les travaux en usine peuvent souvent être inadéquatement documentés, ce qui pourrait faire en sorte qu'il soit très difficile de déterminer la proportion que représente la RS&DE. Par exemple, pour les salaires, encouragez le demandeur à réexaminer les affectations établies en examinant tous les travaux exécutés par les employés demandés pour l'année. Le demandeur pourrait trouver qu'à la lumière de tous les travaux non liés à la RS&DE exécutés par les employés, l'affectation originale pourrait avoir besoin d'un redressement.
  • À un moment durant l'entrevue finale ou lors de la discussion sur les résultats de l'examen, l'EF devrait prendre le temps de parler des lacunes, s'il y a lieu, dans la documentation à l'appui. [L'EF devrait également souligner la documentation disponible qui répondait à ses besoins.] Les problèmes typiques sont les suivants :
    • les coûts estimés sont demandés avec peu ou pas de justification;
    • la documentation peu fiable est créée quelques mois après que la RS&DE a été exécutée;
    • la comptabilisation en double des coûts;
    • la démarcation dans la détermination des dépenses demandées.
L' EF devrait tenter raisonnablement d'obtenir des clarifications et de travailler avec le demandeur pour l'aider à décrire et à documenter les dépenses de RS&DE . Toutefois, il incombe toujours au demandeur de démontrer la façon dont les dépenses sont liées aux travaux de RS&DE demandés et aux critères précisés dans la Loi .

5.4.1.2 Difficulté à joindre le demandeur

Il peut parfois être difficile de joindre le demandeur. Dans un tel cas, l'EF devra faire plusieurs tentatives au cours d'une période de deux semaines, à différents moments de la journée. Le formulaire T2020 devrait indiquer la date et l'heure de chaque tentative pour communiquer avec le demandeur et si un message lui demandant de rappeler a été laissé. L'EF devrait également communiquer avec l'intermédiaire fiscal afin de savoir si les noms et numéros de téléphone de la personne-ressources sont toujours les bons. Si après deux semaines, le demandeur n'a toujours pas été joint par téléphone, une lettre devra lui être envoyée demandant à ce que la personne-ressource communique avec l'EF dans un délai de 15 jours en vue de prendre les dispositions nécessaires pour l'examen. Cette lettre devra informer le demandeur que si aucun contact n'est effectué dans le délai de 15 jours, il est possible que l'on procède à un redressement ou à l'établissement d'une (nouvelle) cotisation en fonction des renseignements disponibles. Il est préférable d'envoyer une lettre par courrier recommandé plutôt que par courrier régulier, car cela permet à l'EF de confirmer si le demandeur a reçu ou non la lettre.

5.4.2 Lettre de contact initial avec le demandeur

Normalement, la conversation téléphonique initiale visant à demander des renseignements aux fins de l'examen est suivie de l'envoi d'une lettre pour confirmer les détails de la discussion. Cette lettre devrait aborder les registres comptables à mettre à la disposition de l'examinateur, mentionner la date et l'heure de la rencontre (ou les détails relatifs à la collecte des documents) et indiquer que des renseignements supplémentaires peuvent être requis au fur et à mesure que l'examen progresse. De plus, l'EF devrait s'assurer que le demandeur dispose d'installations convenables pour qu'il puisse effectuer son travail.

Il est recommandé, si cela est possible, d'envoyer une lettre de contact initiale au demandeur cosignée par le CRT qui expose brièvement les enjeux techniques, financiers et communs. Une lettre conjointe évite le chevauchement de demandes de renseignements et permet de regrouper tous les besoins des examinateurs de la RS&DE en une seule lettre.

5.4.3 Demande des registres comptables

Au moment de demander que les registres comptables soient soumis aux fins d'examen, l'EF devrait être le plus précis possible quant aux renseignements requis. Il existe de nombreux exemples de registres comptables qu'un demandeur peut tenir. Les registres particuliers disponibles dépendent de l'industrie et de la taille de l'entreprise et peuvent être tenus manuellement ou par voie électronique.

L'ARC considère que les registres électroniques doivent inclure tout renseignement qui a été directement entré dans un système aux fins de traitement, de manipulation, de stockage par voie électronique ou média optique, ou pour reproduction sur copie papier. Un demandeur qui utilise un système informatique pour générer les registres comptables doit conserver le fichier électronique. Si le demandeur fournit des renseignements sur un média électronique, celui-ci devra être balayé pour détecter la présence de virus. Si aucun virus n'est détecté, le média est ensuite copié sur l'ordinateur portatif de l'EF. Idéalement, l'EF devrait retourner le média au demandeur avant de quitter les lieux. Si le disque compact est conservé, il devra alors être entreposé dans un endroit sécuritaire au bureau et consigné, de la même manière que l'on procède pour tout autre document emprunté. Consultez le chapitre 5.8.5 pour les procédures à suivre lorsqu'il s'agit d'emprunter des documents.

La demande devrait être adaptée à la nature de l'entreprise et de la demande ainsi qu'aux besoins de l'EF. L'EF peut demander l'un ou l'autre des registres comptables suivants qui sont communs à la plupart des demandeurs, sans s'y limiter :

  • plans comptables et le groupement des comptes aux états financiers;
  • balances de vérification;
  • détails des comptes du grand livre général;
  • états financiers, y compris les notes accompagnant les états financiers;
  • déclarations de revenus fédérales et provinciales et les annexes à l'appui;
  • conventions conclues intercompagnies (formulaires T1145, T1146 et T1174);
  • journaux (achats, ventes, …) et écritures de journal;
  • écritures de régularisation en fin d'exercice;
  • feuilles de travail du comptable externe;
  • conciliations;
  • dossier de l'intermédiaire fiscal au titre de la RS&DE;
  • journal ou registre de paie;
  • feuilles ou relevés de temps et feuillets d'État de la rémunération payée (T4);
  • horaire des employés pour justifier les heures demandées;
  • registres du matériel à vocations multiples (MVM) et de matériel utilisé en totalité, ou presque (TOP);
  • factures de vente et contrats (bons de commande);
  • demandes d'autorisation de dépenses en capital;
  • courriels;
  • conventions entre sociétés de personne ou coentreprises;
  • organigramme;
  • registres des inventaires;
  • documents d'assurance;
  • lettres et correspondance;
  • documents juridiques;
  • registres des procès-verbaux et registre des actionnaires;
  • documents de constitution en société.

De plus, l'EF devrait demander que le demandeur fournisse des documents précis qui appuient la demande, ce qui peut comprendre les documents suivants :

  • rapports de dépenses des employés;
  • contrats de RS&DE;
  • contrats en lien avec une aide gouvernementale ou autre;
  • répartition des dépenses de RS&DE par projet;
  • répartition des salaires en RS&DE par employé, par projet et autres;
  • répartition des dépenses demandées dans le formulaire T661 y compris les descriptions, les coûts, les factures et la date des paiements;
  • base et calculs de toute allocation ou coût standard qui ont servi à déterminer les dépenses demandées;
  • répartition des dépenses prescrites ou des paiements contractuels déduits des dépenses admissibles;
  • rapports et sommaires des ventes – afin de déterminer si une aide quelconque a été reçue et si elle a été incluse dans le calcul du revenu;
  • liste des comptes payables à la fin de l'exercice et 180 jours après la fin de l'exercice;
  • liste des actionnaires et de leur possession d'actions (si l'annexe T2SCH50, Renseignements sur les actionnaires, n'a pas été remplie);
  • conciliations de la vente des prototypes, de biens d'équipement en TOP, MVM et de matériaux transformés avec le montant de la récupération des CII;
  • conciliations de l'annexe T2SCH01, Revenu net (perte nette) aux fins de l'impôt sur le revenu, aux fins suivantes :
    • addition des dépenses courantes de RS&DE déduites à l'état des résultats plutôt que reportées au bilan;
    • si des dépenses en capital de RS&DE sont demandées, l'addition de toutes dépenses en capital qui figurent à l'état des résultats;
    • déduction de l'aide et des CII inclus dans le calcul du revenu ou déduits des dépenses dans l'état des résultats (ou réduction des additions pour la provision pour impôts sur le revenu);
  • si des dépenses en capital de RS&DE sont demandées, conciliation des acquisitions d'immobilisations selon les états financiers avec les acquisitions selon le formulaire T661 et de l'annexe T2SCH08, Déduction pour amortissement (DPA), (les dépenses ne peuvent être ajoutées à la fois au formulaire T661 et à l'annexe T2SCH08);
  • conciliation de l'aide et des CII déclarés dans les états financiers avec les montants demandés à titre de réduction du compte de dépenses et des dépenses admissibles aux fins du paragraphe 37(1).

Remarque : Les demandeurs peuvent soumettre des états financiers condensés ou rapprochés qui peuvent n'être d'aucune utilité aux fins de l'examen de l'EF. Si cela se produit, l'EF devrait demander des états financiers plus détaillés ou non rapprochés, respectivement.

5.4.3.1 Travailler avec les demandeurs : Aider le demandeur à comprendre l'importance de la documentation

Dans plusieurs cas, les dépenses du demandeur sont refusées lorsqu'il ne peut justifier les montants demandés, en raison du manque de documentation à l'appui. L'enjeu peut être une facture manquante ou une affectation non soutenue d'une dépense. L'EF doit déterminer la source de l'enjeu et recommander des façons d'améliorer la documentation à l'appui dans le futur. Le demandeur doit être mis au courant de la raison de l'insuffisance de la documentation existante et de la façon de l'améliorer pour les demandes à venir. À cette fin, un certain nombre d'approches différentes peuvent aider le demandeur à mieux comprendre l'exigence de fournir un appui en améliorant son système de suivi des coûts pour les demandes éventuelles.

  • Expliquer au demandeur vos préoccupations et indiquer que la documentation à l'appui est nécessaire afin d'établir qu'une dépense a été engagée en totalité ou en partie pour la RS&DE.
  • Discuter du processus qu'utilise le demandeur pour effectuer le suivi des coûts de RS&DE afin de déterminer les éléments probants qui sont produits au cours du processus de travail régulier. Il est possible que le demandeur produise la documentation à l'appui des coûts engagés de RS&DE, mais ne la conserve pas.
  • Suggérer des mécanismes simples, comme faire le suivi des coûts de RS&DE séparément dans les comptes à mesure que les dépenses sont engagées ou tenir des relevés de temps selon le projet et l'activité pour les employés exerçant des activités de RS&DE. Souligner les avantages supplémentaires, d'un point de vue opérationnel, de connaître les dépenses relatives au projet pendant la progression des travaux par rapport à la constatation, après la fin de l'exercice, qu'il y a eu plus de dépenses que prévu.
  • Souligner l'importance, pour le demandeur, d'être en mesure de démontrer le lien entre la dépense et les travaux demandés. Suggérer la documentation à l'appui qui pourrait être modifiée à mesure qu'elle est produite dans le cadre des activités opérationnelles quotidiennes. Par exemple, une note décrivant l'utilisation des matériaux achetés pourrait être ajoutée sur un bon de commande.
  • Si le CRT a établi que certains ou tous les travaux demandés respectent la définition de RS&DE, travailler avec le CRT et le demandeur afin de trouver les coûts admissibles. Il est probable qu'une autre documentation à l'appui soit disponible pour établir le montant d'un coût engagé pour la RS&DE.
Cependant, il est également important de rappeler au demandeur qu'il est responsable de s'assurer qu'une documentation à l'appui pertinente et suffisante est conservée afin d'appuyer les dépenses demandées.

5.5 Entrevue initiale

Les entrevues et les discussions devraient être menées avec des personnes qui connaissent bien à la fois l'entreprise et les activités de RS&DE qui ont été entrepris et demandées pour l'année faisant l'objet de l'examen. Les questions d'entrevue devraient être conçues afin d'aider l'EF à recueillir des renseignements pertinents aux enjeux en cause. Dans le cadre d'examens de petites et de moyennes entreprises, l'entrevue se fera habituellement avec le demandeur. Dans le cadre d'examens de grandes entreprises, l'entrevue se fera habituellement avec le contrôleur ou le chef des services financier, et inclura souvent les intermédiaires fiscaux ou les vérificateurs externes.

La majorité des questions qui sont posées durant l'entrevue initiale sont communes à la plupart des examens, bien que certaines soient uniques à la demande et au demandeur. Les questions supplémentaires résultent souvent de renseignements obtenus lors de l'examen préliminaire des renseignements disponibles.

5.5.1 Entrevue générale (EF et CRT)

L'entrevue initiale devrait être bien planifiée, coordonnée, prévue au calendrier d'activités et menée de manière à atteindre les objectifs d'entrevue de l'EF, à obtenir des renseignements pour débuter l'entrevue financière et à permettre de répondre aux questions relatives à la RS&DE que pose le demandeur. Bon nombre de ces questions et réponses découlant de l'entrevue initiale seront profitables tant à l'EF qu'au CRT. Il peut donc être pratique de mener cette entrevue avec le CRT. Dans un tel cas, on devrait demander au demandeur que toutes les personnes concernées dans la demande soient disponibles pour débuter le processus.

Comme il a été discuté au chapitre 4, et selon le plan d'examen, la ou les feuilles de notes et de redressements auront été préparées avant de rendre visite au demandeur. Cet outil d'examen expose brièvement les questions à poser et les enjeux à discuter avec le demandeur. D'autres outils d'examen pouvant s'avérer utiles à l'EF à cette étape du processus sont abordés au chapitre 5.10.2.

Toutes les conversations au cours de l'entrevue initiale doivent être consignées dans le formulaire T2020. L'EF devrait également s'assurer que le demandeur est au courant qu'il veut visiter les lieux avec le CRT. D'autres renseignements, tels que le lieu, la date et l'heure de l'entrevue, ainsi que les noms de tous les participants et les projets et enjeux qui ont fait l'objet d'une discussion doivent également figurer dans le formulaire T2020.

Bien que l'EF et le CRT effectuent habituellement des examens séparément, ils doivent communiquer ensemble tout au long du processus d'examen, surtout lorsque les enjeux sont communs. Cette communication pourrait se faire sur le lieu d'affaires du demandeur ou au retour au bureau.

Conseil: Coordonne la prise de notes entre l'EF et le CRT.

5.5.2 Entrevue détaillée (EF seulement)

Une fois l'entrevue générale coordonnée avec le CRT terminée, une entrevue plus approfondie peut avoir lieu avec les représentants financiers du demandeur. L'EF peut obtenir de plus amples renseignements au sujet du système de comptabilité, comme le type de logiciels employés, l'existence ou l'absence de contrôles internes et l'état des registres comptables.

Dans le cas d'une demande en monnaie fonctionnelle, l'EF devrait aussi confirmer auprès du demandeur que la monnaie fonctionnelle choisie est bien la monnaie principale qu'il a utilisée tout au long de l'année d'imposition aux fins d'établissement de ses rapports financiers. S'il détermine que la monnaie fonctionnelle choisie n'est pas la monnaie principale utilisée par le demandeur, l'EF doit informer le demandeur et le centre fiscal (CF) que la déclaration T2 doit être produite à nouveau, mais en monnaie canadienne. Consultez l'annexe 4 pour obtenir de plus amples renseignements sur la déclaration de monnaie fonctionnelle.

À cette étape, l'EF devrait examiner brièvement tous les livres et registres ayant été demandés et que le demandeur a préparés pour l'entrevue initiale. Cela permettra à l'EF de s'assurer qu'il dispose de tous les registres demandés dans la lettre de contact initiale envoyée au demandeur et qu'il comprend clairement le système de comptabilité de ce dernier. Si certains registres demandés sont manquants, l'EF devrait déterminer si les documents disponibles sont suffisants pour commencer l'examen. Si tel n'est pas le cas et que le demandeur ne peut fournir les renseignements manquants dans un court laps de temps, l'examen devra être reporté jusqu'à ce que le demandeur fournisse une partie suffisante des registres qui ont été demandés. Dans de telles circonstances, un arrêt de compteur dans le système d'information de gestion de la vérification (SIGV) peut s'avérer justifié. Consultez le chapitre 2.12, Normes de service et arrêts de compteur.

Le demandeur devrait être prêt à expliquer comment les dépenses demandées ont été saisis par le système de comptabilité et passer en revue des exemples d'opérations pour démontrer comment le système fonctionne. L'EF devrait poser toute question qui se révèle nécessaire pour clarifier les éléments ambigus. L'EF devrait également observer et documenter la pertinence des registres comptables pour l'examen. Il peut arriver que certaines procédures d'examen prévues s'avèrent impossibles et qu'il soit nécessaire de mettre à jour le plan d'examen.

5.6 Visite des lieux

L'EF devrait demander au demandeur de lui faire visiter les lieux au début de l'entrevue sur place afin de s'assurer que la visite est coordonnée avec le CRT. Cette visite est essentielle pour comprendre les aspects techniques et financiers de l'entreprise du demandeur et de sa demande. Celle-ci permet de vérifier les activités de RS&DE et de s'assurer que les biens et les opérations sont tels que le demandeur les a décrits. La visite s'effectue souvent immédiatement après l'entrevue initiale, mais elle peut être reportée après l'examen préliminaire des registres comptables. L'EF devrait demander à voir l'aménagement des lieux afin d'avoir un aperçu visuel avant la visite. Les renseignements recueillis durant la visite devraient être documentés dès que possible. La feuille de notes et de redressements peut servir à cette fin, ou encore, l'EF peut utiliser le Questionnaire sur l'entrevue relative à la RS&DE et sur la visite des lieux [outil présentement en élaboration à la RS&DE de l'AC] lorsque les questions ont été préparées à l'avance. Les réponses du demandeur aux questions qui lui sont posées, ainsi que toute observation faite devraient être consignées au moment de la visite afin de s'assurer que les renseignements recueillis sont exacts et complets. S'il n'est pas pratique ou possible de faire une visite, l'EF devrait documenter la raison dans le formulaire T2020. Si le demandeur semble hésitant ou refuse l'accès au lieu d'affaires, le GEF devra en être informé. Voici quelques exemples d'éléments qui peuvent être observés au cours de la visite :

  • l'emplacement des registres comptables;
  • les biens d'équipement (utilisés en TOP ou MVM);
  • le secteur qui est ou était consacré aux travaux de RS&DE;
  • les prototypes, modèles, équipement adapté ou à d'autres fins particulières ayant servi à l'exécution des travaux de RS&DE demandés;
  • les opérations de l'unité et les séquences d'opérations dans les processus pertinents de la chaîne de production;
  • les activités commerciales normales qu'exécutent les employés;
  • les employés qui peuvent avoir exercé directement des activités;
  • l'existence d'équipement et de matériaux pertinents;
  • les matériaux qui peuvent avoir servi aux travaux de RS&DE demandés;
  • l'équipement ou les matériaux mis au rebut ou recyclés qui peuvent avoir résulté des travaux de RS&DE;
  • la façon dont les travaux de RS&DE sont saisis.

Les sections suivantes portent sur la pertinence des éléments particuliers qui peuvent avoir été observés au cours de la visite sur place.

Les biens en capital utilisés « en totalité ou presque » (TOP) – L'accent est mis sur l'emplacement de l'équipement de RS&DE demandé. Cela fournira des indices quant à l'utilisation de l'équipement et peut générer d'autres questions pour le CRT et l'EF.

L'identification des secteurs qui peuvent être consacrés à la RS&DE – Le CRT ou l'EF devrait demander au demandeur de lui faire visiter le ou les secteurs de ses installations qui sont consacrés à la RS&DE. Dans le but de l'examen, il peut s'avérer nécessaire, à une étape ultérieure de l'examen financier, d'évaluer la taille de ces secteurs consacrés à la RS&DE par rapport aux secteurs dédiés aux activités commerciales normales du demandeur. Il sera particulièrement important de procéder à une estimation de ce qui aurait été nécessaire ou essentiel pour exécuter les travaux de RS&DE, tels que décrits par le demandeur. Des questions peuvent être posées pour déterminer comment le demandeur a décidé de consacrer un secteur à la RS&DE et si ce secteur a en effet été utilisé tel que prévu ou anticipé.

Activités commerciales – Dans bon nombre de cas, des activités commerciales et de RS&DE auront été exécutées simultanément au cours de la période de la demande. Il se peut donc que certains coûts de main d'œuvre et autres associés à ces activités commerciales aient été inclus par erreur dans la demande. La visite sur place fournit une occasion de recueillir des renseignements qui aideront tant le CRT que l'EF à distinguer la partie de la main d'œuvre pour les activités commerciales et celle pour les activités « directement exercées » aux fins de la RS&DE.

Employés exerçant directement des activités – L'entrevue fournira une occasion de rencontrer les employés qui ont participé aux travaux de RS&DE demandés. Le CRT ou l'EF peut souhaiter s'entretenir avec les employés qui ont exercé directement ces travaux afin d'établir clairement la nature et la portée de leur participation. À cette fin, les renseignements suivants peuvent être obtenus soit auprès de l'employé ou du demandeur :

  • les responsabilités normales ou habituelles relevant du poste qu'occupe l'employé (qui, selon la demande, était un employé exerçant directement des activités);
  • les feuilles de temps et les horaires de travail;
  • les rapports de dépenses des employés; et
  • les contrats de travail ou lettres d'emploi.

5.7 Éléments probants

Après avoir évalué le système de comptabilité, l'EF peut commencer à recueillir des éléments probants afin de déterminer si le demandeur a demandé de façon adéquate les dépenses de RS&DE et s'il est admissible à un CII, tel que le prévoit la Loi de l'impôt sur le revenu. La collecte d'éléments probants s'effectue dans le cadre de l'exécution de procédures de vérification et de contrôle. L'étendue et la nature du contrôle dépendront des constatations découlant des procédures de vérification effectuées, ainsi que du jugement de l'EF et de son interprétation de ces constatations préliminaires.

L'EF doit recueillir suffisamment d'éléments probants pour être en mesure de tirer des conclusions raisonnables. L'une des décisions importantes que doit prendre l'EF consiste à déterminer la quantité appropriée d'éléments probants à recueillir pour être convaincu que le demandeur a observé ou non la Loi. Ces éléments peuvent être recueillis de façon documentaire, verbale ou visuelle, et peuvent être produits par l'EF, le demandeur ou un tiers. Les éléments probants qui valident les redressements doivent comporter des renvois aux feuilles de travail et être joints au dossier.

L'EF doit s'assurer que les éléments probants recueillis sont suffisants pour qu'un autre EF soit susceptible de tirer la même conclusion.

Il existe sept catégories d'éléments probants qui sont les suivantes :

  1. examen physique – l'examen visuel des prototypes et équipements;
  2. inspection des documents (contrôle au moyen de pièces justificatives) – l'examen des documents et registres du demandeur auquel procède l'EF pour corroborer les renseignements contenus dans les états financiers, le formulaire T661 et autres documents;
  3. observation – le recours à ses sens pour évaluer certaines activités;
  4. demandes de renseignements au demandeur – renseignements reçus du demandeur ou de membres de son personnel, verbalement ou par écrit, en réponse à des questions de l'EF;
  5. confirmation – la réception d'une réponse par écrit d'un tiers chargé de vérifier l'exactitude des renseignements identifiés par l'EF;
  6. examen de l'exactitude des enregistrements – la contre-vérification d'un échantillon de calculs et de transferts de renseignements effectués par le demandeur au cours de la période faisant l'objet de l'examen;
  7. procédés analytiques – comparaisons et liens utilisés comme moyen d'isoler des comptes ou des opérations qui devraient faire l'objet d'une enquête plus approfondie afin d'aider à établir qu'une vérification supplémentaire n'est pas requise. Un procédé analytique est l'étude et l'évaluation des relations qui existent entre les éléments d'information financière ou autre.

5.8 Contrôle des registres comptables du demandeur

En général, le contrôle des registres comptables du demandeur peut prendre deux formes. Pour ce qui est de la première forme, l’EF peut examiner les contrôles internes ayant pour objectif de réduire le travail de corroboration des écritures dans les registres, ou encore, l’EF peut décider que seul un contrôle de corroboration approfondi est requis pour terminer l’examen. L’emploi de cette deuxième forme peut faire suite à l’emploi de la première forme où les contrôles initiaux effectués par l’EF ont démontré que les contrôles internes ne sont pas fiables. Cette méthode peut aussi être utilisée lorsque la demande est peu importante.

5.8.1 Évaluation des contrôles internes

Un système de contrôles internes consiste en des procédures et des politiques qu'applique une entité soit pour prévenir ou détecter des erreurs importantes dans les registres comptables, soit pour protéger ses biens, soit pour assurer une utilisation optimale de ses ressources.

Dans de petites entreprises, tout le système de comptabilité peut consister simplement en reçus de dépenses et relevés bancaires. Le demandeur peut faire le suivi des dépenses de RS&DE dans ses comptes tout au long de l'année; cependant, il est peu probable que des contrôles internes fiables soient mis en œuvre et surveillés par le demandeur. Quelques contrôles peuvent être mis en place, mais sans séparation des tâches, ces contrôles peuvent ne pas être fiables. Par conséquent, l’EF ne devrait pas s’attarder à l'évaluation des contrôles relativement à une demande d'une petite entreprise. Une évaluation adéquate des contrôles exigerait probablement plus de temps que la solution de rechange, soit un examen approfondi de la demande.

Pour ce qui est d’une demande d’une très grande entreprise comportant des dizaines de milliers de dollars en dépenses, la fiabilité des contrôles internes pourrait réduire considérablement le nombre d'heures requises pour effectuer l'examen. Bien que les contrôles internes soient conçus à des fins de gestion, ils peuvent être évalués et servir de fondement à l'EF qui examine la demande. En concluant que des contrôles internes efficaces ont été en place tout au long de l'année de la demande, l'EF pourra s'appuyer sur ces contrôles particuliers et réduire l’échantillon des dépenses individuelles à examiner. En général, chaque contrôle qui fonctionne adéquatement dans le système de comptabilité accroîtra la fiabilité des registres comptables que ce système produit. L'évaluation des contrôles internes peut donc être envisagée comme moyen d'évaluer les risques d'erreurs dans les comptes du demandeur. S'il est établi que le contrôle devant servir de fondement sur lequel souhaite s’appuyer l'EF ne fonctionnait pas, ce dernier devra évaluer les répercussions sur le plan d'examen, si la fiabilité des contrôles faisait partie intégrante de ce plan. Essentiellement, cela signifie que la taille de l'échantillon des opérations à contrôler augmenterait de façon significative.

5.8.2 Utiliser IDEA

Outre l'évaluation et la fiabilité des contrôles internes, l'EF peut trouver que le logiciel d'extraction et d'analyse des données (IDEA) est particulièrement utile lorsque le volume des opérations est trop important pour procéder à un contrôle efficace et efficient, ou lorsque la piste de vérification n'est pas apparente, sauf électroniquement. Le procédé IDEA peut servir aux fins suivantes :

  • Contrôler l'uniformité de la consignation des opérations lorsqu'une évaluation des contrôles internes est entreprise.
  • Traiter de façon indépendante les registres électroniques du demandeur et rapprocher les montants figurant dans les comptes aux dépenses demandées dans le formulaire T661.
  • Demander des renseignements concernant les registres afin de déterminer si les renseignements qu'ils contiennent correspondent aux activités commerciales du demandeur.
  • Effectuer divers tests de vérification et analyses.

Si une erreur systématique est détectée, le logiciel IDEA permettra à l'EF de quantifier la totalité des erreurs dans les comptes en lien avec l'erreur systématique. Dans les situations où la portée de l'examen doit être élargie, le logiciel IDEA permettra d'augmenter le volume des dépenses à examiner. Cet élargissement de la portée de l'examen peut ne pas être possible en recourant à des procédures manuelles.

5.8.3 Genres de sondages directs

L'EF peut procéder à deux genres principaux de sondages directs : particulier ou représentatif. L'EF peut librement opter pour l'un au l'autre des genres ou pour une combinaison des deux lorsqu'il s'agit de formuler le plan d'examen. Chaque genre comporte ses avantages, selon les circonstances de la demande et de la qualité des registres comptables du demandeur.

Le sondage d’éléments particuliers est utile pour examiner les dépenses qui semblent importantes pour l'ARC lorsque ces dépenses comportent un seul élément ou un petit nombre d'éléments.

Protégé - non reproduit

est un exemple où cette méthode s'avère particulièrement utile.

Protégé - non reproduit

L’EF optera pour le sondage d’éléments représentatifs lorsqu’il s’agit de nombreuses opérations semblables et que le demandeur a probablement utilisé la même méthode ou une méthode similaire pour déterminer la partie des dépenses de RS&DE. L’EF sélectionnera un échantillon typique d'éléments extraits de la population pour parvenir à une conclusion quant à savoir si le demandeur a traité ces éléments conformément à la Loi et les politiques de l'ARC. Cette technique d’échantillonnage peut permettre d’accroître l’efficacité de l’examen, particulièrement lorsque l’EF peut conclure, en s'appuyant sur l'échantillon contrôlé, que la comptabilité du demandeur pour les coûts liés à la RS&DE correspond raisonnablement aux montants admissibles aux termes de la législation.

Il existe deux méthodes dont dispose l'EF pour sélectionner un échantillon aux fins du sondage d'éléments représentatifs : statistique et non-statistique. L’EF recourt à son jugement professionnel pour choisir un échantillon non-statistique et une équation mathématique pour obtenir un échantillon statistique. Malgré que l’échantillonnage statistique soit beaucoup plus rigoureux à appliquer, il fournit un degré plus élevé d'assurance sur la fiabilité de la conclusion par rapport à un échantillon non-statistique puisque ses conclusions sont fondées sur l’échantillonnage au hasard et sur la théorie de la probabilité.

L’EF obtient un échantillon non-statistique en sélectionnant des items qui suscitent des interrogations. Par exemple :

Protégé - non reproduit

On peut retrouver les lignes directrices de l’ARC quant à l’utilisation de l’échantillonnage statistique au chapitre 13 du Manuel de la vérification. Cette méthode d’échantillonnage peut être utile lorsqu’il s’agit d’un grand nombre de transactions de RS&DE. Tel que précisé plus tôt, les items de l’échantillon sont sélectionnés au hasard et la théorie de la probabilité est appliquée afin de déterminer le taux d’erreurs anticipé de la population entière. Par conséquent, les résultats obtenus peuvent servir aux fins de projet de cotisation. Outre, en stratifiant la population, des taux d’erreurs statistiquement valides peuvent être établis pour chaque strate (une strate étant une partie précise de la population ayant une caractéristique distincte, par exemple, les montants moindre de 200 $ ou tous les achats d’ABC Inc.). Ceci pourrait augmenter l’exactitude globale des erreurs anticipées pour la population. Le logiciel IDEA devrait être utilisé lorsque l'EF entreprend l'échantillonnage statistique.

5.8.4 Autres procédures de vérification

Il existe bon nombre de procédures de vérification pour recueillir des éléments probants. Parmi celles-ci, voici quelques-unes des procédures les plus communes :

  • Analyse : cerner les éléments dans un compte en vue d'un examen plus approfondie et évaluer les liens qui existent entre eux. Une analyse comprend des procédures telles que :
    • Comparer : examiner deux éléments ou plus, en vue de déterminer s'il existe des similitudes ou des divergences.
    • Rapprocher : tenir compte de l'écart entre deux montants liés.
  • Calcul / Nouveau calcul : vérifier l'exactitude mathématique des documents sources et d'autres registres comptables.
  • Additionner : additionner une colonne de chiffres en vue de déterminer si le total est le même que celui du demandeur.
  • Demande de renseignements et confirmation : soumettre des demandes par écrit ou verbalement au demandeur ou à des personnes externes.
  • Inspection : examiner les registres comptables ou les éléments d'actifs. Une inspection comprend les procédures suivantes :
    • examiner : examiner de plus près des entrées ou des documents en particulier;
    • passer en revue : examiner attentivement une série d'opérations en passant en revue des écritures ou des documents et faire une évaluation globale;
    • survoler : effectuer un examen superficiel des registres comptables afin de devenir familier avec les comptes, la méthode pour enregistrer les documents source, et les éléments significatifs ou importants qui peuvent nécessiter un examen plus détaillé;
    • scruter de près : effectuer une recherche de données pour repérer des éléments importants à examiner, essentiellement un balayage plus approfondi;
    • retracer : faire le suivi d'une opération à diverses étapes du processus de comptabilité;
    • vérifier : établir l'exactitude du solde d'un compte;
    • contrôler : vérifier les renseignements pertinents sélectionnés en examinant les documents justificatifs;
    • lire : examiner les renseignements sous forme écrite afin d'établir les faits pertinents à l'examen;
    • compter (ou dénombrer) : établir les actifs en main à un moment donné.
  • Observation : observer un processus ou une procédure au moment de son exécution.

L'EF appliquera diverses procédures de vérification aux dépenses demandées au titre de la RS&DE afin de tirer des conclusions concernant le niveau d'observation du demandeur à la Loi et aux politiques de l'ARC. L'EF n'est pas tenu d'examiner tous les renseignements disponibles s'il peut tirer des conclusions en recourant à des approches d'échantillonnage ou à d'autres moyens de sélection des éléments aux fins de contrôle. Si l’examen d’une fraction des données fournit à l'EF une assurance raisonnable quant à la fiabilité de l'ensemble des données et qu'aucune erreur importante n'a été détectée, il peut tirer ses conclusions et terminer l'examen. Cependant, si des montants importants dans la demande sont toujours à risque, et que la technique d'échantillonnage sélectionnée ne fournit aucune assurance raisonnable, l’EF ne sera pas en mesure d’extrapoler sur le niveau d’inobservation à partir d’un échantillon des dépenses demandées. Dans un tel cas, il est recommandé de procéder à un contrôle de corroboration plus approfondi jusqu'à ce que l'EF soit convaincu qu'il ne subsiste aucune autre erreur importante. Si cela signifie que des changements considérables doivent être apportés au plan d'examen, l'EF peut devoir consulter le GEF.

5.8.5 Faire des copies de la documentation du demandeur

Au cours du processus d'examen, l'EF pourrait avoir à retenir des copies de certains documents du demandeur pour un examen approfondi ou pour appuyer les redressements. En vertu de l'article 231.5 de la Loi, l'EF a l'autorité de faire des copies de tous les documents qui appartiennent au demandeur, y compris des copies papier des documents électroniques. Les procédures à suivre pour faire des copies de documents se trouvent au chapitre 10 du Manuel de la vérification. Si le demandeur est dans l'impossibilité ou refuse de mettre un photocopieur à la disposition de l'EF, ce dernier devrait alors emprunter les registres et les photocopier au bureau des services fiscaux (BSF), puis les rendre au demandeur. Si tel est le cas, l'v devrait suivre les procédures pour l'emprunt de registres comptables énoncées au chapitre 10 du Manuel de la vérification. Le formulaire T2213, Accusé de réception de livres, registres et pièces justificatives, pourrait servir à cet effet.

5.9 Types de documentation

Un dossier de feuilles de travail contiendra habituellement les éléments suivants, en totalité ou en partie :

Rapports, correspondance et productions du demandeur

  • Rapport d'examen financier (REF)
  • Commentaires de la fonction de contrôle
  • Correspondance
  • Autres rapports
  • Formulaires, renonciations

Feuilles de travail et outils d'examen

  • Feuilles de travail relatives aux enjeux [outil présentement en élaboration à la RS&DE de l'AC]
  • Listes de contrôle, feuilles de travail et questionnaires utilisés par l'EF
  • Extraits de documents juridiques annotés par l'EF
  • Annexes révisées
  • Renvois demandant l'aide d'autres programmes
  • Plan d'examen
  • Formulaire T2020
  • Feuille(s) de notes et de redressements
  • Sommaire des redressements

Documents à l'appui

  • copies complètes des ententes (par exemple, contrats au titre de la RS&DE, aide au titre de la RS&DE, octroi de licence de logiciels);
  • d'autres documents, tels que des factures ou des preuves de paiement, obtenus auprès du demandeur ou de son représentant qui valident les redressements.

Une copie de tout document à l'appui reçu devrait être conservée au dossier et faire l'objet de renvois dans les feuilles de travail lorsque le document appuie un redressement. De tels documents peuvent parfois comporter des annotations de l'EF accompagnées de notes d'examen, de commentaires ou même être surlignés. Si tel est le cas, il s'agit d'une feuille de travail. Si l'EF doit annoter la photocopie originale, une copie propre du document devrait être conservée en plus de la copie utilisée comme feuille de travail. Toute note superflue sur la copie originale peut rendre le document invalide comme preuve de ce qui a été reçu du demandeur si celui-ci nie son authenticité devant un tribunal.

5.10 Feuilles de travail et outils d'examen

Les feuilles de travail et les outils d'examen sont surtout essentiels parce qu'ils permettent de faire le suivi des éléments que l'EF a examinés et des conclusions qu'il a tirées lorsqu'il a examiné les renseignements recueillis ou ceux fournis par le demandeur. Ils constituent l'élément probant principal qui détaille les éléments que l'EF a examinés, les interactions qui ont eu lieu avec le demandeur et d'autres personnes et la chronologie de l'examen.

5.10.1 Feuilles de travail

Le Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA) définit les feuilles de travail comme [traduction] « les registres que tient le vérificateur sur les procédures appliquées et leurs résultats, les renseignements obtenus et les conclusions tirées dans l'exécution de son examen et dans la rédaction de son rapport. »

Chaque feuille de travail devrait être intitulée adéquatement et inclure le nom du demandeur, son numéro d'entreprise et la période que couvre la demande, une brève description du contenu, le nom du préparateur de la feuille de travail et la date de préparation.

Les feuilles de travail devraient à la fois être indexés et comporter des renvois afin de faciliter l'organisation du dossier et du processus d'examen. L'indexation et la numérotation des feuilles de travail seront abordées au chapitre 6.15.

5.10.1.1 Objectifs des feuilles de travail

De bonnes feuilles de travail sont essentielles pour comprendre le motif de chaque décision que rend l'EF. Il devrait s'agir de documents autonomes en ce sens que tout autre utilisateur des feuilles de travail ne devrait pas avoir à communiquer avec l'EF pour obtenir des explications quant à ce qui est survenu au cours de l'examen.

Les objectifs des feuilles de travail sont les suivants :

  • Fournir une piste de vérification pour le processus d'examen – Les documents devraient expliquer les étapes de l'examen du début à la fin.
  • Documenter la nature et la portée de l'examen – Les feuilles de travail sont le lien entre la déclaration de revenus et les résultats de l'examen de l'EF. Ils devraient donner à tout autre lecteur un aperçu clair et précis du processus d'examen effectué.
  • Appuyer les redressements – Les feuilles de travail devraient fournir suffisamment de renseignements pour que les autres lecteurs puissent comprendre quelles sont les procédures de vérification que l'EF a effectuées et le fondement de tout redressement proposé au demandeur. Cela signifie que les feuilles de travail devraient habituellement référer aux documents de l'ARC pour appuyer la position de l'EF, tels que les politiques d'application, les directives et également la Loi. Essentiellement, les feuilles de travail sont la seule preuve documentaire de l'examen de l'EF en lien avec tout redressement envisagé ou apporté.
  • Expliquer les éléments importants qui ne requièrent aucun redressement – Tous les enjeux importants où des procédures de vérification ont été effectuées, peu importe que les résultats aient donné lieu ou non à un redressement, devraient être documentés dans une feuille de travail. Cela comprend tous les enjeux que la fonction de contrôle a cernés et / ou les enjeux qui ont été notés, par l'EF, dans le plan d'examen.
  • Faciliter l'examen d'un gestionnaire ou la revue du dossier par d'autres utilisateurs – Tant les utilisateurs internes (à l'ARC) qu'externes peuvent se fier aux feuilles de travail. Il peut s'agir d'un EF qui travaille sur une demande future, un gestionnaire ou un conseiller technique, des membres du personnel de l'assurance de la qualité, le demandeur ou son représentant autorisé, un agent des appels, un agent des lois fiscales, un avocat du ministère de la Justice, un juge de la cour de l'impôt, un agent des enquêtes, un employé de l'ARC qui doit répondre à une demande d'équité et / ou un vérificateur interne ou du Bureau du vérificateur général.

5.10.2 Outils d'examen

Les outils d'examen comprennent des aide-mémoire, tels que les questionnaires, les listes de contrôle, les feuilles de travail liés aux enjeux et les feuilles de demande de renseignements. Certains modèles peuvent être modifiés en fonction des besoins de l'EF relativement au demandeur en particulier, aidant ainsi l'EF à obtenir des renseignements pertinents en lien avec les enjeux que comporte la demande et à s'assurer qu'aucun élément important n'a été omis. La Direction de la RS&DE travaillent présentement sur plusieurs de ces outils.

5.10.2.1 Questionnaires

Les questionnaires permettent à l'EF d'interviewer un demandeur ou le personnel du demandeur et de s'assurer que toutes ses questions ont été abordées. Normalement, l'EF peut utiliser le modèle de questionnaire pour de nombreux dossiers et sur plusieurs années, étant donné que des enjeux semblables donneront habituellement lieu à des questions similaires. Les réponses du demandeur aux questions qui lui sont posées devraient être consignées au moment de l'entrevue, ou immédiatement après, afin de s'assurer que les renseignements sont exacts et complets. S'il utilise un modèle de questionnaire, l'EF ne devrait poser que des questions pertinentes au dossier en particulier et devrait supprimer ou rayer les questions inutiles.

Le Questionnaire sur l'entrevue relative à la RS&DE et la visite des lieux [outil présentement en élaboration à la RS&DE de l'AC] est un exemple de questionnaire standard qui peut servir à documenter les renseignements recueillis au cours de l'entrevue initiale. Ce document contient une liste de questions conçues pour recueillir des renseignements généraux requis dans la plupart des examens. Cet outil peut être élargi pour contenir davantage de questions. Bien entendu, il peut s'avérer nécessaire de modifier les questions en fonction des réponses du demandeur, ce qui peut également entraîner des changements au plan d'examen préliminaire.

5.10.2.2 Listes de contrôle

Les listes de contrôle peuvent également servir à s'assurer que tous les aspects de l'examen ont été effectués. La liste de contrôle sert de mesure de contrôle pour le processus d'examen entrepris. Chaque procédure de vérification envisagée peut ainsi figurer dans une liste de contrôle et lorsque la procédure est terminée, la liste de contrôle est notée et comporte un renvoi. De cette façon, l'EF peut examiner la liste de contrôle pour voir ce qu'il reste à faire à n'importe quel moment au cours du processus d'examen. La Liste de contrôle de la visite des lieux d'affaires du demandeur est un exemple de liste qui pourrait comporter des renvois aux dépenses en capital en TOP à examiner, les membres du personnel à interviewer (renvoi au questionnaire), la surface utile à estimer et des échantillons des extrants à demander (pour le CRT).

Autrement dit, une liste de contrôle peut être considérée comme une « liste à faire » et être détaillée selon les besoins de l'EF en particulier. Tout élément terminé de la liste de contrôle devrait référer à la feuille de travail appropriée ou aux notes prises. De brèves notes peuvent être insérées directement dans la liste de contrôle en tant que telle.

5.10.2.3 Feuilles de travail relatives aux enjeux

Une feuille de travail relative aux enjeux [outil présentement en élaboration à la RS&DE de l'AC] consiste en un document d'une ou de plusieurs pages qui décrit clairement les procédures de vérification d'entreprises, les constatations découlant de ces procédures et les conclusions tirées. La feuille de travail fournit une explication de la portée et de l'étendue de l'examen, les détails des calculs complexes et l'application des dispositions législatives par rapport aux décisions prises. Elle peut aussi indiquer ce que l'EF a décidé de ne pas faire, et les raisons. Voici les renseignements supplémentaires qui devraient être inclus dans chaque feuille de travail relative aux enjeux :

  • la dépense de RS&DE demandée (selon le formulaire T661), indiquée dans le titre de la feuille de travail;
  • le numéro de la feuille de travail (pour faciliter les renvois et la préparation d'index);
  • le nom du demandeur et son numéro d'entreprise;
  • la période que couvre la feuille de travail;
  • la date à laquelle elle a été préparée;
  • le nom ou les initiales du préparateur;
  • l'objectif ou l'objet des procédures de vérification;
  • des renvois aux autres feuilles de travail pertinentes et à la documentation justificative;
  • la législation, les politiques et la jurisprudence qui ont servi à titre de références.

Il ne devrait y avoir qu'une seule feuille maîtresse pour un numéro de ligne en particulier du formulaire T661, bien qu'elle puisse être liée à de multiples enjeux. Donc, chaque feuille maîtresse qui renvoie à un numéro de ligne en particulier du formulaire T661 comportera une ou plusieurs feuilles de travail qui appuient la conclusion de la feuille maîtresse. Les numérations (c'est-à-dire des symboles ou marques de pointage) dans les feuilles de travail, y compris la feuille maîtresse, doivent clairement être expliquées dans la feuille de travail ou présentées sous forme de clé distincte pour les symboles utilisés dans le dossier.

Les références et les renvois sont importants dans les feuilles de travail. Si un chiffre est cité, sa source devrait être indiquée, c'est-à-dire la feuille de travail ou une autre référence d'où le chiffre en question est tiré. Si un chiffre est reporté à une autre feuille de travail, un renvoi indiquant la feuille de travail où est reporté le chiffre devrait être inséré. Cela facilite le suivi de la piste d'examen et des constatations qui ont mené aux conclusions autant pour l'EF que pour les autres lecteurs. Par convention, la référence au document source ou à la feuille de travail (provenance) apparaîtra en indice supérieur à gauche du chiffre, tandis que la référence au document destinataire ou à la feuille de travail (destination) sera indiquée en indice inférieur à droite du chiffre.

Exemple :

300-4 4 800 $ [montant tiré de la FT 300-4]

300-4 3,200 $

8000 $ 300 [montant reporté à la FT 300]

5.10.2.4 Feuilles de demande de renseignements

Au cours d'un processus d'examen, l'EF peut demander des renseignements ou des documents supplémentaires au demandeur. À cette fin, le formulaire T997, feuille de demande de renseignements, est un outil utile. Il prévoit un espace pour les questions ou demandes de renseignements de l'EF, ainsi que la date de réception prévue de la réponse et un espace réservé à la réponse du demandeur. Le demandeur peut joindre des documents justificatifs, au besoin. L'EF et le demandeur devaient établir la meilleure façon de présenter de telles demandes de renseignements, par exemple, au fur et à mesure qu'elles se présentent pour les très petites demandes ou à la fin de chaque journée pour les demandes de RS&DE les plus importantes ou une combinaison des deux.

5.10.3 Indexation et numérotation des feuilles de travail

Toutes les feuilles de travail que comporte le dossier doivent être indexées et numérotées de manière à ce qu'elles soient faciles à repérer. Un système normalisé d'indexation et de numérotation des feuilles de travail devrait être adopté au niveau du bureau des services fiscaux coordonnateur (BSFC) et, de préférence, par tous les BSFC. Le chapitre 6.17 propose un système d'indexation et de numérotation de rechange à celui que l'on trouve dans le système de vérification sur ordinateur portatif pour Windows (SVP / Win).

La numérotation des feuilles de travail est essentielle à l'organisation du dossier. Elle facilite à la fois les renvois d'une feuille de travail à une autre et fait la lumière sur tout le processus d'examen effectué par l'EF du début à la fin. Pour être utile, l'index devrait, à la fois, situer et décrire la feuille de travail ou toute autre documentation contenue dans le dossier.

5.11 Résolution des enjeux

À l'étape de l'examen préliminaire, l'EF aura commencé à produire une ou plusieurs feuilles de notes et de redressements, (consultez le chapitre 4.9). À cette étape de l'examen, l'EF commencera à clarifier les éléments contenus dans les notes et les redressements ainsi que les enjeux indiqués dans le plan d'examen. Tout redressement requis devrait être pris en note immédiatement.

Il incombe à l'EF de vérifier les explications fournies par le demandeur au cours de l'entrevue. Si les renseignements que fournit le demandeur semblent incohérents avec les autres renseignements recueillis par l'EF, de plus amples explications ou renseignements devraient être demandées au demandeur.

5.11.1 Consultation avec des collègues de l'ARC

Il peut arriver, à l'occasion, alors qu'il effectue l'examen de la demande, que l'EF observe un nouvel enjeu complexe ou difficile. Dans un tel cas, une consultation peut s'avérer nécessaire pour bien comprendre l'enjeu et le traiter. L'EF peut consulter un autre EF, un conseiller technique financier (CTF), un GEF, un CRT ou un agent d'un autre secteur d'expertise, tel que la Planification fiscale abusive ou la Division de l'orientation technique à l'AC. La politique locale en vigueur permettra de déterminer comment l'EF peut approcher d'autres collègues pour obtenir des conseils ou des renseignements. Toutes les consultations devraient être consignées en détail dans le formulaire T2020 si elles influencent le processus d'examen et / ou les décisions prises.

5.12 Insuffisance de preuves à l'appui

5.12.1 Exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu

Le paragraphe 230(1) de la Loi exige que le demandeur tienne des registres et des livres de comptes qui contiennent suffisamment de renseignements pour calculer le montant des crédits d'impôt auquel il a droit. Par conséquent, pour demander des crédits d'impôt à l'investissement pour la RS&DE, le demandeur doit conserver des preuves à l'appui qui démontrent que les dépenses demandées répondent aux exigences de la Loi. Par exemple, la preuve doit démontrer ce qui suit :

  • les dépenses étaient attribuables aux activités de RS&DE exercées au Canada;
  • les dépenses ont été engagées au cours de l'année visée par la demande; et
  • les dépenses répondent aux exigences des articles applicables de la Loi et de son Règlement.

Remarque : Une note de service au sujet de la date limite de production pour la RS&DE et le montant du CII a été émise par la Division de l'élaboration des politiques le 8 janvier 2009.

Cette note de service précise que, si le demandeur n'a pas identifié une dépense au plus tard à la date de production du formulaire T661, cette dépense sera alors réputée ne pas être une dépense de RS&DE tel qu'il est mentionné au paragraphe 37(12) de la Loi. Une dépense qui est refusée ne pourra pas être substituée par une autre dépense. La reclassification d'une dépense afin de corriger une erreur de classification sera acceptée après la date limite de production, même lorsque la demande provient d'un demandeur. Pour plus de détails, consultez la note de service.

5.12.2 Format des éléments probants

Le paragraphe 230(1) de la Loi exige également que le demandeur conserve des registres comptables dans un format qui permettra de calculer les impôts et autres montants. Cela suppose que les documents ou les éléments probants soumis par le demandeur doivent être organisés convenablement ou présentés dans un format utilisable. Voici quelques exemples d'éléments probants qui peuvent être rejetés par l'EF (c'est-à-dire que l'EF peut refuser de l'examiner en détail) :

  • une quantité importante de documents désordonnés;
  • un disque vidéo digital (DVD) contenant un grand nombre de documents, dont seulement quelques-uns peuvent s'avérer pertinents, sans qu'il soit possible de les identifier par leur titre ou de les repérer dans le DVD à moins d'effectuer une recherche dans chaque document;
  • des documents qui ne sont pas dans l'une ou l'autre des deux langues officielles du Canada.

L'EF devrait déployer des efforts raisonnables pour travailler avec les renseignements tels que les a soumis le demandeur. Toutefois, si la documentation est présentée dans un format qui ne peut pas être utilisé en déployant un effort raisonnable, elle peut être traitée de la même façon qu'une preuve insuffisante, et l'EF devrait aviser le demandeur de soumettre les renseignements demandés de façon organisée. L'EF devrait documenter ce qu'il a observé et en expliquer les lacunes au demandeur en lui indiquant, par exemple, qu'il n'est pas possible de déterminer ce qui a été demandé en fonction des documents présentés. Dans de telles circonstances, l'EF n'est pas tenu de lire ou de décrire en détail chaque document qui est présenté comme élément probant. Un résumé des renseignements reçus (par exemple « 3 000 pages de documents non triés provenant de l'usine de production » ou « une boîte de 10 kg contenant de factures non triées ») serait suffisant. Si cette situation se produit, l'EF devra envisager de consulter le GEF pour obtenir un deuxième avis quant à la bonne approche à adopter.

5.12.3 Registres comptables inadéquats

Dans certains cas, les registres comptables fournis par le demandeur peuvent être bien organisés et présentés dans un format utilisable mais ne pas contenir suffisamment de renseignements pour appuyer la demande. L'EF devra déterminer s'il peut raisonnablement poursuivre l'examen ou s'il doit le reporter jusqu'à ce que le demandeur puisse fournir d'autres preuves documentaires qui appuient sa demande. Dans l'un ou l'autre des cas, les lacunes dans les registres comptables et l'importance de tenir des registres adéquats devraient faire l'objet d'une discussion informelle avec le demandeur et cette conversation devrait être documentée dans le formulaire T2020.

Malgré l'absence de registres comptables adéquats, l'EF peut trouver une preuve de rechange qui donnerait l'assurance raisonnable que les dépenses demandées ont été engagées dans l'année. L'EF utiliserait alors son jugement professionnel pour décider dans quelle mesure cette preuve appuie les dépenses de RS&DE et le CII demandés. Par exemple, le demandeur ne possède pas les factures pour les matériaux utilisés aux fins de la RS&DE, mais a conservé les bons d'achat et les chèques annulés payables au fournisseur. Cependant, en l'absence de moyens de rechange pour vérifier les dépenses, si l'EF croit que les registres sont tels qu'un examen des dépenses de RS&DE ne peut pas être effectué, il peut refuser toute dépense non appuyée.

5.12.4 Documenter les observations

L'EF devrait documenter ses observations pertinentes sur les documents à l'appui que soumet le demandeur et sur les demandes de documents à l'appui remises au demandeur. L'absence ou l'insuffisance de documents à l'appui doit être clairement documentée. Il n'est pas suffisant d'indiquer simplement que les documents à l'appui sont inadéquats, il faut fournir plus d'explication. Une distinction très claire doit être faite entre l'absence de documents à l'appui et des documents à l'appui soumis par le demandeur, mais jugés inadéquats ou non pertinents.

5.12.5 Refuser une dépense faute de preuves à l'appui

Si l'EF a demandé des renseignements, mais qu'ils n'ont pas été fournis, la demande peut être refusée en partie ou en totalité. La demande de renseignements doit être raisonnable et justifiable, et le demandeur doit avoir disposé d'un délai suffisant pour fournir les renseignements demandés. Si une quantité importante de renseignements est demandée, un délai suffisant devrait être convenu avec le demandeur; dans tous les autres cas, un délai de 15 à 30 jours ouvrables sera considéré comme raisonnable.

Un exemple d'une demande refusée par manque de preuves à l'appui consisterait en une demande ne comportant que des salaires, où les personnes déclarées comme employées étaient rémunérées par une entité liée et où le demandeur n'a présenté aucune preuve démontrant que ces employés et leurs dépenses de salaire ont été partagés entre les entités. Puisque le demandeur ne peut établir qu'il est dans une relation d'employé ou d'entrepreneur, la demande sera refusée en totalité. Dans un tel cas, l'EF devrait informer le GEF ou le CRT du refus anticipé avant d'émettre le projet de cotisation ayant pour objet de refuser les dépenses de RS&DE et le CII gagné.

5.12.6 Demande exigeant une meilleure tenue de registres comptables

Une lettre mettant en évidence une lacune dans les registres comptables devrait être envoyée au demandeur sans égard aux dépenses admises ou refusées. La lettre peut contenir des suggestions constructives quant à la façon dont le demandeur peut corriger ces lacunes. L'EF devrait inclure une déclaration selon laquelle la lettre en question sert d'avertissement à l'effet que le défaut d'apporter les améliorations recommandées aux registres comptables pourrait entraîner le refus des futures demandes de dépenses de RS&DE et de CII. Une lettre d'engagement à faire signer par le demandeur et à retourner, reconnaissant les lacunes qui seront corrigées, devrait être incluse avec la demande exigeant une meilleure tenue des registres comptables. Si le demandeur n'a pas retourné la lettre d'engagement dans un délai de 30 jours, on devrait communiquer avec ce dernier pour vérifier s'il a reçu la lettre. S'il n'a pas reçu la lettre, une lettre de suivi accompagnée d'une autre copie de la lettre d'engagement devrait lui être envoyée. Une copie de toutes ces lettres, y compris toute lettre d'engagement retournée, devrait être placée au dossier d'examen et les documents originaux dans le dossier permanent (DP). Dans certains cas, une visite de suivi est recommandée après au moins 60 jours afin de s'assurer que les améliorations ont été apportées et qu'elles répondent aux besoins du processus d'examen.

5.12.7 Demande péremptoire de tenir des registres comptables

Si le demandeur a ignoré plusieurs demandes de tenir des registres comptables adéquats, l'EF devrait porter la situation à l'attention du GEF et se préparer à rédiger et à signifier une demande péremptoire officielle de tenir des registres particuliers, conformément au paragraphe 230(3) de la Loi. Cette demande péremptoire est émise à la discrétion du Directeur adjoint (DA) et elle est dûment signée par ce dernier. Une omission de la part du demandeur à se conformer à cette demande pourrait entraîner une poursuite judiciaire et l'application de pénalités en vertu du paragraphe 238(1).

Une demande péremptoire aux termes du paragraphe 230(3) ne devrait être recommandée par l'EF qu'après avoir étudié de près toutes les circonstances atténuantes du cas. S'il est recommandé d'émettre une demande péremptoire, les faits du cas doivent justifier cette recommandation.

5.12.8 Les négociations avec le demandeur

L'EF ne doit négocier, sous aucun prétexte, l'admissibilité des dépenses avec le demandeur. Les décisions découlant de l'examen doivent s'appuyer sur les faits du cas et sur la législation applicable. L'EF ne doit jamais faire ce qui suit :

  • proposer au demandeur que certaines dépenses soient admissibles si le demandeur est disposé à accepter que d'autres ne le soient pas;
  • admettre une partie ou un pourcentage d'une dépense sans aucune justification;
  • accepter un montant demandé à titre de frais généraux ou de production expérimentale sans aucune justification.

La négociation entraîne plusieurs problèmes. Le premier étant que la négociation n'incite pas le demandeur à se conformer dans les années futures puisque la décision est arbitraire. En deuxième lieu, le demandeur peut changer d'idée plus tard et produire un avis d'opposition pour les dépenses qui n'ont pas été considérées comme des dépenses de RS&DE. S’il n’y a aucun raisonnement au dossier pour expliquer que les dépenses ne sont pas considérées comme des dépenses de RS&DE, il pourrait être impossible de défendre cette conclusion à l’étape des oppositions.

Dans certaines situations, il est acceptable de collaborer avec le CRT et le demandeur pour établir une base raisonnable en vue d'une estimation. Il arrive parfois que l’exécution de travaux de RS&DE soient démontrés par de la documentation ou des preuves à l’appui, mais que celles-ci soient limitées et n’établissent pas clairement la ligne de démarcation avec la RS&DE. Dans de telles circonstances, l’EF collabore avec le CRT et le demandeur pour arriver à une estimation raisonnable de la quantité de main-d'œuvre et de matériaux ou de production qui pourrait être attribuable à la RS&DE. Ce processus ne relève pas de la négociation et il est acceptable. Cependant, l’estimation doit suivre un raisonnement et la justification de cette estimation devrait être documentée.

Les documents de l'ARC décrivent deux méthodes pour estimer les dépenses de RS&DE lorsque la documentation technique est inexistante ou inadéquate. Ce sont les documents suivants :

  • L'approche alternative décrite dans la politique d'application 2002-02R2, Production expérimentale et production commerciale avec développement expérimental – Dépenses de RS&DE déductibles;
  • La méthode d'attribution décrite dans le document d'orientation : Attribution des dépenses de main d'œuvre à la RS&DE.

5.12.9 Renonciation au droit d'opposition

Le demandeur peut renoncer à son droit de s'opposer à la cotisation à l'égard de l'un ou de plusieurs enjeux particuliers dans des circonstances précises où il est difficile de résoudre les enjeux de toute autre façon. La renonciation découle d'une entente de vérification, un document distinct qui énonce les conditions de l'entente intervenue entre l'ARC et le demandeur quant à la façon de traiter les enjeux.

La Section des appels considère cette renonciation comme étant exécutoire, sous réserve d'être valide et appliquée correctement. Plusieurs facteurs et conditions doivent être réunis avant d'envisager une telle renonciation. Ces facteurs et conditions sont décrits dans le Communiqué AD 05-02B, L'entente de vérification et la renonciation du client à son droit d'opposition de la Direction générale des programmes d'observation (DGPO).

5.13 La prise de décisions

5.13.1 Évaluer les résultats des procédures de vérification

À cette étape, l'EF a terminé les procédures de vérification nécessaires et a recueilli suffisamment de preuves pour rendre une décision et tirer des conclusions. Ces conclusions peuvent être tirées par l'EF seul si les enjeux sont uniquement financiers, sinon l'EF doit discuter de ses constatations avec le CRT avant d'en informer le demandeur. Les conclusions doivent être claires et concises de même que consistante avec les constatations, les preuves à l'appui et la Loi.

5.13.2 Situations où la prescription s'applique

En général, il existe deux types d'examen où la déclaration peut approcher de sa date de prescription : lorsqu'une déclaration originale cotisée fait l'objet d'un examen (cas 0450) et lorsqu'il y a une demande de redressement du contribuable (demandeur) (RDC) (cas 0452 ou 0402). Consultez le chapitre 5.13.2.3 sur la renonciation implicite lorsqu'il s'agit d'un RDC.

L'EF doit être en tout temps au courant de la date de prescription de toutes les déclarations assignées à son inventaire. Il doit y avoir suffisamment de temps, avant la date de prescription, pour proposer les redressements, recevoir et étudier les représentations du demandeur et établir une nouvelle cotisation pour l'année. Dans le cas contraire, l'v peut devoir fermer le dossier sans proposer de redressements, sauf si les conditions énoncées ci-après sont satisfaites.

5.13.2.1 Nouvelle cotisation au-delà de la date de prescription

Les règles qui régissent l'établissement d'une nouvelle cotisation après la période normale de nouvelle cotisation du demandeur sont énoncées à l'article 152 de la Loi. Par exemple, il est permis d'établir une nouvelle cotisation en tout temps dans le cas d'une fraude ou d'une présentation erronée des faits ou lorsqu'une renonciation a été déposée à l'égard de l'année en question. Il est également permis d'établir une nouvelle cotisation dans les trois ans suivant la date de prescription en raison de certaines circonstances, telles que le report d'une perte ou un redressement à un solde par suite d'une décision rendue à l'égard d'un appel.

Nonobstant les restrictions de la Loi, l'ARC admettra néanmoins les demandes de redressements dans certaines situations frappées d'une prescription, sous réserve de satisfaire toutes les conditions énoncées dans la Circulaire d'information (CI) 75‑7R3, Nouvelle cotisation relative à une déclaration de revenu. Ces conditions sont généralement les suivantes :

  1. le contribuable (demandeur) a produit la déclaration dans le délai mentionné au paragraphe 164(1);
  2. l'ARC est convaincue que la (nouvelle) cotisation précédente était inexacte (le demandeur doit justifier cet énoncé);
  3. la nouvelle cotisation peut être établie dans la période dont il est fait mention au paragraphe 1 de la CI 75-7R3 ou le contribuable (demandeur) a produit une renonciation en la forme prescrite;
  4. la réduction demandée du revenu imposable établi ne résulte pas uniquement d'une majoration de la DPA ou d'autres déductions laissant une marge de manœuvre au contribuable (demandeur), lorsque ce dernier a demandé au départ une déduction inférieure au maximum déductible;
  5. la demande de remboursement ne se fonde pas uniquement sur un appel devant les tribunaux d'un autre contribuable (demandeur) ayant eu gain de cause.

La CI 84-1, Révision des réclamations de la déduction pour amortissement et d'autres déductions admissibles, décrit la politique administrative de l'ARC en ce qui concerne la demande d'un contribuable (demandeur) aux fins de révision d'une déduction admissible. Le paragraphe 9 qui s'applique aux demandes à l'égard d'années imposables, et le paragraphe 10 qui s'applique aux demandes à l'égard d'années non imposables peuvent s'avérer particulièrement intéressants pour l'EF.

5.13.2.2 Renonciation à la période normale de nouvelle cotisation

Cette renonciation a pour but de prolonger la période de nouvelle cotisation au-delà de la date de prescription pour l'année d'imposition afin d'allouer un délai supplémentaire à l'ARC pour étudier tous les renseignements pertinents, et au demandeur pour soumettre d'autres commentaires. La Loi exige qu'une renonciation soit déposée selon le formulaire prescrit (formulaire T2029, Renonciation à l'application de la période normale de nouvelle cotisation ou de la période prolongée de nouvelle cotisation) et que chaque enjeu visé par la renonciation soit entièrement décrit. Cependant, une lettre contenant tous les renseignements requis peut également servir de renonciation, à condition que l'objet de la renonciation soit bien expliqué. Il ne suffit pas simplement d'énoncer les articles de la Loi; la renonciation doit inclure une description complète de l'affaire en question. La renonciation devrait être aussi précise que possible afin de s'assurer que l'intention du demandeur soit clairement énoncée. Le chapitre 11 du Manuel de la vérification stipule que les renonciations qui n'indiquent que les articles de la loi applicables et ne mentionnent pas clairement l'objet de la renonciation ne devraient pas être acceptées. Le Manuel de la vérification poursuit en stipulant qu'il n'est pas nécessaire d'énoncer les dispositions législatives, à condition que l'enjeu soit suffisamment bien défini et décrit. Par conséquent, une renonciation qui énonce simplement des articles de la Loi et qui n'est liée à aucun enjeu particulier peut ne pas être considérée comme une renonciation valide.

Selon le Manuel de la vérification, une renonciation reste valide tant et aussi longtemps que le demandeur ne la révoque pas. Toutefois, cela n'autorise pas le demandeur à soumettre indéfiniment des RDC pour traitement. Dès que l'enjeu indiqué dans la renonciation a été résolu, l'ARC considère l'affaire réglée.

5.13.2.3 Renonciation implicite

Un RDC est traité comme étant une renonciation implicite lorsque les redressements demandés seraient à l'avantage du demandeur. Par exemple, le demandeur aurait présenté une demande modifiée afin d'augmenter le montant du CII gagné par rapport au montant cotisé. Une telle demande sera toujours à l'avantage du demandeur, même si le montant révisé est réduit par suite de l'examen. Le demandeur n'a peut-être pas décrit précisément les redressements qui pourraient être cotisés après la date de prescription mais la demande modifiée indique clairement à quoi s'attend le demandeur. Le demandeur ne s'opposera pas au fait qu'une nouvelle cotisation a eu lieu sans renonciation officielle parce que, sans la nouvelle cotisation, le demandeur ne recevrait pas le CII supplémentaire. (Le demandeur pourrait s'opposer au montant de la nouvelle cotisation mais c'est tout à fait un autre sujet.)

Un autre exemple d'une renonciation implicite est celle décrite dans la Directive RS&DE 95‑01, Rajustements demandés par les contribuables (RDC) pour RS&DE contenant une renonciation implicite à l'égard d'un CII. Dans cette situation, le RDC est produit peu avant la date de prescription de l'année sur laquelle le report de CII s'applique (report prospectif ou rétrospectif) et non l'année au cours de laquelle le CII a été gagné. Par exemple, un RDC en vue d'augmenter les dépenses admissibles pour l'année d'imposition 2008 est produit le 30 septembre 2009. Le demandeur demande à ce que le CII gagné additionnel soit reporté rétroactivement à l'année d'imposition 2005 à l'égard de laquelle une cotisation a été établie le 15 octobre 2006. Étant donné que la demande a été reçue avant la date de prescription du 15 octobre 2009, la renonciation est implicite et le redressement peut faire l'objet d'une cotisation.

5.14 Conclure l'examen

Les enjeux et les constatations devraient être discutés avec le demandeur tout au long du processus d'examen et les enjeux être résolus au fur et à mesure, si possible. Par conséquent, il ne devrait pas y avoir de surprises à la conclusion de l'examen. Le demandeur devrait savoir si des redressements seront proposés et être au courant de tous les enjeux non résolus.

5.14.1 Examens sans redressement

Si tous les enjeux ont été résolus à la satisfaction de l'EF et du CRT, et si les deux examinateurs ont décidé que le dossier peut être fermé sans redressement, une lettre finale est émise au demandeur confirmant que la demande pour l'année faisant l'objet de l'examen est acceptée telle que produite.

Cette lettre finale informera le demandeur que l'examen se limitait à la demande au titre de la RS&DE et indiquera également que la T2 – Déclaration de revenus des sociétés (T2) peut faire l'objet d'une vérification générale en tout temps au cours du processus normal de sélection des vérifications. Cette lettre confirmera également qu'en temps normal, la demande ne fera pas l'objet d'un nouvel examen et énoncera les conditions qui pourraient en justifier la réouverture.

Les conditions sont les suivantes:

  • une dépense courante incluse dans la demande demeure non payée 180 jours après la fin de l'année d'imposition;
  • des changements futurs aux revenus d'une année antérieure de la société ou d'une société associée ont des répercussions sur le taux auquel le CII est gagné;
  • des transactions avec lien de dépendance identifiées subséquemment ont des répercussions sur le montant des dépenses admissibles en matière de RS&DE;
  • l'identification subséquente de fraude ou de fausse représentation.

Enfin, la lettre devrait informer le demandeur que les registres comptables doivent être conservés et inclure un lien à la CI 78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables, sur le site Web de l'ARC.

5.14.2 Examen requérant des redressements

Si, à la conclusion de l'examen des preuves et documents à l'appui disponibles, un ou plusieurs enjeux n'ont pas été résolus, des redressements peuvent être requis.

Les redressements sont habituellement présentés par écrit mais, selon la taille de l'entreprise du demandeur, la complexité du dossier et la nature des redressements proposés, l'EF peut en discuter verbalement avec le demandeur (en personne ou au téléphone). Cette discussion devrait néanmoins être suivie d'un projet de cotisation exposant brièvement les répercussions financières et fiscales des redressements. Le CRT devrait aider l'EF à rédiger les explications des redressements qui découlent de l'examen du CRT.

Consultez le chapitre 5.15 « Proposer des redressements » ci-dessous.

5.14.3 Envisager l'application de pénalités

Le chapitre 2.20 décrit les pénalités qui peuvent être imposées à un demandeur ou, dans certains cas, à un préparateur de déclarations de revenus. Si l'EF envisage l'application d'une pénalité au demandeur faisant l'objet d'un examen, il doit commencer le processus avant de proposer les redressements.

5.14.4 Renvoi à la Division de l'exécution

Au cours de l’examen l’EF peut découvrir des situations inhabituelles qui ont des indices de fraude possibles. Tel qu’énoncé au chapitre 2.20, ces cas devraient être acheminés à la Division de l’exécution. L’EF devrait consulter le communiqué portant sur les jugements Jarvis/Ling, dans InfoZone, afin de mieux comprendre la façon de procéder à l’examen lorsqu’on soupçonne une fraude.

Les procédures et le moment propice pour effectuer le renvoi diffèrent entre les cas de la RS&DE et ceux de la vérification régulière. Ce qui suit représente une description brève du processus pour les cas de RS&DE :

  • L’EF et le CRT doivent compléter leur examen, c’est-à-dire, entreprendre le travail d’examen selon leurs plan d’examen.
  • L’EF ne doit pas présenter un projet de cotisation au demandeur. Les redressements éventuels peuvent être discutés auprès du demandeur pendant l’examen mais il ne doit pas y avoir de projet écrit.
  • Toutefois, le CRT doit présenter le rapport d’examen de RS&DE au demandeur et lui accorder 30 jours pour faire ses représentations. Les enjeux liés à l’admissibilité des travaux devraient être résous avant le renvoi à l’Exécution.
  • Le CRT doit discuter seulement de l’aspect technique de la demande avec le demandeur, c’est-à-dire, l’admissibilité des travaux.
  • À la demande du demandeur, une estimation verbale des redressements financiers liés à l’aspect technique pourrait être fournie au demandeur.
  • Le dossier doit être acheminé à l’Exécution le plus tôt possible une fois que le CRT aura analysé les représentations du demandeur et finalisé son rapport.
  • Le renvoi à l’Exécution doit contenir ce qui suit :
    • un renvoi T134 exposant les indices de fraude;
    • le rapport d’examen financier de l’EF;
    • le rapport d’examen de RS&DE du CRT;
    • le rapport de recommandation de pénalités;
    • le projet de cotisation, y compris le T7W-C ou T7W-9 et les annexes;
    • les feuilles de travail et documents à l’appui, volets financier et technique.

La plupart des documents cités ci-haut ne seraient pas habituellement préparés avant la présentation du projet de cotisation. L’EF devra avoir à consulter le chapitre 6 pour une aide.

On ne devrait plus communiquer avec le demandeur. Si ce dernier appelle après que le dossier a été acheminé à l’Exécution, on doit l’informer que son dossier est à l’Exécution et qu’un employé de cette division communiquera avec lui.

5.15 Proposer des redressements

Un projet de cotisation fournissant les détails de tous les redressements proposés et des répercussions financières et fiscales connexes, y compris les pénalités proposées, s'il y a lieu, devrait être émis au demandeur dès que possible une fois l'examen terminé. Une lettre devrait accorder au demandeur un délai de 30 jours à compter de la date de la lettre pour soumettre une réponse, une réfutation, une explication ou toute autre nouvelle documentation relative aux redressements proposés. Cette lettre devrait être accompagnée des documents suivants :

  • le rapport d'examen de RS&DE du CRT (s'il n'a pas déjà été présenté);
  • un sommaire des redressements;
  • les Feuilles de travail relatives aux enjeux [outil présentement en élaboration à la RS&DE de l'AC] (pour appuyer les redressements proposés); à l'exclusion des procédures de vérification;
  • le formulaire T661 et les annexes T2SCH31, Crédit d'impôt à l'investissement – Sociétés, T2SCH1, Revenu net (perte nette) aux fins de l'impôt sur le revenu, T2SCH4, Continuité et application des pertes de la société, T2SCH8, Déduction pour amortissement (DPA), et les annexes de R&D provinciale des provinces adhérentes, révisés, ainsi que tout autre formulaire ou annexe que l'EF aurait révisé.

Remarque : Il peut ne pas être nécessaire de fournir les annexes révisées à l'étape du projet de cotisation; le sommaire des redressements peut fournir suffisamment de renseignements pour permettre au demandeur de suivre les modifications apportées aux annexes. Ces annexes sont susceptibles d'être modifiées à nouveau suivant les représentations du demandeur, et elles lui seront envoyées lors de l'établissement de la cotisation.

Remarque : Si le projet de cotisation n'explique pas les redressements, la feuille de travail relative aux enjeux [outil présentement en élaboration à la RS&DE de l'AC] devrait être fourni comme soutien pour les redressements, à l'exclusion des procédures de vérification. Si le projet de cotisation explique clairement les redressements, la feuille de travail relative aux enjeux n'est pas fournie au demandeur.

5.15.1 Présenter le projet de cotisation

Le projet de cotisation (c'est-à-dire la lettre et les documents qui l'accompagnent, tel que le sommaire des redressements) peut être présenté au demandeur lors de la dernière rencontre, ou avant afin de permettre au demandeur de se préparer en vue de la discussion. La date de la rencontre finale, au besoin, devrait être fixée dans un délai raisonnable après la fin des travaux de vérification et devrait inclure le CRT si les redressements découlent d'enjeux communs. La rencontre finale peut se faire au téléphone. Cela pourrait arriver si, par exemple, une rencontre en personne nécessiterait un déplacement considérable ou si les redressements ne sont pas litigieux.

L'EF serait censé avoir discuté et résous les enjeux avec le demandeur tout au long du processus d'examen. Le projet de cotisation devrait donc comprendre seulement les enjeux en suspens, et le contribuable devrait déjà en être au courant.

La dernière rencontre est essentielle puisqu'elle permet de fournir au demandeur des explications détaillées de tous les redressements et de discuter de l'un ou l'autre de ses commentaires. Au cours de la rencontre, tous les enjeux en suspens devraient être passés en revue afin de s'assurer que le demandeur a une autre occasion de présenter sa position et de fournir des renseignements supplémentaires.

Si le demandeur est d'accord avec les redressements proposés, il peut confirmer son accord dans le Sommaire des redressements émis avec le projet de cotisation. Le demandeur indique son accord, et appose sa signature et la date au bas du Sommaire des redressements. Une lettre du demandeur, confirmant son accord, est également suffisante.

Le demandeur peut également renoncer à la période d'attente de 30 jours pour les représentations en vue d'accélérer le traitement du dossier.

Si des questions en litige demeurent en suspens parce que le demandeur est en désaccord avec la position de l'ARC concernant un ou plusieurs enjeux, l'EF doit permettre au demandeur un délai de 30 jours pour fournir des représentations écrites et des informations supplémentaires. L'EF devrait s'assurer que la position de l'ARC est claire et bien comprise par le demandeur.

5.15.1.1 Travailler avec les demandeurs : Résoudre les préoccupations et éviter les différends avec les demandeurs

La PA RS&DE 2000-02R, Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE, fournit les procédures fondamentales pour résoudre les préoccupations de façon efficace et productive. Toutefois, résoudre des conflits et des différends éventuels implique beaucoup plus que la simple application d'une procédure. Cela demande, de la part de l'EF, une communication du désir d'en arriver à une compréhension commune, de respecter les préoccupations du demandeur et de faire preuve de patience afin de les écouter et de les aborder. Sans un engagement similaire de la part du demandeur, il peut être impossible de régler un différend. De plus, le demandeur doit s'engager à écouter l'EF et tenter de comprendre son point de vue.

En cas de différend, l'EF devrait expliquer au demandeur les trois étapes qu'il peut entreprendre afin de tenter de résoudre le différend, et réitérer au demandeur que l'ARC s'engage à veiller à ce que les différends soient réglés le plus tôt possible au cours du processus de règlement des différends.

Demandez au demandeur d'expliquer ses préoccupations à l'EF et au CRT. Si le demandeur est contrarié, permettez-lui de s'exprimer librement sans argumenter ni élever la voix. Écoutez-le et tentez calmement de ramener la discussion sur le besoin de recueillir des éléments probants à l'appui des dépenses demandées ou des répartitions effectuées. Tenez compte des autres ressources qui pourraient être disponibles afin d'aider la cause du demandeur (par exemple, un tiers pourrait être en mesure de fournir de la documentation perdue). Si la discussion commence à s'envenimer, suggérez de prendre une courte pause afin que les préoccupations du demandeur puissent être rediscutées de façon productive à un moment ultérieur.

Une des façons les plus efficaces de résoudre les différends est de se livrer à des pratiques qui les préviennent en premier lieu. Plusieurs EF croient que la communication ouverte, efficace et débutant tôt avec le demandeur est la clé pour prévenir ou résoudre les différends.

Une technique importante est que l'EF démontre, par ses actions et ses paroles, qu'il n'a aucun intérêt personnel dans le résultat de l'examen. En outre, l'EF peut expliquer que le processus d'examen de l'ARC est en place afin d'assurer que le demandeur reçoive le plein montant auquel il a droit; rien de plus, rien de moins. Une autre technique est de se concentrer sur les lois et les politiques de l'ARC en expliquant la raison pour laquelle un coût particulier pourrait ne pas être admissible.

Avant d'effectuer une détermination, posez des questions et mettez l'accent sur les faits, tels qu'ils sont présentés par le demandeur, afin d'éviter de donner l'impression qu'une décision a déjà été prise avant que tous les faits n'aient été pris en considération. Par exemple, l'EF ne devrait pas indiquer qu'un type particulier de dépense n'est habituellement pas admissible sans avoir d'abord compris la raison pour laquelle le demandeur pense que la dépense a été engagée pour des travaux de RS&DE demandés. L'EF qui fait preuve d'ouverture et de prise en considération de tous les faits avant de donner un refus devraient persuader le demandeur qu'on a tenu compte de tous les faits entourant les dépenses qui ont été refusées avant que la décision ne soit prise.

Une autre technique pour une communication ouverte et efficace est de s'assurer que les enjeux éventuels sont clairement identifiés et bien expliqués au demandeur dès le début de l'examen ou dès qu'ils sont découverts.

Lorsque l'EF soupçonne que l'examen d'une demande en particulier risque fort de mener à un différend (par exemple, s'il se base sur son expérience passée avec le demandeur), certaines options de prévention incluent :

  • une discussion sur le dossier et les enjeux avec le GEF pour envisager les meilleures approches afin de communiquer ou valider les préoccupations;
  • consulter les pairs afin de déterminer la façon dont ils ont traité des situations semblables;
  • envisager que le GEF ou le CTF puisse accompagner l'EF pendant l'examen. Souvent, l'opinion d'une autre personne peut encourager le demandeur à accepter la décision de l'ARC.

Il est important de traiter le demandeur avec respect. N'oubliez pas que la plupart des demandeurs sont très fiers de leurs travaux. Les différends surviennent souvent autour des enjeux touchant soit l'admissibilité des travaux, soit la documentation à l'appui. Si le CRT détermine qu'une partie des travaux n'est pas admissible, l'EF devrait démontrer séparément les redressements, soit ceux qui résultent de la décision du CRT, soit tout autre redressement financier proposé. Le demandeur peut être en désaccord avec le CRT et considérer les possibilités de s'adresser à la Division des appels. Une compréhension du montant de CII refusé par le CRT peut aider le demandeur à prendre une décision d'une façon ou d'une autre.

S'il semble toujours probable que le demandeur souhaite porter la discussion à la deuxième ou à la troisième étape, l'EF devrait en aviser le GEF ou le DA afin qu'il prévoie une communication du demandeur, et reporter le traitement du dossier.

5.16 Représentations du demandeur

On accorde au demandeur 30 jours pour fournir des représentations et des renseignements supplémentaires. Un appel téléphonique de courtoisie devrait être fait au demandeur afin de s'assurer qu'il aura les renseignements supplémentaires dans les 30 jours. Une prolongation de temps peut être accordée en fonction des circonstances (par exemple, le demandeur est à l'étranger).

Si le demandeur ne fournit pas de représentations ni de renseignements supplémentaires et n'a pas demandé de temps supplémentaire dans les 30 jours, l'EF devrait fermer le dossier et traiter les redressements.

Si des représentations écrites et des renseignements supplémentaires ont été reçues dans les 30 jours, l'EF doit déterminer s'il s'agit de quoi de nouveau ou si ce n'est qu'une répétition des représentations et des renseignements déjà adressées. L'EF devrait considérer tous nouveaux renseignements fournis par le demandeur avant de finaliser la position de l'ARC. Cela pourrait entrainer des communications additionnelles avec le demandeur après la dernière rencontre afin de discuter des nouveaux renseignements ou des révisions apportées aux redressements. La révision des redressements n'entraine pas un nouveau projet de cotisation mais l'EF pourrait modifier son sommaire de redressements afin de souligner les répercussions financières et fiscales révisées; ce sommaire peut être remis au demandeur sur demande.

Si des questions en litige (absence d'accord) restent en suspens après avoir tenues compte de toutes les représentations du demandeur, l'EF devrait discuter de ces questions avec le GEF et / ou le CTF pour parvenir à la décision finale de l'ARC. Cette décision devrait être communiquée au demandeur et, s'il n'est toujours pas d'accord avec les conclusions, le demandeur devrait être dirigé vers le processus de règlement des différends de l'ARC qui est décrit dans la Politique d'application (PA) RS&DE 2000-02R, Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE . Cette politique expose brièvement un processus en trois étapes pour régler les désaccords avant que le dossier ne soit fermé et traité.

Remarque : Par suite de redressements au revenu imposable et / ou aux CII gagnés, le demandeur peut souhaiter revoir certaines déductions admissibles, telles que la DPA, la déduction du compte de dépenses de RS&DE ou l'application de pertes autres qu'en capital provenant d'autres années, de manière à réduire l'impôt à payer résultant des redressements proposés. Normalement, de telles demandes sont soumises par écrit par le demandeur et sont acceptées par l'EF.

5.17 Émettre la lettre finale

La lettre finale devrait être envoyée au demandeur après le projet de cotisation et les rencontres / discussions au sujet des représentations du demandeur. Cette lettre a plusieurs buts, dont les suivants :

  • elle informe le demandeur que le dossier est maintenant fermé et que la déclaration fera l'objet d'une cotisation, s'il y a lieu;
  • elle confirme la position finale de l'ARC en ce qui concerne les redressements et indique les redressements qui ont été modifiés à la suite des représentations;
  • elle aborde les représentations écrites qui n'ont pas servi à modifier les redressements proposés;
  • elle met en évidence les lacunes identifiées par l'EF en lien avec la qualité des registres comptables et renvoie à la lettre exigeant une meilleure tenue de registres comptables, si une telle lettre a été remise;
  • elle peut informer le demandeur de son droit de déposer un avis d'opposition s'il est en désaccord avec un élément quelconque de la nouvelle cotisation.

La lettre finale devrait être accompagnée du sommaire final des redressements, du formulaire T661 révisé et de toutes les annexes révisées, si l'un ou l'autre de ces documents diffèrent de ceux qui ont été présentés au demandeur à l'étape du projet de cotisation.

5.18 Les demandes au titre de la RS&DE et les Appels

Si un demandeur s'oppose à une cotisation découlant de l'examen d'une demande de RS&DE, dans la plupart des cas l'agent des appels traitera des questions financières sans communiquer avec l'EF. Que l'opposition soit de nature technique ou financière, la documentation au dossier (feuilles de travail et REF) doit être assez détaillée pour permettre à l'agent des appels d'établir un lien entre les redressements et un projet ou une activité en particulier.

En certaines occasions, l'agent des appels communiquera avec la Division de la RS&DE afin de leurs demander que les dépenses demandées soient examinées. Cela surviendra, par exemple, lorsque le CF refuse la demande parce qu'elle ne respecte pas les exigences relatives à la production, ou lorsque le CRT considère que les travaux sont inadmissibles ou qu'il n'a pas été en mesure de déterminer leur admissibilité. Ces situations sont abordées au chapitre 5.18.1.

En d'autres occasions, l'EF devra communiquer avec la Division des appels avant d'achever un examen. Ce sera le cas si l'année examinée fait l'objet d'une opposition, qu'elle soit relative à la RS&DE ou non, car il ne peut pas y avoir de nouvelle cotisation avant que le code de suspension des appels ne soit retiré. Ces situations sont abordées au chapitre 5.18.2.

Enfin, l'EF peut examiner une demande pendant qu'une année précédente fait l'objet d'une opposition. Ces situations sont abordées au chapitre 5.18.3.

Certaines des procédures décrites à ce sujet touchent l'achèvement de l'examen. Toutefois, comme l'ensemble des renseignements a trait aux appels, les limiter à une seule partie du Manuel d'examen des demandes (MED) fera en sorte que les EF pourront déterminer plus facilement les procédures à appliquer dans les situations particulières.

5.18.1 Demandes de RS&DE référées par les Appels

Tel qu'il a été indiqué au chapitre 5.3, il est possible que l'EF n'ait pas examiné les dépenses demandées ou ait arrêté l'examen en cours si le CRT a déterminé que les travaux étaient inadmissibles ou qu'il n'a pas été en mesure de rendre une décision à leur égard. De même, l'EF n'aurait même pas vu une demande que le CF aurait refusée parce qu'elle ne répondait pas aux exigences de production. De telles demandes ne sont pas soumises à une évaluation du risque et encore moins à un examen financier. Deux situations sont décrites ci-dessous :

  1.    Si l'opposition concerne une demande qui a été refusée par le CF :
    • L'agent des appels prendra les mesures appropriées pour déterminer si la conclusion du CF selon laquelle la demande ne satisfait pas aux exigences en matière de production est défendable.
    • Si l'on détermine que la conclusion n'est pas défendable, l'agent des appels renverra la demande à la Division de la RS&DE du BSFC, aux fins d'une évaluation manuelle du risque.
    • S'il y a lieu, la demande sera transmise pour examen financier et / ou technique.
  2. Si l'opposition concerne une demande qui a été refusée par le CRT :
    • L'agent des appels confirmera qu'aucun examen financier n'avait été effectué au moment de la cotisation ou que l'EF avait arrêté l'examen suite à la décision du CRT.
    • L'agent des appels confirmera aussi que la fonction de contrôle ou l'EF n'aurait pas recommandé que la demande soit acceptée telle que produite avant de recevoir la décision du CRT.
    • Si les deux conditions sont respectées, l'agent des appels confiera la demande à la Division de la RS&DE pour examen financier. L'EF doit considérer attentivement cet examen, même si la décision du CRT est maintenue à l'étape de l'opposition. Si le demandeur saisit les tribunaux de cette affaire, les dépenses demandées dans le cadre de tous travaux que le juge détermine admissibles seront acceptées, à moins que la documentation figurant au dossier ne soit suffisante pour en justifier le refus.

La section 6 de la Directive RS&DE 97-04, Lignes directrices sur le traitement des demandes de RS&DE , définit les procédures que l'EF et / ou le CRT doit suivre pour le traitement des demandes qui sont référées des Appels.

Ces examens sont effectués au nom de la Division des appels, selon l'ordre de priorité ainsi que les politiques et les procédures du programme de RS&DE. Un nouveau cas doit être créé dans le SIGV, de la manière habituelle, sauf pour les champs suivants :

  • codes de motif de sélection – les codes applicables aux dossiers des appels de la RS&DE : 0401 – demande remboursable, 0451 – demande non remboursable, et 0481 – demande T1 (pas de code pour une société de personnes puisque c'est le membre qui reçoit un avis de cotisation);
  • date 01 : date de production de l'avis d'opposition;
  • date 02 : date de la demande complète si la demande est devenue complète après la production de l'avis d'opposition; sinon, cette date sera la même que la date 01.

L'agent des appels a la responsabilité de communiquer l'état du dossier au demandeur. Ceci inclut la responsabilité de l'aviser si un examen financier doit être effectué et celle de lui communiquer les résultats de cet examen. L'EF peut communiquer avec le demandeur tout au long du processus d'examen afin de lui demander la documentation ou les renseignements nécessaires pour appuyer les dépenses, de discuter de tout enjeu ou préoccupation en matière d'admissibilité, ainsi que de proposer les redressements et discuter des représentations. Toutefois, l'EF ne doit pas discuter du résultat final de l'examen avec le demandeur. Si le demandeur lui pose des questions à ce sujet, l'EF doit lui répondre que l'agent des appels communiquera avec lui.

À la fin de l'examen, l'EF doit rédiger un REF et y inclure une annexe qui présentera en détail les redressements recommandés. Les résultats de l'écran 5 du SIGV doivent être fondés sur les montants demandés par le demandeur, comme si la demande de RS&DE n'avait pas été refusée. (Le code 8 ‘pas d'opinion' devrait être utilisé pour l'accord du dossier). L'agent des appels prendra la décision finale relativement aux dépenses et discutera des résultats avec le demandeur.

5.18.2 Achèvement d'un dossier d'une année portée en opposition

La nouvelle cotisation d'une année portée en opposition invalide automatiquement l'opposition. Ainsi, lorsqu'un contribuable produit un avis d'opposition, un code de suspension des appels est entré dans le système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX) afin d'empêcher l'établissement d'une nouvelle cotisation.

Dans cette partie de la discussion, nous faisons référence à une opposition qui n'est pas liée à la RS&DE.

Si le contribuable produit un RDC accompagné d'une demande de RS&DE pour une année portée en opposition, le CF communiquera avec l'agent des appels afin de savoir si l'opposition est toujours valide. Si l'opposition n'est plus valide, l'agent des appels enlèvera le code de suspension et avisera le CF que le dossier peut être traité selon les procédures habituelles. Si l'opposition est toujours valide :

  • Le CF acheminera le RDC à la Division des appels du BSF concerné. La demande de RS&DE sera transmise sans qu'il y ait vérification de l'intégralité, validation financière ou évaluation du risque.
  • L'agent des appels, qui demeure responsable du dossier tant et aussi longtemps que l'opposition n'est pas réglée, communiquera avec la Division de la RS&DE du BSF afin de déterminer le plan d'action approprié.
  • La fonction de contrôle créera un cas régulier dans le SIGV pour un RDC, en utilisant le code de motif de sélection 0402 ou 0452.
  • La fonction de contrôle effectuera une vérification de l'intégralité, une validation financière et une évaluation manuelle du risque.
  • Si un examen est recommandé, la demande sera transmise à un EF et / ou un CRT. Le processus d'examen respectera les politiques et les procédures du programme de RS&DE. L'EF peut communiquer avec le demandeur tout au long du processus d'examen afin de lui demander la documentation ou les renseignements nécessaires pour appuyer les dépenses, ainsi que pour discuter de tout enjeu ou préoccupation en matière d'admissibilité.
  • L'EF peut proposer des redressements aux dépenses relatives à la RS&DE et au CII et discuter des représentations. Toutefois, l'EF ne doit pas discuter du résultat final de l'examen avec le demandeur. Si le demandeur lui pose des questions à ce sujet, l'EF doit lui répondre que l'agent des appels communiquera avec lui.
  • L'EF achèvera l'examen comme à l'habitude, sauf qu'il acheminera le dossier à l'agent des appels plutôt qu'au CF. Le CF ne peut pas cotiser la déclaration lorsqu'il y a un code de suspension dans CORTAX. Le CF ne peut pas non plus retenir le dossier en attendant la résolution de l'opposition. Le T7W-C, le T99A et les annexes révisées par l'EF doivent partir des soldes cotisés les plus récents. Ces soldes peuvent changer à la suite de la cotisation émise par l'agent des appels.
  • L'agent des appels communiquera les résultats de l'examen au demandeur.
  • L'agent des appels discutera avec l'EF et le demandeur des options possibles de traitement du RDC. Le demandeur peut choisir l'établissement d'une nouvelle cotisation immédiatement (afin de recevoir le remboursement du CII ou d'appliquer le CII à une autre année) ou attendre que l'opposition soit réglée. Le demandeur doit retirer son opposition pour qu'une nouvelle cotisation soit établie avant la fin du processus d'appel, permettant ainsi à l'agent des appels de retirer le code de suspension dans CORTAX. Le demandeur pourra déposer un nouvel avis d'opposition après l'établissement de la nouvelle cotisation.
  • L'agent des appels pourrait retourner le dossier à l'EF après le traitement de l'opposition afin d'apporter des modifications au T7W-C et aux annexes révisés, à la suite des changements effectués dans CORTAX. Toutefois, dans la mesure du possible, l'agent des appels devrait rassembler les redressements de la RS&DE et ceux des appels afin d'émettre une seule nouvelle cotisation.

Dans certains cas, le demandeur déposera un avis d'opposition (non lié à la RS&DE) après que le CF ait référé la demande au BSFC aux fins d'examen, mais avant la conclusion de l'examen de la RS&DE. Cette mesure n'affectera pas l'examen de la RS&DE en tant que tel, mais pourra avoir une incidence sur son achèvement.

  • Le CF communiquera avec l'agent des appels afin de savoir si l'opposition est toujours valide. Habituellement, le code de suspension reste actif dans CORTAX pendant les 90 jours après la décision de l'agent des appels mais il peut être retiré plus tôt si le contribuable est d'accord avec la décision.
  • Le retrait du code de suspension permettra au CF de traiter la nouvelle cotisation selon les procédures habituelles. Toutefois, l'EF devra peut-être modifier certains documents de fermeture afin de tenir compte des montants révisés dans CORTAX.
  • Si l'année fait toujours l'objet d'une opposition, le CF renverra le dossier au BSF. L'EF doit reporter le processus d'achèvement jusqu'à ce que le code de suspension soit retiré. L'EF devrait communiquer régulièrement avec l'agent des appels afin d'achever l'examen le plus tôt possible.
  • L'EF devrait discuter avec l'agent des appels et le demandeur de ses options possibles de traitement de la demande de RS&DE. Le demandeur peut choisir de retirer son appel, permettant ainsi à l'agent des appels d'enlever le code de suspension dans CORTAX, ou d'attendre que l'appel soit réglé. Le demandeur pourra déposer un nouvel avis d'opposition après l'établissement de la nouvelle cotisation.

5.18.3 Examiner une demande lorsqu'une année antérieure fait l'objet d'une opposition

Une opposition à une année antérieure qui n'est pas liée à la RS&DE n'affectera aucunement l'examen d'une demande. L'EF doit utiliser les montants cotisés dans CORTAX comme soldes d'ouverture ou de report. Si une nouvelle cotisation est établie pour une année antérieure, le système (ou l'agent de cotisation) corrigera les soldes des années subséquentes.

Une opposition à une année antérieure qui est liée à la RS&DE n'aura pas d'incidence sur l'examen d'une demande actuelle, sauf si l'enjeu faisant l'objet d'une opposition touche aussi la demande actuelle. L'EF doit maintenir la position adoptée dans la demande antérieure, qu'il soit en accord ou non. C'est à l'agent des appels de déterminer si le redressement est justifié ou non.

Dans cette situation, deux options sont possibles. L'EF peut fermer le dossier en appliquant les motifs de la demande précédente et suggérer au demandeur de déposer un avis d'opposition afin de protéger ses droits, ou bien suspendre l'examen jusqu'à ce que l'opposition soit réglée. La décision peut varier en fonction de facteurs comme le type de demande (remboursable ou non remboursable), l'importance du redressement touché par l'opposition, le délai prévu dans le règlement de l'opposition, et la date de prescription. La décision appartient au demandeur mais l'EF peut demander une renonciation et mettre un arrêt de compteur dans le SIGV. Cette position est appuyée par la Directive RS&DE 2003-03 – Utilisation des arrêts de compteur dans le SIGV, qui explique au point 7 de l'annexe qu'un arrêt de compteur peut être ajouté si le demandeur demande un délai jusqu'à ce que les enjeux antérieurs soient réglés.

5.19 Considérations additionnelles pour les dossiers importants

L'EF devrait communiquer avec le gestionnaire des dossiers importants (GDI) avant d'entrer en contact avec un demandeur important pour planifier le début de l'examen. Comme nous en avons discuté au chapitre 4.13, il pourrait y avoir en place un protocole établissant les lignes directrices que l'EF doit respecter pendant le processus de vérification. Le GDI pourrait aviser l'EF sur la façon de procéder avec le demandeur.

Au moment où il communique pour la première fois avec le demandeur, l'EF devrait demander les noms et les coordonnées des personnes susceptibles de participer à la partie financière du processus d'examen (gestionnaire de la comptabilité, gestionnaire de la fiscalité, contrôleur, représentant externe). Il pourrait également y avoir d'autres gestionnaires dont les coordonnées sont requises parmi les représentants des diverses divisions ou emplacements géographiques de la société.

Lors de l'examen d'un dossier important, l'EF et le CRT assisteront conjointement aux réunions qui touchent les aspects financiers et scientifiques ou technologiques de l'examen, comme l'entrevue initiale, le projet de cotisation, les représentations et la rencontre finale. Le GDI pourrait aussi assister à certaines ou à toutes les rencontres.

L'EF devrait consulter le GDI tôt dans le processus d'examen afin de discuter du moment et de la façon de présenter les demandes de renseignements. À mesure que l'examen progresse, l'EF devra aussi savoir comment le demandeur souhaite être avisé des redressements proposés.

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