Tutoriels relevé d'emploi (RE) - Directives case par case

Ce tutoriel de Service Canada fournit une description de chaque case du relevé d'emploi (RE) en ordre numérique, ainsi que d'autres détails.

Pour avoir un aperçu de l'ensemble du processus, veuillez consulter le tutoriel « Comment remplir le relevé d'emploi : Ordre recommandé ».

Case 1 - Numéro de série

Dans le cas des RE papier, le numéro de série préimprimé figure à la case 1.

Dans le cas des RE électroniques, le numéro de série est attribué par Service Canada à la réception du document. Les employeurs n'ont rien à faire. Il peut s'avérer utile de prendre en note le numéro de série au cas où vous auriez besoin de modifier le RE par la suite.

Remarque

Il est important de tenir un registre des numéros de série de tous les RE papier que vous avez remplis ou détruits et de le conserver pendant six ans. Les numéros de série des RE électroniques sont conservés automatiquement par Service Canada.

Case 2 - Numéro de série du RE modifié ou remplacé

Dans le cas des RE papier, vous devez remplir case 2 si vous produisez un deuxième RE pour modifier ou corriger des renseignements fournis sur un RE déjà rempli. Inscrivez-y le numéro de série du RE initial.

Ce champ ne figure pas dans les RE électroniques

Conseil

Lorsque vous produisez un RE modifié, assurez-vous de remplir toutes les cases et d'inscrire de nouveau tous les renseignements corrects qui figuraient sur le RE initial, et non pas uniquement les renseignements modifiés.

Case 3 - Numéro de référence du registre de paie de l'employeur

La case 3 est optionnelle. Vous pouvez y inscrire le numéro de référence que vous utilisez pour identifier l'employé dans votre registre de paie.

Case 4 - Nom et adresse de l'employeur

À la case 4 inscrivez le nom et l'adresse de l'employeur, sauf le code postal.

Conseil

Utilisez ceux figurant sur la formule de versement de l'Agence du revenu du Canada, qui est utilisée pour déclarer les retenues à la source.

Case 5 - Numéro d'entreprise de l'ARC (numéro de compte de retenues sur la paie)

À la case 5 inscrivez le numéro de compte de retenues sur la paie de l'Agence du revenu du Canada (anciennement appelé « numéro d'entreprise »), qui est utilisé pour déclarer les retenues sur la paie de l'employé à l'ARC. Le numéro de compte de retenues sur la paie comporte neuf chiffres, suivis de deux lettres et de quatre autres chiffres. Vous devez indiquer les 15 caractères.

Remarques

S'il y a plusieurs numéros de compte de retenues sur la paie, inscrivez celui qui est utilisé pour déclarer les retenues sur la paie de l'employé visé par le RE.

Si l'employé occupe plus d'un poste dans l'entreprise, il se peut que le numéro de compte de retenues sur la paie soit différent pour chaque poste. Si c'est le cas et qu'il y a arrêt de rémunération, vous pouvez produire un RE en combinant tous les renseignements liés aux registres de paie. Si vous ne pouvez pas combiner tous les renseignements, vous pouvez produire un RE distinct pour chaque numéro de compte de retenues sur la paie.

Case 6 - Genre de période de paie

À la case 6 indiquez le genre de période de paie utilisé. Les cinq genres de période de paie les plus courants sont les suivants : hebdomadaire, quinzaine, bimensuel, mensuel ou 13 périodes de paie par année.

Si les périodes de paie de genre « bimensuel » ou de genre « mensuel » ne sont pas conventionnelles (c'est à dire qu'elles ne se terminent pas le quinzième jour ou le dernier jour du mois), inscrivez « bimensuel non conventionnel » ou « mensuel non conventionnel » dans cette case.

Remarque

Un RE ne peut comprendre qu'un seul genre de période de paie. Consultez le guide Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi si le genre de période de paie a changé et si vous avez besoin de plus d'information.

Case 7 - Code postal de l'employeur

À la case 7 inscrivez le code postal de l'employeur.

Case 8 - Numéro d'assurance sociale

À la case 8 inscrivez le numéro d'assurance sociale à neuf chiffres de l'employé.

Remarque

Il est très important d'inscrire le bon numéro d'assurance sociale sur le RE. Nous ne pouvons pas traiter une demande de prestations d'assurance-emploi sans ce numéro.

Les numéros d'assurance sociale qui commencent par un 9 sont des numéros temporaires. Vérifiez auprès de votre employé pour savoir s'il a reçu son numéro permanent. Dans l'affirmative, inscrivez ici le numéro permanent.

Case 9 - Nom et adresse de l'employé

À la case 9 inscrivez le nom de l'employé (prénom et initiales, suivis du nom de famille) et son adresse, incluant le code postal.

Case 10 - Premier jour de travail

À la case 10 indiquez le premier jour où l'employé a travaillé et reçu une rémunération assurable.

Si vous avez déjà produit un RE pour cet employé, la date que vous inscrirez dans cette case doit correspondre au premier jour du retour au travail de l'employé après son dernier arrêt de rémunération (c'est-à-dire depuis la production du RE précédent).

Remarque

La date que vous devez inscrire à la case 10 ne correspond pas nécessairement au jour où l'employé a été embauché, sauf si l'employé a travaillé au cours de cette journée. Le premier jour de travail doit être une journée où l'employé a travaillé et gagné une rémunération assurable.

Case 11 - Dernier jour de travail

À la case 11 inscrivez le dernier jour où l'employé a reçu une rémunération assurable. Cette date coïncide généralement avec le dernier jour de travail.

Dans certains cas, l'employé peut effectuer son dernier jour de travail, puis continuer de recevoir une rémunération assurable. Il peut s'agir de congés payés (des vacances ou des congés de maladie, par exemple), de congés accumulés ou de continuation du salaire. Dans ce cas, indiquez la date du dernier jour payé à la case 11, et non celle du dernier jour de travail (en vous assurant que cette date n'est pas un jour férié).

Si l'employé bénéficie d'une continuation du salaire dans le cadre d'une indemnité de départ, vous ne devez pas produire de RE avant la fin de la période de continuation du salaire. À la case 11, indiquez le dernier jour de cette période, et non le dernier jour travaillé.

Remarques

Lorsqu'une partie du salaire de l'employé demeure impayée à la cessation d'emploi parce que l'employeur a fait faillite, est mis sous séquestre ou fera l'objet d'une mise sous séquestre, vous devez inscrire le dernier jour pour lequel ce salaire est dû.

Si l'employé était en congé de maladie payé, l'employeur doit inscrire des renseignements supplémentaires dans la case 19.

Case 12 - Date de fin de la dernière période de paie

À la case 12, vous devez inscrire la date de fin de la dernière période de paie, qui comprend la date que vous avez inscrite à la case 11. En général, les dates inscrites aux cases 11 et 12 seront différentes, sauf lorsque le dernier jour payé à l'employé tombe le même jour que le dernier jour de la période de paie. Notez que la date figurant à la case 12 ne peut jamais être antérieure à celle qui figure à la case 11.

Remarque

Lorsque vous utilisez la formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne, inscrivez à la case 12 la date qui correspond au samedi de la semaine pendant laquelle tombe le dernier jour payé.

Case 13 – Profession (optionnel)

À la case 13, donnez une description précise de la profession principale de l'employé (vendeur, graphiste, ouvrier de la construction ou assistant juridique, par exemple).

Case 14 - Date prévue de rappel (optionnel)

Dans la case 14, indiquez la date à laquelle l'employé reprendra le travail, si vous la connaissez. Sinon, cochez la case « Date non connue ». Si l'employé ne reprendra pas le travail, cochez la case « Retour non prévu ».

Case 15A - Heures assurables totales

Inscrivez le nombre d'heures assurables totales de l'employé.

Pour déterminer si les heures sont assurables, consultez l'annexe 1 du guide Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi.

Pour obtenir des instructions détaillées sur la case 15A, consultez le tutoriel en ligne « Case 15 – Heures et rémunération assurables ».

Case 15B - Rémunération assurable totale

Inscrivez la rémunération assurable totale de l'employé.

Pour déterminer si la rémunération est assurable, consultez l'annexe 1 du guide Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi.

Pour obtenir des instructions détaillées sur la case 15B, consultez le tutoriel en ligne « Case 15 – Heures et rémunération assurables ».

Case 15C - Rémunération assurable détaillée par période de paie

Vous devez inscrire en premier lieu la rémunération assurable de la dernière période de paie (la plus récente).

Inscrivez les détails de chaque période de paie conformément au tableau figurant à l'annexe 1 du guide Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi.

Les exigences relatives à la case 15C ne sont pas les mêmes pour le RE papier et le RE électronique. Pour obtenir de l'information et des instructions détaillées, consultez le tutoriel en ligne « Case 15 – Heures et rémunération assurables ».

Case 16 - Raison du présent relevé d'emploi

À la case 16, inscrivez le code correspondant le mieux à la raison justifiant la production du relevé d'emploi.

Vous devez aussi inscrire à la case 16 le nom complet et le numéro de téléphone de la personne qui, au sein de votre organisation, pourra fournir à Service Canada des renseignements supplémentaires sur la raison justifiant la production du RE.

Remarque

N'utilisez le code K (Autre) que dans des circonstances exceptionnelles.

Case 17 - Indemnités de départ

À la case 17A, case 17B, et case 17C, indiquez tous les paiements ou indemnités, autres que le salaire habituel, que l'employeur a versés ou doit verser à l'employé à la cessation d'emploi.

Le terme « cessation d'emploi » fait référence à la période au cours de laquelle l'employé subit un arrêt de rémunération. La cessation d'emploi peut être provisoire ou définitive.

Pour obtenir des instructions détaillées sur les cases 17A, 17B et 17C, consultez le tutoriel en ligne « Case 17 – Indemnités de départ ».

Case 18 - Observations

À la case 18 inscrivez les renseignements que vous voulez transmettre à Service Canada à propos de circonstances exceptionnelles, afin de préciser l'information figurant sur le RE.

N'inscrivez pas d'observations qui ne font que confirmer l'information déjà inscrite sur le RE.

Remarque

Dans le cas des RE électroniques, l'inscription d'observations à la case 18 entraîne un examen manuel, ce qui ralentit le traitement.

Pour obtenir plus de renseignements sur la case 18, consultez le guide Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi.

Case 19 - Indemnité pour congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion ou indemnité d'assurance-salaire

Vous ne devez remplir la case 19 que si l'employé reçoit une indemnité pour congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion, si vous lui versez une indemnité d'assurance-salaire, ou encore s'il reçoit des paiements d'assurance-salaire d'une tierce partie.

Pour plus de détails sur la façon de remplir la case 19, consultez le guide Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi.

Case 20 - Communication en français ou en anglais

À la case 20 indiquez la langue de communication que préfère utiliser votre organisation (français ou anglais).

Case 21 - Numéro de téléphone

A la case 21 indiquez les dix chiffres du numéro de téléphone de la personne qui peut répondre aux questions de Service Canada au sujet de l'information figurant sur le RE.

Case 22 - Attestation

À la case 22, la personne qui remplit le RE atteste que l'information qui y figure est exacte, en y inscrivant son nom et la date à laquelle le RE est produit.

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez sélectionner toutes les cases qui s'appliquent :

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :