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Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie

Programme de la RS&DE

Chapitre 9.0 Annexes

Table des matières

Annexe A

Annexe A.1 : Exemple de lettre de demande de renseignements

Date

Adresse du bureau des services fiscaux coordonnateur (BSFC)
Nom et titre de la personne dans l’entreprise
Nom et adresse de l’entreprise

Objet : Demande au titre de la RS&DE pour la(les) période(s) [insérer la ou les périodes ici, de aaaa-mm-jj à aaaa-mm-jj]
Numéro d'entreprise (NE) :

Madame, Monsieur

Dans le cadre du Programme de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE) administré par l’Agence du revenu du Canada (ARC), toutes les demandes pour la RS&DE sont soumises à un examen initial technique et financier lors de leur présentation. Lors de cet examen initial, nous avons étudié vos descriptions de projet, mais il n’y avait pas suffisamment de renseignements disponibles pour fournir une réponse adéquate à toutes nos questions concernant la demande.

Plus particulièrement, nous aurions besoin des informations suivantes :

Pour le projet A,
Pour le projet B,
Pour le projet C,

Afin de faciliter l’examen, nous vous demandons de bien vouloir nous faire parvenir cette information au plus tard le [insérer une date]. À la suite de la réception de ces renseignements, il est possible qu’une visite sur place soit aussi nécessaire pour discuter davantage des travaux. Cependant, il est possible que les renseignements reçus soient suffisants pour compléter l’examen.

Le 16 avril 2012, l’ARC a mis en place l’application de transfert électronique d’information comptable (TEIC). Le TEIC est un moyen permettant aux contribuables de transmettre électroniquement, via le portail « Mon dossier d’entreprise », les livres et registres et d’autres renseignements justificatifs dont les examinateurs de l’ARC pourraient avoir besoin dans le cadre de leur examen d’une demande pour la RS&DE.

Le lien suivant mène vers une publication qui informe les contribuables sur la façon de s’inscrire au portail de « Mon dossier d’entreprise ».

http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc345/

Des renseignements supplémentaires au sujet du programme de la RS&DE peuvent également être obtenus en visitant le site web de la RS&DE.

Si vous avez besoin d’éclaircissements, ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [insérer le nom de l’examinateur financier (EF) et son numéro de téléphone] ou avec moi [insérer votre numéro de téléphone].

Je vous prie d’accepter l’expression de mes sentiments distingués.

[Insérer le nom du conseiller en recherche et technologie (CRT) et le nom de l’EF s’il s’agit d’une demande conjointe]
Conseiller en recherche et technologie / Examinateur financier

Division de la RS&DE
[Insérer le nom de votre BSFC]
Pièces jointes

Annexe A.2 : Exemple de lettre de premier contact avec le demandeur

Date

Adresse du BSFC
Nom et titres de la personne dans l’entreprise
Nom et adresse de l’entreprise

Objet : Demande au titre de la RS&DE pour la(les) période(s) [insérer la ou les périodes ici, de aaaa-mm-jj à aaaa-mm-jj]
NE :

Madame, Monsieur,

Dans le cadre du Programme de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE) administré par l’Agence du revenu du Canada (ARC), toutes les demandes pour la RS&DE sont soumises à un examen initial technique et financier lors de leur présentation. Lors de l’examen initial, nous avons déterminé que les demandes indiquées ci-dessus nécessitaient un examen plus approfondi.

L’examen détaillé sera effectué par un conseiller en recherche et en technologie, qui évaluera les travaux demandés afin de déterminer s’ils répondent aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu, ainsi que par un examinateur financier, qui déterminera si les dépenses liées sont admissibles.

Comme il a été convenu lors de notre discussion du [insérer jour, mois, année], l’examinateur financier, [insérer le nom de l’examinateur financier (EF)], et moi-même visiterons votre lieu d’affaires le [insérer jour, mois, année] pour effectuer un examen détaillé. Vous trouverez ci-joint l’ordre du jour proposé. [S’assurer que l’ordre du jour indique les enjeux d’examen précis devant être discutés selon le plan d’examen, ainsi que les projets précis auxquels ces enjeux sont liés]. Comme je vous l’ai mentionné, vous devriez prévoir la rencontre sera de [insérer heures de départ et de fin], mais elle pourrait se terminer plus tôt. Il est possible que cela soit trop court. Si nous avons besoin de temps supplémentaire, nous organiserons une autre rencontre à une date ultérieure.

Au cours de la rencontre, nous aurons besoin d’examiner les renseignements à l’appui de vos demandes pour la RS&DE, plus précisément [insérer une liste de l’information nécessaire].

Au cours de la rencontre, nous poserons certaines questions pour nous aider à déterminer si les travaux demandés sont des activités de RS&DE et si les dépenses demandées sont admissibles. En plus des questions qui pourraient survenir au cours de ces discussions, veuillez vous préparer à répondre aux enjeux suivants et à fournir des documents à l’appui [Insérer une liste des enjeux précis].

Pendant l’examen, il est possible que nos discussions couvrent d’autres enjeux ou que nous demandions des documents liés à des enjeux qui ne figurent pas sur cette liste.

Afin de faciliter l’examen, les personnes qui connaissent le mieux les travaux effectués devraient assister à la rencontre. Une page de renseignements concernant les procédures d’examen des demandes, vos droits et vos responsabilités est jointe à la présente. Nous vous invitons également à consulter les deux liens suivants :

Charte des Droits du Contribuable de l’ARC et Lignes directrices pour résoudre les préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE.

Si vous désirez recevoir un exemplaire papier de ces documents ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [insérer le nom de l’EF et son numéro de téléphone] ou avec moi-même au [insérer votre numéro de téléphone].

Je vous prie d’accepter, Madame / Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

[Insérer le nom du CRT et de l’EF si c’est une lettre conjointe]
Conseiller en recherche et en technologie/ Examinateur financier
Division de la RS&DE
[Insérer le nom de votre BSFC]

Annexe A.3 : Exemples de lettres concernant les livres et registres

3.1 concernant les livres et registres

Date

Adresse du BSFC
Nom et titres de la personne
Nom et adresse du demandeur

Objet : Demande au titre de la RS&DE pour la(les) période(s) [insérer la ou les périodes ici, du aaaa-mm-jj à aaaa-mm-jj]
NE / Numéro d'assurance sociale (NAS) :

Monsieur / Madame,

Au cours de notre récent examen de votre demande pour la RS&DE pour la période du [insérer une date] au [insérer une date], nous avons déterminé que vos registres ne rencontraient pas les exigences spécifiées dans la Loi de l’impôt sur le revenu.

[Insérer une description précise des irrégularités et expliquer ce que nous exigeons d’eux à l’avenir, par exemple, pendant combien de temps conserver les documents.]

Des copies de [insérer les documents appropriés, au besoin] sont jointes pour votre référence.

Nous espérons que ces renseignements et ces explications soulignent clairement les exigences de l’Agence du revenu du Canada à ce sujet et que vous comprenez l’importance de conserver des documents à l’appui de votre demande de crédit d’impôt pour la RS&DE. Si vous ne conservez pas ces documents, les crédits d’impôt futurs pour la RS&DE pourraient ne pas être accordés.

Pour démontrer votre volonté de vous conformer à cette demande, veuillez signer et dater l’entente ci-jointe et la retourner à nos bureaux d’ici 30 jours. Une copie de la circulaire d’information CI-78-10R4 – Conservation et destruction des livres et registres, ainsi qu’une enveloppe de retour sont jointes à la présente. Si vous avez des questions concernant la présente demande, n’hésitez pas à communiquer avec nous au numéro indiqué ci-dessous.

Je vous prie d’accepter, Madame/Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.

Nom de l’examinateur

Division de la RS&DE
Nom du BSF
Téléphone : [Insérer le numéro de téléphone local]
Télécopieur : [Insérer le numéro de télécopieur local]
Adresse : [Insérer l’adresse du BSF]
Internet : www.arc.gc.ca 

Pièces jointes

3.2 Entente concernant les livres et registres

Nom du directeur
Nom et adresse du Bureau des services fiscaux

À l’attention de : [insérer le nom de l’examinateur]

Objet :
Nom du demandeur
NE/NAS :

Adresse
Ville, Province
Code postal

En plus des registres dont j’assure la tenue actuellement, je conserverai les registres suivants pour me conformer aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu afin de pouvoir demander des crédits d’impôt pour la RS&DE :

[Insérer les livres et registres requis]

Je comprends que je dois conserver tous les registres et les documents justificatifs pour les périodes précisées dans la circulaire d’information 78-10R4, Conservation et destruction des registres et registres, et j’ai reçu un exemplaire de cette circulaire.

Nom et titre :

Signature :

Date :

Annexe A.4 : Exemple de plan d’examen

1. Section d’identification

ABC Inc.

Fin de l’exercice financier (FEF) : 05-31-2009

NE : 55555 5555 RC0001

2. Enjeux techniques et techniques-financiers communs

Identifier les enjeux techniques et techniques‑financiers communs ainsi que les projets auquels ils sont associés, y compris les enjeux déjà identifiés par le Centre de contrôle et dans la sélection du centre fiscal (CF).

Enjeu 1 :

Enjeu 2 :

3. Portée de l’examen suggérée

Décrire la portée de l’examen suggérée si les projets ou enjeux ne seront pas tous être examinés en détail. Expliquer le raisonnement pour la détermination de cette étendue.

Projet ou enjeu 1 :

Projet ou enjeu 2 :

4. Plan et étapes pour résoudre les enjeux

Décrire le plan et les mesures à prendre pour résoudre les enjeux identifiés ci-dessus, par exemple, une liste de questions à poser, de l’information à vérifier, des détails concernant une visite sur place, une consultation, etc.

Projet ou enjeu 1 :

Projet ou enjeu 2 :

5. Approbation du gestionnaire en recherche et technologie (GRT) (ou de son délégué) – Signature et date (au besoin)

Annexe A.5 Rapports d’examens de la RS&DE

5.1 Modèle de rapport d’examen de la RS&DE

Remarque :  Cette annexe donne uniquement les renseignements devant figurer dans le rapport d’examen de la RS&DE

Rapport d'examen de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE)

1. Identification

Demandeur : [nom de la société ou du particulier]

Numéro d’entreprise/NAS :

BSF du demandeur : [No. et nom] [Par exemple 99 – Administration centrale]

Adresse :

Contact :

Téléphone :

Conseiller en recherche et technologie (CRT) :

Téléphone :

Examinateur financier (EF) :

Téléphone :

Année(s) d’imposition : [aaaa/mm/jj]

Dépenses de RS&DE : [Ligne 400 du formulaire T661]

Code de lien système d'information de gestion de la vérification (SIGV) :

Motif du choix :

Y a-t-il d’autres rapports émis pour la même année d’imposition ? [Oui ou Non]

Si oui, date(s) du/des rapport(s) : [aaaa/mm/jj]

Remarque :
Ce rapport donne la détermination de l’Agence du revenu du Canada (ARC) à savoir si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE selon le paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu, et d’autres décisions liées à des enjeux d’observation communs techniques-financiers non directement liés à la définition d’activités de RS&DE selon le paragraphe 248(1) de la Loi. La décision à savoir si une dépense est liée à la RS&DE ou non est prise par l’EF en se basant sur les recommandations du CRT ainsi que sur d’autres exigences de la Loi.

2. Sommaire des résultats par année d’imposition

Année d'imposition : [An 1] [An 2]

Nombre de projets indiqués dans la demande (X = A+B+C+D) :

  1. Nombre de projets où tous les travaux examinés ont reçu une détermination relative à l’admissibilité (A = i+ii+iii)
    1. Nombre de projets pour lesquels tous les travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE ( TT ). Cela comprend aussi les demandes où tous les travaux examinés sont TT et le reste des travaux sont acceptés tels que produits (ATQP).
    2. Nombre de projets pour lesquels certains travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE et certains travaux examinés n’est pas conforme à la définition d’activités de RS&DE ( CT ). Cela comprend aussi les demandes où certains travaux examinés sont CT et le reste des travaux sont ATQP.
    3. Nombre de projets pour lesquels aucun des travaux demandés n’est conforme à la définition d’activités de RS&DE ( AT ).
  2. Nombre de projets où tous les travaux demandés ne peuvent être corroborés. Il n’est pas possible de déterminer si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE, par conséquent, la conclusion est que les travaux sont non corroborés ( NC ).
  3. Nombre de projets où tous les travaux demandés sont acceptés tels que produits ( ATQP ) sans un examen de l’admissibilité permettant de déterminer si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE. La décision d’ATQP ces projets signifie que l’ARC n’a ni confirmé, ni rejeté l’admissibilité des travaux demandés.
  4. Nombre de projets où les travaux demandés ont reçus une combinaison de déterminations/conclusions/décisions, et qui ne sont pas listées en A, B, ou C.

Y-a-t-il eu des décisions prises sur d’autres enjeux communs techniques-financiers non directement liés à la définition d’activités de RS&DE selon le paragraphe 248(1) de la Loi? [Oui ou Non]

3. Enjeux de l’examen

4. Méthodologie de l’examen

5. Renseignements et preuves justificatives examinées

6. Observations, déterminations, conclusions, et autres décisions

7. Travailler avec le demandeur

8. Accord du demandeur

9. Recommandations pour les demandes futures

10. Autres considérations pour l’examen financier

11. Signatures

Signature :
Date : [aaaa/mm/jj]
[Imprimer le nom du conseiller en recherche et technologie]
Conseiller en recherche et technologie

Approuvé par :
Date : [aaaa/mm/jj]
[Imprimer le nom du gestionnaire en recherche et technologie]
Gestionnaire en recherche et technologie

5.2 Modèle du RER – Explication du tableau sommaire

Cette annexe explique comment classer les résultats de l’examen dans le tableau du « Sommaire des résultats par année d’imposition » et explique chaque ligne du gabarit du rapport d'examen de la RS&DE (RER).

a) Tableau révisé

Sommaire des résultats par année d’imposition

Année d’imposition : [An 1] [An 2]

Nombre de projets indiqués dans la demande (X = A+B+C+D) :

  1. Nombre de projets où tous les travaux examinés ont reçu une détermination relative à l’admissibilité (A = i+ii+iii)
    1. Nombre de projets pour lesquels tous les travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE ( TT ). Cela comprend aussi les demandes où tous les travaux examinés sont TT et le reste des travaux sont ATQP.
    2. Nombre de projets pour lesquels certains travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE et certains travaux examinés n’est pas conforme à la définition d’activités de RS&DE ( CT ). Cela comprend aussi les demandes où certains travaux examinés sont CT et le reste des travaux sont ATQP.
    3. Nombre de projets pour lesquels aucun des travaux demandés n’est conforme à la définition d’activités de RS&DE ( AT ).
  2. Nombre de projets où tous les travaux demandés ne peuvent être corroborés. Il n’est pas possible de déterminer si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE, par conséquent, la conclusion est que les travaux sont non corroborés ( NC ).
  3. Nombre de projets où tous les travaux demandés sont acceptés tels que produits ( ATQP ) sans un examen de l’admissibilité permettant de déterminer si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE. La décision d’ATQP ces projets signifie que l’ARC n’a ni confirmé, ni rejeté l’admissibilité des travaux demandés.
  4. Nombre de projets où les travaux demandés ont reçus une combinaison de déterminations/conclusions/décisions, et qui ne sont pas listées en A, B, ou C.

Y-a-t-il eu des décisions prises sur d’autres enjeux communs techniques-financiers non directement liés à la définition d’activités de RS&DE selon le paragraphe 248(1) de la Loi? [Oui ou Non]

b) Explication de chaque rangée

Sommaire des résultats par année d’imposition :
Explication :

Année d’imposition : [An 1] [An 2]

Nombre de projets indiqués dans la demande (X = A+B+C+D) :

A. Nombre de projets où tous les travaux examinés ont reçu une détermination relative à l’admissibilité (A = i+ii+iii).

i. Nombre de projets pour lesquels tous les travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE ( TT ). Cela comprend aussi les demandes où tous les travaux examinés sont TT et le reste des travaux sont ATQP.

ii. Nombre de projets pour lesquels certains travaux examinés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE et certains travaux examinés n’est pas conforme à la définition d’activités de RS&DE ( CT ). Cela comprend aussi les demandes où certains travaux examinés sont CT et le reste des travaux sont ATQP.

iii. Nombre de projets pour lesquels aucun des travaux demandés n’est conforme à la définition d’activités de RS&DE ( AT ).

B. Nombre de projets où tous les travaux demandés ne peuvent être corroborés. Il n’est pas possible de déterminer si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE, par conséquent, la conclusion est que les travaux sont non corroborés (NC).

C. Nombre de projets où tous les travaux demandés sont acceptés tels que produits ( ATQP ) sans un examen de l’admissibilité permettant de déterminer si les travaux demandés sont conformes à la définition d’activités de RS&DE. La décision d’ATQP ces projets signifie que l’ARC n’a ni confirmé, ni rejeté l’admissibilité des travaux demandés.

D. Nombre de projets où les travaux demandés ont reçus une combinaison de déterminations/conclusions/décisions, et qui ne sont pas listées en A, B, ou C.

Y-a-t-il eu des décisions prises sur d’autres enjeux communs techniques-financiers non directement liés à la définition d’activités de RS&DE selon le paragraphe 248(1) de la Loi? [Oui ou Non]

Annexe A.6 : Situations spéciales

6.1 Dossiers comportant un avis d’opposition antérieur ou en suspens

Tel que cela a été discuté au chapitre 2, les demandeurs ont le droit de remplir un avis d’opposition s’ils sont en désaccord avec la cotisation qui leur a été émise. De ce fait, le CRT peut recevoir une demande pour laquelle des années antérieures ont été réexaminées ou sont en train d’être réexaminées par la Division des Appels. Certaines demandes peuvent également faire l’objet d’un appel à la Cour canadienne de l’impôt.

Bien que le CRT ne soit pas normalement concerné par l’examen des Appels, à moins que de nouvelles informations soient soumises, il est important de savoir si des demandes pour des années antérieures sont actuellement en appel et de connaître le résultat de tout appel terminé.

1. Identification des dossiers comportant un avis d’opposition

Les Appels peuvent parfois informer le CRT du moment où leur décision relativement à l’opposition pourrait être attendue. Que la décision soit imminente ou non pourrait avoir une incidence sur la façon dont le CRT abordera l’examen.

Normalement, le dossier T2 comprend l’avis d’opposition et tous les rapports des Appels. Toutefois, lorsque les Appels prévoient une contestation judiciaire, le dossier sera retenu jusqu’à ce que la question soit réglée.

2. Principes de base

Il y a quelques principes de base à prendre en considération lorsque des oppositions ou des cas juridiques sont en jeu :

Lorsque le CRT sait qu’il y a une opposition antérieure ou en cours qui a un lien avec une décision technique antérieure, cela devrait être pris en considération lors de l’examen de la demande de l’année courante. Le CRT devrait communiquer avec le GRT et l’EF afin de déterminer la meilleure stratégie d’examen. 

L'ARC a pour politique que les examinateurs, qu’ils soient financiers ou techniques, ne doivent pas tenter d’intervenir dans le processus des Appels, par exemple pour tenter de régler la question pour la Division des appels ou pour essayer d’influencer la décision de l'examinateur des Appels. Il est toutefois acceptable de communiquer avec les Appels pour les questions portant sur les faits. 

3. Oppositions terminées:

Deux situations de base existent :

Si le CRT croit que certains facteurs distinguent les enjeux ou les projets actuels de ceux touchés par l'examen antérieur des appels, ses raisons devraient être documentées et approuvées par le GRT avant de clore l’examen. Si une décision contraire à celle des Appels est maintenue, les raisons du désaccord devraient être documentées et appuyées d’un raisonnement solide.

Si le BSFC accepte la demande telle que produite dans l’année courante, cela ne l’oblige pas à accepter la demande dans les années suivantes, car il n’y a pas de décision sur l’admissibilité et les demandes de chaque année sont examinées en fonction de leurs propres mérites. Les lettres envoyées au demandeur doivent être claires sur ces points.

4. Oppositions actives

a. Oppositions pour une année antérieure :

Selon la nature des enjeux faisant l’objet d’une opposition, une des trois options suivantes peut s’appliquer :

Si le demandeur fournit des renseignements supplémentaires à la Division des Appels qui n’avaient pas été fournis durant l’examen « régulier », cette dernière les enverra au CRT qui peut évaluer si, sur la base de ces nouveaux renseignements, il devrait changer sa décision initiale (résoudre les enjeux en faveur du demandeur). Si tel est le cas, le CRT, avec la collaboration du GRT et des Appels, pourra déterminer s’il devrait procéder à l’examen. S’il effectue un examen, le CRT doit informer les Appels des résultats, car cela pourrait avoir une incidence sur les résultats de l’année précédente.

b. Oppositions pour l’année courante

Il est possible qu’il y ait une opposition en suspens pour une demande de l’année courante. C’est-à-dire qu’une demande pourrait être cotisée, une opposition produite et un redressement demandé par le contribuable pourrait être produit plus tard pour la même année, à l’intérieur du délai de 18 mois suivant la fin de l’exercice. Autrement dit, il y a une opposition et un dossier en suspens pour la même année. Comme pour une opposition d’une année antérieure, la Division des Appels devrait normalement communiquer avec le CRT par l’intermédiaire du DA local et le CRT devra suivre les instructions de l’agent local des Appels. Le demandeur doit être informé que, s’il ne veut pas attendre que l’opposition soit résolue avant que la demande révisée soit traitée, la nouvelle cotisation pour cette année annulerait l’opposition et une nouvelle opposition devra alors être produite. Les points suivants doivent être pris en considération :

5. Participation du CRT aux oppositions actives

Dans certaines circonstances, le CRT pourra être directement impliqué dans des oppositions en suspens.

Les Appels peuvent demander à ce que la demande pour l’année comportant un avis d’opposition soit examinée en même temps que la demande pour l’année courante. Ainsi, le CRT peut participer à l’examen d’un dossier comportant un avis d’opposition en suspens pour une année antérieure. Un tel travail est uniquement effectué à la demande et sous la supervision de la Division des Appels. Normalement, la Division des Appels organise l’examen par l’intermédiaire du DA local. Le CRT doit toujours suivre les instructions de l’agent local des Appels, s’il y a lieu. Cette situation est possible lorsque :

6. Causes juridiques

Si la décision originale du CRT fait l’objet d’un appel à la Cour canadienne de l’impôt et qu’elle n’est pas appuyée par la Cour, les examens subséquents doivent corriger les faiblesses identifiées dans l’examen initial. Le CRT doit donc en discuter avec le GRT. Dans certains cas, le résultat de la décision de la Cour peut établir un précédent et nécessiter un changement aux politiques administratives de l’ARC ou à son interprétation de la législation. Le cas échéant, le CRT recevra des instructions de la gestion et les futurs examens concernant cet enjeu devront être effectués conformément à la nouvelle politique.

6.2 Faillite, fermeture d'entreprise ou vente des installations

Dans des situations telles que les faillites, la fermeture ou la vente d’entreprises, il peut être difficile d’obtenir les renseignements requis. Une installation physique peut ne plus exister et les employés peuvent ne plus être disponibles à fournir des renseignements. Dans le cas d’une faillite, les registres et l’équipement peuvent avoir été saisis ou vendus. Si les registres et l’équipement existent toujours, il peut être possible d’organiser une inspection par l’intermédiaire des syndics ou des nouveaux propriétaires. Dans cette situation, bien que la preuve puisse être limitée, il incombe toujours au demandeur d’appuyer sa position au meilleur de sa capacité. Le CRT doit baser son examen sur la preuve disponible et en arriver à des conclusions appropriées en se servant de son jugement professionnel. Par contre, il arrive parfois, même si l’installation est vendue, que les travaux se poursuivent sous l’égide d’une nouvelle organisation, de telle sorte que la faillite d’une entreprise ne veut pas nécessairement dire que les travaux sur le projet ont cessé. S'ils ont cessé, il s'agit d'un facteur dans l'évaluation des risques.

6.3 Équipement, registres ou personnel à l’étranger

Parfois, le demandeur est une entreprise multinationale et les registres ou le personnel sont à l’extérieur du Canada. Dans d’autres cas, les installations sont vendues et les opérations sont déménagées à l’étranger. L’obligation du demandeur d’appuyer sa demande n’est pas réduite lorsqu’il y a déménagement à l’extérieur du pays, et l’ARC n’est habituellement pas obligée de payer pour un voyage à l’extérieur du pays (même s’il existe quelques exceptions). Dans un tel cas, le demandeur a le choix d’apporter ses livres et registres et les documents justificatifs, et/ou de faire venir son personnel au Canada, ou de payer à l’ARC tout voyage requis pour effectuer l’examen. Un voyage à l’étranger est assujetti à certaines procédures ou exigences d’approbation et, si cette option est envisagée, elle doit faire l’objet d’une discussion avec le GRT et ensuite, avec le DA.

6.4 Aucune installation physique existante

Parfois, les installations physiques n’existent plus ou n’ont jamais existé ou les travaux de RS&DE ont été réalisés dans des installations physiques non contrôlées par le demandeur. Cette situation est possible dans le cas d’une petite exploitation d’une seule personne où la majorité des travaux est donnée en sous-traitance ou constitue de la conception de logiciel. L’examen comprendra seulement l’inspection des registres et des preuves justificatives et une ou plusieurs entrevues avec le demandeur. Il peut ne pas y avoir d’avantages réels à faire une visite du lieu d’affaires. Dans cette situation, il est possible de prendre des arrangements pour que l’examen s’effectue dans un autre lieu, tel que les bureaux de l’ARC.

Dans ce contexte, lorsque des travaux ont été effectués en vertu d’un contrat au nom du demandeur par une autre partie, et que ces travaux ont été demandés comme un contrat de RS&DE, ou comme frais généraux selon la méthode traditionnelle, ou comme un paiement à des tiers, le CRT a le droit, en vertu de la Loi, de parler à l’entrepreneur ou au personnel technique de l’entrepreneur ou à tout organisation qui a réalisé les travaux de RS&DE. Cependant, le fardeau d’obtenir les renseignements nécessaires sur les travaux effectués en son nom repose sur le demandeur.

6.5 Installations du demandeur difficilement accessibles

Dans certaines situations, les installations du demandeur peuvent être d’accès difficile et coûteux ou, pour des raisons de sécurité et/ou de santé, il peut être difficile de les visiter. Dans ces situations, il faut envisager d’autres moyens de régler les enjeux. Par exemple, le demandeur peut apporter ses livres et registres et les documents justificatifs aux bureaux de l’ARC ou dans un autre lieu, ou envoyer des photos ou des vidéos. Il peut aussi être possible d’organiser une vidéoconférence dans une des installations de vidéoconférence ou de téléconférences de l’ARC.

6.6 Séparation du siège social et du site de R&D

Il peut s’agir de la structure organisationnelle de l’entreprise. Dans un tel cas, il pourrait être possible d’examiner les preuves à l’appui et les documents justificatifs et de parler aux personnes nécessaires sans avoir à visiter le site de recherche et développement (R&D).

6.7 Emprunt des livres et registres du demandeur

Il peut parfois être nécessaire d’emprunter les registres d’un demandeur pour effectuer un examen. Consulter le manuel de la vérification de l’ARC (chapitre 10.2.6) pour des détails sur les procédures administratives requises pour emprunter des livres et registres. Dans une telle situation, il importe d’identifier les livres et registres en détail, de remettre au demandeur un reçu décrivant ce qui a été emprunté et de s’assurer que le demandeur signe le reçu lorsque l’ARC retourne les registres. Les précautions de sécurité habituelles pour les renseignements du demandeur s’appliquent pour ces registres, particulièrement parce qu’il s’agit d’originaux. Si le demandeur apporte ses livres et registres aux bureaux de l’ARC, il est possible de les examiner et d’en discuter avec le demandeur et de les retourner immédiatement.

6.8 Documents du demandeur fournis sous forme électronique

Les médias électroniques en provenance de l’extérieur de l’ARC ne peuvent pas être utilisés dans les systèmes de l’ARC sans respecter les procédures de sécurité de l’ARC. Consultez le groupe local de la TI s’il est nécessaire d’accéder à ce type de renseignements.

6.9 Demandes impliquant des renseignements classifiés

Dans certains cas, l’examen d’une demande nécessitera d’accéder à des renseignements qui ont une classification de sécurité nationale. Dans de telles situations, le demandeur n’envoie pas les descriptifs de projet à l’ARC, mais il l’avise de la situation par lettre. Il est recommandé que le CRT réfère ces situations au GRT. Si les descriptifs et les travaux doivent être examinés, c’est un CRT ayant une autorisation de sécurité appropriée qui doit faire l’examen sur les lieux sécurisés du demandeur. Les documents conservés dans les dossiers de l’ARC ne doivent pas contenir de renseignements classifiés.

6.10 Deuxième examen technique par un nouveau CRT

Il arrive parfois qu’un deuxième CRT participe à l’examen, soit parce que le DA a demandé un deuxième examen technique, soit parce que le premier CRT n'a pas été en mesure de terminer son examen. L'examen par le deuxième CRT, en principe, sera fait en suivant les mêmes procédures que celles qui sont décrites dans le MED. Lorsque le deuxième CRT est impliqué dans le cadre d'une procédure administrative de deuxième examen, le point principal à considérer est que le deuxième CRT ne soit pas, dans la mesure du possible, influencé par les travaux du premier CRT. Il devrait autant que possible mener un examen indépendant. Le deuxième CRT sera toutefois informé des travaux antérieurs afin de ne pas demander les mêmes renseignements au demandeur une deuxième fois. Dans d’autres situations, le deuxième CRT peut être en mesure de se fier, dans une certaine mesure, sur le travail fait par le premier CRT. Le CRT devrait aborder ces situations avec le GRT.

6.11 Demandes de sociétés de personnes

S’il s’agit d’une société de personnes, les procédures à suivre pour mener l’examen diffèrent quelque peu. La plupart des procédures supplémentaires relèvent de l’EF et de la fonction de contrôle (FC) et non du CRT. L’annexe 5 du chapitre 7.5 du Manuel d’examen des demandes financier (MEDF) comporte plus de détails. Cette section ne met l’accent que sur les fonctions du CRT.

Les points clés dont il faut se souvenir sont indiqués dans le MEDF, conformément à ce qui suit :

pour le compte de cette dernière, il faut préparer le formulaire T661, Demande pour les dépenses de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) au niveau de la société de personnes, en précisant les dépenses de la RS&DE engagées par la société de personnes. L’examinateur financier (EF) et le conseiller en recherche et technologie (CRT) examinent la demande au niveau de la société de personnes, mais les redressements apportés au revenu et les crédits d’impôt à l’investissement (CII) sont transférés aux associés. Le formulaire T661 doit être joint à la Déclaration de renseignements des sociétés de personnes – T5013 , si une telle déclaration est requise; autrement, il incombe à chaque associé de joindre le formulaire T661 de la société de personnes à leur déclaration de revenus pour l’année. »

En ce qui concerne le CRT, le renvoi de la demande de la société de personnes par la FC constitue le point de départ de l’examen. S’il faut communiquer avec le demandeur, le CRT doit communiquer avec la personne indiquée à la ligne 115 du formulaire T661. Le fondement juridique d’une société de personnes est le contrat de société de personnes, lequel établit les droits et les obligations de chaque associé et leur participation dans la société de personnes. La nature de ce contrat n’est habituellement pas pertinente pour le CRT. Le seul aspect pertinent du contrat concerne la part liée aux travaux de RS&DE visés par la demande, le cas échéant, qui sont exécutés par tous ou certains des associés. Les travaux pourraient également être exécutés par des entrepreneurs ou des tiers. Il n’est pas nécessaire que les travaux exécutés par un associé particulier constituent des travaux de RS&DE en soi; le CRT n’a qu’à déterminer si les travaux de chaque associé (si les associés exécutent les travaux) se rapportent à l’ensemble du projet de RS&DE visé par la demande. La façon dont l’examen est mené, comme les lieux visités, dépendrait des caractéristiques uniques de chaque société de personnes. L’examen même serait mené conformément aux mêmes procédures que tout autre examen.

Les associés particuliers pourraient avoir différents droits et obligations en vertu de leur contrat. De même, le rapport d’examen de RS&DE ne doit être discuté ou communiqué qu’avec la société de personnes et non avec les associés particuliers. À cet égard, en ce qui concerne l’échange de renseignements, les associés particuliers seraient traités de la même façon que des employés d’une société. Il incombe à la société de personnes de distribuer le rapport aux associés.

Le modèle du rapport d’examen de RS&DE est légèrement modifié aux fins des sociétés de personnes (examiné au chapitre 6.9.3). Plus particulièrement, la section 1, la section « Identification », utiliserait des en‑têtes différents et le motif de sélection du cas est toujours 0406. Veuillez noter que le nom des associés particuliers et leur numéro d’entreprise et NAS ne sont pas nécessaires, mais ils peuvent être indiqués à la section 10 du rapport. Le reste du modèle du rapport ne change pas et l’examen est mené par ailleurs de la même façon que les autres examens.

Demandes liées à la société de personnes et le SIGV

Un cas est établi dans le SIGV pour les sociétés de personnes, à l’aide du code de motif de sélection 0406 et son numéro d’entreprise (NE) si elle produit une déclaration T5013 ou de son NE ou le numéro d’assurance sociale (NAS) de l’un de ses associés. Les renseignements de l’écran L pour un cas d’une société de personnes représentent toujours l’ensemble de la demande de la société de personnes. Cela veut dire que les codes pertinents à la partie technique de l’examen, tel qu’ils sont indiqués au chapitre 7.10, « Type d’examen scientifique » et « Code de détermination de l’activité » s’appliquent à l’ensemble de la société de personnes.

Cas où un associé présente également sa propre demande au titre de la RS&DE

Il est possible que l’un des associés présente une demande au titre de la RS&DE distincte en son propre nom. Dans ce cas, le CRT se préoccuperait également si les preuves justificatives du demandeur étaient insuffisantes pour permettre de distinguer entre les travaux, l’équipement et les matériaux de la société de personnes et la demande au titre de la RS&DE distincte. Tous les éléments examinés dans le MED concernant les preuves justificatives manquantes ou insuffisantes, comme ceux au chapitre 5.12, s’appliquent également à cette situation. Par conséquent, la demande visant les travaux d’un associé ou la propre demande au titre de la RS&DE d’un associé peut être considéré comme non corroborée su les preuves justificatives ne suffisent pas pour établir les travaux exécutés et/ou la personne qui les a exécutés.

Annexe A.7 : Points à  considérer lors d’une visite sur place

Après l’entrevue avec le demandeur durant la visite sur place, il est recommandé d’examiner les renseignements obtenus, avant la fin de la visite, en gardant à l’esprit les questions suivantes :

Annexe A.8 : Attentes mutuelles entre le demandeur et le CRT

Travailler avec les demandeurs – Attentes mutuelles entre le demandeur et le conseiller en recherche et technologie lors d’un examen de la RS&DE

L’examen de la RS&DE sera plus efficace et plus efficient lorsque les deux parties sont claires sur ce qu’elles peuvent s’attendre l’une de l’autre. On s’attend à ce que le conseiller en recherche et technologie (CRT) travaille avec les demandeurs, et on s’attend aussi à ce que les demandeurs travaillent avec le CRT. Il est important qu’au début de l’examen, le CRT explique ces attentes mutuelles au demandeur et qu’il en discute avec lui.

Pendant l’examen de la RS&DE, les CRT travailleront avec le demandeur afin :

Pendant l’examen de la RS&DE, on s’attend à ce que les demandeurs et leurs représentants :

Annexe A.9 : Liste des sites Internet

Annexe B

Annexe B.1 : Révisions

1.1 Explication des modifications

Les prochains paragraphes expliquent les modifications apportées au Manuel d’examen pour les Conseillers en recherche et technologie dans la révision du 21 avril 2015 :

Les chapitres 1 et 2 ont été révisés pour clarifier les lignes directrices de l’Agence au sujet des approches pour la conformité, les communications par courriel et l’Accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) en plus de clarifier les définitions de « détermination », « conclusion » et « décision ».

Le chapitre 3 a été révisé pour inclure des renseignements sur les enjeux conjoints techniques-financiers.

Le chapitre 4 a été révisé pour inclure des renseignements sur la gestion du risque et les enjeux de l’examen, en plus de clarifier les procédures relatives aux exigences pour les plans d’examen et leur approbation. La section portant sur les « demandes comportant un grand nombre de projets » a été clarifiée. La section portant sur les « considérations pour les demandes importantes » a été retirée. Des renseignements concernant le service consultatif pour les nouveaux demandeurs (SCAND) ont été ajoutés.  

Le chapitre 5 a été révisé pour clarifier les procédures concernant les demandes de renseignements, les examens avec ou sans visite sur place et la communication des décisions au demandeur pour améliorer la transparence et l’uniformité. De plus, de nouvelles sections se rapportant au SCAND, aux preuves à l’appui des demandeurs et aux renseignements oraux ont été ajoutées.

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