Guide d’utilisation du Portail des employeurs

Introduction

Si votre entreprise ou organisation souhaite qu’un étranger vienne travailler au Canada à un poste qui n’exige pas d’étude d’impact sur le marché du travail (EIMT), vous devez nous fournir des renseignements sur l’emploi et payer les frais relatifs à la conformité de l’employeur (au besoin) avant que nous approuvions le permis de travail.

Le Portail des employeurs permet aux entreprises et organisations de présenter une offre d’emploi et de payer leurs frais. Ce guide contient des instructions sur la façon de :

  • créer et soumettre des offres d’emploi;
  • payer les frais relatifs à la conformité de l’employeur;
  • créer des comptes d’utilisateur secondaire et de succursale.

Si vous ne payez pas les frais ou ne soumettez pas une offre d’emploi avant que le travailleur présente sa demande, nous refuserons le permis de travail.

Si un étranger demande un permis de travail ouvert, vous n’avez pas besoin de présenter une offre d’emploi. Le permis de travail ouvert permet aux étrangers de travailler pour n’importe quel employeur.

Types d’utilisateurs

On entend par employeur toute organisation qui soumet une offre d’emploi, comme l’exige le Programme de mobilité internationale (PMI). Le premier employé de toute entreprise à s’inscrire au Portail des employeurs sera l’utilisateur principal du compte de cette entreprise.

Soumettre une « offre d’emploi » nous aide à évaluer la demande de permis de travail et non à faire en sorte que le travailleur devienne votre employé.

On entend par succursale toute filiale d’une organisation appartenant à un employeur et exploitée par ce dernier. Chaque succursale doit utiliser le même numéro d’entreprise à neuf chiffres de l’Agence du revenu du Canada. Chaque succursale recevra un numéro d’identification personnel (NIP) de l’utilisateur principal de l’employeur, ce qui lui permettra de se créer un compte dans le Portail des employeurs. La première personne à inscrire la succursale au Portail deviendra l’utilisateur principal de la succursale. L’utilisateur principal de la succursale peut désigner des utilisateurs secondaires, mais pour sa succursale seulement.

On entend par utilisateur principal la première personne à inscrire l’employeur ou la succursale au Portail. L’utilisateur principal de l’employeur est le seul à posséder un accès complet au Portail. Il est responsable de l’attribution des NIP aux succursales et aux utilisateurs secondaires.

On entend par utilisateur secondaire un utilisateur qui reçoit un NIP de l’employeur ou de l’utilisateur principal de la succursale. Les utilisateurs secondaires peuvent remplir une offre d’emploi pour le compte d’un employeur ou d’une succursale, mais ne peuvent pas accorder l’accès à d’autres utilisateurs.

S’inscrire au Portail des employeurs

Vous avez besoin d’un compte dans le Portail des employeurs pour transmettre des offres d’emploi. Si vous n’avez pas encore créé de compte, lisez le Guide d’inscription au Portail des employeurs.

Ouvrir une session dans le Portail des employeurs

Pour ouvrir une session dans le Portail des employeurs :

  1. Allez à la page d’ouverture de session dans le Portail des employeurs
  2. Choisissez le justificatif d’identité sécurisé que vous avez utilisé pour créer votre compte dans le Portail (Partenaire de connexion ou CléGC);
  3. Ouvrez une session à l’aide de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe.

Si vous recevez un message d’erreur indiquant « Votre compte n’est pas autorisé à accéder à ce portail IRCC. Assurez-vous d’avoir sélectionné le lien approprié pour ouvrir une session » :

Lorsque vous ouvrez une session, la page d’accueil du Portail des employeurs apparaît.

Important : N’utilisez pas les touches de navigation de votre navigateur (touches Précédent et Suivant) lorsque vous êtes dans le Portail. Vous devez plutôt utiliser les touches de navigation du Portail (Précédent, Suivant, Quitter, etc.) pour vous déplacer d’une section à l’autre.

Revoir ou mettre à jour les détails sur l’entreprise ou les coordonnées principales de l’entreprise

Lorsque vous ouvrez une session, vous voyez les renseignements liés à votre entreprise dans les champs « Détails sur l’entreprise » et « Coordonnées principales de l’entreprise ». Il s’agit des renseignements fournis par l’utilisateur principal lorsqu’il a inscrit votre entreprise au Portail. Le champ « Numéro IRCC de l’entreprise »et tous les champs sous « Voir mon adresse » resteront vides jusqu’à ce que vous soumettiez votre première offre d’emploi.

Après avoir soumis votre première offre d’emploi, tous les autres détails sur l’entreprise apparaîtront. Vous pourrez alors mettre à jour :

  • l’adresse de l’entreprise;
  • l’adresse postale;
  • le numéro de téléphone;
  • l’adresse courriel.

Pour modifier ces renseignements, cliquez sur « Afficher et mettre à jour vos coordonnées ».

Vous serez dirigé vers la page « Détails sur l’entreprise ». Cliquez sur le bouton « Mettre à jour » à côté de chaque champ pour modifier les renseignements sur votre entreprise.

Créer une offre d’emploi

L’utilisateur principal doit soumettre la première offre d’emploi du compte. Les utilisateurs secondaires ou les utilisateurs de comptes de succursale créés au titre du compte de l’employeur principal ne pourront pas soumettre d’offre avant cela.

Cliquez sur « Soumettre une offre d’emploi » dans la section « Que voulez-vous faire aujourd’hui? ». Vous verrez quatre formulaires que vous devrez remplir :

Les renseignements à indiquer sur ces formulaires doivent être inscrits de manière complète et exacte. Vous ne pourrez pas copier-coller les renseignements dans les champs.

Joindre les bons documents

Le seul document que vous pouvez joindre à votre offre est une preuve de dispense des frais. Vous ne pourrez joindre rien d’autre, ni même une lettre d’emploi ou un contrat d’emploi. Ne tenez pas compte des renvois aux « documents joints » lorsque vous établissez votre offre.

Si votre offre n’est pas complète, nous pouvons vous demander de la présenter de nouveau avant de délivrer le permis de travail. Sinon, il se peut que la demande de permis de travail soit refusée.

Assurez-vous que les renseignements que vous indiquez sur ces formulaires sont exacts

Une fois que vous aurez soumis l’offre, vous ne pourrez plus la modifier. Si vous faites une erreur, vous devrez retirer l’offre et en créer une nouvelle. Le retrait de votre offre déclenchera aussi un remboursement.

Apprenez-en davantage sur ce que vous pouvez faire après la présentation d’une offre.

Important : Les renseignements que vous indiquez dans l’offre d’emploi devraient être faciles à vérifier dans le cadre d’une inspection de conformité. Durant une inspection, nous vous demanderons des documents afin de vérifier les renseignements que vous nous avez fournis dans votre offre et confirmer votre conformité aux exigences liées à l’embauche d’un travailleur temporaire.

Formulaire Renseignements sur l’entreprise

Cliquez sur « Commencer ».

Vous ne devez remplir ce formulaire qu’une fois, au moment de soumettre votre première offre d’emploi. Les renseignements que vous inscrivez seront sauvegardés pour toutes les offres d’emploi subséquentes.

En ce qui concerne les offres d’emplois subséquentes, les renseignements figurant dans la plupart des champs de ce formulaire peuvent être modifiés, sauf le numéro d’entreprise, la dénomination sociale de l’entreprise et le nom commercial de l’entreprise.

Numéro d’entreprise, dénomination sociale de l’entreprise et nom commercial de l’entreprise

Ces champs seront déjà remplis grâce aux renseignements fournis par l’employeur ou l’utilisateur principal de la succursale lorsqu’il a inscrit votre entreprise au Portail. Ces champs ne peuvent pas être modifiés. Voyez comment modifier ces renseignements, le cas échéant.

Numéro de téléphone

Inscrivez le numéro de téléphone de l’entreprise et cliquez sur « Suivant ».

Adresse de l’entreprise

Il s’agit de l’adresse géographique et postale (s’il y a lieu) du siège principal de l’entreprise. Si vous êtes un utilisateur de compte de succursale, inscrivez l’adresse de votre lieu de travail et non celle du siège social de votre entreprise.

Type d’entreprise

Choisissez le type d’entreprise à partir de la liste. Si l’entreprise est une franchise enregistrée, sélectionnez « oui » et indiquez le nom de la société mère de la franchise.

Détails sur l’entreprise

La taille de l’entreprise est différente pour chaque lieu de travail. Inscrivez le nombre d’employés et le revenu brut uniquement pour l’emplacement du compte particulier (employeur ou succursale) et non pas pour l’entreprise en général.

Coordonnées principales de l’entreprise

Inscrivez les coordonnées de la personne qui :

  • répondra aux questions et fournira des renseignements sur l’entreprise;
  • sera la principale personne-ressource lorsqu’une inspection de conformité aura lieu.

Valider, enregistrer et quitter

Lorsque vous avez rempli le formulaire :

  1. Sélectionnez « Valider » pour vous assurer d’avoir bien rempli tous les champs obligatoires. S’il manque des renseignements, vous verrez un message d’erreur. Ce message s’affichera au haut de la page et vous indiquera les champs qui n’ont pas été remplis. Remplissez ces champs et cliquez de nouveau sur « Valider ». Si tous les renseignements requis sont maintenant inscrits, vous verrez un message au haut de la page indiquant que le formulaire est valide.
  2. Après avoir eu la confirmation que le formulaire est valide, sélectionnez « Enregistrer et quitter ». Vos renseignements seront sauvegardés et vous retournerez à la page principale de l’offre d’emploi.

Formulaire Renseignements sur le travailleur étranger

Cliquez sur « Commencer ».

Inscrivez les renseignements concernant le travailleur étranger temporaire que vous souhaitez embaucher. Assurez-vous que les renseignements sont exacts et correspondent à ceux qui apparaissent dans le passeport (ou autre document de voyage) du travailleur temporaire, en portant une attention particulière à l’orthographe, aux traits d’union, aux accents, aux espaces et aux majuscules. Le traitement de votre offre sera retardé si les renseignements que vous fournissez ne correspondent pas à ceux qui sont indiqués dans le passeport ou le document de voyage du travailleur temporaire. Vous devrez retirer l’offre et en présenter un nouveau contenant les bons renseignements. L’offre retirée vous sera remboursée.

Nom de famille et prénom(s)

Indiquez le nom de famille et le(s) prénom(s) du travailleur temporaire exactement comme ils sont écrits dans son passeport.

Sexe et date de naissance

Choisissez les renseignements corrects à partir du menu déroulant.

Pays de naissance, pays de résidence et citoyenneté

Choisissez les renseignements corrects à partir du menu déroulant.

Numéro du passeport

Inscrivez le numéro de passeport du travailleur temporaire exactement comme il apparaît dans son passeport.

Valider, enregistrer et quitter

Lorsque vous avez rempli le formulaire :

  1. Cliquez sur « Valider » pour vous assurer d’avoir bien rempli tous les champs obligatoires. S’il manque des renseignements, vous verrez un message d’erreur. Ce message s’affichera au haut de la page et vous indiquera les champs qui n’ont pas été remplis. Remplissez ces champs et cliquez de nouveau sur « Valider ». Si tous les renseignements requis sont maintenant inscrits, vous verrez un message indiquant que le formulaire est valide.
  2. Après avoir eu la confirmation que le formulaire est valide, sélectionnez « Enregistrer et quitter ». Vos renseignements seront sauvegardés et vous retournerez à la page principale de l’offre d’emploi.

Formulaire Détails sur l’emploi

Cliquez sur « Commencer ».

Dénomination sociale de l’entreprise, nom commercial de l’entreprise et numéro d’entreprise

Ces champs seront déjà remplis grâce aux renseignements fournis par l’employeur ou l’utilisateur principal de la succursale lorsqu’il a inscrit votre entreprise au Portail. Ces champs ne peuvent pas être modifiés. Voyez comment modifier ces renseignements, le cas échéant.

Titre de la dispense de l’EIMT

Choisissez le titre de la dispense qui correspond à votre situation d’embauche à partir du menu déroulant. Le code de dispense de l’EIMT apparaîtra automatiquement dans le champ au-dessous. Assurez-vous de choisir la bonne dispense de l’EIMT (elle doit correspondre à la description de travail et aux fonctions du poste) afin d’éviter les retards de traitement de la demande de permis de travail.

Consultez le tableau des codes de dispense de l’EIMT si vous n’êtes pas certain du code que vous devez choisir. Si vous embauchez un travailleur dispensé de l’obligation de visa qui se trouve encore à l’extérieur du Canada, et que vous n’êtes pas certain du code à utiliser, communiquez avec une unité pour la mobilité internationale des travailleurs.

Explication de la raison pour laquelle le poste répond aux exigences de la dispense demandée

Expliquez de quelle façon l’emploi offert justifie la dispense de l’EIMT que vous choisissez. Votre explication doit inclure l’entente (p. ex. ALENA) ou l’exigence (p. ex. CNP ou avantage important pour le Canada) qui dispense l’emploi d’une EIMT.

Assurez-vous que les renseignements fournis sont complets et véridiques. Nous les utiliserons pour décider si les exigences de la dispense sont satisfaites.

Titre du poste

Inscrivez le titre du poste du travailleur temporaire.

Code de la CNP

Choisissez le code de la CNP qui décrit la profession et indique les principales fonctions de votre travailleur temporaire. Si vous n’êtes pas certain du code à utiliser, examinez tous les codes et déterminez lequel s’applique à votre situation.

Lieu de travail physique

Entrez l’endroit où le travailleur temporaire travaillera. S’il effectue son travail à deux endroits, répondez « Oui » à la question « Le travailleur exercera-t-il les fonctions de son poste dans plus d’un lieu de travail ? » et remplissez la section portant sur le deuxième lieu de travail.

S’il y a plus de deux lieux de travail, remplissez seulement la section portant sur le premier lieu de travail. Énumérez tous les autres lieux de travail dans le champ « Veuillez décrire les tâches principales de l’emploi ».

Fonctions principales du poste

Veuillez indiquer :

  • une liste des fonctions que le travailleur étranger devrait exercer dans le cadre de ce poste particulier (surtout celles qui ne sont pas mentionnées dans la description de la CNP);
  • si le poste que vous remplissez comporte un horaire ou des heures de travail variables ou s’il y a d’autres renseignements que vous ne pouvez pas clarifier dans le champ « Autre mode de rémunération » en raison de la limite de caractères, donnez des précisions ici;
  • tout renseignement additionnel à propos des fonctions qu’exercera le travailleur étranger que vous ne pouviez inclure dans le champ « Autre mode de rémunération ».

Paiement des frais

Indiquez si vous êtes dispensé ou non de payer les frais relatifs à la conformité de l’employeur concernant cette offre. Déterminez si vous devez payer les frais de conformité relatifs à l’employeur avant de répondre à cette question.

Si vous êtes un ministère du gouvernement fédéral du Canada

Il est possible que vous deviez suivre les procédures du règlement interministériel pour payer les frais relatifs à la conformité de l’employeur au lieu d’utiliser une carte de crédit. Si c’est le cas, la division responsable de l’embauche ou l’agent des finances ou de négociation des marchés du ministère doit plutôt nous envoyer un courriel.

Le courriel doit comprendre les renseignements suivants :

  1. Numéro du ministère XXXX
  2. Code de l’organisme destinataire : XXXXX
  3. Code de référence : XXXX
  4. Personne-ressource : Nom, numéro de téléphone et adresse courriel
  5. Nom de famille et prénom du travailleur étranger 
  6. Montant : 230 $

Nous enverrons un reçu à la personne-ressource indiquée une fois le règlement traité. En ayant en main le numéro de reçu, l’utilisateur principal ou l’utilisateur secondaire de votre ministère sera en mesure de retourner dans le Portail des employeurs et de remplir les champs nécessaires.

Vous recevrez un numéro de reçu une fois que le règlement aura été traité. Choisissez « Non, je suis dispensé des frais relatifs à la conformité de l’employeur » et téléchargez le reçu fourni dans le champ « Justificatif de la dispense de frais » à la fin de l’offre. Apprenez-en davantage sur la présentation d’une offre.

Sélectionnez « Suivant ».

Coordonnées principales de l’employeur

Inscrivez les coordonnées de la personne qui a présenté l’offre d’emploi et qui peut répondre aux questions et fournir des renseignements sur le travailleur en question.

Vous n’être pas obligé de choisir la même personne que celle que vous avez indiquée en tant que principale personne-ressource dans le formulaire Renseignements sur l’entreprise. Dans la mesure du possible, cette personne devrait être joignable en tout temps au cas où l’agent de traitement du permis de travail aurait des questions au sujet de l’offre avant de parachever le permis de travail.

Valider, enregistrer et quitter

Lorsque vous avez rempli le formulaire :

  1. Sélectionnez « Valider » pour vous assurer d’avoir bien rempli tous les champs obligatoires. S’il manque des renseignements, vous verrez un message d’erreur. Ce message s’affichera au haut de la page et vous indiquera les champs qui n’ont pas été remplis. Remplissez ces champs et cliquez de nouveau sur « Valider ». Si tous les renseignements requis sont maintenant inscrits, vous verrez un message indiquant que le formulaire est valide.
  2. Après avoir eu la confirmation que le formulaire est valide, sélectionnez « Enregistrer et quitter ». Vos renseignements seront sauvegardés et vous retournerez à la page principale de l’offre d’emploi.

Formulaire Salaire et avantages sociaux

Dans cette section, vous indiquez tous les renseignements ayant trait aux salaires, aux heures de travail, aux horaires de travail variables et aux avantages sociaux offerts par l’employeur au travailleur étranger pendant son séjour au Canada.

Ces renseignements seront utilisés pour l’évaluation de la demande de permis de travail afin de confirmer que :

  • l’offre d’emploi est authentique, notamment que l’employeur a accordé aux travailleurs étrangers antérieurs un salaire, un poste et des conditions de travail qui sont essentiellement les mêmes;
  • l’employeur est autorisé à embaucher des travailleurs étrangers;
  • l’étranger répond aux exigences de l’offre d’emploi,
  • l’employeur se conforme au droit du travail fédéral et provincial.

Ces renseignements seront aussi examinés dans le cadre d’une éventuelle inspection de conformité. Nous les utiliserons pour vérifier l’information indiquée dans votre offre et confirmer que vous vous conformez aux exigences liées à l’embauche d’un travailleur temporaire.

Cliquez sur « Commencer ».

Vous devez indiquer le salaire, les heures de travail et les avantages sociaux offerts par l’employeur (indemnité de séjour, primes, commissions, cotisations complémentaires versées au REER par l’employeur, etc.) au travailleur temporaire pendant son séjour au Canada. Vous devez fournir ces renseignements pour montrer que vous vous conformez au droit du travail fédéral et provincial. Veuillez noter que le Régime de pensions du Canada, les REER qui ne comportent pas de cotisation de l’employeur ainsi que la protection de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail ne sont pas considérés comme des avantages sociaux offerts par l’employeur aux fins du présent formulaire.

Salaire et avantages sociaux

Inscrivez les renseignements demandés sur le salaire et les heures de travail du travailleur si vous lui versez un salaire directement. Si ce n’est pas le cas ou si les heures de travail sont intermittentes ou variables, expliquez le mode de versement du salaire dans le champ « Autre mode de rémunération ».

Autre mode de rémunération

Remplissez ce champ si :

  • le mode de rémunération que vous utilisez n’est pas un salaire horaire,
  • les salaires seront versés par une organisation différente, comme :
    • une entreprise sous-traitante étrangère;
    • un établissement d’enseignement employant des chercheurs ou offrant des stages hors de l’emplacement;
    • d’autres employeurs ayant signé un accord tripartite;
    • une autre source;
  • le travailleur étranger travaillera de façon intermittente au Canada pendant une période donnée (p. ex. deux jours tous les trois mois);
  • les heures de travail sont intermittentes, variables ou diffèrent du nombre indiqué dans le champ « Heures de travail » (p. ex. l’étranger travaillera normalement 40 heures par semaine, mais il pourra parfois travailler 60 heures par semaine).

Indiquez la plage réelle des heures que le travailleur étranger travaillera au Canada plutôt que d’inscrire « variable » (p. ex. l’étranger travaillera entre 40 et 100 heures par semaine, selon la saison des récoltes ou la température).

Si vous ne pouvez pas obtenir ces renseignements de l’organisation qui verse le salaire, mentionnez-le également dans ce champ. Si vous n’avez pas suffisamment d’espace, consignez le reste de l’information dans le champ « Principales fonctions du poste » du formulaire « Détails sur l’emploi ».

Sélectionnez « Suivant ».

Avantages sociaux

Inscrivez les renseignements demandés sur les avantages sociaux du travailleur temporaire, s’il y a lieu.

Les avantages sociaux offerts par l’employeur au travailleur doivent couvrir la totalité de la période indiquée sur le permis de travail. Si les avantages ne prennent pas effet le premier jour de validité du permis, ou si l’offre d’emploi ne comporte aucun avantage, vous devez consigner cette information dans :

  • le champ « Autres avantages sociaux (s’il y a lieu) » de la section « Avantages sociaux » ou
  • le champ « Principales fonctions du poste » du formulaire Détails sur l’emploi.

Valider, enregistrer et quitter

Lorsque vous avez rempli le formulaire :

  1. Sélectionnez « Valider » pour vous assurer d’avoir bien rempli tous les champs obligatoires. S’il manque des renseignements, vous verrez un message d’erreur. Ce message s’affichera au haut de la page et vous indiquera les champs qui n’ont pas été remplis. Remplissez ces champs et cliquez de nouveau sur « Valider ». Si tous les renseignements requis sont maintenant inscrits, vous verrez un message indiquant que le formulaire est valide.
  2. Après avoir eu la confirmation que le formulaire est valide, sélectionnez « Enregistrer et quitter ». Vos renseignements seront sauvegardés et vous retournerez à la page principale de l’offre d’emploi.

Soumettre une offre d’emploi

Après avoir rempli et validé les quatre formulaires, vous pouvez soumettre l’offre d’emploi.

  1. À la page principale de l’offre d’emploi, vous verrez maintenant le bouton « Continuer ». Sélectionnez-le pour poursuivre à la page « Votre liste de vérification des documents ».
  2. Si vous avez indiqué que vous êtes dispensé de payer les frais relatifs à la conformité de l’employeur, téléversez une preuve de votre dispense à la section « Documents justificatifs ».

    Si vous avez indiqué que vous paieriez les frais relatifs à la conformité de l’employeur, vous n’avez aucun document à téléverser.

    Sélectionnez « Suivant ».

  3. Lisez l’« Énoncé de confidentialité » et la « Déclaration de l’employeur » sur la page « Votre déclaration et votre signature électronique ». Sélectionnez « J’accepte », inscrivez votre nom dans la case de la signature et répondez à la question de sécurité.

    Le nom qui figure dans la case de la signature doit correspondre à celui de l’utilisateur qui présente l’offre d’emploi. Il n’est pas nécessaire que le nom soit celui de la principale personne-ressource de l’entreprise.

    Sélectionnez « Signer ».

  4. Payez les frais relatifs à la conformité de l’employeur si vous n’en êtes pas dispensé.

    Problèmes avec les reçus de paiement de frais dans le Portail des employeurs

    Le reçu de paiement de frais ne s’affiche pas dans les messages de votre compte. Il s’agit d’un problème temporaire qui sera réglé le plus tôt possible. Pour l’instant, vous devriez imprimer la confirmation de paiement de la page Moneris.

    • Sélectionnez « Transmettre et payer ».
    • Lisez la page récapitulative sur les frais et sélectionnez de nouveau « Transmettre et payer ». Vous serez dirigé vers le site Web de paiement en ligne du receveur général.
    • Remplissez le formulaire de paiement en ligne. Sélectionnez « Traiter la transaction ».
    • Vérifiez et imprimez le reçu de la transaction. Vous aurez peut-être besoin de vous reporter à ce reçu à l’avenir. Sélectionnez « Retour ». Vous serez renvoyé au Portail des employeurs.

      Si vous êtes dispensé de payer les frais, sélectionnez « Transmettre ».

  5. Sélectionnez « Quitter le questionnaire » afin de retourner à la page d’accueil du Portail.

Après avoir soumis une offre d’emploi

L’offre d’emploi que vous avez présentée apparaît maintenant dans votre « Liste d’offres d’emploi ». Il n’y a pas de délai de traitement dans le Portail des employeurs. L’accusé de réception devient disponible une fois que l’offre a été soumise. Vous pouvez accéder à l’accusé de réception à n’importe quel moment dans la section « Messages liés au compte » de la page d’accueil.

Vous verrez l’état de chaque offre d’emploi dans la colonne « Détails » de cette page. Tout de suite après avoir soumis une offre, vous pouvez voir « Demande en traitement ». L’état passera à « Soumise » et vous verrez un numéro d’offre d’emploi si la présentation de l’offre a réussi.

Déterminez ce que vous devez faire si vous avez commis une erreur dans l’offre ou si vous avez besoin de corriger un des renseignements que vous avez fournis.

Trouver le numéro de l’offre d’emploi

Le numéro de l’offre d’emploi est un numéro de sept chiffres, débutant par la lettre « A ». Il apparaîtra dans votre « Liste d’offres d’emploi » peu après la présentation de l’offre.

Vous devez communiquer le numéro d’offre d’emploi au travailleur temporaire. Il en aura besoin pour remplir sa demande de permis de travail. Vous n’avez pas à attendre de recevoir un courriel ou une lettre d’approbation pour communiquer ce numéro au travailleur.

Après avoir communiqué le numéro d’offre d’emploi au travailleur, vous n’avez plus à intervenir dans le processus d’obtention d’un permis de travail pour votre employé.

En tant qu’employeur, assurez-vous que tous les documents d’embauche ou d’emploi que vous remettez au travailleur (p. ex. contrat d’emploi, lettre d’offre) correspondent aux modalités et aux conditions d’emploi établies dans l’offre.

Que faire après avoir embauché un travailleur temporaire.

Accéder à votre liste d’offres d’emploi

Pour visualiser vos offres d’emploi :

  • ouvrez une session dans le Portail des employeurs;
  • sélectionnez « Accéder à la liste d’offres d’emploi ».

À partir de cette liste, vous pouvez :

  • terminer une offre d’emploi incomplète;
  • supprimer des offres non terminées;
  • retirer des offres déjà présentées.

Tous les utilisateurs qui ont accès à votre compte d’employeur ou de succursale pourront voir toutes les offres qui sont en cours ou qui ont été soumises. Ils pourront aussi modifier les offres créées par un autre utilisateur jusqu’à ce que l’offre soit soumise.

Terminer une offre d’emploi en cours

Sélectionnez « Poursuivre la demande » à côté de l’offre d’emploi incomplète. Veuillez noter que tous les utilisateurs ayant accès à la même liste d’offres d’emploi peuvent terminer des offres en cours. Terminez et soumettez l’offre.

Important : Soumettre l’offre dans les 60 jours ou elle sera automatiquement supprimée de votre liste.

Supprimer une offre d’emploi en cours

Sélectionnez « Supprimer la demande » à côté de l’offre d’emploi que vous voulez supprimer. On vous demandera de confirmer que vous voulez effectivement supprimer cette offre.

Important : Si vous supprimez une offre par erreur, vous ne pourrez pas la récupérer. Vous devrez recommencer le processus de création d’offre d’emploi si vous voulez la remplacer.

Visualiser une offre d’emploi

Sélectionnez « Visionner l’offre d’emploi soumise » pour voir les offres déjà présentées. Aucun renseignement ne pourra être modifié.

Retirer une offre d’emploi

Vous pouvez retirer une offre d’emploi et obtenir un remboursement des frais relatifs à la conformité :

  • si vous ne souhaitez plus embaucher le travailleur temporaire;
  • si vous devez apporter des changements à une offre que vous avez déjà soumise.

Vous pouvez retirer une offre jusqu’à ce que le permis de travail du travailleur temporaire soit délivré. La façon de retirer l’offre dépend de ce qui suit :

  • si l’offre a été jumelée à la demande de permis de travail dans le système;
  • si nous vous avons autorisé à présenter le formulaire IMM 5802 à l’extérieur du Portail.

Si vous disposez de l’option « Retirer la demande »

Si vous voyez « Retirer la demande » à côté de votre offre, elle n’a pas été assortie à la demande du travailleur.

  1. Sélectionnez « Retirer la demande ».
  2. Sélectionnez « Continuer » pour confirmer que vous souhaitez retirer l’offre.
  3. Lisez le message de confirmation et cliquez de nouveau sur « Continuer » pour revenir à la page « Liste d’offres d’emploi ».

L’état de l’offre sera alors « Retrait en cours ». Il faut parfois compter jusqu’à 24 heures pour qu’une offre soit retirée. Lorsque c’est fait, l’état de l’offre passe à « Retirée ».

Si vous ne disposez pas de l’option « Retirer la demande »

Si vous ne voyez pas « Retirer la demande » à côté de votre offre, elle a probablement été assortie à la demande de permis de travail du travailleur temporaire. Cette demande sera en cours ou elle aura déjà été traitée. Si c’est le cas, vous ne pourrez pas retirer votre offre en utilisant le Portail.

Si vous souhaitez toujours retirer l’offre, envoyez-nous un courriel. Expliquez que vous voulez retirer l’offre, en indiquant :

  • le numéro de l’offre d’emploi;
  • la raison pour laquelle vous voulez retirer l’offre.

 Le retrait d’une offre qui a déjà été assortie à une demande de permis de travail entraînera le refus de cette demande.

Vous avez soumis votre offre à l’extérieur du Portail

Si vous avez présenté votre offre à l’aide du formulaire papier IMM 5802, envoyez-nous un courriel pour retirer votre offre :

  • Indiquez « Annuler l’offre soumise le (date) par (nom de l’employeur) pour (nom de l’employé) » dans l’objet du courriel.
  • Joignez au courriel l’offre d’emploi originale et le reçu de paiement.

Modifier une offre d’emploi

La marche à suivre pour modifier une offre d’emploi varie selon les situations suivantes :

Si nous avons approuvé le permis de travail du travailleur temporaire :

  • soumettez une nouvelle offre d’emploi dans le Portail des employeurs;
  • payez une nouvelle fois les frais relatifs à la conformité;
  • avisez le travailleur qu’il doit présenter une nouvelle demande de permis de travail.

Si nous n’avons pas approuvé le permis de travail du travailleur temporaire :

  • retirez l’offre d’emploi du Portail des employeurs;
  • soumettez une nouvelle offre modifiée.

Si le travailleur temporaire a présenté une demande de permis de travail :

  • il doit retirer sa demande de permis de travail au moyen de notre formulaire Web
    • il doit préciser la raison du retrait de sa demande;
  • il doit présenter une nouvelle demande de permis de travail en indiquant le numéro de la nouvelle offre d’emploi.

Créer un compte d’utilisateur secondaire ou un compte de succursale

Créer un compte d’utilisateur secondaire

Seul l’utilisateur d’un employeur ou d’une succursale peut créer des comptes d’utilisateur secondaire.

Pour créer un compte d’utilisateur secondaire :

  1. À partir de la page d’accueil du Portail, sélectionnez l’option « Créer un utilisateur secondaire pour ce compte ».
  2. Inscrivez le(s) prénom(s), le nom de famille et l’adresse courriel de l’utilisateur secondaire.
  3. Cochez la case pour confirmer que l’utilisateur secondaire peut soumettre des offres au nom de l’employeur.
  4. Sélectionnez « Créer un compte ».
  5. Lisez la page de confirmation et sélectionnez « Continuer ». Vous serez redirigé vers la page d’accueil du Portail.
  6. Trouvez le NIP de l’utilisateur secondaire sous la rubrique « Gérer l’accès ».
  7. Communiquez ce NIP à l’utilisateur secondaire. Les utilisateurs secondaires ont besoin de ce NIP pour s’inscrire dans le Portail des employeurs et soumettre des offres d’emploi.

Créer un compte de succursale

Seul l’utilisateur principal de votre compte peut créer des comptes de succursale.

Les succursales doivent porter le même numéro d’enregistrement de l’Agence du revenu du Canada (ARC) que l’employeur principal. Si la succursale possède son propre numéro de l’ARC, ne l’ajoutez pas comme compte de succursale, mais créez plutôt un compte d’employeur qui lui est propre.

Pour créer une succursale, sélectionnez l’option « Créer une succursale » sur la page d’accueil du Portail.

Détails sur l’entreprise

Remplissez le champ « Nom commercial de l’entreprise ». Les champs « Dénomination sociale de l’entreprise » et « Numéro d’entreprise » seront déjà remplis (renseignements fournis par l’employeur principal).

Le nom commercial de la succursale doit être différent de celui de l’entreprise de l’employeur principal.

Coordonnées principales de la succursale

  1. Inscrivez les renseignements demandés sur la personne qui sera l’utilisateur principal de la succursale. Il s’agit de la personne qui créera tous les comptes d’utilisateurs secondaires pour la succursale.
  2. Cochez la case pour confirmer que :
    • vous êtes le représentant principal de l’entreprise;
    • le compte que vous créez est pour l’une des succursales de cette entreprise.
  3. Sélectionnez « Créer un compte ».
  4. Lisez la page de confirmation et sélectionnez « Continuer ». Vous serez redirigé vers la page d’accueil du Portail.
  5. Trouvez le NIP de la succursale sous la rubrique « Gérer l’accès ».
  6. Communiquez ce NIP à l’utilisateur principal de la succursale. Il en aura besoin pour créer un compte dans le Portail des employeurs et soumettre des offres d’emploi.

Apporter des modifications à votre compte ou obtenir de l’aide

Corriger une erreur dans la section Renseignements sur l’entreprise

Vous pouvez uniquement modifier les champs « Adresse de courriel de contact » et « Langue de préférence pour notification ». Si vous devez modifier l’information concernant le nom commercial de l’entreprise, le numéro d’entreprise ou les coordonnées principales de l’entreprise, envoyez-nous un courriel en indiquant « Modification des renseignements sur l’entreprise » dans l’objet du message. Fournissez l’information suivante :

  • les renseignements actuellement inscrits;
  • les nouveaux renseignements à inscrire;
  • le nom et l’adresse de courriel de la principale personne-ressource de votre organisation.

Réinitialiser votre NIP à l’aide de la CléGC

Si vous souhaitez réinitialiser votre NIP à l’aide de la CléGC, écrivez-nous pour nous demander un nouveau NIP. Veuillez fournir les renseignements qui suivent dans le corps de votre message :

  • votre nom complet
  • le nom commercial de l’entreprise
  • le numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada

Nous vous enverrons un nouveau NIP par courriel.

Après avoir reçu votre NIP, suivez ces instructions pour récupérer votre compte :

  1. Rendez‑vous à la page du Portail des employeurs.
  2. Cliquez sur « Poursuivez vers la CléGC ».
  3. Cliquez sur « S’enregistrer ».
  4. Lisez les « Modalités et conditions d’utilisation », puis cliquez sur « J’accepte ».
  5. Créez votre nouveau nom d’utilisateur. Cliquez sur « Continuer ».
  6. Créez votre mot de passe. Cliquez sur « Continuer ».
  7. Créez vos questions de sécurité et les réponses s’y rattachant. Cliquez sur « Continuer ».
  8. À la page « Enregistrement terminé », cliquez sur « Continuer ».
  9. Lisez les « Modalités et conditions du Portail d’IRCC ». Cliquez sur « J’accepte ».
  10. À la page « Bienvenue dans le Portail d’IRCC », cliquez sur « Suivant ».
  11. Lorsqu’on vous demande si vous avez reçu un NIP, cliquez sur « Oui ».
  12. Après avoir confirmé que vous possédez un NIP, fournissez le nom exact que vous aviez inscrit dans votre compte au départ (avant de réinitialiser votre NIP) et le nouveau NIP reçu par courriel.

Après avoir effectué ces étapes, vous aurez récupéré votre compte, avec la liste complète d'offres d'emploi et d'utilisateurs du compte précédent.

Réinitialiser votre NIP à l’aide d’un partenaire de connexion

Si vous souhaitez réinitialiser votre NIP à l’aide d’un partenaire de connexion, écrivez-nous pour nous demander un nouveau NIP. Veuillez fournir les renseignements qui suivent dans le corps de votre message :

  • votre nom complet
  • le nom commercial de l’entreprise
  • le numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada

Nous vous enverrons un nouveau NIP par courriel.

Après avoir reçu votre NIP, suivez ces instructions pour récupérer votre compte :

  1. Rendez‑vous à la page du Portail des employeurs.
  2. Cliquez sur « Poursuivre vers un Partenaire de connexion ».
  3. Sélectionnez votre institution financière. Indiquez vos renseignements permettant d'ouvrir une session bancaire et cliquez sur « Continuer ».
  4. Lisez les « Modalités et conditions du Portail d’IRCC ». Cliquez sur « J’accepte ».
  5. À la page « Bienvenue dans le Portail d’IRCC », cliquez sur « Suivant ».
  6. Lorsqu’on vous demande si vous avez reçu un NIP, cliquez sur « Oui ».
  7. Après avoir confirmé que vous possédez un NIP, fournissez le nom exact que vous aviez inscrit au départ dans votre compte (avant de réinitialiser votre NIP) et le nouveau NIP reçu par courriel.

Après avoir effectué ces étapes, vous aurez récupéré votre compte, avec la liste complète d'offres d'emploi et d'utilisateurs du compte précédent.

Obtenir de l’aide et du soutien

Si vous avez besoin d’aide pour remplir un champ du Portail des employeurs, cliquez sur l’icône bleue du point d’interrogation située près du champ afin d’obtenir de plus amples renseignements.

Si vous éprouvez des problèmes techniques, écrivez-nous. Dans votre courriel, fournissez l’information suivante :

  • vos renseignements, y compris :
    • votre nom complet,
    • le numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada,
    • le nom commercial de l’entreprise;
  • une description du problème;
  • un ou des instantanés d’écran montrant la fenêtre entière du navigateur pour :
    • la page à laquelle vous éprouvez des difficultés,
    • tout message d’erreur que vous recevez.

Nous tentons de répondre aux courriels dans un délai de cinq jours ouvrables. Si le problème ne peut être réglé dans ce délai, nous vous indiquerons les prochaines mesures à prendre.

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