Matériel de référence pour les organismes communautaires

Les comptoirs d’impôts virtuels permettent aux bénévoles de remplir des déclarations de revenus par vidéoconférence ou par téléphone à une heure prévue. Vous pouvez servir des particuliers dans votre province ou territoire ou dans des collectivités du Nord sous-desservies partout au Canada en choisissant les options suivantes lors de l’inscription de votre comptoir d’impôts :  

• Virtuel, dessert les particuliers admissibles dans la province ou le territoire de votre organisme.
• Virtuel – Collectivités du Nord, dessert les particuliers admissibles dans les zones visées par règlement à l’échelle du Canada. 

À un comptoir d’impôts sans rendez-vous, les déclarations de revenus sont produites à des heures fixes selon le principe du premier arrivé, premier servi. Aucun rendez-vous n’est requis.

Lorsque vous organisez des comptoirs d’impôts sans rendez-vous, n’oubliez pas :

• d’attribuer des espaces de travail séparés afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels et la vie privée des particuliers;
• de désigner un responsable de l’accueil qui vérifiera que les particuliers répondent aux critères d’admissibilité du PCBMI et qu’ils ont tous leurs documents. 

Ce type de comptoir d’impôts nécessite un rendez-vous pour accéder aux services du PCBMI. Les déclarations de revenus peuvent être produites en personne ou à distance.

Ces comptoirs vous permettent de planifier le nombre de particuliers que vous pouvez servir en fonction des ressources disponibles.

À un comptoir d’impôts de dépôt et de cueillette, les particuliers peuvent déposer leurs documents d’impôt sur le revenu pendant des heures fixes. Un bénévole produit la déclaration de revenus à sa convenance. Les particuliers sont avisés lorsque leur déclaration de revenus est prête pour qu’ils récupèrent leurs documents.

Ces comptoirs nécessitent moins d’espace et offrent plus de souplesse.

Tous les bénévoles doivent remplir le formulaire d’inscription en ligne pour Devenir un bénévole du PCBMI à un comptoir d’impôts gratuit. 

Bien que l’inscription au PCBMI à titre de bénévole soit disponible toute l’année, nous recommandons que les bénévoles s’inscrivent ou renouvellent leur inscription à compter de la quatrième semaine d’octobre. L’inscription en avance aide les bénévoles à se préparer à temps pour la prochaine période des impôts. Cela permet également de s’assurer qu’ils reçoivent des renseignements importants sur les séances de formation du PCBMI et les nouvelles concernant la TED.

Communiquez avec votre agent du PCBMI si les bénévoles ont de la difficulté à accéder à l’inscription en ligne.

Les bénévoles doivent répondre aux exigences de leur rôle avant de pouvoir participer au PCBMI.

Les bénévoles qui s’inscrivent à un compte de la TED ou renouvellent leur compte existant seront identifiés pour déterminer leur admissibilité et avisés par courriel ou par la poste lorsqu’ils seront approuvés pour utiliser la TED. 

Les bénévoles devraient consulter la page TED pour les déclarants par voie électronique le plus tôt possible, car le traitement des demandes peut prendre jusqu’à 30 jours ouvrables. Communiquez avec votre agent du PCBMI si vous avez besoin d’aide pour vérifier qu’un bénévole est autorisé à utiliser la TED.

Pour utiliser le service Préremplir ma déclaration, les bénévoles doivent fournir à leur organisme une vérification de dossier de police valide. Pour le PCBMI, une vérification de dossier de police est valide si elle a été émise au cours des trois dernières années. Les organismes sont responsables de valider les vérifications de dossier de police de leurs bénévoles.

Tous les organismes approuvés se voient attribuer un numéro d’identification d’organisme du PCBMI (NIOP), inclus dans leur lettre d’approbation, qu’ils doivent conserver pendant toute la durée de leur participation au programme.  Le NIOP est un identifiant unique et permanent utilisé à des fins statistiques et de rapport, qui permet ainsi de déterminer avec précision le nombre de déclarations de revenus produites dans le cadre du programme. 

Vous êtes responsable de transmettre votre NIOP à vos bénévoles. Assurez-vous qu’il est entré dans le champ approprié du logiciel de préparation de déclarations de revenus du PCBMI.

À la fin de l’année d’imposition, les agents du PCBMI  enverront des certificats de reconnaissance aux organismes et aux bénévoles pour les remercier de leur participation. 

La Médaille du souverain pour les bénévoles (MSB) est une autre façon de reconnaître les réalisations exceptionnelles de vos bénévoles. Les bénévoles du PCBMI qui comptent 10 années ou plus de participation au programme peuvent être proposés comme lauréat.

Vous pouvez remercier vos bénévoles de la façon qui convient le mieux pour votre organisme.

Les agents du PCBMI sont disponibles pour vous orienter et vous soutenir et sont votre point de contact pour toute question liée au PCBMI.

Demandez des outils promotionnels à votre coordonnateur de l’ARC avant d’organiser un comptoir d’impôts gratuit.

• Trousse d’outils du PCBMI pour les organisations :
  • contenu téléchargeable, prêt à l’emploi et personnalisable;
• Cartes promotionnelles de recrutement de bénévoles (RC637) :
  • disponibles en français et en anglais;
• Soumettez les détails concernant vos comptoirs en ligne : 
  • envoyez les renseignements sur votre comptoir en utilisant le formulaire en ligne fourni par votre agent du PCBMI;
  • précisez si vous tenez des comptoirs d’impôts à l’extérieur de votre maison résidentielle;
  • incluez autant de détails que possible, comme l’horaire de vos comptoirs d’impôts, car cela aide le PCBMI à planifier et à fournir du soutien;
  • offrez d’afficher les renseignements sur votre comptoir (emplacement et heures) sur Canada.ca (cela permet aux gens de trouver votre comptoir à l’aide de l’outil Trouvez un comptoir d'impôts gratuit dans votre région).

L’ARC offre un accès gratuit au logiciel de préparation de déclarations de revenus ImpôtExpert PCBMI. Chaque année, lorsque la nouvelle version est disponible (habituellement à la fin janvier), les organismes approuvés reçoivent un courriel contenant des clés d’activation et les instructions sur la façon d'Installer et configurer le logiciel.

Le logiciel ImpôtExpert PCBMI est disponible sur des clés USB pour les personnes qui n’ont pas accès à Internet. Si vous avez besoin d’une clé USB ou si vous avez besoin de versions antérieures du logiciel, communiquez avec votre agent du PCBMI.  

Pour en savoir plus sur le logiciel ImpôtExpert PCBMI, consultez la section Aperçu d’ImpôtExpert du guide d’apprentissage du PCBMI.

Lorsque possible, le gouvernement du Canada fait don de ses ordinateurs portatifs excédentaires aux écoles, aux organismes de bienfaisance et aux organismes de services, y compris ceux qui organisent des comptoirs d’impôts gratuits.

Si votre organisme a besoin d’un ordinateur portatif gratuit, remplissez le formulaire RC320, Formulaire de demande de don d’ordinateurs portatifs du Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt. Veuillez noter que, souvent, l’ARC reçoit plus de demandes d’ordinateurs qu’elle ne peut en offrir.

Les dons sont faits à des organismes, et non à des bénévoles. Les dons sont faits à la condition que l’organisme accepte de participer activement au programme pendant trois ans.

Une fois qu’un ordinateur est donné, il n’appartient plus à l’ARC. L’organisme doit s’assurer que l’ordinateur est constamment à jour et sécurisé.

Le Guide d’apprentissage du PCBMI est un outil de formation et de référence qui est complété par des séances de formation virtuelles ou en personne gratuites. Demandez à votre agent du PCBMI si de la formation en personne est offerte dans votre secteur.

Lorsque l’accès à Internet n’est pas toujours disponible, veuillez communiquer avec votre agent du PCBMI pour demander des solutions de rechange à la formation en ligne, comme des versions PDF ou une formation en personne.

Les bénévoles et les organismes peuvent appeler la ligne d’aide téléphonique réservée du PCBMI pour toute question sur l’impôt sur le revenu des particuliers, le logiciel de préparation de déclarations de revenus ImpôtExpert PCBMI et la TED.

Ligne d’aide téléphonique réservée aux bénévoles du PCBMI : 1-866-398-3488.

La ligne d’aide téléphonique réservée au PCBMI est disponible toute l’année aux heures fixes suivantes :

• du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l’Est.

Ce numéro est réservé aux bénévoles et aux organismes du PCBMI. Ne le transmettez pas à quiconque en dehors du PCBMI.