Manuel financier d’examen des demandes – Procédures d’examen pour les examinateurs financiers

Chapitre 4.0 Planification de l’examen

Table des matières


Ce message indique que le Manuel d'examen des demandes à l'intention des examinateurs financiers de la RS&DE est maintenant en vigueur et que la version épurée publique est disponible.

4.1 Résumé du chapitre

Ce chapitre traite des façons de planifier un examen et de certaines situations spéciales qui pourraient influencer le déroulement de l'examen. Ce chapitre traite des sujets suivants :

4.2 Exigences du chapitre

4.3 Documentation

4.4 Processus d'examen des demandes au titre de la RS&DE

4.5 Normes de service et les arrêts de compteur

4.6 Gestion du risque

4.7 Réception du dossier en provenance de la fonction de contrôle

4.8 Examen préliminaire

4.9 Analyse des renseignements recueillis

4.10 Observations de l'examinateur financier

4.11 Détermination des enjeux et / ou préoccupations soulevés par l'examen

4.12 Préparation du plan d'examen financier de la RS&DE

4.13 Considérations additionnelles pour les dossiers importants

4.2 Exigences du chapitre

Les exigences de base auxquelles doivent satisfaire les examinateurs financiers (EF) sont les suivantes :

  1. Formuler un plan en vue de l'examen et coordonner ce plan avec le conseiller en recherche et technologie (CRT).
  2. Rédiger un plan d'examen comprenant les éléments clés suivants :
    1. Détermination des enjeux à examiner et justification;
    2. Portée de l'examen, selon le pointage du risque (grille de risque) et d'autres facteurs;
    3. Stratégie d'examen proposée.
  3. Consulter le gestionnaire des examens financiers (GEF) ou le conseiller technique financier (CTF), au besoin, avant de mettre le plan au point.
  4. Documenter toutes les communications pertinentes à la planification et aux révisions apportées au plan d'examen.
  5. Respecter les exigences générales de l'Agence du revenu du Canada (ARC) relatives aux communications et à la sécurité de l'information, y compris la protection des renseignements que fournissent les demandeurs.

4.3 Documentation

Il est important d'insister sur les avantages d'un dossier bien documenté du point de vue des deux examinateurs. La documentation du dossier survient à toutes les étapes de l'examen, que ce soit lors de la planification, du déroulement ou de l'achèvement de l'examen. Voici quelques-uns des avantages d'un dossier bien documenté :

  • accroître le caractère défendable de la décision qui a été rendue car il est possible de :
    • démontrer que le demandeur a reçu un traitement en bonne et due forme;
    • fournir des feuilles de travail à l'appui des décisions qui sont rendues;
  • améliorer la gestion du risque pour les demandes des années suivantes;
  • permettre un examen efficace par divers intervenants internes ou externes à l'ARC tel que les GEF ou les gestionnaire en recherche et technologie (GRT), les agents des appels, le personnel responsable de la revue de la qualité, les avocats du ministère de la justice, et les juges de la Cour canadienne de l'impôt.

Remarque : Bien documenter ne veut pas dire obtenir toutes les factures ou les T4 des employés. L'EF doit surtout expliquer ce qui a été fait, pourquoi, comment, par qui, ainsi que les réflexions, les références et les conclusions. Les documents à l'appui sont les documents pertinents seulement.

4.4 Processus d'examen des demandes au titre de la RS&DE

Tout examen des demandes est justifié par le fait qu'il faut s'assurer de façon raisonnable que le demandeur se conforme à la législation pertinente. S'il est déterminé que l'observation constitue un problème, l'EF et le CRT tenteront de clarifier les malentendus particuliers du demandeur en vue d'améliorer l'observation future.

Le processus d'examen en soi comporte beaucoup d'étapes et de procédures. Il peut s'agir d'un processus relativement court où le seul enjeu examiné est rapidement résolu ou d'un processus long et prolongé où le dossier comporte de multiples enjeux complexes nécessitant une recherche et des renvois à l'administration centrale (AC). Cependant, le processus de base pour l'EF consiste en général à effectuer l'examen et à documenter les étapes suivantes tout en coordonnant son processus d'examen avec celui du CRT assigné à l'examen, le cas échant. Certaines de ces étapes peuvent s'avérer répétitives ou nécessiter des modifications au cours du processus d'examen.

  1. Recueillir les renseignements pertinents.
  2. Déterminer les enjeux importants et les questions relatives à l'inobservation dont il faut traiter.
  3. Formuler un plan d'examen qui tient compte de ces enjeux et inobservations.
  4. Communiquer avec le demandeur pour discuter des enjeux et inobservations, et obtenir des éléments probants en vue de les résoudre. Cela peut nécessiter une visite sur place.
  5. Informer le demandeur des constatations et lui accorder le temps nécessaire pour les réfuter.
  6. Mettre au point le rapport d'examen financier (REF) en fonction des déterminations finales et informer le demandeur des résultats finaux.
  7. Compléter le dossier, y joindre toute la documentation pertinente et acheminer les résultats au centre fiscal (CF).

4.5 Normes de service et les arrêts de compteur

Les normes de service de l'ARC et sa politique sur l'utilisation des arrêts de compteur dans les examens de demandes sont discutés au chapitre 2.12. Sur réception du dossier, l'EF établira la norme de service à appliquer à l'égard de ce dossier afin de déterminer le niveau de priorité associé au type particulier de demande présentée. Étant donné que les normes de service ont été mises en œuvre au bénéfice du demandeur, la plupart des délais découleraient des actions du demandeur ou de son incapacité à s'acquitter de ses obligations envers l'ARC en temps opportun.

Pour satisfaire aux exigences des normes de service, l'EF devra régulièrement surveiller et prioriser sa charge de travail. Si, pour quelque raison que ce soit, l'EF croit que le dossier ne pourra être examiné dans le délai établi par les normes de service applicables, il devrait en informer le GEF responsable.

4.6 Gestion du risque

La gestion du risque est un aspect important de toutes les opérations de l'ARC. Dans le cadre du programme de la Recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE), l'utilisation de techniques d'évaluation du risque est essentielle pour sélectionner les demandes à examiner et pour déterminer la portée de l'examen. Des évaluations du risque adéquates permettent d'identifier les dossiers qui présentent le plus grand potentiel d'inobservation et, ainsi, permettent une utilisation efficace des ressources. Elles aident aussi à éviter les examens non nécessaires de demandeurs qui se conforment, contribuant ainsi à accroître dans l'ensemble l'efficience et l'efficacité du programme de la RS&DE.

La politique sur la gestion du risque, soit la Directive RS&DE 2003-01R, Énoncé de politique – Programme de la RS&DE – Gestion du risque – Traitement des demandes, stipule ce qui suit :

« Selon la politique du Programme de la RS&DE en matière de gestion du risque, toutes les demandes complètes doivent faire l’objet d’un examen mais cet examen doit s’arrêter lorsqu’on atteint un niveau de confiance raisonnable qu’il y a un risque minime que la demande renferme une erreur importante. Il peut s'agir d'un examen au bureau de points précis ou encore d'un examen plus poussé sur place. Une fois ces questions résolues, il importe avant tout que l'agent consigne et justifie dans un rapport d'examen technique ou financier [les conclusions de l'examen], selon le cas. »

Bien que cette directive ait été révisée la dernière fois en 2004, soit avant l'entrée en vigueur du réaménagement du processus, l'essentiel de la politique sur la gestion du risque n'a pas changé. Seules les procédures de sélection initiale et d'évaluation du risque ont été réattribuées entre le CF et le bureau des services fiscaux (BSFC).

Le recours à la gestion du risque pour sélectionner les dossiers et les enjeux à examiner, en collaboration avec les services axés sur les demandeurs, permet d'établir un équilibre entre l'intégrité fiscale et la prestation d'encouragements fiscaux aux demandeurs en temps opportun. La gestion du risque réduit aussi les coûts d'observation pour le demandeur et les coûts associés à l'administration du Programme de la RS&DE. Le processus de gestion du risque en ce qui concerne les demandes débute dès que le CF reçoit une demande et se poursuit tout au long du processus d'examen. L'EF est donc impliqué dans cette gestion du risque lors de son examen. Avant que l'EF reçoive le dossier, le CF et la fonction de contrôle ont effectué un examen préliminaire de la demande afin de cerner les sujets de préoccupation possibles.

4.6.1 Évaluation du risque

L'évaluation du risque est le processus continu de l'évaluation des renseignements reçus pendant l'examen et de la prise en considération de ses répercussions négatives sur l'ARC. Aux fins de la RS&DE, l'évaluation du risque correspond à l'identification et à l'élimination des enjeux de façon continue au fur et à mesure que de nouveaux renseignements sont disponibles. L'évaluation du risque consiste à examiner les renseignements pertinents dont dispose l'EF concernant la demande et le demandeur (y compris les évaluations du risque du CF et de la fonction de contrôle) afin de prendre une décision quant à savoir si la demande requiert un examen détaillé conformément à la politique sur la gestion du risque de la RS&DE. L'évaluation du risque est un volet de la gestion du risque.

L'outil d'évaluation du risque qu'utilise le CF permet d'établir un pointage de risque initial pour chaque demande qui recommande soit une sélection décroissante du CF ou soit un renvoi de la demande au BSFC pour fins d'examen. Toutes les demandes référées au BSFC passent par la fonction de contrôle où la grille du risque que produit le CF est examinée et où la demande est évaluée afin de déterminer si elle doit faire l'objet d'un examen technique ou financier plus approfondi. S'il est recommandé que la demande fasse l'objet d'un examen, la grille du risque devrait être acheminée à l'EF accompagné des commentaires de la fonction de contrôle. Ces deux sources de renseignements fournissent un point de départ pour déterminer la portée et l'étendue de l'examen.

L'étape de l'examen préliminaire devrait fournir à l'EF suffisamment de renseignements pour procéder à une évaluation éclairée du niveau de risque perçu lié à l'examen. Cette évaluation est mise à jour au fur et à mesure que l'examen progresse et que des renseignements supplémentaires sont recueillis. Après avoir identifié les enjeux, la nature et la portée des sondages de vérification pour traiter de ces enjeux doivent être établies et documentées dans le dossier. La détermination des enjeux à examiner est fondée sur le niveau du risque perçu associé à chaque enjeu. La nature des sondages dépend de la nature des enjeux potentiels et du système de comptabilité du demandeur, ou de l'absence d'un tel système. Si, après avoir procédé à l'examen préliminaire, l'EF a établi qu'il existe des questions potentiellement importantes ou un risque d'inobservation grave, il devrait effectuer un examen détaillé. L'accent est alors mis sur l'élaboration d'un plan d'examen pour chaque enjeu cerné.

4.6.1.1 Concept du caractère significatif (importance relative) par rapport au concept de risque

Le caractère significatif est lié mais n'équivaut pas au risque. Essentiellement, le caractère significatif est un jugement pour déterminer dans quelle mesure une demande peut être surévaluée ou sous-évaluée avant que l’ARC opte pour procéder à l’établissement d’une nouvelle cotisation plutôt que d’accepter la demande telle que produite. En vue d'effectuer un examen de façon rentable, l'EF doit tenir compte du concept du caractère significatif qui devrait être établi à l'étape de l'examen préliminaire.

Le risque dans le contexte de la planification d'un examen est principalement lié au risque d'inobservation de la demande. Le montant en dollars à risque lié à l'inobservation peut être ou ne pas être important dans la demande actuelle. Toutefois, l'enjeu peut devenir important si le demandeur continue à présenter de telles dépenses inadmissibles ou si l'intermédiaire fiscal présente des dépenses semblables de la part de plusieurs demandeurs.

4.6.1.2 Détermination du caractère significatif (importance relative)

Le caractère significatif signifie que, dans une situation donnée, certaines opérations sont plus importantes que d'autres et exigent donc un examen plus minutieux. Le concept de détermination du caractère significatif n'est pas précis; il s’agit plutôt d’une question de jugement professionnel qui peut nécessiter une discussion avec le GEF ou le CTF. Normalement, de nouvelles cotisations ne sont pas établies pour des montants négligeables. Cependant, si des exceptions à la politique sont jugées appropriées, elles devraient être expliquées au dossier.

Les facteurs suivants doivent être pris en compte lorsqu'il s'agit de déterminer le caractère significatif :

Taille de la demande : Un montant considéré comme significatif pour un demandeur peut ne pas l’être pour un autre. Par exemple, une dépense de 20 000 $, représentant 20 % d’une demande de 100 000 $, peut être significative, tandis que ce même montant n’est pas considéré comme significatif si la demande est de 10 000 000 $ (0,2 % de la demande). Le caractère significatif est donc souvent déterminé en liant le montant à la taille de la demande. Lorsque tous les autres facteurs sont égaux, cette approche donne lieu à des seuils de signification plus élevés pour les demandes plus importantes.

Coûts par rapport aux avantages : Peu importe la taille de la demande, il peut ne pas être économique d’examiner les enjeux ou les dépenses si les montants sont minimes en raison des coûts associés à l’exécution d’une procédure d’examen quelconque. Cependant, si une erreur systématique est détectée, ces petits montants peuvent devenir significatifs si l’erreur réapparaît de nombreuses fois et qu’un grand nombre de projets sont touchés.

Uniformité : Des lignes directrices sur le caractère significatif devraient être définies par la direction du BSFC, selon la disponibilité des ressources et autres facteurs. Les EF devraient appliquer ces lignes directrices uniformément à tous les demandeurs.

Par exemple, un EF peut décider que, pour une demande de dépenses de 60 000 $, un montant de dépenses de 6 000 $ est un montant significatif. L’EF examinerait alors les sections principales de la demande qui pourraient comporter une erreur significative. Une fois convaincu que tous les redressements possibles, lorsqu’ils ont été additionnés, totalisent moins de 6 000 $, l’EF pourrait accepter la demande telle que produite.

4.6.1.3 Évaluation du risque d'inobservation

Le risque d'inobservation peut découler d'un manque de connaissance ou de compréhension des politiques et de la loi sous-jacentes au programme de la RS&DE ou d'une inobservation délibérée. Dès que la demande est assignée à l'EF, ce dernier devient alors responsable de l'examiner afin d'évaluer le risque d'inobservation associé et de déterminer un plan d'action approprié en fonction des circonstances. Au fur et à mesure que l'examen progresse et que l'EF en apprend davantage au sujet d'une demande en particulier, il est mieux placé pour évaluer le risque d'inobservation. Bien que l'EF puisse examiner bon nombre de facteurs qui furent examinés par la fonction de contrôle et le CF, l'EF les examine de façon plus approfondie ou en fonction de ses connaissances spécialisées.

Voici deux cas où le risque peut l’emporter sur le caractère significatif :

Protégé - non reproduit

il peut s’avérer difficile de déterminer si les dépenses et les crédits d’impôt à l’investissement sont raisonnables. De même, les demandeurs peuvent ne pas bien connaître les exigences législatives de la Loi de l’impôt sur le revenu. Une attention particulière devrait être portée à l’endroit de ces demandeurs lorsqu’il s’agit d’examiner leur demande. Il peut être justifié de faire une visite sur place en vue de fournir des renseignements sur le programme de RS&DE et d’en savoir davantage au sujet du demandeur et de son entreprise.

Inobservation délibérée. Lorsqu’on soupçonne une inobservation délibérée, le caractère significatif devient moins important que le risque. Cela signifie que le risque pour l’ARC requiert un examen plus approfondi, même si le montant du crédit d’impôt à l’investissement (CII) en question n’est pas significatif. Dans de tels cas, les EF devraient consulter le GEF.

L’EF devra à l’occasion traiter d’un enjeu où le redressement possible n’est pas significatif. Cependant, les montants peuvent devenir significatifs en ce qui concerne le demandeur en particulier pour les années ultérieures ou, si des intermédiaires fiscaux sont concernés, des montants similaires peuvent être inclus dans de nombreuses autres demandes. L’EF doit décider si l’enjeu doit être examiné en dépit du fait que le CII actuel à risque n’est pas significatif. S'il n'est pas certain de la façon de procéder, l'EF devrait consulter le GEF pour que ce dernier l'aide quant à la décision à prendre. Si la décision définitive soit à l’effet de ne faire aucun redressement, l’EF informera le demandeur dans la lettre finale que le montant demandé n’est pas admissible et lui en expliquera le motif. Il indiquera au demandeur que, même si l’ARC ne procède à aucun redressement pour l’année, il ne devrait pas inclure des montants similaires dans ses demandes futures. Sinon, l'enjeu sera examiné normalement et le redressement sera proposé.

4.6.2 Répercussion du risque et du caractère significatif sur la portée de l'examen

Après que l'EF ait établi le caractère significatif de la demande et déterminé que celle-ci risque de comporter des erreurs significatives, la prochaine étape consiste à déterminer la façon d'aborder les enjeux. Cela nécessite de décider quels éléments en particulier seront examinés minutieusement afin d'établir que la demande est surévaluée ou sous-évaluée de façon appréciable, ou qu'elle est conforme avec la législation et aux politiques établies. Ce processus est aussi appelé « détermination de la portée de l'examen ». Un élément important pour déterminer la portée de l'examen consiste à coordonner l'examen avec le CRT de manière à ce que l'EF inclue des procédures qui aident le CRT quant aux enjeux communs que comprend son plan d'examen.

En gardant à l'esprit que la partie financière de l'examen devrait être conclue dès que l'EF a déterminé que la possibilité d'une erreur significative non détectée est minime, ce dernier devrait limiter le processus d'examen à ce qui est requis pour atteindre l'objectif énoncé ci-dessus. La portée de l'examen et le plan d'examen seront modifiés au fur et à mesure que des nouveaux renseignements sont reçus tout au long de l'examen. La portée peut être restreinte ou élargie, selon ce que découvre l'EF ou le CRT au cours de l'examen.

4.6.3 Indicateurs de risque

Les indicateurs de risque comprennent dans l'ensemble tout renseignement produit ou dérivé qui semble incohérent par rapport aux autres normes ou renseignements connus. Ils comprennent également tout renseignement produit qui suscite un questionnement de la part de l'EF quant à savoir si le demandeur se conforme ou non à la Loi et aux politiques connexes de l'ARC.

Les renseignements dérivés proviennent de la manipulation de renseignements primaires, passés et présents, et prennent la forme de divers ratios, de comparaisons, de tendances ou même de tests de vraisemblance.

4.6.3.1 Analyse des ratios et examen des états financiers

Les ratios peuvent servir à déterminer le caractère raisonnable des dépenses demandées et peuvent indiquer des secteurs qui requièrent une vérification plus approfondie. Les ratios précis, tels que les dépenses de RS&DE par rapport aux dépenses totales ou les salaires en RS&DE par rapport au total des salaires, peuvent être vérifiés en les comparant aux renseignements contenus dans la déclaration de revenus du demandeur et peuvent aussi servir à déterminer le caractère raisonnable des dépenses de RS&DE telles qu’elles sont déclarées dans le formulaire T661, Demande pour les dépenses de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE). Les ratios peuvent être comparés d’une année à l’autre et également aux ratios d’autres demandeurs d‘une même industrie. Il faut se rappeler, cependant, qu’un ratio n’est qu’un guide et que de nombreuses explications peuvent justifier un écart. Si un ratio pour l’année en cours révèle un écart significatif selon la norme prévue (par exemple, des ratios d’années antérieures), une vérification plus approfondie peut s’avérer nécessaire.

4.6.3.2 Analyse comparative et tests de vraisemblance des dépenses de RS&DE

Une comparaison de déclarations de l’année en cours et d’années antérieures peut fournir à l’EF des indicateurs d’enjeux qui doivent être traités pendant l’examen. Par exemple, une hausse importante du pourcentage des dépenses de RS&DE, année après année, peut être inhabituelle. De la même manière, dans le contexte d’activités commerciales, on peut constater qu’il n’est pas raisonnable qu’un demandeur engage un pourcentage considérable du total de ses dépenses d’exploitation dans le cadre de ses projets de RS&DE.

4.6.3.3 Analyse des tendances

Une comparaison des dépenses de RS&DE pour l’année en cours et pour les années antérieures permettra de détecter des éléments qui peuvent sembler hors de l’ordinaire, déraisonnables ou douteux. Par exemple :

  • Les salaires en RS&DE ont-ils augmenté de façon significative?
  • Les ratios varient-ils considérablement d’une année à l’autre?

Si des éléments significatifs sont détectés, ils seront notés dans le plan d’examen et feront l’objet d’une discussion avec le CRT et possiblement avec le GEF ou le CTF.

4.6.3.4 Vérifications au centre fiscal

L'EF doit comprendre que le CF assure l'exactitude et, dans certains cas, détermine le caractère raisonnable des montants qui figurent dans diverses annexes de la T2 – Déclaration de revenus des sociétés. Par conséquent, en temps normal l'EF ne devrait pas refaire ces vérifications ni vérifier de nouveau le caractère raisonnable de ces montants. Les validations de système dans CORTAX comprennent ce qui suit :

  • tous les soldes à reporter (pertes, crédits d'impôt à l'investissement (CII), compte de dépenses de RS&DE et fraction non amortie du coût en capital (FNACC));
  • ajouts à l'annexe T2SCH1, Revenu net (perte nette) aux fins de l'impôt sur le revenu, (amortissement, provision pour impôts sur le revenu, dons de bienfaisance et provisions d'une année antérieure déduites);
  • déductions à l'annexe T2SCH1 (dépenses de RS&DE, déduction pour amortissement (DPA) et toute autre déduction qui est demandée dans une autre annexe de la T2);
  • déduction du montant de CII utilisé et / ou remboursé de l'année précédente dans le formulaire T661.

Protégé - non reproduit

Au cours de l'examen préliminaire, l'EF ne devrait pas refaire les tests de vraisemblance qu'effectue le CF. Cependant, si un examen détaillé est entrepris, l'EF devrait obtenir du demandeur les conciliations détaillées et les examiner.

4.6.3.5 Changements dans la déclaration des dépenses de RS&DE

Les EF devraient faire preuve de prudence lorsque des changements sont apportés aux conventions comptables au cours de l'année. Pour une comparaison significative des chiffres d'une année à l'autre, il est nécessaire qu'ils aient été traités de façon uniforme. Par exemple, les dépenses de RS&DE peuvent avoir été capitalisées dans l'année précédente et passées en charges dans l'année en cours.

L'EF doit s'assurer que les comparatifs sur plusieurs années sont exprimés dans la même monnaie. Le demandeur peut avoir choisi de produire sa déclaration dans une monnaie autre que le dollar canadien ou peut avoir révoqué un choix qu'il avait fait. Le code d'état de la monnaie fonctionnelle de l'année donnée se trouve à la partie 1 de l'écran FONC dans CORTAX. S'il n'y a pas d'écran Fonc, le demandeur n'a jamais présenté de choix dans le cadre du régime de déclaration en monnaie fonctionnelle et tous les montants sont donc exprimés en dollars canadiens. Consultez l'annexe 4 pour obtenir de plus amples renseignements sur la déclaration en monnaie fonctionnelle.

4.7 Réception du dossier en provenance de la fonction de contrôle

4.7.1 Grille de risque et pointage du risque du CF

Toutes les déclarations T2 font l'objet de la validation initiale et d'une vérification de l'intégralité par un agent de cotisation T2 du CF. Si une demande au titre de la RS&DE a été produite, le traitement de la demande fait l'objet par la suite d'une évaluation du risque à l'aide de l'outil de gestion du risque de la RS&DE, un outil automatisé qui analyse divers facteurs en fonction des renseignements contenus dans le formulaire T661 et l'annexe T2SCH31, Crédit d'impôt à l'investissement (Sociétés), afin d'établir un pointage du risque. La grille de risque, qui affiche les détails du pointage du risque et qui fournit une liste des facteurs prépondérants, est utilisée pour déterminer si une demande doit être envoyée au BSFC aux fins d'examen ou si elle peut faire l'objet d'une sélection décroissante.

Protégé - non reproduit

La fonction de contrôle au BSFC obtient la grille de risque en ligne afin d'effectuer une préanalyse du formulaire T661, de l'annexe T2SCH31 et d'autres renseignements financiers et techniques. Cette préanalyse permet de déterminer si la demande comporte suffisamment d'enjeux ou de risques potentiels pour justifier un examen plus détaillé.

Protégé - non reproduit

la fonction de contrôle pourra soit fermer le dossier, soit l’assigner aux fins d’examen technique et/ou financier.

4.7.2 Commentaires de la fonction de contrôle

Si l'EF reçoit le dossier, c'est parce que la fonction de contrôle a déterminé que les enjeux qu'il comporte requièrent un examen plus détaillé avant que la demande puisse être traitée. Les commentaires de la fonction de contrôle sont formulés (dans un formulaire à déterminer par le BSFC) et devraient être accompagnés du Questionnaire et liste de contrôle financiers de la RS&DE [outil présentement en élaboration par la RS&DE à l'AC] et de la grille de risque. La grille de risque et le pointage du risque élaborés par le CF peuvent donner un aperçu et indiquer les raisons pour lesquelles le dossier a été envoyé au BSFC pour être examiné et où réside le risque perçu. Les commentaires de la fonction de contrôle fournissent également une orientation quant au processus d'examen minimal requis pour fermer le dossier et déterminent la portée ainsi que l'étendue minimale de l'examen.

Ces renseignements préliminaires peuvent fournir à l'EF (en collaboration avec le CRT) un point de départ pour élaborer un plan d'examen. Tous les commentaires de la fonction de contrôle doivent être abordés lors de l'examen. De plus, une justification doit être fournie dans le dossier pour tous les enjeux qui ne seront pas examinés.

4.8 Examen préliminaire

L'examen préliminaire débute suivant la réception d'un dossier de la fonction de contrôle et comprend toutes les procédures et interactions requises pour en arriver au point de décision quant à savoir si la demande requiert un examen détaillé ou si elle peut être acceptée telle que produite. Cet examen peut également aider à déterminer si l'examen détaillé peut être effectué avec ou sans une visite sur place. Il est clair que l'examen préliminaire comprend plusieurs activités qui sont requises pour en arriver à ce point de décision, dont les activités suivantes :

  • recueillir des renseignements pertinents à la décision;
  • assurer une coordination avec le CRT afin de comprendre les décisions et les enjeux liés à l'examen technique;
  • déterminer les secteurs de risques potentiels et évaluer le caractère significatif de chaque risque;
  • formuler un plan d'examen en fonction des renseignements supplémentaires qui seront nécessaires pour traiter des enjeux significatifs;
  • documenter toutes ces activités dans le dossier.

La section suivante consistera à examiner les procédures d'examen que doit suivre l'EF lorsqu'il effectue un examen préliminaire coordonné au bureau. Le déroulement d'un examen détaillé, avec ou sans une visite sur place, et l'achèvement de l'examen sont examinés dans les chapitres suivants.

4.8.1 Collecte de renseignements aux fins de l'examen préliminaire

À l'étape de l'examen préliminaire, l'EF doit recueillir et examiner suffisamment de renseignements pertinents pour avoir une solide compréhension de la demande. Cela aidera l'EF à cerner les enjeux pertinents et à élaborer un plan d'examen. Une bonne compréhension des politiques, procédures et systèmes pertinents de l'ARC (consultez la discussion au chapitre 1 pour obtenir une liste non exhaustive) et des sources de renseignements disponibles à l'ARC et à l'externe est également nécessaire.

Si un examen a été effectué pour une année précédente, l'EF devrait discuter de cet examen avec le CRT afin d'en savoir davantage au sujet de l'entreprise et des projets du demandeur avant de préparer le plan d'examen. L'EF devrait aussi lire le rapport d'examen financier de cette année précédente.

4.8.2 Sources de renseignements internes et publiques

L‘EF devrait garder à l'esprit que l'accès à des renseignements sur les demandeurs ne doit se faire qu'en cas de nécessité absolue. Ce qui suit fournit une liste complète des sources à consulter à l'étape de la collecte de renseignements de l'examen. En ce qui nous concerne, un renseignement public est un renseignement facilement accessible par Internet ou dans des publications; ce type de renseignement peut être créé par des entités du secteur privé ou des organismes gouvernementaux. Quant aux sources de renseignements internes, il s'agit de documents de l'ARC ou d'autres sources de renseignements à l'ARC qui ne sont pas destinés à une diffusion au grand public. Même si des versions épurées de certains de ces documents peuvent être accessibles au public dans les salles de lecture de l'ARC ou au moyen d'une demande de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous considérons tout de même ces documents comme des documents internes et protégés. Aux fins de notre discussion, les présentations et les déclarations soumises à l'ARC par le demandeur sont des documents internes, puisqu'il s'agit de renseignements confidentiels et donc protégés.

La page Documents de référence de la RS&DE dans le site InfoZone fournit des liens aux sources de renseignements tant internes qu'externes.

Renseignements internes :

  • commentaires du sélectionneur de la fonction de contrôle grille de risque et pointage du risque du CF
  • formulaire T661, annexe T2SCH31 et toutes autres annexes T2 produites (y compris les états financiers) pour l'année courante et pour les années antérieures dans le système CORTAX
  • renseignements d'examen des années antérieures dans les bases de données et les lecteurs communs, tels que les rapports des années antérieures (techniques et financiers), les examens préliminaires de projets (EPP), les services fournis par le chargé de compte (CC), etc.
  • autres comptes (par exemple, retenues sur la paie)
  • dossier TF98
  • consultation auprès du CTF, du CRT et d'autres collègues qui ont examiné des entreprises semblables
  • renseignements antérieurs (registre des mesures prises) disponibles dans les diverses bases de données de l'ordinateur central, telle que le CSCOR
  • Direction de la RS&DE (lecteur partagé à l'AC) :
    • opinions de la Division de l'orientation technique
    • Cours AC1196-000 sur la RS&DE
  • dossier des documents permanents qui peut inclure des ententes, des rapports, des choix, etc.
  • sections des spécialistes, tels que les spécialistes de la vérification du commerce électronique, les dossiers importants, l'impôt international et la vérification du niveau d'observation des employeurs
     

Sources intranet :

  • Décisions de la Direction des décisions en impôt
  • Directives
  • Matériel de formation
  • Manuel de la vérification
  • Diverses politiques et procédures internes
  • Manuel d'examen des demandes (financier et scientifique)
  • Division de l'orientation technique – Enjeux et initiatives

Renseignements publics (liste non exhaustive) :

  • Tous les documents affichés sur le site Web de l'ARC
  • Communiqués de presse et annonces du budget
  • Législation et autres publications connexes
    • Loi de l'impôt sur le revenu
    • Publications de CCH et Carswell
    • Cas d'impôt sur le revenu
    • Périodiques professionnels (ICCA, CMA et CGA, lettres de cabinets d'avocats)
  • World Wide Web
    • Sites Web des demandeurs : renseignements relatifs aux actionnaires, aux directeurs, aux produits, aux investisseurs, au financement, aux clients, aux fournisseurs, aux concurrents, etc.
    • Industrie Canada
    • Statistique Canada
    • Organisations et publications de l'industrie
    • Sites Web des gouvernements provinciaux

4.8.3 Pertinence des sources de renseignements internes sélectionnées

Le système CORTAX est de loin le système que l'EF utilise le plus. Il permet de saisir et de stocker tous les renseignements relatifs à l'impôt sur le revenu que produisent les sociétés, et il fournit des révisions de ces renseignements en fonction des redressements demandés par les contribuables (demandeurs) et des mesures de vérification ou d'appel. De plus, il est lié au système du numéro d'entreprise (NE) dans RAPID.

D'autres systèmes, tels que le système RAPID, le système d'information de gestion de la vérification (SIGV) et le système de gestion des cas de la cotisation T2 (CSCOR), peuvent aussi fournir des renseignements utiles liés au dossier. Le système RAPID garde en mémoire tous les renseignements sur les déclarations T1, Déclaration de revenus et de prestations, des demandeurs, y compris le menu de sorties T1, ainsi que les sommaires de paie et les États de la rémunération payée (feuillets T4) de tous les employeurs. Quant au SIGV, il sert à stocker les renseignements sur les résultats de toutes les mesures de vérification et d'examen précédentes. Il permet également d'assurer le suivi de l'état du dossier d'examen en cours. Pour ce qui est du CSCOR, il est principalement utilisé par le CF pour assurer le suivi de son registre des mesures prises et de l'état de l'inventaire actuel. Quelques-uns des renseignements supplémentaires à la disposition de l'EF sont examinés ci-dessous.

4.8.3.1 Le formulaire T661, Demande pour les dépenses de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE)

Le formulaire T661 et l'annexe T2SCH31 (ou T2038(IND), Crédit d'impôt à l'investissement (particuliers)) sont les principaux documents de production pour demander des dépenses et des CII au titre de la RS&DE. Lorsqu'ils sont dûment remplis par le demandeur, ils fournissent des renseignements clés pour formuler des questions et un plan d'examen. Ils fournissent également une orientation quant à savoir où obtenir des renseignements qui pourraient confirmer si un enjeu financier existe ou non. Un examen complet du formulaire T661 produit est donc une condition préalable pour mieux comprendre les commentaires de la fonction de contrôle et la grille de risque du CF, et déterminer les autres enjeux financiers potentiels qui requièrent un examen plus approfondi.

En général, en vue de cerner d'autres enjeux concernant les dépenses demandées, l'EF devrait comparer le montant des dépenses figurant sur le formulaire T661 aux autres renseignements connus ou disponibles. Toute incohérence ou question découlant de cette comparaison peut devoir faire l'objet d'un examen plus détaillé.

4.8.3.2 Annexe T2SCH31, Crédit d'impôt à l'investissement – Sociétés, ou formulaire T2038(IND), Crédit d'impôt à l'investissement (particuliers)

Un examen de l'annexe T2SCH31 ou du formulaire T2038(IND) fournit à l'EF d'importants renseignements concernant le montant et le taux du CII demandé et le montant des CII des années antérieures que le demandeur reporte. L'examen révèle aussi la façon dont le demandeur applique les CII disponibles afin de remplir son obligation fiscale en vertu de l'impôt de la partie I pour l'année en cours ou pour les années antérieures. L'examen indique finalement le remboursement demandé ainsi que le montant qui est reporté aux années ultérieures. L'EF devrait également vérifier que les dépenses en capital admissibles à un CII au titre de la RS&DE ne sont pas aussi demandées à titre de bien admissible dans les sections 4 à 7 de l'annexe T2SCH31.

Peu de renseignements contenus dans le formulaire T2038(IND) sont accessibles dans le système RAPID. Par conséquent, l'EF serait bien avisé d'emprunter la déclaration T1 pertinente pour consulter le formulaire T2038(IND) ou en demander une copie du demandeur.

4.8.3.3 Annexe T2SCH1, Revenu net (perte nette) aux fins de l'impôt sur le revenu (conciliation)

L'annexe T2SCH1 Revenu net (perte nette) aux fins de l'impôt sur le revenu , est utilisée pour rapprocher le revenu net ou la perte nette selon les états financiers et le revenu net ou la perte nette aux fins de l'impôt sur le revenu. Plusieurs lignes de l'annexe T2SCH1 s'appliquent aux demandes au titre de la RS&DE. Les lignes les plus fréquentes utilisées pour les demandes au titre de la RS&DE sont les suivantes :

  • Ligne 118 – dépenses de RS&DE déduites selon les états financiers;
  • Ligne 231 – récupération de dépenses de RS&DE (solde négatif du compte en vertu du paragraphe 37(1));
  • Lignes 290-294 – autres ajouts tels que le crédit d'impôt provincial gagné sur le montant de remplacement visé par règlement (pour l'année courante ou une année précédente);
  • Ligne 411 – montant des dépenses de RS&DE demandées dans l'année, tel que demandé à la ligne 460 du formulaire T661;
  • Ligne 499 – total des autres déductions, y compris le CII et l'aide gouvernementale et autre inscrits dans l'état des résultats du demandeur et / ou des autres montants n'étant pas en lien avec la demande de RS&DE.

Si le montant inscrit à la ligne 118 ne correspond pas au montant des dépenses courantes demandées dans le formulaire T661, l'EF devrait tenter de rapprocher le montant déclaré, ou demander et examiner le rapprochement du demandeur. De la même manière, si les montants du CII et de l'aide déduit dans l'annexe T2SCH1 et déclarés dans l'état des résultats ne peuvent être rapprochés facilement, on devrait demander au demandeur de fournir un rapprochement de la déduction.

4.8.3.4 Annexe T2SCH8, Déduction pour amortissement (DPA)

L'EF devrait s'assurer que les dépenses en capital de RS&DE demandées en totalité, ou presque (TOP) pour l'année dans le formulaire T661 ne sont pas incluses comme acquisitions dans l'annexe T2SCH8, Déduction pour amortissement (DPA). Si aucune dépense en capital n'est demandée en TOP dans le formulaire T661, l'EF ne devrait normalement pas examiner l'annexe T2SCH8. Une exception à cette règle étant que si une demande au titre de matériel à vocations multiples (MVM) a été faite pour l'année précédente, l'EF devrait s'assurer que tout CII appliqué pour l'année antérieure lié à ce MVM est rajusté dans l'annexe T2SCH8.

4.8.3.5 Annexe T2SCH50, Renseignements sur les actionnaires

L'annexe T2SCH50, Renseignements sur les actionnaires, est surtout importante lorsqu'il s'agit de vérifier le statut de société privée sous contrôle canadien (SPCC) d'un demandeur et de l'admissibilité du demandeur au taux de CII majoré à 35 %. Ce processus peut nécessiter que l'EF examine l'annexe T2SCH50 de la société mère ou des échelons de propriété additionnels jusqu'à ce que les intérêts majoritaires individuels soient établis.

4.8.3.6 Annexe T2SCH9, Sociétés liées et sociétés associées

L'annexe T2SCH9, Sociétés liées et sociétés associés, devrait indiquer toutes les sociétés liées au demandeur. De plus, elle fournit indirectement des renseignements sur les autres parties liées, par exemple, les actionnaires majoritaires des sociétés liées. L'importance de ces renseignements dans le contexte d'une demande au titre de la RS&DE existe si l'une ou l'autre de ces parties liées fournit des services contractuels ou des produits qui sont demandés à titre de dépenses de RS&DE et qui ne sont pas désignés comme des opérations avec lien de dépendance.

L'analyse de cette annexe pourrait aussi indiquer qu'un examen est en cours pour une des sociétés liées ou associées. Une discussion avec l'autre EF aidera à déterminer la pertinence que les deux sociétés soient examinées par le même EF.

4.8.3.7 Annexe T2SCH23, Convention entre sociétés privées sous contrôle canadien associées pour l'attribution du plafond des affaires

L'annexe T2SCH23, Convention entre sociétés privées sous contrôle canadien associées pour l'attribution du plafond des affaires, fournit à l'EF l'attribution du plafond des affaires des sociétés associées pour les SPCC pour l'année civile. L'attribution allouée au demandeur servirait à calculer le montant de l'impôt en vertu de la partie I. L'EF utiliserait les numéros d'entreprise indiqués dans cette annexe afin de calculer le revenu imposable pour l'année antérieure des sociétés associées, ce qui est un des facteurs dans la détermination d'une société admissible.

4.8.3.8 Annexe T2SCH49, Convention entre sociétés privées sous contrôle canadien associées pour l'attribution de la limite des dépenses

Le demandeur qui est une SPCC est tenu de produire une annexe T2SCH49, Convention entre sociétés privées sous contrôle canadien associées pour l'attribution de la limite des dépenses, s'il fait partie d'un groupe de sociétés associées et qu'il est admissible au taux de CII majoré à l'égard de certaines ou de la totalité de ses dépenses admissibles. Bien que le CF procède à une vérification du caractère raisonnable du calcul de la limite des dépenses, l'exactitude de sa vérification est restreinte. Par conséquent, l'EF peut avoir besoin d'examiner le formulaire et s'assurer que la limite des dépenses totale calculée est exacte. Voir le module C, leçon 6 du cours AC‑1196‑000 pour obtenir des exemples de calcul de la limite des dépenses.

4.8.3.9 Annexes T2SCH100, Renseignements du bilan et T2SCH125, Renseignements de l'état des résultats

Les annexes T2SCH100, Renseignements du bilan, et T2SCH125, Renseignements de l'état des résultats, peuvent s'avérer utiles lorsque les états financiers sont temporairement non disponibles. L'EF pourrait utiliser ces annexes pour cerner ou éliminer plusieurs enjeux potentiels, dont les manques à gagner dans le redressement à la ligne 118 de l'annexe T2SCH1, les acquisitions d'immobilisations excédentaires dans l'annexe T2SCH8, ou un enjeu lié au plafond global du montant de remplacement.

4.8.3.10 Annexe T2SCH24, Liquidations et fusions

L'EF peut avoir besoin d'examiner l'annexe T2SCH24, Sociétés nouvellement constituées, sociétés fusionnées ou sociétés mères qui liquident une filiale, pour vérifier la limite des dépenses déclarée pour l'année. Les sociétés nouvellement fusionnées (ou liquidées) qui étaient associées l'année précédente n'apparaîtraient pas comme sociétés associées dans la déclaration T2 de l'année en cours.

4.8.3.11 Soldes des reports, calcul de l'impôt de la partie I, crédit d'impôt à l'investissement appliqué

Lors du traitement des redressements, l'EF est tenu de calculer l'impôt exact exigible de la partie I avant l'application des CII disponibles. Le demandeur peut parfois déclarer des montants de report différents de ceux qui ont été enregistrés dans le système CORTAX. En comparant les entrées dans le fichier « RPT » à celles dans le fichier « CIS », l'EF peut repérer ces écarts. Si des écarts existent, l'EF devrait vérifier les sources de ces écarts pour les corriger, s'il y a lieu, ou pour confirmer les montants auprès du demandeur.

4.8.3.12 Production de déclarations de revenus pour les années antérieures

La déclaration T2 et les annexes s'y rapportant, y compris le formulaire T661 et les annexes T2SCH31, T2SCH100 et T2SCH125 sont accessibles en ligne dans le système CORTAX. La T1 - Déclaration de revenus et de prestations (T1), y compris l'annexe T2038(IND), sont accessibles dans le système RAPID.

Ces renseignements sur les années antérieures pourraient servir à examiner les tendances en matière de dépenses de RS&DE ou les changements de ratio au fil du temps.

Remarque : Il se peut que certains de ces ratios et certaines tendances aient été constatés par la fonction de contrôle et acheminés à l’EF pour que celui-ci les prenne en considération.

4.8.3.13 Dossiers de documents permanents

Des dossiers de documents permanents (DP) ont été créés pour conserver les documents qui peuvent avoir une incidence sur plus d'une année d'imposition et pour séparer ces documents des déclarations de revenus.

Le DP peut comporter des renseignements utiles à la planification des examens actuels, comme les REF antérieurs, les choix, les renonciations, les rapports sur les pénalités, les ententes, les résolutions des administrateurs, la correspondance (y compris les décisions) et des renseignements concernant des préoccupations qui ont été soulevées lors d'autres contacts avec le demandeur ou son représentant et qui nécessitent un suivi. Ces renseignements peuvent également figurer dans le dossier T2.

4.8.3.14 Système du numéro d'entreprise

Le système du NE fournit une multitude de renseignements concernant le demandeur. Voici quelques-uns des renseignements nécessaires aux fins d'examen :

  • lieu où sont entreposés les registres comptables;
  • adresse postale actuelle;
  • coordonnées et représentants autorisés;
  • renseignements sur le propriétaire;
  • renseignements sur la constitution en personne morale;
  • autres comptes ouverts, tels qu'un compte de TPS / TVH, un compte d'importateur et un compte de retenues sur la paye.

Le système du NE

Protégé - non reproduit

4.8.3.15 Formulaire RC59, Consentement de l'entreprise pour l'accès par téléphone et par la poste

Le formulaire RC59, Consentement de l'entreprise pour l'accès par téléphone et par la poste, est habituellement rempli par une société demanderesse si elle souhaite être représentée par un tiers pour s'occuper du processus d'examen. Si le système du NE n'indique pas qu'un tiers est un représentant autorisé, l'EF ne devrait divulguer aucun renseignement confidentiel sur le demandeur à ce tiers jusqu'à ce qu'il ait obtenu l'autorisation écrite du demandeur autorisant l'ARC à discuter de la demande.

Si un formulaire RC59 est produit et qu'il est indiqué que le représentant n'est autorisé qu'aux fins de la demande, le formulaire RC59 ne sera pas entré dans le système du NE. L'EF devrait vérifier le dossier TF98 avant de demander au demandeur de produire un autre formulaire RC59. S'il reçoit ce formulaire RC59 de consentement restreint, l'EF le versera au dossier TF98. Si le formulaire RC59 ne stipule aucune restriction, il devrait être envoyé au CF aux soins de l'unité chargée du système du NE aux fins de saisie dans le système.

L'équivalent de ce formulaire que doivent remplir les demandeurs particuliers est le formulaire AUT-01, Autoriser l'accès par téléphone et par courrier d'un représentant.

4.8.3.16 Notes accompagnant les états financiers

Les notes accompagnant les états financiers peuvent fournir suffisamment de renseignements pour déterminer le traitement des dépenses de RS&DE et des aides reçus. En utilisant ces notes, l'EF peut être en mesure de mettre à jour et de concilier les historiques des frais reportés et des immobilisations sans communiquer avec le demandeur.

Ces notes peuvent également indiquer des opérations entre parties apparentées, des modifications au capital-actions pendant l’année, des prêts gouvernementaux et une aide reçue, ainsi que des ajouts aux immobilisations.

Protégé - non reproduit

Si la déclaration T2 a été produite par voie électronique, les Notes accompagnant les états financiers peuvent se trouver à la fin de l'annexe T2SCH100 dans le système CORTAX.

4.8.3.17 Renseignements sur la paie

Les sommaires de la rémunération sont produits chaque année civile par les employeurs et sont stockés dans le système RAPID sous l'option DD.1.

Protégé - non reproduit

ou d’examiner la tendance des salaires bruts et de la comparer à la tendance à la hausse ou à la baisse des salaires en RS&DE. Un pourcentage élevé de salaires en RS&DE ou des augmentations importantes du pourcentage des salaires en RS&DE, lorsqu’ils sont comparés aux augmentations en salaires bruts, peuvent indiquer un enjeu qui requiert un examen plus approfondi.

Les feuillets T4 pour l'année civile se trouvent habituellement sous l'option DD.2 du système RAPID. L'EF peut les comparer aux renseignements sur les salaires fournis par le demandeur afin de déterminer si la grille des salaires du demandeur semble raisonnable. Cependant, les feuillets T4 en soi comportent des restrictions inhérentes, particulièrement lorsque le demandeur a choisi la méthode de remplacement. Le montant du revenu imposable inscrit sur le feuillet T4 peut inclure des gratifications (bonis) et des avantages imposables relatifs à l'année d'imposition en cours et à la précédente (ou subséquente), selon la date de fin d'exercice de l'employeur en question. De même, il se peut que les feuillets T4 ne soient pas encore disponibles lors de l'examen car ils ne sont exigés qu'à la fin de février de l'année suivante et, même lorsqu'ils sont reçus, le personnel de l'ARC doit les entrer dans le système. En outre, les T4 sont produits pour une année civile, alors que le demandeur peut avoir une année d'imposition qui ne se termine pas au 31 décembre.

Le registre de paie du demandeur est donc un outil plus détaillé qui permettra la vérification de plusieurs points tels que la date d'embauche, les gratifications, et les bénéfices aux employés.

 4.8.3.18 Attribution actuelle et délais

Il est possible d'accéder au SIGV pour consulter des renseignements sur l'attribution actuelle du dossier, y compris les délais et les raisons de ces délais. Le système indiquera également si d'autres cas sont ouverts concernant ce demandeur pour l'année d'imposition faisant l'objet d'un examen ou pour toute autre année d'imposition. L'EF devrait être au courant des autres vérifications (petites et moyennes entreprises (PME) ou dossiers important) en cours puisqu'elles pourraient modifier les renseignements cotisés avec lesquels l'EF travaillera pour fermer le dossier.

 4.8.3.19 Crédits d'impôts provinciaux pour la recherche et développement

L'ARC administre l'impôt sur le revenu des sociétés de tous les territoires et de toutes les provinces (provinces adhérentes), à l'exception des provinces de Québec et de l'Alberta (provinces non adhérentes). Les détails du calcul de l'impôt et des crédits provinciaux se trouvent à la section 2 de l'annexe T2SCH5, Calcul supplémentaire de l'impôt – Sociétés. Plusieurs provinces offrent des crédits d'impôt pour la R et D en plus du CII fédéral. En général, ces crédits sont calculés en fonction des dépenses fédérales admissibles engagées par le demandeur dans le cadre d'activités de RS&DE exercées dans la province. Les demandes provinciales pour des dépenses qui excèdent les montants demandés dans le formulaire T661 ou engagées dans des administrations où le demandeur n'a pas d'établissement stable peuvent nécessiter un examen plus approfondi. Les demandes provinciales se trouvent dans le système CORTAX. Consultez le chapitre 6.4.2.1 pour une liste d'annexes pour les demandes provinciales.

Les provinces de Québec et de l'Alberta offrent aussi des crédits d'impôt pour la R&D, mais ces demandes ne sont pas accessibles dans le système CORTAX.

 4.8.3.20 Dossier TF98 – Renseignements techniques sur les projets

Dans la plupart des cas, les renseignements techniques sur les projets demandés par des sociétés sont accessibles dans CORTAX. Cependant, il peut arriver à l'occasion qu'il ne soit pas possible pour le CF de saisir ces renseignements dans le système CORTAX. Dans un tel cas, ces renseignements seront versés au dossier TF98. Les renseignements contenus dans le dossier TF98 sont hautement confidentiels (de niveau Protégé B) et devraient être conservés dans un endroit sécuritaire, comme dans un local à accès restreint ou un classeur verrouillé. Lorsqu'il examine le dossier TF98 au bureau, l'EF ne devrait jamais laisser le dossier sans surveillance sur son bureau. Il est également fortement recommandé que l'EF ne sorte jamais le dossier TF98 du bureau. Chaque BSF devrait instaurer des procédures de suivi et s'assurer qu'elles sont mises en place et respectées lorsque l'EF ou quelqu'un d'autre emprunte un dossier TF98.

 4.8.3.21 Aide des SVCE et utilisation du logiciel IDEA

Si un demandeur fait le suivi des dépenses de RS&DE dans les comptes, l'EF pourrait envisager de demander le soutien des spécialistes de la vérification du commerce électronique (SVCE) pour l'examen de la RS&DE de la demande importante. À l'occasion, les fichiers de données requis par l'EF peuvent avoir déjà été extraits par le SVCE pour un autre programme, comme le Programme des dossiers importants. Toutefois, la RS&DE examine habituellement une demande bien avant les autres programmes. C'est pourquoi, étant donné le délai d'exécution nécessaire au SVCE pour obtenir et manipuler les fichiers de données afin de répondre aux besoins de l'EF, la demande d'aide devrait être faite très tôt à l'étape de planification de l'examen. L'obtention des fichiers de données le plus tôt possible au cours du processus pourrait aider l'EF à raffiner la portée de l'examen et à déceler les transactions inhabituelles et les montants très importants dans les dépenses de RS&DE. On s'attend à ce que l'utilisation du logiciel IDEA augmente l'efficience et l'efficacité de l'examen.

Pour les EF qui ne sont pas familier avec IDEA, le SVCE peut aussi donner une formation rudimentaire sur ce logiciel que l'ARC utilise pour interroger des fichiers de données et extraire des entrées des comptes d'un demandeur afin de créer des feuilles de travail. Cette formation en cours d'emploi ne remplace pas le besoin de se familiariser avec toutes les capacités d'IDEA à l'aide d'un cours officiel.

La décision de demander l'aide d'un SVCE requiert une évaluation des éléments suivants afin de déterminer si l'utilisation du logiciel IDEA améliorerait l'efficience et l'efficacité du processus d'examen :

  • la portée de l'examen à l'égard des enjeux déterminés;
  • le volume et la qualité des renseignements du demandeur qui sont disponibles sous forme électronique;
  • la facilité relative d'accéder aux données requises et de les télécharger.

4.8.4 Renseignements d'examen des années antérieures

Si un examen technique et / ou financier a été mené précédemment, l'EF devrait examiner les rapports applicables pour les années en question afin de s'assurer que tous les éléments en suspens ont été abordés dans le plan d'examen actuel.

4.8.4.1 Rapports d'examen financier des années antérieures

Les REF des années antérieures peuvent s'avérer utiles à l'EF pour en savoir davantage au sujet de l'entreprise et des représentants du demandeur. Ces rapports peuvent également mettre en évidence des enjeux importants sur lesquels l'EF doit assurer un suivi, des enjeux tels que la récupération possible de CII, une lettre émise avisant le demandeur d'améliorer la tenue de ses registres comptables, des erreurs et des incohérences dans la production de sa demande que le demandeur devait corriger (par exemple, des encouragements fiscaux provinciaux qui n'ont pas été déduits des dépenses admissibles pour l'année antérieure). Ces rapports peuvent fournir des conciliations utiles de soldes reportés, comme les frais reportés de RS&DE. Un REF pour une année antérieure peut également fournir des renseignements utiles, comme ceux-ci :

  • redressements et raisons des redressements;
  • renvois effectués;
  • si une « lettre exigeant une meilleure tenue de registres comptables » a été émise;
  • différends ou autres problèmes rencontrés avec le demandeur ou son représentant;
  • conciliations de dépenses reportées et des dépenses de RS&DE ajoutées dans l'annexe T2SCH1;
  • nature des registres comptables tenus par la société.

4.8.4.2 Rapports d'examen de la RS&DE du CRT pour les années antérieures

Les rapports d'examen de la RS&DE pour les années antérieures des CRT peuvent s'avérer utiles à l'EF pour mieux comprendre les projets échelonnés sur plusieurs années. Le demandeur peut avoir mis en évidence des informations clés dans la description de projet, telles qu'une aide externe à recevoir ou la date de fin prévue du projet.

Si l'EF n'a pas pris part aux examens des années antérieures, il peut alors recueillir de nombreux renseignements au sujet du demandeur et de son entreprise en lisant attentivement ces rapports récents.

4.8.4.3 Services de chargés de compte

Si des services de chargés de compte (CC) ont été fournis, l'EF devrait examiner les conclusions provisoires du CRT et, s'il y en a, celles de l'EF pour identifier les enjeux qui ont été examinés, et pour s'assurer que le demandeur a apporté les redressements appropriés à sa demande au moment de la produire. Tel que pour l'examen des rapports d'examen de la RS&DE du CRT et des REF de l'EF pour les années antérieures, le dossier du CC peut fournir des renseignements généraux sur l'entreprise du demandeur, les projets en cours et les contrôles internes de son système de comptabilité.

4.8.4.4 Service d'examen préliminaire de projets

L'EF peut souhaiter examiner le formulaire T2020 ou un document semblable lié à un examen préliminaire de projets (EPP) afin d'obtenir des renseignements généraux ou pour se rafraîchir la mémoire s'il était présent. Souvent dans le cadre d'un EPP, le demandeur reçoit une orientation sur les dépenses qui peuvent ou non être admissibles.

Protégé - non reproduit

4.9 Analyse des renseignements recueillis

Il est nécessaire d'avoir une connaissance suffisante de l'entreprise du demandeur pour préparer un plan d'examen, formuler des questions en vue de l'entrevue initiale et comprendre les réponses du demandeur aux questions qui lui sont posées. Les renseignements recueillis au cours de l'examen préliminaire permettront de résoudre les enjeux de la façon la plus efficace et efficiente possible.

Après la collecte de renseignements pertinents, l'EF doit les analyser afin de cerner les enjeux potentiels et de déterminer la portée et l'étendue de l'examen en fonction du risque et de l'importance relative. Cette analyse servira éventuellement de fondement au plan d'examen.

Comme point de départ, une analyse du formulaire T661 et des états financiers peut contribuer à cerner des enjeux et des préoccupations particuliers qui devraient être pris en note aux fins de discussion avec le CRT, si cela est justifié. Les enjeux importants qui ont été cernés devraient faire partie du plan d'examen et être abordés au cours de l'entrevue avec le demandeur. À cette fin, un certain nombre d'outils sont accessibles pour aider l'EF à cerner les enjeux potentiels. En voici quelques-uns :

  • La liste d'Enjeux potentiels de la RS&DE – Il s'agit d'une liste des enjeux et des préoccupations potentiels qui peuvent s'avérer pertinents dans le cadre de l'examen et qui fournit également des références précises à la Loi.
  • Le cours sur la RS&DE, AC1196-000, RS&DE – Ce cours dresse une liste des enjeux et propose des étapes pour les résoudre.
  • La Grille de numéros de ligne référencées à la LIR [outil présentement en élaboration à la RS&DE de l'AC] – Il s'agit d'un outil de référence qui fait correspondre les numéros de ligne du formulaire T661 aux articles pertinents de la Loi de l'impôt sur le revenu. Cet outil de référence rapide aide l'EF à présenter des références à la Loi avec exactitude et de manière uniforme.
  • La Feuille de notes et de redressements – Cette feuille de travail est utile pour assurer le suivi de renseignements inhabituels ou importants. L'EF peut créer plusieurs Feuilles de notes et de redressements et dresser sur chacune une liste de questions ou de préoccupations particulières qui doivent être abordées. Ces outils servent de rappel pour les éléments à clarifier ou à vérifier, et ce sont probablement les feuilles de travail les plus utilisés dans le dossier.

4.10 Observations de l'examinateur financier

En général, lorsqu'il recueille des renseignements, l'EF attribuera un degré d'importance ou de non-pertinence à tout renseignement particulier qui se présente. Les observations de l'EF sur les renseignements importants devraient soit donner lieu à de nouvelles questions et à de nouveaux besoins en information, soit servir d'explication pour clore une question. Toutes ces observations sont liées, directement ou indirectement, au risque et à l'importance relative. L'EF prend note de ces observations et questions dans le dossier pour qu'elles ne soient pas perdues. Au bout du compte, ces observations serviront de fondement à tout le processus d'examen entrepris et mèneront aux conclusions auxquelles parvient l'EF. Une fois documentées, elles établissent que l'examen a suivi une progression logique et que les conclusions tirées sont appuyées par ces observations et par le processus d'examen entrepris.

4.11 Détermination des enjeux et / ou préoccupations soulevées par l'examen

En procédant à la collecte et à l'analyse des renseignements, l'EF peut avoir cerné des secteurs à risque qui nécessitent d'être examinés de façon détaillée. Si ces préoccupations existent, elles doivent être incluses dans le plan d'examen. De plus, l'EF doit déterminer si les enjeux nécessitent l'avis d'un CRT pour les résoudre. Si un CRT est affecté au dossier, les examinateurs devraient se réunir afin de déterminer la façon dont leurs enjeux respectifs seront traités et la mesure dans laquelle certains enjeux sont communs. Si aucun CRT n'est affecté au dossier, l'EF devrait demander l'aide d'un CRT conformément aux procédures du bureau local.

L'échange d'idées sur le risque perçu dans le dossier permettra d'accroître l'efficacité et l'efficience des plans d'examen. Au fur et à mesure que l'EF et le CRT partageront leurs plans d'examen et qu'ils mettront en évidence tout besoin d'aide de la part de l'autre examinateur, les efficiences deviendront plus apparentes. Par exemple, le chevauchement des tâches sera éliminé s'il est établi qu'un examinateur peut obtenir les renseignements dont ont besoin les deux examinateurs. Dans un autre exemple, il est possible que l'EF soupçonne que la majorité des dépenses pour un projet ne sont pas admissibles à un CII (parce que les activités sont exercées soit à l'étranger, soit par une personne qui n'est pas un fournisseur imposable). L'échange de ces renseignements pourrait inciter le CRT à réorienter son plan d'examen vers d'autres aspects de la demande.

4.11.1 Demande d'aide du CRT

Tout au long du processus d'examen, l'EF peut demander l'aide ou l'opinion du CRT. Dès que des enjeux ont été cernés, il devient nécessaire de communiquer avec le CRT dans la mesure où ces enjeux dépendent d'une décision d'ordre technique. Par exemple, il pourrait être nécessaire, pour des dépenses en capital demandés aux fins de la RS&DE, que le CRT prenne une décision quant à savoir si ces équipements servent en TOP à des activités de RS&DE. Le CRT peut déjà connaître l'existence de ces équipements et être en mesure de résoudre l'enjeu rapidement.

La communication avec le CRT peut se faire verbalement en personne ou par téléphone. La communication par courriel entre l'EF et le CRT est appropriée si la politique pertinente sur les communications est suivie (voir la Politique sur la sécurité des communications). Toutes les communications pertinentes avec le CRT devraient être documentées dans le dossier.

Généralement, les communications liées à des enjeux communs comprennent ce qui suit :

  1. Des activités de RS&DE demandées ont été exécutées à l'étranger. Les travaux demandés sont-ils conformes à la définition d'activités de RS&DE au paragraphe 248(1) de la Loi ?
  2. Du matériel à vocations multiples a été demandé. Le pourcentage demandé est-il raisonnable ?
  3. Des dépenses en capital qui sont attribuées en TOP pour la RS&DE sont demandées. Les biens sont-ils utilisés en TOP ?
  4. Des biens ont été produits dans le cadre des activités de RS&DE demandées. Ces biens sont-ils des prototypes, des produits sur commande ou des biens commerciaux ?
  5. Des produits commerciaux ont été créés à partir d'un procédé ou d'une chaîne de production dans le cadre des activités de RS&DE demandées. S'il est établi qu'il y a de la RS&DE, le contexte du travail est-il la production expérimentale (PE) ou la production commerciale avec développement expérimental (PC+DE) ?
  6. La demande comporte des matériaux. Le montant demandé est-il lié aux matériaux consommés ou transformés dans la poursuite des activités de RS&DE ? Les quantités sont-elles raisonnables et proportionnelles au besoin des essais ?
  7. Il est difficile de déterminer ce que tous les employés demandés ont réellement fait dans le cadre de la RS&DE.
  8. Les travaux ou le résultat des travaux faisaient partie d'un contrat, et il est difficile de déterminer ce qui a réellement été effectué dans le cadre du mandat du contrat, y compris à qui appartiennent les droits de propriété intellectuelle.
  9. Des paiements contractuels sont demandés mais il n'est pas évident que le contrat était pour des activités de RS&DE.
  10. La demande comporte des paiements à des tiers et il est difficile de déterminer qui a exécuté les travaux et à quoi correspondent les paiements.
  11. Il est difficile de déterminer à quel moment (dans le temps ou dans un procédé) les activités de RS&DE se sont terminés ou si les travaux ont été complétés.
  12. Des frais généraux ont été demandés dans le cadre de la méthode traditionnelle. Les frais généraux sont-ils directement attribuables (directement liés et supplémentaires) à la poursuite d'activités de RS&DE ?

4.11.2 Fournir de l'aide au CRT

Le CRT peut aussi faire une demande d'aide à l'EF. Par exemple, le CRT peut demander à l'EF d'examiner le calcul et la ventilation des salaires ou des matériaux demandés pour un projet en particulier, si les montants semblent élevés par rapport aux travaux qui ont été exécutés pendant l'année. Le CRT peut également demander à l'EF de déterminer si certaines dépenses en capital sont demandées ou la mesure dans laquelle le salaire d'un employé déterminé a été inclus.

4.12 Préparation du plan d'examen financier de la RS&DE

Lorsque l'EF a terminé l'étape initiale de la collecte et de l'analyse des renseignements et qu'il a déterminé le risque et l'importance relative, l'étape suivante consiste à préparer un plan d'examen. Le plan d'examen consiste en une liste des éléments que l'EF a l'intention d'examiner. Dans le plan, on devrait identifier les enjeux potentiels et peut-être même établir les procédures de vérification qui seront appliquées pour traiter de ces enjeux. Comme il a été mentionné précédemment, un plan d'examen écrit est obligatoire pour chaque examen. Cependant, le plan d'examen peut changer; le dernier plan est toujours fondé sur les renseignements dont on dispose sur le moment et il changera si de nouveaux renseignements significatifs sont obtenus. Un plan d'examen écrit est essentiel si l'EF veut contrôler son examen. Il permet à l'EF de se concentrer sur les éléments clés tout en gérant son temps.

4.12.1 Portée de l'examen

Dès que l'EF a cerné les enjeux, coordonné l'examen avec le CRT et discuté des enjeux avec le GEF et / ou le CTF (au besoin), l'EF et le CRT détermineront la façon de résoudre les enjeux en préparant chacun un plan d'examen et en déterminant si une visite sur place est requise. En préparant le plan d'examen, l'EF établira les étapes et les procédures de vérification requises pour résoudre les enjeux financiers et pour appuyer la résolution des enjeux techniques.

De par sa nature même, un examen de la RS&DE est une vérification de portée limitée. Cependant, dans le contexte du plan d'examen, la portée de l'examen est liée aux enjeux que l'EF prévoit d'examiner. La détermination de la portée de l'examen vise à concentrer l'examen sur quelques questions importantes pour le programme de la RS&DE, par exemple, les dépenses pour les matériaux associés à un projet peuvent être examinées afin de s'assurer qu'il s'agit de dépenses de RS&DE admissibles. La portée de l'examen dépendra également de l'évaluation du risque, de l'importance relative, de la complexité du dossier et des antécédents du demandeur.

La portée de l'examen peut être limitée à certaines transactions ou opérations, ou encore, être élargie de manière à inclure d'autres enjeux. Les EF font appel à leur jugement professionnel lorsqu'il s'agit de déterminer la portée de l'examen. En cas de doutes, l'EF devrait consulter le GEF ou le CTF avant de modifier la portée de l'examen.

Pour déterminer si une visite sur place est nécessaire en vue de l'examen détaillé, l'EF devrait prendre en compte les facteurs suivants :

  • L'EF détermine qu'il s'avérerait efficace de visiter le demandeur en raison du nombre d'enjeux à traiter dans le plan d'examen.
  • La quantité de renseignements nécessaires pour résoudre les enjeux requiert une visite une place.
  • L'EF doit déterminer le contexte dans lequel les dépenses de RS&DE sont demandées et en apprendre davantage au sujet de l'entreprise du demandeur.
  • Le demandeur n'a jamais fait l'objet d'une visite sur place, ou le service aux nouveaux déclarants lui serait profitable afin qu'il puisse mieux comprendre en quoi consiste le programme de la RS&DE.
  • Le CRT demande l'aide de l'EF dans le cadre de sa visite sur place.
  • Le demandeur demande qu'une visite sur place soit faite.

Même lorsque l'EF croit de prime abord que les enjeux peuvent être résolus sans une visite sur place, cela ne l'empêchera pas d'élargir la portée de l'examen afin d'inclure une visite sur place si les circonstances changent. Voici quelques éléments additionnels à ceux énoncés ci-dessus qui pourraient nécessiter une visite sur place :

  • Les renseignements reçus du demandeur ne permettent pas de résoudre les enjeux.
  • La procédure établie de traitement en bonne et due forme exige une visite sur place afin de s'assurer que l'on donne au demandeur une possibilité raisonnable de fournir des renseignements en faveur de la demande lorsque l'EF envisage refuser une partie importante de la demande.

4.12.2 Éléments du plan d'examen financier de la RS&DE

Un bon plan d'examen comprend la portée de l'examen et établit si une visite sur place est envisagée. Le plan doit tenir compte de la complexité du dossier (taille de la demande et du demandeur). Le plan peut inclure, sans s'y limiter, les éléments ci-dessous.

  • Les enjeux cernés par la fonction de contrôle et non résolus lors de l'examen préliminaire.
  • Les enjeux qui ont été cernés lors de l'examen préliminaire.
  • Les enjeux additionnels qui ont été cernés lors de l'examen détaillé.
  • La portée de l'examen, c'est-à-dire pour chaque enjeu, indiquer la raison et la mesure dans laquelle il doit être traité.
  • Les étapes de vérification pour résoudre l'enjeu. (Avec référence à la feuille de travail appropriée ou à une liste des procédures de vérification prévues accompagnée d'un bref raisonnement.)
  • Une discussion des enjeux communs qui requièrent l'aide du CRT et une délimitation des responsabilités de chaque partie.
  • Une section réservée pour l'approbation de la direction, si la politique locale l'exige.
  • S'il y a lieu, un renvoi aux discussions avec le GEF ou le CTF concernant le plan d'examen.
  • Une référence à l'évaluation du risque et à l'importance relative.
  • Un suivi des enjeux en suspens des années antérieures, s'il y a lieu (par exemple, récupération d'un CII à la vente des biens en capital de RS&DE).
  • Des enjeux récurrents qui doivent être traités, par exemple, des travaux ont été exécutés à l'extérieur du Canada au cours d'une année antérieure, ou un suivi quant à savoir si le demandeur a amélioré sa tenue de registres comptables, conformément à la demande de l'ARC.
  • Le calendrier de planification de l'examen ou un échéancier des procédures à suivre.
  • Au besoin, les procédures pour évaluer la qualité des contrôles internes du demandeur.
  • Toute discussion au sujet des registres comptables du demandeur.
  • Autres éléments qu'il peut être nécessaire d'examiner :
    • le livre des procès-verbaux (structure d'entreprise);
    • la conciliation des revenus (pour déterminer si le demandeur a omis de déclarer une aide ou la vente d'un prototype dans son formulaire T661);
    • un examen des comptes fournisseurs (afin de déterminer si les dépenses de RS&DE sont payées dans les 180 jours);
    • la conciliation des dépenses de RS&DE aux états financiers et aux annexes T2SCH1 et T2SCH8;
    • la conciliation de tous les CII provinciaux;
    • la répartition des coûts et la démarcation des dépenses;
    • le calcul du montant de remplacement (limite globale du montant de remplacement);
    • les demandeurs ou les entrepreneurs liés ou associés.
  • Aide, consultation et renvois, (c'est-à-dire, Direction de la RS&DE à l'AC, SVCE, Impôt international, Exécution, Planification fiscale abusive, Dossiers importants, sections des petites et moyennes entreprises, etc.).

Le GEF ou le CTF devrait participer activement à l'étape de l'examen préliminaire, surtout si l'examinateur est inexpérimenté ou s'il ne connaît pas très bien le type d'entreprise concernée ou les enjeux typiques de ce secteur d'entreprise.

Les changements importants à apporter au plan d'examen devraient faire l'objet d'une discussion avec le GEF ou le CTF, sauf disposition contraire de la politique locale.

4.12.3 Approbation du plan d'examen financier de la RS&DE

L'EF devrait respecter la politique locale en vigueur pour l'approbation des plans d'examen. Même si aucune approbation n'est requise, l'EF peut tout de même consulter le GEF ou le CTF concernant n'importe quel aspect du plan d'examen avant de commencer l'examen (ou à n'importe quel moment au cours de l'examen). Les discussions avec le GEF peuvent porter sur les heures prévues pour effectuer l'examen, sur les enjeux d'une année antérieure qui peuvent avoir une incidence sur la relation de travail avec le demandeur, sur les renvois requis ou même sur les difficultés à planifier l'examen en tant que tel.

4.13 Considérations additionnelles pour les dossiers importants

Bien que chaque demande au titre de la RS&DE soit assujettie à une évaluation du risque au CF, toutes les demandes dont les dépenses dépassent

Protégé - non reproduit

de dollars sont référées au BSFC, peu importe le pointage du risque. La sélection préliminaire qui est habituellement effectuée par la fonction de contrôle peut être effectuée par l'EF et le CRT, particulièrement s'ils ont examiné les demandes antérieures. L'EF et le CRT sont souvent plus au courant de ce qui devrait figurer dans la demande, ayant vu les travaux en cours pendant un examen précédent. Ils peuvent décider d'entreprendre un examen limité afin de déterminer si un examen détaillé est justifié, ou aller directement à la planification de l'examen détaillé.

La coordination de l'examen est de la plus grande importance dans le cas d'un dossier important. Les enjeux ont tendance à être plus complexes que les demandes plus petites et nécessitent souvent plus d'interaction avec le demandeur, de même que plus de renseignements et plus de documentation. Comme nous en avons brièvement discuté au chapitre 3, nous encourageons l'EF et le CRT à entreprendre un examen conjoint dans le cas d'un dossier important.

Pour un dossier important, la communication et la coordination sont non seulement nécessaires entre l'EF et le CRT, mais aussi entre la RS&DE et le gestionnaire des dossiers importants (GDI). Le GDI gère la relation entre l'ARC et la grande société. Si un protocole de vérification établissant les lignes directrices pour le processus de vérification a été conclu entre l'ARC (représentée par le GDI) et la grande société, les examinateurs de la RS&DE doivent respecter ces lignes directrices et consulter le GDI lorsqu'ils planifient, effectuent et achèvent leurs examens. Dans certains cas, le protocole peut indiquer que l'examen de la RS&DE doit se produire simultanément à la vérification générale.

Les grandes sociétés ont l'habitude de voir les mêmes examinateurs une année après l'autre. Si un EF se voit attribuer un dossier important pour la première fois, le GEF ou le GDI devrait présenter le nouvel examinateur au demandeur.

Il se peut que le GDI ne participe pas activement à l'examen de la RS&DE d'un dossier important qu'il y ait ou non un protocole, mais il pourrait demander qu'on l'informe d'événements importants comme les visites sur place, l'émission du projet de cotisation, et le traitement des redressements. L'étendue de la participation du GDI dans un cas peut dépendre du demandeur particulier. Certains demandeurs pourraient demander que toutes les communications passent par le GDI, tandis que d'autres pourraient préférer traiter directement avec les examinateurs de la RS&DE.

L'adresse du siège social d'un demandeur détermine habituellement le BSFC qui sera responsable de la demande. Il est plus probable que les demandes de dossiers importants comprennent des activités de RS&DE effectuées dans plus d'un emplacement, parfois même dans de multiples administrations. L'examen pourrait nécessiter de nombreux déplacements ou l'aide d'un ou de plusieurs BSFC. La direction locale est responsable d'administrer ces considérations.

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