Annexe F : Conseils pour animer les réunions

Puisque certains membres du personnel reviendront au travail et que d’autres ne connaîtront que des changements mineurs dans le cadre de leur travail, les communications directes sont essentielles. Bien que les communications en personne soient préférables, la situation actuelle fait en sorte que les options sont limitées. Demandez aux membres de votre équipe de quelle façon ils aimeraient participer aux réunions, par exemple sur MS Teams, sur Zoom ou par téléconférence. En cette période difficile, alors que les membres du personnel font face à des changements, vous pouvez animer une conversation constructive et aider votre équipe à comprendre les changements en suivant les conseils ci-dessous.

Soyez prêt. Assurez-vous de comprendre les politiques, les répercussions à l’échelle locale et tous les autres éléments applicables afin de bien répondre aux questions qui vous seront posées. Lorsque vous ne connaissez pas la réponse, dites que vous allez vous renseigner à ce sujet et que vous ferez un suivi.

1. Établissez des objectifs et gérez les attentes
   1. La meilleure façon d’établir la portée d’une discussion est d’en expliquer les objectifs et de gérer les attentes dès le début de la séance. Établissez clairement les objectifs de la rencontre et assurez-vous d’inclure les sujets que vous aborderez et ceux que vous n’aborderez pas. Par exemple, dans le cas d'une discussion concernant un plan d’activités, vous n’aborderez que plus tard la question des changements opérationnels particuliers.
2. Expliquez le processus question-rétroaction
   1. Informez les membres du personnel dès le début de la façon dont vous aimeriez qu’ils posent leurs questions et du moment auquel ils devraient le faire. Expliquez que vous vous engagez à trouver la réponse si vous ne pouvez pas immédiatement répondre à une question, et à la fournir au personnel dans des délais établis.
3. Évitez les secrets, les surprises, l’exagération et les promesses en l’air
   1. Le personnel aime la transparence. Toutefois, au tout début d’un changement, les communications peuvent être très restreintes et il est possible que vous ne puissiez pas divulguer toute l’information que vous avez.
   2. Les membres du personnel se sentent souvent frustrés en raison du peu d’information qu’on leur transmet au début et ils croient généralement que la haute direction sait ce qui se passe, mais qu’elle choisit de ne rien dire. Si vous ne faites pas attention, des sentiments d’anxiété et de méfiance peuvent s’installer.
   3. C’est pourquoi il faut être sincère et communiquer ce que vous savez, dans la mesure du possible, et ce que vous ignorez. L’objectif de votre réunion n’est pas de répondre à toutes les questions, mais d’expliquer les raisons derrière le changement, les mesures qui seront prises, les répercussions immédiates sur les membres du personnel, les attentes à leur égard et le moment auquel ils auront davantage d’information. Le fait de leur demander de faire preuve de patience et de compréhension en cette période d’incertitude aidera à réduire la tension.
4. Évitez d’adopter une attitude défensive et sachez reconnaître les préoccupations
   1. Évitez d’adopter une attitude défensive – ce ne sont pas tous les membres du personnel qui aimeront ou qui accepteront les changements. Parlez doucement. Répondez aux questions de façon objective en fonction des renseignements que vous avez et prenez note de tout point de discussion important qui devrait être porté à l’attention de votre superviseur(e). Faites preuve d’empathie et de compréhension à l’égard de ce que certains peuvent vivre et des répercussions que cela peut avoir sur eux
5. Prenez note des points clés de la rencontre
   1. Toute rétroaction, que celle-ci soit positive ou négative, est une bonne rétroaction. Elle aide l’équipe de direction à améliorer constamment ses approches en matière de communication. Le fait de prendre note des préoccupations, des questions, des sujets clés ainsi que du moral en général aide l’équipe des communications ministérielles à surveiller les efforts de communication. Communiquer les résultats de la réunion par écrit à votre personnel permettra de s’assurer que rien n’est mal interprété.
6. Soyez visible et crédible
   1. C’est une chose de dire que vous êtes disponibles pour répondre aux questions et discuter, mais c’en est une autre de toujours garder votre porte virtuelle fermée et de ne pas allouer de temps pour des rencontres avec votre personnel. Efforcez-vous d’être disponible et accueillant. Adressez-vous à eux lors de réunions, de conversations en personne et de courriels fréquents en posant des questions clés et en encourageant la rétroaction.
   2. Les questions peuvent être aussi simples que celles qui suivent :
      • Comment vous sentez-vous jusqu’à présent par rapport à ce processus?
      • Quelles sont vos trois principales préoccupations alors que nous entamons ces changements?
      • Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez aborder lors de nos réunions d’équipe dont nous n’avons pas encore parlé ou dont nous n’avons pas suffisamment parlé? 
      • Avez-vous constaté quelque chose de particulier concernant les changements qui pourrait être intéressant pour notre équipe?
7. Comprenez les besoins de votre équipe
   1. Il vous incombe, en tant que superviseur(e), d’avoir tous les outils pour faire face aux différents scénarios et pour orienter votre personnel. Les membres du personnel ne connaîtront pas tous les mêmes réalités ou les mêmes situations de travail. En général, les membres du personnel vivront l’une des situations suivantes :
      • Être en attente à la maison (et priés de rester en santé);
      • Venir travailler sur place (revenir de la maison ou poursuivre le travail sur le lieu de travail);
      • Commencer ou poursuivre le télétravail.
   2. Peu importe le scénario, il est essentiel d’appuyer tous les membres du personnel et de leur permettre de faire part de toute préoccupation et de tout commentaire qu’ils aimeraient mentionner.

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Guide pour les réunions

Établissez un calendrier pour les réunions qui tient compte des besoins de votre équipe (à la semaine, aux deux semaines, etc.). Pour les membres de l’Équipe de la Défense qui font du télétravail, regardez les plateformes numériques sur lesquelles vous pourriez miser pour organiser votre réunion (Microsoft Teams, Zoom, téléconférence, etc.).

Pour bien vous préparer avant votre réunion, veuillez remplir les cinq sections ci-dessous. Veuillez prendre note que les conversations et les listes de vérification varieront en fonction des différentes réalités propres au personnel (personnel en attente à la maison, personnel à la maison qui revient travailler sur place ou qui continue de travailler sur place et personnel en télétravail à temps plein).

Situation actuelle

En vous fiant à la directive de la SM et du CEMD concernant la reprise des activités et au message de la SM envoyé le 22 mai dernier, expliquez dans vos propres mots la situation que traverse actuellement le ministère (ainsi que les N1 et les commandements). Dites où nous en sommes et ce dont les gens parlent au MDN et au sein de votre groupe/commandement en ce qui concerne la reprise des activités et la COVID-19. Par la suite, demandez aux membres du personnel de vous parler de leur situation et si des facteurs sociaux pourraient avoir des répercussions sur leur retour au travail, leur télétravail ou leur situation.

1. Priorités
   1. Expliquez les priorités du gouvernement de même que celles du ministère, notamment les MSP, les EPI, la distanciation physique et les mesures prises en milieu de travail (par exemple l’ajout de postes de désinfection des mains) de même que les plans de reprise des activités. Expliquez en quoi tout cela concerne votre groupe.
2. Environnement actuel
   1. Parlez brièvement de l’environnement actuel dans lequel nous devons travailler. Expliquez de quelle façon celui-ci influencera la suite des choses. Soyez honnête et dites que la situation actuelle évolue continuellement et que des processus sont en place pour faire face à tout changement qui pourrait survenir.
3. Dites ce qu’il en est
   1. Parlez du processus de reprise des activités du ministère et des résultats. Indiquez trois choses que vous aimeriez que votre personnel retienne de tout cela?
4. Qu’est-ce que cela signifie?
   1. Expliquez ce que les résultats représentent pour votre N1 ou votre commandement. Quelle est la meilleure stratégie pour revenir autant que possible « à la normale »? À quels changements devons-nous nous attendre? Votre personnel sera-t-il directement ou indirectement touché par ces changements? Que se passera-t-il par la suite?

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