Annexe A : Modèles de communication

À : Personnel des unités
De : Superviseurs
Objet : Mise à jour sur la reprise des activités – retour en milieu de travail / Update on Business Resumption – returning to work

English follows

Bonjour,

Comme vous l’avez sans doute lu dans la Directive commune du CEMD et de la SM sur la reprise des activités, la Défense travaille à la reprise des activités et au retour progressif en milieu de travail ou au télétravail, dans un contexte de COVID-19.

À titre d’information, la mise en œuvre sera orientée par les directives et les plans suivants :

• Directive commune du CEMD et de la SM sur la reprise des activités (22 mai 2020)
• Directive conjointe du SM/CEMD – Mesures de santé publique et de protection individuelle (1er mai 2020)
• Plans de reprise des activités de N1
• Plans de reprise des activités locales

En tant que votre superviseur(e) immédiat(e), je vous informe que, étant donné votre rôle [inscrire les fonctions et la raison pour laquelle cette décision a été prise], vous êtes prié(e) de [inscrire l’option de reprise, p. ex., retourner au travail à temps partiel/temps plein].

Je comprends que divers facteurs peuvent déterminer si cette décision vous convient et j’aimerais prévoir un moment pour en discuter davantage. Veuillez me répondre dans les plus brefs délais afin que nous puissions organiser une réunion virtuelle.

Veuillez noter que notre organisation prend très au sérieux les mesures de santé publique (MSP) et les pratiques en matière d’équipement de protection individuelle (EPI) afin de s’assurer que des mesures de sécurité adéquates sont prises en milieu de travail.

Les membres du personnel qui retournent en milieu de travail suivront une formation sur l’utilisation des masques non médicaux et l’EPI, ainsi qu’une formation en ligne sur le Réseau d’apprentissage de la Défense (RAD) (RED/IRPVD / Internet à la maison).

[Insérer l’information propre à l’équipe/unité]

Durant des périodes comme celles-ci, il est normal d’avoir des questions et des préoccupations. Si vous souffrez d’incertitude, de stress ou si vous souhaitez simplement en savoir davantage, nous vous encourageons à consulter l’une des ressources suivantes : page Web Santé mentale et bien-être de l’Équipe de la Défense en période de COVID-19; foire aux questions; formulaire Demandez n’importe quoi : COVID-19; applications HR Go RH et Forces canadiennes; surtout, communiquez avec moi ou quelqu’un de la chaîne de commandement. 

Nous traversons tous ensemble cette période sans précédent et nous vous remercions votre patience et votre résilience. Personne ne devrait affronter cette épreuve seule et chacun d’entre nous peut compter sur le soutien de l’Équipe de la Défense.

Merci.
(Signature)

---

Dear [staff member/team],

As you will have read in the Joint CDS/DM Directive for the Resumption of Activities, Defence is working towards resuming activities and the gradual return to the workplace, and/or remote work, as a result of the displacement caused by COVID-19.

For background, the rollout will be guided by the following directives and plans:

• Joint DM/CDS Directive on Business Resumption Planning Directive (May 22)
• Public Health Measures and Personal Protective Equipment Directive (May 1)
• L1 Business Resumption Plans
• Local Business Resumption Plans

As your direct Supervisor, I am reaching out to inform you that given your role [insert duties and why this decision was taken] you are requested to [insert resumption option e.g. returning to work part time/full time].

I understand that various factors may impact whether this decision will work for you and would like to set up a time to discuss further. Please respond at your earliest convenience so that we can coordinate a virtual meeting time.

Please note that our organization is taking Public Health Measures (PHM) and Personal Protective Equipment (PPE) practices very seriously to ensure that the workplace will be adequately equipped with the proper safety measures.

Personnel returning to the workplace will be trained on the use of non-medical masks/PPE, and will complete the Defence Learning Network (DLN) on-line training (DWAN/DVPNI / Home Internet) (accessible only on the National Defence network).

[Insert team/unit specific information here]

During times like these, it is natural and common to have questions and concerns. If you are feeling uncertain, stressed or simply would like to know more, you are encouraged to access the Defence Team COVID-19 – Mental Health and Wellness resources, the Frequently Asked Questions, leverage the Ask anything: COVID-19 submission box, HR Go RH App and CAF App, and most importantly, reach out to myself or someone within the Chain of Command

We are all navigating through this unprecedented period together and we appreciate your patience and resilience at this time. No one is meant to go through this alone and each of us has the collective Defence Team to lean on for support.

Thanks,
(Add signature)

À : Personnel des unités
De : Superviseurs
Objet : Mise à jour sur la reprise des activités – télétravail / Update on Business Resumption – Remote Work

English follows

Bonjour,

Comme vous l’avez sans doute lu dans la Directive commune du CEMD et de la SM sur la reprise des activités, la Défense travaille à la reprise des activités et au retour progressif en milieu de travail ou au télétravail, dans un contexte de COVID-19.

En tant que votre superviseur(e) immédiat(e), je vous informe que, étant donné votre rôle [inscrire les fonctions et la raison pour laquelle cette décision a été prise], vous êtes prié(e) de [travailler à distance].

Je comprends que divers facteurs éléments peuvent déterminer si cette décision vous convient et j’aimerais prévoir un moment pour en discuter davantage. Veuillez me répondre dans les plus brefs délais afin que nous puissions organiser une réunion virtuelle.

[Insérer l’information propre à l’équipe/unité – que signifie cela pour nous?]

J’espère que vous avez pu conserver une bonne santé mentale et physique au cours de cette période et que vous vous êtes adapté au travail à distance. Veuillez m’indiquer si vous avez réussi à utiliser l’outil Défense O365, si vous avez l’équipement ergonomique approprié, si la tenue de [insérer le nombre de fois] réunion(s) par semaine est propice et si je peux vous aider de toute autre manière.

Durant des périodes comme celles-ci, il est normal d’avoir des questions et des préoccupations. Si vous souffrez d’incertitude, de stress ou si vous souhaitez simplement en savoir davantage, nous vous encourageons à consulter l’une des ressources suivantes : page Web Santé mentale et bien-être de l’Équipe de la Défense en période de COVID-19; foire aux questions; formulaire Demandez n’importe quoi : COVID-19; applications HR Go RH et Forces canadiennes; surtout, communiquez avec moi ou quelqu’un de la chaîne de commandement. 

Nous traversons tous ensemble cette période sans précédent et nous vous remercions votre patience et votre résilience. Personne ne devrait affronter cette épreuve seule et chacun d’entre nous peut compter sur le soutien de l’Équipe de la Défense.

Merci.
(Signature)

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Dear [staff member/team],

As you will have read in the Joint CDS/DM Directive for the Resumption of Activities, Defence is working towards resuming activities and the gradual return to the workplace, and/or remote work, as a result of the displacement caused by COVID-19.

As your direct Supervisor, I am reaching out to inform you that given your role in [insert duties and why this decision was taken] you are requested to [continue/start remote work].

I understand that various factors may impact whether this decision will work for you and would like to set up a time to discuss further. Please respond at your earliest convenience to coordinate a meeting time.

[Insert team/unit specific information here – what this means for us?]

I hope that you have been able to maintain positive mental and physical health during this time, and that you have adapted to working remotely. Please let me know if you have successfully been onboarded to Defence O365, if you have access to the proper ergonomic equipment, if meeting [insert amount of times] a week is conducive, and if I can help support you in any other way.

During times like these, it is natural and common to have questions and concerns. If you are feeling uncertain, stressed or simply would like to know more, you are encouraged to access the Defence Team COVID-19 – Mental Health and Wellness resources, the Frequently Asked Questions, leverage the Ask anything: COVID-19 submission box, HR Go RH App and CAF App, and most importantly, reach out to myself or someone within the Chain of Command.

We are all navigating through this unprecedented period together and we appreciate your patience and resilience at this time. No one is meant to go through this alone and each of us has the collective Defence Team to lean on for support.

Thanks,
(Add signature)

À : Personnel des unités retournant en milieu de travail
De : Superviseurs
Objet : Retour en milieu de travail – respect des directives concernant les MSP et l ’EPI / Returning to the workplace – Adherence to PHM and PPE 

English follows

Bonjour,

Tout d’abord, je tiens à vous remercier de votre patience au cours de cette période de changement sans précédent.

Alors que la reprise des activités du MDN et des FAC va de l’avant, je communique avec vous pour assurer le suivi de votre retour au travail et savoir ce que cela signifie pour vous. Il est de la responsabilité de l’organisation, et de moi-même en tant que superviseur(e), de vous fournir l’équipement de protection nécessaire pour que vous et vos collègues puissiez entrer en toute sécurité dans votre lieu de travail.

Ainsi, vous êtes prié(e) de respecter les directives concernant les mesures de santé publique (MSP) et l’équipement de protection individuelle (EPI). [Insérer un message indiquant les lignes directrices exactes qui seront définies pour ce processus, y compris des renseignements sur les endroits où les masques sont disponibles, etc.]

Si vous avez des questions concernant les MSP, l’EPI ou le retour en milieu de travail, veuillez consulter l’une des ressources suivantes : page Web Retour au travail; la Directive conjointe du SM/CEMD – Mesures de santé publique et de protection individuelle du MDN et des FAC contre la COVID-19; foire aux questions; formulaire Demandez n’importe quoi : COVID-19. Pour toute autre question ou préoccupation, n’hésitez pas à communiquer avec moi en tout temps.

Merci.
(Signature)

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Dear [staff member/team],

First and foremost, I want to thank you for your ongoing patience during this time of unprecedented change.

As DND/CAF Business Resumption moves forward, I am reaching out to follow-up on your return to work and what this means for you. It is the responsibility of the organization, and myself as your supervisor, to equip you with the necessary protective equipment for you and your colleagues to safely enter the workplace.

As such, you are asked to please follow the following guidelines on Public Health Measures (PHM) and Personal Protective Equipment (PPE). [Insert messaging on what exact guidelines will be outlined for this process including details on where to access masks, etc.]

If you have any outstanding questions surrounding PHM and PPE’s or simply about returning to the workplace, please consult the Resuming work page, the DM\CDS Joint Directive – DND\CAF COVID-19 Public Health Measures and Personal Protection, consult the Frequently Asked Questions or the Ask anything: COVID-19 submission box. For all remaining questions or concerns, please feel free to reach out at any time.

Thanks,
(Add signature)