Bonnes pratiques de fabrication : Document de référence, Version 3.0 [Santé Canada, 2015]

Direction des produits de santé naturels et sans ordonnance
1er décembre 2015 Version 3.0

Table des matières

1.0 Aperçu général

1.1 Objectif du présent document de référence

Le présent document de référence concerne la partie 3 du Règlement sur les produits de santé naturels (le Règlement) et s'adresse aux fabricants, aux emballeurs, aux étiqueteurs, aux importateurs et aux distributeurs de produits de santé naturels (PSN) destinés à la vente au Canada. Il a pour but de faciliter la conformité aux exigences des bonnes pratiques de fabrication (BPF) indiquées dans la partie 3 du Règlement. En outre, ce document est un outil pour le préposé à l'assurance de la qualité (PAQ) afin qu'il puisse mettre en œuvre et maintenir les BPF et ainsi remplir son rôle d'assurer la qualité du PSN avant et pendant la mise en vente de celui-ci.

La Direction des produits de santé naturels et sans ordonnance (DPSNSO) reconnaît qu'il existe de multiples façons de fabriquer des PSN sûrs et efficaces et d'appliquer les BPF. Par exemple, il est possible, pour un type d'activité particulier, d'utiliser différentes méthodes pour assurer la conformité aux BPF au chapitre de l'hygiène. Le présent document de référence énonce les exigences concernant les BPF; cependant, ces exigences ne sont pas considérées comme la seule interprétation du Règlement. La DPSNSO prendra en considération des méthodes alternatives pour se conformer au Règlement lorsque des raisons et des motifs appropriés sont présentés.

1.2 Objectif des bonnes pratiques de fabrication

Les exigences des BPF sont des mesures qui assurent une approche globale efficace sur le plan du contrôle de la qualité des produits et de la gestion des risques. Pour ce faire, elles établissent des normes et des pratiques appropriées relativement à la fabrication, à l'emballage, à l'étiquetage, à l'entreposage et à l'importation de PSN destinés à la vente au Canada.

Bien qu'un PSN puisse passer avec succès tous les tests de spécification pour le produit fini, il pourrait faire l'objet d'une contamination microbienne, physique et/ou chimique s'il est fabriqué ou emballé dans de mauvaises conditions de BPF. Par conséquent, le respect des BPF est un aspect obligatoire du Règlement étant donné qu'il garantit au produit un niveau supérieur de qualité et de confiance.

La partie 3 (articles 43 à 62) du Règlement énonce les BPF que les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs et les importateurs doivent adopter avant que la DPSNSO ne leur délivre une licence d'exploitation pour chacune des installations qui servira à la fabrication, l'emballage, l'étiquetage ou l'importation de PSN en vue d'en faire la vente au Canada. Les distributeurs et les sites d'entreposage sont tenus de suivre les BPF, selon la définition du Règlement, mais ne sont pas obligés de détenir une licence d'exploitation. Ce document énonce donc les responsabilités des distributeurs concernant les BPF pour l'entreposage, la distribution et le transport. Pour de plus amples renseignements sur les licences d'exploitation, consultez le Document de référence concernant la licence d'exploitation.

Chaque article des catégories Installations, Personnes, Procédés et Produits, ci-dessous,commence par une brève explication de ce qui est énoncé dans le Règlement. La section intitulée « Pour se conformer aux exigences », du chapitre 2.1.1, précise comment se conformer au Règlement. Il est recommandé que les demandeurs suivent les BPF décrites dans ce document. Cependant, la DPSNSO prendra en considération des méthodes alternatives pour respecter le Règlement lorsqu'un justificatif acceptable est fourni. Afin de conclure cette partie, l'article « Exemples de preuves de conformité aux BPF... » fournit des exemples de documents et de registres qui sont acceptables en tant que preuve de conformité aux BPF pour appuyer une demande de licence. Veuillez noter que tous les registres doivent être signés ou paraphés et datés. De plus, les exemples peuvent s'appliquer ou ne pas s'appliquer, selon les activités effectuées. Les exemples fournis ne constituent pas une liste exhaustive.

1.3 Rôles et responsabilités

Conformément à l'article 27 du Règlement, les fabricants, emballeurs, étiqueteurs et les importateurs sont tenus de détenir une licence d'exploitation valide. Le titulaire de la licence d'exploitation est responsable d'assurer que les activités conduites sur le site sont menées conformément aux BPF, telles qu'indiqué dans la partie 3 du Règlement.

Toute personne qui exerce une activité ou vend un PSN en contravention de la Loi sur les aliments et drogues (LAD) et/ou du Règlement peut être soumis à des actions de conformité et d'application.

Il est de la responsabilité de toutes les personnes concernées par le cycle de vie d'un PSN, de sa récolte ou fabrication à sa commercialisation aux consommateurs, de se conformer aux BPF. Il incombe au titulaire d'une licence d'exploitation de veiller à ce que toutes les activités autorisées se fassent conformément aux BPF. Ceci inclue le fait de veiller à la pertinence de la formation, de l'expérience et des connaissances techniques du préposé à l'assurance de la qualité (PAQ) afin qu'il soit capable de s'acquitter de toutes les fonctions nécessaires relatives à la qualité. Il incombe aussi au titulaire d'une licence d'exploitation de s'assurer que toutes les activités ou tous les services réalisés par des sous-traitants se font conformément à la partie 3 du Règlement. 

La partie 3 du Règlement commence d'abord par l'article 43, qui stipule qu'il est uniquement permis de vendre un PSN conforme aux exigences qui régissent la fabrication, l'emballage, l'étiquetage, l'importation, la distribution et l'entreposage conformément à ce qui est énoncé aux présentes. L'importateur a la responsabilité de s'assurer que les PSN importés sont fabriqués, emballés et étiquetés dans des locaux et terrains attenants qui respectent le Règlement.Pour de plus amples renseignements relatifs à la preuve requise des importateurs pour les locaux et terrains attenants étrangers, consultez le Document de référence concernant la licence d'exploitation.

Le tableau suivant indique les activités qui sont applicables à chaque article du Règlement. Un crochet signifie que l'article du Règlement s'applique à l'activité précisée. Veuillez noter qu'une licence d'exploitation n'est pas requise pour l'activité de distribution.

Tableau 1 : Règlements applicable aux activités
Article du Règlement / Activités Fabrication Emballage Étiquetage Importation Distribution

✔ = applicable
* =  si applicable
X = inapplicable

43. Interdiction
44. Spécifications ✔* X ✔*
45. Locaux et terrains attenants
46. Équipement ✔* X
47. Personnel
48. Programme d'hygiène
Exploitation
49. PON ✔* ✔*
50. Retrait du marché
51. Assurance de la qualité
52. Stabilité X X ✔* X
Registres (53 à 57) ✔* ✔* ✔* ✔* ✔*
58. Tenue des registres
59. PSN stériles X X X
60. Utilisation  ophtalmique X X X
61. Échantillons de lot ou lot de fabrication X X
62. Rapports sur les retraits du marché X X

2.0 Bonnes pratiques de fabrication (BPF)

Le texte qui suit regroupe les BPF en quatre (4) catégories (Installations, Personnes, Procédés et Produits). Les articles du Règlement ne sont donc pas présentés dans leur ordre numérique.

2.1 Installations

2.1.1 Locaux et terrains attenants

L'article 45 du Règlement énonce les exigences concernant les locaux et terrains attenants où sont fabriqués, emballés, étiquetés et entreposés les PSN.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Locaux et terrains attenants
Article 45

  1. Tout produit de santé naturel est fabriqué, emballé, étiqueté et entreposé dans des locaux et terrains attenants qui sont conçus, construits et entretenus de manière à permettre l'exercice de ces activités dans des conditions hygiéniques, plus particulièrement de manière à :
    1. pouvoir être tenus en état de propreté et en bon ordre;
    2. permettre le nettoyage efficace des surfaces qui s'y trouvent;
    3. permettre l'entreposage et le traitement adéquats du produit;
    4. prévenir la contamination du produit;
    5. prévenir l'introduction de toute matière étrangère dans le produit.
  2. Tout produit de santé naturel est entreposé dans des conditions qui préservent sa qualité et son innocuité.

Objectif

Le bâtiment doit être conçu et construit d'une manière qui permette de le maintenir en état de propreté et en bon ordre, tout en prévenant toute contamination. Un entretien régulier est nécessaire pour prévenir la détérioration des locaux et terrains attenants. L'objectif consiste à veiller à ce que les produits ne soient pas contaminés par des conditions insalubres.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs devraient respecter, s'il y a lieu, les exigences suivantes. Sinon, il faudra fournir toute justification avec des motifs d'exemption aux exigences.

  1. Veiller à ce que les édifices soient de dimension appropriée et soient conçus et construits afin de faciliter l'entretien, le nettoyage et les opérations sanitaires; d'empêcher l'entrée d'insectes et d'autres animaux; de faciliter le traitement et la disposition des déchets; et de prévenir tout risque de mélange et contamination croisée des matières premières, des matériaux d'emballage et des matières des produits. Chaque emplacement doit donc :
    • Mettre en place des mesures de contrôle efficaces pour réduire au minimum les risques de mélange ou d'adultération de la matière première, du matériel d'emballage et du produit en cours de fabrication.
    • Veiller à séparer les aires de production des autres aires, le cas échéant, pour prévenir la contamination croisée; au besoin, délimiter et séparer clairement les aires de fabrication, d'emballage ou d'analyse des produits.
    • Limiter, au cours de l'étape de production, l'utilisation des portes des aires de fabrication et d'emballage qui donnent directement sur l'extérieur (ces portes seront adéquatement scellées pour empêcher l'entrée de personnes non autorisées ou d'organismes nuisibles).
    • S'assurer qu'il n'y a pas de trous ou d'ouvertures dans les portes, les fenêtres, les murs, les plafonds et les planchers, sauf ceux qui font partie du modèle de conception.
    • S'assurer que les planchers, les murs et les plafonds sont nettoyables et que les surfaces sont fabriquées avec des matériaux qui ne libèrent pas de particules.
    • Assurer l'étanchéité des surfaces et des joints pour empêcher la contamination par des matières étrangères et permettre un nettoyage efficace.
    • Assurer la mise en place de systèmes adéquats de ventilation, de filtration et d'éclairage.
    • Contrôler le taux d'humidité et la température, le cas échéant, pour protéger les matériaux et les produits.
    • Prendre les mesures appropriées pour contrôler, supprimer et empêcher l'entrée d'organismes nuisibles dans les locaux et les terrains attenants.
    • Fournir des luminaires et des ampoules à l'épreuve des explosions pour éviter toute contamination avec le verre.
  2. Séparer les aires de repos, les vestiaires, les salles d'eau et les toilettes des aires de production et veiller à ce qu'ils soient suffisamment spacieux et bien aérés pour permettre l'adoption de pratiques d'exploitation hygiéniques efficaces.
  3. S'assurer de la dimension et de la conception de la plomberie pour éviter l'adultération des produits ou la contamination de l'eau ou de l'équipement qui s'y rattache, et identifier les canalisations d'évacuation des liquides et des gaz utilisés au cours de la production.
  4. S'assurer d'un approvisionnement en eau potable de qualité pour la transformation et le nettoyage et que tout ceci réponde aux Recommandations pour la qualité de l'eau potable au Canada, aux directives de l'Organisation mondiale de la santé (OMS) pour la qualité de l'eau potable, ou à d'autres normes précisées par l'agence réglementaire régissant le fabricant. Si de l'eau purifiée est nécessaire, l'équipement de purification, d'entreposage et de distribution doit fonctionner de façon à assurer une source fiable d'eau pure du point de vue chimique et biologique selon la définition de l'annexeB de la Loi sur les aliments et drogues.
  5. S'assurer que les égouts du sol sont grillagés et munis de siphons.
  6. Maintenir en bon état les terrains attenants aux installations de fabrication pour empêcher toute contamination des produits.
  7. Installer des poubelles et adopter des méthodes de disposition des déchets pour empêcher toute contamination des produits ou l'établissement d'organismes nuisibles.
  8. Protéger les matières premières, le matériel d'emballage, les produits en cours de fabrication et les produits finis contre toute contamination physique, chimique ou microbienne et toute détérioration des produits et du contenant; protéger les contenants au cours des étapes d'entreposage et d'entreposage temporaire alors que les produits sont en transit vers une autre destination (p. ex., entre l'importateur et le distributeur ou le fabricant et l'étiqueteur).
  9. Assurer le marquage clair des zones de mise en quarantaine.

Le type de preuves BPF pour les locaux et terrains attenants peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant les locaux et terrains attenants :

  • Plan des lieux indiquant les aires de production, les autres aires, les zones de mise en quarantaine, les aires d'emballage ou d'étiquetage, etc.
  • Registre des changements de filtre de ventilation.
  • Registres sur les tests de la qualité de l'eau (pour les fabricants).
  • Dossiers sur la température quotidienne, l'humidité relative et le contrôle de la lumière (le cas échéant).
  • Registres relatifs à l'entretien des installations (réparation de murs, de planchers ou de plafonds, nouvelles grilles d'égout, etc.).
  • Registre sur l'inspection de lutte antiparasitaire (programme interne ou visite d'un entrepreneur) avec renseignements sur le remplacement de pièges, registres quotidiens relatifs à la lutte antiparasitaire.
  • Calendrier des tâches d'entretien et registres de complétion des activités de nettoyage (doivent concerner les zones liées aux activités, p. ex. fabrication, emballage, étiquetage ou entreposage).
  • Procédures opératoires normalisées (PON) pertinentes et modèles de registres vierges connexes liés à l'entretien des locaux.

2.1.2 Équipement

L'article 46 du Règlement énonce les exigences concernant l'équipement utilisé pour la fabrication, l'emballage, l'étiquetage et l'entreposage des PSN, durant les opérations.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Équipement
Article 46

Tout produit de santé naturel est fabriqué, emballé, étiqueté et entreposé au moyen d'un équipement qui est conçu, fabriqué, entretenu, utilisé et disposé de façon à :

  1. permettre le nettoyage efficace de ses surfaces;
  2. fonctionner adéquatement;
  3. prévenir la contamination du produit;
  4. prévenir l'introduction de toute matière étrangère dans le produit.

Objectif

Ces exigences visent à prévenir la contamination des PSN par d'autres produits, la poussière, des agents de nettoyage et par des matières étrangères telles que la rouille, un lubrifiant et des particules provenant de l'équipement. Des problèmes de contamination pourraient provenir de pratiques de nettoyage inadaptées, d'un mauvais entretien, d'une mauvaise utilisation de l'équipement, d'un dépassement de la capacité de l'équipement et de l'utilisation d'un équipement usé. La disposition ordonnée de l'équipement permet un nettoyage efficace et ne nuit pas aux autres opérations. Elle réduit le va-et-vient du personnel et optimise le déplacement des matières.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs respecteront, s'il y a lieu, les exigences suivantes. Sinon, ils doivent fournir des justifications avec des motifs d'exemption aux exigences :

  1. L'équipement de production doit être conçu, construit, installé et entretenu de manière à favoriser le nettoyage et la désinfection (là où il le faut) et l'inspection de l'équipement et des zones environnantes. De façon particulière, cela comporte les exigences suivantes :
    • Assurer l'établissement et le respect des procédures écrites de nettoyage et d'entretien de l'équipement et des instruments utilisés pour la fabrication des produits.
    • Éviter les réparations temporaires (p. ex. au moyen de ruban adhésif) et
    • Identifier clairement, au moyen d'étiquettes, les appareils défectueux.
  2. Chaque pièce de l'équipement de production fonctionne conformément à sa PON.
  3. Protéger les instruments d'analyse et les systèmes de contrôle qui s'y rattachent, des vibrations, des interférences électriques et d'une humidité excessive, ou d'autres facteurs externes.
  4. L'équipement et les instruments de production qui sont en contact direct avec les matières et les produits sont fabriqués avec des matériaux lisses, non réactifs et non toxiques, et ils sont conçus pour résister à des nettoyages multiples.
  5. Éviter la possibilité de contamination par du lubrifiant ou d'autres produits d'entretien en s'assurant que l'équipement est bien conçu (p. ex. les réservoirs, les mécanismes d'entraînement par chaîne et les engrenages de transmission seront intégrés aux appareils ou recouverts de façon adéquate).
  6. Contrôler et surveiller les compartiments qui sont sensibles aux variations de température et conserver des registres des activités qui s'y rattachent.
  7. Assurer l'entretien adéquat des instruments et des mécanismes de contrôle (y compris de l'équipement de laboratoire) pour en assurer la précision et conserver des registres des activités qui s'y rattachent.
  8. Instaurer un programme d'étalonnage pour l'équipement essentiel aux activités de fabrication, d'emballage et d'analyse et conserver des registres des activités qui s'y rattachent.
  9. Conserver des registres relatifs à toute activité de nettoyage de l'équipement.
  10. Conserver un registre de l'utilisation de l'équipement.

Le type de preuves BPF pour les équipements peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant l'équipement :

  • Calendrier d'entretien préventif de l'équipement.
  • Registres sur le nettoyage et l'entretien de l'équipement.
  • Registre sur l'utilisation de l'équipement.
  • Registres d'étalonnage des 'équipements essentiels.
  • PON pertinentes et modèles de registres vierges connexes.

2.2 Personnes

2.2.1 Personnel

L'article 47 du Règlement exige que les PSN soient fabriqués, emballés, étiquetés et entreposés par des personnes qualifiées, de par leurs études, leur formation ou leur expérience, pour accomplir les tâches qui leur sont confiées.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Personnel
Article 47

Tout produit de santé naturel est fabriqué, emballé, étiqueté et entreposé par des personnes qualifiées de par leurs études, leur formation ou leur expérience, pour accomplir les tâches qui leur sont confiées.

Objectif

Les personnes représentent l'élément le plus important pour effectuer une activité autorisée. Le personnel approprié ayant reçu la formation requise est nécessaire pour la fabrication, l'emballage, l'étiquetage, l'importation ou l'entreposage de PSN de qualité supérieure.

Il est essentiel d'embaucher du personnel compétent afin de superviser la fabrication, l'emballage, l'étiquetage, l'importation ou l'entreposage de PSN. Les opérations afférentes à la manipulation des PSN exigent une surveillance constante, un souci du détail et un degré élevé de compétence de la part des employés. Des compétences ou une formation inadéquate du personnel pourraient rendre un PSN non conforme à ses spécifications et à ses exigences en matière de qualité.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs respecteront les exigences suivantes :

  1. Les personnes préposées à la fabrication et à l'assurance de la qualité possèdent le niveau d'instruction, la formation ou l'expérience pratique adéquate pour contrôler et superviser les activités.
  2. Tous les membres du personnel possèdent un niveau d'instruction approprié (y compris la formation relative aux BPF ou d'autres types de formation permanente) ou l'expérience pratique nécessaire à l'exécution des tâches assignées. Il importe de conserver et de mettre à jour, le cas échéant, les registres écrits de tous les renseignements relatifs aux études et à la formation.

Le type de preuves BPF pour le personnel peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant le personnel :

  • Descriptions de travail.
  • Curriculum vitæ ou copies de diplômes (montrent que la personne répond aux critères de la description de son travail).
  • Calendrier de formation ou registres des présences de l'employé (démontrant une formation continue).
  • Certificats d'accomplissement (p. ex. BPF).
  • PON pertinentes et modèles de registres vierges connexes relatifs au personnel.

2.2.2 Assurance de la qualité

L'article 51 du Règlement énonce les exigences requises du préposé à l'assurance de la qualité et ses responsabilités.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Assurance de la qualité
Article 51

  1. Tout fabricant, emballeur, étiqueteur, importateur ou distributeur doit :
    1. d'une part, avoir un préposé à l'assurance de la qualité qui à la fois :
      1. a pour responsabilité d'assurer la qualité du produit de santé naturel avant la mise en vente de celui-ci,
      2. possède la formation, l'expérience et les connaissances techniques à l'égard de l'activité exercée et des exigences prévues par la présente partie;
    2. d'autre part, examiner les plaintes reçues au sujet de la qualité du produit de santé naturel, tenir un registre de celles-ci et, le cas échéant, prendre les mesures correctives nécessaires.
  2. Tout produit de santé naturel est fabriqué, emballé et étiqueté avec du matériel ayant préalablement été approuvé à cette fin par un préposé à l'assurance de la qualité.
  3. Tout produit de santé naturel est fabriqué, emballé, étiqueté et entreposé au moyen de méthodes et procédés qui, avant d'être mis en application, ont été approuvés par un préposé à l'assurance de la qualité.
  4. Tout lot ou lot de fabrication d'un produit de santé naturel est approuvé par un préposé à l'assurance de la qualité avant d'être mis en vente.
  5. Tout produit de santé naturel qui a été vendu et qui est par la suite retourné au fabricant, à l'emballeur, à l'étiqueteur, à l'importateur ou au distributeur est approuvé par un préposé à l'assurance de la qualité avant d'être remis en vente.

Objectif

Le contrôle de la qualité est le domaine des BPF qui concerne les procédures relatives à l'échantillonnage, aux spécifications, aux analyses, y compris la documentation, ainsi que la mise en circulation des procédures. Le préposé à l'assurance de la qualité est chargé de s'assurer que chaque produit convient à la vente. Ce règlement garantit que les analyses requises sont faites et que les produits ne sont pas vendus tant que leur qualité n'a pas été jugée satisfaisante en confirmant qu'ils rencontrent leurs spécifications.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs doivent avoir un préposé à l'assurance de la qualité chargé d'assurer le respect des exigences suivantes :

  1. Établir et suivre les procédures écrites qui permettent d'assurer la conformité du produit aux spécifications et aux exigences réglementaires.
  2. Établir et suivre les procédures écrites qui régissent l'échantillonnage, l'inspection et l'analyse des matières premières ou du matériel d'emballage ainsi que des produits en cours de fabrication et des produits finis.
  3. Approuver ou rejeter toutes les formulations, les procédures, les spécifications, les méthodes d'analyse et les résultats qui influent sur la pureté, la qualité et la composition de chacun des ingrédients et du produit. Des procédures écrites doivent être établies et mises en vigueur.
  4. Approuver ou rejeter toute matière première, matériel d'emballage et produit fini (y compris les produits fabriqués par les sous-traitants) en fonction de leur conformité aux spécifications pertinentes. Des procédures écrites doivent être établies et mises en vigueur.
  5. Évaluer et conserver les dossiers du lot de fabrication.
  6. Approuver ou rejeter le produit en vue de sa distribution à partir du dossier du lot de fabrication. 
  7. Approuver ou rejeter tous les écarts de qualité et le retraitement dans la fabrication d'un produit. Des procédures écrites doivent être établies et mises en vigueur.
  8. Détruire les produits retournés à moins que le préposé ne détermine, après avoir fait une évaluation ou une enquête, qu'on peut en autoriser la revente. Une procédure écrite doit être établie et mise en vigueur.
  9. Conserver les registres concernant les produits retournés, retraités et redistribués et y consigner le nom et la description du produit, le numéro de lot, les motifs du retour, le nombre de produits retournés et la date de retour, ainsi que les moyens pour en disposer de manière définitive.
  10. Veiller à ce que les laboratoires (internes et sous-traitants) soient en mesure d'exécuter toutes les tâches et responsabilités qui leur sont assignées.
  11. Conserver les registres des analyses de laboratoire et des enquêtes.
  12. Établir et suivre les procédures relatives au traitement des plaintes à l'égard du produit. De telles procédures préciseront l'obligation de procéder à une enquête plus approfondie et de prendre des mesures correctives.
  13. Documenter toutes les plaintes en y consignant les renseignements suivants : le nom et la description du produit, le numéro de lot, la source et la nature de la plainte et toute intervention qui s'y rattache. Si on effectue une enquête, consigner aux registres écrits les résultats et toute mesure de suivi.

Il convient pour les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs de remettre au PAQ une description de travail écrite afin d'éviter toute situation de conflit d'intérêts dans laquelle ce dernier pourrait se trouver si ces fonctions ne correspondent pas à celles stipulées à l'article 51 du Règlement.

Le type de preuves BPF pour l'assurance de la qualité peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant l'assurance de la qualité :

  • Description de travail.
  • Curriculum vitæ ou copies de diplômes du préposé à l'assurance de la qualité (démontrent que la personne répond aux critères de la description de son travail).
  • Spécifications approuvées du produit fini concernant les produits fabriqués, emballés, étiquetés et entreposés à l'emplacement.
  • Document-type de production et dossier du lot de fabrication.
  • Registre de contrôle des changements pour les spécifications du produit fini.
  • Certificats d'analyse de toutes les matières premières (ingrédients médicinaux et non médicinaux).
  • Registres de libération des matières premières.
  • Analyse exhaustive du produit fini par rapport aux spécifications approuvées (certificat d'analyse).
  • Registres d'investigation pour les non-conformités par rapport aux spécifications, incluant l'analyse des causes fondamentales.
  • Registre de libération du produit fini.
  • Registre des investigations sur les plaintes ainsi que les actions correctives et préventives.
  • Registres des plaintes, des produits retournés, de la disposition, distribution et élimination des produits.
  • PON pertinents et modèles de registres vierges connexes relatifs à l'assurance de la qualité.
  • Structure organisationnelle qui démontre clairement l'indépendance des fonctions (ex : par rapport aux activités de fabrication).

2.3 Procédés

2.3.1 Programme d'hygiène

L'article 48 du Règlement énonce les exigences qui régissent l'hygiène dans les locaux et terrains attenants et les exigences applicables à la santé et à l'hygiène du personnel.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Programme d'hygiène
Article 48

Tout produit de santé naturel est fabriqué, emballé, étiqueté et entreposé en conformité avec un programme d'hygiène qui prévoit :

  1. les méthodes de nettoyage des locaux et terrains attenants où l'activité est exercée;
  2. les méthodes de nettoyage efficace de l'équipement utilisé pour l'exercice de l'activité;
  3. les méthodes de manutention de toute substance utilisée pour l'exercice de l'activité;
  4. les exigences relatives à la santé, au comportement et à l'habillement du personnel qui  se livre à l'activité afin que celle-ci soit exercée dans des conditions hygiéniques.

Objectif

L'hygiène qui règne dans un bâtiment, de même que celle des employés, a une influence sur la qualité des PSN. Les exigences des BPF indiquent que les activités devraient être effectuées dans une aire non contaminée par le milieu ambiant ou par un autre produit.

Un programme d'hygiène écrit avise les employés des attentes ainsi que des étapes nécessaires visant à garantir le maintien de l'hygiène. Il donne également une certaine assurance que le niveau de propreté de l'usine est maintenu.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, les emballeurs et les étiqueteurs doivent avoir un programme d'hygiène pour les installations et un programme de santé et d'hygiène selon les détails présentés plus bas. Les importateurs et les distributeurs doivent se conformer aux exigences appropriées pour l'entreposage.

Programme d'hygiène régissant les installations

  1. Élaborer un programme d'hygiène adéquat pour prévenir la contamination du produit.
  2. Élaborer un programme d'hygiène écrit qui comporte les éléments suivants :
    • Les procédures de nettoyage des installations et de l'équipement de fabrication.
    • Une liste d'agents de nettoyage/désinfection, des pesticides chimiques doit être déterminée. Ces agents doivent être utilisés et entreposés de manière à prévenir la contamination des matières premières, des matériaux d'emballage et de l'équipement de transformation.
    • Les procédures concernant les fréquences et les méthodes de nettoyage pour les lignes production entre différents produits.
    • Les dispositions relatives à l'entreposage de l'équipement nettoyé pour éviter une re-contamination.
    • Une identification claire des équipements et des ustensiles sales/propres.
    • Les méthodes de destruction et de disposition des déchets et débris.
  3. Assurer l'exécution des activités qui produisent de la poussière dans des zones séparées ou aérées pour empêcher la contamination d'autres zones.

Programme de santé et d'hygiène

Tous les membres du personnel qui sont en contact direct avec la matière première ou le matériel d'emballage, le matériel utilisé en cours de fabrication et les produits non emballés, en plus du personnel qui utilise l'équipement de transformation, doivent adopter des pratiques appropriées pour protéger le produit de toute contamination. Le programme de santé et d'hygiène doit être consigné par écrit et comporter les exigences suivantes :

  • Porter des vêtements de protection (y compris les couvre-chaussures) pour éviter toute contamination des produits et de l'équipement, le cas échéant.
  • Enlever tous les bijoux qui ne sont pas bien en place et les bijoux portés à la main ou les recouvrir s'ils ne peuvent pas être enlevés, le cas échéant.
  • Utiliser des gants intacts, propres et hygiéniques.
  • Porter des filets à cheveux, des casquettes, des couvre-barbe et tout autre dispositif adéquat pour retenir les cheveux et autres poils.
  • Garder une bonne hygiène corporelle.
  • Bien se laver les mains avant de commencer à travailler et à tout autre moment, lorsque les mains peuvent avoir été salies ou contaminées.
  • Garder les vêtements et autres effets personnels à l'extérieur des zones de production.
  • S'abstenir de consommer de la nourriture et des boissons, de mâcher ou de fumer dans les zones de fabrication, d'emballage, d'entreposage et d'analyse des produits.
  • Veiller à ce que le personnel chargé des inspections visuelles subisse des examens périodiques de la vue.
  • Aviser les superviseurs de tout état de santé des membres du personnel qui pourrait avoir un effet défavorable sur la qualité des produits.
  • Respecter les périodes de mise en quarantaine des autorités en santé publique.
  • Exclure des installations toute personne qui est ou qui semble atteinte d'une maladie susceptible de contaminer le produit jusqu'à ce que la maladie ou la condition hygiénique ne présente plus de risque de contamination du produit.

Le type de preuves BPF pour le programme d'hygiène peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant le programme d'hygiène :

  • Calendrier de nettoyage et registres de complétion des activités de nettoyage des installations.
  • Résultats d'analyse microbiologique des écouvillons de surface.
  • Registre de formation à l'hygiène du personnel.
  • PON pertinentes et modèles de registres vierges connexes relatifs à l'hygiène.

2.3.2 Exploitation

L'article 49 du Règlement exige que chaque PSN soit fabriqué, emballé, étiqueté et entreposé conformément aux PON élaborées pour veiller à ce que l'activité soit menée conformément au Règlement.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Exploitation
Article 49

Tout produit de santé naturel est fabriqué, emballé, étiqueté et entreposé en conformité avec des méthodes d'exploitation normalisées, qui sont conçues de façon à ce que ces activités soient exercées conformément aux exigences prévues par la présente partie.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Exploitation
Article 50

Tout fabricant, emballeur, étiqueteur, importateur ou distributeur établit et tient un système de contrôle qui permet le retrait rapide et complet du marché de tout lot ou lot de fabrication du produit de santé naturel mis en vente.

Objectif

Le Règlement exige que des mesures soient prises pour maintenir l'intégrité d'un PSN à partir du moment où les matières premières arrivent dans l'usine jusqu'au moment où la forme posologique finie est libérée pour la vente et distribuée.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs doivent avoir mis en place les pratiques et les procédures applicables au contrôle des matières, au contrôle des procédés, à l'inspection des travaux des entrepreneurs et au retrait des produits du marché, s'il y a lieu. Sinon, ils doivent fournir des justifications avec des motifs d'exemptions aux exigences.

Contrôle des matières

  • 1. Établir et suivre les procédures écrites à l'égard du transport, de la réception, de l'identification, de l'évaluation, de la manutention, de l'échantillonnage, de l'analyse et de l'approbation, du rejet et de l'élimination de la matière première et/ou du matériel d'emballage. Le cas échéant, procéder à la mise à jour des procédures.
  • 2. Identifier chaque lot de matière première et/ou de matériel d'emballage avec un numéro de lot distinctif à des fins de traçabilité.
  • 3. Inspecter, dès la réception, les contenants de matière première et/ou de matériel d'emballage pour vérifier l'intégrité du scellage et l'intégrité physique du contenant.
  • 4. Évaluer chaque lot de matière première et/ou de matériel d'emballage en fonction des spécifications, telles que l'identification de l'espèce, la détection de matière étrangère, et l'intégrité (les caractéristiques pertinentes) et la qualité d'une espèce ou d'extraits d'une espèce.
  • 5. Analyser de nouveau la matière première et/ou le matériel d'emballage en cas d'exposition à des conditions susceptibles de porter atteinte à sa pureté, à sa qualité ou à sa composition.
  • 6. Identifier et contrôler chaque lot de la matière première et/ou du matériel d'emballage conformément à son état en terme de qualité (p. ex. mise en quarantaine, approbation ou rejet).
  • 7. Entreposer la matière première, la matière en cours de fabrication et la matière retraitée dans des conditions convenables, y compris de température et d'humidité,  pour en prévenir l'adultération et en réduire la détérioration.
  • 8. Établir une date limite au-delà de laquelle les matières premières susceptibles de se détériorer ne pourront être utilisées sans faire l'objet d'analyses supplémentaires. Le cas échéant, utiliser d'abord la matière première et/ou le matériel d'emballage le plus ancien (suivre le système du premier entré, premier sorti).
  • 9. Veiller à ce qu'un PAQ approuve et libère la matière avant son utilisation.
  • 10. Établir des systèmes et des contrôles appropriés pour faire en sorte que l'eau utilisée dans la production de produits soit une eau de qualité potable et qu'elle réponde aux directives et aux normes précisées par l'agence réglementaire régissant le fabricant.
  • 11. Détruire tout matériel d'emballage imprimé obsolète et désuet et enregistrer sa disposition.

Contrôle des procédés

  • 12. Formuler le produit pour assurer la conformité aux exigences réglementaires et aux allégations inscrites sur l'étiquette.
  • 13. Préparer un document-type de production, servant à la fabrication de chacun des produits, lequel sera évalué et approuvé par un PAQ.
  • 14. Préparer et suivre les dossiers des lots pour chacun des lots de fabrication des produits. Ces dossiers sont une représentation exacte du document-type de production et comportent des renseignements concernant la complétion de chacune des étapes importantes du processus de fabrication.
  • 15. Assigner un numéro de contrôle unique à chacun des lots de fabrication du produit fabriqué qui permet d'en faire le suivi.
  • 16. Enregistrer et évaluer tout écart dans les procédés écrits et approuvés de fabrication, les normes et les méthodes d'analyse et obtenir l'approbation du PAQ.
  • 17. Accomplir des opérations de fabrication, d'emballage et d'entreposage  conformément aux procédures écrites et aux principes d'hygiène appropriés de manière à empêcher l'adultération et dans des conditions qui réduisent le risque de contamination.
  • 18. Identifier en permanence tous les matériels, les produits, les échantillons, les contenants, les chaînes de production et les principaux équipements afin d'en indiquer le contenu et/ou l'état.
  • 19. Prendre des mesures adéquates pour empêcher l'intrusion de toute matière étrangère dans le produit et l'emballage fini.
  • 20. Prendre des mesures adéquates pour identifier, entreposer et éliminer des produits rejetés ou adultérés/contaminés.
  • 21. Établir des procédures écrites pour le retraitement des lots de fabrication qui ne sont pas conformes aux spécifications du produit fini.
  • 22. Entreposer les étiquettes dans un lieu sûr afin de prévenir toute confusion (p. ex. produit entreposé et retiré du marché en fonction d'une fiche d'étiquetage et faisant l'objet d'un bilan comparatif à la fin de chaque série). Spécifiquement, cela comporte les exigences suivantes :
    • Éviter le retour des échantillons d'étiquettes prélevés à partir des aires de fabrication.
    • Étiqueter le produit le plus rapidement possible après le remplissage et le scellage du contenant (si l'étiquetage est remis à plus tard, suivre les procédures mises en place afin d'éviter toute erreur d'étiquetage).
    • Avant la libération du lot, investiguer et expliquer toute différence significative ou inhabituelle observée à lors du bilan comparatif du produit ou des étiquettes.
  • 23. Prévenir la contamination croisée et les erreurs d'étiquetage, en établissant des procédures pour l'élimination de toute matière première et/ou matériel d'emballage et produits finis de la série précédente (c.-à-d. des procédures écrites de nettoyage des lignes de production et espace  appropriée pour consigner la complétion de l'activité).
  • 24. Établir et suivre des procédures écrites pour assurer la délivrance et l'utilisation de matériaux adéquats d'étiquetage et d'emballage.
  • 25. Identifier chacun des emballages au moyen d'un numéro de lot et d'une date limite d'utilisation qui permettent d'en déterminer les antécédents de fabrication et de contrôler le lot.
  • 26. Réserver l'accès aux zones de fabrication au personnel autorisé.

Programme d'inspection des sous-traitants

  • 27. Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs et les importateurs doivent s'assurer que les activités sous-traitées à d'autres locaux et terrains attenants répondent aux exigences des BPF, ce qui peut être prouvé par une inspection et/ou une évaluation du sous-traitant. Ce programme d'inspection des activités réalisées par des sous-traitants permet de s'assurer que toutes les parties respectent la partie 3 du Règlement en tout temps. Il est essentiel d'établir et de documenter clairement les rôles et les responsabilités de chaque partie participant aux activités sous-traitées. Se référer à la section 2.4.4 pour plus d'information concernant les sous-traitants et la documentation requise.

Le type de preuves BPF pour l'exploitation peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant l'exploitation :

  • Spécifications approuvées du produit fini concernant les produits fabriqués, emballés, étiquetés et entreposés à l'emplacement.
  • Document-types de production et dossiers de lot de fabrication.
  • Registre de contrôle des changements pour les spécifications du produit fini.
  • Certificats d'analyse de toutes les matières premières (ingrédients médicinaux et non médicinaux).
  • Registres de libération des matières premières.
  • Analyse complète du produit fini par rapport aux spécifications approuvées (certificat d'analyse).
  • Registres d'investigation pour les non-conformités par rapport aux spécifications, incluant l'analyse des causes fondamentales.
  • Registres de libération du produit fini.
  • Registre des plaintes à l'égard du produit et mesure qui en résulte.
  • Registres de disposition, distribution et d'élimination des produits.
  • Liste et copies de toutes les PON utilisées à l'étape de production ou d'importation.
  • Registres indiquant que les échantillons provenant de l'étape de production ou d'importation ont été placés dans un endroit sécuritaire.
  • Rapports d'audit ou registres complétés de pré-évaluation pour les sous contractants approuvés.
  • PON pertinentes et modèles de registres vierges connexes relatifs aux opérations.

2.4 Produits

2.4.1 Spécifications

L'article 44 du Règlement décrit les exigences liées aux spécifications du produit.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Spécifications
Article 44

  1. Tout produit de santé naturel mis en vente est conforme aux spécifications fournies à son égard aux termes de l'alinéa 5(i) et aux changements apportés à celles-ci par le titulaire de la licence de mise en marché.
  2. Les spécifications doivent contenir les renseignements suivants :
    1. des renseignements détaillés concernant la pureté du produit de santé naturel, notamment la mention des tolérances relatives à sa pureté;
    2. pour chacun des ingrédients médicinaux contenus dans le produit, des renseignements détaillés concernant leur quantité par unité posologique et leur identité, y compris la mention des tolérances relatives à leur quantité et à leur identité;
    3. si l'une des étiquettes du produit comporte une déclaration à l'égard de l'activité de l'un des ingrédients médicinaux contenus dans le produit, des renseignements détaillés concernant celle-ci, y compris la mention des tolérances relatives à l'activité des ingrédients médicinaux;
    4. une description des méthodes utilisées pour la mise à l'essai ou l'examen du produit.
  3. Les spécifications et les changements apportés à celles-ci doivent être approuvés par un préposé à l'assurance de la qualité.

Objectif

La garantie qu'un produit est conforme à ses spécifications comporte deux aspects. Le premier est que les spécifications du produit sont établies et le second est que le fabricant a mis en place un système de qualité afin de veiller à ce que le produit respecte de façon constante les spécifications prédéfinies. Les analyses du produit fini viennent compléter les contrôles utilisés pendant les processus de fabrication et d'importation. Il incombe à chaque fabricant et importateur de disposer de spécifications précises, de systèmes de qualité adéquats et de méthodes d'analyse appropriées qui aideront à assurer que chaque PSN vendu est conforme aux spécifications du produit.

Pour se conformer aux exigences

Le fabricant, l'importateur et, si applicable, l'emballeur et le distributeur, respecteront les exigences suivantes, le cas échéant. Sinon, ils devront fournir des justifications avec des motifs d'exemptions aux exigences. 

  1. Établir et mettre en application les spécifications écrites qui s'appliquent à tous les produits finis en ce qui a trait à leur identité, leur pureté, leur quantité, leur activité et leurs seuils de tolérance, conformément au Guide de référence sur la qualité des produits de santé naturels.
  2. S'assurer que les spécifications sont conservées et que tout changement est approuvé par le PAQ avant son utilisation. Une modification à la licence de mise en marché est nécessaire pour tout changement apporté aux spécifications selon l'article 11 (i) du Règlement.
  3. Établir et suivre les procédures écrites qui énoncent les protocoles des différentes analyses pour assurer l'identité, la pureté et la quantité des produits finis. Le cas échéant, de telles procédures incluront une analyse de l'activité.
  4. Vérifier l'exactitude et l'uniformité des résultats de toutes les méthodes d'analyse.
  5. Évaluer la conformité de chaque lot, en fonction des spécifications, avant la libération du produit.

Les importateurs sont tenus de réviser les certificats d'analyse (CA) soumis par le fournisseur avec chaque lot reçu pour s'assurer que le produit rencontre les spécifications. Cette revue devrait inclure une vérification que tous les analyses requis sont effectués et que les spécifications sont rencontrées.

Pour toutes les méthodes d'analyse et exigences, se référer au Guide de référence sur la qualité des produits de santé naturels.

Le type de preuves BPF pour les spécifications peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant les spécifications :

  • Spécifications de tous les produits à fabriquer, à emballer, à étiqueter ou à importer sur le site.
  • Approbation des spécifications du produit fini par le PAQ.
  • Registre d'approbation du PAQ concernant toute modification apportée aux spécifications du produit fini.
  • PON pertinentes relatives à l'analyse du produit fini et modèles de registres vierges connexes relatifs aux spécifications.
  • CA de chaque lot de produit fini démontrant que le produit rencontre ses spécifications, conformément aux exigences décrites dans le Guide de référence sur la qualité des produits de santé naturels.
  • Preuve que les analyses par rapport aux spécifications adhèrent aux BPF ou autres normes standard d'audit.

Test de confirmation

Un programme de test de confirmation, indépendant du fabricant, est encouragé et fournit une assurance supplémentaire de la qualité du produit quand il est fabriqué par un fournisseur. La section suivante décrit un exemple de programme de test de confirmation : 

  1. Effectuer une analyse complète du premier lot reçu de chaque fournisseur, pour chaque produit, en fonction des spécifications;
  2. Pour chaque lot subséquent, il faut ensuite :
    • Évaluer le certificat d'analyse qui montre les résultats réels des analyses et vérifier que le produit fini rencontre les spécifications avant sa libération; et
    • Prendre les précautions pour que les conditions de transport et d'entreposage ne portent pas atteinte à l'activité, la pureté ou aux caractéristiques physiques du produit;
  3. Effectuer des analyses complètes de confirmation par rapport aux spécifications, pour au moins un lot d'une forme posologique de produit pour chacun des fournisseurs pour chaque année.

Exemptions

Une exemption à l'analyse des contaminants microbiologiques serait acceptable si le fabricant est capable de démontrer un des éléments suivants (à l'aide de méthodes d'essai valides, sur plusieurs lots et tout au long de la durée de conservation) :

  1. Faible activité de l'eau;
  2. Propriétés antimicrobiennes;
  3. Historique d'analyses montrant une charge microbienne faible;
  4. Fréquence proposée des analyses microbiennes à effectuer sur des lots consécutifs (p. ex. chaque dixième lot à analyser pour un minimum d'un lot par année).

Une exemption à l'analyse de divers contaminants chimiques serait acceptable si le fabricant est capable de démontrer les éléments suivants :

  1. Analyse de pesticides si tous les ingrédients sont biologiques et si la preuve d'une certification biologique est fournie;
  2. Analyse des pesticides si tous les ingrédients sont testés individuellement et/ou si les ingrédients sont synthétiques;
  3. Analyse de solvants si aucun solvant n'est utilisé au cours du procédé de fabrication (et si les matières premières ont été évaluées ou ne sont pas fabriquées avec des solvants); et/ou
  4. Analyse de métaux lourds si des matières premières (ingrédients médicinaux et non médicinaux) sont testées et si les résultats d'analyse des fournisseurs de matières premières sont vérifiés et/ou les ingrédients sont d'origine synthétique ou de grade de pharmacopée. 

Une exemption à l'analyse de la teneur de l'ingrédient médicinal du produit fini serait acceptable si le fabricant est capable de démontrer tous les éléments suivants :

  1. Justification de l'utilisation de la quantification par apport plutôt que l'analyse du dosage du produit fini à l'aide d'une méthode appropriée.
  2. Certificats d'analyse de la matière première pour tous les ingrédients médicinaux qui doivent être quantifiés par apport; et
  3. Un dossier du lot de fabrication comme preuve objective selon laquelle ces ingrédients médicinaux ont été ajoutés au produit final. Les documents de fabrication doivent indiquer la quantité cible de l'ingrédient médicinal (p. ex. 100 % de la valeur alléguée sur l'étiquette) et un intervalle de variation acceptable pour l'ajout de l'ingrédient pendant la fabrication;
  4. Des tests de variations de poids sont effectués sur la forme posologique finale comme partie intégrante de l'analyse du produit fini selon les normes de l'industrie.

2.4.2 Stabilité

L'article 52 du Règlement énonce les exigences concernant la stabilité du produit.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Stabilité
Article 52

Tout fabricant ou importateur détermine la période durant laquelle le produit de santé naturel, après avoir été emballé pour être vendu, demeurera conforme à ses spécifications pendant qu'il est entreposé :

  1. selon les conditions d'entreposage recommandées;
  2. à la température ambiante, s'il n'existe aucune condition d'entreposage recommandée.

Objectif

Le programme de stabilité vise à déterminer la durée pendant laquelle le PSN est censé satisfaire aux spécifications approuvées dans les conditions d'entreposage recommandées.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants et les importateurs de PSN finis respecteront les exigences suivantes, le cas échéant :

  1. Déterminer la date de péremption initiale du produit à partir des données des études de stabilité en temps réel ou en temps accéléré ou de formulations de produits semblables.
  2. Présenter les données et les motifs qui permettent de garantir, de façon raisonnable, que chaque produit fini est conforme aux allégations indiquées sur l'étiquette, lesquelles sont valides jusqu'à la date de péremption du produit.
  3. Le cas échéant, confirmer et modifier la date de péremption; une telle décision s'appuiera sur des études en temps réel réalisées sur le produit entreposé dans les conditions précisées sur l'étiquette et pour la période indiquée par la date de péremption.
  4. Afficher le numéro de lot et la date de péremption sur l'étiquette de chaque produit fini.
  5. Vérifier la conformité aux exigences d'emballage et d'étiquetage et s'assurer que le produit sera protégé de toute contamination jusqu'à sa date de péremption (p. ex. la détérioration du matériel d'emballage et de l'étiquetage).
  6. Établir la durée de conservation du produit à partir de la date de fabrication.
  7. Réévaluer la durée de conservation du produit lorsqu'on apporte des modifications importantes à sa formulation, au processus de fabrication ou à son emballage, lesquelles sont susceptibles de porter atteinte à la stabilité du produit.
  8. Faire les analyses pertinentes à chaque produit.

Le type de preuves BPF pour la stabilité peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant la stabilité :

  • Le CA démontrant que chaque produit est conforme aux spécifications à la date de péremption du produit. Veuillez noter que les contaminants chimiques n'ont pas besoin d'être analysés pour appuyer la stabilité (p. ex. métaux lourds, pesticides, résidus de solvants, etc.).
  • Protocole des essais de stabilité d'un produit fabriqué ou importé à l'emplacement, y compris les mesures à prendre lorsqu'un produit échoue à l'essai de stabilité, les enquêtes sur l'échec de stabilité et les retraits du marché, ainsi que les détails concernant l'établissement d'une durée de conservation plus longue.
  • Résultats d'essai correspondants, comme cela est indiqué dans le protocole d'essai de la stabilité (c.-à-d. T=0, T=6 mois, T=1 an, etc.).
  • PON pertinentes et modèles de registres vierges connexes relatifs aux données sur la stabilité.

2.4.3 Échantillons

L'article 61 du Règlement indique que la DPSNSO pourrait demander au fabricant, à l'importateur ou au distributeur de fournir des échantillons de lot ou de lot de fabrication d'un produit si la DPSNSO estime que son innocuité pose problème.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Échantillons de lot ou lot de fabrication
Article 61

  1. Sous réserve du paragraphe (3), si le ministre a des motifs raisonnables de croire qu'un lot ou lot de fabrication d'un produit de santé naturel mis en vente peut causer un préjudice à la santé de l'acheteur ou du consommateur, il peut exiger que le fabricant, l'importateur ou le distributeur lui fournisse un échantillon de ce lot ou lot de fabrication.
  2. L'échantillon est fourni en quantité suffisante pour permettre de vérifier si le lot ou le lot de fabrication du produit de santé naturel est conforme aux spécifications pour ce produit.
  3. Le ministre ne peut exiger que lui soit fourni l'échantillon si plus d'une année s'est écoulée depuis la date limite d'utilisation du produit.

Objectif

Les échantillons (dans leur emballage final) sont conservés comme preuve de qualité du produit, si une enquête résultait de la plainte d'un client, d'un retrait du produit du marché, etc. Les échantillons doivent être conservés dans un environnement qui simule les conditions normales d'entreposage afin de s'assurer que l'échantillon correspond aux produits mis en vente.

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, les importateurs et distributeurs respecteront les exigences suivantes, le cas échéant :

  1. Conserver un nombre suffisant d'échantillons de chaque lot de produits finis. Les importateurs et distributeurs pourront demander au fabricant ou à une tierce partie désignée de conserver des échantillons pourvu qu'un échantillon puisse être fourni sur demande.
  2. Conserver les échantillons dans leur emballage commercial d'origine ou dans un contenant de même nature et de même construction.
  3. Entreposer les échantillons dans les conditions indiquées sur l'étiquette.
  4. Veiller à conserver des quantités suffisantes des échantillons de produits finis qui permettent une analyse complète selon les spécifications.
  5. Conserver les échantillons pour une période d'au moins un an suivant la date de péremption.

Les importateurs ont la responsabilité d'aviser la DPSNSO s'ils prennent d'autres arrangements pour la conservation des échantillons. Le site alternatif doit s'engager à conserver les échantillons dans les mêmes contenants que ceux utilisés pour la mise en marché du produit au Canada.

Les fabricants sous contrat de vrac ou d'ingrédients intermédiaires pourraient être exempté de satisfaire à cette exigence car ils pourraient ne pas détenir le produit fini dans son emballage final. Il revient au fabricant du produit de conserver des échantillons une fois qu'ils sont dans leur emballage final.

Le type de preuves BPF pour l'échantillonnage peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant l'échantillonnage :

  • Liste de tous les échantillons conservés, y compris le nom du produit et le numéro de lot.
  • Description, PON, ou registre confirmant que les échantillons sont conservés pendant au moins un an après la date d'de péremption du produit.
  • Un plan d'échantillonnage approuvé.

2.4.4 Régistres

Les articles 53 à 58 du Règlement énoncent les exigences concernant la tenue de registres auxquelles sont assujettis les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Fabricants
Article 53

Tout fabricant qui vend un produit de santé naturel tient, à l'emplacement où le produit est fabriqué, les registres suivants :

  1. le document type de production du produit de santé naturel;
  2. la liste de tous les ingrédients contenus dans chaque lot ou lot de fabrication du produit;
  3. un registre des analyses effectuées à l'égard de tout lot ou lot de fabrication des matières premières utilisées dans la fabrication du produit;
  4. un registre des analyses effectuées à l'égard de tout lot ou lot de fabrication du produit;
  5. un exemplaire des spécifications de chaque PSN fabriqué à cet emplacement;
  6. un registre montrant que chaque lot ou lot de fabrication du PSN a été fabriqué conformément aux exigences de la présente partie;
  7. un registre mentionnant la période déterminée par le fabricant conformément à l'article 52 et les renseignements à l'appui de cette détermination;
  8. un registre dans lesquels sont consignés des renseignements suffisants pour permettre le retrait du marché de tout lot ou lot de fabrication du PSN qui a été mis en vente;
  9. la liste de tous les PSN fabriqués à cet emplacement;
  10. un exemplaire du programme d'hygiène mis en œuvre à cet emplacement.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Emballeurs
Article 54

Tout emballeur qui vend un produit de santé naturel tient, à l'emplacement où le produit est emballé, les registres suivants :

  1. un registre des analyses effectuées à l'égard du matériel utilisé pour l'emballage du produit;
  2. un registre montrant que chaque lot ou lot de fabrication du produit a été emballé conformément aux exigences de la présente partie;
  3. un registre dans lesquel sont consignés des renseignements suffisants pour permettre le retrait du marché de tout lot ou lot de fabrication du produit qui a été mis en vente;
  4. la liste de tous les produits de santé naturels emballés à cet emplacement;
  5. un exemplaire du programme d'hygiène mis en œuvre à cet emplacement.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Étiqueteurs
Article 55

Tout étiqueteur qui vend un produit de santé naturel tient, à l'emplacement où le produit est étiqueté, les registres suivants :

  1. un registre montrant que chaque lot ou lot de fabrication du produit a été étiqueté conformément aux exigences de la présente partie;
  2. un registre dans lequel sont consignés des renseignements suffisants pour permettre le retrait du marché de tout lot ou lot de fabrication du produit qui a été mis en vente;
  3. la liste de tous les produits de santé naturels étiquetés à cet emplacement;
  4. un exemplaire du programme d'hygiène mis en oeuvre à cet emplacement.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Importateurs
Article 56

Tout importateur qui vend un produit de santé naturel tient les registres suivants :

  1. le document type de production du produit;
  2. la liste de tous les ingrédients contenus dans chaque lot ou lot de fabrication du produit;
  3. un registre des analyses effectuées à l'égard de tout lot ou lot de fabrication du produit;
  4. un exemplaire des spécifications du produit;
  5. un registre mentionnant la période déterminée conformément à l'article 52 et les renseignements à l'appui de cette détermination;
  6. un registre dans lesquels sont consignés des renseignements suffisants pour permettre le retrait du marché de tout lot ou lot de fabrication du produit qui a été mis en vente;
  7. un exemplaire du programme d'hygiène mis en œuvre par l'importateur.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Distributeurs
Article 57
Tout distributeur tient, à l'emplacement où le produit de santé naturel est entreposé, les registres suivants :

  1. un registre dans lequel sont consignés des renseignements suffisants pour permettre le retrait du marché de tout lot ou lot de fabrication du produit qui a été mis en vente;
  2. la liste de tous les produits de santé naturels entreposés à cet emplacement;
  3. un exemplaire du programme d'hygiène mis en œuvre à cet emplacement.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Tenue des registres
Article 58

Toute personne qui, aux termes de la présente partie, tient un registre relativement à un lot ou à un lot de fabrication d'un produit de santé naturel conserve le registre pour une période d'un an suivant la date limite d'utilisation du produit de santé naturel en cause.

Objectif

Les registres sont conservés en guise de preuve de production et de qualité du produit si une enquête résultait de la plainte d'un client, d'un retrait du produit du marché, etc.

Pour se conformer aux exigencies

  1. Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs doivent se conformer aux exigences minimales de l'Appendice 2 qui régissent la tenue des registres.

  2. Les registres doivent attester que chaque lot de fabrication a été fabriqué, emballé et étiqueté conformément aux méthodes décrites dans le document-type. Pour les importateurs, un certificat de fabrication est considéré comme un document acceptable concernant le lot ou le lot de fabrication. Cependant, ils doivent, sur demande, fournir un document exhaustif concernant le lot de fabrication.

    Lorsque le fabricant n'est pas situé au Canada, un tiers indépendant est autorisé à conserver au Canada, au nom de l'importateur canadien, des parties précises d'un document-type de production considérées comme étant confidentielles ou des secrets de fabrication; l'importateur ou le tiers indépendant doit toutefois veiller à ce que la DPSNSO puisse accéder à ces données de façon opportun. Le document-type de production doit décrire en termes généraux ce qui, le cas échéant, a été détruit.

  3. Les registres doivent attester que chaque lot du produit a été fabriqué, emballé, étiqueté et importé conformément aux exigences de la partie 3 du Règlement :

    1. Lorsque le produit est fabriqué, emballé et/ou étiqueté au Canada, et/ou importé, il est recommandé que le titulaire de la licence d'exploitation :

      • Conserve une copie de la licence d'exploitation du sous-traitant, s'il y a lieu.
      • Documente et conserve dans des registres toutes les activités des sous-traitants.
      • Établisse et maintienne un document ou une entente technique écrite couvrant les arrangements pour la fabrication, l'emballage, l'étiquetage, l'importation, l'entreposage ou la distribution selon la partie 3 du Règlement. Tous les arrangements de sous-traitance, y compris tout changement proposé aux arrangements techniques, doivent se conformer aux BPF et à l'autorisation de mise en marché du produit en question. 

      Nota : L'entente technique ou les parties pertinentes de cette dernière doivent être disponibles pour toute demande de la DPSNSO au cas ou il faudrait d'autres évaluations ou clarifications.

    2. Lorsque le produit est fabriqué, emballé et/ou étiqueté à l'extérieur du Canada, les importateurs s'assureront que les registres sont accessibles en temps opportun.

  4. Les fabricants et les importateurs doivent conserver des preuves établissant la date de péremption de chaque produit.

  5. Les fabricants doivent conserver des preuves ou des registres concernant les matières premières analysées par rapport à un lot ou lot de fabrication de matières premières utilisées dans la fabrication du PSN.

  6. Les emballeurs doivent conserver des preuves ou des registres des analyses effectuées à l'égard du matériel utilisé pour l'emballage du PSN.

  7. Des preuves de la conformité aux spécifications de chaque produit fini doit être conservée.

  8. Ci-dessous d'autres pratiques concernant la tenue des registres :

    • Conserver les procédures écrites autorisées pour toutes les sections des présentes exigences à des fins de référence et d'inspection. Évaluer de façon périodique les procédures écrites et s'assurer qu'elles sont mises à jour par des employés autorisés à le faire. Documenter les motifs de toute évaluation des procédures et assurer la mise en place d'un système qui autorise uniquement l'utilisation des procédures courantes.

    • Veiller à ce que les employés autorisés approuvent, signent et datent tout document pertinent lié aux BPF, tel que les registres relatifs aux mesures prises ou aux conclusions tirées ainsi qu'aux procédures. Veiller à ce que toute modification apportée à un document soit datée et signée et que la correction apportée permette la lecture des renseignements originaux. On ne peut modifier des documents sans en avoir reçu l'autorisation.

    • Les registres peuvent être conservés en support électronique par les personnes autorisées, à condition que l'on dispose de copies de sauvegarde. De telles données électroniques doivent être imprimables et toute modification doit faire l'objet d'un suivi. Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs pourront accéder à leurs registres et documents électroniques durant une période d'un an suivant la date d'expiration du produit.

    • Les signatures électroniques sont des solutions de rechange acceptables à la signature manuscrite. On procédera à l'essai et à l'évaluation du système de reconnaissance de la signature électronique pour en assurer la sécurité, la validité et la fiabilité. Le système de signatures électroniques doit être à l'abri des utilisations malveillantes et doit inclure une protection électronique contre les dommages intentionnels ou accidentels. On documentera toutes les étapes conduisant à la mise en place d'un système de reconnaissance des signatures électroniques.

  9. Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs conserveront dans leurs locaux et terrains attenants au Canada les registres de distribution qui renfermeront suffisamment de renseignements pour permettre le retrait du marché de tout lot qui a été mis en vente. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, consultez la section de ce document sur le rapport concernant les retraits du marché.

  10. On conservera les registres de fabrication, d'analyse et de distribution pour une période d'un an suivant la date d'expiration du lot.

Le type de preuves BPF pour les registres peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant la tenue des registres :

  • Documents-type de production et/ou dossiers du lot de fabrication.
  • Liste de tous les fabricants, emballeurs et étiqueteurs utilisés comme sous-traitants.
  • Pour chaque fabricant, emballeur et étiqueteur utilisé comme sous-traitant, une entente technique valide signée, démontrant clairement qui est responsable de chaque section se rapportant à la partie 3 du Règlement.
  • Données sur la stabilité et dossiers d'analyse de chaque produit.
  • Registres de toutes les analyses des matières premières pour chaque produit.
  • PON pertinentes pour toutes les activités et produits.
  • Liste de tous les PSN qui sont fabriqués, emballés, étiquetés ou entreposés sur le site.

2.4.5 Retrait du marché et rapports concernant les retraits du marché

L'article 50 du Règlement exige que chaque fabricant, emballeur, étiqueteur et distributeur crée et tienne à jour un système de retrait du marché. L'article 62 du Règlement indique les renseignements que les fabricants, importateurs et distributeurs doivent fournir à Santé Canada lorsque le retrait d'un produit du marché est amorcé.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Rapports sur les retraits du marché
Article 62
Chaque fabricant, importateur ou distributeur qui entreprend de retirer du marché un produit de santé naturel fournit au ministre les renseignements ci-après dans les trois jours suivant le début du retrait :

  1. les noms propre et usuel de chacun des ingrédients médicinaux contenus dans le produit;
  2. chacune des marques nominatives sous lesquelles le produit est vendu;
  3. le numéro d'identification du produit;
  4. le numéro de chaque lot ou de lot de fabrication faisant l'objet du retrait du marché;
  5. les nom et adresse de chaque fabricant, importateur et distributeur du produit;
  6. les raisons qui ont motivé le retrait;
  7. la quantité du produit qui a été fabriquée ou importée au Canada;
  8. la quantité du produit qui a été distribuée au Canada;
  9. la quantité du produit que chaque fabricant, importateur et distributeur du produit a en sa possession;
  10. la description de toute autre mesure prise par le fabricant, l'importateur ou le distributeur à l'égard du retrait du marché.

Objectif

Les exigences relatives au système de retrait du marché et aux rapports concernant les retraits du marché doivent permettre de s'assurer que le fabricant, l'emballeur, l'étiqueteur et/ou l'importateur peuvent exécuter avec succès le retrait d'un produit du marché, en veillant à ce que tous les renseignements pertinents soient disponibles et à ce que la disposition appropriée soit appliquée aux produits sur le marché.

Pour se conformer aux exigences

  1. Établir des procédures écrites qui définissent les mesures de contrôle permettant un retrait efficace du produit du marché, y compris l'avis aux Centres opérationnels de l'Inspectorat de la Direction générale des produits de santé et des aliments (IDGPSA) de Santé Canada. De façon particulière, cela comporte les exigences suivantes :
    • Désigner la ou les personne(s) chargée(s) d'amorcer ou de coordonner les activités de retrait du marché.
    • Assurer que la procédure de retrait du marché peut être mise en oeuvre en tout temps, pendant et en dehors des heures de travail habituelles.
    • S'assurer que les procédures de retrait énoncent les étapes de mise en application du retrait (p. ex. définir sa portée et les moyens utilisés pour aviser les parties touchées).
    • Conserver les registres de distribution pour permettre le suivi de chaque lot.
    • Identifier les produits retirés du marché et les entreposer dans une zone séparée en attendant qu'une mesure soit déterminée.
    • Évaluer et consigner par écrit, à des intervalles périodiques, le déroulement et l'efficacité du retrait du marché, et remettre un rapport définitif, comportant un bilan comparatif définitif.
    • Selon le cas, aviser tous les locaux et terrains attenants canadiens et étrangers impliqués dans la fabrication, l'importation ou la distribution des produits retirés.
  2. Les fabricants, les importateurs et/ou les distributeurs qui procèdent au retrait du marché d'un PSN fourniront les renseignements relatifs à ce retrait aux Centres opérationnels régionaux de l'IDGPSA de Santé Canada, dans les trois jours suivant le début du retrait. Les renseignements suivants doivent être fournis :
    • Le nom propre et usuel de chacun des ingrédients médicinaux contenus dans le produit.
    • Chacune des marques nominatives sous lesquelles le produit est vendu.
    • Le numéro d'identification du produit (NPN).
    • Le numéro de chaque lot ou lot de fabrication faisant l'objet du retrait du marché.
    • Les noms et adresses de chaque fabricant, importateur et distributeur du PSN.
    • Les raisons qui ont motivé le retrait.
    • La quantité du produit qui a été fabriquée ou importée au Canada.
    • La quantité du produit qui a été distribuée au Canada.
    • La quantité du produit que chaque fabricant, importateur et distributeur du produit a en sa possession.
    • Une description de toute autre mesure prise par le fabricant, l'importateur ou le distributeur (selon le cas), à l'égard du retrait du marché.

Le type de preuves BPF pour les retraits du marché peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant les rapports sur les retraits du marché :

  • Liste des tous les rappels précédents et raison des rappels.
  • Registre de retrait du marché ou rapport concernant un retrait du marché datant des 12 derniers mois.
  • Registres de distribution de produits datant des 12 derniers mois.
  • Rapport de simulation de retrait du marché datant des 12 derniers mois.
  • Tous les renseignements sur le retrait du marché (l'avis de retrait, communication et rapport final) et la disposition du produit.
  • PON liées aux renseignements sur le retrait du marché à fournir (mentionnés ci-dessus) à Santé Canada dans le cas d'un retrait du marché ainsi que les coordonnées du Centre opérationnel régional d'IDGPSA approprié.

2.4.6 Produits stériles

Les articles 59 et 60 du Règlement énoncent les exigences qui régissent la fabrication et l'emballage des produits stériles.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Produits de santé naturels stériles
Article 59

Tout produit de santé naturel devant être stérile doit être fabriqué et emballé, à la fois :

  1. dans des locaux distincts et fermés;
  2. sous la surveillance d'une personne ayant reçu une formation en microbiologie;
  3. selon une méthode scientifiquement reconnue pour en assurer la stérilité.

Partie 3 : Bonnes pratiques de fabrication
Usage ophtalmique
Article 60

  1. L'article C.01.064 du Règlement sur les aliments et drogues s'applique à l'égard des produits de santé naturels, mais est interprété sans égard à l'expression « ou usage parentéral ».
  2. L'article C.01.065 du Règlement sur les aliments et drogues s'applique à l'égard des produits de santé naturels, mais est interprété sans égard aux expressions suivantes :
    1. « ou usage parentéral »;
    2. « ou à défaut, à son nom usuel ».

Objectif

Ce règlement exige la mise en œuvre de BPF afin de veiller à ce que le produit respecte la définition d'un produit stérile, que ce soit au cours de la phase de fabrication ou de stérilisation en stade terminal.

Pour se conformer aux exigences

  1. Les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs traiteront tous les PSN stériles (ophtalmiques) de la même façon que tout autre produit de santé stérile. Suivez la référence sur les produits stériles fournie dans les Lignes directrices des Bonnes pratiques de fabrication publiées par l'DGPSA car elles peuvent être modifiées à tout moment. Les lignes directrices des produits stériles s'appliquent en plus des exigences relatives aux produits non stériles décrites dans ce document.

Le type de preuves BPF pour la fabrication de produits stériles peut varier, mais il est attendu que toutes les exigences énoncées ci-dessus soient appuyées par des preuves. Exemples de preuves de conformité aux BPF qui seraient attendus concernant la fabrication de produits stériles :

  • Dossiers du lot de fabrication.
  • Résultats d'analyse du produit fini et en cours de fabrication.
  • Dossiers de validation des processus/stérilisation et de surveillance environnementale.
  • Compétences du PAQ et du personnel de soutien pour les produits.
  • Registres relatifs à la formation spécialisée en microbiologie.
  • PON et registres associés liés à l'entretien des aires propres, l'entretien des hottes à circulation laminaire et à la stérilisation du produit.

3.0 Références

4.0 Glossaire

Les définitions suivantes s'appliquent aux termes utilisés dans ce document de référence. Elles peuvent avoir une signification différente dans d'autres contextes.

Activité
Terme qui désigne la quantité par unité posologique du composant standard qui caractérise davantage la quantité de l'ingrédient. L'activité est nécessaire uniquement lorsqu'une allégation concernant l'activité est affichée sur l'étiquette ou pour certains produits particuliers (p. ex. lorsque l'utilisation du produit est fondée sur la présence de cette composante normalisée). Dans les bonnes pratiques supplémentaires concernant les BPF pour les médicaments homéopathiques, le terme « activité » désigne le degré de dilution d'un médicament homéopathique.
Analyse des risques et maîtrise des points critiques (en Anglais, HACCP : Hazard Analysis and Critical Control Points)
Système international reconnu qui définit les méthodes d'inspection d'innocuité des aliments. Il s'agit d'une approche méthodique d'identification, d'évaluation et de contrôle des risques relatifs à l'innocuité des aliments.
Analyse en cours de fabrication
Examen ou analyse de toute substance ou combinaison de substances au cours de la fabrication.
Assurance de la qualité
Désigne l'exécution planifiée et méthodique des activités du système d'assurance de la qualité qui visent à assurer avec le plus de certitude possible que les normes prédéterminées relatives à la qualité et l'innocuité seront respectées.
Atténuation
Les atténuations sont préparées en dissolvant une (1) partie de la substance soluble de base dans une quantité suffisante d'eau purifiée ou un autre mélange approprié d'eau et d'alcool (menstruum), précisé dans la monographie reconnue, pour produire (x) parties par volume d'atténuation liquide (p. ex. 1X et 1CH).
Bilan comparatif
Comparaison des quantités de produits réellement fabriquées ou utilisées et des quantités théoriques, compte tenu des variations habituelles.
Broyage
Opération qui consiste à réduire une substance en une poudre fine ou en de fines particules.
Certificat
Une déclaration écrite officielle qu'un établissement d'enseignement reconnu délivre à une personne qui a complété un programme d'études.
Certificat d'analyse
Document signé par un analyste compétent qui comporte le nom du produit, la liste des ingrédients, le numéro de lot du produit, l'analyse effectuée, la méthode utilisée, les résultats de même que la conclusion de l'analyse (satisfaisante ou insatisfaisante), le nom et le poste de l'analyste et la date d'émission du document.
Certificat de fabrication
Document émis par un vendeur à un distributeur ou à un importateur qui certifie qu'un lot ou un lot de fabrication spécifique d'un produit a été fabriqué conformément à son document-type de production. Ce certificat comporte un sommaire détaillé de la documentation courante du lot de fabrication, ainsi que les références aux dates de modification, de fabrication et d'emballage, et est signé et daté par le préposé à l'assurance de la qualité autorisé par le vendeur.
Compétence
Le fait d'être habilité ou admissible à occuper une charge, un poste ou une fonction grâce à des aptitudes, des connaissances, des qualités, des attestations d'études, des réussites ou des qualités nécessaires ou appropriées.
Contrôle en cours de fabrication
Vérifications effectuées en cours de production, en vue de surveiller et, au besoin, de modifier le processus pour assurer que le produit fini est conforme à ses spécifications. Le contrôle de l'environnement de production ou de l'équipement peut également être considéré comme faisant partie du contrôle en cours de fabrication.
Diplôme
Titre délivré par un établissement d'enseignement, tel une université, un collège ou un institut technique, confirmant que le récipiendaire a obtenu le degré conféré ou qu'il a terminé avec succès un programme d'études particulier.
Distributeur
Personne qui vend un PSN naturel à une autre personne en vue de sa revente par cette autre personne.
Document-type de production
Document qui énonce les spécifications (matières premières, matériel d'emballage, forme posologique emballée), la formule-type, les procédures d'échantillonnage, les procédures opératoires normalisées reliées aux étapes critiques de traitement, peu importe si ces procédures sont citées dans la formule-type. Il comporte également une liste exhaustive des matières premières utilisées dans la fabrication du produit, désignées par des noms ou des codes; la quantité de chaque matière première nécessaire à la préparation théorique du produit; les directives relatives au contrôle de la fabrication et des processus, ainsi que les exigences qui s'appliquent à l'analyse en cours de fabrication (p. ex. la vérification des matières premières, le prétraitement, l'ordre d'addition des matières, la durée nécessaire au mélange et les températures); un énoncé du principal équipement qui sera utilisé; un énoncé du poids ou de la mesure théorique du produit fabriqué et des limites acceptables au-delà desquels une investigation est requise; une description des contenants du produit fini, des fermetures et des étiquettes d'emballage; toute précaution particulière à respecter; et les dates et les heures (le cas échéant) du début et de la fin des étapes intermédiaires importantes (tels que le mélange et le chauffage) et de l'achèvement de la production.
Dossier du lot de fabrication
Document de production qui indique la quantité et le numéro de lot de tous les matériaux utilisés ainsi que les étapes de production dans la fabrication d'un lot unique de fabrication d'un PSN sous forme posologique.
Échantillonnage
Collecte d'un nombre d'unités qui comporte un échantillon représentatif d'un lot ou d'un lot de fabrication désigné d'un produit.
Emballage
Comprend tout ce dans quoi un aliment, un médicament, un cosmétique ou un appareil est contenu, placé ou emballé, en tout ou en partie.
Emballer
Mettre le produit dans le contenant immédiat.
Emplacement
Un endroit où se déroule une activité déterminée en vertu du Règlement sur les produits de santé naturels
Entente technique
Document officiel entre deux parties ou plus expliquant les sections techniques d'un contrat et les tâches précises de chaque partie quant à la partie 3 du Règlement. Une entente technique est normalement établie entre deux parties et signée par les deux.
Entreposage
Un site, aussi appelé entrepôt, dont l'objectif principal est de maintenir les produits de santé naturels
Établissement d'enseignement reconnu
Établissement d'enseignement canadien ou étranger (p. ex. une université, un établissement d'enseignement collégial ou professionnel ou un institut d'enseignement postsecondaire) autorisé ou qui jouit d'une solide réputation, qui est crédible, réputé et qui fait autorité.
Étiqueter
Apposer une étiquette intérieure ou extérieure sur le PSN.
Étiquette
Désigne les inscriptions, mots ou marques qui sont fixées aux (ou accompagnent) aliments, les drogues, les cosmétiques, les instruments ou les emballages, y compris les PSN.
Études
Action ou processus permettant de transmettre ou d'acquérir des connaissances et des habiletés. L'acquisition de ces connaissances peut être sanctionnée par un diplôme ou un certificat.
Évaluation
Mesures prises par le titulaire de la licence d'exploitation pour être conforme aux exigences de la Loi sur les aliments et drogues et du Règlement et des normes de l'entreprise. Les mesures peuvent notamment comporter la surveillance et l'analyse des matières premières ou du matériel d'emballage, le suivi de la production, la tenue des registres et l'analyse des produits finis.
Expérience
Participation active à des événements ou à des activités entraînant l'acquisition de connaissances ou de compétences; connaissances ou compétences obtenues grâce à quelque chose que l'on a observé, subi ou rencontré.
Fabricant
Personne qui fabrique ou transforme un PSN en vue de la vente, à l'exclusion du pharmacien ou de tout autre professionnel de la santé qui, à la demande d'un patient, prépare un PSN en vue de le lui vendre.
Fabriquer
Fabriquer ou transformer un PSN en vue d'en faire la vente.
Fiche d'emballage
Document qui décrit en détail le matériel et les méthodes particulières qui sont nécessaires pour emballer et étiqueter un lot unique d'une forme posologique.
Fiche de lot de fabrication
Documents décrivant en détail le matériel et les méthodes nécessaires pour fabriquer, préparer et préserver un seul lot ou lot de fabrication d'un PSN sous forme posologique.
Formule-type
Document ou ensemble de documents spécifiant la nature et la quantité des matières premières et du matériel d'emballage, et comportant une description détaillée des procédures à appliquer et des précautions à prendre pour produire une quantité donnée de produit fini.
Forme posologique
Forme définitive du PSN prête pour la consommation sans autre transformation.
Formuler
Préparer les composantes et combiner les matières premières pour en faire un PSN en vrac.
Importer
Apporter au Canada un produit de santé naturel à des fins de vente.
Importateur
Personne qui importe un PSN au Canada en vue de le vendre. Ceci inclut les PSN en vrac.
Institution reconnue
Un établissement d'enseignement post-secondaire (par exemple une université, un collège ou un institut professionnel) généralement approuvé pour avoir une réputation solide, crédible, digne de confiance et faisant autorité
ISO ( International Organization for Standardization: Organisation mondiale de normalisation)
Organisme international reconnu qui regroupe des organismes nationaux de normalisation. L'ISO est un organisme non gouvernemental qui assure le maintien d'un ensemble de normes internationales.
Lot
Quantité de tout PSN sous forme posologique, d'une matière première ou d'un matériel d'emballage, homogène à l'intérieur de limites déterminées, formant en tout ou en partie un seul lot de fabrication et identifiée par un numéro de lot distinctif figurant sur l'étiquette du produit fini.
Lot de fabrication
Quantité de tout produit à l'étape de traitement, homogène à l'intérieur de limites déterminées, fabriqué conformément à une commande unique de fabrication sous l'attestation des signataires responsables de ladite commande. En cas de fabrication continue, le lot de fabrication correspond à une fraction définie de la production, caractérisée par son homogénéité escomptée. Parfois, il est nécessaire de diviser un lot de fabrication en un certain nombre de sous-lots de fabrication qui sont ultérieurement rassemblés en vue de former un lot final de fabrication homogène.
Macération
Méthode de traitement qui utilise un solvant à froid ou à la température ambiante (eau, alcool ou autre solvant organique) pour extraire les substances médicinales d'une matière première.
Matériel d'emballage
Étiquettes, matériel d'emballage imprimé, et composantes en contact direct avec la forme posologique.
Matière première
Toute substance, autre qu'un produit semi-fini ou du matériel d'emballage, destinée à être utilisée dans la fabrication de produits, y compris les substances qui apparaissent dans la formule-type mais qui sont absentes dans le produit fini, tels que les solvants et les agents accessoires de production.
Médicaments homéopathiques
Produits fabriqués à partir d'ingrédients médicinaux ou composés de tels ingrédients qui sont consignés ou cités dans la Homeopathic Pharmacopoeia of the United States (HPUS), la Homöopathische Arzneibuch (HAB), la Pharmacopée Française (PhF) ou la European Pharmacopoeia, lesquels font parfois l'objet de modifications; ces produits sont préparés selon les procédés décrits dans ces pharmacopées.
Menstruum
Combinaison d'eau et d'alcool utilisée dans l'extraction de composantes d'herbes médicinales.
Nosodes
Atténuations d'organes ou de tissus morbides; d'agents étiologiques comme des bactéries, des champignons, des œufs, des parasites, des particules virales et de la levure; des parties malades du corps; d'excrétions ou de sécrétions.
Numéro de lot
Toute combinaison de lettres, de chiffres ou de lettres et de chiffres au moyen de laquelle un PSN peut être retracé au cours de la fabrication et identifié au cours de la distribution.
Numéro de lot de fabrication
Combinaison caractéristique de chiffres et/ou de lettres qui identifie spécifiquement un lot de fabrication et qui figure sur les dossiers de lot de fabrication et les certificats d'analyse.
Observation
Écart ou insuffisance dans les BPF.
Percolation
Méthode utilisée pour extraire des substances sèches qui ont été réduites au bon degré de finesse.
Préparation en vrac
Préparation homéopathique non emballée, habituellement en quantité plus grande que celle du plus gros emballage disponible sur le marché.
Préposé à l'assurance de la qualité
Personne qui a pour responsabilité d'assurer la qualité du PSN avant la mise en vente de celui-ci. Cette personne devrait être qualifiée en raison de ses études, de sa formation et/ou de son expérience concernant l'activité en question (c.-à-d. fabrication, emballage, étiquetage et importation).
Procédé critique
Procédé pouvant entraîner d'importantes différences dans la qualité d'un produit fini.
Procédures d'opération normalisées
Procédures autorisées écrites qui précisent le mode général d'exécution des activités sans égard à une activité particulière (p. ex. utilisation, entretien et nettoyage de l'équipement, nettoyage des locaux et des terrains attenants et contrôle de l'environnement, échantillonnage et inspection). Il est possible que certaines procédures d'opération normalisées viennent compléter les documents-types de production de produits déterminés.
Production
Ensemble des opérations concernant la préparation d'un produit fini, depuis la réception des matériaux, en passant par leur transformation et leur emballage, jusqu'à l'obtention du produit fini, y compris de son entreposage.
Produit de santé naturel (PSN)
Substance mentionnée dans l'annexe 1 du Règlement ou combinaison de substances dont tous les ingrédients médicinaux sont des substances mentionnées à l'annexe 1, médicament homéopathique ou médicament traditionnel, qui est fabriqué, vendu ou présenté comme pouvant servir au diagnostic, au traitement, à l'atténuation ou à la prévention d'une maladie, d'un trouble, d'un état physique anormal ou de leurs symptômes chez l'être humain; à la restauration ou à la correction des fonctions organiques chez l'être humain; ou à la modification des fonctions organiques chez l'être humain telle que la modification de ces fonctions de manière à maintenir ou promouvoir la santé. Par contre, un PSN n'inclut pas de substance mentionnée à l'annexe 2 du Règlement, ni aucune combinaison de substances contenant une substance mentionnée à l'annexe 2. Consultez l'appendice 1 du document pour accéder aux annexes 1 et 2 du Règlement.
Produit de santé naturel en vrac
Forme posologique non emballée, habituellement en quantité plus grande que celle du plus gros emballage disponible sur le marché.
Produit fini
Produit ayant subi toutes les étapes de la production, y compris l'emballage dans son contenant définitif et l'étiquetage.
Produit retourné
Produit en vrac ou fini retourné au fabricant, au distributeur ou à l'importateur.
Produit semi-fini ou produit en cours de fabrication
Toute substance ou combinaison de substances devant subir d'autres traitements pour devenir un produit sous forme posologique.
Pureté
Critère qui indique dans quelle mesure une matière première ou un produit sous forme posologique est exempt de substances chimiques, biologiques ou physiques non souhaitables ou adultérantes telles qu'elles sont définies dans les spécifications.
Rapport sur l'assurance de la qualité
Rapport préparé par un préposé à l'assurance de la qualité qui satisfait aux exigences d'études, de formation et d'expérience stipulées à l'alinéa section 51(a) (ii) du Règlement. Le rapport se fonde sur l'évaluation à partir des normes qui régissent les BPF et des exigences énoncées dans le document de référence concernant les Bonnes pratiques de fabrication. Il s'agit d'un document d'auto-évaluation qui atteste de la conformité aux BPF.
Remplissage
Action de transférer et d'enfermer un produit en vrac dans son contenant final.
Retraitement
Soumettre, en tout ou en partie, un lot ou un lot de fabrication d'un produit semi-fini ou d'un produit fini à une étape antérieure du procédé de fabrication validé, en raison de la non-conformité du produit aux spécifications prédéterminées.
Quantité
La quantité d'ingrédients médicinaux par unité posologique. La quantité est toujours requise pour un produit, puisqu'elle représente la teneur de l'ingrédient médicinal dans le produit.
Quarantaine
Restriction effective de la disponibilité de la substance ou du produit à utiliser (par des moyens physiques ou par l'entremise d'un système), jusqu'à ce qu'un préposé au contrôle de la qualité en autorise la mise en circulation.
Sous-traitant
Une entreprise (compagnie) qui fabrique, emballe et/ou étiquette un produit de santé naturel, ou exécute toute autre activité ou opération à l'égard d'un produit de santé naturel, aux termes d'un accord avec une autre partie. Des termes additionnels peuvent inclure: organisation du contrat de fabrication
Spécimen de référence
Spécimen représentatif conservé en vue de la vérification indépendante de l'identité et d'un examen plus approfondi (p. ex. plantes pressées, une matière animale autre qu'une matière provenant de l'humain conservée dans des fluides).
Succussions
Opération qui consiste à secouer vigoureusement une atténuation, normalement en frappant contre un corps élastique. La combinaison de dilution et succussion sert à atteindre l'activité prescrite.
Teinture mère
Solution relativement concentrée à partir de laquelle sont préparées les atténuations subséquentes. Synonymes : liqueur mère, solution mère, solution de départ.
Trituration
Les atténuations de substances solides sont préparées par la trituration de la substance brute avec du lactose.
Vente (article 2 de la Loi sur les aliments et drogues)
Le terme « vente » comprend le fait de mettre en vente, d'avoir en sa possession pour la vente ou de distribuer, que la distribution soit faite ou non pour une contrepartie.

Appendice 1 : BPF supplémentaires concernant les médicaments homéopathiques

Pour être considéré comme un médicament homéopathique, un produit doit respecter deux critères. Il doit:

  1. Être fabriqué à partir de substances mentionnées dans une monographie homéopathique de l'une des pharmacopées homéopathiques citées ci bas et qui sont mises à jour régulièrement, ou en contenir sous forme d'ingrédients médicinaux.
    • Homeopathic Pharmacopeia of the United States (pharmacopée homéopathique des États-Unis) (HPUS).
    • Homöopathisches ArzneiBuch (HAB) ou German Homeopathic Pharmacopoeia (GHP) (pharmacopée homéopathique allemande).
    • Pharmacopée française ou French Pharmacopoeia (PhF).
    • Pharmacopée européenne (Ph.Eur.).
    • Encyclopédie de la pharmacopée homéopathique (EHP).
  2. Être préparé conformément aux méthodes décrites dans l'une des pharmacopées homéopathiques énumérées ci-dessus qui sont mises à jour régulièrement.

Les médicaments homéopathiques sont fabriqués à partir d'une grande variété de matières telles que les plantes, les animaux, les produits chimiques et les minéraux dont plusieurs sont très toxiques sous forme de matière première. Les nosodes sont aussi un autre type de médicaments homéopathiques et sont des préparations dérivées de tissus pathologiques, d'excrétions ou de sécrétions. À cause de ces facteurs, les fabricants doivent s'assurer de suivre les procédés critiques dans des conditions contrôlées (c.-à-d. identification, manipulation de matières premières, atténuations, etc.)

Les fabricants, les emballeurs et les étiqueteurs de médicaments homéopathiques doivent répondre aux exigences du chapitre 2, ainsi qu'aux exigences supplémentaires de ce chapitre. Les articles du chapitre 2 portant sur l'équipement, l'assurance de la qualité, les échantillons, les registres, les rapports concernant les retraits du marché et les produits stériles tiennent compte de toutes les exigences qui régissent les médicaments homéopathiques : ils ne seront donc pas répétés dans le présent chapitre. 

Les Normes relatives aux preuves pour les médicaments homéopathiques décrivent les exigences relatives au produit. Notez aussi que dans le présent chapitre, « activité » désigne le degré de dilution d'un médicament homéopathique.

1.0 Installations

1.1 Locaux et terrains attenants

Pour se conformer aux exigences

En raison de la dose infime de matières actives, les médicaments homéopathiques doivent être préparés d'une manière qui élimine la possibilité de contamination croisée ou de contamination extérieure.

  1. Les fabricants, emballeurs et étiqueteurs doivent aménager les locaux de manière à ce que les atténuations homéopathiques soient préparées dans des salles ou des postes dotés de dispositifs de conditionnement d'air appropriés (p. ex. une salle alimentée en air filtré sous pression positive ou dans un poste doté d'une hotte à circulation laminaire). De plus, elles doivent être bien séparées des produits qui sont volatils ou dont les odeurs se répandent.

  2. Les fabricants, les emballeurs et les étiqueteurs doivent aménager les locaux de manière à respecter les exigences d'entreposage et de fabrication des matières premières dangereuses.  Ces exigences incluent, mais sans s'y limiter, ce qui suit :

    • Isoler les matières premières toxiques ou infectieuses des autres matières.
    • Manipuler les matières premières dans des aires séparées dotées de dispositifs de conditionnement d'air appropriés à chaque type de matériel.

    Nota : Une liste de matières premières qui doivent être « entreposées avec précaution » et « entreposées avec grande précaution » figure dans la pharmacopée homéopathique allemande.

  3. L'équipement et les ustensiles doivent être utilisés exclusivement pour les préparations homéopathiques. En outre :

    • ils doivent être fabriqués avec des matériaux qui ne libèrent pas de particules;
    • les produits de nettoyage et d'entretien utilisés (p. ex. lubrifiants) ne doivent pas entraîner de contamination;
    • les procédures opérationnelles normalisées doivent comprendre le nettoyage des flacons et des contenants utilisés pour les atténuations ou les triturations successives.

2.0 Personnes

2.1 Personnel

Pour se conformer aux exigences

  1. Les fabricants, les emballeurs et les étiqueteurs doivent offrir une formation portant sur l'atténuation ou la trituration des médicaments homéopathiques. Les documents à l'appui devraient fournir des détails sur le contenu de la formation et les dates de formation.
  2. Limiter l'accès aux aires de fabrication réservées à l'atténuation et à la trituration  pour le personnel non formé ou non requis.

3.0 Procédés

3.1 Programme d'hygiène

Pour se conformer aux exigences

  1. Les fabricants, les emballeurs et les étiqueteurs veilleront à ce que le programme d'hygiène ne contribue pas à la contamination du produit homéopathique avec des matières chimiques ou particulaires :
    • Par la surveillance des exigences concernant le contrôle des activités de nettoyage, de détection des contaminants microbiens et environnementaux de toutes les aires de fabrication et, en particulier, des aires réservées à l'atténuation et à la trituration.
    • Par des méthodes pour veiller à ce que les produits de nettoyage ne contaminent pas le produit.
    • Par des méthodes qui sont adéquates pour veiller à ce qu'il n'y ait pas de contamination croisée du produit.

3.2 Exploitation

Pour se conformer aux exigences

Les médicaments homéopathiques doivent être fabriqués conformément aux méthodes de préparation mentionnées dans l'une des cinq (5) pharmacopées homéopathiques reconnues.

Les fabricants, emballeurs et étiqueteurs doivent tenir à jour des procédures écrites distinctes concernant les produits homéopathiques et faire ce qui suit :

  1. Les matières premières sont récoltées ou produites conformément aux pharmacopées. L'identité de toutes les matières premières doit être vérifiée et consignée. Les matières premières qui sont toxiques ou potentiellement infectieuses doivent être étiquetées quant à leur statut d'innocuité (p. ex. allergène, toxique) ou relativement à une fiche technique sur la sécurité des substances (FTSS) équivalente.
  2. Les dossiers du lot de fabrication de la teinture mère doivent contenir suffisamment de renseignements tels que: la durée de macération ou de percolation, la durée et l'intensité de la trituration selon chaque type et taille d'appareil, la taille des particules de matières premières dans le triturat, les normes de qualité et la libération de l'assurance de la qualité, garantissant la stérilité des nosodes, p. ex. la stérilisation de la première atténuation dans la préparation.
  3. Les atténuations ou triturations en cours de fabrication sont les étapes les plus critiques de la production de médicaments homéopathiques et tous les efforts doivent être déployés pour s'assurer que le processus est uniforme, fiable et dépourvu de contaminants. Les formules-types et les dossiers du lot de fabrication comporteront les renseignements suivants : 
    • La méthode d'atténuation à utiliser pour la série (p. ex. de Hahnemann et de Korsakov).
    • Les PON ou le renvoi aux PON à suivre pour chacune des étapes de fabrication.
    • Le nombre de succussions (voir glossaire) à effectuer pour chaque atténuation.
    • La durée de la trituration, s'il y a lieu.
    • L'élimination des atténuations homéopathiques intermédiaires non utilisées.
    • La technique d'imprégnation, lorsque des formes posologiques définitives sont fabriquées.
    • Les contrôles en cours de fabrication et les spécifications.
    • Un numéro de référence propre à une série particulière, différent du numéro de lot de fabrication attribué au produit.
    • Un numéro d'atténuation ou de trituration à l'étape donnée de la préparation (qui pourrait, par exemple, être désigné par l'activité).
    • Le nom, la forme posologique, le numéro et la taille du lot de fabrication de la préparation à laquelle elle est destinée.
    • La composition ou le renvoi à la formule-type.
    • Le code interne et le numéro de contrôle d'analyse de chacune des matières premières ou des teintures mères utilisées.
    • S'il y a lieu, les précautions à prendre pendant la manipulation.
    • L'établissement d'un programme de fabrication qui assure la réalisation continue des séries d'atténuation et de trituration et qui permet d'éviter un entreposage prolongé d'atténuations homéopathiques intermédiaires.
  4. Pour la fabrication de pastilles imprégnées provenant d'atténuations médicamenteuses fabriquées par une entreprise distincte, les éléments suivants sont requis :
    • L'analyse d'identité d'une matière première et dossier du lot de fabrication démontrant que la matière première a été ajoutée pendant le procédé de fabrication.
    • Les études démontrant que la procédure d'imprégnation est adéquate.
    • Les procédures opératoires normalisées ou le renvoi aux procédures opératoires normalisées à suivre pour le lavage, le séchage et, le cas échéant, la stérilisation du matériel d'emballage.
    • Les études de stabilité ou les études de provocation provenant de l'emplacement qui démontrent que les procédures et les matériaux utilisés de façon adéquate garantissent l'absence de contamination microbiologique jusqu'à la date d'expiration.

4.0 Produits

4.1 Spécifications

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, emballeurs et étiqueteurs doivent conserver des spécifications écrites décrivant les médicaments homéopathiques et les méthodes requises pour les analyser. Pour de plus amples renseignements concernant l'identité, la pureté, la quantité, l'activité et les seuils de tolérance, consulter le Document de référence concernant les produits homéopathiques. Les spécifications doivent rencontrer les exigences des pharmacopées (p. ex. le Homeopathic Pharmacopoeia of the United States, la Pharmacopée française, la Homöopathische Arzneimittel ou la Pharmacopée européenne).

Les fabricants doivent également suivre les protocoles d'analyse habituels selon la forme posologique (p. ex. l'uniformité du poids, la dureté et la désintégration dans le cas des comprimés; le type d'alcool et le pourcentage dans le cas des liquides; la viscosité et les propriétés rhéologiques dans le cas des onguents/sirops).

4.2 Stabilité

Pour se conformer aux exigences

Les fabricants, emballeurs et étiqueteurs doivent définir une période pendant laquelle le produit est conforme à ses spécifications :

  • Établir et conserver les procédures opérationnelles normalisées assurant la stabilité des médicaments homéopathiques.
  • Conserver des registres des analyses continues de pureté comme indiqué dans le document de référence Normes relatives aux preuves pour les médicaments homéopathiques. Nota : Compte tenu de la qualité unique des médicaments homéopathiques, la preuve de stabilité doit se concentrer sur la contamination microbiologique (c.-à-d. dans les produits contenant moins de 50 % d'alcool) et les ingrédients non médicinaux (p. ex. concentration d'alcool reste constante, la dureté et la désagrégation des granules/comprimés sont constantes).
  • Analyse du matériel d'emballage, tel que les flacons et les bouchons, démontrant qu'ils ne contaminent pas le produit et que les étiquettes ne s'effacent pas ou ne se détachent pas de l'emballage.

Appendice 2 : Les registres

Les articles 53 à 58 du Règlement énoncent les exigences concernant la tenue de registres auxquelles sont assujettis les fabricants, les emballeurs, les étiqueteurs, les importateurs et les distributeurs.

Dans ce tableau, « site » précise l'obligation de conserver les registres dans les locaux tandis que le terme « accès » renvoie uniquement à la nécessité de rendre de tels registres rapidement accessibles. Le terme « aucun » serait pour les registres qui ne sont pas requis d'être tenu.

Tableau 2 : Les exigences concernant la tenue de registres de diverses activités
Régistres Fabricant Emballeur Étiqueteur Importateur Distributeur
Document-type de production Site Aucun Aucun Site Aucun
Fiche de lot de fabrication Site Site Site Acces Aucun
Résultats d'analyse : matière première Site Aucun Aucun Site Aucun
Résultats d'analyse : matériel d'emballage Aucun Site Aucun Acces Aucun
Résultats d'analyse : produit fini Site Aucun Aucun Site Aucun
Spécifications : matière première Site Aucun Aucun Acces Aucun
Spécifications : matériel d'emballage Aucun Site Aucun Acces Aucun
Spécifications : produit fini Site Aucun Aucun Site Aucun
Stabilité Site Aucun Aucun Site Aucun
Liste d'ingrédients Site Aucun Aucun Site Aucun
Liste des produits Site Site Site Site Site
Plaintes Site Site Site Site Site
Rappel Site Site Site Site Site
Programme d'hygiène Site Site Site Site Site

Appendice 3 : Bonnes pratiques de documentation

Les éléments généralement reconnus comme définissant les bonnes pratiques de documentation figurent ci-dessous.

  1. Création de documents :
    • Les documents sont complétés au même moment que l'événement qu'ils décrivent.
    • Non consignés à la main (à l'exception des enregistrements manuscrits).
    • Lorsqu'ils sont produits électroniquement, les documents doivent être vérifiés pour en confirmer l'exactitude.
    • Documents dépourvus d'erreurs.
    • Dans un format qui permet d'évaluer les tendances, le cas échéant.
  2. Approbation des documents :
    • Approuvés, signés et datés par le personnel approprié autorisé.
  3. Enregistrements manuscrits :
    • Espace adéquat fourni pour les enregistrements manuscrits prévus.
    • Enregistrements manuscrits effectués à l'encre indélébile.
    • Les enregistrements critiques doivent être vérifiés de façon indépendante (vérifiés par une deuxième personne).
    • Aucun espace pour les enregistrements manuscrits n'est laissé vide : si un espace n'est pas rempli, il doit être rayé ou « S. O. » (ou texte similaire) doit être saisi.
    • Les guillemets de répétition ou les lignes de continuation ne sont pas acceptables.
    • Un tampon, à la place d'une signature manuscrite, n'est pas acceptable.
  4. Exemplaires de documents :
    • Clairs, lisibles; et
    • Exempts d'erreurs.
  5. Tenue à jour des documents :
    • Examinés régulièrement et tenus à jour.
    • Conservés et disponibles pendant une durée qui convient.
    • Les systèmes de gestion électronique de documents sont validés.
  6. Les dossiers électroniques sont sauvegardés.
    • Modification des documents :
    • Les modifications manuscrites sont signées et datées.
    • Le texte modifié reste clairement visible (p. ex. pas de liquide correcteur).
    • S'il y a lieu, le motif de la modification doit être noté (« E.S. » est un motif abrégé courant signifiant « Erreur de saisie »).
    • Des contrôles existent pour prévenir l'utilisation malencontreuse de documents périmés.
    • Les versions électroniques ne peuvent être modifiées que par le personnel autorisé.
    • L'accès aux versions électroniques doit être contrôlé par un mot de passe ou un autre moyen.
    • Un historique (piste de vérification) des modifications et suppressions de versions électroniques doit être conservé.

En ce qui concerne l'interprétation des bonnes pratiques en matière de consignation provenant des indications ci-dessus, des attentes ou des écarts supplémentaires peuvent être déduits par extension. Parmi celles-ci :

  1. Interdiction de supprimer des pages : la suppression d'une page masquerait les données qui étaient présentes. Cela n'est donc pas admissible.
  2. Numérotation des pages : l'ajout de numéros de page, en particulier au format « Page x de y », permet à un évaluateur de s'assurer qu'il ne manque pas de pages.
  3. Signatures estampillées : la culture de certains pays d'Asie et les contrôles qu'ils utilisent sont tels que l'utilisation d'un tampon à la place d'une signature manuscrite a été acceptée.
  4. Formats de la date et de l'heure : les dates peuvent être écrites dans divers formats qui peuvent prêter à confusion s'ils sont lus par du personnel dont le contexte culturel est différent. Dans le cas où différentes cultures interagissent, une date telle que « 07-05-10 » peut avoir de nombreuses significations et par conséquent, en fonction des normes des bonnes pratiques de documentation mentionnées ci-dessus, contreviennent à l'exigence de clarté.
  5. Transcription : une transcription de données, si le document original n'était pas conservé, dissimulerait de cette façon les données d'origine et serait interdite. Une transcription pourrait être utile si la rédaction du document original était de mauvaise qualité ou si le document était physiquement endommagé. Cependant, il doit être clairement indiqué qu'il s'agit d'une transcription et le document original doit néanmoins être conservé.
  6. Papier brouillon, papillons adhésifs : la consignation intentionnelle de données brutes dans des documents non officiels constitue une transcription et est, par conséquent, interdite.
  7. Éviter les astérisques dans le cadre de l'indication d'une modification manuelle : lorsqu'un espace insuffisant ne permet pas d'écrire la modification manuelle intégrale, il est courant d'utiliser un astérisque (ou un autre signe) près de la correction et de consigner à un autre endroit le même signe et la même mention. Le risque est que des modifications supplémentaires soient effectuées par une autre personne utilisant le même signe. La mention peut alors être interprétée comme s'appliquant à toutes les modifications accompagnées de ce signe. C'est pourquoi certaines personnes déconseillent l'utilisation de l'astérisque. D'autres l'accepteront si la mention inclut clairement le nombre de modifications qui s'applique. Par exemple : « * Trois enregistrements ont été modifiés ci-dessus en raison d'erreurs de saisies. KAM, 13 janvier 2011 ».

Appendice 4 : Procédure opératoire normalisée

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) visent à systématiser vos processus et à les consigner. Elles jouent un rôle important dans le système d'assurance de la qualité d'une entreprise. Lorsqu'elles sont suivies, les PON rendent les activités exécutées efficaces, uniformes et fiables. Elles aident à générer moins d'erreurs et à créer un environnement sain et sécuritaire.

Qu'est-ce qu'une PON?

Une PON est une procédure propre à votre activité qui décrit les étapes nécessaires pour accomplir les tâches conformément aux règlements ou à vos propres normes. Son format, sa structure et son niveau de détail peuvent varier, cependant  devraient  fournir les renseignements adéquats pour que le rendement demeure constant d'une personne à une autre. Elle sert aussi à former les employés et elle doit être mise à la disposition de tous. La valeur des PON est limitée si elles ne sont pas rédigées correctement. On recommande que chaque PON soit propre à une tâche, une activité ou un processus donnés. 

Développement d'une PON

Toutes les PON doivent comporter les éléments suivants (si applicable) :

  1. Section d'en-tête accompagnée du titre, du numéro et de la version de la PON. Section de pied de page accompagnée du nom de l'auteur, du numéro de page, des dates de création et d'approbation de la PON.
  2. Portée : Décrire l'objectif de la PON et préciser l'activité à laquelle elle se rapporte. Indiquer également à qui ou à quel ministère elle s'applique.
  3. Responsabilités : Mentionner tous les postes qui doivent suivre cette PON en ce qui concerne leurs tâches.
  4. Matériel : Liste de tout le matériel, de tout l'équipement ou de tous les appareils qui seront nécessaires pour effectuer cette activité.
  5. Sécurité : Cette section pourrait être ajoutée, lorsque cela s'applique, afin de préciser les problèmes de sécurité concernant une tâche particulière (p. ex. port d'un masque).
  6. Procédure : Décrire étape par étape comment effectuer l'activité d'une façon uniforme et répétable.
  7. Registres : Indiquer où annoter et conserver les documents liés à l'activité.
  8. Liste des pièces jointes : Une PON peut avoir des pièces jointes ou des annexes qui sont des formulaires à remplir lorsqu'une activité est exécutée (p. ex. registre de nettoyage de l'équipement qui sera utilisé pour consigner les dates auxquelles un certain équipement a été nettoyé, la personne ayant effectué la tâche, la signature et d'autres commentaires, au besoin).
  9. Historique : Consigner les dates de révision et les modifications qui ont été apportées à la PON.
  10. Approbation : Cette dernière section doit indiquer le nom de l'auteur, de l'évaluateur et l'approbation du PAQ.

D'autres sections peuvent être ajoutées à une PON au besoin, notamment si elles améliorent la qualité du document. On recommande de maintenir le style et l'uniformité dans tout le document afin de favoriser sa lisibilité.

Des illustrations ou photographies peuvent être utilisées pour faciliter la compréhension et des renvois à d'autres PON peuvent être faits.

Contrôle des PON

Une PON doit :

  1. Être révisée par une ou plusieurs personnes. La version définitive doit être approuvée et datée par le préposé à l'assurance de la qualité.
  2. Être mise à jour et approuvée de nouveau dès que des procédures sont modifiées.
  3. Être systématiquement révisée de façon périodique afin de s'assurer que les procédures demeurent actuelles et appropriées.
  4. Être un document contrôlé avec un système de numérotation afin de l'identifier et de l'étiqueter systématiquement. Chaque page d'une PON doit comporter une mention de documentation de contrôle. Le numéro et la date de révision sont très utiles pour déterminer la PON utilisée au moment de la révision des données historiques et sont essentiels lorsque des documents de preuve sont nécessaires et lorsque l'activité est examinée. Lorsque le nombre de pages est indiqué, l'utilisateur peut rapidement vérifier si la PON est complète.

Une liste de toutes les PON doit être conservée et mise à jour. Des codes peuvent être utilisés au moment de leur attribuer un numéro et ils peuvent être liés au département qui détient la PON. Par exemple, la PON relative au nettoyage des entrepôts peut être désignée par WA-01-V0 : Nettoyage d'un entrepôt, où :

  1. WA représente le code de toutes les procédures relatives à l'entrepôt.
  2. 01 se rapporte à la procédure no 1.
  3. V0 représente la version 0 (si des modifications ont été apportées à cette procédure, la PON mise à jour sera WA-01-V1).
  4. Le code est suivi du titre de la PON.

Appendice 5 : Classification des observations liées aux BPF des produits de santé naturels en fonction du risque

Objectif

Le document intitulé Classification des déficiences liées aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) des produits de santé naturels (PSN) en fonction du risque est un outil utile qui permet de classer en fonction du risque, les déficiences liées aux BPF relevées pendant l'évaluation d'une licence d'exploitation d'un site menant des activités en lien avec les PSN (nouvelle demande, ou demande de modification ou de renouvellement), pendant une inspection ou une vérification de conformité de ce site.

Le PAQ d'une entreprise doit également avoir ce document en main lorsqu'il procède lui-même à une inspection des BPF.

De plus, ce document vise à communiquer aux parties réglementées, aux autres intervenants et au public, les pratiques jugées inacceptables qui peuvent donner lieu à une cote de non-conformité à la norme de BPF et entraîner la suspension, l'annulation ou le refus de délivrer, modifier ou renouveler une licence d'exploitation de site.

Contexte

La classification en fonction du risque des déficiences liées aux BPF était une composante de l'Approche révisée pour la délivrance des licences d'exploitation des sites menant des activités en lien avec les PSN. Suite aux commentaires formulés par les intervenants, cette section a été mise à jour et rajouté à la version actuelle des Lignes directrices des Bonnes pratiques de fabrication applicables aux PSN.

Dans le cadre du projet d'amélioration continue de la DPSNSO, le document a été révisé afin de garantir l'adoption d'une approche transparente et uniforme pour évaluer la conformité aux BPF.

Portée

Cet outil s'inspire du Règlement et de la version actuelle desLignes directrices des Bonnes pratiques de fabrication applicables aux PSN. Il s'applique aux fabricants, aux emballeurs, aux étiqueteurs, aux importateurs et aux distributeurs de PSN qui doivent se conformer aux exigences énoncées dans la partie 3 du Règlement. (Les distributeurs sont tenus d'adopter des BPF, selon la définition du Règlement, mais ne sont pas obligés de posséder une licence d'exploitation de site.)

Même si les PSN sont censés présenter un risque plus faible, on reconnaît qu'une dérogation par rapport aux BPF peut nuire au consommateur. Par conséquent, l'évaluation de la conformité globale d'une entreprise aux BPF doit tenir compte de la nature et de la portée des dérogations.

Veuillez noter que la liste des déficiences liées aux BPF présentée dans le présent document n'est pas exhaustive et que des déficiences pourraient y être ajoutées au besoin.

Définitions

La définition des termes utilisés dans cet appendice peut être retrouvée dans le Glossaire, partie 4.

Guide de classification des risques

Si des observations sont notées, le préposé à l'assurance de la qualité doit les consigner et prendre les mesures correctives et préventives qui s'appliquent pour éliminer la cause et prévenir d'éventuels problèmes. Les fabricants, emballeurs, étiqueteurs, importateurs et distributeurs doivent faire en sorte que les BPF soient respectées.

Les catégories de classification en fonction du risque des observations sont décrites ci-dessus et la liste des lacunes, bien qu'elle ne soit pas exhaustive, est fournie pour chaque BPF décrite dans les Lignes directrices des Bonnes pratiques de fabrication (Endroits, Personnes, Processus et Produits). Outre ce document, plusieurs autres documents et renseignements pertinents peuvent servir à évaluer l'historique de conformité d'une entreprise, au besoin, afin de classer les risques et de déterminer les mesures applicables en matière de conformité et d'application de la loi.

Notez que pas toutes les observations énumérées ci-dessous peuvent être applicables à tous les types d'activités. Les observations ci-dessous sont une liste non-exhaustive, destinée à fournir des exemples de différents types d'observations qui peuvent être notés ainsi que leur niveau de risque correspondant.

Catégories de risques

Les observations liées aux BPF sont classées dans l'une des trois (3) catégories de risques (Risque 1, 2 et 3) en fonction de la nature des écarts relatifs aux BPF et du nombre et de l'ampleur des occurrences.

Risque 1 (observation critique)

Écart relatif aux BPF qui pourrait vraisemblablement donner lieu à la fabrication d'un produit non conforme ou à un risque immédiat ou latent pour la santé. Cela comprend, entre autres, toute observation relative à une fraude, à une falsification des produits, à une fausse représentation ou falsification des données ou les situations généralisées de contamination croisée, d'infestation ou de malpropreté.

Risque 2 (observation majeure)

Écart relatif aux BPF qui pourrait vraisemblablement donner lieu à la fabrication d'un produit qui n'est pas toujours conforme à l'autorisation de mise en marché et au non-respect des procédures d'approbation des lots avant la mise en marché, ou qui pourrait contraindre le PAQ à manquer à ses obligations. Certaines observations de risque 2 peuvent être reclassées en observation de risque 1 et sont représentées par une flèche (↑) indiquant que l'établissement ne maîtrise pas ses procédés et opérations de façon satisfaisante.

Risque 3 (autres observations)

Écart relatif aux BPF qui n'est classé ni risque 1, ni risque 2, mais qui indique une entorse aux BPF. Certaines autres observations peuvent être reclassées en observations de risque 2 et sont représentées par une flèche (↑).

Nota : Des écarts répétés ou non résolus par rapport aux évaluations antérieures peuvent donner lieu à une classification plus élevée.

Attribution d'une cote générale de conformité aux BPF

Dans le cadre du processus de délivrance de licences d'exploitation des sites menant des activités en lien avec les PSN, on attribuera une catégorie de risque aux observations liées aux BPF qui sera suivie d'une cote de conformité générale, soit conforme (C) ou non conforme (NC). Cette cote joue un rôle déterminant dans la décision prise par la DPSNSO concernant la délivrance de la licence d'exploitation de site.

Cote de non-conformité (NC)

En général, la cote NC est attribuée dès qu'une observation de risque 1 est notée au cours d'une inspection. Par conséquent, la DPSNSO peut suspendre ou annuler une licence d'exploitation de site ou rejeter la demande de délivrance, de modification ou de renouvellement. Lorsque le produit fabriqué présente un risque notable pour la santé, des mesures d'exécution appropriées peuvent être prises comme le retrait du marché, la confiscation ou la saisie. Dès qu'un inspecteur consigne une observation critique, Santé Canada peut donner à l'entreprise la possibilité de prendre immédiatement des mesures correctives.

Une cote NC peut être également attribuée dans les cas suivants :

  • Lorsque plusieurs observations de risque 2 sont notées durant une inspection et indiquent que l'établissement ne maîtrise pas ses procédés et opérations de façon satisfaisante.
  • Répétition de plusieurs observations de risque 2 notées au cours d'inspections antérieures, indiquant que la société n'a pas mis en œuvre les mesures correctives soumises à la suite de l'inspection précédente.

En présence d'une ou de plusieurs observations de risque 2 donnant lieu à une cote NC, le demandeur ou titulaire de la licence d'exploitation de site a la possibilité de résoudre le problème et d'obtenir une cote C en mettant immédiatement en œuvre les mesures correctives prescrites pour éliminer les causes des observations qui lui ont valu une cote NC et en fournissant l'assurance de sa capacité à éviter toute récurrence. Un défaut de le faire se traduira par une suspension ou annulation.

Cote de conformité (C)

L'inspecteur attribuera une cote C s'il ne relève aucune observation ou uniquement des observations de risque 3. De plus, si seulement peu d'observation de risque 2 sont notées, une cote C peut être attribué.  

Classification en fonction du risque des observations liées aux BPF

Voici la liste des lacunes liées à chaque catégorie de risque et de BPF (Endroits, Personnes, Processus et Produits).

1.0 Endroits

1.1 Locaux et terrains attenants

Article 45 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • Séparation inadéquate entre les aires de distribution, de fabrication, d'entreposage ou d'essais de matières premières pour empêcher toute contamination croisée avec preuve de contamination croisée.
  • Entretien inadéquat de l'édifice, locaux en mauvaise condition (p. ex. défauts structurels importants ou perforations, fissures ou peinture qui s'écaille sur les murs) avec preuve de contamination du produit ou d'exposition directe aux contaminants.
  • Programme de lutte contre les ravageurs inadéquate avec preuve de produits contaminés, corps étrangers et signes visibles d'infestation.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Séparation inadéquate entre les aires de distribution, de fabrication, d'entreposage ou d'essais de matières premières pour empêcher toute contamination croisée, sans preuve de contamination croisée.
  • Mauvais fonctionnement du système de ventilation ou de filtration qui pourrait entraîner une contamination croisée occasionnelle ou localisée.
  • Les sorties d'écoulement des liquides et des gaz et les systèmes accessoires (vapeur, air, azote, dépoussiéreur) ne sont pas posés ni désignés correctement.
  • L'entretien (comme le remplacement des filtres à air), la vérification périodique et la surveillance des gradients de pression ne sont pas effectués dans les délais prescrits, le cas échéant.
  • La température et l'humidité ne sont pas contrôlées ou surveillées lorsque cela est nécessaire (p. ex. les conditions d'entreposage d'un produit ne respectent pas celles indiquées sur l'étiquette). (↑)
  • Murs, plafonds ou planchers endommagés (perforations, fissures ou peinture qui s'écaille) au-dessus ou tout près des aires de fabrication ou de l'équipement où le produit est exposé.
  • Accumulation de poussière, de poudre ou d'autres produits contaminants sur les conduits, les tuyaux ou les appareils d'éclairage situés directement au-dessus des produits ou de l'équipement de fabrication qui présentent des surfaces difficiles à nettoyer.
  • Le fini des surfaces (planchers, murs et plafonds) ne permet pas un nettoyage efficace.
  • Fini non scellé poreux dans les aires de fabrication (sur les planchers, les murs et au plafond), avec signes manifestes de contamination (taches d'humidité, moisissures, poudre provenant de productions antérieures, etc.). (↑)
  • Espace de fabrication insuffisant donnant lieu à des possibilités d'erreur.
  • Les zones de quarantaine physique sont accessibles par du personnel non autorisé ou ne sont pas bien délimitées.
  • Précautions insuffisantes pour prévenir la contamination ou la contamination croisée pendant l'échantillonnage des matières premières.
  • Les terrains attenants aux installations de fabrication ne sont pas entretenus convenablement.
  • Poubelles en nombre insuffisant et méthodes d'élimination des déchets inadéquates pouvant entraîner la contamination des produits ou l'établissement d'organismes nuisibles. (↑)
  • Les portes des aires de fabrication et d'emballage donnant directement sur l'extérieur sont utilisées par le personnel pendant la fabrication des produits.
  • Mesures inadéquates pour empêcher les organismes nuisibles d'entrer dans les locaux et sur les terrains attenants et de contaminer les produits.

Observations de risque 3 (autres)

  • Les égouts de sol ne sont pas grillagés ou ne sont pas munis de siphons.
  • Des surfaces non directement adjacentes aux produits exposés ou situées au-dessus de ces produits sont endommagées.
  • Des activités non liées à la production sont exécutées dans les aires de production.
  • Les zones de repos, les toilettes et les vestiaires sont inadéquats.
  • Éclairage insuffisant dans les zones de production et d'inspection.
  • Zones mal rangées qui ne permettent pas un nettoyage efficace.

1.2 Équipement

Article 46 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • De l'équipement important, tel que celui utilisé pour les procédés de fabrication complexes ne fonctionne pas conformément aux spécifications ou preuve de mauvais fonctionnement qui pourrait se répercuter sur la qualité ou l'innocuité du produit final.
  • Dans le cas de l'équipement à vocations multiples, aucun nettoyage n'est effectué entre les cycles de production de produits différents.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Signes de contamination des produits par des matières étrangères (p. ex. graisse, huile, rouille et particules de joints d'étanchéité qui fuient) provenant de l'équipement en raison d'un mauvais entretien, d'une mauvaise installation ou utilisation, etc. (↑)
  • L'équipement ne fonctionne pas dans les limites de ses spécifications.
  • L'équipement dont le nettoyage se fait sur place ne fonctionne pas systématiquement dans les limites de ses spécifications.
  • Précautions insuffisantes/inexistantes concernant l'entreposage ou la protection de l'équipement propre pour empêcher la contamination.
  • L'équipement et les ustensiles qui entrent en contact direct avec les matières (premières, produit semi-fini ou fini) sont faits de matériaux poreux, réactifs ou toxiques et ne sont pas conçus pour supporter des opérations répétées de nettoyage et de désinfection.
  • Aucun couvercle pour les réservoirs, les trémies et autres équipements de fabrication similaires.
  • L'emplacement de l'équipement ne prévient pas la contamination croisée ou les possibilités d'erreur (opérations exécutées dans une aire commune).
  • Le système de production d'eau purifiée n'est pas entretenu ou utilisé de manière à fournir une eau de qualité adéquate.
  • Joints d'étanchéité qui fuient avec un impact potentiel sur la qualité du produit.
  • Aucun programme d'étalonnage n'est prévu pour les appareils automatiques, mécaniques, électroniques ou de mesure/aucun dossier n'est conservé.
  • Aucun registre sur l'utilisation de l'équipement.
  • Les compartiments qui sont sensibles aux variations de température ne sont pas contrôlés et aucun registre d'activité n'est conservé. (↑)

Observations de risque 3 (autres)

  • La distance entre les équipements et les murs est insuffisante pour permettre le nettoyage.
  • La base des équipements fixes n'est pas scellée adéquatement au niveau des points de contact.
  • Utilisation de moyens ou de matériaux temporaires pour les réparations (p. ex. ruban gommé, carton).
  • Les équipements défectueux/inutilisés ne sont pas déplacés ou ne sont pas étiquetés convenablement.

2.0 Personnes

2.1 Personnel

Article 47 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • La personne ou l'équipe responsable de la fabrication, de l'emballage, de l'étiquetage et de l'importation n'a aucune connaissance des BPF.

Observations de risque 2 (majeure)

  • La personne ou l'équipe responsable de la fabrication, de l'emballage, de l'étiquetage et de l'importation ne détient pas de diplôme universitaire ni de formation et ne possède aucune expérience dans son secteur d'activité. (↑)
  • Formation insuffisante (initiale ou continue) du personnel de la production ou de l'AQ pouvant entraîner des déviations par rapport aux BPF.
  • Le personnel affecté à l'AQ ou à la production est insuffisant et ne possède pas les qualifications requises et est en nombre insuffisant, d'où forte probabilité d'erreur (avec preuve d'erreur) (↑)
  • Méthodes écrites désuètes ou non approuvées.

Observations de risque 3 (autres)

  • Dossier de formation inadéquat
  • Programme écrit de formation insuffisant.

2.2 Assurance de la qualité

Article 51 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • Aucun responsable de l'AQ n'est sur place pour garantir la qualité du produit avant qu'il ne soit mis en marché.
  • La personne ou l'équipe responsable de l'AQ ne détient pas de diplôme et ne possède pas la formation ni les connaissances techniques liées aux activités exécutées et aux BPF.
  • Le service de l'Assurance de la qualité n'est pas une unité distincte et indépendante, avec preuve que ses décisions sont souvent infirmées ou annulées par le département de la production ou la direction.
  • Pas d'analyse des produits finis.
  • Des résultats d'analyse qui suggéraient un impact négatif sur la qualité du produit et qui n'ont pas été documentés, rapportés ou investigués.
  • Des échantillons d'analyse, résultats de tests ou des données brutes qui ont été mal formulés ou fabriqués.
  • Des résultats d'analyse supprimés ou des données brutes utilisées pour soutenir la libération.

Observation de risque 2 (majeure)

  • Analyse inadéquate des produits finis (non-respect des spécifications du produit fini). (↑)
  • Utilisation de matières dans la fabrication, l'emballage, l'étiquetage et l'entreposage qui n'ont été pas évaluées ni approuvées par le responsable de l'assurance de la qualité. (↑)
  • Mise en marché ou revente de produits sans évaluation ni approbation du responsable de l'assurance de la qualité. (↑)
  • Les registres de lot et de lots de fabrication ne sont pas examinés par le fabricant dans le cadre du processus de rejet ou d'approbation du produit en vue de sa mise en marché. (↑)
  • Mécanisme inexistant ou inadéquat pour le traitement des plaintes et des produits retournés.
  • Procédures écrites d'échantillonnage, d'inspection et de mise à l'essai de matières (premières, matériel d'emballage, produit semi-fini ou fini) inexistantes ou inadéquates, le cas échéant.
  • Les résultats de non-conformité, les écarts et les produits à la limite de la conformité ne font pas l'objet d'une enquête et d'une documentation adéquate, selon une procédure écrite.
  • Retraitement effectué sans l'approbation préalable du responsable de l'assurance de la qualité.
  • Les décisions prises par le responsable de l'assurance de la qualité ne sont pas consignées, signées et datées.
  • Les produits retournés ne pouvant être revendus ne sont pas identifiés, triés et/ou détruits.
  • Registres inexistants ou inadéquats concernant les produits retournés, retraités et redistribués.
  • Procédures écrites relatives au traitement des plaintes inexistantes ou inadéquates.

Observations de risque 3 (autres)

  • Procédures écrites relatives à la fabrication, à l'emballage, à l'étiquetage et à l'entreposage non approuvées par le responsable de l'assurance de la qualité.
  • Documentation inexistante ou incomplète au sujet d'une plainte écrite.
  • Omission de présenter une description de poste écrite au responsable de l'assurance de la qualité

3.0 Processus

3.1 Programme d'hygiène

Article 48 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • Accumulation importante de résidus et de matières étrangères et évidence d'infestation généralisée indiquant un nettoyage inadéquat.
  • Programme d'hygiène écrit applicable aux locaux ou à l'équipement inexistant ou inadéquat et aires de fabrication, d'emballage, d'étiquetage et d'entreposage malpropres ou insalubres.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Personne atteinte d'une maladie susceptible d'avoir un effet sur l'innocuité ou la qualité d'un produit qui a reçu l'autorisation de travailler autour ou près des matières de fabrication ou des produits. (↑)
  • Le programme d'hygiène n'est pas écrit, mais les locaux sont dans un état de propreté acceptable.
  • Procédures écrites relatives à la santé et à l'hygiène inexistantes ou inadéquates.
  • Personnes qui sont en contact direct avec la matière première ou qui utilisent l'équipement de transformation et qui n'adoptent pas de pratiques appropriées pour protéger le produit contre toute contamination. (↑)
  • Procédures écrites de nettoyage des équipements inexistantes et nettoyage inadéquat.
  • Procédures relatives à la fréquence de nettoyage et aux méthodes de nettoyage des lignes de production entre différents produits, sont inexistantes ou inadéquates. (↑)

Observations de risque 3 (autres)

  • Dossiers d'entretien de l'équipement et des locaux incomplets.
  • Liste d'agents de nettoyage et de désinfection inexistante.
  • Le personnel responsable de l'application des méthodes de nettoyage n'est pas mentionné.
  • De la poussière, de la poudre ou des résidus sont sporadiquement observés dans certaines aires de fabrication ou sur l'équipement. (↑)
  • Méthodes de destruction et de disposition des déchets et des débris inexistantes ou inadéquates.

3.2 Exploitation

Article 49 et 50 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • Activités de fabrication, d'emballage, d'étiquetage ou d'entreposage sous-traitées à un site qui ne répond pas aux exigences de BPF et/ou qui ne détient pas de licence d'exploitation.
  • Aucune procédure écrite pour les activités critiques effectuées sur le site.

Contrôle des matières

  • Signe de falsification ou de contamination des matières (premières, produit semi-fini ou produit fini).
  • Traitement inadéquat de matières premières agricoles contenant de la terre ou des contaminants.
  • Matières (premières, d'emballage, semi-fini ou fini) entreposées dans des conditions inadéquates avec preuve de détérioration ou de contamination croisée.
  • Lots de matières premières ne portant pas les renseignements adéquats (omission d'indiquer le nom, la description, le numéro de lot, la date de péremption, le statut du point de vue de la qualité et l'activité des ingrédients, tel que cela est exigé), donnant lieu à des possibilités de confusion.
  • Matières dont l'emploi n'est pas autorisé pour fabriquer des PSN (p. ex. médicament d'ordonnance, substances contrôlées), sauf dans les cas où une licence distincte le permet.
  • Date limite au-delà de laquelle les matières premières sont susceptibles de se détériorer fixée sans l'approbation du responsable de l'assurance de la qualité.

Contrôle des procédés

  • Formule type ou document type de production non disponible par écrit.
  • La formule type ou la fiche de fabrication d'un lot montrent des déviations importantes ou des erreurs de calcul importantes.
  • Les étiquettes ne sont pas contrôlées convenablement avec preuve d'erreur.
  • Aucune investigation ni plan de mesures correctives applicables aux écarts et aux résultats de non-conformité.
  • Insuffisance de contrôles mis en place pour assurer que les régistres ne peuvent pas être supprimés
  • Insuffisance de contrôles mis en place pour assurer que les changements aux données sont enregistrés et justifiés

Observations de risque 2 (majeure)

  • Preuve indiquant que le personnel ne respecte pas les procédures établies. (↑)
  • Absence de procédure de rappel qui permettrait d'effectuer un rappel adéquat.

Contrôle des matières

  • À la réception, les matières en vrac, les produits semi-finis et le matériel d'emballage ne sont pas mis en quarantaine jusqu'à leur libération par le responsable de l'assurance de la qualité.
  • Étiquetage inadéquat/inexact des matières en vrac, des produits semi-finis et du matériel d'emballage.
  • Aucune date de péremption établie pour les matières premières.
  • Le personnel responsable de la fabrication ne respecte pas le statut de quarantaine des matières premières ou du matériel d'emballage.
  • Absence de procédures écrites applicables aux conditions de transport et d'entreposage.
  • L'eau utilisée dans le processus de fabrication ou de transformation ne répond pas aux normes de qualité (↑)
  • Atténuations successives effectuées à un poste autre que ceux dotés d'une hotte à circulation laminaire (dans le cas des médicaments homéopathiques).
  • Omission de détruire tout matériel d'emballage périmé ou hors d'usage et en consigner la disposition dans un registre.
  • Les résultats des essais ne sont pas tous consignés sur le certificat d'analyse. (↑)

Contrôle des procédés

  • Procédés de fabrication complexes non contrôlés.
  • Les déviations par rapport aux directives durant la production n'ont pas été documentées ni approuvées par le responsable de l'assurance de la qualité.
  • Identification inadéquate des produits semi-finis donnant lieu à une forte probabilité d'erreurs.
  • Les fiches de fabrication ou d'emballage contiennent des renseignements inexacts ou incomplets.
  • Différence significative ou inhabituelle observée lors du bilan comparatif de la quantité du produit en vrac, du nombre d'articles imprimés et/ou du nombre d'étiquettes, et n'ayant pas fait l'objet d'une investigation par des personnes qualifiées avant la mise en circulation du lot.
  • Omission d'enregistrer la durée (comme l'efficacité de la macération ou de la percolation) et d'autres étapes critiques de production, comme cela est énoncé dans la procédure, le cas échéant.
  • Absence d'accord technique valide conclu avec les sous-traitants.
  • Des activités effectuées et qui ne sont pas attribuables à la personne qui les a réalisées
  • Des activités qui n'ont pas été documentées au moment ou elles ont été effectuées

Observations de risque 3 (autres)

Contrôle des matières

  • Les procédures écrites relatives à la manutention des matières non critiques sont incomplètes.

Contrôle des procédés

  • L'accès aux aires de production n'est pas restreint au personnel autorisé.
  • La procédure de retrait du marché est incomplète.
  • Aucun programme d'inspection des sous-traitants. (↑)

4.0 Produits

4.1 Spécifications

Article 44 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • Les produits ne sont pas évalués ou testés en fonction des spécifications du produit fini (y compris les méthodes d'analyse et les limites).
  • Les produits finis qui ne sont pas conformes aux spécifications sont distribués ou mis sur marché.
  • Ajout de matières adultérantes (p. ex. ingrédients énumérés sur la Liste des médicaments d'ordonnance /Annexe F du Règlement sur les aliments et drogues, substances narcotiques et autres médicaments d'ordonnance) ou remplacement ou mélange illicite d'ingrédients médicinaux et non médicinaux.
  • Des modifications aux dossiers d'analyse qui n'ont pas été documentées.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Spécifications du produit fini inadéquates ou incomplètes
  • Programme d'analyse réduite appliqué par l'importateur pour chaque lot reçu sans certificat d'analyse.
  • Aucun test d'identité, telle que décrit dans les spécifications du produit fini, n'est effectuée au moment de prendre livraison du PSN au Canada pour appuyer le programme réduit d'analyse de l'importateur.
  • Preuve que les spécifications et les changements apportés aux spécifications n'ont pas été approuvés par le responsable de l'assurance de la qualité.

4.2 Stabilité

Article 52 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • Absence de donnée, de justification scientifique et de programme pour établir la durée de vie d'un produit.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Données insuffisantes (p. ex. en temps réel ou accéléré, nombre de lots) pour établir la durée de vie d'un produit.
  • Aucune mesure prise lorsque les données montrent que les produits ne sont pas conformes à leurs spécifications avant la date de péremption. (↑)
  • Programme de stabilité absent ou inadéquat.
  • Aucune étude de stabilité concernant les modifications apportées à la fabrication et au matériel d'emballage, le cas échéant.
  • Les échantillons conservés pour les études de stabilité ne sont pas entreposés conformément aux conditions d'entreposage recommandées.

Observations de risque 3 (autres)

  • Analyse insuffisante des paramètres.
  • Quantités insuffisantes d'échantillons qui ne permettent pas une analyse exhaustive.
  • Non-respect de la procédure relative à la stabilité.

4.3 Échantillons

Article 61 du Règlement.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Omission de conserver et d'entreposer des échantillons de chaque lot de produit dans son contenant d'origine ou dans un contenant de même nature et de même construction pendant une période d'un an suivant la date de péremption du PSN, dans le cadre d'un programme de conservation des échantillons.
  • Incapacité de fournir sur demande, les échantillons de produits finis conservés.
  • Les échantillons conservés ne sont pas entreposés dans des conditions environnementales adéquates (tel qu'indiqué sur l'étiquette du produit).

Observations de risque 3 (autres)

  • La quantité d'échantillons conservés pour l'analyse du produit fini n'est pas adéquate.

4.4 Régistres

Articles 53 à 58 du Règlement.

Observations de risque 1 (critique)

  • Évidence de falsification ou de déclaration trompeuse sur les régistres (p. ex. résultats des analyses de libération et de stabilité, document type de fabrication, documents de vente).

Observations de risque 2 (majeure)

  • Documents difficiles à obtenir auprès du titulaire de la licence d'exploitation. (Incapacité de consulter les registres des produits fabriqués, emballés ou étiquetés à l'étranger dans un délai raisonnable).
  • Omission de conserver le document type de production sur le site de fabrication.
  • Omission de conserver la liste des ingrédients contenus dans chaque lot ou lot de fabrication du PSN.
  • Omission de conserver les dossiers d'analyse d'un lot ou lot de fabrication de matières premières ou de matériel d'emballage utilisé pour fabriquer ou emballer un PSN.
  • Omission de conserver les dossiers d'analyse d'un lot ou d'un lot de fabrication de PSN (fabricant ou importateur)
  • Omission de conserver une copie des spécifications de chaque PSN fabriqué ou importé sur le site.
  • Omission de conserver des dossiers généraux attestant que chaque lot ou lot de fabrication de PSN a été fabriqué conformément aux BPF.
  • Omission de conserver des données de stabilité en vue d'établir la date de péremption de chaque PSN.
  • Omission de conserver un registre dans lequel sont consignés des renseignements suffisants pour permettre le retrait du marché de tout lot ou lot de fabrication du PSN qui a été mis en vente (dossier de fabrication, d'analyse et de distribution).
  • Omission de conserver une liste de tous les PSN qui sont fabriqués, emballés et étiquetés sur le site.
  • Omission de conserver une copie du programme d'hygiène qui a été mis en place sur ce site.
  • Les registres ne sont pas signés.
  • Les registres sont incomplets ou ne sont pas datés.
  • Omission de conserver le registre pour une période d'un an suivant la date de péremption du PSN.
  • Des registres devant être conservés et qui ne l'ont pas été de façon lisible et accessible pour la période requise.
  • Des registres qui n'ont pas été nommés et organisés d'une manière permettant une traçabilité adéquate.

Observation de risque 3 (autres)

  • Registres illisibles.

4.5 Rapports concernant les retraits du marché

Article 62 du Règlement.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Défaut d'informer Santé Canada dans les trois jours suivant le début du retrait et de fournir les renseignements indiqués dans l'article 62 du Règlement.
  • Les produits retirés ne sont pas bien identifiés ni placés en quarantaine jusqu'à ce que l'on ait déterminé le moyen d'en disposer.

4.6 Produits stériles

Articles 59 et 60 du Règlement.

La classification des risques pour les produits de santé naturels stériles est la même que celle décrite dans la dernière version du document de l'IDGPSA intituléClassification des observations liées aux Bonnes pratiques de fabrication (BPF) en fonction du risque (GUI-0023) et se présente comme suit :

Observations de risque 1 (critique)

  • L'absence ou la validation insuffisante des cycles de stérilisation critiques.
  • le système de l'eau pour injection (EPI) est non validé avec preuve de problèmes tels que le décompte microbienne /endotoxine en dehors des  spécifications.
  • Aucune simulation de remplissage pour démontrer la validité des opérations de remplissage aseptique.
  • Pas de contrôles environnementaux /Pas de surveillance des micro-organismes viables pendant le remplissage aseptique des produits.
  • Des opérations de remplissage aseptique poursuivies malgré que la simulation de remplissage aseptique ait donné des résultats insatisfaisants.
  • Des lots ayant échoués l'essai initial de stérilité et mis en vente sur la base d'un second test sans enquête adéquate.
  • Des conditions environnementales inadéquates pour les opérations aseptiques.
  • Absence de test de d'étanchéité pour les ampoules.

Observations de risque 2 (majeure)

  • Des produits à base aqueuse non soumis à une stérilisation terminale à la vapeur sans justification adéquate
  • Classification inadéquate des salles de fabrication / remplissage. (↑)
  • Chambres de fabrication aseptiques sous pression négative par rapport aux zones propres (C-D). Zones propres (C-D) sous une pression négative vers les zones non classifiées. (↑)
  • Nombre insuffisant d'échantillons prélevés pour la surveillance de l'environnement / méthodes d'échantillonnage inadéquates. (↑)
  • Contrôles environnementaux insuffisants / surveillance insuffisante pour les micro-organismes viables pendant le remplissage aseptique des produits. (↑)
  • Locaux et matériel non conçu ou entretenu pour minimiser la contamination / génération de particules. (↑)
  • Entretien inadéquat de l'eau purifiée et des systèmes d'EPI.
  • Re-validation inadéquate de l'eau purifiée et des systèmes d'EPI après maintenance, rénovation, tendances hors normes.
  • Une formation inadéquate du personnel.
  • Du personnel impliqué dans le remplissage aseptique avant la réussite même de la simulation de remplissage.
  • Des pratiques inadéquates concernant l'habillage pour les zones propres et aseptiques.
  • Programme inadéquat d'assainissement /de désinfection.
  • Pratiques/précautions inadéquates pour minimiser la contamination ou prévenir les contaminations croisées.
  • Absence de validation du temps écoulé entre le nettoyage, la stérilisation, et l'utilisation des composantes, des contenants et des équipements.
  • Pas de prise en compte de la charge microbienne avant stérilisation.
  • Absence de validation du temps écoulé entre le début de la fabrication et la stérilisation ou filtration.
  • Programme inadéquat pour le remplissage des milieux.
  • Capacité des milieux à soutenir la pousse d'un large spectre de micro-organismes non démontré.
  • Mauvaise interprétation des résultats pour la simulation de remplissage aseptique.
  • Des échantillons pour les tests de stérilité en nombre insuffisant ou pas représentatif de l'ensemble du cycle de production.
  • Chaque charge du stérilisateur pas considéré comme un lot distinct pour les tests de stérilité.
  • L'eau purifiée n'est pas utilisé comme eau d'alimentation pour le système d'EPI et le générateur de vapeur propre.
  • Programme d'analyse insuffisant pour l'EPI. (↑)
  • L'EPI utilisé pour le rinçage final des contenants et des composantes utilisés pour les médicaments parentéraux n'a pas été testée pour les endotoxines lorsque ces contenants et composantes ne sont pas dépyrogénisées par la suite.
  • Contrôles environnementale inapproprié pour le sertissage suivant le remplissage aseptique.
  • Inspection inadéquate pour les particules et les défauts. (↑)
  • Des gaz utilisés pour purger des solutions ou des produits et qui n'ont pas été passé à travers un filtre stérilisant.(↑)
  • Test d'intégrité inadéquat pour la stérilisation ou les filtres de ventilation. (↑)

Observations de risque 3 (autres)

  • Non-surveillance de la vapeur utilisée pour la stérilisation dans le but d'en assurer la qualité.
  • Contrôle inadéquat du nombre maximum de personnes présentes dans les zones propres et aseptiques.

Conformité et application de la loi

Les mesures d'observation et d'application de la loi que prendra l'IDGPSA se fonderont sur la nature des dérogations par rapport aux BPF et les risques qu'elles représentent pour la santé et la sécurité.

Les activités d'application de la loi peuvent être les suivantes :

  • Demande de retrait du marché d'un ou de plusieurs PSN .
  • Avis public(s).
  • Demande de détention volontaire, d'exportation ou disposition volontaire d'un ou de plusieurs PSN.
  • Saisie d'un ou de plusieurs PSN.
  • Annulation, refus ou suspension d'une licence de produit.
  • Annulation, refus ou suspension d'une licence d'exploitation.
  • Décision de Santé Canada d'interdire la vente.
  • Injonction empêchant les entreprises de vendre un ou plusieurs PSN.
  • Poursuite.
  • Décision de l'Agence des services frontaliers de refuser l'entrée d'un ou de plusieurs PSN au Canada.

Pour de plus amples renseignements sur les activités relatives à la conformité et à l'application de la loi, veuillez consulter le document de l'IDGPSA intitulé Politique de conformité et d'application (POL-0001).

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