Accès aux renseignements fiscaux des sociétés

L'ARC ne partage généralement les renseignements fiscaux d'une société que par :

• Mon dossier d'entreprise;
• Représenter un client;
• courrier;
• téléphone.

Les personnes suivantes peuvent demander des renseignements fiscaux :

• les directeurs d'une société;
• les délégataires (consultez le niveau 3 à Niveaux et portée de l'autorisation que vous pouvez donner aux représentants de votre entreprise);
• les tiers représentants autorisés par un directeur ou un délégataire;
• les représentants légaux de la société (par exemple, un syndic de faillite ou un dépositaire par nomination judiciaire).

Pour éviter tout retard ou problème, les renseignements sur les directeurs fournis à l'ARC doivent être à jour.

Sur cette page

• Ajout ou mise à jour des renseignements sur la société et les directeurs
• Directeurs non-résidents de sociétés canadiennes
• Autorisation d'un délégataire ou d'un autre tiers représentant

Ajout ou mise à jour des renseignements sur la société et les directeurs

Si une nouvelle société est créée, ou si la structure ou les directeurs d'une société existante changent, informez-en l'ARC en suivant les étapes suivantes :

1. Inscrivez-vous auprès d'une autorité fédérale ou provinciale

   Inscrivez-vous et maintenez les renseignements de votre société à jour auprès de l'autorité fédérale ou provinciale appropriée. Dans le cas d'une nouvelle société ou d'une société remplaçante, l'information fournie doit inclure :

   • la date d'entrée en vigueur de la constitution en société;
   • l'adresse de la société;
   • les noms des directeurs.

   Autorités constitutives qui partagent automatiquement l'information avec l'ARC

   Si vous vous inscrivez auprès de l'une des autorités suivantes, ces dernières partageront automatiquement l'information que vous leur fournissez avec l'ARC :

   • l'Alberta;
   • la Colombie-Britannique;
   • Corporations Canada;
   • l'Île-du-Prince-Édouard;
   • le Manitoba;
   • le Nouveau-Brunswick;
   • la Nouvelle-Écosse;
   • l'Ontario;
   • la Saskatchewan.

   En ce qui concerne un territoire ou une province qui ne figure pas dans la liste ci-dessus, lisez l'étape 2.

2. Fournissez des documents à l'ARC, s'il y a lieu

   Si vous vous êtes inscrit auprès d'une autorité constitutive qui ne partage pas automatiquement votre information avec l'ARC, vous devez fournir l'information suivante pour appuyer les changements relatifs à votre société ou aux directeurs :

   • le numéro d'entreprise et le nom d'entreprise;
   • les détails de la demande (si la demande est liée à l'ajout d'un directeur, assurez-vous d'inclure le numéro d'assurance sociale, le nom, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du directeur);
   • le nom en lettres moulées, le numéro de téléphone et la signature de la personne qui présente la demande;
   • les documents officiels appuyant le changement, tels que :
     • les Clauses modificatrices;
     • le certificat de prorogation;
     • l'avis de changement d'administrateurs;
     • la résolution des documents de l'administrateur.

   Envoyez cette information à l'ARC soit :

   • à l'aide du service « Soumettre des documents » dans Mon dossier d'entreprise ou Représenter un client;
   • par courrier à un centre fiscal de l'ARC (Trouver une adresse de l'ARC).

3. Fournissez le numéro d'assurance sociale (NAS) du directeur à l'ARC

   Vous devez donner le NAS d'un directeur pour accéder à Mon dossier d'entreprise

   Cette étape est essentielle pour qu'un directeur puisse accéder aux services de Mon dossier d'entreprise. Cela comprend le service autorisant un délégataire ou un autre tiers représentant à accéder au compte d'impôt de l'entreprise avec Représenter un client. Si vous avez déjà fourni le NAS d'un directeur dans les documents d'inscription, l'ARC mettra les dossiers à jour.

   Si le NAS d'un directeur n'a pas déjà été fourni à l'ARC, il peut être donné de l'une des façons suivantes :

   • un représentant peut utiliser le service « Soumettre des documents » dans Représenter un client pour envoyer une demande signée par le directeur pour ajouter son NAS au compte de la société;
   • un directeur peut appeler la ligne de demandes de renseignements des entreprises au 1-800-959-7775;
   • un directeur, ou un représentant, peut envoyer par télécopieur une demande signée par le directeur à son centre fiscal (1-833-724-7237 pour l'Î.-P.-É. ou 1-855-276-1529 pour Sudbury);
   • un directeur, ou un représentant, peut envoyer par la poste une demande signée par le directeur à son centre fiscal.

   Pour obtenir les adresses des centres fiscaux, allez à Trouver une adresse de l'ARC.

Directeurs non-résidents de sociétés canadiennes

Les directeurs non-résidents doivent effectuer l'étape supplémentaire d'aviser l'ARC de leur statut de non-résident. Il est important de s'assurer que l'information relative à leur statut de résidence est correcte et à jour pour éviter tout retard. Les autorités constitutives ne fournissent habituellement pas cette information parmi les renseignements envoyés à l'ARC.

Un directeur peut attester du statut de non-résident de tous les directeurs. Tout directeur dont le statut ne serait pas confirmé par ce directeur devra attester lui-même de son statut de non-résident.

Vous pouvez fournir à l'ARC le nom d'un directeur, son statut de non-résident, son adresse et son numéro de téléphone de l'une des façons suivantes :

• un directeur peut appeler la ligne de demandes de renseignements des entreprises au 1-800-959-7775;
• un directeur, ou un représentant, selon son emplacement physique, peut envoyer par télécopieur une demande signée par le directeur à son centre fiscal :
  • depuis le Canada ou des États-Unis, envoyez la demande au Centre fiscal de l'Î.-P.-É. au 1-833-724-7237 ou au Centre fiscal de Sudbury au 1-855-276-1529;
  • de l'extérieur du Canada ou des États-Unis, envoyez la demande au Centre fiscal de l'Î.-P.-É. au 902-724-7237 ou Centre fiscal de Sudbury au 705-671-3994;
• un directeur, ou un représentant, peut envoyer par courrier une demande signée par le directeur à son centre fiscal (Trouvez une adresse de l'ARC).

Pour confirmer la mise à jour du statut de résidence des directeurs, un particulier autorisé peut appeler la ligne de demandes de renseignements des entreprises au 1-800-959-7775.

Autorisation d'un délégataire ou d'un autre tiers représentant

Lorsque le NAS du directeur a été mis à jour dans le compte de la société, celui-ci pourra :

• accéder à Mon dossier d'entreprise;
• autoriser un tiers à gérer les questions fiscales pour la société.

Pour en savoir plus, allez à :

• Autorisation d'un représentant
• Niveaux et portée de l'autorisation que vous pouvez donner aux représentants de votre entreprise

La façon la plus rapide pour un directeur d'autoriser un représentant est d'entrer son ID Rep, son ID Groupe ou son numéro d'entreprise dans le service « Gérer les représentants autorisés » de Mon dossier d'entreprise.

Les tiers représentants peuvent aussi soumettre une demande d'autorisation à l'aide du :

• portail Représenter un client;
• service de consentement de l'entreprise dans leur logiciel d'impôt homologué (TED).

Toutefois, un directeur devra tout de même confirmer les demandes d'autorisation dans Mon dossier d'entreprise. Pour en savoir plus sur ce processus de vérification en deux étapes, allez à Confirmer la demande d'autorisation de mon représentant.

Lorsque le tiers représentant a soumis la demande d'autorisation, les directeurs pourraient être en mesure de communiquer avec leur gestionnaire de dossier de vérification des grandes entreprises désigné de l'ARC pour obtenir de l'orientation sur le processus « Confirmer mon représentant ».