Rapport annuel au Parlement 2024-2025 Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ^{Footnote 1}(LPRP). Aux termes de l'article 72 de laLPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit présenter un rapport annuel au Parlement sur l'application de laLoi pour l'année financière qui vient de se terminer. Le présent rapport décrit les activités que la Défense nationale a menées pour garantir le respect des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'année financière allant du 1er avril 2024 au 31 mars 2025.

1.1 Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Ces droits de protection et d'accès sont conformes aux principes selon lesquels chaque individu doit avoir le droit de savoir pour quelles raisons le gouvernement recueille ses renseignements, comment il les utilisera, combien de temps il les conservera et qui y aura accès.

Ententes de service

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes n'avaient aucune entente de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l'année financière.

2. Accès à l'information et protection des renseignements personnels à la Défense nationale

2.1 Mandat du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes

Qui nous sommes

Le MDN et les FAC appuient une vision stratégique en matière de défense selon laquelle le Canada assure la protection au pays, la sécurité en Amérique du Nord et l'engagement dans le monde. Composée de membres de la Force régulière et de la Force de réserve ainsi que d'employés civils, l'Équipe de la Défense a une présence d'un bout à l'autre du pays.

Ses membres représentent la force, les compétences et la diversité du Canada et possèdent l'expertise nécessaire pour protéger et soutenir la population canadienne en toutes circonstances.

Ce que nous faisons

Le MDN et les FAC jouent des rôles complémentaires en :

• offrant des conseils et du soutien au ministre de la Défense nationale;
• appliquant les décisions du gouvernement concernant la défense des intérêts de la population canadienne au pays et à l'étranger.

Les FAC servent en mer, sur terre, dans les airs, ainsi que dans l'espace et le cyberespace grâce à la Marine royale canadienne, à l'Armée canadienne, à l'Aviation royale canadienne et au Commandement – Forces d'opérations spéciales du Canada.

En 2024, le Canada a publié sa politique de défense renouvelée, Notre Nord, fort et libre, qui décrit le plan du Canada visant à ce que les FAC demeurent pertinentes, prêtes et résilientes dans le contexte d'une incertitude mondiale croissante. Cela signifie qu'il faut déployer davantage d'efforts pour garantir la force de notre pays, la protection de l'Amérique du Nord et notre engagement dans le monde, dans le cadre des six thèmes suivants :

• Soutenir notre personnel en mettant l'accent sur le recrutement, le maintien des effectifs et la gestion du personnel, et en investissant sur la qualité de vie des militaires, sous la forme d'un soutien en matière de santé, de logement et de garde d'enfants. Compte tenu de tous les sacrifices consentis par les membres des FAC pour la population canadienne, ils méritent tous de se sentir en sécurité et valorisés sur leur lieu de travail; c'est notre priorité pour faire évoluer la culture.
• Renforcer les fondements de nos forces armées pour que les membres des FAC disposent des outils dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement et assurer leur sécurité. Il s'agira notamment de moderniser les capacités existantes et d'en acquérir de nouvelles, de renforcer les capacités civiles, d'examiner et de réformer le processus d'approvisionnement en matière de défense et d'accélérer la transformation numérique.
• Bâtir une infrastructure industrielle novatrice en tirant profit de l'innovation et en favorisant les relations avec les partenaires industriels afin de maintenir l'équipement existant et d'accélérer la mise en place d'une capacité de production au Canada. Cela permettra aux FAC d'apporter des contributions fiables et précieuses à nos alliés et à nos partenaires, surtout ceux qui se trouvent dans les régions euro-atlantique et indo-pacifique, en faveur d'un monde plus stable et pacifique.
• Défendre le Canada dans les régions de l'Arctique et du Nord, où l'évolution de l'environnement géopolitique et des paysages naturels a créé de nouvelles menaces et vulnérabilités. En améliorant nos capacités de défense continentale en vue de mieux détecter les menaces imminentes, nous pouvons rester prêts à aider les Canadiens et les Canadiennes en cas de catastrophes naturelles ou d'autres situations d'urgence, ou lorsqu'ils ont besoin de services de recherche et sauvetage.
• Défendre l'Amérique du Nord en tant que partenaire actif des États-Unis pour rétablir les capacités de défense et de dissuasion du continent dans tous les domaines, soit maritime, terrestre, aérien, spatial et cybernétique, et grâce à la modernisation du NORAD.
• Faire avancer les valeurs et les intérêts mondiaux du Canada en maintenant la contribution des FAC aux efforts mondiaux visant à décourager les conflits entre grandes puissances, à contrer le terrorisme et l'insurrection, et à remédier à l'instabilité.

2.2 Équipe de la Défense

En vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN), le MDN et les FAC sont deux entités distinctes travaillant ensemble au quartier général de la Défense nationale à s'acquitter de leur principale responsabilité, qui consiste à assurer la défense du Canada et des Canadiens.

Haute direction

Le gouverneur général du Canada est le commandant en chef du Canada. Le MDN est dirigé par le ministre de la Défense nationale. Le ministre associé de la Défense nationale appuie le ministre de la Défense nationale. Le sous-ministre de la Défense nationale est le plus haut fonctionnaire civil du Ministère. Les FAC sont sous les ordres du chef d'état-major de la défense, l'officier le plus haut gradé au Canada. Ces hauts dirigeants ont chacun des responsabilités différentes :

• Le gouverneur général est chargé de nommer le chef d'état-major de la défense sur la recommandation du premier ministre, de décerner des honneurs militaires, de présenter les drapeaux aux régiments des FAC, d'approuver les nouveaux écussons et insignes militaires et de signer les certificats de brevet d'officier;
• Le ministre de la Défense nationale préside le Ministère et toutes les questions relatives à la défense nationale;
• Le ministre associé est aussi responsable des dossiers de la défense, conformément au mandat que le premier ministre lui a confié, et il doit tout particulièrement veiller à ce que les membres des FAC reçoivent l'équipement dont ils ont besoin pour faire leur travail.
• Le sous-ministre est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense;
• Le chef d'état-major de la défense est responsable du commandement, du contrôle et de l'administration des FAC ainsi que de la stratégie, des plans et des besoins militaires.

Organisation de la Défense

La structure organisationnelle du MDN et des FAC est représentée dans le diagramme ci-dessous. De plus amples renseignements sur l'organisation du MDN et des FAC sont disponibles en ligne ^{Footnote 2}.

Pour obtenir une description des groupes et des postes chargés de satisfaire à chaque exigence de publication proactive applicable en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information, voir la section 8.2 «Publication proactive».

Figure 1 : Organigramme de la Défense nationale

2.3 Direction générale de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une délégation de pouvoir, signée par le ministre, désigne le sous-ministre, le secrétaire général, le directeur exécutif de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et les directeurs adjoints de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions du ministre, en tant que chef d'institution en vertu de laLoi. Elle désigne également d'autres pouvoirs et fonctions propres aux employés de la Direction générale de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP).

Sous l'autorité du secrétaire général, le directeur exécutif de l'AIPRP applique et coordonne la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, et agit à titre de coordonnateur ministériel de l'AIPRP. Dans l'application de laLoi, la DAIPRP sollicite au besoin l'avis d'autres organisations et spécialistes sur les questions juridiques, les affaires publiques, les politiques et la sécurité opérationnelle.

Une copie de l'arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l'annexe A.

DAIPRP

La DAIPRP est responsable des questions relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels au sein du portefeuille de la Défense nationale, sauf dans le cas des organisations suivantes : la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire, le Comité externe d'examen des griefs militaires, le Centre de la sécurité des télécommunications, le Bureau de l'Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes, le Directeur – Services d'avocats de la défense et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes.

L'organisation de la DAIPRP est gérée par un directeur exécutif et appuyée par une équipe de services ministériels qui est responsable des fonctions administratives et de gestion de la DAIPRP, y compris la planification des activités, la gestion financière, les ressources humaines, la sécurité matérielle ainsi que la gestion de l'information et des dossiers (GI-GD). L'effectif est réparti entre trois grands domaines fonctionnels et reçoit le soutien des officiers de liaison de l'organisation de la Défense, comme le montre le diagramme présenté à la FIGURE 2.

La Division des opérations d'AIPRP supervise toutes les activités liées aux demandes d'accès à l'information et aux demandes de renseignements personnels, y compris la réception des demandes d'AIPRP. Cette supervision permet d'assurer l'uniformité de l'exécution des processus ministériels et de l'application des lois et permet de mener des activités d'assurance de la qualité, de faire le suivi, d'établir des rapports et de surveiller les tendances et les problèmes émergents.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (GPRP) de la Défense a pour objectif principal d'assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Ministère. Elle gère les évaluations des risques liés à la protection des renseignements personnels, elle résout les atteintes à la vie privée et les problèmes systémiques et elle fournit une orientation sur les obligations découlant de la politique de protection des renseignements personnels ainsi qu'une expertise et des conseils à la haute direction sur des questions litigieuses et délicates tout en assurant l'amélioration continue de la politique de protection des renseignements personnels et de la prestation des services pour le Ministère.

La Division du soutien au programme d'AIPRP offre de la formation et fait la promotion de la sensibilisation à l'AIPRP, effectue des analyses de données et des rapports sur le rendement des programmes, et fournit des conseils et une orientation en matière d'AIPRP à la DAIPRP et à l'ensemble de la communauté du MDN et des FAC.

Au cours de la période visée par le rapport, la DAIPRP dans son ensemble comptait l'équivalent temps plein de 70,29 employés et de 4,5 experts-conseils affectés aux activités effectuées dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Figure 2 : Effectif opérationnel de l'AIPRP de la Défense nationale

3. Points saillants du rapport statistique

Le rapport statistique à l'annexe B contient des données présentées par le MDN et les FAC dans le cadre de la collecte annuelle de statistiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ce qui suit est une analyse des sections du rapport statistique qui contiennent des données dignes de mention du point de vue du Ministère.

3.1 Demandes reçues

Au cours de la période de référence, le MDN et les FAC ont reçu 6 891 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 0,5 % par rapport à la période de référence précédente. Si l'on ajoute à ce nombre les 1 495 dossiers reportés de l'AF 2023-2024, la charge de travail totale s'établit à 8 386 demandes au cours de la période visée. À la fin de l'AF 2024-2025, le nombre de demandes reportées à l'AF 2025-2026 avait diminué de 29 % pour atteindre 1 066.

Figure 3 : Nombre de demandes liées à la protection des renseignements personnels (cinq dernières années)

3.2 Demandes traitées

Le MDN et les FAC ont fermé au total 7 320 demandes liées à la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence, ce qui représente une augmentation de 11,5 % par rapport à l'AF précédente. La FIGURE 4 ci-dessous représente la charge de travail totale de l'AIPRP au cours des cinq dernières années.

Figure 4 : Disposition des demandes traitées et nombre total de demandes fermées (cinq dernières années)

Nombre de pages examinées

Au total, 1 539 185 pages ont été examinées pendant cette AF, ce qui représente une augmentation de 20 % par rapport à l'AF 2023-2024, au cours de laquelle 1 282 442 pages avaient été traitées (FIGURE 5).

Ce nombre ne comprend pas le nombre de pages traitées pour les demandes examinées pour l'AF en cours qui ont été reportées à la période de référence suivante.

Figure 5 : Nombre de pages examinées pour les demandes fermées lorsque les documents existaient (trois dernières années)

Exceptions et exclusions

Conformément aux périodes de référence précédentes, l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels était l'exception la plus souvent invoquée et a été appliqué dans 3 054 demandes. Cet article de laLoi protège les renseignements personnels de personnes autres que le demandeur.

Délais de traitement

Le MDN et les FAC ont fermé 5 209 demandes dans le délai prévu par la Loi de 30 jours, ce qui représente 71,2 % du nombre total de demandes fermées. Il s'agit d'une augmentation de 25 % par rapport à la dernière période de référence, au cours de laquelle 46,2 % des demandes avaient été fermées dans le délai de 30 jours.

Figure 6 : Délai de traitement des demandes (cinq dernières années)

Les dossiers fermés après le délai de 30 jours n'étaient pas nécessairement en retard, car des prorogations autorisées en vertu de la loi ont pu être appliquées.

Prorogations

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet de proroger le délai prescrit si des consultations sont nécessaires, si une traduction est requise ou si la demande vise un grand volume de documents et que le traitement dans le délai entrave de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère.

Au total, 188 prorogations ont été appliquées au cours de la période de référence de l'AF 2024-2025 Chacune des prorogations a été jugée nécessaire, car le respect du délai initial aurait nui de façon déraisonnable aux activités de l'institution.

Nombre de demandes actives – en suspens depuis les périodes de référence précédentes

À la fin de la période visée par le rapport de l'AF 2024-2025, le MDN et les FAC avaient 1 066 demandes actives. La FIGURE 7 présente une ventilation des demandes en suspens selon la période de référence au cours de laquelle la demande a été reçue, et indique si la demande respecte toujours les délais prescrits par la loi (y compris les prorogations).

Figure 7 : Nombre de demandes actives (au 31 mars 2025)

Nombre de plaintes actives – en suspens depuis les périodes de référence précédentes

À la fin de la période de référence, la Défense nationale comptait 45 plaintes actives auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). La FIGURE 8 présente une ventilation des plaintes actives par période de référence.

Respect des délais prescrits

Au total, 5 449 demandes (74,4 %) ont été fermées dans les délais prescrits pendant l'AF 2024-2025, ce qui représente une augmentation de 4,7 % du respect des délais par rapport à la période de référence précédente.

Le motif le plus courant de la présomption de refus est l'entrave au fonctionnement et la charge de travail, qui a été invoqué pour plus de 60 % des demandes fermées en retard au cours de la période de référence. Selon la définition du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ce motif concerne les demandes pour lesquelles «il y a une imbrication de renseignements et un examen est nécessaire pour déterminer les exemptions, il y a un grand nombre de demandes à traiter au même moment, la demande consiste en un volume élevé de documents, il y a eu des difficultés à obtenir les renseignements pertinents ou d'autres tâches liées à l'AIPRP».

Résultats : pourcentage de demandes qui ont fait l'objet d'une communication totale et d'une communication partielle

Au cours de la période de référence, la Défense a répondu à un total de 7 320 demandes, dont 1 676 (22,9 %) ont fait l'objet d'une communication totale et 3 058 (41,8 %) ont fait l'objet d'une communication partielle. Les autres demandes ont été traitées des façons suivantes : exception totale, il n'existe aucun document, demande abandonnée.

3.3 Consultations reçues et effectuées

Habituellement, le MDN et les FAC ne reçoivent pas beaucoup de demandes de consultation relatives à des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période de référence, le MDN et les FAC ont reçu huit demandes de consultation provenant d'autres institutions du gouvernement du Canada. Six consultations ont été fermées au cours de la période de référence; trois demandes de consultation ont été traitées en moins de 15 jours, une a été traitée sur une période de 16 à 30 jours et une a été traitée sur une période de 31 à 60 jours.

4. Protection et gestion des renseignements personnels

4.1 Communication de renseignements dans l'intérêt public

L'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée dans les cas où des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

Pendant la période de référence, 67 demandes de communication de renseignements personnels reposant sur l'alinéa 8(2)m) ont été reçues. Les communications faites dans l'intérêt public comprenaient, sans s'y limiter, les communications aux médias concernant les actions ministérielles en réponse aux allégations d'inconduite sexuelle, et les communications à la famille ou au représentant d'un membre des FAC concernant les commissions d'enquête ou les enquêtes sommaires sur le décès ou les blessures graves d'un membre des FAC.

Pour chacune des 67 communications faites dans l'intérêt public pendant l'AF 2024-2025, le CPVP a été avisé; dans la mesure du possible, une notification a été faite avant la communication.

4.2 Atteintes à la vie privée

Les renseignements personnels qui relèvent du MDN et des FAC sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régit la protection, la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (GPRP) reçoit les rapports d'atteintes à la vie privée du MDN et des FAC et appuie le Ministère pendant les étapes de l'évaluation, du confinement et de la notification. Au cours de la présente période de référence, 275 plaintes ont été reçues concernant une contravention à une ou plusieurs dispositions de laLoi. La Division de GPRP a examiné et résolu 309 plaintes et a rendu une décision définitive à leur égard; de ce nombre, 238 ont été jugées fondées.

Atteintes substantielles à la vie privée

La Politique sur la protection de la vie privée du SCT définit une atteinte à la vie privée comme la création, la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels ou l'accès inapproprié ou non autorisé aux renseignements personnels. Une atteinte substantielle est définie comme une atteinte à la vie privée qui pourrait vraisemblablement entraîner un risque réel de préjudice grave pour une personne. Le MDN et les FAC ont signalé deux atteintes substantielles à la vie privée au CPVP et au SCT.

Une atteinte substantielle à la vie privée concernait de grandes quantités de renseignements personnels stockés par inadvertance sur un lecteur partagé commun, et la seconde concernait l'accès non autorisé au Système d'information sur la santé des Forces canadiennes (SISFC). Dans les deux cas, les renseignements personnels ont été rapidement sécurisés, l'accès aux dossiers a été supprimé et un avis a été envoyé à tous les membres du personnel concernés.

Le MDN et les FAC continuent de perfectionner leurs processus de gestion des atteintes à la vie privée, de les harmoniser avec la définition mise à jour des atteintes substantielles à la vie privée et d'intégrer les outils mis à jour pour évaluer le risque réel de préjudice grave pour une personne et l'institution.

4.3 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le MDN et les FAC recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels dans le cadre de la prestation des programmes et des services dont ils sont chargés. Conformément à la politique du SCT, le MDN et les FAC mènent des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour déterminer les répercussions de l'administration de ces activités sur les renseignements personnels. Une EFVP offre un cadre de travail permettant de connaître le degré de conformité de propositions données relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques pertinentes en la matière, d'aider les responsables des programmes à éviter ou à atténuer les risques d'atteinte à la vie privée ainsi que de promouvoir des choix éclairés dans la conception de programmes et de systèmes.

Le MDN et les FAC ont réalisé ^{Footnote 3} deux EFVP au cours de l'AF 2024-2025. Les descriptions des EFVP se trouvent ci-dessous.

Évaluations de la personnalité fondées sur des données probantes pour la sélection et la promotion des dirigeants

Le MDN et les FAC reconnaissent que l'intégrité des dirigeants est essentielle à la protection de la santé et du bien-être des membres des Forces armées canadiennes (FAC) et à l'instauration d'une confiance en la crédibilité et l'efficacité opérationnelle des FAC. Par conséquent, il est important que les hauts dirigeants militaires incarnent les valeurs que les FAC cherchent à transmettre et celles des Canadiens d'aujourd'hui. En 2020-2021, en tenant compte de ce qui précède, le MDN et les FAC ont amorcé l'élaboration de processus et procédures pour améliorer l'évaluation des candidats aux postes de leurs plus hauts dirigeants. L'objectif était d'établir des évaluations fondées sur des données probantes pour les personnes intéressées par des promotions ou des nominations à des postes militaires supérieurs et pour évaluer objectivement la personnalité des aspirants dirigeants.

Faciliter le recrutement de résidents permanents dans les Forces armées canadiennes (FAC)

Depuis janvier 2025, le MDN et les FAC et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ont commencé à s'échanger des renseignements personnels sur les résidents permanents qui ont manifesté un intérêt à s'enrôler dans les FAC. Les renseignements échangés serviront uniquement à faciliter l'enrôlement et le filtrage de sécurité des résidents permanents et à accélérer leur intégration aux FAC. Le projet fait partie d'une initiative plus vaste du MDN et des FAC visant à reconstituer et à améliorer les rangs des FAC par le recrutement de militaires formés de pays étrangers et à améliorer l'attrait du service militaire par l'utilisation d'incitatifs à la citoyenneté et à l'emploi.

De plus, la DAIPRP continue de fournir des services consultatifs continus aux organisations du MDN et des FAC qui évaluent les risques liés aux renseignements personnels utilisés dans l'administration des programmes de la Défense.

4.4 Renseignements personnels du Ministère

Renseignements personnels de nature complexe et délicate

Afin d'assurer la protection appropriée des renseignements personnels de nature délicate au sein du Ministère, la DAIPRP fournit des services d'examen et de caviardage à l'appui d'un certain nombre de processus administratifs ministériels, y compris les commissions d'enquête, les enquêtes sommaires et les rapports concernant des allégations de violence, de harcèlement et de griefs en milieu de travail. Bien qu'il ne s'agisse pas de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements qu'elles comportent sont communiqués par le ministère et la protection des renseignements personnels est une priorité. La DAIPRP a examiné 67 dossiers contenant des renseignements personnels de nature complexe et délicate au cours de l'AF 2024-2025. Cela représente un total de 889 pages examinées pour s'assurer que les renseignements personnels sont protégés et ne sont pas communiqués de façon inappropriée.

5. Plaintes, vérifications et examens

5.1 Plaintes provenant du Commissariat à la protection de la vie privée

Au cours de l'AF 2024-2025, le MDN et les FAC ont reçu un total de 82 plaintes officielles du CPVP.

Les exigences en matière de rapports statistiques pour les plaintes et les enquêtes auprès du CPVP sont indiquées ci-dessous :

• Article 31 : le CPVP avise officiellement de son intention d'enquêter sur une plainte concernant le traitement d'une demande en vertu de laLoi.
• La Défense a reçu 82 avis de ce genre au cours de l'AF 2024-2025; 82 de ces avis ont également été signalés au cours de la période de référence précédente.
• Article 33 : le CPVP demande d'autres observations aux institutions dans le cadre d'une enquête en cours sur une plainte.
  • La Défense a reçu 92 avis de ce genre au cours de l'AF 2024-2025 comparativement à 83 avis de ce genre au cours de la période de référence précédente.
• Article 35 : le CPVP publie un rapport sur les conclusions d'une plainte fondée à la fin d'une enquête.
  • Au cours de la période visée par le présent rapport, 42 plaintes ont été jugées fondées. Il convient de noter que ces plaintes ne font pas nécessairement partie des 82 plaintes reçues au cours de la période de référence.

Les 42 plaintes fondées représentent 45,2 % de toutes les conclusions formulées par le CPVP au MDN ou aux FAC au cours de l'AF 2024-2025. Parmi les plaintes fondées, 39 étaient de nature administrative (concernant les retards et les prorogations de délai), 1 concernait le droit d'accès et 2 portaient sur une divulgation non autorisée. Figure 10.

Des efforts ont continué d'être déployés pour régler les plaintes en suspens reçues par le CPVP au cours des périodes de référence précédentes. La DAIPRP a collaboré avec le CPVP pour gérer les plaintes de façon efficace et s'efforce constamment de maintenir des communications transparentes afin de favoriser une relation de travail positive avec le CPVP.

5.2 Décisions judiciaires

Au cours de l'AF 2024-2025, deux procédures judiciaires ont été engagées relativement aux demandes traitées par le MDN et les FAC. Elles ont toutes deux été interrompues après l'envoi des réponses aux demandeurs.

5.3 Principales mesures prises à l'égard des plaintes

Le MDN et les FAC ont pris des mesures au cours de la période visée par le rapport pour régler les questions soulevées par le CPVP et le Comité permanent de la défense nationale.

Un groupe de travail multidisciplinaire composé de représentants de la DAIPRP, de la Direction de l'architecture d'entreprise et des Services d'examen a évalué le processus d'AIPRP afin de cerner les points à améliorer. Par la suite, une approche agile de gestion de projet a été mise en œuvre pour élaborer des initiatives visant à améliorer le processus d'AIPRP à l'échelle du MDN et des FAC.

Le MDN et les FAC se sont engagés à relever les défis liés au processus grâce à cet effort continu et surveilleront la mise en œuvre et l'efficacité des initiatives entreprises.

6. Politiques et procédures

En réponse aux mises à jour du SCT à l'ensemble des politiques de protection des renseignements personnels publiées en novembre 2024, la Division de la GPRP a examiné et mis à jour les Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD) qui se rapportent à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Ministère. Une DOAD est une directive administrative ministérielle établie par le MDN et les FAC pour compléter les pouvoirs juridiques de niveau supérieur et/ou les directives du SCT et d'autres organismes centraux. Des consultations internes sont prévues pour l'AF 2025-2026, après quoi les directives mises à jour relatives à la gestion des renseignements personnels, à la gestion des atteintes à la vie privée, aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et aux communications responsables de renseignements personnels seront fournies au Ministère.

6.1 Numéros d'assurance sociale

Tel qu'il est défini par les modalités de l'entente de règlement définitive ordonnée par le tribunal pour le recours collectif en matière d'inconduite sexuelle contre les FAC et le MDN, les numéros d'assurance sociale (NAS) sont recueillis accessoirement pour respecter les obligations du Ministère dans le cadre du programme Démarches réparatrices, qui prévoit que les survivants fassent part de leurs expériences d'inconduite sexuelle à des représentants supérieurs des FAC ou du MDN. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du programme Démarches réparatrices du Centre de soutien et de ressources sur l'inconduite sexuelle (CSRIS) a été réalisée au cours de l'AF 2023-2024. Le NAS est utilisé pour la récupération de fichiers historiques lorsqu'il s'agit du seul identificateur disponible pour les anciens employés du gouvernement ou militaires. La collecte et l'utilisation du NAS pour le programme Démarches réparatrices sont conformes à l'annexe A de la Directive sur le numéro d'assurance sociale du SCT.

7. Formation et sensibilisation

7.1 Programme de formation sur l'AIPRP

Le Ministère a offert une formation sur l'AIPRP sur une plateforme virtuelle. Le personnel de formation de la Direction a donné les séances de formation suivantes aux membres de l'Équipe de la Défense, en mettant l'accent sur le personnel ayant des responsabilités en matière d'AIPRP :

• Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (COR502 – offert en ligne par l'École de la fonction publique du Canada, ce cours est une condition préalable à toute formation ministérielle sur l'AIPRP);
• Cours d'introduction à l'AIPRP du MDN et des FAC [AIPRP au MDN (anciennement AIPRP 101 – Principes généraux de l'AIPRP), ou principes fondamentaux de la protection des renseignements personnels];
• Séance d'orientation pour les nouveaux employés de la DAIPRP;
• Cours avancés sur l'AIPRP du MDN et des FAC (AIPRP 201 – cours avancé sur l'AIPRP ou sur du contenu propre à l'organisation);
• Activités de mobilisation et de sensibilisation relativement à l'AIPRP auprès des diverses directions générales et directions.

7.2 Activités de formation et de sensibilisation

Au cours de la dernière année, le MDN et les FAC ont lancé un nouveau programme de formation autodirigée en ligne, l'AIPRP au MDN, qui a remplacé l'ancien cours AIPRP 101. Cette approche modernisée a joué un rôle déterminant dans l'augmentation de 23,6 % du nombre de participants à la formation par rapport à l'année précédente.

De plus, les séances de formation avancée sur l'AIPRP ont été offertes virtuellement toutes les deux semaines; environ 250 participants par séance y ont assisté. Ces séances ont fourni au personnel de l'Équipe de la Défense et aux membres des FAC des instructions complètes sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des conseils sur la gestion appropriée des renseignements personnels sous contrôle institutionnel.

De plus, 4 174 personnes supplémentaires du MDN et des FAC ont suivi le cours de base de l'EFPC sur l'AIPRP pendant la période visée par le rapport. Ce cours a servi de préalable obligatoire à toute formation sur l'AIPRP propre au MDN, renforçant les connaissances de base dans l'ensemble de l'organisation.

Formation des Services de santé des Forces canadiennes

Les Services de santé des Forces canadiennes (SSFC) ont un bureau de la vie privée chargé de conseiller et de soutenir le Groupe des SSFC au sujet des politiques et des activités touchant les renseignements personnels sur la santé. Conformément à son mandat, le bureau de la vie privée des SSFC offre des modules de formation visant à instruire le personnel sur les principes du volet «Vie privée, confidentialité et sécurité» pour favoriser l'utilisation appropriée du Système d'information sur la santé des Forces canadiennes.

Au cours de la période de référence, 3 076 membres du personnel des SSFC ont suivi une formation ou complété des modules obligatoires offerts spécifiquement à l'organisation des SSFC.

8. Initiatives et projets

Une initiative a été lancée pour fournir aux membres actifs et libérés des FAC un accès plus direct aux renseignements personnels qu'ils demandent couramment. Cette approche devrait simplifier le traitement de ces dossiers, ce qui se traduira par la production de dossiers en temps opportun et l'augmentation de la capacité au sein de la DAIPRP.

Au cours de la période de référence, la Division de la GPRP a poursuivi ses efforts pour renforcer le Programme de gestion de la protection des renseignements personnels de la Défense. Les initiatives comprennent :

Un questionnaire comparatif d'évaluation des risques liés à la protection des renseignements personnels a été rempli en décembre 2023 à l'échelle du MDN et des FAC afin d'évaluer la sensibilité et la complexité des programmes qui prévoient l'utilisation de renseignements personnels. Les efforts se sont poursuivis tout au long de la période de référence pour compiler les résultats du questionnaire et valider les scores. Les résultats ont été utilisés pour établir les priorités du travail d'EFVP à l'échelle du Ministère en 2024-2025 afin de s'assurer que les services et le soutien en matière de protection de la vie privée étaient harmonisés pour appuyer les priorités de la Défense en matière de renseignements personnels.

Le projet pilote visant à réduire l'administration des atteintes à la vie privée à faible risque qui a été entrepris au cours de l'AF 2023-2024 a été entièrement adopté au cours de la période de référence. Toutes les atteintes à la vie privée à faible risque sont signalées, évaluées et fermées à l'aide d'un rapport numérique sur les constatations. Ces efforts ont accru l'efficacité de l'administration des dossiers pour les analystes, leur permettant de se concentrer sur l'administration détaillée des atteintes à la vie privée à risque moyen et élevé. Cette réduction du travail administratif a permis au MDN et aux FAC de fermer 260 atteintes à la vie privée à faible risque au cours de la période de référence; cela représente une augmentation de 89,78 % du nombre de dossiers à faible risque fermés par rapport à l'année précédente.

9. Surveillance de la conformité

Afin d'assurer une surveillance et une communication efficaces du rendement en matière d'AIPRP au sein du MDN et des FAC, la DAIPRP produit un tableau de bord mensuel qui mesure la rapidité de la récupération des dossiers du BPR, la conformité globale à l'AIPRP et les indicateurs critiques comme les plaintes relatives à l'atteinte à la vie privée. L'utilisation de Microsoft Power BI pour la publication du tableau de bord de l'AIPRP a permis d'améliorer la convivialité et la visibilité du tableau auprès de la haute direction en ce qui concerne les mesures clés et le rendement de l'AIPRP. Le tableau de bord mensuel permet de faire le suivi du rendement en matière d'AIPRP à l'échelle du Ministère, de repérer les organisations qui pourraient avoir besoin d'aide ou de formation et de cerner les points à améliorer dans les processus.

De plus, la DAIPRP répond aux demandes ponctuelles de statistiques et de rapports de rendement à l'appui des exigences propres aux programmes et des obligations ministérielles en matière d'AIPRP.

À l'heure actuelle, le délai de traitement des demandes de correction de renseignements personnels n'est pas officiellement surveillé, car le nombre de demandes est systématiquement très faible. Au cours de l'AF 2024-2025, la DAIPRP n'a reçu aucune demande de correction.

La Division de la GPRP offre des services consultatifs aux hauts dirigeants et aux cadres supérieurs du MDN et des FAC concernant l'élaboration d'un contrat ou d'une entente d'échange de renseignements afin de s'assurer que les mesures de protection des renseignements personnels appropriées sont incluses. Les efforts visant à officialiser un processus avec l'autorité contractante ont commencé au cours de l'année financière. Les efforts se poursuivront au cours de la prochaine période de référence, alors que le MDN et les FAC travaillent à la refonte du chapitre InfoSource du Ministère.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe sur la délégation de pouvoirs – Loi sur l'accès à l'information

Délégation des pouvoirs, devoirs et fonctions du ministre de la Défense nationale à titre de responsable de l'institution du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes en vertu de la  Loi sur l'accès à l'information, L.R.C. 1985, ch. A-1 (avant et après le 21 juin 2019) et de son règlement d'application.

Remarque : Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes comprennent un certain nombre d'organisations ayant divers degrés d'autorité indépendante. Les pouvoirs, devoirs et fonctions visés par la présente ordonnance ne s'appliquent pas aux activités des organisations suivantes :

• La Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire;
• L'Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes;
• Le Comité externe d'examen des griefs militaires;
• Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes;
• Le Directeur – Service d'avocats de la défense;
• Toute autre organisation du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes à qui le ministre de la Défense nationale peut déléguer ces pouvoirs.

Annexe sur la délégation de pouvoirs – Loi sur la protection des renseignements personnels

Délégation des pouvoirs, devoirs et fonctions du ministre de la Défense nationale à titre de responsable de l'institution du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, ch. P-21 et de son règlement d'application.

Remarque : Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes comprennent un certain nombre d'organisations ayant divers degrés d'autorité indépendante. Les pouvoirs, devoirs et fonctions visés par la présente ordonnance ne s'appliquent pas aux activités des organisations suivantes :

• La Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire;
• L'Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes;
• Le Comité externe d'examen des griefs militaires;
• Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes;
• Le Directeur – Service d'avocats de la défense;
• Toute autre organisation du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes à qui le ministre de la Défense nationale peut déléguer ces pouvoirs.

Annexe B : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2024–2025

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Ministère de la Défense nationale

Période d'établissement de rapport : du 1er avril 2024 to 31 mars 2025

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes non officielles

Section 3 : Demandes fermées pendant la période de référence

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 : Atteintes à la vie privée

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2024–2025

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Ministère de la Défense nationale

Période d'établissement de rapport : 2024-04-01 to 2025-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Numéro d'assurance sociale

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels