Correction des erreurs visant les retenues

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Corrections d'une année précédente

 

Vous devrez peut-être corriger l'erreur de retenue ou le trop-payé de salaire ci-dessous au cours d'une année d'imposition précédente :

Trop–payé – RPC ou AE

Vous avez retenu en trop des cotisations au RPC ou à l'AE de l'employé (trop-payé).

Si, au cours de l'année, vous avez retenu des cotisations au RPC ou à l'AE sur le revenu d'un employé en trop et que vous ne pouviez pas rembourser le montant trop-payé :

  • Indiquez le total des cotisations au RPC ou à l'AE retenues, y compris le trop-payé et les gains ouvrant droit à pension exacts sur le feuillet T4 de l'employé.

    L'ARC créditera l'excédent du RPC ou de l'AE à l'employé lorsqu'il produira sa déclaration de revenus et de prestations.

  • Si vous avez déclaré le montant trop-payé de l'employé sur le feuillet T4, vous pouvez demander le remboursement de la part de l'employeur du trop-payé en remplissant le formulaire PD24 Demande de remboursement pour des retenues de cotisations en trop au RPC ou à l'AE.

    Vous pouvez envoyer la demande avec votre déclaration de renseignements ou l'envoyer plus tard dans les délais suivants :

    • Cotisations au RPC

      Au plus tard 4 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le trop–payé s'est produit.

    • Cotisations à l'AE

      Au plus tard 3 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le trop–payé s'est produit.

Récupération – retenues de cotisations au RPC ou à l'AE insuffisantes

Vous avez fait des retenues de cotisations de l'employé au RPC ou à l'AE insuffisantes (recouvrement)

Si vous recevez un avis de cotisation ou si vous vous rendez compte que vous n'avez pas retenu suffisamment de cotisations au RPC ou à l'AE, vous êtes responsable de payer le montant dû (les parts de l'employeur et de l'employé).

Comment récupérer

Vous pouvez récupérer les cotisations de l'employé sur les prochains paiements de l'employé. La cotisation récupérée peut être égale, mais sans le dépasser au montant que vous auriez dû retenir de chaque paiement.

Vous ne pouvez pas modifier la retenue d'impôt sur le revenu de l'employé pour compenser les cotisations au RPC ou à l'AE en moins.

Quel est le délai de récupération

Vous ne pouvez pas récupérer le montant d'une cotisation qui est en souffrance depuis plus de 12 mois.

Comment les déclarer

Ne déclarez pas les cotisations récupérées sur le feuillet T4 de l'année en cours. Vous pourriez devoir modifier le feuillet T4 de votre employé.

 

Exemple – calculs RPC et AE
Calculs RPC et AE
Situation Cotisations RPC Cotisations AE
Année d'imposition 2022 – Vous n'avez pas retenu ou versé les cotisations au RPC et à l'AE qui auraient dû être retenues.
sept = 23,40 $
oct = 23,40 $
nov = 24,10 $
déc = 24,70 $
Total = 95,60 $
sept = 74,00 $
oct = 74,00 $
nov = 78,00 $
déc = 75,00 $
Total = 301,00 $
Après avoir effectué un examen du RGAP, l'ARC vous enverra un avis de cotisation pour les cotisations insuffisantes au RPC et à l'AE. RPC – Part de l'employé = 95,60 $
RPC – Part de l'employeur = 95,60 $
Total = 191,20 $
AE – Part de l'employé = 301,00 $
AE – Part de l'employeur = 421,40 $
Total = 722,40 $
Année d’imposition 2023 – Vous pouvez récupérer les cotisations obligatoires de l’employé pour 2022 et les cotisations seront retenues au cours de ces périodes de paie :
  • Cotisations au RPC de 95,60 $
  • Cotisations à l'AE de 301,00 $
avril = 23,40 $ + 24,70 $
mai = 23,40 $ + 24,70 $
juin = 24,10 $ + 25,10 $
juillet = 24,70 $ + 25,10 $
Total récupéré = 95,60 $
avril = 74,00 $ + 74,00 $
mai = 74,00 $ + 78,00 $
juin = 78,00 $ + 80,00 $
juillet = 75,00 $ + 80,00 $
Total récupéré = 301,00 $

Trop-payé – salaire et l'employé ne vous rembourse pas

Vous avez versé un trop-payé de salaire, de traitement ou d'autre rémunération à votre employé et celui–ci ne vous rembourse pas.
Comment corriger la déclaration du trop–payé

Si vous avez déjà remis un feuillet T4 original pour l'année où le trop-payé de salaire a été effectué, et que vous n'avez pas inclus le trop-payé dans le feuillet T4 original, vous devez préparer un feuillet T4 modifié (pour l'année où l'employé a reçu un trop-payé) et ajouter le montant du trop-payé aux cases suivantes :

  • revenus d'emploi (case 14)
  • impôt sur le revenu retenu (case 22)
  • cotisations de l'employé au RPC (case 16)
  • cotisations de l'employé à l'AE (case 18)
  • gains assurables d'AE et gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ (case 24 et case 26)

Si la rémunération corrigée est supérieure au maximum des gains assurables/ouvrant droit à pension, vous devez tout de même vous assurer que le maximum des gains assurables/ouvrant droit à pension ainsi que les retenues des cotisations à l'AE et au RPC correspondantes figurent sur le feuillet T4 de l'employé.

Si vous aviez déjà inclus le montant du trop-payé sur le feuillet T4, le montant du trop-payé et les retenues doivent demeurer sur le feuillet T4 de l’employé.

Quel est le délai pour modifier le feuillet T4

En général, il n'y a pas de délai pour modifier les feuillets T4. Lorsque vous produisez des feuillets T4, les montants déclarés pour le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu sont réputés avoir été retenus.

Comment demander un remboursement du RPC et de l'AE

Vous ne pouvez pas demander le remboursement de votre part des cotisations au RPC et à l'AE dans cette situation parce que l'employé ne vous a pas remboursé le trop-payé salarial.

Trop-payé – salaire et l'employé vous rembourse 

L'employé n'a pas exercé ses fonctions ou le montant payé est de plus de 3 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le salaire a été payé en trop.

Votre employé doit rembourser le montant brut d'un trop-payé salarial lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • votre employé n'a pas travaillé ou a cessé de travailler, y compris une période où votre employé est en congé autorisé;
  • vous avez payé un traitement ou un salaire que l'employé aurait normalement droit à recevoir selon des modalités de son contrat de travail ou de sa convention collective pendant la période de congé;
  • la situation de votre employé a changé et il n'a plus droit à un salaire ou à un traitement.
Exemple – Lorsqu'un employé n'a pas exercé ses fonctions

Voici des exemples de cas où un employé a été payé mais n'a pas travaillé ou n'a pas respecté les termes de son contrat. Le salarié a reçu des paiements auxquels il n'avait pas droit pendant une période :

  • pendant qu'ils étaient en congé annuel ou en congé de maladie (par exemple, indemnité de vacances ou de congé au-delà de leur droit);
  • pendant qu'ils étaient en congé de maternité ou de paternité;
  • cela couvre une période après leur licenciement ou leur départ de leur emploi;
  • parce qu'ils n'ont pas rempli les conditions de la prime à la signature qu'ils ont reçue;
  • en attendant une réclamation à la Commission des accidents du travail (CAT) qui n'a pas été approuvée.
Comment corriger la déclaration du trop–payé

Si l'employé rembourse le trop–payé au cours de la même année ou d'une autre année :

  1. Inclure le trop-payé et les retenues correspondantes sur le feuillet T4 de l'employé.
  2. Si vous avez permis à votre employé de rembourser un trop-payé en acomptes provisionnels, vous pourriez devoir calculer l’intérêt imposable d'un avantage (consultez Prêts et dettes des employés).
  3. Ne modifiez pas le feuillet ou les registres de paye pour réduire le revenu d’emploi total ou les retenues à la source du montant du remboursement.
  4. Remettez une lettre à l'employé confirmant les renseignements suivants :
    • raison du trop–payé;
    • la période où le trop–payé a été inclus dans le revenu de l'employé;
    • date et montant du remboursement.

    Avec cette lettre, l'employé pourra demander une déduction à la ligne 22900 de sa déclaration de revenus et de prestations au cours de l'année où le montant a été remboursé.

Quel est le délai pour modifier le feuillet T4

En général, il n'y a pas de délai pour modifier les feuillets T4. Lorsque vous produisez des feuillets T4, les montants déclarés pour le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu sont réputés avoir été retenus.

Comment demander un remboursement du RPC et de l'AE

Vous ne pouvez pas demander le remboursement de votre part des cotisations au RPC et des cotisations à l'AE dans cette situation parce que le trop-payé est attribuable au fait qu'un employé n'exerce pas ses fonctions plutôt qu'à une erreur administrative ou de système.

Vous avez fait une erreur administrative ou de système et l'erreur liée au montant payé date de moins de 3 ans après la fin de l’année au cours de laquelle le salaire a été payé en trop – Remboursement du salaire net

Remboursement du salaire net

Vous pouvez choisir de demander à l'employé de rembourser le montant net du trop-payé salarial (salaire brut, moins les retenues à la source) si toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • le trop–payé découlait d'une erreur administrative ou de système;
  • l'entreprise est active;
  • avant de faire ce choix, vous n'avez pas remis de feuillet indiquant les gains exacts de l'employé (le trop–payé salarial ayant été retiré);
  • le trop–payé a eu lieu au plus tard 3 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le salaire a été payé en trop et :
    • l'employé a remboursé ou prit des dispositions pour rembourser le montant net du trop–payé salarial; 
    • le choix est effectué selon la procédure établie suivante, qui est effectuée soit en :
      • excluant le trop–payé salarial d'un feuillet T4 original;
      • modifiant le feuillet T4 pour supprimer le trop–payé et réduire les retenues correspondantes qui ont été retenues ou versées (si c'est le cas).

L'ARC pourrait vous demander de fournir des documents justificatifs pour vérifier que vous respectez toutes les conditions.

Pour savoir si vous ne choisissez pas ou si vous ne remplissez pas les conditions : Remboursement du salaire brut.

Quel formulaire est utilisé

Aucun formulaire n'est requis pour faire ce choix. Le choix est fait soit en :

  • excluant le trop–payé salarial d'un feuillet original;
  • modifiant un feuillet pour supprimer le trop–payé et réduire l'impôt sur le revenu correspondant que vous avez retenu, ainsi que les cotisations au RPC et à l'AE que vous avez retenues et versées (si c'est le cas). 

Comment corriger la déclaration du trop-payé

Si vous avez déjà remis un feuillet T4 original pour l'année où le trop-payé de salaire a été effectué, vous devez préparer un feuillet T4 modifié et réduire le montant du trop-payé aux cases suivantes :

  • revenus d'emploi (case 14);
  • impôt sur le revenu retenu (case 22);
  • cotisations de l'employé au RPC (case 16);
  • cotisations de l'employé à l'AE (case 18);
  • gains assurables d'AE et gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ (case 24 et case 26).

Si la rémunération corrigée est supérieure au maximum des gains assurables/ouvrant droit à pension, vous devez tout de même vous assurer que le maximum des gains assurables/ouvrant droit à pension ainsi que les retenues des cotisations à l'AE et au RPC correspondantes figurent sur le feuillet de l'employé.

Exemple 1 – Les gains annuels ouvrant droit à pension et assurables sont inférieurs au maximum

En 2022, votre employé a gagné 36 000 $. En 2023, après avoir produit leur feuillet T4 original de 2022, vous vous rendez compte que vous leur aviez versé un trop-payé de 1 000 $ en raison d'une erreur de système. Sur le trop-payé, vous aviez retenu 100 $ d'impôt sur le revenu, 57 $ de cotisations au RPC et 15,80 $ de cotisations à l'AE.

En 2023, votre employé a accepté de vous rembourser le montant net du trop-payé salarial. Vous devez modifier son feuillet T4 de 2022 pour réduire de 1 000 $ chacun des montants suivants :

  • revenus d'emploi à la case 14;
  • gains assurables d'AE à la case 24;
  • gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ à la case 26.

Vous devriez également réduire:

  • le montant d'impôt sur le revenu retenu à la case 22 par 100 $;
  • les cotisations au RPC à la case 16 de 57 $;
  • les cotisations d'AE à la case 18 de 15,80 $.

Une fois que l'ARC aura reçu et traité le feuillet modifié, vous pourrez réduire votre prochain versement de retenues salariales à l'ARC des montants suivants :

  • 100 $ d'impôt sur le revenu déduit du trop-payé de salaire;
  • 57 $ de cotisations au RPC déduites du trop-payé de salaire;
  • 15,80 $ de cotisations d'AE déduites du trop-payé salarial;
  • votre part de 57 $ des cotisations au RPC;
  • votre part de 22,12 $ des primes d'AE.
Exemple 2 – Les gains annuels ouvrant droit à pension et assurables sont supérieurs au maximum

En 2022, votre employé a gagné 70 000 $. En 2023, après avoir remis le feuillet T4 de 2022 original, vous vous rendez compte que vous aviez payé 20 000 $ en trop à cause d'une erreur de système. En 2023, votre employé a accepté de rembourser le montant net du trop-payé salarial.

Vous devez modifier son feuillet T4 de 2022 pour réduire :

  • revenu d'emploi total de 20 000 $ dans la case 14;
  • les cotisations au RPC dans la case 16 de 849,30 $ (la différence de 14 900 $ entre le maximum des gains ouvrant droit à pension et les gains corrigés multipliée par le taux de cotisation des employés au RPC de 5,70 %);
  • les cotisations d'AE à la case 18 de 162,74 $ (la différence de 10 300 $ entre le maximum de la rémunération assurable et la rémunération corrigée multipliée par le taux de cotisation de l'AE de 1,58 %);
  • impôt sur le revenu retenu à la case 22 de 2 200 $ (le montant retenu sur le trop-payé de salaire de 20 000 $);
  • gains assurables d'AE à la case 24 de 10 300 $ (maximum des gains assurables de 60 300 $ moins les gains corrigés de 50 000 $);
  • gains ouvrant droit à pension du RPC à la case 26 de 14 900 $ (maximum des gains ouvrant droit à pension de 64 900 $ moins les gains corrigés de 50 000 $).

Une fois que l'ARC aura reçu et traité le feuillet modifié, vous pourrez réduire votre prochain versement de retenues salariales à l'ARC des montants suivants :

  • 2 200 $ d’impôt sur le revenu déduit sur le trop-payé de salaire;
  • 849,30 $ de cotisations au RPC déduites du trop-payé salarial;
  • 162,74 $ de cotisations d’AE déduites sur le trop-payé de salaire;
  • votre part de 849,30 $ des cotisations au RPC;
  • votre part de 277,84 $ des cotisations d'AE.

Quel est le délai pour modifier le feuillet T4

En général, il n'y a pas de délai pour modifier les feuillets T4. Lorsque vous produisez des feuillets T4, les montants déclarés pour le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu sont réputés avoir été retenus.

Que se passe-t-il une fois que vous avez modifié le feuillet T4

Une fois que l'ARC a reçu et traité le feuillet T4 modifié, elle créditera l'impôt sur le revenu, les cotisations au RPC et à l'AE versées sur le trop-payé de salaire versé par erreur (y compris votre part des cotisations au RPC et à l'AE) dans votre compte du programme de paye. Vous pouvez ensuite réduire, du montant crédité, le prochain versement de retenues à la source que vous envoyez à l'ARC. Le montant crédité figurera sur votre relevé de compte PD7A.

Que se passe-t-il si les gains sont supérieurs au maximum

Si les gains corrigés de l'employé sont supérieurs au maximum des gains annuels, vous devez inclure sur le feuillet les cotisations au RPC ou à l'AE retenues sur le trop-payé de salaire.

Vous avez fait une erreur administrative ou de système et l'erreur liée au montant payé date de moins de 3 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le salaire a été payé en trop – Remboursement du salaire brut

Remboursement du salaire brut

Votre employé doit rembourser le montant brut d'un trop-payé salarial si l'une des conditions suivantes s’applique :

  • vous n'avez pas choisi de demander à l'employé de rembourser le montant net du trop-payé salarial;
  • les conditions de remboursement du montant net du trop-payé salarial ne sont pas respectées.
Exemple – l'employé rembourse le montant brut du trop-payé salarial

En 2022, votre employé a gagné 36 000 $. En 2023, après avoir produit le feuillet T4 original, vous vous rendez compte que vous avez payé 500 $ en trop à cause d’une erreur de calcul. Vous ne lui demandez pas de rembourser le montant net, et il accepte de vous rembourser le montant brut en 2023.

Vous devez modifier le feuillet T4 de 2022 afin de réduire de 500 $ le revenu d’emploi total dans la case 14, ainsi que les gains ouvrant droit à pension du RPC et les gains assurables de l’AE dans les cases 26 et 24. Ne modifiez pas le montant des cotisations au RPC, des cotisations à l’AE ou de l’impôt sur le revenu déduit dans les cases 16, 18 et 22.

Vous pouvez ensuite demander le remboursement de votre part des cotisations au RPC et des primes d’AE en remplissant le formulaire PD24 et en l’envoyant à l’ARC. L’employé ne sera pas en mesure de demander une déduction du revenu pour le remboursement au cours de l’année d’imposition 2023, mais il pourra demander à l’ARC de rajuster sa déclaration de revenus et de prestations de 2022.

Comment corriger la déclaration du trop-payé

Si vous avez déjà remis un feuillet T4 original pour l'année où le trop-payé de salaire a été effectué, vous devez préparer un feuillet T4 modifié et réduire le montant du trop-payé aux cases suivantes :

  • revenus d’emploi (case 14);
  • gains assurables d’AE et gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ (case 24 et case 26).

Si la rémunération corrigée est supérieure au maximum des gains assurables/ouvrant droit à pension, vous devez tout de même vous assurer que le maximum des gains assurables/ouvrant droit à pension ainsi que les retenues de cotisations à l'AE et au RPC correspondantes figurent sur le feuillet de l'employé.

Comment demander un remboursement de la part de l'employeur du RPC et de l'AE

Vous pouvez demander le remboursement en remplissant le formulaire PD24 Demande de remboursement pour des retenues de cotisations en trop au RPC ou à l'AE.

Vous pouvez envoyer la demande avec votre déclaration de renseignements ou l'envoyer plus tard dans les délais suivants :

  • Cotisations au RPC

    Au plus tard 4 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le trop–payé s'est produit.

  • Cotisations à l'AE

    Au plus tard 3 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le trop–payé s'est produit.

 

Corrections de l'année en cours

 

Vous devrez peut-être corriger une erreur de retenue ou un trop-payé de salaire pour l'année d'imposition en cours.

Apprenez-en plus sur la façon de corriger une erreur de retenue ou un trop-payé de salaire et vous n'avez pas encore produit la déclaration de renseignements : Apportez des corrections avant de produire votre déclaration.

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