Numéro d'assurance sociale - Code de bonnes pratiques Annexe 2 - Utilisations du NAS autorisées par le gouvernement fédéral

La collecte, l'utilisation et la communication des numéros d'assurance sociale (NAS) par le gouvernement fédéral ou autres organismes sont limitées à certaines fins légales et/ou aux autorisations émanant de la politique du Conseil du Trésor lesquelles sont énumérées ci-dessous. De plus, il existe plus de 150 lois provinciales ou territoriales qui abordent de près ou de loin la question de l'utilisation du NAS. Pour de plus amples informations sur les exigences provinciales ou territoriales en matière de NAS, vous pouvez vous adresser à votre gouvernement provincial ou territorial.

A. Utilisations du NAS autorisées par la loi

1. Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social et la Loi sur l’assurance−emploi

En vertu de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social et de la Loi sur l’assurance-emploi, la Commission de l’assurance−emploi du Canada est responsable d’attribuer les numéros d’assurance sociale et de la mise à jour du registre. Les personnes qui ont perdu leur emploi, déposé une demande d’assurance−emploi, ou qui ont participé aux programmes d’emploi administrés par Emploi et Développement social Canada (EDSC) ou des tierces parties, sont admissibles aux prestations. Ceux qui ont participé aux services financés par EDSC et administrés par les gouvernements provinciaux et territoriaux ont également droit aux prestations d’assurance-emploi, et doivent communiquer leur NAS à l’entité administrative compétente.

2. Loi sur l’assurance-emploi

La Loi sur l’assurance-emploi autorise la création et le maintien d’un service national de placement, connu sous le nom de Guichet-Emplois. Celui-ci fournit de l’information sur les possibilités d’emploi au Canada en vue d’aider les travailleurs à trouver un emploi convenable et les employeurs à trouver des travailleurs qualifiés. Le numéro d’assurance sociale (NAS) est recueilli aux termes de la Loi sur l’assurance-emploi et de son règlement d’application et conformément à la Directive sur le NAS du Secrétariat du Conseil du Trésor.

3. Loi de l'impôt sur le revenu

En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu , les personnes qui produisent une déclaration de revenus doivent communiquer leur NAS dans leur déclaration annuelle. Les employés doivent également communiquer leur NAS à leurs employeurs afin qu'ils émettent des relevés d'emploi et des feuillets en fin d'année, notamment des feuillets T-4 pour les besoins de l'impôt sur le revenu et du Régime de pensions du Canada. Le NAS est également demandé par les organismes gouvernementaux pour l'octroi de subventions, de prêts, ou d'autres formes d'aide financière. Le NAS est aussi demandé lorsqu'on fait une demande de Prestation fiscale canadienne pour enfants. De plus, les particuliers doivent fournir leur NAS aux banques, aux sociétés de fiducie, aux caisses populaires et aux courtiers qui vendent des produits et des services financiers qui produisent des intérêts, afin que les revenus correspondants puissent être déclarés à l'Agence du revenu du Canada.

4. Régime de pensions du Canada et règlements d'application, et Régime des rentes du Québec et règlements d'application

Le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec sont des programmes d'aide sociale qui prélèvent des cotisations déterminées en fonction des revenus. Ces programmes protègent le cotisant et sa famille contre la perte de revenu consécutive au départ à la retraite, à une invalidité ou à un décès. Afin d'être admis à participer au Régime de pensions du Canada ou au Régime des rentes du Québec, le demandeur doit fournir le nom de famille qu'il portait à sa naissance, ainsi que son nom actuel, son sexe, son adresse et son NAS. De plus, le demandeur peut avoir à fournir les NAS de ses enfants afin de pouvoir déterminer si l'un des cotisants a déjà bénéficié d'allocations familiales. Au Canada, tout employé qui occupe un emploi ouvrant droit à pension doit fournir son NAS. Le NAS est demandé pour vérifier l'identité exacte de la personne et pour s'assurer que les gains cotisables sont correctement consignés dans leur dossier. Ceci permet de calculer précisément les avantages et les droits de chacun.

5. Loi sur la sécurité de la vieillesse et son règlement d'application

En vertu de la Loi sur la sécurité de la vieillesse , la personne qui souhaite bénéficier des prestations de la Sécurité de la vieillesse (SV) doit indiquer son NAS dans sa demande. La plupart des Canadiens âgés de plus de 65 ans reçoivent la pension de la SV. Les personnes ayant de faibles revenus peuvent avoir droit à des prestations supplémentaires, comme le Supplément de revenu garanti (SRG). Les NAS sont collectés afin de confirmer le montant des prestations du Régime de pensions du Canada, la date de naissance, la situation familiale et la date de décès.

6. Programme canadien de prêts aux étudiants (Loi fédérale sur l'aide financière aux étudiants et son règlement d'application)

En vertu de la Loi fédérale sur l'aide financière aux étudiants , la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants et leurs règlements d'application , les étudiants qui empruntent de l'argent par l'entremise du Programme canadien de prêts aux étudiants doivent fournir leur NAS. Le NAS permet de vérifier le nom du demandeur, son sexe et sa date de naissance afin de contrôler l'octroi des prêts et des remboursements, et d'évaluer son admissibilité au programme. Il est aussi utilisé pour l'analyse des politiques, des évaluations et des recherches.

7. Subvention canadienne pour l'épargne-études (Loi d'exécution du budget de 1998)

Les étudiants qui souhaitent bénéficier de la Subvention canadienne pour l'épargne-études doivent fournir leur NAS pour que l'on puisse vérifier leur admissibilité auprès de l'Agence du revenu du Canada.

8. Loi électorale du Canada

Pour savoir quelles sont les utilisations du NAS autorisées par la loi, veuillez communiquer avec Élections Canada. La Loi électorale du Canada est disponible sur le site Web du ministère de la Justice.

9. Règlement du Canada sur les normes du travail (Code canadien du travail)

Le Règlement du Canada sur les normes du travail, soumis au Code canadien du travail , définit les règles en matière de santé et de sécurité professionnelles pour les emplois relevant de la compétence fédérale. L'objectif du Code est de prévenir les blessures en protégeant la santé et la sécurité des employés sous sa compétence. En vertu du Code, chaque employeur doit constituer un dossier sur chaque employé dans lequel sont précisés son nom complet, son adresse, son NAS, la classification de sa profession, son sexe, les statistiques sur son travail, ainsi que les dates de début et de fin de son contrat de travail.

10. Loi sur les prestations d'adaptation pour les travailleurs

En vertu de la Loi sur les prestations d'adaptation pour les travailleurs , le Programme de prestations d'adaptation pour les travailleurs, qui est supervisé par le Bureau d'aide à l'adaptation des travailleurs, permet à certains employés âgés de 56 à 65 ans qui ont perdu leur travail de bénéficier de prestations d'adaptation. Les demandeurs doivent fournir leur NAS afin que l'on puisse déterminer leur admissibilité en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, et empêcher les fraudes.

11. Loi sur les allocations aux anciens combattants et son règlement d'application

Les anciens combattants des Forces canadiennes doivent fournir leur NAS à Anciens Combattants Canada afin que le ministère puisse déterminer s'ils ont droit aux allocations versées en vertu de la Loi sur les allocations aux anciens combattants . Ce renseignement est également communiqué aux établissements du gouvernement fédéral, aux ministères, ou aux organismes des gouvernements provinciaux ou municipaux dans la mesure où ces instances doivent établir le droit de l'intéressé à une prestation sociale ou financière. L'information est aussi comparée avec celle d'Emploi et Développement social Canada et avec celle de l'Agence du revenu du Canada afin de vérifier les niveaux de revenu.

12. Loi sur la protection du revenu agricole

Les producteurs agricoles canadiens qui ont déposé une demande pour bénéficier du programme d'aide au revenu agricole en vertu de la Loi sur la protection du revenu agricole doivent communiquer leur NAS à Agriculture et Agroalimentaire Canada. Le NAS sert à s'assurer que l'information communiquée à Agriculture et Agroalimentaire Canada concorde avec celle qui a été donnée à l'Agence du revenu du Canada pour les besoins de l'impôt sur le revenu.

13. Ristourne de la taxe sur le carburant (Loi sur la taxe d'accise – Règlement de la taxe d'accise sur l'essence et l'essence d'aviation)

L'Agence du revenu du Canada recueille les NAS des particuliers qui ont présenté une demande de remboursement de la taxe sur l'essence. Les personnes concernées obtiennent une remise sur une partie de la taxe de vente fédérale payée sur l'essence et le carburant diesel pour un usage non routier, et pour certaines activités (précisées dans la Loi sur la taxe d'accise ). Lorsqu'une personne remplit une demande de remboursement de taxe fédérale sur le carburant, elle n'est pas obligée de fournir son NAS. Le NAS sert en fait de numéro d'identification.

14. Taxe sur les produits et services (Loi sur la taxe d'accise, partie IX)

La taxe sur les produits et services (TPS), ou la taxe de vente harmonisée (TVH) qui la remplace dans certaines provinces et territoires, s'applique à la plupart des produits et services vendus ou fournis au Canada. Le crédit pour TPS aide les personnes à revenu faible ou modeste à compenser, en tout ou en partie, la TPS qu'elles paient. En vertu de la Loi sur la taxe sur les produits et services et de ses règlements d'application, les particuliers doivent fournir leur NAS afin de confirmer leur identité pour les besoins de l'impôt sur le revenu et des prestations, ainsi que pour mettre à jour leurs registres de gains pour les cotisations au Régime de pensions du Canada ou au Régime des rentes du Québec.

15. Règlement sur l'accès aux services bancaires de base (Loi sur les banques)

Le Règlement sur l'accès aux services bancaires de base accorde aux banques l'autorisation d'accepter la carte d'assurance sociale comme l'un des divers moyens d'identification à utiliser lorsqu'une personne ouvre un compte de dépôt de détail ou encaisse un chèque ou d'autres effets du gouvernement du Canada.

16. Loi canadienne sur l'épargne-invalidité

La loi canadienne sur l'épargne-invalidité régit le Régime enregistré d'épargne-invalidité (REEI). Il exige que le NAS du requérant ou du bénéficiaire soit fourni avant que la Subvention canadienne pour l'épargne-invalidité ou le Bon canadien pour l'épargne-invalidité soient payés.

17. Loi fédérale sur l'aide financière aux étudiants et son règlement

La loi fédérale sur l'aide financière aux étudiants et son règlement régit les provisions pour l'aide financière aux étudiants. Le NAS de l'étudiant devrait être précisé sur le Certificat d'Admissibilité.

18. Règlement sur la saisie-arrêt pour l'exécution d'ordonnances et d'ententes alimentaires (Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales)

L'exécution des obligations alimentaires relève principalement de la compétence des provinces et territoires. Toutefois, le gouvernement fédéral offre un soutien et assiste les provinces et les territoires dans leurs activités d'exécution. La Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales est une loi fédérale qui a été créée dans le but d'assister les provinces et les territoires en matière d'exécution des ordonnances alimentaires en leur fournissant des outils d'exécution comme la saisie-arrêt de sommes fédérales désignées qui sont destinées à des personnes qui sont en défaut de paiement de leurs pensions alimentaires.

B. Utilisations autorisées du numéro d'assurance sociale

En plus des utilisations officielles prévues par la loi, le Conseil du Trésor a également autorisé un certain nombre de ministères et d'organismes fédéraux à utiliser le numéro d'assurance sociale pour l'administration des programmes suivants :

1. Programme d'aide au rétablissement

Le Programme d'aide au rétablissement a remplacé le Programme d'aide à l'adaptation des immigrants en avril 1998. Dans le cadre du Programme d'aide au rétablissement, on recueille les NAS des réfugiés parrainés par le gouvernement et qui ont besoin, une fois arrivés au Canada, d'une aide financière et d'un ensemble de services essentiels immédiats. La collecte de leurs NAS s'explique par le fait que certaines prestations du programme sont imposables, et les formulaires T-5 sont émis chaque année pour les besoins de l'impôt sur le revenu.

2. Programmes sur le revenu et sur les soins de santé (ministère des Anciens combattants)

Le ministère des Anciens combattants recueille les NAS des anciens combattants, de leurs conjoints et des personnes à leur charge qui avaient ou qui ont droit aux prestations prévues par la Loi sur les allocations aux anciens combattants , la Loi sur les prestations de guerre pour les civils , la Loi sur les pensions , le Règlement sur l'indemnisation en cas d'accident d'aviation , le Décret sur les rentes et les gratifications aux titulaires de décorations pour bravoure et la Loi sur la prise en charge des prestations de la Commission de secours d'Halifax . Le NAS sert à émettre les chèques de prestations. Emploi et Développement social Canada utilise les NAS pour déterminer quelles sont les prestations de la Sécurité de la vieillesse auxquelles un ancien combattant a droit et l'Agence du revenu du Canada s'en sert pour vérifier les revenus de l'ancien combattant. Le NAS est également utilisé pour traiter les demandes de prestations pour frais médicaux de l'ancien combattant au nom du ministère des Anciens Combattants.

3. Fichier dosimétrique national pour l'exposition aux rayonnements au travail (Santé Canada)

Le Bureau de la radioprotection de Santé Canada recueille les NAS des travailleurs qui ont été exposés à des rayonnements sur leur lieu de travail afin de tenir le Fichier dosimétrique national pour des personnes dont l'exposition professionnelle aux rayonnements a été surveillée. Le registre est utilisé pour réaliser des études statistiques pour appuyer le contrôle réglementaire de l'exposition aux rayonnements, et il sert à informer toute personne exposée lorsque la dose maximale permise a été dépassée, ou est sur le point de l'être.

4. Programme de logement pour les ruraux et les Autochtones (Société canadienne d'hypothèques et de logement)

La Société canadienne d'hypothèques et de logement recueille les NAS dans le cadre du Programme de logement pour les ruraux et les Autochtones. Le NAS sert à déterminer le rythme des remboursements de prêts.

5. Programme d'assistance sociale et de développement économique (Affaires autochtones et Développement du Nord Canada)

Concernant l'utilisation du NAS dans le cadre du Programme d'assistance sociale et de Développement Économique des communautés, veuillez communiquer avec le ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Pour savoir comment communiquer avec le Ministère, vous pouvez visiter son site Web.

6. Stratégie de développement des ressources humaines autochtones

La Stratégie de développement des ressources humaines autochtones permet aux Autochtones d'accéder à des programmes et des services d'emploi, à des initiatives jeunesse, au financement pour personnes handicapées, et à des programmes de garde de jeunes enfants destinés aux familles des Premières nations et des Inuits. Les participants à ces programmes fournissent leur NAS afin que le gouvernement puisse évaluer jusqu'à quel point ces programmes ont permis aux participants de trouver un emploi ou de le conserver, et afin de déterminer si un participant a besoin d'une aide supplémentaire.

7. Fonds d'intégration pour les personnes handicapées

Le Fonds d'intégration pour les personnes handicapées offre des prestations aux personnes sans emploi ayant une incapacité physique ou mentale permanente limitant leurs activités quotidiennes et les obligeant à être aidées pour devenir travailleur salarié ou indépendant. Le NAS des participants permet de contrôler les revenus des clients qui reçoivent des prestations en vertu du programme.

8. La Subvention aux apprentis

La Subvention incitative aux apprentis (SIA) se présente sous la forme d'une subvention imposable d'un montant de 1,000$ par année, accordée aux apprentis inscrits dès qu'ils ont terminé la première ou deuxième année (ou le niveau équivalent) de leur programme d'apprenti dans l'un des métiers désignés Sceau rouge. Le NAS servira de numéro d'identification de dossier et à gérer et administrer le programme de la SIA.

La Subvention à l'achèvement de la formation d'apprenti (SAFA) est une subvention imposable en espèces, d'un montant de 2 000 dollars. Elle est destinée à motiver les apprentis inscrits à terminer avec succès leur programme d'apprentissage et à obtenir leur certificat de compagnon dans un métier désigné Sceau rouge. Cette subvention à l'achèvement est offerte aux apprentis qui terminent leur apprentissage, obtiennent leur certificat de compagnon dans un métier désigné Sceau rouge, ainsi que soit leur sceau rouge, soit une carte de compétence provinciale ou territoriale. Comme cette subvention est déductible du revenu imposable, un NAS est indispensable pour remplir les imprimés fiscaux.

9. Prestation universelle pour la garde d'enfants

La Prestation universelle pour la garde d'enfants verse aux familles un paiement mensuel imposable de 100$ pour chaque enfant âgé de moins de six ans, pour les aider à défrayer les coûts liés à la garde d'enfants. Les familles qui reçoivent actuellement la Prestation fiscale canadienne pour enfant recevront automatiquement la Prestation universelle pour la garde d'enfants. Parce que la prestation est déductible, le NAS est requis.

10. Stratégie emploi jeunesse

La Stratégie emploi jeunesse est la promesse du gouvernement du Canada d'aider les jeunes, en particulier ceux qui sont confrontés à des obstacles à l'emploi, à obtenir l'information et acquérir les compétences, l'expérience de travail et les aptitudes nécessaires pour faire une transition réussie vers le marché du travail. Le NAS est utilisé pour déterminer l'admissibilité du programme.

11. Ententes sur le développement de la main-d’œuvre

Les ententes sur le développement de la main-d’œuvre (EDM) sont des ententes de transfert entre EDSC et les provinces et territoires afin de financer des programmes et services qui aident les Canadiens à trouver et à maintenir des emplois de qualité, notamment de la formation axée sur les compétences et d’autres services d’aide à l’emploi. Les programmes et services sont conçus et mis en œuvre par les provinces et territoires. Les provinces et territoires recueillent le NAS et le transmettent à EDSC. Le NAS est utilisé comme un identifiant de dossier dans l’administration du programme.

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