Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie

Chapitre 5.0 Conduire l’examen

Table des matières


5.1.0 Résumé du chapitre

Les mesures à prendre pour conduire l'examen, afin de résoudre les enjeux identifiés à l'étape de la planification, sont abordées dans ce chapitre. Les principaux sujets du chapitre sont :

  1. Ajuster la portée de l'examen;
  2. Les renseignements nécessaires pour appuyer les décisions dans le cadre de l'examen;
  3. Obtenir des renseignements du demandeur par téléphone ou par écrit;
  4. Résoudre les enjeux sans visite sur place;
  5. Les types de circonstances particulières pour lesquelles une décision défavorable peut être prise sans visite sur place;
  6. Les procédures à suivre et les éléments justifiant d'effectuer une visite sur place;
  7. L'entrevue avec le demandeur lors d'une visite sur place;
  8. L'examen des preuves justificatives soumises par le demandeur et l'obtention d'échantillons;
  9. Les façons de composer avec une situation où les preuves justificatives soumises sont inadéquates;
  10. Pourquoi et comment préparer des notes d'entrevue;
  11. L'importance et la façon de présenter les décisions au demandeur;
  12. Le règlement des différends;
  13. Les situations d'examen particulières et les façons appropriées de les aborder;
  14. Gérer la situation où un demandeur retire des projets de sa demande;
  15. Les façons possibles de traiter avec des demandeurs peu coopératifs;
  16. Différentes approches pour aider les nouveaux demandeurs;
  17. Ne pas négocier avec les demandeurs, et
  18. Les pénalités et indices.

5.2.0 Exigences du chapitre

Pour faire suite au chapitre 1.6.0, les exigences minimales suivantes sont présentées dans ce chapitre. Le conseiller en recherche et technologie (CRT) doit :

  1. expliquer au demandeur le processus d'examen, les enjeux et l'approche prévue pour les résoudre;
  2. communiquer les options offertes au demandeur pour résoudre les enjeux;
  3. donner au demandeur des renseignements sur les exigences de l'Agence du revenu du Canada (ARC), y compris les exigences en matière de documentation, et lui expliquer les renseignements dont a besoin l'ARC pour y satisfaire;
  4. donner au demandeur l'occasion de présenter son point de vue, de poser des questions, d'exprimer ses préoccupations et de fournir d'autres renseignements pour appuyer son point de vue;
  5. considérer les renseignements supplémentaires fournis pour appuyer le point de vue du demandeur avant d'en venir à une décision;
  6. prendre des décisions qui sont équitables et impartiales et qui reflètent la législation et les politiques actuelles;
  7. documenter les activités et les observations significatives concernant la demande, la documentation à l'appui et les enjeux de la demande;
  8. documenter les communications et les rencontres avec le demandeur, les gestionnaires, les collègues de travail et autres qui sont pertinentes aux décisions;
  9. obtenir auprès du demandeur tout document nécessaire pour appuyer les décisions.
  10. éviter de négocier l'admissibilité ou les dépenses;
  11. consulter le gestionnaire en recherche et technologie (GRT) dans les cas suivants :
    1. s'il est recommandé qu'une demande soit refusée en raison d'un manque d'information;
    2. si des décisions défavorables seront rendues sans visite sur place;
    3. si des pénalités peuvent s'appliquer;
    4. si une fraude est soupçonnée;
    5. si des lettres officielles portant sur la tenue de meilleurs livres et registres sont nécessaires;
    6. quand il y a des changements significatifs au plan d'examen approuvé;
    7. s'il y a possibilité de recours à des renonciations; et
    8. dans des situations litigieuses ou problématiques.

5.3.0 Ajustement de la portée de l'examen

Le CRT peut, selon les renseignements obtenus durant l’examen, ajouter, enlever ou modifier des enjeux d’examen qui ont été identifiés à l’étape de planification initiale, incluant l’examen de plus ou moins de projets demandés qu’identifiés au départ pour l’examen. Il en est ainsi parce que, à mesure que l’examen progresse, l’évaluation du risque et, par conséquent, la portée de l’examen pourraient changer au fur et à mesure que des enjeux sont résolus ou que d’autres sont soulevés. Lorsque le travail effectué ou envisagé diffère de façon importante du plan d’examen, le demandeur doit être informé que de nouveaux enjeux ou que plus de travaux seront examinés. L’EF doit en être informé. Il est aussi recommandé que le GRT en soit informé, et si les changements sont significatifs, le GRT doit approuver le plan d’examen révisé. Le CRT peut décider si le changement est assez important pour que la communication en question ait lieu avant que le travail ne soit commencé. Le CRT doit documenter les changements importants apportés à la portée de l’examen (avec une entrée dans le T2020 ou dans un plan révisé ainsi que dans le rapport d’examen de la RS&DE). Cela s’applique durant l’examen au bureau et, par la suite, durant la visite sur place (au besoin).

En fait, il s'agit d'une bonne pratique d'examen que d'ajuster la portée de l'examen. Le CRT devrait procéder à une évaluation du risque pour chaque enjeu ainsi que pour l'ensemble de la demande. En fonction de ce qui précède, les points suivants s'appliquent :

  • Tout le travail fait dans le cadre de l'examen vise à réduire le risque associé à un enjeu déterminé.
  • Plus le risque est faible, plus la priorité d'examen de l'enjeu est faible.
  • Si l’enjeu peut être résolu ou s’il n’existe plus (le travail effectué par le CRT a indiqué que l’enjeu n’est plus pertinent), cela doit être documenté ainsi que les motifs de la décision.
  • Si un des enjeux déterminés comme associé à un faible risque apparaît plus tard comme à risque plus élevé, ou si de nouveaux enjeux sont découverts, d’après ce qui a été vu ou discuté, ces nouveaux enjeux devraient faire l’objet d’un examen plus approfondi.

5.3.1 Travailler avec les demandeurs pour éviter les problèmes courants lors de l'examen

 

Aider les demandeurs à éviter les problèmes courants lors de l'examen

Une façon efficace de travailler avec les demandeurs consiste à anticiper les problèmes qui sont typiques aux nouveaux demandeurs ou qui sont souvent rencontrés dans l’industrie du demandeur. En voici quelques exemples :

  • Les nouveaux demandeurs peuvent ne pas comprendre la terminologie employée par l’ARC, comme l’incertitude scientifique ou technologique, l’hypothèse ou l’avancement scientifique ou technologique. Pour éviter toute confusion lors de l’entrevue avec le demandeur, expliquer comment le projet commercial ou d’entreprise peut différer du projet de RS&DE et questionner le demandeur de manière à lui permettre de parler d’abord de son projet (c’est-à-dire, le contexte dans lequel s’inscrit la RS&DE), puis mettre l’accent sur les aspects scientifiques ou technologiques du projet.
  • Expliquez les critères d’admissibilité en langage clair et simple et soulignez comment il est possible, en mettant l’accent sur les faits et sur le travail accompli, de donner un aperçu de comment le travail réalisé répondait aux cinq questions de la politique sur l’admissibilité et les exigences du programme de la RS&DE.
  • Soyez conscients que de nombreux demandeurs, surtout les nouveaux demandeurs qui ne connaissent pas le processus, peuvent être facilement intimidés par les communications avec et provenant de l’ARC.
  • Soyez conscients que les industries ont leurs propres définitions de choses telles que les usines pilotes et les prototypes. Prendre le temps nécessaire au début des examens qui impliquent des enjeux dans ces domaines pour expliquer les différences.
  • Soyez conscients que des termes importants utilisés dans le programme de la RS&DE peuvent être utilisés dans le langage courant d’une façon différente de leur signification pour la RS&DE. Les demandeurs peuvent considérer qu’un terme de la RS&DE est utilisé de la même façon qu’ils l’utilisent dans leur contexte. Par exemple, « RS&DE » peut être utilisé pour « R&D », « investigation systématique » pour « travaux systématiques » et « expérimentation » peut ne pas être utilisé dans le sens très spécifique utilisé pour la RS&DE. Soyez attentifs aux malentendus de cette nature.
  • Soyez conscients que les travaux en usine peuvent parfois être inadéquatement documentés, ce qui pourrait faire en sorte qu’il soit très difficile de déterminer si des travaux de RS&DE ont été effectués. Consulter l’encadré bleu intitulé « Travailler avec les demandeurs – Aider le demandeur à comprendre les exigences de la documentation » au chapitre 5.11.0 pour plus de détails.
  • À un moment durant l’entrevue ou lors de la discussion sur les résultats de l’examen, le CRT devrait prendre le temps de parler des lacunes, s’il y a lieu, dans les renseignements du projet du demandeur soumis avec la demande dans la partie 2 du formulaire T661. Voici quelques-uns des problèmes typiques :
    • Les descriptions sont axées sur le projet commercial plutôt que sur le projet de RS&DE.
    • Les descriptifs font en sorte qu’il est difficile de quantifier la RS&DE effectuée dans un projet en particulier.
    • Les descriptifs mettent l’accent sur les accomplissements plutôt que sur le processus (la méthode scientifique.
    • Les descriptions de projets sont mal rédigées ou inexactes.
    • Les demandeurs envoient le même descriptif utilisé à la partie 2, préparé pour les années précédentes, sans mise à jour.

Quoique le CRT fasse un effort raisonnable pour tenter d’obtenir des clarifications et de travailler avec le demandeur pour l’aider à décrire et à documenter ses travaux de façon appropriée, le demandeur demeure responsable de démontrer que ses travaux respectent les exigences du programme de la RS&DE.

5.4.0 Communication avec le demandeur

5.4.1 Demandes de renseignements

La politique de l’ARC en lien avec les demandes d’information est traitée dans trois communiqués de la Direction générale des programmes de l’observation:

  • AD-10-01 – Obtention de renseignements de la part de contribuables, d’inscrits et de tiers
  • AD-10-02 – Utilisation des outils de collecte de renseignements
  • AD-10-03 – Privilège des communications entre client et avocat

Les CRT devraient lire ces communiqués pour comprendre les détails et les limitations de leurs pouvoirs et responsabilités en lien avec les demandes d’information.

Le CRT devrait considérer cinq principes clés lorsqu'il évalue la nécessité de demander des renseignements au demandeur :

  • Pouvoir législatif : La législation actuelle accorde à un fonctionnaire de l'ARC le pouvoir légal nécessaire pour obtenir les renseignements dont il a besoin pour accomplir son travail. Pour le CRT, la législation la plus pertinente se trouve à l'article 231.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu (demande de renseignements) et au paragraphe 230(1) (maintien des livres et registres).
  • Intention : La portée d’un examen peut être étendue ou réduite selon les faits déterminés et les renseignements fournis lors du processus d’examen. La capacité d’étendre la portée de l’examen inclut la capacité d’examiner des projets ou enjeux non identifiés dans le plan d’examen ou dans les communications initiales avec le demandeur. L’autorité de pouvoir étendre la portée d’un examen, au besoin, a été confirmée par les tribunaux (David Ludmer, Brian Ludmer, Cindy Ludmer et Ludco Enterprises Ltd. c. Ministre du Revenu national (MRN) (93 DTC 1351 au par. 1423). Le CRT devrait communiquer son intention au demandeur au moment de demander des renseignements. Par exemple, lorsqu’il demande des renseignements auprès de tiers, le demandeur devrait en être informé. Toutes ces communications devraient être documentées dans le dossier.
  • Pertinence : Il doit être clair pour le CRT qui effectue l’examen que l’information recherchée doit être pertinente à l’examen effectué. La détermination de ce qui constitue une information pertinente doit être faite par le CRT sur la base de la portée de l’examen. Il peut être difficile d’évaluer la pertinence des documents demandés par le CRT et ce, tant que le CRT n’a pas eu la possibilité de les examiner. Ce dernier fait a été reconnu par les tribunaux (La Reine c. McKinley Transport Ltd. (90 DTC 6243), AGT Ltd. c. Canada (97 DTC 5189)).
  • Transparence : La façon dont un examen progresse peut dépendre de la transparence de l'examen. Des communications claires et ouvertes ont un effet positif sur l'observation. Il est préférable que le CRT communique les enjeux au demandeur le plus tôt possible dans le processus d'examen. De cette façon, le processus est plus transparent et donne au CRT une bonne raison d'obtenir l'information et les documents pertinents requis dans les meilleurs délais, et
  • Impartialité: Les CRT devraient faire preuve d'objectivité au moment d'examiner des renseignements ou des documents obtenus pendant un examen. Ils ne devraient pas être influencés par des analyses subjectives, des commentaires ou des décisions qui sont contenues dans les renseignements ou les documents examinés. La résolution éventuelle de l'enjeu sera déterminée et appuyée par les faits de la situation et conforme à la législation.

Quelle que soit la nature des demandes de renseignements, le CRT les coordonne avec l'EF, tel que décrit au chapitre 3.

Les détails de toutes les communications avec le demandeur sont consignés sur le formulaire T2020 ou un document de travail équivalent. Cela comprend l'heure, le lieu, la date, le nom des participants et les détails des discussions. Ces documents sont conservés dans le dossier TF98. Le chapitre 2.9.0 présente des renseignements détaillés sur les procédures de sécurité pour les communications avec le demandeur.

5.4.1.1 Demandes de renseignements par téléphone

Tel qu'indiqué au chapitre 4.7.1, il peut être possible de résoudre un enjeu par un appel téléphonique au demandeur (ou à son représentant autorisé). Il est important de planifier le contact initial avec le demandeur ou son représentant, afin de s'assurer du plus haut degré de collaboration et d'obtenir le plus de renseignements utiles possible. Il est également important d'éviter les demandes ou les appels multiples. Au moment de préparer des questions à poser au demandeur, le CRT devrait s'assurer qu'elles sont claires, précises et structurées de façon à ce que les réponses mènent à la résolution de l'enjeu à l'étude ou indiquent le genre de travail supplémentaire nécessaire (comme une visite sur place).

Si cela est approprié, le CRT peut, au cours de l'appel téléphonique, donner plus d'explications sur le processus et le plan d'examen. Toutefois, les détails seront expliqués plus en détail au demandeur dans la Lettre de premier contact avec le demandeur, qui est couverte au chapitre 5.6.2.2.

Si les renseignements requis ne peuvent être obtenus au cours de l'appel téléphonique, le CRT devrait envoyer une lettre de suivi comme compte rendu ou rappel au demandeur (se rapporter à la prochaine section). Sinon, le demandeur pourrait demander à tenir une seconde conversation téléphonique pour répondre aux questions après avoir eu le temps d'y penser.

Durant la discussion, le demandeur pourrait demander à connaître l'opinion du CRT à l'égard d'enjeux comme l'admissibilité des travaux ou chercher à savoir à quel moment il recevra ses crédits d'impôt. Bien que le CRT puisse être en mesure d'expliquer au demandeur s'il a des préoccupations quant à l'admissibilité de certaines activités ou de certains projets, en règle générale, le CRT peut seulement indiquer que, à cette étape de l'examen, il ne peut donner de réponses complètes à ce type de questions. Cependant, le CRT peut fournir des renseignements généraux sur le processus d'examen, les délais d'examen et le motif de la demande de renseignements. Si les renseignements soumis par le demandeur sont insuffisants pour prendre une décision, le CRT peut informer le demandeur qu'une visite sur place sera nécessaire.

5.4.1.2 Demandes de renseignements par lettre

Dans les cas où des éclaircissements ou des renseignements précis ou détaillés sont requis, une lettre de demande de renseignements est envoyée au demandeur. Toutes les lettres adressées au demandeur seront envoyées conformément aux procédures normales de l’ARC, par l’intermédiaire de la salle du courrier de l’ARC, afin que l’envoi puisse être suivi. La lettre sert d’enregistrement officiel et de rappel au demandeur. Une lettre de demande de renseignements peut être nécessaire après une discussion avec le demandeur à la suite d’une visite sur place lorsque des renseignements supplémentaires doivent être fournis. Les questions posées devraient être liées aux enjeux précis soulevés lors de la visite sur place. Le CRT devrait éviter les questions d’ordre général et ne demander que les renseignements qui sont nécessaires. Cela permet au demandeur de fournir rapidement des éclaircissements concis et rend le processus d’examen plus efficace. Lorsqu’appropriée, cette lettre pourra aussi inclure des détails de la lettre de premier contact avec le demandeur du chapitre 5.6.2.2.

La lettre demande à ce que les renseignements soient fournis à une date précise. L’article 231.2(1) de la Loi accorde aux contribuables une période de temps raisonnable pour se conformer aux demandes de renseignements. La pratique habituelle, tel qu’indiqué dans le Manuel de vérification de l’ARC, est d’accorder un minimum de 30 jours à compter de la date de la lettre. Le demandeur peut accepter une période de temps plus courte et devrait être informé qu’en fournissant les renseignements plus rapidement il pourrait accélérer l’examen. La demande doit être aussi précise que possible pour que le demandeur comprenne bien ce qui est requis. Il n’est pas recommandé de demander au demandeur de réviser et resoumettre l’information sur son projet. Une information déficiente est un indicateur de la nécessité de travailler avec le demandeur et de lui expliquer les exigences du programme. Une bonne pratique consiste à effectuer un suivi auprès du demandeur si aucune réponse n’est reçue à la date précisée.

Si le demandeur demande une prolongation du délai, 15 jours supplémentaires peuvent lui être accordés pour fournir les renseignements. Si la réponse à la lettre n’est pas claire ou si elle est incomplète, le CRT communique avec le demandeur pour l’informer de ce qui reste en suspens et peut lui accorder un délai supplémentaire de 15 jours pour les fournir. Une réponse non traitable (par exemple, du matériel mal organisé ou en quantité excessive qui ne répond pas directement aux questions du CRT) est considérée comme une réponse incomplète. Le CRT devrait documenter la raison pour laquelle la réponse ne peut être traitée et en aviser le demandeur. Si le demandeur demande plus de temps, même au-delà du délai supplémentaire de 15 jours, un autre délai supplémentaire (15 jours) peut être accordé pour fournir les renseignements demandés. Une prolongation supplémentaire du délai au-delà de ces 15 jours devrait être accordée seulement si le délai est raisonnable, si le demandeur a une bonne raison, et s’il est approuvé par le GRT.

Si les efforts pour communiquer avec le demandeur sont vains ou qu’aucune réponse n’est reçue dans les délais précisés, consulter le chapitre 5.11.0. Tel que cela est indiqué au chapitre 6, une copie de toutes les lettres doit être conservée dans le dossier TF98, et le CRT doit documenter toutes les conversations tenues avec le demandeur ou ses représentants sur un formulaire T2020 ou un document semblable. Conformément à la Directive 2003-03 Utilisation des arrêts de compteur dans le SIGV , un arrêt au compteur peut être ajouté au dossier lorsqu’une demande de renseignements est envoyée au demandeur. Consulter le chapitre 2.12.0 pour obtenir des informations sur les arrêts au compteur.

Un exemple de lettre de demande de renseignements est présenté à l’annexe A.1. L’annexe A.1 inclut un paragraphe de promotion de l’application de transfert électronique d’information comptable (TEIC) lance par l’ARC le 16 avril 2012. TEIC est un outil qui permet aux contribuables un transfert électronique des livres et registres et autres renseignements en support dont les examinateurs de l’ARC peuvent avoir besoin au cours de l’examen de la demande de RS&DE.

Le 18 novembre 2010, le Comité de gestion de l’Agence a approuvé une nouvelle politique pour limiter l’affichage du numéro d’assurance sociale (NAS) dans toute la correspondance générale de l’ARC vers l’externe. Les six premiers chiffres du NAS doivent être remplacés par des X.

5.4.1.3 Travailler avec les demandeurs pour les demandes de renseignements

 

Considération pour les demandes de renseignements

Les points importants suivants devraient être pris en compte au moment de traiter avec tous les demandeurs, mais en particulier avec un nouveau demandeur :

  • Expliquer le processus d’examen du programme de la RS&DE, les différents services offerts et la Politique de règlement des différends;
  • Lui demander s’il a des questions ou s’il a besoin d’aide pour comprendre le programme de la RS&DE. Cette aide peut être fournie pendant une visite sur place;
  • Expliquer la pertinence de l’information demandée. Par exemple, préciser pourquoi l’information est nécessaire pour établir l’admissibilité du projet ou l’étendue des travaux admissibles, ou planifier l’examen;
  • Être clair et transparent sur les enjeux identifiés devant être résolus lors de l’examen; et
  • Demander des renseignements précis et reliés aux enjeux identifies.

5.4.2 Demandes de renseignements de tierces parties

L’ARC a l’autorité légale de demander des renseignements de tierces parties. La base législative de cette … est le paragraphe 231.1(1) de la Loi, en particulier dans la phrase « … ou d’une autre personne qui se rapportent ou peuvent se rapporter … les livres ou registres du contribuable … ».

Il est aussi mentionné explicitement dans la Loi, aux paragraphes 241(4) a) et b), qu’un fonctionnaire peut « … fournir à une personne un renseignement confidentiel qu’il est raisonnable de considérer comme nécessaire à l’application ou à l’exécution de la présente loi, … » (a) ou « … la détermination de quelque impôt, intérêt, pénalité ou autre montant payable par la personne, ou pouvant le devenir, ou de quelque crédit d’impôt ou remboursement … » (b).

En pratique, quand il contacte des tierces parties, l’examinateur révèle le minimum de renseignements possible, tels que le nom du contribuable et le fait qu’une demande de RS&DE est en examen. Ceci ne viole pas le paragraphe 241(1) de la Loi qui empêche la divulgation non autorisée des renseignements du contribuable parce que cette divulgation est autorisée. Le paragraphe 241(4) de la Loi indique de façon générale les situations où les renseignements du contribuable peuvent être divulgués, pas uniquement à des tierces parties.

  • Des renseignements peuvent aussi être demandés par des avocats alors que ces renseignements ne sont pas soumis au principe du secret professionnel. Le chapitre 10.6 du Manuel de la vérification de l’ARC et le communiqué AD-10-01 – Obtention de renseignements de la part de contribuables, d’inscrits et de tiers, traitent des demandes de renseignements de tierces parties.

Un exemple d’une situation où cela s’appliquerait est le cas de paiements à des tiers. Tel qu’indiqué dans les documents mentionnés ci-dessus, les CRT doivent faire des demandes à des tierces parties avec prudence. De telles demandes ne sont pas faites sur une base régulière car c’est toujours le demandeur qui a la responsabilité de fournir les renseignements nécessaires.

5.5.0 Examen sans visite sur place

Dans certaines circonstances, la résolution des enjeux identifiés dans le plan d'examen et l'obtention des renseignements du demandeur peuvent être menées à bien sans effectuer de visite sur place.  La décision de procéder à un examen détaillé sur place ou à un examen détaillé au bureau est une décision qui se base sur de nombreux critères, incluant la consultation avec le GRT. Ces critères incluent, mais ne sont pas limités à, ceux exposés au chapitre 4.7.1.

5.5.1 Après un EPP

Quand un demandeur a déjà reçu un avis préliminaire sur des travaux planifiés, et que la demande est reçue, le travail du CRT devrait être réduit. Tel qu’indiqué dans la Directive 2001-02 « Directive à l’intention du service d’examen préliminaire des projets », cela consiste à vérifier les faits et que les travaux planifiés ont été réalisés tels que prévu. Selon le statut des travaux demandés au moment de l’EPP, le CRT aurait déjà été en mesure de faire, au moment de l’EPP, ce qui aurait été nécessaire lors d’une visite sur place, incluant l’examen des documents requis dans le dossier TF98. Quand la demande est soumise, le CRT n’est pas tenu de refaire tout travail déjà réalisé lors de l’EPP. Donc, si l’EPP était suffisamment détaillé, une visite sur place n’est pas requise.

5.5.2 Refus des travaux sans visite sur place

Si une décision d’examen concernant un enjeu est en défaveur du demandeur, on doit lui donner l’opportunité de présenter son cas, son opinion et ses représentations. Une visite sur place est généralement préférable car il peut être plus facile pour le demandeur de présenter son cas et de discuter lors d’une rencontre face à face. Toutefois, il existe quelques circonstances où une visite sur place n’est pas obligatoire. Ces situations doivent être discutées avec le GRT et son approbation est requise. La décision, et la justification pour ne pas aller sur place doivent être documentées et conservés dans le dossier TF98. Voici quelques exemples :

  • Une visite sur place pour le même demandeur a déjà été effectuée au cours de l’examen de la demande de l’année antérieure, et le même enjeu ou un enjeu semblable a été discuté lors de cet examen sur place antérieur; le demandeur est d’accord, et il n’y a rien de plus à voir ou à discuter au sujet de l'enjeu.
  • Le même enjeu ou un enjeu semblable n’a pas été résolu en faveur du demandeur dans une année antérieure, et l’enjeu fait maintenant l’objet d’une opposition. Si le demandeur y consent, le dossier actuel pourrait être traité sur la même base que l’année précédente, afin de fermer rapidement le dossier. Les deux parties s’entendent qu’une opposition sera déposée et que les deux années seront résolues en même temps.
  • À la base, l’enjeu touche les politiques ou l’interprétation des lois et les deux parties doivent attendre l’évaluation de l’enjeu par un tiers. Comme dans la situation ci-dessus, le dossier pourrait être traité seulement pour rendre service au demandeur afin qu’il puisse recevoir immédiatement les crédits d’impôt pour les enjeux qui ne sont pas en litige, alors qu’il est entendu qu’une opposition sera déposée pour les enjeux en litige.
  • Une visite sur place est physiquement impossible, ou n’est pas nécessaire parce qu’il n’y a rien de plus à voir sur place (pour plus de détails, consulter « Situations spéciales et autres approches d’examen » au chapitre 5.7.0 et l’annexe A.6 ). Cette situation pourrait s’appliquer pour des demandes dans le domaine des technologies de l’information, où il n’y a rien à voir sur place, et un autre lieu convenable de rencontre avec le demandeur peut être choisi.
  • Une visite sur place est difficile à cause de la distance ou d’autres problèmes et le demandeur accepte que d’autres dispositions soient prises pour conduire l’examen.
  • La demande n’est pas conforme à la définition de la RS&DE (par exemple, la description des travaux correspond à des travaux exclus aux alinéas 248(1)e) à k)), le demandeur est d’accord avec le processus d’examen et il n’a pas ou ne peut pas présenter autre chose au CRT sur place.
  • Les renseignements demandés ne sont pas fournis ou le demandeur (ou son représentant) refuse de rencontrer le CRT (consulter le chapitre 5.11.0, « Preuves justificatives inexistantes ou inadéquates »).
  • Des travaux supplémentaires sont demandés après expiration du délai de 18 mois.

Il doit être clair pour le demandeur qu’il recevra un rapport et un projet de cotisation avant l’avis de cotisation et qu’il pourra répondre avec de nouveaux renseignements s’il le souhaite. Même si des travaux sont refusés sans visite sur place, le demandeur a toujours la possibilité de faire des représentations après l’envoi de la lettre de proposition. Selon les représentations reçues, une visite sur place pourrait être requise. Consulter le chapitre 7 pour plus de détails.

5.5.3 Conclusion de l'examen sans visite sur place

Lorsque l’examen peut être conclu sans visite sur place (un examen au bureau), la prochaine étape consiste à produire une proposition conjointe du CRT et de l’EF. Consulter le chapitre 7 pour plus de détails.

5.6.0 La visite sur place

5.6.1 Introduction

Le but premier de la visite sur place est de travailler avec le demandeur afin de résoudre les enjeux identifiés dans le plan d'examen. La résolution de ces enjeux permet, entre autres, au CRT de déterminer si les travaux (ou la proportion des travaux) demandés répondent aux exigences du paragraphe 248(1) de la Loi. Comme les informations obtenues lors de la visite sur place aident également l'EF à déterminer si les coûts associés aux travaux demandés ont été engagés pour la RS&DE et à combien ils s'élèvent, la coordination avec l'EF est essentielle.

Les raisons précises pour effectuer une visite sur place varient et seront reflétées dans les enjeux identifiés dans le plan d'examen; d'autres enjeux peuvent survenir au cours de l'examen. En plus de permettre de traiter ces enjeux, la visite sur place fournit une occasion de clarifier les politiques du programme de RS&DE et de répondre à toute question ou préoccupation du demandeur.

Le CRT dispose de flexibilité sur la façon de mener une visite sur place. L'approche utilisée dépendra des faits du cas et davantage encore des faits et circonstances découverts durant la visite elle-même. Le CRT devra alors utiliser son jugement professionnel afin d'adapter la visite sur place aux circonstances qui l'entourent.

Travailler avec le demandeur inclut de discuter de ses travaux avec lui pour comprendre ce qu’il essaie de faire et pourquoi ainsi que d’identifier les détails des travaux réalisés.

Il n'y a pas d'exigences précises quant au nombre et à la durée des rencontres avec le demandeur. Elles devraient durer aussi longtemps qu'il est nécessaire pour résoudre les enjeux, pour obtenir ou examiner toute l'information nécessaire afin de prendre des décisions, ou jusqu'à ce que, selon le CRT, le demandeur n'ait plus rien à ajouter ou à montrer pour aborder les enjeux identifiés par le CRT ou changer les décisions du CRT. Le traitement en bonne et due forme ne peut être démontré par la durée et le nombre des rencontres; le contenu des rencontres est le seul facteur pertinent. Si, à n'importe quel moment, le CRT est d'avis que les enjeux peuvent être résolus à la faveur du demandeur (par exemple, il est établi que les travaux sont des activités de RS&DE et aucune question ou préoccupation financière n'y est liée), alors il peut mettre fin à la visite plus tôt que prévu, sans nécessairement avoir suivi toutes les étapes du plan d'examen.

Tel qu’indiqué à la section 5.6.2.2, le CRT informe le demandeur des principaux enjeux de l’examen identifiés au plan d’examen. Par contre, le CRT peut augmenter ou modifier la portée de l’examen à mesure que de nouveaux renseignements deviennent disponibles. Le CRT devrait alors informer le demandeur lorsque cela se produit.

Voici un bref aperçu des principales étapes d'une visite sur place pouvant être réalisées à mesure que les enjeux identifiés dans le plan d'examen sont résolus :

  • Pour un nouveau demandeur (ND), donner une session d’information tel que décrit à la section 5.6.1.1.
  • Quand un SCAND a été donné pour une année précédente et qu’une demande a été déposée après que le demandeur ait reçu le rapport de SCAND, le CRT doit déterminer si les recommandations ont été suivies.
  • Sur demande, discuter avec le demandeur et lui expliquer le processus d'examen de la RS&DE, son but, les options qui s'offrent au demandeur pour résoudre ses préoccupations, les responsabilités de chaque partie et les délais pour les demandes de renseignements;
  • Au besoin, donner au demandeur le document à l'annexe A.8 (Attentes mutuelles entre le demandeur et le CRT) ou en discuter avec lui;
  • Expliquer le programme de RS&DE, au besoin (par exemple, à un nouveau demandeur ou lors d'une première visite à un demandeur);
  • Visiter les lieux pour se familiariser avec les travaux et les capacités du demandeur, faire des observations sur les travaux accomplis et expliquer les exigences de la RS&DE en référence aux travaux effectivement accomplis par le demandeur;
  • Faire des entrevues avec les employés qui supervisent et effectuent les travaux demandés, généralement sur les lieux des installations ou de l'entreprise du demandeur, afin de résoudre les enjeux identifiés dans le plan d'examen;
  • Examiner les documents, les registres et les preuves justificatives liés aux travaux demandés;
  • Demander des renseignements supplémentaires pendant la rencontre, au besoin;
  • Obtenir des copies de tout document pertinent se rapportant aux décisions du CRT potentiellement controversées;
  • Communiquer les constats préliminaires au demandeur afin de créer une occasion de dialogue et d'éliminer tout malentendu; et
  • Souligner l'état d'avancement de l'examen et les prochaines étapes requises.

5.6.1.1 Le nouveau demandeur et suivi d'un SCAND préalable

Le SCAND est un service en personne offert aux nouveaux demandeurs. Cependant, tel qu’indiqué dans le guide SCAND, ce service n’est pas offert à tous les nouveaux demandeurs: certaines demandes seront acceptées telles que produites et d’autres seront examinées.  

Pour les demandes de nouveaux demandeurs sélectionnées pour un examen, le CRT et l’EF doivent donner une session d’information similaire à celle décrite dans le guide SCAND. Cette section porte sur cette situation : la demande d’un nouveau demandeur sélectionnée pour un examen (pas un SCAND).  

Le CRT donnera une session d’information adaptée au type de travaux demandés et répondra à toute question que le demandeur pourrait avoir à propos du programme de RS&DE. En particulier, le CRT expliquera les exigences du programme de RS&DE, présentera le site web de la RS&DE au demandeur, fera une démonstration des outils tels que l’Application d’auto-évaluation et d’apprentissage (AAA) et expliquera les politiques pertinentes aux travaux demandés pour aider le demandeur à comprendre:

  • comment identifier les travaux potentiellement admissibles;
  • la documentation et les autres preuves en support à la demande, et
  • comment compléter et déposer ses futures demande de RS&DE.

L’utilisation de l’AAA est particulièrement encouragée car elle n’est pas seulement utile pour les ND mais chaque fois qu’un demandeur envisage de soumettre une demande pour un nouveau projet. Comme pour le reste de l’examen, le demandeur peut décider d’avoir un représentant présent lors de la session d’information. Cependant, le demandeur doit être présent.

Le CRT devrait prévoir du temps lors de la visite sur place pour prendre en considération ces aspects, si nécessaire:

  • expliquer les attentes mutuelles entre le demandeur et le CRT (Annexe A.8);
  • expliquer les droits et responsabilités du demandeur;
  • expliquer le processus d'examen;
  • expliquer les options possibles pour résoudre les préoccupations du demandeur et le processus d'appel.

Ne pas oublier que la session d’information devrait être adaptée aux besoins spécifiques du demandeur et à ce qu’il connaît. Quand il est clair que le demandeur comprend un aspect du programme de la RS&DE et ses exigences, la session n’a pas besoin de couvrir cet élément en détail. Par exemple, un demandeur peut être un ND mais la personne de la compagnie peut avoir une connaissance élargie du programme de part une expérience passée. Bien que chacun des sujets devrait être abordé, le temps consacré à la session peut être court si une discussion détaillée n’est pas nécessaire.

5.6.2 La prise de rendez-vous et la planification de rencontres

5.6.2.1 Communication par téléphone

Le premier contact avec le demandeur (ou son représentant autorisé) se fait habituellement par téléphone. Cette personne sera contactée afin d'organiser les rencontres et d'identifier les personnes qui seront responsables d'expliquer les projets de RS&DE. Lors de la planification des rencontres, on doit donner suffisamment de temps au demandeur pour se préparer, par exemple pour tenir compte de l’horaire du personnel. Le CRT documente toutes les conversations avec le demandeur sur un T2020 ou un document semblable qui sera conservé au dossier TF98. Consulter le chapitre 5.6.7 pour des renseignements sur la documentation des conversations.

Si le contact initial ne peut pas être fait par téléphone, le premier contact pourra être une lettre de demande de visite sur place. Cette demande doit être postée en utilisant les procédures standard de l’ARC, via la salle de courrier de l’ARC. Si le demandeur ne répond pas à cette lettre, la demande pourrait être considérée comme étant non-corroborée (discuté aux chapitres 5.10.0 et 5.11.1.4).

5.6.2.2 Lettre de premier contact avec le demandeur

Après avoir communiqué par téléphone avec le demandeur, et avant d'effectuer la visite, le CRT devrait envoyer une lettre pour confirmer les attentes et les détails qui ont été communiqués verbalement au demandeur (comme les enjeux à résoudre et l'ordre du jour de la rencontre). La lettre peut être télécopiée si les politiques de l’ARC sur la sécurité des télécopies sont suivies. Le CRT devrait mentionner au demandeur que cette lettre lui sera envoyée et qu’elle n’a pour objectif que de confirmer ce qui a déjà été discuté.

Le CRT pourrait parler à une personne qui ne connaît pas nécessairement la nature des travaux entrepris ou des demandes faites, ou à quelqu'un d'autre que la personne qu'il rencontrera afin de discuter des travaux effectués. Si c'est le cas, il peut être utile de mentionner que, si un des membres du personnel scientifique ou d'ingénierie qui sera interrogé a des questions, il peut communiquer avec le CRT.

Cette lettre a pour but de s'assurer que le demandeur a l'occasion de rassembler tous les renseignements que le CRT a demandés et de voir à ce que tout le personnel avec lequel le CRT devrait discuter des travaux soit disponible. Cela permet également de s'assurer que le demandeur a bien compris les attentes afin qu'il n'y ait pas de retards ou de pertes de temps durant le processus d'examen. C'est également un moyen de s'assurer que le demandeur a reçu un traitement en bonne et due forme et de le documenter.

La lettre devrait comprendre les éléments suivants (à moins qu'ils ne s'appliquent pas ou qu'ils ne soient pas appropriés aux données particulières de l'examen, ou que le demandeur a de l'expérience avec le programme et n'a pas besoin de renseignements) :

  • la confirmation de la date et du lieu établis pour toutes les rencontres, ou les dates et heures de disponibilité du CRT s'il n'a pas été possible de convenir d'un moment précis; 
  • le but de la visite;
  • les noms et / ou les fonctions des principaux employés ou autres exécutants de la RS&DE que le CRT souhaite interroger (si cette information est disponible);
  • un aperçu du plan ou de l’ordre du jour de la rencontre, qui comprend les principales étapes de la visite sur place, notamment (mais sans s’y limiter) la liste des principaux enjeux à résoudre avec les projets associés. Bien qu’il ne soit pas exigé d’identifier chaque enjeu de l’examen à l’avance, il est préférable que le CRT soit le plus spécifique possible dans l’identification des enjeux. Toute recommandation faite dans un rapport SCAND précédent doit être mentionnée. L’énoncé devrait aussi mentionner l’approche générale prévue, par exemple une visite des lieux, un examen des documents justificatifs et une possibilité de répondre aux questions du demandeur concernant le programme de RS&DE;
  • la liste des renseignements dont le CRT a besoin, comme des exemples de preuves pertinentes nécessaires pour appuyer la demande;
  • des suggestions concernant le type de preuves justificatives que le demandeur pourrait présenter et qui seraient utiles pour résoudre les enjeux identifiés (on peut faire référence à l'annexe 2 du T4088 – Guide du formulaire T661);
  • des informations de base sur le processus d'examen (telle que la Lettre concernant le processus d'examen des demandes et les Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE);
  • le temps approximatif requis pour les entrevues, y compris le temps nécessaire pour poser des questions aux principaux exécutants de la RS&DE à interroger;
  • un énoncé indiquant que la portée de l’examen pourrait être ajustée, incluant l’examen de projets ou d’enjeux additionnels, selon les discussions et les résultats de la rencontre et que le demandeur devrait être prêt à aborder d’autres enjeux et discuter d’autres projets au besoin. Il est à noter que si des changements très importants sont apportés à la portée initiale, une deuxième rencontre pourrait être nécessaire et un délai supplémentaire pourrait être accordé au demandeur pour se préparer;
  • au besoin, une demande de renseignements précis que le demandeur doit fournir au CRT avant la visite sur place. Toutefois, pour accélérer les communications, une telle demande peut être envoyée séparément (et plus tôt) par poste prioritaire ou messagerie, ou faite par téléphone ou par un autre moyen sécurisé;
  • une note informant le demandeur de contacter le CRT dès que possible si des circonstances particulières, par exemple l’absence d’employés clés, pourraient nécessiter de reporter la rencontre;
  • le numéro de téléphone pour contacter le CRT, si des discussions sont nécessaires avant la visite.

Un exemple de lettre de premier contact avec le demandeur est présenté à l'annexe A.2 et peut être adapté par le CRT. Lorsque possible, il est recommandé d'envoyer une lettre signée conjointement avec l'EF et donnant un aperçu des enjeux techniques, financiers et conjoints.

Si la rencontre est planifiée avec un court préavis et qu'il n'y a pas assez de temps pour envoyer une lettre à l'avance, le CRT peut expliquer les attentes de l'ARC au demandeur par téléphone et documenter la conversation sur un T2020 ou un formulaire semblable. Lors de la rencontre, ou le plus tôt possible après la rencontre, le CRT remettra au demandeur l'information supplémentaire qui aurait accompagné la lettre.

Avant la visite sur place, le CRT devrait confirmer que le demandeur a réuni toutes les preuves justificatives et les renseignements demandés et que tout le personnel technique et financier qui devrait être rencontré sera disponible. Si ce n'est pas le cas, le CRT peut devoir envisager de reporter la visite à une date ultérieure. Si des délais injustifiés en découlent, comme de multiples rencontres remises à plus tard, le CRT devrait consulter le GRT afin de déterminer de la mesure à prendre pour achever l'examen et clore le dossier.

5.6.2.3 Considérations particulières pour les demandes importantes

La lettre de premier contact peut devoir nécessiter davantage de détails au sujet des activités d'examen prévues aux multiples emplacements, installations ou usines à visiter, ainsi que les noms de tous les membres de l'équipe d'examen de l'ARC et leurs rôles respectifs. Le CRT pourrait aussi souhaiter que le demandeur confirme les noms et rôles de tout le personnel du demandeur qui participera à l'examen.

5.6.3 Faire un renvoi ou une demande de consultation

Le CRT peut avoir besoin d'aide pour compléter l'examen ou résoudre des enjeux particuliers concernant l'admissibilité. S'il désire engager un consultant externe ou recourir à des experts techniques de l'ARC (comme les Expert sectoriel national en technologie (ESNT)), il doit consulter le GRT et obtenir son approbation. Pour plus de détails, consulter le chapitre 4.7.3.1.

5.6.4 Les entrevues sur place

Les entrevues menées par le CRT visent à :

  • obtenir des renseignements supplémentaires pour aider à résoudre les enjeux techniques ou financiers communs à l'étude, et
  • donner au demandeur l'occasion de présenter des renseignements supplémentaires à l'appui de sa demande.

Les questions du CRT pour l'entrevue aident à l'orienter et à s'assurer qu'aucun élément d'importance n'est omis. Idéalement, les questions seront structurées et formulées de façon à aider les demandeurs à mieux comprendre les enjeux et les amener à donner une réponse qui aidera à résoudre les enjeux. La nature des questions posées permettra au demandeur d'expliquer les objectifs, les défis, les plans et les détails des travaux de RS&DE demandés, en commençant idéalement par la détermination des objectifs scientifiques ou technologiques jusqu'aux éléments précis du travail. Les questions suivantes pourraient ensuite viser progressivement les détails au niveau du produit, de la conception, de la technologie et du projet, ainsi que tout enjeu technique-financier commun. La réponse à une question donnée peut entraîner d'autres questions ou approches, ou éliminer d'autres questions possibles. Dans le cadre du processus d'entrevue, le CRT doit pouvoir ajouter de nouveaux éléments ou supprimer des éléments initialement prévus à mesure que des renseignements sont découverts. La durée d'une entrevue n'est pas fixe; l'entrevue se poursuit jusqu'à ce que le CRT obtienne tous les renseignements nécessaires, ou jusqu'à ce que le demandeur ait fourni tous les renseignements qu'il peut offrir.

Ainsi, il est particulièrement important que le CRT communique avec le demandeur avant la visite sur place afin de s'assurer qu'il est prêt, c'est-à-dire que les personnes les plus familières avec le travail effectué et les documents seront disponibles et que les enjeux sont compris.

Le CRT devrait encourager le demandeur à donner des explications dans le langage technique qu'il a l'habitude d'utiliser et avec lequel il est à l'aise, et l'informer que des éclaircissements pourraient être nécessaires de temps en temps pour avoir une meilleure compréhension des travaux.

Le CRT devrait commencer l'entrevue en demandant à la personne interrogée de préciser la façon dont la demande a été structurée, incluant notamment la façon dont les travaux de RS&DE ont été distingués de ceux non liés à la RS&DE. En général, l'entrevue sur place fournit une occasion de rencontrer les employés qui ont participé aux travaux de RS&DE demandés. Il est aussi recommandé que le CRT indique avant ou pendant la rencontre s'il souhaite parler aux personnes qui ont participé activement aux travaux et qui peuvent en parler selon leur expérience réelle. Cela pourrait permettre de mieux établir la nature et l'étendue de leur participation dans les travaux s'il s'agit d'un enjeu à l'étude ou s'il y a des préoccupations quant à savoir si les travaux étaient liés à la RS&DE ou non. Les personnes qui ont exécuté les travaux demandés peuvent souvent présenter les faits nécessaires pour établir si les travaux étaient de la RS&DE.

Si le CRT prévoit discuter avec tous les employés directement impliqués dans le projet, il devrait en informer le demandeur avant la visite, habituellement dans la lettre de premier contact, afin de lui donner le temps de planifier les entrevues (consulter le chapitre 5.6.2.2). Ne pas oublier que le temps passé par les employés à effectuer des tâches autres que leur fonction principale représente un coût pour le demandeur. La planification des entrevues avec tous ces employés peut également être un problème. Le CRT doit prendre en considération que toutes les personnes impliquées dans le projet ne peuvent pas nécessairement être disponibles (certaines personnes peuvent être retraitées ou avoir quitté la compagnie). Pour des raisons d'efficacité, le CRT pourrait plutôt questionner d'abord les employés en charge du projet et ensuite, interroger d'autres employés seulement si nécessaire. En travaillant ensemble, le demandeur et le CRT devraient être en mesure de déterminer les meilleures personnes à interroger. Cependant, le CRT peut décider des personnes qu’il veut interroger sans l’approbation du demandeur.

Les renseignements suivants représentent de l’information typique qui devrait être obtenue, soit de l’employé, soit de la personne directement responsable de l’employé:

  • les responsabilités habituelles ou normales du poste occupé par l'employé (qui est demandé comme un employé exerçant directement des activités de RS&DE);
  • le(s) rôle(s) de direction, s'il y a lieu, de l'employé pour le projet en question;
  • les partenaires ou collègues avec qui l'employé a travaillé sur le projet à l'étude et leur(s) rôle(s);
  • la période(s) et l'horaire de travail de l'employé lors de sa participation aux travaux demandés;
  • la nature des travaux effectués, en détail, et
  • les problèmes ou les enjeux technologiques rencontrés.

Idéalement, les renseignements nécessaires pour résoudre les enjeux déterminés dans le plan d'examen seront obtenus lors des entrevues sur place. Avant de terminer l'entrevue, le CRT devrait prendre le temps d'examiner les renseignements obtenus et d'évaluer s'ils sont suffisants. Une liste de points à examiner à cette étape de l'entrevue figure à l'annexe A.7. À la suite de cette révision, le CRT peut, soit continuer avec des questions additionnelles, soit conclure la rencontre.

Le CRT devrait informer le demandeur des préoccupations en suspens, constatations principales et observations avant la fin de la visite, même si les décisions finales ne peuvent encore être prises. Consulter le chapitre 5.6.9 pour plus de détails. Le CRT devrait aussi indiquer au demandeur la date à laquelle il peut s'attendre à recevoir la proposition.

Une fois de retour aux bureaux de l'ARC, après la visite sur place, le CRT analyse tous les renseignements et prend des décisions qui seront communiquées au demandeur dans une proposition conjointe scientifique-financière ou dans un rapport préliminaire. Consulter le chapitre 7 pour plus de détails. Les deux possibilités permettent au demandeur de faire des représentations supplémentaires.

5.6.4.1 Travailler avec le demandeur durant l'examen sur place

 

Impliquer le demandeur durant l'examen sur place

Il est important, autant pour le CRT que pour le demandeur, d’utiliser judicieusement le temps imparti lors de l’examen sur place. La plupart des demandeurs comprennent l’importance des examens pour assurer l’intégrité du système d’autocotisation de l’administration fiscale. Cependant, leur patience peut être mise à l’épreuve si un examen est mal organisé, coordonné ou exécuté.

Le plan d’examen peut servir à s’assurer que les examens sont bien organisés, coordonnés et réalisés en temps voulu. En travaillant à partir d’un plan, le CRT peut expliquer au demandeur les enjeux à l’étude, l’approche suggérée (par exemple, l’entrevue, l’examen des éléments de preuve/documents) pour résoudre ces enjeux et la relation logique entre les questions connexes de façon à :

  • déterminer les points qui devraient être examinés durant la visite des lieux;
  • déterminer qui serait la personne la mieux placée pour aborder les enjeux que le CRT a déterminés;
  • déterminer quel genre de preuves ou de documents le CRT a vu dans des examens antérieurs pour appuyer les demandes; et
  • déterminer l’ordre dans lequel les enjeux ou projets devraient être abordés selon la compréhension du CRT de leurs interdépendances.

En préparant un plan d’examen et en informant les demandeurs des éléments clés du plan, ils comprendront plus naturellement l’objectif global de l’examen et de chacune des étapes. Cela ne signifie pas que le CRT est obligé de demander l’approbation pour les changements, ou de changer son plan selon les souhaits du demandeur. Cela met l’accent sur le fait qu’il peut être avantageux de s’assurer que les demandeurs comprennent ce que fait le CRT et pourquoi.

5.6.5 La visite sur place chez le demandeur

Dans de nombreux cas, il est utile que la visite sur place comprenne une visite des lieux du demandeur, où les projets sélectionnés pour l'examen ont été exécutés, et d'autres emplacements possibles sur les lieux qui pourraient être liés à ces projets (par exemple, une chaîne de production commerciale). Cette visite aide souvent à comprendre, de façon concrète, les aspects techniques et financiers de l'entreprise du demandeur et de sa demande. Si l'EF assiste aussi à la rencontre, la visite peut lui être utile ou pourrait aider à éviter toute répétition de questions.

Toutefois, dans certains cas, la visite ne procure aucun avantage, par exemple, s'il n'y a pas d'usine ou de laboratoire, ou si le travail est purement analytique. Il n'est pas nécessaire qu'une visite soit effectuée pour satisfaire aux exigences d'un traitement en bonne et due forme si aucun renseignement ne pourra y être recueilli. Le CRT fait preuve de jugement dans ces cas.

Les visites d'usines peuvent exposer le CRT à des risques. Il devrait donc prendre les précautions nécessaires pour assurer sa propre sécurité tout au long de la visite de l'usine. Consulter le chapitre 2.10.0 pour plus de détails.

Dans certains cas, la demande pour la RS&DE concernera un procédé de fabrication du demandeur. Il est important de comprendre le lien entre le procédé et les travaux de RS&DE demandés. Le demandeur peut avoir à documenter et à expliquer au CRT les opérations de l'unité ou les étapes du procédé de fabrication, et déterminer les enjeux techniques et les défis auxquels il a fait face à différentes étapes.

La visite des lieux fournit une excellente occasion de visualiser et de mettre en contexte les travaux de RS&DE demandés dans l'environnement commercial du demandeur. De nombreuses questions prévues pour l'entrevue pourront être posées à ce moment, de même que des questions nouvelles apparaissant à la suite de ce qui a été dit ou montré par le demandeur. Certains éléments précis qui peuvent être observés au cours de la visite sur place incluent :

  • les équipements utilisés en totalité ou presque totalité (TOP) pour la RS&DE : Au cours de la visite, le CRT devrait demander à voir l'équipement demandé comme utilisé pour la RS&DE;
  • le matériel à vocation multiple (MVM) : De la même façon, le CRT devrait demander à voir l'équipement et le matériel demandé comme MVM et à consulter les registres, s'il y a lieu;
  • les matériaux consommés: Souvent, l'équipement ou les matériaux utilisés dans le processus de RS&DE seront mis au rebut dans le parc à ferraille du demandeur. Les rebuts peuvent constituer des preuves justificatives et peuvent fournir des indices quant au travail technique effectué ou aux défis qui ont été rencontrés. Des indices de problèmes technologiques et de travaux faits associés au projet de RS&DE demandé peuvent être évidents (par exemple, bris, usure excessive, restes d'instrumentation particulière). Des notes sur ces observations devraient être prises durant la visite, surtout si le demandeur possède peu de documentation écrite. Bien que le parc à ferraille puisse aider à indiquer ce qui a été fait, il n'est généralement pas de grande utilité pour déterminer à quel moment cela s'est fait;
  • les prototypes, usines pilotes, et produits sur commande. Le CRT devrait obtenir des renseignements sur tout équipement demandé comme un prototype, une usine pilote ou un produit sur commande. Ce sujet est traité dans la Politique sur la RS&DE pendant le développement d’un bien; et 
  • toute autre demande précise de l'EF : Cela pourrait comprendre des éléments comme l'identification des zones dédiées à la RS&DE ou les employés demandés sous la méthode de remplacement.

5.6.6 Preuves justificatives et renseignements oraux du demandeur

Il est essentiel que les demandeurs disposent de preuves justificatives de leur demande. Cela est bien fondé en droit et en politique. Le fondement juridique de l’exigence relative à la preuve justificative est prévu au paragraphe 230(1) de la Loi, soit l’exigence de tenir des registres et des livres de comptes. La définition du terme « registre » est prévue au paragraphe 248(1) de la Loi. Cela est étudié au chapitre 2.8.2.

Cette exigence est confirmée dans la politique sur l’admissibilité et elle est appuyée par les tribunaux. Certaines de ces décisions judiciaires sont examinées dans le cadre du chapitre 5.6.6.1 et une autre décision, dans le contexte de renseignements oraux, est examinée dans le chapitre 5.6.6.2.

Toutefois, il est courant que les preuves justificatives du demandeur ne soient pas parfaites. Les CRT doivent déterminer, compte tenu des exigences juridiques et politiques, les éléments de preuve et la quantité nécessaires. Cela sera examiné dans le chapitre 5.6.6.3.

Pourquoi une preuve est-elle requise?

Selon le chapitre 10.5.1 du Manuel de la vérification de l’ARC :

[Traduction]

« La preuve est tout élément sur lequel on peut légalement se fonder pour attester les faits concernant une affaire. L’objectif ou le rôle de la preuve est de fournir cette attestation afin que nous puissions juger quels sont les faits. »

Les CRT sont tenus de suivre la loi et la politique de l’ARC. Il est donc essentiel que dans le cadre de leurs examens qu’ils cherchent et examinent les preuves justificatives. Dans le contexte d’un examen de la RS&DE, l’ensemble des preuves justificatives peut permettre de confirmer différents faits, par exemple :

  • l’admissibilité des travaux demandés (c’est-à-dire, si les travaux demandés répondent à la définition de la RS&DE prévue au paragraphe 248(1) de la Loi);
  • les travaux qui ont été réellement accomplis;
  • la date de début et la date d’achèvement réelle ou prévue de chaque projet;
  • le personnel qui participe directement aux travaux de RS&DE demandés et le nombre d’heures de chacune de ces personnes;
  • les renseignements sur les accords contractuels conclus entre le demandeur et le ou les entrepreneurs qui ont effectué la RS&DE ou qui ont exécuté le travail de soutien de RS&DE;
  • les renseignements sur tout apport financier direct versé à une institution de RS&DE tiers approuvée;
  • les renseignements sur ententes de partenariat conclues entre le demandeur et d’autres codemandeurs qui ont soumis conjointement des appuyer leurs demandes partagées par un consortium de recherche ou selon une entente de recherche concertée;
  • les renseignements sur la façon dont l’équipement a été utilisé aux fins de la RS&DE;
  • les renseignements sur les matériaux consommés ou transformés dans la RS&DE.

Les faits qui doivent être établis et, par conséquent, la preuve particulière nécessaire pour les établir dépendent des questions à examiner. Tel que cela a été expliqué dans le chapitre 5.6.6.3, les éléments de preuve nécessaires dépendent également d’autres faits du dossier et ils sont liés à la détermination du risque. En fin de compte, il incombe au CRT de vérifier les faits requis dans la mesure où il est nécessaire pour obtenir un niveau raisonnable de confiance qu’il existe un risque minime d’erreur importante.

5.6.6.1 Preuves justificatives du demandeur

Le chapitre 6.4.0 comporte des définitions des éléments de preuve et de la documentation. L’annexe 2 du T4088 – Guide pour le formulaire T661 décrit en détail la façon dont le demandeur peut appuyer sa demande en fournissant des éléments de preuve qui ont été produits au fur et à mesure que la RS&DE a été exécutée. Il est important que les CRT sachent que les éléments de preuve peuvent prendre de nombreuses formes. Voici, sans toutefois s’y limiter, des exemples de preuve justificative qui pourrait être présentée au CRT et utilisée par ce dernier :

  • les documents de planification de projet;
  • les registres d’attribution des ressources au projet, les feuilles de temps;
  • les documents relatifs au schéma expérimental;
  • les documents de conceptions, les CAO et les dessins techniques;
  • le registre du projet, le carnet de laboratoire;
  • la conception, l’architecture du système et le code source (développement de logiciels);
  • le registre des essais;
  • les rapports d’étape sur le projet;
  • les comptes rendus de rencontres de projet;
  • les protocoles d’essais, les données d’essais, les résultats d’essais;
  • les courriels internes portant sur les travaux;
  • l’analyse de résultats d’essais, les conclusions;
  • le rapport final de projet ou les publications professionnelles;
  • les photographies et les vidéos;
  • les prototypes, les échantillons;
  • le rapport de disposition de projet, le matériel détruit;
  • les contrats;
  • les factures.

Les éléments indiqués ci‑dessus sont créés ou produits par le demandeur. D’autres sources d’information peuvent être envisagées ou utilisées pour établir les faits, comme ce qui pourrait constituer une pratique courante ou une connaissance publique. En voici quelques exemples :

  • les manuels;
  • les journaux ou les publications spécialisées;
  • les renseignements disponibles auprès des fournisseurs ou des fabricants;
  • les renseignements tirés de sources Internet.

Les preuves justificatives examinées et les documents obtenus du demandeur sont essentiels au processus d’examen qui sera utilisé pour régler les questions déterminées. Ces renseignements feront également partie du dossier général qui sera inclus dans le dossier TF98 pour appuyer les décisions prises par le CRT et ils pourraient être utilisés plus tard si le demandeur s’oppose à l’ARC au moyen d’un Avis d’opposition ou devant la Cour de l’impôt. Les dossiers TF98 sont parfois examinés par d’autres parties gouvernementales, comme le vérificateur général, l’Assurance de la qualité, les Appels ou la Vérification interne. Le CRT devrait documenter toutes les preuves justificatives qu’il a examinées, ainsi que toutes ses constatations et ses observations y afférentes; on ne saurait surestimer l’importance de qui précède, plus particulièrement lorsque les décisions prises par le CRT sont fondées sur ces éléments de preuve. Les éléments de preuve retenus (par exemple les copies ou les documents en double présentés par le demandeur) sont conservés dans le dossier TF98. Cela est examiné davantage dans la de « 116736 Ontario Limited » détaillé à la section « Documentation du processus d’examen » du chapitre 6.

Même si des preuves justifications sont présentées par le demandeur ou qu’elles sont à la disposition du CRT au moyen de sources publiques, il revient au CRT de déterminer son importance. Le chapitre 10.5.2 du Manuel de la vérification de l’ARC examine les principes de l’« appréciation de la preuve ». Tel que cela est indiqué à l’annexe 2 du T4088 – Guide du formulaire T661. [Traduction] « Les éléments de preuve concomitants, c’est-à-dire les documents créés au moment que les travaux ont été exécutés et produits en raison de l’exécution de ces travaux, constituent la meilleure preuve.

Si un redressement est prévu ou si les renseignements appuient une décision qui n’est pas favorable pour le demandeur, il est particulièrement important de faire des copies des preuves justificatives. Le CRT dispose du pouvoir discrétionnaire d’utiliser son jugement quant à savoir quelle copie devrait être faite. Dans certains cas, il pourrait suffire que le CRT examine simplement les preuves justificatives sur place et qu’il prenne des notes quant à ce qu’il a observé.

Dans de nombreux cas, il se peut que la pertinence des renseignements figurant à la preuve justificative du demandeur ne soit pas immédiatement claire. Par conséquent, le contexte et l’importance de ces renseignements devraient être consignés dans les documents de travail du CRT. Par exemple, l’importance des photocopies de pages distinctes du registre de laboratoire pourrait relever des dates inscrites sur ces pages qui pourraient être utilisées pour établir le calendrier des travaux de RS&DE visés par la demande.

Lorsqu’un demandeur ne conserve pas des éléments de preuve suffisants pour appuyer sa demande, le CRT devrait l’informer que la preuve justificative est insuffisante et qu’il doit corriger les lacunes relativement aux demandes futures. Le chapitre 5.11.3 porte sur cette procédure.

Le même principe s’applique si le demandeur a promis de fournir des renseignements, mais qu’il ne les fournit pas ou qu’il a empêché l’accès au personnel ou à l’équipement nécessaire. En supposant que les demandes du CRT sont claires, il n’est pas tenu de faire plusieurs visites en raison des omissions du demandeur. Il est reconnu que des malentendus et des événements imprévus, comme une maladie, puissent survenir, mais si l’explication de l’omission du demandeur de fournir les renseignements semble douteux ou insatisfaisant et il fait preuve d’un comportement répétitif, le CRT peut conclure l’examen et fondé sa décision sur les renseignements disponibles. L’omission de fournir des renseignements ne signifie pas que la demande au complet est automatiquement non corroborée. Il se pourrait que le CRT puisse établir que certains travaux constituent des activités de RS&DE.

Dans certains cas, même s’il existe une preuve justificative que certains travaux de RS&DE ont été exécutés, il n’existe aucun moyen de démontrer la quantité exacte des travaux exécutés qui constituent des activités de RS&DE. Cela est particulièrement vrai si la demande exécute des travaux de RS&DE en même temps que des travaux exclus, comme une production commerciale. Le CRT ne doit jamais négocier avec le demandeur pour régler la situation en déterminant son admissibilité en fonction de tout autre élément que des considérations scientifiques ou technologiques. Selon une solution possible, le CRT peut déterminer ce qu’il croit constituer des activités de RS&DE selon les éléments de preuve fournis et demander au demandeur de quantifier, de manière raisonnable, les travaux. Le CRT peut accepter cette quantification si elle est conforme aux preuves justificatives disponibles. Il est important que le CRT informe le demandeur que cette procédure ne peut être répétée à l’avenir et que des éléments de preuve suffisants doivent être conservés aux fins des demandes futures.

En ce qui concerne les preuves justificatives, il est important que le CRT ne laisse jamais entendre aux demandeurs que la fourniture de preuves justificatives signifiera que leurs travaux visés par la demande seront considérés comme des activités de RS&DE. La question ne porte pas toujours sur la preuve des travaux. La preuve n’aidera pas un demandeur si ses travaux ne constituent pas des activités de RS&DE. Il est possible que les travaux soient bien établis, en ce sens qu’il n’y a aucun doute que les travaux ont été effectués, mais que les travaux exécutés n’ont pas été effectués aux fins de la RS&DE.

Les prochains paragraphes présentent des résumés de certaines décisions judiciaires principales qui mettent l’accent sur l’exigence de fournir des preuves justificatives et qui appuient cette exigence :

1. Sass Manufacturing – Cour canadienne de l’impôt – 88 DTC 1363

« Les mots « recherche systématique» impliquent l’existence d’expériences surveillées, la prise de mesures extrêmement précises et la confrontation des théories du chercheur à des preuves empiriques. La recherche scientifique doit s’entendre d’une entreprise visant à expliquer et à prédire, ainsi qu’à approfondir les connaissances relatives au domaine dont relève l’hypothèse formulée. Ce processus doit nécessairement s’accompagner d’expériences répétées pendant lesquelles on note avec soin les étapes suivies, les changements apportés et les résultats obtenus. Le contribuable n’était pas en mesure de fournir des descriptions d’ensemble ou des croquis pour le projet. Il n’y avait pas de preuve d’hypothèse de recherche, et il n’y avait pas de registres des essais. Le contribuable doit fournir des preuves convaincantes d’une enquête ou recherche systématique, et les preuves manquaient de le faire. »

2. Northwest Hydraulic Consultants – Cour canadienne de l’impôt – 98 DTC 1839

« La Loi et son règlement d’application ne le prévoient pas expressément, mais il semble évident qu’un compte rendu détaillé des hypothèses, des essais et des résultats, doive être fait, et ce, au fur et à mesure de l’avancement des travaux. »

3. C.W. Agencies – Cour canadienne de l’impôt – 2000 DTC2000DTC 2372

« Il est curieux que, dans la présente espèce, pratiquement tous les éléments de preuve relatifs aux détails de ce qui a en fait été accompli par l’appelante au cours de la conception et de l’écriture du logiciel aient été présentés non pas par une personne directement et personnellement liée au processus, mais plutôt par l’expert de l’appelante, M. Slonim. De la manière dont j’apprécie la preuve, M. Slonim a dû, à cause de l’absence d’un plan de gestion de projet détaillé, examiner les résultats du travail de l’appelante, puis la technologie et les outils utilisés par l’appelante, pour arriver à des conclusions concernant les problèmes qu’il estimait que l’appelante devait avoir eus et concernant les mesures prises pour régler ces problèmes. Je signale que l’omission d’appeler le gestionnaire de projet ou une personne semblable n’a jamais été expliquée par l’avocat de l’appelante. En déterminant ce qui devait en fait s’être produit, M. Slonim, se fondant sur une conjecture quant aux « nombreuses incertitudes de ce projet», est arrivé à des conclusions que la preuve ne justifiait pas, à mon avis. »

4. Les Développements De Systèmes Spécialisés M.T.P.C. Inc. – Cour canadienne de l’impôt – 99 DTC 826

« Je suis d’avis qu’il n’y a pas eu à l’égard des activités qui font l’objet du présent appel, la preuve d’une recherche systématique telle qu’exigée par le paragraphe 2900(1) du Règlement.

Ainsi que le dit le conseiller scientifique du Ministre au niveau des appels et dont les propos sont rapportés en partie au paragraphe 10 de ces motifs, on ne voit pas dans ce dossier l’élaboration d’hypothèses ni la documentation qui décrirait les études ou les essais. Les documents de l’appelante décrivent un projet de programmation qui a rencontré des difficultés, mais ils ne décrivent pas une investigation ou recherche systématique d’ordre scientifique ou technologique, effectuée par voie d’expérimentation ou d’analyse. C’est de projets d’entreprise qu’il s’agissait et non de projets de RS&DE. »

Pendant la visite sur place, si cela est pertinent à la résolution des enjeux de l’examen, le CRT examine les preuves justificatives et peut obtenir des copies ou des duplicata de documents principaux relatifs à la demande. Le CRT a le droit, en vertu du paragraphe 231.5(12) de la Loi, de demander aux demandeurs de faire des copies de documents pour conservation, et ces copies, une fois authentifiées par le CRT, ont la même valeur que le document original. Si le demandeur ne peut pas faire de copies, ou refuse de le faire, le CRT peut emprunter les documents et en faire des copies hors site. Le chapitre 5.10.0 porte sur les mesures à prendre si le demandeur refuse de permettre que des copies soient faites ou que les documents soient empruntés.

La section 10.5.4 du Manuel de la vérification donne l’information suivante au sujet de la réalisation de copies:

« Les procédures suivantes s’appliquent à la réalisation de photocopies :

  • Les photocopies doivent porter, à leur endos, une attestation de leur authenticité. Il devrait y avoir un énoncé indiquant d’où provient le document et qui l’a copié, et certifiantlque que la photocopie a été comparée à l’original. Pour plus d’information voir 10.11.8 Renvois aux Enquêtes.
  • Les documents doivent être complets. Les copies d’une partie d’une entente, peu importe la longueur ou l’importance de la partie omise, ne peuvent être présentées en cour, car elles ne représentent pas l’entente en entier.
  • Les photocopies devraient porter les initiales du vérificateur dans le coin inférieur du document. Idéalement, les initiales devraient apparaître sur chaque page du document. Si le document est très long, on peut en initialer la première et la dernière page en ajoutant au verso une note indiquant le nombre de pages (p. ex. « page 1 de 27 »).

S’il n’est pas pratique ou possible d’obtenir des copies certifiées des documents pertinents, le vérificateur doit fournir une description exacte de la preuve et indiquer où on peut la trouver. »

Il importe que le document source soit bien indiqué, ce qui peut habituellement être effectué en copiant sa page titre.

5.6.6.2 Renseignements oraux ou entrevues avec les demandeurs

L’ARC reconnaît que, surtout en ce qui concerne les petites entreprises, il n’est pas toujours facile de conserver de la documentation. C’est la raison pour laquelle l’annexe 2 du T4088 – Guide du formulaire T661 comporte de nombreux exemples d’éléments de preuve qui peuvent appuyer les travaux de RS&DE demandés et qui peuvent être utilisés pour veiller à ce que les demandeurs assurent un appui suffisant de leur RS&DE. Ce tableau indique que les documents sur papier ne constituent pas les seuls éléments de preuve qui peuvent appuyer une demande au titre de la RS&DE.

Le CRT, au cours de l’examen de la demande au titre de la RS&DE, collabore avec le demandeur en examinant les éléments de preuve ou la documentation qu’il a produits afin de déterminer son importance à l’appui de la demande au titre de la RS&DE.

Toutefois, le CRT n’examine pas seulement les éléments de preuve matérielle fournis, mais il tient également des entrevues avec les membres du personnel qui ont exécuté les travaux de RS&DE en vue d’obtenir des renseignements sur la façon dont ils ont été exécutés et d’établir le contexte commercial du demandeur.

Les renseignements oraux s’entendent de toute déclaration verbale faite par le demandeur, ses représentants ou d’autres sources concernées par la demande. Les renseignements oraux sont pris en considération par les CRT dans le cadre de l’examen.

Par exemple, lorsqu’un document est incomplet, les renseignements oraux pourraient être utiles pour aider le CRT à régler des questions précises, comme la date de début du projet.

Même si les renseignements oraux peuvent être acceptés à titre d’élément de preuve devant les tribunaux, ils doivent alors être déclarés après la prestation d’un serment et devant un juge. Par conséquent, les CRT ne doivent pas considérer les renseignements oraux comme des preuves justificatives pour appuyer la demande.

Les CRT devraient tenir compte des renseignements oraux fournis conjointement avec les autres éléments de preuve que le demandeur a fournis.

L’affaire 116736 Ontario Ltd. (références 96‑2484‑IT et 96‑4372‑IT) offre un exemple de la façon dont les tribunaux traitent un témoignage oral. Dans cette affaire, le demandeur n’était pas en mesure de fournir les documents puisqu’ils avaient été détruits dans un incendie. L’extrait suivant met en évidence le raisonnement du juge :

« Cependant, je dois ajouter que ce n’est pas sans hésitation que j’en viens à cette conclusion. » Il est étonnant que l’appelante, pendant la vérification, n’ait pas été en mesure de montrer au représentant du Ministre les prototypes construits. Toutefois, selon la prépondérance des probabilités, je suis enclin à croire M. Nelson lorsqu’il dit que les activités de R&D se sont déroulées pendant la période pertinente. Le fait que ce dernier soit un inventeur engagé dans des projets qui, de par leur nature, sont des projets de R&D ayant donné lieu à la création de nouvelles technologies qui ont été commercialisées donne à l’appelante une plus grande crédibilité. Toutefois, le simple fait qu’il se soit livré à des activités de R&D pour le compte d’une société ne signifie pas nécessairement qu’il l’ait fait pour le compte de l’appelante. Tel que mentionné précédemment, c’est une question de crédibilité. Après avoir examiné les rapports d’avril et de février fournissant les descriptions détaillées du travail effectué pendant la période pertinente et après avoir entendu le témoignage de M. Nelson, je conclus que ces activités ont constitué de la R&D. J’ai observé M. Nelson pendant son témoignage et il m’a donné l’impression d’être un témoin honnête et crédible.»

Souvent, uniquement des parties de cette affaire sont citées. Toutefois, il est important de tenir compte de tous les principaux points indiqués dans ce jugement, ainsi que de l’article 2.1.5 de la politique sur l’admissibilité et du T4088 – Guide du formulaire T661. Voici certains des points principaux tirés de cette affaire :

  • Le juge a indiqué que ce n’est pas sans hésitation qu’il acceptait le témoignage verbal. Il existait des circonstances atténuantes, plus particulièrement un incendie.
  • La crédibilité de la personne qui témoigne était essentielle.
  • Il y avait d’autres faits qui permettaient d’accorder une crédibilité au témoin, plus particulièrement les antécédents du témoin et certains documents.
  • Le témoignage a été présenté par la personne qui a exécuté les travaux.
  • Le juge était d’avis que « des rapports contemporains fournissant des détails précis de chaque expérience tentée par un chercheur devraient constituer une preuve d’une investigation systématique ».
  • « Tout contribuable qui tenterait de convaincre le Ministre qu’il a droit de déduire des dépenses de R&D sans fournir une telle preuve se placerait dans une position très précaire. »

Lorsqu’il tient compte de renseignements oraux, le CRT ne devrait pas oublier ce qui suit :

  • Les déclarations orales ne constituent pas un substitut à la tenue de documents ou d’autres éléments de preuve suffisants par le demandeur. La Loi exige que les contribuables tiennent des livres et registres. D’autres conseils à l’intention des demandeurs de la RS&DE figurent dans le T4088 – Guide du formulaire T661 et le guide indiqué ci‑dessus.
  • Uniquement la ou les personnes qui ont réellement exécuté ou observé les travaux peuvent donner des déclarations orales crédibles sur ce qui a été effectué.
  • D’autres faits ou circonstances devraient être conformes aux déclarations orales. Voici des exemples de faits ou de circonstances à l’appui : les antécédents ou l’expérience de la personne exécutant les travaux et d’autres documents, qui permettent de corroborer certains des faits invoqués.
  • Il pourrait exister des circonstances atténuantes concernant le manque de preuves justificatives, comme l’incendie dans cette affaire.

Afin de s’assurer que les renseignements oraux sont consignés de manière exacte et qu’il n’y ait aucun malentendu quant à ce qui a été dit, le CRT pourrait souhaiter de relire les principaux renseignements à l’intention du demandeur ou de lui demander de fournir une déclaration signée.

5.6.6.3 Schéma du risque et des preuves justificatives

Tel que cela a été indiqué ci-dessus, le défi que doit relever le CRT est de déterminer la quantité de preuves justificatives pour constituer une preuve suffisante. Il doit également relever le défi quant à la façon de tenir compte des renseignements oraux fournis. Une approche recommandée relativement à la demande de document et de preuves justificatives consiste à appliquer la Politique sur la gestion du risque en tant que guide afin d’obtenir un niveau raisonnable de confiance qu’il existe un risque minime d’erreur importante dans une demande. Ce schéma consiste en une illustration simplifiée de la façon à procéder. Un examen détaillé figure après le schéma.

Schéma du risque et des preuves justificatives

Le schéma regroupe un certain nombre d’éléments, par exemple :

  1. atténuer le risque d’erreur importante à un niveau minimal;
  2. la nécessité d’obtenir des renseignements oraux;
  3. la nécessité de corroborer les renseignements oraux;
  4. l’utilisation de la preuve directe;
  5. l’utilisation de la preuve indirecte;
  6. les attentes d’un nouveau demandeur par rapport à un demandeur de longue date.

Le schéma illustre les étapes d’un examen des travaux demandés, dans le contexte où le CRT demande de la documentation et des preuves justificatives. Il commence du moment où le CRT effectue la première évaluation du risque et, si un examen est entrepris, jusqu’à la détermination de l’admissibilité ou du règlement des autres questions à examiner. Il illustre le fait que l’évaluation du risque continue est effectuée tout au long de l’examen et que le risque peut changer au fur et à mesure que de nouveaux renseignements sont disponibles. Il illustre également les décisions à prendre après que de nouveaux renseignements ont été recueillis et que le risque a été évalué. Les décisions et les mesures sont regroupées sous les rubriques de cinq colonnes.

La section suivante explique l’approche illustrée dans le schéma.

1. La première colonne indique la première étape, soit l’évaluation du risque avant la visite sur les lieux (examinée dans le chapitre 4.3.1). À cette étape, tous les renseignements recueillis avant une visite sur les lieux, à l’aide du T661, avant les demandes de l’année, les demandes de renseignements, les renseignements oraux obtenus par le demandeur au téléphone, sont considérés dans l’évaluation du risque et, si le risque est minime, les travaux demandés sont acceptés tels que produits sans recueillir d’autres documents ou preuves justificatives. Si le risque n’est pas minime, le CRT procéderait alors à la prochaine étape.

2. La deuxième colonne indique la deuxième étape, soit de déterminer la portée de l’examen. À cette étape, le CRT détermine tous les travaux et les questions à examiner en fonction de la première évaluation du risque. Les travaux et les questions pourraient être de faible risque ou à risque élevé. Les travaux à faible risque signifient que la première évaluation du risque effectuée par le CRT des travaux a indiqué que la totalité ou certains des travaux demandés pourraient être admissibles. D’autre part, des travaux à risque élevé signifient que la première évaluation effectuée par le CRT a indiqué qu’aucun ou peu des travaux demandés ne sont admissibles. Les enjeux pourraient inclure des questions conjointes scientifiques et financières, comme les matériaux. Le CRT élabore ensuite un plan d’examen (discuté au chapitre 4.8).

3. La troisième colonne indique la troisième étape, l’examen des renseignements recueillis pendant les visites sur place. Cela comprend les renseignements oraux obtenus dans le cadre d’entrevues avec les membres du personnel, la preuve directe qui prouve la RS&DE ou qui permet de résoudre les enjeux identifiés et la preuve indirecte qui indique qu’une activité de RS&DE a été exécutée. Si le demandeur est un demandeur de longue date, le CRT devrait également chercher les autres renseignements demandés au cours des années antérieures, en fonction des exigences discutées antérieurement en matière de tenue de registres.

4. La quatrième colonne indique la quatrième étape, la nouvelle évaluation du risque en fonction des nouveaux renseignements qui ont été recueillis selon la troisième colonne. Le CRT doit déterminer si les nouveaux renseignements comportent un niveau raisonnable de confiance qu’il existe un risque minime d’erreur importante relativement aux travaux demandés ou aux enjeux identifiés, en d’autres termes, afin de répondre à la question « Existe‑t‑il des éléments de preuve suffisants permettant de prouver les travaux visés par la demande et de régler les questions à examiner? ».

Après la collecte des renseignements oraux, l’examen de la preuve directe en vue de corroborer les renseignements oraux constitue le point de départ. Si la preuve directe est manquante ou ne permet pas de corroborer les renseignements oraux, la mesure à prendre dépend de la question de savoir si la première évaluation du risque indiquait un faible risque ou un risque élevé.

Si la première évaluation indiquait un faible risque, le CRT examine ensuite la preuve indirecte. La preuve indirecte de RS&DE consiste en une preuve qui suggère la présence de RS&DE sans pour autant en prouver réellement sa présence. Des exemples de preuves indirectes de RS&DE (examinés au chapitre 5.6.6.1) sont les suivants : les factures, les courriels, les croquis rapides, les matériaux mis au rebut, entre autres. Si la preuve indirecte ne suffit pas pour réduire le risque d’erreur importante, le CRT passe à la cinquième étape. Cette situation ne devrait pas survenir à l’égard d’un demandeur de longue date, puisqu’il aurait déjà été informé des exigences relatives aux preuves justificatives au cours d’examens antérieurs. Même si les exigences relatives à la tenue de registres sont les mêmes pour tous les demandeurs, on s’attend également à ce que le demandeur de longue date se conforme aux exigences relatives à la tenue de registres discutées antérieurement. Par conséquent, en ce qui concerne le demandeur de longue date, on s’attend à ce qu’il conserve une preuve directe ou le type de preuve justificative requise antérieurement aux fins d’examens subséquents. Si la preuve indirecte est insuffisante, le risque est maintenant devenu un risque élevé et le CRT passe à la cinquième étape.

Si la première évaluation du risque indiquait un risque élevé, une preuve directe est nécessaire et en son absence, le risque demeure élevé et le CRT passe à la cinquième étape. Dans des circonstances exceptionnelles, le CRT peut quand même prendre une décision ou faire une détermination quant à l’admissibilité s’il existe une preuve indirecte abondante. Dans de telles circonstances, le CRT peut et doit compter sur son jugement professionnel et sur son expérience afin d’aboutir à une décision ou à une détermination.

Voici une description simple : une norme de preuve plus élevée est requise pour les demandes à risque élevé.

Une méthode pour déterminer si les nouveaux renseignements ont permis de modifier le risque établi à l’origine consiste à évaluer les facteurs atténuants par rapport aux facteurs aggravants en fonction de tous les renseignements recueillis. Les facteurs atténuants réduisent le risque; les facteurs aggravants augmentent le risque. Voici des exemples de facteurs atténuants et aggravants :

Facteurs

Facteurs atténuants

Facteurs aggravants

Histoire crédible / personnes qui participent directement aux travaux

L’histoire n’est pas crédible / les personnes ne participent pas directement aux travaux

La preuve indirecte est cohérente avec l’histoire

La preuve indirecte n’est pas cohérente avec l’histoire ou appuierait une autre interprétation.

L’histoire est cohérente avec le formulaire T661

L’histoire diffère du formulaire T661

Antécédents antérieurs en matière d’observation

Aucun antécédent antérieur en matière d’inobservation

Contexte opérationnel : habituellement, peu de documents sont produits

Contexte opérationnel : habituellement, serait bien documenté

D’autres circonstances qui ont causé ou qui permettent d’expliquer le manque de preuve justificative, comme la perte de registres, les études du demandeur et son expérience

Aucune explication raisonnable du manque de documents

Pour toutes les autres questions, s’il n’existe peu ou aucune preuve indirecte permettant de corroborer les renseignements oraux du demandeur, le CRT doit alors faire une détermination de type AT, une conclusion de type NC ou une décision non favorable, selon la situation. Le chapitre 5.11.2 décrit les considérations importantes à tenir compte dans le cadre de la décision de la question de savoir si les travaux demandés sont corroborés ou si la preuve appuie une détermination selon laquelle aucune RS&DE n’a été réalisée.

S’il existe une preuve indirecte permettant de corroborer les renseignements oraux du demandeur, le CRT doit alors évaluer de nouveau le risque à la lumière de ces nouveaux renseignements. La nouvelle évaluation du risque devra prendre en compte les facteurs atténuants et aggravants. Selon les résultats de cette nouvelle évaluation du risque, le CRT doit alors décider s’il y a un niveau raisonnable de confiance qu’il existe un risque minime d’erreur importante relativement aux travaux demandés. Selon le niveau de risque, on doit prendre en considération des facteurs tels que la pertinence, la fiabilité et le poids accordés aux preuves directes et indirectes qui sont disponibles. En bout de ligne, le CRT devrait faire appel à son jugement professionnel et à son expérience lorsqu’il répond à cette question.

Une réponse positive entraînerait une décision de type TT ou CT et une réponse négative entraînerait une décision de type AT, une conclusion de type NC ou une décision non favorable, selon la situation.

Le processus décrit ci‑dessus, où selon certaines situations, les attentes des demandeurs de longue date et des nouveaux demandeurs ou de ceux ayant pour la première fois un examen scientifique concernant les exigences relatives aux preuves justificatives diffèrent, illustre l’approche progressive en matière d’observation.

5. La cinquième colonne indique la cinquième étape, laquelle consiste à faire une détermination, une conclusion ou une décision. Après avoir examiné les renseignements oraux, la preuve (directe ou indirecte) et les facteurs atténuants et aggravants, le CRT passe à la prise de l’une des mesures indiquées à la cinquième colonne. Lorsque le risque d’erreur importante subsiste toujours ou devient élevé, le CRT déterminerait qu’aucun des travaux ne constitue des activités de RS&DE, conclurait que la demande n’est par corroborée ou prendrait une décision non favorable, selon les circonstances particulières. Lorsque le risque demeure un faible risque ou en devient un, le CRT déterminerait que tous ou certains des travaux constituent des activités de RS&DE, déciderait d’ATQP les travaux ou rendrait une décision favorable. Selon la situation et au besoin, d’autres mesures décisives relativement à la preuve justificative sont également prévues, comme l’indication de la tenue de registres améliorée dans le rapport d’examen de la RS&DE et l’envoi d’une lettre portant sur la tenue plus adéquate des livres et registres.

5.6.7 Les notes d'entrevue

Les commentaires de cette section s'appliquent également, de façon générale, à toutes les communications orales, que ce soit avec le demandeur ou d'autres personnes. Les notes d'entrevue sont une partie essentielle des documents de travail qui seront utilisés par le CRT pour tirer des décisions ou résoudre les enjeux de l'examen déterminés précédemment. Les notes prises par le CRT font partie de la documentation qui sera incluse dans le dossier TF98 et elles pourraient être utilisées à une date ultérieure pour un examen du dossier ou une réévaluation de la demande par des groupes comme les Appels, la Cour canadienne de l'impôt ou l'Assurance de la qualité. L'importance des notes d'entrevue est bien établie dans les pratiques de vérification de l'ARC et la jurisprudence. Il n'existe aucun format obligatoire pour les notes. Peu importe le format utilisé, la version brouillon des notes d'entrevue devrait être identifiée, datée, paraphée et conservée dans le dossier TF98 et être accessible, au besoin, à titre de référence ou à des fins de dépôt en preuve. Il est très important que, à des fins d'utilisation en cour, les notes traitent de toute l'entrevue et non seulement de certaines parties de l'entrevue, peu importe si le contenu semble pertinent ou non à l'examen à ce moment-là. Par conséquent :

  • Les notes d'entrevue devraient identifier le projet, les travaux ou l'enjeu à l'étude, les dates, heures, lieu(x) et noms de toutes les personnes présentes lors des rencontres d'examen.
  • Les notes devraient comprendre les noms du personnel interrogé et des personnes responsables qui ont fourni les renseignements clés. Pour une rencontre ou une discussion de groupe, elles devraient préciser qui a fait la déclaration. Cette mesure est importante au cas où des demandes de suivi seraient nécessaires pour terminer l'examen, pour mener un deuxième examen ou pour examiner le processus d'examen lui-même dans le contexte d'une résolution des différends, d'un avis d'opposition ou d'un appel devant la Cour canadienne de l'impôt.
  • Puisque les notes d'entrevue sont conservées dans le dossier TF98, elles devraient être strictement factuelles, reflétant ce qui a été dit durant l'entrevue et ce qui a été vu. Elles ne devraient pas comporter d'opinions personnelles et non pertinentes, ni de spéculations ou de commentaires personnels au sujet de personnes associées à la demande, ni de critiques sur les décisions d'entreprise du demandeur ou sur la qualité de ses travaux. Cela n'interdit pas au CRT de noter ses pensées ou les questions qui lui viennent à l'esprit durant l'entrevue pour une discussion ultérieure, puisque ces éléments sont pertinents au processus d'examen.
  • Les notes d'entrevue devraient refléter, le plus exactement possible, ce que le demandeur a dit au sujet de ses travaux et de sa demande pour la RS&DE, et ne pas être une interprétation de ce que le demandeur a voulu dire.
  • Les notes d'entrevue devraient comporter suffisamment de détails pour indiquer comment le demandeur a répondu aux questions du CRT, et si des éléments obtenus lors de l'entrevue lui ont servi à prendre des décisions. Cette information doit être reflétée dans les notes d'entrevue, à défaut de quoi les décisions du CRT pourraient ne pas être supportables.
  • Il est entendu que le CRT ne peut pas retranscrire chaque mot échangé lors d'une entrevue ou d'une conversation. Toutefois, plus les notes sont détaillées, plus elles seront utiles si un différend survient. Le CRT devrait donc tenter de noter le plus d'informations possibles afin de résumer ce qui a été discuté et d'appuyer les décisions prises. Cela dépendra largement des habiletés du CRT, de la vitesse à laquelle l'information est donnée et de la quantité d'information donnée.
  • Si une grande quantité de détails importants est discutée, le CRT peut ralentir la conversation afin d'avoir suffisamment de temps pour noter l'information souhaitée. Si nécessaire, le CRT peut également prendre une pause et relire ses notes, afin de s'assurer que sa compréhension des informations notées est adequate.
  • Il peut être difficile de prendre des notes détaillées au cours du processus d'entrevue, particulièrement durant la visite des installations. Si le CRT a seulement pu prendre des notes sommaires lors de l'entrevue, celles-ci devraient être complétées dès que possible au long, selon la mémoire du CRT, et toutes les notes, sommaires et au long, doivent être conservées dans le dossier TF98. Ces notes devraient être expliquées et devraient comprendre l'heure et la date à laquelle elles ont été retranscrites. Une autre option est de noter les principaux points dès que possible (par exemple, avant de quitter les lieux) et de les développer dès que possible.
  • Dans les cas où un autre employé de l'ARC ou un consultant est présent durant la visite sur place ou lors d'une conversation téléphonique avec le demandeur, toutes les notes prises par cette personne devraient également faire partie du registre global et être incluses dans le dossier TF98.
  • Habituellement, les notes prises par les EF sont conservées dans leurs propres dossiers. Toutefois, lorsque cela est approprié, des copies de ces notes devraient également être conservées dans le dossier TF98.

5.6.8 Les demandes de renseignements supplémentaires

Durant la visite sur place, le CRT peut réaliser qu'il a besoin de renseignements supplémentaires qui n'avaient pas été expressément demandés. Il est recommandé de faire de telles demandes supplémentaires de façon verbale, et si le demandeur ne peut y répondre sur le moment, de lui demander à quel moment il les enverra. Une demande de suivi devrait être faite par écrit en suivant la procédure décrite au chapitre 5.4.1. Le CRT peut aussi préparer une demande écrite (semblable au formulaire T997, Feuille de demande de renseignements de vérification) sur les lieux du demandeur et lui remettre avant de quitter. Le CRT devrait également signer et dater ce document et en faire une copie. Le CRT pourrait avoir besoin de fixer des rencontres supplémentaires pour examiner les renseignements demandés.

5.6.9 La communication des décisions au demandeur

Le CRT ne peut pas toujours prendre une décision concernant les enjeux tant qu'il n'a pas étudié les notes d'entrevue, la demande originale et toutes les preuves justificatives vues ou obtenues au cours de la visite sur place, et qu'il n'en a pas discuté avec l'examinateur financier. Toutefois, si le CRT ne peut pas communiquer ses conclusions à la fin de la visite, il doit informer le demandeur que des enjeux ne sont pas résolus. Il doit en même temps lui préciser que d'autres examens et consultations pourraient être nécessaires, que le demandeur aura la possibilité de présenter ses préoccupations et que l'EF devra examiner les dépenses avant que l'examen ne soit complété. Si le CRT ne fournit pas ses conclusions à la fin de la visite sur place, le demandeur doit être informé de la décision avant l'envoi du rapport d'examen de la RS&DE. Elle peut lui être communiquée par téléphone ou par un rapport préliminaire.

S'il y a des lacunes dans les renseignements fournis par le demandeur, le CRT peut tout de même être en mesure de donner des décisions préliminaires en se basant sur l'information présentée par le demandeur. Il est important que le CRT ne laisse pas sous-entendre au demandeur qu'il n'a pas de problèmes ou d'enjeux si ce n'est pas le cas. Si le CRT peut donner sa décision préliminaire chez le demandeur, le demandeur peut avoir une meilleure occasion d'étayer son cas pendant que l'équipement et le personnel sont à portée de la main. Dans la mesure du possible, le CRT peut inviter le demandeur à présenter toute observation ou tout renseignement qui pourrait aider à résoudre ces préoccupations.

Lors de la visite sur place, le demandeur peut souhaiter la tenue d'une ou de plusieurs rencontres supplémentaires pour discuter des travaux lorsque le CRT a de sérieuses réserves, des préoccupations en suspens ou lorsque le demandeur ne comprend pas certaines décisions relatives à la demande. Le CRT n'est pas tenu à des rencontres supplémentaires à moins qu'il ne soit clairement établi que des renseignements nouveaux ou supplémentaires peuvent être soumis ou que le CRT considère qu'il n'a pas passé suffisamment de temps avec le demandeur pour l'aider à comprendre les exigences du programme de RS&DE ou ses préoccupations concernant l'admissibilité. Le CRT devrait préciser clairement au demandeur que, si le demandeur dispose de renseignements supplémentaires pour appuyer sa demande, il devrait :

  • les présenter au CRT lors de la rencontre, ou
  • soumettre ses représentations par écrit au CRT.

D'autre part, si le demandeur ne comprend pas une décision, on s'attend à ce qu'il identifie clairement ce qu'il ne comprend pas et pourquoi afin que la prochaine rencontre soit productive. Avant de refuser la tenue d'une rencontre supplémentaire, le CRT devrait discuter de la situation avec le GRT afin de s'assurer que le demandeur a été traité équitablement.

Dans tous les cas, le CRT tiendra compte des renseignements supplémentaires avant de terminer l'examen.

Après la rencontre, en tenant compte de toute représentation supplémentaire faite par le demandeur, le CRT documente les détails et les décisions dans le rapport d'examen de la RS&DE (consulter le chapitre 6.8.0) qui est éventuellement présenté au demandeur comme faisant partie de la proposition globale.

Il est préférable que les décisions soient rendues simultanément par le CRT et l'EF dans la proposition globale. Cependant, il est possible d'envoyer un rapport préliminaire d'examen de la RS&DE avant la proposition globale. Par exemple, il peut y avoir un délai inévitable entre la fin des examens technique et financier. Toutefois, dans tous les cas, le CRT doit envoyer le rapport à l'EF avant que le demandeur ne le reçoive. La décision d'émettre un rapport préliminaire avant la proposition globale est laissée à la discrétion du CRT et de l'équipe de la direction locale, mais le rapport doit porter clairement la mention « ébauche ». Toutefois, pour les raisons données au chapitre 3, l'exigence pour un examen coordonné est mieux réalisée avec une proposition conjointe.

Si un rapport préliminaire est envoyé avant la proposition globale, le demandeur devrait être informé qu'un rapport préliminaire suivi d'une proposition financière équivaut à une proposition conjointe lorsque le rapport et les détails financiers sont envoyés en même temps. Il est important de préciser que les deux approches permettent au demandeur les mêmes possibilités de faire des représentations additionnelles. Si un rapport préliminaire est utilisé, un rapport final doit être produit, qu'il y ait eu ou non des représentations ou des changements au rapport préliminaire.

Si le rapport préliminaire est envoyé avant la proposition globale et que le demandeur y répond avant de recevoir la proposition globale, le CRT peut y répondre avant ou après la proposition, selon les circonstances. Par exemple, il pourrait être possible pour le CRT de résoudre les enjeux techniques avant que la proposition ne soit émise. Toutefois, il se pourrait que des enjeux conjoints ne soient abordés jusqu'à ce que l'EF ait terminé son travail.

Si le CRT répond au demandeur avant la proposition, les représentations du demandeur et la réponse du CRT devraient être représentées dans un rapport d'examen de la Recherche scientifique et développement expérimental révisé qui serait inclus dans la proposition globale. Consulter la section « Proposition globale » au chapitre 7 pour obtenir des détails sur la façon de communiquer les décisions au demandeur. Consulter également la section 7.6.1 pour obtenir des façons de traiter les réponses du demandeur à la proposition globale ou au rapport préliminaire.

Même si le CRT ne peut donner une décision préliminaire à la fin de la visite sur place, il est tout de même requis que le CRT informe le demandeur de ses préoccupations et rende une décision préliminaire le plus tôt possible. La communication des décisions préliminaires avant la proposition, qu'un rapport préliminaire soit envoyé ou non, améliorera l'ouverture et la transparence et réduira le risque que le demandeur soit surpris des résultats de l'examen.

Dans toutes les situations, si le CRT ne peut pas envoyer un rapport dans les 30 jours suivants l’examen technique (que ce soit sous forme préliminaire ou avec le projet de cotisation), il devrait informer le demandeur quand celui-ci devrait le recevoir.

5.6.9.1 Travailler avec les demandeurs pour les aider à comprendre les décisions du CRT

 

Aider les demandeurs à comprendre les décisions du CRT

Il est souvent utile de prendre le temps, à la fin de la rencontre, de faire une récapitulation de l'examen sur place en lien avec les objectifs initiaux qui ont été communiqués au demandeur. La communication est essentielle pour que les deux parties aient l'assurance que tout ce qui est nécessaire a été fait (ou sera fait) afin de répondre aux préoccupations du CRT. Cela devrait comprendre :

  • une révision des enjeux et des mesures qui ont été prises pour résoudre chaque enjeu;
  • si possible, une indication préliminaire à savoir si les étapes de l'examen réalisées jusqu'à présent ont répondu ou non aux préoccupations du CRT; et, si elles n'y ont pas répondu, identifier dans la mesure du possible :
    • Les raisons pour lesquelles le CRT a toujours des préoccupations;
    • Les discussions à venir sur les renseignements supplémentaires dont le CRT aurait besoin (ou sur les renseignements supplémentaires que le demandeur possède); et
    • Les prochaines étapes du processus d'examen et un délai.

S'il n'y a pas assez de temps pendant la rencontre pour aider le demandeur à comprendre une décision, ou pour permettre au CRT de considérer les renseignements supplémentaires, le CRT devrait prendre des dispositions pour en discuter par téléphone ou au cours d'une rencontre subséquente.

Afin de s'assurer que toutes ces rencontres sont efficaces et efficientes, on devrait demander au demandeur d'identifier ce qui devrait être clarifié et pourquoi.

5.6.10 Le règlement des différends

Les différends qui surviennent pendant ou après l'examen sont traités en suivant les procédures décrites dans la politique d'application 2000-02R – Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE . Si cela s'y prête, le CRT peut décrire brièvement le contenu de cette politique d'application au demandeur.

5.6.10.1 Travailler avec les demandeurs pour répondre aux préoccupations et prévenir les différends

 

Répondre aux préoccupations des demandeurs et prévenir les différends

La politique d'application 2000-02R – Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE fournit les procédures de base pour répondre aux préoccupations des demandeurs de façon sérieuse et productive.

Toutefois, résoudre des conflits et des différends éventuels implique beaucoup plus que la simple application d'une procédure. Il est nécessaire que le CRT communique sa volonté d'en venir à une compréhension commune et qu'il démontre du respect pour les préoccupations du demandeur ainsi que de la patience afin d'écouter ses préoccupations et de diminuer sa frustration. Il est aussi nécessaire que le demandeur s'engage de façon semblable à écouter et à essayer de comprendre le CRT.

Lorsque des différends surviennent, le CRT devrait expliquer les trois étapes visant à résoudre les différends et réitérer l'engagement de l'ARC à faire tout ce qu'elle peut pour faciliter la résolution des différends le plus tôt possible et au niveau opérationnel.

Invitez le demandeur à expliquer ses préoccupations. S'il est contrarié, permettez-lui de s'exprimer sans argumenter ni élever la voix. Écouter et essayer calmement de ramener la discussion sur les faits, par exemple, ce qui a été fait plutôt que d'exprimer des opinions. Si le ton de la discussion monte, suggérez de prendre une courte pause afin de pouvoir discuter des préoccupations du contribuable de manière plus productive.

Lorsque vous parlez, faites-le calmement et essayez de veiller à ce que la discussion porte sur les faits plutôt que sur les opinions. Par exemple, expliquez ce dont vous avez besoin comme renseignements pour résoudre les enjeux en premier lieu et pourquoi.

Une des façons les plus efficaces d'aborder les différends est, en premier lieu, de mettre en place des pratiques qui évitent de créer des différends.

Selon les résultats d'un sondage interne national auprès des CRT, des GRT et des DA, il y a un consensus évident qu'une communication ouverte, efficace et débutant tôt dans le processus est essentielle à la prévention ou à la résolution des différends.

Une technique importante est que le CRT démontre clairement par ses actions et ses paroles qu'il n'a aucun intérêt personnel dans le résultat de l'examen. Une autre technique consiste à mettre l'accent sur les faits pour éviter de donner l'impression qu'il a une décision prédéterminée sur l'admissibilité des travaux demandés. Par exemple, le CRT ne devrait pas indiquer qu'une catégorie de travaux en particulier est rarement admissible, sans avoir d'abord écouté pourquoi le demandeur pense que les travaux demandés sont admissibles, même s'ils pourraient ne pas l'être selon l'expérience du CRT. Le CRT devrait plutôt se concentrer sur les faits de la demande en question et expliquer pourquoi les travaux demandés ne sont pas admissibles en se basant sur ces faits.

Une autre technique pour une communication ouverte et efficace est de s'assurer que les enjeux éventuels sont clairement identifiés et bien expliqués au demandeur dès le début de l'examen ou dès qu'ils sont découverts.

Lorsque le CRT soupçonne que l'examen d'une demande en particulier risque fort de mener à un différend (par exemple, s'il se base sur son expérience passée avec le demandeur ou si une partie importante des travaux ne semble pas être admissible), il peut prendre des mesures préventives, notamment :

  • une discussion sur le dossier et les enjeux avec le GRT pour envisager les meilleures approches afin de communiquer ou valider les préoccupations;
  • une discussion avec les collègues pour déterminer comment ils pourraient avoir réglé des situations semblables;
  • une discussion avec un ESNT ou un autre employé de l'AC, pour déterminer si des enjeux similaires ont été vus ailleurs, si la décision du CRT s'harmonise avec les décisions des collègues d'autres régions, et comment de tels enjeux ont été résolus ailleurs; et
  • envisager de demander à une tierce personne, comme le GRT, ou un collègue, d'accompagner le CRT pendant l'examen. Souvent, l'opinion d'une autre personne, comme le GRT, peut encourager le demandeur à accepter la décision du CRT.

À cette étape, il est important de traiter le demandeur et ses travaux avec respect. N'oubliez pas que la plupart des demandeurs sont très fiers de leurs travaux.

Les différends surviennent souvent autour de questions touchant soit l'admissibilité des travaux, soit les documents à l'appui. Si le CRT ne croit pas que les travaux demandés constituent de la RS&DE, il doit en expliquer la raison au demandeur. Par exemple, si les travaux concernaient l'application de principes connus d'ingénierie, le CRT devrait l'expliquer au demandeur. Il peut aussi être utile de montrer au demandeur la définition de la RS&DE telle qu'exprimée au paragraphe 248(1) et d'utiliser cette définition pour expliquer pourquoi les travaux ne sont pas admissibles. Par exemple, si les travaux du demandeur sont spécifiquement exclus, ce qui pourrait être le cas si de la production commerciale est demandée, l'alinéa i) de la définition pourrait être expliqué.

Parfois, des différents surviennent par rapport à l’interprétation de politiques de l’ARC. Le CRT ne peut pas changer la politique ou son interprétation : de tels différends sont donc non productifs. Cependant, bien qu’il soit important de se concentrer sur les faits pendant l’examen, à l’occasion, il peut être pertinent de discuter de l’application de la politique. Par exemple, le CRT pourrait:

  1. expliquer la politique plus en détail;
  2. expliquer comment et pourquoi la politique ou la législation s’applique dans la situation du demandeur, ou
  3. discuter de toute préoccupation du demandeur en lien avec l’application de la politique dans le contexte de sa demande.

Le CRT peut aussi demander conseil au GRT s’il y a une question au sujet de l’interprétation ou de l’application d’une politique dans une situation donnée.

Si le CRT est incapable de déterminer si les travaux sont de la RS&DE, il devrait vérifier auprès du demandeur quels sont les documents qui pourraient aider à démontrer qu'une recherche ou investigation systématique a eu lieu afin de résoudre une incertitude scientifique ou technologique. À cet effet, l'outil d'organisation de la documentation fourni dans l'annexe 2 du T4088 – Guide du formulaire T661 pourrait être utilisé pour illustrer les genres de preuves que le demandeur peut envisager d'utiliser.

Si le demandeur désire porter les discussions à un niveau supérieur, c'est-à-dire à la deuxième ou troisième étape, faites des suggestions au demandeur pour l'aider à mieux présenter son cas et éviter les pièges courants. Par exemple, il est recommandé que le CRT suggère au demandeur de mettre l'accent sur la description des travaux qui ont été exécutés et les raisons pourquoi ces travaux ont été entrepris, plutôt que d'argumenter sur comment le matériau, dispositif, produit ou procédé final représente un avancement de la science ou de la technologie. En mettant l'accent sur les travaux qui ont été exécutés et en fournissant des documents à l'appui, la discussion reste centrée sur les faits plutôt que sur les opinions. Évitez de citer des phrases tirées des politiques d'application, des documents d'orientation ou d'autres publications de l'ARC. Souvent, de telles approches ne réussissent pas à présenter les concepts dans leur entité. Tel que mentionné plus haut, ces approches ont tendance à axer les discussions sur les opinions plutôt que sur les faits. S'il semble probable que le demandeur souhaite porter la discussion à la deuxième et troisième étape, informez le GRT ou le DA que le demandeur pourrait communiquer avec lui et informez l'EF d'un retard possible dans le traitement du dossier.

Si les préoccupations demeurent, et si le demandeur désire porter la discussion à la deuxième ou troisième étape décrites dans la PA 2000-02R, informez le GRT ou le DA que le demandeur pourrait communiquer avec lui et informez l’EF d’un retard possible dans le traitement du dossier. Dans cette situation, faites des suggestions au demandeur pour l’aider à mieux présenter son cas et éviter les pièges courants. Par exemple, il est recommandé que le CRT suggère au demandeur de mettre l’accent sur la description des travaux qui ont été exécutés et les raisons pourquoi ces travaux ont été entrepris, plutôt que d’argumenter sur comment le matériau, dispositif, produit ou procédé final représente un avancement de la science ou de la technologie. En mettant l’accent sur les travaux qui ont été exécutés et en fournissant des documents à l’appui, la discussion reste centrée sur les faits plutôt que sur les opinions. Évitez de citer des phrases tirées de la politique sur l’admissibilité et d’autres publications. Souvent, de telles approches ne réussissent pas à présenter les concepts dans leur entièreté. Tel que mentionné plus haut, elles ont tendance à axer les discussions sur les opinions plutôt que sur les faits.

5.6.11 Renseignements fiscaux donnés par les demandeurs lors d'une visite sur place

Parfois, lors de la visite sur place, les demandeurs peuvent essayer de donner aux CRT des déclarations de revenus ou d’autres renseignements fiscaux requis tels que des déclarations initiales ou modifiées ou des renseignements au sujet de nouveaux projets. Les CRT devraient mentionner aux demandeurs qu’ils ne peuvent pas accepter ces renseignements mais qu’ils doivent être envoyés au CF approprié qui peut traiter l’information et, si nécessaire, en vérifier l’exhaustivité et si elle a été envoyée à temps. Un CRT ne doit faire aucun commentaire sur la date limite de soumission, sur son exhaustivité ou sur quelque élément manquant d’une déclaration d’impôt.

5.7.0 Situations spéciales et autres approches d'examen

Il y a un certain nombre de situations qui ne se produisent pas régulièrement et qui requièrent une approche d'examen différente. Ces situations, en elles-mêmes, ne réduisent pas les exigences pour le demandeur d'appuyer sa demande ou les exigences pour l'ARC de donner au demandeur un traitement en bonne et due forme. C'est-à-dire que les employés de l'ARC ne peuvent pas, pour aucun demandeur en particulier, modifier les exigences de l'ARC ou ne pas donner au demandeur un traitement en bonne et due forme, pour une question de commodité. Comme c'est le cas pour d'autres examens, le travail d'examen effectué par le CRT doit être documenté. Ces situations incluent :

  1. Dossiers comportant un avis d'opposition antérieur ou en suspens;
  2. Faillite, fermeture d'entreprise ou vente des installations;
  3. Équipement, registres ou personnel à l'étranger;
  4. Aucune installation physique existante;
  5. Séparation du siège social et du site de R&D;
  6. Emprunt des registres du demandeur;
  7. Documentation du demandeur fournie sur média électronique;
  8. Installations du demandeur difficilement accessibles;
  9. Demandes impliquant des renseignements classifiés, et
  10. Deuxième examen technique par un nouveau CRT;

L'annexe A.6 présente des détails sur la façon de composer avec de telles situations.

5.8.0 Modifications apportées à la demande par les demandeurs

5.8.1 Demandes modifiées – Principes généraux

Tout comme le fait que tout contribuable peut demander la modification de sa déclaration de revenus, les demandeurs peuvent demander de modifier leurs demandes au titre de la RS&DE. En fait, le chapitre 5.8.2 indique que, si les CRT constatent des travaux qui n’ont pas été demandés et qui pourraient constituer des activités de RS&DE, ils doivent informer les demandeurs de la possibilité de modifier leur demande au titre de la RS&DE et de demander les travaux et les dépenses supplémentaires.

Dans la plupart des cas, si un demandeur souhaite modifier sa demande, il doit produire une déclaration modifiée au centre fiscal (CF). Une demande modifiée ne devrait pas, en aucun temps, être acceptée par le BSFC ou le CRT. Si le demandeur souhaite présenter une demande modifiée au CRT ou à l’EF, on doit lui demander de produire une demande modifiée au CF. Il faut également rappeler aux demandeurs que tous les nouveaux travaux ou les nouvelles dépenses doivent être identifiés pendant la période d’échéance de 18 mois.

Il existe une exception à cette règle, à savoir : si le demandeur demande une modification mineure, comme une dépense supplémentaire liée aux travaux déjà demandés et qui y sont déjà indiqués, et que cela est effectué dans le cadre du délai d’échéance de 18 mois, le CRT en informerait l’EF. Ces modifications ne nécessitent pas nécessairement qu’une demande modifiée soit produite au CF. Une lettre ou une demande verbale peut suffire. Les demandes de « retirer » tous ou certains des travaux demandés constituent l’autre exception. Cela est examiné au chapitre 5.8.1.1.

Les demandes modifiées, lorsqu’elles sont reçues au CF, sont assujetties à une évaluation du risque et pourraient faire l’objet d’une sélection décroissante ou acheminées à la FC. La FC peut décider, à son tour, d’accepter la demande telle qu’elle a été produite ou de la renvoyer au CRT et à l’EF. La présente discussion suppose que la demande a été renvoyée au CRT.

Certains principes généraux doivent être pris en compte dans le cadre de l’examen des demandes modifiées, à savoir :

1. La politique administrative actuelle, telle qu’elle est décrite à la directive 97‑04, Lignes directrices sur le traitement des demandes de RS&DE, énonce que la même demande ne peut pas faire l’objet d’un nouvel examen, sauf dans des circonstances exceptionnelles. Les circonstances exceptionnelles qui y sont énumérées sont les RDC (redressements demandés par les contribuables, identiques aux déclarations de revenus modifiées), la fraude et la fausse représentation. La fraude ne doit pas faire l’objet d’une enquête par les CRT ni les EF (examiné au chapitre 5.14.0), mais ils peuvent enquêter sur une fausse représentation.

2. L’examen d’un projet ou d’une demande est réputé avoir été effectué lorsqu’une détermination d’admissibilité des travaux ou des dépenses est rendue.

3. Le CRT ne devrait pas doubler les efforts dans le cadre de l’examen de demandes modifiées. Cela veut dire qu’il devrait prendre en considération les faits de l’examen antérieur dans le cadre de cet examen.

4. Les travaux examinés dans le cadre d’une demande modifiée, comme toute demande, sont toujours déterminés en fonction d’une évaluation du risque, tel que cela est examiné au chapitre 4.3.

5. Si les travaux sont maintenant décrits de manière différente, ou si d’autres faits sont décrits, le CRT devrait envisager d’obtenir des preuves justificatives pour démontrer leur exécution.

6. Selon la politique de longue date de l’ARC, les mêmes articles ou dépenses ne sont pas examinés deux fois, sauf dans des circonstances exceptionnelles, habituellement en cas de fraude ou de fausse représentation.

7. Selon la pratique de longue date de l’ARC dans le cadre d’une vérification régulière, les modifications apportées à une déclaration de revenus pendant qu’une vérification est en cours ne mettent pas fin à la vérification. Plus particulièrement, même si une déclaration de revenus est modifiée, il est quand même possible d’imposer des pénalités en fonction de la déclaration initiale, sauf si la modification est demandée dans le cadre du Programme des divulgations volontaires. Le chapitre 3.3.0 du Manuel de la vérification de l’ARC présente plus de détails sur ce programme.

5.8.1.1 Retrait des travaux demandés par le demandeur

Le demandeur pourrait demander volontairement le retrait de certains travaux, projets ou de la totalité de la demande, en fonction des discussions tenues avec le CRT et des renseignements reçus de ce dernier ou même avant le début de l’examen.

Le CRT ne doit jamais accepter ces demandes du demandeur. Le CRT ne doit pas non plus encourager les demandeurs à présenter de telles demandes dans le cadre d’une négociation, en contrepartie d’un traitement plus favorable des autres projets (par exemple, les accepter tels que présentés). La négociation est examinée au chapitre 5.9.0.

La Loi ne prévoit aucun concept d’une demande « retirée ». Les demandes au titre de la RS&DE font partie d’une déclaration de revenus, laquelle n’est pas volontaire, et ne peut être retirée. Une demande « retirée » consiste véritablement en un type de demande modifiée où le demandeur demande de réduire ou d’éliminer sa demande au titre de la RS&DE.

Si un demandeur présente une demande de « retirer » la totalité ou une partie de sa demande au titre de la RS&DE avant le début de l’examen (avant une communication avec le BSFC), le demandeur devrait envoyer sa demande au CF, comme toute autre demande modifiée.

Toutefois, toute demande de retrait après une communication avec le BSF, soit par la Fonction de contrôle ou le CRT ou l’EF, ne sera pas acceptée et l’examen devrait se dérouler tel qu’il a été prévu à l’origine. Le cas demeure dans le SIGV. Cela ressemble à la pratique de vérification actuelle consistant à refuser les modifications après qu’une vérification a été amorcée. Cela est important en raison de la possibilité d’imposer des pénalités. De plus, les travaux « retirés » pourraient se rapporter à d’autres travaux ou à des travaux demandés dans des demandes ultérieures et il pourrait être nécessaire de consigner les résultats de l’examen aux fins d’une évaluation du risque ultérieure.

Cependant, il est possible que le demandeur ne souhaite pas fournir les renseignements ou discuter des projets ou des demandes « retirés ». Si, dans cette situation, un demandeur refuse une visite sur les lieux ou de répondre aux demandes de renseignements, les efforts liés à l’examen de la demande doivent être consignés et les travaux visés par la demande doivent être considérés comme non corroborés, non admissibles et consignés à ce titre dans le SIGV.

Selon une autre considération importante, le demandeur pourrait décider ultérieurement de produire un avis d’opposition si une demande est refusée à titre de demande non corroborée. Par conséquent, le CRT devrait consigner toutes les discussions et les constatations dans le dossier TF98. Le CRT devrait consigner les raisons pour lesquelles le demandeur a demandé de retirer les travaux (si elles sont connues) et si le CRT a examiné ces travaux ou une partie de ces derniers, il doit quand même consigner ses observations, dans la mesure du possible, dans son rapport. Il est reconnu qu’il se pourrait que très peu de renseignements soient consignés si le demandeur ne collabore pas.

5.8.2 Travaux ou projets non demandés identifiés par le CRT

Pendant l’examen, le CRT pourrait déterminer des projets ou des travaux qui n’ont pas été demandés, mais qui pourraient constituer des activités de RS&DE. De même, dans le cadre de la discussion portant sur la façon dont la demande a été préparée, le CRT pourrait constater qu’un demandeur n’a pas complètement compris les travaux qui pouvaient être demandés. Le CRT devrait informer le demandeur de ses observations au cours de la réunion et il pourrait lui suggérer de modifier sa demande ou de demander ces travaux dans des années ultérieures. Si le temps le permet, le CRT peut discuter davantage des travaux et chercher la preuve justificative pour aider le demandeur à décider s’il veut présenter une demande modifiée. Cela pourrait être effectué afin d’éviter la nécessité de tenir une autre visite lorsque la demande modifiée est produite.

Toutefois, le demandeur devrait également être rappelé des éléments suivants :

  • l’existence du délai de 18 mois pour présenter des demandes modifiées comportant des travaux ou des dépenses supplémentaires;
  • les demandes de modification doivent être envoyées au CF;
  • les déterminations de l’admissibilité ne peuvent être effectuées qu’après la production de la demande révisée;
  • les dépenses doivent être examinées par l’EF.

5.9.0 Travailler avec les nouveaux demandeurs

L’ARC reconnaît que les nouveaux demandeurs peuvent ne pas bien connaître les exigences du programme de la RS&DE. Par conséquent, l’ARC offre le SCAND qui vise à aider les entreprises qui participent pour la première fois au Programme de la RS&DE. En ce qui concerne les nouveaux demandeurs qui font l’objet d’un examen, l’ARC offre une séance d’information à l’intention du demandeur qui est semblable au SCAND. Consulter le chapitre 5.6.1.1, ainsi que le Guide du SCAND pour obtenir de plus amples renseignements sur le service et le processus.

Le CRT devrait, durant une visite à un nouveau demandeur, passer plus de temps à répondre à des questions et à expliquer le processus d’examen, le programme de la RS&DE et ses exigences en détail, au besoin. Dans certains cas, une présentation sur le programme de la RS&DE et ses exigences pourrait être utile. Le nouveau demandeur devrait également être encouragé à assister à une des séances d’information publiques locales et à lire la documentation disponible sur le site Web de l’ARC.

Dans certains cas, les nouveaux demandeurs pourraient choisir de produire une demande, même s’ils n’ont pas tenu des registres détaillés relativement à tous les travaux qu’ils ont exécutés. Le chapitre 5.11.0 porte sur le traitement de preuves justificatives limitées ou inadéquates.

Il est important de noter que les dispositions législatives et les politiques portant sur la RS&DE s’appliquent de manière égale à tous les demandeurs. Le fait d’être un nouveau demandeur ne réduit pas ni n’élimine le fardeau imposé au demandeur de prouver sa demande et de fournir une preuve justificative des travaux exécutés.

Toutefois, tel que cela est indiqué ci‑dessus, en ce qui concerne les nouveaux demandeurs, le CRT consacre plus de temps avec eux afin qu’ils comprennent les exigences relatives aux documents et aux preuves justificatives et la façon dont ils peuvent s’acquitter de ce fardeau.

En ce qui concerne un demandeur de longue date, le CRT s’attend à ce qu’il tienne des documents appropriés et dispose de preuves justificatives relatifs aux travaux visés par la demande, tel qu’il en a été informé par le personnel de l’ARC au cours d’examens antérieurs (y compris le SCAND).

5.10.0 Éviter les négociations avec le demandeur

Le CRT ne doit pas négocier l'admissibilité avec le demandeur et ce, sous aucun prétexte. Les décisions de l'examen doivent être basées sur les faits du cas et sur la législation applicable. Le CRT ne doit jamais :

  • proposer au demandeur qu'un certain nombre de projets soient considérés comme admissibles si le demandeur accepte que certains autres projets ne soient pas de la RS&DE;
  • accepter comme admissible une portion ou un pourcentage d'un projet qui n'est pas appuyé par des preuves ou des faits; et
  • admettre des frais généraux ou de la production expérimentale sans aucune justification.

La négociation est susceptible d'entraîner plusieurs problèmes. Le premier étant que la négociation n'aide pas le demandeur à se conformer aux exigences dans les années futures puisque la décision est arbitraire. De plus, le demandeur peut changer d'idée plus tard et produire un avis d'opposition pour des projets qui n'ont pas été considérés comme étant de la RS&DE. Si le dossier ne contient aucune justification expliquant pourquoi les travaux ne relèvent pas de la RS&DE, la décision ne serait pas supportable au stade des oppositions.

Travailler en collaboration avec l'EF et le demandeur pour établir une base raisonnable d'estimation est acceptable dans certaines situations. Dans certains cas, il existe des documents ou des évidences démontrant que de la RS&DE a eu lieu mais ces évidences sont limitées et ne permettent pas d'établir avec précision les limites de la RS&DE. Parfois, il peut être possible d'utiliser des renseignements comme les moyennes ou les normes de l'industrie ou les anciennes pratiques de l'entreprise. Dans ces circonstances, le CRT travaille avec l'EF et le demandeur pour estimer de façon raisonnable les quantités d'efforts, de matériaux ou de production qui pourraient être attribuables à la RS&DE. Ce processus n'est pas une négociation et est acceptable. Cependant, il doit exister une base pour l'estimation et la justification de l'estimation devrait être documentée.

Les documents de l'ARC décrivent deux méthodes pour estimer les dépenses de RS&DE lorsque la documentation technique est faible ou absente. Ce sont :

5.10.1 Renonciation au droit d'opposition

Les renonciations de ce genre peuvent être utilisées par les EF dans des circonstances particulières, lorsqu'il est difficile de parvenir à une entente avec le demandeur autrement. Dans le cadre de ce processus, l'ARC et le demandeur parviennent à une entente quant à la façon dont les enjeux en litige doivent être traités et le demandeur renonce à son droit de déposer une opposition relativement à la façon dont ces enjeux ont été résolus. Le CRT ne doit pas suggérer cette mesure au demandeur, mais l'EF peut y avoir recours si le demandeur la suggère. Si cette question est abordée, aviser le demandeur que la demande devrait faire l'objet d'une discussion avec l'EF.

Selon les Appels, ces renonciations sont considérées comme exécutoires, pourvu qu'elles soient valides et utilisées correctement. Il y a de nombreux facteurs et de nombreuses conditions qui doivent exister pour que la renonciation puisse être utilisée. Pour plus de détails, consultez le Communiqué AD-05-02B de la Direction générale des programmes d'observation (DGPO) daté du 7 février 2005 et intitulé L'entente de vérification et la renonciation du client à son droit d'opposition.

5.11.0 Demandeurs non coopératifs

Le paragraphe 231.1(1) de la Loi accorde au CRT l'autorité de demander des renseignements, d'inspecter les livres et registres et les documents justificatifs aux fins de l'examen, et d'exiger l'aide du demandeur. Une demande pour la RS&DE peut être refusée en totalité ou en partie si le demandeur ne permet pas au CRT de mener l'examen comme il se doit. Voici quelques situations qui pourraient donner lieu à un tel refus :

  • Un refus répété ou une restriction d'accès à une partie ou à la totalité des installations sans raison, ou un refus d'accorder une entrevue dans un temps ou des conditions raisonnables.
  • Le refus de répondre aux appels téléphoniques ou aux lettres de l'ARC, ou le défaut de produire les renseignements demandés en temps opportun ou sous forme utilisable, avant ou après une visite sur place, et
  • L'incapacité du CRT à communiquer avec le demandeur (par exemple, l'adresse et les numéros de téléphone actuels du demandeur ne peuvent être obtenus, le courrier est retourné).

Dans l'une ou l'autre de ces situations, le CRT devrait consulter le GRT et la demande pourrait être traitée sur la base des renseignements disponibles. Le CRT devrait informer l'EF de ces problèmes et l'EF pourra alors refuser la demande, en totalité ou en partie, en se basant sur la recommandation du CRT.

Toutefois, des précautions devraient être prises avant que le CRT ne fasse une telle recommandation. Bien qu'il incombe au demandeur de fournir ce que l'ARC lui demande, le CRT doit être préparé à justifier ses demandes dans le cas d'oppositions ou d'un appel à la Cour canadienne de l'impôt. Afin d'appuyer sa décision de refuser une demande pour cette raison, le CRT doit avoir donné l'occasion au demandeur de fournir les renseignements. La demande de renseignements doit elle-même être justifiable et les efforts faits pour communiquer avec le demandeur ou demander des renseignements doivent être documentés. Les demandes de renseignement doivent avoir été envoyées par courrier recommandé et le CRT devrait confirmer que la demande a bien été reçue (sauf si le demandeur n'a pas pu être contacté, tel qu'énoncé ci-dessus) et que des prolongations raisonnables ont été accordées. Le CRT doit documenter toutes les conversations avec le demandeur et toutes les tentatives de communiquer avec lui dans une note au dossier (T2020 ou l'équivalent). Si des renseignements sont demandés, mais que la réponse est inadéquate, les irrégularités doivent être précisées dans une note pour le dossier (formulaire T2020 ou équivalent).

Il s'agit d'une situation différente lorsque le demandeur permet seulement un accès partiel aux renseignements ou aux installations, ou qu'il n'est pas coopératif durant l'examen. Dans ce cas, si le demandeur n'a pas coupé tout contact avec le CRT, le demandeur devrait être informé, par lettre, des exigences et des conséquences qui s'imposeront s'il ne les respecte pas, plus particulièrement que le CRT ne pourra déterminer que les travaux sont liés à la RS&DE sans avoir les renseignements exigés. Si le demandeur n'est toujours pas coopératif, les problèmes particuliers rencontrés devraient être documentés et le CRT devrait consulter le GRT et prendre sa décision en fonction des renseignements dont il dispose. Tel qu'il est mentionné plus haut, bien que le CRT ait le droit de déterminer de quels renseignements il a besoin et à qui il a besoin de parler, il est essentiel qu'il documente les faits afin de justifier sa décision en cas de différend.

5.12.0 Preuves justificatives inadéquates

5.12.1 Preuves justificatives inadéquates

5.12.1.1 Exigences de la Loi

Le paragraphe 230(1) de la Loi exige que le demandeur conserve des livres et registres permettant de déterminer le montant des crédits d'impôt pouvant être demandé. Par conséquent, afin de demander les crédits d'impôt pour la RS&DE, le demandeur doit conserver des preuves justificatives adéquates permettant de démontrer que les travaux visés par la demande sont conformes à la définition des activités de RS&DE de la Loi. Consulter le chapitre 5.6.6 pour des exemples de preuves justificatives types que le demandeur peut fournir.

Dans certains cas, il n'y a toutefois pas de preuves présentées à l'appui des travaux de RS&DE demandés ou ces preuves sont inadéquates. Par exemple, les preuves disponibles ne permettent pas de démontrer que :

  • il y a eu investigation ou recherche systématique (utilisation de la méthode scientifique);
  • les travaux de RS&DE demandés ont réellement été effectués ou qu'ils ont été effectués dans l'exercice pertinent; ou
  • les ressources demandées (par exemple, heures ou quantités de matériaux consommés) ont été utilisées dans le cadre de la RS&DE.

5.12.1.2 Documentation des observations du CRT

Le CRT devrait documenter les observations pertinentes concernant les preuves justificatives présentées par les demandeurs et les demandes de preuves justificatives faites au demandeur. S'il n'y a effectivement aucune preuve présentée, cela devrait être indiqué, mais dans d'autres cas, le CRT devrait documenter ce qui a été vu ou présenté comme preuve et expliquer sa décision. Il ne suffit pas de simplement déclarer que les preuves sont inadéquates sans fournir d'explication. Une distinction claire peut être faite entre l'absence de preuves justificatives et des preuves justificatives présentées par le demandeur, mais non considérées comme adéquates ou pertinentes.

Si certaines preuves sont présentées par le demandeur, mais qu'elles ne sont pas décrites avec précision par le CRT dans le dossier, il n'y aura aucun moyen pour les autres utilisateurs du dossier de déterminer le fondement des décisions du CRT.

Tel qu'indiqué au chapitre 5.6.6, les preuves justificatives englobent davantage que les documents écrits. Le CRT ne peut accepter une demande pour laquelle aucune preuve justificative de quelque nature que ce soit n'est présentée pour démontrer que des travaux de RS&DE ont effectivement pris place, même lorsque le demandeur s'engage à maintenir de telles preuves dans le futur.

Cependant, il est libre au jugement professionnel et à l'interprétation du CRT de déterminer si les preuves fournies sont adéquates pour appuyer la demande pour la RS&DE.

Le CRT peut rejeter les preuves fournies, mais sa décision devra être appuyée et documentée. Si le CRT pense qu'il ne s'agit pas d'une simple erreur ou d'un malentendu, consulter les chapitres 5.13 et 5.14.

Par exemple, le CRT peut penser que, pour certaines des preuves présentées, les dates sont inexactes ou il se peut que les personnes qui ont prétendu avoir effectué les travaux ne les aient pas effectués. Dans ces cas, le CRT pourrait envisager de parler à la personne qui a rédigé le document ou qui est censée avoir effectuer les travaux, afin de mieux établir les faits en ce qui a trait aux travaux exécutés.

5.12.1.3 Format des preuves justificatives

Les preuves présentées par le demandeur doivent être « dans la forme… permettant d'établir le montant des impôts payables » (paragraphe 230(1) de la Loi). Cela implique qu'elles doivent être organisées de façon appropriée et sous une forme utilisable. Voici quelques exemples de preuves qui pourraient être rejetées par le CRT (c'est-à-dire, que le CRT pourrait refuser de les examiner en détail) :

  • une grande quantité de papiers non organisés;
  • un DVD contenant des milliers de documents, dont seulement quelques-uns pourraient être pertinents et qui ne peuvent être repérés par leur titre ou localisés sans avoir à effectuer une recherche dans chaque document; ou
  • des documents qui ne sont pas dans une langue officielle.

Le CRT devrait faire un effort raisonnable pour traiter les renseignements tels qu'ils ont été présentés par le demandeur. Par exemple, si le CRT maîtrise une troisième langue ou peut facilement prendre connaissance des documents dans cette langue, le demandeur pourrait ne pas être tenu de les faire traduire. Toutefois, si des preuves sont présentées sous une forme qui ne peut être raisonnablement utilisée, elles peuvent être considérées comme des preuves inadéquates et le CRT devrait informer le demandeur de la nécessité de présenter de façon organisée l'information demandée. Par exemple, si les renseignements sont présentés dans une troisième langue que le CRT ne maîtrise pas, le demandeur devra faire traduire les documents. Le CRT devrait documenter ce qu'il a vu et expliquer les irrégularités au demandeur, en indiquant, par exemple, qu'il est incapable de déterminer ce qui a été fait selon les preuves présentées. Dans ces circonstances, le CRT n'est pas tenu de lire ou de décrire en détail chaque document ou papier qui lui est présenté comme preuve. Un résumé des renseignements reçus (par exemple : « 3000 pages de papiers non triés provenant de l'usine de production » ou « une boîte de 10 kg de papiers non triés ») serait adéquat. Si cette situation se produit, le CRT devrait envisager de consulter le GRT afin d'obtenir une deuxième opinion quant à l'approche à adopter.

5.12.1.4 Refus d'une demande en raison d'un manque de preuves justificatives

Si un demandeur n'a fourni aucun registre ni aucune preuve à l'appui des travaux demandés, ou si la preuve fournie est inadéquate, le CRT devrait l'informer par écrit qu'il doit soumettre des preuves à l'appui des travaux demandés, à défaut de quoi sa demande sera refusée. Si les renseignements demandés ne sont pas fournis malgré cet avis écrit, la conclusion de refuser une demande ou un projet en raison d’un manque de preuves justificatives est alors documentée. Le demandeur est informé que sa demande ou son projet est non corroboré au moyen de la proposition globale et du rapport d’examen de la RS&DE.

Lorsqu’il rédige ou documente une conclusion visant à refuser une demande en raison d’un manque d’information, le CRT devrait veiller à ne pas donner une détermination de l’admissibilité. Il y a une distinction importante entre refuser une demande pour manque de preuves justificatives et donner une détermination à l’effet que la demande ou le projet n’est pas admissible.

Par exemple, si la question consiste à savoir si certains travaux sont de la RS&DE, alors le fait de dire que « Le demandeur n'a pas fourni de renseignements qui démontrent que les travaux demandés ont été effectués » est très différent que dire que « Le demandeur n'a pas fourni de renseignements qui démontrent que les travaux demandés ont été effectués, donc les travaux ne sont pas de la RS&DE ». Dans le premier cas, si les renseignements manquants sont obtenus plus tard, il n’y a pas de supposition automatique de l’admissibilité. L’admissibilité nécessite toujours d’être déterminée en se basant sur la nature des renseignements fournis. Dans le deuxième cas, si les renseignements manquants sont obtenus plus tard, les travaux seront automatiquement de la RS&DE car l’admissibilité est implicite et n’est conditionnelle qu’à la présentation des preuves justificatives.

Quand le CRT conclut que la demande devrait être refusée par manque de preuves justificatives, il devrait indiquer que les travaux demandés ne sont pas corroborés et qu’aucune détermination de l’admissibilité n’est donnée.

Un cas typique est la décision de la Cour d’appel fédérale dans la cause R I S - Christie Ltd. c. Canada, CAF Dossier A-710-96, rendue le 21 décembre 1998. Au niveau de la Cour canadienne de l’impôt, le juge a reconnu que :

« (a) des recherches consistant en expériences et essais avaient été entreprises dans l’industrie de la construction, mais que (b) il y avait « d’importantes lacunes » dans les preuves et témoignages produits par l’appelante quant à la condition de la possibilité de répéter l’expérience. En conséquences, la Cour Canadienne de l’impôt a refusé le traitement demandé par le contribuable en lien avec son investissement dans ledit projet. » (Source: 1999 CCH Canadian Limited)

Au niveau de la Cour d’appel fédérale, le juge a renversé la décision de la Cour canadienne de l’impôt en disant que :

« [16] En l’espèce, le juge de la Cour de l’impôt a fait deux constatations importantes. Il a pris acte en premier lieu que des essais ont été effectués et, en second lieu, que les efforts de recherche de Slonimsky et de son assistant se sont traduits par une avancée technologique. Ces constatations donnent lieu à la conclusion, sauf preuve contraire, que les essais effectués par la contribuable ont été entrepris conformément à l’article 2900 du Règlement. »

Le CRT ne doit donc pas mentionner qu’il y a un avancement technologique dans les travaux demandés mais qu’ils ont été refusés par manque de preuves justificatives.

5.12.2 Preuves de travaux non liés à la RS&DE

Le CRT devrait également tenir compte de la possibilité que les preuves justificatives soumises puissent, en fait, appuyer la décision que des travaux entrepris ne relèvent pas de la RS&DE. Les preuves soumises par le demandeur pourraient en effet démontrer que :

  • seules des connaissances du domaine public ont été utilisées;
  • il n'existait aucune incertitude scientifique ou technologique quant à l'issue des travaux;
  • les travaux concernaient de la production commerciale; ou
  • les travaux concernaient les autres travaux exclus aux alinéas e) à k) du paragraphe 248(1) de la Loi.

Dans un tel cas, le CRT devrait fournir une justification des raisons pour lesquelles la documentation soumise appuie la décision selon laquelle des activités exclues de la définition de la RS&DE ont été entreprises.

Dans tous les cas, quelques soient les preuves justificatives soumises, le CRT doit en expliquer l'importance et la signification au moment de documenter son travail.

5.12.2.1 Travailler avec les demandeurs : l'importance des preuves justificatives

 

Travailler avec les demandeurs pour les aider à comprendre l'importance des preuves justificatives

Les différends surviennent souvent en raison de la difficulté d'établir que les travaux sont bien de la RS&DE en raison d'un manque de preuves justificatives. En effet, en l'absence de preuves justificatives, le CRT ne peut faire la distinction entre les travaux qui sont de la RS&DE et ceux qui ne le sont pas, comme les travaux d'ingénierie habituels ou la collecte normale de données. Pour traiter efficacement de cette question, il est important que le demandeur comprenne qu'il s'agisse d'un enjeu d'examen de leur demande, et qu'il est attendu que le processus scientifique de formulation d'hypothèse, d'expérimentation ou d'essais, et de formulation de conclusions entraîne la production de documentation. Le demandeur doit aussi avoir une connaissance des exigences générales liées aux livres et registres comptables de la Loi (présentées à la section 5.11.1.1) et les conséquences découlant d'une documentation inadéquate.

Un certain nombre d'approches différentes peuvent aider le demandeur à appuyer ou à améliorer ses systèmes de documentation pour ses demandes futures :

  • Expliquez au demandeur vos préoccupations et indiquez que les preuves justificatives sont nécessaires pour faire la distinction entre les travaux qui sont de la RS&DE et ceux qui ne le sont pas.
  • Discutez du processus suivi par le demandeur afin d'effectuer ses travaux afin de pouvoir déterminer quelles preuves sont produites durant le processus normal des travaux. Le demandeur peut possiblement produire des preuves, mais ne pas les conserver, ou ne pas se rendre compte qu'il pourrait s'agir d'une preuve.
  • Suggérez au demandeur de considérer quels seraient les notes ou les registres qu'il possède qui pourraient aider à démontrer qu'une recherche ou investigation systématique a eu lieu. Utilisez l'outil d'organisation de la documentation fourni dans l'annexe 2 du T4088 – Guide du formulaire T661 afin d'aider le demandeur à en identifier, ou donnez des exemples fondés sur l'expérience de l'industrie que le CRT possède.
  • Faire une démonstration de l'AAA.

Certaines compagnies conservent une bonne documentation de leurs travaux ce qui permet au CRT de comprendre plus facilement si elles réalisent des travaux de RS&DE. Cependant, d’autres compagnies peuvent être moins disciplinées et conduire leurs travaux de RS&DE de façon plus informelle. Leurs documentation et preuves justificatives seront donc moins organises.

Pour les demandes de ces compagnies, le CRT pourrait devoir consacrer plus de temps à travailler avec le demandeur pour voir et comprendre leurs travaux. Cela pourrait également nécessiter plus de temps pour s’assurer que les demandeurs comprennent comment améliorer leur documentation.

La détermination finale au sujet de l’adéquation des preuves justificatives sera faite après avoir examiné les travaux réalisés et compris la logique des approches utilisées et les explications données par le demandeur. Le CRT devrait faire un effort pour comprendre et considérer les différents styles et approches de développement qui peuvent être adoptés.

Néanmoins, il est important d'éviter de donner l'impression au demandeur que, s'il fournit des preuves justificatives, cela signifie automatiquement que ses travaux sont liés à la RS&DE. Si les travaux ne sont pas liés à la RS&DE, les preuves justificatives ne changeront rien. Il est aussi important de rappeler au demandeur qu'il est tenu de s'assurer que des preuves justificatives pertinentes et suffisantes sont conservées pour appuyer sa demande.

5.12.3 Envoi d'une lettre visant à améliorer la tenue de livre

Si les preuves du demandeur sont inadéquates, le CRT devrait l'en informer et lui demander d'apporter des améliorations. Les demandes verbales ne sont pas toujours efficaces. Une option à considérer si le demandeur ignore obstinément les demandes de l'ARC, comme les recommandations écrites dans les rapports de la RS&DE, est de l'aviser par une lettre visant à obtenir une tenue de livres plus adéquate. Cette lettre peut être envoyée dès que des problèmes sont remarqués sans nécessairement attendre la fin de l'examen. L'annexe A.3.1 contient un exemple de « lettre de tenue de livre ».

Cette lettre est une demande écrite spécifique adressée au demandeur qui donne la liste de toutes les irrégularités et qui confirme la demande verbale d'une mesure corrective. Lorsque possible, il est recommandé d'envoyer une seule lettre combinant les préoccupations du CRT et de l'EF. La lettre comprend une échéance raisonnable pour la mise en place des améliorations requises. Cette lettre de tenue de livre est signée par le CRT et l'EF, si nécessaire.

Cette lettre comprend également une lettre d’entente que le demandeur signe et retourne pour confirmer que les irrégularités seront corrigées, et qui doit être jointe à la lettre demandant les améliorations (Annexe A.3.2). Si le demandeur n’a pas retourné l’entente dans les 30 jours, le CRT doit communiquer avec lui. Si un demandeur ne se conforme pas à la demande de l’ARC de conserver des preuves justificatives adéquates, le CRT basera sa décision sur les renseignements disponibles et déterminera ensuite s’il recommande qu’une partie ou la totalité de la demande devrait être refusée en raison d’un manque de preuves justificatives.

5.13.0 Indices à d'autres programmes de l'ARC 

Un indice est de l'information sous toute forme qui dénonce des activités d'inobservation éventuelle et qui indique qu'une vérification pourrait être requise. Le CRT n'est pas mandaté pour bien connaître et rechercher les activités d'inobservation éventuelle dans les secteurs hors du programme de RS&DE. Toutefois, s'il découvre incidemment des éléments suspects, des incohérences ou de l'inobservation hors du programme de RS&DE, le CRT devrait en informer l'EF et le GRT.

5.14.0 Pénalités

La Loi permet à l’ARC d’appliquer des pénalités, en plus de refuser toute dépense demandée. En général, ce seront l’EF et le GEF qui seront responsables de considérer l’application de pénalités, étant donné que les pénalités ne font pas partie du paragraphe 248(1). Cette section vise seulement à informer le CRT des circonstances dans lesquelles des pénalités pourraient être appliquées dans certaines situations qui surviennent ou qu’il pourrait remarquer incidemment au cours de son travail régulier. Consulter le Manuel de la vérification de l’ARC ou le Manuel des pénalités pour faute lourde, qui devrait être publié en 2015, pour de l’information plus détaillée sur l’obtention des renseignements nécessaires et l’application de ces pénalités. Une pénalité est normalement appliquée par l’EF et non par le CRT. Si le CRT croit qu’une pénalité pourrait être justifiée, il doit d’abord consulter le GRT, l’EF et le GEF avant d’en parler au demandeur ou de prendre des mesures. Les différents types de pénalités possibles sont :

5.14.1 Faux énoncés ou omissions

Consulter la politique d'application RS&DE 96-05 – Pénalités prévues par le paragraphe 163(2), dans laquelle il est question de faute lourde :

« Pour qu'une pénalité prévue au paragraphe 163(2) soit envisagée à l'égard d'une demande relative à la RS&DE, le demandeur doit sciemment, ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde, avoir présenté une demande relative à la RS&DE faussée à son avantage ou être impliqué dans la présentation d'une telle demande. Selon la Loi, il incombe clairement au Ministère de prouver que le contribuable a enfreint la Loi d'une manière indiquée au paragraphe 163(2).»

5.14.2 Pénalités administratives imposées à des tiers

Des pénalités pour les tiers sont prévues à l'article 163.2 de la Loi. Ces pénalités sont imposées à des personnes, autres que le demandeur, qui ont fourni des renseignements qui ont donné lieu à de faux énoncés ou des omissions sur la déclaration du demandeur. Consulter la circulaire d'information CI 01-1 – Pénalités administratives imposées à des tiers pour plus de détails.

5.15.0 Fraude

Dans le cadre du déroulement normal d’un examen, il est possible que des renseignements qui pourraient indiquer une fraude potentielle soient portés à l’attention du CRT. Si cela se produit, le CRT doit discuter du cas avec l’EF, le GRT, le GEF et le DA pour décider des actions appropriées. Si cela est approprié, de tels cas peuvent être référés aux Enquêtes Criminelles de l’AC par l’EF

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