Les renseignements personnels des administrateurs, fiduciaires et autres responsables

Votre vie privée et la protection de vos renseignements personnels

Le gouvernement du Canada et l’Agence du revenu du Canada (ARC) s’engagent à protéger les renseignements personnels des particuliers qu’ils desservent.

Tous les renseignements personnels recueillis par l’ARC sont utilisés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela signifie que vous serez informés de la raison pour laquelle vos renseignements personnels sont recueillis et de la façon dont vous pouvez exercer votre droit d’accès à ces renseignements.

La protection des renseignements personnels en tant que responsabilité partagée

Présenter une demande d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance est une décision importante. Les administrateurs, fiduciaires et autres responsables de l’organisme demandeur ont l’obligation fiduciaire d’être raisonnablement informés lorsqu’ils prennent des décisions en fonction de l’intérêt supérieur de l’organisme qu’ils desservent.

Cela signifie que lorsqu’ils présentent une demande d’enregistrement et exploitent un organisme de bienfaisance enregistré, les responsables de l’organisme ont la responsabilité de s’informer et de s’engager à respecter les règles d’enregistrement. Si les responsables de l’organisme décident de présenter une demande, et une fois l’organisme enregistré, qu’ils continuent d’exercer leurs fonctions au sein de celui-ci, ils doivent savoir que leurs renseignements personnels seront recueillis par l’ARC en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, et par la suite utilisés et divulgués aux fins de la transparence public et la réglementation.

Les renseignements suivants visent à informer les responsables au sujet de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels aux fins d’enregistrement et de surveillance.

Collecte des renseignements personnels

La Direction des organismes de bienfaisance recueille les renseignements personnels des responsables et représentants autorisés directement auprès des organismes auxquels ils sont liés ou qu’ils représentent. Lorsque des organismes demandeurs et certains donataires reconnus déposent une demande d’enregistrement ou produisent une déclaration de renseignements annuelle, ils doivent recueillir les renseignements personnels de leurs responsables et les transmettre à la Direction.

Si vous préparez une demande d’enregistrement ou que vous produisez une déclaration de renseignements annuelle au nom d’un organisme demandeur ou d’un donataire reconnu, nous vous encourageones fortement à informer les responsables de l’organisme que leurs renseignements personnels seront recueillis et divulgués à l’ARC, et à leur expliquer pourquoi il en est ainsi. Cela donne aux organismes demandeurs l’occasion de retirer leur demande, et aux responsables l’occasion de renoncer à leurs fonctions au sein de l’organisme, s’ils ne souhaitent pas être assujettis aux règles et aux obligations relatives à l’enregistrement.

La Direction recueille les renseignements personnels suivants de chaque responsable d’organisme à partir de la demande d’enregistrement ou de la déclaration de renseignements annuelle de l’organisme :

  • le nom
  • la date de naissance
  • les coordonnées (adresse, numéro de téléphone)
  • le titre officiel au sein de l’organisation
  • les relations sans lien de dépendance entre les administrateurs
  • la signature (des responsables qui certifient les documents)

Nous utilisons ensuite ces renseignements comme point de départ pour recueillir des renseignements personnels supplémentaires provenant d’autres sources.

Ces derniers peuvent comprendre le numéro d’assurance sociale, le sexe, la langue, l’état civil, le statut de citoyenneté, les renseignements fiscaux personnels, les renseignements financiers, les renseignements sur l’insolvabilité et la faillite, les antécédents en matière de crédit, les renseignements biographiques, les vérifications criminelles, les opinions ou les points de vue émis par le particulier ainsi que des détails sur tout cas d’inobservation soupçonnée, enquête ou vérification de l’ARC.

Sources des renseignements personnels

La Direction des organismes de bienfaisance recueille d’abord les renseignements personnels des responsables et des représentants autorisés auprès des organismes auxquels ils sont liés ou qu’ils représentent, habituellement lors de la présentation de la demande d’enregistrement ou de la production des déclarations de renseignements annuelles.

Nous recueillons ensuite des renseignements personnels supplémentaires provenant de vérifications des sources ouvertes sur Internet, des systèmes internes de l’ARC, de tiers (comme des institutions financières), de tiers fournisseurs, de bénéficiaires, de donateurs, de dénonciateurs, d’autres donataires reconnus, et d’autres ministères et organismes du gouvernement.

Utilisation des renseignements personnels

La Direction des organismes de bienfaisance recueille d’abord les renseignements personnels de responsables et de représentants autorisés d’organismes afin qu’elle puisse valider leur identité à des fins de communication et d’administration générale, ainsi que pour évaluer les relations avec lien de dépendance et sans lien de dépendance entre les responsables (critère utilisé pour déterminer la désignation d’un organisme).

Nous recueillons ensuite des renseignements personnels supplémentaires afin d’évaluer le risque global associé à l’enregistrement en ce qui concerne les exigences relatives à l’enregistrement de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la common law, et afin de s’assurer que l’organisme et ses responsables continuent de se conformer à ces exigences une fois l’enregistrement accordé. Pour obtenir des exemples et de plus amples renseignements, consultez Facteurs pouvant empêcher l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance.

De plus, la Loi de l’impôt sur le revenu permet à l’ARC de rejeter la demande d’un organisme ou de refuser l’enregistrement de l’organisme à titre d’organisme de bienfaisance ou d’association canadienne enregistrée de sport amateur lorsqu’un particulier non admissible a présenté la demande d’enregistrement pour l’organisme, siège au conseil d’administration de l’organisme, ou contrôle ou gère l’organisme. L’ARC peut également suspendre le privilège d’un organisme de remettre des reçus officiels de dons ou révoquer son enregistrement s’il est établi qu’un particulier non admissible siège au conseil de l’organisme de bienfaisance enregistré ou de l’Association canadienne enregistré de sport amateur, ou contrôle ou gère ceux-ci. La Direction exerce ce pouvoir qui lui est conféré lorsqu’elle établit qu’un particulier non admissible présente un risque important pour les bénéficiaires et les actifs d’un organisme demandeur ou enregistré.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les particuliers non admissibles et la façon dont la Direction rend ses décisions, consultez les lignes directrices CG-024, Particuliers non admissibles.

Divulgation des renseignements personnels

La Direction des organismes de bienfaisance prend très au sérieux la protection des renseignements personnels et ceux-ci ne sont divulgués que dans les cas où la loi l’autorise.

La Loi de l’impôt sur le revenu permet que certains renseignements sur les organismes de bienfaisance enregistrés et les autres donataires reconnus, y compris certains renseignements personnels de leurs représentants, soient divulgués au public pour des raisons de transparence. Les renseignements personnels des responsables que la Direction peut rendre publics comprennent les noms des responsables, les périodes au cours desquelles ils ont assumé leurs fonctions, et les postes qu’ils occupaient au sein de l’organisme enregistré. Pour en savoir plus sur les types de renseignements sur un organisme de bienfaisance enregistré ou donataire reconnu accessibles au public, consultez Comment obtenir des renseignements sur un organisme de bienfaisance.

Les dispositions sur la divulgation de la Loi de l’impôt sur le revenu permettent également de transmettre certains renseignements personnels aux organismes auxquels les responsables sont liés et à des représentants des tiers, et de vérifier ces renseignements auprès de ceux-ci. Cela se produit habituellement lorsque, nous avons besoin de renseignements supplémentaires pour valider l’identité d’un responsable, ou lorsqu’on soupçonne qu’un responsable soit un particulier non admissible.

La communication des préoccupations au sujet de particuliers non admissibles à l’organisme demandeur ou à l’organisme de bienfaisance enregistré donne l’occasion à l’organisme de répondre à celles-ci. L’organisme peut faire cela en fournissant des renseignements pour prouver que la personne en question n’est pas un particulier non admissible, ou pour expliquer pourquoi la Direction ne devrait pas exercer son pouvoir discrétionnaire de refuser ou de révoquer l’enregistrement de l’organisme, ou de suspendre le privilège de remettre des reçus officiels de l’organisme, même si un particulier non admissible est impliqué dans celui-ci.

Les renseignements personnels peuvent également être communiqués à d’autres gouvernements provinciaux ou territoriaux applicables conformément aux dispositions sur la divulgation de la Loi de l’impôt sur le revenu, et aux ententes d’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été signées. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la banque de renseignements personnels ARC PPU 200, de la Direction des organismes de bienfaisance, accessible à partir de la page Web de l’ARC Info Source.

Les renseignements personnels peuvent également être transmis aux programmes et activités internes de l’ARC, dans la mesure permise par la Loi de l’impôt sur le revenu.

Information supplémentaire sur les renseignements personnels

La Direction utilise les méthodes suivantes pour communiquer des renseignements sur la façon dont elle recueille, utilise, divulgue, conserve et élimine les renseignements personnels :

Vous pouvez soumettre vos questions sur les pratiques en matière de protection de la vie privée de la Direction par écrit, à notre service à la clientèle, à l’adresse suivante :

Direction des organismes de bienfaisance
Agence du revenu du Canada
Ottawa ON  K1A 0L5 

Obtenir des renseignements sur les pratiques de l’ARC en matière de protection des renseignements personnels

Veuillez faire part de vos questions, commentaires, préoccupations ou plaintes au sujet de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou des politiques de l’ARC en matière de protection de la vie privée à notre coordonnateur de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels :

  • Par courriel :
    ATIP-AIPRP@cra-arc.gc.ca

  • Par téléphone :             
    613-960-5393 (région d’Ottawa) ou 1-866-333-5402

  • Par la poste :                
    Directrice de la Direction de l’AIPRP
    Agence du revenu du Canada
    555, avenue MacKenzie, 5e étage
    Ottawa ON  K1A 0L5

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de l’ARC à vos préoccupations concernant la protection de la vie privée, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée par téléphone en composant le 1-800-282-1376.

 

 

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