Déclaration de renseignements T4

Date limite de production

Dans tous les cas, vous devez produire votre déclaration de renseignements T4 au plus tard le dernier jour de février de l’année qui suit l’année civile visée par la déclaration de renseignements. Si la date d’échéance tombe un samedi ou un dimanche, vous avez jusqu’au jour ouvrable suivant pour produire votre déclaration.

Nous considérerons que vous avez produit votre déclaration à temps si nous la recevons au plus tard à la date d’échéance. Si vous postez votre déclaration à la date d'échéance, nous considérerons que vous l'avez produite à temps si le cachet postal en fait foi. Si vous ne nous faites pas parvenir votre déclaration dans les délais prescrits, nous pourrions vous imposer une pénalité.

Si vous avez plus d’un compte de programme de retenues sur la paie, vous devez produire une déclaration de renseignements distincte pour chaque compte.

Si vous avez payé en trop, envoyez-nous une lettre expliquant la raison du paiement en trop et comment vous voudriez qu’on l’applique. Si vous devez un montant, envoyez les renseignements du compte et l’année d’imposition avec votre paiement.

Si vous cessez d’exploiter votre entreprise ou d’exercer vos activités au cours de l’année, vous devez produire la déclaration T4 dans les 30 jours qui suivent l’arrêt de l’exploitation ou des activités.

Si vous devez soumettre votre déclaration plus tôt parce que votre entreprise a fait faillite ou a cessé ses activités, produisez et soumettez-la dans les 30 jours suivant la fin des activités de votre entreprise.

Lorsque le propriétaire d'une entreprise décède, les feuillets T4 et le T4 Sommaire doivent être produits 90 jours à partir de la date du décès de ce dernier.

Méthodes de production

Si vous produisez plus de 50 déclarations de renseignements (feuillets) par année civile, vous devez produire la déclaration de renseignements par voie électronique. Pour en savoir plus, allez à Produire les déclarations de renseignements par voie électronique (T4/T5 et autres genres de déclarations).

Produire en format papier – 1 à 50 feuillets

Vous pouvez produire jusqu’à 50 feuillets sur papier. Cependant, nous vous encourageons fortement à les produire en ligne en utilisant le Transfert de fichiers par Internet (XML) ou les Formulaires Web.

Si vous avez besoin de plus de copies, vous pouvez commander jusqu'à 9 pages en allant à formulaires et publications ou en composant le 1-800-959-7775. Il y a deux feuillets par page destinée pour les imprimantes, pour la dactylographie ou pour être remplis à la main.

Si vous voulez produire votre déclaration sur papier, envoyez-la par la poste à l'adresse suivante :

CF de Jonquière
Programme T4
Case postale 1300, PDF Jonquière
Jonquière QC  G7S 0L5

Adresse de messagerie (livraison seulement) :

CF de Jonquière
Programme T4
2251 Boulevard René-Lévesque
Jonquière QC G7S 5J2

Remplissez une copie du feuillet T4 pour chacun de vos employés et joignez-la à votre T4 Sommaire lorsque vous produisez votre déclaration. Inscrivez les renseignements pour deux employés distincts par feuille. Vous devez conserver les renseignements des feuillets T4 et du T4 Sommaire ou une copie de ces formulaires pour vos dossiers.

Produire par voie électronique

Si vous voulez produire par voie électronique, lisez Produire les déclarations de renseignements par voie électronique (T4/T5 et autres genres de déclarations).

Solde dû

Un versement qui était dû en janvier pour l'année en cours pour des retenues effectuées en décembre de l'année précédente est considéré comme un paiement en retard s'il est joint à la déclaration de renseignements (T4 ou T4A) de l'année précédente et que la déclaration est produite après la date d'échéance du versement. L'ARC pourra imposer une pénalité et des intérêts sur tout versement en retard.

Que vous choisissiez de produire une déclaration par voie électronique ou sur papier, vous disposez de plusieurs options afin de vous acquitter de votre solde. Pour en savoir plus, allez à Paiements à l'Agence du revenu du Canada ou Payer (verser) les retenues à la source.

Peu importe la méthode de production que vous utilisez, si vous êtes un auteur de versements accélérés du seuil 2, vous devez payer le montant dû par voie électronique ou en personne à votre institution financière canadienne. Pour en savoir plus, consultez le guide T4001, Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements.

Nous vous imposerons des frais si votre institution financière refuse un de vos paiements. De plus, si votre paiement est en retard, nous pouvons vous imposer une pénalité et des intérêts sur ce montant.

Service externe de paie ou succursales qui produisent des déclarations

Même si vous faites appel à un service externe de paie, vous êtes responsable de l’exactitude des renseignements donnés, de tout solde dû et de produire à temps.

Si l'une de vos succursales nous envoie des cotisations au RPC et à l'AE et des retenues d'impôt sur le revenu pour un compte qu'elle seule utilise, vous devez produire une déclaration de renseignements T4 distincte pour cette succursale.

Après avoir produit

Lorsque nous recevons votre déclaration de renseignements, nous la vérifions pour voir si vous l’avez préparé correctement. Après une première vérification, nous acheminons votre déclaration à notre système de traitement qui saisit les renseignements et qui procède à divers contrôles de validité et de concordance. En cas d’incohérences, nous pourrions communiquer avec vous.

Nous vérifions aussi les calculs de vos feuillets T4, afin de nous assurer que les cotisations au RPC et à l’AE que vous nous avez versées correspondent aux gains ouvrant droit à pension et assurables que vous avez déclarés. Si vous recevez un rapport de la Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP), ne nous envoyez pas les feuillets modifiés. Avisez-nous des changements à apporter pour chaque employé directement sur la liste. Pour en savoir plus, allez à Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP).

Si vous constatez que vous avez commis une erreur sur un feuillet T4 après avoir produit votre déclaration de renseignements, vous devez produire des feuillets modifiés afin de le corriger. Pour en savoir plus, allez à Modifier, annuler, ajouter ou remplacer des feuillets T4.

Si vous avez payé en trop un salaire, un traitement ou une autre rémunération à un employé, allez à Corriger des erreurs de déclaration et salaire payé en trop pour savoir comment corriger cette erreur.

Remarque 

Vous n’avez pas à produire un feuillet T4 modifié si la seule modification est à l’adresse de l’employé.

Les cotisations au RPC et à l’AE sont parfois déduites par erreur du revenu exonéré. L’employeur peut déclarer la déduction et l’exemption sur le feuillet T4 original. Les modifications peuvent être nécessaires pour permettre au particulier d’avoir un crédit sur sa déclaration de revenus et de prestations.

Un feuillet T4 doit être annulé s’il est émis à un propriétaire ou à un partenaire d’une entreprise non constituée en société. Ils doivent déclarer leur revenu comme revenu d’entreprise sur une déclaration de revenus et de prestations, accompagnée d’un état des recettes et des dépenses.

Pour en savoir plus sur les salaires payés en trop, allez à Corriger des erreurs de déclaration et salaire payé en trop.

D’autres ministères fédéraux utilisent les renseignements du feuillet T4, notamment Emploi et Développement social Canada (EDSC), qui s’en sert pour mettre à jour le registre des gains des particuliers. Les renseignements sur les cotisations au RPC que nous envoyons à EDSC servent à calculer les prestations du RPC que recevra une personne.

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