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Matériel de référence pour les organismes communautaires

Cette page Web est réservée aux organismes participants au PCBMI.

Veuillez ne pas partager ces renseignements avec toute personne qui n’est pas un organisme participant du PCBMI ou bénévole.

Sur cette page

À propos du Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt

Le PCBMI est le fruit d’une collaboration entre des organismes communautaires participants et l’ARC. Les organismes participants tiennent des comptoirs d’impôts gratuits où des bénévoles remplissent les déclarations de revenus pour les particuliers admissibles.

Au Québec, le programme est connu sous le nom de Service d’aide en impôt – Programme des bénévoles et est administré conjointement par l’ARC et Revenu Québec. Les bénévoles du Québec remplissent les déclarations de revenus provinciales et fédérales.

Pour en savoir plus, consultez la page Service d’aide en impôt – Programme des bénévoles sur le site Web de Revenu Québec.

Responsabilités des organismes communautaires

En tant qu’organisme participant, vous serez responsable de :

Recrutez des bénévoles

Voici quelques façons de recruter de nouveaux bénévoles :

Rôles des bénévoles

Les bénévoles peuvent remplir divers rôles. Pour en savoir plus, consultez la page Préparez-vous à devenir bénévole.

Encadrez les bénévoles

Demandez aux bénévoles de s’inscrire

Il faut remplir le formulaire d’inscription en ligne pour être bénévole à un comptoir d’impôts gratuit. Il est possible de le faire tout au long de l’année, mais nous recommandons aux bénévoles de s’inscrire ou de renouveler leur inscription à compter de la quatrième semaine d’octobre pour être fins prêts pour la prochaine année d’imposition.

L’inscription précoce au PCBMI et à la TED, s’il y a lieu, aidera avec l’approbation et l’accréditation des bénévoles à temps pour la prochaine année d’imposition. Cela permettra également de s’assurer qu’ils reçoivent des informations importantes sur les séances de formation du PCBMI et les nouvelles concernant la TED.

Vérifiez que vos bénévoles satisfont aux exigences relatives au programme

Les bénévoles du PCBMI doivent satisfaire aux exigences de leur rôle avant de pouvoir participer au PCBMI.

L’ARC vérifiera l’admissibilité des bénévoles qui demandent un numéro de la TED ou renouvellent leur compte existant et elle les avisera par courriel ou par la poste lorsqu’elle aura approuvé leur demande et qu’ils pourront utiliser la TED.

Les bénévoles devraient consulter la page TED pour les déclarants par voie électronique le plus tôt possible, car le traitement des demandes peut prendre jusqu’à 30 jours ouvrables. Si vous avez besoin d’aide pour vérifier si un bénévole est autorisé à utiliser la TED, communiquez avec votre coordonnateur de l’ARC.

Pour utiliser le service Préremplir ma déclaration, les bénévoles doivent être autorisés par le particulier à agir temporairement comme son représentant pour les questions liées à l’impôt sur le revenu; ce qui leur permet d’avoir plus d’accès aux informations du particulier. Par conséquent, tous les bénévoles qui souhaitent utiliser ce service associé au PCBMI devront présenter à leur organisme une vérification de dossier de police valide.

Remarque importante

Tous les bénévoles qui produisent des déclarations de revenus par voie électronique doivent obtenir leur propre numéro de la TED.

Les bénévoles ne doivent jamais partager leurs numéro et mot de passe de la TED, car ils sont personnels et confidentiels.

La TED ne remplace pas la vérification de dossier de police. S’il y a lieu, il faut obtenir une vérification de dossier de police en plus d’une demande ou d’un renouvellement de numéro de la TED.

N’oubliez pas qu’une vérification de dossier de police doit être renouvelée tous les trois ans. Vérifiez auprès des bénévoles que leur vérification de dossier de police est toujours valide.

 

Formation des bénévoles

Assurez-vous que les bénévoles que vous recrutez ont suivi la formation nécessaire.

Demandez aux bénévoles de se reporter au Guide d’apprentissage du PCBMI une fois qu’ils se sont inscrits auprès de votre organisme afin de les aider à se préparer pour leur rôle au sein du PCBMI.

Donnez votre numéro d’identification d’organisme du PCBMI (NIOP)

Les organismes doivent donner leur numéro d’identification d’organisme du PCBMI à leurs bénévoles et veiller à ce qu’il soit entré dans le champ approprié du logiciel de préparation de déclarations de revenus fourni par le PCBMI.

Tous les organismes approuvés se feront attribuer un NIOP qui sera inclus dans leurs lettres d’approbation. Le NIOP est un identificateur unique et permanent qui devra être entré dans le logiciel du PCBMI. Le NIOP sert à compter le nombre des déclarations de revenus fédérales transmises électroniquement par votre organisme au moyen du logiciel de préparation des déclarations fourni par le PCBMI, nous permettant ainsi de comparer ce nombre avec celui déclaré dans votre demande de subvention du PCBMI. Pour en savoir plus, consultez la page Subvention pour la tenue de comptoirs d’impôts gratuits.

Démontrez de la reconnaissance

À la fin de l’année d’imposition, les coordonnateurs de l’ARC enverront des certificats de reconnaissance aux organismes et aux bénévoles pour les remercier de leur participation. Les bénévoles reçoivent également un certificat pour les années de service tous les cinq ans.

La Médaille du souverain pour les bénévoles (MSB) est une autre façon de reconnaître les réalisations exceptionnelles de vos bénévoles. Les bénévoles du PCBMI qui comptent 10 années ou plus de participation au programme peuvent être proposés comme lauréat.

De votre côté, vous pouvez remercier vos bénévoles de la façon qui convient le mieux pour votre organisme.

Facturation des frais pour les comptoirs d’impôts

Les organismes communautaires et bénévoles ne doivent pas facturer les services qu’ils offrent dans le cadre du PCBMI. Ils doivent refuser toute offre de paiement. De plus, les organismes ne doivent pas imposer des frais d’adhésion comme moyen de percevoir les paiements pour la production de la déclaration de revenus. Tout organisme ou bénévole facturant des frais sera retiré du programme et son compte de transmission électronique des déclarations (TED) pour le PCBMI sera suspendu.

Rôle de l’ARC

Un coordonnateur de l’ARC est disponible pour vous guider et il est votre point de contact pour vous aider à avoir accès à :

Formation et outils de référence pour les bénévoles

Le Guide d’apprentissage du PCBMI et les outils de référence sont complétés par des webinaires en direct gratuits ou des séances en personne. Demandez à votre coordonnateur de l’ARC si des séances de formation en personne sont offertes dans votre secteur.

Si les bénévoles vivent dans une région éloignée où l’accès à Internet n’est pas toujours disponible, veuillez communiquer avec votre coordonnateur de l’ARC pour demander des solutions de rechange à la formation en ligne. Vous pourriez recevoir des versions PDF du matériel de la formation, ou il se peut qu’on vous offre une formation en personne.

Logiciel de calcul d’impôt

L’ARC offre gratuitement le logiciel de préparation de déclarations de revenus, ImpôtExpert PCBMI, aux bénévoles. Chaque année, lorsque la nouvelle version est disponible (habituellement à la fin de janvier), les organismes approuvés recevront un courriel contenant des clés d’activation et des instructions pour l’installation du logiciel.

Le logiciel ImpôtExpert PCBMI est disponible sur des clés USB pour les personnes qui n’ont pas accès à Internet. Si vous avez besoin d’une clé USB ou d’un logiciel pour les années précédentes, communiquez avec votre coordonnateur de l’ARC.

Pour en savoir plus sur le logiciel ImpôtExpert PCBMI, y compris une foire aux questions, les liens vers le guide d’ImpôtExpert PCBMI et du guide de la TED du PCBMI ainsi que d’autres aides en ligne, consultez la page ImpôtExpert PCBMI ou la section, Aperçu d’ImpôtExpert du Guide d’apprentissage du PCBMI.

Ligne d’aide réservée aux bénévoles

Ligne d’aide réservée aux bénévoles du PCBMI : 1-866-398-3488.

Les bénévoles et les organismes peuvent téléphoner à la ligne d’aide réservée du PCBMI tout au long de l’année pour poser des questions sur l’impôt sur le revenu des particuliers, le logiciel de préparation de déclarations de revenus ImpôtExpert PCBMI, la TED et les messages d’erreur de la TED.

Ce numéro est réservé aux bénévoles du PCBMI. Ne le transmettez pas à quiconque en dehors du PCBMI.

Du lundi au vendredi : de 8 h à 20 h (heure de l’Est)

Outils promotionnels

Demandez des outils promotionnels à votre coordonnateur de l’ARC avant d’organiser un comptoir d’impôts gratuit.

Programme de don d’ordinateurs portatifs

Lorsque possible, le gouvernement du Canada fait don des ordinateurs portatifs excédentaires aux écoles, aux organismes de bienfaisance et aux organismes de services, y compris ceux qui organisent des comptoirs d’impôts gratuits.

Si votre organisme a besoin d’un ordinateur portatif gratuit, remplissez le formulaire RC320 du Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt – Demande de don d’ordinateurs portatifs. Veuillez noter que, souvent, l’ARC reçoit plus de demandes d’ordinateurs qu’elle ne peut en accepter.

Les dons sont faits à des organismes, et non à des bénévoles. Les dons sont faits à la condition que l’organisme accepte de participer activement au programme pendant trois ans.

Une fois qu’un ordinateur est donné, il n’appartient plus à l’ARC. L’organisme doit s’assurer que l’ordinateur est constamment à jour et sécurisé.

Services en ligne de l’ARC

TED

La TED est un service automatisé qui permet à ceux qui remplissent des déclarations de revenus au nom d’autres particuliers de transmettre les déclarations par voie électronique directement à l’ARC en utilisant le logiciel ImpôtExpert PCBMI.

Avantages de la TED
  • Remboursements plus rapides pour les particuliers :
    • puisque la TED élimine plusieurs étapes manuelles, la plupart des déclarations de revenus envoyées par voie électroniques peuvent être traitées en aussi peu que deux semaines;
  • Amélioration de l’exactitude :
    • avant qu’une déclaration de revenus envoyée par voie électronique soit acceptée aux fins de traitement, des vérifications et calculs sont effectués, ce qui entraîne une plus grande exactitude;
  • Aucune utilisation du papier :
    • il n’y a pas de déclaration de revenus en papier à remplir et, à moins que nous demandions des reçus, ils ne sont pas nécessaires.

Préremplir ma déclaration

Préremplir ma déclaration est un service en ligne sécurisé qui peut remplir automatiquement certaines parties de la déclaration de revenus d’un particulier. Il utilise les renseignements dont dispose l’ARC au moment de la préparation et que les bénévoles du PCBMI peuvent utiliser lorsqu’ils remplissent des déclarations de revenus dès 2017.

Pour en savoir plus sur la TED ou sur le service Préremplir ma déclaration, consultez TED pour les déclarants par voie électronique, Préremplir ma déclaration ou la page des Services électroniques de l’ARC du Guide d’apprentissage du PCBMI.

ReTRANSMETTRE

ReTRANSMETTRE est un service en ligne qui permet aux bénévoles du PCBMI d’envoyer des demandes de redressement en ligne pour les déclarations de revenus.

À compter de l’année d’imposition 2023, si une déclaration de revenus a été soumise par voie électronique et qu’un changement doit être apporté, les bénévoles du PCBMI peuvent utiliser le service ReTRANSMETTRE pour envoyer la demande de redressement.

Pour en savoir plus, consultez la page ReTRANSMETTRE du Guide d’apprentissage du PCBMI.

Planifiez votre comptoir d’impôts gratuits

La plupart des comptoirs d’impôts gratuits ont lieu en mars et en avril, mais vous pouvez en tenir un à tout moment de l’année. Le logiciel ImpôtExpert est habituellement disponible à la fin de janvier. La plupart des particuliers reçoivent les feuillets de renseignements dont ils ont besoin pour produire leur déclaration de revenus avant la fin du mois de février.

Le calendrier ci-dessous a pour but de vous aider à gérer votre comptoir d’impôts gratuit. Afin de vous faciliter la tâche, on y énumère certaines des tâches courantes, des périodes de pointe et des renseignements importants.

Veuillez noter que la liste ci-dessous peut être ajustée en fonction des exigences et des échéanciers de votre organisme.

Tenir un comptoir d’impôts gratuit – Calendrier

Tenir un comptoir d’impôts gratuit – Calendrier

Version texte de l’image ci-dessus

Période de pointe pour le recrutement octobre à mi-février

Période de pointe pour l’inscription au PCBMI et à la TED (Note : L’approbation pour la TED peut prendre jusqu’ à 30 jours) mi- octobre à mi-février

S’assurer que les bénévoles répondent aux exigences en matière de sécurité qui s’appliquent à leur rôle, p. ex. : VDP valide pour les utilisateurs de Préremplir ma déclaration novembre à mi-mars

Période de pointe pour la formation (en ligne/virtuel/en personne) décembre à mi-mars

Dons d’ordinateurs portables distribués octobre à mars

Réception du logiciel ImpôtExpert pour le PCBMI et des clés d’activation mi-janvier à avril

Prévoir et organiser les comptoirs octobre à décembre

Entrer les renseignements des comptoirs dans le formulaire Web janvier à mars

Période de pointe pour les comptoirs d’impôts mi-février à avril

Période de demande pour la subvention du PCBMI mai à juin

Conclusion des comptoirs mai à juin

Reconnaissance des bénévoles mai à juin

Toutes les activités sont offertes toute l’année

Choisir le bon comptoir

Il existe plusieurs types de comptoirs d’impôts gratuits. Choisissez ce qui vous convient en fonction des besoins de votre communauté et de vos ressources. Certains organismes choisissent un seul type de comptoir, tandis que d’autres offrent une combinaison des divers types : virtuels, sans rendez-vous, avec dépôt de documents ou sur rendez-vous. Voici des éléments à prendre en considération au moment de choisir le bon type de comptoir pour votre organisme :

Types de comptoirs

Comptoir d’impôts virtuel

Les comptoirs d’impôts virtuels permettent de remplir les déclarations de revenus sans contact physique par vidéoconférence ou par téléphone. Vous pouvez servir des particuliers de votre province ou territoire ou des ceux provenant de collectivités nordiques mal desservies du Canada en choisissant ces options lorsque vous inscrivez votre comptoir d’impôt.

  • Virtuel : Un comptoir d’impôts qui sert les particuliers admissibles au sein de la province ou du territoire de votre organisme. Le bénévole et le particulier sont situés dans la même province ou le même territoire.
  • Virtuel – Collectivités du Nord : Un comptoir d’impôts qui sert les particuliers admissibles dans les zones visées par règlement. Les bénévoles peuvent offrir leurs services à des particuliers de partout au Canada et ils ne sont pas nécessairement dans la même province ou le même territoire.

Comptoir sans rendez-vous

Au comptoir d’impôts sans rendez-vous, les déclarations de revenus sont produites à des heures fixes selon le principe du premier arrivé, premier servi. Aucun rendez-vous n’est requis.

Lorsque vous organisez des comptoirs d’impôts sans rendez-vous, n’oubliez pas :

  • d’avoir suffisamment de bénévoles et d’ordinateurs pour accommoder le nombre de particuliers que vous vous attendez à servir;
  • d’attribuer des espaces de travail séparés afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels et la vie privée des contribuables;
  • de préparer une zone d’attente confortable;
  • de désigner un agent d’accueil qui vérifiera si les personnes répondent aux critères d’admissibilité du PCBMI et si elles ont tous leurs documents.

Comptoir avec rendez-vous

Dans certains comptoirs d’impôts du PCBMI, il est nécessaire de prendre rendez-vous pour utiliser les services offerts. Les déclarations de revenus peuvent être produites en personne ou à distance.

  • En personne : Les impôts se font sur place.
  • À distance : Les impôts se font par vidéoconférence ou par téléphone.

Ce type de comptoirs permet de prévoir le nombre de particuliers que vous pouvez servir en fonction des ressources disponibles.

Lorsque vous organisez des comptoirs d’impôts sur rendez-vous, n’oubliez pas :

  • de faire les vérifications nécessaires à l’arrivée des gens ou au début de leur rendez-vous;
  • de fixer les rendez-vous selon la disponibilité des bénévoles et leur niveau d’expérience (un bénévole expérimenté peut remplir une déclaration de revenus en 30 minutes en moyenne).

Dépôt et cueillette

Au comptoir d’impôts de dépôt et de cueillette, les particuliers peuvent déposer leurs documents d’impôt sur le revenu pendant les heures fixes. Un bénévole remplit la déclaration de revenus à sa convenance. Les particuliers sont avisés lorsque leur déclaration de revenus est prête et ils peuvent ensuite récupérer leurs documents.

Ces comptoirs nécessitent moins d’espace et offrent plus de souplesse que les autres.

Lorsque vous organisez des comptoirs d’impôts offrant un lieu de dépôt et de cueillette de documents, n’oubliez pas :

  • d’avoir un bénévole chargé de recueillir les documents et les renseignements personnels pendant les heures d’ouverture;
  • de désigner un bénévole pour remplir la déclaration de revenus, sur les lieux de l’organisme ou à la maison;
  • de fixer des délais raisonnables pour que les bénévoles remplissent les déclarations de revenus;
  • de faire le suivi des documents et informations personnelles et des déclarations de revenus qui entrent et sortent de l’organisme;
  • de vous assurer que les renseignements de chaque contribuable sont conservés dans des enveloppes ou des dossiers distincts et gardés dans un endroit sécurisé;
  • de vérifier l’identité de la personne qui récupère ses documents et sa ou ses déclarations.

Remarque importante

Pour en savoir plus sur les comptoirs d’impôt virtuels, consultez les sections Confirmer l’identité du particulier, Obtenir l’autorisation et les renseignements du particulier et Obtenir l’autorisation pour transmettre les déclarations par Internet du Guide d’apprentissage du PCBMI.

En plus de l’information contenue dans le Guide d’apprentissage du PCBMI, si votre organisme communautaire prévoit organiser un comptoir d’impôts virtuel, consultez les ressources pour les organismes :

 

Ressources

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