Services internes - RMR - 2014-15

Programme 6.0 : Services internes

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérées de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens immobiliers, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Sous-Programme 6.1 : Gestion et surveillance

Analyse du rendement et leçons retenues

Le travail sur le renouvellement de la Stratégie de défense Le Canada d’abord se poursuit et correspond étroitement à la priorité organisationnelle consistant à maintenir la posture des FAC et la disponibilité opérationnelle de la Défense pour s’assurer que les FAC sont en mesure de répondre à la direction du gouvernement du Canada dans un contexte de sécurité en évolution.

Pour appuyer ce programme et répondre à la priorité organisationnelle consistant à assurer la viabilité financière de la Défense, la Défense a pris des mesures pour avancer l’initiative de mise en œuvre du renouvellement de la Défense.

Faits saillants de l’AF 2014-2015 :

• Les responsables du renouvellement du processus d’approbation des projets ont réalisé une étude détaillée du processus d’approbation afin d’accomplir leur mission consistant à « faire approuver deux fois plus de projets en la moitié du temps ». La Défense a négocié un nouveau protocole avec le Secrétariat du Conseil du Trésor pour accélérer et rationaliser les projets moins complexes relevant de l’autorité du ministère de la Défense nationale. De plus, le processus de dotation en vue d’une stratégie de mise en œuvre progressive est en cours.
• Une meilleure compréhension de l’intention stratégique et une gouvernance améliorée sont communiquées à l’Équipe de la Défense de façon à ce que l’intention stratégique ainsi que les objectifs et les priorités qui en découlent soient clairement établis et interprétés de façon uniforme :
  • Afin d’améliorer la prise de décisions fondées sur le rendement, une stratégie provisoire de mesure du rendement a été élaborée et un outil conçu pour la collecte de données sur le rendement a été lancé en mars 2015 et a servi dans la collecte de données pour l’examen annuel du rendement de 2014-2015.
  • Afin d’encourager et optimiser l’innovation de première ligne, la série de profils Les innovateurs a été lancée pour souligner les contributions de membres de l’Équipe de la Défense. Une étude comparative d’initiatives d’innovation — fondée sur un examen des efforts courants de la Défense, du gouvernement et du secteur privé — a été réalisée et trois approches possibles ont été déterminées. Un groupe de travail a été formé afin d’examiner davantage les options avant la présentation d’une proposition sur la voie de l’avenir aux cadres supérieurs.
  • Les efforts dans le cadre de l’initiative visant l’amélioration continue des politiques et procédures se sont poursuivis pour réduire la bureaucratie et l’administration. L’examen approfondi des Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD) se poursuit au moyen d’un nouveau processus rationalisé qui a permis de réduire le temps d’élaboration des DOAD de 33 pour cent. L’examen de l’ensemble de DOAD et l’annulation de l’ensemble de OAFC avancent plus lentement que prévu. Le travail se poursuivra dans un effort pour atteindre les cibles et progresser vers tous les jalons de l’initiative.
  • En ce qui concerne l’échange de connaissances de classe mondiale : La Défense a mené une étude comparative des attributs et des facteurs habilitants d’organismes d’échange de connaissances de classe mondiale et a produit une feuille de route des options quant à la voie de l’avenir.
  • La série #Ideation du réseau des jeunes de la Défense a donné lieu à une nouvelle initiative de vidéothèque. Il s’agit d’une vidéothèque centralisée permettant aux experts du milieu universitaire, aux cadres supérieurs et aux innovateurs d’échanger des connaissances et des informations et qui représente une occasion de découvrir des pratiques technohabilitées d’échange de connaissances.
  • La Défense a réalisé un examen approfondi et inclusif des responsabilités et des pouvoirs de la haute direction et de tous les organismes. L’initiative à cet égard a pour but d’optimiser l’étendue des responsabilités aux niveaux appropriés afin de minimiser les coûts et de rendre les opérations plus souples et efficientes.
• Pour appuyer ce programme et répondre à la priorité organisationnelle consistant à assurer la viabilité financière de la Défense, une étude interne des capacités opérationnelles en renseignement a été lancée en vue des investissements futurs et des évolutions dans le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense

Pour appuyer davantage le programme :

• En juillet 2014, le Ministère a présenté l’estimation annuelle des présentations prévues du ministère de la Défense nationale au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), portant sur la période de juillet 2014 à juin 2015. L’estimation annuelle, dorénavant prévue au mois de septembre de chaque année, a pour but de s’assurer que le SCT prend conscience des présentations et des projets du Ministère à venir au cours de l’année. Dans cette estimation, les ressources ministérielles sont affectées aux priorités approuvées aux fins de l’efficacité du processus de présentation.
• Du matériel de sensibilisation à la sécurité a été distribué aux membres (environ 130 000) de l’Équipe de la Défense dans un effort de sensibilisation accrue à la sécurité. L’outil en ligne de sensibilisation à la sécurité à l’échelle du gouvernement a été établi au MDNApprentissage et à ce jour, environ 34 000 effectifs ont fait la formation obligatoire en ligne.

Sous-Programme 6.2 : Communications

Analyse du rendement et leçons retenues

La Défense a réalisé des initiatives pour soutenir les efforts du gouvernement pour célébrer des anniversaires importants et pour répondre à la priorité organisationnelle visant à assurer l’excellence opérationnelle durable au pays et à l’étranger, pour assurer la défense du Canada et la protection de la population canadienne.

• L’opération DISTINCTION comprend un volet sur les affaires publiques aux fins de la surveillance stratégique et du soutien des activités de commémoration. Au cours de l’AF 2014-2015, ce soutien comprenait la planification stratégique des communications, la liaison interministérielle et d’autres activités, notamment la diffusion externe, le marketing, expositions, l’analyse médiatique et les images pour les activités de commémoration.

• La Défense a produit le plan stratégique d’affaires publiques 2014-2016 du MDN et des FAC dans lequel la commémoration est une priorité des affaires publiques.

Sous-Programme 6.3 : Services juridiques

Sous-Programme 6.4 : Gestion des ressources humaines

Analyse du rendement et leçons retenues

Pour répondre à la priorité organisationnelle consistant à assurer la viabilité financière de la Défense, la Défense a fait avancer l’initiative de renouvellement de la Défense pour examiner la gestion des RH civiles.

• La Défense a travaillé sur l’harmonisation de la planification des RH, des programmes et de la prestation des services opérationnels afin de mieux soutenir l’Équipe de la Défense.

Pour répondre à la priorité organisationnelle consistant à renforcer l’Équipe de la Défense, la Défense a pris des mesures pour présenter un plan exhaustif visant à optimiser les effectifs militaires et civils, maximiser le potentiel militaire et civil en continuant de renforcer la capacité de leadership, grâce à la planification de la relève, l’apprentissage continu et le perfectionnement personnel et appliquer le plan de renouvellement de la fonction publique conformément aux priorités du greffier du Conseil privé.

• La Défense a promulgué une orientation de planification fonctionnelle rationalisée aux fins d’une correspondance plus étroite avec le processus de planification opérationnelle, de la concentration sur les pratiques exemplaires et du remaniement des effectifs en fonction des priorités telles qu’elles sont déterminées par l’affectation des ressources au moyen du processus de planification opérationnelle.
• La Défense a continué de mettre en œuvre la modernisation et le regroupement des services de paye. Le Centre des services de paye de Travaux publiques services gouvernementaux Canada gère environ 6 150 comptes de paye d’employés de la Défense et plus de 20 740 comptes qui restent à transférer en décembre 2015.
• Le 7 juin 2013, le greffier du Conseil privé a annoncé l’initiative Objectif 2020, issue de rapports sur le renouvellement de la fonction publique et remplaçant ces derniers pour les années à venir. La Défense a fait avancer les initiatives suivantes au soutien d’Objectif 2020 pendant l’AF 2014-2015 :
  • Technologie : L’équipe spéciale chargée de la GI/TI en 2020 a entamé l’examen des capacités existantes en GI/TI et de la manière de mieux les exploiter; et
  • Pratiques innovatrices et réseautage :
    • Opération ASPIRE : Deux initiatives ont été retenues pour examen et mise en place possible au Ministère : les signatures numériques et une bibliothèque ministérielle de baladodiffusions; et
    • Les innovateurs : une nouvelle série de profils qui présentent des civils et des militaires de l’Équipe de la Défense qui ont suivi leurs idées jusqu’au niveau suivant.
• La dotation en personnel dans le domaine de la santé mentale demeure prioritaire. En date du 31 mars 2015, la Défense a pourvu à 94,2 pour cent de tous les postes (civils et militaires) dans le domaine de la santé mentale. Le taux des postes vacants demeure prioritaire et continue de faire l’objet d’un suivi mensuel.
• La Défense a mis en application la directive sur la gestion du rendement pour les employés à 94,3 pour cent; d’autres ressources en gestion des talents ont été communiquées aux gestionnaires et aux employés, assurant ainsi la correspondance entre le rendement, la gestion des talents, l’apprentissage et le perfectionnement.

• Depuis mars 2014, la Défense se conforme à 100 pour cent à l’attente du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines quant à la mise en œuvre du processus opérationnel commun des ressources humaines. La Défense a été retenue comme candidat pour une mise à niveau (SGRH 9.1) de Mes RHGC. La phase d’identification du projet de Transformation de la capacité des ressources humaines civiles a été réalisée au début de l’AF 2015-2016 et la pleine capacité opérationnelle de People Soft 9.1 est prévue pour l’AF 2018-2019.

Sous-Programme 6.5 : Gestion financière

Analyse du rendement et leçons retenues

Pour soutenir l’atteinte de la priorité organisationnelle consistant à assurer la viabilité financière de la Défense, la Défense a pris des mesures pour mieux planifier et gérer les investissements afin d’équilibrer les exigences de la SDCD.

• La Défense a produit un plan ministériel d’investissement mis à jour, renforçant ainsi la souplesse financière à long terme afin de fournir un cadre de gestion abordable, durable et réalisable pour soutenir les engagements faisant partie de la Stratégie de la Défense Le Canada d’abord.

• La Défense a intégré ses bases de données des informations sur le plan d’investissement et a élaboré des processus plus robustes de gouvernance et de gestion des changements du plan d’investissement aux fins d’une meilleure capacité d’analyse de la gestion financière de la planification ministérielle d’investissement.

Sous-Programme 6.6 : Gestion de l’information

Analyse du rendement et leçons retenues

• Pour atteindre les jalons du Secrétariat du conseil du trésor pour la participation des ministères à l’initiative de renouvellement des sites Web du gouvernement du Canada, la Défense a réalisé les premières étapes de la migration vers le site Canada.ca, notamment par la création de la page profil du Ministère et de plusieurs pages de navigation de haut niveau sur le thème de la sécurité et la défense nationales dans le site Canada.ca. De plus, la Défense a terminé et soumis l’inventaire du contenu pour l’initiative de renouvellement des pages Web.

• Jusqu’au moment du déploiement de GCDocs au Ministère, une stratégie axée sur les risques permet d’assurer la conformité à la Directive sur la tenue de documents ⁷⁸ du SCT. L’atteinte des cibles annuelles prévues relatives à la tenue de documents se poursuit.

Sous-Programme 6.7 : Technologie de l’information

Analyse du rendement et leçons retenues

Pour répondre à la priorité organisationnelle consistant à assurer l’excellence opérationnelle durable au pays et à l’étranger pour assurer la défense du Canada et la protection de la population canadienne, la Défense a fait avancer des initiatives afin de fournir un environnement de GI et TI intégré et efficace pour appuyer toutes les opérations de la Défense :

• Un processus révisé de planification opérationnelle de la GI/TI de la défense a été élaboré au milieu de l’AF 2014-2015 et son application a commencé en janvier 2015. Ce processus révisé permettra de mieux informer le processus de planification de l’AF 2016-2017.

Pour répondre à la priorité organisationnelle consistant à assurer l’excellence opérationnelle durable au pays et à l’étranger pour assurer la défense du Canada et la protection de la population canadienne, la Défense a pris des mesures pour élaborer des initiatives et les mettre en œuvre afin d’intégrer la gestion de la sécurité aux opérations ministérielles :

• La Défense a renforcé davantage la sécurité des systèmes d’information par l’élaboration des Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale qui résument la politique sur la sécurité des TI.

Même si elle n’est pas encore entièrement réalisée, la migration vers l’environnement et le système d’exploitation Windows 7 était une réussite. À la fin de l’AF 2014-2015, le déploiement à l’échelle du Ministère était réalisé à plus de 92 pour cent. Il est prévu que la migration sera entièrement réalisée au cours de l’AF 2015-2016.

Sous-Programme 6.8 : Biens immobiliers

Sous-Programme 6.9 : Matériel

Analyse du rendement et leçons retenues

Pour appuyer la priorité organisationnelle consistant à assurer la viabilité financière de la Défense, la Défense a réussi à faire avancer plusieurs initiatives de modernisation des programmes de gestion des stocks dans le but de continuer à renforcer le cadre des contrôles essentiels au soutien des exigences du Conseil du Trésor concernant l’approvisionnement, la gestion et le contrôle des stocks. Les principales réalisations comprennent les suivantes :

• Une enquête sur 1 141 numéros de nomenclature de l’OTAN dont la valeur était de 944 M$, ce qui dépasse les cibles originales;
• La réalisation d’un examen de rationalisation et modernisation des processus d’inventaire : l’examen portait sur 368 000 numéros inactifs de nomenclature de l’OTAN, permettant d’en relever 240 000 pour archivage; un deuxième examen de rationalisation a permis de relever 24 000 numéros inactifs de nomenclature de l’OTAN pour élimination, ce qui réduira les stocks et améliorera la visibilité des biens et la clarté des données;
• La détermination d’environ 250 000 numéros de nomenclature de l’OTAN à supprimer des numéros actifs du système d’information de gestion des ressources de la Défense; et

• La réalisation d’un examen complet et détaillé de l’ensemble des processus et politiques sans égard à l’organisation.

Sous-Programme 6.10 : Acquisitions