Une fois votre accord approuvé

Sur cette page

• Passerelle de données
• Rapport d'utilisation
• Feuille d'adhésion
• Modification d'un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé
• Prolongation de l'accord
• Ajout, suppression et remplacement de participants d'une unité de Travail partagé
• Fermeture planifiée
• Activités de formation

Passerelle de données

La Passerelle de données est un outil de transmission Web sécurisé qui permet aux employeurs de communiquer de l'information à propos de leurs employés à Service Canada par voie électronique.

Voici les avantages d'utiliser la Passerelle :

• les employeurs peuvent y soumettre leurs rapports d'utilisation;
• elle est rapide, pratique et facile à utiliser; et
• la technologie de chiffrement assure la sécurité des communications.

Pour obtenir l'accès à la Passerelle de données, vous devez contacter le Centre de services aux employeurs. Une fois inscrit, vous recevrez un code d'utilisateur et un mot de passe par courriel. Le courriel vous fournira également les gabarits de rapports d'utilisation et de modification du rapport d'utilisation ainsi que les liens vers :

• la foire aux questions de la Passerelle de données;
• Comment remplir votre rapport d'utilisation - Canada.ca.

Afin de protéger les renseignements personnels de vos employés, n'envoyez aucun document contenant un numéro d'assurance sociale (NAS) par courriel.

Seuls la feuille d'adhésion et le rapport d'utilisation de l'employeur doivent être envoyés par la Passerelle de données. Tout document qui n'est pas soumis dans le format approprié sera rejeté par le centre de traitement.

Rapport d'utilisation

Les employeurs qui concluent un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé doivent remplir à chaque semaine un rapport d'utilisation à partir de la date de mise en œuvre de l'accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé afin de :

• suivre le pourcentage de réduction des heures de travail chaque semaine (utilisation);
• permettre à l'assurance-emploi de déterminer les prestations payables aux employés.

Les employeurs doivent :

• soumettre un rapport d'utilisation toutes les semaines pendant toute la durée de l'accord, incluant les semaines :
  • de fermeture planifiée;
  • comportant des congés fériés;
  • où il n'y a pas d'heures manquées en raison du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé;
• soumettre le rapport d'utilisation par le biais de la Passerelle de données ou par la poste.

Pour obtenir une copie du gabarit du rapport d'utilisation, veuillez contacter le Centre de services aux employeurs.

Si l'accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé inclut plus de 500 employés, veuillez contacter l'unité régionale de Travail partagé qui a traité votre accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé afin d'obtenir ce rapport d'utilisation.

Si vous devez modifier de l'information dans un rapport d'utilisation déjà soumis à Service Canada, vous devrez remplir et soumettre un rapport d'utilisation modifié.

Les employeurs doivent :

• remplir les mêmes champs dans le rapport d'utilisation modifié que ceux que vous remplissez dans le rapport d'utilisation habituel et apporter les changements nécessaires, tel que mentionné sur la page « Comment remplir votre rapport d'utilisation »;
• remplir et soumettre le rapport d'utilisation modifié par le biais de la Passerelle de données ou par la poste.

Vous trouverez le document de rapport d'utilisation modifié dans le courriel envoyé à votre entreprise lorsque le compte de Passerelle de données a été créé. Si vous n'avez pas reçu ce courriel, veuillez contacter le Centre de services aux employeurs afin de demander le document.

Veuillez-vous référer à la page « Comment remplir votre rapport d'utilisation » pour obtenir des instructions étape par étape.

Rapport d’utilisation

Feuille d'adhésion

Les employeurs doivent remplir la feuille d'adhésion et la soumettre par le biais de la Passerelle de données à l'assurance-emploi lors de la signature d'un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé. La feuille d'adhésion répertorie l'ensemble des employés participant au Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé, leur numéro d'assurance sociale (NAS), ainsi que leurs heures de travail hebdomadaires normales.

Veuillez noter que la feuille d'adhésion doit correspondre exactement à la liste d'employés nommés dans le formulaire Annexe A - Unité de Travail partagé EMP5101 au moment de la signature de l'accord. Si vous devez modifier la liste des participants (supprimer/ajouter/remplacer), vous devez faire une modification à votre accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé.

À titre d'employeur, vous pouvez soumettre la feuille d'adhésion par le biais de la Passerelle de données ou par la poste.

Modification d'un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé

Les modifications suivantes exigent une autorisation préalable de Service Canada :

• prolongations de l'accord;
• mises à pied;
• ajouts, suppressions ou remplacements d'employés dans une unité de Travail partagé ;
• fermeture planifiée;
• changements des horaires de travail sur une base continue;
• changements de représentant des employeurs, représentant des employés et/ou représentant syndical;
• tout changement à un représentant des employés/syndical doit être communiqué à tous les participants de l'unité(s) de Travail partagé.

Vous ne pouvez mettre en œuvre un changement avant d'avoir reçu l'approbation de Service Canada.

Les employeurs qui souhaitent apporter des modifications à leur accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé doivent :

• remplir le formulaire de modification à un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d'œuvre EMP5103. Ne pas oublier de cocher la case correspondant au type de modification requise dans le formulaire;
• si la modification vise à ajouter ou supprimer des participants ou changer le représentant des employés/représentant syndical à l'unité de Travail partagé, inclure une version à jour du formulaire Annexe A - Unité de Travail partagé EMP5101;
• s'assurer que le représentant syndical et/ou des employés ainsi que le représentant de l'employeur ont autorisé tous les changements et reçoivent une copie lors de la soumission des formulaires applicables;
• soumettre les formulaires dûment remplis à l'unité régionale de Travail partagé appropriée pour approbation au moins 10 jours ouvrables avant le changement demandé; et
• une fois l'approbation reçue, assurez-vous que la modification soit reflétée dans votre rapport d'utilisation hebdomadaire.
  • pour des instructions sur comment mettre à jour votre rapport d'utilisation hebdomadaire, veuillez-vous référer à la page « Comment remplir votre rapport d'utilisation » ou contactez le Centre de services aux employeurs.

Prolongation de l'accord

La durée d'un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé est d'un minimum de 4 semaines et peut aller jusqu'à 26 semaines. Un employeur peut demander une prolongation de son accord allant jusqu'à 12 semaines pour un maximum de 38 semaines au total.

Les prolongations ne sont pas automatiques. Les employeurs doivent soumettre une demande afin de prolonger leur accord au moins 4 semaines avant la date de fin prévue de l'accord initial.

Les demandes de prolongation doivent être soumises à Service Canada par l'entremise de l'unité régionale applicable en remplissant les formulaires suivants :

• le formulaire de modification à un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d'œuvre EMP5103; et
• le formulaire Annexe A - Unité de travail partagé EMP5101.

Service Canada doit évaluer et approuver votre demande de prolongation. À l'approbation de votre prolongation, vous devrez signer un nouveau document d'accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé.

Ajout, suppression et remplacement de participants d'une unité de Travail partagé

Au moment d'ajouter ou de supprimer des participants à l'unité de Travail partagé, les employeurs doivent remplir le formulaire de modification à un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d'œuvre EMP5103 et doivent inclure le formulaire mis à jour de l'Annexe A - Unité de Travail partagé EMP5101 reflétant les changements.

Lorsque les deux formulaires sont dûment remplis et que tous les représentants sont d'accord avec le(s) changement(s), l'employeur doit les soumettre par courriel à l'unité régionale du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé appropriée pour approbation. L'employeur doit inclure le représentant des employés et/ou le représentant syndical dans le courriel de demande de modification.

Vous devez informer immédiatement par écrit l'unité régionale du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé appropriée lorsque n'importe lequel des membres de l'unité de Travail partagé quitte l'entreprise. Ceci inclut un départ de l'employé pour une des raisons suivantes :

• départ volontaire;
• congédiement ou suspension;
• maladie ou blessure;
• congé de maternité ou congé parental;
• congé de compassion ou pour proche-aidant;
• formation d'apprenti;
• congé autorisé;
• manque de travail (mise à pied).

Dans l'avis par courriel, vous devez inclure :

• le formulaire modifié de demande de modification à un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d'œuvre EMP5103;
• le formulaire modifié Annexe A - Unité de travail partagé EMP5101;
• le nom de(s) l'employé(s) concerné(s);
• le dernier jour de travail de(s) l'employé(s);
• le motif de départ.

Fermeture planifiée

Les employeurs peuvent avoir des fermetures planifiées lorsqu'ils cessent ou suspendent leurs activités. Pendant un accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé, les fermetures planifiées nécessitent l'approbation préalable de Service Canada et doivent être incluses dans le formulaire de demande du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé. Si la fermeture planifiée n'est pas approuvée au moment de la demande du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé, une demande de fermeture planifiée doit être envoyée à l'unité régionale du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé pour approbation au moins 10 jours ouvrables avant la date prévue de la fermeture planifiée. Les fermetures planifiées ne peuvent avoir lieu sans obtenir l'approbation préalable de Service Canada, sous peine de résiliation de l'accord.

Remarque : Les fermetures planifiées n'entraînent pas une prolongation de l'accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé.

Activités de formation

Amélioration des compétences

Les activités d'amélioration des compétences, qu'elles soient en cours d'emploi ou hors site, peuvent avoir lieu pendant la période de l'accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé. Les activités de formation pour les membres de l'unité de Travail partagé peuvent être incluses dans les mesures de redressement.

La formation des employés doit avoir lieu pendant les jours/heures non travaillés de l'accord du Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé. L'assurance-emploi ne compense pas les salaires des employés qui participent à des activités de formation pendant les heures/jours de travail normaux prévus.

L'employeur ne peut pas réduire intentionnellement les heures de travail prévues des employés d'une unité de Travail partagé afin de permettre aux employés de participer à une formation.

Les employés qui participent à la formation pendant les jours/heures non travaillés peuvent recevoir des prestations d'assurance-emploi pour le Programme de maintien à l'emploi et de réorientation de la main-d’œuvre - Travail partagé. Toutefois, la participation des employés est facultative.

Formation d'apprentissage

La formation d'apprentissage est un programme formel d'acquisition de compétences dans un métier, consistant en une alternance de périodes de formation en milieu de travail et en classe, et menant à la certification en tant que compagnon.

Chaque province et territoire a son propre bureau gouvernemental qui supervise la formation en apprentissage et la certification pour cette province ou ce territoire.

Les employés doivent être orientés vers une formation en apprentissage par une autorité désignée. Lorsqu'il suit une formation en apprentissage, l'employé doit être retiré de l'unité de Travail partagé.