Processus de signalement et de règlement de la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) pour la chaîne de commandement et les gestionnaires

• Non, l'incident ne concerne pas les membres de l'Équipe de la Défense :

  Les incidents qui mettent en cause des visiteurs/visiteuses et des entrepreneurs/entrepreneuses (y compris les employés(es) des fonds non publics) doivent être signalés à la chaîne de commandement ou au gestionnaire de l'employé(e) ou du membre pour prendre les mesures appropriées pour assurer la sécurité de leur personnel. Cela comprend un examen de l'évaluation de la PHVLT pour s'assurer que toutes les mesures préventives sont en place et peut impliquer de contacter l'employeur de la partie intimée pour résoudre la situation ou d'aviser l'autorité policière appropriée, au besoin.

• Oui, l'incident met en cause des membres de l'Équipe de la Défense :

  La partie principale ou le témoin peut fournir un avis d'incident à la chaîne de commandement/ au gestionnaire ou au destinataire désigné(e) par écrit ou verbalement. La partie principale ou le témoin peut également choisir de signaler de manière anonyme. Si l'incident identifie la chaîne de commandement ou le ou la gestionnaire comme étant la partie principale ou la partie intimée, l'avis d'incident doit être fourni au destinataire désigné(e). Passez à l'étape 2, Examen initial.

• Non, il n'y a pas de risque immédiat :

  Continue to step 2.2 – Notice of Occurrence (NoO) review.

• Oui, il y a un risque immédiat :

  Dans une base, une escadre ou dans un immeuble du MDN : consultez les procédures d'urgence de votre organisation ou communiquez avec la Police militaire.

  Si vous n'êtes pas sur la propriété du MDN : composez le 911

Une fois que les autorités ont été contactées, passez à l'étape 2.2, Examen de l'avis d'incident.

L'avis d'incident contient-il tous les renseignements requis, y compris :

• le nom de la partie principale et de la partie intimée (s' il est connu),

• la date de l'incident;

• une description détaillée de chaque incident

Remarque : La partie intimée ne doit pas être informée de l'avis d'incident tant que la partie principale n'a pas donné son accord ou n'a pas demandé une conciliation ou un mode alternatif de résolution des conflits et/ou une enquête de la PHVLT.

• Non, il ne contient pas toutes les informations requises :

  Communiquez avec la partie principale pour obtenir des renseignements supplémentaires. Passez ensuite à Oui.

  OU

  Si l'avis d'incident n'identifie pas la partie principale, elle ne peut pas être traitée et sera considérée comme résolue. Une version expurgée sera envoyée au comité de sécurité local pour examiner et, au besoin, mettre à jour l'évaluation de la PHVLT.

• Oui, il contient toutes les informations requises :

Accuser réception dans les 7 jours civils suivant la réception de l'avis d'incident. La chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire ou le ou la destinataire désigné(e) doit :

• informer la partie principale, par écrit, en utilisant le gabarit de réponse à la partie principale concernant l'avis d'incident

• aviser le Centre d'expertise de la PHVLT de l'avis d'incident

• si soumit par un témoin, accusé réception de l'avis d'incident et contactez la partie principale.

Examen Conjoint

La partie principale et la chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire ou le ou la destinataire désigné(e) conviennent que l'incident décrit un acte, comportement ou propos sous la définition de harcèlement et de violence?

• Non, l'incident ne décrit pas la définition :

  • S'il est déterminé conjointement que l'incident ne répond pas à la définition, l'incident sera réputé résolu. Les parties pourraient continuer à travailler vers une solution informelle pour régler la situation. Conseiller le Centre d'expertise de la PHVLT à des fins de suivi.

  • Si la partie principale détermine que l'incident répond à la définition, alors que la chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire ou le ou la destinataire désigné(e) ne le fait pas, le processus se poursuit à l'aide de l'une des options suivantes :

  • Continuer de travailler avec la chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire pour trouver un règlement négocié;

  • Poursuivre la conciliation/un mode alternatif de résolution des conflits; et/ou

  • Demander une enquête de PHVLT.

• Oui, l'incident décrit la définition :

  • Poursuivre le processus de règlement. Le processus peut comprendre des réunions avec la chaîne de commandement ou le ou la gestionnaire, le ou la destinataire désigné(e), la partie principale ou la partie intimée. Si la partie principale accepte de rencontrer la partie intimée, la chaîne de commandement ou le ou la gestionnaire doit communiquer avec la partie intimée à l'aide du gabarit de réponse à une partie intimée.

  • Les réunions sont l'occasion d'avoir une discussion informelle, collaborative et respectueuse pour trouver des solutions. Les règlements sont des mesures tangibles et préventives qui peuvent être mises en place pour résoudre et aider à prévenir d'autres incidents.

Mises à jour aux parties impliquées

La chaîne de commandement/le ou la gestionnaire ou le ou la destinataire désigné(e) fournira des comptes rendu mensuels à toutes les parties concernées à l'aide du gabarit de compte rendu mensuel du processus de règlement.

Le règlement négocié a-t-il été un succès?

• Non, il n'a pas réussi :

  Si les parties ne sont pas en mesure de parvenir à une entente de règlement négocié ou si les circonstances le justifient, la partie principale a la possibilité de demander :

• la conciliation et le mode alternatif de résolution des conflits; et/ou

• une enquête de PHVLT.

• Oui, il a été un succès :

  L'incident est réputé résolu. Passez à l'étape 4, Avis d'incident Résolu.

La partie principale et la partie intimée peuvent tenter de résoudre l'incident par la conciliation ou un mode alternatif de résolution des conflits (MARC). Communiquez avec les Centres des services de gestion des conflits et des plaintes pour obtenir des services de conciliation et de mode alternatif de résolution des conflits.

La conciliation a-t-elle été un succès?

• Non, elle n'a pas réussi :

  La partie principale peut soit revenir au règlement négocié, soit demander une enquête de PHVLT.

• Oui, elle a réussi :

L'incident est considéré comme résolu. Passez à 4. Avis d'incident Résolu.

Une enquête de PHVLT se concentre sur la cause profonde des incidents en milieu de travail et fournit des recommandations pour prévenir des incidents similaires à l'avenir. Le résultat des enquêtes ne peut pas être utilisé pour des mesures correctives ou disciplinaires. En ce qui concerne l'inconduite en milieu de travail, la chaîne de commandement et les gestionnaires devraient consulter « Comportements attendus, manquement à la conduite et actes criminels » du manuel de la politique. 

Lancement d'une enquête de PHVLT

La chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire doit contacter le CE de la PHVLT pour lancer une demande d'enquête et le CE conseillera sur les prochaines étapes.

Rapport de l'enquête

Le CE de la PHVLT fournit le rapport d'enquête à la chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire, qui comprend :

• une description générale de l'incident;

• le résultat de leurs constatations, y compris celles liées aux circonstances qui ont contribué à l'incident; et

• toute recommandation visant à éliminer ou à réduire au minimum le risque d'un incident semblable.

Le rapport ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité d'une ou de plusieurs personnes impliquées dans l'incident ou dans le processus de règlement.

La chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire ou le ou la destinataire désigné(e) fournit le rapport d'enquête à la partie principale, à la partie intimée et au comité de sécurité local.

Mise en œuvre des recommandations

Si le rapport répond à la définition de harcèlement et de violence, la chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire et le comité de sécurité local (Comités de santé et de sécurité au travail (CSST)/représentants et représentantes en matière de santé et de sécurité (RSS)/comités de sécurité des FAC (CSFAC)) doivent déterminer conjointement lesquelles des recommandations énoncées dans le rapport doivent être mises en œuvre.

La chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire et le comité local de sécurité sont-ils d'accord avec les recommandations?

• Non, ils ne sont pas d'accord avec les recommandations :

  En cas de désaccord, la décision de la chaîne de commandement ou du gestionnaire prévaut. La décision et la justification doivent être documentées et faire partie des dossiers du comité de sécurité local. Une fois les mesures sélectionnées mises en œuvre, le dossier sera réputé résolu. Passez à l'étape 4.

• Oui, ils sont d'accord :

  Informer la partie principale et la partie intimée des mesures de prévention qui seront mises en œuvre et à quel moment. Les recommandations doivent être mises en œuvre dans l'année suivant la réception de l'avis d'incident. Une fois les mesures mises en œuvre, le dossier sera réputé résolu. Passez à l'étape 4.

• Un règlement est obtenu par le biais du règlement négocié ou de la conciliation / MARC;

• Une fois que les recommandations sont mises en œuvre par la chaîne de commandement ou le ou la gestionnaire, à condition que le rapport d'enquête de la PHVLT répond à la définition de harcèlement et de violence;

• Une fois que le rapport d'enquête de PHVLT est reçu et que le rapport d'enquête ne répond pas à la définition de harcèlement et de violence, ou;

• Si la partie principale choisie de mettre fin au processus de PHVLT et qu'une évaluation de PHVLT est effectué

Le processus de règlement PHVLT doit être terminé dans un délai de 1 an suivant l'avis d'incident. Une partie principale peut décider d'arrêter le processus à tout moment. Une fois l'avis d'incident résolu, la partie principale et la partie intimée (si impliquée) doivent être informées, en utilisant la lettre de fermeture de dossier. La chaîne de commandement/ le ou la gestionnaire doit informer le CE de la PHVLT d'un règlement à des fins de suivi. Toutes les mesures liées à un avis d'incident ou à son règlement doivent être documentés et conservés pendant 10 ans dans un endroit sûr et sécurisé (Protégé B).