Rapport annuel au Parlement 2024-2025 – Application de la Loi sur l'accès à l'information

1. Introduction

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information ^{Notes de bas de page 1}(LAI). Aux termes de l'article 94 de laLAI et de l'article 20 de la Loi sur les frais de service, le responsable de chaque institution fédérale doit présenter un rapport annuel au Parlement sur l'application de laLoi pour l'année financière qui vient de se terminer. Le présent rapport décrit les activités mises en œuvre par la Défense nationale pour assurer la conformité aux dispositions de la LAI au cours de l'année financière (AF) allant du 1er avril 2024 au 31 mars 2025.

1.1 Objet de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information a pour objet d'accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l'État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre un débat public sur la conduite de ces institutions.

• La partie 1 de laLoi élargit la présente législation canadienne de façon à permettre l'accès à tout document sous le contrôle d'une institution fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur information, les exceptions nécessaires à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à leur communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.
• La partie 2 de laLoi fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Ententes de service

Pour l'AF 2024-25, le MDN et les FAC n'avaient aucune entente de service en vertu de l'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information.

2. Accès à l'information et protection des renseignements personnels au MDN et dans les FAC

2.1 Mandat du MDN et des FAC^{Notes de bas de page 2}

Qui nous sommes

Le MDN et les FAC appuient une vision stratégique en matière de défense selon laquelle le Canada assure la protection au pays, la sécurité en Amérique du Nord et l'engagement dans le monde. Composée de membres de la Force régulière et de la Force de réserve ainsi que d'employés civils, l'Équipe de la Défense a une présence d'un bout à l'autre du pays. Ses membres représentent la force, les compétences et la diversité du Canada et possèdent l'expertise nécessaire pour protéger et soutenir la population canadienne en toutes circonstances.

Ce que nous faisons

Le MDN et les FAC jouent des rôles complémentaires en :

• offrant des conseils et du soutien au ministre de la Défense nationale;
• appliquant les décisions du gouvernement concernant la défense des intérêts de la population canadienne au pays et à l'étranger.

Les FAC servent en mer, sur terre, dans les airs, ainsi que dans l'espace et le cyberespace grâce à la Marine royale canadienne, à l'Armée canadienne, à l'Aviation royale canadienne et au Commandement – Forces d'opéSource des demandesSource des demandesrations spéciales du Canada.

En 2024, le Canada a publié sa politique de défense renouvelée, Notre Nord, fort et libre^{Notes de bas de page 3}, qui décrit le plan du Canada visant à ce que les FAC demeurent pertinentes, prêtes et résilientes dans le contexte d'une incertitude mondiale croissante. Cela signifie qu'il faut déployer davantage d'efforts pour garantir la force de notre pays, la protection de l'Amérique du Nord et notre engagement dans le monde, dans le cadre des six thèmes suivants :

• Soutenir notre personnel en mettant l'accent sur le recrutement, le maintien des effectifs et la gestion du personnel, et en investissant sur la qualité de vie des militaires, sous la forme d'un soutien en matière de santé, de logement et de garde d'enfants. Compte tenu de tous les sacrifices consentis par les membres des FAC pour la population canadienne, ils méritent tous de se sentir en sécurité et valorisés sur leur lieu de travail; c'est notre priorité pour faire évoluer la culture.
• Renforcer les fondements de nos forces armées pour que les membres des FAC disposent des outils dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement et assurer leur sécurité. Il s'agira notamment de moderniser les capacités existantes et d'en acquérir de nouvelles, de renforcer les capacités civiles, d'examiner et de réformer le processus d'approvisionnement en matière de défense et d'accélérer la transformation numérique.
• Bâtir une infrastructure industrielle novatrice en tirant profit de l'innovation et en favorisant les relations avec les partenaires industriels afin de maintenir l'équipement existant et d'accélérer la mise en place d'une capacité de production au Canada. Cela permettra aux FAC d'apporter des contributions fiables et précieuses à nos alliés et à nos partenaires, surtout ceux qui se trouvent dans les régions euro-atlantiques et indo-pacifique, en faveur d'un monde plus stable et pacifique.
• Défendre le Canada dans les régions de l'Arctique et du Nord, où l'évolution de l'environnement géopolitique et des paysages naturels a créé de nouvelles menaces et vulnérabilités. En améliorant nos capacités de défense continentale en vue de mieux détecter les menaces imminentes, nous pouvons rester prêts à aider les Canadiens et les Canadiennes en cas de catastrophes naturelles ou d'autres situations d'urgence, ou lorsqu'ils ont besoin de services de recherche et sauvetage.
• Défendre l'Amérique du Nord en tant que partenaire actif des États-Unis pour rétablir les capacités de défense et de dissuasion du continent dans tous les domaines, soit maritime, terrestre, aérien, spatial et cybernétique, et grâce à la modernisation du NORAD.
• Faire avancer les valeurs et les intérêts mondiaux du Canada en maintenant la contribution des FAC aux efforts mondiaux visant à décourager les conflits entre grandes puissances, à contrer le terrorisme et l'insurrection et à remédier à l'instabilité.

2.2 Équipe de la Défense

En vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN), le MDN et les FAC sont deux entités distinctes travaillant ensemble au quartier général de la Défense nationale à s'acquitter de leur principale responsabilité, qui consiste à assurer la défense du Canada et des Canadiens.

Haute direction

Le gouverneur général du Canada est le commandant en chef du Canada. Le MDN est dirigé par le ministre de la Défense nationale. Le ministre associé de la Défense nationale appuie le ministre de la Défense nationale. Le sous-ministre de la Défense nationale est le plus haut fonctionnaire civil du Ministère. Les FAC sont sous les ordres du chef d'état-major de la défense, l'officier le plus haut gradé au Canada. Ces hauts dirigeants ont chacun des responsabilités différentes :

• Le gouverneur général est chargé de nommer le chef d'état-major de la défense sur la recommandation du premier ministre, de décerner des honneurs militaires, de présenter les drapeaux aux régiments des FAC, d'approuver les nouveaux écussons et insignes militaires et de signer les certificats de brevet d'officier;
• Le ministre de la Défense nationale préside le Ministère et toutes les questions relatives à la défense nationale;
• Le ministre associé est aussi responsable des dossiers de la défense, conformément au mandat que le premier ministre lui a confié, et il doit tout particulièrement veiller à ce que les membres des FAC reçoivent l'équipement dont ils ont besoin pour faire leur travail;
• Le sous-ministre est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense;
• Le chef d'état-major de la défense est responsable du commandement, du contrôle et de l'administration des FAC ainsi que de la stratégie, des plans et des besoins militaires.

Organisation de l'Équipe de la Défense

La structure organisationnelle de l'Équipe de la Défense est représentée dans le diagramme ci-dessous. De plus amples renseignements sur l'organisation sont disponibles en ligne ^{Notes de bas de page 4}.

Pour obtenir une description des groupes et des postes chargés de satisfaire à chaque exigence de publication proactive applicable en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information, voir la section 8.2 « Publication proactive ».

Figure 1 : Organigramme de la Défense nationale

2.3 Direction générale de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information, une délégation de pouvoir, signée par le ministre, désigne le sous-ministre, le secrétaire général, le directeur exécutif de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et les directeurs adjoints de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions du ministre, en tant que chef d’institution en vertu de laLoi. Elle désigne également d’autres pouvoirs et fonctions propres aux employés de la Direction générale de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP).

Sous l’autorité du secrétaire général, le directeur exécutif de l’AIPRP applique et coordonne la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, et agit à titre de coordonnateur ministériel de l’AIPRP. Dans l’application de laLoi, la DAIPRP sollicite au besoin l’avis d’autres organisations et spécialistes sur les questions juridiques, les affaires publiques, les politiques et la sécurité opérationnelle.

Une copie de l’arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.

DAIPRP

La DAIPRP est responsable des questions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels au sein du portefeuille de la Défense nationale, sauf dans le cas des organisations suivantes : la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire, le Comité externe d’examen des griefs militaires, le Centre de la sécurité des télécommunications, le Bureau de l’Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes, le Directeur – Services d’avocats de la défense et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes.

L’organisation de la DAIPRP est gérée par un directeur exécutif et appuyée par une équipe de services ministériels qui est responsable des fonctions administratives et de gestion de la DAIPRP, y compris la planification des activités, la gestion financière, les ressources humaines, la sécurité matérielle ainsi que la gestion de l’information et des dossiers (GI-GD). L’effectif est réparti entre trois grands domaines fonctionnels et reçoit le soutien des officiers de liaison de l’organisation de la Défense, comme le montre le diagramme présenté à la FIGURE 2.

La Division des opérations d’AIPRP supervise toutes les activités liées aux demandes d’accès à l’information et aux demandes de renseignements personnels, y compris la réception des demandes d’AIPRP. Cette supervision permet d’assurer l’uniformité de l’exécution des processus ministériels et de l’application des lois et permet de mener des activités d’assurance de la qualité, de faire le suivi, d’établir des rapports et de surveiller les tendances et les problèmes émergents.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (GPRP) de la Défense a pour objectif principal d’assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Ministère. Elle gère les évaluations des risques liés à la protection des renseignements personnels, elle résout les atteintes à la vie privée et les problèmes systémiques et elle fournit une orientation sur les obligations découlant de la politique de protection des renseignements personnels ainsi qu’une expertise et des conseils à la haute direction sur des questions litigieuses et délicates tout en assurant l’amélioration continue de la politique de protection des renseignements personnels et de la prestation des services pour le Ministère.

La Division du soutien au programme d’AIPRP offre de la formation et fait la promotion de la sensibilisation à l’AIPRP, effectue des analyses de données et des rapports sur le rendement des programmes, et fournit des conseils et une orientation en matière d’AIPRP à la DAIPRP et à l’ensemble de la communauté du MDN et des FAC.

Au cours de la période visée par le rapport, la DAIPRP dans son ensemble comptait l’équivalent temps plein de 56,49 employés et de 12,75 experts-conseils affectés aux activités effectuées dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information.

Figure 2 : Effectif opérationnel de l’AIPRP de la Défense nationale

3. Points saillants du rapport statistique

Le rapport statistique à l’annexe B contient des données présentées par le MDN et les FAC dans le cadre de la collecte annuelle de statistiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ce qui suit est une analyse des sections du rapport statistique qui contiennent des données dignes de mention du point de vue du Ministère.

3.1 Demandes reçues

Au cours de l’AF 2024-2025, le MDN et les FAC ont reçu 2 494 nouvelles demandes d’accès à l’information (AI), ce qui représente une augmentation de 6,3 % par rapport à la période visée par le rapport précédent. Si l’on ajoute à ce nombre les 2 038 dossiers reportés de l’AF 2023-2024, la charge de travail totale s’établit à 4 532 demandes d’AI au cours de la période visée. À la fin de l’AF 2024-2025, 2 314 demandes d’AI ont été reportées à la période visée par le rapport suivant (AF 2025-2026).

Figure 3 : Nombre de demandes d’accès à l’information (cinq dernières années)

Source des demandes

Le grand public demeure la principale source de demandes, représentant plus de la moitié de toutes les demandes reçues. La répartition des autres sources de demandes est demeurée cohérente avec les périodes de rapport précédentes.

3.2 Demandes traitées

Au total, 2 218 demandes ont été traitées au cours de la période visée par le rapport. Cela représente une augmentation de 6,3 % par rapport à l’AF 2023-2024; le nombre total de pages traitées pour donner suite à ces demandes a augmenté de 40,33 %, passant de 296 479 à 416 052. La tendance sur cinq ans est illustrée à la FIGURE 5.

Figure 5 : Disposition des demandes traitées et nombre total de demandes traitées (cinq dernières années)

Le nombre de demandes abandonnées au cours des 15 premiers jours a diminué de 10 % depuis l’intégration au Service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne en mars 2023. Le MDN et les FAC ont constaté que le système invite adéquatement les demandeurs qui présentent des demandes de renseignements personnels à les présenter en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Sur les 733 demandes fermées parce que l’information n’existe pas, plus de 57 % concernaient des renseignements personnels d’anciens membres des FAC qui ne sont plus détenus par le MDN ou les FAC cinq ans après la libération. Dans de tels cas, les demandeurs ont été redirigés vers Bibliothèque et Archives Canada pour que leurs demandes soient traitées.

Résultats : pourcentage de demandes qui ont fait l’objet d’une communication totale et d’une communication partielle

Au cours de la période visée par le rapport, des dossiers ont été divulgués dans 1 079 demandes. Sur les 2 218 demandes traitées, 12,6 % ont fait l’objet d’une communication totale et 36,0 % ont fait l’objet d’une communication partielle. Les autres demandes ont été traitées des façons suivantes : exception totale, exclusion totale, il n’existe aucun document, demande transférée, demande abandonnée, ou information ni confirmée ni infirmée.

Nombre de pages examinées

Au total, 416 052 pages ont été examinées pendant cette AF. Comme le montre la FIGURE 7, le nombre de pages examinées représente le nombre total de pages traitées dans les demandes traitées où des documents existaient. Ce nombre n’inclut pas le nombre de pages traitées pour les demandes qui n’ont pas été traitées au cours de cette AF et ont été reportées à la période de référence suivante.

Figure 7 : Nombre de pages examinées pour les demandes traitées lorsque les documents existaient (trois dernières années)

Exceptions et exclusions

Conformément aux périodes visées par les rapports précédents, la majorité des exceptions appliquées par le MDN et les FAC au cours de l’AF 2024-2025 étaient visées par les quatre articles suivants de la Loi sur l’accès à l’information :

• Le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels des particuliers, a été appliqué dans 643 demandes;
• Le paragraphe 15(1), qui protège des renseignements limités et précis concernant les affaires internationales et la défense, a été appliqué dans 372 demandes;
• Le paragraphe 21(1), qui protège les renseignements limités et précis concernant les avis et les recommandations, a été appliqué dans 322 demandes;
• Le paragraphe 20(1), qui protège les renseignements exclusifs de tiers, a été appliqué dans 257 demandes.

Prorogations

La Loi sur l’accès à l’information prévoit la prolongation au-delà du délai prescrit de 30 jours pour répondre à une demande dans les cas suivants :

 
• L’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande.
• Des consultations externes sont nécessaires et ne peuvent raisonnablement être menées dans le délai initial.
• Un avis à un tiers est requis pour l’informer que ses renseignements font l’objet d’une demande.

Il a fallu appliquer 47,3 % des prorogations visant les demandes fermées pendant l’AF 2024-2025 pour mener des consultations avec d’autres organismes comme des institutions fédérales, provinciales ou municipales, des organisations internationales ou des gouvernements étrangers. La durée de la majorité de ces prorogations (71,5 %) était de 60 jours ou moins.

Le nombre de prorogations prises ne doit pas être interprété comme le nombre de dossiers pour lesquels des prorogations sont demandées. En effet, un seul dossier peut, et c’est très souvent le cas, se qualifier pour plusieurs prorogations. Par exemple, on pourrait proroger le délai d’un dossier parce qu’il contient un grand nombre de documents ou parce qu’une ou plusieurs consultations sont nécessaires. Cela apparaît dans le rapport statistique sous la forme de plusieurs prorogations, mais il s’agit d’un seul dossier.

Délais de traitement

Le pourcentage de dossiers fermés dans les 30 jours a diminué depuis la dernière période de référence; 41,0 % des dossiers ont été fermés dans les 30 jours, comparativement à 54,5 % au cours de la précédente période de référence. La FIGURE 9 présente une ventilation des délais de traitement.

Figure 9 : Délai de traitement des demandes (cinq dernières années)

Nombre de demandes actives – en suspens depuis les périodes de référence précédentes

À la fin de la période visée par le rapport de l’AF 2024-2025, le MDN et les FAC avaient 2 314 demandes actives. La FIGURE 10 présente une ventilation des demandes en suspens selon la période de référence au cours de laquelle la demande a été reçue, et indique si la demande respecte toujours les délais prescrits par la loi (y compris les prorogations).

Figure 10 : Nombre de demandes actives (au 31 mars 2025)

Nombre de plaintes actives – en suspens depuis les périodes de référence précédentes

À la fin de la période visée par le rapport, le MDN et les FAC comptaient 141 plaintes actives auprès du Commissariat à l’information du Canada. La FIGURE 11 présente une ventilation des plaintes actives par période de référence.

Respect des délais prescrits

Le MDN et les FAC ont répondu à 43,91 % des demandes dans les délais prescrits pendant l’AF 2024-2025, ce qui représente une diminution de 13,3 % du respect des délais par rapport à la dernière période de référence, où 57,24 % des demandes ont été fermées dans les délais prescrits.

Le motif le plus courant de la présomption de refus était « Autre », qui a été invoqué pour 67,1 % des demandes fermées en retard au cours de la période de référence. Selon la définition du SCT, ce motif concerne l’indisponibilité des principaux fonctionnaires et la difficulté d’obtenir des renseignements pertinents dans les demandes liées à la présomption de refus. La FIGURE 12 montre les motifs qui ont contribué à la fermeture en retard des dossiers pendant l’AF 2024-2025..

Figure 12 : Motifs de la présomption de refus (AF 2024–2025)

Le rendement du MDN et des FAC a diminué au cours de la présente période visée par ce rapport; cependant, un certain nombre de facteurs continuent d’avoir une incidence sur le rendement et les taux de présomption de refus, y compris, sans s’y limiter :

• L’attention accrue des médias et l’intérêt public concernant les priorités ministérielles, comme la vaccination contre la COVID, la guerre en Ukraine et les phénomènes aériens non identifiés, ont une incidence sur la capacité des bureaux de première responsabilité (BPR) de récupérer les dossiers. L’examen en temps opportun par le bureau de l’AIPRP est également touché par les complexités inhérentes à ces renseignements délicats et complexes.

• Les défis en matière de dotation de l’AIPRP se poursuivent en raison d’un marché du travail concurrentiel. Le roulement du personnel à tous les niveaux réduit l’efficacité opérationnelle pendant que les nouveaux employés intègrent l’organisation et font leur apprentissage. L’embauche et la formation de nouveaux employés créent une charge de travail supplémentaire pour les gestionnaires chargés de l’AIPRP et les services de soutien. Les efforts se poursuivent pour recruter et maintenir en poste des personnes talentueuses afin de pourvoir les postes vacants.

3.3 Consultations reçues et effectuées

Au cours de la période de référence, le MDN et les FAC ont reçu 251 demandes de consultation, soit 207 reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et 44 reçues d’autres organisations. La charge de travail totale pour les demandes de consultation a légèrement augmenté de 1,6 % comparativement à l’AF 2023-2024, où 247 demandes de consultation avaient été reçues.

Même si le MDN et les FAC ont reçu sensiblement le même nombre de nouvelles demandes de consultations au cours de la présente année financière par rapport à l’année financière précédente, elle a vu le nombre de consultations en suspens diminuer de 3,4 % (112) à la fin de la présente période de référence.

Figure 13 : Charge de travail relative aux consultations sur l’AI (cinq dernières années)

3.4 Demandes non officielles

Pour favoriser une transparence accrue et les principes du gouvernement ouvert, le MDN et les FAC encouragent l’accès informel aux documents dans la mesure du possible. En raison de la publication en ligne continue de résumés des demandes traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le MDN et les FAC ont constaté une augmentation importante du nombre de demandes informelles de renseignements déjà rendus publics.

Au cours de l’AF 2024-2025, le MDN et les FAC ont répondu à 3 542 demandes informelles, ce qui représente une augmentation de 250,3 % par rapport à la période de référence précédente, une hausse spectaculaire par rapport au sommet précédent de 1 833 demandes pendant l’AF 2023-2024.

Il convient de souligner que la grande majorité des demandes (3 490, soit 98 %) ont été traitées en 30 jours ou moins.

Figure 14 : Demandes non officielles (cinq dernières années)

Les demandes non officielles présentées dans cette section comprennent ce qui suit :

• Les demandes officielles qui ont été abandonnées au profit de demandes non officielles, en consultation avec le demandeur dans le cadre de l’obligation d’aider;
• La notification aux demandeurs lorsque les renseignements sont déjà accessibles au public en ligne;
• La nouvelle communication de renseignements déjà fournis en réponse à des demandes officielles déjà fermées. Une liste des demandes d’accès à l’information traitées par le MDN et les FAC se trouve sur le portail du gouvernement ouvert.

4. Plaintes, vérifications et examens

4.1 Plaintes provenant du Commissariat à l’information

Le MDN et les FAC ont reçu 372 avis d’intention d’enquêter de la part du Commissariat à l’information en 2024-2025, comparativement à 123 au cours de la période de référence précédente. Le nombre de plaintes jugées fondées après examen a augmenté pour atteindre 99 au cours de la période visée par le présent rapport. Cela représente 2,1 % du nombre total de dossiers de demande traités au cours de la présente AF.

Figure 15 : Conclusions du Commissariat à l’information et nature des plaintes fondées (AF 2024–2025)

Les exigences en matière de rapports statistiques pour les plaintes et les enquêtes auprès du Commissariat à l’information sont indiquées ci-dessous :

• Article 32 : le Commissariat à l’information avise officiellement de son intention d’enquêter sur une plainte concernant le traitement d’une demande en vertu de laLoi. La Défense a reçu 372 avis de ce genre pendant l’AF 2024-2025.
• Article 35 : le Commissariat à l’information demande d’autres observations aux institutions dans le cadre d’une enquête en cours sur une plainte. La Défense a fourni 133 observations écrites officielles au Commissariat à l’information au cours de la période visée par le présent rapport.
• Article 37 : le Commissariat à l’information publie un rapport sur les conclusions d’une plainte fondée à la fin d’une enquête. Au cours de la période visée par le présent rapport, 99 plaintes ont été jugées fondées. Ces plaintes représentent 73,9 % des conclusions formulées pendant l’AF 2024-2025 (134).
• Il convient de noter que ces plaintes ne font pas nécessairement partie des 372 plaintes reçues au cours de la présente période de référence. Parmi les 99 plaintes fondées,
  • 83 étaient de nature administrative (concernant les retards et les prorogations de délai);
    • 16 étaient des plaintes liées à un refus (concernant l’application d’exceptions ou de possibles dossiers manquants).

Plaintes

La DAIPRP a continué de faire appel à un gestionnaire spécialisé pour coordonner les plaintes du  Commissariat à l’information et agir à titre de principal point de contact pour le Commissariat à l’information. Des réunions mensuelles régulières ont été organisées entre le  Commissariat à l’information et la haute direction de l’AIPRP pour discuter de la progression des dossiers. Ces réunions mensuelles ont permis de régler des plaintes et d’améliorer la collaboration entre le  Commissariat à l’information et la DAIPRP.

4.2 Décisions judiciaires

Au cours de l’AF 2024-2025, 31 procédures judiciaires ont été engagées relativement aux demandes traitées par le MDN et les FAC. Ces procédures ont été abandonnées une fois les réponses fournies aux demandeurs.

4.3 Principales mesures prises à l’égard des plaintes

Le MDN et les FAC ont pris des mesures au cours de la période visée par le rapport pour régler les questions soulevées par Commissariat à l’information et le Comité permanent de la défense nationale.

Un groupe de travail multidisciplinaire composé de représentants de la DAIPRP, de la Direction de l’architecture d’entreprise et des Services d’examen a évalué le processus d’AIPRP afin de cerner les points à améliorer. Par la suite, une approche agile de gestion de projet a été mise en œuvre pour élaborer des initiatives visant à améliorer le processus d’AIPRP à l’échelle du MDN et des FAC.

Le MDN et les FAC se sont engagés à relever les défis liés au processus grâce à cet effort continu et surveilleront la mise en œuvre et l’efficacité des initiatives entreprises.

5. Politiques et procédures

La DAIPRP a procédé à des examens internes de ses instructions permanentes d’opération (IPO) afin de cerner les processus désuets ou inefficaces qui pourraient être améliorés ou éliminés et de mettre à jour le Guide des procédures d’AI afin de documenter les améliorations apportées au traitement des demandes d’AI et d’assurer l’harmonisation avec les politiques et directives du SCT.

La direction a participé à des réunions mensuelles avec les BPR qui avaient le plus grand nombre de dossiers en suspens afin d’améliorer la communication et de les aider à réduire les arriérés. Ces réunions ont également aidé à résoudre de nombreux ordres en vertu de l’article 37 du Commissariat à l’information, ce qui a également eu des répercussions sur les mêmes BPR.

Au cours de la période de référence, plusieurs outils ont été instaurés et perfectionnés pour aider les branches de niveau un (N1) et les BPR :

• Un guide des N1 a été publié afin d’établir des procédures et des pratiques exemplaires communes pour chaque étape du processus d’AIPRP, y compris la recherche, l’application des recommandations en matière de prélèvement et la soumission de documents. D’autres chapitres et ressources fournissent des conseils sur des sujets tels que l’information archivée et inaccessible, l’évaluation des documents en double et la gestion des tâches d’AI.
• Une procédure a été définie pour fournir une méthode normalisée d’automatisation de la production des documents en format PDF, assurant l’uniformité et réduisant la charge de travail manuelle.
• Le formulaire de retour de l’officier de liaison chargé de l’attribution des tâches a été remanié avec des instructions clarifiées afin de saisir plus efficacement tous les renseignements requis dans les réponses aux tâches d’AIPRP.
• Un formulaire de demande de prorogation a été créé pour documenter les demandes de prorogation et aider à calculer les prorogations raisonnables.

L’amélioration continue des processus et les outils de la DAIPRP visaient collectivement à simplifier les processus, à améliorer l’exactitude et à soutenir les pratiques exemplaires à tous les niveaux de l’organisation.

6. Initiatives et projets

Afin d’améliorer l’efficacité et la conformité aux exigences en matière d’AIPRP dans l’ensemble du MDN et des FAC, plusieurs initiatives clés ont été mises en œuvre. Ces mesures visent à simplifier les processus, à améliorer l’accès et à moderniser l’infrastructure numérique.

Un groupe de travail multidisciplinaire sur l’AIPRP a été mis sur pied pour évaluer les défis et les risques, et établir l’ordre de priorité des mesures et des outils nécessaires pour apporter des changements. Cet examen comprenait des consultations auprès des analystes de l’AIPRP, des représentants des N1 et des responsables des processus opérationnels afin de relever leurs défis et de tirer parti des pratiques exemplaires. Le groupe de travail s’est concentré sur l’analyse allégée, les outils d’automatisation et la refonte du flux de travail.

Plusieurs produits ont été livrés à l’aide de cette approche, notamment :

• Automatisation des processus robotisés (APR) pour la réception des demandes en ligne
• Bibliothèques de niveau Protégé B pour centraliser les remises de documents
• Gabarits adaptables pour améliorer le suivi et la production de rapports au sein des organisations de N1
• Mise à jour des descriptions et du matériel de référence pour faciliter les tâches

Une communauté de pratique de l’AIPRP à l’échelle de la Défense a été mise sur pied pour collaborer régulièrement avec les officiers de liaison chargés de l’attribution des tâches des N1 et les responsables de l’AIPRP. La participation régulière aux réunions ainsi qu’un canal de communication dédié permet à la DAIPRP de distribuer des outils de travail et des conseils, d’organiser des séances de formation et de fournir une plateforme pour la résolution immédiate des demandes de renseignements.

Au sein de la D’AIPRP, l’élaboration d’un programme de recrutement et de perfectionnement s’est poursuivie. Cette initiative fournira la formation et le mentorat nécessaires pour soutenir les analystes de l’AIPRP à divers niveaux dans leur progression de carrière, tout en développant l’expérience et la capacité nécessaires à la réussite du programme d’AIPRP au MDN.

7. Formation et sensibilisation

7.1 Programme de formation sur l’AIPRP

Le Ministère a offert une formation sur l’AIPRP sur une plateforme virtuelle. Le personnel de formation de la Direction a donné les séances de formation suivantes aux membres de l’Équipe de la Défense, en mettant l’accent sur le personnel ayant des responsabilités en matière d’AIPRP :

• Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (COR502 – offert en ligne par l’École de la fonction publique du Canada, ce cours est une condition préalable à toute formation ministérielle sur l’AIPRP);
• Cours d’introduction à l’AIPRP du MDN et des FAC [AIPRP au MDN (anciennement AIPRP 101 – Principes généraux de l’AIPRP), ou principes fondamentaux de la protection des renseignements personnels];
• Séance d’orientation pour les nouveaux employés de la DAIPRP;
• Cours avancés sur l’AIPRP du MDN et des FAC (AIPRP 201 – cours avancé sur l’AIPRP ou sur du contenu propre à l’organisation);
• Activités de mobilisation et de sensibilisation relativement à l’AIPRP auprès des diverses directions générales et directions.

7.2 Activités de formation et de sensibilisation

Au cours de la dernière année, le MDN et les FAC ont lancé un nouveau programme de formation autodirigée en ligne, l’AIPRP au MDN, qui a remplacé l’ancien cours AIPRP 101. Cette approche modernisée a joué un rôle déterminant dans l’augmentation de 23,6 % du nombre de participants à la formation par rapport à l’année précédente.

De plus, les séances de formation avancée sur l’AIPRP ont été offertes virtuellement toutes les deux semaines; environ 250 participants par séance y ont assisté. Ces séances ont fourni au personnel de l’Équipe de la Défense et aux membres des FAC des instructions complètes sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des conseils sur la gestion appropriée des renseignements personnels sous contrôle institutionnel.

De plus, 4 174 personnes supplémentaires du MDN et des FAC ont suivi le cours de base de l’EFPC sur l’AIPRP pendant la période visée par le rapport. Ce cours a servi de préalable obligatoire à toute formation sur l’AIPRP propre au MDN, renforçant les connaissances de base dans l’ensemble de l’organisation.

8. Surveillance de la conformité

8.1 Accès à l’information

Afin d’assurer une surveillance et une communication efficaces du rendement en matière d’AIPRP au sein du MDN et des FAC, la DAIPRP produit un tableau de bord mensuel qui mesure la rapidité de la récupération des dossiers du BPR, la conformité globale à l’AIPRP et les indicateurs critiques comme les plaintes relatives à l’atteinte à la vie privée. L’utilisation de Microsoft Power BI pour la publication du tableau de bord de l’AIPRP a permis d’améliorer la convivialité et la visibilité du tableau auprès de la haute direction en ce qui concerne les mesures clés et le rendement de l’AIPRP. Le tableau de bord mensuel permet de faire le suivi du rendement en matière d’AIPRP à l’échelle du Ministère, de repérer les organisations qui pourraient avoir besoin d’aide ou de formation, et de cerner les points à améliorer dans les processus.

Chaque semaine, un rapport sur les demandes de récupération de dossiers en cours et de consultation est produit et distribué à chaque N1. Le rapport éclaire les discussions entre les hauts fonctionnaires et fournit des renseignements détaillés pour suivre l’évolution des demandes d’AIPRP au sein des organisations de N1.

De plus, la DAIPRP répond aux demandes ponctuelles de statistiques et de rapports de rendement à l’appui des exigences propres aux programmes et des obligations ministérielles en matière d’AIPRP.

8.2 Publication proactive

Le MDN et les FAC sont un ministère du gouvernement du Canada et une institution fédérale inscrite à l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information.

Conformément aux Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD), le sous-ministre (SM) de la Défense nationale et le chef d’état-major de la défense (CEMD) ont désigné des fonctionnaires responsables d’appuyer la responsabilité du chef de l’institution à l’égard des exigences de la partie 2 de la Loi sous la forme d’autorités fonctionnelles pour chaque exigence de publication proactive.

Le responsable du processus et les principaux intervenants pour chaque exigence de publication proactive ont collaboré pour définir les rôles et les responsabilités, élaborer des processus détaillés et déterminer le moment où le MDN et les FAC doivent se conformer aux exigences législatives.

Les groupes des Affaires publiques et de la gestion de l’information aideront le MDN et les FAC à s’assurer que les publications sont affichées sur le site Transparence du MDN et des FAC et sur le site Gouvernement ouvert en format bilingue et en formats accessibles sur le Web dans les délais prescrits.

Les personnes de tous les niveaux jouent un rôle essentiel dans le soutien des exigences de publication proactive, notamment :

• Secrétaire général (Sec gén) : Il est l’autorité fonctionnelle pour l’administration de la LAI et de la LPRP. Le Sec gén donne des directives au MDN et aux FAC sur la mise en œuvre et la supervision des exigences en matière de publication proactive.
• Administrateurs généraux (AG) : Ils doivent s’assurer que toutes les organisations du MDN et des FAC appuient et respectent les exigences de publication proactive prévues par la loi.
• Sous-ministres adjoints et commandants de commandement (N1) : Ils doivent s’assurer que les organisations qui relèvent de leur chaîne de commandement respectent toutes les exigences de publication proactive. Chaque N1 doit s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité de l’information publiée en son nom. Les N1 doivent mettre en œuvre des approbations d’autorité de diffusion interne et des mesures de contrôle de la qualité des données, au besoin.
• Autorité fonctionnelle : Elle est responsable de la surveillance et du contrôle des exigences respectives de publication proactive, décrites dans le tableau ci-dessous, et du traitement de toutes les questions de non-conformité. L’autorité fonctionnelle joue un rôle clé en s’assurant que les données de chaque élément sont exactes et envoyées dans les délais requis afin que les publications soient achevées dans les délais prescrits.
• Responsable du processus : Il est l’autorité spécialisée en la matière responsable d’amorcer ou de mettre en œuvre la publication proactive des renseignements du MDN et des FAC.

Les produits qui ont été désignés aux fins de publication par les responsables du processus au cours de la période de référence sont accessibles sur le site ouvert.canada.ca et sur le site Web de la Défense nationale par l’intermédiaire des pages Transparence et Rapports et publications. Les délais prescrits à la partie 2 de la Loi sont indiqués dans les tableaux ci-dessous.

Les pourcentages de conformité ont été déterminés par l’évaluation des sites Web de publications et des données administratives tirées du registre des données ouvertes. Aux fins de la production de rapports sur les activités de publication proactive, la conformité est évaluée après chaque période de référence pour s’assurer que les renseignements sont publiés conformément aux délais prévus par la loi. Les autorités fonctionnelles sont responsables de la surveillance et de la correction de tout problème cerné dans le cadre de leurs exigences respectives en matière de publication proactive.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe sur la délégation de pouvoirs – Loi sur l’accès à l’information

Délégation des pouvoirs, devoirs et fonctions du ministre de la Défense nationale à titre de responsable de l’institution du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, L.R.C. 1985, ch. A-1 (avant et après le 21 juin 2019) et de son règlement d’application.

Remarque : Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes comprennent un certain nombre d’organisations ayant divers degrés d’autorité indépendante. Les pouvoirs, devoirs et fonctions visés par la présente ordonnance ne s’appliquent pas aux activités des organisations suivantes :

• La Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire;
• L’Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes;
• Le Comité externe d’examen des griefs militaires;
• Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes;
• Le Directeur – Service d’avocats de la défense;
• Toute autre organisation du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes à qui le ministre de la Défense nationale peut déléguer ces pouvoirs.

Annexe sur la délégation de pouvoirs – Loi sur la protection des renseignements personnels

Délégation des pouvoirs, devoirs et fonctions du ministre de la Défense nationale à titre de responsable de l’institution du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, ch. P-21 et de son règlement d’application.

Remarque : Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes comprennent un certain nombre d’organisations ayant divers degrés d’autorité indépendante. Les pouvoirs, devoirs et fonctions visés par la présente ordonnance ne s’appliquent pas aux activités des organisations suivantes :

• La Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire;
• L’Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes;
• Le Comité externe d’examen des griefs militaires;
• Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes;
• Le Directeur – Service d’avocats de la défense;
• Toute autre organisation du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes à qui le ministre de la Défense nationale peut déléguer ces pouvoirs.

Annexe B : Rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information pour 2024–2025

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Ministère de la Défense nationale

Période d'établissement de rapport : du 1er avril 2024 to 31 mars 2025

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Section 2 : Demandes non officielles

Section 3 : Demandes au Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période de référence

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5 : Prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 : Enquêtes et comptes rendus de conclusion

Section 10 : Recours judiciaires

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2024‑2025

Nom de l'institution : Ministère de la Défense nationale

Période d'établissement de rapport : 2024-04-01 au 2025-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Numéro d’assurance sociale

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels