Manuel d’examen des demandes pour les conseillers en recherche et technologie

Programme de la RS&DE

• Table des matières du MED
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Chapitre 1.0 Introduction

Table des matières

• 1.1.0 Liste d'acronymes
• 1.2.0 But et portée du manuel d'examen des demandes (MED)
  • 1.2.1 Cours de formation pour les conseillers en recherche et technologie (CRT)
• 1.3.0 Pouvoir du MED
• 1.4.0 Terminologie sur les exigences
• 1.5.0 Traitement en bonne et due forme / Charte des droits du contribuable
• 1.6.0 Exigences minimales d'examen pour les CRT
• 1.7.0 Référence à la définition de la RS&DE dans la Loi
• 1.8.0 Révision du MED

1.1.0 Liste d'acronymes

1.2.0 But et portée du manuel d'examen des demandes (MED)

Le manuel d'examen des demandes (MED) fournit un ensemble de procédures à l'intention des conseillers en recherche et technologie (CRT) de l'Agence du revenu du Canada (ARC) les aidant à effectuer un examen technique des demandes au titre de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE). Le MED sert de guide complet pour le CRT en vue de la planification, de la coordination (conjointement avec les examinateurs financiers (EF), de l’exécution et de la documentation de l’examen des demandes. Les procédures d’examen pour les EF sont présentées dans le Manuel d’examen des demandes financier (MEDF). Les procédures du MED permettront d’améliorer l’uniformité et la qualité de l’examen des demandes par les CRT à l’échelle nationale. Dans ce contexte, le terme « uniformité » est défini comme suit :

« Dans des circonstances semblables, le CRT suivra les mêmes procédures ou des procédures similaires pour établir les mêmes faits sur lesquels il basera ses décisions. »

De plus, le MED constitue en partie le fondement d'un programme d'assurance de la qualité (AQ) qui permettra l'application appropriée des lois, des politiques et des procédures reliées à la RS&DE, contribuant ainsi au maintien de l'intégrité fiscale du programme de la RS&DE.

En fournissant les outils nécessaires pour assurer un traitement uniforme et équitable des demandes au titre de la RS&DE à l'échelle nationale, le MED aidera à assurer que les demandeurs obtiendront tous les crédits auxquels ils ont droit en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu. Pour améliorer le niveau de service offert aux demandeurs, ces procédures mettent l'accent sur la collaboration, sur l'éducation et l'information de ces derniers à l'égard des nombreux aspects du programme de la RS&DE. Par exemple, chaque chapitre du MED présente des encadrés qui attirent l'attention sur de nombreuses approches de collaboration efficace avec les demandeurs à chaque étape du processus d'examen, ce qui est particulièrement important pour les nouveaux demandeurs. De plus, les procédures visant à répondre aux préoccupations des demandeurs en matière de RS&DE sont intégrées aux endroits appropriés du MED afin d'aider à régler les différends le plus tôt possible dans le processus d'examen et au niveau hiérarchique le moins élevé possible. Toutes ces approches suggérées visant à améliorer l'observation des demandeurs sont fondées sur les pratiques exemplaires employées dans les différents BSFC. En collaborant avec les demandeurs et en examinant leurs demandes de façon objective, l'ARC pourra offrir plus rapidement des encouragements fiscaux au titre de la RS&DE.

Les procédures présentées dans le MED débutent au moment où la demande au titre de la RS&DE est assignée au CRT et se terminent lorsque le dossier TF98 est complété par le CRT. Le MED aborde brièvement la fonction de contrôle (FC) et le codage au système d’information de gestion de la vérification (SIGV) mais ne couvre pas les procédures détaillées reliées à ces sujets. Le MED ne couvre pas les procédures relatives aux examens préliminaires des projets (EPP), aux examens du processus, au service de chargé de compte, au service consultatif aux nouveaux demandeurs (SCAND), au programme d’examen aléatoire (PEA) ou l’examen financier. Les procédures relatives à ces sujets sont présentées dans les publications ou les directives appropriées, disponibles dans l’InfoZone de l’ARC.

Le MED ne fournit pas de renseignements complets sur la politique générale de l'ARC ou sur les dispositions législatives externes à l'ARC, comme celles concernant la sécurité, la confidentialité, la santé et la sûreté. Par souci de commodité, le MED fournit des résumés des politiques importantes et les liens vers celles-ci. Toutefois, il incombe au CRT de connaître et de suivre les politiques et la législation applicables en vigueur et en lien avec ces sujets.

Le MED présente les procédures en lien avec certains enjeux de l’examen mais n’a pas pour objectif d’aborder la definition de la RS&DE ou de donner de la formation sur la détermination de l’admissibilité des travaux. 

La RS&DE est définie dans la Loi et expliquée dans la Politique sur l'admissibilité des travaux aux crédits d'impôt à l'investissement en RS&DE  (politique sur l’admissibilité). Deux autres publications traitent de l’admissibilité des travaux: la Politique sur la RS&DE pendant le développement d’un bien (politique sur les biens) et la Politique sur la RS&DE au cours de cycles de production (politique sur les cycles de production).

Un guide de référence général pour les employés de la RS&DE est disponible au Guide de référence de la RS&DE. Il contient de l’information additionnelle utile pour les employés de la RS&DE, et pas uniquement au sujet du programme de la RS&DE.

1.2.1 Cours de formation pour les conseillers en recherche et technologie (CRT)

Un nombre de cours, traitant de sujets non couverts dans le MED, sont actuellement disponibles pour les CRT.

Le cours TD 1170-000 est un cours de base pour les CRT.

Le cours HQ1188-000 « Admissibilité des travaux pour la RS&DE », d’une durée de trois jours, couvre la politique sur l’admissibilité avec des études de cas sur ce sujet.

Les cours suivants, d’une durée d’un jour chacun, traitent d’aspects spécifiques au processus d’examen :

• AC1180-000 - Rédaction du rapport d'examen de la RS&DE
• AC1181-000 - Documentation et preuves justificatives
• AC1182-000 - Processus d'examen axé sur le risque
• AC1183-000 - Contexte commercial (CC) dans le processus d’examen

Le gestionnaire du CRT déterminera le moment le plus approprié pour suivre ces cours. Pour plus d’information sur ces cours, veuillez contacter votre gestionnaire ou visiter Produits d'apprentissage pour la recherche scientifique et développement expérimental.

1.3.0 Pouvoir du MED

Le MED présente les procédures que suivent les CRT au moment d'examiner des demandes au titre de la RS&DE. Le chapitre 1.6.0 décrit les exigences minimales (de haut niveau) que tous les examens doivent rencontrer. Les autres chapitres décrivent de quelle façon ces exigences minimales s'appliquent généralement aux procédures décrites dans chaque chapitre. Le CRT est responsable de décider quelles procédures s'appliquent ou la façon de les appliquer dans une situation particulière, afin de satisfaire à ces exigences minimales.

1.4.0 Terminologie sur les exigences

Bien que le MED ne désigne pas une procédure particulière comme étant nécessaire pour satisfaire à l'une des exigences minimales de l'examen, certains termes et expressions peuvent être utilisés pour orienter le CRT. Le MED utilise certains termes pour décrire trois niveaux de latitude ou de discrétion :

1.5.0 Traitement en bonne et due forme / Charte des droits du contribuable

Le traitement en bonne et due forme est une exigence fondamentale de l’examen des demandes et signifie que l’examen est juste et impartial. Bien qu’il ne soit pas spécifiquement mentionné, les caractéristiques du traitement en bonne et due forme découlent de la Charte des droits du contribuable de l’ARC. Ce sujet est mentionné à de nombreux autres endroits du MED. Les exigences décrites dans ce chapitre s’appliquent généralement à tous les aspects de l'examen, particulièrement durant le « processus d’examen » décrit au chapitre 5. Si le CRT ne donne pas au demandeur un traitement en bonne et due forme, le processus d’examen pourrait ne pas être supportable et, par conséquent, le demandeur pourrait contester avec succès les décisions de l’ARC à l’étape de l’avis d’opposition (présenté au chapitre 2.6.0). Cliquer sur le lien suivant pour de plus amples renseignements sur la Charte des droits du contribuable.

Un demandeur peut recevoir un traitement en bonne et due forme même si certaines étapes ou procédures du MED n'ont pas été suivies ou sont suivies dans un ordre différent que celui dans lequel elles sont présentées. Par exemple, si le CRT n'a pas examiné certains documents pendant la visite sur place, il pourrait les examiner à l'étape de la proposition pour remédier à cette situation. Par conséquent, c'est l'ensemble du traitement donné du demandeur, durant tout le processus d'examen, qui détermine si un traitement en bonne et due forme a été donné. Un traitement en bonne et due forme signifie surtout qu'on traite le demandeur avec courtoisie, respect et équité, tout en appliquant la législation et les politiques de l'ARC correctement. La réalisation de toutes les activités mentionnées dans ce chapitre par le CRT permettra d’assurer l’application d’un traitement en bonne et due forme.

Voici huit caratéristiques d’un traitement en bonne et due forme ainsi que les droits particuliers du contribuable dont ils découlent :

1. fournir un service dans la langue officielle choisie; (Droit du contribuable n^o 2).
2. expliquer au demandeur le processus d'examen, les enjeux et l'approche prévue pour les résoudre; (Droits du contribuable n^os 5, 6 et 10).
3. communiquer les options offertes au demandeur s'il n'est pas d'accord avec les conclusions de l'ARC; (Droits du contribuable n^os 4 et 9).
4. donner au demandeur des renseignements sur les exigences de l'ARC et lui expliquer les renseignements dont a besoin l'ARC pour y satisfaire; (Droit du contribuable n^o 6).
5. donner au demandeur l'occasion de présenter son point de vue, de poser des questions, d'exprimer ses préoccupations et de fournir d'autres renseignements pour appuyer sa demande; (Droits du contribuable n^os 1, 5 et 15).
6. considérer les renseignements supplémentaires fournis pour appuyer le point de vue du demandeur avant d'en venir à une décision; (Droits du contribuable n^os 1, 5 et 15).
7. expliquer au demandeur les décisions rendues et leur justification; (Droits du contribuable n^os 5, 6, 9 et 11).
8. prendre des décisions qui sont équitables et impartiales et qui reflètent la législation et les politiques actuelles. (Droits du contribuable n^os 1 et 8).

Les détails des étapes mentionnées ci-dessus sont discutés aux endroits appropriés du MED. Comme vous pourrez le constater, les détails précis de ce qui doit être fait dépendent des faits particuliers de chaque cas et de la connaissance qu'a le demandeur du programme de la RS&DE.

1.6.0 Exigences minimales d'examen pour les CRT

Le présent chapitre décrit les exigences minimales de tout examen d'une demande au titre de la RS&DE. Ces titres ne correspondent pas à des chapitres individuels du MED. Bon nombre de ces exigences s'appliquent en général ou à plus d'un aspect de l'examen. Les exigences, comme elles s'appliquent à chaque partie de l'examen, seront décrites plus en détail dans chaque chapitre du MED.

Liste des exigences

1. Exigences générales

Suivre toutes les procédures approuvées par l'ARC concernant :

• la communication de renseignements au demandeur ou à son représentant autorisé;
• les questions de sûreté et sécurité;
• la sécurité de l'information,
• le service dans les langues officielles,
• les sujets non traités dans le MED.

2. Exigences de documentation

• documenter tout le travail d'examen pertinent (documents de travail), et conserver tout autre document à l'appui pertinent lié aux travaux demandé;
• ne pas documenter d'opinions personnelles non pertinentes ni de renseignements non pertinents au sujet d'autres demandeurs;
• rédiger un rapport d'examen de la RS&DE selon le format décrit, ou d'autres documents de travail qui expliquent les décisions rendues et leur justification;
• conserver et organiser les documents de travail et les documents justificatifs dans le dossier TF98.

3. Exigences de consultation du GRT

• s'il y a des situations conflictuelles ou problématiques;
• s'il y a des questions sur l'application des politiques;
• si des renvois ou des consultations externes sont nécessaires;
• pour approbation du plan d'examen;
• pour approbation de modifications importantes au plan d'examen;
• s'il est recommandé de refuser une demande pour manque d'information;
• si des décisions défavorables seront prises sans une visite sur place;
• si des pénalités pourraient s'appliquer;
• si de la fraude est soupçonnée;
• si des lettres officielles visant l'amélioration de la tenue livres et registres sont nécessaires;
• pour l'approbation du rapport d'examen, et
• si des renonciations doivent être utilisées.

4. Exigences pour la coordination de l'examen

• Coordonner l'examen technique avec l'EF auquel la demande a été assignée.

5. Exigences pour la planification de l'examen

Rédiger un plan d'examen écrit comprenant les éléments suivants :

• l'étendue de l'examen;
• les préoccupations et enjeux importants; et
• la méthodologie ou les renseignements nécessaires pour résoudre les enjeux ou les préoccupations.

6. Exigences pour la conduite de l'examen

• Expliquer au demandeur le processus d'examen, les enjeux et l'approche prévue pour les résoudre;
• Communiquer les options offertes au demandeur pour résoudre tout enjeu;
• Donner au demandeur des renseignements sur les exigences de l'ARC, y compris les exigences en matière de documentation, et lui expliquer les renseignements dont a besoin l'ARC pour y satisfaire;
• Donner au demandeur l'occasion de présenter son point de vue, de poser des questions, d'exprimer ses préoccupations et de fournir d'autres renseignements pour appuyer son point de vue;
• Considérer les renseignements supplémentaires fournis pour appuyer le point de vue du demandeur avant d'en venir à une décision;
• Prendre des décisions qui sont équitables et impartiales et qui reflètent la législation et les politiques actuelles;
• Pour les demandes qui ont été précédées par un Service consultatif aux nouveaux demandeurs (SCAND), déterminer si les recommandations du rapport de SCAND ont été suivies;
• Documenter les actions et les observations significatives concernant la demande, les renseignements à l'appui de celle-ci ainsi que les enjeux identifiés;
• Documenter les communications et les rencontres avec le demandeur, des gestionnaires, des collègues et autres qui sont pertinentes à la détermination de l'admissibilité et aux autres décisions;
• Obtenir auprès du demandeur tout document nécessaire pour appuyer la détermination de l'admissibilité et les autres décisions;
• Éviter de négocier l’admissibilité ou les dépenses;

7. Exigences pour terminer l'examen

• Aider l'EF dans la préparation du contenu de la lettre de proposition en fournissant toute explication nécessaire des changements proposés à l'égard de l'admissibilité et de tout autre enjeu technique;
• Expliquer au demandeur les décisions proposées relativement à l'admissibilité et aux autres enjeux techniques; et
• Répondre aux préoccupations du demandeur ainsi qu'aux représentations et aux renseignements supplémentaires reçus de ce dernier qui se rapportent aux décisions prises par le CRT qui figurent dans la proposition globale.

1.7.0 Référence à la définition de la RS&DE dans la Loi

Pour le MED, et lorsque le contexte est clair, les références faites au paragraphe 248(1) ou à des alinéas du paragraphe 248(1) de la Loi, sans autre qualificatif, signifient une référence à la définition d'activités de RS&DE donnée au paragraphe 248(1) de la Loi, ou aux alinéas de cette définition.

1.8.0 Révision du MED

Le MED sera mis à jour et révisé afin de s'assurer qu'il demeure d'actualité. Les commentaires et suggestions des CRT visant à améliorer le contenu du manuel sont donc encouragés. Les commentaires peuvent être envoyés à MED de la RS&DE .

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