Examens des comptes de fiducie - Examen des comptes de retenues sur la paie et de TPS/TVH

1. Votre compte est examiné par un agent d'examen des comptes de fiducie

   Calendrier Jour 1

   L'ARC vous contactera(ou votre représentant autorisé) pour vous informer que votre compte de programme est révisé par un agent d'examen des comptes de fiducie.

   Recours à un représentant autorisé

   Même si un préparateur de déclarations de revenus professionnel a rempli vos déclarations de la TPS/TVH ou de paie (par exemple, feuillets T4 et Sommaire T4) en votre nom, vous devez vous assurer que votre entreprise respecte toutes ses obligations fiscales en matière de paie et de TPS/TVH. En général, les préparateurs de déclarations de revenus utiliseront les renseignements que vous leur fournissez pour préparer vos versements et vos déclarations de renseignements, mais ils ne sont peut-être pas au courant de toutes vos obligations fiscales. C'est pourquoi l'ARC peut communiquer directement avec vous pour l'examen.

   Si l'ARC envoie une lettre au représentant autorisé pour lui demander des renseignements sur l'un de ses clients, le représentant autorisé doit répondre avant la date mentionnée dans la lettre.

   Si vous choisissez d'autoriser un représentant

   Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour autoriser un représentant.

   Pour en savoir plus : Comment donner une autorisation.

   Pourquoi l'ARC peut examiner votre compte

   L'ARC peut examiner votre compte en fonction de divers facteurs, y compris, mais sans s’y limiter, les éléments suivants:

   • Vous versez (payez) en retard ou vous n'effectuez pas vos retenues sur la paie

     Pour en savoir plus : Quand verser (payer).

   • Vous produisez votre déclaration de renseignements en retard ou vous ne produisez pas vos déclarations de renseignements T4 et T4A

     Pour en savoir plus : Quand produire une déclaration de renseignements.

   • Vous produisez votre déclaration de la TPS/TVH en retard ou vous ne produisez pas vos déclarations de la TPS/TVH

     Pour en savoir plus : Quand produire une déclaration de la TPS/TVH.

   • Vous n'avez pas répondu à un avis PD4R

     Pour en savoir plus : Avis d’écart concernant impôt, RPC, AE (PD4R).

   • Vous avez reçu une décision du RPC/AE confirmant le statut d'emploi d'un travailleur et indiquant si l'emploi est assurable, ouvrant droit à pension ou les deux, ce qui nécessite des changements à vos obligations de déclaration ou de retenue.

     Pour en savoir plus : Avez-vous reçu une décision aux fins du RPC/AE.

   • Votre employé conteste les montants que vous lui avez versés ou la période pendant laquelle il a travaillé pour vous.
   • Un actionnaire de votre entreprise tente de modifier la déclaration de ses revenus ou la nature des revenus versés (par exemple : passer d’un salaire à des dividendes)

     Pour en savoir plus : Apporter des corrections après avoir produit votre déclaration.

   • L'ARC a reçu une demande d'Emploi et Développement social Canada (EDSC) pour confirmer les renseignements sur les revenus fournis par un travailleur qui présente une demande d'assurance-emploi

     Pour en savoir plus : Administration du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.

   • Votre entreprise cesse temporairement ou définitivement ses activités, y compris si vous cessez vos activités en raison d'une mise sous séquestre ou d'une faillite.

     Pour en savoir plus : Calculer les retenues sur la paie et les cotisations.

   La méthode par défaut pour les entreprises de recevoir des correspondances est désormais en ligne. L'ARC recommande de se connecter à Mon dossier d'entreprise, d'accéder aux préférences de notification dans votre profil pour s'assurer que votre adresse courriel est à jour. Cela permet à l'ARC de vous informer lorsque des changements importants sont apportés à votre compte et lorsque vous avez du courrier à consulter dans Mon dossier d'entreprise.

   Pour en savoir plus : Se connecter à son compte de l'ARC.

   Moyens par lesquels l'ARC peut communiquer avec vous

   Par téléphone

   Confirmez que l'appel provient de l'agent de l'ARC

   Si l'ARC vous appelle (ou appelle votre représentant autorisé), l'agent de l'ARC affecté à votre dossier s'identifiera lorsqu'il communiquera avec vous par téléphone. Avant de fournir des renseignements par téléphone :

   1. Dites à l'appelant que vous souhaitez d'abord vérifier son identité
   2. Demandez et notez son nom, son numéro de téléphone et l’emplacement de son bureau

   Si vous doutez que l'appel provienne d'un agent autorisé de l'ARC, mettez fin à l'appel et communiquez avec l'ARC à partir de la liste des numéros de téléphone de l'ARC et demandez à un agent de confirmer l'identité de l'agent.

   Détails de l'examen

   L'agent vous posera des questions précises concernant votre compte pour confirmer que vous êtes autorisé à y accéder. Une fois que l'agent aura confirmé que vous êtes la personne autorisée pour le compte, il vous fournira ce qui suit :

   • Le numéro de compte du programme en cours d'examen
   • L'objet de l'examen
   • La période visée par l'examen
   • Le calendrier pour la prochaine étape de l'examen

   
   

   En envoyant une lettre

   Détails de l'examen

   Si l'ARC vous envoie (ou à votre représentant autorisé) une lettre, les renseignements suivants seront inclus :

   • Le nom de l'agent de l'ARC affecté au cas et son numéro de téléphone
   • Le numéro de compte du programme en cours d'examen
   • L'objet de l'examen
   • La période visée par l'examen
   • Le calendrier de la prochaine étape de l'examen

   
   

   Courrier en ligne

   Si vous vous êtes inscrit pour recevoir des notifications par courriel de l'ARC, vous (ou votre représentant autorisé) pourriez recevoir un courriel pour vous informer que vous avez du courrier à consulter dans Mon dossier d'entreprise.

   Type de documents que vous pourriez recevoir pour cet examen

   Voici des exemples de courrier que vous pouvez recevoir en ligne :

   • Lettre : Informer que le rendez-vous a été fixé ou demander un contact téléphonique
   • Lettre : Confirmer le rendez-vous pour un examen
   • Lettre : Avis de défaut de retenue
   • Lettre : Demander que les livres et registres soient soumis par l'intermédiaire des services en ligne pour un examen sur dossier
   • Autres types de documents, de déclarations ou de lettres de l'ARC

        Connexion à l’ARC     

   Par courriel

   Pour des raisons de sécurité, l'agent de l'ARC ne peut pas vous contacter directement par courriel.

   Pour en savoir plus : Reconnaître une arnaque – Raisons pour lesquelles l'ARC pourrait vous contacter.

   Collaborer avec l'agent de l'ARC affecté à votre dossier

   Une fois que vous êtes assuré de l'identité de l'agent de l'ARC, l'ARC recommande de répondre aux questions de l'agent au mieux de vos capacités. La collaboration avec l'agent mènera à un processus d'examen fluide et efficace.

   Vos droits pendant le processus

   L'ARC part du principe que vous êtes plus susceptible de respecter la loi si vous disposez des renseignements et des autres services dont vous avez besoin pour remplir vos obligations.

   L'ARC veut s'assurer que vous comprenez et que vous pouvez exercer vos droits.

   Pour en savoir plus : Charte des droits du contribuable.

2. Préparation à l'examen

   Calendrier : En général, vous avez jusqu'à 15 jours pour vous préparer

   L'agent de l'ARC communiquera avec vous (ou votre représentant autorisé) pour commencer le processus d'examen.

   Le temps accordé pour vous préparer vous permettra de vous assurer que vos documents sont exacts, complets et organisés pour faciliter un processus d'examen fluide.

   Méthodes par lesquelles l'agent de l'ARC peut communiquer avec vous

   L'agent de l'ARC peut vous appeler (ou votre représentant autorisé) ou vous envoyer une lettre pour vous fournir les renseignements suivants :

   • L'examen sera effectué soit :

     En personne

     L'agent de l'ARC vous indiquera la date, l'adresse et l’heure de la visite de l'agent de l'ARC.

     En général, vos documents seront demandés et examinés à votre lieu d'affaires.

     En ligne

     L'agent de l'ARC indiquera la date limite pour transmettre vos livres et registres en ligne s'il n'y a pas d'examen en personne. L'agent de l'ARC ne vous rendra pas visite, mais peut communiquer avec vous pour discuter des documents reçus.

     Vos livres et registres électroniques seront examinés à leur bureau de l'ARC.

   • Les livres et registres spécifiques que vous devez fournir

   Livres et registres que vous devez fournir

   Une fois que vous avez reçu la demande de l'agent de l'ARC pour des livres et registres spécifiques, vous êtes légalement tenu de fournir vos documents pour cet examen. La portée de l'examen est basée sur les problèmes identifiés par l'ARC.

   Types de livres et registres

   L'ARC peut demander divers types de livres et de registres, y compris, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :

   Généralités : Examen de la paie ou de la TPS/TVH

   Comptes débiteurs et créditeurs (grands livres et journaux)

   Ces registres, y compris les livres de dépôts bancaires, fournissent des renseignements sur les flux de trésorerie et les actifs de votre entreprise.

   Relevés bancaires, chèques annulés, registre des chèques

   Ces registres fournissent des renseignements sur les flux de trésorerie et les soldes de votre entreprise. Les registres fournissent également :

   • Une vérification de l'information contenue dans le journal des salaires et/ou traitements(par exemple : dates, montants, endossements)
   • Une preuve de paiement lorsque les versements peuvent être manquants dans les systèmes de l'ARC
   • Des renseignements pouvant indiquer des paiements qui auraient dû être inclus dans la paie, mais qui ne l'ont pas été (par exemple, avantages imposables, travailleurs occasionnels)

   Journal des décaissements et des recettes en espèces

   Ces registres (y compris le journal de la petite caisse) peuvent fournir :

   • Des renseignements pouvant indiquer des paiements qui auraient dû être inclus dans la paie, mais qui ne l'ont pas été (par exemple, avantages imposables, montant versé aux travailleurs occasionnels)
   • Des renseignements pouvant mener à un renvoi à un autre secteur de l'ARC (par exemple, renvoi possible à la Division des décisions du RPC/AE)

   États financiers actuels

   Le bilan et l'état des résultats actuels fourniront :

   • Une vue d'ensemble de la rentabilité, de l'étendue des activités, de la valeur nette, de l'actif et du passif
   • Les salaires, traitements, les salaires de la direction et les coûts de sous-traitance passés en charges
   • Les capitaux propres et les prêts des actionnaires

   Grand livre et journal général

   Ce grand livre et journal général fournit des renseignements tels que :

   • Un résumé de toute votre tenu de registres financiers
   • Des renseignements relatifs aux comptes de prêts des actionnaires, aux véhicules, à l'équipement et aux inventaires
   • Des informations et des paiements aux sous-traitants

   Documents d’entreprise

   Ces documents fournissent :

   • Le nom exact de la société
   • Le type de charte détenue, par exemple, fédérale ou provinciale
   • Les procès-verbaux des assemblées des actionnaires
   • Les noms et adresses des actionnaires et des administrateurs
   • Le nombre d'actions détenues par chaque actionnaire (cela permet d'établir le pourcentage des actions avec droit de vote contrôlées par chaque actionnaire)

   Spécifique : Examen de la paie

   Journal des salaires et/ou traitements

   Ce journal (manuel ou électronique) fournit :

   • Les montants bruts et nets versés aux employés, y compris la rémunération des heures supplémentaires, les primes incitatives, les avantages imposables, les commissions et plus encore
   • Les montants déduits et à verser pour l'impôt sur le revenu, le RPC et l'AE
   • Les dates de période de paie et dates de paie, y compris les sommaires des fréquences de paye hebdomadaires, bimensuelles, bimensuelles et mensuelles
   • Le résumé des montants qui auraient dû être versés au receveur général, y compris les parts totales des employés et des employeurs du RPC et de l'AE
   • Les dates d'échéance des versements
   • Les renseignements sur les employés ou d'autres travailleurs concernant les exigences de retenue

   Lors de l'examen du journal des salaires et/ou traitements l'ARC examine les éléments suivants :

   • La province où l'employé se présente au travail ou s'il a une entente de travail à distance
   • Le calcul du salaire brut, y compris la rémunération des heures supplémentaires et les primes incitatives

   Feuillets T4A et sommaires

   L'ARC compare la déclaration de renseignements T4A qu'elle a reçue avec les dossiers de l’employeur et la déclaration de renseignements T4A au dossier pour vérifier s’il y a des différences. L'ARC demandera la déclaration T4A si elle n'a pas été produite.

   Feuillets T4A et sommaires

   L'ARC compare la déclaration de renseignements T4A qu'elle a reçue avec les dossiers du payeur et la déclaration de renseignements T4A au dossier pour vérifier s’il y a des différences. L'ARC demandera la déclaration T4A si elle n'a pas été produite.

   Documents relatifs aux avantages imposables

   L'ARC examine tous les documents pour s'assurer que vous calculez, déclarez et versez correctement les impôts liés aux avantages imposables de tous les employés, actionnaires, administrateurs et autres personnes.

   Cet examen confirmera également tous les éléments suivants :

   • Vous avez correctement classé les avantages comme imposables ou non imposables
   • Vous avez retenu les montants exacts d’impôt sur le revenu, de cotisations au RPC et de cotisations à l'AE et vous avez versé ces montants à l'ARC sur tout avantage imposable
   • Les avantages imposables sont correctement inclus dans les feuillets T4 de vos employés et inclus dans leur revenu d'emploi

   Documents relatifs aux autres travailleurs rémunérés

   L'agent de l'ARC pourrait avoir besoin des documents suivants pour s'assurer que les travailleurs sont correctement classés (employé ou travailleur autonome) et pourrait demander une décision relative au RPC/AE pour confirmer leur statut d'emploi :

   • Contrat ou entente de travail : Copie de tout contrat ou entente entre vous et le travailleur, détaillant les conditions d'emploi ou les services fournis
   • Renseignements sur le travailleur : Renseignements sur un travailleur en particulier (numéro d'assurance sociale ou numéro d'entreprise pour toute personne qui est à votre emploi ou en sous-traitance pour votre entreprise) et ses renseignements personnels, y compris son titre de poste, ses fonctions et son horaire de travail, afin d’établir la nature de la relation d'emploi
   • Registres de paie : Registres de paie ou autres documents indiquant la rémunération du travailleur, y compris les déductions au titre du RPC et de l'AE.
   • Pratiques d'emploi : Toute documentation sur le fonctionnement du travailleur dans l'entreprise (par exemple, niveau de contrôle, outils fournis, degré d'intégration à l'entreprise) afin d’établir la classification du travailleur.
   • Pièces justificatives : Tout document supplémentaire qui clarifie la nature de la relation de travail (par exemple, feuillets T4)

   Formulaire TD1-IN, Détermination de l'exonération d'un revenu d'emploi d'un Indien

   L'ARC examine le formulaire TD1 pour vérifier le calcul des déductions d'impôt sur le revenu de l'employé et pour prouver que :

   • La personne est réellement un employé de l'entreprise
   • Chaque employé a un numéro d'assurance sociale

   Toutes les provinces et tous les territoires ont leur propre déclaration de crédits d'impôt personnels qui doit également être remplie si l'employé demande plus que le montant personnel de base afin de s'assurer que le montant exact d'impôt provincial est retenu.

   Formulaire TD1-IN, Détermination de l'exonération d'un revenu d'emploi d'un Indien

   L'ARC examine le TD1-IN pour confirmer si l'exonération d'impôt prévue à l'article 87 de la Loi sur les Indiens s'applique au revenu d'emploi de votre employé des Premières Nations.

   Formulaire TD1X, État du revenu et des dépenses de commissions aux fins des retenues sur la paie

   Les employés qui sont payés en totalité ou en partie par commission peuvent choisir de remplir ce formulaire.

   L'ARC examine le TD1X pour vérifier :

   • Le taux d'imposition à déduire des revenus de commissions
   • Les revenus et les dépenses de l'employé pour l'année précédente ou les montants estimés pour l'année en cours
   • Le revenu imposable annuel estimé de l'employé
   • Les renseignements personnels de l'employé, par exemple, son adresse et son numéro d'assurance sociale

   Formulaire TD3F, Choix des pêcheurs concernant la retenue d'impôt à la source

   L'ARC examine le TD3F pour confirmer que le pêcheur a choisi de faire retenir l'impôt sur le revenu et pour s'assurer que les renseignements personnels du pêcheur sont exacts et complets (par exemple, son adresse et son numéro d'assurance sociale).

   Formulaire CPT30, Choix de cesser de verser des cotisations au Régime de pensions du Canada, ou révocation d'un choix antérieur

   TL'ARC examine le CPT30 pour confirmer si l'employé de plus de 65 ans a fait un choix valide de cesser de cotiser au Régime de pensions du Canada ou s’il a révoqué un choix valide, afin d’établir si vos retenues au RPC étaient exactes.

   Spécifique : Examen de la TPS/TVH

   Déclarations de la TPS/TVH pour les périodes en souffrance

   L'ARC examine les périodes en souffrance pour s'assurer que vous déclarez correctement la TPS/TVH, que vous percevez la TPS/TVH et que vous produisez les déclarations de la TPS/TVH.

   Factures de vente, factures d'achat et sommaires pour les périodes en souffrance

   Ces documents confirment :

   • Si vous auriez dû facturer la TPS/TVH sur les ventes taxables ou si vous auriez dû déclarer ces montants dans vos déclarations en souffrance
   • Si vous ne réclamez de ITC en trop ou ne sous-déclarez pas la TPS/TVH perçue

   En plus des livres et registres mentionnées ci-dessus, l'ARC peut demander à votre comptable, à votre teneur de livre ou à vos employés de fournir des renseignements sur les livres et les registres et sur ce qui a été déclaré dans vos déclarations de renseignements.

   Combien de temps devez-vous conserver vos registres de paie et de TPS/TVH

   Vos registres de paie et de TPS/TVH doivent être conservés de façon organisée. Vos dossiers doivent être disponibles pour l'ARC lorsqu'elle en fait la demande.

   Pour en savoir plus : Où conserver vos registres, pendant combien de temps et comment obtenir la permission de les détruire avant la fin du délai de conservation.

3. Examen de vos livres et registres

   Calendrier : En général, votre examen a lieu dans les 30 jours

   Le délai d'examen de vos livres et registres varie. Il peut y avoir des retards pour les raisons suivantes :

   • La disponibilité et exactitude de vos documents
   • La complexité de votre entreprise
   • L'agent de l'ARC doit consulter d'autres secteurs de l'ARC

   L'agent de l'ARC vous tiendra informé de l'état d’avancement de l'examen.

   Comment vos feuillets T4/T4A et vos sommaires aident l'agent de l'ARC pour cet examen

   • Feuillets T4 et sommaires

     L'ARC examine la déclaration de renseignements T4 pour :

     • Comparer un échantillon au hasard des salaires bruts et/ou traitements, des allocations et avantages imposables et des retenues au titre d'un régime de pension agréé déclarés aux montants figurant dans le journal des salaires et/ou traitements
     • Réconcilier le total des salaires de l'année, tel qu'enregistré dans le journal des salaires et/ou traitements avec le total des salaires indiqué sur le formulaire sommaire
     • Réconcilier le total des retenues pour l'année telles qu'enregistrées dans le journal des salaires et/ou traitements avec le montant figurant sur les feuillets T4
     • Assurez-vous que les primes et les montants payés après la fin de l'année civile sont déclarés par le bénéficiaire comme un revenu dans l'année où ils ont été reçus
     • Assurez-vous que tous les avantages imposables et autres revenus sont déclarés

   • Feuillets T4A et sommaires

     L'ARC examine la déclaration de renseignements T4A pour :

     • Assurez-vous que toutes les retenues d'impôt sur d'autres revenus ont été déclarées et versées au receveur général
     • Assurez-vous que toutes les commissions de travail autonome versées à un travailleur autonome ont été déclarées correctement.
     • Réconcilier le total des déductions pour l'année avec le montant figurant sur les feuillets T4A

   Méthodes de l'examen

   En personne

   En général, l'agent de l'ARC examinera vos livres et registres à votre lieu d'affaires. L'agent de l'ARC peut également les examiner à un autre endroit (par exemple, le bureau de votre représentant autorisé ou l'agent empruntera vos documents pour effectuer l'examen dans un bureau de l'ARC).

   Confirmer que la visite provient de l'agent autorisé de l'ARC

   Si un agent de l'ARC vous rend visite (ou rend visite à votre représentant autorisé), l'agent de l'ARC s'identifiera. Avant de fournir des renseignements :

   1. Dites à la personne que vous souhaitez d'abord vérifier son identité
   2. Demandez-lui de présenter sa carte d'autorisation de l'ARC (RC121A) pour prouver qu'elle est un représentant de l'ARC (cette carte comprend son nom, sa photo et son numéro d'insigne)

   Si vous doutez que la visite provienne d'un agent autorisé de l'ARC, communiquez avec l'ARC à partir de la liste des numéros de téléphone de l'ARC et demandez à un agent de confirmer l'identité de l'agent.

   Quand fournir les documents requis

   Si vos livres et registres sont disponibles électroniquement, l'agent de l'ARC peut vous demander de soumettre les documents en ligne avant ou après votre rencontre. Cela accélère généralement le processus d'examen et réduit le temps passé à votre lieu de travail.

   Si des dossiers électroniques ne sont pas disponibles ou si des dossiers physiques sont requis, l'agent de l'ARC pourra soit :

   • Examiner les documents à votre lieu d'affaires ou au bureau de votre représentant.
   • Emprunter les documents nécessaires pour un examen plus approfondi.
     Que se passe-t-il si l'ARC emprunte vos livres et registres?

     Pour emprunter vos livres et registres, l'agent de l'ARC :

     • Remplira un reçu T2213 identifiant les livres, registres et documents empruntés
     • Vous fournira une copie du reçu

     Lorsque les documents sont retournés, l'agent de l'ARC vous demandera de signer le reçu attestant que vous avez reçu les livres et registres.

   Que faire si vous ne pouvez pas obtenir les documents?

   Si vous ne pouvez pas obtenir les documents à la date demandée, appelez l'agent de l'ARC affecté à votre cas au numéro indiqué dans votre lettre pour demander un délai supplémentaire. L'agent de l'ARC affecté à votre cas évaluera si cela est possible.

   Si vous n'avez plus les livres et registres demandés, l'agent de l'ARC peut vous aider à trouver d'autres méthodes pour confirmer les montants déclarés sur vos feuillets et sommaires. Par exemple, vous pourriez obtenir des copies d'un tiers impliqué dans une transaction (une institution financière ou un fournisseur).

   Après la date limite, si les livres et registres exigés ne sont pas fournis à l'agent de l'ARC, celui-ci apportera des corrections à votre compte en fonction des renseignements dont il dispose.

   
   

   Comment soumettre vos documents en ligne

   Pour envoyer vos documents en utilisant nos services en ligne :

   1. Cliquez sur « Soumettre des documents » dans le menu Correspondance, puis cliquez sur « Soumettre des documents » en bas de la page.
   2. Cliquez sur « Commencer » et répondez « Non » à la question « Avez-vous un numéro de dossier ou de référence? »
   3. Sélectionnez « Plus de sujets » dans le menu Sujet.
   4. Sélectionnez « Soumettre des documents pour soutenir un examen des comptes de fiducie ».
   5. Sélectionnez le « Numéro de compte du programme » associé aux documents que vous soumettez et cliquez sur « Suivant ».
   6. Cliquez sur « + Pièces jointes » pour joindre vos documents et utilisez le bouton « Parcourir » pour choisir le(s) fichier(s) que vous souhaitez joindre à partir de votre appareil (si vous ajoutez plusieurs fichiers, chacun doit avoir un nom unique).
   7. Entrez le nom de l'agent d'examen des comptes de fiducie assigné à votre dossier dans le champ vide « Fournir une brève description de votre document » et cliquez sur « Télécharger le(s) fichier(s) ».
   8. Si vous souhaitez joindre d'autres documents, cliquez à nouveau sur « + Pièces jointes » et répétez les étapes 2-3. Lorsque tous vos documents sont ajoutés, cliquez sur « Suivant ».
   9. Révisez et cliquez sur « Soumettre ».

   Conservez la page de confirmation pour vos dossiers. Vous ne pouvez pas utiliser le numéro de dossier sur cette page pour envoyer des documents supplémentaires à l'ARC.

        Connexion à l'ARC     

   Pour en savoir plus : Soumettre des documents en ligne.

   L'ARC n'accepte pas les documents par courriel

   Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas envoyer de documents directement par courriel.

   Pour en savoir plus : Reconnaître une arnaque – Raisons pour lesquelles l'ARC pourrait vous contacter.

   En ligne

   L'agent de l'ARC examinera vos livres et registres par voie électronique à un bureau de l'ARC. L'agent de l'ARC ne rendra pas à votre lieu d'affaires pendant cet examen.

   Confirmez que l'appel provient bien de l'agent de l'ARC

   Si l'ARC vous appelle (ou votre représentant autorisé), l'agent de l'ARC affecté à votre cas s'identifiera lorsqu'il communiquera avec vous par téléphone. Avant de fournir des renseignements par téléphone :

   1. Informez l'appelant que vous souhaitez d'abord vérifier son identité
   2. Demandez et prenez note de son nom, de son numéro de téléphone et de l’emplacement de son bureau

   Si vous doutez que l'appel provienne d'un agent autorisé de l'ARC, mettez fin à l'appel et communiquez avec l'ARC à partir de la liste des numéros de téléphone de l'ARC et demandez à un agent de confirmer l'identité de l'agent.

   Détails de l'examen

   L'agent vous posera des questions précises concernant votre compte pour confirmer que vous êtes autorisé à y accéder. Une fois que l'agent aura confirmé que vous êtes la personne autorisée à utiliser le compte, il vous fournira les renseignements suivants :

   • Le numéro de compte du programme faisant l’objet de l’examen
   • L'objet de l'appel

   Quand fournir les documents requis

   L'agent de l'ARC vous indiquera la date limite pour transmettre vos documents en ligne.

   
   

   Que faire si vous ne pouvez pas obtenir les documents?

   Si vous ne pouvez pas obtenir les documents avant la date demandée, appelez l'agent de l'ARC affecté à votre dossier au numéro indiqué dans votre lettre pour demander un délai supplémentaire. L'agent de l'ARC affecté à votre dossier évaluera si cela est possible.

   Si vous n'avez plus les livres et registres demandés, l'agent de l'ARC peut vous aider à trouver d'autres méthodes pour confirmer les montants déclarés sur vos feuillets et sommaires. Par exemple, vous pourriez obtenir des copies d'un tiers impliqué dans une transaction (une institution financière ou un fournisseur).

   Après la date limite, si les livres et registres demandés ne sont pas fournis à l'agent de l'ARC, il évaluera les prochaines étapes en fonction de votre dossier :

   • Prendre des dispositions pour examiner vos livres et registres à votre lieu d'affaires (examen en personne)
   • Apportez des modifications à votre compte en fonction des renseignements dont dispose l'agent de l'ARC.

   
   

   Comment soumettre vos documents en ligne

   Pour envoyer vos documents en utilisant nos services en ligne :

   1. Cliquez sur « Soumettre des documents » dans le menu Correspondance, puis cliquez sur « Soumettre des documents » en bas de la page.
   2. Cliquez sur « Commencer » et répondez « Non » à la question « Avez-vous un numéro de dossier ou de référence ? »
   3. Sélectionnez « Plus de sujets » dans le menu Sujet.
   4. Sélectionnez « Soumettre des documents pour soutenir un examen des comptes de fiducie ».
   5. Sélectionnez le « Numéro de compte du programme » associé aux documents que vous soumettez et cliquez sur « Suivant ».
   6. Cliquez sur « + Pièces jointes » pour joindre vos documents et utilisez le bouton « Parcourir » pour choisir le(s) fichier(s) que vous souhaitez joindre à partir de votre appareil (si vous ajoutez plusieurs fichiers, chacun doit avoir un nom unique).
   7. Entrez le nom de l'agent d'examen des comptes de fiducie assigné à votre dossier dans le champ vide « Fournir une brève description de votre document » et cliquez sur « Télécharger le(s) fichier(s) ».
   8. Si vous souhaitez joindre d'autres documents, cliquez à nouveau sur « + Pièces jointes » et répétez les étapes 2-3. Lorsque tous vos documents sont ajoutés, cliquez sur « Suivant ».
   9. Révisez et cliquez sur « Soumettre ».

   Conservez la page de confirmation pour vos dossiers. Vous ne pouvez pas utiliser le numéro de dossier sur cette page pour envoyer des documents supplémentaires à l'ARC.

        Connexion à l'ARC     

   Pour en savoir plus : Soumettre des documents en ligne.

   L'ARC n'accepte pas les documents par courriel

   Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas envoyer de documents directement par courriel.

   Pour en savoir plus : Reconnaître une arnaque – Raisons pour lesquelles l'ARC pourrait vous contacter.

4. Résultats de l'examen

   Calendrier : En général, les résultats vous sont remis le jour même si vous les recevez en personne ou dans les 15 jours si les résultats sont envoyés par la poste

   1. Une fois que l'agent de l'ARC a terminé d'examiner vos livres et dossiers, il discutera avec vous des résultats de l'examen, soit en personne ou par téléphone.

      Modifications courants à vos déclarations T4 ou T4A après un examen

      Voici une liste des modifications les plus courantes que l’agent de l’ARC peut apporter à vos déclarations T4 ou T4A une fois qu'il a terminé d'examiner vos livres et registres :

      • Modifier ou ajouter des feuillets T4

        L'agent de l'ARC peut modifier vos feuillets T4 pour corriger la déclaration en augmentant ou en réduisant le montant déclaré sur le feuillet.

        Il peut également ajouter des feuillets T4 lorsqu'un feuillet n'a pas été produit à l'origine ou lorsqu'il a été déterminé que le statut d'emploi est différent de celui qui a été déclaré sur le feuillet d’origine.

        Les modifications sont généralement apportées aux cases ou codes suivants :

        • Revenu d'emploi total (case 14)
        • Impôt sur le revenu retenu (case 22)
        • Cotisations au RPC (case 16)
        • Cotisations à l'AE (case 18)
        • Gains assurables et ouvrant droit à pension (cases 24 et 26)
        • Avantages imposables (codes 30, 32, 33, 34, 36, 38, 40 ou 90 )

      • Modifier ou ajouter des feuillets T4A

        L'agent de l'ARC peut modifier vos feuillets T4A pour corriger la déclaration en augmentant ou en réduisant le montant déclaré sur le feuillet.

        Il peut également ajouter des feuillets T4A lorsqu'un feuillet n'a pas été produit à l'origine ou lorsqu'il a été déterminé que le statut d'emploi est différent de celui qui a été déclaré sur le feuillet d’origine.

        Les modifications sont généralement apportées aux cases ou codes suivants :

        • Commissions d’un travailleurs indépendant (case 020)
        • Impôt sur le revenu retenu (case 022)
        • Autres revenus (code 028)

   2. Si les résultats de l'examen sont communiqué par téléphone, vous recevrez une lettre vous informant que l'agent de l'ARC a terminé l'examen. Vous recevrez également l'un des relevés de compte suivants, ou les deux, indiquant les résultats de l'examen :

      • PD83-1, Relevé de compte de l’examen des registres de paie (s'il y a lieu)
      • GST501, Relevé de compte – Examen de la TPS/TVH (s'il y a lieu)

      L'agent de l'ARC fournira ces relevés de compte à l'entité juridique et non au représentant autorisé. Des copies ne seront fournies au représentant autorisé que si vous faites une demande particulière.

      Si vous n'avez pas déclaré correctement vos revenus ou vos avantages imposables, vous recevrez également une copie des documents suivants avec la lettre :

      • Feuillets T4 ou T4A supplémentaires ou modifiés (vous devez envoyer les copies 2 et 3 de tous les feuillets aux travailleurs concernés et conserver la copie 1 dans vos dossiers)

      Si vous n'avez pas retenu correctement les cotisations au RPC et à l'AE, vous recevrez également une copie des documents suivants avec la lettre :

      • PD86, État des écarts
      • Feuillets T4 supplémentaires ou modifiés (vous devez envoyer les copies 2 et 3 de tous les feuillets aux travailleurs concernés et conserver la copie 1 pour vos dossiers)

      Payer du montant total dû

      Comme l'examen du compte de fiducie a révisé les retenues sur la paie et la TPS/TVH perçues que vous n'avez pas versées à leur date d'échéance, le montant total dû sur le relevé est en souffrance et payable immédiatement.

      Vous devez fournir le paiement intégral du montant dû à l'agent de l'ARC dès que vous recevez vos relevés de compte.

      Si vous n'êtes pas en mesure de payer le montant total dû, vous pouvez conclure une entente de paiement avec l'ARC.

      Pour en savoir plus : Recouvrement des dettes à l'ARC.

   3. Si une évaluation est demandée vous recevrez un avis de cotisation (ADC) séparément avec le montant dû. L'avis fournira un résumé de la répartition de ce solde, y compris tout arriéré précédent ainsi que les pénalités ou intérêts appliqués aux paiements en souffrance.

      Pour en savoir plus:

      • Avis de cotisation (PD7D)
      • Après avoir produit - Remplir et produire une déclaration de la TPS/TVH

      Que faire si vous n'êtes pas d'accord avec l'avis de cotisation

      Si vous n'êtes pas d'accord avec l'évaluation, vous pouvez envisager de déposer un appel officiel ou un différend.

      Pour en savoir plus : Oppositions, appels, différends et mesures d’allègement.

Références