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Partie 1 - Principes généraux et points communs
Chapitre 2. Administration

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2.01 Introduction

Le présent chapitre présente les directives administratives courantes qui s’appliquent à la DRFAC.

(C)

Section 2.1 Pouvoirs

2.1.01 Pouvoir – DRASA

Le DRASA a les pouvoirs suivants :

  1. approuver et diffuser des bulletins pour clarifier la politique de réinstallation. Ces bulletins sont des instructions générales qui traduisent l’intention de dispositions spécifiques de la DRFAC telles que confirmées par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
  2. mettre à jour les hyperliens et les renvois dans la présente directive.

(T)

2.1.02 Pouvoir – Autorité ministérielle en matière de CSD des AM et EP

Nonobstant le contenu de la présente directive, l’autorité ministérielle en matière de CSD des AM et EP peut autoriser un moyen de transport différent pour l’ensemble ou une partie des AM et EP si la méthode de transport normale n’est pas pratique ou qu’elle donne lieu à un transport d’une durée inhabituellement longue.

(T)

2.1.03 Pouvoir – Autorités locales et autorités de l’unité

Les autorités locales et les autorités de l’unité ont le pouvoir de prendre des décisions quant aux admissibilités lorsque cela est précisé dans la présente directive.

(T) (modifié, en vigueur le 1er avril 2024)

Section 2.2 Responsabilités

2.2.01 Responsabilités du DRASA

Le DRASA a les responsabilités suivantes :

  1. surveiller l’administration de la DRFAC;
  2. proposer au Secrétariat du Conseil du Trésor des changements à la DRFAC au besoin.

(C)

2.2.02 Responsabilités du D Gest AR

Le D Gest AR a les responsabilités suivantes :

  1. vérifier l’admissibilité du militaire aux indemnités prévues dans la DRFAC;
  2. résoudre les différends entre le membre des FAC et le fournisseur de services de réinstallation, le cas échéant;
  3. mesurer l’efficacité du Programme de réinstallation des FAC;
  4. déterminer quels documents sont requis pour appuyer le versement des allocations aux militaires;
  5. approuver le remboursement ou le recouvrement, en entier ou en partie, des dépenses raisonnablement engagées qui sont directement liées à la réinstallation du militaire et qui sont prévues dans la présente politique;
  6. établir et surveiller les contrats actuels et futurs avec le fournisseur de services de réinstallation;
  7. veiller à ce que les contrôles financiers nécessaires soient mis en place afin de vérifier si tous les paiements effectués selon la DRFAC sont conformes à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

(C)

2.2.03 Responsabilités des cmdt

Les cmdt ont la responsabilité de faire preuve de la plus grande souplesse possible pour la modification des dates d’entrée en service conformément au paragraphe 2.3.01 (Changement de la date d’entrée en service) de la DRFAC;

(C)

2.2.04 Responsabilités des autorités locales et des autorités de l’unité

Les autorités locales et les autorités de l’unité ont les responsabilités suivantes :

  1. veiller à ce que les informations valides et les documents justificatifs soient fournis aux militaires pour leur transmission au fournisseur de services de réinstallation;
  2. ne pas rejeter indûment une demande de VRD/VID.

(C) (modifié, en vigueur le 1er avril 2024)

2.2.05 Responsabilités des coordonnateurs de réinstallation des FAC

Les coordonnateurs de réinstallation des FAC ont les responsabilités suivantes :

  1. recevoir les demandes et les transmettre à l’autorité approbatrice;
  2. assurer la liaison avec les bureaux locaux des FAC au besoin;
  3. assurer la liaison avec le D Gest AR en cas de problèmes de prestation de service liés au fournisseur de services de réinstallation;
  4. conseiller les militaires sur la démarche à suivre pour demander des clarifications sur la politique ou un examen par le DRASA.
  5. s’assurer que les demandes d’examen par le DRASA soumises par les militaires contiennent tous les documents et informations nécessaires avant leur soumission; et
  6. renvoyer les demandes incomplètes aux militaires avec des explications sur les documents et informations requis.

(C) (modifié, en vigueur le 15 juin 2023)

2.2.06 Responsabilités de Coord HORS-CANADA VCEMD

Le bureau de coordination des affectations à l’étranger du VCEMD est responsable de la désignation des postes de représentation.

(C)

2.2.07 Responsabilité des membres des FAC

Les membres des FAC ont les responsabilités suivantes :

  1. comprendre les conditions et les restrictions des indemnités de réinstallation qui s’appliquent à leur cas. Les dépenses engagées à la suite d’une mauvaise interprétation ou d’une erreur ne seront pas nécessairement remboursables;
  2. examiner les renseignements transmis, demander des précisions et prendre des décisions en temps utile en ce qui concerne les indemnités;
  3. se demander s’il faut présenter une demande d’indemnité pour aide spéciale au transport quotidien (ASTQ), conformément à la DRAS 209.29 avant de recevoir les indemnités de réinstallation prévues par la DRFAC;
  4. prendre contact avec le fournisseur de services de réinstallation dans les 21 jours après avoir reçu une instruction d’affectation;
  5. demander une confirmation écrite de l’information donnée par le fournisseur de services de réinstallation;
  6. envoyer au coordonnateur de réinstallation des FAC les demandes d’examen par le DRASA;
  7. présenter les demandes de remboursement de dépenses et les documents justificatifs en temps voulu;
  8. faciliter le plus possible un déménagement d’une résidence à l’autre en coordonnant les éléments suivants afin de réduire au minimum les dépenses pour le logement, les repas et les frais accessoires en cours de déplacement :
    1. la vente du logement,
    2. l’acquisition du nouveau logement,
    3. la date d’occupation du nouveau logement,
    4. la date d’entrée en service,
    5. l’expédition des AM et EP,
    6. le voyage jusqu’au nouveau lieu de service.
  9. comprendre que le choix de résidence de remplacement est considéré comme un choix personnel (ex. : location, URL, achat); et
  10. lire des documents complémentaires, comme la Brochure de renseignements préalables au déménagement, la documentation et les instructions du fournisseur de services de réinstallation sous contrat, ainsi que d’autres documents remis par des intervenants internes et externes ou nécessaires au succès de la réinstallation.

(C) (modifié, en vigueur le 15 juin 2023)

2.2.08 Responsabilités du quartier général de N1

Le quartier général de N1 est responsable de :

  1. assurer la liaison avec le DRASA, au besoin;
  2. diffuser l’information fournie par le DRASA auprès des unités subordonnées;
  3. fournir des informations en temps opportun au DRASA pour s'assurer que toute demande d'examen par le DRASA soumise par le membre et tout problème / demande soumis par la chaîne de commandement en lien avec la réinstallation puissent être traités efficacement; et
  4. gérer efficacement les ressources, afin de rencontrer l’objectif énoncé par le paragraphe 1.1.03 (Objectifs) de la DRFAC.

(C) (en vigueur le 15 juin 2023)

2.2.09 Responsabilités du Directeur -Services de soutien (Carrières militaires) [DSSCM]

Le DSSCM est responsable de :

  1. agir à titre d’autorité technique touchant le CSD des AM et EP et voir à ce que ce contrat respecte la DRFAC;
  2. fournir une estimation du coût de transport de tout ou partie des AM et EP du militaire dans le cadre du CSD des AM et EP aux fins de l’établissement d’une limite de remboursement lorsqu’un autre mode de transport de tout ou partie des AM et EP a été autorisé au militaire;
  3. mettre à jour la Brochure de renseignements préalables au déménagement, s’il y a lieu, conformément à la DRFAC; et
  4. fournir des conseils techniques au DRASA, au besoin.

(C) (en vigueur le 15 juin 2023)

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Section 2.3 Changement de la date d’entrée en service

2.3.01 Changement de la date d’entrée en service

  1. Une date d’entrée en service qui est dans les 30 jours précédant ou suivant la date de CE peut être approuvée s’il y a une entente mutuelle entre les cmdt des unités perdante et bénéficiaire.
  2. (Responsabilités du militaire) Si un changement de la date d’entrée en service fait diminuer les dépenses pour le logement, les repas et les frais accessoires en cours de déplacement, il incombe au militaire de prendre les dispositions suivantes :
    1. présenter une demande par écrit par l’intermédiaire du cmdt approprié;
    2. fournir une copie de l’approbation ou du refus au fournisseur de services de réinstallation pour ses dossiers.
  3. (Responsabilités du cmdt) Les cmdt doivent faire preuve de la plus grande souplesse possible pour la modification des dates d’entrée en service dans les 30 jours de la date de CE pour permettre aux militaires de bien coordonner leur déménagement.

(C)

Section 2.4 Annulation de l’affectation

2.4.01 Admissibilité

  1. Lorsqu’une affectation est annulée pour des raisons liées au service, le militaire a droit à un remboursement de toutes les dépenses réelles et raisonnables engagées avant l’annulation de l’affectation en fonction des restrictions prévues dans la DRFAC.
  2. Lorsqu’une affectation est annulée, le militaire doit limiter les dépenses additionnelles. La DRFAC s’applique uniquement s’il est raisonnablement nécessaire de rétablir les circonstances générales dans lesquelles le militaire se trouvait avant l’annulation de l’affectation.
  3. À la réception de l’annulation de l’affectation :
    1. toutes les dépenses précédemment financées à l’aide du compte sur mesure doivent être financées à l’aide du compte de base;
    2. le compte sur mesure sera réduit à zéro;
    3. toute dépense additionnelle qui doit nécessairement être engagée par le militaire sera financée à l’aide du compte de base.

(T)

Section 2.5 Aide spéciale au transport quotidien (ASTQ)

2.5.01 ASTQ au lieu d’un déménagement payé

Voir la DRAS 209.29 (Aide spéciale au transport quotidien (ASTQ)).

(C)

Section 2.6 Autorisation de déménager les (PC)AM et EP en provenance ou à destination de l’extérieur des limites géographiques et en provenance ou à destination de l’extérieur des limites du lieu de service

2.6.01 Expédition des AM et EP

  1. Il y a deux distances à prendre en considération dans la sélection d’une nouvelle résidence :
    1. les limites géographiques du nouveau lieu de travail permanent;
    2. le nouveau lieu de service (c.-à-d. à une distance de 100 km du nouveau lieu de travail permanent par la route la plus directe).
  2. Le secteur compris dans les limites géographiques du nouveau lieu de travail permanent est généralement plus petit que le secteur compris dans celles du nouveau lieu de service.
  3. La DRFAC permet l’expédition des AM et EP à partir du lieu de service actuel jusqu’au nouveau lieu de service. (Remarque : il peut y avoir chevauchement de ces deux secteurs.) Cependant, en raison des limites géographiques du nouveau lieu de travail permanent, il se pourrait que le cmdt de l’unité bénéficiaire doive approuver la sélection d’une résidence à l’extérieur de ces limites géographiques conformément au paragraphe 2.6.02 de la DRFAC.

(C)

2.6.02 Autorisation d’habiter à l’extérieur des limites géographiques

  1. (Nouvelle résidence dans les limites du nouveau lieu de service) Un militaire qui souhaite habiter à l’extérieur des limites géographiques établies du nouveau lieu de travail permanent tout en demeurant à l’intérieur des limites du lieu de service doit avoir l’approbation du cmdt de l’unité bénéficiaire.
  2. Le cmdt doit tenir compte des facteurs suivants :
    1. la distance quotidienne raisonnable qui peut être parcourue entre la résidence du militaire et le nouveau lieu de travail permanent;
    2. le temps requis pour les déplacements quotidiens;
    3. les limites de temps établies pour les rappels au travail;
    4. la sécurité du militaire pendant ses déplacements quotidiens.
  3. Dans le cas d'un déménagement prévu à l'alinéa (1), seule l'autorisation du cmdt de l'unité bénéficiaire est requise.
  4. (Nouvelle résidence à l'extérieur du nouveau lieu de service) Un militaire qui souhaite habiter à un endroit qui se trouve à l'extérieur des limites géographiques établies du nouveau lieu de travail permanent et de celles du nouveau lieu de service doit d'abord obtenir l'approbation du cmdt de l'unité bénéficiaire conformément aux alinéas (1) et (2).
  5. Le cmdt de l'unité bénéficiaire doit transmettre la demande et la recommandation, par l'intermédiaire du coordonnateur de réinstallation des FAC, au DRASA pour examen à la lumière du paragraphe 2.6.03 de la DRFAC.

(C)

2.6.03 Autorisation de se réinstaller en provenance ou à destination de l’extérieur des limites du lieu de service

  1. Le DRASA peut approuver la réinstallation aux frais de l’État des (PC)AM et EP d’un militaire en provenance ou à destination de l’extérieur du lieu de service applicable.
  2. Lorsque la réinstallation est approuvé en vertu de l’alinéa (1), le remboursement des dépenses de réinstallation des (PC)AM et EP se limite aux coûts liés à la réinstallation en provenance ou à destination de l’intérieur du lieu de service applicable.
  3. Il est attendu qu’un militaire qui se réinstalle en provenance ou à un endroit situé à l’extérieur des limites du lieu de service applicable sans l’autorisation du DRASA n’a pas droit aux :
    1. aucune des indemnités prévues dans la DRFAC liées à la réinstallation;
    2. l’expédition de ses AM et EP à destination/en provenance de ce lieu.

(T) (modifié, en vigueur le 15 juin 2023)

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Section 2.7 Sélection d’un tiers fournisseur de services

2.7.01 Généralités

  1. Pour certains services spécialisés liés à la réinstallation, le fournisseur de services de réinstallation sous contrat fait appel à un TFS qui fournira ces services à un tarif d’entreprise préétabli.
  2. Un répertoire tenu par le fournisseur de services de réinstallation sous contrat qui précise l’identité des TFS et les tarifs d’entreprise préétablis est mis à la disposition de tout militaire qui se réinstalle au titre de la DRFAC.

(C) (en vigueur le 15 juin 2023)

2.7.02 Sélection d’un TFS ou d’un autre fournisseur de service

  1. Là où les service d’un TFS sont offerts, le remboursement des services fournis par le TFS ne dépasse pas les tarifs d’entreprise préétabli applicables.
  2. Un militaire peut choisir d’autres fournisseurs de services qui ne figurent pas au répertoire des TFS, dans la mesure où toute transaction avec d’autres fournisseurs de services est une transaction sans lien de dépendance. Le remboursement des services fournis par d’autres fournisseurs de services ne dépasse pas les tarifs d’entreprise préétabli applicables
  3. Si le militaire retient un non-TFS ou un autre fournisseur de service approprié autre que celui ou ceux identifié(s)/retenu(s) par le fournisseur de services de réinstallation sous contrat selon l’alinéa (2), toute dépense excédant les tarifs d’entreprise préétablis applicables sera à sa charge.

(T) (modifié, en vigueur le 15 juin 2023)

2.7.03 Sélection d’un TFS ou d’un autre fournisseur de service – administration

  1. Au moment de solliciter un TFS, le militaire doit s’identifier comme un membre des FAC qui se réinstalle dans le cadre de la DRFAC. Autrement, le TFS pourrait exiger des prix plus élevés que les tarifs d’entreprise préétablis applicables. Le cas échéant, les frais supplémentaires seraient à la charge du militaire.
  2. Si, pour quelque raison que ce soit, le militaire n’arrive pas à trouver un TFS participant offrant des services aux tarifs d’entreprise préétablis applicables ou à un tarif inférieur, le militaire doit contacter le fournisseur de services de réinstallation pour qu’il l’aide à trouver un autre fournisseur de services adéquat. Après coup, le militaire doit permettre au fournisseur de services de réinstallation d’identifier et/ou de retenir les services d’un autre fournisseur de services approprié.
  3. Plus précisément, lorsque le militaire n’est pas en mesure de trouver un TFS dont les prix respectent les tarifs d’entreprise préétablis applicables, le fournisseur de services de réinstallation a alors les responsabilités suivantes :
    1. retenir les services d’un autre fournisseur de service approprié offrant le service aux tarifs d’entreprise préétablis applicables ou à un tarif inférieur;
    2. absorber les coûts supplémentaires exigés par un autre fournisseur de service approprié offrant le service à prix plus élevé que le tarif d’entreprise préétabli applicable.

    (C) (en vigueur le 15 juin 2023)

    Section 2.8 Indemnités imposables

    2.8.01 Indemnités imposables

    1. L’impôt sur le revenu peut s’appliquer à certaines indemnités financées à partir de l’un ou l’autre des comptes de dépenses.
    2. Le fournisseur de services de réinstallation peut fournir un guide sur les répercussions fiscales de diverses dépenses de réinstallation, toutefois, la réglementation et les dispositions législatives applicables en matière d’imposition ont préséance.
    3. Pour en savoir davantage, veuillez consulter le site Web de l’Agence du revenu du Canada ou de Revenu Québec.

    (C)

Section 2.9 Processus de remboursement

2.9.01 Délais pour les dépenses payables

  1. Pour les militaires actifs qui sont réinstallés pour des raisons liées au service, généralement, et qui sont assujettis aux délais établis présentés dans cette directive, il existe un délai de deux ans à partir de la date de CE ou la date à laquelle le déménagement des AM et EP est autorisé (c.-à-d. le déménagement n’est pas ou plus interdit ou restreint) – selon la plus tardive de ces dates — pour engager leurs dépenses de réinstallation.
  2. Le DRASA peut accorder une prolongation dans des circonstances exceptionnelles.
  3. Pour les déménagements vers un DP, il existe des règles spéciales sur les délais. Voir le chapitre 14.
  4. Il est entendu que ce délai ne s’applique pas à la durée d’entreposage des AM et EP ou des VP aux frais de l’État, conformément au chapitre 9.

(T)

2.9.02 Avances de réclamations pour réinstallation

Les personnes suivantes peuvent demander une avance de fonds publics (par l’intermédiaire du fournisseur de services de réinstallation) pour aider à acquitter les dépenses personnelles engagées pendant la réinstallation, par exemple le VRD, les déplacements et l’hébergement provisoire :

  1. le militaire;
  2. la PC d’un militaire qui meurt, est officiellement porté disparu, est prisonnier de guerre, est interné ou détenu par une puissance étrangère, ou qui est déclaré inapte mentalement par une autorité médicale compétente, si elle est déménagée conformément au chapitre 14.

(C)

2.9.03 Demande de remboursement des dépenses

  1. Le militaire qui demande un remboursement des dépenses de réinstallation doit présenter au fournisseur de services de réinstallation un compte détaillé, dans la forme requise.
  2. Ce compte :
    1. devrait être présenté dans les 90 jours suivant l’activité pour laquelle le militaire demande un remboursement (p. ex. dans le cas d’une demande de remboursement de dépenses selon le chapitre 6 (Voyage jusqu’au nouveau lieu de service [VNLS]), dans les 90 jours suivant l’arrivée au nouveau lieu de service);
    2. doit être accompagné des reçus, à moins d’exception conformément au paragraphe 2.9.05 (Reçus non requis) de la DRFAC à moins d’exception conformément au paragraphe 2.9.05 (Reçus non requis) de la DRFAC.
  3. Les dépenses admissibles seront remboursées en devise canadienne.

(C) (modifié, en vigueur le 15 juin 2023)

2.9.03.1 Demandes de remboursement des dépenses – pas de double compensation

Lorsqu’un membre reçoit une compensation ou est admissible à recevoir une compensation pour une dépense engagée par un tiers, par exemple une compagnie d’assurance, un entrepreneur ou un fournisseur de services tiers, il n’a pas droit à un remboursement pour la même dépense selon la DRFAC.

(T) (en vigueur le 1er avril 2024)

2.9.04 Reçus

  1. Un reçu est un accusé de réception original ou électronique (imprimé) d’un montant d’argent payé par le militaire, et qui donne le nom du fournisseur de services, le service rendu, la date et le montant du paiement.
  2. Si des dépenses sont engagées dans une devise autre que canadienne, les reçus doivent préciser la devise étrangère; le militaire peut les annoter lui-même à cette fin.
  3. S’il s’agit de soins aux PC, les reçus doivent préciser le nom de la ou des PC visées par ces soins.
  4. Un militaire qui, pour un motif raisonnable, n’est pas en mesure de fournir un reçu au titre d’une dépense peut fournir une déclaration personnelle tenant lieu de reçu. Cette déclaration personnelle consiste en une déclaration écrite dans laquelle un militaire atteste avoir payé un montant d’argent, en précisant le fournisseur du service, le service rendu, la date et le montant du paiement, et la devise. La déclaration personnelle doit aussi inclure le nom, le grade, la signature du militaire et la date.

(C)

2.9.05 Reçus non requis

Aucun reçu n’est requis dans les cas suivants :

  1. des frais de déplacement de moins de 12 $;
  2. une indemnité de kilométrage;
  3. une indemnité de repas (à moins d’exigence contraire au chapitre 5), une indemnité pour frais divers ou une indemnité de faux frais;
  4. une indemnité pour hébergement non commercial;
  5. une indemnité payable avec déclaration d’aide aux soins des PC.

(T)

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