Avantages et allocations offerts par l’employeur : Agence du revenu du Canada et COVID-19

Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, l’Agence du revenu du Canada reconnaît que la façon de travailler a changé pour de nombreux employeurs et employés.

Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, l’Agence du revenu du Canada reconnaît que la façon de travailler a changé pour de nombreux employeurs et employés. Les employeurs peuvent ainsi fournir certains avantages, allocations ou remboursements pour s’assurer que leurs employés ne courent pas de risques indus dans l’exercice de leurs fonctions.

• Un avantage est un bien ou un service qu’un employeur donne à un employé ou qu’une tierce partie donne en son nom, comme l’utilisation gratuite de biens. Un avantage comprend une allocation ou un remboursement de dépenses personnelles d’un employé.
• Une allocation ou une avance est un montant périodique ou forfaitaire qu’un employeur verse à un employé en plus de sa rémunération ou de ses traitements pour l’aider à payer certaines dépenses prévues sans que ce dernier ait à les justifier. Une allocation ou une avance est :
  • habituellement n’importe quel montant prédéterminé choisi sans utiliser le coût réel;
  • habituellement utilisée à des fins précises;
  • utilisée comme l’employé le choisit, étant donné que l’employé ne fournit pas de reçus.
• Une avance comptable est un montant que l’employeur accorde à un employé qui doit rendre compte de ses dépenses en produisant des pièces justificatives et retourner tout montant qu’il n’a pas dépensé.
• Un remboursement est un montant qu’un employeur verse à un employé pour lui rembourser des dépenses qu’il a engagées dans l’exercice de ses fonctions. L’employé doit tenir des registres détaillés (notamment en gardant ses reçus) pour étayer les dépenses, et les remettre à son employeur.

Si un employeur offre des avantages à ses employés, il doit toujours suivre les mêmes étapes :

• Déterminer si l’avantage est imposable
• Calculer la valeur de l’avantage
• Calculer les retenues sur la paie
• Produire une déclaration de renseignements

Pour en savoir plus sur les avantages et les allocations offerts par l’employeur, consultez le Guide T4130, Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables.

Compte tenu de ces circonstances exceptionnelles, l’Agence a adopté les positions suivantes concernant les avantages offerts par les employeurs en ce qui a trait aux frais de transport quotidien et au travail à domicile. Ces positions seront en vigueur du 15 mars 2020 au 31 décembre 2020.

Frais de transport quotidien (y compris le stationnement)

Depuis longtemps, l’Agence considère que les déplacements d’un employé entre sa résidence et son lieu de travail habituel constituent généralement des déplacements personnels, et que toutes les dépenses liées à ces déplacements sont des dépenses personnelles. Les frais de stationnement d’un employé à son lieu de travail habituel sont également considérés comme des dépenses personnelles.

Lorsqu’un employeur paie ou rembourse ces frais de transport et de stationnement, verse une allocation à un employé pour couvrir ces frais (les frais de transport quotidien) ou fournit à un employé un véhicule motorisé afin d’effectuer ces déplacements, l’Agence considère généralement que l’employé reçoit un avantage imposable.

L’Agence reconnaît toutefois la possibilité que les employés qui sont tenus de se rendre à leur lieu de travail habituel pour exercer leurs fonctions puissent avoir à assumer des frais de transport quotidien supplémentaires en vue de réduire au minimum leur risque d’exposition pendant la pandémie de COVID-19. Les employés peuvent aussi avoir à engager des frais pour se rendre à leur lieu de travail habituel afin d’obtenir de l’équipement qui leur permettra d’exercer leurs fonctions de la maison. Le traitement fiscal suivant s’applique dans ces situations :

1. L’employé continue d’exercer ses fonctions à son lieu de travail habituel.

   L’Agence ne considérera pas qu’un employé reçoit un avantage imposable si l’ employeur paie ou rembourse les frais de transport quotidien, engagés par l’employé dans le cadre de la pandémie de COVID-19, qui dépassent les frais de transport quotidien normaux, ou fournit une allocation raisonnable pour couvrir ces frais. Cette politique s’étend à l’utilisation de véhicules motorisés fournis par l’employeur pour effectuer de tels déplacements, si l’employé n’utilisait pas déjà un véhicule fourni par l’employeur pour faire la navette entre son domicile et son lieu de travail avant la pandémie de COVID-19.

2. L’employé exerce ses fonctions à la maison parce que son lieu de travail habituel est fermé.

   L’Agence ne considérera pas qu’un employé reçoit un avantage imposable si son employeur paie ou rembourse les frais de transport normaux ou supplémentaires engagés par l’employé pour se rendre à son lieu de travail habituel à toute fin qui lui permet d’exercer ses fonctions à partir de la maison (p. ex., pour ramasser de l’équipement), ou fournit une allocation raisonnable pour couvrir ces frais. Cette politique s’étend à l’utilisation de véhicules motorisés fournis par l’employeur pour effectuer de tels déplacements.

   De même, lorsqu’un lieu de travail habituel est fermé en raison de la COVID-19, l’Agence ne considérera pas qu’une place de stationnement fournie par l’employeur est disponible à ce lieu de travail aux fins d’utilisation par un employé. Par conséquent, le stationnement fourni par l’employeur ne donnera pas lieu à un avantage imposable.

Dans les deux cas, on s’attend à ce que les employeurs tiennent des registres appropriés pour démontrer que les allocations fournies sont raisonnables par rapport aux frais de transport engagés par l’employé. On s’attend également à ce que les employés tiennent des registres appropriés pour consigner leur utilisation de véhicules motorisés fournis par l’employeur, y compris le nombre total de kilomètres parcourus pour faire la navette entre la maison et leur lieu de travail habituel.

Équipement de bureau à domicile

L’Agence reconnaît que la pandémie de COVID-19 a fait en sorte que de nombreux employés doivent travailler de la maison, où ils n’ont peut-être pas le matériel informatique ou l’équipement de bureau à domicile nécessaire pour exercer leurs fonctions (bureau, chaise, etc.). Dans ce contexte particulier, l’Agence ne considérera pas qu’un employé reçoit un avantage imposable si son employeur paie ou rembourse jusqu’à 500 $ de matériel informatique ou d’équipement de bureau à domicile pour permettre à l’employé de s’acquitter de ses fonctions, à condition que l’employé présente les reçus à l’employeur. La position de l’Agence a été élargie afin de comprendre les avances comptables fournies à un employé, mais elle ne s’applique pas aux allocations prévues à cette fin.

Il convient toutefois de noter que le remboursement de 500 $ concerne chaque employé et non chaque élément de matériel informatique ou d’équipement de bureau qu’un employé peut acheter.

Par exemple, si un employé achète un ordinateur à 400 $ et une chaise à 250 $, son employeur peut lui rembourser jusqu’à 500 $ sans que cela constitue un avantage imposable pour l’employé conformément à la position administrative.

En revanche, si l’employeur rembourse à l’employé le montant total de ces achats, le montant excédant 500 $ (c.-à-d. 150 $) doit être inclus dans le revenu de l’employé.

Les politiques existantes de l’Agence reconnaissent qu’un employeur peut payer ou rembourser le coût de l’entente de service de téléphone cellulaire ou d’Internet dont l’employé a besoin pour exercer ses fonctions d’emploi à sa résidence. La partie utilisée à des fins d’emploi n’est pas un avantage imposable. Pour obtenir de plus amples renseignements, allez à la page Web Services de téléphone cellulaire et d’Internet.

Frais de repas

Lorsqu’un employeur paie ou rembourse les repas aux employés qui travaillent à leur lieu de travail habituel pendant les heures normales de travail ou fournit une allocation raisonnable pour couvrir ces frais, le montant doit être inclus dans le revenu d’emploi à titre d’avantage imposable. Toutefois, les politiques existantes de l’Agence maintiennent qu’il y a certaines circonstances dans lesquelles un employeur peut fournir des allocations de repas pour heures supplémentaires ou repas fournis pendant les heures supplémentaires ou un repas subventionné, sans que l’employé reçoive un avantage imposable.

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