Numéro d'assurance sociale - Code de bonnes pratiques Section 3 - Responsabilités des employeurs

Les employeurs sont tenus par la loi de demander le numéro d'assurance sociale (NAS) de tout nouvel employé dans les trois (3) jours suivant le début de son emploi et de conserver dans ses archives le NAS de l'employé afin de leur fournir les relevés d'emploi et divers feuillets de fin d'année, dont les feuillets T-4 pour l'impôt sur le revenu. Les employeurs utilisent également les NAS pour enregistrer et transférer les retenues au titre de l'impôt sur le revenu et des cotisations au programme de l'assurance-emploi (AE), au Régime de pensions du Canada (RPC), à la Retraite Québec et au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP).

3.1 Principales responsabilités des employeurs Note de bas de page 1

Les employeurs jouent un rôle crucial dans la protection du NAS contre les utilisations abusives, la fraude et le vol. Ils doivent assumer les quatre responsabilités clés suivantes:

1. Les employeurs sont tenus par la loi de demander le NAS de tout nouvel employé dans les trois (3) jours suivant le début de son emploi et de conserver dans ses archives le NAS de l’employé.

  • Les employeurs doivent s'assurer d'avoir identifié l'employé correctement à l'aide de documents d'identité avant de finaliser les documents d'embauche.
  • Toute personne qui travaille au Canada doit avoir un NAS. Ce numéro sert à l'administration des prestations gouvernementales versées en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur le Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi. Si un nouvel employé n'a pas de NAS et qu'il est autorisé à travailler au Canada, l'employeur doit lui dire de faire une demande de NAS à un Centre Service Canada—c’est rapide, simple et sécuritaire. Si la demande et les documents d'identité de l'employé(e) sont en règle, il ou elle pourra obtenir un NAS en une visite.
  • Les employeurs peuvent communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada au 1-866-274-6627 (ou au 1-506-548-7961 si vous appelez de l'extérieur du Canada) afin de confirmer le NAS d'un employé actuel ou d'un ancien employé et de s'assurer que le NAS d'un nouvel employé est exact. Les employeurs devront fournir leur numéro d'entreprise (délivré par l'Agence du revenu du Canada ) ainsi qu'une identification adéquate de l'entreprise et du détenteur du NAS.

2. Les employeurs doivent s'assurer que toute personne ayant un NAS qui commence par un « 9 » est autorisée à travailler au Canada et que leur document d'immigration n'est pas expiré.

  • Les NAS qui commencent par un « 9 » sont remis aux travailleurs étrangers temporaires qui ne sont ni des citoyens canadiens ni des résidents permanents.
  • Ces NAS ont une période de validité qui correspond à la date à laquelle le travailleur temporaire est autorisé à travailler au Canada par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC).
  • Si le document d'immigration est expiré, l'employeur doit demander à l'employé de communiquer avec CIC afin d'obtenir un document valide avant d'embaucher l'employé. L'employeur doit aussi informer l'employé de faire une demande auprès de Service Canada afin que le dossier de NAS de l'employé soit mis à jour avec la nouvelle date d'expiration.
  • L'employeur doit vérifier toutes les conditions stipulées par le permis de travail, y compris les lieux de travail autorisés, afin d'embaucher cette personne.

Pour obtenir davantage de renseignements sur l'embauche de travailleurs étrangers temporaires, veuillez consulter le site Web de CIC ou téléphoner au 1-888-242-2100.

3. Les employeurs doivent protéger les informations personnelles de leurs employés, tout particulièrement leur numéro d'assurance sociale, contre le vol et la fraude.

  • Les renseignements personnels des employés doivent être conservés et supprimés de manière sûre. Seules les personnes autorisées doivent y avoir accès.
  • Les employeurs doivent suivre la Liste des choses à faire et à ne pas faire à l'intention des employeurs : demande, collecte, utilisation et archivage du NAS en annexe 6.
  • Si les NAS des employés sont volés, utilisés ou divulgués abusivement, un employeur peut prendre des mesures immédiates pour minimiser les préjudices éventuels. Pour plus d'information, veuillez consulter l'annexe 4 : NAS en situation à risque – Plan d'action à l'intention des organismes .

4. Les employeurs doivent informer Service Canada s'ils soupçonnent une fraude relative à un numéro d'assurance sociale.

  • Les employeurs jouent un rôle essentiel dans la détection et la prévention des fraudes touchant les NAS, car le travail illégal et/ou l'évasion fiscale sont deux des principaux motifs de ces fraudes.
  • L'employeur qui embauche en connaissance de cause une personne qui utilise frauduleusement un numéro d'assurance sociale commet une infraction en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu .
  • L'employeur qui soupçonne l'utilisation frauduleuse d'un NAS doit immédiatement la signaler au Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada en téléphonant au 1-866-274-6627 (ou au 1-506-548-7961 si vous appelez de l'extérieur du Canada).

3.2 Questions et réponses sur le NAS et les employeurs

1. Comment pouvez-vous vérifier le NAS d'un nouvel employé si vous soupçonnez qu'il est un imposteur?

Les employeurs peuvent communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales au 1-866-274-6627 afin de vérifier le NAS de leurs employés actuels ou de leurs anciens employés. Ils seront alors tenus de fournir leur numéro d'entreprise (délivré par l'Agence du revenu du Canada (ARC) ainsi qu'une identification adéquate de l'entreprise et du titulaire du NAS.

2. Les fournisseurs de services de paie peuvent-ils communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada afin de contrôler les NAS de leurs employés?

Seuls les employeurs sont autorisés à vérifier le NAS d'un employé auprès du Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales. Le fournisseur de services de paie n'étant pas l'employeur de la personne, il ne pourra pas vérifier le NAS auprès du registre. Toutefois, il est entendu que pour assurer son rôle et ses responsabilités envers son client ou son employeur, le fournisseur doit recevoir de l'employeur le NAS des employés. Cette exigence doit être intégrée dans une entente contractuelle, et les organismes prestataires doivent respecter le Code.

3. Qu'est-ce qu'un numéro d'assurance sociale temporaire?

Les NAS temporaires, commençant par le chiffre « 9 » ont une période de validité qui correspond à la date de fin de l'autorisation d'exercer une activité professionnelle au Canada, accordée aux travailleurs étrangers par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Le NAS est délivré pour les besoins de l'emploi aux personnes qui ne possèdent pas le statut de citoyen canadien, ni celui de résident permanent (comme les travailleurs temporaires), mais qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

4. Est-ce que tous les numéros d'assurance sociale temporaires ont une validité limitée?

Oui. Tous les NAS temporaires commençant par le chiffre « 9 » doivent avoir une période de validité correspondant à la date à laquelle un travailleur étranger n'est plus autorisé à exercer une activité professionnelle au Canada.

5. Que faire si une personne présente un document d'immigration expiré?

Si le document d'immigration est expiré, l'employeur doit demander à l'employé de contacter CIC afin d'obtenir un document valide avant de l'embaucher. L'employeur doit aussi informer l'employé de faire une demande auprès de Service Canada afin que le dossier de NAS soit mis à jour avec la nouvelle date d'expiration.

6. Qu'est-ce que le statut implicite?

Si un résident temporaire demande le renouvellement de son permis de travail ou d'études et que son permis expire avant qu'une décision ne soit prise, l'alinéa 186(u) et l'article 189 du Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés lui confèrent le droit de continuer à travailler ou à étudier selon les conditions imposées jusqu’à ce qu’une décision soit prise au sujet de sa demande de renouvellement, et ce tant et aussi longtemps qu'il demeure au Canada. Il s’agit du « statut implicite ». Le travailleur étranger temporaire aura un statut implicite jusqu'à ce qu’une décision soit rendue par CIC.

Dès qu'une décision a été rendue par CIC autorisant l'employé à continuer de travailler au Canada, l'employeur doit vérifier le nouveau document d'immigration ainsi que la date d'expiration. L'employeur doit aussi informer l'employé de faire une demande auprès de Service Canada afin que le dossier de NAS de l'employé soit mis à jour avec la nouvelle date d'expiration.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur le « statut implicite », prière de consulter le site Web de CIC ou d'appeler le centre d'appel de CIC, en composant le 1-888-242-2100.

7. Est-ce que la lettre de confirmation de NAS imprimée dans un Centre Service Canada peut être fournie à un employeur comme preuve du NAS de l'employé?

Oui la lettre de confirmation de NAS peut être fournie par l'employé.

8. Beaucoup de personnes utilisent un surnom, leur second prénom ou un autre nom. En tant qu'employeur, comment dois-je répertorier le nom de l'employé?

L'employeur doit s'assurer que ses employés sont bien identifiés en demandant des pièces d'identité avant de finaliser les documents d'embauche.

Les employeurs devraient répertorier le nom légal de leur employé. Les employeurs peuvent rappeler à leurs employés que leur dossier de NAS devrait refléter leur nom légal actuel. En vertu de la loi, lorsque le nom du titulaire de NAS change (en raison d'un mariage ou d'autres circonstances), la personne a 60 jours pour faire une demande de mise à jour de son dossier de NAS afin qu'il reflète son nouveau nom.

9. Pendant combien de temps l'employeur doit-il conserver le NAS d'un employé?

En vertu de la Loi sur l'assurance-emploi , de la Loi sur le Régime de pensions du Canada , et de la Loi de l'impôt sur le revenu , les employeurs qui doivent effectuer des retenues de cotisations au RPC, des cotisations d'AE et des prélèvements d'impôts doivent conserver les dossiers pendant au moins six ans à compter de la dernière année où la personne a été employée.

10. Que faire si vous soupçonnez qu'un employé utilise de façon frauduleuse un NAS?

Chaque année, des cartes volées, perdues, empruntées et fabriquées servent à escroquer des personnes, des entreprises et des gouvernements.

Si un employeur soupçonne l'utilisation frauduleuse d'un NAS, il doit communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales au 1-866-274-6627 afin de contrôler le NAS utilisé par votre employé. Pour ce faire, les employeurs doivent fournir leur numéro d'entreprise (délivré par l'Agence du revenu du Canada ) à Service Canada, ainsi qu'une identification adéquate de l'entreprise et du détenteur du NAS.

11. Peut-on se servir du NAS comme d'un numéro d'identification de l'employé?

Nous déconseillons fortement d'utiliser le NAS comme un numéro d'identification de l'employé en raison de son importance et des problèmes graves qui pourraient survenir si les renseignements personnels étaient divulgués. Un autre système d'identification doit être utilisé afin de protéger la vie privée des employés et maintenir l'intégrité du NAS.

3.3 Engagements de Service Canada envers les employeurs

La fraude d'identité, y compris le vol, la perte ou l'emprunt de NAS peuvent entraîner une augmentation des coûts pour les particuliers, les entreprises et les gouvernements. Il est particulièrement important de protéger le NAS, étant donné que toute personne légalement autorisée à travailler au Canada dispose d'un NAS et que celui-ci constitue le numéro d'identification clé pour obtenir de nombreux services et prestations du gouvernement. Les employeurs peuvent prévenir les fraudes touchant le NAS en refusant l'accès aux dossiers de NAS aux personnes non autorisées et en rapportant tout soupçon d'utilisation frauduleuse. Si vous soupçonnez qu'un NAS est utilisé de manière frauduleuse, téléphonez au 1-866-274-6627 afin de confirmer l'identité du titulaire du NAS et/ou rendre compte de toute utilisation suspecte d'un NAS.

Tous les titulaires de NAS ont une responsabilité partagée dans la protection du NAS contre une utilisation abusive, la fraude et le vol. Tous doivent contribuer à l'exactitude et à l'exhaustivité des renseignements figurant dans le Registre de l'assurance sociale (le Registre). Service Canada et les ministères partenaires prennent cette responsabilité très au sérieux et disposent de nombreux moyens pour protéger les NAS et l'exactitude du Registre.

Afin d'assumer ses responsabilités envers les employeurs, Service Canada s'engage à :

  • confirmer et/ou fournir le NAS des employés d'un employeur à des fins fiscales ou pour les feuilles de paie
  • offrir des conseils, de l'information et des outils pour aider les employeurs à assumer leurs responsabilités relatives au NAS
  • aider les employeurs lorsque des renseignements en leur possession relatifs au NAS sont à risque
  • travailler avec les employeurs pour détecter, rendre compte et enquêter sur l'utilisation suspecte d'un NAS.

Pour obtenir une description complète des rôles et responsabilités de Service Canada ayant trait au NAS, consultez la section 5 : Responsabilités de Service Canada et de ses partenaires.

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