Chapitre 2 : Directives sur la façon de remplir le relevé d'emploi case par case

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Dans ce chapitre, vous trouverez des directives détaillées sur la façon de remplir le RE. Si vous avez des questions, appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS : 1-855-881-9874).

Voir Annexe 3 pour un exemple d'un relevé d'emploi papier déjà rempli.

Dans quel ordre dois-je remplir les cases du relevé d'emploi?

Vous pouvez remplir les cases 1 à 9, 13 et 14 dans l'ordre qui vous plaît, puisqu'il s'agit de renseignements de nature administrative. Toutefois, il est souvent plus facile de remplir les autres cases dans l'ordre suivant :

Étape 1 : Inscrivez l'information sur la période d'emploi aux cases 10, 11 et 12. Vous saurez ainsi pour quelle période vous devez indiquer les heures et la rémunération assurables de l'employé.

Étape 2 : Inscrivez aux cases 17A, 17B et 17C tout paiement que l'employeur a versé ou doit verser à l'employé à la cessation d'emploi (pour en savoir plus, consultez la section sur la case 17).

Étape 3 : Calculez les heures assurables à inscrire à la case 15A.

Étape 4 : Si vous devez remplir la case 15C (voir la première remarque à la page 12), faites-le maintenant. Inscrivez ensuite la rémunération assurable totale à la case 15B. N'oubliez pas d'ajouter tout paiement assurable versé à la cessation d'emploi, qui est indiqué à la case 17, au montant total correspondant à la dernière période de paie (champ P.P. 1 de la case 15C) et à la rémunération assurable totale (case 15B).

Remarques

  • Dans le cas des RE papier, vous devez remplir la case 15C uniquement si l'employé n'a reçu aucune rémunération assurable au cours d'une ou de plusieurs périodes de paie ou si vous choisissez de le faire afin de nous fournir les renseignements nécessaires pour le calcul des meilleures semaines variables (pour plus de renseignements, voir la case 15C – Rémunération assurable détaillée par période de paie).
  • Dans le cas des RE électroniques, vous devez toujours remplir la case 15C.

Case 1 – Numéro de série

Chaque RE papier comporte un numéro de série préimprimé, qui figure déjà à la case 1. Il est important de tenir un registre des numéros de série de tous les RE que vous avez remplis ou détruits et de le conserver pendant six ans.

Dans le cas du RE électronique, un numéro de série y est automatiquement attribué aussitôt qu'il est transmis à Service Canada. Il n'est pas nécessaire de tenir un registre de ces numéros de série, mais cela pourrait vous être utile si vous devez apporter des modifications à un RE électronique.

Case 2 – Numéro de série du RE modifié ou remplacé

Vous devez remplir cette case si vous produisez un deuxième RE pour modifier ou corriger des renseignements fournis sur un RE déjà rempli. Inscrivez-y le numéro de série du RE initial.

Remarque

Lorsque vous produisez un RE modifié, assurez-vous de remplir toutes les cases et d'inscrire de nouveau tous les renseignements corrects qui figuraient sur le RE initial, et non pas uniquement les renseignements modifiés.

Case 3 – Numéro de référence du registre de paie de l'employeur (optionnel)

À cette case, inscrivez le numéro de référence que vous utilisez pour identifier l'employé dans votre registre de paie.

Case 4 – Nom et adresse de l'employeur

À cette case, inscrivez le nom et l'adresse de l'employeur. Utilisez ceux figurant sur la formule de versement de l'Agence du revenu du Canada, qui est utilisée pour déclarer les retenues à la source. (Remarque : Vous devez inscrire le code postal de l'employeur à la case 7.)

Case 5 – Numéro d'entreprise de l'ARC (numéro de compte de retenues sur la paie)

Inscrivez le numéro de compte de retenues sur la paie de l'Agence du revenu du Canada (anciennement appelé « numéro d'entreprise »), qui est utilisé pour déclarer les retenues sur la paie de l'employé à l'ARC. Le numéro de compte de retenues sur la paie comporte neuf chiffres, suivis de deux lettres et de quatre autres chiffres. Vous devez indiquer les 15 caractères.

Remarques

  • S'il y a plusieurs numéros de compte de retenues sur la paie, inscrivez celui qui est utilisé pour déclarer les retenues sur la paie de l'employé visé par le RE.
  • Si l'employé occupe plus d'un poste dans l'entreprise, il se peut que le numéro de compte de retenues sur la paie soit différent pour chaque poste. Si c'est le cas et qu'il y a arrêt de rémunération, vous pouvez produire un RE en combinant tous les renseignements liés aux registres de paie. Si vous ne pouvez pas combiner tous les renseignements, vous pouvez produire un RE distinct pour chaque numéro de compte de retenues sur la paie.

Case 6 – Genre de période de paie

À cette case, indiquez le genre de périodes de paie utilisé. Les cinq genres de période de paie les plus courants sont les suivants : hebdomadaire, quinzaine, bimensuel, mensuel ou 13 périodes de paie par année.

Si les périodes de paie de genre « bimensuel » ou « mensuel » ne sont pas conventionnelles (c'est-à-dire qu'elles ne se terminent pas le quinzième jour ou le dernier jour du mois), inscrivez « bimensuel non conventionnel » ou « mensuel non conventionnel » à cette case.

Situations particulières

Pour les employés qui sont payés uniquement à commission ou qui reçoivent un salaire et des commissions versées à intervalles irréguliers : Inscrivez « hebdomadaire » comme genre de période de paie et calculez la moyenne de la rémunération reçue durant la période d'emploi visée par le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « Formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne ».

Pour les employés à contrat qui sont payés de façon irrégulière : Inscrivez « hebdomadaire » comme genre de période de paie et calculez la moyenne de la rémunération reçue durant la période d'emploi visée par le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « Formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne ».

Pour les employés dont les périodes de paie sont irrégulières : Inscrivez « hebdomadaire » comme genre de période de paie, par exemple si la longueur de vos cycles de paie varie (une période peut couvrir 29 jours, tandis que la suivante peut couvrir 32 jours). Calculez la moyenne de la rémunération reçue durant la période d'emploi visée par le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « Formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne ».

Remarque

Un RE ne peut correspondre qu'à un seul genre de période de paie. Si le genre de période de paie change durant la période d'emploi de l'employé, vous devez produire un RE pour la période se terminant à la date à laquelle le changement est effectué. Si l'employé subit par la suite un arrêt de rémunération, vous devez produire un deuxième RE pour le reste de sa période d'emploi, jusqu'à l'arrêt de rémunération. À la case 10 du deuxième RE, inscrivez la date du premier jour payé après le changement de genre de période de paie, et à la case 11, inscrivez le dernier jour payé.

Case 7 – Code postal de l'employeur

À cette case, inscrivez le code postal de l'employeur.

Case 8 – Numéro d'assurance sociale de l'employé

À cette case, inscrivez le numéro d'assurance sociale à neuf chiffres de l'employé. Il est très important d'inscrire le bon numéro d'assurance sociale sur le RE, car nous ne pouvons pas traiter une demande de prestations d'assurance-emploi sans ce numéro.

Remarque

Les numéros d'assurance sociale qui commencent par un 9 sont des numéros temporaires. Vérifiez auprès de votre employé pour savoir s'il a reçu son numéro permanent. Dans l'affirmative, inscrivez ici le numéro permanent.

Case 9 – Nom et adresse de l'employé

À cette case, inscrivez le nom de l'employé (prénom et initiales, suivis du nom de famille) et son adresse, incluant le code postal.

Case 10 – Premier jour de travail

À cette case, vous devez habituellement indiquer le premier jour où l'employé a travaillé et reçu une rémunération assurable. Toutefois, si vous avez déjà produit un RE pour cet employé, la date que vous inscrirez à cette case doit correspondre au premier jour du retour au travail de l'employé après son dernier arrêt de rémunération (c'est-à-dire depuis la production du RE précédent).

Remarques

  • La date que vous devez inscrire à la case 10 ne correspond pas nécessairement au jour où l'employé a été embauché, sauf si l'employé a travaillé au cours de cette journée. Le premier jour de travail doit être une journée où l'employé a travaillé et reçu une rémunération assurable.
  • Si vous prévoyez payer votre employé pour un jour férié antérieur à son premier jour de travail, appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS : 1-855-881-9874) pour avoir plus de renseignements sur la manière de le déclarer.

Case 11 – Dernier jour payé

À cette case, vous devez habituellement inscrire le dernier jour où l'employé a reçu une rémunération assurable. Cette date coïncide généralement avec le dernier jour de travail. Toutefois, dans certains cas, l'employé peut effectuer son dernier jour de travail, puis continuer de recevoir une rémunération assurable. Il peut s'agir de congés payés (des vacances ou des congés de maladie, par exemple), de congés accumulés ou de continuation du salaire (voir la section « Continuation du salaire » ci-dessous). Dans ce cas, indiquez la date du dernier jour payé à la case 11, et assurez-vous que cette date n'est pas un jour férié (pour en savoir plus sur la façon de consigner les données relatives aux jours fériés, consultez la section « Case 17B – Jour(s) férié(s) ».

Remarque

Lorsqu'une partie du salaire de l'employé (excluant les sommes liées à des heures supplémentaires ou les indemnités de départ) demeure impayée à la cessation d'emploi parce que l'employeur a fait faillite, est mis sous séquestre ou fera l'objet d'une mise sous séquestre, vous devez inscrire le dernier jour pour lequel ce salaire est dû.

Continuation du salaire

L'employé peut bénéficier d'une continuation du salaire au lieu de recevoir un paiement forfaitaire à la cessation d'emploi. Cela signifie qu'il continue à recevoir régulièrement un chèque de paie et demeure admissible à tous les avantages sociaux d'un employé régulier pendant une certaine période. Il n'y a pas d'arrêt de rémunération entre le dernier jour de travail et le début de la période de continuation du salaire. En fait, il n'y a aucun arrêt de rémunération tant que la période de continuation du salaire ne prend pas fin. Pour cette raison, vous ne devez pas produire de RE avant la fin de la période de continuation du salaire. À la case 11, indiquez le dernier jour de cette période, et non le dernier jour travaillé.

Remarque

Pour savoir ce qu'est une continuation du salaire, communiquez avec l'Agence du revenu du Canada.

Case 12 – Date de fin de la dernière période de paie

À cette case, vous devez inscrire la date de fin de la dernière période de paie, qui comprend la date que vous avez inscrite à la case 11. En général, les dates inscrites aux cases 11 et 12 seront différentes, sauf lorsque le dernier jour payé à l'employé tombe le même jour que le dernier jour de la période de paie. Notez que la date figurant à la case 12 ne peut jamais être antérieure à celle qui figure à la case 11.

Remarque

Lorsque vous utilisez la formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne, inscrivez à la case 12 la date qui correspond au samedi de la semaine dans laquelle tombe le dernier jour payé.

Case 13 – Profession (optionnel)

À cette case, donnez une description précise de la profession principale de l'employé. Par exemple :

Case 14 – Date prévue de rappel (optionnel)

À cette case, indiquez la date à laquelle l'employé reprendra le travail, si vous la connaissez. Sinon, cochez la case « Date non connue ». Si l'employé ne reprendra pas le travail, cochez la case « Retour non prévu ».

Important : N'utilisez pas de virgules dans les nombres dans RE Web

Veuillez noter qu'il n'est pas possible, dans la version française de RE Web, d'utiliser les virgules comme ponctuation décimale dans les nombres. Vous devez donc utiliser le point, comme en anglais. Ainsi, vous devez inscrire « 345.75 », et non « 345,75 ». Si vous tentez d'inclure une virgule, elle disparaîtra automatiquement. Cependant, elles réapparaîtront dans la version PDF.

Case 15A – Heures assurables totales

Pour déterminer si les heures sont assurables, consultez l'annexe 1 sur les Types de rémunération et heures assurables.

Pour savoir comment déterminer les heures assurables totales pour les employés qui ont cessé de travailler pour des raisons liées à la pandémie de COVID-19, visitez Relevés d'emploi pendant la pandémie de COVID-19.

Le calcul du nombre d'heures à indiquer à la case 15A se fait en 3 étapes. Vous devez :

  1. déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser;
  2. déterminer les heures assurables; et
  3. calculer les heures assurables totales.

Étape 1 – Déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser

À la case 6, vous avez indiqué le genre de période de paie. Vous devez maintenant déterminer le nombre de périodes de paie consécutives pendant la période d'emploi, c'est-à-dire l'intervalle entre la date indiquée à la case 10 et celle inscrite à la case 11. Plus précisément, en commençant par la période de paie la plus récente, vous devez calculer le nombre de périodes de paie complètes, partielles et nulles (c'est-à-dire celles au cours desquelles aucune rémunération assurable n'a été versée) pendant la période d'emploi, jusqu'à un maximum prédéterminé (consultez le tableau ci-dessous).

Calcul des heures assurables totales – Nombre maximal de périodes de paie

Genre de période de paie Nombre maximal* de périodes de paie consécutives (à partir de la plus récente) servant à calculer les heures assurables totales de l'employé
* Le nombre de périodes de paie servant à calculer le nombre d'heures à inscrire à la case 15A n'est pas le même qu'à la case 15B.
Hebdomadaire 53
Quinzaine 27
Bimensuel (incluant bimensuel non conventionnel) 25
Mensuel (incluant mensuel non conventionnel) 13
13 périodes de paie par année 14

Étape 2 – Déterminer les heures assurables

Toutes les heures pour lesquelles l'employé a reçu une rémunération assurable au cours d'une semaine sont considérées comme des heures assurables. Les différents types de rémunération assurable (paie de vacances, heures supplémentaires payées et jours fériés payés, par exemple) sont indiqués à l'annexe 1.

Si l'employé a été payé pour un jour férié, vous devez inclure les heures correspondant à ce jour férié dans le total des heures assurables, à moins que le jour férié n'ait lieu après la date indiquée à la case 11 (pour en savoir plus, consultez la section « Case 17B – Jour(s) férié(s) »). Si c'est le cas, vous devez les inclure ou non dans le total des heures assurables, selon que le départ de l'employé est définitif ou provisoire.

Départ définitif

Un départ est considéré comme définitif lorsque la relation employeur-employé est censée être rompue pour de bon. Par exemple, un départ est définitif lorsqu'un employé est congédié, qu'il démissionne, qu'il perd son emploi parce qu'un poste est supprimé à la suite d'une restructuration ou que l'entreprise ferme ses portes. Dans ce cas, n'incluez pas d'heures pour les jours fériés payés qui tombent après la date indiquée à la case 11 dans les heures assurables totales de l'employé (case 15A).

Départ provisoire

Un départ est considéré comme provisoire lorsque la relation employeur-employé est censée se poursuivre à une date ultérieure. Par exemple, si l'employé doit reprendre le travail après une période de congé, ou si vous avez l'intention de le réembaucher après une mise à pied temporaire (même si vous ne savez pas quand), son départ est considéré comme provisoire.

Si vous payez un jour férié lors d'un départ provisoire, les heures correspondantes sont assurables; vous devez donc les inclure dans le calcul des heures assurables totales à la case 15A.

Étape 3 – Calculer le nombre total d'heures assurables de l'employé

Lorsque vous avez déterminé le nombre d'heures assurables que l'employé a travaillées pour chaque période de paie (y compris les heures correspondant aux jours fériés), additionnez toutes les heures assurables. Vous obtiendrez ainsi le nombre total d'heures assurables de l'employé. Inscrivez le résultat à la case 15A.

Case 15B – Rémunération assurable totale

Conseils utiles pour remplir la case 15B

Avant de remplir la case 15B, il peut être utile de remplir la case 15C (le cas échéant), de même que la case 17.

De cette façon, il pourrait être plus facile pour vous de calculer le montant à inscrire à la case 15B. En outre, vous recevrez peut-être moins d'appels d'agents de Service Canada qui souhaitent obtenir plus d'information. Consultez la section sur la façon de remplir la case 15C.

Le calcul de la rémunération assurable totale à indiquer à la case 15B se fait en 3 étapes. Vous devez :

  1. déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser;
  2. déterminer la rémunération assurable; et
  3. calculer la rémunération assurable totale de l'employé.

Remarques

  • Lorsque l'employé est payé en devises étrangères, l'employeur doit convertir les devises étrangères en dollars canadiens avant de remplir le RE.
  • Si la rémunération de l'employé est composée uniquement de commissions ou d'un salaire et de commissions versées à intervalles irréguliers (c'est le cas par exemple des agents immobiliers et des vendeurs à commission), ou si les périodes de paie sont irrégulières (c'est le cas par exemple de certains employés contractuels), vous devez calculer la rémunération hebdomadaire moyenne pour la période d'emploi indiquée sur le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne ».
  • Lorsqu'une partie du salaire de l'employé (excluant les sommes liées à des heures supplémentaires ou les indemnités de départ) demeure impayée à la cessation d'emploi parce que l'employeur a fait faillite, est mis sous séquestre ou fera l'objet d'une mise sous séquestre, vous devez tout de même inclure les heures et la rémunération sur le RE.
  • Les montants que vous indiquez aux cases 15B et 15C doivent correspondre aux montants réellement gagnés par l'employé. Si vous lui avez versé des montants par erreur, ne les indiquez pas dans le RE. Si vous déterminez plus tard que vous ne serez pas en mesure de récupérer ces sommes, celles-ci deviendront un avantage imposable. Vous devrez donc alors les indiquer dans le RE, dans la période de paie durant laquelle vous avez déterminé que vous ne serez pas en mesure de les récupérer.

Étape 1 – Déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser

À la case 6, vous avez indiqué le genre de période de paie. Vous devez maintenant déterminer le nombre de périodes de paie consécutives pendant la période d'emploi, c'est-à-dire l'intervalle entre la date indiquée à la case 10 et celle inscrite à la case 11.

Plus particulièrement, à partir de la période de paie la plus récente, vous devez calculer le nombre de périodes de paie complètes, partielles et nulles (c'est-à-dire celles au cours desquelles aucune rémunération n'a été versée) pendant la période d'emploi, jusqu'à un maximum prédéterminé. Consultez le tableau ci-dessous.

Calcul de la rémunération assurable totale – Nombre maximal de périodes de paie

Genre de période de paie Nombre maximal* de périodes de paie consécutives (à partir de la plus récente) servant à calculer la rémunération assurable totale de l'employé
* Le nombre de périodes de paie servant à calculer le montant à inscrire à la case 15B n'est pas le même qu'à la case 15A.
Hebdomadaire 27
Quinzaine 14
Bimensuel (incluant bimensuel non conventionnel) 13
Mensuel (incluant mensuel non conventionnel) 7
13 périodes de paie par année 7

Étape 2 – Déterminer la rémunération assurable

Une fois que vous avez déterminé le nombre de périodes de paie que vous devez utiliser, vous devez déterminer la rémunération assurable pour chaque période de paie, incluant la rémunération des jours fériés. Pour savoir si la rémunération est assurable, consultez l'annexe 1 - Types de rémunération, rémunération et heures assurables et non assurables. Dans tous les cas, la rémunération des jours fériés est incluse dans la rémunération assurable. Il vous suffit de déterminer à quelle période de paie elle doit être attribuée.

Si le jour férié a lieu pendant la période d'emploi, c'est-à-dire avant la date inscrite à la case 11, vous devez inclure la rémunération versée pour le jour férié dans la période de paie au cours de laquelle il a lieu.

Si le jour férié a lieu après la période d'emploi, c'est-à-dire après la date inscrite à la case 11, vous devez inclure la rémunération versée pour le jour férié dans la dernière période de paie.

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